Manuel de Procédures FADeC Janvier 2016

MANUEL DE PROCÉDURES DU FADEC. VERSION 2.
0 1
2 MANUEL DE PROCÉDURES DU FADEC. VERSION 2.0
TABLE DES MATIERES
Liste des sigles et acronymes……………………………………………………………………..…………...... 06
Liste des tableaux et schémas……………………………………………………………………..…………..... 09
Liste des encadrés.................……………………………………………………………………..…………...... 10
PREFACE……………………………………………………………………………….………………………..... 11
I. PRESENTATION GENERALE DU FADeC ET DE LA CONAFIL…………..……………………..... 13
1.1. Le FADeC : Objectifs et typologie………………………………………………….……………………..... 14
a. Introduction …………………..…………………………………..................…….................. 14
b. Objectifs du FADeC .....…………………..……………………………………….................. 14
c. Typologie du FADeC ....……………………………………..…………………...................... 15
1.2. Le FADeC : Principes………………………………………………………………..……………………..... 17
a. La conception du FADeC et ses principes .…………………..................……................... 17
b. L’opérationnalisation du FADeC et ses principes……………..................…….................. 18
1.3 Calcul des dotations du FADeC non affecté Investissement……………………………………..…....... 19
1.4. Les dépenses éligibles et inéligibles au FADeC Investissement……………………...……………...... 20
a. Dépenses éligibles au FADeC affecté………………………..………………….................. 20
b. Dépenses éligibles et inéligibles aux dotations du FADeC
non affecté Investissement ..…..….................................................................................. 21
1.5. La CONAFIL: Mandat, composition, organisation et fonctionnement…………………………..…....... 22
a. Mandat………...…………………………………………………………...........….…..…....... 22
b. Composition……………………………………………………….........………..……............. 23
c. Fonctionnement et Organisation…………………………..........……………….….............. 23
1.6. Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL : Attributions, organisation et fonctionnement…........ 24
II. PROGRAMMATION ET BUDGETISATION DES DOTATIONS DU FADEC………………….….... 25
2.1. Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et du FADeC non affecté
Investissement au niveau du Budget Général de l’Etat………………………..................................... 26
2.2. Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et FADeC
non affecté Investissement au niveau des budgets des communes et EPCI ........……….....……….. 27
2.3. Programmation et budgétisation du FADeC affecté au niveau du Budget Général de l’Etat ......…… 28
2.4. Programmation et budgétisation du FADeC affecté au niveau des budgets des communes .........… 30
MANUEL DE PROCÉDURES DU FADEC. VERSION 2.0 3

III. MOBILISATION, MANDATEMENT ET TRANSFERT DES RESSOURCES DU FADeC............... 31
3.1. Mobilisation des contributions des PTF et de la part de l’Etat……………………………...…......……. 32
3.2. Mandatement et transfert du niveau central vers les RP…………………………………………….…… 34
3.3. Transferts des ressources financières des communes aux Etablissements Publics de Coopération
Intercommunale ...…………………………………………………………………………………................ 37
3.4 .Transferts des ressources financières des communes aux structures infra communales …………… 39
IV. PASSATION DES MARCHES PUBLICS………………………………………………........………… 43
4.1. Commande de montant inférieur aux seuils de passation des marchés publics………………………. 44
a. Principes ....………………………………………………………………………..................... 44
b. Les seuils de passation des marchés ....…………………………………………………….. 44
c La demande de cotation ....……………………………………………………………………. 45
4.2. Commande de montant supérieur ou égal aux seuils de passation des marchés publics communaux.46
a. Principes ....………………………………………………………………………..................... 46
b. Les organes de passation des marchés………………………………………….................. 46
c. Les organes de contrôle………………………………………….…….....…......................... 47
d. L’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP)……………………………............ 48
e. Les modes de passation des marchés publics ……….…………………...……................. 48
f. Le déroulement de la passation des marchés publics …………………….............…...…. 49
V. EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES COMMUNALES .......………………….……........... 51
5.1. Exécution des dépenses sur bon de commande .....................………………………………………… 52
5.2. Exécution des dépenses par contrat …........................................………………………………………. 54
5.3. Enregistrement, classement et archivage…………………………………………………………………. 57
a. Principes ................……………………………………………………………………............. 57
b. Au niveau du Maire ……………………….........................………………………................ 57
c. Au niveau du Receveur Percepteur ………………………………………………................ 57
VI. SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DU FADeC………………………………………………..……....... 59
6.1 Principes et organisation du système de suivi-évaluation……...…………………………………… 60
a. Principes .......................................................................................................................... 60
b. Les éléments du système de suivi qui concernent les niveaux communal et préfectoral. 60
c. Les acteurs du système de suivi aux niveaux communal et départemental……….......... 60
d. Les outils de suivi aux niveaux communal et départemental……………………............... 60
e. Les supports et outils de suivi au niveau central .....................…………………............... 61
f. Les supports et outils de suivi aux niveaux communal et départemental ..……............... 61

6.2 Remontée des informations de l’ordonnateur vers le SP/CONAFIL, le MDGLAAT et les
Ministères sectoriels et centralisation………………………….…………………………………….... 62
6. 3 Remontée des informations du Receveur Percepteur vers le SP/CONAFIL……………………… 63
VII. CONTROLE ET AUDIT DU FADeC…………………..………………………………………….......... 65
7.1. Principes et modalités du contrôle et audit de l’utilisation des dotations FADeC ……………...…….. 66
a. Principes .....................………………………………………………………………………… 66
b. Objectifs des contrôles………………………………………………………………………… 66
c. Dispositif de contrôle…………………………………………………………………….......... 66
d. Périmètre et contenu des opérations de contrôles……………………………………........ 67
i. Audit IGF / IGAA………………………………………………………...................... 67
ii. Contrôles techniques externes sur un échantillon de réalisations………............ 68
iii. Inspections / vérifications ………………………………………………................... 69
e. Modalités d’exercice du contrôle ……………...……………………………………….......... 69
7.2. Déroulement du processus d’audit de l’utilisation des dotations (Communes, EPCI)………………… 70
a. Audit IGAA/IGF ...........………………………………………………………………………… 70
b. Contrôle Technique Externe ................……………………………………………………… 70
c. Inspections/vérifications ………………………………………………………………........... 70
7.3. Diffusion et exploitation des résultats des audits…………………………………………………………. 73
7.4. Mesures de sanction ..…………………………………………………………………………………….... 75
ANNEXES ……………………………………….......……………………………………………………………. 79
Annexe n°1 : Arrêté portant mise en application du Manuel de Procédures FADeC ………………… 81
Annexe n°2 : Critères de répartition et mode de calcul des dotations du FADeC non affecté
Investissement ………………………………………………………………………………... 83
Annexe n°3 : Critères de mesure de la performance des communes ………………………………….. 84
Annexe n°4 : Dépenses éligibles aux FADeC affectés ……………………………………….......……... 88
Annexe n°5 : Tableau des normes existantes et du besoin de réalisation d’études de faisabilité …... 89
Annexe n°6 : Proposition de canevas-type de Rapport du SP/CONAFIL ……………………………… 92
Annexe n°7 : Liste des annexes aux budgets et aux comptes des communes ……………………….. 93
Annexe n°8 : Utilisation du module de la comptabilité analytique ………………………………………. 94
Annexe n°9 : Registre auxiliaire FADeC ………………………………………..…………………………. 95
Annexe n°10 : Schéma de circulation de l’information relative à la mise en œuvre du FADeC ………. 96
Annexe n°11 : Note d’information sur l’approche DC ………………………………………..……………. 98

LISTE DES SIGLES ET ACRONYMES
ADQ Association de Développement de Quartier
ADV Association de Développement Villageois
AEV Adduction d’Eau Villageoise
AN Assemblée Nationale
ANCB Association Nationale des Communes du Bénin
AO Appel d’offres
ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics
BGE Budget Général de l’Etat
BP Budget Programme
BTR Bordereau de Transfert des Recettes
CA Compte Administratif
CAA Caisse Autonome d’Amortissement
CC Conseil Communal
CCm Conseil de Communauté
CCMP Cellule de Contrôle des Marchés Publics
CDCC Conseil Départemental de Coordination et de Concertation
CeFAL Centre de Formation pour l’Administration Locale
CL Collectivités Locales
CLCAM Caisse Locale de Crédit Agricole Mutuelle
CM Chargé de Mission
CNERTP Centre National d’Essai et de Recherche des Travaux Publics

CONAFIL Commission Nationale des Finances Locales
CPMP Commission de Passation des Marchés Publics
C/SA Chef du Secrétariat Administratif
C/SAF Chef du Service des Affaires Financières
CSA Centre de Santé d’Arrondissement
CT Collectivités Territoriales
CTB Coopération Technique Belge (Agence Belge de Développement)
CTE Contrôle Technique Externe
CTMO Comité Technique de Mise en Œuvre
DCC Développement Conduit par les Communautés

DCL Direction des Collectivités Locales
DDEPS Direction Départementale des Enseignements Primaire et Secondaire
DDHU Direction Départementale de l’Habitat et de l’Urbanisme
DDME Direction Départementale des Mines et de l’Eau
DDCMP Direction Départementale de Contrôle des Marchés Publics
DDTP Direction Départementale des Travaux Publics
DGB Direction Générale du Budget
DGE Direction Générale de l’Eau
DGDGL Direction Générale de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale
DGTCP Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique
DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
DPB Direction de la Préparation du Budget
DPBEP Document de Programmation, Budgétisation et Evaluation des Politiques
DPP Direction de la Programmation et de la Prospective
DRFM Direction des Ressources Financières et du Matériel
DSI Directeur des Services Intercommunaux
EPM Enseignements Primaire et Maternel
EPCI Etablissement Public de Coopération Intercommunale
ES Enseignement Secondaire
FADeC Fonds d’Appui au Développement des Communes
FGB Formation Gestion à la Base
FILOC Base de données des Finances Locales
GIZ Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
GT2DAT Groupe Technique Décentralisation/Déconcentration et Aménagement du Territoire
IGAA Inspection Générale des Affaires Administratives

IGF Inspection Générale des Finances
IGN Institut Géographique National
INSAE Institut National de la Statistique et de l’Analyse Economique
MDGLAAT Ministère de la Décentralisation, de la Gouvernance Locale, de l’Administration et de
l’Aménagement du Territoire
MEFPD Ministère de l’Economie, des Finances et des Programmes de Dénationalisation
MO Maîtrise d’Ouvrage
OR Ordre de Recettes
PAI Plan Annuel d’Investissement
P2D Plan de Décentralisation et de Déconcentration

PDC Plan de Développement Communal
PDDC Programme d’appui à la Décentralisation et au Développement Communal
PDU Plan de Développement Urbain
PIP Programme d’Investissement Public
PONADEC Politique Nationale de Décentralisation et de Déconcentration
PDDI Plan Départemental de Développement Intersectoriel
PPDI Plan Pluriannuel de Développement Intercommunal
PRMP Personne Responsable des Marchés Publics
Pr/CCm Président du Conseil de Communauté
PSDCC Projet de Services Décentralisés Conduits par les Communautés
PTA Plan de Travail Annuel
PTF Partenaires Techniques et Financiers
PV Procès Verbal
RF Receveur des Finances
RGF Receveur Général des Finances
RGPH Recensement Général de la Population et de l’Habitat
RI Renforcement Institutionnel
RP Receveur Percepteur
SCL Service des Collectivités Locales
SCRP Stratégie pour la Croissance et la Réduction de la Pauvreté
SDE Services Déconcentrés de l’Etat
SG Secrétaire Général
SIGFiP Système Intégré de Gestion des Finances Publiques
SNIGS Système National d’Information et de Gestion Sanitaire
SP/CONAFIL Secrétariat/Secrétaire Permanent de la CONAFIL

S/PRMP Secrétariat/Secrétaire de la Personne responsable des Marchés Publics
UVS Unité Villageoise de Santé

LISTE DES TABLEAUX ET SCHEMAS
Numéros Titre Numéros de page
Tableau n°1 Programmation et budgétisation du FADeC non affecté investissement Page 26

au niveau du BGE
Tableau n°2 Programmation et budgétisation du FADeC fonctionnement et du FADeC non Page 27

affecté investissement au niveau du budget des communes et EPCI
Tableau n°3 Programmation et budgétisation des dotations FADeC affecté au niveau du BGE Page 28
Tableau n°4 Programmation et budgétisation des dotations FADeC affecté au niveau des com- Page 30
munes et EPCI
Tableau n°5 Procédure requise pour la mobilisation des contributions des PTF et de l‘Etat Page 32
Tableau n°6 Procédure de mandatement et de transfert des ressources du FADeC non affecté Page 35
du niveau central vers les communes
Tableau n°7 Procédure de mandatement et de transfert des ressources du FADeC affecté du Page 36
niveau central vers les communes
Tableau n°8 Procédure de transfert des ressources financières des communes aux EPCI Page 37
Tableau n°9 Procédure de transfert de ressources financières des communes aux structures Page 39
infra communales
Tableau n°10 Seuils de Passation des marchés publics Page 44
Tableau n°11 Procédure de commande de montant inférieur aux seuils de passation des Page 45
marchés publics
Tableau n°12 Montants (hors taxes) des seuils de passation des marchés publics Page 46
Tableau n°13 Montants des seuils de marchés qui limitent la compétence de la DNCMP Page 47
Tableau n°14 Procédure de passation des marchés publics au niveau des communes Page 49
Tableau n°15 Procédures d’exécution des dépenses sur bon de commande Page 52
Tableau n°16 Procédures d’exécution des marchés publics sur la base de contrats Page 55
Tableau n°17 Procédure de remontée des information au niveau des communes Page 62
Tableau n°18 Procédure de remontée des informations des EPCI aux communes Page 63
Tableau n°19 Procédure de déroulement de l’audit IGF/IGAA Page 71
Tableau n°20 Procédure de diffusion et d’exploitation des résultats des audits Page 73
Tableau n°21 Tableau des dysfonctionnements/fautes et des sanctions à appliquer Page 76
Schéma n°1 Schéma de la typologie du FADeC Page 16
Schéma n°2 Schéma de remontée des informations Page 63

LISTE DES ENCADRES
Numéros Titre de l’encadré Numéros de page
Encadré n°1 Transfert des dotations du FADeC aux structures inter et infra Page 15
communales
Encadré n°2 Principes à observer pour transférer les ressources du Page 16

FADeC affecté
Encadré n°3 Critères de répartition des FADeC affectés Page 19
Encadré n°4 Les PTF et les investissements sectoriels Page 29
Encadré n°5 Les tranches de transfert du FADeC affecté Page 36
Encadré n°6 Le mécanisme de report de crédits Page 38
Encadré n°7 Transfert des ressources FADeC aux structures inter et infra Page 41
communales
Encadré n°8 Quelques règles de marchés publics Page 50
Encadré n°9 Règles d’exécution des dépenses publiques des structures Page 53
inter et infra communales

PREFACE
Le Fonds d’Appui au Développement des Communes (FADeC) est le mécanisme national de transfert de
ressources au profit des Communes. Il a été créé par décret n° 2008-276 du 19 mai 2008.
En novembre 2008, un manuel de procédures a été élaboré et validé afin de permettre une gestion efficace,
efficiente et transparente des ressources du FADeC.
Le présent manuel qui vient remplacer cette première version intègre les nouvelles dispositions légales et
réglementaires intervenues depuis 2008 ainsi que les leçons apprises depuis la mise en œuvre du FADeC.
Au nombre de ces nouvelles dispositions, on peut citer notamment :
1- la loi portant Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public et ses décrets d’appli-
cation,
2- la loi portant modalités de l’intercommunalité et son décret d’application,
3- le décret portant approbation du document de Politique Nationale de Décentralisation et de Décon-
centration (PONADEC).
Ce nouveau manuel vise à renforcer la transparence des procédures de gestion, l’efficience, la sécurité des
transactions, le suivi-évaluation, le contrôle de l’utilisation et de la gestion des ressources transférées ainsi
que les sanctions applicables. Ne pouvant à lui seul être assez exhaustif, il vient compléter les dispositions
légales et réglementaires, guides et outils en vigueur1.
Les procédures développées dans le présent manuel sont susceptibles de modifications. Elles peuvent être
complétées ou mises à jour pour prendre en compte les nouvelles dispositions ou orientations précisées par
des arrêtés, circulaires ou instructions des Ministres en charge de la Décentralisation et/ou des Finances.
Son contenu est organisé en sept (07) titres comprenant des fiches, complétés par une série d’annexes.
Chaque fiche présente les principes, les procédures requises et en règle générale, une matrice des tâches
assignées aux différents acteurs (administration centrale, préfectures, Services Déconcentrés de l’Etat, com-
munes, structures inter et infra communales et PTF) avec une indication des délais d’exécution.
Le présent manuel est un “instrument de travail” pratique et accessible à tous. C’est pourquoi, j’invite tous les
acteurs impliqués dans la gestion et l’utilisation du FADeC à s’approprier les procédures qui y sont décrites
et surtout à les respecter scrupuleusement.
Véronique F. BRUN HACHEME
Le Ministre de la Décentralisation,
de la Gouvernance Locale, de l’Administration
et de l’Aménagement du Territoire
1 Notamment, la loi n°97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en République du Bénin ; la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime
financier des communes en République du Bénin ; la loi n°2001-07 du 09 mai 2001 portant maîtrise d’ouvrage publique ; la loi n°2005-07 du 08 avril 2005
modifiant et complétant la loi n°2001-07 du 09 mai 2001 portant maîtrise d’ouvrage publique ; la loi n° 2009-02 du 07 août 2009 portant code des marchés
publics et des délégations de service public en République du Bénin et ses décrets d’application ; la loi n° 2009-17 portant modalités de l’intercommunalité au
Bénin ; le décret n°2008-274 du 19 mai 2008 portant organisation, attributions et fonctionnement de la Commission Nationale des Finances Locales
(CONAFIL) ; le décret n°2008-276 du 19 mai 2008 portant création du Fonds d’Appui au développement des Communes (FADeC) ; le décret n° 2009-709 du
31 décembre 2009 portant approbation du document de la Politique Nationale de Décentralisation et de Déconcentration ; le décret n° 2012-308 du 28 août
2012 portant règles de création, d’organisation et de gestion des Etablissements Publics de Coopération Intercommunale ; le décret n°2014-571 du 07 octobre
2014 portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique ; les guides à l’usage du Maire et du Receveur-Percepteur ; les instructions comptables de la
Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique ; le document de référence de Suivi-Evaluation du FADeC ; les documents de référence des FADeC
affectés des ministères sectoriels ; le manuel d’exécution et des procédures du PSDCC ; les logiciels de gestion budgétaire et comptable. Cette liste n’est pas
limitative.

Fiche 1 1.1. Le FADeC : Objectifs et typologie
Fiche 2 1.2. Les principes du FADeC
Fiche 3 1.3. Critères et mode de calcul des dotations du FADeC non affecté Investissement
Fiche 4 1.4. Les dépenses éligibles et inéligibles au FADeC Investissement
Fiche 5 1.5. La CONAFIL: Mandat, composition, organisation et fonctionnement
Fiche 6 1.6. Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL : Attributions, organisation et fonctionnement

I. PRESENTATION GENERALE DU FADeC ET DE LA CONAFIL
Mise à jour :
Fiche N° 1.1. Le FADeC : Objectifs et typologie
09-07-2015
a. Introduction
Le document de la PONADEC, adopté par décret n°2009-709 du 31 décembre 2009, est le cadre stratégique
mis en place par le Gouvernement pour prévoir et instaurer les conditions institutionnelles requises pour un
développement durable à grande échelle.
Pour répondre aux besoins impératifs qu’exige le développement harmonieux des communes, la PONADEC
repose sur les cinq (5) orientations suivantes :
- le développement territorial est au cœur des politiques publiques et se traduit par une meilleure gouver-
nance concertée ;
- la décentralisation et la déconcentration sont les moteurs de la modernisation de l’Etat ;
- le rôle et les compétences des communes sont reconnus et respectés. La gouvernance locale est renfor-
cée et conforte la démocratie locale ;
- la lutte contre la pauvreté fait partie intégrante de la politique de décentralisation ;
- les capacités des acteurs sont renforcées par une meilleure allocation des ressources et se traduit par
une gouvernance concertée.
C’est dans la perspective de la mise en œuvre des ces orientations, qu’il a été mis en place le Fonds
d’Appui au Développement des Communes (FADeC). Les objectifs et la typologie des dotations du FADeC
se présentent comme suit :
b. Objectifs du FADeC
Conformément à l’article 1er du décret n° 2008-276, « le FADeC a pour objet de :
- mobiliser des ressources financières destinées au développement de l’offre des communes et des struc-
tures intercommunales;
- concourir à la correction des déséquilibres entre les communes par un système de péréquation ;
- transférer des ressources additionnelles nécessaires aux communes pour exercer leurs compétences;
- financer des actions de renforcement institutionnel des communes ;
- harmoniser les procédures de financement des communes ».
Le FADeC contribue à financer les investissements et le fonctionnement des communes. Il est « alimenté
par les ressources nationales. Il est également alimenté par des ressources extérieures mises à disposition
par les Partenaires Techniques et Financiers sur la base de conventions entre ces derniers et l’Etat ou les
communes et les structures intercommunales dans le respect des textes en vigueur ». (Cf. articles 3 et 5 du
décret n° 2008-276).

c. Typologie des dotations du FADeC
Le FADeC regroupe les contributions financières de l’Etat et des PTF. Ces ressources sont inscrites dans le
Budget Général de l’Etat sur des lignes budgétaires bien distinctes et non fongibles.
On distingue les dotations de fonctionnement et les dotations d’investissement. Elles peuvent être affectées
ou non affectées.
Les dotations affectées sont inscrites dans les budgets des ministères sectoriels sur :
- une ligne « FADeC Investissement » pour les dotations d’investissements ;

- une ligne « FADeC entretien, réparation et autres » consacrée aux dotations de fonctionnement.
Au titre des dotations affectées, il est également inscrit dans le budget du Ministère en charge de la Décen-
tralisation une ligne budgétaire dénommée « FADeC appui aux études21 et à l’élaboration des PDC » comme
dotation de fonctionnement.
Quant aux dotations non affectées, elles sont inscrites dans le budget du Ministère en charge de la décen-
tralisation sur :
- une ligne « FADeC Investissement » quand il s’agit des dotations d’investissements

- une ligne « FADeC Fonctionnement » quand il s’agit des dotations de fonctionnement.
Ces différents types de dotations sont transférées aux communes qui peuvent, à leur tour, transférer une
partie aux structures inter et infra-communales.
Encadré 1 : Transfert des dotations du FADeC aux structures inter et infra-communales
La contribution aux recettes budgétaires de l’EPCI est prévue par la loi n°2009-17 du 13 août 2009 por-
tant modalités de l’intercommunalité en République du Bénin. Considérées comme une dépense obliga-
toire pour chaque commune membre de la communauté, les dotations du FADeC affecté et du FADeC
non affecté doivent être transférées en partie ou totalement aux EPCI, selon le cas et suivant la nature
de la dépense à couvrir.
Les structures infra ou intercommunales bien organisées et ayant une existence formelle, peuvent avoir
des parts de dotations non affectées et /ou affectées sous certaines conditions pour la réalisation des
activités de développement local à elles confiées ou déléguées par les communes dont elles relèvent.
Eu égard à tout ce qui précède, la typologie des dotations du FADeC se présente comme ci-contre :
(cf. Schéma de la typologie du FADeC)
L’utilisation des différentes dotations dont bénéficie la commune se décline ainsi qu’il suit :
- la dotation d’investissement «FADeC non-affecté » peut être utilisée pour la réalisation des investisse-
ments inscrits dans le PDC ou autre document de planification locale suivant les priorités des organes élus ;
- les dotations du FADeC affecté sont utilisées exclusivement en fonction de la destination prédéfinie par
le ministère qui transfère les ressources.
Les FADeC affectés sont liés aux compétences transférées aux communes. A titre d’exemple, on peut avoir :
« FADeC affecté Santé », « FADeC affecté Enseignements Maternel et Primaire », « FADeC affecté Ensei-
gnements Secondaire et Professionnel », « FADeC affecté Agriculture », « FADeC affecté Eau », « FADeC
affecté Piste Rurale », « FADeC affecté Jeunesse, Loisirs et Sport », etc.
2 Il ne s’agit pas des formations et des visites d’échanges.

