S05.s1-El Departamento de Exportación. Organización

FORMACIÓN DE EMPRESAS
EXPORTADORAS
MBA. Lizbeth Gil Contreras
NORMAS DE CONVIVENCIA
• 10 minutos de tolerancia
• Levantamos la mano para participar. Así damos pase a un solo
receptor.
• Escuchamos con atención la participación de nuestros
compañeros y compañeras.
• Trabajamos en equipo para fortalecer nuestras habilidades
socioemocionales.
* Importante: Celulares en silencio y guardados

Metodología UTP
Inicio
Utilidad
Transformació
n Práctica
Cierre
Recordando
¿Qué vimos en la sesión anterior?

¿Dudas de la clase anterior?
¿Qué es lo primero que debe realizar una empresa
antes de querer incursionar en el comercio
exterior?
Importancia
¿Cuál creen que es el tema que vamos a tratar el día de

hoy?
Logro de Clase
Al finalizar la sesión, el estudiante reconoce la
importancia de un departamento de
exportaciones para la internacionalización de
la empresa, aplicándolo de manera grupal las
alianzas estratégicas para mejorar la
competitividad y expansión de una empresa
exportadora.
UTILIDAD DEL TEMA DE HOY
¿Por qué será dicho tema útil para su vida profesional y/o
personal?
TEMA: El departamento de
exportación. Organización.
Hoy en día, son cada vez más las empresas que deciden
expandir sus ventas al exterior, es decir exportar. Para ello,
previamente la gerencia debe hacer un análisis de sus
capacidades (producción, financiera y personal) para hacer
frente el proceso de exportación.
¿Qué es un estudio de mercado y que
características tiene?
Crear un departamento de exportación en una empresa es un paso muy
importante para cualquier organización que conciba su plan de acción
comercial de una manera amplia y que busque a través de esta acción la
máxima rentabilización de la empresa en un espacio geográfico que
van mucho más allá del propio país.
Tener un departamento de exportación en la propia empresa
ayuda con la internacionalización y a controlar este
proceso, evitando así problemas con pedidos de clientes
extranjeros o simplemente queriendo ampliar la cuota de
mercado de la empresa.
Para que un departamento de exportación de una empresa
funcione de manera óptima, debe estar formado
principalmente por dos figuras:
El director de exportaciones
(responsable del área)
El asistente de exportaciones.
El director de exportaciones es el responsable de la actividad comercial en los diferentes
mercados que previamente se han estudiado y elegido. Se encargará de la gestión y
supervisión de toda actividad y ventas que se tengan en el extranjero por parte de la empresa,
también del estudio de mercado y de la competencia y de buscar nuevos contactos, así como
participar en las negociaciones y elegir a los distribuidores locales.
Por su parte, el asistente de exportaciones es la persona que se encarga de mantener contacto y

estar coordinado con los departamentos de las empresas que tienen relación de alguna manera
con la internacionalización de nuestra organización. Debe conocer la zona en la que se va a
exportar el producto de manera detallada, esto incluye cifra de negocios, márgenes,
rentabilidad, inversiones y desarrollo.
Además, existen tres departamentos básicos que se implican en
este proceso y trabajan conjuntamente con el departamento de
exportación.
El departamento de logística, departamento que se encarga de gestionar el envío

de los pedidos con todo lo que este proceso conlleva, por ejemplo, la búsqueda
del transporte más adecuado y económico.
El departamento financiero, cuyo cometido es el estudio y el trato con los

diferentes medios de pago que puedan existir con el comercio exterior con el
que vamos a tratar.
El departamento de producción cuya función es adaptar la producción a las

