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COOPCHIPAQUE Código: RG-ICN
CONSEJO DE ADMINISTRACIÒN Versión: 05
REGLAMENTO INCENTIVO DE TEMPORADA
NAVIDEÑA Y FIN DE AÑO Página: 1 de 7 (Diciembre 2024)
REGLAMENTO, TÉRMINOS Y CONDICIONES
PARA EL INCENTIVO DE TEMPORADA NAVIDEÑA Y FIN DE AÑO 2024
OBJETIVO GENERAL: Establecer y dar a conocer los términos y condiciones que
regirán para la entrega del incentivo en esta temporada navideña y de fin de año a los Asociados hábiles, de acuerdo a lo aprobado por el consejo de administración.
ALCANCE: Podrán acceder a este beneficio los Asociados de la Cooperativa de Ahorro
y Crédito de Chipaque - Coopchipaque, que al 30 de noviembre de 2023 se hayan vinculado, y que al 7 de diciembre de 2024 se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones con la Cooperativa.
Parágrafo: Se entiende que se encuentra al corriente en el cumplimiento de todas
sus obligaciones, el asociado que no esté en mora en el pago de aportes sociales, contribuciones, cuotas de créditos, sanciones y demás obligaciones económicas contraídas con Coopchipaque.
MECÁNICA DE LA ACTIVIDAD
De conformidad con lo aprobado en sesión extraordinaria del Consejo de
Administración, según consta en acta 1197, del dieciséis (16) de octubre de 2024. El incentivo se entregará físicamente en las instalaciones de la cooperativa, por medio de un bono para redimir en: Almacenes Éxito, Comercios Locales o Regionales con convenio vigente, o consignación a cuenta de ahorros de Coopchipaque.
Parágrafo 1: Los asociados que por razones de ubicación no se puedan acercar
directamente a la Cooperativa, tendrán la opción de solicitar virtualmente el envío de un bono de almacenes éxito o consignación a cuenta de ahorros, a través del correo contactenos@coopchipaque.coop, previa verificación de la herramienta ID VISION y actualización de datos en caso de requerirse.
Parágrafo 2: Para realizar la consignación del Incentivo de Navidad a las cuentas de
ahorros de los asociados, se requiere de su autorización a través del formato dispuesto para tal fin o en su defecto, a través del correo electrónico registrado en nuestra base de datos.
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Condiciones para aplicar al incentivo:
● Para reclamar el incentivo cada Asociado deberá cumplir con la actualización de
datos personales dentro del último año. ● Antigüedad mínima: haberse vinculado a la Cooperativa antes del 30 de noviembre de 2023. ● Estar al día o a paz y salvo por todo concepto con la Cooperativa, con corte al 30 de noviembre de 2024.
De conformidad con lo aprobado en sesión extraordinaria del Consejo de
Administración, según consta en acta 1197, del xxx (16) de octubre de dos mil veinticuatro (2024), el valor asignado para los asociados será de la siguiente manera:
ASOCIADO MONTO APROBADO
Menores de 14 años $ 30.000
Mayores de 14 años $ 50.000
Para la entrega, se enviará mensaje de texto a todos los asociados que cumplan con los requisitos, informando la fecha a partir de la cual, pueden acercarse a recibir el bono de navidad y fin de año.
Para los beneficiarios que pasado este tiempo no acudan por su incentivo, se enviará un comunicado al correo electrónico y/o mensaje texto al número de contacto, informando el último plazo de entrega.
CONTROL DE ENTREGA
Responsables de la entrega del incentivo a los asociados:
● Administrador del sistema: Genera la base de datos, dando cumplimiento con el
presente reglamento.
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● Asesoría: Previa búsqueda en la base de Asociados beneficiados con el incentivo, se
determinará si requiere o no actualización de datos (diligenciamiento de la información en el software vigente). ● Tesorería: Custodia y administra el inventario de los bonos. ● Caja: Debe validar que el Asociado se encuentra relacionado en la base de datos, cumpliendo con los requisitos estipulados en el presente reglamento y haciendo la respectiva entrega. ● Gestor de bienestar social: Responsable de la administración de la base de datos del incentivo, así como de generar los reportes requeridos de la entrega. Se hará un G. Drive que deberá tener protegidos los intervalos y su responsabilidad será, el control y supervisión del mismo.
Verificación y control:
La Junta de Vigilancia, en uso de sus funciones y facultades legales y en cumplimiento
del artículo 63 del estatuto vigente de Coopchipaque, vigilará que la entrega del incentivo de temporada navideña y de fin de año, se ajuste a lo dispuesto en el presente reglamento.
