PT-MG-001 Manual Funciones y Responsabilidades. 22

PROCESO TALENTO HUMANO PT-MG-001
V.7
MANUAL DE COMPETENCIAS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 10/01/2022
MANUAL DE COMPETENCIAS FUNCIONES Y

RESPONSABILIDADES
TRANSPORTES Y COMERCIALIZADORA S.A.S
YOPAL, CASANARE
2021
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V.7
Objetivo: Establecer las funciones y responsabilidades frente a la misión general de la empresa y en temas
específicos en materia a la calidad de los servicios, la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad vial y el
respeto al medio ambiente en todos los niveles de la organización, según la estructura establecida con el fin de
facilitar la actuación responsable y alineada de todo el equipo de trabajo vinculado a TSMT S.A.S.
Alcance: Este manual define las competencias, funciones y responsabilidades para todos los cargos
establecidos en la estructura organizativa de T.S.M.T. S.A.S. y tiene aplicabilidad en todos los procesos,
actividades y actuaciones del personal que labore directamente o en representación de la misma.
Estructura organizacional:
La estructura organizacional de TSMT posee dos miradas, la primera de ellas basada en los procesos
identificados y la segunda con base en las necesidades de autoridades necesarias para el desarrollo de las
actividades establecidas en estos procesos.
Mapa de Procesos de TSMT S.A.S.
Organigrama de TSMT S.A.S.
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V.7
Niveles organizacionales en T.S.M.T S.A.S
 Grupo Directivo: Responsable de establecer el horizonte institucional y ejercer el control sobre los
procesos y las decisiones generales de TSMT S.A.S. a través de las políticas institucionales.
 Grupo de Coordinación: Responsable de coordinar la ejecución de las actividades de los procesos y
contribuir de manera significativa el logro de los objetivos de los procesos institucionales en el marco
de los principios, valores y políticas establecidas en TSMT.
 Grupo Operativo: Responsable de las actividades propias de cada uno de los procesos de manera
diligente y en el marco de los principios, valores y políticas establecidas en TSMT.
Descripción de cargos y funciones:
Las funciones de Contador y Coordinador del Sistemas de Gestión Integrado se desarrollarán mediante
contratos de prestación de servicios en donde las partes involucradas acordarán las obligaciones,
responsabilidades y honorarios correspondientes, sin embargo, en todos los dos casos, las personas o firmas
contratadas deben demostrar idoneidad y competencia necesaria en cada una de ellas y su propósito es apoyar
a TSMT S.A.S. desde el punto de vista técnico y legal, acogiéndose a las mejores prácticas y ajustándolas a las
condiciones específicas de TSMT S.A.S. (tamaño organizacional, naturaleza del negocio, modelo de negocio y
cultura empresarial).
1. IDENTIFICACION DEL CARGO
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JEFE No. DE
CARGO NIVEL SUPERVISA A
INMEDIATO CARGOS
Grupo Junta de
I. Gerente General Uno Todos los procesos
directivo Accionistas
2. RESUMEN DEL CARGO

Orienta el establecimiento del Direccionamiento Estratégico, fija las políticas de gestión y operativas con base
en las necesidades de las partes interesadas. Es responsable ante la Junta de Accionistas, por los resultados de
las operaciones y el desempeño organizacional; junto con ellos y los procesos de la empresa, planean, dirigen
y controlan las actividades de la misma. Es la imagen de la empresa en el ámbito local, regional y nacional.
Provee contactos y relaciones comerciales con el objetivo de establecer negocios a largo plazo, tanto de forma
local como regional y nacional con el sector privado y el estatal. Su objetivo principal es asegurar que el
proceso de dirección cumpla sus objetivos misionales y estratégicos y debe rendir cuentas sobre el logro de los
objetivos institucionales. Maximizar el valor de la empresa para los accionistas mediante el seguimiento de
estrategias trazadas.
3. DESCRIPCION DE FUNCIONES
1. Desarrollar a cabalidad todas las actividades establecidas en el proceso de Dirección asegurándose de la
idoneidad técnica correspondiente en cada una de ellas.
2. Asegurar la comprensión y cumplimiento de las políticas institucionales por parte de todos trabajadores de
la organización.
3. Rendir cuentas sobre el desempeño institucional (Financiero – Calidad – Ambiental – Seguridad y Salud en
el Trabajo) a la Junta de Accionistas programadas para la toma de decisiones relacionadas con el
crecimiento económico y expansión de T.S.M.T. S.A.S.
4. Consolidar relaciones comerciales rentables que permitan el sostenimiento de T.S.M.T. S.A.S. en el tiempo,
atendiendo a las políticas institucionales según las actividades establecidas en el proceso comercial.
5. Participar en las decisiones de adquisiciones de activos fijos y demás compras significativas.
6. Asegurar la vinculación de vehículos a la operación y que estos cumplan con los requisitos legales exigidos.
7. Asegurar los suficientes y adecuados recursos para el funcionamiento de todos los procesos de la
organización.
8. Celebrar toda clase de contratos (laborales, comerciales, financieros y demás) en las áreas donde T.S.M.T.
S.A.S. opere a nivel nacional.
9. Efectuar toda clase de inversiones comerciales y financieras que vayan en beneficio de la empresa, previa
aprobación de la Junta de Accionistas.
10. Cumplir las órdenes y demás funciones que le sean asignadas por la Junta de Accionistas para el
cumplimiento de las políticas establecidas.
11. Efectuar la consecución de los objetivos propuestos en el Plan Estratégico de Seguridad vial.
12. Participar de las reuniones propuestas en el plan de trabajo, para establecer los parámetros que ordena la
normativa en materia de seguridad vial.
13. Actuar preventivamente en todas las actividades y directrices en que participe.
4. RESPONSABILIDADES
ENFOQUE RESPONSABILIDADES
CALIDAD  Promover y apoyar actividades relacionadas con calidad en cada uno de los
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V.7
procesos.
 Establecer las políticas requeridas en el tema con el apoyo del proceso de
mantenimiento del SGI y asegurar su cumplimiento.
SEGURIDAD VIAL  Liderar el proceso de creación e implementación del Plan Estratégico de

Seguridad Vial.
 Involucrar un representante de cada área de la organización, según sea
pertinente y que se entiende, participe en la creación y difusión de los objetivos
de la seguridad vial.
 Asignar recursos suficientes para el mantenimiento del PESV
SEGURIDAD, SALUD EN  Cumplir con la Política de HSEQ.

EL TRABAJO Y  Establecer políticas, objetivos, normas y procedimientos de trabajo, que le
AMBIENTAL permitan mejorar y crecer a la organización.
 Presidir las revisiones gerenciales del Sistema Integrado de Gestión HSEQ.
 Velar porque la organización mantenga buenas relaciones con clientes y
proveedores.
 Cumplir con las obligaciones que se encuentran en el reglamento de trabajo y el
reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
 Conocer, aplicar y hacer cumplir los planes, programas y normas del SIG que se
a implementando en la organización.
 Facilitar los recursos económicos, físicos y de personal, para la implementación
del SIG.
 Mantener en orden su equipo y sitio de trabajo y reportar cualquier anomalía.
 Contribuir a la satisfacción de los clientes internos y externos de la
organización.
 Proporcionar el tiempo necesario para la capacitación y entrenamiento en
HSEQ del personal, al servicio de la organización.
 Cumplir con el cronograma de Inspecciones Gerenciales.
 Realizar reuniones gerenciales teniendo en cuenta aspectos de HSEQ.
 Gestionar el uso racional de los servicios públicos.
 Velar por el orden y aseo de su área de trabajo.
5. AUTONOMIA Y AUTORIDAD
Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos administrativos y operacionales de la organización.
6. RENDICION DE CUENTAS
Rinde cuentas a la Junta de accionistas por el manejo de los recursos, desempeño y sostenibilidad de la
empresa, el SGI-PESV.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
NIVEL ÁREA TEMÁTICA
PROFESIONAL EN ALGUN N/A
AREA ADMINISTRATIVA
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FORMACIÓN
 Sistemas de gestión que la organización decide adoptar en el cumplimiento de sus objetivos.
 Gestión documental
 Indicadores de gestión
 Herramientas informáticas usadas en la organización
 Requisitos legales asociados a la naturaleza de la operación de la empresa.
HABILIDADES Y CUALIDADES
COMPETENCIA DESEABLE NECESARIO
Orientación al logro y resultados X
Eficiencia de los recursos X
Liderazgo de equipo X
Toma de decisiones X
Iniciativa X
Análisis y resolución de problemas X
Planificación y organización del trabajo X
Trabajo en equipo X
Orientación al cliente y al SGI X
Identificación con la empresa X
Tolerancia al estrés X
Adaptación X
EXPERIENCIA
AÑOS ACTIVIDAD DESEABLE NECESARIO
1 En empresas con funcionamiento en procesos X
2 Conocimiento en la administración de operaciones de
X
transporte y/o servicios semejantes
1 Procesos administrativos X
1 Procesos de control de calidad
X

