CI Manual Usuario Control Inventarios

MANUAL DEL USUARIO
CONTROL DE INVENTARIO
Versin 6.00
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fabricantes.
NDICE GENERAL
Acerca de esta Gua
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1

Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 2
Documentacin Adicional ........................................................................................................ 2
Introduccin a Control de Inventario
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 4

Caractersticas ........................................................................................................................... 4
Beneficios ................................................................................................................................. 9
Definiciones ............................................................................................................................ 10
Artculo ..................................................................................................................... 10
Materias primas ........................................................................................................ 10
Componentes ............................................................................................................ 10
Materiales en proceso ............................................................................................... 10
Productos terminados ............................................................................................... 11
Control de Lotes ....................................................................................................... 11
Artculo Alterno ....................................................................................................... 12
Capas de Costo ......................................................................................................... 12
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa
13
Nota Introductoria ................................................................................................................... 13

Integracin .............................................................................................................................. 13
Cmo se Implanta el Mdulo? .............................................................................................. 15
Parmetros del Mdulo ........................................................................................................... 16
Descripcin de Carpetas ........................................................................................... 17
Informacin General para las Transacciones de Control de Inventario 34

Control de Inventarios
ndice General i

Unidades de Medida ................................................................................................................ 34
Manejo de Unidades de Medida................................................................................ 35
Consecutivos ........................................................................................................................... 37
Manejo de Consecutivos ........................................................................................... 39
Clasificaciones ........................................................................................................................ 47
Manejo de Clasificaciones ........................................................................................ 49
Clasificaciones Adicionales .................................................................................................... 53
Manejo de Clasificaciones Adicionales .................................................................... 54
Cuentas Contables ................................................................................................................... 56
Manejo de Cuentas de Artculos ............................................................................... 58
Transacciones Configurables .................................................................................................. 69
Manejo de Transacciones Configurables .................................................................. 70
Plantillas de Nmeros de Serie................................................................................................ 81
Manejo de Plantillas de Nmeros de Serie ............................................................... 82
Ensamble de Artculos ............................................................................................................ 86
Manejo de Ensamble de Artculos ............................................................................ 87
Integracin con Control Presupuestal ...................................................................................... 89
Parmetros del mdulo ............................................................................................. 89
Documentos de inventario ........................................................................................ 90
Transacciones en lnea .............................................................................................. 93
Consideraciones importantes: ................................................................................... 94
Artculos
96

Manejo de Artculos ................................................................................................................ 97
Agregar un Artculo .................................................................................................. 97
Modificar un Artculo ............................................................................................. 130
Eliminar un Artculo ............................................................................................... 131
Cmo Definir los Artculos Alternos?................................................................... 131
Cmo Establecer las Bodegas del Artculo? ......................................................... 133
Cmo se Definen las Unidades de Distribucin? .................................................. 135
Lotes
138
Nota Introductoria ................................................................................................................. 138
Funciones Especiales del Submen ....................................................................................... 140
Seleccionar .............................................................................................................. 141
Aprobacin! / Vencimiento! ................................................................................... 142
Manejo de Lotes .................................................................................................................... 142
Modificar un Lote ................................................................................................... 142
Cmo Aprobar y / o Vencer Lotes? ...................................................................... 149
Pedimentos ............................................................................................................................ 150
ndice General ii
Transacciones
152

Transacciones por Paquete.................................................................................................... 152
Funciones Especiales del Submen ........................................................................ 154
Manejo de Paquetes ................................................................................................ 158
Manejo de Documentos .......................................................................................... 161
Transacciones en Lnea ......................................................................................................... 200
Manejo de Transacciones ....................................................................................... 207
Despachos ............................................................................................................................. 243
Funciones Especiales .............................................................................................. 245
Consulta
263

Artculos ............................................................................................................................... 264
Descripcin de Carpetas ......................................................................................... 271
Existencias ............................................................................................................................ 292
Bodegas .................................................................................................................. 293
Localizaciones ........................................................................................................ 299
Series ...................................................................................................................... 302
Consulta de Pedimentos ......................................................................................... 304
Transacciones ....................................................................................................................... 309
Encabezado Documentos ........................................................................................ 310
Detalle Documentos ............................................................................................... 315
Reportes
322

Contenido de Carpetas Artculos, Otros y Clasificacin ........................................ 323
Existencias de Inventario ...................................................................................................... 324
Filtro del Reporte.................................................................................................... 325
Formato del Reporte ............................................................................................... 326
Valoracin de Inventario ...................................................................................................... 326
Rotacin de Inventarios ........................................................................................................ 330
Actividad de Ventas .............................................................................................................. 333
Reporte de Costos ................................................................................................................. 335
ndice General iii

Comparativo de Costos ......................................................................................................... 338
Filtro del Reporte .................................................................................................... 338
Sugerencias de Re-orden ....................................................................................................... 339
Anlisis ABC/XYZ ............................................................................................................... 342
Filtro de los Reportes .............................................................................................. 343
Formato del Reporte de Anlisis ABC.................................................................... 346
Formato del Reporte de Anlisis ABC/XYZ .......................................................... 347
Cmo Elaborar Diagramas de Pareto? .................................................................. 348
Conteo Cclico ....................................................................................................................... 349
Mercadera sin Movimiento .................................................................................................. 350
Verificacin de Existencias ................................................................................................... 353
Transacciones por Artculos .................................................................................................. 355
Nmeros de Serie .................................................................................................................. 358
Atributos por Artculo ........................................................................................................... 359
Libro de Inventario ................................................................................................................ 360
General .................................................................................................................... 360
Clasificacin ........................................................................................................... 361
Clculo de valores del reporte................................................................................. 361
Procesos
364

Costo Estndar ...................................................................................................................... 365
Actualizacin Individual ......................................................................................... 365
Actualizacin en Batch ........................................................................................... 368
Inventario Fsico.................................................................................................................... 377
Manejo de Boletas de Inventario Fsico .................................................................. 378
Exportar Datos para Toma Fsica ............................................................................ 405
Importar Datos de Toma Fsica ............................................................................... 415
ndice General iv
Descongelar Existencias ......................................................................................... 419

Movimiento Contable ........................................................................................................... 422
Purga de Datos Histricos..................................................................................................... 426
Clasificacin ABC de Artculos............................................................................................ 428
Clculo de Puntos de Re-orden ............................................................................................. 435
Parmetros en Archivos *.ini
442

Lotes=SI/NO .......................................................................................................... 442
InventarioDolar=NO .............................................................................................. 442
ContabilizarTransacciones=SI/NO ......................................................................... 443
Bodegas de Consignacin=BC1,BC2 ..................................................................... 443
Control de Seguridad
446

Definicin de Privilegios ........................................................................................ 446
Glosario
450
ndice General v
INTRODUCCIN GENERAL
Acerca de esta Gua
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Control de Inventario es el corazn de las actividades de
manufactura del sistema, debido a que integra todos los movimientos
transaccionales que tienen relacin con consumos, ventas, ingresos, etc.
realizados directamente en l o desde los dems mdulos con los que
interacta.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo de
Control de Inventario y que requieran ejecutar el proceso de registro de
movimiento de mercadera (tanto interna como de importaciones), as como la
informacin que relaciona de cada proveedor con los artculos que se manejan
en la compaa para el establecimiento de puntos de re-orden, y pedidos.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo del Control
de Inventarios, Cuentas por Pagar y de la Contabilidad General
principalmente.
Introduccin General 1
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuacin se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta gua.
Caracterstica
Se refiere a...
Negrita Especial
Texto que se desea recalcar
Negrita Cursiva
Mdulos u opciones de Exactus
Nota
Presenta condiciones importantes sobre el

tema
Advertencia
Muestra situaciones de cuidado en el

proceso descrito
Tip
Brinda consejos al usuario que le facilitarn

el uso de Exactus
Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarn

a lo largo de esta gua y que se considera que el usuario acepta como normal:
Cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

de todos los mdulos que componen el producto.
Por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

compone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General,
Administracin del Sistema,
Control Bancario, etc.
Cuentas
por
Cobrar,
La gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar
con base en este criterio.
DOCUMENTACIN ADICIONAL
A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este mdulo.
Si desea conocer de...
Refirase a...
Seguridad de Exactus
Manual de Administracin del Sistema
Configuracin de Exactus
Manual de Configuracin del Exactus.ini
Configuracin de Compaas
Definicin de Tipos de Cambio
Definicin de Centros de Costo
Definicin de Perodos Contables
Cargador dinmico
Manual de Cargadores dinmicos
CAPTULO 1
Introduccin a Control de Inventario
NOTA INTRODUCTORIA
Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Control de
Inventario. Se detalla:
Las caractersticas generales de Control de Inventario.
El manejo general del sistema
La ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus
Los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Control de

Inventario.
Definiciones
CARACTERSTICAS
Entre las caractersticas ms importantes de este mdulo estn:
Interfaz grfica y amigable en Microsoft Windows.
Compatibilidad con Microsoft Excel para traslado de datos.
Manejo de diferentes tipos de costeo por artculos (UEPS, PEPS,

Estndar, Promedio).
Control capas de costo en las transacciones de inventario segn el tipo

de costeo definido a cada artculo.
Manejo de lotes de produccin con trazabilidad.
Inventarios en moneda local y dlares.
Soporte de imagen para cada artculo.

Introduccin a Control de Inventario 4
Definicin de artculos alternos.
Definicin y mantenimiento de alias para los artculos.
Mltiples tipos de transacciones de inventario.
Ajustes en el inventario simultneamente o en batch debido a las

transacciones realizadas.
Seguridad en el acceso de usuarios para cada opcin del mdulo.
Control en la creacin de transacciones segn los privilegios de cada

usuario para las bodegas de la compaa.
Consulta detallada de cada artculo.
Consulta de niveles de existencias en inventario y transacciones

realizadas.
Variedad de reportes para diversas funciones.
Actualizacin del costo estndar de los artculos.
Posibilidad de realizar inventarios fsicos para verificar y corregir

existencias en inventario.
Integrado a todos los mdulos de ventas, compras y produccin.
Ayuda en lnea sensible al contexto.
Totalmente operacional en sistemas multiusuario.
Arquitectura orientada a cliente / servidor.
Controla el manejo del listado de artculos de la compaa:
control detallado de las bodegas donde se almacena el artculo, as

como las existencias mnima, mxima y punto de re-orden
control del peso y volumen que ocupa cada unidad del artculo, para
analizar los requerimientos de espacio
manejo de los datos de compra que son utilizados en transacciones
de este tipo dentro del sistema
manejo de mltiples unidades de medida para el artculo, tanto para
almacenamiento, detalle y mltiplo de venta
permite el ingreso de gran nmero de tipos de artculos

permite llevar diferentes tipos de costeo para el ingreso y salida de
los artculos al inventario
control general de las existencias del artculo en bodega, segn la
capacidad de almacenamiento de la compaa
permite la clasificacin de los artculos por familias de productos
permite realizar clasificaciones ABC de los artculos
lleva control de la informacin general del proveedor que suministra

el artculo, en caso de que ste provenga de terceros
permite el manejo de artculos que utilizan lotes, as como la

definicin de los perodos de cuarentena, caducidad, etc.
permite registrar varios nombres para los artculos
permite definir artculos alternos que pueden sustituir al original
Lleva control de lotes sobre los artculos que as lo requieran:

en el cumplimiento de cuarentena y vencimiento de los artculos, de
modo que sus existencias no pueden ser consideradas para
consumos.
pues permite al usuario modificar el estado de los lotes, cuando han
cumplido las fechas lmites de cuarentena y vida til. En estos casos
se actualizar la existencia disponible y los lotes se considerarn
como existencia en cuarentena o vencida.
permite realizar ingresos parciales de artculos a un mismo lote.
Capacidad de generar movimientos en el inventario directamente desde

este mdulo, y reflejar los cambios en lnea o en lote:
despliegue de advertencias para control de procesos que no fueron
llevados a cabo.
control de ubicacin de los artculos por lotes, localizaciones y

bodegas.
registro y seguimiento del costo asociado con cada transaccin

realizada al artculo.
registro y almacenamiento de los costos de las transacciones en

moneda local y dlar.
manejo de capas de costo.
despliegue actualizado de las existencias en inventario, de modo que

el usuario puede conocer lo que realmente est en la bodega, en
cada localizacin de la misma y el estado de los artculos
(disponible, trnsito, cuarentena, vencido, produccin y pedida).
permite el chequeo de las transacciones ingresadas, antes de que se

realice la modificacin en el inventario.
control de auditora de los usuarios que realizan los movimientos en

inventario.
Ofrece una serie variada de consultas sobre informacin importante que

afecta directamente el manejo de los inventarios en una compaa:
consulta detallada de las caractersticas de cada artculo de la

compaa, as como de las existencias (y su estado) generales por
bodega y especficas por localizacin. Tambin presenta un listado
de los precios del artculo segn cada nivel de precios.
listado de las capacidades y existencias de los artculos por bodega.

listado de las capacidades y existencias de los artculos detallados
para cada localizacin de las bodegas.
listado de las transacciones realizadas al inventario y detalle de la

informacin relacionada con las mismas.
Genera una amplia variedad de reportes para el control de los

movimientos del inventario, que permiten obtener informacin
oportuna sobre todos los aspectos que afectan las existencias de los
artculos en inventario, por ejemplo:
El reporte de Existencias en Inventario muestra el estado de los
artculos en un determinado instante de tiempo, simula una
fotografa de las existencias o cantidades de los artculos, en un
instante especfico.
El reporte de Valoracin de Inventario presenta el detalle del costo
de los artculos, tal como: el costo unitario por artculo, el costo en
bodega por artculo y el costo en bodega acumulado de todos los
artculos.
El reporte de Actividad de Ventas es importante para monitorear las
ventas de la empresa, presenta la cantidad vendida de cada artculo;
el costo de ventas por artculo, el valor de las ventas por artculo y
el margen de utilidad sobre las ventas por artculo (en monto y
porcentaje).
El reporte de Costos detalla la actividad de costos, por transaccin,

para cada artculo. Presenta la cantidad y el costo de los ingresos,
los consumos y otras transacciones; la cantidad, el costo y el
acumulado de las ventas.
El reporte Comparativo de Costos compara los costos fiscales y

costos comparativos de cada artculo e indica la diferencia existente
entre ambos, tanto en monto como en porcentaje.
El reporte de Sugerencias de Re-orden sugiere las cantidades a

comprar de cada artculo, tomando en cuenta su punto de re-orden.
Adems, presenta informacin adicional para la toma de decisiones,
que incluye caractersticas del proveedor tales como, tamao de los
lotes, orden mnima, plazo de reabastecimiento y fecha de ingreso
del ltimo pedido.
El Anlisis ABC / XYZ realiza un anlisis de los movimientos de

los artculos del inventario y con base en stos se realiza la
clasificacin de los artculos.
El reporte de Conteo Cclico informa al usuario el nmero de das

de atraso, con respecto a la fecha de corte, en la aplicacin del
conteo fsico. Adems, para cada artculo seleccionado incluye la
fecha del ltimo inventario, la frecuencia en das del conteo fsico, y
la fecha del prximo inventario.
El reporte de Mercadera sin Movimiento informa el nmero de das

sin movimiento por artculo, es decir, durante los cuales no se ha
aplicado al menos una transaccin (ingreso, consumo, venta u
otras), dentro del intervalo de tiempo establecido por el nmero de
das especificados por el usuario anteriores a la fecha de impresin
del reporte.
El reporte de Verificacin de Existencias presenta:
las existencias actuales por artculo y su diferencia con respecto a

la existencia mnima permitida
las existencias actuales por artculo y su diferencia con el punto de
re-orden establecido
las existencias actuales por artculo y su diferencia respecto a la
existencia mxima permitida
El reporte de Transacciones por Artculo presenta un listado de las

transacciones que se han realizado sobre uno o varios artculos que
sean consultados, para un rango de fechas especificado por el usuario.
Presenta el costo de la transaccin y el tipo de transaccin efectuada.
Manejo de mltiples unidades de medida, para el manejo de los

artculos.
Permite la clasificacin de transacciones de acuerdo a las necesidades

especficas de cada usuario.
Actualizacin automtico o manual para el costeo estndar de los

artculos.
Permite realizar inventarios fsicos de los artculos en bodega.
Obtiene reportes variados que facilitan la labor del inventario fsico.
Integracin de todas las transacciones de inventario con la contabilidad

de la compaa, genera asientos en el mdulo de Contabilidad General,
que reflejan el efecto de las ventas, consumos, compras, ingresos de
produccin, etc.
Realiza la clasificacin ABC de los artculos automticamente, es

decir, determina la importancia de los artculos con base en el costo
total y en su contribucin (frecuencia) en las transacciones registradas.
BENEFICIOS
Entre los beneficios a destacar para el mdulo de Control de Inventario
encontramos que:
Ofrece un amplio conjunto de funciones para el control y

administracin de los inventarios, permitiendo reducir los niveles del
inventario ocioso y los costos relacionados.
Satisface los requerimientos de gran variedad de compaas de los

sectores comerciales, de distribucin y de manufactura.
Facilita la administracin de los inventarios

particionamiento de bodegas en localizaciones.
Ayuda en la deteccin y correccin de discrepancias entre el inventario

reportado y el real.
Constituye una herramienta eficaz para aumentar la rotacin de los

inventarios.
Ayuda en la trazabilidad de artculos debido al manejo de funciones de

control de lotes, caracterstica que beneficia labores de control de
calidad, control de vencimientos, etc. Esto satisface requerimientos de
compaas farmacuticas, de alimentos, qumicas y otras.
Asegura la confiabilidad de los datos a travs del uso de funciones de

registro de movimientos con capacidad para revisin, modificacin e
impresin antes de su aplicacin.
Facilita el control de las transacciones que se realizan por medio de un

registro de consecutivos de documentos configurable para el usuario.
travs
del
Da apoyo a la toma de decisiones al brindar reportes con informacin

importante sobre el manejo de inventarios.
Ofrece flexibilidad para reporte de inventarios en moneda local y

