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    9 Gestion de La Mejora

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    Gestión de Ciclos de Mejora

    Pretest

    1. Relativo al Proceso Gestión de la Mejora, es cierto:


    a)Se ubica en el mapa de proceso institucional, en el Macroproceso de Evaluación.
    b)Se compone de 2 procedimientos: Formulación e Implementación del plan de mejora, y
    Seguimiento al plan de mejoramiento.
    c)Ambas son ciertas.

    2. Son etapas de la Gestión de la Mejora en Metrosalud; excepto:


    a)Comunicar el plan de mejora y sus resultados.
    b)Formular el plan de mejora
    c)Realizar análisis causal de las oportunidades de mejora.
    d)Evaluar el cumplimiento del plan de mejora.

    3. El equipo que formulará el plan de mejora debe cumplir con; excepto:


    a)Determinar si las oportunidades de mejora ya están siendo intervenidas en otro plan
    institucional y transcribirlas en el plan de mejora.
    b)Evaluar semestralmente el cumplimiento del plan de mejora.
    c)Realizar análisis causal de las oportunidades de mejora.
    d)Formular el plan de mejoramiento.

    4. De acuerdo a lo definido en el proceso de Gestión de la Mejora, el plazo para la


    formulación del plan de mejora es:
    a)10 días hábiles luego del recibo del informe final de auditoría.
    b)10 días hábiles luego del informe preliminar de auditoría.
    c)10 días luego de la reunión de cierre de la auditoría.
    d)30 días luego del informe final de auditoría.
    Pretest

    5. De acuerdo a lo definido en el proceso de Gestión de la Mejora, el plazo para cierre


    de la auditoría o cumplimiento de las acciones de mejora es:
    a)1 año luego de la formulación del plan de mejora.
    b)3 meses luego de la formulación del plan de mejora.
    c)3 meses luego de la fecha la auditoría.
    d)Ninguna es cierta

    6. Relativo al cumplimiento del plan de mejora, es cierto:


    a)Cada jefe de dependencia hace seguimiento bimestral al cumplimiento.
    b)Las oficinas de Control Interno y E., Planeación y D.O, y Gestión Clínica y PyP, harán la
    evaluación bimestral de los planes generales de empresa.
    c)El cumplimiento del plan de mejora se hará con base en las acciones cumplidas en un
    100% (cerradas).
    d)Todas son ciertas.

    7. El jefe de la dependencia, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la formulación


    del plan de mejora, lo dará a conocer a los responsables de su implementación, y
    remitirá copia a las oficinas de Control Interno y E., Planeación y D.O, y Gestión
    Clínica y PyP, según corresponda.
    a)VERDADERO
    b)FALSO
    Generalidades

    La gestión de la mejora es el término aplicado a un método lógico y


    sistemático, recurrente, compuesto por una serie de pasos secuenciales
    los cuales, a través de la formulación e implementación de acciones de
    mejora para el cierre de brechas en el desempeño institucional, procura
    la mejora continua y el logro de los mayores estándares de calidad y
    eficiencia.

    El mejoramiento de los procesos se logra a través de:


    •Monitorización permanente de las acciones y actividades planteadas,
    •Monitorización y análisis de los indicadores definidos,
    Identificando desviaciones para intervenirlas de manera oportuna.
    Proceso Gestión de la Mejora

    Procedimientos

    Formulación e
    Implementación del
    Plan de Mejora
    (versión 2, vigencia
    desde 30/05/2017)

    Seguimiento al Plan
    de Mejoramiento
    (versión 2, vigencia
    desde 30/05/2017)
    Direccionamiento Estratégico para el
    Mejoramiento

    Calidad como Valor


    Corporativo
    Realizar nuestra labor buscando el mejoramiento continuo, la seguridad
    en la atención y la satisfacción del usuario.

    Política de Mejoramiento

    Metrosalud se compromete con el fomento de la cultura del


    mejoramiento en los servidores, usuarios, familias, proveedores y
    grupos de interés orientada a alcanzar los cierres de ciclos de mejora, la
    disminución de brechas y el aseguramiento de los procesos y
    procedimientos.
    Metodología de Ciclos de Mejora - Objetivo

    Establecer los pasos generales para la gestión de la mejora continua


    ¿Qué? (ciclo de mejoramiento) en la ESE Metrosalud

    • Aumentar la probabilidad de logro de los objetivos


    institucionales
    • Alcanzar los mayores estándares de calidad
    • Involucrar y comprometer a todos los servidores, en la
    formulación e implementación de acciones de mejoramiento
    ¿Para qué? para las brechas observadas en el rendimiento
    • Servir de base para la toma de decisiones y para la planeación
    • Fomentar el aprendizaje organizacional
    Etapas o Fases de Gestión de la Mejora

    1. Formular el Plan 2. Implementar el 3. Evaluar el


    de Mejoramiento Plan de Mejoramiento Cumplimiento

    4. Comunicar el Plan de Mejora y su Resultado

    5. Aprendizaje Organizacional
    Etapa 1: Formular el Plan de Mejoramiento

    • Identificar el responsable de la formulación del plan de


    Of. Control Interno y
    mejora.
    Evaluación • Remitir el informe final de evaluación al jefe de la
    Of. Planeación y D.O. dependencia evaluada.