Encadré 2 : Règles à observer pour transférer les ressources du FADeC affecté
Dans le cadre du transfert des ressources du FADeC affecté, il importe que les ministères sectoriels ob-
servent les principes fondamentaux ci-après :
- l’effectivité du transfert des compétences communales ;
- l’utilisation du circuit du Trésor Public pour le transfert de ressources aux communes ;
- le respect de la maîtrise d’ouvrage communale dans toutes ses étapes: (i) la conception du projet,
(ii) le choix de la localisation de façon concertée, (iii) la passation et l’exécution du marché et (iv) les
procédures de dépenses publiques communales.
BUDGET GENERAL ETAT BUDGET COMMUNAL
Rubrique FADeC NON AFFECTE

MINISTERES
MDGLAAT
SECTORIELS
Dotation de
fonctionnement
Fonctionnement
Fonctionnement
FADeC affecté FADeC non affecté non affectée
Fonctionnement Fonctionnement
FADeC / DGTCP
(entretien et réparation / IMS)
FADeC affecté Rubrique FADeC AFFECTE
Fonctionnement
(études, réalisation des PDC)
Dotation de
fonctionnement / Dotation de fonctionnement
études, réalisation / entretien, réparation,
des PDC maintenance, IMS
Rubrique FADeC NON AFFECTE

MINISTERES
MDGLAAT
SECTORIELS
Dotation
d’investissement non
Investissement
Investissement
affectée
FADeC affecté FADeC non affecté
Investissement Investissement
Rubrique FADeC AFFECTE
Dotation
d’investissement
affectée
LEGENDE
FADeC affecté Investissement FADeC non affecté Investissement
FADeC affecté Fonctionnement FADeC non affecté Fonctionnement
Schéma n°1: Schéma de la typologie du FADeC

Mise à jour :
Fiche N°1.2. Les principes du FADeC
09-07-2015
Le FADeC, dans sa conception comme dans sa mise en œuvre, est régi par plusieurs principes.
a. La conception du FADeC et ses principes
La conception du FADeC repose sur les huit (8) principes suivants :
1. l’inscription du FADeC dans une politique et une stratégie claires de l’Etat en matière de financement des
communes et des structures intercommunales (fiscalité propre, transferts fiscaux et financiers, etc.), la
garantie de l’harmonisation et la cohérence des instruments ;
2. l’utilisation du FADeC comme un instrument de développement équilibré et harmonieux du territoire qui

permet de :
- redistribuer la richesse nationale ;
- transférer des ressources financières aux communes et aux structures inter et infra-communales ;
- accroître les ressources financières locales, accélérer le développement et promouvoir la bonne
gouvernance (participation, transparence et reddition de comptes, etc.) ;
- renforcer la mise en œuvre du Plan de Développement de la commune ;
- promouvoir la mise en œuvre au niveau local des stratégies et orientations nationales (promotion de
l’économie locale, adaptation aux changements climatiques, protection de l’environnement ...) ;
3. la fongibilité des ressources nationales et extérieures afin d’éviter un financement déséquilibré des collec-
tivités territoriales ;
4. la reconnaissance du rôle dévolu à l’institution communale sur son territoire ;
5. la reconnaissance de la maîtrise d’ouvrage communale sur les investissements de compétence commu-

nale ;
6. le respect des mécanismes nationaux, de la législation et de la réglementation en vigueur, notamment

dans la chaîne d’exécution des dépenses publiques et dans l’utilisation des circuits du Trésor ;
7. l’utilisation des structures pérennes existantes pour éviter la multiplication des institutions, commissions et
autres structures ad hoc ou de type projet ;
8. la pérennité du Fonds.

b. L’opérationnalisation du FADeC et ses principes
La mise en œuvre du FADeC repose sur les six (6) principes ci- dessous :
1. La prévisibilité des affectations ;

2. La rapidité d’accès ;
3. Le respect du cycle budgétaire ;
4. La traçabilité des fonds, le contrôle de leur utilisation et les sanctions en cas de non-respect des règles en
vigueur ;
5. La prise en compte de la performance;
6. L’accompagnement de la maîtrise d’ouvrage communale.
Par ailleurs, le FADeC tire sa source d’inspiration des cinq (5) engagements de la Déclaration de Paris sur
l’Efficacité de l’Aide au Développement (mars 2005). Ce sont :
- l’appropriation de la stratégie : A travers un processus de concertation/coordination conduit par le Gou-

vernement, le Bénin exerce une réelle maîtrise sur ses politiques et stratégies de développement et as-
sure la coordination des actions d’appui au développement.
- l’alignement : Les PTF font reposer l’ensemble de leurs appuis budgétaires aux stratégies nationales de
développement, sur les institutions et les procédures des pays partenaires.
- l’harmonisation : Les conditions, modalités d’exécution et de suivi-évaluation des appuis budgétaires

des Partenaires Techniques et Financiers sont mieux harmonisées, plus transparentes et permettent une
plus grande efficacité collective.
- la gestion axée sur les résultats : C’est le gage d’une gestion rationnelle des ressources budgétaires et
l’amélioration du processus de décision afin de parvenir à des résultats concrets.
- la responsabilité mutuelle : Les PTF et le Bénin sont responsables des résultats obtenus en matière de
développement.

Critères et mode de calcul des dotations du FADeC non affecté Mise à jour :
Fiche N°1.3.
Investissement 09-07-2015
La dotation du FADeC non affecté Investissement allouée aux communes est faite sur la base de critères
(Cf. annexe n°1). Cette dotation comporte trois parties : une dotation de base, une dotation de péréquation
et une dotation de performance.
1. La dotation de base est identique pour toutes les 77 communes. Elle est fixée sur décision de la CONAFIL.
2. La dotation de péréquation est calculée sur la base des critères suivants : (i) la population ; (ii) la superficie ;
(iii) l’incidence de pauvreté. Ces données sont fournies par l’IGN et l’INSAE.
3. La dotation de performance est basée sur les notes de performance obtenues par chacune des 77 com-
munes. Elle est notée sur la base d’indicateurs objectifs listés dans le tableau en annexe n°2. La notation
est faite par les inspecteurs de l’IGF et de l’IGAA. Les critères de performance peuvent être mis à jour sur
décision de la CONAFIL
Les notes de performance de toutes les communes sont publiées sur le site web de la CONAFIL
(www.conafil.org).
Le SP/CONAFIL dispose d’un simulateur établi en Excel, qui calcule automatiquement la dotation FADeC
non affecté Investissement à allouer à chaque commune.
L’application des critères de performance aboutit à l’une des situations ci-après :
- les communes qui auront affiché une situation de performance gagnent en dotation de performance sup-
plémentaire ;
- les communes qui auront affiché une situation de contre-performance perdent en dotation de performance.
Encadré 3 : Critères de répartition des FADeC affectés
Les ministères sectoriels définissent les critères de répartition en fonction des objectifs sectoriels et en
concertation avec la CONAFIL. Ces critères doivent figurer dans les notes ou documents de référence du
FADeC affecté. Lesdits documents complètent le présent manuel de procédures du FADeC.

Mise à jour :
Fiche N°1.4. Les dépenses éligibles et inéligibles au FADeC Investissement
09-07-2015
Conformément à l’article 82 de la loi n°97-029, la commune dispose de compétences propres en tant que col-
lectivité territoriale décentralisée, et concourt avec l’Etat et les autres collectivités (compétences partagées) :
- à l’administration et à l’aménagement du territoire ;

- au développement économique, social, sanitaire, culturel et scientifique ;
- à la protection de l’environnement ;
- à l’amélioration du cadre de vie.
Les activités relevant de ces divers domaines peuvent être financées selon le cas par les dotations du
FADeC affectées ou non affectées Investissement.
a. Dépenses éligibles et inéligibles aux dotations FADeC affecté
Les ressources du FADeC affecté doivent servir à financer les dépenses définies par le ministère sectoriel
en conformité avec les compétences fixées par les lois n° 97-029 et n°98-005 du 15 janvier 1999 portant
respectivement organisation des communes en République du Bénin et organisation des communes à statut
particulier. Cette règle concerne les investissements à réaliser à la fois par les communes et par les Etab-
lissements Publics de Coopération Intercommunale. Les activités concernées par secteur éligibles au FA-
DeC affecté sont retracées dans l’annexe n°3.
Toute dépense qui n’est pas liée aux compétences transférées par un ministère sectoriel, est réputée non
éligible au FADeC affecté.
Chaque ministère sectoriel élabore un document de référence qui indique les procédures spécifiques à ses
transferts de ressources financières aux communes. Ce document précise les spécificités liées au secteur
telles que :
- La clé de répartition basée sur des critères objectifs propres au secteur ;

- Les dépenses éligibles ;
- Le rôle des services déconcentrés ;
- Les obligations de rapportage ;
- etc.

b. Dépenses éligibles et inéligibles aux dotations du FADeC non affecté Investissement
Sont éligibles :
- les dépenses d’investissement à condition qu’elles :
relèvent de la compétence communale ;

soient inscrites dans le PDC/PAI et dans le budget de la commune, section d’investissement;
correspondent aux normes techniques applicables dans les secteurs concernés (voir annexe n°4) et
respectent les plans types ;
fassent partie du patrimoine de la commune.
- les coûts32 relatifs à la maîtrise d’œuvre et à la maîtrise d’ouvrage (études de faisabilité, études techniques,
contrôle de chantier) ;
- les subventions aux structures inter et infra communales ;
- la contrepartie communale aux investissements financés majoritairement par une source externe (projet,
ONG, Coopération décentralisée, autre partenaire de la commune) à condition que :
l’investissement financé remplisse les conditions mentionnées ci-haut ;
les termes du partenariat, y compris le montant ou le pourcentage de la contrepartie soient clairement
définis dans un document (protocole, contrat, etc.).
Sont inéligibles:
- les dépenses de fonctionnement, y compris celles relatives à l’entretien courant et à l’achat de consomma-
bles ;
- les dépenses relatives aux travaux de lotissement ;
- les dépenses afférentes à la construction/réfection de bâtiments à caractère religieux ;
- les dépenses relatives à l’achat de matériels roulants de deux roues et plus, à l’exception des engins
lourds43destinés à l’entretien des pistes et routes ;
- les dépenses relatives à la construction et à la réfection de résidences/logements du Maire ;
- les dépenses relatives à la construction et à la réfection des hôtels, motels, auberges/infrastructures
d’hébergement ;
- le remboursement des avances et emprunts contractés par la commune ;
- tous investissements qui ne relèvent pas des compétences de la commune ;
- tous investissements ou acquisitions en dehors du territoire de la commune ;
- tous investissements qui ne relèvent pas du secteur public.
3 Les frais liés aux activités de passation de marchés relèvent du fonctionnement.

4 Les conditions d’acquisition seront définies et actualisées par la CONAFIL.

Mise à jour :
Fiche N°1.5. La CONAFIL: Mandat, composition, organisation et fonctionnement
09-07-2015
Le FADeC est placé sous la tutelle du Ministère en charge de la décentralisation. Il est administré par la
Commission Nationale des Finances Locales.
a. Mandat de la CONAFIL
Les attributions de la CONAFIL sont définies par le décret n° 2008-274. Elle a un mandat général et un man-
dat spécifique.
- Mandat général :
collecter et traiter les données économiques, financières et statistiques concernant les communes en
vue de la réalisation de documents de référence en matière de finances locales ;
proposer les orientations adéquates en matière de financement des collectivités locales concernant les
niveaux de transferts et les instruments de gestion y relatifs ;
proposer les montants des dotations de fonctionnement et d’investissements à destination des com-
munes et des structures intercommunales;
élaborer un rapport annuel sur la situation financière des communes ;
réaliser des études sur le financement local décentralisé et sur les évolutions nécessaires ;
piloter et administrer le FADeC.
- Mandat spécifique:
définir les orientations ainsi que les perspectives de développement du FADeC ;
déterminer les modalités de mobilisation des ressources financières du FADeC ;
examiner et adopter les modalités d’octroi, le mécanisme et les critères de calcul ainsi que les mon-
tants des dotations FADeC aux communes et aux structures intercommunales;
organiser le suivi-évaluation et le contrôle du FADeC ;
s’assurer du bon fonctionnement du FADeC, notamment de veiller à la mise à disposition rapide des
fonds alloués aux communes et aux structures intercommunales;
prendre les mesures nécessaires pour corriger les dysfonctionnements, en lien avec les structures con-
cernées et veiller à la mise en œuvre de ces mesures ;
organiser les audits annuels du FADeC, rendre compte des résultats et prononcer des sanctions en
cas de non-respect des procédures ;
examiner et adopter chaque année le Plan de travail annuel du SP/CONAFIL ;
adopter et diffuser le rapport annuel d’activités du SP/CONAFIL.

b. Composition de la CONAFIL
L’article 2 du décret n° 2008-274 stipule : « la CONAFIL est un organe paritaire Etat-Communes ». Par
conséquent, elle est compose de neuf (9) représentants de l’Etat et de neuf (9) représentants des com-
munes. La composition de la CONAFIL est la suivante :
- Président : le Ministre en charge de la Décentralisation ou son représentant ;

- Premier Vice-président : le Ministre en charge des Finances ou son représentant ;
- Deuxième Vice-président : le Président de l’Association Nationale des Communes du Bénin ou son
représentant élu.
- Membres :
le Directeur Général du Budget ;

le Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité Publique ;
le Directeur Général des Politiques du Développement ;
le Directeur Général de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale ;
le Directeur Général des Impôts et des Domaines ;
le Directeur de la programmation et de la Prospective du Ministère chargé de la Décentralisation ;
le Délégué à l’Aménagement du Territoire ;
huit (8) Maires54dont deux (2) du Bureau de l’Association Nationale des Communes du Bénin et six (6)
Maires désignés par les associations interdépartementales des élus locaux.6
c. Fonctionnement et organisation de la CONAFIL
- L’organisation périodique de réunions :

La CONAFIL se réunit au moins une fois par trimestre. La deuxième session est élargie aux ministères
sectoriels qui transfèrent des ressources financières aux communes ainsi qu’aux partenaires techniques
et financiers qui sont impliqués dans le FADeC. Entre deux réunions, le Président de la CONAFIL, tout en
respectant le principe sacro-saint de la parité, peut organiser une concertation avec un groupe restreint
de membres de l’organe si le FADeC connaît des dysfonctionnements et des blocages.
Ces réunions restreintes peuvent être proposées par le groupe des élus locaux ou l’un des ministères
concernés par le transfert des ressources aux communes. Une réunion extraordinaire de la CONAFIL
peut être convoquée en cas de besoin.
- L’organisation de la CONAFIL :
La CONAFIL est dotée d’un Secrétariat Permanent composé de cadres chargés de veiller à la bonne
préparation des réunions de la CONAFIL et de suivre la bonne exécution des décisions prises. Le
Secrétariat Permanent bénéficie de l’appui et de la collaboration des services techniques du Ministère
en charge de la Décentralisation, de ceux du Ministère en charge des Finances, ainsi que des organes
techniques de l’ANCB.
5 Le Président de l’ANCB, en tant que 2ème Vice Président de la CONAFIL, est le 9ème maire qui siège au sein de l’organe paritaire.
6 Article 2 du décret 2008-274 du 19 mai 2008 portant création, attributions, organisation et fonctionnement de la CONAFIL.

Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL : Attributions, organisation et Mise à jour :

Fiche N°1.6.
fonctionnement 09-07-2015
Le Secrétariat Permanent est l’organe chargé de la préparation et de l’exécution des décisions et recom-
mandations de la CONAFIL. Il est composé de cadres et de personnel d’appui7 . 5
Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL est chargé de :
- la collecte et le traitement des données relatives aux finances des collectivités locales et au FADeC ;
- l’étude et la proposition des modalités d’octroi des dotations ;
- la mise en état des dossiers à étudier par la CONAFIL ;
- l’organisation des réunions de la CONAFIL ;
- l’exécution des décisions et recommandations de la CONAFIL qui relèvent de son ressort ;
- le suivi de l’exécution des décisions et recommandations de la CONAFIL qui relèvent des ministères
sectoriels et autres structures ;
- l’élaboration d’un rapport trimestriel comprenant un tableau de bord avec les indicateurs clés de mobilisa-
tion et de mise à disposition des fonds ainsi que des commentaires signalant les dysfonctionnements et
l’état de mise en œuvre des mesures préconisées par la CONAFIL ;
- l’élaboration du rapport annuel d’activité ;
- l’élaboration de notes d’alerte signalant, sans délai, les défaillances notamment dans la mobilisation et la
mise à disposition des financements ainsi que dans leur utilisation ;
- l’actualisation du manuel de procédures du FADeC (cf. article 11 du décret n°2008-274 du 19 mai 2008)8.
Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL collabore avec les ministères sectoriels impliqués dans la décen-
tralisation et l’ANCB.
7 cf. Article 9 du décret n° 2008-274 du 19/05/2008, portant création, attributions, organisation et fonctionnement de la Commission Nationale des Finances
Locales
8 La révision d’une ou de plusieurs fiche(s) est du ressort du Ministre en charge de la Décentralisation, à partir des propositions émanant du SP/CONAFIL.
Les fiches révisées seront soumises à la validation de la CONAFIL avant d’être approuvées par le Ministre, puis intégrées dans le Manuel.
La responsabilité d’une révision générale du Manuel revient au Ministre en charge de la Décentralisation en collaboration avec celui des finances. Pour ce faire,
le SP/CONAFIL soumet la nouvelle version à la CONAFIL pour validation.

Fiche 7 2.1. Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et du FADeC non affecté
Investissement au niveau du Budget Général de l’Etat
Fiche 8 2.2. Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et FADeC non affecté
Investissement au niveau des budgets des communes et EPCI
Fiche 9 2.3. Programmation et budgétisation du FADeC affecté au niveau du Budget Général de l’Etat
Fiche 10 2.4. Programmation et budgétisation du FADeC affecté au niveau des budgets des communes

II. PROGRAMMATION ET BUDGETISATION DES DOTATIONS DU FADeC
Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et du FADeC Mise à jour :

Fiche N°2.1.
non affecté Investissement au niveau du Budget Général de l’Etat 09-07-2015
Les dotations du FADeC non-affecté Investissement sont inscrites au budget du Ministère en charge de la
Décentralisation sous la ligne budgétaire « FADeC Investissement ».
Les activités et tâches relatives à la programmation et à la budgétisation de cette ligne budgétaire au niveau
du BGE se présentent comme suit :
N° ACTIVITÉS TÂCHES RESPONSABILITÉ PÉRIODE - DÉLAI
2.1.1 Cadrage Confirmation par les PTF de leurs contributions PTF Mai - Juin N-1
budgétaire prévisionnelles (conventions signées et conventions et CONAFIL (2ème session
en cours de négociation) ordinaire de la
CONAFIL)
Confirmation par l’Etat de sa contribution prévision- DGB
nelle au budget national mobilisable pour les dota-
tions du FADeC non-affecté
2.1.2 Inscription Inscription au niveau du projet du budget du DGB (MEFPD) Septembre N-1
budgétaire Ministère en charge de la Décentralisation, des DPP/DRFM du
montants prévisionnels correspondants au Ministère en
FADeC Fonctionnement et au FADeC charge de la Décen-
Investissement tralisation
2.1.3 Calcul des Calcul des dotations prévisionnelles SP/CONAFIL Septembre N-1
dotations (3ème session
ordinaire de la
Adoption des dotations prévisionnelles au cours CONAFIL CONAFIL)
d’une session
2.1.4 Communication Communication des dotations prévisionnelles à la SP/CONAFIL Octobre N-1

des dotations DGB pour inscription dans le projet de BGE
prévisionnelles
Communication des dotations prévisionnelles aux SP/CONAFIL
communes
2.1.5 Vote de la loi de Vote du Budget Général de l’Etat AN Décembre N-1

finances et
confirmation des
dotations aux Arrêt des montants définitifs résultant de l’ajuste- SP/CONAFIL Janvier N
communes ment des dotations sur la base des critères et poids
retenus
Notification aux Maires, par le biais des Préfets, SP/CONAFIL Janvier N

des montants des dotations définitives du
FADeC non affecté
Tableau n°1 : Programmation et budgétisation du FADeC non affecté Investissement au niveau du BGE

Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et FADeC

Mise à jour :
Fiche N°2.2. non affecté Investissement au niveau des budgets des communes et
09-07-2015
EPCI
Les travaux de prévision et d’inscription budgétaires décrits ci-dessous concernent aussi bien les communes
que les EPCI.
Les budgets primitifs et les divers documents de planification doivent être transmis au SP/CONAFIL dès leur
approbation par la tutelle.
Les activités et tâches relatives à la programmation et la budgétisation du FADeC Fonctionnement et du

FADeC non affecté Investissement au niveau du budget des communes et EPCI se présentent comme suit :
2.2.1 Programmation Elaboration du PAI Maires Juin à Juillet N-1

Pr/CCm
Réception de l‘information sur les dotations Octobre N-1
prévisionnelles du FADeC non affecté
Elaboration du budget prévisionnel et du BP Octobre - Décembre

communal N-1
Ajustement, le cas échéant, du PTA et PAI en Maires Novembre à Décem-

fonction des dotations prévisionnelles et correc- Pr/CCm bre N-1
tion du projet de budget primitif
2.2.2 Vote des budgets Vote du budget communal et de l’EPCI CC et CCm Novembre N-1 à
Mars N
2.2.3 Approbation et Approbation des budgets primitifs de la com- Préfet Décembre N-1 à
transmission des mune et de l’EPCI Avril N
budgets
Transmission au SP/CONAFIL des budgets Préfet
primitifs (approuvés, authentifiés et paraphés),
des PAI et PTA
Tableau n°2 : Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et du FADeC non affecté Investissement au
niveau du budget des communes et EPCI
La liste des annexes aux documents budgétaires figure à l’annexe n°6.

