Administración General y

Sistemas Administrativos
Prof. Gabriela Mollo Brisco
Año 2024
UNIDAD 7 0

Sistemas Administrativos (Parte I)

 Bibliografía de la Unidad

ROBBINS S. y JUDGE T. (2009) Comportamiento

organizacional. 13ra edición. Capítulo 14.

FISHER, R.; URY, W. y PATTON, B. Negociación: la forma no

violenta de resolver conflictos.
 INTRODUCCIÓN

La tarea básica de la administración consiste en proporcionar a

cada individuo un ambiente de decisión que asegure que su
comportamiento responde a los propósitos y valores de la
organización; para ello deberá contar con políticas, programas,
procedimientos y normas que le provean las premisas valorativas
y fácticas en las que basar sus decisiones.

Organización informal Organización Formal

 INTRODUCCIÓN

El sistema organizacional puede ser analizado desde dos puntos de

vistas complementarios:

Estudio de los factores que influyen en la

El punto de vista estructural división del trabajo y en los mecanismos de
coordinación. De carácter estáticos.
Estudio de las formas en que se ejecutan las
tareas en la organización, pero no desde la
El punto de vista de los visión del puesto, sino de la secuencia de
procesos actividades que enlaza distintas funciones y
departamentos.
 INTRODUCCIÓN
El punto de vista estructural
 INTRODUCCIÓN
El punto de vista de los procesos
 INTRODUCCIÓN
Para cumplir sus fines, una empresa necesita un mercado,
productos o servicios y capital; pero para que sus funciones
comerciales, productivas y financieras puedan llevarse a cabo
precisa, además, sistemas administrativos que permitan:

1. realizar las tareas dentro de los términos previstos, a un mínimo

costo y con un margen aceptable de confiabilidad;
2. disponer de una estructura de datos que posibilite la toma de
decisiones efectivas inherentes a las tareas;
3. asegurar, mediante el control del resultado de las operaciones,
el cumplimiento de los objetivos fijados.
 INTRODUCCIÓN

Para poder comprender los sistemas complejos (las

organizaciones) es necesario una:

Objetivos a lograr y definición de

Descripción de estado estrategias

Fórmulas y procedimientos que

permiten alcanzar el estado meta
Descripción de proceso
Sistemas administrativos
 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Conjunto integrado de los

procedimientos necesarios para
concretar en actividades los objetivos
de una empresa y además generar
información para el control de los
resultados alcanzados (Gilli, 1998, 30).
 CONJUNTO INTEGRADO

Conjunto integrado indica que no se trata de

un sistema aislado, sino que, para que se
cumplan los objetivos de una empresa, se
requiere el abastecimiento de materias primas,
la transformación de los insumos en productos
o servicios, y operaciones de ventas y
distribución, así como el pago de los insumos y
del personal y la cobranza de las ventas
efectuadas.
 PROCEDIMIENTO

Por procedimiento
entendemos una
secuencia de pasos
necesarios para la
concreción de una
operación
 INFORMACIÓN

La información es la
materia prima de la
administración

Sistemas de información
 DISEÑO SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS

Determinar de qué manera la empresa satisface

1 los requisitos de los clientes y del entorno.
Examen del flujo de tareas, de los elementos del sistema
técnico y de los procedimientos que rigen el trabajo en la
2 organización formal.

3 Establecer cuál es el nuevo flujo de tareas

Puesta en marcha del nuevo diseño.

4
Crear ciertos mecanismos que aseguren la
5 renovación.
 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Elementos constituyentes
 ELEMENTOS SISTEMA
ADMINISTRATIVO
Flujo de trabajo

Representa lo que hay que hacer,

es decir, las acciones físicas
necesarias para ejecutar los
programas de actividades y así
asegurar la concreción de los
objetivos y las estrategias de la
empresa.
 ELEMENTOS SISTEMA
ADMINISTRATIVO
Flujo de información

El flujo de información sigue al de

trabajo, ya que para que la
ejecución de una operación se
concrete, se requiere información
y, a su vez, cada operación genera
datos que capturados y
sistematizados producirán
información
 ELEMENTOS SISTEMA
ADMINISTRATIVO

