Directrices para proyectos de digitalización

Cada una de las ocho secciones comprende una introducción que presenta el contexto e identifica las
cuestiones relevantes, seguido de un texto que discute con más detalle las cuestiones y actuaciones
que deben llevarse a cabo y termina con una o más secciones de texto en un recuadro que incluye un
resumen de las principales recomendaciones. Como se indica en la introducción, su alcance solo se
refiere al patrimonio documental basado en papel, esto es, manuscritos, libros impresos y fotografías.
No incluye las cuestiones especiales relativas a los registros sonoros o películas, que se tratarán en
otro conjunto de directrices patrocinadas por el Programa Memoria del Mundo de la UNESCO.
Desde luego el grupo reconoce que es posible que ningún conjunto único de recomendaciones sea
capaz de satisfacer plenamente las necesidades y circunstancias específicas de cada institución. Es
también muy consciente de que se trata de un campo que cambia muy rápidamente por los nuevos
desarrollos que experimentan constantemente las tecnologías correspondientes. Por consiguiente, el
grupo espera que estas directrices no se consideren simplemente como un compartimiento estanco
sino que representan una pasarela a información complementaria. En cada sección se proporcionan
extensas listas de referencias que se consolidan en una lista más amplia en los Apéndices, junto con
URLs de listas de discusión abiertas y otras fuentes de información actualizada.

Introducción

La tecnología digital abre una perspectiva totalmente nueva. La www mantiene millones de sitios
web e Internet es el lugar de mercado para la investigación, la enseñanza, la expresión, la publicación
y la comunicación de la información. Las bibliotecas y los archivos son proveedores de información
primaria para la sociedad y fueron usuarios de la nueva tecnología digital primero en relación con la
catalogación y la gestión de los procesos, y más tarde para proporcionar información sobre sus
colecciones a la comunidad de la www. Además de preservar y proporcionar acceso al “material
nacido digital”, en la actualidad un gran número de archivos y bibliotecas han iniciado también la
creación de copias digitales de sus recursos ya existentes. Para dichas bibliotecas y archivos se han
redactado estas directrices.

Estas son directrices para emprender proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio
público, en particular para aquellas colecciones custodiadas en bibliotecas y archivos. Tratan del
patrimonio documental en papel, manuscritos, libros impresos y fotografías, y no de registros
sonoros ni de películas, objetos o monumentos. Hacen referencia a la planificación y establecimiento
de proyectos, es decir, a la selección, gestión y procesos de producción implicados en dichos
proyectos en actividades bien definidas, financiadas independientemente y que se llevan a cabo
normalmente a corto plazo, y no a programas que forman parte de la misión o estrategia de una
institución.

¿Por qué unas directrices? Muchas bibliotecas y archivos desearían planificar proyectos de digi-
talización pero carecen de experiencia. Es necesaria una guía práctica como herramienta de trabajo
para la planificación de proyectos de digitalización. Esta necesidad es particularmente importante en
los países en vías de desarrollo.

¿Por qué digitalizar?

La razón de la implementación de un proyecto de digitalización, o más exactamente de la

conversión digital de documentos originales no digitales son variadas y pueden solaparse. La
decisión de digitalizar puede tomarse con objeto de:

1
  Incrementar el acceso: esta es razón principal y la más obvia, cuando se sabe que hay
una alta demanda por parte de los usuarios y la biblioteca o el archivo desean mejorar
el acceso a una determinada colección.
 Mejorar los servicios para un grupo creciente de usuarios proporcionando un acceso de
mayor calidad a los recursos de la institución en relación con la educación y la
formación continua.
 Reducir la manipulación y el uso de materiales originales frágiles o utilizados
intensivamente y crear una “copia de seguridad” para el material deteriorado como
libros o documentos quebradizos.
 Ofrecer a la institución oportunidades para el desarrollo de su infraestructura técnica y
para la formación técnica de su personal.
 Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses comunes con
otras instituciones para crear colecciones virtuales e incrementar el acceso a nivel
internacional.
 Buscar intereses comunes con otras instituciones para rentabilizar las ventajas
económicas de un enfoque compartido.
 Aprovechar las oportunidades financieras, como, por ejemplo, la posibilidad de
asegurar una inversión para implementar un programa, o un proyecto concreto capaz
de generar un beneficio significativo.

Debe estar claro por qué se embarca uno en un proyecto de digitalización: el objetivo determinará el
proceso y los costos. Puesto que la digitalización supone un trabajo intenso y caro es importante
capturar una imagen de modo que sea posible utilizarla para satisfacer diferentes necesidades.

Los elementos clave de un proyecto de digitalización son: Política de selección; Conversión;

Programa de control de calidad; Gestión de la colección; Presentación; Mantenimiento del acceso a
largo plazo. Todos estos elementos tienen la misma importancia -la cadena no es más fuerte que su
eslabón más débil.

La base para emprender la digitalización es el reconocimiento de que la tecnología cambiará y que

cambiará con frecuencia. Por lo tanto, la decisión crucial no tiene que ver con “cuando” comenzar o
“si” comenzar. Más bien es cuestión de si la institución puede permitirse despreciar la oportunidad
de conseguir una más amplia audiencia en una comunidad global, de la manera que permite la
tecnología para mejorar el acceso y la preservación de los recursos culturales y de investigación.

Usuarios

Obviamente el usuario juega un papel importante en la decisión de poner en marcha un proyecto,

pero con mucha frecuencia es difícil definir cuál es ese papel. De hecho las necesidades específicas
de los usuarios pueden ser difíciles de conocer. En la mayoría de los casos existe un supuesto grupo
de usuarios, y el objetivo de la institución es incrementar sus servicios y extender su enfoque e
influencia. El grupo de usuarios puede diferir, dependiendo del tipo de institución y de la misión de
la organización. Las instituciones de educación superior satisfacen las necesidades de su perso-
nal docente y de los estudiantes. Las instituciones públicas y nacionales deben satisfacer a una
población mayor y más diversificada. Esto influye no sólo en la selección sino también en las
formas de presentación y acceso (la interfaz del usuario).

A diferencia de un fotograma de un microfilm de alta calidad, una imagen digital no es un master de

preservación. La única manera en la que la conversión digital contribuye positivamente a la

2
preservación es cuando la copia digital reduce el desgaste y la rotura del original, o cuando los
ficheros están escritos como salida de ordenador en microfilm, que cumple los estándares de
preservación de calidad y perdurabilidad. Por lo tanto, un proyecto de digitalización no sustituye a un
programa de preservación basado en la conversión a microfilm (o de desacidificación, de un
tratamiento de conservación o de mejora de las condiciones de almacenamiento).

Si una institución sin ninguna experiencia ni facilidad para la conservación quiere preservar una
determinada colección, decidir invertir en equipos de digitalización en lugar de en equipos de
microfilmación, evitando de este modo el elevado gasto en cámaras y procesadores de
microfilmación y reconociendo que este equipamiento digital y el desarrollo de los conocimientos de
su personal satisfarán igualmente otros objetivos. Este cambio de la microfilmación como método
generalmente recomendado de preservación por el de la digitalización con sus riesgos a largo plazo
no es quizás la solución ideal para el problema de la descomposición del papel de los siglos XIX y
XX, pero puede servir como un modo práctico de proporcionar protección a ciertos documentos. Las
tecnologías digitales ofrecen un nuevo paradigma de preservación. Ofrecen la oportunidad de
preservar el original proporcionando acceso a la copia digital; de separar el contenido
informativo de la degradación del soporte físico. Además las tecnologías digitales liberan la
gestión de la preservación de las limitaciones de las precarias condiciones medioambientales de
almacenamiento típicas de los climas tropicales y subtropicales en los que se sitúan muchos
países en vías de desarrollo.

La digitalización no produce un ahorro del coste de la gestión de la colección. Una copia digital
nunca puede sustituir al documento u objeto original. El proceso completo, selección, escaneo,
creación de registros, etc. requiere una gran inversión y el mantenimiento a largo plazo de los
equipos digitales tiene sus propios altos costes. Una institución puede desear investigar las
posibilidades de recuperar la inversión realizada mediante la comercialización de las copias digitales.

La conservación de la información digital es cara y requiere un equipo técnico de

profesionales y equipamiento. Las bibliotecas que se embarcan en solitario en proyectos de
digitalización deberían buscar la cooperación mediante acuerdos regionales, nacionales e
internacionales y deberían concertar acuerdos con depósitos adecuados.

Es probable que los usuarios quieran textos recuperables, y esto significa OCR o tecleado (en la
mayoría de los casos lo segundo será más barato que lo primero, pero no hay ninguna regla fija y
puede ser adecuada la combinación de ambos métodos). Por otro lado, dependiendo del tipo de
usuarios y del tipo de texto muchos usuarios querrán también ver las imágenes de la página, y la
experiencia del aspecto del original. Esto puede llevarnos a la conclusión de usar ambos métodos
aunque en la mayoría de los casos eso puede suponer un coste prohibitivo. Así, la mejor solución es
elegir las imágenes de la página si se producen ficheros digitales capaces de llevar a cabo el trabajo
que realizaban tradicionalmente los servicios convencionales de fotografía (como por ejemplo
imágenes para publicaciones profesionales, muestras para exposiciones, etc.)

La segunda opción representa el llamado sistema híbrido investigado particularmente por la

Universidad de Cornell y por el proyecto Open Book de la Universidad de Yale.

Selección

Es importante entender la digitalización como una serie de opciones en las que concurren demandas
y requisitos que deben equilibrarse. Cuando se seleccionan materiales originales para su

3
digitalización se presentan tres cuestiones básicas: si el material original necesita convertirse, debe
convertirse, puede convertirse.

Por lo tanto, la selección tiene que orientarse de modo que se asegure que no solo se consideren
cuestiones como el valor del material seleccionado y el interés de su contenido, sino también
cuestiones relacionadas con la viabilidad técnica, los aspectos legales y las circunstancias de las
instituciones. Las cuestiones implicadas en la selección de los materiales que se van a digitalizar se
examinarán desde dos puntos de vista: Principales razones para digitalizar (para mejorar el acceso
y/o la preservación) Criterios de selección (basados en el contenido o en las demandas).

Principales razones para la digitalización

Para mejorar el acceso: Como se ha indicado en la Introducción puede haber varias razones para
incrementar el acceso:
 La mejora del acceso a un fondo concreto de material de investigación.
 La creación de un único punto de acceso a documentos de distintas instituciones que se
refieren a una determinada materia.
 La implementación de una “reunificación virtual” de colecciones y fondos de
procedencia única, pero que en la actualidad se encuentran muy dispersos.
 La ampliación de la disponibilidad de los materiales como apoyo a la educación y a otros
proyectos de investigación.

La clave está en evaluar qué puede aportar un acceso generalizado a una comunidad de usuarios
concretos. Si la institución que planifica un proyecto de digitalización es privada, es normal que lo
enfoque a sus necesidades específicas y al grupo de usuarios que es su objetivo. Sin embargo, si se
trata de una institución pública deberá satisfacer a una población mayor y demandas más
diversificadas. La manera en que se pretenda utilizar la digitalización es de vital importancia para la
determinación de los requisitos técnicos.

Para facilitar nuevas formas de acceso y uso : El propósito principal en este caso es posibilitar el
uso de materiales(manuscritos y archivos, mapas, objetos museísticos, libros raros originales, etc.)
cuyos originales solo pueden consultarse visitando sus depósitos específicos. o que se han
deteriorado y necesitan apoyo tecnológico para mostrar su contenido o forma. En estos casos el
interés debe centrarse principalmente en como añadir valor al material original y no en la
digitalización como tal. Si se trata de la conversión digital de materiales que están en peligro o
dañados, el objetivo es, en primer lugar, la creación de reproducciones exactas de estos originales en
un soporte de larga duración y no la selección de materiales de acuerdo con la demanda. Estas
reproducciones deben satisfacer tanto a los usuarios actuales como a los potenciales usuarios del
futuro y, por tanto, deben ser de una gran calidad y poseer una gran estabilidad física de modo que
puedan mantenerse a lo largo del tiempo.

La conversión digital puede crear copias de gran calidad con un acceso rápido y amplio que en
muchos casos protegerá estos materiales de la manipulación.

Materiales originales con un importante valor intelectual, pero con un valor material relativamente
bajo, utilizados intensivamente y dañados o frágiles: Las imágenes digitalizadas son normalmente
una buena alternativa para satisfacer las demandas inmediatas.

Materiales originales muy deteriorados de un alto valor intelectual, pero de un bajo valor material y
con un bajo nivel de uso: Este no es un material que interese digitalizar en primer lugar. Muchas

4
instituciones no han aceptado todavía que la tecnología digital es suficientemente estable para la
preservación a largo plazo. Con frecuencia las razones son que sienten el peligro de la obsolescencia
técnica del medio digital e incertidumbre tanto sobre el estatus legal de los documentos electrónicos
como sobre los futuros costes de la preservación de este tipo de documentos.

A la espera de que se resuelva el problema de la longevidad digital, muchas instituciones están

creando archivos de imágenes que pueden considerarse con suficiente calidad de preservación. Esto
significa que:
 pueden utilizarse para diferentes fines
 se crean con un nivel de calidad que reducirá las necesidades de un nuevo escaneo. El
hecho de que se haya creado una copia ciertamente no es suficiente para justificar la
eliminación del original. Incluso para que el lector acepte la copia digital como texto
preferible al original, las imágenes digitales deben:
 tener una autenticidad garantizada
 formar parte de un plan de preservación. La eliminación de los documentos originales
después de la conversión digital se utiliza a veces en programas de gestión de archivos,
pero solo para aquellos documentos que se han evaluado previamente y cuya eliminación
estaba prevista y que se han digitalizado para facilitar un uso masivo durante su tiempo de
vida.

Criterios de selección

Cuando se planifica un proyecto de digitalización es útil tener en cuenta las políticas establecidas por
otras instituciones para sus propios proyectos. Muchos de estos proyectos están actualmente
disponibles para su consulta en la Web. Un ejemplo es el de la Universidad de Columbia que ha
desarrollado un conjunto de criterios de selección para la digitalización de imágenes dividido en seis
categorías: desarrollo de la colección, valor añadido, derechos de propiedad intelectual, preservación,
viabilidad técnica y control intelectual. Otro ejemplo es la Biblioteca del Congreso donde la
selección para la preservación de la reconversión digital se basa en el valor, el uso, las características
del documento original y la conveniencia de la reproducción digital para el uso y el acceso.

