Gestión documental

El present treball estudia el núvol com a nova entitat apareguda en el context de la gestió i la conservació de documents electrònics. L'auge d'aquesta nova eina està lligat, en part, als beneficis inherents d'aquest model, com veurem en endavant.

El trabajo desarrollado en el presente documento expone, la propuesta de solución a la problemática de dejar disponible en red de los libros de sacramentos de la iglesia católica en Chile utilizando como base la tecnología blockchain, con cuál se intentará dar una respuesta tecnológica a las exigencias existentes en el derecho canónico respecto a la administración y protección de los datos (Roman Catholic Diocese of Dallas, 2014). La primera regla estipulada es que la información debe ser registrada en la parroquia en dónde se bautiza la persona, y sólo esa parroquia tiene la potestad para modificar los datos de los libros. La segunda exigencia es que todos los sacramentos oficiados en otras parroquias o instituciones autorizadas tienen la obligación de informar a la parroquia en dónde la persona fue bautizada. Y es en base a estas exigencias que se propone la implementación de una red distribuida permisionada utilizando la idea inicial de propuesta en 2008 (Nakamoto, 2008), en la cual cada parroquia pueda administrar un registro de los sacramentos como si este fuera un registro de asientos contables inmodificables, y además permita que los demás miembros de la red puedan acceder a esa información en modo consulta o puedan agregar un nuevo registro para informar un nuevo movimiento a las parroquias de origen, y todo ello protegido por las características de inviolabilidad, seguimiento, encriptación propias de blockchain, pero con la facilidad provista por las herramientas Hyperledger Project (The Linux Fundation Projects, 2020).
La definición de la problemática, objetivos y métricas del proyecto, están pensadas en la revisión de la viabilidad del proyecto, ya que esta problemática no ha sido resuelta con otras tecnologías, pero si se ha evidenciado que la tecnología blockchain ha dado respuesta a problemáticas similares.

El hecho de otorgar absoluta prioridad en los objetivos estratégicos de la ESAGED en el período 2012-2013 a la consecución de la certificación en la norma ISO 30301 de sistemas de gestión para documentos respondía a un conjunto de razones que pasamos a enumerar brevemente. En primer lugar, la convicción que la aparición de la familia de normas ISO 30300 (noviembre 2011) aportan un potencial extraordinario en el objetivo de normalización de la ciencia archivística. Durante largo tiempo el colectivo profesional ha reivindicado el impacto positivo de la implantación de sistemas de gestión de documentos en las organizaciones como un elemento estructural, de carácter transversal que propicia un valor notable en la materialización de las políticas de accesibilidad, transparencia, rendición de cuentas y buen gobierno, y que se visualiza en términos de eficacia, eficiencia y productividad.

El acceso a la información pública es un derecho humano fundamental y es un instrumento básico para la participación ciudadana en un sistema democrático, entre otras cosas porque fortalece la participación, la rendición de cuentas y la confianza en las instituciones públicas. El derecho de acceso a la información pública es un medio para el ejercicio de otros derechos. Ahora bien, ¿a qué llamamos información pública?; ¿cómo se genera?; ¿dónde se encuentra?; ¿cómo se preserva?; ¿de qué manera puede accederse a la misma? En el presente documento intentaremos responder, desde la perspectiva de la disciplina Archivística, algunas de las inquietudes que suelen surgir cuando empieza a pensarse en el ejercicio efectivo del derecho de acceso a la información pública. Es necesario aclarar, en la medida que esta descripción está pensada para un público no experto, que la orientación general del texto será presentar las cuestiones más generales dejando asentadas en notas al pie algunas de las cuestiones que actualmente se están debatiendo al interior de la disciplina. Para ello, se comenzará por distinguir los conceptos de información y documento, se especificarán las particularidades del documento de archivo haciendo una breve síntesis de la historia de los archivos y de la disciplina que los tiene por objeto. Luego mencionaremos cómo funcionan los procedimientos administrativos para la gestión de la información presentando aquello que la Archivística conceptualiza como Ciclo Vital de los Documentos. A continuación se hará referencia a las condiciones de accesibilidad que deben tener los archivos para que se pueda acceder a la información
que preservan, distinguiendo las condiciones de orden práctico de aquellas que son del orden legal, y problematizando la presentación con el caso de Argentina. Por último, se ejemplificará la importancia fundamental de una adecuada planificación archivística tomando la relación que tiene el derecho a saber con el gobierno electrónico, indicando algunas estrategias de desarrollo que deberían permitir avanzar en reducir la brecha que separa la retórica del acceso a la información de sus posibilidades prácticas.

