Planificación y Control de

Utilidades
PCU
Concepto
Es un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente
las importantes fases de las funciones de planificar y controlar.
 El modelo Planificación y Control de Utilidades (PCU) comprende:
Concepto
1. El desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la
empresa;
2. La especificación de las metas de la compañía;
3. El desarrollo, en términos generales de un plan estratégico de utilidades, de
largo alcance;
4. La especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo, detallado
por responsabilidades asignadas (divisiones, departamentos, proyectos);
5. El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño
detallados por responsabilidades asignadas; y
6. El desarrollo de procedimientos de seguimiento.
Aspectos más relevantes del concepto de PCU

La PCU requiere Reconoce muchas de las

de importantes Entraña penetrantes críticas consecuencias del
decisiones de actividades de control comportamiento dentro de
planificación por la administrativo toda organización.
alta
administración
Conceptos Fundamentales de la PCU
1. Un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer
el personal, dirigir y controlar.
2. Un compromiso de la alta administración de promover la eficaz
participación por todos los niveles de la entidad.
3. Una estructura organizacional que claramente especifique las
asignaciones de autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la
organización.
Conceptos Fundamentales de la PCU
4. Un proceso de planeación por la alta administración.
5. Un proceso de control administrativo.
6. Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la
administración
7. Una forma continua, alimentación adelantada, retroalimentación,
seguimiento, y replanificación a través de canales de comunicación
definidos (tanto en sentido descendente como ascendente).
Conceptos Fundamentales de la PCU
8. Un plan estratégico de utilidades. (de largo alcance)
9. Un plan táctico de utilidades (de corto plazo)
10. Un sistema de contabilidad por áreas (o centros) de responsabilidad)
11. Un uso continuo del principio de excepción
12. Un programa de administración del comportamiento.
Alimentación adelantada, retroalimentación y
replanificación

PLANEACIÓN
Objetivos y metas CONTROL
deseados; Estrategia - OPERACIONES Medición Comparación
largo alcance; Táctico Actividades reales;
– corto plazo Alimentación transformación de
del desempeño
REPLANIFICACIÓN adelantada
Evaluación real con el
recursos
planificado

Retroalimentación
Planeación y Control de las Utilidades
Un programa de planificación y control de utilidades ayuda a la
administración a desempeñar su función de planificación desarrollando
un plan estratégico (largo alcance) y un plan táctico (corto plazo) de
utilidades.
Ambos planes comprenden expectativas monetarias (por ejemplo, las
metas) para los activos, los pasivos, las utilidades y el rendimiento sobre
inversiones.
Planeación y Control de las Utilidades
La base para el plan estratégico de utilidades (que normalmente se
extiende a tres, cinco o diez años en el futuro) abarca los objetivos
generales, las metas generales, las premisas de planificación y las
estrategias de la empresa tal como las ha desarrollado la alta
administración.
El plan táctico (corto plazo) de utilidades puede tomarse, de hecho, como
el primer año del plan estratégico de utilidades.
Es el plan detallado para la empresa (en su conjunto), y para cada una de
sus áreas de responsabilidad.
Planeación y Control de las Utilidades
Un programa de PCU ayuda a la administración a ejecutar su función de
control suministrando metas y normas realistas que son puestas en
marcha y que después se comparan con los resultados reales para medir el
desempeño.
De conformidad con la PCU, esta medición del desempeño se extiende
desde el más elevado nivel organizacional descendiendo hasta el nivel
más bajo de la empresa.
Planeación y Control de las Utilidades
Dentro del proceso de la PCU, se enfatiza las fases de esta técnica
relacionadas con las funciones de planificar, dirigir y controlar. Asimismo,
las partes de un programa de PCU para un año dado. Las partes básicas son:
a) El plan sustantivo.
b) El plan financiero
c) Los presupuestos variables
d) Los datos complementarios
e) Los informes del desempeño
f) El seguimiento
Esquema de las partes de un programa característico de
PCU (para un año dado)
A. El Plan Sustantivo
1. Objetivos generales de la empresa
2. Metas especificas de la empresa
3. Estrategias de la empresa
4. Instrucciones de la administración ejecutiva para la planificación (o
premisas de la planificación
Esquema de las partes de un programa característico de
PCU (para un año dado)
B. El Plan Financiero
1. Plan estratégico de utilidades de largo alcance:
a. Proyecto de ventas, costo y utilidad
b. Proyectos importantes y adiciones de activos de capital
c. Flujo de efectivo y financiamiento
d. Necesidades del personal
Esquema de las partes de un programa característico de
PCU (para un año dado)
2. Plan táctico de utilidades de corto plazo (anual)
a. Plan de operación:
Estado de resultados planificado
1) Plan de ventas
2) Plan de producción (o de compras de mercancía)
3) Presupuesto de gastos de administración
4) Presupuesto de gastos de distribución
5) Presupuestos del tipo de asignaciones (o “apropiaciones”), por ejemplo,
investigación y desarrollo, promoción, publicidad
Esquema de las partes de un programa característico de
PCU (para un año dado)
b. Plan de situación financiero
Balance general planificado
1) Activo
2) Pasivo
3) Capital o participación de los dueños