Contenido

Cualquiera que sea el objetivo de la implementación de un proyecto de digitalización, la selección de

los materiales originales se basará siempre en mayor o menor medida, en el contenido. De hecho el
valor intelectual es la cuestión básica en toda clase de selección: ¿justifica el contenido de este
documento (su valor para el posible lector) todos los esfuerzos, costes y otros recursos que serán
necesarios? Por lo tanto, todo proyecto o programa de digitalización debería tener sus propios
principios de valor basados en los objetivos que intenta conseguir.

Colecciones virtuales

Durante los diez últimos años los investigadores han comenzado a crear colecciones virtuales de
documentos, libros, objetos museísticos, etc. escaneados. La selección se basa normalmente en el
contenido intelectual del material, pero podría basarse también en el aspecto físico o en otros fac-
tores como la antigüedad, etc. Los objetivos de la creación de colecciones virtuales pueden ser
diferentes. Un motivo puede ser, por ejemplo, la reunificación de colecciones y fondos dispersos o la
mejora de la investigación mediante la integración de diferentes materiales originales que de otro
modo habrían quedado como documentos aislados, localizados en diferentes partes del mundo. En

5
este sentido las posibilidades de acceso generalizado a través de Internet juegan un papel
fundamental.

Reunir una masa crítica de información

Llevar a cabo un proyecto de digitalización que merezca la pena requiere contar con un volumen
mínimo de información. De no ser así su valor para la investigación será demasiado bajo para atraer
lo suficiente a usuarios reales o potenciales. Por lo tanto, una cuestión importante si la selección se
basa en el contenido es si debería incluirse la colección completa o solo una parte de la misma.
Normalmente, el valor de los documentos de archivos, colecciones fotográficas, etc. es mayor en su
conjunto que como partes individuales sacadas del contexto, aunque si los objetos o documentos
individuales tienen un valor significativo para la investigación, incluso una parte pequeña de ellos
pueden constituir una masa crítica de información.

Demanda

El nivel de demanda es, por supuesto, de gran interés en el proceso de selección de los materiales
para la digitalización. Si el objetivo prioritario es mejorar el acceso, el proceso de selección se regirá
seguramente por las probabilidades de uso del contenido del material digitalizado. Por tanto, la
implicación de los especialistas y otros investigadores en la toma de decisiones es una metodología
tradicional de selección. Sin embargo, hay una cuestión básica y es con qué tipo de usuarios quiere
interactuar la institución que digitaliza o, al menos, a qué usuarios quiere dar prioridad. La respuesta
depende de la misión de la institución en cuestión, aunque a veces también depende de objetivos
políticos y de lo que la sociedad espera de sus instituciones culturales. A veces, un activo grupo de
usuarios de un determinado tipo de materiales pueden encontrarse dispersos por todo el mundo y
precisamente por esto puede ser difícil de definir o identificar. Los documentos incluidos en
colecciones especiales corren el riesgo de que se consideren como documentos de bajo uso, lo cual
no es necesariamente cierto puesto que un pequeño grupo de especialistas puede generar una
importante investigación.

Para instituciones culturales que comienzan su primer proyecto de digitalización, un buen método de
trabajo es seleccionar las partes más intensamente utilizadas de sus colecciones a las que, por lo
general, darán el mayor valor añadido porque satisfarán las necesidades de la mayoría de las
personas a las que quieren servir.

Estado físico

La selección del material que se va a digitalizar se verá afectada tanto por el estado físico del
material como por la calidad de las descripciones bibliográficas existentes sobre el mismo. El
material que es frágil, está dañado o en condiciones precarias puede presentar demasiados riesgos de
dañarse todavía más a causa de su manipulación si se permite su escaneo sin un especial cuidado o
sin un tratamiento básico de conservación. Esto implica costes adicionales, y la institución tendrá
que considerar si debe dar prioridad a otras colecciones en mejor estado, o si el coste de la
preparación y conservación debería incluirse en el coste total del proyecto de digitalización.

De forma similar, si el material que se ha considerado candidato para la digitalización tiene lagunas
en su catalogación o en la descripción de sus datos, es fundamental para el futuro acceso a dichos
materiales crear esos datos, y, por tanto, será necesario considerar si los costes adicionales de este
trabajo pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto de digitalización.

6
Recomendaciones: Formule una política de selección del material que se va a digitalizar como
primera etapa del proyecto. Identifique las principales razones que animan el proyecto. ¿Se trata de
mejorar el acceso, de apoyar la preservación o de ambas?. Las decisiones sobre los requisitos
técnicos, la indización y la búsqueda y la preservación de los ficheros digitales que se creen, depen-
den del planteamiento del proyecto. Cree un conjunto de criterios de selección. Considere la creación
de un equipo asesor de especialistas y otros investigadores que representen a usuarios potenciales de
estos archivos digitales y que ayuden a seleccionar lo que es prioritario digitalizar. Capture la imagen
de modo que sea posible utilizarla para satisfacer distintas necesidades y almacenarla como una
imagen de archivo offline en un soporte de almacenamiento barato y seguro (copia maestra). Las
copias sustitutas de esta imagen se pueden utilizar para el acceso (ficheros de acceso). A veces las
copias de seguridad se hacen con una mayor compresión y se usan solo como imágenes de muestreo
para dar una idea del contenido (archivos de miniaturas).

Requisitos técnicos e implementación

Una imagen digital es una “fotografía electrónica” convertida en un conjunto de elementos pictóricos
(píxels) y ordenada de acuerdo con una relación predefinida de columnas y filas. El número de píxels
define la resolución de la imagen. Cada píxel tiene un determinado valor tonal que depende de la
intensidad de la luz reflejada desde el documento original al dispositivo de carga acoplado (CCD)
mediante diodos sensibles a la luz. Cuando los documentos se exponen a la luz crean una carga
eléctrica proporcional, que genera, a través de una conversión analógica/digital, una serie de señales
digitales representadas por un código binario. La unidad más pequeña de información almacenada en
un ordenador se denomina bit (acrónimo de binary digit). El número de bits utilizados para
representar cada píxel en una imagen determina el número de colores o escala de grises que se
pueden representar en una imagen digital. Esto se llama profundidad del bit. Las imágenes digitales
se conocen también como imágenes representadas por bits o imágenes raster para diferenciarlas de
otros tipos de ficheros electrónicos como los ficheros vectoriales en los que la información gráfica se
codifica mediante fórmulas matemáticas que representan líneas y curvas. Los documentos originales
se transforman en imágenes convertidas en bits por medio de un escáner o cámara digital.

Durante la captura de la imagen dichos documentos se “leen” o escanean a una resolución y a una
profundidad predefinidas. Los ficheros digitales resultantes que incluyen los bits para cada píxel, se
formatean y etiquetan de manera que se facilite a un ordenador su almacenamiento y recuperación. A
partir de estos ficheros el ordenador puede realizar representaciones analógicas para su visualización
en pantalla o impresión. Debido a que los ficheros con imágenes de alta resolución son muy grandes,
puede ser necesario reducir el tamaño de los archivos (compresión) para hacerlos más manejables
tanto para el ordenador como para el usuario. Cuando un documento fuente se ha escaneado, todos
los datos se convierten a un determinado formato de fichero para su almacenamiento. Existe una
variedad de formatos de imágenes ampliamente utilizados en el mercado. Algunos de ellos están
pensados tanto para el almacenamiento como para la compresión. Los ficheros de imágenes también
incluyen información técnica que se almacena en el área del fichero llamada “cabecera” de la
imagen. El objetivo de cualquier programa de digitalización debería ser capturar y presentar en
formatos digitales el contenido informativo más significativo de un único documento original o de
una colección de tales documentos. Para capturar las partes significativas, las valoraciones de la
calidad de las imágenes digitales deben basarse en la comparación entre esas imágenes digitales y los
documentos originales que se van a convertir, y no en algún concepto vagamente definido acerca de
lo que bastaría para satisfacer las necesidades inmediatas. Sin embargo, la solución no es capturar
una imagen con la mayor calidad posible, sino comparar el proceso de conversión con el contenido

7
informativo del original –ni más ni menos. Esto plantea dos cuestiones: las características de los
documentos originales que se van a digitalizar y la calidad de la imagen.

Los atributos de los documentos originales

Al capturar, se deben tomar en consideración tanto los procesos técnicos implicados en la

digitalización como los atributos de los documentos originales. Estos atributos pueden ser las
distintas dimensiones y nivel tonal (color o blanco y negro). Los documentos originales también
pueden caracterizarse por el modo en que se han producido: a mano (tinta), mecanografiados o
impresos, o por métodos fotográficos o electrónicos. La condición física de los documentos
originales puede influir de diferentes maneras en la conversión. Los textos descoloridos, las manchas
de tinta, las páginas quemadas y otro tipo de daños, a veces destruyen el contenido informativo, pero
de forma más frecuente imponen limitaciones físicas a las posibilidades de capturar información
durante el escaneo. Por tanto, se debe identificar la posible necesidad de un tratamiento previo de los
documentos originales antes de escanearlos. Despreciar esta cuestión puede ser no sólo una amenaza
para los propios documentos sino que también puede limitar los beneficios y resultados de la
digitalización e incrementar el coste. Los pasos más comunes para prevenir este problema son, por
ejemplo, llevar a cabo tratamientos básicos de conservación previos y usar atriles para los volúmenes
encuadernados, y rutinas para controlar la luz y otras condiciones ambientales durante el escaneo . Si
los documentos originales tienen un valor material necesitarán, por lo general, que los examine un
conservador antes de escanearlos.

Calidad de la imagen

La calidad de la imagen durante la captura depende de la suma de resultados de la resolución

aplicada al escaneo, la profundidad del bit de la imagen escaneada, los procesos de mejora y el nivel
de compresión aplicada, el dispositivo de escaneo utilizado o técnicas usadas, y la preparación del
operador del escáner.

Resolución

La resolución viene determinada por el número de píxels utilizados para presentar la imagen,
expresada en puntos por pulgada (ppp) o píxels por pulgada (ppi).
Aumentar el número de píxels utilizados para captar una imagen dará como resultado una resolución
más alta y una mayor capacidad para definir los detalles más precisos, pero continuar incrementando
la resolución no proporcionará una mejor calidad, únicamente ficheros de tamaño mayor. La cuestión
clave es determinar el nivel de resolución suficiente para capturar todos los detalles significativos del
documento original. El tamaño físico del documento original es importante a la hora de determinar la
resolución. Cuanto más grande es un documento mayor será el número de píxels que se necesitan
para captar los detalles requeridos de la imagen, así como el tamaño del fichero. Los ficheros muy
grandes pueden causar problemas a los usuarios al visualizar las imágenes en pantalla o al enviarlas a
través de las redes, debido a que el tamaño del fichero tiene una importante incidencia en el tiempo
que se tarda en mostrar una imagen. Una manera de disminuir el tamaño del fichero es disminuir la
resolución. Esta es una decisión crítica, especialmente si el documento original tiene tanto un gran
tamaño físico como un alto nivel de detalle, como puede ser el caso de los dibujos y los mapas de
gran tamaño.

Profundidad del bit

8
La profundidad del bit es la medida del número de bits utilizados para definir cada píxel. A mayor
profundidad del bit, pueden representarse mayor número de tonos en grises y color. Existen tres
modos:
 escaneo binario, utilizando un bit por píxel para representar el blanco o el negro
 escaneo en escala de grises, utilizando múltiples bits por píxel para
representar las escalas de grises. El mejor nivel de escala de grises es de ocho bits por
píxel, y en este nivel la imagen que se muestra puede seleccionar hasta 256 diferentes
niveles de grises
 escaneo en color utilizando múltiples bits por píxel para representar el color; se
considera un buen nivel de color 24 bits por píxel y permite una selección de hasta
16.7 millones de colores. La elección de la profundidad de los bits afecta a las
posibilidades de captura, tanto de la apariencia física del documento original como de
su contenido informativo. De esto modo, las decisiones sobre la profundidad de los
bits deben tener en cuenta si el aspecto físico del documento, o de sus partes, tiene un
valor informativo añadido que es necesario reflejar. Este puede ser el caso de los
proyectos de digitalización que tienen como objetivo la realización de facsímiles de
los documentos originales.

Procesos de optimización de la imagen

Los procesos de optimización de la imagen se pueden aplicar para modificar o mejorar la imagen
captada, cambiando el tamaño, el color, el contraste y el brillo, o para comparar y analizar imágenes
con características que el ojo humano no puede percibir. Esto ha abierto muchos campos nuevos de
aplicaciones para el proceso de la imagen, pero el uso de este tipo de procesos plantea cuestiones
sobre la fidelidad y autenticidad respecto al original. Las características del proceso de la imagen
incluyen, por ejemplo, el uso de filtros, curvas de reproducción tonal y herramientas para el trata-
miento del color.

Compresión

La compresión se utiliza normalmente para reducir el tamaño del fichero con el fin de procesar,
almacenar y transmitir las imágenes digitales. Los métodos utilizados son, por ejemplo, la
eliminación de información repetida o la de difícil visión para el ojo humano. De este modo la
calidad de una imagen puede verse afectada por las técnicas de compresión utilizadas y por el nivel
de compresión aplicado.

Las técnicas de compresión pueden ser tanto “sin pérdida”, lo que significa que una imagen
descomprimida será idéntica a su estado original debido a que no se ha perdido ninguna información
cuando se ha reducido el tamaño del fichero, como “con pérdida” cuando la información menos
significativa se reduce o desecha en este proceso. En general, la compresión “sin perdida” se utiliza
para los ficheros maestros y las técnicas de compresión “con pérdida” para los archivos de acceso. Es
importante tener en cuenta que las imágenes pueden responder a la compresión de diferentes modos.
Algunos tipos concretos de características visuales como leves variaciones de tono pueden producir
efectos visuales no deseados. Las imágenes digitales reproducidas a partir de formatos fotográficos
que tienen un amplio nivel tonal, normalmente dan lugar a grandes ficheros.

Otra técnica, además de la compresión, que se puede usar para reducir el tamaño del fichero es
reducir la dimensión espacial de la imagen digital. Esto puede llevarse a cabo cuando se pretende que
la imagen sea una reproducción de archivo más que un facsímile que sustituya al original.