diferentes normas que haya en el país de destino del producto, al igual que el
idioma del etiquetado, etc
Todas las grandes empresas deberían incorporar a un departamento de
exportación interno con dos figuras como mínimo, el director de
exportaciones y el asistente, siendo la primera figura la más importante de todo
el departamento, ya que es la persona que se pone al frente de esta área, por
tanto, debe tener un perfil muy definido y una formación específica en
comercio exterior. Es importante que estas personas y todos los que trabajen en
este departamento hablen, como mínimo, inglés de forma fluida. Pero sin duda
mucho mejor si son varios idiomas relacionados con los países con los que se
trata. La exportación es, en definitiva, a medio y largo plazo, una actividad
rentable para la empresa.
Además, cuando se realizan las primeras exportaciones, las empresas no
cuentan, por lo general, con una estructura propia para atender a sus clientes
en el exterior. La función de exportación la asume el director gerente, el
director de ventas o algún empleado con conocimiento de idiomas que realiza
la gestión comercial propiamente dicha. Los aspectos logísticos,
administrativos y financieros son asumidos por distintos departamentos de la
empresa. A medida que el volumen de operaciones aumenta surgen
problemas operativos que aconsejan crear un departamento de exportación, el
cual variará en función del personal necesario.
No existe una estructura de organización ideal, la estructura es un
instrumento para lograr la máxima eficacia. Por otra parte, es necesario
adaptarse a las circunstancias y cambios en los mercados
internacionales. Por ello cada empresa debe buscar la estructura
operativa internacional que mejor se integre en el conjunto de su
organización y que, a su vez, sirva de una manera mas ágil y eficaz a
sus clientes en el exterior
El inicio de un departamento de exportación
https://www.youtube.com/watch?v=ifWdt0WBMrY
Una vez decidida el establecimiento del departamento de
exportación, es necesario establecer una forma de organización
en la que se definan las responsabilidades y relaciones entre los
distintos puestos que la componen, en función básicamente del
número de mercados en los que se está presente y los productos
que se comercializan.
Tipos de estructura organizacional
Se puede distinguir cuatro tipos de organización internacional:
Estructura Divisional
Creación de un departamento de
exportación. Muy usado por
empresas en las primeras fases
de su proceso de
internacionalización y por
pymes, que dan a la exportación
una importancia secundaria.
Estructura por áreas geográficas
Divide al mundo en zonas

geográficas con cierta
uniformidad. Pueden ser por
bloques comerciales, regionales,
etc. Usado en empresas que
venden en un número elevado
de mercados con diferentes
hábitos de consumo y situados
en diferentes continentes
Estructura de divisiones por producto
Empresas que venden una

amplia diversidad de
productos o que, por su
complejidad, requieren de
una alta especialización en
su manejo comercial. El
director o jefe de producto
asume el desarrollo de su
línea de productos a nivel
mundial.
Estructura Matricial
Aplicada en empresas internacionales

totalmente desarrolladas que operan a
gran escala. Intervienen divisiones
geográficas con divisiones por producto y
ambas son responsables del desarrollo y
de la rentabilidad. La integración es más
compleja, por lo que deberá lograrse la
resolución de conflictos y la integración
de programas y planes. Requiere de
competencia técnica, sensibilidad
interpersonal y fuerte inversión en
sistemas de control.
Eres Nuevo en el Departamento De Comercio Exterior?
Debes Saber Esto...
https://www.youtube.com/watch?v=Xlbwg3mefUo
Cualquiera que sea la estructura organizacional que se
adopte es necesario que cumpla, al menos, cinco
requisitos:
Coordinar la actividad internacional con otras áreas de la empresa, sobre todo en

producción y finanzas.
Delimitar de forma clara la jerarquía, las responsabilidades y las funciones de cada puesto.
Establecer una comunicación fluida que impida el solapamiento de tareas y permita

aprovechar todas las oportunidades que brindan los mercados exteriores.
Valorar y motivar a todas las personas implicadas en la actividad internacional.
Realizar un control eficaz de la gestión.

ESPACIO PRÁCTICO
Tarea
En forma grupal
Indique cuales son las ventajas un departamento de exportación.
¿Qué es lo que has aprendido
hoy?
Conclusiones
CIERRE
Datos/Observaciones
Conclusiones
 El departamento de exportaciones tiene un papel muy importante en la internacionalización de la
empresa.
¿ALGUNA DUDA O CONSULTA?

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¿Cuál creen que es el tema que vamos a tratar el día de

Por su parte, el asistente de exportaciones es la persona que se encarga de mantener contacto y

El departamento de logística, departamento que se encarga de gestionar el envío

El departamento financiero, cuyo cometido es el estudio y el trato con los

El departamento de producción cuya función es adaptar la producción a las

Estructura por áreas geográficas

Divide al mundo en zonas

Estructura de divisiones por producto

Empresas que venden una

Aplicada en empresas internacionales

Coordinar la actividad internacional con otras áreas de la empresa, sobre todo en

Establecer una comunicación fluida que impida el solapamiento de tareas y permita

Valorar y motivar a todas las personas implicadas en la actividad internacional.

Realizar un control eficaz de la gestión.

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