El libro reúne los trabajos presentados en el foro "Archivos e investigación", organizado por la Red de Archivos de Puerto Rico (ArchiRED), y que se llevó a cabo los días 3 y 11 de septiembre de 2009 en la Fundación Luis Muñoz Marían, Puerto Rico.

Los tesauros, como lenguaje documental de términos normalizados, han tenido un desarrollo importante para la gestión documental con el uso de aplicaciones de software como el TemaTres, que es un servidor de vocabulario controlado. Esta aplicación libre para uso en la web facilita el acceso continuo a los conjuntos documentales de temas específicos para estudio, investigación y toma de decisiones. Se presenta el proceso de instalación, funcionalidades y la interface que muestra la estructura de la aplicación y las vías de explotación de TemaTres para la representación visual y la gestión de vocabularios controlados.

Este artículo presenta en forma sintética los principales aspectos estudiados en una Tesis de Maestría. La tesis aborda la temática de la Evaluación Documental desde una perspectiva teórico–evolutiva con un enfoque transdisciplinar y énfasis legislativo, a través de un estudio comparado integrando distintas visiones de diversos autores a lo largo del siglo XX hasta la actualidad. Además del estudio teórico-por autor y su análisis comparado-, del aporte normativo nacional e internacional y de un planteo transdisciplinar, el trabajo de investigación concluye con un conjunto de reflexiones, recomenda-ciones y consideraciones finales, sumado a un nutrido Glosario y una amplia Bibliografía de autores pertenecientes a las tradiciones archivísticas, fundamentalmente, hispana y anglosajona.

El objeto de esta exposición consiste en el abordaje teórico de los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento y las relaciones existentes entre ellos. Este trabajo corresponde a un estudio de revisión o compilación de tipo descriptivo, en el que los términos seleccionados son descritos uno a uno en sus características y que tiene por finalidad transmitir informaciones válidas científicamente con el objeto de establecer una relación entre los términos propuestos. Tres aspectos confluyen en la conceptualización: documentos, tecnologías de la comunicación y personas; la combinación de todas ellas da lugar a una serie de capacidades que son lo que constituye el capital de toda organización; este proceso evidencia una relación estrecha entre la gestión documental, de información y del conocimiento que conforman un equipo complementario e imprescindible en toda organización.

En la sociedad contemporánea moderna, la tecnología y la información han favorecido la interconexión a escala global y nos han sumido en una transformación que ha alterado nuestra forma de vida y de trabajo. Por extensión, los documentos, como evidencia de nuestras acciones, también se han visto profundamente afectados en su forma, su gestión y su funcionalidad. Una realidad que está teniendo un fuerte impacto en nuestro desempeño profesional como archiveros, tanto en la actual producción de documentos como en el tratamiento y uso del patrimonio documental ya existente. Partiendo del concepto de modernidad líquida definida por Zygmunt Bauman, este trabajo analizará aquellos aspectos éticos y técnicos que debemos afrontar en el frenético avance de las organizaciones y la sociedad hacia la gobernanza de la información. El objetivo será reflexionar sobre cómo afecta todo esto a nuestro desempeño e invitar a una necesaria deliberación colectiva que sume perspectivas y experiencias. De ahí la beligerancia en contraposición a la parálisis. Una beligerancia constructiva que nos permita mantener conectada la gestión de documentos y la doctrina Archivística con la realidad de nuestro tiempo.

