POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INMOBILIARIA COLOMBIA LTDA.

OBJETO

La Política de Protección de Datos Personales en la sociedad

Inmobiliaria Colombia Ltda., pretende regular la recolección,
almacenamiento, uso, circulación, supresión y consulta de datos
personales, brindando herramientas que garanticen la autenticidad,
confidencialidad e integridad de la información.

MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA

•Constitución Política de Colombia, artículo 15.

•Ley 1266 de 2008
•Decreto 1727 de 2009
•Decreto 2952 de 2010
•Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen
General de Protección de Datos Personales.
•Decreto 1377 de 2013
•Sentencia de Constitucionalidad C-1011 de 2008 y C–748 de 2011
mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria
de Protección de Datos Personales.
•Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o
adicione la legislación vigente en materia del ejercicio del
derecho de Habeas Data.

DEFINICIONES
Para la interpretación de la presente política, compartimos las
siguientes definiciones para interpretar mejor la protección de datos y
su relación con el sector inmobiliario. Estas definiciones no
transgreden o contrarían los conceptos de la Ley 1581 de 2012 y sus
normas reglamentarias.

Aliado estratégico: Persona jurídica que mediante la suscripción de

un convenio de cooperación con Inmobiliaria Colombia Ltda., ofrece
servicios de valor agregado a los clientes por conducto de la
información recolectada por Inmobiliaria Colombia Ltda.

Apoderado o autorizado: Persona autorizada por el propietario o

arrendatario de un bien inmueble para que efectué cualquier tipo de
trámite o solicitud ante la Inmobiliaria a cuenta de quien autoriza.

Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del

titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información
personal.
 Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter
personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios
determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su
creación, almacenamiento, organización y acceso.

Causahabientes: Para que una persona sea causahabiente de otra se

necesita que ésta le cause directamente un vínculo jurídico. Se
entiende como causahabiente quien hereda al fallecido.

Clientes: Personas naturales o jurídicas interesadas en la

consignación, compra, venta, arrendamiento o avalúos de inmuebles.
Los clientes se desagregan principalmente en propietarios y
arrendatarios.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por
éste o por la ley para acceder a la información que repose en
cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro
individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Dato personal: cualquier información numérica, alfabética, gráfica,

fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas
naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las

personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en
documentos privados, gustos o datos de contacto personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.

Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción,

interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o
crediticios, académicos, laborales, etc.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que

afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y
los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o

privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros,
trate datos personales por cuenta de Inmobiliaria Colombia Ltda.,
como consecuencia
de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su
actuación para la prestación de un servicio. Inmobiliaria Colombia
Ltda., también podrá ser encargada del tratamiento de sujetos que
actuando en calidad de responsable de los datos personales les
faculte su tratamiento.

Gestión Inmobiliaria: Gestión administrativa y legal de bienes

inmuebles por mandato de un propietario. Se incluye la gestión de los
arrendamientos de los mismos, la puesta en arriendo, los avalúos y
las ventas.

Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda

determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier
información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica,
económica, cultural o social. Una persona física no se considerará
identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades
desproporcionados.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por
éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos
personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en
la ley.

Responsable de la gestión de la información: Persona o personas a las

que Inmobiliaria Colombia Ltda., internamente les ha asignado
formalmente la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes
o reclamos que los titulares efectúen.

Titular del dato: Persona física titular de los datos sobre los
cuales
Inmobiliaria Colombia Ltda., realiza cualquier tipo de tratamiento.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o

el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra
dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia
internacional).

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la

comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de
Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del
responsable.