JEFE No. DE
INMEDIATO CARGOS
II. Gerente Administrativo (a), Grupo Gerente Uno Coordinador (a)
financiero (a) y Comercial directivo Operativo (a),
Coordinador (a) HSEQ,
Contador, Auxiliar
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Administrativo y
contable, Auxiliar
Operativo - HSEQ y
Conductores.
Es el representante de la alta dirección para la toma de decisiones y la dirección del Sistema de Gestión
Integrado, y en los casos en que sea necesario, será quien reemplace al Gerente General. Es responsable de
velar por el cumplimiento de todas y cada una de las actividades de carácter administrativo, comercial,
financiero, contable y operativo de la empresa. Supervisa el sistema de Gestión Integrado. Tiene a su cargo la
supervisión y revisión de los procesos de manejo de nómina, facturación, pago a proveedores, bancos y
cuentas, relacionadas con las finanzas de la empresa, rendir cuentas sobre la gestión al grupo directivo,
actualización de licencias, gestionar las transacciones bancarias y crediticias, contratación y liquidación de
personal, control del gasto y las inversiones.
3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1. Asegurar la aplicación de las políticas del SGI de T.S.M.T. S.A.S. al interior de su proceso.
2. Reemplazar al Gerente General cuando por las necesidades del servicio sea requerido.
3. Generar estrategias de mercado y alternativas de nuevos frentes de trabajo que permitan lograr la
expansión de la empresa.
4. Representar a la alta dirección frente al sistema de gestión integrado
5. Implementar estrategias delegadas por el grupo directivo.
6. Manejar las finanzas y bienes de la empresa, buscando las mejores opciones de inversión, generación de
ingresos y rentabilidad.
7. Supervisar el proceso de facturación, cobro y pago oportuno de los servicios prestados.
8. Controlar el recaudo por concepto de rodamientos, vinculaciones y demás ingresos proveniente de la
administración de los vehículos que no son propiedad de T.S.M.T. S.A.S., manteniendo siempre la cartera
de la empresa.
9. Programar el pago a proveedores, contratistas, propietarios y demás.
10. Adelantar el proceso de selección y contratación de personal de común acuerdo con el Gerente General y
el Coordinador (a) HSEQ.
11. Gestionar los exámenes médicos de ingreso, periódicos y egreso del personal contratado y desvinculado
junto a la Coordinador (a) HSEQ.
12. Elaborar, legalizar y supervisar los procesos de contratación laboral y todo lo concerniente al personal de
T.S.M.T. S.A.S, con apoyo de la Coordinador (a) HSEQ.
13. Coordinar el proceso de vinculación al sistema de seguridad social y patronal de los empleados.
14. Liquidar las prestaciones sociales (personal de planta).
15. Coordinar procesos de licitación y contratación y en general desarrollar las actividades del proceso
comercial.
16. Supervisar los diferentes informes contables exigidos por los entes de control y la DIAN.
17. Controlar el funcionamiento de la caja menor de la gerencia general y la caja menor de las diferentes
agencias y oficinas.
18. Supervisar el funcionamiento del área operativa, cuidando que el Coordinador y los conductores cumplan
cabalmente con las funciones asignadas a su cargo.
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CALIDAD  Promover y apoyar actividades relacionadas con calidad en cada uno de los
procesos.
 promover y cumplir las políticas establecidas en el tema con el apoyo del
proceso de mantenimiento del SGI y PESV
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Asumir la representación de la alta dirección frente al sistema de gestión

TRABAJO Y AMBIENTE integrado.
 Participar en la capacitación de en temas relacionados con el Sistema de
Gestión Integrado, y garantizar que se lleve a cabo.
 Acompañar a los responsables de los procesos y sus equipos de trabajo en la
implementación de las metodologías diseñadas frente al SGI.
 Coordinar el desarrollo de las auditorías internas de T.S.M.T S.A.S.
 Coordinar las revisiones por la dirección.
 Determinar y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento de los
procesos.
 Apoyar a la empresa en la atención de quejas y reclamos.
 Establecer comunicación con instituciones en el ámbito del sistema de
gestión Integrado.
 Promover, establecer y cumplir con las políticas, programas, procedimientos
y normas, reglamentos e instrucciones requeridas en el SGI y PESV.
 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y
riesgos latentes en su sitio de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el
trabajo definido en el plan de capacitación del SGI y PESV
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SGI y PESV
Tiene autoridad sobre todo el personal administrativo y operativo, siendo en común acuerdo con la
representante legal o gerente general.
Autonomía y respaldo en el desarrollo de las Funciones y responsabilidades ante el Sistema Integrado

de Gestión y PESV.
Rinde cuentas a la Junta de accionistas por el manejo de los recursos, desempeño y sostenibilidad de la
empresa, el SGI-PESV.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
PROFESIONAL  Ingeniería Industrial

 Contaduría Pública
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 Administración de empresas
 Ingeniería de procesos
 Áreas afines
FORMACIÓN
 Formulación de indicadores de Gestión

 Gestión de procesos vía PHVA
 Análisis de tiempo y movimientos
 Herramientas estadísticas
 Herramientas informáticas
Iniciativa X
Trabajo en equipo X
Adaptación X
EXPERIENCIA
2 Conocimiento en la administración de operaciones de X
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1 Procesos de control de calidad X

JEFE No. DE
INMEDIATO CARGOS
Coordinador
(a)
Grupo Auxiliar Administrativa
III. Contador (a) Administrativo Uno
Operativo y Contable
(a) y financiero
(a)

Es responsable del análisis y supervisión de los procesos contables de nómina, facturación, proveedores,
conciliaciones bancarias y cuentas relacionadas con las finanzas de la empresa, de la generación de estados
financieros, de la elaboración, liquidación y presentación de impuestos y obligaciones fiscales nacionales,
departamentales y municipales, de la generación de informes contables al Gerente General y la Junta de
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Accionistas, de la alimentación y eficiente operación del software contable que administra la empresa, de la
generación y administración de soportes contables y financieros para transacciones y gestiones crediticias.
Junto con la Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a) tienen bajo su responsabilidad velar por la
adecuada administración de los recursos de la empresa, ingresos y egresos; así como de las inversiones,
siempre bajo los conceptos de economía, rentabilidad y control del gasto.
1. Reconocer, cumplir y hacer cumplir las políticas de la empresa definidas dentro de sus sistemas de
gestión.
2. Alimentar el software contable.
3. Registro de las provisiones, amortizaciones y depreciaciones.
4. Causación de la nómina y sus aportes parafiscales y patronales.
5. Conciliación de cuentas contables.
6. Elaboración de los estados financieros.
7. Impresión de los libros oficiales.
8. Firmar los estados financieros y certificaciones que se requieran.
9. Liquidación y elaboración de declaraciones tributarias.
10. Liquidación de prestaciones sociales (personal de planta).
11. Elaboración de los diferentes informes contables exigidos por los entes de control y la DIAN.
Las que a bien tenga delegarle la Junta de Accionistas, gerente general y/o la Coordinador (a) Administrativo
(a) y financiero (a).
CALIDAD  Mantener actualizados los registros relacionados con calidad en los

procesos que ejecute.
AMBIENTAL  Mantener actualizados los registros relacionados con ambiental en los

procesos que ejecute.
 Cumplir con políticas y programas ambientales establecidos por la empresa.
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Cumplir con las políticas, programas, procedimientos y normas, reglamentos
TRABAJO Y AMBIENTE e instrucciones requeridas en el SGI y SG SST.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros
y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
trabajo definido en el plan de capacitación del SGI y SG- SST
 Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SGI y SG-SST
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- Al ser externo, tendrá autoridad solo sobre los documentos contables.