9
 http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html

El equipo utilizado y su funcionamiento

El equipo utilizado y su funcionamiento tiene un importante impacto en la calidad de la imagen.

Equipos de diferentes fabricantes pueden funcionar de modo diferente, incluso si ofrecen las mismas
capacidades técnicas. El criterio y cuidado del técnico siempre tiene un considerable impacto sobre
la calidad de la imagen. En definitiva son las decisiones tomadas por las personas las que determinan
la calidad que se consiga.

Recomendaciones para la conversión - Guía de diez pasos para asegurar un buen proceso de
conversión:
 Utilice escáneres que puedan adecuarse a las dimensiones físicas de los documentos
originales, el tipo de soporte implicado (transparente o reflectante), el nivel de los
detalles, tonos y colores presentes en los documentos y el estado físico de los
documentos.
 Examine cuidadosamente si existe algún requisito para una manipulación concreta o
de conservación de los documentos originales antes de escanearlos
 Elija una resolución que sea suficiente para capturar los más sutiles detalles
requeridos por el grupo de documentos originales que se van a escanear. Compruebe
que la resolución no limitará el uso que se pretende conseguir para las imágenes
digitales. Establezca la resolución en el nivel elegido para todo el grupo de documen-
tos originales con el objetivo de evitar la revisión de documento por documento.
 Elija una profundidad de bit que esté en consonancia con las características de los
documentos originales y con el nivel necesario para transferir el contenido
informativo: escaneo binario para documentos textuales que consistan en imágenes en
negro sobre papel blanco; escaneo en escala de grises (8 bits) para documentos que
contengan información significativa en escala de grises (incluidas las anotaciones a
lápiz en el texto) y para materiales fotográficos; escaneo en color para documentos
que contengan información en color, especialmente cuando se necesiten copias
facsímiles de gran calidad.
 Utilice los procedimientos de optimización de las imágenes y los documentos
cuidadosamente siempre que este tipo de procesos se lleven a cabo.
 Utilice las técnicas de compresión normalizadas “sin pérdida” para los ficheros de
conservación y seguridad (maestros) y para los ficheros de acceso cuando sea
necesario. Esto significa, por ejemplo: para la compresión: ITU grupo 3 o 4 y JBIG
(imágenes binarias), JPEG/JPEG 2000 or LZW (imágenes multi-bit) sin pérdida; para
el intercambio: JPEG/JPEG 2000 sin pérdida, TIFF 5 o versiones superiores.
 Lleve a cabo cuidadosamente ensayos de acceso a los ficheros con el fin de encontrar
un equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamaño del fichero
de modo que el ordenador pueda acceder al mismo en un tiempo aceptable.
 Para obtener un buen rendimiento de los equipos utilizados, investigue
cuidadosamente las declaraciones de los fabricantes acerca de las potencialidades del
sistema y confírmelas mediante pruebas y referencias.
 Utilice estándares para la evaluación de calidad de la imagen digital
 Desarrolle un programa continuo de control de calidad para verificar la consistencia
de la producción de los distintos técnicos durante el proceso del escaneo.

10
 Control de calidad

El control de calidad es un elemento importante en cada una de las etapas de un proyecto de

digitalización. Sin este trabajo no será posible garantizar la integridad y consistencia de los ficheros
de imágenes. Deben tomarse medidas para minimizar las variaciones entre los diferentes operadores
así como entre los distintos escáneres que se utilicen. Los escáners deben, además, revisarse
regularmente para verificar su precisión y la calidad. Es necesario un programa de control de la
calidad tanto para proyectos propios como para aquellos, o parte de los mismos, que se contratan
externamente. Una diferencia importante es que en un proyecto contratado externamente de forma
total o parcial los requisitos de calidad a menudo tienen que formularse antes de la firma del
contrato, debido a su naturaleza legal vinculante. En los proyectos propios se pueden ir creando poco
a poco los programas de control de calidad como parte de las tareas del proyecto. Aunque el control
de calidad es un factor crucial para asegurar los mejores resultados no existe un modo normalizado
para asegurar una determinada calidad de la imagen durante su captura. Los diferentes documentos
originales requieren diferentes procesos de escaneo, lo que debe tenerse en cuenta cuando se
desarrollan programas de control de calidad.

Principios básicos de un programa de control de calidad

Una cuestión importante en un programa de control de calidad es si incluirá:

 ¿la colección completa de imágenes o una muestra?
 ¿todo tipo de ficheros (ficheros de conservación, ficheros de acceso, ficheros de
miniaturas)?
 ¿otros productos intermedios como facsímiles en papel y microformas?
La respuesta depende del objetivo del proyecto de digitalización, de los productos requeridos y de
los niveles de calidad y puntos de referencia elegidos. Si el programa de digitalización es muy
limitado o los requisitos de calidad son extraordinariamente altos, tendrá más sentido examinar la
colección completa imagen por imagen. Sin embargo, en la mayoría de los programas es suficiente
con establecer un plan de muestreo que cubra por ejemplo el 10% de las imágenes producidas por
cada dispositivo de escáner durante un determinado periodo de tiempo (un día, una semana, un mes).
Si un porcentaje previamente especificado de las imágenes elegidas es incorrecto, entonces deberá
revisarse el grupo completo de imágenes. Un programa de control de calidad siempre incluye los
ficheros de conservación que se producen y en la mayoría de los casos también tendrá en cuenta
otros productos como los ficheros de acceso, microformas y copias en papel.

Métodos

Las herramientas automáticas de evaluación de la imagen de las que disponemos actualmente no son,
por lo general, suficientes para materiales que se requieren para fines culturales y científicos. Por lo
tanto, la evaluación de la calidad visual debe llevarse a cabo: • o desde la pantalla o en los productos
impresos • basada en una mezcla de evaluación en pantalla y en los productos impresos (películas o
impresiones) Deben tenerse en cuenta las limitaciones técnicas que pueden afectar a la evaluación,
comenzando con las posibilidades de conseguir una buena calidad de las copias impresas de las
imágenes en escala de grises y en color.

Los métodos recomendados son:

 para la evaluación en pantalla – visualización de las imágenes escaneadas a 1:1
(ampliados al 100%) – uso de objetivos para evaluar la reproducción en escala de
grises y color – uso de objetivos de resolución e histogramas para evaluar la reso-

11
  para la evaluación de los productos impresos – examinar por medio del ojo humano
las copias creadas a partir de las imágenes para comprobar si se ajustan a los
requisitos de calidad. – comparar los productos impresos con los documentos
originales.

Control de calidad del escáner

Antes de comprar un escáner, se debería exigir a los vendedores que presenten resultados digitales
evaluables por medio de tests de evaluación de la calidad de imágenes digitales relevantes. Cuando
un proyecto de digitalización está en marcha, deben establecerse medidas de control de calidad del
escaneado que permitan a los operadores estar seguros de que los dispositivos de escaneo están
operando dentro de los parámetros previstos. Las cuestiones que más conciernen a los resultados son:
resolución espacial, reproducción tonal, reproducción del color, ruido y detección de objetos. En los
proyectos en los que se digitalizan materiales de gran formato, como mapas y planos, la precisión
geométrica es también un factor importante.

Resolución espacial

Una definición muy común de resolución espacial es la capacidad de capturar y reproducir detalles
espaciales. Esto se refiere tanto a los dispositivos de entrada como de salida y esta es probablemente
la única razón por la que el concepto de resolución es una de las especificaciones técnicas peor
comprendidas y utilizadas en relación con los equipos de digitalización. La resolución se define a
menudo en términos de ppp (puntos por pulgada). Sin embargo, los ppp deberían usarse
normalmente solo para las impresoras puesto que “p” se refiere siempre a puntos impresos (por
ejemplo, impresoras de chorro de tinta e impresoras láser). Para la resolución en la entrada de datos
(es decir, escáneres y cámaras digitales) y para la resolución en pantalla (es decir, monitores) suele
usarse normalmente la relación píxels por pulgada (ppi). En general, un píxel es una unidad física
mucho más pequeña que un punto. Cuando se dice que un escáner tiene una resolución máxima de
por ejemplo 600 ppp, significa en la práctica que el escáner muestra óptimamente un máximo de 600
píxels por pulgada (ppi). Pero la proporción de muestreo óptico de un escáner sólo define la
resolución óptica máxima posible en el sentido de la capacidad de la unidad CCD. Esto no garantiza
que el escáner en realidad pueda resolver espacialmente detalles en el mismo grado que supondría el
nivel de muestreo óptico. El motivo es que la proporción de muestreo óptico de un dispositivo de
entrada es sólo uno de los componentes del concepto de resolución. Otros componentes de importan-
cia son por ejemplo la calidad, el nivel del enfoque y la estabilidad mecánica del sistema óptico
(lentes, espejos y filtros, el número de bits de los datos de entrada y de los productos, las variaciones
del documento original y el CCD y el nivel de proceso de las imágenes aplicado a la imagen.

Existen varios métodos para evaluar la resolución. Los más comunes son los siguientes:
 Modelos de resolución, que nacieron originalmente para su uso en las industrias
micrográficas y fotográficas. Se usan normalmente para medir la reproducción de los
detalles, para la uniformidad de la captura de las diferentes partes de un documento
fuente, para la nitidez de la imagen, etc. A veces los resultados pueden no ser total
mente fidedignos, pero los modelos de resolución siguen siendo todavía herramientas
prácticas para utilizar especialmente en la con versión binaria.
 La función de la modulación de la transferencia (MTF), donde se mide la intensidad
de la luz en el proceso de la imagen (calibración de la luz). Este es un método más

12
  Respuesta de la frecuencia espacial (SFR), que significa la capacidad del escáner
para transmitir información de alta frecuencia por medio de una función específica de
transmisión (en la práctica equivalente a MTF).
Ejemplos de modelos que se utilizan para la resolución son:
 Test de prueba de facsímile normalizado del IEE (Institute of Electrical and
Electronic Engineers)
 Test de prueba n. 2 para escáneres de AIIM • Modelo de resolución PM-189 (A&P
International)
 Modelo de escáner SFR y OECF n. 2 (Applied Image Inc) La norma para la
evaluación de la resolución es la ISO 12233 de Fotografía, Cámaras de fotos
electrónicas, medidas de resolución.

Reproducción tonal

La reproducción tonal es el más importante de todos los indicadores de calidad de la imagen, porque
nos da la pauta para la evaluación de otros parámetros de calidad de dicha imagen. De hecho, la
efectividad de estos parámetros implica una satisfactoria reproducción tonal. En la práctica la
reproducción tonal determina el grado de oscuridad o claridad de una imagen así como su contraste.
Debido a los diversos ruidos electrónicos en el escáner siempre habrá pérdidas en la profundidad del
bit durante el proceso del escaneado. Por estoes importante capturar la imagen con una resolución
mayor de la necesaria para el producto digital final, por ejemplo, al menos entre 12 y 14 niveles de
canal por bit para conseguir una resolución de salida de 8 (en escala de grises). La reproducción
tonal se evalúa mediante una curva de reproducción de tono que relaciona la densidad óptica de un
documento en papel o una reproducción de microfilm con el correspondiente valor digital (valor
tonal) en la reproducción digital. En los sistemas digitales esta curva se llama Función de conversión
opto-electrónica (OECF). Los valores tonales también pueden evaluarse por medio de un histograma
que muestra en modo gráfico la distribución de los tonos en una imagen así como el grado tonal de la
misma. La disminución en la claridad u oscuridad comparados con los valores tonales del documento
original pueden indicar que hay limitaciones en el nivel de fuerza del equipo del escáner. El nivel de
fuerza puede definirse como el grado de diferencia tonal entre la claridad y la oscuridad más intensas
y su valor muestra de este modo la capacidad del escáner para distinguir las variaciones extremas en
la intensidad. Normalmente, el nivel de fuerza de un escáner debería conseguir o superar los
extremos de intensidad de los documentos originales. Es importante que no se efectúe ninguna
compresión tonal en la captura de la imagen escaneada. Si efectuamos una compresión tonal en este
momento del proceso de conversión, nunca podremos restaurar de nuevo la imagen a su valor tonal
completo. Así, la gama de valores del escáner (el parámetro de brillo) siempre debería establecerse
en 1.0 en el programa del escáner. Esto se define a menudo como “reproducción tonal”.

Reproducción del color

El mayor desafío de la digitalización de documentos originales en color es su reproducción

manteniendo la representación del color en la pantalla y en las impresiones. El principal problema es
que tanto los monitores como los sistemas operativos y el sistema de aplicaciones representan el
color de diferentes modos. La percepción humana del color también difiere entre las distintas
personas.

Existen varios modelos de color para definir las propiedades de la gama de colores. Los más usados
son: RGB y CMYK. RGB son las siglas en inglés de rojo, verde y azul y es el modelo que se utiliza

13
en monitores y escáneres. Se trata de simular una amplia gama de colores mediante la combinación
de diferentes cantidades de luz roja, verde y azul. Cada uno de estos tres colores se define como un
canal de color y sobre un monitor de 24-bit, cada canal tiene 8 bits que representan 256 tonalidades.
En 1996 se creó un estándar especial de RGB para Internet, llamado sRGB y es el que se utiliza a
menudo tanto para los monitores como para los escáneres, cámaras digitales e impresoras. Si
embargo, se ha criticado que sea un sistema demasiado limitado y que no pueda reproducir todos los
colores. Por esto, es importante antes de adquirir un sistema de reproducción digital (cámara o
escáner) tener en cuenta si esta limitación es de vital importancia en relación con los resultados que
queremos obtener en el proyecto de digitalización.

El modelo CMYK se basa en los colores cián, magenta, amarillo y negro. Se basa en el principio de
que todos los objetos absorben una cierta longitud de onda a partir del espectro de la luz y que
siempre reflejan una longitud de onda opuesta. Los sistemas de impresión y fotografía se basan en el
modelo CMYK que también se conoce como sustractivo. A principios de los años 90 un consorcio
de empresas crearon el ICC(Consorcio Internacional del Color) con el objetivo de desarrollar
sistemas de gestión del color consensuado y normalizado. El perfil normalizado del ICC se puede
utilizar con diferentes sistemas operativos e implementarse en imágenes de color. Sin embargo, no
todos los sistemas de gestión de imágenes de color soportan el sistema de implementación de ICC.

