Sistemas de Informacion de Mercadotecnia

UNIDAD
NUM.
SIETEMAS
DE
INFORMACION
DE
MERCADOTECNIA
2.1 INFORME DE REGISTRO DE VENTAS
Es el documento donde se registran en forma detallada, ordenada y
cronolgica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza
la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones de manera
que los gerentes la puedan encontrar y obtenerla con facilidad.
El departamento de contabilidad prepara los estados financieros y
lleva un registro detallado de ventas, costos y flujos de efectivo; el de
fabricacin reporta los programas de produccin los envos y los
inventarios; la fuerza de ventas informa las respuestas de los
revendedores y las actividades de los competidores.
Importancia
El informe de registro de ventas nos ayuda a saber qu nivel de ventas tiene la
empresa esto para poder abastecer los recursos que se necesitan para
seguir comercializando los productos que la empresa ofrece.
Al igual que verificar la magnitud de aceptacin que tienen los productos con
la poblacin.
Nos ayudara a establecer estrategias de ventas, esto con la ayuda de la
publicidad con que se cuente para que se puedan elevar o mantener las ventas
de la empresa.
Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:
Procesar pedidos
Dar entrada, procesar y registrar pedidos a la empresa
Analizar el mercado
Identificar clientes y mercados utilizados mediante:

Datos demogrficos
Datos de mercados
Comportamiento del consumidor
Tendencias de mercado
Anlisis de fijacin de precios
Determinar precios para servicios y productos en base al sistema de
ventas y produccin dentro de la organizacin
Pronosticar las tendencias de ventas
Preparar pronsticos de ventas en un lapso aproximado de cinco
aos, midiendo la productividad de acuerdo al comportamiento del
mercado
Planeacin de la produccin
Decidir cuantos productos se deben de producir y determinar las
fechas de su realizacin de acurdo a los pedidos previamente
registrados por el departamento de ventas
DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LAS VENTAS
Notas de remisin y facturas
Reporte de ventas del da
Historial de ventas por territorio
Historial de ventas por vendedor
Productos en oferta
Ventas por clientes
Ventas del periodo desglosado por producto
Total de ventas de un periodo desglosado por nmero de
transacciones
2.2 INFORME DE REGISTRO DE COSTOS
El contador de costos necesita desarrollar documentos o informes de

fuentes que le permitan rastrear los costos producidos en la empresa
conforme se generan
*
Costos: Cantidad que se da o paga por un bien y/o servicio
recibido o efectuado.
.
*
Proporcionar informacin flexible para diversos propsitos de los
distintos departamentos de la organizacin.
Fecha de adquisicin
Artculos comprados
Cantidad de producto
* Precio establecido del producto
Impuesto de venta pagado
Cantidad total de dinero recibido

3
Establecer sueldos
*
Facilitar el balance del grado de productividad con respecto a los
costos y las ganancias.
CLASIFICACION DE LOS COSTOS

Dicha clasificacin consiste en determinar las cantidades en dinero de
materiales directos:
Mano de obra directa
Materia prima
Costos indirectos utilizados en la produccin.
2.3 INFORME DE REGISTRO DE INVENTARIOS
Es esencial que los registros sean adecuados para el control y

seguridad de las partidas de inventarios. Los registros de inventarios
aportan informacin til para comprar, mantener niveles adecuados de
existencias y calcular la tasa de rotacin de los productos que ofrece
la organizacin.
Generalmente este tipo de sistema no es independiente, se encuentra
integrado tanto por el departamento de ventas y compras, siendo
monitoreado de cierta forma por el departamento de contabilidad.
* Inventarios:
Registr para el procesamiento de entradas y salidas de ordenes en

donde se establece la cantidad exacta de mercanca que se encuentra
en almacn de la organizacin, estando en constante actualizacin
debido a las ventas de la empresa.
*
Procesar los pedidos de los clientes y las entradas por parte de la
organizacin
*
Procesar las rdenes de entrada y salida para satisfacer las
necesidades tanto de los clientes como de la misma empresa.
*
Eliminar errores en cuanto a la existencia de mercanca
(previniendo y eliminando la fuga de productos )
5
Evitar los pedidos de la mercanca inexistente
*
Estandarizar la frecuencia de procesamientos para dar trato
equitativo a cada producto y a cada cliente
Mantener consistencia entre velocidad y efectividad
2.4 INFORME DE REGISTRO DE DEVOLUCIONES
Un informe de registro de devoluciones debe de estar completamente

