A Fondo

PRESERVACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
DIGITALES1
Garazi Sastre Natividad2, Universidad de Salamanca
RESUMEN
El presente trabajo aborda la problemtica de la preservacin y conservacin de los

documentos digitales. Se definen esos documentos y se enumeran los principales soportes
digitales. Las diferencias con los documentos tradicionales, en lo que afecta a las tareas de
preservacin, servirn de base para determinar los aspectos necesarios para el
establecimiento de una poltica de conservacin. Se analizan los principales riesgos
relacionados con la obsolescencia tecnolgica y con la degradacin de los soportes y se
ofrecen diferentes estrategias de preservacin como pueden ser la sustitucin de los
soportes, la migracin de la informacin o la emulacin de la tecnologa. Debido a la
complejidad en la preservacin de este tipo de documentos, al aumento constante del
volumen de los mismos y a la necesidad de conservar este rico patrimonio para
generaciones futuras se concluye destacando la necesidad de polticas nacionales e
internacionales de preservacin y la cooperacin entre instituciones y entre los diferentes
agentes relacionados con los documentos digitales.
PALABRAS CLAVE
PRESERVACIN / CONSERVACIN / DOCUMENTOS DIGITALES
INTRODUCCIN
En la Sociedad de la Informacin en la que vivimos cada vez es ms frecuente que el

patrimonio cultural, cientfico y de informacin se recoja en documentos digitales y, tambin
cada vez con ms frecuencia, se produce nicamente en forma digital. Las tecnologas que
1
Ctese como: SASTRE NATIVIDAD, Garazi. Preservacin y conservacin de documentos digitales [en lnea]. En: ArchivPost.
Salamanca: Asociacin de Archiveros de Castilla y Len, 2015. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo
2
garazisastre@gmail.com
utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que
explican que hayan sido adoptadas tan rpidamente en muchas partes del mundo.
No obstante, existen graves problemas para mantener utilizable y disponible ese patrimonio
digital que cada vez es ms importante. Los medios que empleamos para guardarlo y
almacenarlo son inestables y la tecnologa necesaria para tener acceso a l es superada rpida
y constantemente por otras nuevas. Cuando las tecnologas caducan, con ellas se pierde
tambin el acceso al patrimonio digital que permitan.
Estos problemas, tal y como se recogen en las Directrices para la preservacin del Patrimonio
Digital, no son nicamente de carcter tcnico, sino que tambin tienen dimensiones sociales
y de organizacin, ya que tenemos la responsabilidad de esforzarnos por conservar abiertos
los medios de acceso durante largos periodos de tiempo, a menudo sin recursos suficientes y
con estrategias inciertas.
La conservacin de los documentos digitales es un problema de gran importancia y as lo ha

reconocido la UNESCO en la Carta para la preservacin del patrimonio digital (UNESCO,
2003). En el artculo 3 de la misma se reconoce el peligro de prdida a que estn sometidos
estos materiales y se afirma: El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse
para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rpida obsolescencia de los
equipos y programas informticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a
los recursos, la responsabilidad y los mtodos para su mantenimiento y conservacin y la
falta de legislacin que ampare estos procesos.
A lo largo de los aos bibliotecas, archivos y museos, como instituciones responsables de la

conservacin de la memoria cultural que son, han desarrollado pautas, procedimientos y
prcticas destinadas a prolongar la vida de los materiales custodiados. La transicin al entorno
digital que se ha vivido en las ltimas dcadas plantea una serie de nuevos retos a los
responsables de la preservacin. Segn Alice Keefer y Nria Gallart (KEEFER; GALLART,
2007) estos profesionales deben servirse de sus conocimientos y aptitudes en materia de
preservacin de los documentos tradicionales, pero tambin deben adaptarse a la nueva
realidad adquiriendo conocimientos y competencias que les permitan introducir polticas y
prcticas adaptadas a los nuevos soportes y contenidos digitales.
LOS DOCUMENTOS DIGITALES Y SUS SOPORTES
El concepto de documento digital abarca una gran cantidad de formatos y contenidos

diferentes. Segn la Carta para la Preservacin del Patrimonio digital de la Unesco,
Los objetos digitales pueden ser textos, bases de datos, imgenes fijas o en movimiento,
grabaciones sonoras, material grfico, programas informticos o pginas Web, entre otros
muchos formatos posibles dentro de un vasto repertorio de diversidad creciente. A menudo
son efmeros, y su conservacin requiere un trabajo especfico en este sentido en los
procesos de produccin, mantenimiento y gestin.
Todos estos documentos pueden encontrarse registrados en diferentes soportes. Estos
soportes han ido evolucionando y en algunos casos unos soportes han sustituido a otros
aunque tambin pueden convivir varios de ellos. Los avances tecnolgicos son los que
propician la aparicin de nuevos soportes con una capacidad de almacenamiento cada vez
mayor.
Entre los soportes de documentos digitales se pueden citar:
Disquetes o discos flexibles: (Los tamaos ms frecuentes son de 5 o de 3

pulgadas). Tienen una capacidad de almacenamiento bastante reducida, en concreto
1,44 MB para los discos de 3 . Este tipo de dispositivo de almacenamiento es
vulnerable a la suciedad y los campos magnticos externos, por lo que, en muchos
casos, deja de funcionar con el tiempo.
Discos magnticos: permiten un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de

modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante
incremento. Su vida til estimada se sita en torno a los cinco aos.
Cintas magnticas: el acceso a los datos es lineal con lo cual es ms lenta la bsqueda
y localizacin de los mismos. En general no permiten modificacin de los datos, sino
la reescritura de los mismos. La vida til y la capacidad de almacenamiento es similar
a los discos magnticos.
Discos pticos (CD-ROM y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos

la modificacin de los datos. Su vida til es mayor que en los casos anteriores variando
desde los cinco a diez aos de los productos con menos calidad a varias dcadas para
los de mayor calidad.
Memorias USB (Universal Serial Bus), son dispositivos de almacenamiento que