Ejemplos de modelos en uso para la reproducción en color y escala de grises:

 Kodak Color Separation Guide and Gray Scale (Q13 an Q 14)
 Kodak Q-60 Color input Target (IT8)
 RIT Process Ink Garmut Chart2.2.2.4.

En el contexto que nos ocupa el ruido puede asemejarse a las fluctuaciones de la intensidad de la luz
en una imagen que no se encuentran en el documento fuente. En los sistemas de digitalización el
ruido, a menudo, tiene su origen en la unidad de CCD y en los componentes electrónicos asociados.
El ruido se mide normalmente calculando la desviación normal de los valores del número de píxels
sobre cierta parte del documento como una ratio del nivel de ruido. El aumento de la desviación y el
aumento del ruido reduce la calidad de la imagen. En la actualidad existen programas de gestión de
la imagen que miden el ruido.

Objetos

El polvo, los rayones y las manchas constituyen ejemplos de elementos que pueden tener un impacto
en la calidad de una imagen. Todos ellos crean una visible fluctuación en la intensidad de la luz,
aunque el modo en el que esto afecta a la calidad de la imagen difiere dependiendo del resultado que
se quiera obtener. En la mayoría de los casos es suficiente con usar programas que detectan estos
elementos, aunque a veces es necesario examinarlos visualmente.2.2.3. Control de la calidad del
monitor Existen muchos elementos particulares que pueden influir en la calidad de la imagen cuando
esta se visualiza. En primer lugar, la pureza del color y el brillo varían entre el centro y las esquinas
de la pantalla. En segundo lugar, la elección de una pantalla LCD (pantalla de cristal líquido)o CRT
(tubo de rayos catódicos) puede tener sus efectos; esta última se considera todavía la mejor cuando
visualizamos la imagen. En tercer lugar, la gestión del color necesita una regulación continua del
monitor de acuerdo con algún estándar (el perfil normalizado ICC).

Las herramientas de calibrado están a menudo incluidas en los programas de aplicación. Calibrar un
monitor significa ajustar dos valores: la intensidad de la luz del monitor (gama) y el llamado punto
blanco (cuando los tres canales de color rojo, verde y azul están iluminados). El valor de la gama
debe ajustarse en 1.8-2.2 y el punto blanco (temperatura color) será un blanco frío(5000 kelvin).

14
Deberíamos tener en cuenta que el ajuste de los citados valores, que son los ideales para la
evaluación de la calidad de la imagen, quizás no sean los óptimos para la visualización por parte de
los usuarios.

La evaluación de las imágenes siempre necesita un sistema de control. También es importante

adaptar este sistema a los requisitos de visualización, que difieren entre las necesidades del monitor y
de los documentos originales. Los monitores se ven mejor con una luz tenue, aunque no en
habitaciones oscuras, y los documentos originales con una luz más intensa. Los efectos adicionales
como los reflejos pueden afectar a la evaluación y por consiguiente deben ser minimizados, por
ejemplo utilizando un fondo neutro (gris) y colores neutros (gris, negro, blanco) en la vestimenta de
los operadores.

Recomendaciones

Las condiciones para la calidad de la imagen digital se pueden describir en tres etapas:
 Identificación de los productos finales deseados y de los propios fines de la
digitalización. Decida qué es lo que quiere producir y cuándo
 Establecimiento de normas. Defina niveles aceptables de calidad de las imágenes
digitales basados tanto en las características de los documentos originales como en
las prestaciones del sistema de digitalización de imágenes que se vaya a utilizar.
 Decisión sobre los puntos de referencia. Decida con qué se van a comparar los
productos de salida del proceso de digitalización Dependiendo de estas decisiones,
hay que seleccionar lo que deberían incluir los programas de control de calidad
(imágenes aisladas o la colección completa de imágenes; todo tipo de ficheros;
facsímiles en papel, otros productos intermedios). Decida sobre los métodos de
evaluación de los productos digitales que se obtengan, utilizando tanto la evaluación
en pantalla como en los productos impresos y empleando los modelos de referencia
disponibles para el color y la escala de grises, la resolución, los modelos para la
evaluación del ruido y los sistemas de detección de objetos. Calibre regularmente los
monitores sobre los que se va a llevar a cabo la evaluación y minimice los efectos
adicionales en el entorno de visualización.

Gestión de la colección

La posibilidad de poder utilizar una colección de imágenes digitales de la manera prevista no solo
depende de las normas de conversión y de los controles de calidad sino también de cómo se gestione
la colección. Si el objetivo no es solo satisfacer las necesidades a corto plazo sino además
proporcionar acceso a lo largo del tiempo, deben tomarse medidas para satisfacer tanto el uso actual
como las expectativas de los futuros usuarios. Deben hacerse planes, por ejemplo, para: – escanear
las imágenes de la manera adecuada para el último uso previsto – actualizar la distribución de
imágenes y la funcionalidad de la interfaz de usuario – transferir las imágenes a nuevas plataformas
técnicas para conseguir una capacidad de procesamiento y manejo creciente de la información digital
– migrar las imágenes digitales a nuevos formatos de fichero o a nuevos soportes físicos para
asegurar el acceso a largo plazo. Para que puedan utilizarse las imágenes escaneadas debe prestarse
mucha atención a su almacenamiento. Todos los ficheros de imágenes producidos como resultado de
un proyecto de digitalización deben organizarse, nombrarse y describirse de manera adecuada a los
objetivos del proyecto.

15
 Organización de las imágenes

Antes de tomar en consideración un nombre y una descripción de un fichero de imagen debe

decidirse cómo va a almacenarse. Por lo general, los documentos originales que se escanean, se
organizan físicamente de acuerdo con principios de ordenación archivística o bibliotecaria. Los
fondos de los documentos se suelen dividir en series, volúmenes y publicaciones y las colecciones de
manuscritos y las fotografías están numeradas. La manera más fácil de manejar esta cuestión es
trasladar los principios fundamentales de la organización física de los documentos originales aun a
jerarquía lógica del disco del ordenador. Esto deberá llevarse a cabo hasta donde sea posible de
acuerdo con los sistemas normalizados existentes. Es importante asegurar que las estructuras de los
nombres de los ficheros de las diferentes plataformas técnicas sean compatibles. También ha de ser
posible el crecimiento de la colección de los ficheros de imágenes y, además, la manera de
organizarlos debe ser escalable.

Nombres de las imágenes

Los ordenadores no son capaces por sí solos de interpretar las relaciones lógicas de una colección de
documentos originales como, por ejemplo, las secuencias de las carpetas y de las páginas. Por tanto,
debe reflejarse el modo por el que se nombran los ficheros de las imágenes escaneadas. Existen dos
procedimientos para ello: (1) utilizar un esquema de numeración que refleje los números que se
hayan usado en un sistema de catalogación previo, o (2) utilizar nombres de ficheros significativos.
Ambos procedimientos son válidos y debe elegirse el que mejor convenga a una colección o grupo
determinado de documentos originales. Un proyecto de digitalización también debe adoptar
convenciones para los nombres, para las tablas de signos y para las reglas relativas, por ejemplo, a la
puntuación y al uso de letras mayúsculas. Es importante que estas convenciones sean uniformes. Un
vocabulario normalizado es una de las piedras angulares de la gestión de una colección de imágenes
digitales. Cuando se nombran los ficheros de imágenes también son importantes las extensiones del
fichero. Muchas de ellas tienen significados normalizados y su uso se encuentra generalizado, pero
debe tenerse cuidado si se trata de extensiones no normalizadas. Puede encontrarse una lista de las
extensiones más comunes en Webopedia, una enciclopedia en línea relacionada con la tecnología
informática. http://webopedia.internet.com/TERM/f/file_extension.html

Descripción de las imágenes

Para describir imágenes digitales son necesarios los metadatos que son datos estructurados acerca de
los datos. Los metadatos también pueden definirse como datos que facilitan la gestión y el uso de
otros datos. Esto no es algo nuevo para archiveros y bibliotecarios. El uso de metadatos se encuentra
estrechamente relacionado con las reglas de descripción y catalogación de publicaciones impresas,
documentos de archivos y objetos. La diferencia es que en el mundo digital se necesitan categorías
adicionales de metadatos para soportar la navegación y la gestión de los ficheros de datos. Los meta-
datos para la descripción de imágenes digitales pueden incluir distintos tipos de información. El
proyecto “Making of America II” de la Biblioteca delCongreso identificaba en 1998 tres categorías
de metadatos: Metadatos descriptivos para la descripción e identificación de los recursos de
información. Metadatos estructurales para la navegación y la presentación. Metadatos
administrativos para la gestión y el proceso. Estas categorías no siempre tienen límites claramente
definidos y con frecuencia se solapan. La Universidad de Cornell en su tutorial de imágenes digitales
Moving theory into practice presenta para cada categoría objetivos sumarios, elementos y ejemplos

16
que aparecen en un índice que ofrece una buena visión del concepto de metadatos:
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/metadata/metadata-01.html
No obstante, cada proyecto de digitalización debe elegir una solución de metadatos basada en sus
propios objetivos.

Uso de los metadatos

Dos son los principales procedimientos para las soluciones de metadatos: las técnicas de gestión de
datos y la codificación del documento.

Técnicas de gestión de datos : El nivel de los metadatos descriptivos determina siempre el nivel o
las posibilidades de recuperación. Además, tiene una importancia crucial desde el mismo momento
en que se inicia un proyecto de digitalización decidir el nivel más profundo al que podrán buscarse
las imágenes digitales. Además, deben tenerse en cuenta los metadatos existentes como instrumentos
de búsqueda, índices, etc. y, si se considera conveniente, deben vincularse a los ficheros de
imágenes. También debe considerarse si se pueden adaptar los metadatos generados en el proceso de
conversión digital y cómo. Actualmente, el formato TIFF (Tagged image file format) es el formato
de fichero más común para almacenar los master de las imágenes digitales.

En TIFF, y también en otros formatos gráficos como GIF, el software utilizado por el escáner genera
de manera automática unas etiquetas con información técnica y administrativa que se registra en la
cabecera del fichero o, dicho en otros términos, directamente en el propio fichero. La información de
la cabecera TIFF se almacena en formato ASCII y, en este sentido, constituye una plataforma
independiente. La práctica de registrar los metadatos en la cabecera del formato TIFF se encuentra
muy extendida y sus ventajas son obvias: asegura una estrecha relación entre el documento original,
el proceso de conversión y el fichero de la imagen resultante de la conversión. La construcción de
colecciones de imágenes digitales significa igualmente que debe llevarse a cabo un esfuerzo para
hacerlas accesibles a los usuarios. Las bibliotecas de todo el mundo han utilizado durante décadas el
formato MARC como un estándar de metadatos, pero otros sectores culturales no lo han adoptado.
La Dublin Core Metadata Initiative presentó, a principios de los años 90, un conjunto de
15elementos de metadatos descriptivos para satisfacer las nuevas demandas de recuperación,
inicialmente para la Web. Se pretende que estos elementos sean simples, internacionales e
intersectoriales. Dublin Core es actualmente uno de los estándares de metadatos más ampliamente
aceptados en e lmundo.

Codificación del documento

Actualmente muchos proyectos y programas digitales utilizan SGML(Standard Generalized Markup

Language) o partes de SGML como XML(eXtensible Markup Language). El objetivo es agrupar las
imágenes y proporcionar acceso a elementos estructurales de objetos individuales o de colecciones
completas. La codificación de documentos también puede utilizarse en aquellos sistemas en los que
los datos se toman de bases de datos de menor nivel y se transforman en representaciones
normalizadas para el intercambio. SGML presenta algunas desventajas. Por ejemplo, muchas
aplicaciones de software no lo soportan y XML se utiliza cada vez más como lenguaje de marcado.
Una iniciativa bien conocida que utiliza SGML es TEI (Text Encoding Initiative) que ha
desarrollado DTDs (Document Type Definitions) para codificar textos individuales en el campo de
las humanidades. La iniciativa Encoded Archival Description (EAD) ha desarrollado una DTD para
codificar instrumentos de búsqueda que permiten codificar colecciones de archivo completas o
ejemplares.

17
 Recomendaciones

Para la gestión de la colección organice jerárquicamente los ficheros de las imágenes escaneadas en
un disco que corresponda lógicamente a la organización física de los documentos. Nombre los
ficheros escaneados de una manera estrictamente controlada que refleje sus relaciones lógicas.
Describa los ficheros de las imágenes escaneadas internamente (utilizando la imagen de la cabecera
del fichero) y externamente (utilizando ficheros de metadatos descriptivos vinculados).

Requisitos técnicos

Llevar a cabo un proyecto de digitalización significa establecer un equilibrio entre las necesidades de
los usuarios reales y potenciales, la infraestructura tecnológica utilizada por el proyecto y los
recursos financieros y humanos disponibles. Además, las posibilidades tecnológicas de las estaciones
de trabajo y dispositivos de captura de imágenes (escáneres o cámaras digitales, sistemas operativos,
memoria interna, almacenamiento, calidad de visualización, capacidad de las redes y velocidad)
deben estar claras antes de iniciar el proyecto así como los medios para presentar los datos de las
imágenes a los usuarios. El análisis de las necesidades técnicas de un proyecto de digitalización se
lleva a cabo por lo general en el marco de un proyecto piloto o estudio. Este proporciona al proyecto
la posibilidad de investigar a pequeña escala la viabilidad de 1) realizar sus planes y 2) introducir la
tecnología digital en una biblioteca o en un archivo si se trata del primer proyecto de digitalización
de la institución.

