C - DeCRETO 2090 de 2015 - Estatuto Contractual

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DECRETO 2015-DECGGL-2090
SEPTIEMBRE 11 DE 2015
Por medio del cual se expiden los lineamientos asociados a la contratación

de Empresas Públicas de Medellín E.S.P. –EPM– El GERENTE GENERAL de
las EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P., en uso de las facultades
conferidas por el Decreto 362 del 2 de septiembre de 2014, expedido por la Junta
Directiva,
CONSIDERANDO
1. Que mediante el Decreto 362 de septiembre 2 de 2014 se expidieron, por parte

de la Junta Directiva, las normas generales de contratación de EPM.
2. Que luego de expedidas las normas mencionadas, se hace necesario

establecer los lineamientos asociados a la contratación de bienes y servicios que
adelante EPM en calidad de contratante.
3. Que es conveniente reunir en un solo texto las disposiciones normativas

complementarias de la contratación.
DECRETA
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Objeto. El presente decreto tiene por objeto expedir los lineamientos
asociados a la contratación de bienes y servicios que adelante EPM en calidad de
contratante.
Artículo 2. Planeación de la contratación. La contratación deberá desarrollarse

atendiendo las normas generales de contratación aprobadas por la Junta
Directiva.
El Proceso de Planeación Integrada dictará las reglas para que cada dependencia
elabore anualmente el plan operativo de su negocio y de soporte, el cual tendrá el
detalle de las necesidades de los bienes y servicios a adquirir, su priorización en el
tiempo y la partida presupuestal aprobada para cada necesidad contemplando, en
caso de ser necesario, vigencias futuras y la aplicación de las metodologías del
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Gerenciamiento Matricial de Costos y Presupuesto Base Cero. Las dependencias

encargadas de la planeación validarán, integrarán y harán el monitoreo del registro
de las necesidades de sus negocios y soporte (independiente de la ubicación
geográfica en la que se encuentre) en el sistema de información dispuesto para tal
efecto. El proceso de planeación de la Cadena de Suministro consolidará las
necesidades descritas en los planes operativos del negocio y soporte, elaborará el
plan de suministros de bienes y servicios, y se encargará del seguimiento al
cumplimiento del mismo.
EPM podrá adelantar procesos de contratación conjunta en aquellos casos en los

cuales se considere que la adquisición de bienes y servicios requeridos por EPM y
por una o más empresas del Grupo Empresarial EPM, o por una o más empresas
en las cuales EPM o las empresas del Grupo tengan participación, pueda lograr
mayor eficiencia, obtener economías de escala, potenciar el aprovechamiento de
sinergias, lograr ventajas o beneficios de carácter económico, comercial o de otra
índole.
Así mismo, el proceso de contratación conjunta podrá ser adelantado por

cualquiera de las empresas pertenecientes al Grupo EPM, o por una empresa en
la cual EPM o las empresas del Grupo tengan participación, según se determine
en la etapa de planeación.
Los procesos de contratación conjunta deberán estar precedidos de una

identificación detallada de las necesidades de bienes o servicios y sus
especificaciones o condiciones requeridas. La Cadena de Suministro de EPM, o
quien haga sus veces, se encargará de identificar las respectivas necesidades de
adquisición de bienes y servicios, con el fin de evaluar si existe la posibilidad de
llevar a cabo una contratación conjunta.
El competente podrá otorgar mandato con representación, o cualquier otra forma

de encargo a una de las empresas del Grupo o a una empresa en la cual EPM o
las empresas del Grupo tengan participación, para que adelante el respectivo
proceso de contratación hasta la selección del contratista, independiente de la
cuantía o tipo de contrato. Esto no impide que en determinados casos y acorde
con la planeación realizada, se determine que tanto el proceso de selección, la
administración y la liquidación del contrato esté a cargo de la empresa a quien se
le otorgue el encargo.
Parágrafo 1. Los procesos de contratación deben ser el resultado de estudios

previos que determinen su necesidad y conveniencia; para ello se llevarán a cabo
los análisis técnicos, jurídicos, financieros o económicos que se consideren
necesarios.
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Parágrafo 2. Con base en los estudios a que hace referencia el parágrafo anterior,
se elaborarán los documentos presupuestales que servirán de base para adelantar
el proceso de contratación.
Parágrafo 3. En los procesos de contratación que se adelanten a través del

abastecimiento estratégico, se atenderá lo dispuesto en la Guía de Abastecimiento
Estratégico y en las normas de delegación correspondientes.
Parágrafo 4. Para fundamentar el ejercicio de control y seguimiento a las

actividades definidas en los diferentes procesos y procedimientos de la Estructura
de Cadena de Suministro, se utilizará el mecanismo de Derechos de decisión, hoy
bajo la estructura denominada RACI, o la que se defina metodológicamente en
desarrollo del levantamiento y actualización de procesos.
Sistema de información de proveedores y contratistas
Artículo 3. Obligatoriedad. Se exigirá como requisito de participación a todas las

personas naturales o jurídicas interesadas en participar en los procesos de
contratación estar inscrito y clasificado en el Sistema de Información de
Proveedores y Contratistas, salvo las excepciones previstas en el correspondiente
anexo de este manual. El Gerente de la Cadena de Suministro será el
responsable de actualizar dicho anexo.
Parágrafo. Las empresas del Grupo EPM, y las empresas en las cuales éstas
tengan participación, no requieren estar inscritas y clasificadas en el sistema de
información de proveedores y contratistas para contratar con EPM.
Artículo 4. Operación y administración. El Sistema de Información de

Proveedores y Contratistas será operado y administrado por la entidad que se
seleccione para este fin.
Esta entidad será responsable del proceso de inscripción y clasificación de los

interesados en participar en procesos de contratación y de la administración de la
información entregada por los mismos, de acuerdo con el procedimiento
establecido por la Dirección Operaciones Internas Cadena de suministro o quien
haga sus veces.
Artículo 5. Condiciones generales del Sistema de Información. La Dirección

Categorías y Proveedores, o la dependencia que haga sus veces, definirá las
condiciones necesarias para el funcionamiento del Sistema de Información de
Proveedores y Contratistas (excepciones, trámite de inscripción y clasificación,
entre otros).
Artículo 6. Actualización de la información. Los inscritos deberán actualizar

anualmente la información relacionada con los estados financieros y cada vez que
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lo consideren necesario o cuando cambien las condiciones informadas al

momento de su inscripción.
En el evento de que el proveedor no actualice la información, su registro quedará

inactivo y deberá tramitar su renovación, para lo cual se requerirá el
diligenciamiento de los requisitos estipulados para este trámite.
Artículo 7. Información adicional. En el Sistema se podrá registrar

información adicional conforme se establece en las condiciones generales del
Sistema.
Artículo 8. Cancelación de la inscripción y clasificación. El registro se

cancelará por cualquiera de las siguientes causas:
a) Por solicitud del inscrito presentada directamente a la entidad que opere y

administre el sistema de información.
b) Por muerte del inscrito, cuando se trate de persona natural, o por disolución o
liquidación, cuando se trate de persona jurídica.
Artículo 9. Suspensión de la inscripción y clasificación. Habrá lugar a la

suspensión de la inscripción y clasificación cuando se presente una o varias de
las causales de inhabilidad para contratar con entidades públicas, de conformidad
con lo establecido en el artículo 8 de la ley 80 de 1993 y en las demás
disposiciones normativas aplicables, por el término en que se indique en las
mismas normas.
Parágrafo. Cuando se presente alteración o distorsión en la información o

documentación aportada para la inscripción, actualización o renovación de la
inscripción, previo cumplimiento del trámite establecido en el instructivo, se
rechazará la inscripción, la actualización o la renovación de la inscripción por el
término de cinco (5) años.
TÍTULO II
MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTA
Artículo 10. Modalidades para solicitud de ofertas. Las modalidades para

seleccionar el contratista serán las siguientes:
1. Solicitud pública de ofertas
Se llevará a cabo convocatoria pública para que las personas que cumplan con las
condiciones fijadas en la respectiva solicitud presenten propuestas, de las cuales
será seleccionada(s) la(s) más favorable(s) o conveniente(s), con base en reglas y
criterios previamente establecidos en los documentos de la contratación.
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Para esta modalidad de solicitud de ofertas se establecerán expresamente en el

pliego de condiciones la calidad y las condiciones mínimas que deberán cumplir
las personas naturales y jurídicas que podrán acceder a la presentación de sus
propuestas.
2. Solicitud privada de ofertas
Se podrá invitar a participar en un proceso de contratación a determinadas

personas naturales o jurídicas, para que presenten ofertas y se seleccione la más
conveniente para EPM, de conformidad con lo establecido en la Guía de
Abastecimiento Estratégico.
Será condición necesaria para el uso de esta modalidad que la Dirección de

Categorías y Proveedores de la Cadena de Suministro o el requeridor, hayan
verificado su procedencia, de acuerdo con la aplicación de los instrumentos de la
Guía de Abastecimiento Estratégico.
Así mismo, podrá acudirse a esta modalidad para adelantar procesos de

contratación que respondan a la política de responsabilidad social empresarial de
EPM, conforme con el procedimiento establecido en el artículo 45 del presente
manual y en la Guía de Abastecimiento Estratégico.
La invitación deberá formularse a un número plural de destinatarios y deberá tener

en cuenta a todos los proveedores que identifique y advierta el análisis que se
haga desde el proceso de abastecimiento estratégico de la Cadena de Suministro.
3. Solicitud única de oferta
Se podrá solicitar una oferta directamente a una persona natural o jurídica, y una
vez recibida la propuesta, si esta es conveniente para EPM, podrá ser aceptada.
Se podrá solicitar una (1) oferta o cotización en los siguientes casos:
a) La adquisición de bienes y servicios que solamente un proveedor pueda

suministrar o la adquisición de marcas determinadas.
b) La adquisición de un bien para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria

para su práctica.
c) Los servicios profesionales y también los servicios de capacitación que se

adquieran con determinada persona natural o jurídica, en atención a sus calidades
o competencias.
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d) Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad

del mercado, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario;
cuando se actúe por delegación, a este proceso deberá preceder la autorización
del Gerente General.
e) La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso

fortuito o situaciones que puedan interrumpir la continuidad del servicio y cualquier
otra circunstancia que no dé tiempo para hacer solicitud pública de ofertas.
f) La declaratoria de desierto de un proceso de contratación.
g) Los contratos que hayan de celebrarse con entidades estatales y los contratos
que se celebren con establecimientos de educación superior para efectos
relacionados directamente con la educación.
h) Los contratos que hayan de celebrarse con personas jurídicas en las se tenga
participación, siempre y cuando se celebre en condiciones iguales o mejores a las
del mercado.
i) La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado o del

soporte del mismo, respecto del cual el propietario tenga registrados tales
derechos.
Adicionalmente, los contratos que se celebren con personas naturales y/o jurídicas
que ostenten los derechos de propiedad intelectual del bien o servicio a contratar.
j) Las actividades relacionadas con proyectos piloto, con los cuales se pretenda
lograr, entre otros, objetivos como:
 Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los

sistemas existentes.
 Ilustrar a los usuarios sobre las capacidades y las bondades de las nuevas
tecnologías.
 Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías.
k) La ampliación o renovación de plantas o plataforma tecnológica con el

proveedor inicial, siempre y cuando presente ventajas comparativas frente a los
demás proveedores del mercado.
l) Los contratos de mercadeo y publicidad de los bienes y servicios que provee

EPM, previa autorización de la Vicepresidencia Comunicaciones y Relaciones
Corporativas o la dependencia que haga sus veces.
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m) La existencia de un contrato para la adquisición de bienes o servicios en

alguna de las empresas del Grupo EPM o en las que EPM tenga control directo o
indirecto. Para el efecto se deberán cumplir las siguientes condiciones: i) tratarse
de los mismos bienes o servicios identificados por sus características o
especificaciones técnicas; ii) el contrato deberá perfeccionarse antes del
vencimiento del contrato originario, independiente del término pactado para su
ejecución; iii) la causal sólo se podrá invocar respecto del contrato originario, esto
es: el primer contrato celebrado por alguna de las empresas del Grupo; v) deberá
efectuarse el estudio de conveniencia y oportunidad que demuestre que se
obtendrán ventajas de carácter económico, comercial o de otra índole; vi) contar
con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal.
n) Cuando en el lugar de ejecución solo exista una de las siguientes figuras: junta
de acción comunal, asocomunal, pequeñas o medianas empresas, entidades sin
ánimo de lucro, se podrá contratar directamente con ellas.
o) Los contratos que se celebren con aliados estratégicos, de acuerdo con la

clasificación o recomendación que arroje la aplicación de la Guía de
Abastecimiento Estratégico.
p) Los contratos relacionados con operaciones de crédito, operaciones asimiladas,

operaciones de manejo de la deuda y operaciones conexas a todas las anteriores,
y los que se celebren con entidades financieras y con bancas de inversión.
q) La celebración de convenios de asociación y riesgo compartido.
r) La adquisición o permuta de bienes inmuebles y cuando estos se tomen a título

no traslaticio de dominio.
s) Los contratos de transporte nacional e internacional de carga, agenciamiento de

carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros, almacenaje y demás
servicios relacionados con la logística de la distribución física internacional.
t) Cuando de la aplicación de la Guía de Abastecimiento Estratégico se defina que

la adquisición del bien o servicio deba hacerse a través de la solicitud única de
oferta.
Parágrafo. En los casos previstos en el presente numeral se debe justificar la

aplicación de la respectiva causal y, cuando haya lugar a ello, tener como
referencia los precios del mercado o las evaluaciones económicas efectuadas por
EPM.
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TÍTULO III
PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIÓN
Artículo 11. Documentos previos a la iniciación del proceso de contratación.