- Para revisión y cambios en el equipo del software contable y personal auxiliar de
administración, deberá ser coordinado con la Gerencia Administrativa y Financiera.
A la Gerencia Administrativa mediante los documentos y libros que hacen parte de los estados financieras y
de resultados según periodos contables.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
TÉCNICO
TECNÓLOGO
PROFESIONAL Contaduría Pública
ESPECIALISTA
MAGISTER
DOCTOR
FORMACIÓN
 Indicadores de gestión
 Software contable
Iniciativa X
Trabajo en equipo X
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Adaptación X
EXPERIENCIA
1 Contador en empresas pequeñas y medianas. X
0.5 Conocimiento de las operaciones de TSMT X
1 Conocimiento del software contable de TSMT X
1 Proceso administrativo y financiero X

No. DE
CARGO NIVEL JEFE INMEDIATO SUPERVISA A
CARGOS
Coordinador (a)
IV. Auxiliar Administrativa y Grupo Administrativo
Uno No Aplica
Contable Operativo (a) y financiero
(a)

Es quien se encarga de apoyar la gestión administrativa y financiera de la empresa, elabora la nómina y
mantiene actualizados los procesos de facturación. Atiende el pago a proveedores. Está atenta a diligenciar y
cancelar oportunamente impuestos y obligaciones parafiscales, nómina, liquidaciones y reembolsos de caja
menor y caja de gerencia general, servicios públicos, arriendos y gastos operacionales. Apoya en la
generación de informes a la Coordinador (a) Administrativo(a) y financiero (a) y al contador. Ingresa la
información al software contable que administra la empresa. Diligencia soportes contables y financieros
para transacciones y gestiones crediticias. Controla pagos y descuentos a propietarios afiliados y
contratados. Gastos pormenorizados por vehículo. Además, actúa como soporte de la organización a nivel
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V.7
general, apoyando la operación del servicio de transporte terrestre especial en todos los frentes de trabajo
de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa. Apoya en tener al día las hojas de vida de personal,
bases de datos de talento humano, realizar las afiliaciones de seguridad social, generar desprendibles de
nómina, certificaciones laborales y demás. Junto con el Coordinador del SGI y operativo, documenta la
gestión establecida por los sistemas implementados. Apoya el proceso de actualización de las bases de datos
relacionadas con las hojas de vida de vehículos propios, afiliados y contratados; así como de los conductores
de planta y los contratados.
1. Reconocer, cumplir y hacer cumplir las políticas de la empresa definidas dentro de sus sistemas de
gestión.
2. Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la empresa organizados en estricto orden,
siendo la información de fácil localización y acceso.
3. Elaborar las comunicaciones oficiales, notas, correspondencia externa, memorandos internos, informes,
presentaciones y demás.
4. Elaborar la nómina mensual, previa aprobación de la Coordinador (a) Administrativo(a) y financiero (a) y
del Gerente General.
5. Relacionar pormenorizadamente los gastos efectuados por vehículo, los cuales deben ser soporte para la
liquidación mensual de la prestación del servicio a propietarios en el caso de ser contratados y/o en el
control sobre la flota vehicular propia de la empresa.
6. Organizar el archivo del personal de planta, operativo y administrativo de T.S.M.T. S.A.S., así como del
personal contratado, cumpliendo los procedimientos establecidos en los sistemas de gestión.
7. Apoyar a la Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a) en la organización de los soportes de
egreso de la caja menor administrada por la Gerencia, con el objeto de facilitar el proceso de
contabilidad.
8. Elaborar en forma diaria y estricta toda la documentación contable de acuerdo al movimiento de bancos
y de efectivo que se produzca (comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, cheques, recibos,
etc.) ingresando al software dicha información de manera obligada antes de darse la orden de pago o
ingreso.
9. Alimentación diaria del software contable que administra la empresa con toda la información de
terceros que se genera, pago a proveedores, liquidación a propietarios, otros.
10. Facturación mensual y/o en los periodos establecidos de los procesos contractuales que sostiene
T.S.M.T. S.A.S. con el estado y empresas privadas.
11. Revisar diariamente las páginas web y los portales de contratación, para efectos de identificar las ofertas
de contratos y oportunidades de prestación del servicio.
12. Control de pago a proveedores en las fechas establecidas previamente por la empresa y de acuerdo al
horario estipulado.
13. Facilitar todo tipo de comunicaciones para todos los actores recibida por cualquier medio, asegurando
los niveles de confidencialidad requerido por la sensibilidad de la información.
14. Solicitar a la coord. administrativa y financiera y/o a quien corresponda la relación de gastos efectuados
durante el mes, con los respectivos soportes (recibos, facturas, cuentas de cobro, otros).
15. Manejar responsablemente la chequera de la empresa, emisión de pagos y elaboración de cheques,
previa aprobación del gerente y Coord. administrativo y financiera.
16. Apoyar el pago oportuno de las obligaciones parafiscales, tributarias, operacionales y demás para el
buen funcionamiento de la empresa (arriendos, servicios, mantenimiento equipos, pólizas, etc.).
17. Procurar el embellecimiento, aseo, orden y buena presentación de las instalaciones de la empresa.
18. Velar por el buen uso y cuidado de los equipos, software y elementos utilizados en la gestión
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V.7
administrativa.
19. Mantener en perfecto estado de aseo y orden su sitio de trabajo y las instalaciones que le competan en
desarrollo de su función.
20. Hacer entrega del cargo, de la manera más honesta y responsable, cuando por decisión voluntaria y/o
de la empresa se termine el vínculo laboral; generando, los informes por escrito de la gestión adelantada
en éste, las tareas pendientes y la relación pormenorizada de la información existente en el equipo de
cómputo asignado, indicando las carpetas, rutas y demás. Así se hará con el archivo físico que hace parte
del área de su competencia y el puesto de trabajo (computador, papelería y elementos de oficina). Se
entiende que hasta no dar cumplimiento cabal a esta obligación final, no se hará efectiva la liquidación
salarial del cargo.

procesos que apoye.
 Acatar las directrices de calidad establecidas.

procesos que apoye.
 Cumplir con políticas y programas ambientales establecidos por la empresa.
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Mantener actualizados los registros relacionados con seguridad y salud en el
TRABAJO Y AMBIENTE trabajo en los procesos que apoye.
 Participar y dar cumplimiento a las actividades fijadas para el Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Cumplir con las políticas, programas, procedimientos y normas, reglamentos
e instrucciones requeridas en el SGI y SG SST.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros
y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SGI y SG-SST
- Tendrá autoridad solo sobre los documentos contables.

- Para cargar información contable y cambios en el equipo del software contable bajo la
supervisión de la Gerencia Administrativa y Financiera.
- Para generar libros auxiliares según sean requeridos por el contador (externo).
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V.7
Al contador y gerente administrativa, según el cargue de información en el software contable y todas las
carpetas que se llevan de archivo de la documentación soporte de los registros contables.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
TÉCNICO  Auxiliar Contable
 Auxiliar de Nómina
 Auxiliar Administrativa
 Auxiliar Administrativa y Contable
TECNÓLOGO No aplica
PROFESIONAL No aplica
ESPECIALISTA No aplica
MAGISTER No aplica
DOCTOR No aplica
FORMACIÓN
 Procedimiento internos de la organización, relacionadas con su labor.
Iniciativa X
Trabajo en equipo X
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V.7
Adaptación X
EXPERIENCIA

1 Procesos de control de calidad X
1. DENTIFICACION DEL CARGO

No. DE
CARGOS
Coordinador (a)
Operadores de
V. Coordinador(a) Operativo Grupo de Administrativo
Uno vehículos-
Líder del PESV Coordinación (a) y financiero
Conductores
(a)