Programmation et budgétisation du FADeC affecté au niveau du Budget Mise à jour :

Fiche N°2.3.
Général de l’Etat 09-07-2015
Les dotations du FADeC affecté sont inscrites au budget de chaque ministère sectoriel concerné, sur les
lignes budgétaires indiquées dans la fiche 1.1.
Une programmation pertinente orientée sur les objectifs du FADeC oblige à :

- élaborer et mettre en œuvre les Plans de Décentralisation et de Déconcentration (P2D) des ministères
sectoriels devant transférer des ressources aux communes ;
- élaborer le Plan Départemental de Développement Intersectoriel (PDDI) pour que soit aisément établi le
lien entre les plans locaux de développement communaux (PDC, PAI, PPDI, PTA) et le cadre de program-
mation et de budgétisation des investissements publics sectoriels ;
- faire ressortir clairement dans les budgets programmes (BP) des ministères sectoriels, les informations
qui permettent d’identifier facilement les acteurs directs et indirects chargés de la mise en œuvre des
actions programmées, notamment les actions à exécuter par les communes ;
- établir nettement une articulation entre les PDC et les BP des ministères sectoriels.
Les procédures de programmation et de budgétisation des dotations du FADeC affecté décrites ci-des-
sous doivent se conformer au cycle de programmation budgétaire conduit par le Ministère en charge des
Finances.
Les activités et tâches liées à la programmation et à la budgétisation des dotations du FADeC affecté se
déclinent comme suit :
N° ACTIVITÉS TÂCHES RESPONSABILITÉ PÉRIODE -

DÉLAI
2.3.1 Cadrage Organisation d’une conférence budgétaire com- SP/CONAFIL et Mai à Juin. N-1
budgétaire au niveau munale pour identifier les besoins des communes DGB
départemental
2.3.2 Cadrage Consolidation des informations en DPP/DRFM Mai à Juin N-1
budgétaire au niveau provenance des SDE sur les besoins des com- Ministère sectoriel Juin N-1
munes (Point focal FADeC) (2ème session
central Invitation des ministères sectoriels et les PTF à ordinaire de la
une réunion de la CONAFIL pour débattre des SP/CONAFIL CONAFIL)
points suivants :
- Le point d’exécution des réalisations
accompagné d’indicateurs ;
- L’information par chaque ministère des
objectifs sectoriels pour l’année N et
communication des montants à transférer
2.3.3 Inscription budgétaire Communication aux ministères sectoriels des DGB Aout N-1
enveloppes budgétaires au moyen du CDMT
Inscription dans le budget des ministères sectoriels DPP/DRFM Septembre N-1

des lignes de dotations à transférer

N° ACTIVITÉS TÂCHES RESPONSABILITÉ PÉRIODE -
DÉLAI
2.3.4 Calcul des dotations et Répartition des dotations du FADeC affecté par Ministères sectoriels Septembre N-1
communication des commune et par département SP/CONAFIL DGB
montants Transmission au SP/CONAFIL et DGB des dota- Ministères sectoriels Septembre - Oc-
tions prévisionnelles à allouer par (Point focal FADeC) tobre N-1
commune pour information des communes et prise
en compte dans le projet de BGE
Information des communes, par l’intermédiaire des SP/CONAFIL Octobre N-1

Préfets, des montants prévisionnels par secteur,
(en attendant la confirmation après le vote de la loi
de finances).
Prise en compte dans le projet de BGE des dota- DGB Octobre N-1
tions prévisionnelles à allouer aux
communes
2.3.5 Vote de la Loi de Vote du Budget Général de l’Etat (BGE) AN Décembre N-1
Finances
2.3.6 Confirmation des Arrêt des montants définitifs résultant de l’ajuste- Ministères Janvier N
montants définitifs ment des dotations sectoriels/
SP/CONAFIL
Communication des montants définitifs des dota-
tions à allouer aux communes
Tableau n°3 : Programmation et budgétisation des dotations FADeC affecté au niveau du BGE
Encadré 4 : Les PTF et les investissements sectoriels
Tout Partenaire Technique et Financier qui souhaite appuyer des communes pour la réalisation des inves-
tissements sectoriels, est tenu de veiller à l’inscription de ses ressources sur la ligne FADeC du ministère
en charge du secteur.

Fiche N°2.4. Programmation et budgétisation du FADeC affecté au niveau des budgets Mise à jour :
des communes 09-07-2015
L’élaboration d’un Budget Programme communal est nécessaire pour articuler les interventions du niveau
communal avec le niveau central. Ces budgets programmes communaux permettent aux ministères secto-
riels de répertorier les activités inscrites dans leurs budgets programmes et pour lesquelles ils auront à
transférer des ressources aux communes. Comme le budget programme des ministères sectoriels, le budget
programme communal est triennal.
L’élaboration du BP doit précéder celle du budget primitif. Le budget primitif (budget par moyens) et le BP
(budget par objectif) communal sont soumis au vote du Conseil Communal et/ou à celui du Conseil de Com-
munauté. Les communes élaborent et suivent le BP à l’aide du module approprié des logiciels de gestion
budgétaire et comptable (cf. annexe n°7).
Les dotations de fonctionnement (subventions de fonctionnement, subventions pour études et élaboration

PDC et subventions pour entretien et réparation des ministères sectoriels) et les dotations d’investissement
(subventions d’investissements non affecté et affecté) reçues sont inscrites au niveau des budgets commu-
naux respectivement dans les sections de fonctionnement et d’investissement (Cf. annexe n°11).
Les différentes séquences de programmation et budgétisation des dotations du FADeC affecté au niveau
6 7
des communes se présentent comme suit :

2.4.1 Travaux de Définition des investissements9 prioritaires, Maire-Pr/EPCI Avril-Mai N-1
cadrage en lien avec les SDE, en prélude aux séances de CC et CCm
cadrage budgétaire au niveau départemental, et ce sur la
budgétaire
base des PDC et PPDI
Envoi des prévisions initiales annuelles aux Préfets avec
précision de leur source de
financement sous format standardisé
Participation à la conférence budgétaire Maires et Adjoints Mai - Juin N-1
2.4.2 Programmation Elaboration du PAI Maires Juin à Juillet N-1
Elaboration du Budget programme communal et du bud- Aout-Novembre
get prévisionnel10 N-1
Réception de l‘information sur les dotations Octobre N-1
prévisionnelles du FADeC affecté
Ajustement le cas échéant, du PAI en fonction des do- Novembre à
tations prévisionnelles et correction du projet de budget Décembre N-1
primitif et du BP communal
2.4.3 Vote des budgets Vote du budget communal et de l’EPCI CC et CCm Novembre N-1
à Mars N
2.4.4 Approbation et Approbation des budgets primitifs de la Préfet Janvier à Avril N
transmission commune et de l’EPCI
des budgets Transmission au SP/CONAFIL des budgets Préfet Janvier à Avril N

primitifs (approuvés, authentifiés et paraphés), des PAI et
PTA
Tableau n°4 : Programmation et budgétisation des dotations FADeC affecté au niveau des communes et EPCI
9 Le SP/CONAFIL doit définir le format standardisé pour la présentation des priorités

10 Le budget classique

Fiche 11 3.1. Mobilisation des contributions des PTF et de la part de l’Etat
Fiche 12 3.2. Mandatement et transfert du niveau central vers les RP
Fiche 13 3.3. Transferts des ressources financières des communes aux Etablissements Publics
de Coopération Intercommunale (EPCI)
Fiche 14 3.4. Transferts des ressources financières des communes aux structures infra communales
(Villages ou Quartiers de Ville)

III. MOBILISATION, MANDATEMENT ET TRANSFERT DES RESSOURCES DU FADeC
Mise à jour :
Fiche N° 3.1. Mobilisation des contributions des PTF et de la part de l’Etat
09-07-2015
Les procédures de mobilisation des subventions des Partenaires Techniques et Financiers se basent sur les
dispositions contenues dans les conventions de financement qui lient chaque PTF à l’Etat béninois.
Les ressources des PTF sont domiciliées sur un compte désigné ouvert dans les livres de la Banque Cen-
trale et alimentent le compte FADeC ouvert dans les livres du Receveur Général des Finances.
Il est possible que certains PTF mobilisent des ressources par le biais de la Caisse Autonome d’Amortisse-
ment (CAA)11 . 8
Les ressources des PTF ainsi que la part de l’Etat font l’objet d’une inscription budgétaire dans le Système
Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP) par la DGB.
La matrice ci-après décrit la procédure requise pour la mobilisation des contributions des PTF et de la part
de l’Etat :

3.1.1 Emission des ordres Emission d’un ordre de recettes au nom de MEFPD Janvier N
de recettes (OR) et/ou chaque PTF, ou d’une lettre d’appel de fonds. MDGLAAT
appel de fonds Transmission au RGF/DGTCP de l’ordre de MEFPD

recettes par PTF pour recouvrement avec
copie au SP/CONAFIL
3.1.2 Recouvrement Emission d’un extrait de l’OR par PTF sur la base de RGF/DGTCP Dès réception de
(en cas d’émission l’original de l’OR reçu de la DGB l’OR
d’OR) Notification d’un extrait d’OR à chaque PTF

concerné
3.1.3 Réception des fonds Versement sur la base de l’extrait de l’Ordre de PTF Dès réception
dans le compte FADeC Recettes reçu ou de la lettre d’Appel de fonds , des
12 des fonds
ressources au compte FADeC ouvert dans les livres
domicilié à la BCEAO de la BCEAO.
Etablissement et notification à chaque PTF d’une RGF/ DGTCP

“Déclaration de recettes” (DR) sur laquelle se trouve
mentionné le montant du versement SP/CONAFIL
effectué (en cas d’émission d’OR)
Transmission au SP/CONAFIL d’une copie de la

déclaration de recettes pour information (en cas
d’émission d’OR)
11 Il est loisible à chaque PTF ou groupe de PTF de faire l’option de mobilisation des ressources du compte bailleur vers le Bénin.
La procédure de mobilisation de ces ressources au niveau national doit respecter les activités 3.1.1 et 3.1.2 ci-dessous.
12 Suivant les dispositions des conventions de financement, les lettres d’appel de fonds peuvent provenir du MDGLAAT, des Ministères sectoriels ou du MEFPD.

3.1.4 Inscription des fonds Inscription au crédit du compte intitulé Dès réception
versés par les PTF sur « Compte de dépôt FADeC » ouvert dans les livres des fonds versés
du RGF/DGTCP par chaque PTF
le compte de dépôt du
FADeC ouvert dans Edition et notification du Relevé Aster du compte
FADeC à chaque PTF concerné (partie versante) et
les livres de la RGF/
au SP/CONAFIL pour information
DGTCP
3.1.5 Suivi de Suivi, à partir du relevé du compte de SP/CONAFIL En permanence

l’encaissement des dépôt/FADeC ouvert dans les livres du Trésor Public, PTF au cours de
de l’évolution des fonds mobilisés sur la base des l’année N
fonds des PTF Conventions de Financement
Régularisation des mandats de paiement dans SIG- DRFM 31 décembre N

FIP sur ressources extérieures
Tableau n°5 : Procédure requise pour la mobilisation des contributions des PTF et de l‘Etat

Mise à jour :
Fiche N° 3.2. Mandatement et transfert du niveau central vers les RP
09-07-2015
Une fois les dotations de crédits budgétaires ordonnancées, la RGF opère les transferts de fonds du compte
FADeC vers les communes. Elles reçoivent les transferts prévus au plus tard fin septembre de l’année
budgétaire.
Le transfert des ressources du FADeC affecté et non affecté est conditionné par l’existence d’un plan de
développement communal (PDC) en vigueur139 accompagné des autres documents de planification prévus
par l’article 84 de la loi n°97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en République du
Bénin.
Le transfert de la dotation non affectée Investissement de l’année N à une commune donnée est conditionné
par un taux d’engagement d’au moins 60% des crédits disponibles au titre de l’année N-114 . 10
Le fichier du module de comptabilité analytique sur l’utilisation des ressources transférées à la commune
renseigne sur le niveau d’engagement des crédits disponibles. Les crédits disponibles en année N-1 sont
déterminés par la somme de crédits reportés des années antérieures à N-1 plus la dotation de l’année N-1.
L’utilisation des ressources mises à disposition des communes au niveau des RP est conditionnée :
- pour la première tranche du FADeC non affecté Investissement par l’envoi au SP/CONAFIL du budget pri-
mitif approuvé par la tutelle, le PAI et le Plan de Passation des Marches Publics (PPMP) de l’année N;
- pour la 2ème tranche du FADeC non affecté Investissement par l’envoi au SP/CONAFIL de la situation de
consommation des crédits disponibles au 31 Mars de l’année N.
Le Ministère en charge de la Décentralisation et les autres ministères sectoriels concernés procèdent aux
opérations de mandement sur les ressources mobilisées.
Le Ministre en charge de la Décentralisation est compétent pour le mandatement sur les ressources du
FADeC Fonctionnement et du FADeC non affecté Investissement. Les autres ministères sectoriels ont à
charge le mandatement des ressources du FADeC affecté.
La procédure de mandatement et de transfert des ressources non affectées (tableau Nº6) et affectées (ta-
bleau Nº7) du niveau central vers les communes se déroule comme ci-après :
13 Selon l’article 84 de la Loi n° 97-029 du 15 Janvier 1999 portant organisation des communes en République du Bénin. Le PDC doit être appuyé par : (i) le
schéma directeur d’aménagement de la commune ; (ii) le plan de développement économique et social ; (iii) les plans d’urbanisme dans les zones agglomérées ;
(iv) les plans de détails d’aménagement urbain et de lotissement.
14 La possibilité offerte aux communes de recourir aux autorisations de programme leur permet d’engager des dépenses en plusieurs tranches annuelles pour
une réalisation de montant supérieur à l’allocation annuelle sans devoir thésauriser leurs disponibilités.

CAS DU FADEC NON AFFECTÉ11

3.2.1 Mandatement Prise de décisions de mandatement sur la base des DRFM/ Janvier N
« décisions de répartition des ressources financières non MDGLAAT Avril N
affectées investissement produites par la CONAFIL » et émis- Août N
sion de mandats de paiement par département au nom du
RGF, suivant les tranches ci-après15 :
- 1ère tranche : 30%
- 2ème tranche : 40%
- 3ème Tranche 30%
Transmission au RGF des mandats de paiement

appuyés des décisions
3.2.2 Prise en Prise en charge comptable des mandats de paiement reçus RGF / DGTCP Février N
charge par Mai N
Septembre N
le RGF des Consignation des montants des mandats reçus dans le (au plus tard 1ère
compte FADeC semaine du mois)
mandats de
paiements Constatation, par le service de la trésorerie, de la
consignation des montants des mandats reçus
émis
Etablissement d’une fiche de consignation et émission d’un
avis de règlement par le Service de la Trésorerie
3.2.3 Transferts des Transmission au Service des Collectivités Locales de la fiche RGF / DGTCP Février N
ressources de consignation, de l’avis de règlement appuyé des copies Mai N
des mandats de paiement, des décisions de répartition et de Septembre N
du FADeC aux l’extrait du livre journal d’ordre du Service de la Trésorerie (au plus tard 2ème
communes semaine du mois)
Etablissement par le Service des Collectivités Locales (SCL)

des BTR et des fiches d’écritures sur la base des montants
individualisés revenant à chaque commune
Enregistrement comptable des BTR sur le compte FADeC
Etablissement par le SCL des notes

d’approvisionnement des comptes bancaires des RP et leur
transmission au Service de la Trésorerie
Approvisionnement par le Service de la Trésorerie du compte Février N, Mai N
bancaire de chaque RP16 Septembre N
(au plus tard fin du
mois)
Transmission par le Service des Collectivités Locales des RGF 5 jours après
BTR aux RF établissement des
BTR
Notification des BTR aux RP RF 3 jours après
réception des BTR
3.2.4 Prise en Réception du BTR et transmission d’une copie au Maire RP 1 jour après la
charge des réception du BTR
par le RP
BTR et Prise en charge du BTR, et passation des écritures sub-
séquentes dans le livre journal approprié et le
établissement registre auxiliaire FADeC (cf. annexe n°8)
du relevé de
Etablissement du relevé de disponibilités de la
disponibilités commune et information du Maire de la nouvelle
situation de trésorerie
Tableau n°6 : Procédure de mandatement et de transfert des ressources du FADeC non affecté du niveau central vers
les communes
15 Le FADeC Fonctionnement non affecté est transféré à 100% au premier trimestre.

16 Lorsque le compte bancaire du RP n’est pas automatiquement approvisionné par le Service de la Trésorerie ou en cas de besoins de liquidité, le RP adresse
une demande d’appel de fonds au RGF appuyé d’un relevé bancaire, d’un relevé de disponibilités et d’un plan de trésorerie établi au préalable par le Maire et
le RP

CAS DU FADEC AFFECTÉ

3.2.1 Mandatement Prise de décisions de mandatement sur la base des arrêtés DRFM/ Début février N
ou notes de répartition des ressources financières affectées MDGLAAT
et émission de mandats de paiement par département au
nom du Receveur Général des Finances (RGF) suivant les
tranches (Cf. Encadré 5)
Transmission au RGF des mandats de paiement appuyés Février N

des décisions
3.2.2 Prise en Prise en charge comptable des mandats de paiement reçus RGF / DGTCP Mars N
charge par (au plus tard 1ère
Consignation des montants des mandats reçus dans le semaine du mois)
le RGF des compte FADeC
mandats de Constatation, par le service de la trésorerie, de la consigna-
paiements tion des montants des mandats reçus
émis Etablissement d’une fiche de consignation et émission d’un
avis de règlement par le Service de la Trésorerie
3.2.3 Transferts des Transmission au Service des Collectivités Locales de la RGF / DGTCP Mars N
ressources du fiche de consignation, de l’avis de règlement appuyé des (au plus tard deu-
copies des mandats de paiement, des décisions de répar- xième semaine du
FADeC aux tition et de l’extrait du livre journal d’ordre du Service de la mois)
communes Trésorerie
Etablissement par le Service des Collectivités Locales (SCL)
des BTR et des fiches d’écritures sur la base des montants
individualisés revenant à chaque commune
Enregistrement comptable des BTR sur le compte FADeC
Etablissement par le SCL des notes

d’approvisionnement des comptes bancaires des RP et leur
transmission au Service de la Trésorerie
Approvisionnement par le Service de la Trésorerie du RGF / DGTCP 5 jours après éta-
compte bancaire de chaque RP blissement des
BTR
Transmission par le Service des Collectivités Locales des RGF Mars N (au plus
BTR aux RF tard fin du mois)
Notification des BTR aux RP RF 3 jours après
réception des BTR
3.2.4 Prise en Réception du BTR et transmission d’une copie au Maire RP 1 jour après la
charge des réception du BTR
Prise en charge du BTR, et passation des écritures sub- par le RP
BTR et séquentes dans le livre journal approprié et le
registre auxiliaire FADeC (cf. annexe n°8)
établissement
du relevé de Etablissement du relevé de disponibilités de la
commune et information du Maire de la nouvelle
disponibilités situation de trésorerie

Tableau n°7 : Procédure de mandatement et de transfert des ressources du FADeC affecté du niveau central vers les
communes
Encadré 5 : Les tranches de transfert du FADeC affecté
Le transfert des ressources du FADeC affecté à l’initiative des ministères sectoriels se fait ordinairement
en une tranche de 100% et en début de l’année budgétaire (1er trimestre). Mais il peut s’échelonner en
trois tranches au plus si le montant des dotations est suffisamment élevé.

3.3. Transferts des ressources financières des communes aux Etablisse- Mise à jour :
Fiche N° 3.3.
ments Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) 09-07-2015
Les EPCI bénéficient de deux sortes de subvention :
- la part contributive des communes membres destinée à couvrir leurs dépenses de fonctionnement et
d’investissement17 ;
- les subventions de l’Etat et des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) destinées à couvrir les
dépenses d’investissement de compétence sectorielle18 . 13
Les RP des communes membres de chaque EPCI doivent veiller au transfert desdites dotations suivant le
processus ci-après :

3.3.2 Appel de Introduction d’une lettre d’appel de fonds pour la dotation PR/ CCm Février -Novembre N
fonds budgétaire au titre des projets sectoriels et la part con-
tributive de la commune au profit de l’EPCI19
Prise d’une Décision de mandatement de la dotation Maire 5 jours ouvrables après
budgétaire au titre des projets sectoriels et émission d’un la réception de la de-
mandat de paiement au nom de l’EPCI mande d’appel de fonds
Transmission des mandats au Receveur Percepteur Maire 1 jour ouvrable après
(RP) de la commune pour paiement (par virement sur le l’émission du mandat
compte banque de l’Agent Comptable)
3.3.4 Transfert de Contrôle de régularité des mandats de paiement assorti Receveur 11 jours ouvrables
fonds aux de leur acceptation ou leur rejet avec avis motivé20 Percepteur après la réception des
Virement des fonds dans le compte courant bancaire de mandats
EPCI
l’Agent Comptable de l’EPCI
Passation des écritures subséquentes dans les livres
journaux appropriés (comptabilité générale de l’Etat et
comptabilité communale)
Tableau n°8 : Procédure de transfert des ressources financières des communes aux EPCI
17 cf. article 72 du décret n° 2012-308 du 28 Août 2012 portant règles de création, d’organisation et de gestion des Etablissements Publics de Coopération
Intercommunale
18 cf. article 77 du décret n°2012-308 du 28 Août 2012
19 Chaque tranche des contributions budgétaires des communes membres de l’EPCI est libérée au plus tard le 5ème jour du 2ème mois du trimestre concerné
(Art. 73 du Décret n°2012-308 du 28 Août 2012)
20 Le Receveur Percepteur devra se conformer aux dispositions prévues par le règlement général sur la comptabilité publique et tous autres textes ou instructions
en vigueur. Par ailleurs, en cas de rejet, l’ordonnateur peut faire prévaloir son droit de réquisition dans les conditions prévues par la Loi n°98-007 du 15 Janvier
1999 portant Régime Financier des communes et le Décret n°2014-571 du 07 Octobre 2014 portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique

Encadré 6 : Le mécanisme de report de crédits
Le transfert de ressources financières du FADeC aux communes est assorti d’un mécanisme de report
de crédits à l’instar de toutes les ressources communales.
Les ressources financières du FADeC, transférées aux communes au titre de l’année N et qui ne seraient
pas consommées à la clôture de l’exercice budgétaire, doivent être reportées à l’année N+1.
Ces crédits sont alors reportés en Balance d’entrée de l’année N+1 au niveau de la comptabilité Re-
ceveur-Percepteur et/ou de l’Agent Comptable. De même, ces crédits non consommés sont portées au
Budget primitif de l’année N+1 de la commune en tenant rigoureusement compte de la nature de chaque
crédit (crédit de fonctionnement, crédit d’investissement) et ceci sur des rubriques spécificiées à cet effet.
Les crédits reportés sont retracés dans le registre auxiliaire FADeC avec une ventilation selon la catégorie
de FADeC (affecté ou non affecté), la provenance de la dotation (ministère) et la nature de la dépense
(investissement, entretiens et réparations).

