Digitalização de documentos

Transformando um GED ou Sistema de Negócio em um SIGAD e interoperando-o via REST API ao RDC-Arq: Cadeia de Custódia Digital Arquivística Ininterrupta de Documentos Digitais Autênticos com Preservação Digital Sistêmica. Palestra. UFRN - RN. 69 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra na UFRN. Natal, RN. 19 de julho de 2018. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 19 de julho de 2018.

Referências:
FLORES, Daniel. O SEI como SIGAD ou SIGAD de Negócio: Sistema Eletrônico de Informações (MPOG). Palestra. Belo Horizonte - MG. 41 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no 4º Ciclo de Palestras promovido pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG. DIARQ - UFMG. Belo Horizonte - MG. 08 de junho de 2017. Disponível em:  <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 08 de junho de 2017.

Citação com autor incluído no texto:
Flores (2017)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2017)

In: Pesquisa sobre o uso das tecnologias de informação e comunicação nos equipamentos culturais brasileiros : TIC Cultura 2020
[livro eletrônico] / [editor] Núcleo de Informação e Coordenação do Ponto BR. -- 1. ed. -- São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2021.

Situado al pie de la Catedral de Santiago de Compostela, si Antealtares hunde sus raíces altomedievales como parte esencial del núcleo devocional y cultural del Locus Sancti Jacobi, fundado por Alfonso II en el primer cuarto del siglo IX, a finales del siglo XV se convierte en el centro de la reforma de los monasterios femeninos de la Orden Benedictina en Galicia. Todas sus visicitudes y buena parte de la historia monástica y cultural gallega se condensa en las reducidas dependencias del Archivo Histórico de San Paio de Antealtares, donde se custodia uno de los fondos antiguos (medieval y moderno) más importantes de Galicia, tanto por su extensión (cronológica, geográfica, etc.) como por su interés histórico y lingüístico. Su vasto fondo antiguo se organiza en cuatro grandes secciones: Fondo de San Paio, Fondo de San Martiño Pinario, Fondo de Cornellá (Asturias) y Fondo del Condado de Altamira, entre los que destaca un extenso repertorio textual medieval compuesto por más de 1.500 unidades documentales, fundamentalmente pergaminos originales, vinculados a entidades de población gallegas y foráneas, y situadas cronológicamente entre los siglos X y XVI. Por su parte, el fondo moderno (siglos XVI-XIX) comprende miles de piezas documentales sueltas o integradas en cartularios, cuyo cómputo total supera las 300.000 páginas. El objetivo de esta comunicación es presentar los fondos –en gran parte inéditos– de este archivo, especialmente en lo que se refiere al fondo medieval, así como las directrices de actuación que vertebran un proyecto de digitalización iniciado a finales de 2012, cuyo objetivo es la conservación, catalogación, actualización del inventario y difusión del patrimonio documental de Antealtares, así como la multiedición –transcripción paleográfica, presentación crítica y reproducción digital– de una parte del fondo antiguo, especialmente aquellas piezas o  colecciones diplomáticas desconocidas hasta el momento o cuya edición conviene ser revisada y actualizada.

Fim do papel?
(Acesso ao Post: <https://documentosarquivisticosdigitais.blogspot.com/2018/03/fim-do-papel-armazenar-documentos-em.html?spref=fb>)

Armazenar documentos em plataformas digitais já é uma realidade, mas ainda é preciso garantir segurança e transparência

Texto: Luiz Felipe Fernandes | Ilustração: Jessica Peixoto
   
Parece o sonho de qualquer gestor público: salas e departamentos livres da papelada que abarrota pastas, arquivos e estantes. Toda a documentação em papel substituída por arquivos em formato digital, disponíveis de forma rápida e prática. Um cenário que, dada a realidade da maioria das repartições públicas brasileiras, parece distante, mas que, segundo estudiosos, já estamos vivendo. É o que eles chamam de sexto marco dos arquivos, um estágio em que não haverá mais documentos em suporte analógico.

No entanto, a mesma perspectiva que dá um tom futurista a esse ambiente tecnológico, permite fazer projeções apocalípticas. Sem os recursos arquivísticos apropriados, os dados armazenados em formato digital não ficam totalmente protegidos, o que permite adulterações e apropriações indevidas, com consequências e prejuízos incalculáveis para a vida de qualquer cidadão.