Ayuda al proceso de formulación de las políticas operativas y de calidad con base en los parámetros
establecidos por la ley. Es responsable ante el Gerente General y Coordinador (a) Administrativo (a) y
financiero (a), por los resultados de las operaciones y el servicio de transporte, el desempeño organizacional,
la identificación de riesgos, peligros, aspectos e impactos ambientales, los controles y el seguimiento a éstos.
Junto al Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a), planea, dirige y controla las actividades
operativas relacionadas directamente con la prestación del servicio de transporte. Ejerce autoridad
funcional sobre los conductores propios, afiliados y contratados. Actúa como soporte de la organización a
nivel general, apoyando la operación del servicio de transporte terrestre especial en todos los frentes de
trabajo. Su objetivo principal es el de velar por la protección y conservación de la vida, la seguridad y salud
de sus operativos, pasajeros, clientes y partes interesadas, así como de los bienes, patrimonio de la empresa
y el medio ambiente. Así mismo apoya la administración y seguimiento del sistema de monitoreo satelital a
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V.7
los vehículos de propiedad de la empresa y demás contratados.
1. Asumir, cumplir hacer cumplir y promover las políticas de la empresa en la operación.
2. Asegurar el cumplimiento de todas las actividades y criterios establecidos en el proceso de transporte
especial.
3. Apoyar el sostenimiento del Sistema de Gestión integrado y PESV, buscando siempre la mejora continua.
4. Participar en las reuniones de Junta de Accionistas programadas para la toma de decisiones relacionadas
con el funcionamiento operativo de la empresa.
5. Rendir cuentas a la Gerencia General y al Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a) a través de
informes, avances, resultados y demás producto de la gestión empresarial.
6. Realizar seguimiento y control al cumplimiento de requisitos legales, normas, especificaciones técnicas y
otras de acuerdo a la actividad de prestación de servicio de transporte terrestre especial que identifica a
la empresa.
7. Asegurarse de la alimentación de la base de datos de la operación y de la exactitud información
ingresada y su debida oportunidad.
8. Recopilar las planillas de recorrido, ocasionales o permanentes
9. Velar porque los vehículos se encuentren en condiciones óptimas de operación.
10. Realizar la asignación de los respectivos extractos de contrato a los vehículos propios, vinculados y
terceros, teniendo en cuenta que su inexistencia dentro de los documentos que permiten la movilidad
del vehículo acarrearía sanciones a la empresa y al propietario del vehículo (los gastos acarreados por
infracciones y multas por no portar su respectiva documentación al día, serán responsabilidad asumida y
compartida por el Coordinador (a) Operativo, y el conductor, previa investigación de los hechos y
registro de descargos). Propietario de vehículo.
11. Dirigir los programas de mantenimiento preventivo, orden y aseo e inspecciones pre-operacionales
establecidos para el buen funcionamiento de la flota vehicular propia y contratada de la empresa.
12. Realizar monitoreo permanente a los vehículos propios que tienen el sistema de rastreo satelital y
asegurar una operación acorde con los criterios establecidos. (Legal, cliente y de la empresa)
13. Por su condición, controlar el ingreso y salida de vehículos, atendiendo cualquier imprevisto que se
presente antes, durante y después de la prestación del servicio.
14. Velar por el buen uso y cuidado de los equipos y elementos utilizados en la labor.
15. Mantener comunicación permanente en forma diaria, con el Coordinador (a) Administrativo (a) y
Financiero (a) y Coordinador (a) HSEQ, del estado actual de los vehículos, el desempeño de los
conductores, las anomalías e imprevistos ocurridos durante la prestación del servicio.
16. Hacer requerimientos a los conductores cuando amerite la situación en forma verbal, escrita adjunta a la
hoja de vida del amonestado, para luego ser remitido al Coordinador (a) Administrativo (a) y Financiero
(a).
17. Mantener las matrices de información diseñadas para el control de la operación, actualizadas.
18. Presentar en forma oportuna y en el momento requerido los informes solicitados por la Gerencia
General y o el Coordinador (a) Administrativo y Financiero (a).
19. Establecer el plan de rodamiento para cada uno de los vehículos de acuerdo a las necesidades del
servicio y las contrataciones vigentes, enviando copia a los propietarios.
20. Administrar responsablemente y con economía, los recursos existentes para la operación de la empresa.
21. Utilizar adecuadamente los elementos de comunicación suministrados por la empresa.
22. Concientizar a los conductores sobre la importancia de la seguridad vial en la prevención de accidentes,
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e identificar situaciones, que requieran técnicas defensivas y conocer las técnicas de manejo defensivo
de cada situación.
23. Controlar estrictamente los documentos legales de cada vehículo que opera en la empresa, propio,
contratado y/o afiliado, necesarios para la prestación adecuada del servicio de transporte (tarjetas de
operación, pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual, SOAT, todo riesgo, revisión
tecno mecánica).
24. Comunicar inmediatamente cualquier evento que afecte la operación como incidentes y accidentes al
Coordinador (a) HSEQ y Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a), y cumplir con las indicaciones
para reportes de cualquier tipo tratando siempre de favorecer a la empresa.

procesos de mantenimiento, mantenimiento SGI y transporte especial.
 Alimentar en forma permanente los indicadores de gestión para los
mismos procesos.
 Cumplir y hacer cumplir la política de calidad

procesos de mantenimiento, mantenimiento SGI y transporte especial.
 Hacer seguimiento a la matriz de aspectos e impactos ambientales
 Alimentar en forma permanente los indicadores de gestión para los
mismos procesos.
SEGURIDAD VIAL  El responsable de la ejecución del Plan estratégico de seguridad vial de la

empresa
 Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos

necesarios para el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
 Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Plan Estratégico de
Seguridad Vial con los indicadores correspondientes y de cualquier
necesidad de mejora.
 Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la organización.
 Velar por la existencia de los recursos necesarios para el funcionamiento
del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Mantener actualizados los registros relacionados con seguridad y salud en
TRABAJO Y AMBIENTE el trabajo en los procesos de mantenimiento, mantenimiento SGI y
transporte especial.
 Dar cumplimiento a las actividades fijadas para el Sistema de Seguridad y
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V.7
Salud en el Trabajo.
 Ejecutar las actividades definidas en el Plan Estratégico de Seguridad Vial
PESV.
 Promover, cumplir con las políticas, programas, procedimientos y normas,
reglamentos e instrucciones requeridas en el SGI y SG SST.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los
peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SGI y SG-SST
- Tendrá autoridad sobre todo el personal operativo y administrativo, acorde a directrices de

gerencia.
- Sobre los vehículos para realizar prestación de servicios, mantenimientos, inspección y
alistamiento.
- Sobre las demás áreas acorde a directrices de gerencia.

- Para el envío de propuestas y presentaciones de licitaciones u otros tipos de contratación,
previa consulta y orientación de gerencia.
- Coordinación de servicios.
- Sobre las instalaciones, ya sea para apertura, cierre y funcionamiento en general.
A la gerente administrativa y de todos los inventarios, equipos y personal asignado bajo su responsabilidad.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
TECNICO, TEGNOLOGO Áreas o procesos administrativos o Contable
Y/O PROFESIONAL
FORMACIÓN
 Curso de PESV mínimo de 40 horas certificado
 Procesos internos de la empresa
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V.7
Iniciativa X
Trabajo en equipo X
Adaptación X
EXPERIENCIA
1 En empresas con Sistemas de Gestión Integrado, X

Ambiental o HSE.

transporte y/o servicios semejantes.
2 Procesos administrativos – Auxiliar Contable X
1 Control de calidad. X
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V.7

No. DE
CARGOS
Gerente General
y Gerente
Grupo de
VI. Coordinador(a) HSEQ Administrativo Uno Auxiliares HSEQ
Coordinación
(a) y financiero
(a)

Supervisa la implementación y desarrollo de todas las actividades establecidas por la organización para el
cumplimiento de las políticas del Sistema de Gestión Integrado. Junto con el Coordinador (a) Administrativo
(a) y financiero (a) y Coordinador (a) Operativo documenta todo el Sistema. Promueve la actualización de las
bases de datos relacionadas con las hojas de vida de vehículos propios, afiliados y contratados; así como de
los conductores de planta y los contratados. Lidera la formulación de los programas de: orden y aseo para
vehículos, motivación, participación y consulta, desarrollo y ejecución del SGI, administración del riesgo y su
gestión, medicina preventiva y del trabajo, seguridad industrial, administración del riesgo, gestión
ambiental, inspecciones, planes de emergencia, inducción y reinducción en SST, responsabilidad social,
higiene industrial, reconocimiento y acciones disciplinarias, seguimiento a requisitos legales, auditorías
internas, acciones correctivas y preventivas, inspecciones al SGI. Apoya el funcionamiento del Comité
Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo COPASST, comité de convivencia y comité de seguridad vial.
Adicionalmente apoya el proceso de Talento Humano y Mantenimiento cuando no hay responsable directo.
1. Reconocer y promover las políticas de la empresa definidas para el Sistema de Gestión Integrado.
2. Diseñar junto con el Gerente General, Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a) y Coordinador
(a) Operativo (a) los programas de; orden y aseo para vehículos, motivación, participación y consulta,
desarrollo y ejecución del SGI, administración del riesgo y su gestión, medicina preventiva y del
trabajo, seguridad industrial, gestión ambiental, capacitación y entrenamiento, evaluación y
monitoreo, mantenimiento de instalaciones y equipos, inspecciones, planes de emergencia, inducción
y reinducción en SST, responsabilidad social, higiene industrial, reconocimiento y acciones
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V.7
disciplinarias, seguimiento a requisitos legales, auditorías internas, acciones correctivas y preventivas,

inspecciones al SGI.
3. Realizar el diseño de formatos, manuales, instructivos, listas de chequeo, matrices y demás soportes
documentales necesarios para la Gestión del Sistema.
4. Liderar el proceso de conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo COPASST,
comité de seguridad vial, y demás comités y promover su adecuado funcionamiento.
5. Elaborar junto al proceso financiero el presupuesto anual necesario para el desarrollo del sistema de
gestión.
6. Participar en los procesos de selección de personal.
7. Apropiar a la organización de mecanismos adecuados para facilitar la comunicación y divulgación de la
gestión.
8. Participar activamente de las jornadas de formación e instrucción establecidas dentro del Programa
Anual de Capacitación y Entrenamiento del SGI, organizando y dirigiendo dichas actividades.
9. Realizar las recomendaciones pertinentes dentro de los programas implementados por SGI.
10. Dar cumplimiento a los cronogramas fijados por la empresa para la realización de inspecciones,
revisiones, auditorias, planes de acción, aplicación de medidas correctivas y preventivas y planes de
acción, entre otras.
11. Promover el uso adecuado de la dotación y los elementos de protección personal EPP atendiendo a los
procedimientos establecidos.
12. Coordinar actividades relativas al SGI entre los responsables de los procesos.
13. Acompañar a los responsables de los procesos y sus equipos de trabajo en la implementación de las
metodologías diseñadas.
14. Organizar junto al Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a) el desarrollo de las auditorías
internas de la empresa.
15. Coordinar las revisiones por la dirección.
16. Determinar y hacer seguimiento de los planes de mejoramiento de los procesos.
17. Apoyar a T.S.M.T S.A.S en la atención de quejas y reclamos.
18. Levantar a través de herramientas informáticas la documentación necesaria para la materialización del
Sistema de Gestión.
19. Fomentar a los trabajadores de la empresa cultura de seguridad vial, contribuyendo en su cuidado y el
de los demás, convirtiéndose así en GUARDIANES DE LA VIDA.
20. Evaluar el desempeño y el comportamiento de la seguridad vial en los entornos.
21. Mediante los resultados obtenidos evaluar con Indicadores para la evaluación de auditorías de Plan de
Seguridad Vial.
22. Programar, desarrollar y dictar capacitaciones, reuniones, o implementar estrategias con temas
adecuados con el Plan Estratégico de Seguridad vial, (Cinturón de seguridad, El alcohol y la conducción,
Los peatones, la Velocidad, Riesgos en la vía, etc.).
- Sobre las Auxiliares HSEQ solo para la orientación en la implementación del SGI.
- Sobre el sistema de gestión integral.
- Para procesos de difusión y capacitación, serán a través de las auxiliares y grupo de whatsapp de la
empresa.
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V.7
A la gerente administrativa y todos los requerimientos relacionados con su área de responsabilidad, que
sean requeridos por parte del cliente o según indicaciones de la coordinadora operativa.
CALIDAD  Promover y apoyar actividades relacionadas con calidad en cada uno de