Las necesidades técnicas se centran fundamentalmente en el hardware y en el software,. Aunque

cualquier lista de requisitos mínimos se queda casi inmediatamente obsoleta y además debe ser
bastante general, el siguiente paquete básico debería ser suficiente para llevar a cabo un proyecto de
digitalización a un nivel básico:

 Un PC de nivel normal con mínimo de memoria de acceso aleatorio (RAM) dos

veces mayor que la recomendada para los requisitos de oficina habituales. El
procesado de imágenes necesita mucha memoria y largos retrasos afectan
negativamente a la productividad
 Un CD-Writer, periférico esencial para proporcionar el soporte para copiar el
producto digital en CD-ROMs, especialmente si el espacio de almacenamiento
representa un problema o si está prevista la venta de los CD-ROMs. o
 Un modem o una tarjeta de red Ethernet para el acceso interno
 Un escáner de bandeja plana A3 ópticamente capaz de una resolución de 600 ppp
(ppi) o superior. Los resultados interpolados para conseguir una resolución más alta
pueden producir una inaceptable pérdida de detalles. Los escáneres de bandeja plana
menores de A4 no permiten capturar las dimensiones completas de documentos de
tamaño folio de los que se componen muchas colecciones archivísticas. Un adaptador
de transparencias es otro extra opcional útil para la captura de materiales basados en
película y negativos de cristal en grandes formatos.
 Se necesita una impresora de oficina en blanco y negro (600 ppp) si las impresiones
se utilizan para el control de calidad. Si las imágenes se imprimen para la venta se
requerirá una impresora en color de calidad fotográfica de alta resolución.
 Se recomienda un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) en aquellas áreas
que experimentan un suministro de energía eléctrica defectuoso. La adquisición de un
equipo también deberá incorporar un contrato de mantenimiento por un mínimo de
tres años y, si es posible, por cinco. Por lo general, se considera que después de tres

18
La selección del software debería basarse en una seria consideración de soluciones de código abierto
(es decir, disponibles públicamente). El soporte del software de código abierto bajo los términos del
GNU Licencia Pública General constituye una comunidad de usuarios de bibliotecas digitales
independiente de las fuerzas del mercado. http://www.nzdl.org/greenstone software de biblioteca
digital proporciona una nueva forma de organizar la información y publicarla en Internet o en CD-
ROM. Los requisitos del software de imagen deberían basarse fundamentalmente en facilitar
formatos de archivo normalizados como TIF y JPEG. Las herramientas muy elaboradas de gráficos
deben utilizarse prudentemente para preservar la integridad del archivo con un sistema de mejora de
las imágenes ajustada automáticamente al programa del escáner.

Aspectos legales

Las instituciones que pretendan iniciar un proyecto de digitalización tienen que tener presente desde
el principio que deben investigar la situación de cada uno de los documentos que vayan a escanear en
relación con los derechos de autor así como la situación legal relativa al acceso de los usuarios a las
imágenes que genere el proyecto. Esto es especialmente importante si la institución pretende
desarrollar un plan de negocio para que el mercado acceda a las copias de las imágenes como
procedimiento para recuperar el coste. También es necesario tener en cuenta las cuestiones que
implica asegurar la autenticidad de las imágenes digitales creadas si van a sustituir a los materiales
originales.

Derechos de autor

El copyright significa que el derecho del autor de una obra original de literatura, música y arte está
legalmente protegido. El tiempo de duración de los derechos de autor depende de cuando se haya
creado la obra y puede variar entre los distintos países. El derecho de autor proporciona al propie-
tario el derecho exclusivo a disponer de su obra, en otras palabras, a realizar o autorizar cualquier
tipo de copia, distribución pública o interpretación. La cesión de los derechos de autor debe llevarse
a cabo por escrito y debe ser firmada por su propietario.

El derecho de autor incluye también un elemento moral que proporciona al propietario el derecho a
que se le mencione, por ejemplo si se publica la obra, y debe prevenir que la obra se modifique o
degrade. Muchos archivos, bibliotecas y museos custodian colecciones que han sido donadas y cuyos
derechos de autor han pasado a los herederos del creador. Si la institución no conoce a los
propietarios de los derechos de autor, puede ser imposible o al menos habrá que invertir mucho
tiempo y dinero para conseguir el permiso de los derechos de autor.

Una de las ventajas de la digitalización es la posibilidad de ampliar el acceso a las colecciones y

fondos lo que puede entrar en contradicción con la protección de los derechos de propiedad
intelectual. Además, se recomienda que la primera cuestión a resolver en un proyecto o programa de
digitalización sean las condiciones legales para realizar copias digitales. Para proteger a las
instituciones de posibles litigios cuando se ha demostrado imposible identificar a los propietarios de
los derechos de autor, se recomienda que el acceso a la colección digital cuente con fórmulas que
eximan a las instituciones de responsabilidades sobre los derechos de autor.

Autenticidad

19
Las opiniones sobre lo que significa la autenticidad y como debe conseguirse difieren entre los
especialistas. La cuestión fundamental es, por supuesto, que un documento o una imagen es lo que
pretende ser, libre de manipulación o corrupción. De manera análoga, un documento es fidedigno
cuando su identidad es fiable lo que significa que deben establecerse los siguientes hechos: Creador,
época y método de creación, circunstancias del origen. El documento es auténtico si esta formalidad
se mantiene a lo largo del tiempo.

Cuando se trata de ficheros digitales la situación es más complicada. Siempre existe el riesgo de que
ocurra algo no deseable cuando dichos ficheros se transmiten a través del espacio o del tiempo, en
otras palabras, cuando se almacenan off line, cuando el hardware y el software utilizados para
procesarlos, comunicarlos o mantenerlos se sustituye o actualiza o cuando se envían a personas,
sistemas y aplicaciones. Por esta razón, una identidad fiable no es suficiente para garantizar la
autenticidad de los ficheros digitales. Su integridad también debe mantenerse intacta. Debe estable-
cerse qué acciones se han llevado a cabo para mantener los ficheros, quien se ha implicado en estas
acciones y qué herramientas se han utilizado. Además, debe confirmarse que no se han efectuado
cambios (deliberados o accidentales) en la representación física o intelectual del contenido de los
ficheros. Actualmente se utilizan distintos métodos para prevenir o detectar cambios no autorizados
en los ficheros digitales. Las signaturas y sellos digitales, construidos con tecnología criptográfica y
llamados “marcas de agua” colocados dentro de las imágenes como identificadores son algunos
ejemplos. Si se aceptan las imágenes digitales como sustitutas de los documentos originales y se
pretende que sirvan para este propósito, debe garantizarse antes de la conversión que los documentos
originales carezcan de valor intrínseco o que el contenido informativo (y la apariencia física si fuera
necesario) de los documentos se haya capturado adecuadamente, que se cumplen los requisitos
legales y que los medios para recuperar y preservar la imagen digital son adecuados.

Sin embargo, en la mayoría de los proyectos y programas de digitalización los documentos originales
o sustitutos análogos se conservan y pueden reescanearse si las imágenes digitales se pierden o
degradan.

Gestión de la propiedad intelectual

El alto coste que implica la digitalización sugiere la necesidad de recuperar los costes por parte de la
institución como una pequeña compensación, de manera similar a la provisión de un servicio de
fotocopia. Es probable que las colecciones digitales incluyan copias sustitutas de impresos
fotográficos, negativos, diapositivas, transparencias, obras de arte, textos e ilustraciones de libros.
Dichas colecciones presentan un alto interés para una gama de mercados potenciales. Puesto que las
bibliotecas y los archivos rara vez mantienen el copyrigth de las obras originales, los motivos para
desarrollar una operación de automantenimiento se basan más bien en licenciar el uso de las
imágenes protegidas por la propiedad intelectual de fondos digitales custodiados por la institución.

Los objetivos de esta política pueden identificarse como sigue: Marcar de una manera discreta la
propiedad intelectual de la institución, como una marca registrada, utilizando tanto la manipulación
de la imagen o “marcas de agua” como una protección técnica para establecer la autenticidad y
procedencia de las imágenes. Transmitir adecuadamente a los investigadores el contenido intelectual
de los documentos originales, para lo que las imágenes se proporcionan de manera gratuita en
Internet, a una resolución baja que estimule el uso individual. Desarrollar un sólido modelo de
negocio, incluido el comercio electrónico, para licenciar el uso múltiple de imágenes de acuerdo con
el precio establecido por el mercado como fuente de ingresos para financiar posteriores
digitalizaciones y la preservación digital.

20
Proporcionar tanta información sobre el copyright como esté disponible, junto con una renuncia al
copyright y buscar la exención firmada del copyright como responsabilidad del usuario.

Depósito legal

La mayoría de los países del mundo disponen de una legislación que regula el depósito legal de las
publicaciones que se ofrecen al público. Hay varios motivos para ello, pero, en general, el más
importante es la preservación del patrimonio cultural. Otros motivos son la creación de la base de la
bibliografía nacional o el deseo de apoyar a las bibliotecas con el material publicado. Originalmente,
la legislación de depósito legal sólo cubría las publicaciones impresas, pero durante la última década
las publicaciones electrónicas han crecido enormemente y han obligado a los legisladores a empezar
a definir dichas publicaciones. La expansión no es solo cuantitativa sino que está vinculada al hecho
de que los nuevos productores se establecen de forma autónoma y así amplían las fronteras de lo que
puede publicarse electrónicamente. Cualquier persona particular con un ordenador y acceso a
Internet puede ser simultáneamente escritor, editor, impresor y distribuidor del material publicado.
La publicación en Internet presenta dos claras tendencias: • convergencia, que significa que los
diferentes medios como prensa, radio, imágenes móviles, telefonía, etc. se desarrollan juntos y pro-
porcionan de forma integrada acceso a sus respectivos contenidos. • individualización, que significa
que una parte cada vez mayor de la información que se ofrece al público presenta un diseño
individualizado. Así, los llamados agentes inteligentes, “butlers” y “know bots” buscan hoy en la
web la información de acuerdo con intereses muy particulares.

Recomendaciones sobre el aspecto legal

 Investigue la situación legal en relación con la realización de copias digitales de los

materiales originales como primer paso del proyecto de digitalización.
 Establezca los mecanismos para evitar cambios no autorizados en los ficheros
digitales creados durante el proyecto.
 Asegure que el proyecto cumple la legislación pertinente sobre el depósito legal.
 Establezca una clara política de acceso y uso de las imágenes dentro del marco
general del proyecto digital incluyendo, si fuera conveniente, fórmulas de exención de
responsabilidades sobre el copyright.

Presupuesto

Construir una colección digital es caro y requiere muchos recursos. Antes de embarcarnos en
proyectos de digitalización, se ofrecen aquí algunos principios básicos de planificación para calcular
los costes que conllevan el diseño, la implementación y el mantenimiento de una biblioteca digital.
Las cuestiones de gestión relacionadas con el presupuesto de un proyecto de digitalización incluyen
el coste de formación del personal y la integración de los nuevos procesos de trabajo, la adquisición
de equipos y la adecuación de un espacio de trabajo, y el establecimiento de nuevos sistemas de
almacenamiento digital para asegurar la conservación del patrimonio digital. Una vez aceptado que
estos factores han sido considerados como un compromiso continuo a nivel administrativo, se puede
proceder a una conceptualización detallada.

Recuperación de los costes

La recuperación de los costes ofrece poca compensación a la gran inversión de capital que supone un
proyecto de digitalización. Por lo general, este se lleva a cabo de una manera muy parecida a la de un
servicio de fotocopias. Se recomienda generalmente que la digitalización se limite a materiales

21
originales de dominio público, para evitar complicados litigios por los derechos de autor. Sobre esta
base se puede diseñar un modelo de negocio para la autorización del uso del material digitalizado.
Un modelo justo y razonable debe ofrecer libre acceso a través de Internet a imágenes de baja
resolución, e ir aumentando el precio del acceso según el uso al que se vaya a destinar, para asegurar
a la biblioteca o al archivo un porcentaje del beneficio comercial último. En el caso de instituciones
paraestatales, donde los sistemas de contabilidad centralizados no identifican fácilmente las
actividades generadoras de ingresos, puede que haya que modificar este concepto. En un entorno
digital, el precio efectivo de este servicio de recuperación de costes debe tomar en consideración el
tiempo del personal invertido en la creación del fichero digital, el coste de almacenamiento en disco
por gigabyte, y una tasa adicional del 10% para el almacenamiento a largo plazo, mantenimiento y
migración de los ficheros a nuevos soportes que aseguren su futuro acceso.

Áreas de gasto

Formación del personal: los proveedores de servicios de formación del personal de bibliotecas y
archivos han respondido lentamente a los cambios que se han producido en los tradicionalmente
diferenciados grupos de usuarios de bibliotecas y archivos, los cuales han sido redefinidos con el
creciente uso de Internet. Existe una relación significativa entre los conocimientos de informática
que tienen los profesionales de la información y sus conocimientos de información en general. Los
conocimientos básicos de informática constituyen un requisito imprescindible para la creación de un
servicio de información efectivo que incluya recursos basados en la Web. Existe, por tanto, una
necesidad concreta de un presupuesto para mejorar los conocimientos informáticos, desde el nivel
básico en un entorno Windows,que se encuentra disponible fácilmente en el sector comercial. El
compromiso de un presupuesto anual debería proporcionar oportunidades al personal para
aprovechar la formación profesional y técnica en tareas específicas. La tendencia general es que los
directivos se reserven esa oportunidad para si mismos, lo cual es un síntoma, por una parte, de
severas restricciones financieras, y, por otra, de una planificación poco adecuada para la preparación
de un presupuesto anual. Unido a todo esto, existe la necesidad de un presupuesto que contemple un
número cada vez mayor de ordenadores en el trabajo, y una mejora constante de las infraestructuras
técnicas. La implementación de proyectos digitales y la consiguiente integración de cada proyecto en
la estructura institucional debe tener en cuenta, a la hora de elaborar un presupuesto, la posible
aparición de nuevos tipos de trabajo y nuevos puestos. El resultado de la formación del personal
debería reconocerse y reflejarse en la transformación de los servicios tradicionales.

Gestión de las instalaciones

La necesidad de proporcionar la adecuada infraestructura de almacenamiento no disminuye con la

digitalización, ya que la copia digital no sustituye al documento u objeto original. La consecución de
controles medioambientales constantes y fiables es a menudo problemática; sin embargo, un entorno
de trabajo fresco y sin polvo es mucho más importante para la conservación de productos digitales
que para los registros basados en papel. Junto con la adecuación de los edificios y de las
instalaciones, es necesario asegurar un suministro fiable de energía eléctrica, con sistemas de
alimentación ininterrumpida. Los problemas que conlleva el mantenimiento de una infraestructura
física y técnica sólo se pueden solucionar con una cuidadosa supervisión y la planificación de una
intervención mucho antes de que el desastre pueda ocurrir.

Donde no sean posibles las condiciones medioambientales óptimas para el almacenamiento de los
datos digitales, se deberá pensar muy en serio en la identificación de las instituciones comprometidas
con la preservación digital, para el desarrollo de repositorios digitales fiables donde puedan
guardarse copias duplicadas a buen recaudo.

