Presentación Auditorías 2
Presentación Auditorías 2
Presentación Auditorías 2
OBJETIVOS
Implementación SISTEMA DE
GESTIÓN DE
Mantenimiento PROCESOS
Mejora
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
AUDITORES
CUIDADO
PROFESIONAL
CONDUCTA ETICA
PRESENTACIÓN
JUSTA
PROCESO DE
AUDITORÍAS
INDEPENDENCIA EVIDENCIA
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
CRITERIOS REALIDAD
LO QUE SE DEBE LO QUE SE
HACER HACE
OBJETIVO
LO QUE SE QUIERE
LOGRAR
CONCEPTOS RELATIVOS A LA
AUDITORÍA
EQUIPO AUDITOR
Insumos AUDITORÍA
ACTUAR PLANEAR
VERIFICAR HACER
ENTRADAS SALIDAS
PROGRAMA DE AUDITORÍA
AUDITORÍA COMO PROCESO
GESTIÓN
A ESTABLECIMIENTO
MEJORAMIENTO IMPLEMENTACIÓN
H
SEGUIMIENTO Y
REVISIÓN
V
ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Inicio de la auditoría.
Revisión de la documentación.
Preparación de las actividades de auditoría in situ.
Realización de las actividades de auditoría in situ.
Preparación, aprobación y distribución del informe de
auditoría.
Finalización de la auditoría.
Realización de las actividades de seguimiento de la
auditoría.
REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
Manual de procedimientos.
Leyes relacionadas.
Normativas emitidas.
Reportes de auditoría anteriores.
PLAN DE AUDITORÍA
Objeto y alcance de la auditoría.
Criterios de la auditoría.
Agenda (fechas, lugares, tiempo).
Procesos a ser auditados.
Equipo auditor.
Recursos.
LISTAS DE VERIFICACIÓN
Herramienta para identificar las
interrelaciones, los recursos, los
documentos, los controles, etc. de los
procesos.
Ayuda a la gestión del tiempo indicando lo
que ha de cubrirse en cada proceso.
Recopila las evidencias de la auditoría en
orden lógico.
Facilita el cubrimiento de cada actividad,
obteniendo respuesta para los
requerimientos.
REUNIÓN DE APERTURA
En esta reunión deben estar presentes la
alta dirección, el auditor líder, los
auditores y los auditados.
Objeto:
⚫ Confirmar plan de auditoría.
⚫ Describir las actividades de la auditoría in situ.
⚫ Confirmar canales de comunicación.
⚫ Responder preguntas.
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DE AUDITORÍA IN SITU
FUENTES DE
INFORMACIÓN
RECOPILACIÓN MEDIANTE
MUESTREO Y VERIFICACIÓN
EVALAUCIÓN VS
CRITERIOS
REVISIÓN
CONCLUSIONES DE
AUDITORÍA
FUENTES DE INFORMACIÓN
Condiciones de operaciones
Equipo en funcionamiento
Medición
Registros
Observación
Condiciones de ensayo
Estadísticas (datos)
Condiciones de almacenamiento
LA ENTREVISTA
Es una técnica que permite reunir información directamente
con el involucrado en el proceso
Planear la entrevista. Determinar qué información necesita
recopilar
Elaborar una guía para la entrevista (introducción, preguntas
relacionadas con el tema). Elaborar una prueba piloto
Seleccionar las personas que más conozcan sobre el tema
Programar la entrevista. Planear el tiempo necesario para
realizar la entrevista
Ubicar un lugar apropiado para realizar la entrevista sin
interrupciones
Invitar al entrevistado, informarle del objetivo, fecha y lugar
donde se realizará la entrevista
Realizar la entrevista (sea puntual, cordial y desarrolle la
guía para la entrevista, luego resuma y permítale al
entrevistado hacer comentarios. Dele las gracias.)
BLOQUEOS EN LA
COMUNICACIÓN
IMPACIENCIA
ACTITUDES GESTOS
COMUNICACIÓN
MIRADA MOVIMIENTOS
DESCONFIANZA
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
CRITERIOS EVIDENCIA
LO QUE SE DEBE VS LO QUE SE
HACER HACE
Oportunidades de
No
conformidades
HALLAZGO DE mejora
Observaciones
LA AUDITORÍA Aspectos por mejorar
Las no conformidades pueden ir
orientadas a…
Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los
objetivos de la auditoría y al objetivo definido.