los procesos.
 Revisar y actualizar las políticas requeridas en el tema.
 Llevar el control de la documentación del SGI.
 Supervisar el cumplimiento de requisitos legales y normativos en la
prestación del servicio de transporte, y generar acciones de mejora.
AMBIENTAL  Diseñar los programas de gestión ambiental de la empresa.

 Hacer seguimiento a indicadores de gestión de los programas
ambientales.
 Promover y cumplir políticas y programas ambientales establecidos por
la empresa.
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Apoyar en el establecimiento de las políticas requeridas en el tema de

TRABAJO Y AMBIENTE SST.
 Implementar y respaldar las actividades del SGI.
 Coordinar la capacitación a los diferentes grupos de trabajo de la
empresa en temas relacionados con el SGI.
 Acompañar a los responsables de los procesos y sus equipos de trabajo
en la implementación de las metodologías diseñadas para el SGI.
 Coordinar las revisiones por la dirección.
 Apoyar a la empresa en la atención de quejas y reclamos.
 Establecer comunicación con instituciones en el ámbito del SGI.
 Orientar a la elaboración del plan estratégico de seguridad vial
ordenados por la ley.
 Promover y cumplir con las políticas, programas, procedimientos y
normas, reglamentos e instrucciones requeridas en el SGI y SG SST.
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de
salud.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
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V.7

PROFESIONAL CON LICENCIA  Salud ocupacional / Seguridad y Salud en el Trabajo
EN SST  Profesional y/o especialista en SYSO
FORMACIÓN
 Curso de las 50H SG SST
 Curso y/o Diplomado, auditor en Sistemas Integrados de Gestión ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015, ISO
45001:2018
 Curso y/o Diplomado o auditor interno en PESV
Iniciativa X
Trabajo en equipo X
Adaptación X
EXPERIENCIA
1 En empresas con funcionamiento en procesos. X
2 Conocimiento en la administración de operaciones X

de transporte y/o servicios semejantes.
1 Procesos administrativos. X
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V.7
1 Procesos de control de calidad. X
1 Coordinación de Sistemas de gestión. X
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Y ROL

No. DE
CARGOS
Coordinador (a)
HSEQ y
VII. Auxiliar Operativo - Grupo Operadores de
Coordinador (a) Uno
ROL: Auxiliar HSE Operativo vehículos
Administrativo (a)
y financiero (a)
2. RESUMEN DEL CARGO Y ROL

Realiza la implementación y desarrollo de todas las actividades establecidas por la organización para el
cumplimiento de las políticas del SGI, junto con Coordinador (a) HSEQ documenta todo el Sistema desde sus
funciones. Lleva a cabo la actualización de las bases de datos relacionadas con las hojas de vida de vehículos
propios, afiliados y contratados; así como de los conductores de planta y los contratados. Realiza la
ejecución de los programas de: orden y aseo para vehículos, motivación, participación y consulta, desarrollo
y ejecución del SGI, administración del riesgo y su gestión, medicina preventiva y del trabajo, seguridad
industrial, gestión ambiental, inspecciones, planes de emergencia, inducción y reinducción en SST,
responsabilidad social, higiene industrial, seguimiento a requisitos legales, acciones correctivas y
preventivas, inspecciones al SG SST. Apoya el proceso de Mantenimiento. Apoya el funcionamiento del
COPASST, al igual que, lleva todos los registros de los mismos con destino a archivo e informes del
Coordinador (a) HSEQ y alta dirección.
1. Divulgar, cumplir y hacer cumplir las políticas de la empresa definidas para el SGI.
2. Asegurar la ejecución de las actividades rutinarias y no rutinarias de la empresa con base en los
programas de: orden y aseo para vehículos, motivación, participación y consulta, desarrollo y ejecución
del SGI, administración del riesgo y su gestión, medicina preventiva y del trabajo, seguridad industrial,
gestión ambiental, inspecciones, planes de emergencia, inducción y reinducción en SST,
responsabilidad social, higiene industrial, seguimiento a requisitos legales, acciones correctivas y
preventivas, inspecciones al SGI.
3. Apoyar en el diligenciamiento de listas de chequeo de documentación y demás.
4. Apropiar los mecanismos adecuados para facilitar la comunicación y divulgación de la gestión y
decisiones de la alta dirección y Coordinador (a) HSEQ en cuanto a las políticas, programas y
tratamiento del riesgo.
5. Comunicar inmediatamente cualquier evento que afecte la operación desde su lugar de trabajo:
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V.7
incidentes y accidentes al Coordinador (a) HSEQ y Coordinador (a) Administrativo (a) y financiero (a), y
cumplir con las indicaciones para reportes de cualquier tipo tratando siempre de favorecer a la
empresa.
6. Participar y promover la participación activa de las jornadas de formación y capacitación establecidas
dentro del Programa Anual de Capacitación y Entrenamiento del SGI.
7. Realizar las socializaciones y sensibilizaciones requeridas en campo, llevando registros y enviándolos
oportunamente al Coordinador (a) HSEQ.
8. Llevar a cabo las inspecciones de seguridad a vehículos e instalaciones.
9. Revisar que los conductores gestionen todos los formatos que le sean asignados para la actividad, sin
menoscabo de la cantidad.
10. Realizar el análisis de riesgo de todas las actividades que realice la empresa bajo el área de influencia o
contrato asignado.
11. Dar cumplimiento a los cronogramas fijados por la empresa para la realización de inspecciones,
revisiones, auditorias, planes de acción, aplicación de medidas correctivas y preventivas y planes de
acción, entre otras.
12. Revisar a diario el uso adecuado de la dotación y los elementos de protección personal EPP atendiendo
a los procedimientos establecidos.
13. Enviar informe quincenal al Coordinador (a) HSEQ con copia al Coordinador (a) Administrativo (a) y
financiero (a), Coordinador (a) Operativo (a), de las actividades realizadas, adjuntando además las
peticiones, quejas y reclamos de los clientes, o novedades presentadas dentro de la operación.
14. Comunicar de forma inmediata las solicitudes hechas por el cliente, resolver aquellas que de acuerdo a
sus recursos bien pueda, y solicitar de la alta dirección y Coordinador (a) HSEQ las respuestas a las
solicitudes del cliente.
15. Apoyar al Coordinador (a) HSEQ y coordinador operativo en la aplicación de procedimientos y demás
actividades necesarias para la operación.
16. No permitir el ingreso a labores de personal en estado de embriaguez, efectos de drogas, con graves
problemas de salud, altísimo nivel de estrés y cualquiera que ponga en peligro la operación y sobre
todo la salud y la vida de todos los que intervienen en la operación, e informar de inmediato si no es
tenido en cuenta el llamado.
17. Informar a conductores, cualquier anomalía detectada en los vehículos, desde su conocimiento, y
solicitarles una revisión y reporte.
18. Atender todas las auditorias y visitas tanto internas como externas que tiene que ver son la operación
o contrato asignado, tomar atenta nota de las no conformidades e indicaciones, así como solicitar en lo
posible, un informe de hallazgos por escrito.
19. Apoyar la consecución de los objetivos propuestos en estado de materia de seguridad vial.
20. Compromiso en la información adecuada en divulgación a los empleados contratistas y subcontratistas
con el plan de seguridad vial.
21. Comunicar los Autocuidados de los entornos viales, conocimiento de las normas de tránsito.
22. Participar en la socialización en temas de sensibilización de la población a través de acciones de
educación y comunicación social mediante (campañas, Charlas, capacitaciones).
23. Fortalecimiento estratégico al plan de seguridad vial.
De forma específica AUXILIAR HSE TRINIDAD:
Apoyar el desarrollo y actualización de las bases de datos de los siguientes programas: COMPROMISO
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V.7
GERENCIAL; PROGRAMA DE MANTENIMIENTO; FORMACIÓN, ENTRENAMIENTO Y TOMA DE CONCIENCIA;

PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCIÓN; PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
OSTEOMUSCULAR; PROGRAMA GESTION RECURSOS; PROGRAMA DE GESTION EN SEGURIDAD VIAL; PLAN
DE EMERGENCIAS; PROGRAMA DE INSPECCIONES HSEQ; PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL; P.V.E
CONSERVACIÓN VISUAL; PLAN DE TRABAJO ANUAL SGI; PROGRAMA GESTIÓN PELIRGO ELÉCTRICO; PVE
CONTROL PELIGRO PSICOSOCIAL; CONTROL EMISIONES ATMOSFERICAS; PROGRAMA CUMPLIMIENTO
AMBIENTAL; IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE; ACCIONES DE
MEJORAMIENTO; PLAN OPERATIVO INTEGRADO - PRESTACIÓN SERVICIO.
De forma específica AUXILIAR HSE YOPAL:
Apoyar el desarrollo y actualización de las bases de datos de los siguientes programas: COMPROMISO
GERENCIAL; PROGRAMA DE MANTENIMIENTO; GESTIÓN MTTO Y SATISFACCIÓN CLIENTE; FORMACIÓN,
ENTRENAMIENTO Y TOMA DE CONCIENCIA; PROGRAMA DE INDUCCION Y REINDUCCIÓN; SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES; PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA
OSTEOMUSCULAR; PROGRAMA DE GESTIÓN DE RESIDUOS; PROGRAMA GESTION RECURSOS; PROGRAMA
DE GESTION EN SEGURIDAD VIAL; PLAN DE EMERGENCIAS; PROGRAMA DE INSPECCIONES HSEQ; PLAN
ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL; P.V.E CONSERVACIÓN VISUAL; PLAN DE TRABAJO ANUAL SGI;
PROGRAMA GESTIÓN PELIRGO ELÉCTRICO; PVE CONTROL PELIGRO PSICOSOCIAL; CONTROL EMISIONES
ATMOSFERICAS; PROGRAMA CUMPLIMIENTO AMBIENTAL; ACCIONES DE MEJORAMIENTO; PLAN
OPERATIVO INTEGRADO - PRESTACIÓN SERVICIO.
- Sobre todo, el personal, vehículos e infraestructura para implementación del SGI o para actuar,
suspender o aplicar medidas de intervención o prevención de incidentes y accidentes, eventos
negativos a la salud, contingencias ambientales.
- Para atender solicitudes y requerimientos del cliente, previa autorización y orientación del área de
operaciones y gerencia.
A la coordinadora operativa, coordinador HSEQ y gerente administrativa.
Según requerimientos del cliente, previa consulta con la parte operativa y el área de HSEQ, según
corresponda.
CALIDAD  Solicitar a los conductores los soportes de la prestación del servicio

oportunamente y hacerlos llegar al Coordinador (a) Operativo (a) o
quien haga sus veces.
 Promover y apoyar actividades relacionadas con calidad en el desarrollo
de sus actividades.
AMBIENTAL  Promover el cumplimiento de políticas y programas de gestión
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V.7
ambiental de la empresa.
 Realizar las recomendaciones pertinentes al tema y supervisar que los
conductores den cumplimiento a los programas de gestión ambiental.
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Implementar las actividades de SST (inspecciones, capacitación, etc.)

TRABAJO Y AMBIENTE  Llevar a cabo la capacitación en campo al personal operativo de la
empresa en temas relacionados con el Sistema de Gestión Integrado.
 Apoyar a la empresa en la atención de quejas y reclamos en campo.
 Establecer comunicación en campo con el cliente en el ámbito del
sistema de gestión Integrado, y atender solicitudes.
 cumplir con las políticas, programas, procedimientos y normas,
reglamentos e instrucciones requeridas en el SGI y SG SST.
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de
salud.
7. COMPETENCIAS
EDUCACIÓN
TÉCNICO Y/O TECNOLOGO  Administración o
Y/O PROFESIONAL  SST o
 Áreas afines
FORMACIÓN
 Curso 50 horas SST (avalado por Mintrabajo)
 Sistemas de gestión de calidad, de S&SO y Sistema de gestión Ambiental o Sistema de Gestión Integrado
 Gestión documental.
 En lo posible curso de auditor interno.
 Herramientas informáticas.
Iniciativa X
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V.7
Trabajo en equipo X
Adaptación X
EXPERIENCIA
1 En empresas con funcionamiento en procesos x
1 Procesos administrativos x
1 Procesos de control de calidad x
1 En lo posible Auxiliar HSE x
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V.7
IDENTIFICACION DEL CARGO

CARGO NIVEL JEFE INMEDIATO No. DE CARGOS SUPERVISA A
Gerente /
Coordinador (a) De acuerdo a la
VIII. Operador de Grupo
Operativo (a) necesidad del No Aplica
vehículo/Conductor Operativo
Responsable del servicio
PESV
Es quien realiza la prestación directa del servicio de transporte terrestre especial. Mantiene contacto directo
con el cliente. Es responsable de la seguridad, bienestar, comodidad y confort del pasajero. Es responsable del
manejo, administración y cuidado del vehículo automotor que conduce. Es la imagen de T.S.M.T. S.A.S. Es
quien debe mantener en perfecto estado de funcionamiento, aseo y orden los vehículos. Es el máximo ejecutor
de las políticas en seguridad y salud en el trabajo, calidad y ambiente, establecidas por la empresa. Es sobre
quien recae la mayor responsabilidad frente a la protección de la vida, los bienes y el ambiente, acatando todas
las normas de tránsito, en la movilización de vehículos.
1. Reconocer y cumplir las políticas de la empresa definidas para los sistemas de gestión implementados.
2. Asumir con idoneidad los valores corporativos y transmitir a todo aquel con el que se mantenga contacto
empresarial el objeto social y productivo de la empresa.
3. Mantener en perfecto estado de aseo, orden y condiciones óptimas de funcionamiento el vehículo
asignado.
4. Mantener actualizados los documentos legales relacionados con el vehículo, tales como tarjeta de
propiedad, tarjeta de operación, pólizas de responsabilidad civil extracontractual y contractual, revisión
tecnicomecánica, SOAT.
5. Verificar siempre antes de cada servicio, la existencia del respectivo extracto de contrato del vehículo con
el cual viajará, teniendo en cuenta que su inexistencia dentro de los documentos que permiten la
movilidad del vehículo acarrearía sanciones a la empresa y al propietario de éste (los gastos acarreados por
infracciones y multas por no portar su respectiva documentación al día, serán responsabilidad asumida y
compartida por el Coordinador (a) Operativo (a) y el conductor, previa investigación de los hechos y
registro de descargos).
6. Cumplir con las fechas establecidas para el mantenimiento correctivo y preventivo del vehículo que se
encuentra bajo su responsabilidad, informando a tiempo estados críticos de funcionamiento.
7. Tener vigentes sus documentos personales necesarios para la prestación del servicio y el desarrollo de su
labor.
8. Utilizar adecuadamente los elementos de protección personal y dotación.
9. Dar todo de sí para proteger la vida: de los usuarios del servicio, de transeúntes y la suya propia, antes y
durante la prestación del servicio.
10. Cumplir oportunamente con la prestación del servicio programado, acatando las normas de tránsito
establecidas.
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V.7
11. Cuidar responsablemente los accesorios, elementos de protección personal, botiquín, herramientas y
demás que hagan parte del buen funcionamiento del vehículo.
12. Bajo circunstancias estrictamente necesarias y/o de fuerza mayor, podrá realizar el cargue de equipos,
material biológico o algún tipo de levantamiento de carga que pueda poner en riesgo su salud y bienestar.
Sin embargo, no implica que en el ejercicio del cargo se presenten situaciones que ameriten el apoyo y
colaboración a nuestros clientes, siempre evaluando el riesgo.
13. Diligenciar correcta y oportunamente todos y cada uno de los formatos, listas de chequeo y demás
documentos establecidos por los sistemas de gestión implementados.
14. Informar en su debido momento la ocurrencia de situaciones inseguras o detección de riesgos que alteren
la estabilidad de la operación de la empresa.
15. Transportar única y exclusivamente al personal establecido por la empresa contratante y autorizado por
T.S.M.T. en la prestación del servicio.
16. Ser conscientes de que el servicio es requerido en cualquier momento, sin objeción alguna.
17. El conductor, responsablemente deberá informar de manera inmediata o en su debido momento, sobre
cualquier percance ocurrido durante sus desplazamientos, que ocasionen daños en el vehículo (golpes,
abolladuras, rayones, rupturas, etc.), utilizando el formato (PS-FT-001), establecido por la empresa para
tales eventos.
18. Reportarse a la empresa los días en los cuales no sea necesario prestar el servicio de transporte. Tiempo en
el cual se dedicará a la labor de limpieza, mantenimiento y revisión general de los vehículos.
19. Una vez haya llegado al sitio de destino y teniendo que esperar el regreso, el vehículo deberá permanecer
estacionado con el motor apagado, hasta el momento en que deba reanudar su marcha.
20. Contribuir con la buena imagen y desempeño de T.S.M.T. S.A.S. a nivel local, regional y nacional.
21. Atender a los lineamientos descritos por el programa de inspección a vehículos, equipos y herramientas.
22. Terminada la relación laboral, el conductor deberá estar a paz y salvo por todo concepto con la empresa.
En particular lo que corresponde al inventario y estado del vehículo, salvo los desgastes propios por el uso,
el cual debe ser igual al entregado inicialmente según acta de entrega del vehículo, implicando el
responder por el estado, objetos u accesorios que por alguna circunstancia hayan sido extraviados. Lo
anterior permitirá acceder a la liquidación respectiva.
23. Cumplir las órdenes y demás funciones que le sean asignadas por el Gerente y el Coordinador (a) Operativo
(a) para el cumplimiento de las políticas establecidas.
24. Crear instrumentos que fomenten la cultura de seguridad vial en la comunidad.
25. Impartir cultura y respeto a la comunidad en cuanto a normas viales y de seguridad.
26. Incentivar su cultura ciudadana para preservar la vida.
27. Participar en las Capacitaciones Programadas con temas relacionados al Plan estratégico de Seguridad vial,
Seguridad y salud en el trabajo, ambiental y demás contempladas en el cronograma de capacitaciones.
28. Actuar preventivamente durante el ejercicio de su función y en todas las actividades y directrices en que
participe.
- Sobre el vehículo y todos los elementos y equipos bajo su responsabilidad.