De acuerdo con la modalidad de solicitud de ofertas y con la naturaleza del
contrato a celebrar, se elaborarán, previa iniciación del procedimiento de
selección, los documentos que para cada caso se consideren necesarios, tales
como: estudios, diseños, licencias, permisos, planos, proyectos, gestión integral
del riesgo, pliegos de condiciones o solicitudes de cotización, acorde con lo
dispuesto en este manual.
En los documentos que hacen parte del proceso de contratación se tendrán en

cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
a) Se detallarán con precisión y claridad los aspectos relativos al objeto del

contrato.
b) Se especificarán los requisitos o las condiciones de participación, los cuales

deberán ser objetivos y claros.
c) Se deberán fijar plazos para el cumplimiento de las distintas etapas del

procedimiento de selección, los cuales podrán ser ampliados en el término que se
señale para cada caso.
d) Se fijarán, cuando haya lugar, los factores y la forma de ponderación para

evaluar y comparar los distintos ofrecimientos y seleccionar el más favorable. La
favorabilidad no podrá estar representada en factores distintos a los señalados en
tales documentos.
e) Se determinará la forma de participación de los oferentes, bien sea como

personas naturales, personas jurídicas, nacionales o extranjeras, ya sea
individualmente, en consorcio o unión temporal, u otro tipo de asociación permitido
por la ley, cuando se estime que de tal forma de contratación se pueden derivar
beneficios. Es facultativo para la dependencia requeridora del proceso de
contratación determinar la conformación del consorcio o unión temporal, y la
participación o responsabilidad que tenga cada una de sus partes, para la
presentación de ofertas.
f) Se indicarán las condiciones contractuales, técnicas y económicas en las que se

ejecutará el contrato.
g) Se determinará si procede la figura de la opción de compra de bienes o

servicios.
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h) Se indicará si procede la renovación del contrato, teniendo en cuenta que esta

constituye un nuevo acuerdo y que, como tal, durante su ejecución se podrán
realizar modificaciones, previo acuerdo entre las partes.
i) En caso de requerirse una marca o nombre especifico, la inclusión de la misma

deberá ser justificada por el jefe del área requeridora de dicho bien o servicio.
j) En la solicitud de oferta o durante la ejecución del contrato, en forma

excepcional, podrá estipularse, previa justificación del área requeridora, la
posibilidad de pagar primas de éxito a los contratistas en razón de una ejecución
contractual que genere para EPM ingresos o rentabilidad adicional a la prevista
inicialmente.
Parágrafo. Estudios o análisis de mercado para el inicio de procesos de

contratación, renovaciones y opciones de compra de bienes o servicios.
Para el inicio de todo proceso de contratación, renovación o para el ejercicio de la
opción de compra de bienes o servicios, se requiere de la elaboración previa de un
estudio o análisis de mercado cuyo resultado determine la conveniencia de tal
adquisición.
En aquellos casos en los cuales no sea posible la elaboración de un estudio o

análisis de mercado, debe adjuntarse un documento en el cual se indiquen las
razones que impidieron elaborar dichos estudios, debidamente suscrito por los
servidores responsables.
Artículo 12. Autorización de inicio del proceso de contratación. Para iniciar un

proceso de contratación se requiere la autorización escrita del servidor
competente, de acuerdo con las normas de delegación vigentes, para lo cual se
deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal y con los análisis
técnicos, jurídicos, financieros, económicos, de gestión del riesgo, y aquellos que
se consideren necesarios.
Artículo 13. Publicidad de la solicitud pública de ofertas. Todos los procesos

de contratación de bienes y servicios que se adelanten mediante la modalidad de
solicitud pública de ofertas, independientemente de su cuantía, deberán ser
publicados en el sistema de información corporativo, página web
www.epm.com.co.
La información del proceso generada por EPM permanecerá publicada hasta la

selección del contratista. La publicación en este medio constituirá la notificación de
las actuaciones de EPM a los interesados.
En caso de que se modifiquen los requisitos habilitantes o de participación, se

deberá ampliar mínimo dos (2) días hábiles el plazo para el cierre del proceso y
para la adquisición del derecho a participar, según el caso.
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Adicionalmente los procesos de contratación que se adelanten mediante solicitud

pública de ofertas, y cuando se considere conveniente, serán publicados en uno o
varios periódicos de amplia circulación nacional, si así lo determina el jefe de la
dependencia negociadora.
Artículo 14. Presentación de ofertas. Los interesados presentarán oferta o

propuesta dentro del plazo fijado, en el lugar y en la forma indicada en el pliego de
condiciones o solicitud de cotización.
Cuando el valor estimado del contrato que se pretende celebrar sea inferior o igual
a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV), la oferta o
cotización podrá ser presentada por cualquier medio del cual se pueda tener
prueba escrita, en la que conste la identidad del oferente, el contenido de la oferta
o cotización y la fecha y hora de su presentación.
Cuando se estime conveniente, en los procesos superiores a cien salarios

mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV) se podrá aceptar la oferta
presentada en forma electrónica, siempre y cuando el oferente cuente con firma
digital conforme con lo previsto en la Ley 527 de 1999 o en las normas que la
modifiquen o sustituyan.
Para la formalización del contrato se podrá solicitar la entrega de ciertos

documentos físicos, entre ellos los que requieran apostille o legalización.
Artículo 15. Estudio de ofertas. Cuando en los procesos de contratación se

venza el plazo establecido para presentar las ofertas o cotizaciones, las recibidas
serán sometidas a análisis, evaluación y comparación para efectos de la
aceptación, si a ello hubiere lugar.
Con tal fin se observarán las reglas que se hayan fijado en los documentos
respectivos. Si es del caso y fuere procedente, se llevará a cabo una negociación
directa o un ajuste económico. Los servidores asignados para la evaluación de las
ofertas o cotizaciones elaborarán y suscribirán el informe respectivo.
Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta o cotización y en tal sentido

primará lo sustancial sobre lo meramente formal. EPM se reserva el derecho de
sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas o
cotizaciones, y de pedir información o aclaraciones adicionales sin que ello
implique el derecho de los oferentes a modificarlas.
Parágrafo. En los procesos de contratación cuyo presupuesto estimado sea igual

o inferior a cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 SMLMV), la
dependencia encargada del proceso podrá señalar el número de ofertas que serán
analizadas, pero en todo caso podrá limitarlo a máximo diez (10); en el evento en
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que se presente un número de ofertas o cotizaciones inferior a diez (10) o del

número que se señale, todas serán objeto de análisis.
Para determinar las ofertas o cotizaciones a considerar, en el pliego de

condiciones o solicitud de cotización se indicará el criterio que se tendrá en cuenta
para evaluar las diez (10) ofertas o cotizaciones elegibles (o el número de ofertas
que se señale), el cual podrá ser el valor de las mismas, esto es, podrá señalarse
que sólo se evaluarán las de menor valor, o cualquier otro criterio diferente que se
establezca claramente en el pliego de condiciones o solicitud de cotización.
Artículo 16. Ajuste económico. Se podrá solicitar ajuste económico cuando

existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores
condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe de la
dependencia que adelanta el proceso de contratación decidirá si se procede a la
etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que
presenten una nueva propuesta económica, dentro del término que para tal fin se
fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los
factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de ajuste económico
ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a
las económicas, ni hacerla más desfavorable para EPM.
La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta

antes de la aceptación de la oferta.
Artículo 17. Negociación directa. Se podrá adelantar una negociación directa

cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener
condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de
cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación
correspondiente.
Se podrá realizar negociación directa con los proponentes invitados a participar

bajo cualquiera de las modalidades de solicitud de ofertas: única, privada y
pública. En la solicitud pública de ofertas, la negociación se hará como mínimo con
el proponente elegible que haya obtenido el mayor puntaje, y máximo con tres (3)
proponentes elegibles de mayor puntaje, salvo que en el pliego de condiciones o
en la solicitud de oferta se estipule algo diferente. El equipo evaluador se reunirá
con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que EPM y los
proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se
llevará a cabo la negociación y sobre los cuales se pretende obtener una mejora
técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole.
El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido
solicitados y que afecten el valor económico.
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Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las
condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije,
vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los
factores de ponderación establecidos en el caso de la solicitud pública o privada
de ofertas. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su
oferta.
Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de

EPM, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en
caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los
motivos que así lo indican.
Esta etapa procede en los procesos cuyo valor sea superior a cinco mil salarios
mínimos legales mensuales vigentes (5000 SMLMV) después de resueltas las
observaciones al informe de análisis y conclusiones. Para los procesos cuyo valor
sea igual o inferior a cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (5000
SMLMV), la negociación directa, en caso de proceder, se hará antes de elaborar el
informe de recomendación y aceptación de la oferta.
Artículo 18. Procesos de cuantía superior a 5000 SMLMV. En los procesos de

contratación cuya cuantía estimada sea superior a cinco mil salarios mínimos
legales mensuales vigentes (5000 SMLMV), la autorización de inicio deberá
informarse previamente al Comité de Contratación. Dentro de los documentos
soporte se deberá incluir el de análisis de los riesgos inherentes al proceso,
atendiendo los lineamientos y las reglas del negocio vigentes.
Así mismo, antes de presentar la recomendación sobre la aceptación de ofertas o

declaratoria de desierto, para aquellos procesos de contratación que se adelanten
bajo las modalidades de solicitud privada o pública, se debe elaborar previamente
un informe de análisis y conclusiones que deberá ser presentado al Comité de
Contratación por la Vicepresidencia respectiva, antes de ser sometido a
consideración de los oferentes.
Surtido el trámite anterior, el informe de análisis y conclusiones permanecerá a

disposición de los oferentes en la dependencia responsable por un término de tres
(3) días hábiles y será enviado a los mismos para que presenten, por escrito, las
observaciones que consideren pertinentes dentro de este mismo plazo, el cual se
contará a partir del día siguiente al envío del informe. En ejercicio de esta facultad,
los oferentes no podrán completar, adicionar o modificar sus ofertas, so pena de
ser rechazadas.
Agotado el trámite anterior, se analizarán y responderán las observaciones que se

presenten, y se procederá a hacer el ajuste económico o la negociación directa, si
hay lugar a ello.
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Parágrafo 1. Si no se presentan observaciones, se elaborará el informe de

recomendación de aceptación de oferta o de declaratoria de desierto del proceso
de contratación, sin que el mismo deba someterse nuevamente a consideración
del Comité de Contratación, salvo cuando se haya agotado la etapa de ajuste
económico o negociación directa. El informe de recomendación será comunicado
a todos los oferentes.
Parágrafo 2. Cuando se presenten observaciones, se procederá a elaborar el

informe de recomendación de la decisión del proceso de contratación, el cual
contendrá la respuesta a las observaciones presentadas y se someterá al Comité
de Contratación.
Parágrafo 3. La participación del Comité Contratación puede omitirse cuando el