Personas Tecnología

Necesaria para procesar las tareas y

Personas que llevan la información, es decir, un conjunto
adelante diferentes de instalaciones, maquinarias,
funciones en diferentes herramientas, computadoras,
niveles. medios de comunicación, etc.
 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Requisitos ● Efectividad,
● Eficiencia,
● Calidad
● Creación de valor
● Transparencia
 PAUTAS DE CONTROL
INTERNO

Sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como

marco de referencia a las decisiones atendiendo a los objetivos y
valores de la organización y procurando obtener específicamente
tres cosas: la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la
información y la protección del patrimonio
 1.- SEPARACIÓN DE
FUNCIONES

Esta norma establece un control por

oposición de intereses. Las funciones que se
aconseja desagregar son las de decisión o
autorización de la operación, las de custodia
física de los bienes comprendidos en la
operación y las de registro contable.
 2.- ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES

Las funciones de las distintas áreas y puestos de la

organización, así como sus atribuciones, deben estar
claramente establecidas. De esa forma se evitan zonas
de indefinición que dan lugar a conflictos entre
jurisdicciones y, lo que es peor, “zonas de nadie”, es
decir, funciones que no tienen responsable. A este fin
contribuyen los manuales donde figuran las
atribuciones del cargo y las normas y procedimientos
que rigen cada operatoria en particular.
 3.- NIVELES DE
AUTORIZACIÓN

Además de una adecuada separación de funciones, es

fundamental que estas se asignen a personas que
cuenten con la capacidad para llevarlas a cabo. En tal
sentido, debe estar claramente establecido quién
puede autorizar una operación según su tipo y monto;
esto suele especificarse en el procedimiento que rige la
operación y, en menor medida, puede aparecer como
un ítem en la descripción de cargos.
 4.- SEGURIDAD EN EL MANEJO
DE ACTIVOS

Para lograr este propósito se aplican distintos medios:

la centralización del manejo en una sola persona o
sector; el acortamiento de los pasos y traslados en los
cuales los bienes puedan estar expuestos a deterioro,
sustracción, etc., y la documentación de los traslados
de donde surja de manera clara quién es el depositario.
Asimismo, las normas deben establecer recaudos de
seguridad para el depósito y custodia de bienes y la
contratación de seguros.
 5.- DISEÑO DE FORMULARIOS,
ARCHIVOS Y REGISTROS

Los soportes de información tienen que ser diseñados

de modo tal que presenten toda la información
necesaria de manera clara y precisa y también la
constancia del responsable interviniente. Las mismas
pautas deben aplicarse al diseño de los registros;
además, se les exigirá a estos y a los archivos la
pertinencia y la facilidad de acceso.
 6.- CONTROL DE FORMULARIOS
Y COMPROBANTES

La prenumeración de los formularios y comprobantes

permite su identificación precisa, dificulta la sustitución
de un ejemplar por otro, facilita el control de los
emitidos y de los anulados. Dicha prenumeración en
algunos casos será impresa (facturas, remitos, recibos)
y en otros podrá ser asignada automáticamente por la
computadora (comprobantes de uso interno); en este
último caso deberá confirmarse la seguridad del
sistema a fin de evitar repeticiones o adulteraciones y
el control de entrega a los usuarios
 7.- INTEGRIDAD DE LA
INFORMACIÓN