utilizan una memoria flash para guardar informacin. Estas memorias se han
convertido en el sistema de almacenamiento y transporte personal de datos ms
utilizado, desplazando en este uso a los tradicionales disquetes y a los CD. Se pueden
encontrar en el mercado fcilmente memorias de varios GB, y hasta 1 TB.
Tarjetas SD: Son un formato de tarjeta de memoria que se utiliza en dispositivos

porttiles tales como cmaras fotogrficas digitales, PDA, telfonos mviles,
computadoras porttiles e incluso videoconsolas (tanto de sobremesa como
porttiles), entre muchos otros. Las primeras tarjetas tenan capacidades que oscilaban
entre los 16, 32 y 64 MB y actualmente pueden llegar hasta los 64 GB.
Ordenadores, tabletas y telfonos mviles, etc. Este tipo de aparatos disponen de

memorias internas de diferentes capacidades en las que se pueden almacenar
documentos digitales.
Servidores informticos: son mquinas con una alta capacidad de almacenamiento.

Pueden ser servidores locales o remotos. Disponen de medidas de seguridad para
controlar los accesos. Hay grandes empresas que proveen de servicios de
almacenamiento a otras empresas e instituciones. Cada vez es ms frecuente el
almacenamiento de documentos en la nube. Tiene la ventaja de que las empresas
responsables de dichos servidores se encargan de las medidas de seguridad y de hacer
copias de seguridad, o de tener servidores espejo mirror, para evitar la prdida de
datos. El principal inconveniente es que se delega en empresas ajenas la
responsabilidad del mantenimiento de dichos documentos y que el acceso tiene que
ser a travs de la red.
Figura 1: Soportes digitales
En la preservacin de recursos digitales, algunos de los conceptos tradicionales siguen siendo

vlidos y otros ya no sirven en el nuevo entorno.
Segn las Directrices para la preservacin del patrimonio digital se define la Preservacin
digital como las acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a
largo plazo. Tambin se puede definir como las acciones necesarias para asegurar el
acceso continuado a materiales digitales durante el tiempo que sea requerido y para cualquier
finalidad legtima (WALLER; SHARPE, 2006, p.10).
De estas definiciones se deducen ciertas similitudes pero tambin algunas diferencias con
respecto a las definiciones tradicionales. Cuando se trata de preservacin digital:
- Se pretende preservar la informacin en vez del documento fsico;
- Se pretende garantizar la accesibilidad y no solamente la utilizacin de la informacin.

Tradicionalmente la conservacin del documento fsico equivala a la conservacin de la
informacin que contena. En esos casos existe un vnculo intrnseco entre el contenido y el
soporte en el que se graba la informacin. Este vnculo queda roto en los documentos digitales
por lo que van a plantear nuevos problemas relacionados con la conservacin y accesibilidad
a la informacin.
DIFERENCIAS ENTRE LA PRESERVACIN TRADICIONAL Y LA PRESERVACIN DE
RECURSOS DIGITALES
La principal diferencia existente entre la preservacin tradicional y la preservacin de recurso

digitales es que la primera pretende mantener a los documentos en su estado original,
mientras que en la segunda los documentos digitales tienen que ser modificados y
transformados continuamente a lo largo del tiempo para que sigan siendo legibles e
inteligibles.
La diferencia viene marcada por la propia naturaleza de los documentos a preservar que
presentan unas caractersticas particulares. En la siguiente tabla se reflejan esas diferencias:
MATERIALES TRADICIONALES RECURSOS DIGITALES

Son objetos fijos, estables y Vulnerabilidad de los
datos digitales
duraderos
Deterioro lento Deterioro rpido de los soportes
Son portadores de sus propios No son reconocibles por su
metadatos observacin, necesitan
Se deben guardar junto a su portador metadatos
Deben externos
gestionarse
separadamente de sus
Tienen valor como objeto sistemas
No tienenportadores
valor como objeto
Costes preservacin bajos a medida Costes preservacin altos
que pasan los aos
debido a la migracin de
formatos y sistemas
Tabla 1: Caractersticas de documentos tradicionales de
y digitales
almacenamiento
La conservacin y preservacin de cualquier documento tiene que tener en cuenta la

autenticidad de los mismos, as como la integridad de la informacin.
La integridad de la informacin plantea un desafo cuando se trata de documentos digitales.

En el caso de los documentos tradicionales los equipos dedicados a la conservacin agotan
sus esfuerzos para lograr la distincin del original y cualquier intervencin que se haga sobre
el mismo con el fin de evitar un falseamiento histrico de los documentos originales. En el
caso de los documentos digitales, el personal especializado encargado de su conservacin
deber documentar mediante metadatos toda la informacin generada a partir de la
documentacin electrnica. Adems tendrn que desarrollar estndares y polticas
normalizadas que permitan el acceso, el uso y el intercambio de la estructura de la
informacin as como de sus modificaciones a lo largo del tiempo. (EQUIHUA, 2013)
LA DIGITALIZACIN COMO MTODO DE PRESERVACIN

Un punto de coincidencia entre la preservacin tradicional y la digital es el uso de la
digitalizacin como mtodo de preservacin de materiales analgicos.
Con el paso del tiempo, los documentos conservados en formatos tradicionales han estado
expuestos a diferentes fenmenos que dificultan su preservacin y que los han ido
deteriorando. Debido a esto, uno de los mtodos para conservarlos es la digitalizacin de los
documentos, asegurando as la existencia de una copia de los mismos. De este modo, el
digitalizar los documentos influye tambin a la hora de la consulta, ya que no es necesario
recurrir al original puesto que se dispone de una copia en estos formatos.
En la actualidad, numerosas bibliotecas, museos y otras instituciones han digitalizado sus

obras para intentar mejorar su conservacin. Hay que tener en cuenta que es un proceso que
requiere tiempo y dinero y que, a grandes rasgos, el coste es mayor que el que supona una
conservacin tradicional.
CONSERVACIN Y PRESERVACIN DE LOS RECURSOS DIGITALES
Los recursos de todas las instituciones son limitados por lo que, tanto para la preservacin de
documentos tradicionales como para la preservacin de documentos digitales, ser necesario
establecer una Poltica teniendo en cuenta las necesidades y recursos institucionales, los
intereses de los usuarios y los diferentes aspectos fsicos e intelectuales de los documentos
tales como formato, estado, pertinencia, valor y uso. (KEEFER; GALLART, 2007)
Para establecer un programa de preservacin habr que tener en cuenta diferentes aspectos
que van a condicionar las actuaciones a realizar.
Entre las cuestiones a tener en cuenta estn:
La seleccin de los recursos que van a ser preservados
Cuando empezar el tratamiento
Principales amenazas
Qu preservar
Mtodos usados para la preservacin
SELECCIN DE LOS RECURSOS QUE HAY QUE PRESERVAR