moneda dlar.
DEFINICIONES
ARTCULO
Los artculos son los elementos esenciales del inventario de una compaa. Los
artculos adquiridos a los proveedores dependern directamente del tipo de
inventario que se necesita reabastecer.
Existen varios tipos de inventario, y en consecuencia, clasificaciones de los
artculos que los componen, entre ellos se pueden mencionar:
MATERIAS PRIMAS
Estas son acero, harina, madera, telas u otros materiales utilizados para elaborar
los componentes de los artculos terminados.
COMPONENTES
Estos son partes o submontajes que se encuentran listos para ir al montaje final
del producto.
MATERIALES EN PROCESO
Estos son materiales y componentes sobre los que se efecta un trabajo o que se
encuentran esperando en la fbrica entre una operacin y otra.
PRODUCTOS TERMINADOS
Estos son artculos terminados que se tienen en inventario y que se encuentran
listos para ser embarcados a un cliente de acuerdo a un pedido en una planta de
produccin.
En todos estos tipos de inventario participan artculos, los cuales se encuentran
en distintos estados como se mencion anteriormente.
Los artculos pueden ser manejados por varias opciones del sistema, en la
seccin "Artculos" en la pgina 96 se explican las caractersticas especficas de
los artculos y en el apartado "Transacciones" en la pgina 152 se presenta el
detalle del manejo de los artculos en las transacciones de inventario
propiamente.
CONTROL DE LOTES
El control de lotes comprende la asignacin de un nmero de identificacin
(orden) a una tanda particular de fabricacin para acumular datos que se
relacionan con ella.
Con esta informacin es posible controlar las fechas especficas de cuarentena y
de vencimiento de cada lote de artculos, con el propsito de brindar siempre
productos de calidad a los clientes. Adems permite llevar el control de
aquellos artculos de materia prima y producto terminado que cuentan con
fechas de vencimiento con el fin de que no sean utilizados si han sobrepasado
este perodo.
Otros aspectos para los que se utiliza el control de lotes corresponden a
recuentos de piezas que reportan los operadores de mquinas de manera que la
exactitud de las quejas laborales (base para el salario del operador) pueda
verificarse. En las compaas que utilizan costeo estndar, se acumulan los
costos de material real y de la mano de obra para cada lote de fabricacin.
Para efectos del funcionamiento del mdulo, el control de lotes se basa en el
registro y seguimiento de las fechas de entrada, cuarentena, salida de inventario
y vencimiento de los mismos. Esto permitir la restriccin de las transacciones
de los artculos que pertenezcan a un lote especfico que no cumpla con los
requerimientos establecidos.
El manejo, aprobacin y vencimiento de lotes se presenta en la seccin "Lotes"
en la pgina 138.
ARTCULO ALTERNO
Un artculo alterno es aquel que tiene caractersticas similares a un artculo de
referencia. De manera que, puede sustituirlo en caso de que no haya suficiente
existencia en el inventario.
Un artculo puede ser sustituto del primero, pero algunas veces ocurre que el
primer artculo no puede sustituir al artculo alterno. Es decir no son recprocos.
Esto permite que se puedan asignar diferentes productos sustitutos a un artculo
especfico, de esta forma la persona que produce o factura puede sustituir un
artculo sin existencias por otro de caractersticas iguales o similares.
En la opcin "Artculos" en la pgina 96 se definen los artculos del inventario
y sus posibles productos alternos o sustitutos.
CAPAS DE COSTO
Cuando se utiliza el tipo de costeo UEPS o PEPS, el sistema permite un infinito
nmero de capas de costo por cada ingreso al inventario. Cada capa representa
un ingreso, y en cada una de ellas se guarda la informacin de la cantidad
original ingresada, la cantidad restante (despus de hacer consumos), el costo
unitario y el costo total.
Por cada consumo realizado en el inventario, se disminuir la cantidad restante
de la ltima o de la primera capa almacenada, segn sea el tipo de costeo
utilizado.
Existe la posibilidad de que las capas que queden en cero, es decir, que sean
consumidas en su totalidad, puedan ser purgadas una vez que la cantidad
restante es igual a cero. Esta funcionalidad se habilita o deshabilita en los
Parmetros del Mdulo.
CAPTULO 2
Definicin de las Caractersticas Generales
de la Compaa
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el mdulo de Control de Inventario como en otros mdulos de
Exactus relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compaa.
Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:
La integracin de Control de Inventario con los otros mdulos de

Exactus.
La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.
La definicin de los Parmetros del Mdulo
INTEGRACIN
El mdulo de Control de Inventario est integrado a los siguientes
mdulos del sistema Exactus:
Administracin del Sistema
Contabilidad General
Facturacin
Administracin del Mantenimiento
Control de Produccin y Costos
Administracin de Productos
Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 13
Compras
Requerimiento de Materiales
Plan Maestro de Produccin
Control Presupuestal
De Administracin del Sistema toma la informacin contenida en las

tablas de datos y las caractersticas de seguridad para el acceso a las opciones
del mdulo para cada usuario o grupo.
En Contabilidad General se registran los asientos contables generados
para todas las transacciones de inventario de un perodo definido, para lo cual
utiliza las cuentas contables definidas por el usuario.
El mdulo de Facturacin reserva artculos de manera que no pueden ser
utilizados en otras transacciones, adems crea los pedidos de los clientes con
base en las existencias disponibles en el inventario.
Por otro lado, Administracin del Mantenimiento utiliza los artculos
definidos en Control de Inventario para el registro y control de rdenes de
trabajo para la reparacin o mantenimiento preventivo de los equipos.
Produccin y Costos realiza transacciones de inventario para consumo,
devolucin e ingreso de artculos a las bodegas segn lo definan las rdenes de
produccin.
Administracin de Productos le da mantenimiento a los alias de los
artculos del inventario.

Por su parte Compras actualiza los niveles de existencias en el inventario
segn la cantidad de artculos que se hayan aceptado al proveedor.
El mdulo de Requerimiento de Materiales utiliza las existencias
disponibles de materia prima y las caractersticas de los artculos para el clculo
de las cantidades a solicitar en las rdenes de compra.
El mdulo de Plan Maestro, considera la existencia disponible en bodega de
artculos terminados para obtener los requerimientos netos de fabricacin en
cada perodo del Plan Maestro de Produccin.
La integracin con Control Presupuestal permite indicar un presupuesto en
los documentos de inventario y en las transacciones en lnea. La integracin es
efectiva para documentos y transacciones solo de tipo consumo, disminuyendo
para este tipo de transacciones el presupuesto seleccionado.
A continuacin se presenta una figura que ilustra la integracin de otros
mdulos del sistema con Control de Inventario representado por sus
respectivos conos.
Integracin de Control de Inventario
CMO SE IMPLANTA EL MDULO?

Para iniciar las operaciones del mdulo de Control de Inventario, deben
haberse terminado las respectivas implantaciones de los siguientes mdulos:
Administracin del Sistema, Contabilidad General y Compras.
El orden general en que se inicializarn los datos ser el siguiente:
Del mdulo de Administracin del Sistema
Usuarios, Grupos y Privilegios

Bodegas
Privilegios por Usuario para cada Bodega
Localizaciones
Cdigos de Impuesto
Centros de Costo
Uso de Lotes (se establece si se trabaja o no con lotes desde la

definicin de compaas)
Tipos de Cambio
Del mdulo de Contabilidad General
Cuadro de Cuentas Contables y Centros de Costo
Del mdulo de Compras
Proveedores
Del mdulo de Control de Inventarios
Parmetros del Mdulo
Unidades de Medida
Clasificaciones
Cuentas de Artculos
Artculos
Artculos Alternos
Nivel de Existencias en Inventario
Deber corroborar que todos los datos antes mencionados estn debidamente
instalados en sus respectivos mdulos, para asegurar el adecuado
funcionamiento de Control de Inventario.
PARMETROS DEL MDULO

Los parmetros del mdulo son aquellos valores que pueden ser cambiados,
modificados o ajustados segn la preferencia o necesidad del usuario, de
manera que el sistema se adapte a sus requerimientos y sea as ms funcional.
En esta seccin se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como
de contenido, que afectarn las funciones del mdulo. La ventana de
Parmetros del Mdulo funciona por medio de carpetas o tabs, que

controlan los diferentes tpicos por definir en el mdulo.
DESCRIPCIN DE CARPETAS
General
Contiene los aspectos generales de formato de las cifras decimales, mtodos de
costeo, texto de clasificaciones, costo ingresos especiales, unidades de medida,
conteos cclicos y capas de costo.
Carpeta Generales de Parmetros del Mdulo
Decimales: en estas casillas se deben establecer el nmero de cifras decimales

que desplegarn los valores de costo, nivel de existencia y pesos de los
artculos.
Costos por omisin: aqu se definen los mtodos de costeo, por omisin,
para cada artculo, que se considerarn para medir el rendimiento de la
empresa. Se debe notar que es el costeo por omisin, ser el que el sistema
sugiere cuando se crea un nuevo artculo, sin embargo el usuario puede
cambiarlo segn las caractersticas especficas del registro.
Textos de Clasificaciones: establece los ttulos que se desplegarn en las
clasificaciones de los artculos. Esta clasificacin se define para cada artculo
desde la carpeta de Clasificacin en la creacin de artculos, bajo la opcin de
Artculos!
Costo Ingreso especiales: se deben definir los costos registrados que se
utilizarn cuando se crean transacciones de ingreso de artculos con costo
desconocido, por ejemplo, fsico, miscelneo, costos debido a faltantes en
inventario fsico, etc. Se podrn definir que dichas transacciones se registren
con el ltimo costo del artculo, con el costo promedio o bien con el costo
fiscal.
Unidad de Peso: unidad de medida que se utilizar para definir el peso de los
artculos en inventario. El sistema maneja le peso de los artculos con base en
su unidad de almacenamiento.
Unidad de Volumen: unidad de medida que se utilizar para definir el
volumen o espacio que ocupan los artculos en el inventario. El sistema maneja
el volumen de los artculos con base en su unidad de almacenamiento.
Existencias en Totales: en este campo el usuario debe marcar los tipos de
existencias que se considerarn para calcular la existencia total de un artculo
en una localizacin o en una bodega. Segn las opciones marcadas en este
campo, as se desplegarn los totales de artculos en las diferentes consultas del
mdulo. Las existencias a seleccionar corresponden a:
Disponible
Remitida
Reservada
Indicadores
Carpeta Indicadores de Parmetros del Mdulo
Dentro de esta carpeta se ingresan los siguientes parmetros:

Integracin contable: el usuario debe especificar si el mdulo tiene
integracin contable. Si esta opcin no est marcada, la carpeta Contable no
estar activa y tampoco se registrarn en la contabilidad los movimientos
debido a las transacciones de inventario.
Control de localizaciones: establece si el sistema considerar la ubicacin
de los artculos en distintas localizaciones dentro de una misma bodega. Si no
se lleva control de localizaciones, las pantallas de transacciones y consulta
deshabilitarn los campos correspondientes a esta caracterstica.
Si esta opcin es marcada, dentro del mdulo de Administracin del Sistema se

desplegar la funcin Localizaciones donde se definen las mismas para cada
bodega.
Ajuste de conteo cclico: esta opcin permite que la frecuencia de conteo
definida para cada artculo sea modificada segn los resultados obtenidos del
proceso de clasificacin ABC.
Eliminar capas de costo: permite eliminar automticamente las capas de
costo UEPS o PEPS cuando son consumidos totalmente. Es decir, no se
presentarn las capas que estn en cero, el usuario no tendr que hacer esta
purga manualmente.
Usa cdigos de Barras: permite indicar la utilizacin o no, en el mdulo,
de la funcionalidad de cdigos de barras. Si se encuentra marcado el sistema
activa la carpeta Cdigo de Barras.
Usa control de Pedimentos: Indica si el sistema est configurado para usar
control de pedimentos, lo que impacta el modo de operacin de los mdulos de
Compras y Facturacin tambin, tanto en el ingreso de embarques como en la
facturacin de mercadera respectivamente,con esta opcin el sistema realizar
el seguimiento de los pedidos o pedimentos, cabe resaltar que esta opcin es
solo para la mercadera que es importada.Para saber acerca de Pedimentos ver
seccin Pedimentos en la pagna 150
Usa control de pedimentos: :
1)Pedimento: cdigo asignado en el momento de la importacin.
2)Aduana: nombre o cdigo de la aduana que realiza la importacin.
3)Fecha del pedimento: un campo fecha que es llenado cuando se asigna el
pedimento.
Usa Aprobacin de paquetes: esta opcin se usa para realizar la
aprobacin de documentos en transacciones por paquete.
Usar bitcora de transacciones: esta opcin marcada lo que har ser
crear en la instalacin un archivo bitcora con el detalle de la aplicacin de
transacciones de inventario.
Relacionar Artculo-Proveedor: esta opcin marcada le permitir agregar
la relacin Artculo-Proveedor al crear un artculo nuevo, si este parmetro se
encuentra marcado, esta relacin ser obligatoria al ingresar un artculo nuevo.
Reservar existencias al guardar documentos en paquetes: Cuando
se guardan documentos en paquetes de CI, se pueden reservar las existencias de
la transaccin generada.
Redondear las unidades de detalle: bsicamente si se tiene este

parmetro marcado es para que desde las pantallas de consulta de existencias de
CI y FA las unidades de detalle se muestren redondeadas. Es importante decir
que es solo para efectos de visualizacin de estas unidades.
Transacciones por Usuario: si esta casilla se encuentra marcada es
necesario especificar a los usuarios el privilegio de aplicar determinados tipos
de transacciones. Si la casilla no se encuentra marcada, el mdulo no tendr la
funcionalidad restringida en cuanto al uso de transacciones para ningn usuario.
Slo usuarios habilitados especficamente en el rbol de la seguridad para
modificar este campo pueden tener acceso sobre l. De otro modo el campo
aparecer deshabilitado (vea la seccin "Definicin de Privilegios" en la pgina
446 para mayor detalle del manejo de privilegios de los mdulos en
Administracin del Sistema).
Validar fase en transacciones de tipo consumo: si este parmetro se
encuentra marcado, al realizar transacciones de tipo consumo se validarn las
fases, de lo contrario no se validarn. Esto es debido a que para algunos
artculos si debe validar fase y para otros no.
Obliga incluir fase en transacciones de consumo: si este parmetro se
encuentra marcado, al realizar transacciones de tipo consumo se obligar incluir
una fase aunque el artculo en cuestin no est presupuestado en ningn
proyecto del mdulo de Control de Proyectos, es decir no validar que exista
dicha relacin.
Usa Consecutivos para documentos por: este parmetro define si el
mdulo sugiere el consecutivo de los documentos de transacciones de
inventario que se crean segn un formato especfico y con restricciones
relacionadas con el tipo de transaccin que se aplica, o si dicho consecutivo
puede ser definido por el usuario sin ninguna restriccin de formato o tipo de
transaccin.
Si el parmetro es marcado se tienen las siguientes opciones:
Manejo Estndar: si se marca esta opcin, el consecutivo de los

documentos de transacciones de inventario ser sugerido por el sistema
basndose en los formatos establecidos en la seccin Manejo de
Consecutivos en pgina 39.
Rutinas Configurables: si se marca esta opcin, el consecutivo de los

documentos de transacciones de inventario ser sugerido por el sistema
segn los formatos que sean establecidos por la empresa por medio de un
archivo donde se definan dichas rutinas configurables o "hook". Este
archivo deber ser programado por la compaa segn sus requerimientos.
Nota importante:
En cuanto a la relacin del consecutivo con el mdulo de Compras (en caso de
estar instalado), se tiene lo siguiente:
Si en inventario se ha definido que se utilizan consecutivos, se
habilitar en la carpeta General de los parmetros de Compras un
botn de chequeo para indicar si se desea utilizar los consecutivos
definidos en el mdulo de Control de Inventarios, (si est
seleccionado indica que s).
Por otro lado si en Control de Inventario no se utilizan consecutivos o
no se selecciona el botn de chequeo, se utilizar para las devoluciones
un consecutivo propio de Compras, (de la misma manera que se utiliza
en las otras transacciones del mdulo). Este consecutivo tendr la
misma operabilidad que los dems consecutivos del mdulo.
Usa nmeros de serie: si la funcin con nmeros de serie se habilita, el
sistema activar todas las opciones necesarias para que el usuario pueda
especificar qu artculos llevarn este tipo de control especfico y los nmeros
de serie de los productos que salen.
A la hora de realizar una transaccin, el sistema maneja el detalle de los
nmeros de serie. Si se presentase un error, el sistema mostrar el rango de
nmeros de serie que present error. En caso de que el artculo use una plantilla
de series abierta, entonces si se puede ubicar con exactitud la serie con
problemas, de lo contrario se indicar un rango que contendr el nmero de
serie con error.
Control de entradas: si tambin est configurado el control de entradas, los
nmeros de serie de los artculos que ingresan sern registrados por medio del
control de nmeros de serie. Adicionalmente, funcionalidad de consulta y
reporte de existencias con detalle por nmeros de serie.
Transacciones de inventario/ Nmero mximo de lneas: est opcin
se utiliza para controlar el mximo nmero de lneas que el sistema va a
permitir en las transacciones del mdulo. Se utiliza para evitar el alargamiento
exagerado de los documentos.
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integracin de Control de Inventario con Contabilidad General. Entre ellos
se encuentran: tipos de asiento, paquetes y modo de generacin de asientos

contables.
Carpeta Contable de Parmetros del Mdulo
Las casillas a definir son:

Tipo de Asiento por omisin: se debe establecer el tipo de asiento que se
generar al hacer la contabilizacin de las transacciones de inventario.
Paquete por omisin: en esta casilla se debe definir el cdigo del paquete
contable en el que se generarn los asientos debido a las transacciones de
artculos.
Generacin de Asiento: esta opcin establece la forma en que se realizar
la integracin contable de las transacciones de este mdulo. Cuando se registra
un documento de cualquier tipo, se iniciar el proceso de integracin contable.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacin

que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
Visualizar
Modificar
Aplicar automticamente
Existen seis posibles modalidades de la integracin contable, segn se marquen
o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas modalidades
corresponden a:
Visualizar
Modificar
Si no se marca ninguna opcin, el sistema genera el asiento contable y lo
manda al diario, pero ste no se puede ver desde este mdulo.
Visualizar
Modificar
Al marcar nicamente la opcin de aplicar automticamente, el asiento contable
se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede ver desde
este mdulo.
Visualizar
Modificar
Si se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el asiento
contable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin y el sistema
manda el documento al diario de la contabilidad.
Visualizar
Modificar
En esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este mdulo,
el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior
aprobacin.
Visualizar
Modificar
Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento desde
el mdulo de Control de Inventario, el sistema mandar el asiento
directamente al mayor de la contabilidad.
Visualizar
Modificar
En esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer
ninguna modificacin, el sistema lo manda directamente al mayor.
Ajustes
En esta carpeta se debe establecer en cules tipos de transaccin se generarn
asientos en lnea. Es decir, se debe definir en cules tipos de transaccin se
desea que justo al finalizar el movimiento, (cuando ste se hace desde la opcin
de Transacciones en Lnea), se inicie el proceso de contabilizacin de
transacciones.
Carpeta de Ajustes de Parmetros del Mdulo
Al marcar los tipos de transaccin se establece que sern los movimientos que
registren asientos contables justo despus de grabarla en la base de datos.
En caso de desactivar las opciones, el movimiento contable se registrar por
grupos y peridicamente, cuando el usuario ejecute la opcin de Movimiento
Contable del men de Administracin.
Centro de Costo por lnea de transaccin: al marcar esta opcin se
define que para transacciones tipo consumo, se utilice en el asiento contable el
centro de costo establecido en la transaccin de inventario.
Entonces, en el asiento se considerar el nuevo centro de costo y la cuenta
contable definida para tal fin. Si en el mdulo de Contabilidad General no se
ha definido esta relacin centro-cuenta, el sistema solicitar que se modifique el
centro de costo de la transaccin de inventario.
Cdigo Barras
Esta carpeta se encarga de almacenar la informacin acerca de los cdigos de
barras a utilizar as como su manejo. Esta carpeta se activa solo si est marcado
el parmetro "Usa Cdigos de Barras" que est en la carpeta Indicadores de
esta misma funcin.
Carpeta de Cdigo Barras de Parmetros del Mdulo
Dentro de la pantalla se presenta la siguiente informacin:

Unidades de Distribucin: permite que se utilicen las unidades de
distribucin. Al marcar este parmetro se habilita el botn de Unidades de
Distribucin en el mantenimiento de artculos.
Asistencia Automtica: la asistencia automtica en los cdigos de barras

consiste en un mecanismo el cual puede auxiliar tanto la creacin como la
validacin de los cdigos de barras por medio de tres fases:
Los dgitos aportados por las clasificaciones: Un artculo puede

pertenecer a seis clasificaciones. Cada clasificacin por su parte puede
aportar un cierto nmero de dgitos a la parte del cdigo de barras
referente al producto. Por ejemplo: Supongamos que la Clasificacin 1
aporta 5, la Clasificacin 2 aporta 12 y la Clasificacin 3 aporta
8. Para un artculo que utilice las tres clasificaciones la parte
correspondiente al cdigo del producto deber ser 5128X donde X es
el nico dgito que queda para distinguir a un artculo de otro. Debe
manejarse con mucho cuidado el asunto del aporte de dgitos pues un
mal uso podra agotar los dgitos para distinguir los artculos.
Las Reglas Locales (parte fija del cdigo de barras): En parmetros

del mdulo existe una seccin para cada tipo de cdigo de barras
(exceptuando el tipo UCC-8) en donde se puede digitar una parte que
siempre ser fija en los cdigos, tal como el cdigo del pas o el cdigo
de la empresa.
Clculo del dgito de chequeo: Cualquier tipo de cdigo de barras tiene

un dgito verificador (el ltimo dgito) el cual sirve para validar y
diferenciar los cdigos. En cada tipo de cdigo de barras el clculo de
este dgito se hace de manera diferente y es por ello que la asistencia
automtica podra calcular dicho dgito para evitar que el usuario tenga
que hacer el clculo a pie.
Si el parmetro asistencia automtica est marcado se habilitan los campos para
Reglas Locales de la carpeta. Solo se habilitan los campos para los tipos de
cdigos de barras que el usuario marque como utilizados o soportados por el
sistema.
La longitud mxima y mnima de estos campos es la misma, o sea, si para el
cdigo EAN-13 el pas tiene 3 dgitos, no se permitir digitar menos o ms
caracteres en ese campo. Lo mismo aplica para todos los dems campos
(productor, sistema, etc)
Ejemplo de formacin de cdigo con asistencia

Suponga el usuario que se est utilizando el tipo UCC-12.
Supngase adems que el aporte de dgitos de las clasificaciones nombrado
arriba. Suponga tambin que la parte fija del cdigo es 2 para el cdigo del
sistema y 12345 para cdigo del productor. Por lo tanto el cdigo de barras
para cualquier producto ser:
2 12345 5128X Y en donde X es el dgito que diferencia un artculo de otro y Y
es el dgito de chequeo que es calculado por el sistema. Por consiguiente el
usuario solo debe manejar un dgito en vez de doce dgitos.
Tipos a utilizar:
EAN 13
Si se marca esta opcin y si se ha marcado Asistencia Automtica, entonces
se habilitan los campos correspondientes a las reglas locales. Las reglas locales
corresponden a las partes fijas (asignadas por ACCC o EAN de cada pas) del
cdigo de barras segn el cdigo que se utilice. En el caso de EAN 13 estas
partes corresponden a cdigo de pas y cdigo de productor.
No se puede digitar la parte correspondiente al cdigo del productor si
previamente no se ha digitado la parte correspondiente a pas. Por el contrario
puede digitarse pas sin necesidad de digitar la parte de productor.
EAN 8
cdigo de barras segn el cdigo que se utilice. En el caso de EAN 8 estas
partes corresponden a cdigo de pas.
UCC 12
cdigo de barras segn el cdigo que se utilice. En el caso de UPC A estas
partes corresponden a cdigo del sistema y cdigo de productor.
No se puede digitar la parte correspondiente al cdigo del productor si
previamente no se ha digitado la parte correspondiente a la variable del sistema.
UCC 8
Esta opcin no posee reglas locales dado que este tipo de cdigo de barras es
asignado en su totalidad por la ACCC, es decir que el usuario no tiene control
sobre la codificacin.
Genrico
Esta opcin adems de no poseer reglas que restrinjan el formato del cdigo de
barras a asignar al artculo, puede ser delimitada a gusto del usuario para casos
especiales, acepta un mximo de 20 caracteres los cuales pueden ser

alfanumricos.
Observacin: En el caso de que existan artculos con algn tipo de cdigo de

barras asignado, digamos EAN 8, y se intente desmarcar este tipo de cdigo
para indicar que no se utiliza se brindar un mensaje indicando: Existen
artculos que manejan el cdigo EAN 8. Primero debe asignarle otro tipo de
cdigo a los artculos que utilicen EAN 8 y luego podr desmarcar este cdigo
de los tipos a utilizar.
Reglas Locales
Estos campos se habilitarn solo si se marca la opcin de Asistencia
Automtica.
Cada uno de estos campos tiene un significado y longitud diferente de acuerdo
al tipo de cdigo de barras, as:
o EAN 13: El primer campo corresponde al cdigo del pas con una
longitud de tres dgitos. El segundo campo corresponde al cdigo del
productor con una longitud de cinco dgitos. Para poder digitar en el
segundo campo es necesario digitar un valor en el primer campo.
o EAN 8: El campo corresponde al cdigo de pas con una longitud de
tres dgitos.
o UCC 12: El primer campo corresponde al cdigo del sistema con una
longitud de un dgito. El segundo campo corresponde al cdigo del
productor con una longitud de cinco dgitos. Para poder digitar en el
segundo campo es necesario digitar un valor en el primer campo
Cada campo no puede contener menos caracteres de los que especifica el
cdigo de barras.
Prioridad de Bsqueda: este parmetro define la prioridad que el sistema
utilizar para la bsqueda de los artculos dentro del ERP, ya sea con F1 o
dando doble clic sobre el campo de bsqueda presentando dos opciones:
Por cdigo del artculo
Por cdigo de barras
Presupuesto
Por medio de esta carpeta se le puede indicar al mdulo que utilice o no un
presupuesto para las transacciones de tipo consumo. Si la integracin est
activa debe requerir un paquete presupuestal y un presupuesto por omisin que

se sugerir para los documentos de inventario.
Carpeta Presupuesto de Parmetros del Mdulo
Dentro de la pantalla se presenta la siguiente informacin:

Integracin con Control Presupuestal: por medio de esta opcin se le
puede indicar al mdulo que se encuentra activa la integracin con el mdulo
de Control Presupuestal y entonces ser requerido un par presupuestal para
las transacciones de tipo consumo.
Al marcar este parmetro se habilitan los siguientes campos:
Paquete: se debe indicar el cdigo del paquete para el presupuesto, con
doble clic, F1 o simplemente digitando un presupuesto existente se
puede llenar este espacio.
Presupuesto: se debe indicar el cdigo del presupuesto a utilizar, con

doble clic, F1 o simplemente digitando un presupuesto existente se
puede llenar este espacio.
Nota importante: para poder utilizar la integracin de control

presupuestal con Inventarios es requerido que en el mdulo de
Contabilidad General en parmetros del mdulo se encuentre marcada
la opcin Integracin con Control Presupuestal,
y que en la cuenta que se encuentre dentro del presupuesto se encuentre

marcada la opcin Valida Presupuesto de CR.
Si estas opciones se encuentran desmarcadas, al intentar realizar el apartado

presupuestal el sistema enviar un mensaje que dir que no existe monto
disponible para generar el apartado. Lo que realmente se quiere advertir es que
la cuenta en cuestin no Valida Presupuesto CR.
CAPTULO 3
Informacin General para las
Transacciones de Control de Inventario
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan las opciones del men en las que se debe hacer
ingreso de informacin para alimentar el sistema.
Dentro del submen de Administracin se da mantenimiento a las tablas de las
opciones que conforman esta seccin y que corresponden a:
Unidades de Medida
Consecutivos
Clasificaciones
Cuentas Contables
Transacciones Configurables
Plantillas de nmeros de serie
Emsambles de Artculos
Dichas opciones brindan la oportunidad a la empresa de llevar un control ms
detallado de los activos.
UNIDADES DE MEDIDA
En esta opcin, se da mantenimiento a las unidades de medida que se utilizarn
para cada artculo que se agregue en el inventario.
Las unidades de medida se refieren a diversas formas de considerar los
artculos, segn el manejo o los fines de las transacciones, ya sea,
almacenamiento, venta, detalle. Tambin determinan la manera en la que sern

contabilizados los movimientos dentro del sistema.
Esta opcin presenta una tabla de datos, donde el usuario establece todas
aquellas unidades de medida que considere convenientes.
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Pantalla de Unidades de Medida
MANEJO DE UNIDADES DE MEDIDA

Agregar una Unidad de Medida
Para agregar unidades de medida siga las instrucciones siguientes:
1. En el men principal del, en la opcin de Administracin, se debe
escoger la aplicacin Unidades de Medida. Esto har que se
despliegue una tabla de datos donde la informacin se presenta en

forma de columnas.
2. En la tabla de datos, localice en Registro la opcin Nuevo y actvela
presionando dos veces el botn izquierdo del ratn o presionando
Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere, presione la
tecla Ctrl+N o active el cono
para agregar un nuevo rengln a la
tabla de datos.
3. Dentro de la tabla se deben ingresar los siguientes datos:
Unidad de Medida: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el nombre
de la unidad de medida que ser creada.
Descripcin: en esta casilla el usuario debe digitar el nombre de la unidad de
medida o cualquier descripcin que haga ms clara la identificacin de la
misma.
4. Una vez que se han ingresado los datos, proceda a grabar la
informacin digitada presionando el botn izquierdo del ratn sobre el
cono
o bien con la opcin Actualizar del submen Registro o
con las teclas Ctrl+A. Si lo desea puede ingresar todos los datos y
grabar la informacin solamente al final de la sesin. Esto se hace por
medio del cono .
Modificar una Unidad de Medida

El procedimiento para modificar un registro, es el que se muestra a
continuacin:
forma de columnas.
2. Dentro de la tabla, el usuario debe seleccionar el registro que ser
modificado, para esta operacin, se debe situar el highlight en la fila
que contenga dicho registro y presionar un click.
3. Solo se puede modificar la descripcin de las unidades de medida,
debido a que el cdigo no es modificable. Para modificar una medida,
se debe presionar un doble click sobre la casilla para que esta se active
y el usuario digite la nueva informacin.
4. Una vez que se han ingresado los datos, proceda a grabar la

informacin digitada presionando el botn izquierdo del ratn sobre el
cono
o bien con la opcin Actualizar del submen Registro o
con las teclas Ctrl+A. Si lo desea puede ingresar todos los datos y
grabar la informacin solamente al final de la sesin. Esto se hace por
medio del cono .
Eliminar una Unidad de Medida

El procedimiento para eliminar un registro, es el que se muestra a continuacin:
forma de columnas.
eliminado, para esta operacin, se debe situar el highlight en la fila que
contenga dicho registro y presionar un click.
3. Una vez que ha sido marcado el registro, el usuario debe escoger la
opcin Eliminar que se encuentra bajo Registro en el submen. Esta
operacin tambin se puede realizar presionando las teclas Ctrl+E o el
cono . Si el registro est unido a otras aplicaciones, el sistema no
eliminar la unidad y avisar al usuario de que la operacin no se puede
realizar.
CONSECUTIVOS
Esta funcin se encuentra activa slo si dentro de los parmetros globales del
mdulo se encuentra marcado "Manejo Estndar" para el manejo de los
consecutivos de los documentos generados desde Control de Inventario. Para
mayor detalle de este parmetro puede consultar la Parmetros del Mdulo,
dentro de la carpeta "Indicadores" en la pgina 19.
Esta opcin brinda la oportunidad de que las transacciones de inventario que se
realicen puedan ser controladas por medio de un nmero consecutivo que se
generar automticamente una vez que el usuario defina el tipo de consecutivo
que se utilizar.
Esto hace que cuando un usuario del sistema requiera realizar una transaccin
con un nuevo lote de artculos, el consecutivo del documento siguiente le sea
sugerido de forma automtica. Esto le evitar al usuario tener que llevar el
control de los consecutivos de documentos utilizados en forma externa al
sistema y reducir la probabilidad de ocurrencia de error en la asignacin de los
cdigos que corresponden a las transacciones que sean realizadas.
La pantalla principal de la opcin es la siguiente:
Tabla Principal de Consecutivos para Documentos de Inventario
MANEJO DE CONSECUTIVOS
Agregar un Tipo de Consecutivo
El procedimiento para agregar un consecutivo es el que se describe a
continuacin:
1. Ingrese a la opcin Consecutivos del men de Administracin. El
sistema desplegar una tabla donde la informacin se presenta en forma
de columnas.
2. En la barra de herramientas de la ventana active el cono
o localice
en el men de Registro la opcin Nuevo y actvela presionando el
botn del ratn o presionando la tecla Enter al ubicar el highlight
sobre ella. Si lo prefiere utilice las teclas Ctrl+N para agregar un nuevo
registro. El sistema desplegar una pantalla formada por carpetas
denominada Mantenimiento de Consecutivos.
3. El usuario debe ingresar el cdigo y descripcin con los cuales
identificar el consecutivo que est creando. Las carpetas que forman la
pantalla de mantenimiento de consecutivos se denominan: General,
Ajustes Configurables, Usuarios y Auditora.
4. Una vez que se han ingresado los datos anteriores, el usuario debe
salvar la informacin ingresada con el cono
o con el cono .
Descripcin de Carpetas
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente, tambin puede oprimir Alt+ la tecla que identifique la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta.
General
Dentro de esta carpeta se ingresa la siguiente informacin:
Mscara: dentro de esta casilla se ingresa el patrn de cdigo o mscara que
utilizar el consecutivo en cuestin. Este patrn puede utilizar "9" para
especificar nmeros y "N" para especificar letras. El patrn o mscara tambin
puede utilizar el signo "-". La mscara puede tener un mximo de 20 caracteres.

Algunos ejemplos de patrones son:
N-9999 permitira un cdigo como A-0001 o B-1001
NN-99 permitira un cdigo como CI-01 o CO-01
Una vez que se ha salvado la informacin y se ha utilizado el patrn en una
transaccin, el sistema no permitir modificar esta mscara.
Siguiente Valor: dentro de esta casilla el sistema sugiere el siguiente valor a
utilizar en un documento de inventario que sea ingresado en la base de datos. El
sistema permite modificar este valor las veces que el usuario lo requiera
siempre y cuando cumpla con la mscara definida.
Formato: dentro de esta casilla el usuario define un formato "default" para el
Reporte de Documento de Inventario que el sistema sugerir cada vez que se
utilice este consecutivo.
Consecutivo para: dentro de esta casilla se le permite elegir el tipo de
consecutivo, ya sea este por transacciones de inventario o rdenes de
produccin.
Propiedades: bajo esta seccin se presenta las siguientes opciones
Modificable: si se marca esta casilla el consecutivo puede editarse una vez

que se asocia a un documento (dentro de la ventana de Transacciones de
Inventario). Si no se marca el sistema no permitir que se modifique el
consecutivo asignado al documento de inventario una vez que se ha
asignado.
Permite mltiples tipos de ajuste: si se marca esta casilla el consecutivo
permite mltiples tipos de ajustes configurables en un mismo paquete
(transacciones de diferente ndole tales como venta, consumo, compra,
etc.). Si esta casilla no se marca, el consecutivo slo permitir ingresar
dentro del paquete de inventario transacciones que pertenezcan al mismo
tipo base. La marca en esta casilla influye directamente en los registros que
sean definidos en la carpeta Ajustes Configurables.
Asociado con todos los tipos de ajuste: si esta casilla es marcada se
desactiva la carpeta de Ajustes Configurables. Al estar marcada el
consecutivo permite que todos los tipos de transacciones configurables
puedan ser asociadas a un documento de inventario que lo utilice.
Carpeta General de Configurables de Mantenimiento de Consecutivos
Ajustes Configurables
Esta carpeta se desactiva si se marca el parmetro denominado "Asociado con
todos los Tipos de Ajuste" que se encuentra en la carpeta General de esta
misma pantalla.
Dentro de esta carpeta se asocian las transacciones especficas para un formato
de consecutivo. Si la empresa no requiere el formato para un tipo (s) de
transaccin especfico (s), puede no ingresar datos dentro de esta tabla lo cual
hace que se pueda utilizar el formato para cualquier tipo de transaccin.
Si se definen tipos especficos de transacciones para el formato del consecutivo
entonces, el sistema no permitir utilizar dicho formato en otras transacciones
que no sean las que se definieron en esta tabla.
Para ingresar registros es necesario presionar el cono

que se encuentra en
la barra de herramientas de la carpeta. Dentro de esta ventana se presentan las
siguientes columnas:
Cdigo: se ingresa el cdigo del tipo de transaccin configurable a la cual se
liga el formato del consecutivo. Si el usuario lo requiere, con la tecla F1 se
desplegar la tabla de transacciones que presenta el listado de todos los tipos
definidos en la opcin de Transacciones Configurables del men de
Administracin.
Descripcin: al ingresar el cdigo, el sistema despliega dentro de esta
columna la descripcin de la transaccin seleccionada.
Base: dentro de esta columna el sistema despliega el tipo de transaccin de
inventario ligada a la transaccin configurable seleccionada. Los tipos de
transacciones de inventario pueden ser uno de los siguientes:
Aprobacin
Ensamble
Remisin
Compra
Fsico
Reservacin
Consumo
Costo
Miscelneo
Produccin
Traspaso
Vencimiento
Venta
Si la casilla "Permite mltiples tipos de ajuste" se encuentra marcada, el

sistema permitir asociar al consecutivo cualquier tipo base de transaccin de
inventario. De lo contrario, slo permitir asociar un mismo tipo de transaccin
de inventario (p.e. de tipo base Compra).
La pantalla desplegada es la siguiente:
Carpeta Transacciones Configurables de Mantenimiento de Consecutivos
Usuarios
Dentro de esta carpeta se presenta una tabla modificable formada por las
siguientes columnas:
Cdigo: dentro de esta columna se ingresa el cdigo usuario al cual se le
otorgarn privilegios para utilizar el formato del consecutivo especfico. Si el
usuario lo requiere, puede presionar la tecla F1 para desplegar la tabla de
consulta Usuarios.
Nombre: al seleccionar el cdigo del usuario el sistema despliega el nombre
asociado dentro de esta columna.
Para ingresar usuarios dentro de la tabla, es necesario presionar el cono

que se encuentra en la barra de herramientas de la carpeta.
Para cualquier consecutivo que sea creado el sistema siempre otorgar, por
omisin, privilegios para el usuario Compaa y el administrador (sysadm).
Carpeta Usuarios de Mantenimiento de Consecutivos
Auditora
Dentro de esta carpeta se presenta para consulta los datos relacionados con la
bitcora de modificaciones a la base de datos.
La ventana despliega el cdigo y nombre del usuario que modific por ltima
vez el formato del consecutivo. Tambin se presenta la fecha y hora en que se
realiz la operacin.
Carpeta Auditora de Mantenimiento de Consecutivos
Modificar un Tipo de Consecutivo