- Para atender solicitudes y requerimientos del cliente, previa autorización y orientación del área de
operaciones y gerencia.
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V.7
RINDE CUENTAS DE A QUIEN

 El estado vehículo
 Inicio y finalización del servicio
 Los Viáticos entregados Coordinador operativo
 Registros pre operacionales, bitácora, planilla de
prestación del servicio, planilla de horas laboradas
 Las funciones propias del cargo
 Accidentes, incidentes, condiciones inseguras Coordinador HSEQ
 Responsabilidades HSEQ
 Comportamientos seguros al conducir Responsable del PESV
 Todas las actividades que se contemplen en el PESV
para su funcionamiento
CALIDAD  Prestar el servicio de transporte de pasajeros, llevando los registros

requeridos como planillas de servicio, preoperacionales, control de
documentos y demás.
 Solicitar al cliente la calificación del servicio una vez finalizado, según los
criterios de satisfacción en la planilla.
 Cumplir con la política de calidad y las actividades que apoyen temas de
calidad en la empresa.
SEGURIDAD, SALUD EN EL  Realizar las inspecciones preoperacionales del vehículo.

TRABAJO Y AMBIENTE  Reportar oportunamente los incidentes o accidentes presentados en el
desempeño de su labor.
 Participar y dar cumplimiento a las actividades fijadas para el SGI
 Asistir a las actividades de capacitación programadas por la empresa y tener
vigentes los documentos requisito para llevar a cabo la labor de conducción.
 Garantizar su seguridad, la de sus pasajeros y demás actores viales cumpliendo
con las normas de tránsito y políticas establecidas por la empresa.
 Reportar fallas, fugas y necesidades de mantenimiento del vehículo.
 Cumplir con las políticas, programas, procedimientos y normas, reglamentos e
instrucciones requeridas en el SGI y SG SST.
 Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y
riesgos latentes en su sitio de trabajo.
 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo
definido en el plan de capacitación del SGI y SG- SST
6. COMPETENCIAS
6.1 EDUCACIÓN
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V.7
Mínimo Primaria Saber leer y escribir
PRUEBAS DE INGRESO Y Aprobar la prueba teórica con un 80% sobre factores propios de conducción,
APROBACION AL CARGO normatividad, vía y vehículo que va a conducir
Aprobar la prueba práctica con un 80% sobre hábitos y habilidades en la

conducción sobre el vehículo que va a conducir
Ser apto físicamente según profesiograma y aprobar el examen psicosensométrico
6.2 FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO

Deberá acreditar:
 Licencia de conducción vigente según el tipo de vehículo a conducir
 Curso de Manejo defensivo
 Curso de Primeros Auxilios
 Curso de Extinción de incendios
 Curso de Mecánica básica
La empresa le facilitara la formación en lo descrito en el programa de Capacitación, en el cronograma del SIG y

temas relacionados en el PESV.
6.3 HABILIDADES Y CUALIDADES (Practica Prueba Performance)
Iniciativa X
Trabajo en equipo X
Adaptación X
6.4 EXPERIENCIA
Opción 1. Dos (2) años como Conductor de Vehículos Livianos para transporte de personal.
Opción 2. Tres (3) años como Conductor de Vehículos Livianos para transporte de personal.
ROL DE AUDITOR/A - ASESOR/A AL SGI HSEQ

IDENTIFICACIÓN
Área / Proceso Todos.

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V.7
Jefe Inmediato Depende si es seleccionado de la misma organización.

Si es externo.
Autoridad / No aplica
Subordinación
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Educación Depende si es Auditor en HSEQ (Opción 1), o Asesor en HSEQ (Opción 2).
Opción No. 1: Ingeniero o tecnólogo industrial, eléctrico, civil, topografía, mecánico,

ambiental; o profesional o técnico profesional en áreas de ingeniería o administración
o afines (interno).
Opción No. 2: Ingeniero o profesional universitario en alguna de las áreas afines en

HSEQ, con experiencia en sistemas de gestión; pero debe tener licencia en salud
ocupacional, si es externo.
Experiencia Opción No. 1: 6 meses.
Opción No. 2: 2 años.
Formación y Opción 1 y 2:
Entrenamiento
En HSEQ o cualquiera de los sistemas de gestión
Certificado como auditor/a Integral HSEQ o en cualquiera de los sistemas de gestión

No aplica como formación permanente dentro de la organización, si es externo.
Curso o formación en Plan Estratégico de Seguridad Víal, con un mínimo de veinte

(20) Horas.
Si es personal de la organización; debe facilitársele asistencia a seminarios; talleres, y

capacitación en temas de HSEQ, o como auditor/a.
De igual forma se le hará acompañamiento y seguimiento por parte de auditor con

experiencia de mínimo 2 años (cuando es personal interno de la organización).
Habilidades Como auditor/a debe tener claro el desarrollo de un proceso de realización de

auditoria, sea de calidad, HSE, PESV o por parte del CCS / Capacidad de análisis y
lógica para evaluar programas de HSEQ / Facilidad de proponer alternativas de
actividades a desarrollar del SGI de HSEQ / Capacidad para planear, verificar y
asegurar que las actividades se estén realizando, teniendo en cuenta las necesidades y
capacidad de la organización / Habilidades de comunicación y relaciones
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V.7
interpersonales / Facilidad para orientar y proponer alternativas de solución frente a

las no conformidades encontradas.
FUNCIONES
- Encargado de la evaluación y análisis periódico del desarrollo del SGI de HSEQ.

- Proponer al representante legal y Líder de HSEQ, recomendaciones para mejorar las no conformidades.
- Asesorar idóneamente los aspectos relacionados con salud, seguridad, ambiente y calidad.
- Orientar los aspectos legales y de procedimientos, relacionado con el área de HSEQ.
RESPONSABILIDADES GENERALES
- Elaborar el plan de auditoria.

- Elaborar y entregar el respectivo informe al término de la auditoria o asesoría.
- Conocer y aplicar las normas de salud, seguridad, medio ambiente y calidad.
- Informar directamente a la gerencia sobre aspectos que requieran mayor interés.
- Garantizar la confidencialidad de la información relacionada con la organización.
- Cumplir cabalmente con el procedimiento para la seguridad de la información que se maneja en este
nivel.
RESPONSABILIDADES EN HSEQ
- No aplica la descripción ni evaluación de estas, por ser un desempeño muy corto.
ROL DE INTEGRANTES DE LAS BRIGADAS DE EMERGENCIA

IDENTIFICACIÓN
Área / Proceso Todos.
Jefe Inmediato Líder de la Brigada / Coordinador y/o Auxiliar HSEQ.
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V.7
Autoridad / Sobre todos los elementos, equipos y documentos de la Brigada / En el momento de

Subordinación algún evento, se tendrá autoridad sobre el personal que no pertenece a la Brigada de
Emergencias.
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Observación Sus integrantes requieren haber integrado la Brigada por voluntad propia; siendo
realmente voluntarios en hacer parte de los diferentes grupos.
Educación No requiere educación específica / Saber leer y escribir.
Experiencia No aplica.
Formación y La organización le facilitara su formación:

Entrenamiento
Según matriz de formación y capacitación.
La organización se encargará de complementarle la formación y experiencia, teniendo

en cuenta lo siguiente:
 Sistema de Gestión Integrado (Generalidades y charlas periódicas).