Transferts des ressources financières des communes aux structures Mise à jour :
Fiche N° 3.4.
infra communales (villages ou quartiers de ville) 09-07-2015
Le transfert de ressources des communes aux structures infra communales (villages ou quartiers) est fondé
sur le principe de subsidiarité21 . 14
Les communautés de base n’ont pas de prérogatives reconnues par les lois de la décentralisation et les au-
tres lois et règlements du corpus juridique relatif à la gestion des finances publiques.
Mais il est indéniable que les citoyens ou les communautés à la base participent mieux à la gestion des
affaires publiques locales si elles sont associées à l’identification de leurs besoins et à la planification des
actions à mettre en œuvre pour la satisfaction de ces besoins. C’est ainsi que se justifie l’avènement de
l’Approche du Développement Conduit par les Communautés (DCC) qui a fait l’objet de directives adoptées
en Conseil des Ministres en sa séance du 05 octobre 2011.
Par ailleurs, les dispositions de la loi n°2005-07 du 08 avril 2005 modifiant et complétant la loi 2001-07 du
09 mai 2001 portant maîtrise d’ouvrage publique, ont habilité les communautés pour l’exercice de la maîtrise
d’ouvrage déléguée.
Pour bénéficier de transfert de fonds de la part des communes, les communautés doivent satisfaire aux
conditions ci-après :
- S’organiser en Association de Développement de Village (ADV) ou en Association de Quartier de ville

(ADQ), régulièrement dotées de statuts et de règlement intérieur et reconnues par le Préfet
- Renforcer leur capacité à travers les modules de Formation Gestion à la Base (FGB).
Le transfert de ressources FADeC de la commune aux communautés de base est conditionné par l’élabora-
tion d’un Accord de Financement de sous-projet communautaire conclu et signé par le Maire et le Président
du Bureau de l’ADV/ADQ et revêtu du visa du Receveur-Percepteur (Cf. annexe n° 10).
La procédure de transfert des ressources financières se déroule comme indiquée ci-dessous :

3.4.1 Ciblage des Ciblage des communautés bénéficiaires Maire Sans délai
communautés Validation de la liste de villages ou quartiers de ville retenue Conseil Communal
bénéficiaires
3.4.2 Organisation de Information des communautés de base sur les objectifs, Maire Sans délai
la dynamique actions prioritaires de développement et projets contenus
dans le PDC, ainsi que les différentes réalisations en cours
communautaire
Organisation des communautés de base autour des choix
et ouverture de prioritaires à opérer
compte bancaire Prise de l’acte de reconnaissance de l’ADV ou ADQ et son Maire/Préfet
approbation
Introduction d’une demande d’ouverture de compte cou- Président Bureau
rant bancaire à la CLCAM ou toute autre banque primaire ADQ/ADV
agréée
Communication du Relevé d’Identité Bancaire (RIB) au
Receveur-Percepteur et au Maire de la
commune
21 Le principe de subsidiarité consiste à confier la responsabilité d’une action publique à la plus petite entité capable de résoudre le problème
d’elle-même. C’est la recherche du niveau le plus pertinent et le plus proche des citoyens. Il conduit à ne pas faire à une échelle plus élevée ce qui peut être
fait, avec la même efficacité, à une échelle plus basse.

3.4.3 Appui aux Identification par les Services Techniques de la commune Maire Sans délai
communautés des problèmes de développement
de base pour Description et analyse des besoins de la communauté de

base
l’identification
de leurs besoins Identification des solutions aux problèmes spécifiques
Elaboration du rapport du diagnostic sur le développement

de la communauté de base
Appui aux communautés de base pour la préparation des
sous-projets communautaires
3.4.4 Inscription des Réception du rapport de diagnostic en vue de la sélection Maire Juin- Juillet N-1
sous-projets des activités et sous projets priorisés Conseil communal
communautaires Inscription des sous-projets communautaires dans les docu-

ments de planification de la commune et dans les budgets
dans les PAI et
budgets commu-
Adoption des sous-projets communautaires inscrits dans les
naux budgets
3.4.5 Communication Communication aux ADV ou ADQ des dotations Maire Janvier-Mars N
des dotations budgétaires au titre des sous-projets communautaires après
l’approbation par le Préfet des budgets communaux
budgétaires des
communautés
3.4.6 Signature de Elaboration de l’Accord de Financement du sous-projet Président Bureau Février-Avril N
l’Accord de communautaire ADQ/ADV
Financement Apposition du visa du comptable principal de la commune Receveur-Percep-

sur l’Accord de Financement entre la commune et chaque teur
communauté bénéficiaire
Signature de l’Accord de Financement Maire et PR ADV/

ADQ
3.4.7 Appel de fonds Introduction d’une lettre d’appel de fonds Président Bureau
ADQ/ADV
Mise en œuvre de la procédure de transfert de fonds au Maire 3 jours
profit des communautés organisées en ADV/ADQ Receveur-Percep- ouvrables après
teur la réception de la
demande d’appel
Prise d’une décision de mandatement et émission d’un Maire de fonds
mandat de paiement au nom de l’ADV/ADV selon le cas
Transmission du mandat au Receveur Percepteur (RP) de 1 jour ouvrable

la commune pour paiement après l’émission
du mandat
3.4.8 Transfert de Contrôle de régularité du mandat de paiement assorti de Receveur 11 jours ouvra-
fonds aux son acceptation ou de son rejet avec avis motivé Percepteur bles après la
communautés Passation des écritures subséquentes dans les livres jour- réception du
organisées en naux appropriés (comptabilité générale de l’Etat et compta- mandat
ADQ ou ADV bilité communale)
Virement de la dotation des sous projets communautaires
dans le compte courant bancaire de la CLCAM ou de la
banque primaire ouvert au nom des ADV/ADQ
Passation des écritures subséquentes dans les livres jour-
naux appropriés (comptabilité générale de l’Etat et compta-
bilité communale)
Tableau n°9 : Procédure de transfert de ressources financières des communes aux structures infra communales

Encadré 7 : Transfert des ressources FADeC aux structures inter et infra-communales
Des structures intercommunales ou infra communales, à l’instar des ADV/ADQ, sont éligibles au transfert
des ressources FADeC à titre de subventions de la part des communes dont elles relèvent administrative-
ment ou qui les composent. Elles peuvent en bénéficier dans les conditions ci-après :
- ces associations sont enregistrées et reconnues d’utilité publique et leur objet porte sur le développe-
ment local ;
- ces associations disposent d’un manuel de procédures en bonne et due forme ;
- les subventions servent à la réalisation d’investissements conformément à leurs manuels de procédures
si elles sont conformes à celles en vigueur en République du Bénin pour la gestion de fonds publics.
La sélection et l’utilisation de ces investissements doivent répondre aux mêmes critères d’éligibilité
que ceux exigés aux communes pour les investissements à réaliser sur les ressources du «FADeC In-
vestissement».

Fiche 15 4.1. Commande de montant inférieur aux seuils de passation des marchés publics
Fiche 16 4.2. Commande de montant supérieur ou égal aux seuils de passation des marchés publics
communaux

IV. PASSATION DES MARCHES
Commande de montant inférieur aux seuils de passation des marchés Mise à jour :
Fiche N° 4.1.
publics 09-07-2015
a. Principes
Les commandes publiques sont soumises aux procédures définies par la Loi n°2009-02 du 07 Août 2009
portant Code des marchés publics et des délégations de service public en République du Bénin et ses textes
d’application.
Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés est élaboré 15 jours plus tard après le vote du budget par
le Conseil Communal. Il répertorie toutes les commandes de la commune aussi bien celles inférieures que
supérieures aux seuils de passation des marchés publics. Il doit être publié sur le site www.marches-publics.bj
du Système Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMaP).
b. Les seuils de passation des marchés
Les seuils de passation des marchés publics en montants (Hors Taxes) en FCFA, par nature de commandes
et catégories de communes se présentent ainsi qu’il suit22 : 15
Nature des commandes publiques Catégories de commune
Communes Ordinaires Communes à statut particulier
Travaux 15 000 000 60 000 000
Fournitures et de services 7 500 000 20 000 000
Prestations intellectuelles 7 500 000 10 000 000
Tableau n°10 : Seuils de Passation des marchés publics
NB : Les montants de seuils retenus pour les communes ordinaires sont ceux applicables aux EPCI23 :. 16
Pour la commande de montant inférieur aux seuils de passation des marchés publics, principalement en ce qui
concerne la réalisation des ouvrages/infrastructures, l’autorité contractante doit faire usage des procédures de
demande de cotation selon les principes posés aux articles 4 et 30 de la Loi n°2009-02 du 07 août 2009 et les
dispositions des articles 5 à 09 du Décret 2011-479 et de l’article 17 du Décret 2010-496.
22 Cf. articles 1 à 4 du Décret n° 2011-479 du 08 Juillet 2011 fixant les seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marchés publics
23 Selon l’article 81 du décret 2012-3008 du 28 août 2012 portant règles de création, de gestion et d’organisation des EPCI, l’exécution et le contrôle du budget
des EPCI obéissent aux mêmes règles que celles applicables aux communes.

c La demande de cotation
Les demandes de cotation contenues obligatoirement dans le plan de passation doivent préciser :
- les spécifications techniques requises par l’Autorité Contractante,

- les critères d’évaluation, les obligations auxquelles sont assujetties les parties,
- les modalités d’exécution des prestations ainsi que le délai et le lieu de dépôt.
La consultation est réservée aux prestataires exerçant dans le secteur concerné et répondant aux critères de
qualification indiqués dans la demande de cotation.
Les demandes de cotation sont préparées par l’Autorité Contractante sur la base du document type élaboré par
l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.
Au vu des résultats de la consultation, l’autorité contractante choisit le fournisseur ou le prestataire de services

dont l’offre est conforme et évaluée la moins disante.
La cellule de contrôle des marchés publics (CCMP) doit donner son avis sur les dossiers pour les demandes de
cotation en deux (02) jours ouvrables, à compter de la date de réception du dossier concerné.
Par ailleurs, elle doit étudier le rapport d’évaluation et transmettre son avis à la PRMP en deux (02) jours ou-
vrables, à compter de la date de réception du rapport pour les demandes de cotation24 . 17
Le tableau ci-dessous décrit la procédure de commande de montant inférieur aux seuils de passation des
marchés publics.

4.1.1 Sélection de Préparation des dossiers techniques de marché public et Commission de 15 jours
fournisseurs/ d’évaluation des offres. passation des ouvrables
marchés publics/
Prestataires de Comité d’approvi-
services sionnement
Appréciation de la nécessité ou non d’un accord des Ser- Maire
vices Déconcentrés de l’Etat en fonction de la nature ou la
complexité de l’ouvrage
Elaboration de la demande de cotation S/PRMP et CPMP
Publication par affichage de la demande de cotation CPMP
Réception et ouverture des offres CPMP
4.1.2 Analyse des Analyse des offres de prix assortie de modifications éventu-
offres et choix elles et du choix de l’attributaire de la commande.
Validation de l’attribution provisoire par l’organe de contrôle CCMP
de l’attributaire
Notification à tous les soumissionnaires (le cas échéant par PRMP ou Maire ou
de la com-
mail) et publication des résultats par affichage Pr/CCm
mande
Signature du contrat Attributaire et
Maire ou Pr/CCm
Enregistrement du contrat Titulaire
Tableau n°11 : Procédure de commande de montant inférieur aux seuils de passation des marchés publics
24 Cf. Décret n°2014-550 du 24 septembre 2014 fixant les délais impartis aux organes de contrôle des marchés publics et des délégations de
Service public

IV. PASSATION DES MARCHES
Commande de montant supérieur ou égal aux seuils de passation des Mise à jour :
Fiche N° 4.2.
marchés publics communaux 09-07-2015
a. Principes
Les principes énumérés dans la fiche 4.1 sont aussi valables à ce niveau. Outre le Décret n° 2011-479 du 08
juillet 2011 portant fixation des seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marchés publics, cité su-
pra, la passation des marchés publics est régie par une série de décrets d’application et circulaires qui peuvent
être consultés sur le site de la DNCMP (www.marches-publics.bj). Les montants (Hors Taxes) en FCFA des
seuils de passation des marchés publics se présentent comme suit :
Nature des commandes publiques Catégories de commune
Communes Ordinaires Communes à statut particulier
Travaux 15.000.000 ≤ X < 200.000.000 60.000.000 ≤ X < 200.000.000
Fournitures et services 7.500.000 ≤ X < 80.000.000 20.000.000 ≤ X < 80.000.000
Prestations intellectuelles 7.500.000 ≤ X < 60.000.000 (bu- 10 000 000

reaux de consultants) 10.000.000 ≤ X < 60.000.000 (bureaux
7.500.000 ≤ X < 40.000.000 (consul- de consultants) ou 40.000.000 (consul-
tants individuels) tants individuels)
Tableau n°12 : Montants (hors taxes) des seuils de passation des marchés publics
Les organes, les modes et le déroulement de la passation des marchés publics sont réglementés par la Loi n°
2009-02 du 7 août 2009 portant code des marchés publics et des délégations de services publics.
b. Les organes de passation des marchés
La Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) est l’autorité contractante chargée de mettre en œu-
vre les procédures de passation et d’exécution des marchés publics (Article 8 de la loi 2009-02). Elle dispose
d’un secrétariat et est assistée dans l’exercice de ses fonctions par une Commission de Passation des Marchés
Publics (CPMP) qu’elle préside et qui est composée de membres es-qualités et de membres nommés.
En l’absence de délégation spécifique, le Maire ou le Président du Conseil de Communauté, est la PRMP.
La Commission de Passation des Marchés Publics est composée de :
- la PRMP ou son représentant qui en assure la présidence ;

- deux conseillers communaux/ communautaires ;
- le Receveur-Percepteur ;
- un spécialiste des marchés publics.
La PRMP peut s’adjoindre toute personne dont la compétence est jugée nécessaire (cf. Article 13 du décret
n° 2010-496 du 26 Novembre 2010).

La Commission de passation des marchés publics (CPMP) a pour mission25 de : 18
- examiner les DAO avant leur transmission à la Cellule de Contrôle ;

- procéder à l’ouverture et au dépouillement des offres ;
- valider dans le respect des dispositions du Code des Marchés Publics, les résultats des travaux de la
sous-commission d’analyse ;
- assurer la transmission du rapport de dépouillement et des fiches d’analyse à la Cellule de Contrôle des
Marchés Publics ;
- procéder à un réexamen du dossier lorsque la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics
(DNCMP) émet des observations sur le rapport.
En cas de divergences sur les propositions d’attribution provisoire, les membres de la Commission en désac-
cord peuvent renoncer à signer le rapport d’évaluation et le rapport de synthèse. Dans ce cas, ils sont tenus
d’adresser, dans un délai maximum de cinq (5) jours, leurs observations écrites à la PRMP qui en juge ou qui
transmet tout le dossier à l’organe de contrôle compétent (cf. article 16 du Décret n°2010-496 du 26 novembre
2010). Les délais pour les différentes tâches relatives à la passation sont définis dans les dispositions du Dé-
cret n° 2014-551 du 24 septembre 2014.
c. Les organes de contrôle
La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), placée sous la tutelle du Ministère
chargé des Finances26 est l’organe central de contrôle. Elle assure un contrôle a priori sur toute la procédure de
19
passation des marchés publics pour les dépenses d’un montant hors taxes supérieur aux seuils de compétence
fixés par le Décret 2011-479 (Cf. article 4).
La DNCMP et, le cas échéant, la Direction Départementale de Contrôle des Marchés Publics (DDCMP)
procèdent à des contrôles a posteriori, à tout moment ou tout au moins une fois l’an, sur la régularité de l’ap-
plication de la réglementation relative aux marchés publics par l’ensemble des Commissions de Passation des
Marchés Publics, y compris les dépenses inférieures aux seuils de passation27 . 20
Les dépenses publiques en-dessous des seuils marquant la limite de compétence de la DNCMP, sont soumis-
es au contrôle a priori de la cellule de contrôle des marchés publics au sein de l’Autorité Contractante28 . Lesdits 21
seuils sont consignés dans le tableau ci-dessous :
Nature des commandes publiques Montant supérieur ou égal au seuil marquant la limite de compétence des
cellules de contrôle des marchés Publics
(Recours à la DNCMP)
Marchés de travaux 200.000.000
Marchés pour fournitures et de ser- 80.000.000

vices
Marchés pour prestations 60.000.000 (bureaux de consultants)
intellectuelles ou
40.000.000 (consultants individuels)
Tableau n°13 : Montants des seuils de marchés qui limitent la compétence de la DNCMP
25 cf. article 12 du décret n° 2010-496 du 26/11/2010 portant attributions, organisation et fonctionnement de la PRMP, des commissions de passation et des
Cellules de Contrôle des Marchés Publics
26 Article 11 de la loi 2009-02 du 07 août 2009
27 cf. article 4 du Décret N° 2011-479 du 08 Juillet 2011, fixant les seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marchés publics
28 cf. article 4 du Décret N° 2011-479 du 08 Juillet 2011, fixant les seuils de passation, de contrôle et d’approbation des marchés publics

Les Directions Départementales de Contrôle des Marchés Publics (DDCMP) sont des structures décon-
centrées de la DNCMP.
La Cellule de Contrôle des Marchés Publics (CCMP), prévue par la loi n° 2009-02 au niveau de chaque
Autorité Contractante, assure un contrôle sur toute la procédure de passation des marchés (depuis la phase de
planification jusqu’à l’attribution du marché). Elle produit un rapport annuel d’activités à l’Autorité Contractante.
La Cellule de Contrôle des Marchés Publics créée au niveau de la commune et /ou de l’EPCI est investie
des tâches ci-après29 : 22
- procéder à la validation du plan de passation des marchés de l’autorité contractante et des dossiers d’appel
d’offres avant le lancement de l’appel à la concurrence ;
- accorder les autorisations et dérogations nécessaires à la demande de l’Autorité Contractante ;
- assister aux opérations d’ouverture de plis ;
- procéder à la validation du rapport d’analyse comparative des propositions et du procès-verbal d’attribution
provisoire du marché élaborés par la commission de passation du marché ;
- procéder à un examen juridique et technique du dossier du marché avant son approbation et au besoin,
adresser à l’autorité contractante toute demande d’éclaircissement et de modification, de nature à garantir
la conformité du marché avec le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;
- procéder à la validation des projets d’avenants suivant les seuils de sa compétence à définir par rapport au
marché initial ;
- apporter en cas de besoin, un appui technique à l’Autorité Contractante ;
- établir à l’attention de l’Autorité Contractante un rapport annuel d’activités.
La fonction de membres des organes de contrôle des marchés publics est incompatible avec la fonction de
membres des organes de passation des marchés publics.30 23
Les délais pour les différentes tâches relatives au contrôle des marchés publics sont définis dans les disposi-
tions du Décret n° 2014-550 du 24 septembre 2014.
d. L’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP)
Outre les organes impliqués dans la passation et le contrôle des marchés publics, le législateur a prévu une Au-
torité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) qui intervient, entre autres, dans le règlement des litiges ou
différends. La commune ou l’EPCI, les prestataires ou toutes autres structures peuvent faire recours à l’ARMP.
e. Les modes de passation des marchés publics
Trois principaux modes sont retenus pour la passation des marchés publics :
(i)- L’appel d’offres ouvert : il est ouvert lorsque tout candidat qui n’est pas exclu en application de l’article
68 du code des marchés publics peut soumettre une offre. C’est la règle en matière de passation des
marchés publics. Il n’est soumis à aucune autorisation préalable de la DNCMP.
(ii)- L’appel d’offres retreint est une exception à la règle admise en matière de passation des marchés pu-
blics. Il est recouru à ce mode de passation lorsque les biens, les travaux ou les services, de par leur nature
spécialisée, ne sont disponibles qu’auprès d’un nombre limité de fournisseurs, d’entreprises ou de
prestataires de services. Dans ce cas, l’Autorité Contractante a l’obligation de consulter tous les candidats
qui ont les compétences et qualifications requises. Le recours à cette procédure doit être motivé et soumis
à l’autorisation préalable de la DNCMP .
29 Article 30 du Décret N° 2010-496 du 26 Novembre 2010

30 Article 14 de la Loi n°2009-02 du 07 Août 2009 portant code des marchés publics et des délégations de service public en République du Bénin.

(iii)- Le gré à gré ou entente directe est un mode exceptionnel prévu aux articles 48 et suivants du Code des
Marchés Publics. Le gré à gré doit être préalablement autorisé par la DNCMP sur la base d’un rapport
spécial établi par la Commission de Passation des Marchés Publics de l’Autorité Contractante. En dehors
des cinq (5) cas limitatifs indiqués à l’article 49 du Code des Marchés Publics, la procédure de gré à gré
doit faire l’objet d’une mise en concurrence des candidats susceptibles d’exécuter le marché.
f. Le déroulement de la passation des marchés publics
La passation des marchés publics communaux se déroule en plusieurs étapes décrites ci-dessous :

4.2.1 Passation Elaboration des cahiers des charges et du dossier CPMP De 1 à 3 mois
des marchés d’appel d’offres. CCMP maximum
Lancement des appels à concurrence dans le respect des DNCMP
publics
dispositions légales relatives à la publication.
communaux
Réception des offres S/PRMP
Ouverture, dépouillement, analyse et jugement des offres CPMP
Rédaction des procès-verbaux d’ouverture, CPMP
de dépouillement, d’analyse et de jugement des offres
Validation de l’attribution par l’organe de contrôle CCMP
compétent DNCMP
Notification à tous les soumissionnaires Maire (PRMP)
(au besoin par mail)
Publication des résultats Maire (PRMP)
Préparation du projet de marché. Maire (PRMP)
Examen du projet de marché par l’organe de contrôle com- CCMP
pétent DNCMP
Apposition du visa et soumission du marché à la
signature de l’attributaire (le titulaire du marché).
Transmission du marché au maire ou PR/CCm pour signa-
ture
Signature et transmission du marché communal ou de l’EPCI Maire
à l’Autorité de tutelle Pr/CCm
P/CPMP
4.2.2 Approbation Vérification par les services compétents de la Préfet
par la tutelle Préfecture de la régularité du marché communal ou de l’EPCI
soumis à l’approbation de l’autorité de Tutelle
(Préfet de
Transmission du marché approuvé à la commune ou
Département) à l’EPCI
Notification, le cas échéant, au Maire ou au Président du Con-
seil de Communauté, de l’objet du rejet
Tableau n°14 : Procédure de passation des marchés publics au niveau des communes

Encadré 8 : Quelques règles de passation des marchés publics
Tout marché public doit être signé, approuvé31 , notifié, et enregistré avant tout début d’exécution.
24
Aucune régularisation de travaux, de fournitures et de prestations de services démarrés en violation de

l’alinéa précédent n’est admise.
Aucune réclamation portant sur l’exécution des prestations n’est recevable avant l’entrée en vigueur du
marché correspondant (cf. article 106 de Loi n° 2009-02 du 07 août 2009).
La passation des marchés communautaires est réglementée par un manuel spécifique élaboré à cet effet.
Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés Publics des communes doit intégrer les marchés à passer
par maîtrise d’ouvrage déléguée.
31 Dans le cas d’un appel d’offres.