El objetivo de esta investigación fue elaborar una propuesta metodológica que permitiera articular la gestión documental cumpliendo con la Ley General de Archivos con la norma técnica de calidad ISO 9001:2015. Lo anterior, con el  ánimo de que cualquier organización en Colombia implemente ambos sistemas sin que en la práctica surjan inconvenientes relacionados con el origen de la gestión documental como función archivística y el Sistema de Gestión de la Calidad como un enfoque por procesos. Como resultado de esta investigación, se hizo la elaboración de una propuesta metodológica para la articulación de la gestión documental con el Sistema de Gestión de la Calidad teniendo en cuenta los niveles estratégico, técnico y humano y, al interior de cada uno de ellos el ciclo PHVA. Además, un anexo para la alta dirección, quien toma las decisiones estratégicas y un segundo documento a coordinadores o personal encargado de lineamientos en materia documental y de gestión de calidad. Finalmente, la validación por juicio de expertos para que con sus conocimientos y experiencia se hiciera la versión final de la propuesta. La escogencia de la oficina del Convenio USTA–ICONTEC se hizo por el cumplimiento de las siguientes condiciones: implementación de ambos sistemas, fácil acceso a la documentación e información y la colaboración de funcionarios encargados de los lineamientos de calidad y de archivo. Sin embargo, la metodología propuesta es aplicable a cualquier otra entidad pública o privada que quiera implementar de manera articulada el Sistema de Gestión de la Calidad y la gestión documental, la cual debe cumplir con los requisitos de la Ley General de Archivos.

Trabajo correspondiente a la Tesis Doctoral: Sistema de Información Arqueológica: propuesta de normalización, desarrollo conceptual e informático, dirigida por Alfred Mauri i Martí y Julio Núñez Marcén. Desarrollada dentro del Programa de doctorado: Medio Ambiente, Territorio y Cultura: perspectivas desde la Geografía, la Prehistoria y la Arqueología, del Departamento de Geografía, Prehistoria y Arqueología, de la Universidad del País Vasco.
En este trabajo, continuación y ampliación de la propuesta anterior: Sistema de Información Geográfico Arqueológico: SigArq. Construcción de herramientas informáticas para la gestión arqueológica, presentamos una propuesta de normalización de los procesos de Registro Arqueológico, o al menos de algunos de ellos, considerando la Información y su gestión, como el pilar básico de toda actividad científica, y la preservación del conocimiento como el objetivo definitorio de todo Sistema de Información. Por lo tanto, el primer requerimiento estratégico de cualquier Sistema es garantizar una correcta captura informativa de los datos brutos que posteriormente se transforman en conocimiento. Capturar, almacenar, preservar y custodiar correctamente estos datos, hasta su definitiva y posterior implementación en el archivo digital administrativo, escenario ideal de gestión informativa, suponen el objetivo estratégico de este trabajo.
La propuesta de normalización se concreta por una parte en el desarrollo de un corpus conceptual y por otra, en la implementación de una herramienta, o conjunto de herramientas informáticas interconectadas, junto a unas normas y protocolos de actuación, que permiten una aplicación instrumental real de la propuesta teórica que recoge este trabajo y que en conjunto, acaban configurando el Sistema de Información Arqueológica propuesto.
En breve subiremos una versión de la misma incorporando algunas de las aportaciones más esenciales apuntadas por los miembros del tribunal durante la defensa de la tesis.

This paper pursues to show how regulation can facilitate the incorporation of transparency obligations into a record's lifecycle (transparency by design) to prevent the occurrence of any risk of corruption associated with the management of the information created by a public administration (missing or disappearance of information, lack of evidence, modification of documents, etc.). The paper analyses the mechanisms available to Spain's public administrations for managing these irregularities in records management though the raft of regulations and protocols that have been approved in the country. It assesses how the lack of specific regulations providing for transparency by design currently represents a limitation on the role of records management as a tool for preventing and fighting corruption. The paper shows that there is a need to guarantee proper records management , which includes transparency throughout a record's lifecycle. It concludes that legislation assessed does not properly reflect these ideals. Nevertheless, this concern is only partially and insufficiently reflected in legislation. Legislators usually ignore the instrumental and methodological fundamentals of records management. Therefore, there is a need to update legislation on archives and records management with regard to access to information, transparency and accountability.

Conocer el patrimonio fotográfico y facilitar su difusión pública exige el abordaje de aspectos fundamentales tales como la conservación, descripción, digitalización, software de gestión,
rentabilidad, visibilidad web, exhibición y protección jurídica de la fotografía, todos ellos contemplados en esta publicación.
La interdisciplinariedad de los autores colaboradores ha permitido un tratamiento riguroso de cada uno de los temas por especialistas en la materia: historiadores, documentalistas,
comunicadores, juristas, fotógrafos y técnicos informáticos que desarrollan su actividad profesional y docente en diversos centros e instituciones de ámbito nacional e internacional.