Para determinar los recursos a preservar habr que buscar un equilibrio entre la importancia
relativa del documento y los factores de riesgo que lo amenacen o le hayan afectado. A la
hora de establecer los criterios para determinar qu documentos deben ser preservados se
presentan diferencias entre los documentos tradicionales y los digitales.
DOCUMENTOS TRADICIONALES DOCUMENTOS DIGITALES

El valor legal Adems de los recogidos para los
documentos tradicionales:
El valor intrnseco del material Si la institucin tiene pleno

derecho a manipular los datos para
asegurar su acceso en futuros
entornos informticos
La pertinencia para los intereses de la Si hay permiso para acceder
al material en el futuro
Institucin
El estado fsico Si el recurso est en un formato
legible actualmente y
previsiblemente en el futuro
El uso actual y potencial Si el recurso est en un soporte
que se pueda gestionar para
transferir o almacenar datos
El valor artstico Si el recurso dispone de
documentacin
identificativa, incluyendo
metadatos.
Las polticas entre su emplazamiento y

manipulacin
La disponibilidad en otras bibliotecas

El coste-efectividad del tratamiento
La disponibilidad de personal e
instalaciones
para realizar el tratamiento
La existencia y disponibilidad de soportes
alternativos apropiados (BAR, 1990)
Tabla 2: Criterios de preservacin

GARAZI SASTRE NATIVIDAD
Preservacin y conservacin de documentos digitales
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
PRINCIPALES AMENAZAS
Los problemas de conservacin y preservacin de los documentos digitales estn

directamente relacionados con las caractersticas de los mismos.
Las principales caractersticas de los documentos digitales son:
su dependencia de los elementos informticos para su lectura;
la volatilidad o facilidad para modificarlos y
la virtualidad debido a su independencia del soporte fsico.
La biblioteca o institucin responsable de la conservacin de los documentos digitales

debe llevar a cabo la Gestin de riesgos que las Directrices para la preservacin del
Patrimonio digital define como Accin de determinar y evaluar los riesgos que
presentan diversas amenazas y, si es el caso, de tomar medidas para reducirlos a niveles
aceptables.
Se puede decir que los problemas de legibilidad estn asociados, por un lado, a la
obsolescencia tecnolgica, tanto de hardware como del software, y, por otro, a la propia
naturaleza de los soportes en los que est registrada la informacin.
La obsolescencia tecnolgica
La obsolescencia tecnolgica es la incapacidad de utilizar los elementos informticos a

causa de la propia evolucin tecnolgica. Un documento puede quedar inutilizado, no
porque se haya deteriorado o haya dejado de funcionar, sino porque hayan desaparecido
los elementos tecnolgicos de su entorno original. Es lo que se conoce como documento
hurfano.
Los cambios que se producen en el entorno informtico pueden afectar al hardware, al

software o a los soportes:
[8]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Cambios en el hardware
La evolucin de los equipos fsicos ha experimentado un ritmo muy acelerado en la ltima

dcada. Se llega a afirmar que la vida media de los equipos informticos es de entre dos
y cinco aos. Aunque un equipo no deje de funcionar llega un momento en el que no se
puede utilizar porque ya no es posible descargar en l nuevas aplicaciones debido a la
falta de memoria, velocidad, espacio en el disco, procesador correcto, etc.
A modo de ejemplo se puede mencionar que los ordenadores actuales ya no incorporan

disqueteras adecuadas para leer los disquetes de 3 ni de 5 , por lo que los
documentos que estn en esos soportes ya no son legibles. Los lectores de CD-ROM y de
DVD tambin empiezan a desaparecer de muchos ordenadores porttiles que incorporan
en su lugar entradas para la lectura de memorias USB y de tarjetas SD.
Cambios en el software
Los datos que forman un documento digital estn codificados en un formato y constituyen
una serie de dgitos binarios o cadenas de bits. Esas cadenas de dgitos no tienen ningn
significado si no hay un programa o software capaz de leerlas. Segn Abby Smith, los
objetos digitales solo existen mediante su recuperacin. (KEEFER; GALLART, 2007,
p.59) Un software puede quedar tambin hurfano debido a cambios en los sistemas
operativos o en el propio hardware.
Cambios en los soportes
Los documentos digitales, como se apunt en el apartado 1 de este trabajo, se pueden

almacenar en soportes fsicos ya sean magnticos discos duros, disquetes, cintas, etc.- u
pticos CD-ROM, DVD, etc. La obsolescencia de estos soportes est relacionada con la
evolucin del hardware necesario para su lectura. Si desaparece el hardware necesario
para la lectura de un determinado soporte los documentos contenidos en los mismos se
volvern ilegibles.
La degradacin de los soportes
Aunque se considera que la obsolescencia tecnolgica es el mayor problema para la

conservacin de los documentos digitales debido a la rpida evolucin tecnolgica, la
fragilidad de los soportes digitales tambin supone un grave problema. Se entiende por
fragilidad la inestabilidad intrnseca del soporte unida a factores externos como el uso o
las condiciones ambientales que pueden conducir, tarde o temprano, a la prdida de la
informacin grabada en l. (KEEFER; GALLART. 2007, p. 60).
[9]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Entre los factores que afectan a los soportes digitales existen:
- Factores internos relacionados con la composicin de los soportes. Estos soportes

estn compuestos por capas de diferentes materiales sobre las que se graban los datos
mediante un proceso magntico u ptico. Todos los soportes estn sometidos a un proceso
de deterioro que puede provocar errores en la lectura de los datos.
- Factores externos como pueden ser los cambios de temperatura y de humedad.