Gerente General así lo determine.
Parágrafo 4. Todo trámite contractual que se deba informar al Comité de

Contratación deberá ser puesto en conocimiento de la Auditoria Crecimiento y
Suministro o de la dependencia que haga sus veces, previa y oportunamente.
Parágrafo 5. El Gerente General podrá disponer que se efectúe una audiencia

pública para la aceptación de las ofertas.
Artículo 19. Informe de recomendación y audiencia pública. En caso de que el

Gerente General disponga la celebración de una audiencia pública para la
aceptación de las ofertas, ésta se hará con el fin de que los oferentes puedan
ampliar sus observaciones y que la entidad haga las aclaraciones pertinentes.
En dicha audiencia tendrán voz los oferentes, el servidor público que conforme a
las normas contractuales sea el competente para tomar la decisión sobre el
proceso de contratación y los servidores que hayan elaborado los estudios y
evaluaciones de las ofertas.
De la audiencia se levantará un acta en la que se dejará constancia de lo ocurrido

y de las decisiones que en el desarrollo de la misma se hubieren tomado.
Artículo 20. Suspensión y Terminación del proceso de contratación. El

proceso de contratación podrá suspenderse por el servidor competente para
autorizar el inicio del mismo, antes de la comunicación de la aceptación de oferta,
cuando exista justificación que lo amerite, y reiniciarse cuando desaparezcan las
causas que motivaron la suspensión. Para el efecto deberá tenerse en cuenta que
una vez el proceso se reanude, las ofertas deberán mantener su validez.
También podrá darse por terminado un proceso de contratación cuando así se

requiera. Para el efecto, la terminación del proceso de contratación la hará el
servidor competente en el estado en que se encuentre el proceso, cuando se
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presenten circunstancias que hagan perder la competencia para la aceptación de

la oferta o cotización o declaratoria de desierto, o cuando aparezca un vicio que
pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo
requieran o las circunstancias de orden público lo impongan o cuando, a juicio de
la entidad, el proceso de contratación resulte inconveniente.
Artículo 21. De la aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del

proceso de contratación. La aceptación de la oferta o de la cotización, la hará el
servidor competente dentro del término de validez de la misma, y se comunicará al
oferente o cotizante favorecido y se informará a los demás.
Así mismo, el servidor competente, dentro del período de validez de la oferta o

cotización, declarará desierto el proceso de contratación en el evento en que no se
reciba ninguna oferta o cotización, o ninguna de las recibidas resulte válida para la
entidad, y se informará a los oferentes.
Parágrafo. Cuando el proceso de contratación está conformado por varios grupos,

se podrá aceptar o declarar desierto uno o varios de ellos. Igualmente, la decisión
final de la selección podrá tomarse en distintos momentos para los diversos
grupos, siempre antes del vencimiento de la validez de las ofertas.
TÍTULO IV
CONTRATO
Artículo 22. Perfeccionamiento de los contratos. Los contratos,

independientemente de su cuantía, se entienden perfeccionados en la fecha en la
que los oferentes seleccionados reciban la comunicación de la aceptación de la
oferta, salvo los contratos reales o solemnes, los cuales se perfeccionan cuando
se hace entrega del bien o cuando se da el cumplimiento de la solemnidad.
Para aquellos contratos que la ley no exija solemnidad de la minuta, la elaboración

de la misma será opcional.
Artículo 23. Prueba escrita de los contratos. Las relaciones contractuales de

EPM deberán contar con prueba escrita del acuerdo de voluntades.
Artículo 24. Iniciación de la ejecución del contrato. Para la iniciación de la

ejecución del contrato, deberán estar aprobados los documentos requeridos para
su formalización.
En casos especiales debidamente justificados y previa valoración del riesgo y

autorización del servidor competente, se podrá iniciar anticipadamente la
ejecución del contrato, contando con el respectivo registro presupuestal. La
entrega del anticipo o del pago anticipado, requerirá que se constituya y apruebe
la garantía que ampara el buen manejo, la correcta inversión y el reintegro del
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anticipo, o que se constituya el amparo de devolución de pago anticipado, según

corresponda.
Cuando de la valoración de riesgos se advierta que es necesario contar con la

aprobación de uno o varios de los amparos de las garantías, el inicio anticipado
deberá contar con dicha aprobación.
Artículo 25. Descuentos operativos, medidas de apremio provisionales o

definitivas y acuerdos de niveles de servicio (ANS). Como una de las medidas
de control tendiente a la cabal ejecución de los contratos y a la obtención de los
fines propuestos, se podrá incluir en los pliegos de condiciones o solicitudes de
oferta una cláusula contentiva de las causales y el procedimiento de aplicación
que faculta a EPM para la aplicación de los descuentos operativos, las medidas de
apremio provisionales o definitivas o los acuerdos de niveles de servicio.
Los descuentos operativos y las medidas de apremio provisional son un

mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir durante la
ejecución del contrato, por el incumplimiento parcial de las obligaciones a cargo
del contratista.
Los acuerdos de niveles de servicio se pactan con el fin de establecer estándares

de calidad en la prestación del servicio o en la ejecución de tareas y pueden
configurarse en aspectos tales como tiempos de respuesta, rendimientos, tiempos
de mantenimiento, entre otros.
El incumplimiento de los niveles de servicio podrá dar lugar a un descuento o a un

menor valor del bien o servicio, de conformidad con lo que estipule en el pliego de
condiciones o solicitud de oferta y según el tipo de contrato que se pretenda
celebrar.
Artículo 26. Cláusulas excepcionales o exorbitantes y otras medidas. De

conformidad con la ley, las comisiones de regulación podrán hacer obligatoria la
inclusión, en ciertos tipos de contratos, de cláusulas exorbitantes, y podrán
facultar, previa consulta expresa, que se incluyan en los demás.
También podrá contemplarse la inclusión de cláusulas penales.
Artículo 27. Modificación de los contratos. Las condiciones de los contratos

podrán modificarse durante el plazo de ejecución, previo acuerdo entre las partes,
cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen. Las modificaciones podrán
versar sobre el plazo, el valor o cualquier otra condición que no modifique el objeto
contractual.
Son modificaciones al contrato, entre otras, las siguientes:

Hoja 16 de 46
a) Prórroga. Se entiende por prórroga la extensión o prolongación del plazo de

ejecución del contrato dentro del cual se continuarán ejecutando las obligaciones
de las partes.
El plazo de los contratos podrá ser ampliado cuando sea necesario y se encuentre
plenamente justificado, sin superar el término de tres (3) años, incluyendo el plazo
contractual inicial.
Los contratos que por la naturaleza de la obligación precisen de un plazo mayor a

tres (3) años, no requieren autorización adicional del Vicepresidente, bastará que
en la autorización de inicio se indique tal circunstancia.
b) Adición. Se entiende por adición la ampliación del valor contractual.
Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su
valor inicial expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (SMLM). Dicho
porcentaje se obtendrá de dividir el valor inicial del contrato expresado en SMLM
de la fecha de aceptación, y este número de SMLM multiplicado por el valor del
salario mínimo legal mensual vigente en el año en que se haga la adición.
Cuando se efectúen varias adiciones a un contrato, los valores y porcentajes de

adición definidos en informes anteriores, serán tenidos en cuenta de la manera en
que figuren en el respectivo informe de modificación.
Cuando se trate de contratos celebrados en moneda extranjera, el límite del

cincuenta por ciento (50%) será expresado en su valor nominal del día de la
aceptación.
Excepcionalmente el vicepresidente respectivo podrá autorizar un porcentaje

superior al cincuenta por ciento (50%) por una sola vez, previa justificación y
recomendación del jefe de la dependencia requeridora o administradora del
contrato, según el caso y presentación en el comité de contratación.
Previa autorización del vicepresidente respectivo, podrán adicionarse por más del
cincuenta por ciento (50%), y por más de una vez, los contratos de interventoría,
consultoría, seguros, corretaje de seguros, transporte nacional e internacional de
carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros y demás servicios
relacionados con la logística de la distribución física internacional.
Artículo 28. Renovación de los contratos. Se entiende por renovación el

acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo de las
actividades contractuales pactadas y de acuerdo con los términos allí convenidos.
Hoja 17 de 46
La facultad de renovar y prorrogar los contratos deberá obedecer a estudios

previos de conveniencia y oportunidad y en ningún momento podrán pactarse
renovaciones automáticas.
Habrá renovación aunque existan modificaciones a lo pactado en el contrato inicial

y siempre que la naturaleza del contrato lo permita y se conserve el objeto del
contrato.
El valor de la renovación será el previsto en el contrato inicial más el reajuste

contemplado en el mismo. Sin embargo, previa justificación, podrá celebrarse la
renovación por un valor inferior o superior al señalado arriba; cuando sea superior
deberá ser autorizada por el vicepresidente respectivo.
La posibilidad de renovar el contrato deberá contemplarse desde la planeación del

proceso de contratación.
En principio solo es posible establecer como máximo dos (2) renovaciones, sin
que el término total de la relación contractual supere el término de tres (3) años,
incluyendo el plazo contractual inicial.
Podrá pactarse la renovación durante la ejecución contractual cuando existan

circunstancias que así lo justifiquen, para lo cual deberá efectuarse la respectiva
modificación del contrato, que será autorizada por el Vicepresidente respectivo y
aprobado por el servidor competente, de conformidad con las disposiciones
vigentes en materia de delegación (para efectos de la delegación, esta
modificación tendrá el carácter de sustancial).
En casos excepcionales, durante la ejecución del contrato, y cuando sea

conveniente y necesario, el vicepresidente del área requeridora o administradora
del contrato podrá autorizar que se supere el término de los tres (3) años del plazo
contractual o el número máximo de dos (2) renovaciones, lo cual deberá
justificarse de manera suficiente.
La renovación de los contratos de recaudo no tiene límite.
Para los contratos de seguros las renovaciones podrán ser por un plazo igual,
inferior o superior al plazo inicial.
Artículo 29. Opción de adquisición de Bienes y Servicios. En los pliegos de

condiciones relacionados con los procesos de contratación de adquisición de
bienes y servicios, podrá establecerse la facultad de ejercer la opción sobre los
mismos bienes o servicios, o de otros bienes y servicios que estén relacionados
con estos, a un precio especificado y durante un periodo estipulado.
Hoja 18 de 46
Para el ejercicio de la opción, en los pliegos de condiciones se establecerá un

término o condición que, de cumplirse, dará lugar a la facultad de ejercer esta.
Para hacer uso de la opción, se requiere la elaboración previa de una justificación

que determine la conveniencia de ejercerla.
Artículo 30. Terminación anticipada del contrato. El contrato podrá terminarse

anticipadamente por las siguientes circunstancias que se estipulen en los pliegos
de condiciones o solicitudes de oferta, en los contratos, o en otros documentos
que hagan parte del proceso de contratación.
Con fundamento en los artículos 1602 y 1546 del Código Civil colombiano, en
concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes podrán
acordar que el contratante cumplido pueda dar por terminado el contrato en forma
anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las
obligaciones a cargo de la otra parte. En los pliegos de condiciones o solicitudes
de oferta se establecerán las causales de dichos incumplimientos.
Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que

invoca la causal de terminación anticipada comunicará a la otra, por el medio
señalado en la solicitud de oferta, la decisión de iniciar el proceso de terminación
del contrato, indicándole la causal que se invoca.
En caso de que la parte incumplida demuestre claramente, en el plazo que se fije

en el pliego, que está en capacidad de cumplir sus obligaciones, la parte cumplida
podrá decidir si continúa la ejecución del contrato y en tal caso se definirán los
hitos de seguimiento que garanticen el efectivo cumplimiento del mismo, los
cuales, en el evento de ser incumplidos, darán lugar a la terminación del contrato.
Tanto en el incumplimiento de los hitos a los que hace relación el párrafo anterior,
como si la parte incumplida no demuestra su capacidad para atender sus
obligaciones en el plazo fijado, las partes podrán estipular en el pliego de
condiciones que habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se comunicará
inmediatamente a la parte incumplida y se procederá a la liquidación del contrato
en el estado en que se encuentre.
Artículo 31. Liquidación de los contratos. En los contratos de obra y en los

demás que se estipule expresamente, procederá la liquidación de común acuerdo
entre las partes, dentro de los ciento ochenta (180) días calendario, siguientes a la
fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato.
En esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones, reconocimientos y