Fiche 17 5.1. Exécution des dépenses sur bon de commande
Fiche 18 5.2. Exécution des dépenses par contrat
Fiche 19 5.3. Enregistrement, classement et archivage

V. EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES COMMUNALES
Mise à jour :
Fiche N° 5.1. Exécution des dépenses sur bon de commande
09-07-2015
Principes
Les commandes publiques peuvent donner lieu à l’établissement d’un bon de commande ou d’un contrat.
En cas de bon de commande, le prestataire ne prétend pas à une avance et le règlement de la dépense inter-
vient en une seule tranche après le service fait.
Le tableau ci-dessous décrit les procédures d’exécution des dépenses sur bon de commandes.25

5.1.1 Enregis- Enregistrement du bon de commande Prestataire
trement
5.1.2 Engagement Engagement à l’aide des logiciels de gestion budgétaire commu- C/SAF 05 jours après
nale, de crédits suffisants pour l’exécution de la dépense (édition réception de la
du journal d’engagement). demande de
Passation des écritures d’engagement dans le registre auxiliaire paiement
du FADeC
5.1.3 Livraison Réception des fournitures ou services Commission de
réception31
5.1.4 Liquidation Le C/SAF vérifie la présence des pièces justificatives, C/SAF 4 jours après
des il vérifie la conformité des mentions sur la facture. C/SAF ou réception de la
Il vérifie les montants. SG/ DSI facture
dépenses Le C/SAF soumet au Chef du service compétent les factures pour Maire
publiques visa. Pr/CCm
Le Chef du service compétent après contrôle de la concordance des
(cas marché
justificatifs retourne le dossier visé au C/ SAF.
public) Le C/SAF certifie le service fait en apposant au verso de la fac-
ture ou du mémoire ou du décompte la mention «certifié le ser-vice
fait ou les travaux exécutés » suivie de sa signature.
Il liquide la facture ou le mémoire ou le décompte en apposant au
verso de la facture du mémoire ou du décompte la mention « vu et
liquidé pour le montant de…» suivi de la date et de la signature du
maire.
32 La commission communale ou commission intercommunale (cas de l’EPCI) de réception est composée de :

Président : le Maire ou le Président de l’EPCI selon le cas, ou leur représentant respectif;
Rapporteur : le maître de l’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre ;
Membres :
• la Personne Responsable des Marchés Publics ou son Représentant ;
• un membre de la commission de passation des Marchés Publics de la commune ou de l’EPCI;
• le Receveur-percepteur de la commune ou l’Agent Comptable de l’EPCI selon le cas, ou leur représentant respectif.

5.1.5 Ordon- Le C/SAF établit le mandat de paiement au nom du fournisseur ou C/SAF
de l’entrepreneur. SG
nancement
Il annexe au mandat les pièces justificatives. DSI
(Mandate- Il établit le bordereau d’émission de mandat. Maire
ment) Il transmet tout le dossier au maire par le SG. Pr/CCm
Le maire prend connaissance du dossier.
Il signe la mention de liquidation au verso de la facture ou du
mémoire.
Il signe le mandat de paiement ainsi que le bordereau d’émission
de mandat.
Il retourne le dossier au C/SAF par le SG.
Le C/SAF procède à la vérification de la présence de toutes les
pièces justificatives réglementaires attenantes au dossier.
Il enregistre les mandats au journal des mandats et dans le regis-
tre FADeC des mandats.
Il transmet le dossier au SG pour sa transmission au RP de la
commune en vue du paiement de la dépense.
5.1.6 Paiement Le secrétariat de la RP réceptionne (dans le registre courrier ar- RP 11jrs ouvrables
des rivé) les mandats et les pièces justificatives transmis par l’ordonna- Agent après réception
teur par courrier. comptable du mandat
mandats Il prend en charge ces mandats appuyés des pièces justificatives
et les transmet à la Division Visa.
La Division Visa procède aux vérifications des pièces, paraphe les
titres traités et les transmet au Receveur-Percepteur.
Elle s’assure du prélèvement de la retenue de garantie sur le mon-
tant de chaque décompte et sa consignation à un compte de tiers
à l’initiative du RP aux fins de sa restitution au titulaire du marché
dans les conditions requises.
Le RP procède au contrôle de régularité qu’impose sa responsabi-
lité personnelle et pécuniaire.
Il appose la formule du visa, « Vu, bon à payer ».
L’apposition de ce cachet vaut acceptation de la dépense : c’est le
paiement juridique.
Il rejette par un avis motivé les mandats lorsque les contrôles ne
sont pas concluants.
Il retourne tous les titres à la Division Visa.
La Division Visa transmet les mandats de virement au Service
comptabilité.
Elle transmet par courrier via le secrétariat les mandats à vue à
l’ordonnateur pour remise aux bénéficiaires.
Le RP retourne les mandats rejetés à l’ordonnateur par courrier via
le secrétariat.
La Division Visa envoie les pièces justificatives à la Division
Compte de Gestion pour élaboration compte de gestion et trans-
mission à la RGF.
La Division Comptabilité (section règlement) réceptionne les titres
provenant de la Division Visa.
Elle enregistre la dépense Elle procède à la mise en règlement de
la dépense.
La Section Caisse paie le bénéficiaire au vu du bon de caisse.
Remboursement effectif par virement bancaire de la retenue de
garantie.
Tableau n°15 : Procédures d’exécution des dépenses sur bon de commande
Encadré 9 : Règles d’exécution des dépenses publiques des structures inter et infra-communales
1- L’exécution des dépenses publiques des EPCI est soumise aux mêmes règles que celles des communes
suivant les responsabilités des différents acteurs.
2- L’exécution des dépenses publiques par les structures infra communales (ADV ou ADQ et autres) se fait
conformément au document de référence de l’Approche DCC.

Mise à jour :
Fiche N° 5.2. 5.2. Exécution des dépenses par contrat
09-07-2015
Principes
L’exécution des dépenses ayant fait l’objet de contrats se caractérise par :
- La possibilité de paiement d’une avance de démarrage au titulaire du marché : L’exécution des marchés
publics communaux peut être assortie de paiement d’une avance de démarrage au profit du cocontractant33 .
Le montant total des avances accordées au titre d’un marché déterminé ne peut en aucun cas excéder :
vingt pour cent (20%) du montant du marché initial pour les travaux et les prestations intellectuelles ;
trente pour cent (30%) du montant du marché initial pour les fournitures et les autres services.
Les avances doivent être garanties à concurrence de leur montant et doivent être comptabilisées par les
services contractants, afin que soit suivi leur apurement.
- Le paiement d’acomptes : « Sauf dérogation prévue dans le cahier des clauses administratives particu-
lières, le cocontractant de l’administration peut obtenir le paiement d’acomptes périodiques. Les prestations
qui ont donné lieu à un commencement d’exécution du marché ouvrent droit au versement d’acomptes, à
l’exception des marchés prévoyant un délai d’exécution inférieur à trois mois pour lesquels le versement
d’acomptes est facultatif »34 . 27
« Le montant des acomptes, déduction faite, le cas échéant des avances, ne doit pas excéder la valeur des
prestations auxquelles ils se rapportent… » 35 . 28
- La retenue de garantie : Elle est de 5% au plus du montant des paiements et fait l’objet de prélèvement à
la source par le Receveur-Percepteur de la commune ou l’Agent Comptable de l’EPCI, au fur et à mesure
des paiements des acomptes successifs émis au profit du titulaire du marché. Il en résulte que les différentes
retenues successives opérées seront consignées par le comptable (Receveur-percepteur ou Agent Comp-
table) dans un compte de tiers soldé au moment du remboursement définitif.
- Le remboursement de la retenue de garantie : Le remboursement de la retenue de garantie de 5% pourra

être fait sur demande du titulaire du marché adressée au Maire de la commune ou au Président du conseil
de Communauté.
- La garantie de bonne exécution : Encore appelée cautionnement définitif, elle doit être constituée dans les
trente (30) jours qui suivent la notification du marché et, en tout cas avant le premier paiement » (cf. articles
114 et 115 de la Loi n° 2009-02 du 07 août 2009 visée ci-dessus). Cette garantie dépend de la nature et du
délai des commandes.
- La libération de la garantie de bonne exécution : La garantie de bonne exécution est libérée immédiatement à
la hauteur de 90% après la réception provisoire des travaux, des fournitures ou des services. Le solde, soit
les 10% de la garantie est libéré dès que la décision de réception définitive est prononcée.
33 Article 136 de la Loi n° 2009-02 du 07 août 2009 portant code des marchés publics et des délégations de service public en République du Bénin
34 Cf. article 137 de la Loi n° 2009-02 du 07 août 2009
35 Cf. article 138 de la Loi n° 2009-02 du 07 août 2009

Lorsque le marché prévoit des avances, le titulaire du marché est tenu de fournir une garantie de restitution
couvrant la totalité du montant des avances36 . 29
La description détaillée du déroulement de la procédure d’exécution des marchés publics sur la base de con-
trats est faite dans le tableau ci-dessous :

5.2.1 Enregistrement Enregistrement de l’acte d’engagement Prestataire
5.2.2 Engagement Réception de la demande de paiement SAG 05 jours après

(suivant les dispositions du contrat pour les avances et les et Maires ou Pr/ réception de la
acomptes) et affectation CCM demande de
Engagement à l’aide des logiciels de gestion budgétaire com- C/SAF paiement
munale, de crédits suffisants pour l’exécution de la dépense
suivant les dispositions du contrat (édition du journal d’en-
gagement).
Passation des écritures d’engagement dans le registre auxil-

iaire du FADeC
5.2.3 Livraison / Etablissement des attachements à la suite de la demande de Commission de 4 jours après
Réalisation des paiement de décomptes ou réception provisoire réception réception de la
facture
travaux
5.2.4 Liquidation des Le C/SAF vérifie la présence des pièces justificatives, il vérifie C/SAF
dépenses la conformité des mentions sur la facture et le contrat. Il vérifie
les montants.
publiques (cas Le C/SAF soumet au Chef du service compétent les factures
marché public) et attachements pour visa.
Le Chef du service compétent après contrôle de la concor-
dance des justificatifs retourne le dossier visé au C/SAF.
Le C/SAF certifie le service fait en apposant au verso de la
facture ou du mémoire ou du décompte la mention «certifié le
service fait ou les travaux exécutés » suivie de sa signature.
Il liquide la facture ou le mémoire ou le décompte en ap-
posant au verso de la facture du mémoire ou du décompte la
mention « vu et liquidé pour le montant de…» suivi de la date
et de la signature du maire.
5.2.5 Ordonnance- Le C/SAF établit le mandat de paiement au nom du fournis- C/SAF
ment seur ou de l’entrepreneur. SG
Il annexe au mandat les pièces justificatives. DSI
(Mandatement) Il établit le bordereau d’émission de mandat. Maire
Il transmet tout le dossier au maire par le SG. Pr/CCm
Le maire prend connaissance du dossier.
Il signe la mention de liquidation au verso de la facture ou du
mémoire.
Il signe le mandat de paiement ainsi que le bordereau
d’émission de mandat.
Il retourne le dossier au C/SAF par le SG.
Le C/SAF procède à la vérification de la présence de toutes
les pièces justificatives réglementaires attenantes au dossier.
Il enregistre les mandats au journal des mandats et dans le
registre FADeC des mandats.
Il transmet le dossier au SG pour sa transmission au RP de la
commune en vue du paiement de la dépense.
36 Cf. articles 116 et 117 de la Loi n° 2009-02 du 07 août 2009 portant Code des marchés publics et des délégations de service public en République du Bénin

5.2.6 Paiement des Le secrétariat de la RP réceptionne (dans le registre courrier RP 11jrs ouvrables
mandats Arrivée) les mandats et les pièces justificatives transmis par Agent comptable après réception
l’ordonnateur par courrier. du mandat
Il prend en charge ces mandats appuyés des pièces justifica-
tives et les transmet à la Division Visa.
La Division Visa procède aux vérifications des pièces, para-

phe les titres traités et les transmet au Receveur-Percepteur.
Elle s’assure du prélèvement de la retenue de garantie sur
le montant de chaque décompte et sa consignation à un
compte de tiers à l’initiative du RP aux fins de sa restitution au
titulaire du marché dans les conditions requises.
Le RP procède au contrôle de régularité qu’impose sa re-

sponsabilité personnelle et pécuniaire.
Il appose la formule du visa, « Vu, bon à payer ».
L’apposition de ce cachet vaut acceptation de la dépense :
c’est le paiement juridique.
Il rejette par un avis motivé les mandats lorsque les contrôles
ne sont pas concluants.
Il retourne tous les titres à la Division Visa.
La Division Visa transmet les mandats de virement au Service

comptabilité.
Elle transmet par courrier via le secrétariat les mandats à vue
à l’ordonnateur pour remise aux bénéficiaires.
Le RP retourne les mandats rejetés à l’ordonnateur par courri-
er via le secrétariat.
La Division Visa envoie les pièces justificatives à la Division
Compte de Gestion pour élaboration compte de gestion et
transmission à la RGF.
La Division Comptabilité (section règlement) réceptionne les

titres provenant de la Division Visa.
Elle enregistre la dépense Elle procède à la mise en règle-
ment de la dépense.
La Division Comptabilité (section règlement) réceptionne les

titres provenant de la Division Visa.
Elle enregistre la dépense Elle procède à la mise en règle-
ment de la dépense.
La Section Caisse paie le bénéficiaire au vu du bon de caisse.
5.2.7 Restitution de Etablissement d’un procès-verbal de réception Membres de la 1 jour après la

la retenue de définitive dûment signé par toutes les parties prévues au commission de visite du chantier
comité de réception. réception
garantie37
Transmission au RP de la demande de remboursement de Maire 2jrs ouvrables
retenue de garantie de 5% introduite par le titulaire du marché Pr/CCm après réception
appuyée du PV de réception définitive SG/ DSI du PV de récep-
C/SAF tion définitive
Passation des écritures de déconsignation du ou des mon- RP 5 jrs ouvrables
tant(s) préalablement consigné(s) au crédit d’un compte de Agent comptable après réception
tiers mouvementé à cet effet par le RP de la demande de
remboursement
Remboursement effectif par virement bancaire de la retenue
de garantie
Tableau n°16 : Procédures d’exécution des marchés publics sur la base de contrats
30
37 En cas de présentation par le titulaire du marché d’une caution bancaire de retenue de garantie de 5%, aucune retenue n’est opérée sur ses décomptes.
Il en résulte que les malfaçons éventuelles qui seraient enregistrées à l’occasion de la réception définitive des travaux, sont à la charge de l’Institution bancaire
qui a avalisé l’attributaire du marché (l’entrepreneur).

Mise à jour :
Fiche N° 5.3. 5.3. Enregistrement, classement et archivage
09-07-2015
a. Principes
Un système d’enregistrement doit être organisé pour permettre une traçabilité de l’utilisation des fonds tant au
niveau du Maire que du Receveur Percepteur.
Outre l’enregistrement des informations, un système de classement et d’archivage des pièces justificatives
des dépenses réalisées sur le FADeC est mis en place pour faciliter les missions de contrôle et de vérification
ultérieures. A cet effet, le Maire et le Receveur Percepteur mettront en place, chacun en ce qui le concerne et
en lien avec ses responsabilités, un registre auxiliaire FADeC. En plus du registre auxiliaire FADeC, il est tenu
un dossier par opération financée par le FADeC au niveau des services de l’ordonnateur.
b. Au niveau du Maire
- Enregistrement : La tenue du registre auxiliaire FADeC par la commune permet de suivre les mouvements liés
aux opérations financées par le FADeC. L’enregistrement permet d’avoir, sur une même page, les informations
pertinentes sur les transferts notifiés, reçus et leur utilisation (Cf. annexe n°8).
- Classement et archivage : L’archivage des dossiers des marchés publics se fait au niveau du Secrétariat de
la PRMP. Pour les opérations financées par le FADeC, il est fait obligation au Secrétariat de la PRMP d’ouvrir
un dossier complet par opération. Celui-ci regroupe l’ensemble des pièces se rapportant à l’opération. Il permet
de donner pour chaque opération les indications relatives aux éléments ci-après :
l’intitulé de l’opération
le code de l’opération
les copies des pièces exigibles (les dossiers d’appel d’offres, les soumissions, les PV, le contrat ou bon de
commande, les factures, les décomptes et les attachements, etc.).
Ce dossier est exploité au cours des audits et autres contrôles ou vérifications.
c. Au niveau du Receveur-Percepteur
- Enregistrement : La tenue du registre auxiliaire FADeC par le RP permet de suivre les mouvements liés aux
opérations payées sur le FADeC. L’enregistrement permet d’avoir, sur une même page, les informations perti-
nentes sur les montants transférés reçus et leur niveau de consommation. Le logiciel W-Money est paramétré
pour donner ces informations.
- Archivage : Il convient de préciser que des copies des mandats de paiement sur FADeC et des pièces jus-
tificatives les appuyant doivent être rangées par opération et rendues disponibles pour les audits, contrôles et
vérifications. Les originaux desdites pièces étant destinés à constituer des liasses à transmettre au juge des
comptes.
Pour le mécanisme de conservation des documents, de leur pré-archivage et archivage, il faut se référer à la
réglementation en vigueur au Bénin en la matière.

Fiche 20 6.1. Principes et organisation du système de suivi-évaluation
Fiche 21 6.2. Remontée des informations de l’ordonnateur vers le SP/CONAFIL,
le MDGLAAT et les Ministères sectoriels et centralisation
Fiche 22 6.3. Remontée des informations du Receveur Percepteur vers le SP/CONAFIL

VI. SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DU FADeC
Principes et organisation du système de Mise à jour :

Fiche N° 6.1.
suivi-évaluation 09-07-2015
a. Principes
Selon l’article 14 du Décret n° 2008-276, « le fonctionnement du FADeC, son efficacité et l’impact de ses acti-
vités sur les communes et les structures intercommunales font l’objet d’un suivi- évaluation ».
Le FADeC dispose d’un document de référence organisant son système de suivi-évaluation qui fait partie in-
tégrante du présent manuel de procédures.
b. Les éléments du système de suivi au niveau national
- le suivi des indicateurs de cofinancement du FADeC ;

- le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits
- le suivi des indicateurs de gestion et d’utilisation du FADeC (niveau de contribution de l’Etat au FADeC, de
mobilisation, de transfert, délai de transfert, niveau d’exécution financière et physique, etc.)
- le suivi de la qualité des réalisations sur FADeC.
c. Les éléments du système de suivi aux niveaux communal et départemental
- le suivi de la planification au niveau communal ;

- le suivi de l’exécution physique et financière des réalisations financées sur FADeC ;
- le suivi du niveau de consommation des crédits alloués.
d. Les acteurs du système de suivi
- Au niveau national
Le SP/CONAFIL. Il est la structure en charge de l’animation du dispositif, de la centralisation des données

de suivi du FADeC. Il veille au bon fonctionnement du dispositif et assure la diffusion des données auprès
des différentes parties prenantes. Il veille à la qualité des données fournies par les communes.
Le point focal FADeC des ministères sectoriels, nommé par arrêté du Ministre. Il relève de la Direction
de la Programmation et de la Prospective (DPP). Il renseigne sur le bon fonctionnement du FADeC dans
son secteur et collabore avec le SP/CONAFIL.
Les points focaux FADeC du Ministère en charge des Finances, nommés par arrêté du Ministre. Ils
relèvent de la DGB et de la DGTCP. Ils collaborent avec le SP/CONAFIL et renseignent sur les données
entre autres liées à la programmation et budgétisation du FADeC, au niveau de mobilisation et aux tran-
ferts effectués.
- Au niveau du département :
le point focal FADeC nommé par arrêté du Préfet. Il est destinataire des états trimestriels et annuel d’ex-
écution du FADeC dont il fait la compilation pour le département. Il assure l’appui-conseil aux points focaux
FADeC et aux services des mairies impliqués dans la gestion du FADeC ;

les chefs des services déconcentrés. Ils sont destinataires des états trimestriels et annuel, des états
d’exécution des transferts et les saisissent dans leurs systèmes respectifs ;
le Receveur des Finances. Il compile les informations sur la disponibilité et l’utilisation des transferts au
niveau départemental.
- Au niveau de la commune :
le point focal FADeC nommé par un arrêté du Maire. Il est l’interface entre la commune et le
SP/CONAFIL en matière d‘informations nécessaires pour le suivi ;
le C/SAF, le C/ST, le S/PRMP et le point focal FADeC. Ils travaillent en collaboration chacun dans son
domaine pour donner les informations relatives à l’exécution des dépenses d’investissement sur FADeC;
le Receveur-Percepteur. Il renseigne sur la date de disponibilité et sur le niveau de consommation des
fonds transférés à travers le registre auxiliaire FADeC, le logiciel W-Money et le Compte de Gestion.
e. Les supports et outils de suivi au niveau central
- Le Budget Général de l’Etat ;

- Le relevé ASTER du compte central FADeC ;
- Les relevés SIGFIP ;
- Les arrêtés de répartitions des ressources aux communes ;
- Les copies des décisions de mandatement et des bordereaux de transmission des mandats à la DGTCP ;
- Les rapports d’audits ;
- Etc.
f. Les supports et outils de suivi aux niveaux communal et départemental
- Le plan de passation des marchés des communes ;

- Les logiciels de gestion budgétaire et comptable des communes ;
- Le logiciel W-Money ;
- Le tableau d’exécution physique des réalisations financées sur FADeC ;
- Le registre auxiliaire FADeC (de l’ordonnateur et du comptable) ;
- Le budget primitif et ses collectifs ;
- Le budget programme
- Le compte administratif et ses annexes ;
- Le compte de gestion et ses annexes ;
- Etc.
Il convient de préciser que les EPCI et structures infra-communales sont chargés de renseigner sur l’exécution
des ressources du FADeC à eux transférés par le biais des communes selon les mêmes modalités et avec les
mêmes outils que les communes. Ils fournissent une copie des documents/outils remplis à leurs communes
membres. Ces dernières rapportent uniquement sur le transfert des fonds.