Para modificar un consecutivo proceda de la siguiente manera:
1. Dentro del men Administracin, ingrese a la opcin

Consecutivos. Esto har que se despliegue la tabla que contiene los
registros de los consecutivos creados.
2. Localice el registro que desea modificar y coloque el cursor sobre l,
seleccione en Registro la opcin Modificar y actvela presionando
una vez el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el
highlight sobre ella.
Si lo prefiere presione las teclas Ctrl+M o active el cono
. Se
desplegar la misma pantalla que se pudo observar al agregar el
artculo.
3. Seleccione la carpeta bajo la cual quiere modificar la informacin del
consecutivo y actvela presionando una vez el botn izquierdo del ratn
sobre el nombre de la carpeta seleccionada.
4. Localice el campo que desea modificar, coloque el highlight del ratn
sobre l y digite la nueva informacin. El sistema no permite modificar
la mscara del consecutivo ni la bitcora de modificaciones.
5. Proceda a grabar la informacin digitada presionando con el botn
izquierdo del ratn sobre el cono , o bien con la opcin Actualizar
del submen Registro o con las teclas Ctrl+A.
Eliminar un Tipo de Consecutivo

Antes de intentar eliminar un consecutivo asegrese de que no tenga
transacciones ligadas.
Para eliminar registros de consecutivos proceda de la siguiente manera:
1. Dentro del men Administracin, ingrese a la opcin
Consecutivos. Esto har que se despliegue la tabla que contiene los
registros de los consecutivos creados.
2. Localice el registro del consecutivo que desea eliminar y mrquelo con
el highlight.
3. Seleccione en Registro la opcin Eliminar y actvela. Si lo prefiere
presione las teclas Ctrl+E o active el cono .
4. El sistema desplegar una pantalla con el fin de verificar el proceso que
se desea ejecutar. Escoja Eliminar, si est seguro de que es el
consecutivo que desea borrar de la tabla.
Si se encuentra en la ventana de creacin y modificacin de

registros solo debe localizar el consecutivo y activar el
cono respectivo!!
CLASIFICACIONES
Esta opcin despliega una tabla de datos donde se deben establecer todas las
posibles subdivisiones para cada tipo de clasificacin. Se debe recordar que
existen dentro del sistema, hasta un mximo de seis clasificaciones por artculo
y que dentro de stas pueden establecerse un nmero indefinido de opciones.
Los nombres de los seis tipos de clasificacin se definen en la seccin
"Parmetros del Mdulo" en la pgina 16.
La figura que se presenta a continuacin, ejemplifica las clasificaciones que se
utilizan en el sistema:
1
1
CLASIFICACIN
1
4
Definicin de las Clasificaciones
A continuacin se presenta la pantalla principal desplegada por la opcin:
Pantalla principal de Clasificaciones
MANEJO DE CLASIFICACIONES
Agregar una Clasificacin
El procedimiento para agregar una clasificacin, es el que se muestra a
continuacin:
1. En la opcin Administracin del men principal el usuario debe

escoger la aplicacin de Clasificaciones. El sistema desplegar una
tabla de datos donde la informacin se despliega en forma de
columnas.
2. Dentro de la tabla, el usuario debe escoger la opcin Nuevo que se
encuentra bajo Registro en el submen. Esta operacin tambin se
puede realizar presionando las teclas Ctrl+N o el cono . El sistema
desplegar una pantalla denominada Clasificacin, donde el usuario
debe ingresar la informacin.
3. Una vez que se han ingresado los datos debe salvar la informacin
ingresada con el cono
o con el cono .
A continuacin se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema:
Pantalla de Clasificacin
4. Las casillas que deben ser llenadas son las siguientes:
Cdigo: en esta casilla, el usuario debe digitar el cdigo que identificar la

clasificacin que se est agregando. Esta casilla es un alfanumrico con espacio
para cuatro dgitos.
Descripcin: es esta casilla, el usuario debe digitar el nombre de la
descripcin que se ingresa.
Unidad: en esta casilla, se debe digitar la unidad de medida que se utilizar
para identificar los artculos que pertenezcan a la clasificacin. Esta unidad se
relaciona con la unidad de almacenamiento del artculo al cual se le asigne la
clasificacin especfica y la conversin definidas en la seccin "Descripcin de
Carpetas" en la pgina 100.
Usa nmeros de serie: esta casilla se activa si se encuentra marcado el
parmetro global de uso de nmeros de serie dentro del mdulo.
Si el usuario marca la casilla indica que el sistema asignar el uso de nmeros
de serie a los artculos que sean asociados a este tipo de clasificacin. De esta
forma si un grupo de artculos pertenece a una familia de productos particular,
por ejemplo, no habra necesidad de ir uno a uno a indicar que utiliza nmeros
de serie, sino que se asumira de la clasificacin que tiene asociada.
Esta condicin podr ser modificada luego desde el mantenimiento de artculos
pero facilita al usuario el registro de datos.
Plantilla: si el usuario marca que se utilizarn los nmeros de serie debe
especificar la plantilla que se asignar a los artculos que sean asignados a esta
clasificacin.
Tipo: en este campo se despliegan los nombres de las seis posibles
clasificaciones definidas en Parmetros del Mdulo. El usuario deber escoger
uno de ellos, para determinar a cul de las seis divisiones pertenecer la
clasificacin especfica.
Las divisiones son desplegadas en orden descendente, es decir, la clasificacin
ms general se presentar primero y la ms especfica de ltimo.
Cdigo de Barras: esta seccin se encuentra inactiva si no se tiene marcado
en los parmetros globales el sistema la opcin "Usa Cdigo de Barras".
Tipo: identifica el tipo de cdigo con el cual debe trabajar toda la
clasificacin, lo cual implica que una clasificacin no permite contener
artculos que manejen distintos tipos de cdigos de barras. Dado que el
artculo maneja dos tipos de cdigos de barras (unidad de almacn y
unidad de detalle) para la verificacin que realiza el sistema de los
tipos se utiliza el tipo de cdigo definido para la unidad de detalle.
Las opciones que se presentan en esta casilla corresponden a los tipos
de cdigos de barras escogidos por el usuario en los parmetros del

mdulo.
Aporte dgitos: corresponde a los dgitos con los cuales contribuye la
clasificacin para la formacin del cdigo de barras. Por ejemplo, se
podra decir que la Clasificacin 1 contribuye con los dgitos 68, lo
que implica que la parte del cdigo de barras correspondiente al cdigo
del producto pertenecientes a esa clasificacin siempre contendrn al
menos los dgitos 68. El aporte de dgitos puede ser omitido.
Modificar una Clasificacin

Para modificar una clasificacin de artculos, se debe seguir el procedimiento
que se muestra a continuacin:
columnas.
modificado, para esta operacin, se debe situar el highlight en la fila
que contenga dicho registro y presionar un click.
opcin Modificar que se encuentra bajo Registro en el submen.
Esta operacin tambin se puede realizar presionando las teclas
Ctrl+M o el cono .
A una clasificacin de artculos, solo es posible modificar la
descripcin de la clasificacin y la unidad de medida, las casillas de
cdigo y tipo permanecen inactivas dentro de la pantalla.
4. Una vez que se han realizado las modificaciones necesarias, el usuario
debe salvar los datos ingresados con el cono
o con el cono .
Eliminar una Clasificacin

Para modificar una clasificacin de artculos, se debe seguir el procedimiento

columnas.
eliminado, para esta operacin, se debe situar el highlight en la fila que
contenga dicho registro y presionar un click.
cono
. El sistema desplegar una pantalla de confirmacin para
eliminar el registro seleccionado.
Si existen otros registros dependientes, entonces el sistema

avisar al usuario que la operacin no puede llevarse a
cabo.
CLASIFICACIONES ADICIONALES
Esta opcin despliega una tabla de datos donde se pueden establecer todas las
clasificaciones adicionales requeridas por los usuarios. Esta informacin servir
para establecer una bsqueda ms rpida y exacta de los diferentes artculos del
inventario.
Por ejemplo, si una organizacin vende libros puede definir entre sus posibles
clasificaciones estaran: editorial, autor, ttulo, tipos de literatura como por
ejemplo infantiles o adultos, ciencia ficcin, historia, etc.
La pantalla a desplegar es la siguiente:
Pantalla de Clasificaciones Adicionales
MANEJO DE CLASIFICACIONES ADICIONALES

Agregar una Clasificacin Adicional
El procedimiento para agregar una clasificacin adicional, es el que se muestra
a continuacin
escoger la aplicacin de Clasificaciones Adicionales. El sistema
desplegar una tabla de datos donde la informacin se despliega en
forma de columnas.
2. Dentro de la tabla, el usuario debe escoger la opcin Nuevo que se

encuentra bajo Registro en el submen. Esta operacin tambin se
puede realizar presionando las teclas Ctrl+N o el cono . El sistema
desplegar una pantalla denominada Clasificacin, donde el usuario
debe ingresar la informacin.
3. Una vez que se han ingresado los datos debe salvar la informacin
ingresada con el cono
o con el cono .
Los campos del form a llenar son los siguientes:
Clasificacin: Se debe definir un nombre para este espacio; este nombre
depende mucho de la clase de negocio al cual se dedique la organizacin.
Descripcin: Se le debe asignar una descripcin a la clasificacin, muchas
veces la clasificacin y la descripcin son la misma.
Posicin: Este espacio es para indicarle a esta clasificacin en que posicin se
ubicar en el tab de otras clasificaciones en el mantenimiento de los artculos.
En una tabla dentro de esta pantalla hay dos columnas(cdigo y descripcin)
que se deben llenar con los datos que la empresa desee utilizar para efectos de
tener un criterio de bsqueda por ejemplo.
A continuacin se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema:
Pantalla de Mantenimiento de Clasificaciones Adicionales
Nota: Si ya se ha utilizado el cdigo de la clasificacin en algn artculo, ser

imposible eliminar el cdigo de la tabla.
CUENTAS CONTABLES
En esta opcin se definen las cuentas contables que sern asociadas a cada
artculo en el inventario, por medio de las cuales ser posible realizar los
asientos contables e integrar los movimientos de Control de Inventario con el
mdulo de Contabilidad General.
Es importante remarcar que no todas las cuentas definidas en esta opcin se
utilizan para la generacin de asientos dentro de Control de Inventario.
Muchas de ellas participan en asientos contables debido a transacciones que
involucran los artculos pero cuya contabilizacin se lleva a cabo desde otros
mdulos (Compras, Facturacin, Produccin y Costos entre otros).
Cada lnea de la tabla de datos representa el nombre del paquete de cuentas

contables que se afectarn por las transacciones de los artculos a los cuales se
les asigne dicho paquete.
Dentro de cada paquete debern definirse las cuentas necesarias para cada tipo
de transaccin de inventario esto es, las cuentas que se utilizarn dependern
del tipo de movimiento que se realice.
La pantalla principal de esta opcin es la siguiente:
Pantalla de Cuentas de los Artculos
MANEJO DE CUENTAS DE ARTCULOS

Agregar una Cuenta de Artculos
Para agregar un paquete de cuentas contables de artculos proceda segn las
siguientes instrucciones:
1. Escoja la opcin Administracin del men principal del mdulo. Se
desplegar un listado con varias opciones, active Cuentas
Contables. A continuacin el usuario obtendr la pantalla principal
de la opcin.
2. Localice en el men de Registro la opcin Nuevo y actvela
presionando el botn del ratn o presionando las teclas Ctrl+N o el
cono
en la barra de herramientas, para agregar un nuevo rengln a
la tabla de datos.
3. Cuando se agrega un paquete de cuentas contables el sistema
desplegar una pantalla con un conjunto de carpetas que juntas agrupan
el detalle de cada cuenta contable.
4. Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente, tambin puede oprimir Alt + la tecla que identifique
la letra subrayada en el ttulo de la carpeta.
5. Una vez que se ingres la informacin en las carpetas, el usuario debe
proceder a grabar la informacin digitada presionando el botn
izquierdo del ratn sobre el cono
o bien con la opcin Actualizar
del submen Registro o con las teclas Ctrl + A.
General
Carpeta General de Cuentas Contables de Artculos
La carpeta denominada General, contiene el cdigo y descripcin de las

cuentas de inventario, este cdigo es el que se establece en la definicin de los
artculos, con el fin de que los movimientos se dirijan a esas cuentas. Adems
se establecen los cdigos de las cuentas contables de inventario, variacin de
costo, faltante en inventario fsico, sobrante en inventario fsico y vencimiento.
Las casillas que se presentan en esta pantalla son las siguientes:
Cdigo: se debe digitar el cdigo que identificar el paquete de cuentas que

ser asignado para agrupar las cuentas contables asociadas a los artculos.
Descripcin: este campo corresponde al nombre que describir el paquete de
cuentas contables de inventario.
Inventario: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro de costo en
el cual se asignarn los rubros asociados con los costos de los inventarios de la
empresa.
Variacin de Costo: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro
de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con las variaciones en los
costos que se presenten en el inventario.
Faltante en Inventario Fsico: en esta casilla, se debe especificar la cuenta
y el centro de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con los costos
debido a faltantes cuando se hace el inventario fsico de los artculos existentes
en bodega.
Sobrante en Inventario Fsico: en esta casilla, se debe especificar la
cuenta y el centro de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con las
cantidades sobrantes cuando se hace el inventario fsico de los artculos
existentes en bodega.
Vencimiento: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro de costo
en el cual se asignarn los rubros asociados con el costo por vencimiento de
artculos.
Local
Carpeta Local de Cuentas Contables de Artculos
En esta carpeta, se especifican las cuentas contables asociadas con rubros de

transacciones locales, esto es, cuando se establece que el sub-subtipo de la
transaccin es local, de manera que se pueda llevar un control independiente de
los rubros provenientes de transacciones exteriores al pas.
Las casillas que se despliegan en la pantalla son las siguientes:
Ventas: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los rubros asociados con transacciones de venta de artculos,
que se realicen a clientes locales.
Dev. sobre Vtas: casilla diseada para especificar el Centro de Costo

definido para las devoluciones que se generan sobre las ventas locales.
Descuento de Ventas: corresponde a la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los rubros asociados con los descuentos en las ventas que se
realicen a clientes locales de la empresa.
Costo de Ventas: se debe especificar la cuenta y el centro de costo en el cual
se asignarn los rubros asociados con los costos incurridos al vender los
artculos de inventario.
Descuento por Lnea: se debe definir la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los rubros asociados con los descuentos realizados por lnea
del pedido o la factura, para cada artculo cuando se realiza una venta de ste.
Costo Descuentos: en este campo, se debe especificar la cuenta y el centro
de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con los costos incurridos
por concepto de descuentos realizados al vender un artculo especfico.
Comisiones de Ventas: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el
centro de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con las comisiones
sobre las ventas que se otorgan a los vendedores de la empresa.
Comisiones de Cobro: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el
sobre los cobros realizados, que se otorgan a los cobradores encargados.
Compras: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro de costo en
el cual se asignarn los rubros asociados debido a transacciones tipo compra
que se registren en el inventario.
Desc. Bonificacin: casilla destinada a la asignacin del Centro de Costo
definido por concepto de los descuento generados por bonificaciones locales.
Exterior
Carpeta Exterior de Cuentas Contables de Artculos
Dentro de la carpeta Exterior, se agrupan las mismas casillas que en la carpeta

Local, solamente que estas cuentas sern las que se utilicen cuando se realicen
importaciones de artculos o bien, exportaciones de los mismos.
Ventas: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los rubros asociados con transacciones de venta de artculos,
que se realicen a clientes extranjeros.
Dev. sobre Vtas: casilla destinada para especificar el Centro de Costo

definido para el concepto de las devoluciones que se generan sobre las ventas
exteriores o exportaciones.
Descuento de Ventas: corresponde a la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los rubros asociados con los descuentos en las ventas que se
realicen a clientes extranjeros de la empresa.
Costo de Ventas: se debe especificar la cuenta y el centro de costo en el cual
se asignarn los rubros asociados con los costos incurridos al vender los
artculos de inventario.
Descuento por Lnea: se debe definir la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los rubros asociados con los descuentos realizados por lnea
del pedido o la factura, para cada artculo cuando se realiza una venta de ste.
Costo Descuentos: en este campo, se debe especificar la cuenta y el centro
de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con los costos incurridos
por concepto de descuentos realizados al vender un artculo especfico.
Comisiones de Ventas: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el
sobre las ventas que se otorgan a los vendedores de la empresa.
Comisiones de Cobro: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el
sobre los cobros realizados, que se otorgan a los cobradores encargados.
Compras: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el centro de costo en
el cual se asignarn los rubros asociados debido a transacciones tipo compra y
sub-subtipo importacin que se registren en el inventario.
Desc. Bonificacin: casilla diseada para la asignacin del Centro de Costo
creado para el concepto de los descuentos generados por bonificaciones
provenientes del exterior.
Consumos
Carpeta Consumos de Cuentas Contables de Artculos
Dentro de la carpeta Consumos, se agrupan las cuentas por utilizar para el

registro del consumo de los insumos o productos utilizados en el proceso.
Material en Proceso: en esta casilla, se debe especificar la cuenta y el
centro de costo al que se asignarn los rubros correspondientes al material en
proceso utilizado en las operaciones.
Consumo Normal: corresponde a la cuenta y el centro de costo en el cual se
asignarn los rubros asociados con el consumo normal del proceso.
Consumo por Re-trabajo: se debe especificar la cuenta y el centro de costo

en el cual se asignarn los rubros asociados con el consumo provocado por el
re-trabajo en las operaciones.
Consumo por Gastos: se debe definir la cuenta y el centro de costo en el
cual se asignarn los gastos asociados con el consumo.
Consumo Desperdicios: en este campo, se debe especificar la cuenta y el
centro de costo en el cual se asignarn los rubros asociados con los desperdicios
de las operaciones.
Remisiones
Carpeta Remisiones de Cuentas Contables de Artculos
Las cuentas contables que se definan en esta carpeta se relacionan con el

manejo de remisiones del mdulo de Facturacin. Se efecta una remisin
cuando la empresa enva, por ejemplo, un embarque a un cliente. La compaa
no factura inmediatamente ese embarque hasta que el cliente lo recibe y
aprueba, mientras tanto la empresa ingresa la transaccin como una remisin.
Para mayor detalle sobre el manejo de remisiones, consulte el manual de
Facturacin.
En esta opcin el usuario debe definir las cuentas contables y los centros de
costo que se utilizarn cuando se liquiden remisiones a un cliente y se presente
la condicin de que la cantidad remitida es diferente que la cantidad que recibe