22
 Gastos operativos

Un buen punto de partida para presupuestar los costes operativos de los proyectos de digitalización
es la estimación del coste por imagen. Esto debe incluir el precio actual por unidad (por Gigabyte)
para almacenamiento en disco, y una estimación del tiempo empleado por el personal en los procesos
de producción. En las principales áreas de gestión del presupuesto, infraestructura y producción, la
mayor parte de los costes se refieren al personal y se recomienda que la remuneración del personal
del proyecto no se calcule con un salario fijo, sino más bien con incentivos de producción
relacionados con el precio por unidad de registro en el mercado. Dado que no hay dos proyectos
iguales, las directrices generales de diseño de un presupuesto de gastos deben incluir las tareas en las
que el personal se ve involucrado, desarrolladas según la siguiente categorización de los procesos de
producción en una biblioteca digital: – Selección y preparación del material original para la
digitalización – Conversión digital – Captura de metadatos – Gestión de datos

Selección y preparación del material original para la digitalización: Los criterios para la
selección de materiales para la digitalización se pueden definir a grandes rasgos por la evaluación de
las necesidades de los usuarios, las características del material original y la infraestructura técnica
para una conversión satisfactoria. El proceso de selección requiere una considerable inversión de
tiempo del personal con el objetivo de evaluar el interés para los usuarios del contenido del material
original, ya sea como documento individual, o como una colección de documentos. Asimismo, es
necesario evaluar el volumen de material que se va a digitalizar y el coste de conversión por página
así como la importancia del material para otros recursos en línea. El proceso de selección puede
suponer colaboraciones muy largas enmarcadas en iniciativas multiinstitucionales para el desarrollo
de colecciones digitales. Debe calcularse el tiempo invertido en la evaluación de los atributos físicos
de los materiales originales; en primer lugar, en términos de una relación muy detallada de las
dimensiones físicas de los documentos, ya sean volúmenes encuadernados u hojas sueltas, y la
calidad y el estado de los documentos. Estos factores tienen implicaciones presupuestarias en la com-
pra del equipamiento adecuado, y en el establecimiento y gestión de medidas de conservación, allí
donde todavía no se dispone de ellos. Una vez que el proceso de selección ha finalizado, un coste
añadido es el de la preparación. En la estimación del tiempo del personal deben tomarse en
consideración la recuperación de materiales para la digitalización y su vuelta a la estantería. Esta
función debe incluir, por tanto, el coste de preservación y conservación requerido para proteger la
integridad de los materiales originales, incluyendo documentación, microfilmación, alisado,
limpieza, reparación de daños menores, o la desencuadernación y la posible subsiguiente
reencuadernación o protección del material original.

Conversión digital : El coste de la infraestructura técnica requerida para la conversión viene

determinado por el soporte seleccionado. Los volúmenes encuadernados pueden necesitar ser
escaneados boca arriba con una cámara cenital; los documentos sueltos con un escáner plano. Los
soportes transparentes (diapositivas, negativos) se pueden capturar con un adaptador de diapositivas
en un escáner plano, pero la calidad óptima de la imagen puede conseguirse incluyendo en el
presupuesto un escáner para películas. En la estimación de coste del equipo se incluye el contrato de
mantenimiento que asegura la máxima producción. La amplia gama de productos de hardware
disponible indica la necesidad de seleccionar la infraestructura técnica de acuerdo con la calidad de
la imagen requisita. El objetivo de la conversión digital para las instituciones del patrimonio cultural
es la representación auténtica y no la mejora de la imagen para su edición. El software de captura de
imágenes se incluye por lo general en el dispositivo de captura, y la subsiguiente gestión de la

23
imagen puede efectuarse con productos de alto acabado (como Adobe PhotoShop, Corel PhotoPaint)
o paquetes de demostración en la Web (PaintShopPro). Una vez elegidos los procesos de
digitalización para los materiales originales seleccionados, el coste por imagen puede analizarse
sobre las siguientes bases:

 Tipo de originales: pasar las páginas de los volúmenes encuadernados llevará más
tiempo que escanear hojas sueltas; escanear a alta resolución mapas de gran tamaño o
periódicos ralentiza las tasas de producción y podría ser necesario externalizarlo en el
caso de que no se disponga de la infraestructura.
 Cantidad: volumen total de imágenes que se van a escanear.
 Proceso: escaneado directo o a través de intermediarios, conversión OCR a texto
ASCII.
 Estándares: resolución, profundidad del bit, gama de tonos que afectarán al tamaño de
los ficheros resultantes y, en último término, al coste del almacenamiento en disco.
 Coste por ítem: cuando la resolución es constante, el coste por ítem depende de las
dimensiones físicas del material original, que produce variaciones en el tamaño del
fichero y en el coste del almacena miento en disco.

Captura de metadatos: Los procesos para hacer accesibles las colecciones, tanto en un catálogo
como en la web, están determinados por la selección de un estándar de metadatos, basado en los
siguientes factores: Alcance del nivel de descripción de las colecciones existentes. Necesidad de
modificar metadatos para distintos tipos de usuarios. Compatibilidad para hacer visible la colección a
través de una pasarela.

Una colección de fotografías puede catalogarse de acuerdo con la norma MARC, tanto a nivel de
colección o, con un coste considerable en términos de tiempo del personal, a nivel de ítem. Las
imágenes de cada álbum deben describirse, preferiblemente, a nivel de ítem de acuerdo con Dublin
Core Metadata Initiative, un conjunto de quince elementos mucho más sencillo. Igualmente, puede
presentarse la necesidad de crear un instrumento de búsqueda EAD para proporcionar acceso
jerárquico con hipervínculos desde las colecciones a los documentos individuales en una colección
de manuscritos digitalizados. El coste de los metadatos o de los procesos de indización es despro-
porcionadamente alto (60% del coste total), ya que los llevan a cabo especialistas en información
cualificados, que con frecuencia precisan formación en la utilización de nuevos estándares.

Gestión de datos: Los procesos post-captura incluyen el control de calidad contra la norma de
conversión seleccionada y el reescaneo si es necesario. Este control se puede llevar a cabo con cada
fichero o a intervalos regulares para asegurar la consistencia de la calidad de la imagen. La creación
de ficheros más pequeños derivados de los ficheros maestros TIFF se puede automatizar para
proporcionar imágenes de baja resolución para su presentación en la web.
El almacenamiento de las imágenes digitales incluye las funciones de gestión de los registros
electrónicos que proporcionen seguridad, autenticidad e integridad para garantizar la preservación y
el acceso a largo plazo. Aunque la mayoría de los sistemas de gestión de documentos ofrecen estas
características, es importante evitar a toda costa el uso de formatos de ficheros propietarios. Los
ficheros deben almacenarse en un formato estándar(.TIFF, .JPEG, ASCII), que pueda migrarse a
nuevas plataformas, si es necesario, sin perder datos y sin que los costes resultantes repercutan en la
biblioteca o el archivo. Es importante para las instituciones de patrimonio cultural la identificación
de un agente local que proporcione un suministro de software constante. La gestión de las partidas de
digitalización es cada vez más importante para el sector comercial y el impulso de un mercado
creciente afectará sin duda a los precios y aumentará las posibilidades de apoyo local.

24
Gestión del almacenamiento y sistemas de entrega: La aplicación de tecnologías digitales para
proporcionar acceso abierto a la información exige elevados niveles de formación en las tecnologías
de la información. Cuando falta esta capacitación, se debe incluir en el presupuesto la dependencia
de consultores externos.

La implementación de un sistema de almacenamiento para gestionar las imágenes debe permitir la

gestión de las relaciones entre los ficheros, su seguimiento, el control de las versiones y del
calendario de disponibilidad. La selección de un sistema adecuado requiere cierta investigación de
los productos de software comercial por razones presupuestarias. La evaluación del software puede
ser llevada a cabo eficazmente por un consultor especializado, que trabaje en colaboración con el
personal para identificar las necesidades de la institución. Además de las muchas características
útiles que ofrecen muchos paquetes de software, debe tenerse en cuenta en el presupuesto el precio
de las licencias, que supone, por lo general, una obligación anual de mantenimiento y actualización
del software. Una valiosa lección extraída de uno de los primeros proyectos de digitalización, Project
OpenBook, dirigido por la Universidad de Yale, fue que una vez interrumpida la renovación de la
licencia, los datos fueron inaccesibles porque la plataforma quedó obsoleta.

El diseño de un interfaz de usuario y la gestión de un sistema de presentación es parte integrante del

acceso. La formación del personal en código HTML para la presentación en la web es cada vez más
importante.. El presupuesto del software es abierto, con una gama de soluciones desde editores
HTML muy sofisticados (Dreamweaver, Front Page) a productos shareware disponibles en la web
(Arachnophobia, Front Page Express).

Las consideraciones presupuestarias en la gestión del almacenamiento y el sistema de presentación

deben incluir los requisitos de software, funciones de administración de sistemas de adquisición y
mantenimiento de servidores, infraestructura de redes y control de acceso (cortafuegos), hardware de
salvaguarda y soportes (cintas, CDs, etc.). Se recomienda el almacenamiento de las copias de
seguridad a baja temperatura y humedad para su recuperación en caso de desastre.

Las consideraciones presupuestarias mínima podrían ser una línea telefónica dedicada y una
suscripción mensual a un PSI. Las limitaciones de espacio de almacenamiento deberán negociarse
cuidadosamente en este caso. Otra solución presupuestaria modesta que se ha probado con éxito en
la gestión de datos digitales se ha identificado mediante el establecimiento de consorcios nacionales
o regionales, en los que podría buscarse un conjunto de subvenciones para financiar las propuestas y
cubrir gastos. Esta solución ofrece inmensos beneficios adicionales en lo que se refiere a la
experiencia compartida de formación del personal, el desarrollo de una política común en un área de
actividad naciente y una seguridad adicional en la gestión de datos cooperativa.

Recomendaciones: Investigue las opciones de recuperación de costes de las actividades que generen
ingresos. Construya modelos de negocio que permitan generar ingresos. Refleje la transformación de
los servicios tradicionales en la relación de puestos de trabajo. Establezca consorcios para el
desarrollo de depósitos digitales fiables cuando las colecciones digitales sean vulnerables. Determine
gastos de presupuesto operativos como costes por unidad, por ejemplo, coste por imagen. Delegue la
responsabilidad del almacenamiento y entrega de datos a un PSI comercial. Establezca consorcios
para el desarrollo cooperativo y para com partir gastos.

Planificación de los recursos humanos

Debido a la limitación de los recursos, muchas bibliotecas y archivos tienden a estar detrás de la
curva de la tecnología digital. Los proveedores de los servicios de educación y formación de

25
bibliotecarios y archiveros han sido lentos en la formación de los estudiantes en los nuevos
conocimientos que necesitarán para dar respuesta en un entorno digital. Éstos incluyen no sólo
conocimientos técnicos, sino también redacción de propuestas y herramientas de gestión de
proyectos aplicados al desarrollo de los servicios técnicos. La aplicación con éxito de la tecnología
digital no es un problema de «hardware» o de «software», sino un problema de acceso a la
oportunidad, lo que va más allá de la tecnología. Es más importante para los gestores entender el
impacto de la digitalización en la organización y en sus objetivos. Las tres áreas principales que
deben tomarse en consideración son la gestión de los cambios, la formación de la capacidad y las
implicaciones sociales de las tecnologías digitales.

Gestión del cambio: El cambio afecta básicamente al personal. Puede ser necesario analizar los
problemas de interacción dentro de las prácticas de la organización para detectar obstáculos relativos
a las competencias, falta de apoyo informado por parte de la dirección y miedo al cambio en la línea
de dirección, incluyendo las barreras tecnofóbicas a las innovaciones tecnológicas.

Estas cuestiones se infravaloran con frecuencia. Para favorecer el cambio, las unidades funcionales
de organización dentro de la institución pueden tener que ser desestructuradas, centrándose menos en
los procedimientos y más en los objetivos comunes de proporcionar un servicio de información. Es
inevitable que las líneas de autoridad y responsabilidad existentes se relajen. El nivel de antigüedad,
relacionado con la edad en las sociedades tradicionales, no tiene sentido en el escenario digital,
donde los individuos no deben temer el riesgo o el cambio y deben automotivarse para el aprendizaje
de los límites y las oportunidades de las tecnologías de la información. En ausencia de una enseñanza
formal, los gestores pueden, no obstante, proporcionar el liderazgo para la búsqueda de aptitud en
estas áreas y capacitar a las personas correctas dentro de la organización. Por ejemplo, una sencilla
muestra del apoyo directivo al cambio en las prácticas de la institución podría ser dejar tiempo
disponible al personal que muestre aptitudes para que se familiarice con los ordenadores. La ayuda
financiera a través de préstamos institucionales para ordenadores personales, modems, etc. servirá a
la institución para extender la curva de aprendizaje más allá de las horas de oficina, al mismo tiempo
que evita en el lugar de trabajo la amenaza que suponen los cambios.

Formación de la capacidad: Incluso cuando abundan las oportunidades, las personas y las organi-
zaciones sienten una aversión natural al cambio, especialmente cuando se percibe como intimidante,
complicado o costoso. Pero también existe, al mismo tiempo, una tendencia humana natural a desear
lo que otros tienen. Por tanto, la formación de la capacidad se consigue de forma eficaz estable-
ciendo una asociación con instituciones públicas o privadas que cuenten con experiencia en el uso de
la tecnología en este campo. El desarrollo de asociaciones con propuestas similares del patrimonio
cultural para colaborar con instituciones o personas experimentadas en iniciativas conjuntas puede
influir en el desarrollo humano más allá de las limitaciones por antigüedad y género de las prácticas
institucionales concretas. Entre las oportunidades de enseñanza formal disponibles se incluyen la
formación comercial para el entorno básico de la oficina o cursillos ofrecidos por universidades y
centros académicos.

La formación de la capacidad se convierte en una motivación interna si se capacita a las personas

para asumir el cambio en el desarrollo de las tecnologías digitales. Tanto si los proyectos digitales
van a ser subcontratados como si la producción se va a llevar a cabo internamente, es necesario
desarrollar conocimientos tanto técnicos como directivos para un control de calidad efectivo.