Assigning absolute priority to achieving ISO 30301 certification in records management systems was one of ESAGED's 2012-13 strategic objectives, in response to a number of reasons which we outline briefly below. First, the conviction that the emergence of the ISO 30300 family of standards (November 2011) provided extraordinary potential in the goal of standardisation within archival science. The professional community has long claimed the positive impact of implementing a records management system structurally across organisations, believing that it promotes significant value leading to policies of accessibility, transparency, accountability and good governance, which is in turn reflected by effectiveness, efficiency and productivity. The hard core of this discourse, repeated endlessly and with unevenly matched success in Spain since the 1980s, has now come into its own and is clearly reflected in the content of the aforementioned standards. With the possibility of auditing and certification in the area of records management having now been formalised, the process has started of normalising both the profession and archival science. This responds to the aspirations of the professional community and also represents an international commitment, evidenced by the drive to develop this extensive family of standards. With certification of records management systems now being promoted and implemented, the records and archive management sector is on equal footing with other high-impact families of standards, such as the 9000 Standard (Quality), the 14000 Standard (Environment) and the 27000 Standard (Information Security). It should be noted that the only ISO standard that has been implemented in archiving is the 9000 Quality Standard, and its impact in terms of the number of affected organisations has been very limited. Secondly, this commitment to certification is made within a highly favourable context for records management, given that the emergence in recent years of " complementary " standards-metadata, processes, digitisation and migration, digital preservation, security and risk management-has led to the standardisation of best practices, internationalised solutions and coverage of the most innovative initiatives. As a backdrop to this, growing-albeit overly fragmented-legislation on electronic administration (data protection, electronic signature, national interoperability and security approaches), transparency and access to information has encouraged the emergence of numerous national and international projects. Lastly, we point out that since October 2012 ESAGED has been running a training programme covering implementation, auditing and certification, based on ISO 30300/30301. The third edition is currently (October 2014) being run. This has enabled a deeper knowledge of these standards to be developed and in particular the development of a large and complex set of case studies that make up an excellent test bench for applying and improving the tools being developed for the certification itself. In addition, teaching these courses, both in the classroom and online, fostered a debate on the principles behind the standards among professionals from other industries-primarily technologists and, to a lesser extent, lawyers, from both the public and private sectors. This has enriched the view of the potential for their application and has also demonstrated that these standards have had a positive impact on "allied" professions that until now had shown little interest in archive and records management methodologies.

La aprobación de las normas técnicas de interoperabilidad y en especial la relativa a la política de gestión de documentos electrónicos, ha puesto el foco en la determinación de los documentos esenciales de las administraciones públicas españolas, como un subproceso de la calificación de documentos. Pese a su trascendencia para la continuidad de la actividad de las organizaciones incluso ante las peores circunstancias de riesgo, el enfoque que ha recibido en las políticas de gestión de documentos analizadas para este estudio revela que el interés se está centrando en la identificación de esos documentos, pero sin apenas profundizar en aspectos como el procedimiento a seguir, cómo ponderar su nivel de relevancia o cómo afrontar su tratamiento y uso para alcanzar el objetivo de continuidad de la actividad institucional. Estos hallazgos sugieren la necesidad de realizar un estudio doctrinal encaminado a la definición de una metodología de referencia para la gestión de documentos esenciales.