c. Plan de flujo de efectivo

Esquema de las partes de un programa característico de
PCU (para un año dado)
C. Presupuestos variables de gastos :
Fórmulas de los gastos de producción
D. Datos complementarios
 Aquí podemos mencionar: análisis costo-volumen-utilidad, análisis de
razones financieras, etc.
Esquema de las partes de un programa característico de
PCU (para un año dado)
E. Informes de desempeño
 Incluyendo cualesquiera informes especiales, pueden ser cada mes y
según se necesite.
F. Seguimiento, acción correctiva e informes de replanificación
Función de la Fases secuenciales del proceso de PCU Responsabilid
administració ad primaria
n

1. Variables externas pertinentes –identificar y evaluar

2. Objetivos generales del negocio –desarrollar o modificar

3. Metas especificas de la empresa –desarrollar en congruencia con el punto 2

anterior

4. Estrategias de la empresa –especificar los principales impulsos para Administración

alcanzar los objetivos y metas

5. Instrucciones de la administración ejecutiva para la planificación – Ejecutiva

Planear especificar premisas (o lineamientos) de la planificación para los gerentes
(con base en los 1 – 4 puntos anteriores

6. Planes de proyectos –desarrollar y evaluar cada proyecto

7. Plan estratégico (largo plazo) de utilidades –desarrollar para 3, 5 o 10 años Administración

de nivel medio

8. Plan táctico (corto plazo) de utilidades –desarrollar para el año próximo

9. Estructuración de planes de utilidades –ejecutar a lo largo del año

Dirigir presupuestal Todos los

10. Informes de desempeño –preparar informes mensuales por áreas de Niveles de la

responsabilidad administración

Controlar 11. Seguimiento –proveer retroalimentación emprender acción correctiva y

replanificar
Dimensiones de Tiempo en la PCU

El horizonte de planificación es el periodo de

tiempo en el futuro para el cual la
administración
debe planificar.

Calendario de panificación
Los tiempos de las actividades
de planificación sugieren que
debe haber un calendario
preciso que establezca la
administración para, iniciar y
cumplir ciertas fases del
Control Administrativo
Su propósito principal es asegurar el
cumplimiento de los objetivos, metas y
normas
de la empresa.
Adaptación organizacional a la PCU

Debe apoyarse en una buena estructura organizacional de

la
empresa y la asignación de autoridad, el propósito de
estas dos es establecer un marco dentro del cual puedan
cumplirse los objetivos de la empresa en forma
coordinada y efectiva y sobre una base de continuidad.
 La compañía como un todo es un área de
responsabilidad, al igual que lo es cada división,
departamento y distrito de ventas.

1) Centro de costos Se les identifica

como subsidiarias,
2) Centro de ingresos divisiones,
3) Centro de departamentos,
utilidades plantas, unidades
de negocios,
4) Centro de inversión distritos y
funciones.
 de
planificación y
control integral de
Los planes de los diversos
utilidades debe centros de responsabilidad
conformarse a las se
unidades incorporan a las metas y
organizacionales y a los planes de la empresa
las en su conjunto
correspondientes
características
estructurales de la
empresa .
Se desarrollan planes integrales de utilidades:

Sub-unidad

Dirección o Elaboración de
Especifica los objetivos,
Gerencia planes de
General metas
utilidades

Sub-unidad

La gerencia o administración conoce los planes y los

aprueba y así consolida el plan de utilidades de la empresa.
Departamentos VS Gerentes de departamento
En un sistema de contabilidad por
áreas de responsabilidad es
importante hacer una distinción
entre los departamentos y los
gerentes de departamento.

Es importante, por lo tanto, que el

sistema de contabilidad por áreas de
responsabilidad distinga a los
gerentes eficaces de los gerentes que
no lo son, así como a las inversiones
sanas de las inversiones débiles.
 Coordinación empleando la PCU
Es la sincronización de
los actos
con el resultado de que
individuales, Desarrollar y
cada subdivisión de una las distintas
mantener
dentro de la empresa en
actividades
entidad
apropiada relación
trabaja eficazmente unas
objetivos
hacia comunes
los con otras

¿Como se logra?
• Eficaz desempeño de las funciones de la administración
• Relaciones interpersonales de la gente en la situación
de trabajo
• La comunicación (hacia arriba, hacia abajo; y
Las razones principales para la formalización son:
1. El proceso administrativo no puede realizarse con efectividad si se hace completamente al azar,
2. El medio ambiente debe caracterizarse por un grado razonable de estabilidad y consistencia en el que la
gente pueda confiar día con día.
3. Los objetivos, los planes y las metas, si no se consignan por escrito y en términos de los futuros probables
impactos financieros sobre la empresa, a menudo resultan ser "ideas a medias" y rumores de una o más
personas sin ninguna comunicación.
4. Para lograr una efectiva comunicación y un mutuo entendimiento, es esencial la formalización de ciertos
objetivos, metas, políticas y procedimientos.
5. La formalización exige el establecimiento y la observancia de fechas límite para los actos de toma de
decisiones, de planificación y de control.
6. La formalización constituye una base lógica para una flexibilidad racional, importante y congruente en la
implantación de los procesos de planificación y control.
Numerosos aspectos del
administrativo no pueden implantarse de
proceso
un modo formal. Y de modo que la
informalidad tiene un valor en todos los
niveles de la administración, y el ejecutivo
debe procurar alcanzar un grado apropiado
de equilibrio entre ambos extremos.