Tratamiento de datos: cualquier operación o procedimiento técnico,

sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento,
uso, circulación y supresión.
 PRINCIPIOS RECTORES

•Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El

tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
•Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe
ser informada al Titular.
•Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
•Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
•Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o
del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
•Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta
a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y
de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el
tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales,
salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u
otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la
citada ley.
•Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el
Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se
refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas,
humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
•Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en
el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de
públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información,
inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores
que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos
de la misma.
 INFORMACIÓN QUE MANEJAMOS
En nuestros procesos diarios, manejamos datos personales de los
siguientes titulares:

. Arrendatario
. Deudor solidario
. Propietario
. Proveedor
. Trabajador
. Autorizado o apoderado
. Administradores de propiedad horizontal

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

1. Ofrecer los servicios inmobiliarios a los propietarios de inmuebles

e interesados en arrendar, comprar o vender inmuebles.
2. Ejecutar la administración del inmueble cuando existe una relación
jurídica entre mandante y mandatario.
3. Mantener comunicación y contacto constante con las propiedades
horizontales en las cuales se cuentan inmuebles bajo administración
de Inmobiliaria Colombia Ltda.
4. Ejecutar por cuenta de un tercero debidamente constituido de
conformidad con las normas Colombianas el estudio y viabilidad de
Fianza en atención a la solicitud de los potenciales arrendatarios de
bienes administrados por Inmobiliaria Colombia Ltda.
5. Ejecutar por cuenta de un tercero debidamente constituido de
conformidad con las normas Colombianas el aseguramiento colectivo
e individual que permita cubrir los riesgos de los contratos de
arrendamiento vigentes.
6. Ejecutar por cuenta propia el estudio y viabilidad de arrendamiento
en atención a la solicitud de los potenciales arrendatarios de bienes
administrados por Inmobiliaria Colombia Ltda.
7. Suscribir los contratos con los propietarios y arrendatarios propios
de la actividad inmobiliaria.
8. Dar respuesta a los requerimientos judiciales y administrativos
debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga
información.
9. Iniciar el proceso de selección de personal junto con los
procedimientos señalados para el efecto: entrevista, aplicación de
pruebas de ingreso, entre otros.
10. Efectuar contratación del talento humano que superó
satisfactoriamente el proceso de selección.
11. Efectuar la liquidación y el retiro del trabajador. .
12. Reportar y almacenar la información tributaria a las entidades
competentes.
13. Prestar el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los
arreglos que resulten necesarios para su adecuado disfrute.
14. Reportar a los operadores de información de que trata la Ley 1266
de 2008 sobre los arrendatarios que han incumplido el pago de las
obligaciones económicas derivadas del servicio inmobiliario.
15. Efectuar el cobro prejurídico o judicial de las obligaciones que se
encuentran en mora con Inmobiliaria Colombia Ltda., de manera
directa o por medio de un tercero.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO

PERSONAL:
Previamente y/o al momento de efectuar la recolección de datos
personales, Inmobiliaria Colombia Ltda., solicitará autorización al
titular del dato, para su recolección y tratamiento, comunicando la
finalidad de su obtención, a través de medios técnicos automatizados,
orales o escritos, que permitan conservar prueba de la autorización
y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto
1377 de 2013.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

De conformidad con lo señalado en la Ley 1581 en el artículo 8 y el
Decreto 1377 de 2012 en el artículo 18, el titular de los datos tiene
los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente

Inmobiliaria Colombia Ltda.
2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Inmobiliaria Colombia
Ltda.
3) Ser informado por Inmobiliaria Colombia Ltda., previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas
por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previo agotar
los recursos que dispone Inmobiliaria Colombia Ltda., para la solución
de las mismas.
5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando
en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
6) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de tratamiento.

SUPRESION DE DATOS
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento,
a solicitar a Inmobiliaria Colombia Ltda., la supresión (eliminación) de
sus datos personales cuando:
1) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a
los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa
vigente.
2) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad
para la cual fueron recabados.
3) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de
los fines para los que fueron recabados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información
personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros,
archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Inmobiliaria
Colombia Ltda.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable

del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del
mismo cuando:
1) El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos.
2) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones
administrativas.
3) Los datos sean necesarios para proteger los intereses
jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función
del interés público o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el Titular.

SUPRESION DATOS, SOLICITUDES DE ARRENDAMIENTO

Cuando una persona interesada en arrendar un Inmueble bajo la
administración de Inmobiliaria Colombia Ltda., sea informada que su
solicitud de estudio no fue aprobada, tendrá treinta días (30)
calendario a partir de conocer la decisión para reclamar los
documentos que presentó en su solicitud. Pasados treinta días (30)
calendario Inmobiliaria Colombia Ltda., podrá realizar la supresión
total de dicha documentación.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos pueden revocar la autorización al

tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre
y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. En todo
caso los tiempos para efectos de gestionar revocatorias de la
autorización se acogerán a lo establecido en el Artículo 15 de la Ley
1581 de 2012.