Estos factores pueden adelantar o agravar el ritmo de degradacin natural de un
determinado soporte.
Hay factores nocivos que pueden afectar a la degradacin de los soportes desde el
momento de su fabricacin como pueden ser la mala calidad de los materiales originales,
la calidad en el proceso de fabricacin, la proximidad a campos magnticos, la presencia
de suciedad o polvo en el entorno, mal estado de los equipos de grabacin, etc.
Las medidas de conservacin deben empezar, por lo tanto, desde el proceso de fabricacin
de los soportes y continuar, posteriormente, con las condiciones de almacenamiento y
manejo de los soportes fsicos. Cualquier esfuerzo que contribuya a la extensin de la
vida de dichos soportes y a la legibilidad de los datos reducir los riegos y la necesidad
de posteriores intervenciones de preservacin.
En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones,

especialmente en lo que se refiere al control de la temperatura y humedad relativa. A
continuacin se ofrecen las recomendaciones del Ministerio de Administraciones
Pblicas y de la IFLA sobre dichas condiciones ambientales. (KEEFER; GALLART,
2007, p. 64)
Condiciones ambientales recomendadas por el Ministerio de las Administraciones

Pblicas
Temperatura: 2 - 18 (+/- 1)
o Soportes pticos y soportes magnticos
Humedad relativa:
o Soportes pticos: 40% - 55% (+/- 2%)
o Soportes magnticos: 40% (+/- 2%)
[10]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Condiciones ambientales recomendadas por la IFLA
Temperatura
o Soportes pticos: < 20
o Soportes magnticos: 15 (+/- 3)
Humedad relativa:
o Soportes pticos: 40%
o Soportes magnticos: 30% - 40%
Tabla 3: Condiciones ambientales para la conservacin
Adems de las condiciones del entorno tambin es importante la forma en la que se

manejan los soportes digitales. La IFLA ofrece una serie de recomendaciones que
favorecen la conservacin de los mismos:
Generales:
o Evitar tocar la superficie, y, si es necesario, utilizar guantes sin pelusas.
o Almacenar en reas limpias, sin elementos magnticos, polvo, humo, etc.
o Guardar en cajas especiales para el soporte, en posicin vertical.
Discos pticos:
o Utilizar marcadores suaves de punta de fieltro sin disolventes.
o Limpiar con un papel tis no abrasivo o, mejor con una pistola de aire.
o Limpiar de forma suave, desde el centro hacia los bordes del disco
[11]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Cintas magnticas:
o Rebobinar las cintas despus de cada uso.
o Adelantar y rebobinar las cintas peridicamente.
o Girar las cintas anualmente
Prdidas espontneas o catastrficas de la informacin
Adems de la obsolescencia tecnolgica y de la degradacin de los sopores, los

documentos digitales corren los mismos riesgos que los documentos en soportes
tradicionales ante acontecimientos catastrficos como puede ser un incendio o una
inundacin. En el caso de los documentos digitales este tipo de catstrofes puede suponer
un mayor problema debido al nmero de copias de este tipo de documentos. En los
documentos digitales no existe el concepto de tirada, como exista en un documento
impreso moderno, por ejemplo. En algunas ocasiones solo se guarda ms de una copia, o
un nmero muy reducido de copias de estos recursos digitales, por lo que su prdida puede
suponer la desaparicin de la informacin que contienen. De ah la importancia de
proteger los soportes y contenidos digitales. Para combatir ese tipo de prdida de
informacin son necesarios estrictos sistemas de seguridad, controles de acceso, copias
de seguridad fsicamente alejadas del centro, etc. (KEEFER; GALLART,
2007, p.67).
Otro riesgo que presentan los recursos digitales es la prdida de informacin debido a la
falta de control de las versiones del recurso. Esa falta de control o la mala identificacin
de las versiones pueden vulnerar tambin la autenticidad y la integridad de los datos. Esa
falta de control de las versiones puede deberse a una actualizacin mal documentada o a
la falta de actualizacin de los metadatos correspondientes.
QU PRESERVAR
Cuando se plantea un plan de preservacin de recursos digitales es necesario determinar

qu es lo que interesa preservar. Las respuestas posibles sern el contenido, el continente
o ambas cosas, y depender de la naturaleza del propio documento.
Siguiendo la terminologa de las Directrices para la preservacin del Patrimonio digital

de la UNESCO deberan preservarse los elementos esenciales (essential elements) o
propiedades significativas del recurso digital, es decir, aquello que representa
debidamente su significado o propsito esencial. Estas propiedades significativas son ms
[12]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
que el contenido intelectual del documento e incluyen caractersticas como la

funcionalidad y la apariencia.
A medida que se ha asumido la independencia del documento electrnico de sus distintos

soportes fsicos ha disminuido la problemtica de la conservacin fsica de los soportes
puesto que, considerando que una copia en el entorno informtico es siempre una copia
idntica, un cambio de soporte fsico no implica ninguna transformacin en el documento.
En cualquier caso sigue existiendo el reto de la conservacin fsica de los soportes
digitales.
Dadas las caractersticas de la mayora de los documentos digitales lo prioritario suele ser
la conservacin del contenido ya que los soportes tienen una principalmente una funcin
utilitaria y pueden sustituirse sin que supongan una prdida significativa para el valor del
documento.
Cada institucin deber determinar, por lo tanto, qu elementos es preciso conservar y en