    Auditoría externa: la Gerencia remite el informe final a la oficinas de Control


    Interno y Evaluación y Planeación y Desarrollo Organizacional, para esta gestión.

    Auditoría interna: el auditor líder remite el informe final al jefe de la


    dependencia auditada.
    Etapa 1: Formular el Plan de Mejoramiento

    • Responsable de la formulación del plan de mejora.


    Jefe de la Dependencia • Cita el equipo para la formulación del plan de
    responsable del Proceso mejoramiento.
    Evaluado

    • Evaluar si las OM se pueden agrupar.


    • Determinar si las OM ya están siendo intervenidas en
    otro plan institucional. En caso positivo, transcribir las
    Equipo responsable de la acciones de mejora.
    formulación • Realizar análisis causal de las OM, utilizando la
    metodología de causa efecto.
    • formular el plan de mejora siguiendo el ciclo de
    mejoramiento (PHVA).

    Plazo para la formulación:


    10 días hábiles luego de recibir el informe final de auditoría
    Etapa 2. Implementar el Plan de Mejoramiento

    Implementación de las Cada responsable ejecuta las acciones correspondientes.


    Acciones de Mejora

    Guardar en medio digital (o en medio físico cuando el


    Evidencias de anterior no sea posible) las evidencias de cumplimiento de la
    Cumplimiento acción.

    Fecha final de cierre de las Oportunidades de Mejora o de la


    Auditoría:
    3 meses luego de la formulación del plan de mejora
    Etapa 3. Evaluar el Cumplimiento del Plan de
    Mejoramiento

    • El jefe de la unidad administrativa realiza seguimiento


    Seguimiento - bimestral al cumplimiento del plan de mejora de la
    dependencia.
    Autoevaluación • El cumplimiento debe estar soportado en evidencias.

    Para las acciones no cerradas:


    •El jefe de la dependencia establecerá las acciones necesarias
    para su cumplimiento.
    Plan de Choque •Definir nueva fecha de cumplimiento: máximo 3 meses
    luego del vencimiento.
    •Documentar las causas del incumplimiento (reprogramación
    motivada).
    Etapa 3. Evaluar el Cumplimiento del Plan de
    Mejoramiento

    Evaluación bimestral a planes de mejora de informes


    consolidados de empresa.
    •Control Interno y Evaluación: evaluación a planes de mejora de Entes
    de Control y de auditorías realizadas por dicha dependencia.
    Evaluación •Planeación y Desarrollo Organizacional: evaluación a planes de
    mejora PAMEC, paciente trazador, auditoría a la calidad en atención a
    la PPNA.
    •Gestión Clínica y PyP: evaluación a planes de mejora de adherencia a
    historia clínica, y de convenios con SSM.

    • Porcentaje de cumplimiento del plan de mejoramiento


    (Acciones con cumplimiento de 100% (cerradas) / Acciones de
    mejora programadas a la fecha de corte del seguimiento) * 100%
    Indicadores • Porcentaje de evaluaciones con plan de mejora
    formulado (Planes de mejora formulados / Evaluaciones
    realizadas) * 100%
    Etapa 4. Comunicar el Plan de Mejoramiento y los
    Resultados

    • Jefe de la dependencia da a conocer el plan de mejora, a


    los responsables de su implementación dentro de los 5
    días hábiles siguientes a la formulación.
    Comunicación del Plan de • Remitir, vía correo electrónico, el plan de mejora
    formulado a las oficinas de Control Interno y Evaluación,
    Mejora Formulado
    Planeación y Desarrollo Organizacional o Gestión Clínica
    y PyP, según corresponda.

    • Jefe de dependencia presenta bimestralmente, el


    cumplimiento de los planes de mejora en la rendición de
    Comunicación de cuentas al Gerente.
    Resultados • Igualmente presenta resultados a su equipo de trabajo en el
    mes siguiente a la rendición.

    Grupo Comunicaciones, publica en la Intranet de los Planes de


    Mejora generales de la ESE, y sus Resultados
    Etapa 5. Aprendizaje Organizacional

    El aprendizaje organizacional se da a través de los siguientes mecanismos:

    • Ajuste de procesos y procedimientos con las acciones que demostraron ser


    efectivas para el mejoramiento de la calidad.

    • Divulgación de avances y aprendizajes a través de reuniones de personal,


    jornadas de despliegue mensual, página web institucional, mail master, y/o
    boletines institucionales.

    • Capacitación y reentrenamiento del personal.


    Matriz Análisis Causal
    Formato Plan de Mejora
    Formato Plan de Mejora - Seguimiento
    Ruta Intranet de acceso a planes de mejora
    institucionales

    10.11.1.200 - /documentos_planeacion/Planes/Plan de mejora


    institucional/

    10.11.1.200 - /documentos_planeacion/PAMEC/PAMEC 2016


    2019/8_EVALUACION_PAMEC/AUDIT_EXTERNA/EV_PAMEC_SSM_AyS_201
    6/PLAN_DE_MEJORA/

    10.11.1.200 - /documentos_planeacion/PAMEC/PAMEC 2016


    2019/8_EVALUACION_PAMEC/AUDIT_INTERNA/PCTE_TRAZADOR/2016/
    El mejoramiento continuo, es responsabilidad de
    todos!

    ¡Gracias!
    Gracias

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