dicho cliente.
Esta situacin puede presentarse en dos direcciones: la primera, ocurre cuando
el cliente reporta que recibe ms artculos que los remitidos, es decir, se debe
hacer un ajuste fsico en el inventario subtipo remisin, para considerar estos
artculos que sobran.
Por otro lado, cuando un cliente reporta que recibi menos artculos que los que
originalmente fueron remitidos, es decir, en esta situacin se debe realizar un
ajuste fsico en el inventario subtipo remisin, para considerar estos artculos
que estn faltando.
Estos ajustes no se realizan en este mdulo, por su parte, Facturacin genera la
transaccin de inventario y el asiento contable correspondiente.
Ntese que estos ajustes no se realizan cuando el cliente devuelve artculos, en
esos casos la transaccin sera Remisin Disponible - Anulacin y no un ajuste
fsico de las existencias del inventario.
De manera que, cuando se realiza el asiento contable debido al ajuste fsico
necesario en el inventario por sobrante o faltante de artculos remitidos a un
cliente, el sistema utiliza las siguientes cuentas para cargar los montos
correspondientes:
Sobrante: dentro de esta casilla el usuario debe definir la cuenta contable y el
centro de costo en la que se cargar el monto debido a un ajuste fsico en el
inventario cuando un cliente reporta que recibi ms artculos que los definidos
en el documento de remisin.
Faltante: en este campo se debe definir la cuenta contable y el centro de costo
en la que se cargar el monto debido a un ajuste fsico en el inventario cuando
se un cliente reporta que recibi menos artculos que los definidos en el
documento de remisin.
Inventario Fsico: en esta casilla se debe definir la cuenta contable y el
centro de costo en la que se cargar el monto correspondiente al inventario
fsico de los artculos definidos en el documento de remisin.
El detalle completo de las cuentas que participan en cada asiento
contable por transaccin de inventario, se presenta en la seccin
Movimiento Contable en la pgina 422.
TRANSACCIONES CONFIGURABLES
Al definir las transacciones de los artculos, se presenta un tipo de movimiento
denominado miscelneo, el cual tiene como fin agrupar todas aquellas
transacciones del inventario que hacen que ste aumente o disminuya pero que
no clasifican dentro de ninguno de los otros tipos definidos.
El tipo miscelneo se escoge, por ejemplo, cuando la empresa obsequia cierta
cantidad de artculos del inventario a sus empleados, a clientes clase A, cuando
se dan muestras a los vendedores, por promociones, etc.
Entonces, para clasificar las causas del movimiento se definen los sub-subtipos,
el usuario puede establecer las categoras que considere necesarias: regalo,
oferta, muestra, descuento, promocin, etc. Adems, es posible que defina
cules existencias de los artculos sern afectadas por las transacciones, por
ejemplo: disponible, reservada, cuarentena o vencida.
En todas las consultas y reportes se muestran tanto la descripcin de los ajustes
base como tambin de las transacciones configurables que se generaron.
A continuacin se presenta la pantalla principal desplegada por la opcin:
Pantalla Principal de Transaccin Configurables
MANEJO DE TRANSACCIONES
CONFIGURABLES
Agregar una Transaccin Configurable
El procedimiento para agregar una transaccin configurable es el que se
describe a continuacin:

desplegar un listado con varias opciones, active Transacciones
Configurables.
cono .
3. El sistema desplegar una pantalla titulada Mantenimiento de
Transacciones Configurables formada por carpetas. En la parte
superior de la pantalla el usuario debe ingresar el cdigo y descripcin
(nombre con el cual se identifica el sub-subtipo) de la nueva
transaccin configurable.
4. Una vez que se han ingresado los datos anteriores, el usuario debe
salvar la informacin ingresada con el cono
o con el cono .
General
Carpeta General de Transacciones Configurables

Ajuste Base: bajo esta casilla se despliega un men con las opciones posibles
para la transaccin configurable. Cada una corresponde al tipo de transaccin
de inventario ligada a la transaccin configurable:
Aprobacin
Compra
Consumo
Costo
Ensamble
Fsico
Miscelneo
Produccin
Remisin
Reservacin
Traspaso
Vencimiento
Venta
Cabe aclarar que para las transacciones de consumo se

permite la edicin de la cuenta contable.!!!
Ajuste Configurable Activo: este campo debe marcarse con un check ()
si el usuario requiere que la nueva transaccin configurada se encuentre activa
dentro del listado desplegado en la casilla Tipo de la opcin Transacciones
(Por Paquete o En Lnea).
Funcionalidad: dentro de esta casilla el usuario elige si la transaccin
configurable tiene una funcionalidad equivalente, opuesta o ambas (equivalente
y opuesta) al ajuste base definido.
Equivalente: presenta el mismo comportamiento que la transaccin base

definida en la casilla Ajuste Base. Ejemplo: Si se escogi Compra como
ajuste base, si el usuario utiliza la transaccin configurable, sta aumentar
la cuenta de Inventarios.
Opuesta: presenta el comportamiento opuesto al de la transaccin base

definida en la casilla Ajuste Base. Ejemplo: Si se escogi Compra como
ajuste base, si el usuario utiliza la transaccin configurable, sta disminuir
la cuenta de Inventario (el sistema permitir la utilizacin de valores
negativos).
Ambas: acepta movimientos equivalentes u opuestos a la transaccin base

definida en la casilla Ajuste Base.
Subtipos
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:
Carpeta Subtipos de Transacciones Configurables
Dentro de esta carpeta se define el subtipo de la transaccin. Los subtipos

desplegados dentro de esta ventana dependern del tipo de transaccin escogida
en la carpeta General.
Se tiene los siguientes subtipos de transacciones que pueden ser utilizados:
Tipo
Aprobacin
Compra
Consumo
Costo
Ensamble
Subtipo
*****
Cuarentena
Disponible
Cuarentena
Disponible
Remitida
Reservada
Vencida
Comparativo
Fiscal
*****
Cuarentena
Disponible
Remitida
Vencida
Cuarentena
Disponible
Reservada
Vencida
Cuarentena
Disponible
*****
Fsico
Miscelneo
Produccin
Remisin
Reservacin
Traspaso
*****
Vencimiento
Venta
Cuarentena
Disponible
Reservada
Vencida
Cuarentena
Disponible
Reservada
Remitida
Disponible
Reservada
Para escoger un subtipo de transaccin siga el procedimiento que se muestra a

continuacin:
1. Escoja de la columna titulada Disponibles los subtipos que requiere
asociar a la transaccin configurable. Para esto marque uno por uno
cada subtipo con el highlight y presione la flecha
. El subtipo
seleccionado aparecer sobre la columna titulada Seleccionados. Esta
misma operacin se puede realizar para cada subtipo disponible dentro
del listado.
2. Se pueden escoger tantos subtipos como el usuario requiera pero si se
quieren utilizar todos los subtipos disponibles es recomendable
presionar la flecha
y la operacin se realizar ms rpidamente.
3. Si el usuario se equivoca y no quiere utilizar un subtipo o requiere

eliminar la asociacin de un subtipo con la transaccin configurable,
con la flecha
lo devuelve a la columna Disponibles. El manejo de
los subtipos es igual en ambas direcciones.
Sub-subtipos
Carpeta Sub-subtipos de Transacciones Configurables
Dentro de esta carpeta se define el sub-subtipo el cual depende del subtipo de

transaccin que se haya escogido en la carpeta Subtipo.
Se tiene los siguientes sub-subtipos de transacciones que pueden ser utilizados:
Tipo
Aprobacin
Compra
Consumo
Costo
Sub-subtipo
*****
Importacin
Local
Desperdicio
Gasto
Normal
Re-re-trabajo
Estndar
Ensamble
Fsico
Miscelneo
Produccin
Remisin
Reservacin
Traspaso
Vencimiento
Venta
Promedio
*****
*****
*****
Requerida
Subproducto
*****
*****
*****
Daado
Rechazado
Vencido
Exportacin
Local
Al igual que los subtipos de transacciones, los sub-subtipos pueden ser

escogidos utilizando el mismo procedimiento descrito en la seccin de la
carpeta Subtipos.
Consecutivos
Carpeta Consecutivos de Transacciones Configurables
Dentro de esta tabla se despliega el listado de los consecutivos que utiliza la

transaccin configurable.
Si el usuario requiere asociar un nuevo consecutivo a la transaccin, debe
presionar el cono
para que el sistema active la tabla de la carpeta.
Las columnas de la tabla son las siguientes:
Cdigo: dentro de esta columna se ingresa el cdigo del consecutivo que se va
asociar a la transaccin configurable. Al ingresar el cdigo el sistema actualiza
el contenido de las dems columnas.
Descripcin: se despliega la descripcin que identifica el consecutivo
seleccionado.
Siguiente valor: dentro de esta columna el sistema despliega el siguiente
valor que se utilizar para un documento que registre el tipo de transaccin
configurable en cuestin.
Modificable: si esta columna est marcada, el consecutivo puede editarse una
vez que se asocia a la transaccin configurable (un documento que utilice este
tipo de transaccin). Si no est marcado el sistema no permitir que se

modifique el consecutivo asignado al documento de inventario.
Permite Mltiples Ajustes Configurables: si esta columna est marcada
el consecutivo permite mltiples tipos de ajustes configurables en un mismo
paquete (transacciones de diferente ndole a la que el usuario est registrando).
Si esta columna no est marcada, el consecutivo slo permite ingresar dentro
del paquete de inventario transacciones del mismo tipo base a la que se est
ingresando.
Asociado a todos los ajustes: si esta columna est marcada el consecutivo
est asociado a todos los tipos de transacciones configurables registradas en el
sistema.
Privilegios
Carpeta Privilegios de Transacciones Configurables
Esta carpeta se activa si el usuario tiene activo el parmetro

"Transacciones por Usuario" dentro de los parmetros globales
del mdulo (vea la carpeta "General" en la pgina 17).
Dentro de esta ventana se definen aquellos usuarios que tendrn privilegios
sobre la transaccin configurable especfica. Estos usuarios podrn realizar
modificaciones sobre la misma y utilizarla como una opcin ms del listado de
transacciones disponibles que pueden ser aplicadas a los artculos.
Se debe definir el cdigo de cada uno de los usuario con privilegios dentro de la
columna Cdigo, la cual se activa al presionar el cono .
Modificar una Transaccin Configurable

El procedimiento para modificar una transaccin configurable es el que se
Configurables.
modificado, para realizar esta operacin, se debe situar el highlight
sobre la fila que contenga dicho registro y presionar el botn izquierdo
del ratn.
3. Una vez seleccionado el registro, el usuario debe escoger la opcin
Modificar que se encuentra bajo Registro en el submen. Esta
operacin tambin se puede realizar presionando las teclas Ctrl+M o el
cono . De esta forma el registro se podr modificar.
Si una transaccin configurable ya ha participado en alguna
transaccin no puede ser modificada!!
4. Una vez que se ingres la informacin, se debe proceder a grabar la
informacin digitada presionando con el botn izquierdo del ratn
sobre el cono
o bien con la opcin Actualizar del submen
Registro o con las teclas Ctrl+A.
Si lo desea puede ingresar todos los datos y grabar la informacin
solamente al final de la sesin. Esto se hace por medio del cono .
Eliminar una Transaccin Configurable

El procedimiento para eliminar una transaccin configurable es el que se
Configurables.
eliminado, para realizar esta operacin, se debe situar el highlight en la
fila que contenga dicho registro y presionar un click.
cono
. Si el registro seleccionado tiene registro dependientes, no
podr ser eliminado de la base de datos. El sistema enviar un mensaje
al usuario anuncindole que la operacin no puede ser ejecutada.
PLANTILLAS DE NMEROS DE SERIE

Esta opcin brinda al usuario del mdulo, un control ms detallado y estricto de
las existencias de los artculos registrados en el inventario por medio del
soporte de nmeros de serie de los artculos, de modo que se pueda registrar,
durante la entrada y salida de productos, la identificacin particular de cada
unidad procesada.
Esta opcin se encuentra activa solo si el parmetro global de uso de nmeros
de serie se encuentra marcado dentro de los Parmetros del Mdulo.
Por la variedad de formatos de nmeros de serie que ofrecen los productos del
mercado, se sugiere la creacin de plantillas para nmeros de serie de artculos,
de modo que el usuario pueda establecer las diversas composiciones de los
nmeros de serie de sus artculos y asociarlas a stos o a sus clasificaciones
particulares. Esto evitar que haya que definir para cada artculo del catlogo
que utilice nmeros de serie la composicin de tales identificadores; en su
lugar, define las variaciones que tenga y las asigna a las clasificaciones o
artculos que las compartan.
La plantilla definir el tipo de dgitos vlidos de los nmeros de serie y su
longitud y su funcin bsica ser permitirle al sistema la operacin con rangos
de nmeros de serie, para determinar existencias y nmero de elementos.
Tabla Principal de Plantillas de Nmeros de Serie
MANEJO DE PLANTILLAS DE NMEROS DE

SERIE
Agregar una Plantilla
El procedimiento para agregar una plantilla de nmeros de serie es el que se
desplegar un listado con varias opciones, active Plantillas de
Nmeros de Serie.

cono .
3. El sistema desplegar una pantalla dentro de la cual se debe ingresar la
siguiente informacin:
Cdigo: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo con el cual se identificar la
plantilla. El cdigo puede ser de hasta 4 caracteres alfanumricos.
Tipo de Serie: Se escoge si la serie utilizar caracteres numricos,
alfanumricos, ser configurable o abierta.
o
El tipo numrico se refiere a nmeros de serie para los cuales todos

los dgitos van de 0 a 9 y la caracterstica de consecutivo se define por
las reglas normales con nmeros.
El tipo alfanumrico se refiere a nmeros de serie para los cuales

todos los dgitos pueden ir del 0 a Z, incluyendo los dgitos del 0 a 9 y
los dgitos de A a Z en el alfabeto ingls, es decir, un total de 36
valores posibles.
El tipo configurable se refiere a nmeros de serie para los cuales los

dgitos pueden ser alfanumricos pero que existen lmites por dgitos.
Por ejemplo, una serie compuesta por tres caracteres, donde el primero
debe ser una letra entre A y C, el segundo una letra entre X y Z y el
tercero un dgito entre 0 y 9, para poner un caso simple. Esta plantilla
considerara entonces un total de 90 nmeros de serie, para las cuales el
valor mnimo sera AX0 y el valor mximo sera CZ9.
Aclaracin: para las series numricas, alfanumricas y configurables
no es posible el uso de guiones y espacios como separadores.
El tipo abierta se refiere a nmeros de serie individuales, que no se

contemplarn dentro de un rango, permitiendo el ingreso de series sin
seguir un formato especfico. Por ejemplo, las series '1-34DF5' y
'ADC34-000' seran series vlidas. Validando nicamente el tamao
mximo definido en el campo Mscara.
Cabe resaltar que algunos caracteres no es posible su aceptacin como por

ejemplo las comillas ("), comilla simple ('), la barra diagonal de derecha a
izquierda o Slash (/ ), el porcentaje (%) y la raya abajo o underscore ( _ )
ya que estas causan problemas con la conexin a la base de datos y con el
funcionamiento propio de los mdulos.
Mscara: dentro de esta casilla se especifica la longitud del nmero de serie y
el tipo de cada uno de los dgitos, utilizando la letra N o el nmero 9 de la
misma manera que los consecutivos manejados por el sistema.
Serie mnima: dentro de esta casilla el usuario define el valor mnimo de la

serie determinado por los lmites inferiores de cada dgito de la serie.
Serie mxima: dentro de esta casilla el usuario define el valor mximo de la
serie determinado por los lmites superiores de cada dgito de la serie.
Pantalla de Creacin y Modificacin de Plantillas
4. Una vez definidas las caractersticas de la plantilla el usuario debe

salvar la informacin ingresada por medio de los conos
y .
Modificar una Plantilla

El procedimiento para modificar una plantilla de nmeros e serie es el que se

Nmeros de Serie.
modificado, para realizar esta operacin, se debe situar el highlight
sobre la fila que contenga dicho registro y presionar el botn izquierdo
del ratn.
3. Una vez seleccionado el registro, el usuario debe escoger la opcin
Modificar que se encuentra bajo Registro en el submen. Esta
operacin tambin se puede realizar presionando las teclas Ctrl+M o el
cono . De esta forma el registro se podr modificar.
Si la plantilla ya ha participado en alguna transaccin no
puede ser modificada!!
4. Una vez que se ingres la informacin, se debe proceder a grabar la
informacin digitada presionando con el botn izquierdo del ratn
sobre el cono
o bien con la opcin Actualizar del submen
Registro o con las teclas Ctrl+A.
Si lo desea puede ingresar todos los datos y grabar la informacin
solamente al final de la sesin. Esto se hace por medio del cono .
Eliminar una Plantilla

El procedimiento para eliminar una transaccin configurable es el que se
Nmeros de Serie.
eliminado, para realizar esta operacin, se debe situar el highlight en la
fila que contenga dicho registro y presionar un click.
cono
. Si el registro seleccionado tiene registro dependientes, no
podr ser eliminado de la base de datos. El sistema enviar un mensaje
al usuario anuncindole que la operacin no puede ser ejecutada.
ENSAMBLE DE ARTCULOS
Esta opcin brinda al usuario del mdulo acceso al manejo Kits del Mdulo de
Facturacin.
El sistema de facturacin por pedidos puede soportar un nivel de ensamble de
artculos llamado "mantenimiento de kits". Esto significa que uno de los
artculos de inventario puede estar ensamblado por dos o ms artculos que se
encuentran dentro del mismo inventario. As, cuando se factura un artculo tipo
kit, entonces se afectan, en las bodegas respectivas, las existencias de aquellos
artculos que lo conforman.
La pantalla de Mantenimiento de Kits se despliega al escoger esta opcin, la
cual se basa solamente en una tabla de datos, en la cual para un artculo tipo
Kit, se desglosan sus componentes: descripcin, cantidad de unidades del
artculo en el ensamble y unidad de almacenamiento.
Desde Control de Inventarios a travs de la funcionalidad estndar de
Transacciones (tanto en lnea como por paquetes), se podr realizar
transacciones de consumo / venta de kits.
Pantalla de Mantenimiento de Kits