Remontée des informations de l’ordonnateur vers le SP/CONAFIL, Mise à jour :

Fiche N° 6.2.
le MDGLAAT et les Ministères sectoriels et centralisation 09-07-2015
Principes
La remontée des informations permettra au MDGLAAT, aux ministères sectoriels, au SP/CONAFIL et aux
communes membres des EPCI, de connaître à un moment donné, le point d’utilisation des ressources du
FADeC transférées. Elle facilitera aussi l’élaboration des rapports de performance des ministères sectoriels
ayant transféré des ressources aux communes.31 32

6.2.1 Transmission du Transmission au SP/CONAFIL d’une copie du plan de Maire et Pr/CCm Janvier
Plan de passation passation des marchés à Avril N
des marchés
6.2.2 Analyse des PPM Analyse du budget primitif et de ses annexes, du PAI, SP/CONAFIL Janvier
PTA et du PPM par rapport aux réalisations prévues et Avril N
sur financement FADeC (en vue de leur répartition
sectorielle et de l’identification d’éventuelles dépenses
inéligibles)
6.2.3 Remontée des Transmission au SP/CONAFIL du fichier généré par le Maire 10 du mois
informations logiciel de gestion budgétaire et comptable des com- suivant la fin de
des Maires aux munes sur le point d’exécution des ressources trans- chaque trimestre
férées38
Ministères sectori-
Transmission aux SDE de la situation d’exécution des Maire 10 du mois
els concernés, au
ressources transférées par secteur, tirée des logiciels de suivant la fin de
SP/CONAFIL, au gestion budgétaire et comptable chaque trimestre
MDGLAAT
Transmission à l’autorité de tutelle en sus du point 31 mai et 30
détaillé indiqué ci-dessus, du point d’exécution des pro- novembre de
jets inscrits au Budget de la commune, en vue de leur chaque année
insertion au rapport d’exécution du Programme d’inves-
tissements Publics (PIP)39
6.2.4 Remontée des Présentation de la situation physique et financière des Service 10 du mois
informations du activités réalisées au moyen des ressources du FADeC Déconcentré suivant la fin de
Service Déconcen- affecté et sa transmission, par le biais de la Direction de l’Etat (SDE) chaque trimestre
Départementale intéressée au Ministère sectoriel ayant
tré de l’Etat dans la assuré le transfert à la commune
commune aux
structures
centrales
6.2.5 Remontée du Transmission du fichier du compte administratif approu- Maires et Pr/CCm Août N+1
compte adminis- vé au SP/CONAFIL
tratif
6.2.6 Centralisation des Compilation des données sur l’état d’exécution et trans- SP/CONAFIL Avril N
données mission aux ministères sectoriels et au MDGLAAT Juillet N
Octobre N
Janvier N+1
Tableau n°17 : Procédure de remontée des information au niveau des communes
38 Cf. Guides d’utilisation du module de comptabilité analytique

39 Cf. alinéa 3 de l’article 23 de la Loi n°98-007 du 15janvier 1999 portant Régime financier des Communes en République du Bénin.

Mise à jour :
Fiche N° 6.3. Remontée des informations du Receveur-Percepteur vers le SP/CONAFIL
09-07-2015
Principes
Les informations des Receveurs-Percepteurs sont remontées au SP/CONAFIL par l’intermédiaire du RGF au
plus tard le 10 du mois suivant la fin de chaque trimestre.
Les informations en provenance des Agents comptables des EPCI doivent parvenir aux Receveurs-Percep-
teurs au plus tard le 05 du mois suivant la fin de chaque trimestre.33

6.3.1 Remontée Transmission au RF du fichier généré par le module FADeC RP 10 du mois
des infor- du W-Money, sur le point d’exécution des ressources trans- suivant la fin du
férées40 trimestre
mations
Compilation par le RF des données au niveau départemental RF 20 du mois
trimestrielles sur l’exécution des ressources transférées, et leur transmis- suivant la fin du
des RP des sion au RGF/DGTCP trimestre
communes Transmission de la situation consolidée de l’exécution RGF Avril N
des ressources transférées au SP/CONAFIL Juillet N
au RGF Octobre N
Janvier N+1
Tableau n°18 : Procédure de remontée des informations des EPCI aux communes
L’annexe n°9 retrace la liste des documents et données à transmettre au SP/CONAFIL dans le cadre de la
circulation des informations relative à la mise en œuvre du FADeC.
Le schéma de remontée des informations est décrit par le graphique ci-dessous :
Schéma n°2: Schéma de remontée des informations
A chaque niveau dans le circuit de la remontée des données des Maires au SP CONAFIL en passant par les Préfets, il est désigné formellement un
interlocuteur du SP de la CONAFIL connu sous l’appellation Point focal FADeC. Son rôle essentiel est d’assurer une bonne animation/coordination
de la collecte d’information sur l’utilisation du FADeC (niveau communal et départemental par une synthèse et analyse des données) afin de garantir
l’envoi, à la CONAFIL à bonne date, de données fiables exploitables suivant le canevas indiqué.
40 Cette transmission n’exclut pas celle de la comptabilité décadaire au RGF qui englobe toutes les opérations financières exécutées au cours de la période.

Fiche 23 7.1. Principes et modalités du contrôle et audit de l’utilisation des dotations FADeC
(communes, EPCI, structures infra et inter communales)
Fiche 24 7.2. Déroulement du processus d’audit de l’utilisation des dotations
(Communes, EPCI)
Fiche 25 7.3. Diffusion et exploitation des résultats des audits

VII. CONTROLE ET AUDIT DU FADeC
Principes et modalités du contrôle et audit de l’utilisation des dotations Mise à jour :

Fiche N° 7.1.
FADeC (communes, EPCI, structures infra et inter communales) 09-07-2015
a. Principes
D’une manière générale, l’utilisation des ressources du FADeC fait l’objet de contrôles réguliers. Mais en cas
de nécessité, des contrôles ponctuels peuvent être envisagés.
b. Objectifs des contrôles
Les contrôles ont pour objectifs de garantir la bonne utilisation et la bonne gestion des ressources financières
transférées aux communes tout en assurant la qualité et le fonctionnement effectif des ouvrages et équipe-
ments locaux acquis sur lesdites ressources. Ils participent de la bonne gouvernance locale et de la reddition
de comptes et visent spécifiquement à :
- vérifier que les ressources budgétaires prévues au profit des communes leur ont été effectivement transfé-
rées et dans les délais convenus ;
- vérifier au niveau de toutes les structures bénéficiaires des ressources du FADeC (communes, EPCI, struc-
tures infra et inter communales), la bonne utilisation desdites ressources, plus spécifiquement leur bonne
gestion par les ordonnateurs et les comptables des structures concernées ;
- recueillir les éléments objectifs destinés à mesurer les performances des communes ;
- identifier les défaillances/dysfonctionnements et proposer les mesures de redressement y compris les ac-
tions en renforcement des capacités des structures impliquées dans le mécanisme ;
- relever les bonnes pratiques à encourager dans l’utilisation et la gestion des ressources transférées aux
communes;
- relever les mauvaises pratiques à sanctionner au niveau des communes.
Pour l’atteinte de ces objectifs, il faut assurer :
- la régularité des contrôles et audits,

- la publication des résultats
- l’accompagnement des structures auditées/contrôlées afin de créer un environnement organisationnel et
administratif adapté à une bonne utilisation et gestion des ressources publiques par les communes.
c. Dispositif de contrôle
Le dispositif de contrôle comporte :
- Les audits annuels des commissions conjointes (Ministère en charge des Finances/Ministère en charge de
la Décentralisation) composées des Inspecteurs des Finances et des Inspecteurs des Affaires Administra-
tives ;
- Les missions de contrôles techniques externes des réalisations en complément des audits annuels. Elles
permettent de faire vérifier par des spécialistes, la consistance et la qualité technique des ouvrages financés
par le FADeC sur la base d’un échantillon de réalisations ;

- Les inspections et vérifications approfondies des corps habilités de l’Etat : (i) Chambre des Comptes, (ii) In-
spection Générale des Finances (IGF), (iii) Inspection Générale des Affaires administratives (IGAA) sur les
cas les plus critiques issus des audits annuels et contrôles techniques externes et pour lesquels l’Autorité
souhaite des investigations plus approfondies en vue d’une prise de décision.
Outre ces contrôles, il y a le contrôle citoyen dans le cadre de la promotion de la bonne gouvernance à travers
la mise en œuvre d’actions en matière de participation, de transparence et de reddition de comptes. Cela passe
notamment par :
un meilleur accès des citoyens à l’information sur les transferts FADeC et les résultats des audits (publica-
tion) ;
la promotion des initiatives en matière de reddition de comptes ;
l’obligation pour le Maire de restituer les résultats des audits au Conseil Communal élargi aux acteurs de
la chaîne de dépenses FADeC et aux représentants des structures organisées de la société civile.
d. Périmètre et contenu des opérations de contrôle
Les contrôles à opérer portent sur l’ensemble des bénéficiaires des dotations (communes et structures inter-
communales). Ils concernent :
- les ordonnateurs (Maires de communes, Présidents des conseils de communauté),

- les comptables (Receveurs-Percepteurs au niveau des communes et Agents Comptables au niveau des
EPCI).
Ces contrôles prennent principalement la forme de mission d’audit suivant une approche participative visant
également un objectif pédagogique intégrant le renforcement de capacité des acteurs locaux.
i. Audits IGF/IGAA
Ces audits permettent de :
Au niveau national
- vérifier la cohérence entre les données recueillies aux niveaux des communes et des EPCI (Maires, Prési-
dents/CCm, Receveurs-Percepteurs) et celles fournies par la CONAFIL et la DGTCP sur les transferts
prévus et effectués du niveau national sur le compte des Receveurs-Percepteurs
- procéder au rapprochement bancaire à partir des relevés du compte central FADeC.
Au niveau des ordonnateurs (Maires, Présidents de communautés)
Les contrôles concernent tous les acteurs de la chaîne de programmation et d’exécution des dépenses pub-
liques locales (ordonnateurs, responsables du service financier, du service technique, du service de la plan-
ification, responsables des commissions/organes de passation et de contrôle des marchés publics : CPMP,
CCMP, Secrétariat/PRMP).

Les contrôles portent au moins sur :
- l’effectivité, la disponibilité et la consommation des ressources transférées au niveau des communes et

structures intercommunales (EPCI) ;
- l’évaluation des procédures et délais en matière de : transfert des ressources, de planification/programma-
tion des réalisations, de passation des marchés et de paiement des dépenses publiques locales ;
- la tenue des pièces justificatives et registres comptables et leur archivage ;
- la tenue de dossiers d’exécution FADeC par opération ;
- la fonctionnalité des organes d’élus communaux et ceux des EPCI, ainsi que l’évaluation de leurs performances
- le fonctionnement de l’administration locale (communes, EPCI) en charge des activités dans le cadre de l’uti-
lisation des ressources FADeC transférées41 ; 34
- la vérification physique d’un échantillon de réalisations dans le cadre d’une visite sur le terrain ;
- la mise en œuvre des recommandations de l’audit précédent.
Cette liste n’est pas limitative.
Au niveau des Receveurs-Percepteurs et Agents Comptables
Les contrôles auprès de ces structures portent notamment sur :
- l’information dans les délais requis des ordonnateurs des ressources qui leur sont transférées ;
- la régularité de la phase comptable d’exécution des dépenses publiques ;
- les délais de paiement au niveau du comptable;
- la régularité dans la production et la transmission de situations périodiques et états de synthèse prévus ;
- la tenue à jour des pièces et registres comptables ainsi que leur archivage ;
- la mise en œuvre par le comptable des recommandations de l’audit précédent.
Cette liste n’est pas limitative.
ii. Contrôles techniques externes sur un échantillon de réalisations
Les contrôles techniques externes visent à faire vérifier sur un échantillon de réalisations42 , par des spécialis- 35
tes, le respect des normes techniques, la consistance et la qualité des ouvrages financés sur FADeC affecté et
non affecté Investissement (conception technique des infrastructures, qualité physique globale, efficacité des
contrôles de chantiers, …). En fonction de l’ampleur des dysfonctionnements notés, les contrôleurs peuvent
être amenés, dans le cadre de travaux plus approfondis, à remonter toute la chaîne de passation des marchés
et des dépenses publiques locales afin de mieux cerner la cause des défaillances techniques observées.
41 Les critères d’évaluation sont notamment : (i) adéquation profil-poste des principaux responsables des services impliqués dans la chaîne de programmation et
d’exécution du FADeC (Service en charge de la planification, service financier, service technique, secrétariat général, cellule de contrôle des marchés publics,
secrétaire de la PRMP, spécialiste en passation des marchés), (ii) coordination effective de l’administration locale par le SG, la mise en place et le fonctionne-
ment effectif des organes de passation et de contrôles des MP ainsi que du secrétariat de la PRMP ;
42 L’échantillon objet des contrôles techniques externes est constitué sur la base de critères tenant compte des résultats des audits et des enseignements tirés
des tableaux de données disponibles sur l’utilisation et la gestion des ressources FADeC. Parmi les critères, on peut citer notamment : le critère relatif aux
secteurs présentant des situations critiques (urbanisme et aménagement ; ouvertures de voies et aménagements de sites et de bas-fonds ; acquisition d’équi-
pements et d’engins lourds, …) ; le critère relatif aux projets critiques (retard considérable d’exécution, chantier abandonné, ouvrage non fonctionnel, …..) ;

iii. Inspections/Vérifications
En fonction de l’ampleur et de la gravité des irrégularités et soupçons de malversations et notamment des

recommandations des missions d’audit IGF/IGAA et de contrôles techniques externes, des missions d’inspec-
tions/vérifications peuvent être diligentées à l’initiative du Ministre en charge de la Décentralisation, ou sur au-
to-saisine des organes de contrôle habilités aux fins d’éclairer davantage sur les éléments constitutifs de faute
de gestion ou de malversations avérées et d’en situer les responsabilités.
e. Modalités d’exercice du contrôle
Le contrôle des ressources transférées et de leur gestion est assuré principalement dans le cadre de missions
conjointes réalisées par l’Inspection Générale des Finances (IGF/Ministère en charge des Finances) et l’Inspec-
tion Générale des Affaires Administratives (IGAA/Ministère en charge de la Décentralisation), avec l’IGF com-
me chef de file.
Compte tenu des spécificités relatives aux objectifs du mécanisme FADeC, les contrôles et audits sont réalisés
sur la base d’un cahier des charges (termes de référence de mission et référentiel du rapport d’audit) élaboré
par le SP/CONAFIL en concertation avec l’IGF et l’IGAA.
Ce cahier des charges est transmis aux PTF qui abondent le FADeC ainsi qu’aux ministères sectoriels qui
transfèrent des ressources aux communes. Ledit cahier des charges est discuté en sous-groupe « Finances
Locales ».
Il est envisagé à terme une convention cadre entre les structures impliquées dans l’organisation de l’audit du
FADeC.
Les investigations sur le terrain consistent en des contrôles d’ordre général et des contrôles plus spécifiques et
détaillés qui sont faits sur pièces et par sondage sur plusieurs réalisations FADeC. A cet effet, deux échantillons
de structures à contrôler sont élaborés :
- Un premier échantillon pour les contrôles relatifs aux procédures (Planification/programmation et choix de
l’investissement, passation des marchés, paiement, etc.)
- Un deuxième échantillon pour les visites de chantiers sur le terrain en vue d’apprécier de visu la qualité des
ouvrages et leur fonctionnalité.

Déroulement du processus d’audit de l’utilisation des dotations Mise à jour :

Fiche N° 7.2.
(communes, EPCI) 09-07-2015
Pour chaque type de contrôle énuméré dans la fiche 7.1., le processus de contrôle se déroule comme suit :
a. Audit IGAA/IGF
Cet audit auquel sont soumises les communes et structures intercommunales, comporte 4 phases:
- la préparation de l’audit : Elle est organisée par la SP/CONAFIL. Elle fait intervenir les communes
et structures intercommunales qui doivent collaborer en fournissant au SP/CONAFIL pour vérification
préalable, l’ensemble des données/informations demandées ainsi que les documents à apprêter pour
l’audit. Elle comporte, entre autres, l’élaboration du cahier de charges de l’audit (termes de référence et
référentiels et autres outils).
- la mission d’audit dans les communes et structures intercommunales (dénommée phase terrain). Cette
mission doit aboutir à la rédaction de rapport d’étape. Sur cette base, il est fait une première restitution
(dénommée restitution à chaud) des conclusions de l’audit aux cadres communaux et aux élus.
le rapportage. Le rapport provisoire de l’audit est établi par la Commission d’audit IGAA/IGF. Ce rapport
-
fait l’objet de contrôle de qualité par le commanditaire de l’audit en concertation avec l’IGAA et l’IGF et
est transmis aux communes et structures intercommunales auditées pour recueillir (par écrit) les con-
tre-observations de ces dernières. Le rapport définitif de l’audit est établi (signé par les auditeurs) à la
suite de la période accordée pour recueillir les contre-observations de la part des structures auditées. Il
est déposé au SP/CONAFIL pour exploitation (Cf. Fiche sur exploitation des résultats des audits). La
phase de rapportage se termine par l’établissement de la synthèse nationale des résultats de l’audit
IGAA/IGF.
- la restitution des résultats. Elle fait partie intégrante de l’exploitation des résultats des audits.
b. Contrôle Technique Externe
Les résultats de l’audit IGAA/IGF peuvent conduire à la réalisation de contrôle technique externe sur un échan-
tillon de réalisations.
c. Inspections/vérifications.
A la suite des deux types de contrôles énumérés ci-dessous, il peut être diligenté, sur instructions du MDG-
LAAT, une inspection/vérification approfondie sur les cas de mauvaise gestion ou de malversations soulevés.
Le tableau ci-après décrit la procédure de déroulement de l’audit IGF/IGAA.

36 37
43 Il s’agit de : (i) situation annuelle d’exécution du FADeC signée par le Maire et contresignée par le RP ;(ii) états analytiques FADeC annuels produits à partir
des logiciels adaptés ; (iii) Tableaux de suivi physique des réalisations FADeC renseignés ; (iv) Tableaux de données d’exportation Excel des états analytiques
FADeC ; (v) Tableau d’exportation Excel des comptes administratifs des communes.
44 A l’issue de ces rencontres, les dates de passage dans les communes des équipes d’inspecteurs en charge de l’audit , sont portées à la connaissance des
responsables des structures à auditer (Mairies, Recettes Perceptions et EPCI, ….). Cette séance regroupe sous la présidence du Maire ou du Président du
Conseil de Communauté, les membres de l’organe délibérant élargi aux acteurs de la chaîne de dépenses FADeC (responsables de services locaux, représen-
tant de la CPMP, responsable de la CCMP, le Secrétaire de la PRMP, le Receveur-Percepteur, l’Agent Comptable) et les responsables des structures organi-

38

7.2.1 Préparation de Réception et centralisation des points annuels SP/CONAFIL 30 janvier N+1
l’audit / con- d’exécution du FADeC transmis par les communes43 pour le point
annuel de N
trôles
Vérification et analyse des données fournies par Février à Avril
les communes sur l’exécution du FADeC de l’année N N+1
Echanges avec les acteurs communaux et SP/CONAFIL Mars – Avril N+1
départementaux sur le déroulement de l’audit précédent, de
l’information sur la préparation de l’audit / contrôles et les
modalités pratiques
Elaboration du cahier des charges du contrôle SP/CONAFIL Mai N+1
(TdR et référentiel)
Transmission du cahier des charges aux PTF qui abondent PTF et Ministères Au plus tard le 30
le FADeC et aux ministères sectoriels qui opèrent des trans- sectoriels Mai N+1
ferts aux communes.
Echanges sur le cahier des charges en sous groupe
« Finances Locales ».
Rencontres avec les organes de contrôles IGF et IGAA SP- CONAFIL Avril à juin N+1
sur la préparation technique des audits en vue de la revue IGF et
méthodologique, du partage des outils, de la composition IGAA
des commissions/équipes d’audit et répartition des com-
munes, et de la remise des kits de terrain44.
7.2.2 Mission d’inves- Déroulement des audits et contrôles sur le terrain Commission d’au- Juillet N+1
tigations dans Débriefing sur le terrain (restitution à chaud) des principales dit et représen-
tants des struc-
les communes conclusions de l’audit44.
tures auditées
Rédaction d’un Procès Verbal intégral de séance de Point focal FADeC

débriefing et remise d’une copie à la commission
d’audit.
Organisation d’une séance technique de débriefing sur SP/CONAFIL
le déroulement des travaux de terrain et finalisation des IGAA/IGF
rapports
7.2.3 Elaboration des Elaboration des projets de rapports d’audit par commune Commissions 15 jours après le
rapports d’audit d’audit IGF / IGAA retour de terrain
(mi-Août N+1)
par commune
Relecture des rapports provisoires et contrôle de qualité Comité de relec- Quatre (4) se-
ture IGF / IGAA/ maines après le
SP/CONAFIL retour de terrain
(fin Août N+1)
Notification des rapports provisoires aux structures con- SP/CONAFIL Fin Août N+1
trôlées en vue de susciter leurs réactions (mise en œuvre du
principe du contradictoire)
Transmission des contre-observations aux inspecteurs pour Structures au- 10 jours après
leur prise en compte dans le rapport final ditées réception des
rapports
provisoires
Traitement des contre observations des structures Commissions Une semaine
audités et élaboration des rapports définitifs d’audit IGF / IGAA après l’expiration
des 10 jours
sées de la Société Civile en cas de besoin

45 Cette séance regroupe sous la présidence du Maire ou du Président du Conseil de Communauté, les membres de l’organe délibérant élargi aux acteurs de la
chaîne de dépenses FADeC (responsables de services locaux, représentant de la CPMP, responsable de la CCMP, le Secrétaire de la PRMP, le Receveur
Percepteur, l’Agent Comptable) et les responsables des structures organisées de la Société Civile en cas de besoin

7.2.4 Elaboration du Mise en place d’une équipe mixte SP/CONAFIL, IGF, IGAA SP/CONAFIL Octobre N+1
rapport de syn-
thèse nationale
Rédaction du rapport provisoire de synthèse nationale des Inspecteurs Octobre-Novem-
des résultats résultats d’audit46. IGF et IGAA bre N+1
d’audit
Transmission du rapport provisoire de synthèse nationale à SP/CONAFIL 30 novembre N+1
l’autorité de tutelle (Ministre en charge de la Décentralisa-
tion)
7.2.5 Adoption du Présentation du rapport provisoire de synthèse nationale SP/CONAFIL 15 décembre N+1
rapport provi- en sous groupe « Finances Locales » et à la session de la
CONAFIL pour adoption
soire de syn-
thèse nationale Prise en compte des observations éventuelles à l’issue de 31 décembre N+1
la session de la CONAFIL pour l’établissement de la version
définitive du rapport de synthèse national
39
Tableau n°19 : Procédure de déroulement de l’audit IGF/IGAA
46 Ce rapport est produit sur la base: (i) des tableaux synoptiques des résultats bruts d’investigations par commune ;(ii) des documents annexes collectés auprès
des communes ; (iii) des bases de données nationales disponibles au niveau du SP/CONAFIL. Le rapport de synthèse nationale établi sur la base d’un référen-
tiel convenu, est disponible au plus tard quinze (15) jours après la remise du dernier rapport définitif par commune.