Control de entrega del incentivo de navidad:
a) Tesorería debe realizar el acta de entrega inicial y a medida que se vaya agotando el inventario en caja, debe proveer la cantidad suficiente para la entrega. b) A quien cumpla con los requisitos para ser beneficiario del incentivo de navidad, se le entregará para que proceda a redimir en el comercio de su preferencia. c) Para redimir el bono en comercios locales el Asociado debe presentarlo en buenas condiciones y en el periodo de su vigencia. d) Para los casos de autorizaciones, el asociado deberá emitir una carta de autorización indicando los datos de la persona a quien autoriza, este documento debe contener firma y huella. e) La Cajera Principal debe hacer el control de inventario mediante arqueo, en conjunto con su jefe inmediato (Tesorería), dejando constancia mediante acta.
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f) El presupuesto aprobado para el incentivo de temporada navideña y fin de año es
de $ 325.100.000 de acuerdo al siguiente promedio de Asociados:
ASOCIADO MONTO APROBADO N° ASOCIADOS VALOR TOTAL
Menores de 14 años $ 30.000 670 $20.100.000
Mayores de 14 años $ 50.000 6100 $305.000.000
Reclamaciones:
El Asociado que no aparezca como beneficiario, y que considere que tiene derecho al incentivo, puede presentar su reclamación indicando los aspectos que deben ser revisados. El asesor comercial atenderá el caso, lo validará y en el evento de configurarse el error/inconsistencia en la base de datos, lo reportará al Comité designado por el Consejo de Administración, para la toma de decisión.
Las reclamaciones estarán habilitadas hasta el 28 de febrero de 2025.
Comité para la revisión de Reclamaciones, estará conformado por:
● Gestor de bienestar social. ● El Administrador del sistema. ● Contador, analista contable, asistente contable.
Quienes se reunirán ordinariamente el 31 de enero y el 1 de marzo de 2025 para revisar
las reclamaciones, y dejarán constancia mediante acta de las decisiones adoptadas. El informe final será enviado al consejo de administración posterior al 28 de febrero de 2024 para autorizar dichas reclamaciones.
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CONSULTA DE LISTADO CON CONVENIO VIGENTE – APLICA PARA BONOS EN
Y listado publicado en la cartelera externa de Coopchipaque.
Cláusulas especiales:
● Coopchipaque NO se hace responsable por la pérdida, robo o uso no autorizado del
bono. ● Una vez redimido el bono, el saldo debe ser utilizado en su totalidad. ● Los bonos deberán ser reclamados de forma física en las instalaciones de Coopchipaque o mediante trámite virtual al correo autorizado contactenos@coopchipaque.coop, a más tardar, el 28 de febrero de 2025. ● Una vez reclamado el bono, tendrá vigencia de un (1) mes para su redención en los Comercios Locales autorizados. ● Los Asociados tendrán un plazo de reclamación del incentivo, hasta el 28 de febrero
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de 2025 (dicha fecha será informada mediante mensaje de texto al Asociado
beneficiario), y la redención en caso de los bonos comercio local o regional, en el mes siguiente a su reclamación según literal anterior. ● Los Asociados que no cumplan con las condiciones de entrega, no podrán acceder a este beneficio. ● Las consignaciones a cuentas de ahorros se realizarán luego de gestionar las correspondientes actualizaciones de. datos, según requisitos
Vigencia
El presente reglamento rige a partir de su expedición y publicación y deja sin efecto
las demás disposiciones emitidas al respecto.
Aprobado en sesión extraordinaria del Consejo de Administración, según consta en
acta 1197 del dieciséis (16) de octubre de dos mil veinticuatro (2024).
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
_______________________________ EDGAR REINEL CARRILLO GARCÍA Presidente Consejo de Administración _________________________ _________________________ ALEJANDRA PUENTES JAIME DAZA CAGUA Gestora De Bienestar Social Gerente – Representante Legal ______________________________ IVÁN DARÍO VALDERRAMA GUISAO Secretario Consejo de Administración
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CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DEL CAMBIO 00 Se documenta el reglamento. 2019 Se actualiza el reglamento. ● Mecánica de la actividad ● Convenio con comercios locales de la región. 01 ● Control de entrega del incentivo de navidad. 2021 ● Se adiciona el manejo para casos de reclamaciones ● Ajuste y redacción de todo el Reglamento de acuerdo con lo aprobado por el Consejo de Administración Se actualiza el reglamento. ● Cláusulas especiales. ● Montos del incentivo. 02 2022 ● Plazo máximo para acceder al beneficio. ● Ajuste y redacción de todo el Reglamento de acuerdo con lo aprobado por el Consejo de Administración Se actualiza el reglamento. ● Cláusulas especiales. ● Montos del incentivo. 03 2023 ● Plazo máximo para acceder al beneficio. ● Ajuste y redacción de todo el Reglamento de acuerdo con lo aprobado por el Consejo de Administración. Se actualiza el reglamento. 04 2023 ● Fecha de corte para asociados hábiles. Se actualiza el reglamento. ● Cláusulas especiales. ● Montos del incentivo. 05 2024 ● Plazo máximo para acceder al beneficio. ● Ajuste y redacción de todo el Reglamento de acuerdo con lo aprobado por el Consejo de Administración.