qu forma le interesa hacerlo. Se puede hablar de tres niveles: (KEEFER; GALLART,
2007, p. 69)
- Conceptual o intelectual: lo que el usuario puede entender o utilizar;
- Lgico: los datos codificados que pueden ser interpretados por una aplicacin
informtica;
- Binario: los datos en su forma ms bsica, la cadena de bits.
Un documento puede presentarse en un determinado formato y ofrecer diferentes

funcionalidades que habr que determinar si es necesario conservar. Hay documentos que
incorporan elementos multimedia, elementos dinmicos, aplicaciones interactivas,
enlaces hipermedia, etc. La complejidad del documento determinar tambin las
dificultades de preservacin y el coste de la misma.
MTODOS PARA LA PRESERVACIN
Existen diferentes mtodos para la preservacin de los documentos digitales y la eleccin

de uno u otro depender de factores tales como:
[13]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
- El formato de los documentos
- Los usos previstos de ellos
- La capacidad tcnica institucional disponible.
Lo ms frecuente ser utilizar la combinacin de varios de los mtodos ya que no hay

soluciones definitivas.
Entre las soluciones propuestas para evitar la obsolescencia tecnolgica y asegurar que
los recursos sean legibles y utilizables en el futuro se encuentran las siguientes:
RENOVACIN DE LOS SOPORTES
Consiste en transferir los datos de un soporte a otro nuevo para evitar la prdida de
informacin debida al deterioro que sufren las unidades de almacenamiento, tanto
magnticas como pticas. Este cambio de soporte no implica un cambio de software ni
de formato, es decir, se renueva el soporte sin alterar el contenido. La UNESCO
(Directrices) habla de refrescamiento que define como proceso que consiste en copiar
los datos de un soporte a otro sin cambiar su codificacin, para evitar prdidas de datos
provocadas por el deterioro o el reemplazo de los medios de almacenamiento.
Puede hacerse el cambio al mismo tipo de soporte o a otro ms nuevo o ms estable lo

que permitir subsanar tambin la obsolescencia fsica de los soportes.
Estos cambios de soporte deberan programarse atendiendo a las indicaciones de los

fabricantes sobre la caducidad del soporte y a las mejores prcticas identificadas en la
profesin. Tambin hay que tener en cuenta el tipo de uso y las condiciones de
almacenamiento.
Segn Alice Keefer y Nria Gallart (KEEFER; GALLART, 2007, p.82) no debera
considerarse una estrategia, ya que no es una opcin a elegir sino una accin
imprescindible.
[14]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
CAMBIOS DE LOS DATOS Y DE SU ENTORNO
Esta estrategia incluye las medidas adoptadas para intentar prevenir la prdida de la
informacin debido al desfase del entorno digital hardware, software, soportes y
formatos- evitando as que el recurso quede inaccesible.
Preservacin de la tecnologa
Este mtodo se basa en la preservacin del entorno tcnico que hace funcionar el sistema,
incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de
medios, etc. Esto implica conservar tanto el hardware como el software originales, y
ocuparse de tenerlos en funcionamiento incluso cuando su obsolescencia sea ya completa,
lo que en algunos casos ha conducido a la creacin de verdaderos museos cibernticos.
(SERRA, 2001, p.6)
En cierta forma se trata ms de un tipo de estrategia de recuperacin despus de un

desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservacin adecuada.
Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos
soportes no se han deteriorado ms all de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a
soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en ltima instancia es un callejn sin
salida, pues ninguna tecnologa puede mantenerse funcional de forma indefinida.
(BARRUECO, 2004)
Migracin de la informacin digital
La migracin tiene como funcin principal la conversin del documento creado en un

determinado entorno y codificado en un determinado formato, a otro formato para que
funcione en una nueva plataforma informtica ms actual o ms estandarizada.
Se parte de la idea de que los documentos deben ser accesibles a partir de los sistemas
informticos existentes en cada momento, lo que exige su migracin peridica a formatos
inteligibles por los sistemas actuales.
Existen diferentes estrategias de migracin, entre las que cabe mencionar, adems del
cambio de soporte mencionado ms arriba, las siguientes: (SERRA, 2001)
Compatibilidad retroactiva. Los programas comerciales permiten a menudo leer

documentos creados con versiones anteriores de una misma familia de programas, as
como su migracin a la versin actual. Este tipo de migracin puede realizar alteraciones
[15]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
en la estructura interna de los documentos digitales no deseables desde el punto de vista

legal, o que atenten a la autenticidad del documento original.
Interoperabilidad. Programas de distintas empresas pueden compartir los mismos

formatos de documento digital. Esta estrategia comercial, practicada por los principales
productores de software, permite visualizar documentos de un formato propietario con el
programa de otra empresa y convertirlos a nuevos formatos propietarios.
Conversin a formatos estndar. La existencia de formatos estndar es la principal

garanta de la conservacin de la funcionalidad de los documentos digitales. Esta
estrategia, debe contemplar la utilizacin de un formato seguro (fiable y autntico)
durante el uso del documento, cuando tiene valores primarios, e incluir la posibilidad,
cuando se quiera disponer el documento para su conservacin a largo plazo, de congelar
sus valores primarios en un formato estndar.
A pesar de ser el mtodo ms aceptado, la migracin presenta numerosos problemas.