Mise à jour :
Fiche N° 7.3. Diffusion et exploitation des résultats des audits
09-07-2015
Principes
Le mécanisme FADeC repose sur des règles et procédures dont le respect contribue à la bonne gouvernance
locale. A cet effet, il est importe de diffuser les résultats des audits et de veiller à la mise en œuvre des recom-
mandations voire des sanctions qui en résultent. Les recommandations peuvent concerner tous les acteurs
du dispositif : les communes, les RP, la DGTCP, la DGB, la CONAFIL et son SP, le Ministère en charge de la
décentralisation et les Ministères sectoriels ainsi que les PTF. Le Secrétariat Permanent assure la diffusion des
résultats des audits à travers :
- la multiplication et la distribution des rapports d’audit et de la synthèse nationale,

- leur publication sur le site web de la CONAFIL,
- leur restitution à l’échelle du département.
Les Maires sont responsables de la diffusion des résultats de l’audit et des recommandations au niveau de
leurs communes. A cette fin, le Point Focal FADeC de la commune élabore une synthèse des constats et
recommandations du rapport d’audit. Le chargé de mission de la Préfecture assiste à la restitution. Le Maire
adresse le PV de la restitution au Préfet qui en transmet une copie au SP/CONAFIL. Les programmes et projets
intervenant dans les communes peuvent appuyer cette activité.
Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL suit la mise en œuvre des recommandations formulées à l’endroit
des communes, en collaboration avec les Chargés de Mission des Préfectures. Le Ministère en charge de la
décentralisation suit la mise en œuvre des recommandations concernant la CONAFIL et ses propres structures.
La DGTCP suit la mise en œuvre des recommandations adressées aux RP, aux RF et au Service des Collec-
tivités Locales.
Le degré de mise en œuvre des recommandations à ces différents niveaux est évalué lors de chaque audit et
communiqué dans la synthèse nationale.
Les activités et tâches relatives à la diffusion et l’exploitation des résultats sont décrites dans la matrice ci-des-
sous :

7.3.1 Diffusion des Transmission des rapports définitifs par structure contrôlée SP/CONAFIL Janvier N+2 (avec
rapports défini- à chaque commune et EPCI en cinq (5) exemplaires pour restitutions dépar-
exploitation et mise en œuvre des recommandations tementales)
tifs d’audit par
commune et
EPCI Transmission des rapports définitifs par structure contrôlée Janvier N+2
au Préfet de département à raison de deux exemplaires
par structure contrôlée et relevant du ressort territorial de
l’autorité de tutelle pour attributions en vue du suivi, de
l’exploitation et de la mise en œuvre des recommandations

7.3.2 Diffusion du Transmission au Ministre en charge de la Décentralisa- Janvier N+2 SP/CONAFIL
rapport définitif tion du rapport définitif de synthèse nationale en dix (10)
exemplaires et aux ministères sectoriels concernés en trois
de synthèse (3) exemplaires
nationale Transmission aux Préfets de département et au RF du
rapport définitif de synthèse nationale en deux (2) exem-
plaires chacun
Transmission du rapport définitif de synthèse nationale en
un (1) exemplaire chacun aux PTF qui abondent le FADeC
Transmission aux organes de contrôle de l’Etat (IGF, IGAA)
du rapport définitif de synthèse nationale en deux (02)
exemplaires chacun
Transmission à la Chambre des Comptes du rapport
définitif de synthèse nationale en deux (02) exemplaires
7.3.3 Restitutions Organisation des séances départementales de restitution SP/CONAFIL Janvier N+2
départemen- des résultats des audits 47
tales
7.3.4 Restitutions Organisation de la restitution des résultats de l’audit dans Maire Février n+2
communales le cadre d’une session du conseil communal ou d’une
audience foraine
des résultats
d’audit
7.3.5 Accès des Publication des différents rapports de toutes les structures SP/CONAFIL Février N+2
citoyens à l’in- auditées sur le site web de la CONAFIL
formation sur la
gestion des
ressources
transférées
7.3.6 Suivi des Notification des décisions et recommandations de la SP/CONAFIL Février N+2
recommanda- CONAFIL aux structures concernées par les défaillances
impliquant une mesure de redressement et de sanctions
tions des audits
Communication du point mensuel d’exécution des dé- SP/CONAFIL Mars -Juillet N+2
et contrôles cisions et recommandations de la CONAFIL au Ministère Point focal FADeC
annuels en charge de la Décentralisation et aux membres de la
CONAFIL lors de chaque session
Envoi des lettres de relance aux structures concernées
en cas de retard dans la mise en œuvre des décisions et
recommandations
Elaboration d’un modèle de tableau de suivi des recom-
mandations d’audit
Transmission du tableau aux structures auditées pour être
renseigné
Renseignement, en concertation avec les autres respons-
ables locaux concernés, du tableau de suivi pour faire le
point de l’état d’exécution des recommandations des audits
par la commune ou l’EPCI
Organisation de deux ateliers de suivi de la mise en œu- SP/CONAFIL Mai- Juillet N+2
vre des recommandations (1er et 2ème ate-
liers de suivi)
Tableau n°20 : Procédure de diffusion et d’exploitation des résultats des audits
47 La séance départementale regroupe les représentants des structures contrôlées (Maires et Adjoints, Chefs de services impliqués dans la gestion du FADeC,
SG, Présidents EPCI, DSI et ADQ/ADV) RF, RP, Préfet, Chargés de mission, points focaux FADeC, les PTF, les Représentants des SDE intervenant dans le
Département, les Personnes-Ressources, OSC

Mise à jour :
Fiche N° 7.4. Mesures de sanction
09-07-2015
Principes
Les rapports de contrôle mettent en exergue les malversations ou dysfonctionnements constatés dans l’utili-
sation des ressources du FADeC.
Certains de ces dysfonctionnements font appel à la prise de mesures de sanction soit sur la base des informa-
tions contenues dans le rapport final d’audit ou après vérification approfondie des dysfonctionnements signalés
par les auditeurs afin de situer les responsabilités et mettre en œuvre les sanctions prévues par les textes.
Quant à la passation des marchés, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics est la structure compétente
pour évaluer la gravité des fautes constatées et prononcer, le cas échéant, les sanctions appropriées. Les ir-
régularités et infractions ainsi que les sanctions qu’elles entrainent sont contenues dans le document intitulé «
Recueil des infractions et sanctions » édité par l’ARMP. Il peut être consulté sur le site de la CONAFIL (www.
conafil.org).
La commission d’audit ou de contrôle technique externe s’exprime sur l’opportunité de saisir l’ARMP en cas de
fautes constatées. Dans ce cas, le SP/ CONAFIL transmet le rapport (d’audit ou de contrôle technique externe)
ainsi que la documentation nécessaire à l’ARMP. La lettre de transmission spécifie les violations soupçonnées.
L’ARMP s’autosaisit et instruit le dossier aux fins de sanctionner les auteurs des violations. Outre la publication
sur le site de l’ARMP, les décisions seront également publiées sur le site de la CONAFIL.
Le tableau ci-dessous résume la nature des dysfonctionnements ou fautes, les sanctions à appliquer et les
structures qui sont habilitées à prendre cette décision de sanction

123
RUBRIQUE N° NATURE DU SANCTION(S) STRUCTURE(S)

DYSFONCTIONNEMENT/FAUTE APPLICABLE(S) HABILITÉE (S)
À PRONONCER
LA SANCTION
Fonctionnement 1 Non régularité dans la tenue des réunions et ses- Réduction de l’allocation CONAFIL
des organes sions des conseils communaux/municipaux, conseils FADeC
(délibérant et de communautés
exécutif) et de 2 Non fonctionnalité des commissions permanentes Réduction de l’allocation CONAFIL
l’administration FADeC
des structures
contrôlées 3 Non soumission des rapports d’activités écrits du Réduction de l’allocation CONAFIL
Maire au Conseil Communal entre deux sessions FADeC
4 Non disponibilité du PDC/PAI Réduction de l’allocation CONAFIL
FADeC
5 Non-respect des délais légaux de vote de budget et/ Réduction de l’allocation CONAFIL
ou du collectif budgétaire et du compte administratif FADeC
de la commune
6 Faible coordination des services de la Mairie par le Réduction de l’allocation CONAFIL
SG FADeC
7 Mauvaise qualité ou défaillance du dispositif d’ar- Réduction de l’allocation CONAFIL
chivage et de documentation FADeC
Passation des 8 Non fonctionnalité des organes de passation et de Réduction de l’allocation CONAFIL
marchés et exécu- contrôle des marchés publics (CPMP, CCPM, FADeC
tion des com- S/PRMP)
mandes publiques 9 Atteinte à la réglementation des marchés publics, Cf. Recueil des ARMP
toutes infractions connexes ou sanctionnées par le infractions et sanctions CONAFIL
CDMPDS en ses articles 150 à 156.
10 Non-respect des procédures de passations de Cf. Recueil des CONAFIL
marchés (non publication du plan prévisionnel de infractions et sanctions ARMP
passation et/ou l’avis général de passation, non
information des soumissionnaires non retenus,
existence de marché gré à gré non justifié, non pub-
lication des avis à manifestation, non enregistrement
du marché, défaut de transmission de contrat pour
approbation, etc.)
11 Défaut de saisine de la Direction Nationale du Cf. Recueil des ARMP
Contrôle des Marchés Publics (DNCMP) en cas des infractions et sanctions
dépenses de montant supérieur ou égal au seuil
marquant la limite de compétences des Cellules de
Contrôle de Marchés Publics
12 Irrégularités liées au paiement (défaut de PV de Cf. Recueil des Ministre en
réception, PV de réception non revêtue des signa- infractions et sanctions charge des Fi-
tures obligatoires48 absence de service fait, facture nances et Min-
non conforme à la prestation fournie, attachement istre en charge
fantaisiste/non conforme avec les travaux prévus, de la Décentrali-
payement indu, etc.) sation
13 Autres manœuvres frauduleuses49 Cf. Recueil des ARMP
infractions et sanctions
14 Affectations irrégulières de dotations50 Remboursement des mon- CONAFIL
tants correspondants
Inéligibilité et 15 Paiement de dépenses inéligibles sur les ressour- Mise en débet du Compt- Ministres en
mauvaises ces du FADeC non affecté able et sanction adminis- charge des Fi-
pratiques trative nances et de la
16 Engagement de dépenses inéligibles sur les res- Remboursement des mon- Décentralisation
sources du FADeC affecté tants correspondants
48 Le PV de réception doit obligatoirement être signé par le représentant de la structure bénéficiaire, CSAF, RP et le CST (pour les infrastructures).
49 Toutes les pratiques visant à favoriser un prestataire de services ou soumissionnaire non expressément citées.
50 Affectation de reliquat de dotation de FADeC affecté d’un Ministère aux réalisations d’un autre secteur.

RUBRIQUE N° NATURE DU SANCTION(S) STRUCTURE(S)
DYSFONCTIONNEMENT/FAUTE APPLICABLE(S) HABILITÉE (S)
À PRONONCER
LA SANCTION
Non `traçabilité et 17 Défaut de justification de paiement de dépenses sur Mise en débet du Compt- MDGLAAT
remontée des les ressources du FADeC able et sanction administra- Ministère en
informations tive, civile et pénale charge de la
Justice
18 Retard dans la production et la transmission de la Réduction de l’allocation CONAFIL
situation trimestrielle d’exécution des ressources FADeC
transférées cosignée par le RP et le Maire au SP/
CONAFIL
19 Non tenue à jour des registres (registre des en- Réduction de l’allocation CONAFIL
gagements, registre des mandats, registre auxiliaire FADeC
FADeC, registre du patrimoine et) par l’ordonnateur
Tableau n°21 : Tableau des dysfonctionnements/fautes et des sanctions à appliquer
Les fautes ou dysfonctionnements relevés aux points 1 à 8, 18 et 19, qui sont essentiellement liés à la per-
formance des Communes, sont sanctionnés par la réduction des allocations lors du calcul des dotations de
l’année N+1 par la CONAFIL (cf. Annexe 2 : Critères de mesure de la performance des communes).
La liste des infractions et sanctions en matière de passation des marchés énumérées dans le tableau ci-des-
sus n’est pas exhaustive. Pour plus d’informations, cf. le « Recueil des infractions et sanctions » édité par
l’ARMP.
Les responsables du Ministère en charge de la Décentralisation et ceux du Ministère en charge des Finances
ainsi que les directions et services compétents relevant desdits ministères, peuvent, au regard d’autres dys-
fonctionnements et fautes lourdes relevés dans les rapports d’audit et de vérification, proposer des sanctions.
Les ministères sectoriels sont informés des sanctions appliquées pour les fautes commises en lien avec les
dotations qu’ils ont transférées.
Les auteurs des autres fautes ou dysfonctionnements sont passibles des sanctions administratives, civiles et
pénales. Une communication du Ministre en charge de la Décentralisation, est introduite en conseil des Minis-
tres pour enclencher le processus de mise en œuvre desdites sanctions.

LISTE DES ANNEXES
Annexe n°1 : Arrêté portant mise en application du Manuel de Procédures FADeC
Annexe n°2 : Critères de répartition et mode de calcul des dotations du FADeC non affecté Investissement
Annexe n°3 : Critères de mesure de la performance des communes
Annexe n°4 : Dépenses éligibles aux FADeC affectés
Annexe n°5 : Tableau des normes existantes et du besoin de réalisation d’études de faisabilité
Annexe n°6 : Proposition de canevas-type de Rapport du SP/CONAFIL
Annexe n°7 : Liste des annexes aux budgets et aux comptes des communes
Annexe n°8 : Utilisation du module de la comptabilité analytique
Annexe n°9 : Registre auxiliaire FADeC
Annexe n°10 : Schéma de circulation de l’information relative à la mise en œuvre du FADeC
Annexe n°11 : Note d’information sur l’approche DCC

ANNEXE N° 1:
Arrêté portant mise en application du Manuel de Procédures FADeC

ANNEXE N° 2:
Critères de répartition et méthode de calcul des dotations
du FADeC non affecté Investissement
Le montant total réservé à la dotation de base qui est répartie en montant identique par commune ne peut dépasser 15% de la do-
tation totale disponible.
Le montant disponible pour la dotation variable composée de la dotation de péréquation et de la dotation de performance est distribué
selon les critères et le mode de calcul ci-après :
Dotation de péréquation :
- Population : Part de la commune dans la population totale du pays (selon les résultats du RGPH et les projections de l’INSAE).
- Pauvreté : Part de la commune dans la population pauvre du pays calculé sur la base de l’incidence de pauvreté fournie par l’INSAE.
- Superficie : Part de la commune dans la superficie totale du pays.
Dotation de performance :
Elle est calculée sur la base de la note de performance de la commune par rapport au total des notes de performance de toutes
les communes. La part de cette dotation dans la dotation variable augmente de 2% chaque deux ans jusqu’à la limite de 35% (Cf.
décision de la CONAFIL).
La CONAFIL adopte les coefficients de pondération. Ils sont publiés sur le site internet de la CONAFIL.
DONNEES Structure qui fournit les données Source Délais/Période
Dotation de base = Dotation fixe ou identique pour les 77 communes
Dotation de Péréquation
Population INSAE RGPH Données N-1 (sur base de projection)
Superficie IGN Document IGN Données
Incidence de pauvreté INSAE EMICOV Données les plus récentes disponibles

non monétaire

ANNEXE N° 3 :
Critère de mesure de la performance des communes
Dotation de performance
Critères de performance511
Volets/Indica- Structure qui fournit Source Délais/Période Mode de notation Note maxi-
teurs les données male
A - Fonctionnement des organes (délibérant et exécutif)
et de l’administration des structures contrôlées (25/100)
Nombre de Commune PV ou CR de Données de Note max. quand 4 sessions et plus sont
session l’audit le plus tenues. Moins 0,5 pt. pour chaque ses-
sessions du
récent sion ordinaire non tenue 2
Conseil Com-
munal
Non fonc- Commune PV ou CR Données de Note max. quand chacune des commis-
tionnalité des d’activités l’audit le plus sions permanentes obligatoires dispose
commissions des com- récent d’au moins un rapport
3
permanentes missions
Moins 1 pt. pour chaque commission ne
disposant pas de rapport
Nombre de Commune Rapports Données de Note max. quand 4 rapports écrits et
rapports d’acti- disponibles l’audit le plus plus sont soumis. Moins 1 pt. pour
PV ou CR récent chaque rapport non disponible.
vités écrits du
de session 5
Maire soumis Aucun rapport= 0 point
au Conseil
Communal
Délais de vote Commune PV ou CR Données de Adoption du budget au plus tard le 15
du budget de session l’audit le plus janvier, 3 pts
récent 3
Entre le 16 janvier et le 31 mars, 1,5 pts
Après le 31 mars, 0 pt.

Délais de vote Commune PV ou CR de Données de Moins 1 point par 15 jours de retard
du compte session l’audit le plus 2
récent
administratif
Disponibilité des PV de réunions de ser-
vices présidées par le SG (3 pts)
Effectivité du
Note max. si au moins 6 PV disponibles.
rôle de coor- PV de réunion Moins 0,25 point pour chaque PV non
Données de
dinateur des des chefs de disponible
Commune l’audit le plus 5
services locaux services Rap-
récent
port d’audit Traçabilité du suivi/contrôle du SG dans
par le Secré-
le circuit des dossiers administratifs et
taire Général
financiers (2 pts)
51 Ces critères de performance applicables peuvent évoluer suite aux conclusions ou recommandations des études spécifiques commanditées par la CONAFIL.
Les nouveaux critères seront portés à la connaissance des acteurs et rendus applicables par circulaire ou instructions des ministres en charge de la Décentrali-
sation qui est l’une des formes prévues pour la modification ou la mise à jour du présent manuel.

Note max. quand existe :
Fonctionnalité - salle documentation accessible au

d’un dispositif Données de public et équipée en mobilier de ran-
Rapport d’au- gements (2 points)
d’archivage et IGAA/IGF l’audit le plus 5
dit
de documenta- récent
- contenant : PDC (en cours 1pt),
tion PAI/PAD et Budget (N-1 et N, 1pt),
Compte Administratif (N-2 et N-1, 1pt)
B - Passation des marchés et exécution des commandes publiques (30/100)

1point par organe existant, soit 3pts
Fonctionnalité pour les 3 organes
des organes
Données de 2 pts s’il existe au moins 2 rapports
de passation
IGAA/IGF Rapport d’audit l’audit le plus écrits par organe, soit 6pts pour les 3 10
et de contrôle organes
récent
des marchés
1 pt s’il existe un spécialiste en passa-
publics
tion des marchés ou juriste
3pts pour transmission du PPPMP à la

DNCMP pour publication ou publication
sur le site dédié ;
5pts pour le respect des règles de pu-

blicité : publication avis général de PMP
(3 pts), avis d’AO (1pt), PV d’attribution
(1pt),
3pts pour respect des procédures d’ou-

verture des offres (respect des dates et
heures d’ouvertures des avis d’AO, lettre
d’information des soumissionnaires en
Respect des cas de changement de date, conformité
procédures de du PV d’ouverture des offres)
Données de
passation des IGAA/IGF Rapport d’audit l’audit le plus 3pts pour non défaillance dans la pas- 20
marchés pu- récent sation de marché hors seuil de compé-
blics tence (DNCMP)
2pts pour non fractionnement des com-

mandes
2pts pour information des soumission-

naires non retenus
1pt pour non existence de marché gré

à gré
1pt pour existence de registre d’enregis-

trement des dossiers des MP

C. Traçabilité et remontée des informations (15/100)
Données de Situations trimestrielles (5 pts)

l’audit le plus
récent Avant le 10 du mois suivant le trimestre
écoulé
Disponibilité 1er trimestre (2 pts) : disponible (1 pt),
des situations respect échéance (1 pt)
trimestrielles 2ème trimestre (1 pt) : disponible (0,5 pt),
et annuelles respect échéance (0,5 pt)
d’exécution IGAA/IGF Rapport d’audit 3ème trimestre (1 pt) : disponible (0,5 pt), 10
(financière et respect échéance (0,5 pt)
physique) des 4ème trimestre (1 pt) : disponible (0,5 pt),
ressources respect échéance (0,5 pt)
transférées Situations annuelles (5 pts)
Note max si point disponible avant fin

février ; 1pt en moins par 15 jours de
retard
Données de Tenue registre auxiliaire FADeC1 pt

l’audit le plus
récent Registre auxiliaire FADeC à jour 1pt
Tenue registre engagement 0,5pt

Tenue à jour
des registres Registre engagement à jour 0,5pt
IGAA/IGF Rapport d’audit 5
par l’ordonna- Tenue registre mandat 0,5pt
teur
Registre mandat à jour 0,5pt
Tenue registre patrimoine 0,5pt
Registre patrimoine à jour 0,5pt
D - Evaluation des finances Locales (30/100)

Taux d’accroissement annuel (4 pts)
Si X (taux accroissement annuel)) ≥

5%= 4pts
Si 4% ≤X < 5% =3pts
Si 3% ≤X < 4% = 2pts
Si 2% ≤X < 3% = 1pt
Si X <2% = 0pt
Taux d’accroissement moyen annuel

Evolution Données (6pts)
Compte admi-
des recettes CONAFIL nistratif (Base récentes Si Y (taux accroissement moyen sur 5 10
propres FILOC) disponibles ans) ≥ 5%= 6pts
Si 4% ≤Y < 5% =5pts
Si 3% ≤Y < 4% = 4pts
Si 2% ≤Y < 3% = 3pt
Si 1% ≤Y < 2% =2pts
Si 0,5% ≤Y < 1% =1pts
Si X <0,5% = 0pt
NOTE(Z) = X+Y

Si X (taux mandatement par rapport aux
ressources reçues) ≥ 80%= 5pts
Si 70% ≤X < 80% = 4pts