transacciones a que haya lugar. Las partes podrán modificar el plazo de
liquidación cuando encuentren circunstancias que lo justifiquen, sin que este
exceda de un (1) año.
Hoja 19 de 46
Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, se elaborará un documento

en el cual conste el estado de cierre de cuentas y se tomarán las medidas que
sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los derechos
correspondientes, según sea el caso.
TÍTULO V
PROCEDIMIENTOS
Artículo 32. Los procedimientos que se establecen en el presente título tienen un

carácter enunciativo, por lo que se podrán utilizar unos diferentes a estos.
Procedimiento en casos especiales
Artículo 33. Ante la ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, eventos de

fuerza mayor o caso fortuito, o situaciones que puedan interrumpir la continuidad
del servicio y cualquier otra circunstancia que no dé tiempo para llevar a cabo una
solicitud pública de ofertas, el competente para autorizar el inicio del proceso de
contratación podrá encomendar a uno o a varios contratistas, incluso a los que
estén ejecutando otros contratos para EPM, la ejecución inmediata de actividades
tendientes a contrarrestar los efectos de las situaciones antes enunciadas. La
dependencia responsable, con posterioridad, deberá documentar el proceso
adelantado.
El contratista a quien se le encomiende la ejecución de dichas actividades, deberá,

en todo caso, tener la capacidad e idoneidad requerida.
Solicitud de ofertas no vinculantes
Artículo 34. Procedimiento para la solicitud. Las ofertas no vinculantes se

solicitaran con el fin de acordar las condiciones contractuales, comerciales,
económicas y técnicas que regirán la relación contractual y tendrá como
fundamento una o algunas de las causales contempladas para la solicitud única, o
los supuestos en los que pueda acudirse a la solicitud privada de ofertas, y no
crea relación jurídica ni obligación alguna para la entidad ni para los oferentes.
En caso de que durante el trámite del proceso y antes de la formulación del

negocio jurídico se presente algún o algunos interesado(s) no invitado(s) que
pueda(n) cumplir con el fin perseguido por la empresa y que cumplan con los
requerimientos del proceso, el área que adelanta el proceso podrá habilitar la
participación del interesado(s) o incluso podrá publicar la invitación en el sistema
de información corporativo de EPM.
Hoja 20 de 46
Parágrafo 1. En consideración a la naturaleza no vinculante de este

procedimiento, no es necesario contar con certificado de disponibilidad
presupuestal.
La dependencia interesada en el proceso de contratación deberá fijar las

condiciones iniciales con base en las cuales se hará la solicitud de oferta no
vinculante y los requisitos legales que debe acreditar el oferente.
Parágrafo 2. La entidad no reconocerá ningún costo asociado a la presentación

de la oferta no vinculante, ni aquellos en que incurra el oferente durante la
negociación.
Se podrá solicitar una oferta no vinculante a uno o a varios proveedores con igual
propósito, con el fin de obtener las mejores condiciones posibles para ella. Se
formulará el proyecto de negocio jurídico a uno o a varios de los oferentes según
se requiera, estableciendo claramente las razones de tal decisión.
Dentro de la negociación, los representantes de la entidad y del oferente

acordarán las condiciones en las cuales celebrarían el negocio jurídico, de lo cual
se dejará constancia escrita.
Parágrafo 3. En el trámite de solicitud de oferta no vinculante se deberán tener en

cuenta las disposiciones internas vigentes en materia de contratación. En caso de
que se requiera pactar condiciones especiales, se deberá obtener la autorización
respectiva del servidor competente.
Parágrafo 4. El trámite de solicitud de ofertas no vinculantes podrá terminar en

cualquier momento por decisión de cualquiera de las partes.
Artículo 35. El trámite para la celebración del contrato. La formulación del

proyecto de negocio jurídico será autorizada por el servidor competente para la
aceptación de la oferta.
La dependencia responsable del proceso elaborará el documento en el que

consten los acuerdos logrados, la justificación para contratar con el oferente y el
certificado de disponibilidad presupuestal.
Una vez obtenida la autorización, se formulará el proyecto del negocio jurídico, el

cual contendrá los elementos esenciales, las condiciones y especificaciones que
regirán la relación contractual, previa comprobación del cumplimiento de los
requisitos legales que deberá reunir el destinatario del mismo.
El destinatario podrá aceptar el proyecto de negocio jurídico en forma pura y

simple, o formular una oferta que mejore las condiciones inicialmente
establecidas, la cual podrá ser evaluada y de considerarla conveniente podrá ser
Hoja 21 de 46
aceptada. En este último evento, se deberá someter nuevamente a aprobación del

servidor competente para la aceptación de oferta.
Parágrafo. Con la comunicación de aceptación por parte del destinatario del

proyecto de negocio jurídico se entiende perfeccionado el contrato. Cuando la ley
exige formalidades especiales para ello, el contrato sólo se perfeccionará una vez
se cumplan estas.
Acuerdos de Disponibilidad Técnica
Artículo 36. Acuerdos de disponibilidad técnica. Se podrán adelantar

procesos de clasificación y calificación de contratistas para determinadas
actividades, con el fin de que, previo el cumplimiento las condiciones y requisitos
previstos, ejecuten las actividades que se definan.
Los procesos de disponibilidad técnica se compondrán de las siguientes fases:
a) Clasificación de personas jurídicas o naturales por grupos de actividades y

dentro de cada actividad, la calificación conforme con la capacidad técnica,
financiera y operativa, según los rangos definidos, cuando proceda. De esta fase
se obtiene un listado de contratistas con los que EPM establecerá una relación
contractual, teniendo en cuenta los términos del acuerdo de disponibilidad técnica
definido.
b) Solicitud de ofertas técnicas y económicas, y selección y aceptación o

terminación del proceso o declaratoria de desierto del mismo, de conformidad con
las reglas que para el efecto fije la Cadena de Suministro en la Guía de
Abastecimiento Estratégico. Esta fase se repetirá tantas veces como sea
necesario dentro de la vigencia del acuerdo de disponibilidad técnica celebrado
entre EPM y los contratistas que queden incluidos en la lista de clasificación y
calificación resultante del proceso.
c) Ejecución de las actas de trabajo adjudicadas a los integrantes seleccionados

con base en el procedimiento establecido en la solicitud de ofertas.
Artículo 37. Procedimiento para la clasificación y calificación de

proponentes. La evaluación consiste en una serie de pasos que se inicia con la
revisión de los aspectos formales y documentales de la propuesta, tendiente a
determinar el cumplimiento de los requisitos de participación y el carácter
“completo” de la propuesta y terminan con la aplicación de los factores, criterios y
fórmulas de calificación que permiten hacer comparables las propuestas en
términos de puntajes.
Hoja 22 de 46
Como consecuencia de lo anterior, las propuestas que cumplan con los requisitos
de participación se clasifican y califican de acuerdo con el puntaje máximo que le
sea asignado a cada uno de ellos.
Artículo 38. Comunicación de la clasificación y calificación. Una vez

conformada la lista de clasificación y calificación, el servidor competente por parte
de EPM comunicará la aceptación de las propuestas. Con esta comunicación se
entiende perfeccionado el acuerdo de disponibilidad técnica y, en consecuencia,
nacerá la relación jurídica, lo que implica la generación y exigibilidad de los
mutuos derechos y obligaciones que el acuerdo crea para las partes.
Artículo 39. Obligaciones de los oferentes o contratistas. Los oferentes que

resultaren clasificados y calificados en uno o varios de los grupos, se obligan a
presentar oferta técnica y económica si EPM lo requiere, de acuerdo con los
términos definidos por ella para cada proceso, y a celebrar el acta de trabajo
correspondiente si resultaren favorecidos en dicho proceso. En caso de no
presentar oferta técnica y económica cuando se le solicite, EPM podrá en la
solicitud de oferta establecer que el contratista no sea tenido en cuenta para
presentar oferta técnica y económica para otros procesos, durante determinado
tiempo, y podrá ser excluido permanentemente de la lista de clasificación y
calificación en caso de reincidencia.
Artículo 40. Ingreso de nuevos contratistas. EPM podrá establecer en la

solicitud de oferta la opción de efectuar, luego de la clasificación y calificación
inicial, una nueva convocatoria de proponentes que puedan cumplir con los
requisitos para participar, clasificarse y ser calificados en alguno o algunos de los
grupos de la lista de clasificación y calificación, dando lugar a la celebración del
acuerdo de disponibilidad técnica.
Así mismo, en el momento de esta nueva convocatoria, EPM podrá llevar a cabo
una revisión de los contratistas que integran la “Lista de clasificación y
calificación”, según los lineamientos establecidos en la solicitud de oferta y
efectuar las reclasificaciones y recalificaciones a que haya lugar. Entiéndase por lo
anterior que los contratistas integrantes de la “Lista de clasificación y calificación”
podrán mejorar o desmejorar su ubicación en dicha lista, según disminuyan,
mantengan o mejoren las condiciones de clasificación y calificación establecidos
en este pliego de condiciones o incluso ser excluidos de la lista de clasificación y
calificación y por lo tanto podrá ser declarada la terminación anticipada del
acuerdo o del acta de trabajo que esté en ejecución.
Por lo anterior, y según el resultado de esta revisión, el acuerdo de disponibilidad
técnica celebrado podrá sufrir las modificaciones a que haya lugar.
Artículo 41. Ejecución del Acuerdo de Disponibilidad Técnica. Una vez

formada - perfeccionamiento del acuerdo- y formalizada la relación jurídica
contractual, las partes darán inicio a la ejecución del acuerdo con atención estricta
Hoja 23 de 46
a los términos que se consignan en los documentos del acuerdo, acatando las
normas legales vigentes, consultando los intereses, objetivos y propósitos de
ambos y con aplicación de los principios de la buena fe y la fidelidad contractual.
Artículo 42. Convocatoria para la presentación de ofertas técnicas y

económicas. Durante el desarrollo del acuerdo de disponibilidad técnica y de
acuerdo con las necesidades de EPM, se podrá solicitar oferta a uno, a varios o a
todos los contratistas clasificados, conforme a los grupos y de acuerdo a lo que se
establezca en la solicitud de oferta.
EPM informará la actividad o bien a cotizar, características técnicas, ubicación,

plazos, forma de participación (individual o en consorcio o unión temporal),
condiciones de evaluación, entre otros, para lo cual los contratistas presentarán su
oferta correspondiente.
Para el desarrollo de cada acta de trabajo, EPM seleccionará la oferta presentada

por el o los Contratistas invitados de acuerdo con el procedimiento que se indique
en la respectiva solicitud de ofertas.
Artículo 43. Posibilidad de recurrir a terceros no clasificados. EPM podrá

apartarse de los acuerdos de disponibilidad técnica y proceder con la apertura de
un nuevo proceso de contratación, en los casos que se establezcan en la solicitud
de oferta.
Artículo 44. Actas de ejecución. En la solicitud de oferta EPM podrá establecer

que los acuerdos de disponibilidad técnica se desarrollen a través de la
celebración de actas de trabajo o de ejecución, la cual para los efectos prácticos
se asimila en todo a un contrato.
La solicitud de ofertas será el documento en el que EPM incluirá los requisitos de

participación específicos, el procedimiento para la evaluación, recomendación y
aceptación de las mismas, las indicaciones para la ejecución de las actas de
trabajo, y en general los aspectos que deberán tener en cuenta los oferentes para
efectuar la oferta técnica y económica.
Contratación social, local y regional
Artículo 45. De acuerdo con la política de responsabilidad social empresarial de

EPM, se podrá recurrir al procedimiento de contratación social para la contratación
de bienes y servicios con juntas de acción comunal y asocomunales.
Se recurrirá a la contratación local y regional para la contratación de bienes y

servicios con micro, pequeñas y medianas empresas, y con todas las entidades
sin ánimo de lucro diferentes a juntas de acción comunal y asocomunales, acorde
Hoja 24 de 46
con las definiciones legales, cuyo alcance se desarrolle en una determinada

localidad, municipio o región.
Se deberán tener en cuenta las reglas indicadas en la Guía de Abastecimiento

Estratégico.
La contratación social primará sobre la local y regional.
En el evento en que no exista la capacidad se podrá combinar la contratación

social y la local o regional cuando dichas entidades conjuntamente puedan
ejecutar el objeto contractual por grupos.
Se deberán tener en cuenta las reglas indicadas en la Guía de Abastecimiento