O professor do Curso de Arquivologia UFSM - institucional da UFSM - Universidade Federal de Santa Maria, Daniel Flores​, esclarece que simplesmente abolir o papel e inserir meios digitais de armazenamento não resolve o problema. “Estamos falando de registros de pessoas, da humanidade, e isso tem que ser seguro, tem que ser confiável. Tudo o que acreditávamos no suporte analógico temos que acreditar no ambiente digital”. O professor explica que a única maneira de garantir a segurança no armazenamento é implantar uma cadeia de custódia, composta por um sistema de gestão, um repositório e uma plataforma de acesso. “Não é simplesmente colocar senha, firewall, antivírus ou encriptar. Não é um simples banco de dados ou um storage na sala-cofre mais protegida do mundo”, alerta. Trata-se, segundo ele, da adoção de um sistema que assegure confiança e autenticidade dos objetos digitais desde o momento em que entram no repositório.

Se as alternativas que usamos no dia a dia parecem longe de oferecer essa garantia, Daniel Flores dá uma boa notícia: já existem ferramentas seguras de armazenamento digital e, o melhor, disponíveis gratuitamente em software livre. Uma delas é o ICA-AtoM (Usuários do ICA-AtoM no Brasil), plataforma de acesso que permite que uma instituição disponibilize informações online de seu acervo, desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivo. Outro recurso de preservação digital é o RDC-Arq Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis -...​, que armazena documentos de acordo com os padrões de preservação arquivística.

Para Daniel Flores, o próximo passo é fazer com que as instituições conheçam e adotem esses sistemas. “Temos que ter uma política de formação e de conscientização muito grande”, enfatiza o professor da UFSM. Atualmente, há experiências bem-sucedidas no Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro, na Câmara dos Deputados, na UnB - Universidade de Brasília (UnB) e na UFSM Santa Maria. Se por um lado gestores e servidores públicos devem ter consciência de que lidam com registros e documentos importantes e que são fonte de prova, por outro o cidadão deve ter a garantia de que seus dados estão bem resguardados

Legislação
A preservação de documentos digitais vai além de uma demanda interna para a organização de órgãos e instituições e da necessidade de proteger dados sigilosos ou que não podem ser passíveis de alteração. Ela vai ao encontro de um arcabouço legal criado para que todo cidadão tenha acesso às informações que a administração pública, em qualquer esfera, é obrigada a fornecer. A Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) assegura a gestão transparente, por meio do fornecimento de documentos íntegros e autênticos.

Daniel Flores explica que a legislação institui a transparência ativa, por meio da difusão de informações, em substituição à transparência passiva, limitada a permitir o acesso a esses dados. E já que há uma obrigação legal, com previsão de penalidades em caso de descumprimento, as instituições devem estar preparadas para atender às demandas. O professor dá um exemplo: se uma pessoa solicita a um órgão público a foto de determinado evento ou a imagem do site daquela instituição de anos anteriores, a lei determina que isso seja fornecido. “Caso não seja possível, significa que a instituição não emanou uma política de preservação digital ou o que está sendo armazenado foi perdido, eliminado, talvez por equívoco, por falta de recursos ou talvez intencionalmente”.

Documento autenticado x documento autêntico
Como é um processo em andamento, a implantação de sistemas de preservação digital ainda convive com mitos e equívocos. Um deles é a confusão entre autenticação e documento autêntico. É comum a sensação de segurança transmitida por um documento que foi autenticado, seja pela assinatura de um funcionário ou com assinatura digital. Segundo o professor Daniel Flores, esse procedimento é uma mera declaração de autenticidade, o que não significa que o documento em si seja verdadeiro, autêntico.

“Um documento autêntico nasceu e foi controlado arquivisticamente para não ter corrupções. Não é um servidor que está declarando, existe uma política arquivística em cima daquele documento, uma política de gestão e de controle que não permite que qualquer pessoa o altere quando quiser”, explica. Um sistema confiável é capaz de registrar qualquer adulteração, evitando a fraude. Nesse sentido, uma assinatura que declare a autenticidade de um documento vira mero componente.