Migrar la documentacin de un archivo digital es caro en recursos materiales y
humanos, laborioso y lento. Tambin es una tarea peligrosa que comporta un riesgo de
prdida de datos, tanto por errores en la grabacin como por incompatibilidades entre
formatos. Uno de los mayores inconvenientes es que no se puede evitar la alteracin del
documento original, alteracin que puede afectar la estructura, el contenido, la apariencia
y la funcionalidad en mayor o menor grado. Si el objeto digital contiene varios formatos
diferentes habr que tenerlo en cuenta ya que puede requerir tratamientos diferentes para
cada uno de ellos en el proceso de migracin.
Eliminacin de la dependencia de los documentos de una determinada tecnologa
Este mtodo consiste en eliminar las dependencias no esenciales que los documentos
mantienen con los programas con que han sido creados.
Estas dependencias pueden ser de dos tipos:
- Funcionalidades para editar o actualizar el documento electrnico (por ejemplo,

el sistema gestor de una base de datos). Cuando se plantea la conservacin a largo
plazo de un documento digital autntico se infiere que debe ser inmodificable. Por
lo tanto, no es necesario conservar ms que las funcionalidades de visualizacin y
los datos contextuales.
- Vestigios de la tecnologa original, como por ejemplo los formularios y listados

de una base de datos.
[16]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Esta opcin necesita una tecnologa estndar para la recuperacin de la informacin, una
vez eliminada su dependencia original.
Emulacin de la tecnologa
Este mtodo pretende que los sistemas informticos del futuro tengan la capacidad de
recuperar los datos originales, como si se tratase del software original. El programa
emulador debera permitir que el usuario del futuro vea y experimente el recurso tal y
cmo era cuando se cre. Al contrario de la migracin que pretende convertir el
documento original para que funcione en sistemas nuevos, la emulacin lo que pretende
es convertir el entorno para que pueda leer el documento en su estado original.
El objetivo de este mtodo es conservar la funcionalidad que tienen los documentos

cuando son reproducidos por el software original. La emulacin encapsula el
comportamiento del software o hardware junto con el objeto digital mismo. Esta
emulacin se puede limitar a conservar la presentacin visual de los documentos mediante
visores (viewers) o bien conservando la imagen electrnica del documento, con formatos
como pdf o djvu.
Segn Jordi Serra (SERRA, 2001, p. 10) esta opcin garantiza la autenticidad de los
documentos conservados y la fidelidad de la reproduccin, pero al mismo tiempo
presenta un importante inconveniente: tanto la versin reducida del software original
como el emulador tambin estn sujetos a una progresiva obsolescencia, y su
mantenimiento y actualizacin pueden ser muy difciles, especialmente cuando dependan
de una firma comercial que acte exclusivamente en funcin de los intereses del
mercado.
Estos cambios en los datos y su entorno se pueden resumir en el siguiente grfico

(SERRA, 2008, p. 152)
[17]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Figura 2: Estrategias de preservacin digital - Esquema
La eleccin de un mtodo o de otro se tendr que decidir en funcin del tipo de

documento. En la siguiente tabla se pueden ver algunas de las estrategias recomendadas
en funcin del contenido de los documentos (SERRA, 2001)
[18]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Tabla 4: Estrategias de preservacin por tipo de documento
OTRAS ACTUACIONES
Adems de las estrategias planteadas anteriormente existen otras opciones, aunque no

parecen soluciones para la preservacin de los documentos digitales a gran escala. Entre
estas opciones podemos citar:
- Los museos informticos: esta opcin prev el mantenimiento de museos de software

y hardware antiguos para garantizar la lectura de los documentos en el entorno en el que
fueron creados. Supondra guardar ejemplares de todos los modelos, ms copias y piezas
de reparacin. Parece una solucin inviable.
- Impresin en soportes analgicos: Consistira en la transferencia de informacin

guardada en soportes digitales a otros tradicionales como el papel no cido o la
microformas debido a que estos soportes son ms estables. Esta opcin, que podra ser
viable para determinado tipo de documentos es totalmente inadecuada para documentos
multimedia, enlaces hipertextos o documentos dinmicos. El volumen de documentos
digitales hace es otro de los elementos que hace inviable esta opcin
[19]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
- Preservacin en lnea: Esta opcin propone el almacenamiento de los documentos en

servidores externos. Esta opcin de almacenamiento en la nube est siendo muy
utilizada actualmente, pero hay que tener en cuenta que este sistema no elimina la
necesidad de hacer migraciones en algn momento a futuros formatos, ni de hacer copias
de seguridad.
- Arqueologa digital: Esta opcin ms que una estrategia es la ausencia de ella ya que
lo que plantea es que no haga nada y se deje la recuperacin de los documentos en manos
de los especialistas del futuro.
TENDENCIAS DE FUTURO
La expansin de los documentos electrnicos ha llevado a que en determinados mbitos

su presencia sea mayoritaria y por tanto se hace imprescindible su conservacin por
razones patrimoniales, culturales, jurdicas o de otro tipo. La globalizacin de los sistemas
de almacenamiento y los avances constantes de la tecnologa, caractersticos de la
Sociedad de la Informacin actual, hacen que sean necesarios programas globales de
conservacin y preservacin de todo el patrimonio documental que se encuentra en ese
formato. Cada institucin depositaria de documentos digitales tendr que adoptar sus
propios programas de preservacin pero las medidas locales ya no son suficientes. Se
hacen necesarias estrategias a largo plazo y la cooperacin entre diferentes instituciones
que permitan compartir los enormes gastos que supone la preservacin global de estos
documentos y que permita buscar soluciones a la enorme complejidad que dicha
preservacin supone.
La preservacin digital es una tarea en la que tienen que intervenir bibliotecarios y

archiveros, pero tambin todos los actores relacionados con la creacin, la gestin y uso
de cada documento digital.
Son numerosos los proyectos de investigacin en preservacin digital que se estn

desarrollando en todo el mundo, principalmente en pases como Estados Unidos,
Australia, Nueva Zelanda, Gran Bretaa, Francia, Holanda, etc. La mayor parte de estos
proyectos estn liderados por Bibliotecas o Archivos Nacionales, as como por
universidades. Es frecuente la colaboracin con empresas tecnolgicas.
Entre las principales lneas de actuacin se pueden destacar:
El desarrollo e implementacin de estndares internacionales de metadatos de

preservacin.
[20]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Los requerimientos de los sistemas de gestin de archivos digitales. La