actualizado enlistando las causas por las cuales se esta efectuando la
devolucin de la mercanca.
Devolucin:
Accin y efecto de devolver o restituir al comprador por un bien o

servicio que no satisface sus necesidades y requerimientos.
*
Captar el nmero total de devoluciones en el periodo
correspondiente.
*
Informar a los departamentos responsables el motivo de la
devolucin, si es por precio al departamento de ventas, si es por falta
de calidad al departamento de produccin, y as sucesivamente.
2.5 INFORME DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS
En este registro se notificaran todas las transacciones concretadas

entre la organizacin y un tercero para que los movimientos de fondos
puedan ser reconstruidos mas tarde sin depender de la memoria ni
incurrir en posibles olvidos.
Fondos:
Conjunto de bienes que posee una persona u organizacin para

efectuar sus actividades de comercializacin de productos y servicios.
7
Este registro se efecta simultneamente con cada operacin y exige

la relacin con terceros.
*
Establecer el nivel de gestin administrativa de los ingresos y
egresos (tesorera).
No se pierden los datos que se van generando en la cotidianeidad de

la administracin
*
Mantener la contabilizacin de los ingresos y egresos y
confeccin de los reportes financieros e informes de rendicin de
cuentas.
Generar operaciones de ingresos o egresos.
2.6 INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR
Dentro de las actividades fundamentales y esenciales

en el
procesamiento de transacciones de toda organizacin se encuentran
las cuentas por cobrar, originadas de actividades de venta por las
cuales la empresa no ha obtenido el costo (dinero) de los productos o
servicios ya proporcionados a los clientes.
En trminos coloquiales podemos decir que el informe de registro de

cuentas por cobrar es la recopilacin de datos de clientes a los cuales
se les ha hecho prstamo del producto o servicio tomando como
garanta una promesa de pagar la cantidad adeudada mediante una
orden de compra en lugar de un cheque bancario.
Cuentas por cobrar:
Ingreso (efectivo o dinero) que se le adeuda a la empresa u

organizacin como resultado de una transaccin que ha sido
efectuada, pero por la cual no se le ha pagado.
2.7 INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
Los registros de adeudos muestran lo que la empresa debe a sus

proveedores, facilitan aprovechar los descuentos en efectivo y
permiten efectuar los pagos a su vencimiento.
Cuentas por pagar:
Cantidad de dinero debida al vendedor o al proveedor de los servicios

solicitados o de la mercanca recibida.
En trminos coloquiales podemos decir que el informe de registro de

cuentas por pagar es el almacenamiento y procesamiento de los
detalles referentes a las cantidades que deben de ser pagadas por
parte de la organizacin en tiempo y forma.
*
Conservar registro de facturas o notas en su caso, con detalles de
la compra.
Mantener el control sobre niveles de crdito
*
Los sistemas de cuentas por pagar estn diseados para
controlar las fechas de vencimientos y para avisar a las personas la
preparacin de su pago.
10

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Identificar clientes y mercados utilizados mediante:

El contador de costos necesita desarrollar documentos o informes de

* Precio establecido del producto

Impuesto de venta pagado

Cantidad total de dinero recibido

CLASIFICACION DE LOS COSTOS

Mano de obra directa

Costos indirectos utilizados en la produccin.

2.3 INFORME DE REGISTRO DE INVENTARIOS

Es esencial que los registros sean adecuados para el control y

Registr para el procesamiento de entradas y salidas de ordenes en

Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:

Evitar los pedidos de la mercanca inexistente

Mantener consistencia entre velocidad y efectividad

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Un informe de registro de devoluciones debe de estar completamente

Accin y efecto de devolver o restituir al comprador por un bien o

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2.5 INFORME DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS

En este registro se notificaran todas las transacciones concretadas

Conjunto de bienes que posee una persona u organizacin para

Este registro se efecta simultneamente con cada operacin y exige

Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:

No se pierden los datos que se van generando en la cotidianeidad de

Generar operaciones de ingresos o egresos.

2.6 INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR

Dentro de las actividades fundamentales y esenciales

En trminos coloquiales podemos decir que el informe de registro de

Cuentas por cobrar:

Ingreso (efectivo o dinero) que se le adeuda a la empresa u

2.7 INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

Los registros de adeudos muestran lo que la empresa debe a sus

Cuentas por pagar:

Cantidad de dinero debida al vendedor o al proveedor de los servicios

En trminos coloquiales podemos decir que el informe de registro de

Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:

Mantener el control sobre niveles de crdito

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