Outro equívoco cometido em boa parte dos órgãos públicos é o tratamento dispensado ao material audiovisual. Daniel Flores esclarece que o entendimento atual é o de que fotografias e vídeos são tão fonte de prova quanto qualquer outro documento. Portanto, destruir a ata de um colegiado, por exemplo, é passível de punição da mesma forma que destruir a fotografia do registro de um evento. A lei que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados (Lei 8.159/1991) prevê, em seu artigo 25, punição para quem destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Em recente resolução, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) também estabeleceu regras para a inclusão dos documentos audiovisuais nos programas de gestão arquivística, visando sua preservação e acesso. Todo esse material precisa ser avaliado, descrito e classificado, além de estar acessível à população.

Fonte:
https://jornalufgonline.ufg.br/n/88168-fim-do-papel

Documento em .PDF:
https://issuu.com/ufgascom/docs/jornal_ufg_78___online

Digitalização de documentos em fundos e coleções: acesso, metadados, autenticação e preservação

Referências:
FLORES, Daniel. Digitalização de documentos em fundos e coleções: acesso, metadados, autenticação e preservação. Palestra. Porto Alegre - RS. 37 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no Curso de Arquivologia da FURG. Rio Grande - RS. 22 de março de 2017. Disponível em:  <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 22 de março de 2017.

Citação com autor incluído no texto:
Flores (2017)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2017)

A descrição arquivística é uma ferramenta fundamental para aplicar uma das tarefas do arquivista, dar acesso. Trabalhamos com partituras musicais, digitalizamos, reconstruímos a informação no meio digital, descrevemos e damos acesso através do software de descrição AtoM concomitantemente, integramos ao AtoM uma ferramenta desenvolvida pelo grupo de pesquisa em Recuperação Inteligente de Informação na Universidade Federal do Espírito Santo. Entretanto, a definição de pontos de acesso em partituras é uma tarefa necessária, porém trabalhosa. Agregamos ao AtoM uma função mais avançada de pesquisa, não limitada a pontos de indexação, determinados campos, mas também com a possibilidade de fazer análises profundas no acervo disponível. 1 Introdução De acordo com a Lei de Moore, o poder computacional dobra a cada dois anos (Schaller, 1997). Visto esses avanços o processamento da informação está cada vez mais acessível e poderoso. Todavia, como observamos a atual conjuntura do nosso país, tecnologia como essas estão distantes de serem baratas e acessíveis. Observado esse vão, onde serviços de qualidade não estão atrelados com baixo custo, iniciamos este projeto, onde executamos com ferramentas simples e baratas, porém imputando alta tecnologia no processo.

A crescente disponibilidade da informação digital é uma nota marcante da sociedade atual e constitui uma via que promove a equidade no acesso à informação, ao mesmo tempo que incentiva o exercício da cidadania. Na verdade, a digitalização e consequente disponibilização do património cultural online estimulam a partilha e a reutilização dessa mesma informação, contribuindo, desse modo, quer para a democratização do acesso à informação e à cultura, quer para a criação de novo conhecimento científico. A presente comunicação aborda o Acesso Aberto à informação em domínio público, disponibilizada pelos 278 arquivos municipais de Portugal Continental, como um dos contributos para a concretização da Política Nacional de Ciência Aberta. Para esse efeito, para além de uma revisão da literatura, procedeu-se à observação dos Websites oficiais dos municípios de Portugal Continental e dos Websites dos respetivos arquivos, sempre que existentes, para confirmar a existência de catálogos online com objetos digitais associados, com o intuito de verificar até onde estão os arquivos municipais a responder às exigências de abertura ao património cultural e científico atuais. O que se verifica é que, apesar dos incentivos financeiros disponibilizados para a digitalização e disseminação do património cultural online, os dados obtidos a partir do estudo empírico demonstram que apenas 15% dos arquivos municipais disponibilizam catálogos online com objetos digitais associados. Neste sentido, e com o intuito de potenciar o uso do património arquivístico digital, disponibilizado pelos arquivos, por parte dos cidadãos, em geral, e dos investigadores, em particular, recomenda-se o envolvimento dos mesmos na definição de prioridades no que se refere à seleção dos documentos a digitalizar e a disponibilizar em Acesso Aberto.