MANEJO DE ENSAMBLE DE ARTCULOS

Agregar un Artculo
Para agregar los componentes de un artculo tipo kit, proceda de la siguiente
manera:
1. Del men principal del mdulo de Control de Inventarios, active la
opcin Administracin. Se desplegar un men, marque la opcin
denominada Ensambles de Artculos y presione el botn izquierdo
de ratn o la tecla Enter.
A continuacin se desplegar la pantalla Mantenimiento de Kits.
2. En la parte superior de la pantalla se despliega una casilla, en la cual se
debe definir el artculo tipo kit al que se le definirn los componentes.
En caso de que no se recuerde el cdigo establecido al artculo, se
podr presionar la tecla F1 o hacer un doble click sobre el campo, para
obtener la pantalla de artculos tipo kit nicamente.
3. Presione el cono
, o bien active la opcin Nuevo del men de
Registro. Tambin puede presionarse simultneamente las teclas Ctrl
+ N. El cursor se posicionar sobre una nueva lnea de la tabla de
datos.
4. La informacin que debe ser ingresada para definir un nuevo artculo
componente corresponde a:
Componente: cdigo del artculo del inventario que forma parte del paquete.
Existe una restriccin con respecto a este campo, que se relaciona con que
ningn artculo tipo kit puede ser componente de otro.
Descripcin: nombre del artculo asignado desde Control de Inventario.
Cantidad: nmero de unidades del artculo componente que formarn parte
del paquete.
Unidad Almacn: el sistema despliega la unidad de almacenamiento que fue
definida para el artculo en Control de Inventario.
5. A continuacin, del men de Registro active Actualizar para grabar
los cambios hechos. Tambin puede hacerlo por medio de los conos
o para Actualizar y Salir.
Modificar un Artculo
Es importante tener presenta que el sistema no permitir modificar la receta del
kit si existen artculos reservados en cualquier pedido pendiente.
Para modificar un artculo de un ensamble proceda de la siguiente manera:
1. Si est en el men principal del mdulo, active la opcin de
Administracin. Se desplegar un men con varias opciones, elija la
primera denominada Precios de Artculos. Esto har que se
despliegue la tabla correspondiente.
2. Despliegue el registro del artculo tipo kit al cual necesita modificar sus
componentes. En la tabla de datos se desplegarn todos los artculos
componentes.
3. Localice el campo que desea modificar, coloque el cursor sobre l y
digite la nueva informacin.
5. A continuacin, del men de Registro active Actualizar para grabar
los cambios hechos. Tambin puede hacerlo por medio de los conos
o para Actualizar y Salir.
Eliminar un Artculo
Para eliminar artculos componentes se procede de la siguiente manera:
1. Si est en el men principal del mdulo, active la opcin de
Administracin. Se desplegar un men con varias opciones, elija la
primera denominada Precios de Artculos. Esto har que se
despliegue la tabla correspondiente.
2. Despliegue el registro del artculo tipo kit al cual necesita eliminar
alguno de sus componentes. En la tabla de datos se desplegarn todos
los artculos componentes.
3. Localice el artculo que desea eliminar y coloque el highlight sobre l,
seleccione en Registro la opcin Eliminar y actvela con el botn
izquierdo del ratn o con la tecla Enter. Si lo prefiere presione la tecla
Ctrl, sostngala y al mismo tiempo presione la tecla E (Ctrl + E), o
active el cono .
4. Se desplegar una pantalla con el fin de verificar el proceso que se
desea ejecutar.
Escoja Borrar, si est seguro de que es el cliente que se desea eliminar

de la tabla.
Recuerde que desde esta opcin nicamente se pueden eliminar los
artculos componentes de un ensamble, puesto que el artculo tipo kit
es un registro de Control de Inventario.
INTEGRACIN CON CONTROL

PRESUPUESTAL
Esta opcin brinda al usuario del mdulo la posibilidad de activar la integracin
con el mdulo de Control Presupuestal, lo que permitir indicar un
presupuesto en los documentos de inventario y en las transacciones en lnea.
Esta opcin se activa desde parmetros del mdulo de CI en la pestaa
presupuesto.
La integracin ser efectiva para documentos y transacciones de tipo consumo
disminuyendo el presupuesto; los documentos podrn tener transacciones que
no sean de consumo pero el presupuesto se afectar nicamente por las
transacciones de inventario de tipo consumo.
PARMETROS DEL MDULO

Para verificar que la funcionalidad de integracin presupuestal se encuentre
activa, se debe ir al tab presupuesto de parmetros del mdulo de Control de
Inventarios, all debe aparecer marcada la opcin de integracin con Control
Presupuestal y por ende exista un paquete y presupuesto digitado. El paquete y
el presupuesto se deben realizar en Control Presupuestal.
La pantalla a visualizar se podra ver de la siguiente manera:
Tab presupuesto de parmetros del mdulo de CI
DOCUMENTOS DE INVENTARIO
La aplicacin de los documentos con un presupuesto asignado generar un
apartado y posteriormente el ejercido sobre el apartado, en caso del uso de la
aprobacin de documentos, se generar el apartado en este momento y el
ejercido hasta que se aplique el documento.
Ejemplo de transaccin de consumo con integracin presupuestal:
Cuando se realiza un documento el sistema sugiere el presupuesto que se
encuentra en parmetros del mdulo de CI, sin embargo este es un campo que
el usuario puede editar y escoger otro presupuesto, pero no puede quedar en
blanco.
Adems al aprobar un documento donde existen transacciones de tipo consumo
en el campo apartado se coloca automticamente el nmero de asiento
presupuestal que se realiz debido a la transaccin de apartado presupuestal en
Control Presupuestal.
La pantalla se podra observar como la siguiente:
Tab documento de un documento de inventario
As mismo se puede consultar en Control Presupuestal el asiento generado,

donde adems de observarse varios detalles importantes en los diferentes tabs,
en el tab general en la seccin comentario se lee una nota que indica que este
asiento fue generado desde un documento de CI para un paquete en especfico.
La pantalla de consulta del apartado se podra observar como la siguiente:
Pantalla de consulta del asiento presupuestal generado
Al aplicar el paquete aprobado se genera un ejercido del apartado,

disminuyendo as el monto del apartado al presupuesto.
La pantalla de consulta del ejercido se podra observar como la siguiente:
Pantalla de consulta del Ejercido vs Apartado
TRANSACCIONES EN LNEA
El mtodo de trabajo de transacciones en lnea es ms sencillo porque no tiene
en su proceso aprobacin de documentos ni puede reflejar el sistema
diferencias en el costo de los artculos, debido a que se toma automticamente
el costo fiscal actual de los artculos.
Entonces al estar activa la integracin con el mdulo de Control Presupuestal,
si se indica un presupuesto para transacciones de tipo consumo, el sistema
generar un apartado presupuestal por el monto del consumo y aplicar un
ejercido sobre ese apartado automticamente.
En todo lo dems el proceso es igual al explicado anteriormente en documentos
de inventario.
CONSIDERACIONES IMPORTANTES:
En transacciones en paquete con aprobacin de documentos, el
documento gener un movimiento presupuestal de apartado, si
el usuario desaprueba el documento, el sistema deber anular el
movimiento presupuestal asociado.
En transacciones en paquete sin aprobacin de documentos,
cuando se aplica un documento de inventario con un
presupuesto asignado y con transacciones de tipo consumo, el
sistema debe generar apartado presupuestal y posteriormente
generar el ejercido del presupuesto sobre el movimiento de
apartado.
Como el apartado generado en la aprobacin de un documento
se realiza con montos fiscales actuales de los artculos, si el
monto a ejercer es mayor o menor que el apartado (debido a
que pudo variar el costo de los artculos desde la
aprobacin del documento hasta la aplicacin del mismo),
al aplicar el documento aprobado el apartado generado se
cancelar, se realizar otro apartado con los montos correctos y
se aplicar el asiento de ejercido vs apartado. Es decir, se
crearn tres asientos presupuestales ms:
o
1. El asiento presupuestal de reversin del apartado

actual
2. El asiento presupuestal del nuevo apartado
3. El asiento presupuestal del ejercido vs nuevo apartado
El mdulo de inventarios siempre afectar el presupuesto

cuando se indique la informacin necesaria en los documentos
de inventario, de ah que, si el presupuesto ya se haba afectado
previamente desde el mdulo de compras, se podra afectar dos
veces el mismo presupuesto y este control lo debe realizar el
usuario para que no ocurra.
No se toma en cuenta la recuperacin de los presupuestos al
realizar devoluciones de consumo, ya que nicamente se ha de
realizar el consumo del presupuesto y en caso de requerir
anular un movimiento se deber realizar directamente desde el
mdulo de Control Presupuestal.
Al realizar la aprobacin o aplicacin de una transaccin de tipo

consumo con integracin presupuestal, el sistema toma el costo
fiscal actual del artculo, por ejemplo cuando el:
o costo fiscal del artculo es tipo promedio, toma el costo
promedio del artculo, indicado en los costos del
artculo.
o costo fiscal del artculo es tipo ltimo, toma el costo
ltimo del artculo, indicado en los costos del artculo.
o
o
costo fiscal del artculo es tipo estndar, toma el costo

estndar del artculo, indicado en los costos del artculo.
costo fiscal del artculo es tipo PEPS, toma el costo de la
primer capa para salir del artculo, indicado en los
costos del artculo.
costo fiscal del artculo es tipo UEPS, toma el costo de
la ltima capa del artculo, indicado en los costos del
artculo.
CAPTULO 4
Artculos
NOTA INTRODUCTORIA
Al activar la opcin de Artculos! el usuario puede obtener el listado de todos
los artculos que se encuentran en inventario y que se utilizan para las diversas
transacciones del mismo. Esto es, en esta tabla se definen todos y cada uno de
los artculos que maneja la compaa, sin importar el tipo de los mismos, estos
pueden ser: producto terminado, material en proceso, sub-ensambles,
empaques, suministros, repuestos, desechos, etc.
Por tal razn, la opcin permite el manejo de todo lo relacionado con agregar,
modificar o eliminar artculos, as como definir artculos alternos, alias y
asignar las bodegas en las que cada uno es almacenado, para luego poder
ejecutar las transacciones necesarias de inventario.
Para ingresar un artculo a la base de datos, el usuario debe definir todas las
caractersticas del mismo, las cuales sern requeridas segn el tipo de
transaccin que se lleve a cabo, tanto desde Control de Inventario como de
todos los mdulos con los que se tiene integracin, por ejemplo: Facturacin,
Contabilidad General, Administracin de Productos, entre otros.
Si en el mdulo de Administracin del Sistema se ha definido que los
artculos utilizan consecutivos el manejo del cdigo del artculo tiene una
condicin especial.
Entonces deber existir un registro para los artculos y el usuario cuente con los
privilegios indicados en dicho registro, el campo del cdigo ser un F1, con lo
que traer todos los consecutivos definidos para los artculos en los que el
usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del cdigo del artculo,
quedar sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la gua de
Administracin del Sistema.
Artculos 96
La opcin Artculos! se ejecuta de inmediato, es decir, no existen submens

bajo ella, sino que se despliega la tabla de datos con el listado de todos los
artculos existentes en la base de datos.
La ventana principal de esta opcin es la siguiente:
Pantalla principal del men de Artculos.
MANEJO DE ARTCULOS
AGREGAR UN ARTCULO
Para agregar un artculo a la base de datos, proceda de la siguiente manera:
1. Desde el men principal del mdulo ingrese a la opcin Artculos!.
Artculos 97

presionando el botn del ratn o presionando la tecla Enter al ubicar el
highlight sobre ella. Si lo prefiere utilice las teclas Ctrl+N o active el
cono
en la barra de herramientas, para agregar un nuevo rengln a
la tabla de datos.
3. Cuando se agrega un artculo el sistema despliega una pantalla con un
conjunto de carpetas que agrupan la informacin del artculo. No
obstante, el primer paso para agregar el artculo es llenar la casilla de
cdigo, que es un campo alfanumrico que permite 20 caracteres.
4. Especifique el campo de descripcin del artculo, que corresponde a
un alfanumrico de 50 posiciones.
5. Una vez que se ingresa la informacin de cada una de las carpetas de
esta pantalla, el usuario debe salvar la informacin ingresada con el
cono
o bien con el cono .
6. Tambin se puede realizar esta operacin por medio de las opciones
Actualizar o Actualizar y Regresar del submen Registro o con las
teclas Ctrl+A o Ctrl+Y, respectivamente.
Importante !!! si se ingresan cdigos de artculos con espacios en
blanco al principio o al final, podran haber problemas al momento
de utilizarlos dentro de ciertas funcionalidades del ERP.
No olvide salvar los cambios!!!
Funciones Especiales del Submen

En la pantalla de mantenimiento de artculos se presentan un par de conos de
funciones ligadas con los artculos.
La referencia sobre el funcionamiento de los conos estndar del sistema se
encuentra en el manual de Administracin del Sistema.
Alternos
Este cono despliega una tabla de datos donde se definen los artculos alternos o
sustitutos para el artculo principal desplegado.
Artculos 98
Los artculos pueden ser alternos mutuamente, es decir que uno puede sustituir
al otro indistintamente, esta caracterstica se le denomina "Reciprocidad".
Sin embargo puede presentarse el caso en que solamente el artculo que se
defina en la tabla pueda sustituir al original y que la situacin no pueda
presentarse a la inversa (no existe reciprocidad).
Refirase a "Cmo Definir los Artculos Alternos?" en la pgina 131, donde se
establece el procedimiento para realizar esta operacin.
Bodegas
Este cono despliega una tabla de datos donde se definen las bodegas en las
cuales se almacenar el artculo desplegado. De manera que, el artculo
nicamente podr ingresarse o salir de las bodegas a las cuales se ha asociado.
Cuando se realicen transacciones de inventario, nicamente se desplegarn los
artculos asociados a una bodega determinada y viceversa. Consulte "Cmo
Establecer las Bodegas del Artculo?" en la pgina 133 para mayor detalle de
este proceso.
Unidades de Distribucin
Este cono permite desplegar un mantenimiento en donde se definen las
diferentes unidades de distribucin con su respectivo cdigo de barras para
cada artculo.
Estos cdigos de barras estn basados en el cdigo de barras definido para la
unidad de detalle del artculo. Esto debido a que un artculo puede manejar
varias unidades de distribucin y con ello varios cdigos de barras (de manera
interna al inventario).
Para mayor detalle consulta la seccin "Cmo se Definen las Unidades de
Distribucin?" en la pgina 135.
Cargador Dinmico
Artculos 99
Los Cargadores Dinmicos facilitan la tarea de cargar informacin a Exactus

ERP al proporcionar una forma simplificada de definir o modificar de manera
masiva la informacin existente. Para la carga de datos, el cargador traer, por
defecto, nicamente las columnas que son requeridos pero se le pueden aadir
las que se deseen, el usuario define la informacin manualmente, a lo que el
cargador validar con base en el diccionario de datos, los formatos indicados
para cada campo. Adems, de la carga manual, el usuario tiene la posibilidad de
cargar un archivo de Excel, el cual contenga la informacin de los registros que
se desean ingresar al sistema. Para ms detalle acerca del funcionamiento del
cargador dinmico refirase al manual de Cargadores dinmicos.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa
correspondiente, tambin puede oprimir Alt + la tecla que identifique la letra
subrayada en el ttulo de la carpeta.
La opcin de artculos presenta las siguientes carpetas: General, Clasificacin,
Proveedor, Datos de Compra, Lote, Especificaciones, Alias, Otros, Notas y
Auditora.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
informacin correspondiente al artculo. Algunas veces esta informacin est
relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde otros mdulos.
Si no recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada
dato especfico, nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla
correspondiente y presionar la tecla F1, o hacer un doble click con el botn
izquierdo del ratn. El sistema desplegar la pantalla correspondiente a la tabla
de datos que contiene la informacin que debe definirse en el campo escogido.
En el caso de las consultas para artculos, el sistema presenta una asistencia
automtica en la consulta de cdigos de barras si fue definido de esta manera en
los parmetros del mdulo.
Artculos 100
General
Carpeta General
Dentro de esta carpeta se presenta la siguiente informacin:

Imagen: se puede asociar una imagen del artculo y sirve de imagen grfica
para identificar al mismo. Soporta imgenes tipo BMP, GIF y JPG, siendo el
tamao mximo por fotografa de 512 Kb.
Al dar doble click sobre el campo de fotografa del artculo aparece una
pantalla mediante la cual, el usuario puede definir tantas fotografas como lo
desee para un artculo y darles una prioridad. Desde el form de artculos se
mostrar la fotografa que tenga prioridad 0.
Artculos 101
Fotografas de Artculos
Existencias: dentro de estas casillas se establecen los niveles de existencias

del artculo que deben encontrarse en el inventario. Este dato no se relaciona
con la(s) bodega(s) en las que se haya almacenado.
El usuario puede crear transacciones a un artculo aunque no se cumpla

con las restricciones de existencias mnima y mxima definidas en esta
opcin!!.
Estos valores son informativos, no impiden el ingreso de transacciones de
inventario, pero el sistema los utiliza para la construccin de reportes donde se
muestran los artculos cuyas existencias reales sobrepasan el mximo definido
en esta opcin, o bien, por el contrario, cuyas existencias reales no alcanzan las
existencias mnimas ideales.
Consulte el apartado Existencias de Inventario en la pgina 324, donde se
muestra la comparacin que el sistema hace en este sentido.
Mnima: se refiere a la menor cantidad que puede existir en el inventario,

tambin se llama "stock de seguridad". Este stock sirve para compensar las
Artculos 102
variaciones en la oferta y la demanda, de manera que siempre se puedan

satisfacer los requerimientos del artculo.
Re-orden: es el nivel del inventario en que debe hacerse un nuevo pedido.