elaboracin de registros de formatos.
Creacin e interconexin de repositorios institucionales, etc.
Hay que destacar que los aspectos ms tericos que caracterizaban las investigaciones de
principios de la dcada de 2000 han dado paso a aplicaciones ms prcticas y aplicables
a entornos reales. Los debates sobre las alternativas tcnicas de preservacin (migracin,
emulacin, encapsulamiento, etc.), sobre los formatos ms recomendables o sobre el
modelo funcional, tienen un menor peso relativo frente a los esfuerzos en pos de la
integracin de herramientas, la automatizacin de los procesos o la creacin de sistemas
expertos de ayuda a la toma de decisiones en cuestiones de preservacin. (TERMENS,
2009)
CONCLUSIONES
Para garantizar la preservacin de los documentos digitales las bibliotecas deben

implicarse en todo el ciclo vital del documento, es decir en la seleccin, descripcin,
difusin y preservacin. Para gestionar estos recursos a largo plazo, y dado que los
cambios son constantes y bastante rpidos, los bibliotecarios deben adoptar las buenas
prcticas reconocidas y realizar un seguimiento sistemtico y constante de los diferentes
mbitos que tienen impacto sobre la preservacin como son la tecnologa, las normas y
la legislacin. Para la preservacin digital no son suficientes las soluciones tcnicas, sino
que se hace necesario el establecimiento de polticas nacionales e internacionales que
permitan adoptar las mejores decisiones.
El xito de los programas de preservacin de documentos digitales depender en gran

medida de la coordinacin entre organismos, tanto a nivel nacional como internacional,
para implementar polticas favorables, promover el desarrollo y aplicacin de normas y
facilitar la financiacin necesaria.
La preservacin digital requiere que se tomen medidas activas durante todo el ciclo de
vida del recurso por lo que las polticas de preservacin deben establecerse a largo plazo.
La investigacin se hace necesaria de forma constante para aplicar en cada momento las
soluciones tcnicas ms avanzadas y seguras. Para garantizar la conservacin del
patrimonio digital se hace necesaria la participacin de todos los actores relacionados con
ese tipo de documentacin: creadores, informticos, investigadores, polticos,
legisladores, bibliotecarios, etc.
[21]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Como afirmaba Anne Thurston, fundadora y directora del International Records

Management Trust, tras la Conferencia internacional "La Memoria del Mundo en la era
digital: digitalizacin y preservacin", que se celebr en Vancouver (Canad) en
septiembre de 2012, si queremos que los archivos digitales que dependen de las
polticas, acciones y transacciones de los gobiernos sean accesibles, autnticos y
utilizables a largo plazo, se deben cumplir estndares profesionales internacionales. Por
ejemplo, es necesario grabar los metadatos de los documentos (quin los cre, cundo,
dnde, cmo y por qu) para que estos sigan siendo significativos y accesibles [] la
preservacin del patrimonio documental mundial no es solamente cuestin de crear y
almacenar informacin digital. Supone reposicionar y fortalecer la labor de los
profesionales de la informacin para que cumplan un papel primordial en el desarrollo
mundial. Estos profesionales ya han trabajado a nivel internacional para crear los
estndares, leyes, prcticas y tecnologas necesarios para realizar una buena gestin de
los archivos digitales. El desafo actual es fomentar la voluntad poltica para avanzar.
(UNESCO, 2012)
Para terminar suscribo las palabras de Terry Kuny (BARRUECO, 2004) cuando dice:
A medida que entramos en la era electrnica de objetos digitales, es importante saber

que hay nuevos brbaros en la frontera y que estamos entrando en una poca donde
mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que est codificado y escrito
electrnicamente, se perder para siempre. Estamos, en mi opinin, viviendo en medio
de la edad media digital. En consecuencia, igual que los monjes del pasado, le toca a
bibliotecarios y archiveros hacerse cargo de la tradicin de conservar la historia y el
patrimonio documental de nuestros tiempos
[22]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
BIBLIOGRAFA
Bar, Mnica. (1990). Preservati i conservaci de materials de biblioteca i darxiu a

Catalunya. Barcelona : Escuela Universitaria J. Rubi i Balaguer de Biblioteconoma y
Documentacin.
Barrueco, Jos Manuel. (2004). Preservacin y conservacin de documentos digitales.

[en lnea]. [Consulta: 22 marzo 2013]. Disponible en:
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
Beagrie, Neil; Semple, Najla; Williams, Peter; Wright, Richard. (2008). Digital
preservation policies study. JISC (Joint Information Systems Committee). [Consulta: 21
marzo 2013]. Disponible en:
http://www.jisc.ac.uk/publications/reports/2008/jiscpolicyfinalreport.aspx
Crespo Arc, Luis. (2012). El transcurso del cuidado de libros y documentos: de la

conservacin cientfica a la preservacin digital. Boletn ANABAD, Octubre-Diciembre,
n.4.
Daz Escolto, Alma Silvia; Ramrez Godoy, M Esther. (2013). La preservacin digital.
Retos de la conservacin de la informacin en las bibliotecas acadmicas. Mi biblioteca,
n. 32.
Equihua, Sal Mtz. La preservacin de documentos digitales. [Consulta: 20 marzo 2013].

Disponible en: http://www.biblogtecarios.es/saulequihua/la-preservacion-de-
documentos- digitales.
Establishing a central depository for preserving digital image collections..Part 1:

Responsibilities of transferee. (2001). Cornell, NY : Cornell University Library.
[Consulta: 21 marzo 2013].
http://www.library.cornell.edu/imls/image%20deposit%20guidelines.pdf
[23]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
Feijo, Claudio. (2013). Soportes digitales y transformacin de las industrias de

contenidos. El profesional de la informacin, enero-febrero, v. 22, n.1, pp.5-9. Disponible
en: http://dx.doi.org/10.3145/epi.2013.ene.01
IFLA. (2000). Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. Comisin

de Preservacin y Acceso. Santiago de Chile: Centro Nacional de Conservacin y
Restauracin. DIBAN, 98 p. Disponible en: http://www.ifla.org/VI/4/news/pchlm-s.pdf
Keefer, Alice. (2005). Preservacin digital y depsitos institucionales. El profesional de

la informacin, noviembre-diciembre, v.14, n. 6.
Keefer, Alice; Gallart, Nria. (2007). La preservacion de recursos digitales: El reto para
las bibliotecas del siglo XXI. Barcelona: Editorial UOC. ISBN: 9788497885667. p. 229
Lpez de Prado, Rosario; Snchez Hernamprez, Arsenio. (2012). El Plan de

Preservacin y Acceso: conservacin material en un mundo digital. Boletn ANABAD,
2012, Octubre- Diciembre, n. 4.
National Library of Australia. Directrices para la preservacin del patrimonio digital.