O objetivo vai ser abordar:
As Plataformas de Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Digitais Autênticos em uma Cadeia de Custódia
visando a manutenção da Autenticidade para a Fonte de Prova em uma abordagem interdisciplinar entre Arquivologia, Museologia, Biblioteconomia, Direito, Tecnologia da Informação e Diplomática.

Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM Ged/A - Documentos Arquivísticos Digitais:
Referências:
FLORES, Daniel. Gestão, Preservação e Acesso de Documentos Digitais Autênticos em uma Cadeia de Custódia. Palestra. São Paulo - SP. 52 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para a Seminário de Informação Digital como Patrimônio Cultural, no IV Seminário Serviços de Informação em Museus. SESC e Pinacoteca de São Paulo. 7 a 9 de novembro de 2016. Disponível em:  <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 07 de novembro de 2016.


Citação com autor incluído no texto:
Flores (2016)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2016)

Prof. Dr. Daniel Flores/UFSM
IV Seminário: Serviços de Informação em Museus
09 de novembro/2016, São Paulo - SP

Material de Apoio para a Live no Youtube: "Autorização da Digitalização e Eliminação de Documentos analógicos (Decreto 10.278): Autenticidade, Preservação e Segurança Jurídica"

Live (lançamento e chat 09/06, 18h, Página "Daniel Flores"):

Vamos discutir sobre:
- Digitalização não é modernização;
- Orienta a destruição (eliminação) do original, somente com a constatação da integridade, manifestando profunda insegurança;
- § 7º da Lei 12682/12, verificação de integridade e autenticidade;
- A falta da identificação da Cópia Autoritária - o seu documento oficial;
- O Decreto, deu atenção a integridade e confiabilidade, mas não autenticidade;
- Do TIFF para o PDF/A;
- E o PNG e não o JPG2000;
- Interoperabilidade: e-PING, CSV, EAD XML, ISAAR, ISAD(G), e-ARQ Brasil em Pacotes OAIS SIP BagIt ou eArchiving;
- Não aborda Contexto nem Arquivamento;
- Permite que se digitalize, armazene e só;
- Não citou o Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq (Res. 43 do Conarq);
- Integridade é um evento, então, tem de ser SISTÊMICO, com checagem de formatos, validação, estrutura de representação;
- A abordagem da Preservação Digital Sistêmica não foi contemplada;
- A menção da Lei 8159/91 no Decreto vai nos permitir cobrar e auditar as Digitalizações de Documentos;
- Digitalização x Digitalização Arquivística?
- Entrou em questões técnicas como a resolução em DPI de uma imagem e formato, mas negligenciou o ambiente de preservação RDC-Arq;
- Documento histórico (de caráter permanente TTD), continuará sendo crime a sua eliminação do original.
RECOMENDAÇÕES:

O texto relata o processo de digitalização da Coleção de Jornais Ituanos dos Séculos XIX e XX, composta de 11 títulos com 4.563 exemplares, depositados na biblioteca do Museu Republicano "Convenção de Itu", a qual, no ano de 2013, em parceria com a Biblioteca do Museu Paulista e o Departamento Técnico do SIBi/USP, objetivou preservar e disponibilizar na rede mundial de computadores o conteúdo dos jornais. Após as etapas de escaneamento e tratamento das imagens, os registros finais foram indexados e disponibilizados na Biblioteca Digital de Obras Raras, Especiais e Documentação Histórica da USP (BOREH), disponível em <http://www.obrasraras.sibi.usp.br>, de acesso livre e gratuito, por meio da qual é possível visualizar a obra online ou fazer o download do documento completo em PDF. A tecnologia Optical Character Recognition (OCR) permite a pesquisa por palavras dentro de cada exemplar, facilitando sobremaneira o trabalho dos pesquisadores. O ambiente digital permite acesso rápido, múltiplo e virtual, auxiliando na preservação e disseminação da informação.

Ao desmaterializar um documento arquivístico estamos criando uma informação sobre este, conhecida como derivativa ou representante digital. Pelo modelo OAIS esse representante digital nada mais é do que uma informação contida num pacote de difusão de informação. Tal objeto é dotado de capacidade de representar as informações textuais de um documento, mas não as suas características diplomáticas.