El compromiso social: Las asociaciones que fomenten el desarrollo humano son preferibles a
aquellas que ofrezcan una conversión más rápida, y a menudo más barata, en otro lugar, pero que
ignoran el progreso social producido por la creación de empleo. El desarrollo de los recursos

26
humanos se dirige esencialmente a romper la brecha digital. Internet proporciona información global
compartiendo, cambiando la manera en la que los usuarios interaccionan con las fuentes de
información. El valor de la información ya no se atribuye a su propiedad, sino a los fiables servicios
de valor añadido de los bien adiestrados profesionales de la información que guían y dirigen al
usuario hacia la conversión en conocimiento del agobiante volumen de la información electrónica.

Recomendaciones: Proporcione el liderazgo para adoptar los cambios. Capacite a las personas
adecuadas. Forme asociaciones con instituciones con experiencia para adquirir formación. Desarrolle
nuevos conocimientos técnicos y de gestión. Cree nuevas oportunidades para el progreso social.

Desarrollo y mantenimiento de las interfaces web: Los grupos de usuarios de las estructuras
tradicionales de bibliotecas, archivos y museos se han redefinido por el creciente uso de Internet. Los
investigadores crean o utilizan recursos electrónicos para llevar a cabo sus investigaciones; los
modelos de enseñanza a distancia urgen a los profesores a reunir recursos web en un entorno de
enseñanza en línea y los editores integran la impresión con ediciones digitales con el fin de llegar a
una audiencia mayor. El apoyo de especialistas en informática e información para la aplicación de
nuevas tecnologías para desarrollar y gestionar la información en línea es requerida cada vez más por
bibliotecas y archivos que buscan mejorar el acceso a la información digital que representa una
riqueza de recursos culturales y de investigación.

Un punto de partida útil para la creación de un sitio web puede consistir en la visita por parte del
equipo a las páginas de instituciones similares para constatar qué características hacen interesantes
las páginas para los usuarios.

La autoría y gestión de los contenidos de la web es una función general de la institución. Las
diferentes secciones de la web pueden encomendarse a personas determinadas que las actualicen
regularmente bajo la coordinación de un webmaster. Las funciones de administración de sistemas,
que incluyen el mantenimiento del sitio, la gestión del acceso y las conexiones a la red son una
responsabilidad que deberá delegarse preferentemente en un administrador de sistemas designado al
efecto. La tercera área de actividad de un equipo web es la de gestión de la web. Esta función incluye
el desarrollo de una política institucional sobre el papel de la web en el marketing y la promoción y
el desarrollo de un estilo de diseño coherente. Para el desarrollo de la web se requieren tanto
conocimientos generales de informática como conocimientos a nivel operativo de HTML y de XML.
El diseño y mantenimiento de interfaces de contenidos basados en la web no requiere experiencia en
programación. Es muy posible que el equipo que se designe adquiera con la experiencia
conocimientos en los diferentes cometidos y se responsabilice de los mismos además de sus tareas
habituales.

Creación y gestión de la web: Existen pocos principios verificados en cuanto a la producción de

webs para bibliotecas y archivos. El verdadero reto es diseñar una web con un contenido fiable y
actualizado y una interfaz de usuario que sea fácil e intuitiva para acomodarse a las necesidades de
los diferentes usuarios, tanto investigadores como público en general. Existen algunas directrices
técnicas básicas para asegurar un mantenimiento y gestión de la web coherente.

Directrices para la creación de la web: Estas directrices están diseñadas para satisfacer las
siguientes necesidades: Ayudar a un equipo con escasa experiencia previa a desarrollar las
responsabilidades de la web. Proporcionar una guía para asesores especialistas en diseño. Evaluar los
productos de consultores externos.
Estructura de los ficheros y carpetas: Crear una carpeta para cada una de las secciones de la web. –
Almacenar los ficheros gráficos en carpetas independientes de los ficheros HTML . Los gráficos más

27
comunes utilizados en la web, tales como los utilizados para las plantillas de los programas, deben
almacenar se en una carpeta de gráficos en el directorio raiz.. Las imágenes específicas de una
sección concreta pueden almacenarse en una carpeta de gráficos dentro del directorio pertinente o
una subcarpeta debidamente etiquetada dentro del directorio central de gráficos. Almacenar los
documentos descargables (esto es, documentos Office comprimidos, documentos PDF) en carpetas
independientes de los ficheros HTML

Convenciones para nombrar ficheros – Seleccionar una sola extensión para todos los ficheros HTML
de toda la web, tanto .htm como .html o .shtml (dependiendo de si se utiliza Server Side Include
(SSI)) – Utilizar minúsculas para nombres de los ficheros – No incluir en el nombre blancos o “&”,
“*” “/” “” – Utilizar nombres significativos para URLs – Nombrar los ficheros con 8 caracteres o
menos.
Disposición y diseño de la página – Utilizar una plantilla de diseño normalizada para el contenido
HTML por los distintos participantes. Incluir en ella la disposición gráfica, logotipos e información
de contacto de la institución, un esquema de color predeterminado, el formato de texto, la jerarquía
de encabezamientos, y el juego de líneas y casillas. – Ajustar la anchura de la página a una medida
estándar, por ejemplo 800 x 600 para evitar un movimiento horizontal vertical. – Seleccionar 216
colores normalizados para la web. – No utilizar marcos para asegurar la accesibilidad a los usuarios
con visión reducida.

Gráficos adaptados a la web – Limitar el uso y tamaño de los gráficos en beneficio de los tiempos de
descarga y de los navegadores de sólo texto. – Utilizar sólo formatos estándar de fichero, .GIF para
imágenes sencillas y gráficos, y .JPEG para imágenes en color complejas. – Codificar las
dimensiones de las imágenes en la etiqueta <jmg src> de HTML para ajustar el formato de la página
antes de descargar los gráficos. Usar la tecla <alt> para describir la imagen a usuarios con visión
reducida.

Requisitos mínimos – Cada página debe tener un único título, preferiblemente una extensión
significativa del nombre del fichero. – Incluir metaetiquetas de 5-10 palabras clave y una descripción
de 250 caracteres para identificar el contenido para los motores de búsqueda web. – Proporcionar
enlaces a la página principal y a otras secciones principales.

Incluir una sección destacada que se actualice regularmente con novedades y acontecimientos
puntuales. – Proporcionar un mecanismo de retroalimentación, como mailto: o incluir un formulario
de remisión, tal como el ofrecido por Active Feedback.

Mantenimiento de la web – Comprobar el desarrollo de la web a través de plataformas y navegadores

para asegurar que la mayoría de usuarios pueda verla bien. – Revisar mensualmente que funcionen
los enlaces internos y externos. – Suscribirse a un servicio comercial, por ejemplo, Netmechanic, que
pueda localizar automáticamente errores o un chequeo manual con herramientas específicas, por
ejemplo Check links sitewide en Dreamweaver

Introducción de servicios basados en la web: El último desafío para bibliotecas, archivos y museos
conlleva aplicar tecnologías digitales para el desarrollo de servicios basados en la web. El desarrollo
de contenidos digitales requiere la captura de imágenes, su descripción e indización y la gestión del
acceso a las colecciones digitalizadas. La descripción e indización de imágenes requiere una nueva
aproximación a la catalogación y a los métodos tradicionales de catalogación o descripción
archivística empleados tradicionalmente en bibliotecas y archivos.

28
 Indización del contenido digital: Las colecciones se han documentado tradicionalmente de
diferentes formas mediante el acceso a los registros, catálogos de fichas y, más recientemente, bases
de datos, que ofrecen la ventaja de la funcionalidad de la búsqueda automatizada. La accesibilidad a
las colecciones en un entorno web se basa en la capacidad de buscar desde un punto de acceso
remoto. La digitalización y la automatización de los registros asociados que describen el objeto
digital mediante la captura de metadatos, la catalogación o descripción archivística codificada
(EAD), se han convertido en herramientas para la interacción con los contenidos basados en la web.

Están surgiendo estándares técnicos internacionales para asegurar la operabilidad a través de

Internet, de manera similar a la del protocolo Z39.50 entre bases de datos. Internet dispone
actualmente de modelos normalizados, tales como los que ofrece W3C (World Wide Web
Consortium)y IEFT (Internet Engineering Task Force). Estos estándares incluyen varias versiones de
HTML y CSS 2, y W3C está promoviendo actualmente la utilización de XML, contribuyendo al
desarrollo del esquema, basado en estándares de metadatos como RDF (Resource Description
Framework) y Dublin Core.

Los estándares permiten mayor libertad, operatividad y accesibilidad a los usuarios. También evitan
la dependencia del suministrador de software para mantener las colecciones digitales. Los esquemas
permiten estructurar el conocimiento y la gestión de los datos electrónicos en bibliotecas digitales a
nivel de colección, documento o registro. Utilizados como servicios de información interactivos en
Internet presentan un incremento potencial para posibilitar la descripción, localización y
recuperación de recursos de información heterogéneos y distribuidos.

Gestión del acceso: El acceso puede conseguirse a través de la web, de CD-ROM o de ambos. La
ventaja de los CD-ROMs es que cumplen todos los requisitos legales en algunos países en el caso de
que se necesite una evidencia física. En países en vía de desarrollo, donde la infraestructura de redes
y banda ancha es limitada, se puede mejorar significativamente el acceso a la información mediante
el uso y distribución de CDs. El establecimiento de un sitio en la web en los países en vía de de-
sarrollo se ve afectado por muchas limitaciones. Donde no se pueda mantener un servidor propio, el
sitio web podría alojarse satisfactoriamente mediante el pago a un proveedor comercial de servicios
de carácter local.

Los sitios web se pueden desarrollar para servir a una sola institución o también como portales que
enlazan recursos de información relacionada. Los portales conllevan una responsabilidad adicional
para la preservación a largo plazo de mecanismos de enlace.

Preservar la seguridad, autenticidad e integridad: Las políticas y permisos de acceso intentan limitar
manipulaciones indebidas y la posible corrupción de los registros electrónicos grabados. Cualquier
cambio en el fichero se registra para posteriores comprobaciones, y ayuda al mantenimiento de la
integridad de la información. Los requisitos de autenticidad forman parte de la procedencia,
mediante el mantenimiento de registros en su formato original, y la gestión de grupos de registros de
acuerdo con sus marcas de seguridad.
Asociar metadatos contextuales y estructurales: La asociación de metadatos contextuales y
estructurales con la imagen como un único objeto digital, asegura que todos los elementos se
muestran como una unidad de recuperación.

Gestión de evaluación de trazas: La evaluación de las trazas sigue el esquema de la programación

inicial. Normalmente la programación se establece cronológicamente o condicionalmente. La gestión
de contenidos digitales conlleva la revisión regular de las decisiones pendientes y la selección de

29
disposiciones no válidas para la preservación permanente. Por último, debe conservarse la lista de
registros transferidos o eliminados.
Recomendaciones: Identifique al personal que cuente con algún conocimiento técnico, de gestión y
edición y constituya un equipo Web en el que cada uno complemente los conocimientos de otro.
Desarrolle una política institucional acerca del uso que se pretende de la web. Adopte pautas técnicas
para asegurar la consistencia y una producción y gestión de la web altamente normalizada. Adquiera
nuevos conocimientos en la aplicación de metadatos normalizados para la indización de contenidos
digitales. Incluya principios de gestión de registros electrónicos para asegurar el acceso a largo plazo
a los contenidos digitales.

Preservación del contenido digital

Las tecnologías digitales ofrecen un nuevo paradigma de preservación. Ofrecen la oportunidad de

preservar el original proporcionando acceso al sustituto digital, y separando el contenido informativo
de la degradación del medio físico. Además, las tecnologías digitales liberan la gestión de la
preservación de las limitaciones de los deficientes entornos de almacenamiento típicos de los climas
tropicales y subtropicales.

La ventaja de la preservación del contenido digital radica en la posibilidad de crear y almacenar

múltiples copias en diversas localizaciones sin pérdida de información. En un entorno electrónico, la
localización física del documento se vuelve irrelevante, y las opciones de almacenamiento remoto
son una característica habitual de los procedimientos de seguridad, mejor que la angustiosa
relegación de las colecciones tradicionales. Múltiples copias almacenadas en otro lugar incrementan
la tasa de preservación de materiales amenazados por los defectos operativos y ambientales de la
institución. Finalmente, la superior calidad óptica de los sustitutos digitales, junto con la comodidad
del acceso en línea, satisface los requisitos de investigación del usuario y da como resultado una
manipulación menor del material original.

Retos de la preservación: Los bibliotecarios y archiveros están preocupados principalmente por las
cuestiones intelectuales de preservar la integridad y autenticidad de la información tal y como se
registra en sus colecciones, al tiempo que proporcionan acceso a largo plazo tanto a los registros
físicos como electrónicos. Las prácticas de digitalización deben, por lo tanto, integrarse en los
servicios de preservación existentes para asegurar que la preservación física de los objetos no se
obvia en el tratamiento previo al escaneo y que se utilizan entornos protectores después del escaneo
para alargar la vida de los materiales originales.

La preservación de la información digital presenta nuevos retos:

 El concepto de acceso a largo plazo no está respaldado por la industria de la tecnología de la

información, donde un mercado dinámico fuerza a trabajar en contra de la normalización. La
preocupación por la preservación de los soportes persiste mientras los antiguos soportes se
vuelven rápidamente obsoletos, pero las mejoras de rendimiento en el desarrollo de soportes
de almacenamiento tales como cintas, discos y CD-Roms, DVDs., fomentan la preservación
digital mediante la migración de dichos soportes.

 Obsolescencia tecnológica El mayor reto reside en la preservación de la tecnología, que

incluye no sólo la migración de los propios datos, sino también la migración y emulación de
las plataformas tecnológicas, incluyendo las aplicaciones y los formatos de datos en los
cuales se creó la información para asegurar que continuará siendo accesible sobre las nuevas
plataformas emergentes.

30
 Igual que en el entorno físico, no existe una solución completa. Se recomiendan algunas
estrategias para encarar estos nuevos retos: Desarrollo de una política desde el punto de vista
de la captura, aplicación de normas internacionales y buenas prácticas, aplicación de modelos
no propietarios, gestión de ficheros consolidados, colaboración en el desarrollo de
repositorios digitales fiables.7.2.

 Desarrollo de la política desde el punto de vista de la captura: Las decisiones relativas a la

preservación digital deben tomarse al principio, para dar conformidad a la captura y gestión
de los objetos digitales. La política debe formular los objetivos del proyecto de digitalización,
identificar los materiales, establecer los criterios de selección, definir los medios de acceso a
las colecciones digitalizadas, establecer las normas de captura de imágenes y metadatos y de
preservación de los materiales originales, y establecer el compromiso institucional con la
preservación a largo plazo del contenido digital.