(2003). UNESCO. [Consulta: 20 marzo 2013]. Disponible en:
http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071s.pdf
Serra Serra, Jordi. (2001). Gestin de los documentos digitales: estrategias para su
conservacin. El profesional de la informacin, septiembre, v. 10, n. 9.
Serra Serra, Jordi. (2008). Los documentos electrnicos: Qu son y cmo se tratan. Gijn:
Trea.
Trmens, Miquel. (2009). Investigacin y desarrollo en preservacin digital: un balance

internacional. El profesional de la informacin, noviembre-diciembre, v. 18, n.6, pp.613-
624. DOI: 10.3145/epi.2009.nov.04
[24]
___________________________________________________________________________________________________ ArchivPost
A
FONDO
UNESCO. (2003) Carta para la preservacin del patrimonio digital. [en lnea]. [Consulta:
21 marzo 2013]. Disponible en: http://portal.unesco.org/es/ev.php-
URL_ID=17721&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html
UNESCO, Servicio de prensa. (2012). Preservacin digital: preservar el patrimonio y

proteger los derecho civiles: entrevista con Anne Thurston. (en lnea). [Consulta: 01 abril
2013]. Disponible en: http://www.unesco.org/new/es/media-services/single-
view/news/digital_preservation_preserving_heritage_and_protecting_civil_rights/
Walller, Martin; Sharpe, Robert. (2006). Mind de gap: assessing digital preservation
needs in de UK. Digital Preservation Coalition. [Consulta: 21 marzo 2013]. Disponible
en: http://www.dpconline.org/docs/reports/uknamindthegap.pdf
[25]

A Fondo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

A Fondo

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

A Fondo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PRESERVACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

El presente trabajo aborda la problemtica de la preservacin y conservacin de los

PRESERVACIN / CONSERVACIN / DOCUMENTOS DIGITALES

En la Sociedad de la Informacin en la que vivimos cada vez es ms frecuente que el

La conservacin de los documentos digitales es un problema de gran importancia y as lo ha

A lo largo de los aos bibliotecas, archivos y museos, como instituciones responsables de la

LOS DOCUMENTOS DIGITALES Y SUS SOPORTES

El concepto de documento digital abarca una gran cantidad de formatos y contenidos

Entre los soportes de documentos digitales se pueden citar:

Disquetes o discos flexibles: (Los tamaos ms frecuentes son de 5 o de 3

Discos magnticos: permiten un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de

Discos pticos (CD-ROM y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos

Memorias USB (Universal Serial Bus), son dispositivos de almacenamiento que

Tarjetas SD: Son un formato de tarjeta de memoria que se utiliza en dispositivos

Ordenadores, tabletas y telfonos mviles, etc. Este tipo de aparatos disponen de

Servidores informticos: son mquinas con una alta capacidad de almacenamiento.

Figura 1: Soportes digitales

En la preservacin de recursos digitales, algunos de los conceptos tradicionales siguen siendo

- Se pretende preservar la informacin en vez del documento fsico;

- Se pretende garantizar la accesibilidad y no solamente la utilizacin de la informacin.

La principal diferencia existente entre la preservacin tradicional y la preservacin de recurso

MATERIALES TRADICIONALES RECURSOS DIGITALES

La conservacin y preservacin de cualquier documento tiene que tener en cuenta la

La integridad de la informacin plantea un desafo cuando se trata de documentos digitales.

LA DIGITALIZACIN COMO MTODO DE PRESERVACIN

En la actualidad, numerosas bibliotecas, museos y otras instituciones han digitalizado sus

CONSERVACIN Y PRESERVACIN DE LOS RECURSOS DIGITALES

Entre las cuestiones a tener en cuenta estn:

La seleccin de los recursos que van a ser preservados

Cuando empezar el tratamiento

Mtodos usados para la preservacin

SELECCIN DE LOS RECURSOS QUE HAY QUE PRESERVAR

DOCUMENTOS TRADICIONALES DOCUMENTOS DIGITALES

El valor intrnseco del material Si la institucin tiene pleno

Las polticas entre su emplazamiento y

La disponibilidad en otras bibliotecas

Tabla 2: Criterios de preservacin

Los problemas de conservacin y preservacin de los documentos digitales estn

Las principales caractersticas de los documentos digitales son:

su dependencia de los elementos informticos para su lectura;

la volatilidad o facilidad para modificarlos y

la virtualidad debido a su independencia del soporte fsico.

La biblioteca o institucin responsable de la conservacin de los documentos digitales

La obsolescencia tecnolgica es la incapacidad de utilizar los elementos informticos a

Los cambios que se producen en el entorno informtico pueden afectar al hardware, al

La evolucin de los equipos fsicos ha experimentado un ritmo muy acelerado en la ltima

A modo de ejemplo se puede mencionar que los ordenadores actuales ya no incorporan

Cambios en los soportes

Los documentos digitales, como se apunt en el apartado 1 de este trabajo, se pueden

La degradacin de los soportes

Aunque se considera que la obsolescencia tecnolgica es el mayor problema para la

Entre los factores que afectan a los soportes digitales existen:

- Factores internos relacionados con la composicin de los soportes. Estos soportes

- Factores externos como pueden ser los cambios de temperatura y de humedad.

En cuanto al almacenamiento es necesario mantener una serie de condiciones,

Condiciones ambientales recomendadas por el Ministerio de las Administraciones

o Soportes pticos y soportes magnticos

o Soportes pticos: 40% - 55% (+/- 2%)