Com base em algumas pesquisas realizadas, consideramos ser viável, do ponto de vista legal e regulatório, a possibilidade de a apresentação dos documentos comprobatórios relativos ao lastro ser realizada de forma digitalizada, ainda que o instrumento originário não seja classificado como “nato-digital”, possibilitando, assim, a guarda pela própria Custodiante, sem necessidade de contratação de terceiros para tanto.

Descrição Arquivística e Transparência Ativa em uma Cadeia de Custódia com o Software Livre AtoM (ICA-AtoM). Palestra.

Referências:
FLORES, Daniel. Descrição Arquivística e Transparência Ativa em uma Cadeia de Custódia com o Software Livre AtoM (ICA-AtoM). Palestra. Porto Alegre - RS. 70 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no IFRS - Campus Porto Alegre - Curso de AtoM da AARS - Associação dos Arquivistas do RS. 04 de maio de 2018. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 04 de maio de 2018.

Citação com autor incluído no texto:
Flores (2018)

Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2018)

Referências:
FLORES, Daniel. O AtoM (ICA-AtoM) em uma Cadeia de Custódia Arquivística para a segurança da informação, garantia da autenticidade, Descrição, Indexação, Acesso, Difusão e Transparência Ativa de Documentos e Informações. Palestra. Porto Alegre - RS. 61 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no Faculdade de Tecnologia do SENAC. 16 de março de 2018. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 16 de março de 2018.

Citação com autor incluído no texto:
Flores (2018)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2018)

A EVOLUÇÃO DA LEGISLAÇÃO RELACIONADA À DIGITALIZAÇÃO E AOS DOCUMENTOS DIGITAIS NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
(THE EVOLUTION OF LAW RELATING TO SCAN DIGITAL DOCUMENTS IN THE FEDERAL PUBLIC ADMINISTRATION OF THE SCOPE)

RESUMO
Este artigo tem como objetivo discorrer sobre a evolução da normatização acerca dos procedimentos relacionados à conversão de documentos físicos para o meio digital (digitalização) e aos documentos
arquivísticos digitais no âmbito da Administração Pública Federal, tendo em vista a legislação nacional e as Resoluções aprovadas pelo Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) que orientam e estabelecem diretrizes a serem seguidas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Nesse sentido, constata-se que a legislação sobre essa questão, embora recente, embasa e promove o direcionamento para que as instituições integrantes do SINAR desenvolvam programas de gestão de documentos de arquivo
voltados aos documentos digitais e digitalizados, pois regulamenta e estabelece procedimentos à gestão dos documentos digitais, englobando a produção, a tramitação em sistemas informatizados,
a preservação digital e a guarda em repositórios arquivísticos digitais confiáveis, bem como prevê parâmetros para garantir a autenticidade, a integridade, a confiabilidade e a disponibilidade, o que garantirá a preservação e o acesso contínuo a esses documentos em longo prazo.

Palavras-chave: Documentos Arquivísticos Digitais;
Patrimônio Documental; Digitalização;
Legislação; Administração Pública Federal.

FLORES, Daniel.
Documentos Arquivísticos Digitais: autenticidade, acesso a longo prazo e manutenção da cadeia de custódia.
Palestra. Brasília - DF. 41 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3.
Material elaborado para a palestra na VII Bibliocontas, no Tribunal de Contas do Distrito Federal em 29 de setembro de 2016.
Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 29 de setembro de 2016.

Referências:
FLORES, Daniel. Workshop RDC-Arq: Archivematica como ambiente de preservação - repositório digital confiável segundo o Modelo OAIS para Arquivos, Bibliotecas e Museus. Workshop. Rio de Janeiro - RJ. 94 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para workshop na Casa de Rui Barbosa - Rio de Janeiro - RJ. 13 e 14 de julho de 2017. Disponível em: <http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 14 de julho de 2017.

Citação com autor incluído no texto:
Flores (2017)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2017)

Apresentação dos resultados parciais da pesquisa de doutorado no encontro da "Asociación de Educación e Investigación en Ciencia de la Información de Iberoamérica y el Caribe" (EDICIC), GT Epistemologia da Ciência da Informação e da Documentação.