Hallazgos que incumplen requisitos del cliente,
legales o de la entidad que impacta en los
resultados.
Hallazgos repetidos durante la recolección de
información.
Hallazgos que generan un alto impacto a la entidad.
La documentación es diferente a lo que sucede en la
realidad.
El auditado no tiene conocimiento de las
disposiciones documentadas aplicables.
Contradicciones en políticas, procedimientos,
formatos, guías, etc.
REUNIÓN DE CIERRE
En esta reunión deben estar presentes la
alta dirección, el auditor líder, los
auditores y los auditados
Objeto
⚫ Dar a conocer hallazgos y conclusiones de la
auditoría.
⚫ Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de
las no conformidades.
INFORME DE AUDITORÍA
Objetivo, alcance y criterios
Auditor líder, equipo auditor
Descripción de las actividades realizadas
en la auditoría
Procesos auditados
Responsables de los procesos y personal
entrevistado
Aspectos favorables
Aspectos débiles
Solicitud de acciones correctivas
Conclusiones de la auditoría
INFORME DE AUDITORÍA
No debe incluir:
⚫ Opiniones subjetivas
⚫ Información confidencial
⚫ Críticas a las personas
⚫ Declaraciones ambiguas
⚫ Detalles triviales
⚫ Observaciones y hallazgos que no fueron
presentados o discutidos en la reunión de
cierre
SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA
Verificar las respuestas a las solicitudes
de acciones correctivas
Verificar la eficacia de las acciones
implementadas
En caso de tener acciones pendientes,
reprogramar un nuevo seguimiento
Elaborar el programa de la auditoría de
seguimiento de ser necesario.
EVALUACIÓN AL PROCESO DE
AUDITORÍA
Cumplimiento de objetivos
Identificar oportunidades de mejora
Aptitud de auditores
Conformidad de programa y calendario
Retroalimentación de alta gerencia,
auditado y auditor.
Coherencia de auditores
HABILIDADES DEL AUDITOR
OBJETIVOS
DEBE:
⚫ Aclarar ideas
⚫ Corresponder claramente con el desarrollo
del proceso (PHVA)
⚫ Identificar datos de entrada y datos de
salida; documentos del sistema de gestión
relacionados y evidencias esperadas de
auditoría
⚫ Establecer pautas para actividades que
requieren muestreo
⚫ Recolectar la información requerida
REDACCIÓN DE PREGUNTAS
¿CUÁLES HACER?
Sondeo
Las preguntas de sondeo o ¿Qué quiere decir con…?
aclaración son preguntas Deme algunos ejemplos
abiertas diseñadas para ¿Cómo funciona esto?
extraer información
específica y más profunda ¿Me va a decir algo más?
acerca de un tópico
Cerradas
Las preguntas cerradas ¿Es este el archivo del
están diseñadas para documento?
obtener respuestas breves ¿Qué información entregó al
del auditado usuario?
¿Quién trabajó con usted en la
entrega de la información?
REDACCIÓN DE PREGUNTAS
¿CUÁLES EVITAR?
Múltiples
Las preguntas múltiples ¿Cuándo comenzó en este
pueden confundir al auditado trabajo le informaron acerca del
y hacerle olvidar alguna de manual de procedimientos?
sus respuestas, o hacer que ¿sabe en dónde se encuentra el
se enfoque en algo de menor manual? ¿quién le enseñó a
importancia hacer su trabajo?
Agresivas
Estas preguntas son una vía ¿Así que usted es al que se le
segura para poner al ocurrió…?
auditado fuera de lugar Parece que usted realmente
tiene problemas para manejar
este proceso
¿No pudo averiguar como
archivar esto correctamente?
REDACCIÓN DE PREGUNTAS
OBSERVAR
PREGUNTAS
RETROALIMENTAR
RETROALIMENTAR
No conformidades.- Es la descripción
de los aspectos negativos que surgen
de la contravención a la normativa
interna o externa, funcionamiento del
proceso, eficacia/eficiencia del proceso
y otros elementos que impiden el
normal desempeño del sistema.
FORMA ADECUADA PARA ESTABLECER
UNA NO CONFORMIDAD
EVITAR CITAR:
Algunos… equipos están con certificado de
calibración.
Muchos… registros no tienen los resultados de…
Pocos… auditores no tienen la independencia.
Casi todos… los contratos están vencidos.