Uno de los objetivos del establecimiento de un sistema

de control interno es asegurar la confiabilidad de la
información. En tal sentido, el primer paso, posible a
partir de la utilización de la informática, es la captura
del dato de una sola vez; a través de las bases de datos
compartidas, cada sector puede obtener la información
que necesita para realizar las operaciones y el control
de gestión. La captura de datos una sola vez supone
que se lleva a cabo en el momento en que son
necesarios; adicionalmente se exigirá que el registro
sea oportuno y de acuerdo con disposiciones legales y
principios contables.
 IMPACTO CAMBIO
TECNOLÓGICO
Ventajas Desventajas
- operaciones más rápidas y ejecutadas - los costos del hardware y el software, así
en forma simultánea; como la complejidad de su implementación,
- eliminación de formularios y soportes frente a la velocidad de aparición de nuevas
físicos; versiones;
- mayor capacidad de archivo de - el requerimiento de nuevas funciones
información y mayor facilidad de superespecializadas, como el gerenciamiento
acceso; de redes, o los expertos en seguridad
- transmisión de datos entre distintos informática;
procesos y entre organizaciones; - la sobrecarga de información disponible en
- información apropiada y oportuna para las bases de datos y la dificultad de acceso
la toma de decisiones; que imponen nuevas herramientas de ayuda
- control automático de las actividades al usuario;
respecto de los estándares; - el tiempo requerido para enterarse de una
- apoyo a los empleados en la ejecución nueva tecnología, comprenderla y deducir
de la tarea; sus usos potenciales.
- redistribución de la carga de trabajo.
 DIAGRAMAS Y MANUALES

Si bien el grado de formalización varía de una organización a otra, en

general las herramientas más utilizadas para formalizar un sistema
administrativo son los diagramas y manuales.

A partir de símbolos, líneas y anotaciones Diagrama de flujo de

mínimas, nos permiten construir un datos
cuadro sintético y de fácil lectura donde
se aprecia el funcionamiento de un Diagrama de bloque
determinado sistema
Diagrama de interdependencia
sectorial
Cursograma
 DIAGRAMAS Y MANUALES

Diagrama de flujo de datos

 DIAGRAMAS Y MANUALES

Diagrama de bloque
DIAGRAMAS Y MANUALES

Diagrama de interdependencia sectorial

 DIAGRAMAS Y MANUALES

Cursograma
 DIAGRAMAS Y MANUALES

Los manuales, por su parte, son cuerpos integrados de normas

donde se establecen las instrucciones necesarias para la realización
de las tareas.
Procedimiento: venta al contado
Vendedor:
1. atiende al cliente y concreta la venta; confecciona factura por cuadruplicado;
2. distribuye facturas: original y duplicado al cliente, para que efectúe el pago; el
triplicado, a Empaque junto con la mercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario.
Cajero:
3. cobra al cliente, coloca el sello de pagado en el original y el duplicado de la factura;
4. distribuye facturas: entrega el original al cliente junto con el vuelto y retiene el
duplicado hasta el fin del día.
 DIAGRAMAS Y MANUALES

Empaque:
5. controla la mercadería con el triplicado de la factura y empaca;
6. contra presentación de la factura original pagada, sella el original y el triplicado con
el sello de “Entregado”;
7. entrega la mercadería al cliente junto con la factura original y retiene el triplicado
hasta el fin del día.

Caja y Empaque:
8. al fin del día suman facturas cobradas (duplicados) y entregadas (triplicados) y las
remiten a Contaduría.

Contaduría:
9. controla los totales de facturas cobradas y entregadas;
10. hace el registro contable y archiva la documentación.
 SISTEMAS COMPONENTES

Los sistemas para los cuales se

establecen procedimientos
normalizados son,
básicamente, los llamados
“sistemas operativos”
constituidos por aquellos que
se relacionan con las
transacciones básicas de una
organización
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento involucra las actividades

relacionadas con la compra de los insumos que se
utilizan en la cadena de valor de la organización (MP,
provisiones, maquinarias, equipos, instalaciones como
oficinas y edificios) .

Aspectos a tener en cuenta:

• Cantidad a comprar
• Calidad
• Plazos de entrega
• Espacio de almacenamiento
• Momento en que se debe comprar
• Modalidades de compra
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

INICIO: en el momento en que se detecta la necesidad de compra.