 Normas internacionales: Establecer los procedimientos de digitalización de acuerdo con las

normas apropiadas de gestión de la información electrónica facilita el acceso, el uso y la
preservación a largo plazo. El papel de las normas ha sido crítico para la interoperabilidad y
para la automatización de procesos. La observación de las normas puede facilitar la
preservación al gestionar la transferencia de información entre plataformas de hardware y
software según vayan evolucionando las nuevas tecnologías.

Siempre que sea posible se deben seguir normas establecidas, aceptadas internacionalmente y
cuando no existan aún, es aconsejable adoptar las buenas prácticas internacionales

 Modelos no propietarios: La independencia de la plataforma es una estrategia efectiva para

evitar la obsolescencia técnica, y se consigue desarrollando prácticas que se apoyen en
sistemas abiertos y estándares no propietarios de tecnologías de la información para asegurar
el acceso a largo plazo. Es especialmente importante evitar el coste anual de las tarifas de
licencias de software, que pueden convertir los datos en inaccesibles cuando no se puedan
sostener dichas tarifas. En vez de ello, el Extensive Markup Language (XML) ofrece un
protocolo de intercambio neutro de tecnología no propietaria. El formato de fichero de los
ficheros de imagen del máster de archivo debe ser también interoperable, como .TIFF y
.JPEG, y el esquema de metadatos no debe exigir ningún software específico para ser
inteligible, es decir,texto ASCII, convertido en XML.
 Gestión de un fichero consolidado: El contexto de la creación de un documento se ve alterado
fácilmente en un entorno digital. Este contexto debe ser cuidadosamente descrito y
almacenado si el documento se va a retener como un registro. El concepto archivístico de
gestión de registros ha apoyado el desarrollo de las bibliotecas digitales, al describir el
contenido de la información, su estructura en relación con otros registros y el contexto de su
creación, almacenamiento y migración.

Un fichero consolidado se construye sobre una infraestructura para organizar y almacenar

grandes colecciones de registros electrónicos, para apoyar el descubrimiento de información
y para crear repositorios digitales fiables. La arquitectura de la información de un fichero
consolidado integra tanto los objetos digitales como los metadatos requeridos para acceder a
los objetos digitales, encapsulados juntos como una colección de registros electrónicos. La
consolidación se logra asignando metadatos administrativos, descriptivos, estructurales y de
preservación relevantes a todos los objetos digitales y a la organización de la colección. La
normalización del formato del fichero para la gestión de un fichero consolidado se está

31
 desarrollando en torno a una norma ISO, el Modelo de Referencia Open ArchivaI
Information System (OAIS), desarrollado por el Consultative Committee for Space Data
Systems(CCSDS).

 Repositorio digital fiable: Las estrategias de preservación mencionadas culminan en la

consideración actual de asignar a repositorios determinados la responsabilidad del
mantenimiento a largo plazo de los recursos digitales, así como de hacerlos disponibles a lo
largo del tiempo a las comunidades de usuarios acordadas entre el depositante y el
repositorio. El concepto de preservación digital va dirigido al mantenimiento a largo plazo de
los datos y al acceso a lo largo del tiempo y de la tecnología cambiante. Los atributos de un
repositorio digital fiable se identifican para asegurar a la comunidad de bibliotecas digitales
que instituciones certificadas están comprometidas con la gestión a largo plazo de los
recursos digitales. Actualmente la comunidad basa los sistemas y procedimientos en el
Modelo de Referencia OAIS.

Recomendaciones Asocie preservación y acceso como objetivos organizativos. Establezca

políticas de preservación digital antes de empezar a digitalizar. Observe las normas
internacionales y adopte las buenas prácticas en curso. Evite la dependencia de software
propietario. Asigne metadatos administrativos, descriptivos, estructurales y de preservación a
todos los objetos digitales. Identifique un repositorio digital fiable comprometido con la gestión a
largo plazo de los recursos digitales.

Gestión del proyecto

La concepción de un proyecto de digitalización es un proceso de comunicación entre los usuarios

y los proveedores de información. Es importante estructurar dicho proceso involucrando al
consejo asesor, a la plantilla del centro, a los expertos y a otros administradores en la redacción
de una propuesta piloto del proyecto. Este proceso inicial de conceptualización puede demorarse
y, por lo tanto, encarecerse mucho a menos que se desarrolle dentro de un calendario
preestablecido. En una primera fase del proceso de conceptualización se analizará la situación,
identificando las necesidades de la institución o grupo de instituciones y formulando ideas para
satisfacer esas necesidades. La etapa de diseño del proyecto presentará una visión amplia para
actuar sobre dichas necesidades y, finalmente, el plan del proyecto definirá los pasos necesarios
para alcanzar la visión.

En esta Sección se ofrecerán algunas pautas para estructurar el proceso de diseño de un proyecto
de digitalización, por medio de un consenso acerca de la propuesta de proyecto, a partir de unas
estimaciones de costes realistas y mediante una gestión del proyecto que divida las tareas en
partes manejables a modo de eslabones de una cadena.

Redacción de la propuesta: Una propuesta bien formulada, como resultado de un proceso de

consultación, aclarará las decisiones de la política de selección de fondos a digitalizar, que
constituyen la base de las decisiones operativas en la implementación del proyecto. La institución
mantendrá como punto de referencia las decisiones adoptadas en términos de compromiso
institucional y de soporte a la gestión sobre la valoración comparativa de las colecciones, los
criterios establecidos para la selección del material a digitalizar, la infraestructura técnica y la
formación del personal. Además, la propuesta puede contribuir a la obtención de financiación
para el proyecto. Una propuesta debería responder al siguiente esquema:
Introducción: Breve esbozo de los antecedentes del proyecto; análisis de los participantes;
convenio de cooperación

32
Visión y misión: Objetivo de desarrollo - Señalar en una sola frase los beneficios que aportará el
proyecto a largo plazo ; objetivos inmediatos - Especificar los cambios que se producirán hasta el
final del proyecto en los participantes o en su entorno. Identificar a los usuarios y todo aquello
que ahora no pueden realizar y deberían poder hacer a la finalización del trabajo.
Evaluación de necesidades – Políticas y prácticas actualmente existentes (en materia de preser-
vación y acceso)
Deficiencias identificadas – Resultados del proyecto: Cómo está previsto alcanzar los objetivos
en los productos específicamente digitales, servicios en línea y herramientas que proporcionará el
proyecto
Actividades Pasos que deberá dar el personal para conseguir los resultados del proyecto. Entre
ellos se podrían incluir: – Formación en técnicas de conversión digital – Conversión digital de
materiales originales – Cotejo de los materiales originales distribuidos – Adaptación de los
procedimientos de catalogación para la indización y captura de metadatos – Diseño y publicación
en la web – Negociación sobre los derechos de autor
Indicadores de rendimiento – Reunir datos indicativos del progreso del proyecto hacia sus
resultados – Podría tomar la forma de una certificación, o de una división de cada tarea en
unidades de tiempo: por ejemplo, con niveles altos de producción en un escáner de sobremesa se
podrían alcanzar 90 imágenes por hora. Los originales pesados, de gran tamaño o frágiles pueden
reducir la producción a 30 imágenes por hora. Las estimaciones para la captura de metadatos
dependen de la complejidad del esquema usado; los registros Dublin Core normales se pueden
incorporar a una media de 15 por hora

Calcular los valores medios de producción por hora como indicadores de rendimiento de cara a la
remuneración del personal contratado por registro realizado mejor que mediante un salario fijo
Personal responsable – Establecer los conocimientos, la experiencia y la capacidad requerida
para el desarrollo de cada tarea – Asignar la responsabilidad de cada actividad a una persona
concreta, que debe responder dentro del proyecto del desarrollo de dicha tarea de acuerdo con el
plan previsto – Posibilidad de delegar encargos concretos.

Calendario – Precisar el comienzo, la duración y la fecha en la que cada actividad debe estar
terminada – Enlazar aquellas actividades que sólo pueden comenzar a la conclusión de otra
actividad previa. Por ejemplo, el escaneado y el reconocimiento óptico de caracteres – Establecer
un calendario para el desarrollo y culminación de todo el proyecto – Limitar la duración del
proyecto piloto a dos años. Determinados proyectos pequeños pueden requerir períodos de
tiempo más cortos – Limitar la fase de conceptualización – La vida media del hardware es de dos
años y la del software de cinco años. Si el calendario del proyecto se prolonga demasiado, se
producirán demoras por problemas de mantenimiento o de migración de software – Unos
objetivos de conversión digital de 20.000 páginas al año son realistas, teniendo en cuenta que la
producción es menor durante el semestre inicial del proyecto.

Estimación de costes: La estimación de costes servirá de base para la solicitud de subvenciones,

al tiempo que el análisis por menorizado de los gastos operativos y de los costes organizativos y
de personal servirá de orientación para la gestión del presupuesto a lo largo del proyecto

Costes operativos – Materiales Papelería, cajas especiales de archivo, materiales para

encuadernación y almacenamiento de preservación, cartuchos de impresora, programas de
ordenador – Equipamiento Ordenadores, escáneres, impresoras, dispositivos de almacena miento
en disco – Transporte Desplazamientos a reuniones del proyecto – Servicios Contratos de
mantenimiento, conservación de los originales, formación del personal, tarifas de asesoría de

33
expertos, servicios de mensajería para el traslado de materiales originales, gastos de aloja miento
y manutención para reuniones y seminarios de trabajo

Costes organizativos – Gestión Salario del gestor del proyecto, viajes para reuniones con
patrocinadores, asistencia a seminarios y conferencias – Administración Compensación parcial
para el personal administrativo institucional y por los servicios de la institución anfitriona –
Desarrollo organizativo Reuniones de planificación estratégica, prácticas de formación de
equipos, revisiones del proyecto – Gastos generales Alquiler de espacio para oficinas,
equipamiento, mobiliario de oficina, limpieza

Costes de personal – Personal a tiempo completo Puede proponerse para hacerse cargo de
nuevas tareas y responsabilidades. Aunque esté familiarizado con los trabajos dentro de la
institución, no siempre resulta flexible debido a otras obligaciones. Además, su tiempo puede
resultar más caro que otras opciones, incluyendo salario, beneficios y gastos generales – Personal
a tiempo parcial Puede aportar conocimientos específicos y ser contratado como asesor del
proyecto para períodos de tiempo limitados. Puede tener también otros compromisos al margen
del proyecto, lo que limita su capacidad para dedicarle tiempo adicional cuando sea preciso –
Personal contratado Seleccionado para un tiempo limitado, mientras sean necesarios sus
conocimientos para el proyecto o para una fase del mismo. Sin embargo, sus conocimientos
específicos no se integran en la organización y su disponibilidad podría interferir en el programa
del proyecto – Consultores Ofrecen una capacitación específica para actividades determinadas, y
cobran únicamente por el trabajo en el que intervienen. La gestión de los consultores supone un
reto, puesto que gran parte de su aportación se realiza fuera de la oficina del proyecto, y el
contrato debe ser muy detallado para lograr un resultado exitoso.

Gestión del ciclo de la digitalización: El gestor del proceso debe tener una visión de conjunto
del proceso, incluyendo el papel del entorno digital, parámetros técnicos de captura de datos,
indización y recuperación de información, publicación electrónica, gestión de la propiedad
intelectual, preservación y almacenamiento digital. La colaboración con instituciones asociadas y
con proveedores y especialistas en tecnologías de la información forma también parte de la
gestión del proyecto.

La matriz del plan del proyecto deberá tener en cuenta la eficacia de la gestión, identificando la
necesidad de tomar en consideración las cuestiones relacionadas con las siguientes tareas, que
conforman los eslabones de la cadena del proceso productivo:
 Material original: Manipulación sobre un escáner de sobremesa que evite daños a los
documentos originales - Desencuadernación o escaneado boca arriba en un escáner planeta
rio - Recolocación de los documentos una vez que se ha realizado la copia
 Tratamiento de preservación previo al escaneado y/o precintado protector posterior al
escaneado
 Gestión de datos: ¿Dónde se almacenan los datos y quién los gestiona? - Establecimiento de
una estructura de datos que facilite la distribución de los soportes digitales y las funciones de
gestión de las colecciones
 Estándares de imagen: ¿Qué resolución, profundidad de bits, escala de tonos, etc. satisface
los requisitos funcionales y los estéticos
 Alcance de los metadatos: Definir los objetivos en el enriquecimiento del catálogo, o en el
nivel de la colección, o en el nivel de registros de metadatos adecuados para la recuperación,
uso y gestión.

34
  Nuevo formato como publicación: Definir objetivos sobre la creación de reproducciones
facsimilares o de reproducciones impresas bajo demanda - Bases de datos de texto completo -
Libros electrónicos - Contribuciones a colecciones cooperativas o catálogos colectivos
 Sistemas de presentación: Diseño y mantenimiento del sitio web - Navegación y
visualización - Programación de rutinas para una máxima automatización de los procesos de
trabajo - Seguridad y permisos de los sistemas.

Una vez que se hayan tomado estas decisiones, el proyecto piloto se orienta a probar y evaluar las
posibilidades reales de introducción de las tecnologías digitales en el flujo de actividad de la
organización.

 Gestión de los flujos de actividad La coordinación de los flujos de actividades se consigue a

través de tres vías: La supervisión de un programa de control de calidad; la función del
control de calidad es establecer un estándar consistente de captura de imágenes y un
seguimiento del estado del proceso; la justificación regular de los progresos mediante
informes periódicos a intervalos establecidos Los informes mensuales introducen un factor de
responsabilidad en el equipo del proyecto; el establecimiento de un sistema de seguimiento:
El sistema de seguimiento ofrecerá una herramienta útil para la revisión del proyecto.

Recomendaciones: Prepare una propuesta de proyecto para generar el consenso acerca del proyecto
de digitalización. Prepare un presupuesto detallado de los costes organizativos, operativos y de
personal para valorar la viabilidad del proyecto. Remunere al personal contratado mediante un
incentivo a la producción sobre el precio unitario por registro, utilizando los indicadores de
rendimiento reconocidos. Desarrolle una matriz de planificación para gestionar las tareas operativas.
Establezca un sistema de seguimiento para controlar e informar sobre la producción.

35
36