 De acuerdo a las necesidades propias al cargo y el programa de capacitación, y lo
relacionado con Brigadas.
 Cada brigadista tendrá una capacitación básica, mínimo de cuatro (4) horas, con
refuerzo cada 2 años, compuesta por los contenidos a continuación relacionados:
- Plan de emergencias de la organización / Generalidades de las Brigadas /
Primeros auxilios – PHTLS / Control de incendios / Evacuación y rescate.
-
Habilidades Capacidad de actuar bajo presión / No sufrir de nerviosismo / Habilidad para actuar
ante situaciones de crisis / Demostrar sentido de compañerismo / Manejo de
conflictos y buenas relaciones interpersonales / Tener sentido de trabajo por los
demás / Personas dinámicas, serenas, respetuosas y fuertes / Aptitud física y mental /
Alto sentido de compromiso, responsabilidad e iniciativa / Capacidad de liderazgo,
organización y manejo de personal / Disposición para ser capacitado y entrenado /
Disponibilidad de tiempo / voluntario.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
- Estas se establecen de forma general y específica según cada grupo operativo.

RESPONSABILIDADES GENERALES
- Participar en las inspecciones de los elementos de emergencias.
- Participar en las capacitaciones programadas por la organización.
- Velar por el adecuado estado de los elementos a su cargo.
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V.7
- Ser ejemplo en el cumplimiento de normas y reglamentos en HSEQ.

- Participar en los simulacros programados por la organización.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Personal de primeros auxilios
El personal involucrado tanto en oficina como en campo, en dicha brigada, tendrán como responsabilidad
atender las emergencias médicas, que requieran primeros auxilios.
- Proporcionar los primeros auxilios y respuesta al trauma.
- Coordinación del tratamiento médico.
- Coordinar / proveer cuidado médico en el sitio al personal afectado, cuando se requieren tales
servicios.
- Asistir al área administrativa con el personal y los servicios de apoyo psicológicos para las víctimas de
incidentes y las respuestas a la emergencia.
- Presentarse en el punto de reunión atentos a las instrucciones del Coordinador de la Brigada o del
Grupo.
- Entre sus responsabilidades está:
o Preparar botiquines, camilla, inmovilizador, agua y otros materiales que a juicio de los brigadistas
se requieran para atender los posibles lesionados.
o El grupo se dirigirá y actuará únicamente bajo la indicación del coordinador de la brigada.
o Colaboraran en el transporte de pacientes bajo instrucciones del coordinador.
o Prestaran primeros auxilios en caso de manejo de varios heridos, limitándose a la estabilización de
los pacientes, control de hemorragias, prevención del Shock, siempre bajo las instrucciones del
coordinador.
o Colaboran en la evacuación de pacientes de acuerdo al triage.
o Colaboran en el transporte de pacientes a los centros de salad u hospitalarios de ser requerido.
o Contribuirán a verificar que en los botiquines se cuente con los elementos necesarios para prestar
los primeros auxilios.
Personal de evacuacion y rescate
Las acciones de esta sección son asesoradas y súpervigiladas por el Coordinador de la Brigada y
Coordinador de este grupo o el de primeros auxilios.
Sus funciones se basan en:
- Proporcionar apoyo y guía a los trabajadores hacia el punto de reunión o evacuación.
- Verificar periódicamente las salidas de emergencia y las rutas de evacuación del área de trabajo.
- Verificar que todos los trabajadores dejen la oficina o área de trabajo y se dirijan al punto de reunión.
- Censar a todas las personas en los puntos de reunión, para conteo y verificación de personal.
- Entrenar al personal en procedimientos de evacuación y emergencia.
- Mantener actualizada la lista de personal de la organización.
- Evitar el acceso de personal no requerido al área de la emergencia.
- Mantener contacto con el Líder o Auxiliar Delegado de HSEQ, e informar los tiempos de evacuación y
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V.7
situación en el punto de reunión

- Transmitir la información que se envía para todos los presentes en el punto de reunión
Personal de prevención y control de incendios
- Atender el incidente y trabajar bajo la dirección del coordinador de la brigada o grupo.

- Evitar la escalación del incendio.
- Ayudar a mantener el área segura y libre de riesgos de incendio.
- Dirigir y manejar las Operaciones de combate de incendio.
- Dar la alarma general utilizando un pito o el timbre de la oficina, si son los primeros en observar el
incidente.
- Proporcionar la respuesta inicial de control usando el equipo disponible cerca de su área de trabajo.
- Aislar el área afectada o equipo del proceso de producción.
- Mantener coordinación continua entre los responsables de la brigada para el control de la emergencia.
- Mantener informada a la Gerencia y HSEQ, del estado general del proceso y equipo.
- Ayudar en las Operaciones de control y rescate, una vez sus tareas en la sección de operación de las
facilidades hayan concluido.
- Proteger las facilidades no afectadas por el incendio, de daños mayores.
- Controlar el Incendio y prevenir la propagación del incendio.
-
RESPONSABILIDAD GENERALES EN ASPECTOS AMBIENTALES
- Identificar las prioridades de respuesta con base en aspectos ambientales sensibles.

- Coordinar la activación y el control de respuesta a contaminación por derivados de combustible, según
sea necesario.
- Vigilar la disposición de desechos generados por la acción de respuesta.
-
5.4 ENTREGA Y DIFUSIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES

La organización, realizará la difusión y entrega de las funciones responsabilidades en HSEQ, a todo el personal,
para que sea de su conocimiento.
Como soporte de este aspecto, se dejará cualquiera de los siguientes soportes:
 En el proceso de inducción.
 En el registro de charla, difusión o capacitación.
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V.7
 A través del grupo de WhatsApp de la empresa.
 Mediante correo electrónico.
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PROCESO TALENTO HUMANO PT-MG-001

MANUAL DE COMPETENCIAS FUNCIONES Y

TRANSPORTES Y COMERCIALIZADORA S.A.S

Mapa de Procesos de TSMT S.A.S.

Organigrama de TSMT S.A.S.

Niveles organizacionales en T.S.M.T S.A.S

Descripción de cargos y funciones:

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

2. RESUMEN DEL CARGO

SEGURIDAD VIAL  Liderar el proceso de creación e implementación del Plan Estratégico de

SEGURIDAD, SALUD EN  Cumplir con la Política de HSEQ.

Orientación al logro y resultados X

Eficiencia de los recursos X

Análisis y resolución de problemas X

Planificación y organización del trabajo X

Orientación al cliente y al SGI X

Identificación con la empresa X

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

SEGURIDAD, SALUD EN EL  Asumir la representación de la alta dirección frente al sistema de gestión

Autonomía y respaldo en el desarrollo de las Funciones y responsabilidades ante el Sistema Integrado

PROFESIONAL  Ingeniería Industrial

 Formulación de indicadores de Gestión

Orientación al logro y resultados X

Eficiencia de los recursos X

Análisis y resolución de problemas X

Planificación y organización del trabajo X

Orientación al cliente y al SGI X

Identificación con la empresa X

AÑOS ACTIVIDAD DESEABLE NECESARIO

1 En empresas con funcionamiento en procesos X

2 Conocimiento en la administración de operaciones de X

transporte y/o servicios semejantes

1 Procesos de control de calidad X

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

2. RESUMEN DEL CARGO

CALIDAD  Mantener actualizados los registros relacionados con calidad en los

AMBIENTAL  Mantener actualizados los registros relacionados con ambiental en los

- Al ser externo, tendrá autoridad solo sobre los documentos contables.

Orientación al logro y resultados X

Eficiencia de los recursos X

Análisis y resolución de problemas X

Planificación y organización del trabajo X

Orientación al cliente y al SGI X

Identificación con la empresa X

AÑOS ACTIVIDAD DESEABLE NECESARIO

1 Contador en empresas pequeñas y medianas. X

0.5 Conocimiento de las operaciones de TSMT X

1 Conocimiento del software contable de TSMT X

1 Proceso administrativo y financiero X

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

2. RESUMEN DEL CARGO

CALIDAD  Mantener actualizados los registros relacionados con calidad en los

AMBIENTAL  Mantener actualizados los registros relacionados con ambiental en los

- Tendrá autoridad solo sobre los documentos contables.

Orientación al logro y resultados X

Eficiencia de los recursos X

Análisis y resolución de problemas X

Planificación y organización del trabajo X

Orientación al cliente y al SGI X

Identificación con la empresa X