FINALIZACIÓN: en el momento de ingreso del pedido y su
registración contable
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Control de inventario–Selección del proveedor
–Recepción del pedido

CONTROL DE
INVENTARIO
PUNTO DE SOLICITUD DE
PEDIDO COMPRA
STOCK
MÍNIMO

SELECCIÓN
STOCK RECEPCIÓN
DEL
DEL PEDIDO
PROVEEDOR

SOPORTES DE INFORMACIÓN: Notas de Pedido – Pedido de Cotización –Órdenes de

Compra – Parte de Recepción
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
1) Detección de la necesidad de compra: Cuando se llega al punto de pedido o stock
mínimo, el responsable confecciona la Solicitud de compra (formulario que consiste en
el pedido de compra de bienes o servicios efectuada por la persona autorizada al
departamento de Compras).
2) Selección de proveedores y pedido de cotizaciones: Compras verifica las firmas
autorizadas de la Solicitud de compras y consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos más afines al pedido y solicitarles cotización. El Pedido de
cotización consiste en la solicitud por escrito y en forma simultánea de cotización de
precios y demás condiciones a varios proveedores potenciales.
3) Adjudicación (esta puede estar acompañado de reglas de adjudicación)
4) Colocación de la Orden de Compra. La adjudicación se formaliza con la emisión de la
Orden de compra (representa la demanda efectuada a un proveedor para que
suministre los materiales especificados en la misma). Se suele emitir por cuadruplicado:
Original para el proveedor, duplicado para Compras, triplicado para Recepción; y
cuadruplicado para Cuentas a pagar.
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO

5) Recepción: Sector donde se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el

Original y copia del Remito del proveedor. Una vez contrastada con el triplicado de la
Orden de Compra, verificando que coincida con el Remito y la mercadería entrante, se
rechaza o acepta, conformándose en éste último caso el duplicado del remito para el
proveedor. Aceptada la mercadería, se emite un Informe de Recepción (este formulario
permite que el sector de Contabilidad tenga la certeza de que la mercadería ingresó,
conozca la cantidad de unidades recibidas y cuente con la aprobación de calidad). El
Inf. de Recepción se emite por cuadruplicado: Original para Almacenes; duplicado para
Compras; triplicado para Contaduría y cuadruplicado queda archivado en Recepción

6) Contabilización: El sector Contabilidad hará el registro de la mercadería ingresada,

conforme a lo indicado en la Orden de compra y el Informe de recepción.
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
Necesidades de control interno:
- Separación de funciones entre quiénes realizan el manejo
físico de los bienes, los que efectúan la gestión de compras
y aquellos que se ocupan de su registro.
- Iniciación del trámite de compra: la operación de compra
debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal.
- Obtención de un número determinado de cotizaciones.
- Autorización de compra.
- Punto de pedido y lote de compra.
- Control de la mercadería recibida.
 SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
 SISTEMA DE CONVERSIÓN

CONVERSIÓN: se encarga del desarrollo e implementación de métodos y planes para

la fabricación de productos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la
elaboración de un bien nuevo a partir de los insumos.

Aspectos a tener en cuenta:

• Producción continua: En general, este tipo de proceso tiende a ser muy automatizado, a producir
productos estandarizados, y el personal que trabaja en él es poco calificado. El producto terminado
es el resultado de una sucesión de operaciones sobre un material original y homogéneo.
• Producción por montaje: El producto terminado está constituido por una cantidad de partes que se
ensamblan para lograr un artículo final. Cada una de las partes tiene un proceso productivo
particular que puede afectar a distintos departamentos (Ej.: Estampado, teñido, fresado, etc.)
• Producción intermitente o por órdenes: En esta clasificación se incluyen aquellas industrias en las
que la producción se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente. Se caracteriza por
actividades de corta duración, bajo volumen y productosa medida.
 SISTEMA DE CONVERSIÓN

INICIO: en el momento de la planeación de la producción.

FINALIZACIÓN: obtención del producto, su entrega a depósito y su
contabilización.
 SISTEMA DE CONVERSIÓN

1) Planeamiento y programación de la producción: El departamento de Planeamiento y