Estratégico.
Contratación de operaciones de crédito,

servicios financieros y de recaudo
Artículo 46. Contratación relacionada con operaciones de crédito. La

contratación relacionada con operaciones de crédito público, operaciones de
manejo de la deuda, operaciones conexas y las demás operaciones asimiladas
requeridas dentro del giro ordinario de los negocios, se adelantará atendiendo las
directrices, lineamientos y reglas del Proceso Gestión Financiación establecido en
el correspondiente manual de gestión financiación.
Igualmente, la contratación de servicios financieros como garantías bancarias,

apertura de cartas de crédito, encargos fiduciarios, patrimonios autónomos,
custodia de títulos, afiliaciones a sistemas de información financiera; y demás
servicios similares requeridos dentro del giro ordinario de los negocios, se
adelantará atendiendo las directrices, lineamientos y reglas del proceso gestión
flujo de caja establecido en el correspondiente manual de contratación de servicios
financieros para la tesorería.
Artículo 47. Servicio de recaudo para el pago de facturas de los usuarios. La

contratación de recaudo y demás servicios similares requeridos dentro del giro
ordinario de los negocios para el aseguramiento de ingresos y en concordancia
con los permanentes cambios en las condiciones comerciales, técnicas y
operativas del servicio, se adelantará atendiendo las directrices, lineamientos y
reglas del proceso de gestión recaudo establecido en el correspondiente manual.
Contrato de asociación a riesgo compartido

y colaboración empresarial
Artículo 48. Contrato de asociación a riesgo compartido y otros de

colaboración empresarial. Estos contratos se podrán celebrar directamente,
Hoja 25 de 46
previo análisis de su necesidad y conveniencia. Así mismo, se podrán celebrar

mediante la suscripción de un convenio o contrato marco, en el cual se fijarán las
condiciones generales que servirán de referencia para la celebración de actas de
ejecución, las cuales se consideran individualmente como contratos
independientes y se podrán suscribir hasta antes del vencimiento del plazo de
ejecución establecido en el convenio marco. El objeto y el alcance de las actas
deberán estar comprendidos dentro del objeto y el alcance del contrato marco, y la
configuración de las mismas estará sometida a los requisitos que se establezcan
en este último.
Dentro de los contratos a los que se refiere este artículo están comprendidas las
actas de transacción de los acuerdos de gobierno suscritos con las empresas
pertenecientes al Grupo EPM.
Fondos fijos y cajas menores
Artículo 49. Adquisición de bienes y servicios con recursos de los fondos

fijos y de las cajas menores. La adquisición de bienes y servicios que se haga
mediante fondos fijos y cajas menores se sujetará a la reglamentación especial
expedida para el efecto.
Contratación con proveedores sociales

de merchandising
Artículo 50. Procedimiento para la contratación de proveedores sociales de

merchandising. La contratación de proveedores sociales en material de
merchandising se adelantará de conformidad con las disposiciones vigentes,
teniendo en cuenta además lo previsto en la Guía de Abastecimiento Estratégico y
los instructivos correspondientes.
Proveedurías
Artículo 51. Normatividad y procedimientos para las proveedurías. La

adquisición de bienes para las proveedurías se regirá a la reglamentación especial
expedida para el efecto.
Vinculaciones publicitarias
Artículo 52. Normatividad y procedimientos para vinculaciones publicitarias.

En la celebración de contratos de “vinculaciones publicitarias” se preferirá a las
personas naturales o jurídicas que actúen en el campo del deporte, la cultura, las
artes, el medio ambiente, entre otras actividades afines al objeto de EPM, la cual
recibe a cambio una “contraprestación publicitaria”.
Hoja 26 de 46
Con la celebración de estos contratos se pretende mantener y acrecentar el

prestigio, la fuerza distintiva y el posicionamiento y reputación que la empresa ha
adquirido a través del tiempo.
La contratación de vinculaciones publicitarias atenderá los procedimientos

dispuestos en el correspondiente “Instructivo para la contratación de vinculaciones
publicitarias”, el cual podrá ser modificado por la Vicepresidencia Comunicaciones
y Relaciones Corporativas o quien haga sus veces.
Servicio Médico y Odontológico
Artículo 53. Normatividad y procedimientos para la contratación de

proveedores de los servicios de salud y suministros especiales de la Unidad
Servicio Médico. La contratación que menciona en este artículo se regirá por lo
dispuesto en el correspondiente anexo de este documento.
Ofrecimiento de terceros
Artículo 54. EPM podrá aceptar ofertas presentadas por proveedores únicos de
bienes o servicios que no han sido requeridos inicialmente, pero que por estrategia
de negocio o conveniencia sean necesarios para la operación de los negocios. La
aceptación de la oferta deberá estar precedida por la autorización del
vicepresidente respectivo, será necesario contar con la justificación de la
dependencia interesada y del correspondiente certificado de disponibilidad
presupuestal.
Adquisición Bienes y servicios (ABYS) especiales
Artículo 55. ABYS especiales. Se entenderá por ABYS especiales, aquellos

procesos de contratación de bienes y servicios que adelante EPM, y que cumplen,
por lo menos, alguno de los siguientes supuestos:
(i) Contratos con origen, desarrollo, procedimiento u obligación regulatoria,

de acuerdo con la normatividad expedida por las Comisiones de
Regulación.
(ii) Contratos que versen sobre bienes y activos con capacidad de generar
flujos de efectivo por si solos, tales como contratos asociados a
estaciones de servicio de gas, a redes de acueducto y alcantarillado, o
activos eléctricos.
(iii) Contratos de bancas de inversión y asesores externos para la
estructuración de proyectos de crecimiento y nuevos negocios de la VP
Estrategia y Crecimiento.
Hoja 27 de 46
(iv) Contratos para la adquisición de seguros
Artículo 56. Reglas aplicables. La celebración de los contratos de que trata el

artículo 55, se someterá al cumplimiento de las siguientes reglas:
(i) Justificación escrita de la dependencia responsable del contrato sobre la

(s) circunstancia (s) que configura (n) alguno de los supuestos descritos,
así como la modalidad de solicitud de ofertas para la selección del
contratista, de conformidad con lo previsto en el numeral 6 del Decreto
362 de 2014 o la norma que lo modifique o sustituya.
(ii) Justificación escrita de la dependencia responsable del contrato sobre la

conveniencia y oportunidad.
(iii) Análisis de riesgos.
(iv) Aprobación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
(v) Verificación de la capacidad, existencia y representación legal del

contratista.
(vi) Análisis de riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del

Terrorismo LA/FT.
(vii) Declaración bajo juramento por parte del contratista de no encontrarse

incurso en alguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad para
celebrar contratos con EPM.
(viii) Certificado de pagos al sistema de la seguridad social y parafiscales.
Parágrafo. Cuando se trate de invitación de terceros para presentar oferta que dé

lugar a la celebración de contratos en los que EPM actúe en calidad de
contratante, no aplicará la exigencia contenida en el literal i) de este artículo con
respecto a la exigencia de justificar la modalidad de solicitud de ofertas.
Otros Procedimientos
Artículo 57. Además de los procedimientos aquí mencionados, se podrán utilizar

las figuras de acuerdos marco de precios, aliados o socios estratégicos, subasta,
entre otras.
TÍTULO VI
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS CONTRATOS
Hoja 28 de 46
Artículo 58. Administración y gestión de los contratos. La administración y

gestión de los contratos comprende la vigilancia, la medición y el control del
cumplimiento del objeto y de su alcance, acorde con lo establecido en la solicitud
de ofertas, en el pliego de condiciones, o en los acuerdos logrados en los casos
de negociación directa, según corresponda, y las respectivas especificaciones
dadas y acordadas para su desarrollo, de tal manera que se cumplan los
requerimientos y expectativas de la entidad en su calidad de contratante.
La administración y gestión de los contratos se llevará a cabo acorde con lo

previsto en el manual expedido para el efecto por la Gerencia Cadena de
Suministro o quien haga sus veces.
TÍTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
Anticipo y pago anticipado
Artículo 59. El anticipo y el pago anticipado. El anticipo es un préstamo que se

concede al contratista con el fin de financiar alguna de las etapas del contrato, el
cual debe ser reintegrado por este, en los términos y condiciones especificadas en
este manual. El anticipo se podrá pactar en cualquier tipo de contrato, siempre que
se ejecute dentro del territorio colombiano y no involucre pagos al exterior.
El anticipo será entregado a título oneroso salvo las excepciones previstas en el

presente manual.
El pago anticipado es un pago que se hace al contratista o al proveedor en virtud

del contrato, dicho pago es la contraprestación por los servicios o bienes que el
contratista se compromete a prestar o entregar, aun estando pendiente el
cumplimiento o la ejecución de estas prestaciones. El pago anticipado se podrá
pactar en cualquier tipo de contrato sin importar que los pagos se realicen en
Colombia o en el exterior.
Tanto el anticipo como el pago anticipado se podrán pactar en varias monedas

incluyendo monedas extranjeras, sin embargo, el anticipo, independientemente de
la moneda pactada, solo podrá desembolsarse en moneda legal colombiana, por
lo cual en caso de solicitarse un anticipo en moneda diferente a la legal
colombiana, el monto a desembolsar en moneda extranjera será convertido a la
tasa de cambio del día en que se vaya a realizar el desembolso.
No podrán pactarse simultáneamente anticipo y pago anticipado.
Artículo 60. Cuantía. El valor del anticipo o del pago anticipado que se entregue
no excederá el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, salvo en los de obra,
en los cuales el porcentaje del anticipo o del pago anticipado podrá ser de hasta
un treinta por ciento (30%) del valor del contrato.
Hoja 29 de 46
Porcentajes superiores para el anticipo o el pago anticipado deberán ser

autorizados, previa justificación, por la Vicepresidencia a la que pertenezca la
dependencia requeridora del bien o servicio.
Los montos correspondientes a los porcentajes definidos para el anticipo o el pago

anticipado podrán entregarse en distintos momentos de la ejecución del contrato,
según se convenga.
Artículo 61. Plazo y forma de amortización. El plazo máximo para la

amortización del anticipo y el pago de los intereses causados, es de veinticuatro
(24) meses contados a partir de la fecha del primer desembolso que se efectúe al
contratista y debe hacerse en cuotas iguales. Si la duración del contrato es inferior
a veinticuatro (24) meses, la amortización deberá realizarse en el término que se
establezca en el pliego de condiciones, que en todo caso debe ser dentro del
plazo pactado para la ejecución del contrato.
Si en algún momento el valor de la cuota de amortización del anticipo es mayor

que el pago que se debe realizar al contratista o al proveedor, se descontará el
anticipo por el valor total del pago y la diferencia se acumulará para ser
descontada del siguiente pago.
El cálculo del valor de las amortizaciones de anticipos solicitados en moneda

extranjera se hará sobre el valor en la moneda de solicitud. Al momento de pago
de cada amortización se convertirá a la tasa de cambio del día de pago.
Parágrafo 1. En los contratos a precios unitarios reajustables, la amortización del

anticipo y el pago de sus intereses se hará sobre el cien por ciento (100%) del
valor del acta presentada y el respectivo reajuste.
Parágrafo 2. En casos excepcionales y debidamente justificados por el área

requeridora ante la Vicepresidencia respectiva y según el término de duración del
contrato a ejecutar, podrá autorizar previamente que el plazo máximo para la
amortización del anticipo y el pago de los intereses causados sea mayor a los
veinticuatro (24) meses de que se habla en el párrafo primero de este artículo.
Parágrafo 3. En los casos en que se haga pago anticipado, el valor deberá ser
cancelado en los términos que se establezcan en el pliego de condiciones.
Artículo 62. Intereses del anticipo. Sobre el anticipo se cobrará una tasa de
interés de DTF + 3 puntos. Los intereses se liquidarán a partir de la fecha del
desembolso del anticipo sobre los saldos pendientes por amortizar y la tasa DTF
utilizada para la liquidación de los intereses será la vigente en la fecha de
recepción de la factura o cuenta de cobro que presente el contratista.
Hoja 30 de 46
La tasa de interés a cobrar sobre anticipos solicitados en moneda extranjera será