Los planes formales proveen las

directrices básicas conforme a las
cuales se toman las decisiones.
Más todavía, a medida que se
toman las decisiones, con
frecuencia deben modificarse los
planes.
 Flexibilidad en la disciplina de la PCU
En las áreas de control no debe emplearse ni
interpretarse con rigidez los presupuestos de gastos y
de costos.
El enfoque de la planificación y el control en la
administración no debe ser instrumento
para restringir los actos de administración en
aprovechamiento de oportunidades, estén o no
planeados, que incrementen el bienestar de la empresa
Expectativas realistas en la PCU – Un Problema de
comportamiento
En la planificación y control de utilidades, la administración
debe mostrarse realista y evitar ser indebidamente
conservadora o irracionalmente optimista.

Las metas que se fijan demasiadas altas,

que prácticamente sean imposibles de
alcanzar, desalientan a los serios
esfuerzos para cumplirlas.

Por lo contrario, las metas que se fijan

demasiadas bajas, que no exijan ningún
esfuerzo especial, no representarán
ninguna motivación.
Expectativas realistas en la PCU – Un Problema de comportamiento
Los objetivos de la empresa y las metas específicas del
presupuesto, para que sean expectativas realistas, deben
representar un verdadero reto para los gerentes y las
unidades operacionales.

La administración general de la empresa tiene la

responsabilidad directa de definir el nivel de reto que debe
estar representado por expectativas realistas.
Impacto de los presupuestos sobre el
comportamiento de la gente.
Los empleados procuran no excederse en el cumplimiento
del presupuesto con el fin de disminuir la probabilidad de
que el nivel de desempeño presupuestado, en el fondo, sea
fijado aun más alto.

- Empleados resentidos
- Empleados nerviosos

Creación de grupos informales.

Holguras (Acolchonamiento), del presupuesto:
un problema de comportamiento.

1) Las estimaciones del presupuesto de ventas están su

expresadas "para protegernos y ciertamente, no puede
criticársenos el que nos excedamos en el presupuesto de
ventas".

2) Sobreestimar los gastos "para que así tengamos mucho

dinero y el gastar menos de lo presupuestado sea
bien visto por la administración".

3) Solicitar más efectivo que el que se necesita "con el fin

de que no tengamos que pedir más y, devolvemos algo,
se verá bien".
La comunicación es el propio proceso administrativo:
Repercusiones en el comportamiento

Los planes de utilidades, si se desarrollan a través de una

plena participación y armonía con las responsabilidades
asignadas, aseguran un grado de entendimiento que no es
posible bajo otras circunstancias.
 Diferencias entre:

Planeación Estratégia.
Es la planeación de tipo general proyectada al
logro de los objetivos institucionales de la
empresa y tienen como finalidad básica el
establecimiento de guías generales de acción de la
misma.
Planeación Táctica
Parte de los lineamientos sugeridos por la
planeación estratégica y se refiere a las
cuestiones concernientes a cada una de las
principales áreas de actividad de las empresas y
al empleo más efectivo de los recursos que se
han aplicado para el logro de los objetivos
específicos.
La diferencia entre las dos anteriores consiste en el elemento tiempo implicado en
los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más
estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere
a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un
producto o de publicidad

Se refiere básicamente a la
asignación previa de las tareas
Planeación específicas que deben realizar
Operativa.
las personas en cada una de
sus unidades de
operaciones.
 Características

Estratégica Tacita
Operacional
Es original, en el sentido que Se da dentro de las Se da dentro de los
constituye la fuente u origen orientaciones producidas por lineamientos sugeridos por
para los planes específicos la planeación estratégica. la planeación estratégica y
subsecuentes táctica.

Es conducida o ejecutada Es conducida y ejecutada por Es conducida y ejecutada por

por los más altos niveles los ejecutivos de nivel medio los jefes de menor rango
jerárquicos de dirección jerárquico

Establece un marco de Se refiere a un área específica Se refiere a un área específica

referencia general para de actividad de las que consta de actividad de las que consta
toda la organización la empresa la empresa

Se maneja información Se maneja información

fundamentalmente externa externa e interna

Su parámetro principal es la Sus parámetros principales Su parámetro principal es la

eficiencia son efectividad y eficiencia
eficiencia
Estructura del presupuesto empresarial