El propósito de este trabajo es destacar la potencialidad de incorporar la perspectiva archivística en la planificación y gestión de la documentación generada en el Estado a los fines de colaborar en la implementación de las políticas de acceso a la información, transparencia y gobierno abierto; así como en las posibilidades de acceder a las fuentes de la memoria de las instituciones, de la historia de la sociedad y a los documentos que garantizan el ejercicio de derechos.
Iniciando una línea de investigación que se dedicará a analizar diversas aristas de esta problemática, en este trabajo se destaca el rol social que deben cumplir los archivos para fortalecer el Estado de derecho y colaborar en el cumplimiento de la agenda de Objetivos de Desarrollo Sostenible 2030 elaborada por la ONU.
Se presenta y define al archivo como sedimento del accionar y como necesidad del funcionamiento estatal, y a las prácticas de archivo como un saber de la administración estatal. Haciendo una breve historización de la disciplina archivística, se evidencia que aquellos conceptos reconocidos como hitos principales en el desarrollo de la teoría y la disciplina archivística fueron saberes construidos en el ámbito de la administración estatal en función de la resolución de problemas a partir de la reflexión en torno a los saberes circulantes en una época determinada. Se plantea que fue el saber hacer, aplicado en escenarios diferentes y compartido en instancias de capacitación y reflexión sobre las prácticas lo que se plasmó en las
obras que hoy son consideradas baluartes de la disciplina. Por último, se recupera el aporte pionero que la Argentina planteó en el desarrollo profesional internacional a partir de la creación del Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos.
Se concluye que una adecuada integración de la perspectiva archivística en el tratamiento de la información que se genera en el Estado en un marco pluridisciplinar y con un enfoque transversal a la administración, puede colaborar en los procesos de innovación, gestión electrónica de documentos, defensa de los derechos humanos, acceso a la información, transparencia y gobierno abierto; elementos centrales del fortalecimiento del Estado democrático en materia de ampliación y ejercicio efectivo de derechos para la ciudadanía en su conjunto.

Se realiza una aproximación al ciberperiodismo a partir de las perspectivas y aportaciones que ofrecen la gestión documental, de la información y del conocimiento desde las ciencias de la información. Se trata de un acercamiento preliminar -a modo de proposición- a los presupuestos de estas áreas de saberes vinculadas con los ámbitos de la gestión organizacional, con el objetivo de integrarlos sobre la base de una comprensión de los medios en línea como sistemas complejos de información y comunicación. Se tratan los principales puntos de giro del periodismo digital con respecto a las prácticas tradicionales y se analizan las implicaciones y posibles desempeños de los subsistemas documentales, de información y del conocimiento, así como su necesaria articulación, para una reconfiguración ascendente y continua del ciberperiodismo, sus procesos, papeles y servicios en los escenarios hipertextuales, multimediales e interactivos que generan y potencian Internet y las tecnologías de la información y la comunicación.

La elección de un programa de gestión de bibliotecas se ve
afectada muchas veces por una serie de condiciones sociales, económicas y políticas que hacen que la elección no sea la más adecuada para las necesidades, características y funciones de la biblioteca. El software libre está siendo una de las soluciones más optadas, por sus libertades de copia, modificación y distribución, además de la libertad de licencias y las posibilidades de interoperación con otras aplicaciones. Esta nueva tendencia
hacia el software libre en bibliotecas se refleja también en los estudios de biblioteconomía y documentación, en los que desde diferentes asignaturas se aportan conocimientos sobre programas
de automatización, de gestión de repositorios, incluso del sistema
operativo Linux/GNU, entre otros. Esta combinación entre las  necesidades de los centros y la tendencia al uso de software libre, es la que un grupo de profesores de la Facultat de Biblioteconomia
i Documentació (Universitat de Barcelona) y estudiantes,  miembros del Grup de Treball sobre Programari Lliure per als Professionals de la Informació (Cobdc), han querido aportar a la comunidad profesional, creando un laboratorio virtual para el uso de software libre de aplicación en bibliotecas.

The selection of a library management system is often affected by social, economic and political conditions that may result in an inappropriate choice for a library’s needs, characteristics and functions. Free software, or freeware, is one of the more often selected solutions, given the freedom to copy, modify and  distribute it in addition to free licensing and the possibilities for integration with other applications. This trend is reflected in librarianship curricula, in which automation software, repository management software, and even Linux/GNU, among others, are explained in a variety of courses. This combination of organizational needs and freeware trends led a group of professors from the Faculty of Library and Information Science (UB) and members of the Work Group on Free Software for Information Professionals (Cobdc) to create a virtual laboratory for the use of free software for library applications, as a  contribution to the professional community.