Control de la producción confecciona un Plan de producción que debe contemplar el
máximo que pueda obtenerse en ese período; la lista de productos que se han de
fabricar; la cantidad de cada uno de los productos a fabricar. Luego, emite la Orden de
producción, que indica la discriminación de la materia prima a utilizar presupuestadas.
Suele emitirse en Triplicado: Original para Fabricación, duplicado para Planeamiento y
Control de la producción, triplicado para Costos.
2) Fabricación: Los distintos sectores productivos, luego de analizar las necesidades de
materias primas, solicitan los materiales necesarios a través del Pedido de materiales
que se emite por cuadruplicado: Original para Costos, duplicado para Almacenes,
triplicado para Contabilidad, el cuadruplicado se archiva en el sector que emitió el
pedido.
3) Seguimiento: Comprende el control cuantitativo de la producción, es decir, el control
del avance de las actividades productivas. Se emite un Parte diario de producción
(donde constan las cantidades y las características de los productos terminados hasta el
momento) por cuadruplicado: Original para Costos; duplicado para Almacenes;
triplicado para Contabilidad y el cuadruplicado se archiva en el sector.
 SISTEMA DE CONVERSIÓN

4) Control de calidad: Comprende el control cualitativo de la producción, en base

a las especificaciones de calidad de diseño del producto elaborado. En
algunas organizaciones, se emite el Parte de control de calidad, o bien, puede
registrarse la conformidad en el mismo Parte de producción si prevé un
espacio para la misma.
5) Entrega de productos terminados a Almacenes: Finalizado el control de
calidad, la mercadería se remite a Almacenes junto con el duplicado del Parte
de producción donde se actualiza el stock y se lo archiva en forma definitiva.
Se procede luego a la Contabilidad de la mercadería ingresada en el stock.
 SISTEMA DE CONVERSIÓN

Necesidades de control interno:

- Separación de funciones: entre quienes realizan la programación de las
operaciones, la parte técnica que las ejecuta, los que controlan la calidad,
quiénes controlan la producción, quiénes controlan los inventarios y quiénes
realizan el registro contable.
- Realización de recuentos físicos periódicos: Es importante que se efectúen
recuentos periódicos de las existencias con la finalidad de ajustar o conciliar,
a un momento dado, los registros contables y ficheros extracontables
con los resultados obtenidos en esas tomas de inventario.
- Ajuste de inventario: Los ajustes por diferencias de inventarios deberán estar
Válidamente justificados, analizados y autorizados por el responsable.
- Custodia de existencias: Las responsabilidad por el control y la custodia de
los bienes en existencia debe recaer sobre una sola persona a quién se le
deberán Asegurar todas las facilidades de control.
 SISTEMA DE CONVERSIÓN

Necesidades de control interno:

- Documentación de todo movimiento de existencias: Todo movimiento de
los bienes en Almacenes debe estar amparado por un comprobante
(“Informe de recepción” para las entradas y un “Valede salida” para a
mercadería saliente)
- Fijación de stocks mínimos y lote óptimo: Fijación de puntos óptimos o
stocks Mínimos de reposición, como la fijación de lotes óptimos de
producción.
- El movimiento de materiales debe ir acompañado de soportes de
información que deberán devolver se al sector de origen debidamente
firmados como constancia de que fueron entregados entiempo y forma.
SISTEMA DE CONVERSIÓN
 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Conjunto integrado de los procedimientos necesarios

para concretar en actividades los objetivos de una
empresa y además generar información para el control
de los resultados alcanzados (Gilli, 1998, 30).

Elementos constituyentes Acciones

físicas

Sistemas de
información.
 SISTEMA DE INFORMACIÓN
El sistema formal de personas, equipos y procedimientos, que en forma integrada y
coordinada, y operando sobre un conjunto de datos estructurados acordes con las
necesidades organizacionales, capturan datos, los transforman en información, los
almacenan y los distribuyen, a fin de apoyar las actividades de las organizaciones
tales como las operaciones, el control, la administración y la adopción de decisiones,
necesarias para desarrollar la estrategia y lograr los objetivos planteados.

Los datos son un conjunto de La información son datos procesados en

símbolos que representan forma significativa para el receptor, con
formalmente a objetos y valor real y perceptible para la toma de
acontecimientos decisiones.
 SISTEMA DE INFORMACIÓN

Requisitos de la información

Economía o costo

Utilidad

Oportunidad

Corrección

Excepción

Comparabilidad (Uniformidad y periodicidad)

Flexibilidad
 SISTEMA DE INFORMACIÓN

Recolección Clasificación Comprensión

FUNCIONES

Procesamiento Administración Almacenamiento

Transmisión Exposición