Es de aclarar que existirán casos en los cuales el consentimiento, por

su carácter contractual propio de la relación entre el titular e
Inmobiliaria Colombia Ltda., o por disposición legal no podrá ser
revocado.

DEBERES DE INMOBILIARIA COLOMBIA LTDA., PARA EL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio
del derecho de hábeas data;
2) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente
ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada;
4) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
5) Garantizar que la información que se suministre al encargado del
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible;
6) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al
encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos
que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada;
7) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente al encargado del tratamiento;
8) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso,
únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la presente ley;
9) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a
las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular;
10) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos
señalados en la presente ley;
11) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial,
para la atención de consultas y reclamos;
12) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez
se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo;
13) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los Titulares.
15) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS PARA LAS PETICIONES Y RECLAMOS DE

LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El titular del dato personal o quien lo represente podrá allegar su

petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:30a.m a 1:00pm o
de 2:00pm a 5:00p.m al correo electrónico:
inmobiliariacolombialimitada@yahoo.com, comunicarse a la línea
telefónica de Inmobiliaria Colombia Ltda., teléfonos: 3411602 -
2810226, o radicarla en nuestra oficina en la dirección: Carrera 13
No. 13-17 Oficina 304 Edificio Cristóbal Colón de Bogota D.C.. Esta
queja será resuelta por el responsable del área, encargado de
manejar los datos del titular, según la calidad en la que éste actúa
frente a la empresa, de acuerdo a sus diferentes líneas de negocio
(cliente, arrendatario, propietario, etc.).
La petición, queja o reclamación deberá contener la identificación
del Titular, los hechos detallados en los cuales se fundamenta la
misma, datos de contacto, como dirección, teléfono y correo
electrónico, junto con los documentos (anexos) que considere
importantes. Si se presenta la información
incompleta o inexacta, se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición, queja o
reclamo para que corrija o complete la misma. Si pasados dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no subsana o
presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de
la petición. Una vez recibido el requerimiento completo, se incluirá en
la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del
mismo, en un término que no excederá los tres (3) días hábiles. Dicha
leyenda se deberá mantener hasta que el reclamo sea resuelto. El
plazo máximo para atender el requerimiento será de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha en que se
recibió con la información completa y correcta. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
solicitud, la cual en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término antes
mencionado.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

DATOS PERSONALES:

El Área Administrativa será la responsable de atender las peticiones,

quejas y reclamos de los titulares de los datos, de acuerdo a los
derechos que le corresponden según el numeral 7 de la presente
política y la legislación aplicable.

NOTIFICACIÓN CAMBIO EN LAS POLÍTICAS

Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al
titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como:
avisos en la página web, o en las sedes físicas de Inmobiliaria
Colombia Ltda.

CANALES DE COMUNICACIÓN: Dirección, correo electrónico y

página Web

Dirección: Carrera 13 No. 13-17 Oficina 304.

Correo Electrónico: inmobiliariacolombialimitada@yahoo.com
Página Web: www.inmobiliariacolombialimitada.com
 REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que

reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, Inmobiliaria
Colombia Ltda., inscribirá de manera independiente en el Registro
Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que
contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de
la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando
cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la
cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).

En el registro que se efectúe de las bases de datos Inmobiliaria

Colombia Ltda., indicará su razón social, número de identificación
tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto.

Inmobiliaria Colombia Ltda., indicará en el Registro Nacional de Base

de Datos la razón social, número de identificación tributaria,
ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases
de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014).

Finalmente, Inmobiliaria Colombia Ltda., deberá actualizar en el

Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se
presenten cambios sustanciales a la misma.

VIGENCIA DE LAS PRESENTES POLÍTICAS

La presente POLITICA INTERNA PARA TRATAMIENTO, CONSERVACIÓN

Y
SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES, rige a partir del día 1 de
Diciembre del año 2016.