Varios… reclamos muestran despachos tardíos.
Ciertos… operarios desconocen donde están los
instructivos.
USO DEL LENGUAJE
PROCESO:
Revisar no conformidad.
Determinar causas de las no
conformidades actuales.
Evaluar la necesidades de adoptar
acciones.
Determinar e implementar acciones.
Registrar resultados.
Revisar acciones tomadas
ACCIÓN PREVENTIVA
ENTRADAS:
Identificación de riesgos.
Evalaución de la competencia.
Experiencias de otras instituciones del sector.
Quejas y reclamos de otros productos.
Revisión de necesidades y expectativas de
clientes.
Análisis de mercado.
Autoevalaución del proceso.
Análisis de datos.
ACCIÓN PREVENTIVA
PROCESO:
Determinar causas.
ANÁLISIS DE CAUSA
SÍ
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS
IMPLANTACIÓN
SEGUIMIENTO DE
EFICACIA
¿QUÉ BUSCA LA MEJORA
CONTINUA?
Etapa del Paso No. Nombre del Paso Posibles técnicas a usar
Ciclo 1 Encontrar un problema Pareto, hojas de verificación,
histograma, gráficos de control
LLUVIA DE IDEAS
Es un método que ayuda a eliminar barreras y a
estimular la creatividad del equipo en búsqueda de
soluciones
Para usar esta herramienta adecuadamente se
recomienda lo siguiente:
⚫ Nombrar a un compañero que haga de moderador
del ejercicio
⚫ Cada miembro del equipo tiene derecho a emitir una
sola idea por cada turno de emisión de ideas
⚫ No se deben repetir las ideas
⚫ No se critican las ideas
⚫ El ejercicio se termina cuando ya no existan nuevas
ideas
⚫ Terminada la recepción de las ideas, se las agrupa y
preselecciona, conforme a los criterios que predefina
el equipo
DIAGRAMA DE PARETO
Es la clasificación de los problemas de
calidad en los pocos vitales y en los
muchos triviales, lo que nos permite fijar
las prioridades para tomar las acciones
correctivas correspondientes.
Porcentaje
60%
Unidades
0 0%
Pénsum
Matrículas
Método
Secretaría
Otros
Instalaciones
Atención
Problem as
DIAGRAMA
CAUSA – EFECTO
Permiten visualizar la relación que existe entre los
fenómenos que pueden encontrarse al realizar el
control de calidad y las causas de los mismos. Dichos
fenómenos y las posibles causas de estos pueden ser
las siguientes:
⚫ Fenómenos
Calidad: defectos, faltas, fracasos, quejas, ítems,
reparaciones.
Costos: magnitud de las pérdidas.
Entregas: escasez de inventarios, demoras en los pagos,
demoras en las entregas.
Seguridad: accidentes, errores, interrupciones.
⚫ Causas
Mano de obra: turnos, grupos, edades, experiencia, destreza.
Máquinas: equipos y herramientas.
Insumos: productor, planta, lotes, proveedores.
Métodos: procedimientos, condiciones, órdenes,
disposiciones.
Medio Ambiente: espacio, temperatura, humedad, energía,
radiaciones.
DIAGRAMA
CAUSA – EFECTO
ANÁLISIS DE VALOR
AGREGADO
Dependiendo de la contribución que tenga cada una
de las actividades por su valor agregado las
actividades pueden clasificarse en:
⚫ Actividades de valor agregado para el cliente
(VAC): actividades observadas por el cliente y
necesarias para generar las salidas que él espera
⚫ Actividades de valor agregado para el negocio
(VAN): actividades necesarias para la
organización que no agrega valor desde el punto
de vista del cliente
⚫ Actividades que no generan valor agregado
(NVA): actividades no exigidas por el cliente o
por el proceso, que existen por un diseño
inadecuado o por que el proceso no funciona
como debe ser y que pueden eliminarse sin
afectar la salida para el cliente.
ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO
ACTIVIDAD
SI Necesaria para NO
generar el producto?
NO
Contribuye a los reque- Contribuye a las fun-
rimientos del cliente? ciones del Negocio ?
SI
SI NO
CRITERIOS
30 80 30 20 160
2do.
2 1 3 1
Capacitación y entrenamiento al personal
20 40 90 20 170
16
14
12
10
Reclamos
65
25
69
37
29
33
41
45
49
53
57
61
77
81
73
17
21
13
1
Días