la LIBOR de 6 meses + 2 puntos sobre el valor de la moneda de solicitud. Al
momento de pago de intereses se convertirá a la tasa de cambio del día de pago.
La tasa LIBOR utilizada para la liquidación de los intereses será la vigente en la
fecha de recepción de la factura o cuenta de cobro que presente el contratista o el
proveedor.
Parágrafo 1. En los procesos de adquisición de bienes o servicios cuyo

presupuesto estimado para cada uno de los grupos o para cada uno de los
contratos que se generen, sea igual o inferior a mil salarios mínimos legales
mensuales vigentes (1000 SMLMV), y cuya invitación a contratar se encuentre
dentro del marco de la contratación social, no se contemplará la obligación de
pagar intereses sobre el valor del anticipo entregado.
Parágrafo 2. No se cobrarán intereses cuando los pagos del respectivo contrato

se hagan con dineros provenientes de contratos o convenios interadministrativos.
Parágrafo 3: La tasa de interés establecida en este artículo podrá ser modificada

por instrucción del Vicepresidente Finanzas Corporativas de oficio o por solicitud
del jefe de la dependencia requeridora, cuando se justifique por las condiciones
del mercado o por la necesidad para un caso específico. La modificación general
se dará a conocer oportunamente utilizando los medios de información pertinentes
y si se trata de una modificación para un caso particular por comunicación a la
dependencia solicitante.
Artículo 63. Garantías. Para la entrega del anticipo el contratista o el proveedor

deberá constituir una garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo
que ampare los perjuicios que pueda sufrir Empresas Públicas de Medellín por la
apropiación indebida o el mal uso o inversión de éste; el monto del amparo debe
cubrir el ciento por ciento (100%) de su valor, con vigencia igual al plazo de
amortización fijado en el contrato y treinta (30) días calendario más. Su cuantía
podrá ser reducida periódicamente hasta mantenerla por un valor igual al saldo del
anticipo que esté pendiente de amortización.
Para el pago anticipado se solicitará una garantía por un valor igual al ciento por
ciento (100%) del monto entregado como pago anticipado, para amparar los
perjuicios derivados del no cumplimiento de los términos contractuales por parte
del contratista o proveedor garantizado; el monto de la garantía deberá cubrir el
saldo a cargo, correspondiente a la diferencia existente entre el monto recibido
como pago anticipado y el porcentaje de cumplimiento del objeto del contrato. Este
amparo tendrá una vigencia original igual al plazo del contrato y treinta (30) días
calendario más.
Parágrafo 1: La aprobación de estas garantías es requisito para la entrega del

anticipo o pago anticipado al contratista o proveedor. Las garantías aceptables
Hoja 31 de 46
para el anticipo y el pago anticipado son: garantía bancaria o carta de crédito

stand by o póliza de seguros, por el monto a desembolsar.
Para la aceptación de garantías de pago anticipado expedidas por compañías de

seguros, se deberá contar con recomendación favorable de la Gerencia Gestión
Integral de Riesgos o la dependencia que haga sus veces, y deberá ser autorizada
por el competente para la solicitud de contratación de la dependencia requeridora
del bien o servicio de conformidad con el Decreto de delegaciones, o la norma que
lo modifique.
Parágrafo 2: No se exigirá garantía en anticipos o pagos anticipados a los

proveedores de los procesos catalogados como contratación social y
merchandising social, a las fundaciones o asociaciones sin ánimo de lucro y
organizaciones no gubernamentales (ONG), cuando el contratista demuestre la
imposibilidad de su consecución en el mercado local. En estos casos se seguirán
los procedimientos establecidos en las normas para la utilización de los recursos
del Fondo de Seguros.
Parágrafo 3: El Gerente General en casos excepcionales, podrá autorizar pago

anticipado sin la constitución de garantías, previa solicitud justificada del
Vicepresidente del área requeridora del bien o servicio, a la cual se deberá anexar
el estudio del riesgo elaborado con el apoyo de la Gerencia Gestión Integral de
Riesgos.
Artículo 64. Fecha de entrega del anticipo o pago anticipado. La entrega del
anticipo o del pago anticipado, según corresponda, se hará dentro de los treinta
(30) días hábiles siguientes a la fecha de aprobación de la garantía de anticipo o
del pago anticipado.
Artículo 65. Vigilancia y control. Los interventores o administradores de los

contratos o quienes hagan sus veces, son responsables de liquidar los intereses
del anticipo y de verificar el cumplimiento del plazo de amortización y sus
respectivos descuentos en el sistema de cuentas por pagar. Igualmente, deberán
vigilar que los contratistas o proveedores hagan una correcta inversión, y en caso
de algún incumplimiento promoverán las acciones administrativas y judiciales
pertinentes.
Así mismo, los interventores o administradores de los contratos o quienes hagan

sus veces, son responsables de verificar el cumplimiento de los compromisos
contractuales, facturación, descuentos en el sistema de cuentas por pagar, en
caso de algún incumplimiento promoverán las acciones administrativas y judiciales
pertinentes, y todo aquello que se derive de la entrega del pago anticipado.
Gestión Integral de los riesgos del contrato

Hoja 32 de 46
Artículo 66. Gestión integral de los riesgos del contrato. De acuerdo con lo
estipulado en el Decreto 2011 de 2014, «Por medio del cual se actualizan los
lineamientos asociados a la Gestión Integral de Riesgos para Empresas Públicas
de Medellín –EPM- contenidos en el anexo denominado: “Manual de lineamientos
de la Gestión Integral de Riesgos” y el Decreto 1864 de 2012 “Por medio del cual
se adopta el manual de reglas de negocio para la Gestión Integral de Riesgos en
Empresas Públicas de Medellín E.S.P.», y las normas que los modifiquen o
sustituyan, la dependencia que requiera un bien o servicio deberá para las
diferentes etapas contractuales gestionar una metodología para la identificación,
análisis, evaluación, control y monitoreo de riesgos asociados al objeto y alcance
del contrato, que permita reducir la probabilidad de ocurrencia de dichos riesgos,
proponer e implementar mecanismos eficaces para el debido desarrollo del
contrato, así como la estrategia de transferencia y retención de los mismos.
Artículo 67. Garantías y seguros. Como consecuencia del análisis de riesgos en

el proceso de contratación se deberá evaluar por las áreas responsables del
mismo, la solicitud a los proponentes y/o contratistas, o la contratación por parte
de EPM de garantías y/o seguros para cubrir los riesgos precontractuales,
contractuales y poscontractuales derivados del cumplimiento de las obligaciones
de cada una de dichas etapas, así como los seguros que permitan la transferencia
al mercado asegurador de aquellos riesgos susceptibles de cobertura al mismo. La
definición de las coberturas, valores asegurables o montos a garantizar, vigencias,
o esquema de contratación de dichas garantías y seguros, atenderán al resultado
del análisis de riesgos, a la aplicación de los lineamientos que al respecto den las
áreas competentes y las condiciones comerciales propias del mercado
asegurador.
Parágrafo 1: En los convenios interadministrativos celebrados con otros entes

estatales, así como en los convenios, acuerdos o contratos o actas de transacción
que se celebren con otras empresas del grupo EPM se podrá prescindir de la
solicitud de garantías y seguros, previo análisis de riesgos del proceso de
contratación y análisis de conveniencia de las mismas.
Esto sin perjuicio de que se deban tomar otras medidas de tratamiento de los
riesgos.
Parágrafo 2: En los procesos de contratación social y merchandising social,

también se solicitarán las garantías y seguros que resulten del análisis del riesgo
de estos contratos, sin embargo, cuando el contratista demuestre la imposibilidad
de consecución en el mercado local de los seguros o garantías consideradas, los
riesgos de cumplimiento podrán incluirse dentro del esquema de retención que
tiene contemplado EPM a través del fondo de auto seguro, bajo las normas
internas, procedimientos e instructivos que aplican para el mismo.
Hoja 33 de 46
En todo caso, la dependencia responsable del proceso de contratación deberá

definir, con base en los análisis realizados, qué requisitos se deben incorporar en
los pliegos de condiciones y en los contratos destinados a minimizar el efecto
negativo ante un eventual incumplimiento por parte de tales contratistas. Así
mismo, deberá extremar las medidas de prevención y protección, tendientes al
correcto desarrollo de los contratos y, a través de los interventores, realizará de
manera estricta el control y seguimiento de cada uno de ellos.
Gestión de la calidad
Artículo 68. Gestión de la calidad. En los procesos de contratación que

adelanten será requisito de participación la presentación con la oferta del
certificado del sistema de gestión de la calidad con base en la norma ISO 9001
otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador.
El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de la contratación. Se podrá
hacer exigencias adicionales de gestión de la calidad en el pliego de condiciones.
El certificado del sistema de gestión de la calidad debe estar vigente a la fecha de

cierre del respectivo proceso de contratación. Adicionalmente, el oferente a quien
se le acepte la oferta deberá mantener vigente su certificado del sistema de
calidad durante la ejecución del contrato.
Parágrafo 1. Para el caso de contrataciones en las cuales se permita la

participación de consorcios, uniones temporales o similares, al menos uno de sus
integrantes debe presentar el certificado de sistema de gestión de la calidad. Se
podrán hacer exigencias adicionales en el pliego de condiciones, entre ellas exigir
el certificado de sistema de gestión de la calidad a todos los integrantes del
consorcio, unión temporal o similar, o a aquellos que suministren componentes o
presten servicios fundamentales para la ejecución del objeto del contrato.
Parágrafo 2. En las contrataciones en las cuales los oferentes sean simplemente

comercializadores y no presten servicios asociados a los bienes adquiridos, el
certificado de gestión de la calidad deberá ser presentado por el fabricante de los
bienes o prestador directo de los servicios. Si el oferente no fabrica los bienes
pero sí presta servicios asociados a los bienes adquiridos, tanto el fabricante como
el oferente deberán presentar los certificados de su sistema de gestión de la
calidad.
Se entienden como servicio asociado las labores de instalación o montaje de los

bienes, mantenimiento, capacitación o entrenamiento, entre otras.
Artículo 69. Excepciones. El certificado del sistema de gestión de la calidad no

será condición de participación en los siguientes procesos de contratación o
solicitud de cotización:
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a) Aquellas cuyo valor estimado sea igual o inferior a quinientos (500) salarios
mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). Si la dependencia que requiere el
contrato o que requiere los bienes o servicios considera que el bien o servicio a
contratar es de alta complejidad técnica o involucra alto riesgo para la salud y la
seguridad de las personas o del ambiente, podrá exigir en el pliego de condiciones
la presentación del certificado del sistema de gestión de la calidad con base en la
norma ISO 9001 como requisito de participación.
b) En las que no se requieren conocimientos o destrezas especiales. Por ejemplo:

mantenimientos locativos generales, mantenimiento de prados, limpieza de
cunetas, entre otras.
c) Cuando sólo se invite a juntas de acción comunal, grupos cooperativos o
precooperativos, organizaciones comunitarias o de naturaleza similar. En estos
casos, el certificado de sistema de gestión de la calidad no se exigirá como
requisito de participación, sino que se tendrá como factor de ponderación de las
ofertas dándole un diez por ciento (10%) del puntaje máximo de evaluación a
quienes lo presenten.
d) En los casos en que se invite a un solo oferente, de acuerdo con las normas de
contratación vigentes.
e) En las contrataciones con financiación internacional, cuando la entidad que

financia no permite que se pondere el factor de la calidad.
f) Cuando como resultado de una investigación entre los oferentes potenciales,

previo al inicio del proceso de contratación, se establezca que no existen al menos
tres (3) que posean el certificado del sistema de calidad. En estos casos, se podrá
tener como factor de ponderación de las ofertas, asignando un diez por ciento
(10%) del puntaje máximo de evaluación a quienes lo presenten.
g) Cuando el competente para la solicitud de la contratación, previa motivación,

considere que la aplicación de este artículo pueda ocasionar perjuicios a los
intereses de EPM.
El área requeridora evaluará la pertinencia de solicitar al contratista la

presentación y ejecución de un plan de calidad, de acuerdo con lo estipulado en el
pliego de condiciones.
Artículo 70. Certificado de producto. Se establecerá en el pliego de condiciones

la exigencia de la presentación del certificado de producto cuando se trate de
suministro o de la compra de bienes que estén sometidos por los organismos de
regulación competente al cumplimiento de una norma técnica.
TÍTULO VIII
VENTA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
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Artículo 71. De la subasta pública para la venta de los bienes muebles e

