Ejemplo Procedimiento

HOTEL DORADO PLAZA ALTO PRADO
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Taller
Procedimientos
Antequera Cervera Adrián David

Ávila Merlano Elkin David
Castillo Lázaro Valeria
Méndez López Rubén Esteban
Programa De Administración De Empresas
Universidad Simón Bolívar
10° Semestre
Electiva Profesional VI – T01
Kenny Jesús García Elguedo
Barranquilla, Octubre 2024

PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS
HOTEL DORADO
PLAZA
Responsable:
Gerencia De Compras
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Auxiliar de Contable y de Gerencia De Compras Gerencia General

Compras
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
1. OBJETIVO
Establecer las actividades y criterios necesarios para la gestión eficiente de compras, asegurando
que los productos y servicios adquiridos para el Hotel Dorado Plaza cumplan con los requisitos
de calidad, cantidad, precio, y tiempo de entrega.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el proceso de compras de bienes y servicios del hotel, desde la
identificación de la necesidad hasta la recepción del producto, controlando tiempos de entrega y
asegurando el cumplimiento de los contratos con los proveedores.
3. DEFINICIONES
PROVEEDOR: Persona o empresa que provee productos o servicios necesarios para las
operaciones del hotel.
ORDEN DE COMPRA: Documento que autoriza la adquisición de bienes o servicios por parte
del hotel.
REQUISICIÓN DE COMPRA: Solicitud interna que especifica los productos o servicios a

adquirir.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
REQUISICIÓN DE COMPRA:
El jefe de cada departamento envía una Requisición de Compra al área de compras, especificando
las cantidades, características y urgencia del producto o servicio requerido.
El auxiliar de compras verifica que la requisición esté completa y de ser necesario, solicita más
información o validación al solicitante.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES:
Se consulta la base de datos de proveedores ya homologados por el hotel para identificar las
opciones que cumplen con los requisitos de calidad y precio.
Si el producto o servicio solicitado no está dentro de las ofertas de los proveedores registrados, se
busca externamente a través de cotizaciones de al menos tres proveedores que cumplan con los
criterios de selección (precio, calidad, y tiempo de entrega).
Se debe priorizar a proveedores que hayan demostrado puntualidad y cumplimiento en entregas

anteriores.
EVALUACIÓN DE COTIZACIONES:
 Recopilar las cotizaciones recibidas y las presenta al Gerente de Compras para su

evaluación.
 La decisión se toma considerando el mejor balance entre precio, calidad y tiempos de

entrega, de acuerdo con el formato de evaluación de proveedores.
EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA:
 Una vez aprobado el proveedor, se emite la Orden de Compra, que incluye todos los
detalles acordados: precio, tiempos de entrega, condiciones de pago, y términos de
garantía.
 Se envía la orden al proveedor seleccionado y confirma la recepción del pedido por parte
del proveedor.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ENTREGA:
 Monitorear el cumplimiento del plazo de entrega estipulado en la orden de compra.
 Se mantiene contacto regular con el proveedor para asegurar que no haya retrasos o
problemas con la entrega.
 En caso de incumplimiento en el tiempo de entrega, se activan las medidas correctivas,

incluyendo penalizaciones según el contrato y búsqueda de proveedores alternos en casos
de urgencia.
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN:
Al recibir los productos o servicios, el área de almacén verifica la cantidad, calidad y estado de
los productos contra lo especificado en la orden de compra. Cualquier inconsistencia o defecto se
reporta inmediatamente al área de compras, que gestiona las devoluciones o reemplazos con el
proveedor.
CONTROL DE FACTURAS Y PAGOS:

El área de compras verifica que la factura del proveedor coincida con la orden de compra y con
los productos o servicios recibidos y se elabora un informe de conformidad que se envía al área
de contabilidad para proceder con el pago, siguiendo los términos establecidos con el proveedor.
5. REFERENCIAS
 Manual de Procedimientos del Hotel Dorado Plaza.
 Política de Compras del Hotel Dorado Plaza.
 Normas de Contratación y Selección de Proveedores.
6. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTOL
 Evaluación de desempeños de proveedores.
 Reuniones de seguimiento.
 Indicadores de Gestión.
 Auditoría Interna.
7. OTRAS REFERENCIAS
1. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA

1.0 Edición del Documento 01-06-2016

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Antequera Cervera Adrián David

Kenny Jesús García Elguedo

Barranquilla, Octubre 2024

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Auxiliar de Contable y de Gerencia De Compras Gerencia General

REQUISICIÓN DE COMPRA: Solicitud interna que especifica los productos o servicios a

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se debe priorizar a proveedores que hayan demostrado puntualidad y cumplimiento en entregas

 Recopilar las cotizaciones recibidas y las presenta al Gerente de Compras para su

 La decisión se toma considerando el mejor balance entre precio, calidad y tiempos de

EMISIÓN DE ORDEN DE COMPRA:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ENTREGA:

 Monitorear el cumplimiento del plazo de entrega estipulado en la orden de compra.

 En caso de incumplimiento en el tiempo de entrega, se activan las medidas correctivas,

CONTROL DE FACTURAS Y PAGOS:

 Manual de Procedimientos del Hotel Dorado Plaza.

 Política de Compras del Hotel Dorado Plaza.

 Normas de Contratación y Selección de Proveedores.

6. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTOL

 Evaluación de desempeños de proveedores.

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