Este libro es el resultado de una adaptación-versión acotada con renovado título y mínimos ajustes-del texto de tesis de maestría que, bajo el título original: La Evaluación desde la gestión del documento en un país en vías de desarrollo, fue realizada en su oportunidad en el en el marco de la III Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos - Universidad Internacional de Andalucía (UNIA), España.
La tesis original abordó la temática de la Evaluación Documental desde una perspectiva teórico-evolutiva con un enfoque transdisciplinar y énfasis legislativo, a través de un estudio comparado integrando distintas visiones de diferentes autores, a lo largo del periodo 1898-2013. Suma un nutrido Glosario y una amplia Bibliografía de autores pertenecientes a las tradiciones archivísticas, fundamentalmente, hispana y anglosajona.
El debate sobre la Evaluación Documental puede resultar tan o más apasionante que el debate sobre el principio de procedencia, pues se remite a la esencia misma de los archivos, cuando de ella depende, nada menos, que la propia existencia de los mismos.
ISBN: 978-3-639-53129-9.-

El present treball vol destacar el paper fonamental que la preservació digital ha de jugar per mantenir accessibles en el futur els documents del present, mitjançant l’estudi i anàlisi d’una de les seves branques més rellevants: l’arxivament de les pàgines web. Aquesta és una disciplina que te el seu origen en el camp de la biblioteconomia i les ciències de la informació i és aliena al món arxivístic del nostre país. La primera part del present treball ofereix un breu estat de la qüestió sobre l’arxivament de les pàgines web i, des d’una perspectiva arxivística, intentarà donar resposta a qüestions com en què consisteix l’arxivament de les pàgines web? Per a què serveix? Des de quan es practica? Quines organitzacions el practiquen? Com es captura i emmagatzema el web? En la segona part es proposa una reflexió sobre l’aplicació de l’arxivament web des de la disciplina arxivística, que pot donar un pas endavant en la seva evolució mitjançant l’assoliment d’aquest tipus de reptes.

Las organizaciones contemporáneas se han visto abocadas a la gestión creciente de activos digitales de naturaleza audiovisual y multimedia, muchos de ellos de interés patrimonial. El presente artículo realiza la revisión y análisis de cinco gestores de activos multimedia de plena significación en la actualidad. Tras sistematizar las características generales y módulos que deben satisfacer este tipo de sistemas, hemos procedido a la evaluación de los sistemas de gestión documental seleccionados, alcanzando como resultado la discusión de las ventajas que nos proporciona cada uno de ellos, sus características distintivas, así como la evaluación de su adecuación profesional.

Este artículo presenta los resultados de una investigación orientada a identificar la integración y trabajo colaborativo que puede existir desde las dos áreas que gestionan información en una IES, Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001) y Gestión Documental, facilitando la integración de metodologías, el cumplimiento de la normativa tanto interna como externa, optimización de recursos y consolidación de planes de mejoramiento. Se estudian los antecedentes que permiten contextualizar la investigación e identificar los ámbitos en los cuales se han presentado propuestas de integración de estos dos modelos de gestión. Posteriormente, a través de la revisión teórica, se abordan los ejes más representativos, encontrándose que la composición de estrategias se da a partir de concebir planes (objetivos), metas y políticas (categorías). Una vez definida la metodología de estudio a través de un enfoque cualitativo, se aplica como instrumento de recolección de información las entrevistas, seleccionando un grupo de individuos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la institución y expertos en gestión documental, se analizan los resultados obtenidos en la aplicación del instrumento desde el enfoque de las mencionadas categorías, para finalmente formular las estrategias de integración.

Las organizaciones contemporáneas se han visto abocadas a la gestión creciente de activos digitales de naturaleza audiovisual y multimedia, muchos de ellos de interés patrimonial. El presente artículo realiza la revisión y análisis de cinco gestores de activos multimedia de plena significación en la actualidad. Tras sistematizar las características generales y módulos que deben satisfacer este tipo de sistemas, hemos procedido a la evaluación de los sistemas de gestión documental seleccionados, alcanzando como resultado la discusión de las ventajas que nos proporciona cada uno de ellos, sus características distintivas, así como la evaluación de su adecuación profesional. Contemporary organizations have faced the growing management of digital assets of audiovisual and multimedia nature, many of them of heritage interest. This article reviews and analyzes five multimedia asset managers of contemporary full significance. After systematizing an analysis sheet on the general characterist...