El punto de re-orden considera el tiempo que tarda el proveedor en
reabastecer el artculo, de manera que nunca se consuma el stock de
seguridad.
Mxima: se refiere a la mayor cantidad de artculos que pueden mantenerse

en el inventario, para no tener prdida de dinero debido a cantidades de
inventario excesivas.
Tipo: esta casilla presenta un listado donde se establecen los tipos de artculos
que el sistema maneja. Esta informacin el usuario no puede definirla ni
modificarla.
Terminado: artculos que se tienen en inventario y que se encuentran listos

para ser embarcados a un cliente de acuerdo a un pedido en una planta de
produccin.
Materia Prima: artculos esenciales que se utilizan para la elaboracin de

un producto, las materias primas son las que permiten iniciar el ciclo de
transformacin para obtener los componentes o el producto terminado que
es ofrecido al cliente.
Semielaborado: artculos que ingresan al inventario despus de concluir

varias etapas del proceso productivo, pero que an no cumplen con todas
las especificaciones que caracterizan al producto final que es ofrecido a los
clientes. Los artculos semielaborados pueden considerarse como
componentes de un artculos posterior, que se conforma a partir de ellos.
Mat. Empaque: el material de empaque son productos utilizados para

empacar el artculo terminado del proceso productivo. El material de
empaque es el que evita que las condiciones del ambiente cambien las
caractersticas originales del producto terminado.
Proceso: productos que estn siendo transformados por un proceso

productivo en un lapso determinado.
Reproceso: productos que han tenido que iniciar nuevamente todas o varias
etapas del proceso productivo puesto que no cumplieron con las
especificaciones de calidad para el mismo.
Laboral: este tipo de artculo se utiliza para reflejar transacciones de

inventario de tipo servicio, puesto que no acepta existencias en inventario.
Otros: se utiliza cuando el artculo no coincide con ninguna de las

categoras definidas en esta opcin.
Artculos 103
Suministro: son artculos que se requieren para la realizacin del trabajo de

la empresa, tales suministros no participan directamente en el proceso
productivo pero permiten que ste se lleve a cabo.
Refaccin: artculos del inventario que sirven como repuestos o para

reemplazo de piezas de la maquinaria o equipo utilizado en la empresa.
Servicio: un artculo se define de este tipo cuando se refiere a un servicio

que ofrece la empresa como parte de su labor diaria.
Co-producto: productos que son manufacturados juntos o secuencialmente,

por sus similitudes de producto o proceso. Los co-productos son aquellos
que parten de un mismo material inicial, pero que luego se van
convirtiendo en productos finales con distintas caractersticas.
Subproducto: material de desecho, producto del proceso de un artculo, que

es usado para otros propsitos.
Desecho: productos que son eliminados del proceso productivo por

incumplimiento con las especificaciones, pero que no puede corregir el
error, de manera que es imposible reprocesarlo.
Fantasma: se refiere a artculos que no existen en la bodega como tales,

pero que se definen como parte de una estructura de manufactura, es decir,
es un artculo intermedio entre la materia prima y el producto terminado.
Kit: un artculo tipo kit es aquel que est conformado por varios artculos
terminados que se venden en un solo paquete.
Activo: esta casilla puede ser activada por el usuario para establecer si el
artculo acepta transacciones (compra, venta, traslado). Por otro lado, si la
casilla se desactiva el artculo no podr ser utilizado para ninguna transaccin,
ya sea desde Control de Inventario o desde cualquier otro mdulo.
Costos: en esta seccin se deben establecer los tipos de costeo que sern
utilizados para realizar las transacciones de cada artculo de inventario (costo
fiscal), as como el tipo de costeo para hacer comparaciones entre artculos en
los reportes (costo comparativo).
El tipo de costo definido como fiscal debe ser obligatoriamente diferente al
costo comparativo. Para cualquiera de los dos campos, se puede escoger entre
las siguientes opciones:
Estndar: costo definido por el usuario. Todas las transacciones de

inventario se realizan con el costo establecido y vigente, y ste se modifica
cuando el usuario lo actualiza desde la opcin de Actualizacin del Costo
Estndar en el men de Administracin.
Artculos 104
Es importante que el usuario tenga claro que los artculos definidos con el
costo fiscal estndar, no podrn actualizar dicho costo con una transaccin de
inventario, es decir, desde cualquier opcin del men Transacciones. Este
proceso nicamente puede ejecutarse desde la opcin de Costo Estndar.
Promedio: este tipo de costeo calcula el costo del artculo como el

promedio ponderado de todos los costos definidos para cada ingreso del
artculo al inventario. A continuacin se presenta un ejemplo donde se
explica este comportamiento:
Supngase que se realizan tres transacciones de compra del artculo A, el cual

utiliza un costo fiscal promedio. El costo del artculo que se utilizar para las
dems transacciones del inventario, variar de la siguiente forma:
Transaccin
Cantidad
Costo de
ingreso
Costo
Promedio
100
25
25
50
20
23.33
150
20
21.67
UEPS: el costo que se utilizar para transacciones de consumo de los

artculos del inventario (venta o produccin), corresponde al costo
registrado para el ltimo artculo que ingres al inventario, y que an
exista en dicho inventario.
Esto es, el sistema permite el uso de capas de costo, de manera que si se

han consumido todos los artculos del ltimo ingreso, entonces se tomar el
costo de aquellos artculos ingresados inmediatamente antes.
PEPS: es el caso inverso al anterior. El costeo PEPS define que el costo

que se utilizar para transacciones de consumo de los artculos del
inventario (venta o produccin), corresponde al costo registrado para el
primer artculo que ingres al inventario, y que an exista en dicho
inventario.
Lo anterior se debe a que, el sistema permite el uso de capas de costo, de

manera que si se han consumido todos los artculos del primer ingreso,
entonces se tomar el costo de aquellos artculos ingresados
inmediatamente despus.
ltimo: este tipo de costeo calcula el costo del artculo con el ltimo costo
definido para cada ingreso del artculo al inventario.
A continuacin se presenta un ejemplo donde se explica este comportamiento:
Artculos 105
Supngase que se realizan dos transacciones del artculo A, el cual utiliza un

costo fiscal ltimo. El costo del artculo que se utilizar para las dems
transacciones del inventario, variar de la siguiente forma:
Transaccin
Cantidad
Costo de
ingreso
Costo
Valoracin
de Inventario
1000
1000
500
500
Se puede corroborar que el costo de inventario del artculo ser el costo de la

ltima transaccin de ingreso a inventario efectuada; esto se podr verificar
inclusive desplegando el reporte de valoracin de inventario, donde para el caso
dado, el reporte desplegar como costo valoracin de inventario el valor 500.
NOTA: Es importante advertir que al usar en un artculo el tipo de costo
ltimo el sistema no genera los asientos de ajuste automticamente, por lo
que se pueden presentar casos en los que los costos de valoracin de
inventario no sean los mismos que los costos de ingreso a inventario, es as
que ser necesario llevar a cabo esta tarea de ajuste a travs de ajustes
manuales desde el mdulo de contabilidad.
Una vez que se registre el artculo en la base de datos, los costos no podrn ser
modificados, con el fin de no causar conflictos en la contabilidad.
Utilizado en Manufactura: esta casilla es de consulta y si est marcada
indica si el artculo ha sido utilizado en alguna operacin realizada en los
mdulos de manufactura del sistema Exactus (Produccin y Costos y
Administracin de Productos).
Cdigo de Barras: se refiere a la codificacin que identifica al producto
tanto para la venta como para manejo en el inventario.
El mdulo de Control de Inventario maneja actualmente una unidad de
almacn y una unidad de detalle para cada artculo. La unidad de detalle
representa la unidad indivisible del artculo mientras la unidad de almacn
podra ser segmentada en varias unidades de detalle. Existe un factor de
conversin que pasa de unidades de detalle a unidades de almacn.
El sistema maneja para cada artculo, dos cdigos de barras:
uno que representar la unidad de detalle del artculo (el cual es

obligatorio) y
otro que representar la unidad de almacn del artculo (el cual

podra no tener cdigo de barras)
Artculos 106
El cdigo de barras de la unidad de detalle debe ser un EAN/UCC (no puede

ser un DUN-14). Esto por cuanto a partir de este cdigo se formarn los dems
cdigos que podra tener el artculo.
El cdigo de barras de la unidad de almacn puede formarse de dos maneras:
o
Primero, puede ser un EAN/UCC (igual al cdigo de la unidad de

detalle) si el factor de conversin es 1.
Segundo, debe ser un DUN-14 si el factor de conversin es diferente

de 1.
El sistema permite duplicar los cdigos de barras en las unidades de detalle, no

as, en las unidades de almacn. Adicionalmente, en los F1, cuando existen 2 o
ms artculos con un mismo cdigo de barras se desplegar una tabla de ayuda
para seleccionar el cdigo correcto.
Validar Reglas Locales: indica si el tipo de cdigo escogido valida las
reglas locales definidas en parmetros del mdulo correspondientes a la parte
fija del cdigo de barras. Las reglas locales corresponden a las partes fijas del
cdigo de barras y la asistencia y validacin de las reglas consistir en guiar al
usuario y advertirle cuando un cdigo no est cumpliendo con los valores
establecidos en parmetros del mdulo.
Artculos 107
Alias
Carpeta Alias
Dentro de esta carpeta se despliega una tabla de datos donde se definen los
nombres alternos con que se conoce al artculo dentro de la compaa.
Los alias se refieren especficamente al mismo artculo pero que ha sido
obtenido de diferentes maneras, procesos o procedimientos, y que cuenta con
las mismas caractersticas del artculo desplegado, pero que tambin se conoce
con otro nombre.
El alias recibe mantenimiento directo desde el mdulo de Administracin
de Productos, razn por la cual este mdulo tiene que estar instalado para
que se active la carpeta en Control de Inventario.
Una vez que se hayan ingresado y grabado todos los datos del artculo, se puede
proceder a establecer los alias al primero.
Para definir el o los alias del artculo, el usuario debe utilizar la funcin de
Nuevo que se encuentra en el submen de la carpeta Alias (cono ).
Artculos 108
El sistema activar la fila para que el usuario ingrese los datos: Alias y
Comentario.
Una vez ingresados los datos, grabe la informacin agregada con el cono
de
la barra de herramientas de la carpeta.
En la barra de herramientas de la tabla se encuentra la funcin Especificaciones
accesible por medio del cono .
Especificaciones
Si el usuario marca un registro dentro de la tabla de Alias y presiona el cono
para Especificaciones, el sistema desplegar una pantalla denominada
Mantenimiento de Especificacin de Artculos donde el usuario puede ingresar
las especificaciones del alias segn atributos Cualitativos y Cuantitativos.
Los datos que se ingresan en esta pantalla son los mismos que los que se
ingresan en la carpeta Especificaciones del mantenimiento de artculos:
Atributo cdigo del atributo que se especifica para el alias
Atributos Cuantitativos: permite definir las especificaciones de

calidad del artculo tales como peso, volumen, tamao, cantidad,
etc.
Atributos Cualitativos: permite definir las especificaciones de

calidad del artculo tales como color, textura, etc.
Clase: si el atributo es cualitativo o cuantitativo, esta columna es llenada por

el sistema.
Valor Mximo: es el lmite superior o mximo que debe registrarse a los
atributos cuantitativos, es un valor numrico. Si es un atributo cualitativo el que
se ingresa, esta columna no puede ser editada.
Valor Normal: es el valor normal o promedio asociado a los atributos
cuantitativos, es un valor numrico. Si es un atributo cualitativo el que se
ingresa, esta columna no puede ser editada.
Valor Mnimo: es el lmite inferior o mnimo asociado a los atributos
Cuando el valor normal es mayor al valor mximo de cualquiera de los alias de
produccin el sistema le preguntar al usuario si desea modificar este ltimo
Artculos 109
con el valor normal. Lo mismo ocurre para cuando el valor normal es menor al
valor mnimo de alguno de los alias.
Valor Cualitativo: dentro de esta columna se ingresa el valor para los
atributos cualitativos, es un campo alfanumrico. Si es un atributo cuantitativo
el que se ingresa, esta columna no puede ser editada.
Unidad: unidad de medida en la que se registran los valores para los atributos
cuantitativos. Si es un atributo cualitativo el que se ingresa, esta columna no
puede ser editada.
Notas: dentro de esta columna se puede agregar un texto adicional a
cualquiera de los atributos de la tabla.
Pantalla de Mantenimiento de Especificacin de Artculos
Recuerde que la carpeta Alias se activa si el mdulo de

Administracin de Productos est instalado, dado que es desde all
donde se le da mantenimiento.
Artculos 110
Clasificacin
Carpeta Clasificacin
La informacin contenida en esta carpeta se refiere a la clasificacin, por

familias, de los productos, las conversiones de una clasificacin a otra, el
origen del artculo, la clase ABC.
Clasificacin: se divide en seis tipos, con el fin de identificar a un artculo
dentro de un grupo o familia. Esta clasificacin se define del concepto general
(ms amplio) al concepto ms especfico. As un producto debe caracterizarse
segn una familia de ventas, una lnea, o un grupo, por ejemplo.
Las clasificaciones se definen desde la opcin de Clasificaciones en el
submen de Administracin. Los nombres de cada una de estas clasificaciones
se definen desde Parmetros del Mdulo.
Conversin: se refiere a la relacin entre cada clasificacin y la unidad de
almacenamiento definida al artculo. De esta manera se puede determinar la
cantidad de artculos, en unidades de almacenamiento, que conforman una
familia o una presentacin. Esta conversin no relaciona a una clasificacin con
Artculos 111
otra directamente sino que, la relacin se establece por medio de la unidad de

almacenamiento que se ingresa en la carpeta Otros de esta misma pantalla.
Ejemplo: Si la unidad de almacenamiento de un artculo es la "docena" (12
unidades) y la clasificacin "X" es 2, quiere decir que el artculo de clase X
ser de un lote de 24 unidades (2 veces la unidad de almacenamiento).
Origen: esta opcin permite escoger entre el trmino Terceros y Corporacin.
Este parmetro determina si el artculo en bodega fue obtenido de una fuente
externa o interna de la compaa.
Clase: establece otra forma de clasificar los artculos del inventario. Se basa en
el siguiente concepto: "Para un grupo dado cualquiera, una pequea cantidad de
artculos dentro del grupo responder por la mayor parte del valor total",
refirindose al porcentaje acumulado de costo incluido dentro de cada clase. De
esta forma, cualquier inventario puede dividirse en cuatro partes distintas:
Artculos clase A: de alto valor, son aquellos artculos relativamente pocos,

cuyo valor representa el 60-70% del valor total del inventario. Estos
constituirn por lo general el 10-15% de los artculos.
Artculos clase B: de valor medio, una gran cantidad en la parte media de

la lista; usualmente, alrededor del 20-30% de los artculos cuyo valor total
representa del 15-20% del total.
Artculos clase C: de bajo valor, la mayora de los artculos, normalmente

del 60-70% cuyo valor total del inventario es casi despreciable,
representando slo del 10-15% del valor.
Artculos clase D: de muy bajo valor, la mayora de los artculos,

normalmente del 30-40% cuyo valor total del inventario es casi
despreciable, representando slo del 5-10% del valor.
Artculos 112
Otras Clasificaciones
Carpeta Otras Clasificaciones
Dentro de esta carpeta de eligen las diferentes clasificaciones que se le quiera

adjudicar a un artculo, se pueden elegir todas, algunas o inclusive ninguna.
Artculos 113
Datos de Compra
Carpeta Datos de Compra
Los datos que se ingresan dentro de esta carpeta son utilizados en las
transacciones de compra que se realizan en el mdulo de Compras. Las
casillas que se definen son las siguientes:
Descripcin: se debe anotar un nombre adicional con que se conozca el
artculo y que ser utilizado para las transacciones de compras que se realicen
en el mdulo de Compras. Esta descripcin ser la que se desplegar en las
pantallas correspondientes a las operaciones de compras, y no la descripcin
del artculo definida en Control de Inventarios.
Cuando no se establece descripcin alguna en esta casilla, el sistema desplegar
la descripcin del artculo definida al crear el mismo.
Recibe de ms: si esta casilla se encuentra marcada, el articulo permitir
ingresar a inventario ms unidades de las que fueron especificadas como
cantidad mxima.
Artculos 114
Impuesto: en esta seccin se debe definir el cdigo del impuesto que aplica
para compras del artculo. Por omisin, el sistema presenta el impuesto
definido al artculo en el mdulo de Control de Inventarios sin embargo, el
usuario debe considerar si ste aplica o no para las transacciones especficas de
compras.
Arancel: se debe anotar el cdigo de arancel o impuesto por importacin que
el artculo debe pagar por ingresar al pas. Este impuesto se paga nicamente si
el proveedor es extranjero.
Bodega: casilla en la que se incluye la bodega por omisin, que se le asignar
a las transacciones hechas con ese artculo.
Cdigo Corporativo: cdigo utilizado para identificar el artculo a nivel
corporativo, si la empresa pertenece a una corporacin. Este cdigo no debe ser
necesariamente igual al que se utiliza internamente en la compaa.
Impuesto 1 afecta costo: en esta opcin el usuario podr escoger entre S o
NO.
Esta opcin afecta solamente aquellos embarques provenientes de proveedores
locales, de modo que establece si el costo estimado del artculo tomar en
cuenta el monto correspondiente al impuesto 1 del artculo.
S significa que el costo total del artculo, incluye el impuesto 1, y ser
calculado de la siguiente manera:
+
+
+
+
+
Importe Total = (Cantidad Ordenada x Precio Unitario) - Descuento Lnea

Descuento General
Impuesto1
Impuesto 2
Flete
Seguro
Documentacin
= Costo Total
NO significa que el costo total del artculo, excluye el impuesto 1, y ser

calculado de la siguiente manera:
Artculos 115
+
+
+
+
Importe Total = (Cantidad Ordenada x Precio Unitario) - Descuento Lnea

Descuento General
Impuesto 2
Flete
Seguro
Documentacin
= Costo Total
La manera en la que se calcular el impuesto 1 de los artculos que se adquieren

se define desde Parmetros del Mdulo, esta opcin afectar
adicionalmente el monto correspondiente al costo total. All se determina que el
Impuesto 1 se afecta por:
Descuento en Lnea: se refiere al descuento otorgado por el proveedor

para cada artculo de una orden de compra especfica. Corresponde al valor
del porcentaje de descuento que se define cuando se carga una lnea a una
orden de compra.
Cantidad Ordenada x Precio Unitario

Descuento en Lnea
Importe Total
Sobre este monto se calcula el Impuesto 1
Ambos Descuentos: se refiere al descuento en lnea que ofrece el

proveedor ms el descuento general que se aplica para cada artculo
incluido en la orden de compra. Este descuento general se define en la
opcin Proveedores! de Compras y aplica sobre todas las rdenes de
compra para el proveedor.
Artculos 116
Cantidad Ordenada x Precio Unitario

Descuento en Lnea
Importe Total
Descuento General
Nuevo Importe Total
Sobre este monto se calcula el Impuesto 1
Ningn Descuento: el impuesto 1 se calcula directamente sobre el monto

que se obtiene al multiplicar la cantidad ordenada y el precio unitario del
artculo.
Las condiciones analizadas afectan el monto del impuesto 1. Por lo tanto,

inciden directamente en el Costo Total de los artculos que sern ingresados
al inventario.
Finalmente, es importante aclarar que el porcentaje asociado con cada impuesto
se establece mediante la tabla de Cdigos de Impuesto de Administracin del
Sistema y los nombres que identifican tanto el impuesto 1 como el impuesto 2,
se definen en los Parmetros del Mdulo del mismo mdulo.
Artculos 117
Especificaciones
Carpeta Especificaciones
Esta carpeta est formada por una tabla de datos dentro de la cual se ingresa
directamente la informacin dentro de la tabla. Para activar la tabla el usuario
debe presionar el cono
y para borrar un registro ya existente debe marcarlo
y presionar el cono
de la barra de herramientas de la tabla.
Atributo: Se ingresa el cdigo del atributo que se especifica para el artculo. Si
ste se encuentra dentro del listado de atributos que maneja el mdulo de
Administracin de Productos del sistema y no recuerda el nombre, presione
la tecla F1 en el campo correspondiente de la columna atributo.
En el caso que el atributo que se va asociar al artculo, no est registrado en la
tabla Atributos el usuario puede ingresar directamente el nombre del mismo. El
sistema desplegar una pantalla para registro de nuevos atributos; dentro de la
Artculos 118
misma se especifica la clase de atributo que se ingresar: Cualitativo o

Cuantitativo.
Atributos Cuantitativos: permite definir las especificaciones de calidad

del artculo tales como peso, volumen, tamao, cantidad, etc.
Atributos Cualitativos: permite definir las especificaciones de calidad

del artculo tales como color, textura, etc. Si se desea asignar un atributo
que no est definido el sistema le enva un mensaje para poder incluirlo.
Pantalla para ingreso de Nuevo Atributo
Clase: si el atributo es cualitativo o cuantitativo, esta columna es llenada por

el sistema.
Valor Mximo: es el lmite superior o mximo que debe registrarse a los
atributos cuantitativos, es un valor numrico. Si es un atributo cualitativo el que
se ingresa, esta columna no puede ser editada.
Valor Normal: es el valor normal o promedio asociado a los atributos
Valor Mnimo: es el lmite inferior o mnimo asociado a los atributos
Valor Cualitativo: dentro de esta columna se ingresa el valor para los
atributos cualitativos, es un campo alfanumrico. Si es un atributo cuantitativo
el que se ingresa, esta columna no puede ser editada. Si se desea asignar un
valor que no est definido el sistema le enva un mensaje para poder incluirlo.
Artculos 119
Pantalla para ingreso de Nuevo Atributo
En el caso que el valor cualitativo ingresado no haya sido definido en la tabla