inmuebles. La subasta pública para la venta de los bienes cuyo valor exceda de
doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se sujetará a las
siguientes reglas, de acuerdo con el procedimiento establecido por Almacén de
Aprovechamientos o la Dirección Gestión Inmobiliaria o la dependencia que haga
sus veces.
a) Se avaluarán los bienes inmuebles disponibles para la venta y se harán avaluar

comercialmente por el Instituto Agustín Codazzi o por la oficina de Catastro
Departamental de Antioquia o por la oficina de Catastro del municipio de Medellín
o por un perito avaluador inscrito en la Lonja de Propiedad Raíz de Medellín, los
bienes inmuebles cuya enajenación haya sido autorizada por la Junta Directiva o
por el Gerente General, según su cuantía.
El avalúo de los bienes muebles tendrá una vigencia de cuatro (4) meses, y el de
los bienes inmuebles de un (1) año y será el precio base de la subasta.
b) La subasta se informará al público por medio de aviso que se publicará en uno

o varios periódicos de amplia circulación y se incluirá en el sistema de información
corporativo; además se podrá anunciar por cualquier otro medio masivo de
comunicación. Si el bien se encuentra fuera del Área Metropolitana del Valle de
Aburrá, copia del aviso se podrá fijar en la Alcaldía y en la Inspección de Policía
del municipio donde esté ubicado.
c) En el aviso se indicarán la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la

subasta, los datos necesarios para la identificación del bien y su avalúo, las
formas de presentación de la oferta y de pago. Entre la fecha de la publicación del
aviso y la subasta mediará un término razonable de acuerdo con las
características de la venta, que no será inferior a cinco (5) días hábiles.
Se informará además, cuando así se exija, que para hacer postura se requiere la
constitución de determinada garantía, o haber consignado un valor previamente
fijado en las condiciones de venta que para el efecto se elaboren.
d) La postura no podrá ser inferior al avalúo del bien objeto de subasta.
e) Las ofertas deberán hacerse por escrito y presentarse en sobre cerrado hasta la
hora señalada como límite, y se depositarán en una urna dispuesta para el efecto.
f) La subasta deberá ser presenciada por el servidor a quien se le haya asignado

tal atribución, quien elaborará y suscribirá el acta correspondiente, la que podrá
ser firmada por los asistentes.
Hoja 36 de 46
g) La aceptación de la oferta la hará el servidor competente, al mejor postor. En

caso de empate se preferirá al que hubiere presentado primero la oferta, lo que se
determinará por la fecha y hora de recepción de la misma.
h) El comprador dispondrá de un término máximo de quince (15) días hábiles para

completar el pago, tratándose de bienes inmuebles, y de diez (10) días hábiles si
se trata de bienes muebles, en ambos casos, contados a partir de la fecha de
comunicación de la aceptación de la oferta.
En casos excepcionales podrá otorgarse un plazo mayor para la cancelación total

del valor del bien, caso en el cual, si se trata de un inmueble se garantizará la
deuda con hipoteca de primer grado sobre el mismo, salvo que el servidor
competente para aceptar la oferta, autorice otra garantía; tratándose de bienes
muebles, el pago se garantizará en la forma que se señale para cada caso en las
reglas que rijan la subasta.
i) Los depósitos consignados y las garantías constituidas por los postores no

favorecidos les serán devueltos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
fecha de comunicación de la aceptación de la oferta al mejor postor.
j) Si el postor no completa el pago en el término señalado, EPM hará efectiva la

garantía constituida o retendrá a su favor la suma consignada por el oferente.
En ningún caso la suma que se retendrá por incumplimiento del postor, excederá
el diez por ciento (10%) del avalúo total del bien, condición que deberá insertarse
en las reglas de la subasta.
k) Cuando en una subasta pública no se presentaren postores, el servidor

competente para aceptar la oferta podrá autorizar la venta directa a quien
demuestre interés en la adquisición, en las mismas condiciones que rigieron en la
subasta, siempre y cuando el avalúo del respectivo bien se encuentre vigente o
disponer que previo reavalúo se abra una nueva subasta.
Artículo 72. Venta directa de los bienes muebles e inmuebles. Se avaluarán

los bienes muebles disponibles para la venta y los bienes inmuebles cuya
enajenación haya sido autorizada por la Junta Directiva o por el Gerente General,
por el Instituto Agustín Codazzi o por la oficina de Catastro Departamental de
Antioquia o por la oficina de Catastro del municipio de Medellín o por un perito
avaluador inscrito en la Lonja de Propiedad Raíz de Medellín.
El avalúo tendrá una vigencia de cuatro (4) meses para los bienes muebles y de
un (1) año para los bienes inmuebles.
Hoja 37 de 46
El ofrecimiento de los bienes muebles e inmuebles es público. La venta directa de

bienes inmuebles cuyo valor no supere los mil (1000) SMLMV requiere
autorización del Gerente General.
Previa justificación, se podrán vender directamente los bienes muebles sin darlos
de baja a las entidades estatales y a las personas jurídicas en las cuales se tenga
participación; en estos casos se avaluarán comercialmente los bienes y el valor de
la venta no podrá ser inferior al avalúo. La vigencia del avalúo será de cuatro (4)
meses y constituirá el precio base de la venta.
Artículo 73. Venta de bienes inmuebles de valor igual o inferior a doscientos

(200) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
a) La oferta de venta del bien se dará a conocer mediante aviso que se fijará en
las oficinas del Departamento Bienes Inmuebles y en el inmueble, y se incluirá en
el sistema de información corporativo.
Si el inmueble está ubicado fuera del Área Metropolitana del Valle de Aburrá, el
aviso deberá fijarse además en la Alcaldía y en la Inspección de Policía del
municipio donde esté ubicado y, adicionalmente, se dará a conocer por medio de
la emisora del lugar, si la hubiere.
b) En el aviso se informará, cuando así se exija, que para presentar oferta se

requiere haber consignado un valor previamente determinado en las condiciones
de la venta que para tal efecto se elaboren.
c) El comprador deberá consignar a favor de la entidad, dentro del plazo previsto

en las condiciones de venta, el precio de venta menos el monto del depósito, si lo
hubo.
d) En lo demás se aplicarán las reglas de la subasta pública para la venta de los

bienes.
Artículo 74. Venta de bienes muebles de valor igual o inferior a doscientos

(200) salarios mínimos legales mensuales vigentes. La venta se sujetará a las
siguientes reglas:
a) Se avaluará el bien previamente dado de baja de acuerdo con el procedimiento

previsto en el Decreto 1678 de 2008 y las normas que lo modifiquen o adicionen.
El avalúo tendrá una vigencia de cuatro (4) meses y será el precio base de la
venta.
b) La oferta se comunicará al público por medio de aviso que se fijará en la

dependencia que vaya a realizar la venta y en el lugar donde se encuentren
ubicados los bienes.
Hoja 38 de 46
Además deberá incluirse en el Sistema de Información Corporativo Te Cuento, por

el término de dos (2) días hábiles.
c) En el aviso se indicarán la fecha, hora y lugar donde se realizará la venta, los

datos necesarios para la identificación del bien y su avalúo, las formas de
presentación de las ofertas y de pago.
Entre la fecha de la fijación del aviso y la apertura de ofertas mediará un término

razonable de acuerdo con las características de la venta, no inferior a dos (2) días
hábiles.
d) En el aviso se informará, cuando así se exija, que para presentar oferta se

requiere haber consignado un valor previamente determinado en las condiciones
de la venta.
e) La oferta no podrá ser inferior al avalúo del bien objeto de venta.
f) Las ofertas deberán presentarse en sobre cerrado y en el formulario que para tal
fin se suministre, en el cual se colocará el sello de fecha y hora de presentación.
Las ofertas se recibirán hasta la hora señalada como límite y se depositarán en el
buzón previamente sellado y dispuesto para el efecto.
g) La apertura del buzón deberá ser presenciada por el servidor a quien se le haya
asignado tal atribución, quien elaborará y suscribirá el acta correspondiente, la
cual podrá ser firmada por los asistentes.
h) La aceptación de la oferta la hará el servidor competente, al mejor postor. En

caso de empate se preferirá al que hubiere presentado primero la oferta, lo que se
determinará por la fecha y hora registrada.
i) El acta de apertura del buzón se fijará en el mismo sitio en el cual se fijó el aviso
de oferta.
j) El comprador deberá consignar a favor de la entidad, dentro del plazo previsto

en las condiciones de venta, el precio de la misma menos el monto del depósito, si
lo hubo.
k) Los depósitos consignados por los oferentes no favorecidos les serán devueltos
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de aceptación de la oferta
al mejor postor.
Artículo 75. Venta por martillo. La venta de los bienes muebles e inmuebles
podrá hacerse a través de martillos o intermediario comercial, en el caso de bienes
muebles dados de baja, cuando se considere conveniente.
Hoja 39 de 46
TÍTULO IX
DEROGATORIA Y VIGENCIA
Artículo 76. Derogatoria y vigencia. El presente decreto rige a partir de su

publicación, para los procesos de contratación nuevos y para los que se
encuentren en curso en los que no se haya recibido aún oferta y pueda efectuarse
la correspondiente adenda, y además para todos los contratos que se encuentren
vigentes o en ejecución.
El presente decreto deroga el Decreto 2077 de 2015, y las demás disposiciones

que le sean contrarias.
Dado en Medellín, en SEPTIEMBRE 11 DE 2015
Gerente General Juan Esteban Calle Restrepo
Anexos:
1. CONDICIONES GENERALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
2. CELEBRACIÓN DE ACUERDOS DE VOLUNTADES CON LOS
PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA UNIDAD SERVICIO
MÉDICO Y LA ENTIDAD ADAPTADA DE SALUD DE EPM
Carlos A.
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ANEXO 1
CONDICIONES GENERALES DEL
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
1. OBJETO
Establecer las condiciones generales que regirán el correcto funcionamiento del Sistema
de Información de Proveedores y Contratistas.
2. NORMATIVIDAD
Anexo por medio del cual se reglamenta la inscripción y clasificación de la información en
el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas.
3. TIPO DOCUMENTAL
TIPO DE ANEXO
DOCUMENTO
ANEXO 2 Código de Clasificación de Bienes y Servicios de las

Naciones
Unidas (UNSPSC v14_0801).
Link:
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuale
s/UNSPSC_Spanish_v14_0801.pdf
4. CONDICIONES:
4.1. Trámite para la inscripción, actualización y renovación en el sistema de

información de proveedores y contratistas. El trámite se hará directamente ante la
entidad que se disponga para el efecto, de acuerdo con los procedimientos y formularios
definidos para ello, los cuales se encuentran a disposición de los interesados en la página
web de esa entidad y en la de Empresas Públicas de Medellín. Este trámite no tendrá
ningún costo para el interesado.
4.2. Trámite de clasificación. El interesado se clasificará en BIENES y/o SERVICIOS de

acuerdo con lo establecido en el Código de Clasificación de Bienes y Servicios de las
Naciones Unidas, versión UNSPSC v14_0801, aportando los documentos que
demuestren el cumplimiento de los requisitos exigidos para pertenecer a la misma.
4.3. Aceptación de la inscripción. La entidad encargada de operar y administrar el

Sistema de Información, después de verificar el cumplimiento de los requisitos para la
inscripción, actualización o renovación, comunicará al solicitante la aceptación.
Si durante el proceso de verificación de la información, se encuentra que falta algún

requisito o que existen inconsistencias en la información, se suspenderá el trámite de
inscripción, actualización o renovación y se requerirá al solicitante para que suministre la
Hoja 41 de 46
información faltante y/o aclare las inconsistencias, dentro del plazo que para el efecto fije
la entidad, el cual no excederá de dos (2) meses.
4.4. En el evento previsto en el parágrafo del artículo 9, la entidad encargada de operar y

administrar el sistema, dará traslado a la entidad de los documentos respectivos,
Dirección Categorías y Proveedores o quien haga sus veces para que proceda a solicitar
al proveedor o contratista las aclaraciones que sean del caso, en un término de diez (10)
días hábiles, de no recibir respuesta o las aclaraciones, se procederá a informarlo a la
entidad administradora del sistema para que dé aplicación a lo previsto en el parágrafo.
4.5. Información adicional. En el Sistema se incluirá información adicional que sea de

interés para Empresas Públicas de Medellín, de acuerdo con los parámetros que fije para
el efecto la Dirección Categorías y Proveedores o quien haga sus veces; entre ellas, la
calificación del desempeño del contratista en la ejecución de los contratos, el
cumplimiento de requisitos relacionados con la Responsabilidad Social Empresarial,
exigencias ambientales y las medidas de apremio, entre otros.
4.6. Excepciones. La inscripción y clasificación en el Sistema de Información de