Implement and subsequently systematize a Document Management Program during the professional practice of Business Administration developed in Payless Colombia during January 2019 to September 2020 in the areas of Human Resources and Payroll, born from the analysis and the seek to improve, in a first instance, the recruitment process until the hiring of a candidate, making this procedure more efficient and dynamic from the collection of the information provided by the applicants, and later on how to use a lesser amount of physical resources during this process, since In the development of this, the repetitiveness in the request for data, the filling in of information through different versions of the formats, and the excessive waste of paper were observed. During this process it was necessary to set clear objectives that should be developed and concluded during the practice time; Therefore, and after collecting data on non-formal and effective documentary practices within these departments, the information was classified to identify and analyze the problems and the causes that generated them, and from this the creation process begins. of a DMP manual which regulated the form and substance of the documents to be used based on the theoretical framework built during the inquiry process; subsequently, the monitored redesign of the formats to be used for recruitment and hiring begins, whereby the resources available for the development of this process are reduced by 74%; additionally, a tool is proposed in which the document templates can be consulted, controlled, audited and edited in a simple and clear way, which seeks to prevent "relapses" in documentary aspects; finally, the DMP was implemented for all document processes in these departments.

En caso de emergencia o abandono inminente de nuestro hogar, ¿estaríamos en disposición de elaborar nuestra particular "life in a folder", una selección de documentos con los que reiniciar nuestra vida tras la catástrofe? ¿Estamos preparados para llevárnoslos en pocos minutos? ¿Cuáles llevaríamos?

Este documento describe la viabilidad técnica y económica, los riesgos y el tiempo de duración de las fases de creación de un Sistema de Gestión Documental, enfocado en el archivo de trámite y archivo de concentración, diseñado para alguna de la unidades administrativas del H. Ayuntamiento Constitucional de Tultepec, desarrollándolo con herramientas tecnológicas gratuitas y que se encuentran disponibles en cada dependencia, la meta es aprovecharlas para innovar y modernizar una parte del proceso archivístico, generando un sistema que permita; funcionar como centro de respaldo documental, monitorear y controlar los expedientes que estas dependencias producen, así como consultar, recuperar y compartir expedientes digitales mediante búsquedas personalizadas y por medio de la centralización de la información; automatizar la generación de informes, llenado de instrumentos de consulta archivística y carátulas de archivo. Las fases de desarrollo del sistema contemplarán tres componentes principales, primero; una base de datos que concentrará toda la información de los expedientes y que servirá para llenar los instrumentos de consulta archivística e informes, esto generará ahorro de tiempo y menor desgaste de la documentación del archivo físico, también, esta base servirá para organizar los expedientes digitales respecto a uno o varios criterios primarios y secundarios, por ejemplo: se podrán clasificar los expedientes digitales por tipo de asunto y ordenarlos cronológicamente, esto permitirá al sistema asignar el número de folio a cada expediente y posteriormente escribirlo en su expediente físico correspondiente, segundo, un filtro avanzado que permitirá hacer consultas personalizadas para acceder a los expedientes y visualizarlos o compartirlos en formato PDF o JPEG (según sea el formato de digitalización elegido), y tercero, un panel de control (dashboard) que permitirá observar el estado actual del archivo mediante gráficos descriptivos y tablas de información, generar informes, llenar automáticamente instrumentos de consulta archivística, acceder directamente al repositorio del archivo de trámite e instrumentos de consulta por medio de accesos directos, también existirán dos opciones interesantes; la primera opción será calcular un algoritmo criptográfico conocido como algoritmo SHA-256 para garantizar el cumplimiento de la integridad, inalterabilidad y autenticidad de la información digitalizada, y la segunda opción será la de renombrar cada uno de los expedientes digitales a un nombre compuesto, este procedimiento se hará por medio de un botón dentro del panel, permitiendo ahorrar tiempo al evitar renombrar uno por uno cada expediente digital.

Nuestra vida va a asociada a la inexorable existencia de documentos. Una trascendencia que, en ocasiones, solo conseguimos dimensionar ante situaciones extremas: cuando sin documentos, desparecen nuestros derechos. No es nada nuevo en estas páginas, pero la publicación de Silencio Administrativo de Sara Mesa (Anagrama, 2019) es una buena disculpa para recordarlo y para repensarlo con la perspectiva de la reforma electrónica de las administraciones públicas.

Resumen: Se exponen ideas relacionadas a la gestión documental en empresas e instituciones, públicas y/o privadas. Para ello se realizó una investigación documental, la cual permite el desarrollo de las razones para implementar gestión documental en empresas o instituciones. Además, en el análisis se narra cómo las empresas públicas han adaptado sus procesos administrativos a la vanguardia de la tecnología digital.