Niveau de Etat d’exé-
Données
consommation cution généré Si 60% ≤X < 70% = 3pts
récentes 5
des ressources CONAFIL par LGBC/
disponibles Si 50% ≤X < 60% = 2pts
transférées GBCO
Si 40% ≤X < 50% = 1pt
Si X <40% = 0pt
1pt par le ratio montant reversé à la
Compte admi- Données section d’investissement /recettes to-
Capacité d’au-
CONAFIL nistratif (Base récentes tales de fonctionnement*100 jusqu’au 5
tofinancement FILOC) disponibles maximum de 5pts
1pt pour le ratio montant d’entretien

Dépenses d’en- Compte admi- Données /dépenses totales de fonctionne-
tretien des in- CONAFIL nistratif (Base récentes ment*100 jusqu’au maximum de 10pts 10
frastructures FILOC) disponibles

ANNEXE 4 :
Dépenses éligibles selon les compétences
à transférer par secteur
Ministères Dépenses éligibles selon les compétences

Ministère en charge des
Enseignements Maternel Construction, équipement, réparations et entretien des établissements publics scolaires;
et Primaire
Réalisation, équipement, réparations et entretien des centres publics de santé au niveau

Ministère en charge de la Santé
des arrondissements, quartiers de ville et villages
Ministère en charge - Réalisation, réparations et entretien des infrastructures hydrauliques à caractère local
de l’Energie - Réalisation et entretien des réseaux d’éclairage public.
Ministère en charge des Réalisation, équipement, réparations et entretien des établissements publics
Enseignements Secondaires, d’enseignement secondaire et des centres de formation professionnelle de niveau
Technique et Professionnelle communal52
Ministère en charge
Réalisation, équipement, réparations et entretien des abattoirs et autres infrastructures
de l’Agriculture, de l’Elevage et
de soutien à la production agro-sylvo-pastorale53
de la Pêche
Ministères en charge de l’Action Réalisation, équipement, réparations et entretien des centres publics de promotion so-
Sociale et de l’Action Culturelle ciale ; des infrastructures publiques culturelles ; de jeunesse, de sport et de Loisirs ;
Ministères en charge Réalisation, équipement, réparations et entretien en zones agglomérées, des voies ur-
des infrastructures, baines et de leurs réseaux d’assainissement, des feux tricolores et signalisations routières
(pour les communes à statut particulier) ;
des équipements
et des transports Gestion et maintenance des infrastructures et des équipements relatifs aux travaux d’amé-
nagement;
Ministères en charge Réalisation, entretien et gestion des infrastructures et équipements de gestion des dé-
de l’environnement chets ainsi que la collecte et le traitement des déchets liquides et solides autres que les
déchets industriels ;
et de l’assainissement
et de l’urbanisme Construction et entretien des réseaux publics d’évacuation des eaux usées et pluviales ;
Construction et entretien des ouvrages d’aménagement des bas-fonds et de protection

contre les inondations, la création et l’entretien des espaces verts, jardins et places pu-
bliques
Ministère en charge des Réalisation, équipement, réparations et entretien des routes, pistes et ouvrages d’art com-
Travaux Publics et des munaux
Transports
52 Seules sont concernées les trois communes à statut particulier et les communautés urbaines ayant certaines compétences spécifiques dans ce sous-secteur
de l’éducation
53 Nonobstant le manque de précisions claires dans les lois N° 97-029 et n°98-005 du 15 janvier 1999, les textes de loi sur la décentralisation offrent aux com-
munes un vaste champ d’interventions possibles dans le secteur agricole même s’ils ne font pas expressément cas d’activités transférables du niveau central
aux collectivités décentralisées. En effet, aux termes des articles 105, 106 et 107 de la loi n°97-029 du 15 janvier 1999 portant organisation des Communes,
« … la commune décide des dépenses d’investissements économiques dans son domaine de compétence … Elle peut prendre des mesures et initier des
investissements visant à promouvoir l’installation et le développement des activités économiques sur le territoire communal, notamment par l’aménagement de
zones artisanales et de zones industrielles.
Elle est compétente pour engager toute action locale en matière de sécurité des aliments et d’aménagement des bas-fonds, …». Ces dispositions permettent
aux Communes de décider de dépenses d’investissement économique sans grande contrainte légale quant à la nature des investissements retenus.

ANNEXE N°5 :
Tableau des normes existantes et du besoin
de réalisation d’études de faisabilité
SECTEUR EXISTENCE DE ACCORD EXISTENCE DISPONIBI- NECESSITE NECESSITE D’UN

NORMES OU DE DU DE SPECI- LITE DES D’UNE BE / MAITRE D’ŒUVRE
CRITERES MINISTERE FICATIONS DONNEES ETUDE
D’APPROVISIONNE- TECHNIQUES DE FAISABI-
MENT LITE
Education
Ecoles Oui (à codifier) Oui Oui Au Non Non
primaires niveau des
et mater- Taille de population DDEPS Si la commune assure
nelles elle-même la MO, elle
Distance minimale Accord de Plans types et doit solliciter l’autorisa-
création standard de tion des services décon-
construction centrés du
Approbation
Existence antérieure des plans et CNERTP pour le contrôle
de l’école vérification des géotechnique.
normes par
les structures La commune peut solli-
compétentes citer un Maître d’œuvre
des DDEPS (prestataire privé, service
déconcentré)
Equipe- Oui - Oui Au - -
ments niveau des
scolaires DDEPS
Santé
Oui Oui Oui Au niveau Non Non
des DDS
CSA Eléments historiques Approbation Document de ré- Idem précédent (école)
et socio-culturels des plans et férence : normes Document
vérification des et standards de référence
Taille de la population normes par pour la construc-
UVS les structures tion et l’équipe- Plans
Accessibilité physique compétentes ment des centres types :
des DDEPS de santé Normes et
Distance minimale standards
Adhésion communau-
taire
Equipe- Oui Oui Oui Idem - -
ments
sanitaires
Voirie urbaine
Pavage Oui Oui Oui Au niveau Oui Oui
des voies des DDHU
PDU Approbation Types des pavés
des plans et
Emprise minimale vérification des Idem précédent
normes par
les structures Normes et stan-
compétentes dards
des DDHU
Equipe- Oui Non Oui DDTP Oui -
ment de
Signalisa-
tion

MENT LITE
Caniveaux Critères de dimen- Oui Oui Au niveau Oui Oui
sionnement des DDHU
Approbation
des plans et
vérification des Type de cani- Idem précédent
normes par veaux
les structures
compétentes
des DDHU
Normes et stan-
dards
Collec- Critères de dimen- Oui Oui Au niveau Oui Oui
teurs sionnement des DDHU
Approbation
des plans et
vérification des Type de col- Idem
normes par lecteurs
les structures
compétentes
des DDHU
Normes et stan-
dards
Pistes
Pistes Oui Oui Oui Au niveau Oui Oui
rurales des DDTP
Critères de trafics Approbation
des plans et
Emprise minimale vérification des
normes par
les structures Normes et stan-
compétentes dards
des DDTP Idem
Hydraulique
Puits à Oui Non Oui Au niveau Oui Oui
grand des DDME
diamètre Nature hydrologique Possibilité
et hydrogéologique d’associer la
du milieu DGE pour le Normes et stan- Idem
contrôle et la dards
Profondeur de la vérification
nappe des normes et
standards
Conditions d’hy-
giène
Coût
Etude de faisabilité
sommaire

MENT LITE
Forage Oui Oui Oui Au niveau Oui Si la commune assure
des DDME elle-même la MO, elle
Nature hydrologique doit solliciter l’autorisa-
et hydrogéologique tion des services dé-
du milieu Idem Normes et concentrés du CNERTP
standards pour le contrôle géotech-
Profondeur de la nique
nappe
Conditions d’hygiène
Coût
sommaire
AEV Nature hydrologique Oui Oui Au niveau Oui La commune peut solli-
et hydrogéologique des DDME citer un Maître d’œuvre
du milieu (prestataire privé, service
déconcentré)
Taille de la population Idem Normes et
standards
Existence de forage
ou facilité d’en réa-
liser
Volet hygiène
Coût
Adhésion
communautaire
sommaire
Equipe- Oui Oui Oui Au niveau Oui Si la commune assure
ments hy- des DDME elle-même la MO, elle
drauliques Selon le doit solliciter l’autorisa-
(pompes, dimensionnement tion des Services dé-
groupes, Idem Existence de concentrés du CNERTP
tuyaux) catalogues de pour le contrôle géotech-
modèle nique

ANNEXE N°6 :
Proposition de canevas-type
de rapport du SP/CONAFIL
Cas du rapport trimestriel
Introduction
I. Rappel des prévisions trimestrielles
II. Exécution des prévisions trimestrielles :
- Activités (méthodologie, moyens, niveau d’indicateur)
- Tableau de synthèse de toutes les activités
III. Analyse globale des réalisations :
- Performance des actions (efficacité, efficience)

- Pertinence des actions
- Difficultés rencontrées et mesures prises
- Leçons à tirer
Conclusion
Annexes
Cas du rapport annuel
Introduction
I. Rappel des prévisions annuelles
II. Exécution des prévisions annuelles
- Activité (méthodologie, moyens, niveau d’indicateur)
- Tableau de synthèse de toutes les activités
III. Analyse globale des résultats
- Niveau d’exécution du PTA et ses résultats
- Taux d’utilisation par la Commune des fonds mis à disposition
- Tableau de suivi des indicateurs
- Leçons à tirer
IV. Difficultés rencontrées et mesures prises
Conclusion
Annexes

ANNEXE N°7 :
Liste des annexes aux budgets et comptes des communes
Conformément aux règles de gestion des finances publiques (règlement sur la comptabilité publique) :
Le budget doit être obligatoirement accompagné des annexes ou pièces suivantes :
1. la liste des projets à réaliser au cours de l’exercice (PAI) assortie du plan de financement (autofinancement,
bénéficiaires, FADeC non affecté, FADeC affecté/Ministère, coopération décentralisée, etc.) et adoptée par
délibération du CC
2. l’état du personnel (article 62 de la directive n°01/2011/CM/UEMOA);
3. les tableaux récapitulant l’état des emprunts et dettes (article 62 de la directive n°01/2011/CM/UEMOA);
4. la liste des engagements pluriannuels.
5. l’état des véhicules et engins ;
6. l’état des immeubles en propriété ou en location ;
7. les délibérations à caractère financier ;
8. les résultats du dernier compte administratif approuvé
Le compte administratif adopté par l›organe délibérant est accompagné des pièces ou annexes suivantes :
1. l’état des restes à recouvrer ;
2. l’état des restes à payer ;
3. l’état des dépenses d’investissement engagées et non mandatées (dépenses engagées au cours de l’exercice
écoulé et pouvant faire l’objet de mandatements à transmettre au RP, pour payement au cours de l’exercice
suivant et sur les crédits reportés) ;
4. l’état des dettes (emprunts, dettes fournisseurs) et créances (prêts, avances et toutes autres créances oc-
troyées à des tiers par la commune) à long et moyen terme ;
5. l’état du matériel et immeubles acquis au cours de l’exécution du budget correspondant (état de variation des
immobilisations suivant l’article 177 de la directive n° 01/2011/CM/UEMOA portant régime financier des CT au
sein de l’UEMOA) ;
6. l’état d’exécution des projets d’investissement ;
7. le procès-verbal de séance ;
8. la délibération portant vote du compte administratif ;
9. le registre de gestion du patrimoine et de comptabilité matière.
Le compte de gestion élaboré par le Receveur-Percepteur, il est accompagné des pièces ou annexes prévues par
les textes en vigueur.

ANNEXE N°8 :
Utilisation du module de la comptabilité analytique
Le logiciel de gestion budgétaire et comptable des communes dispose d’un module pour l’élaboration et le suivi du
Budget Programme précisant les secteurs et les sources de financement.
Les activités sont codifiées suivant les comptes de la nomenclature par fonction et réparties dans dix-huit (18) secteurs
(voir option compte du budget programme du logiciel).
Elles sont modifiables à tout instant et de nouvelles activités peuvent être insérées dans un secteur précis lorsque c’est
nécessaire, de même que les groupes d’activités.
Chacune des activités créées est répartie par nature pour permettre également de disposer des états statistiques à cet
effet.
Le logiciel dispose également d’une table de différentes ressources qui sont créées dans quatre (4) catégories diffé-
rentes et selon les sources de financement.
Il est souhaitable de procéder à l’élaboration de la comptabilité analytique (c’est-à-dire la répartition des ressources
annoncées par activité et par secteur) après avoir finalisé l’élaboration du budget primitif ou de procéder à l’élaboration
des deux budgets parallèlement.
L’élaboration de la comptabilité analytique se réalise secteur par secteur, groupe d’activités par groupe d’activités et ac-
tivité par activité sur la base du document de planification de la commune : PAI/PAD d’une part, les décisions ou arrêtés
de transfert de ressources émanant des ministères sectoriels ou pris par le conseil communal, d’autre part. Plusieurs
sources de financement peuvent participer à la réalisation d’une même activité.
Ce mécanisme permet à l’utilisateur d’indiquer lors de l’engagement juridique les différentes ressources impactées
dans la mise en œuvre d’un contrat ou d’un marché relatif à la réalisation d’une activité planifiée dans la comptabilité
analytique.
Lorsque les informations sont enregistrées selon les options mises en place, l’utilisateur peut disposer non seulement
du document de la répartition des ressources annoncées par secteur; mais aussi des éditions de suivi des activités par
source de financement ou par secteur.
Le module permet de générer les onze (11) tableaux qui rendent compte de la gestion des ressources FADeC et autres,
mais également la génération des fichiers Excel à envoyer à la CONAFIL (suivi@conafil.org).

ANNEXE N°9 :
Registre auxiliaire FADeC
Dans le souci d’une transparence de l’utilisation des ressources du FADeC, il est fait obligation à l’ordonnateur et au
comptable de renseigner le registre auxiliaire FADeC.
Le registre auxiliaire FADeC sera mis à disposition des communes et RP par le SP de la CONAFIL.

ANNEXE N°10 :
Schéma de circulation de l’information relative
à la mise en œuvre du FADeC
Documents Qui Qui le reçoit

disponibles établit ? SP CONAFIL MEF MDGLAAT Ministères Préfet PTF SDE ANCB Communes
sectoriels
BGE (budgets MEFPD/ X
des Ministères) DGB
Arrêté de ré- Ministères X X
partition des sectoriels
FADeC
Décisions de Ministères X
mandatement sectoriels
accompagnées
du BT à la
DGTCP
Relevés Aster MEFPD/ X X
du compte DGTCP
FADeC
Relevés SIGFIP MEFPD/ X X
DGB
Rapport trimes- SP X X X X X
triel d’activités CONAFIL
Rapport annuel SP X X X X X
d’activités et CONAFIL
de gestion du
FADeC
Etat récapitulatif MEFPD/ X
trimestriel de RGF
transfert et de
décaissement
du FADeC
Rapport syn- IGAA/IGF X X X X X X X X
thèse nationale
audit FADeC
Etat récapitu- Préfecture X
latif d’exécu-
tion physique
et financière
du FADeC au
niveau départe-
ment
Etat récapitulatif MEFPD X
des transferts et (RF)
décaissements
des ressources
FADeC au ni-
veau départe-
ment
Budgets prévi- Communes X X
sionnels (primitif
et collectif) et
les annexes

Documents Qui Qui le reçoit
disponibles établit ? SP CONAFIL MEF MDGLAAT Ministères Préfet PTF SDE ANCB Communes
sectoriels
Budget pro- Communes X X X
gramme
Plan prévision- Communes X X
nel annuel de
passation des
marchés publics
Etat trimestriel Communes X X X
d’exécution fi-
nancière
Etat trimestriel Communes X X X
d’exécution
physique du
FADeC
Point d’exécu- Communes X X
tion des projets
inscrits au bud-
get de la com-
mune
Etat annuel Communes X X X
d’exécution fi-
nancière
Etat annuel Communes X X X
d’exécution
physique
Compte admi- Communes X X
nistratif

ANNEXE N° 11 :
Information sur l’approche DCC
La signature de l’Accord de Financement constitue un engagement contractuel formel (au sens juridique) et scelle l’en-
gagement entre les deux partenaires (Maire, ADV ou ADQ concernée). L’Accord de Financement entre la commune et
la communauté précise entre autres : 4
- l’identité et les coordonnées des Représentants de l’ADV ou de l’ADQ ;
- le relevé d’Identité Bancaire (RIB) de l’ADV ou ADQ délivré par la Caisse Locale de Crédit Agricole et de Mutuelle
(CLCAM)54 ou par une banque primaire ;
- les montants respectifs alloués aux sous-projets communautaires ;
- les modalités de respect des clauses et de la durée de l’Accord de Financement
- les responsabilités et obligations du Bureau de l’ADV ou ADQ, représentant les communautés
- les clauses de désengagement et les sanctions qui seront prises en cas de détournement des fonds et de non-res-
pect des principes, approches et modalités d’exécution.
Il est clairement établi que les fonds mis à la disposition des ADV et ADQ, sont gérés par le Président et le Trésorier
de l’ADV/ADQ.
L’utilisation des ressources transférées aux communautés (mode de gestion, passation des marchés, outils, comptabili-
té, archivage, modules de formation55…) est définie plus amplement dans le guide de mise en œuvre de l’Approche du
Développement Conduit par les Communautés (DCC). 5
54 La CLCAM étant une structure financière décentralisée agréée par l’Etat

55 Les communautés bénéficient au préalable de ces modules de formation indispensable et mettent en place les outils appropriés avant la mise à disposition des
fonds


Avec l’appui de la Coopération allemande au développement
Le présent document a été réalisé grâce à l’appui technique et financier du

Programme d’appui à la Décentralisation et au Développement Communal (PDDC) dans
le cadre de la Coopération entre la République du Bénin et la République Fédérale d’Allemagne.
Bureau de la GIZ à Cotonou Bureau de la KfW à Cotonou

08 BP 1132 Tri Postal - Cotonou BP 504 – Cotonou
République du Bénin République du Bénin
T + 229 21 31 60 56 T + 229 21 31 21 07
F + 229 21 31 13 35 F + 229 21 31 49 64
E gizbenin@giz.de - I www.giz.de E kfw.cotonou@kfw.de - I www.kfw.de



Manuel de Procédures FADeC Janvier 2016

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel de Procédures FADeC Janvier 2016

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel de Procédures FADeC Janvier 2016

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

MANUEL DE PROCÉDURES DU FADEC. VERSION 2.

Liste des sigles et acronymes……………………………………………………………………..…………...... 06

Liste des tableaux et schémas……………………………………………………………………..…………..... 09

Liste des encadrés.................……………………………………………………………………..…………...... 10

I. PRESENTATION GENERALE DU FADeC ET DE LA CONAFIL…………..……………………..... 13

1.1. Le FADeC : Objectifs et typologie………………………………………………….……………………..... 14

b. Objectifs du FADeC .....…………………..……………………………………….................. 14

c. Typologie du FADeC ....……………………………………..…………………...................... 15

1.2. Le FADeC : Principes………………………………………………………………..……………………..... 17

a. La conception du FADeC et ses principes .…………………..................……................... 17

b. L’opérationnalisation du FADeC et ses principes……………..................…….................. 18

1.3 Calcul des dotations du FADeC non affecté Investissement……………………………………..…....... 19

1.4. Les dépenses éligibles et inéligibles au FADeC Investissement……………………...……………...... 20

a. Dépenses éligibles au FADeC affecté………………………..………………….................. 20

b. Dépenses éligibles et inéligibles aux dotations du FADeC

non affecté Investissement ..…..….................................................................................. 21

1.5. La CONAFIL: Mandat, composition, organisation et fonctionnement…………………………..…....... 22

1.6. Le Secrétariat Permanent de la CONAFIL : Attributions, organisation et fonctionnement…........ 24

II. PROGRAMMATION ET BUDGETISATION DES DOTATIONS DU FADEC………………….….... 25

2.1. Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et du FADeC non affecté

Investissement au niveau du Budget Général de l’Etat………………………..................................... 26

2.2. Programmation et budgétisation du FADeC Fonctionnement et FADeC

MANUEL DE PROCÉDURES DU FADEC. VERSION 2.0 3

3.1. Mobilisation des contributions des PTF et de la part de l’Etat……………………………...…......……. 32

3.2. Mandatement et transfert du niveau central vers les RP…………………………………………….…… 34

IV. PASSATION DES MARCHES PUBLICS………………………………………………........………… 43

b. Les seuils de passation des marchés ....…………………………………………………….. 44

c La demande de cotation ....……………………………………………………………………. 45

b. Les organes de passation des marchés………………………………………….................. 46

c. Les organes de contrôle………………………………………….…….....…......................... 47

d. L’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP)……………………………............ 48

e. Les modes de passation des marchés publics ……….…………………...……................. 48

f. Le déroulement de la passation des marchés publics …………………….............…...…. 49

V. EXECUTION DES DEPENSES PUBLIQUES COMMUNALES .......………………….……........... 51

5.1. Exécution des dépenses sur bon de commande .....................………………………………………… 52

5.2. Exécution des dépenses par contrat …........................................………………………………………. 54

5.3. Enregistrement, classement et archivage…………………………………………………………………. 57

b. Au niveau du Maire ……………………….........................………………………................ 57

c. Au niveau du Receveur Percepteur ………………………………………………................ 57

VI. SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DU FADeC………………………………………………..……....... 59

6.1 Principes et organisation du système de suivi-évaluation……...…………………………………… 60

c. Les acteurs du système de suivi aux niveaux communal et départemental……….......... 60

d. Les outils de suivi aux niveaux communal et départemental……………………............... 60

e. Les supports et outils de suivi au niveau central .....................…………………............... 61

f. Les supports et outils de suivi aux niveaux communal et départemental ..……............... 61

4 MANUEL DE PROCÉDURES DU FADEC. VERSION 2.0

Ministères sectoriels et centralisation………………………….…………………………………….... 62

6. 3 Remontée des informations du Receveur Percepteur vers le SP/CONAFIL……………………… 63

VII. CONTROLE ET AUDIT DU FADeC…………………..………………………………………….......... 65

b. Objectifs des contrôles………………………………………………………………………… 66

d. Périmètre et contenu des opérations de contrôles……………………………………........ 67

i. Audit IGF / IGAA………………………………………………………...................... 67

ii. Contrôles techniques externes sur un échantillon de réalisations………............ 68

iii. Inspections / vérifications ………………………………………………................... 69

e. Modalités d’exercice du contrôle ……………...……………………………………….......... 69

7.2. Déroulement du processus d’audit de l’utilisation des dotations (Communes, EPCI)………………… 70

a. Audit IGAA/IGF ...........………………………………………………………………………… 70

b. Contrôle Technique Externe ................……………………………………………………… 70

7.3. Diffusion et exploitation des résultats des audits…………………………………………………………. 73