Proveedores y Contratistas no se aplicará en el siguiente caso:
Cuando se considere que la inscripción y clasificación, en un caso concreto, produce

efectos negativos o perjuicios que se desprendan de su exigencia para los intereses de
Empresas Públicas de Medellín. En este evento, se deberá contar con la justificación del
jefe de la dependencia requeridora y la autorización del jefe de la Dirección Categorías y
Proveedores, quienes serán los indicados para validar dicha justificación.
4.7. Personas que no pueden inscribirse. Quienes se encuentren inhabilitados para

contratar, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política y en la ley.
Hoja 42 de 46
ANEXO 2
CELEBRACIÓN DE ACUERDOS DE VOLUNTADES CON LOS PRESTADORES DE
SERVICIOS DE SALUD DE LA UNIDAD SERVICIO MÉDICO Y LA ENTIDAD
ADAPTADA DE SALUD DE EPM
OBJETIVO
Fijar el procedimiento para la celebración de “acuerdos de voluntades” con prestadores de

servicios de salud, y gestionar la contratación de la Unidad Servicio Médico o la
dependencia que haga sus veces, y de la entidad adaptada de salud, de conformidad con
la ley.
DEFINICIONES
Con el fin de facilitar la comprensión y la homologación conceptual de la terminología

utilizada en este manual, se incorporan algunas definiciones contempladas en
disposiciones normativas que regulan la materia y se indica lo que se debe entender por
algunos términos que se incluyen.
Acuerdo de Voluntades: Es el acto por el cual una parte se obliga para con otra a dar,
hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o varias personas naturales o
jurídicas. El acuerdo de voluntades estará sujeto a las normas que le sean aplicables, a la
naturaleza jurídica de las partes que lo suscriben y cumplirá con las solemnidades, que
las normas pertinentes determinen.
EAS: Entidad Adaptada de Salud
ESE: Empresa Social del Estado.
Evaluación de Suficiencia de Red: Es la revisión periódica de las necesidades de

prestadores de servicios de salud cumpliendo con los principios del sistema general de
seguridad social en salud definidos en el Artículo 3 de la Ley 1438 de 2011 o la norma
que la modifique.
Grupo evaluador: Es un equipo interdisciplinario, integrado por profesionales de la

entidad y designados por el Jefe de Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga
sus veces.
Nivel de complejidad: Es la forma en que se clasifican las Instituciones Prestadoras de

Salud (IPS), pueden ser públicas o privadas. El nivel de complejidad se asigna según el
tipo de servicios que la IPS habilite y acredite, es decir, según su capacidad instalada,
tecnología y personal, y según los procedimientos e intervenciones que están en
capacidad de realizar.
Ponderación: Es el peso que se atribuye a cada variable dentro de un conjunto que se

pretende medir.
Hoja 43 de 46
Prestadores del servicio de salud: Son las IPS públicas o privadas, los profesionales
especialistas y las personas jurídicas o naturales, habilitadas para prestar servicios de
salud.
Red de prestadores de servicios de salud: Es el conjunto articulado de prestadores de

servicios de salud, ubicados en un espacio geográfico, que trabajan de manera
organizada y coordinada en un proceso de integración funcional orientado por los
principios de complementariedad, subsidiariedad y los lineamientos del proceso de
referencia y contra-referencia establecidos por la entidad responsable del pago, que
busca garantizar la calidad de la atención en salud y ofrecer una respuesta adecuada a
las necesidades de la población en condiciones de accesibilidad, continuidad,
oportunidad, integralidad y eficiencia en el uso de los recursos.
Referencia y contra-referencia: Conjunto de procesos, procedimientos y actividades

técnicas y administrativas que permiten prestar adecuadamente los servicios de salud a
los pacientes, garantizando la calidad, accesibilidad, oportunidad, continuidad e
integralidad de los servicios, en función de la organización de la red de prestación de
servicios definida por la entidad responsable del pago.
La referencia, es el envío de pacientes o elementos de ayuda diagnóstica por parte de un

prestador de servicios de salud, a otro prestador para atención o complementación
diagnóstica que, de acuerdo con el nivel de resolución, de respuesta a las necesidades de
salud.
La contra-referencia, es la respuesta que el prestador de servicios de salud receptor de la

referencia, da al prestador que remitió. La respuesta puede ser la contra remisión del
paciente con las debidas indicaciones a seguir o simplemente la información sobre la
atención prestada al paciente en la institución receptora, o el resultado de las solicitudes
de ayuda diagnóstica.
Urgencia: Alteración de la integridad física o mental de una persona causada por trauma
o por enfermedad de cualquier origen que genere una demanda de atención médica
inmediata y efectiva.
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE PARA LA APROBACIÓN DE LA RED DE PRESTADORES
El Jefe de la Unidad Servicio Médico o de la dependencia que haga sus veces, según las
funciones establecidas en el cargo, será el responsable de la planeación, aprobación y
seguimiento de las actividades a contratar con la red de prestadores, para lo cual contará
con el apoyo del Grupo Evaluador.
La definición de las tarifas para los prestadores del servicio de salud se hará teniendo en
cuenta los indicadores económicos del sector y lo presentado por el Grupo Evaluador.
GRUPO EVALUADOR DE SUFICIENCIA DE LA RED

Hoja 44 de 46
Objetivo del Grupo Evaluador
El Grupo Evaluador analizará y preseleccionará los prestadores que harán parte de la red
de servicios de salud de la Unidad Servicio Médico o de la dependencia que haga sus
veces, para cumplir con los factores de ponderación definidos según el tipo de servicio
requerido.
Integración del Grupo Evaluador
El Grupo Evaluador estará integrado por:

 Un Auditor médico
 Un Especialista en Salud Pública.
 Un Profesional de la Unidad Servicio Médico
El Grupo Evaluador, podrá invitar a un servidor de la empresa cuando requiera

determinada asesoría técnica o jurídica.
Funciones del Grupo Evaluador
El Grupo Evaluador tendrá las siguientes responsabilidades:
 Presentar el estudio tarifario relacionado con los servicios que se requieran.

 Presentar la caracterización de salud e indicadores de calidad de los afiliados.
 Presentar la frecuencia de uso de los afiliados en las diferentes especialidades.
 Presentar trazabilidad del costo.
 Presentar histórico de prestadores.
 Presentar indicadores de referencia y contrareferencia.
 Proponerlos los factores de ponderación para seleccionar los prestadores de los
servicios de salud de la Unidad Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces
y la Entidad Adaptada de Salud.
 Proponer el método de evaluación de la suficiencia de la Red de prestadores.
 Preseleccionar los prestadores de los servicios de salud de acuerdo a los factores de
ponderación y a la evaluación de suficiencia de la red de prestadores.
Reuniones del Grupo Evaluador
El Grupo Evaluador se reunirá cada seis (6) meses y cuando el Jefe de la Unidad Servicio
Médico considere necesario para cumplir con sus responsabilidades.
AUTORIZACIÓN EN CASOS ESPECIALES

El Jefe de la Unidad Servicio Médico o de la dependencia que haga sus veces, estará en
capacidad de autorizar los servicios con un prestador que no forme parte de la Red, sin
requerir del acompañamiento del Grupo Evaluador, en los siguientes casos especiales:
 Atención de Urgencias
 Atención de Fallos de Tutelas
EVALUACIÓN DE SUFICIENCIA DE LA RED DE PRESTADORES

Hoja 45 de 46
Para realizar el análisis de suficiencia de la red, el Grupo Evaluador deberá determinar los
factores de ponderación de acuerdo al número de afiliados, ubicación geográfica,
caracterización de la población, entre otros; para definir los prestadores de servicios de
salud susceptibles de ser invitados a formar parte de la red de prestadores de la Unidad
Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces.
SELECCIÓN DE PRESTADORES Y CELEBRACIÓN DEL ACUERDO DE

VOLUNTADES
Para seleccionar los prestadores de servicios que harán parte de la red de la Unidad
Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces, se invitará a quienes están
inscritos y clasificados en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas, los
participantes deberán acreditar la información solicitada en la invitación recibida. El Grupo
Evaluador seleccionará los prestadores de servicios que resulten mejor valorados.
La prestación de servicios profesionales de salud podrá adelantarse a través de la

solicitud única de oferta.
Las Empresas Sociales del Estado de baja complejidad estarán exentas de inscribirse en
el Sistema de Información de Contratistas, para garantizar la portabilidad nacional según
el Artículo 22 - de la Ley 1438 de 2011, o las normas que lo modifiquen.
ACUERDO DE VOLUNTADES
El acuerdo de voluntades para la prestación de servicios de salud, se celebrará según lo

establecido en el Decreto 4747 de 2007 del Ministerio de Protección Social, o las normas
que lo modifiquen.
El acuerdo de voluntades establecerá que el pago a los prestadores se realizará posterior

a la prestación del servicio.
En el acuerdo de voluntades se pactarán las garantías solicitadas a los prestadores del

servicio de salud según su naturaleza jurídica, de la siguiente manera:
 Personas jurídicas públicas o privadas: se les solicitará “Póliza de Responsabilidad

Civil Clínicas y Hospitales”, que tendrá un límite asegurado mínimo de 200.000.000, valor
que en todo caso podrá ser modificado de acuerdo con las particularidades del servicio y
la contratación con la respectiva persona jurídica. Esta póliza se deberá mantener vigente
durante el plazo del contrato, por eso, si su vigencia termina en el transcurso del mismo
se deberá enviar copia del respectivo certificado de prórroga o renovación.
 Personas naturales: se les solicitará “Póliza de Responsabilidad Médica” o certificado

del Fondo Especial para Auxilio Solidario de Demandas (FEPASDE), que tendrá un límite
mínimo de 100.000.000, valor que en todo caso podrá ser modificado de acuerdo con las
particularidades del servicio y la contratación con la respectiva persona natural. Esta
póliza se deberá mantener vigente durante el plazo del contrato, por eso, si su vigencia
termina en el transcurso del mismo se deberá enviar copia del respectivo certificado de
prorroga o renovación.
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SEGUIMIENTO A LA RED DE PRESTADORES

La Unidad de Servicio Médico o la dependencia que haga sus veces, realizará el
programa de seguimiento mínimo una vez al año en cumplimiento con lo establecido en el
Decreto 4747 de 2007 del Ministerio de Protección Social o las normas que lo modifiquen.

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Por medio del cual se expiden los lineamientos asociados a la contratación

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Artículo 8. Cancelación de la inscripción y clasificación. El registro se

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La invitación deberá formularse a un número plural de destinatarios y deberá tener

3. Solicitud única de oferta

Se podrá solicitar una (1) oferta o cotización en los siguientes casos:

a) La adquisición de bienes y servicios que solamente un proveedor pueda

b) La adquisición de un bien para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria

c) Los servicios profesionales y también los servicios de capacitación que se

d) Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad

e) La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso

f) La declaratoria de desierto de un proceso de contratación.

i) La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado o del

 Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los

 Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías.

k) La ampliación o renovación de plantas o plataforma tecnológica con el

l) Los contratos de mercadeo y publicidad de los bienes y servicios que provee

m) La existencia de un contrato para la adquisición de bienes o servicios en

o) Los contratos que se celebren con aliados estratégicos, de acuerdo con la

p) Los contratos relacionados con operaciones de crédito, operaciones asimiladas,

q) La celebración de convenios de asociación y riesgo compartido.

r) La adquisición o permuta de bienes inmuebles y cuando estos se tomen a título

s) Los contratos de transporte nacional e internacional de carga, agenciamiento de

t) Cuando de la aplicación de la Guía de Abastecimiento Estratégico se defina que

Parágrafo. En los casos previstos en el presente numeral se debe justificar la

Artículo 11. Documentos previos a la iniciación del proceso de contratación.

En los documentos que hacen parte del proceso de contratación se tendrán en

a) Se detallarán con precisión y claridad los aspectos relativos al objeto del

b) Se especificarán los requisitos o las condiciones de participación, los cuales