Coincidiendo con el 81 aniversario de la elección de Pío XII, mes de marzo de 2020 se tiene la intención de abrir a la investigación los fondos documentales vaticanos del periodo de su pontificado, esto es de marzo de 1939 a octubre de 1958, dentro del cual se encuentra el controvertido periodo de la Segunda Guerra Mundial.

La gestión documental se define como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de una organización, lo que permite
la recuperación, el tiempo de permanencia, la eliminación o conservación definitiva de los mismos. Si bien es cierto, el proceso anteriormente se consideraba de dominio administrativo, actualmente, se puede hacer uso de herramientas informáticas de mayor complejidad y sofisticación que servirían de apoyo en la actividad administrativa.

La Ley General de Archivos se sustenta como un nódulo estratégico en la garantía del derecho de acceso a la información pública y asume sustanciales retos hacia la gestión del patrimonio documental del Estado, así como de los archivos privados de interés público. Su entrada en vigor, el 15 de junio de 2019, se intersecta con una serie de cambios legislativos que pretenden lograr un alcance estructural para la buena gestión gubernamental, entre ellos el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales y el Sistema Nacional Anticorrupción. En este contexto, resulta prioritario analizar y discutir las implicaciones de la Ley General de Archivos para la afirmación del derecho de acceso a la información pública, en tanto que los archivos son el soporte, precedente y repositorio que garantiza este derecho.

El autor presenta una compilación de artículos científicos, disertaciones y escritos producidos durante su actividad profesional y académica. Comparte así –en un solo corpus- sus estudios, investigaciones y reflexiones sobre distintas líneas de abordaje de la Archivología/Archivística.
Los contenidos de la obra –con prólogo del doctor Luis Fernando Jaén García-, se encuentran organizados en un capítulo introductorio y en tres capítulos siguientes que abordan temáticas tan diversas como “archivología y derecho”, “formación profesional archivística” o “archivos, organización y evaluación documental”; resultando una invitación a conocer la producción del autor para luego ahondar más ampliamente en sus tesis y proyectos.
La obra se dirige a un conjunto amplio de colegas, docentes, estudiantes universitarios y profesionales de disciplinas afines, interesados en el conocimiento y desarrollo de la “ciencia archivística” en un contexto interdisciplinar.
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Este articulo presenta en forma sintetica los principales aspectos estudiados en una Tesis de Maestria.La tesis aborda la tematica de la Evaluacion Documental desde una perspectiva teorico–evolutiva con un enfoque transdisciplinar y enfasis legislativo, a traves de un estudio comparado integrando distintas visiones de diversos autores a lo largo del siglo XX hasta la actualidad.Ademas del estudio teorico -por autor y su analisis comparado-, del aporte normativo nacional e internacional y de un planteo transdisciplinar, el trabajo de investigacion concluye con un conjunto de reflexiones, recomendaciones y consideraciones finales, sumado a un nutrido Glosario y una amplia Bibliografia de autores pertenecientes a las tradiciones archivisticas, fundamentalmente, hispana y anglosajona.AbstractThis paper presents synthetically the main aspects studied in an Master thesis.The thesis addresses the issue of the Archival and Records Appraisal from a theoretical-evolutive perspective with a tr...

El pasado 22 de octubre el papa Francisco, mediante una Carta Apostólica en forma de Motu Proprio, estableció el cambio de denominación del hasta ese momento Archivo Secreto Vaticano para pasar ser Archivo Apostólico Vaticano, con el fin de adaptarla a los cambios semánticos de las lenguas, las culturas, las sensibilidades sociales y la realidad actual, en sintonía con los aires de transparencia que están renovando las instituciones de la Santa Sede.

Cuando intentamos hacer un primer acercamiento a la gestión de documentos judiciales, lo más habitual es encontrar bibliografía centrada tipologías documentales e información de carácter procesal. Si indagamos en un enfoque más archivístico, las materias estrella son los estudios orgánicos y el expurgo. Así que intentaré aprovechar estas líneas para acercaros aquellas peculiaridades sobre las que tal vez se ha escrito menos, pero que condicionan bastante el día a día en un archivo judicial: la independencia, la toma de decisiones compartida, la dimensión de la realidad, el concepto de archivo, la tecnología existente y la digitalización.

Revista Baalberit / Universidad Carlos III de Madrid: 2015, nº 1, pp. 23 - 25.