Atributos que se encuentra en el mdulo de Administracin de Productos, el
usuario puede ingresar directamente ese valor en la columna. Al realizar esta
operacin, el sistema desplegar una pantalla para registro de nuevos valores en
el que se debe confirmar si el valor dado debe ser incluido al atributo o no.
Unidad: unidad de medida en la que se registran los valores para los atributos
cuantitativos. Si es un atributo cualitativo el que se ingresa, esta columna no
puede ser editada.
Chequear Ingreso: esta columna se presenta marcada si se ha especificado
para el artculo, realizar un chequeo o revisin en el ingreso a existencias. Esta
revisin mide el cumplimiento segn las especificaciones para el atributo
especfico.
Heredar Lotes: esta columna se encuentra marcada si el usuario requiere que
las especificaciones del atributo en particular se vean reflejadas en los lotes que
componen las existencias (en el caso que el artculo maneje lotes).
Notas: dentro de esta columna se puede agregar un texto adicional a
cualquiera de los atributos de la tabla.
De manera resumida, se tiene que:
Si el atributo para el cual definir la especificacin es cuantitativo ingrese

el nombre del atributo; el valor mximo, el valor mnimo y el valor
normal correspondientes a los estndares de calidad; la unidad de
medida de la caracterstica de calidad; y las anotaciones que considere
importantes en la columna de notas.
Si el atributo para el cual definir la especificacin es cualitativo ingrese el

nombre del atributo; el valor cualitativo de la caracterstica de
calidad; y las anotaciones que considere importantes en la columna de
Artculos 120
notas. Si no recuerda los valores cualitativos asociados con el atributo

presione la tecla F1, en el campo correspondiente de la columna Valor
Cualitativo.
Series
Esta carpeta se encontrar activa cuando se encuentre activo el uso de
nmeros de serie en los parmetros globales del mdulo. En caso de
que el artculo no tenga control de nmeros de serie, la funcionalidad
no estar activa!!!.
Carpeta Series
Dentro de esta carpeta se ingresan los siguientes parmetros para el artculo

especfico:
Utiliza Series: esta casilla se marca si el usuario requiere que el artculo
utilice series para la generacin de boletas de inventario en las transacciones en
las que participe. Por medio de los datos que se ingresen en esta carpeta es
Artculos 121
posible registrar, durante la entrada y salida de productos (artculos

inventariados), la identificacin particular de cada unidad procesada.
Si una compaa utiliza nmeros de serie, pero a la vez tiene artculos

que no utilizan nmeros de serie al realizarles el ajuste de costos se le
asigna un valor nulo.
Plantilla: cdigo de la plantilla de nmeros de serie que se utilizar para el
artculo en particular. Esta definir el tipo de dgitos vlidos del nmero de
serie que se puede utilizar para el artculo y la longitud del mismo.
Modalidad de uso en boletas de inventario: bajo esta seccin se puede
marcar una de las siguientes alternativas:
Identificar artculos inventariados
Identificar slo artculos con existencias

Es importante resaltar que slo los artculos que tengan un nmero entero como
factor de conversin entre su unidad de almacn y su unidad de detalle podrn
tener disponible el control por nmeros de serie, pues no tiene sentido este
control detallado por unidad cuando el factor de conversin no cumple con esta
condicin, puesto que no se podra determinar la cantidad de nmeros de serie
esperada en un movimiento especfico.
Artculos 122
Proveedor
Carpeta Proveedor
La informacin que se debe ingresar en esta carpeta corresponde aspectos de

identificacin del proveedor y condiciones de ste para el abastecimiento del
artculo.
Proveedor: en esta casilla debe digitarse el cdigo del proveedor principal del
artculo, en caso de que la procedencia del mismo sea de terceros. El sistema
desplegar automticamente la descripcin del mismo.
Pas de Manufactura: Este campo es para elegir el pas o regin de
manufactura del artculo, puede quedar en blanco siempre y cuando no sea
obligado ingresar la relacin Artculo-Proveedor lo cual se especifica en
parmetros del mdulo de CI.
Artculos 123
Tipo Pas/Regin: Es un campo no editable que nos indica si la escogencia

anterior es un pas o una regin de manufactura.
Cdigo Artculo: se refiere al cdigo que el proveedor ha definido para el
artculo, este puede ser distinto al que se use internamente en la compaa.
Orden Mnima: cantidad mnima que el proveedor acepta para satisfacer un
pedido. Se debe definir esta cantidad en la unidad de almacenamiento del
artculo.
Reabastecimiento: lapso que tarda el proveedor en hacer llegar el pedido al
cliente, desde el momento de la emisin de la orden de compra
correspondiente, hasta que la mercadera es recibida en la compaa. El perodo
de reabastecimiento debe definirse en das.
Lote Mltiplo: se refiere a los mltiplos en los que vende el proveedor y en
los cuales ser reabastecido el artculo. Por ejemplo si se ha definido que el lote
mltiplo es "4", entonces el proveedor abastecer 4, 8, 12, 16 lotes y as
sucesivamente.
Artculos 124
Otros
Carpeta Otros
En esta carpeta se definen algunos otros aspectos generales que van a

caracterizar el manejo del artculo dentro de todas las transacciones del sistema.
Estas caractersticas se relacionan con unidades de peso, almacenamiento, venta
y cuentas contables que se utilizarn para realizar los asientos debido a las
Los parmetros que deben ser ingresados son los siguientes:
Conteo Cclico: es un dato de consulta que se refiere a la frecuencia con que
se realizarn los muestreos del artculo en el inventario. Esta frecuencia se
establece en das.
Peso Neto: es el peso del artculo, en la unidad de peso que se haya definido
para cada unidad de almacenamiento. Se refiere al peso real del producto, sin
considerar empaques. Este dato se registra segn la unidad de medida definida
en los parmetros globales del mdulo.
Artculos 125
Peso Bruto: es el peso de cada unidad de almacenamiento como tal. Es decir,

considera el producto, el empaque, los amortiguadores, y otros de este tipo.
Este dato se registra segn la unidad de medida definida en los parmetros
globales del mdulo.
Volumen: se refiere al espacio tridimensional que ocupa la unidad de
almacenamiento en la bodega. La unidad de medida se establece en los
parmetros globales del mdulo.
Nmero de Bultos: se refiere a los conjuntos en que se agrupan las unidades
de almacenamiento dentro de la bodega.
Unidades: establece las unidades en que se contabilizar el artculo segn la
transaccin que se presente. De manera que existen tres tipos de unidades para
los artculos del inventario:
Almacenamiento: determina la unidad de medida en la que se almacenan

los artculos en la bodega y con base en la cual se realizan las transacciones
de inventario y los movimientos de todos los mdulos integrados con ste.
Esta opcin puede ser modificada, pero si el artculo tiene existencias, el
sistema le enviar una advertencia para poder continuar trabajando.
Detalle: establece el nmero de unidades elementales del artculo que

componen la unidad de almacenamiento.
Venta: define el mltiplo de la unidad de almacenamiento en que deben

registrarse las transacciones de venta. Este campo tiene validez cuando en
el mdulo de Facturacin, se establece que el cliente requiere Facturar
en Mltiplos de Venta. De esta manera, si se ha establecido que la
conversin del Mltiplo de Venta con respecto a la Unidad de
Almacenamiento, es cinco (5), y un cliente especfico solicita facturacin
en mltiplos de venta; entonces nicamente se podrn facturar 5, 10, 15,
20,., as sucesivamente, unidades de almacenamiento.
Conversin: establece las relaciones que tendrn tanto la unidad de detalle

como la de venta con la unidad de almacenamiento.
Detalle: nmero
almacenamiento.
de
unidades
de
detalle
por
cada
unidad
Artculos 126
de
Mltiplo Venta: mltiplo de la unidad de almacenamiento en el cual se

vende el artculo al cliente, que as lo requiera, para dicho fin se pueden
establecer nmeros con decimales.
La relacin entre las unidades de inventario se puede explicar de la siguiente

forma: supngase que el producto son vasos, los cuales se almacenan en cajas
de seis unidades y la unidad de venta son paquetes de cuatro cajas. Entonces los
datos deben ingresarse como sigue:
Caja
Almacenamiento:
Conversin
Unidad
6
Detalle:
Mltiplo Venta:
Paquete
La tabla anterior se interpreta de la siguiente manera: en la bodega se almacena

cajas de 6 unidades cada una, al cliente se le venderan (no es obligatorio)
paquetes de cuatro cajas, es decir, paquetes de 24 unidades.
Nota: El sistema no obliga facturar en mltiplo de venta. Esto es una
caracterstica que se establece para cada cliente!!!!
Impuestos: Tipo de impuesto que ser aplicado a cada artculo, cuando se
realicen facturaciones del mismo, segn los cdigos y porcentajes definidos en
la tabla de Cdigos de Impuesto del mdulo de Administracin del Sistema.
Estos impuestos son utilizados para elaborar los pedidos, remisiones, facturas y
devoluciones en el mdulo de Facturacin.
Cuentas: Se debe seleccionar el paquete de cuentas contables de inventario
para este artculo. Recuerde que stas fueron definidas desde la opcin del
mismo nombre en el men de Administracin, donde se asign un grupo de
cuentas contables y centros de costo para cada paquete, dependiendo del tipo de
artculo.
Las cuentas que se utilizarn dependern de cada transaccin que se lleve a
cabo, ya sea desde Control de Inventario como desde los otros mdulos con
que se tiene integracin.
Retencin venta y/o compra: Se pueden asociar retenciones a los artculos,
sin embargo estos campos no es obligado llenarlos, los cdigos de retenciones
y su funcionamiento se explican en el manual de AS, lo que ac se puede decir
es que para ligar una retencin a un artculo esta debe ser de modo de
aplicacin Aplicar al registrar, y tambin se puede separar el tipo de
retencin si es para ventas o para compras.
Modelo: se puede elegir tambin un modelo de retencin para ligar a este
artculo, este campo es un F1 y no es obligado llenarlo.
Artculos 127
Auditora
Dentro de esta carpeta el sistema lleva una bitcora de las fechas de creacin y
ltima modificacin que se haya realizado al artculo especfico.
Los datos que el sistema almacenan son: cdigo y nombre del usuario, fecha y
hora de la operacin, ya sea para creacin o ltima modificacin.
Lote
Carpeta Lote
En esta carpeta se define el comportamiento que tendrn los artculos que

utilicen lotes y los perodos que debern cumplir para ser utilizados, bien los
que utilicen lotes como requisito indispensable para poder utilizar la opcin
Pedimentos.
Segn estos perodos, y con base en la fecha de creacin de un lote especfico,
el sistema calcular los das en que el lote cumple la cuarentena y
posteriormente, cuando vencer.
Artculos 128
Usa Lotes: al activarse esta opcin, tambin se activa por defecto la casilla
Perecedero: Indica si el artculo es perecedero o no en caso de utilizar lotes. Por
omisin, todo artculo que use lotes se considera perecedero a menos que se
indique lo contrario, como en el caso de los artculos que usen Lotes por la
necesidad de utilizar Pedimentos pero que realmente en ellos no se necesite
especificar fechas de ningn tipo excepto la del pedimento propiamente. As,
cuando se marca uso de lotes se marca tambin perecedero automticamente y
se habilitan todos los dems campos. Si se desmarca perecedero, entonces se
deshabilitan todos los dems campos del tab, incluyendo check box de obliga
cuarentena. Para ver el detalle acerca de los Pedimentos ver seccin
Pedimentos en la pgina 150.
Obliga Cuarentena: al activar esta opcin se establece que el artculo tiene que
pasar por el perodo de cuarentena antes de estar o definirse como disponible
para consumo, hay artculos que llevan control de pedimentos y que tambin
tienen la necesidad de utilizar fechas de cadicidad.
Mnimo de Vida Compra: vida til necesaria para poder comprar el artculo.
Significa que un artculo con vida til menor no podr satisfacer las
necesidades de la compaa por lo tanto no es conveniente adquirirlo, ya que
posiblemente haya vencido en el momento que sera utilizado. Este parmetro
se mide en das.
Mnimo de Vida Consumo: vida til necesaria para poder consumir el
artculo. Se relaciona con el lapso en que el artculo ser utilizado, artculos con
vida til menor estarn vencidos en el momento de ser requeridos. Esto
significa que fueron producidos en fechas anteriores a la requerida, de manera
que en el momento en que sern consumidos podran haber sobrepasado su
fecha de vencimiento.
Mnimo de Vida Venta: vida til necesaria para poder vender el artculo. Es
el mismo concepto de los casos anteriores. El artculo debe tener una vida til
mayor o igual a la establecida en este espacio para que satisfaga los
requerimientos de calidad y no caduque antes de ser vendido.
Vida til Promedio: das promedio que el artculo tiene disponibles para ser
consumido. Este valor es el que el sistema utiliza para realizar el clculo de la
fecha de vencimiento cuando se crea un lote, al realizar una transaccin de
inventario tipo Compra, Fsico, Miscelneo o Produccin.
Cuarentena: das que deben pasar, despus de producido el artculo, para
poder ser utilizado. Con base en el valor definido para este campo, el sistema
definir la fecha en la que el lote termina la cuarentena, cada vez que se cree un
nuevo lote para un artculo especfico.
Artculos 129
Notas
La carpeta de notas despliega un espacio de texto en blanco para indicar
observaciones importantes o aclaraciones con respecto al artculo.
MODIFICAR UN ARTCULO
Al modificar un artculo se puede modificar la informacin agregada en l, sin
embargo no es posible modificar el cdigo, ni el tipo de costeo asociado al
mismo.
Tampoco es posible anular la condicin de uso lotes una vez que se ingrese el
primer lote del artculo o se realice cualquier transaccin en los inventarios.
Si se trata de modificar la unidad de almacenamiento de un artculo posee
existencias en inventario, el sistema mostrar un mensaje de advertencia al
usuario. Queda a criterio del usuario si realiza el cambio o no.
Para modificar un artculo, proceda de la siguiente manera:
1. Dentro del men principal del mdulo escoja la opcin Artculos!.
Esto har que se despliegue la tabla que contiene los registros de los
artculos.
2. Localice el artculo que desea modificar y coloque el cursor sobre l,
seleccione en Registro la opcin Modificar y actvela presionando una
vez el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el
highlight sobre ella.
Si lo prefiere presione las teclas Ctrl+M o active el cono
. Se
desplegar la misma pantalla que se pudo observar al agregar el
artculo.
3. Seleccione la carpeta bajo la cual quiere modificar la informacin del
artculo y actvela presionando una vez el botn izquierdo del ratn
sobre el nombre de la carpeta seleccionada.
4. Localice el campo que desea modificar, coloque el highlight del ratn
sobre l y digite la nueva informacin.
5. Proceda a grabar la informacin digitada presionando con el botn
izquierdo del ratn sobre el cono , o bien con la opcin Actualizar
del submen Registro o con las teclas Ctrl+A.
Artculos 130
ELIMINAR UN ARTCULO
Antes de intentar eliminar un artculo asegrese de que no tenga existencias,
transacciones, costos y de que no sea un artculo alterno de otro.
Para eliminar registros de artculos proceda de la siguiente manera:
1. Desde el men principal del mdulo escoja la opcin Artculos!. Para
activar la tabla donde se visualizan los registros de artculos.
2. Localice el artculo que desea eliminar y mrquelo con el highlight.
3. Luego seleccione en Registro la opcin Eliminar y actvela. Si lo
prefiere presione las teclas Ctrl+E o active el cono .
4. El sistema desplegar una pantalla con el fin de verificar el proceso que
se desea ejecutar. Escoja Eliminar, si est seguro de que es el artculo
que desea borrar de la tabla.
Si se encuentra en la ventana de creacin y modificacin de

registros solo debe localizar el artculo y activar el cono
respectivo!!
CMO DEFINIR LOS ARTCULOS ALTERNOS?

proceder a establecer los artculos alternos al primero.
Para definir los artculos alternos, el usuario tiene que ubicarse en la pantalla de
creacin - modificacin de artculos y debe tener desplegado el registro del
artculo al cual se le asignarn los artculos alternos correspondientes.
Si se ha cumplido con los aspectos anteriores, entonces el procedimiento a
seguir es el siguiente:
1. Presione el cono
, para desplegar la tabla de datos Artculos
Alternos para el artculo.
2. Elija del submen de Registro la opcin Nuevo, o presione
simultneamente las teclas Ctrl+N. Tambin puede ingresar un registro
nuevo por medio del cono .
3. El sistema se posicionar en una nueva lnea de la tabla de datos. La
informacin a ingresar para el artculo alterno es la siguiente:
Cdigo: cdigo de identificacin en la base de datos del artculo alterno, el
cual corresponde a cualquier artculo que haya sido creado anteriormente.
Artculos 131
Descripcin: nombre descriptivo del artculo alterno.

Prioridad: grado de preferencia que tienen los artculos alternos entre s, con
respecto al artculo principal.
Recproco: al marcar esta opcin se establece que el artculo de la lnea puede
sustituir al principal y viceversa. Es decir, son mutuamente alternos.
4. Grabe la informacin agregada con el cono , o bien con la opcin
Actualizar del submen de Registro o con las teclas Ctrl+A.
5. Si es el ltimo artculo alterno que desea agregar puede utilizar el cono
o la opcin Actualizar y Regresar (Ctrl+Y) del submen de
Registro, para regresar a la pantalla de Creacin-Modificacin de
artculos.
Pantalla de Artculos Alternos
Artculos 132
CMO ESTABLECER LAS BODEGAS DEL

ARTCULO?
proceder a establecer la(s) bodega(s) en la(s) que ser almacenado el artculo.
Para definir las bodegas del artculo, el usuario tiene que ubicarse en la pantalla
de creacin - modificacin de artculos y debe tener desplegado el registro del
artculo al cual se le asignarn las bodegas correspondientes.
A continuacin se presenta la tabla desplegada por el sistema para la asociacin
de artculos con bodegas.
Pantalla de bodegas del artculo
El procedimiento para asociar un artculo con bodegas es el siguiente:

1. Presione el cono
el artculo.
, para desplegar la tabla de datos Bodegas para
2. Elija del submen de Registro la opcin Nuevo, o presione

simultneamente las teclas Ctrl+N. Tambin puede ingresar un registro
nuevo por medio del cono .
Artculos 133
3. El sistema se posicionar en una nueva lnea de la tabla de datos. La

informacin a ingresar para la bodega se explica a continuacin.
4. Grabe la informacin agregada con el cono , o bien con la opcin
Actualizar del submen de Registro o con las teclas Ctrl+A.
5. Si es la ltima bodega que desea agregar puede utilizar el cono
o la
opcin Actualizar y Regresar (Ctrl+Y) del submen de Registro,
para regresar a la pantalla de creacin - modificacin de artculos.
6. Las casillas que deben ser llenadas son las siguientes:
Bodega: se debe establecer el cdigo de la bodega en que se almacenar el
artculo desplegado. Las bodegas se definieron dentro del mdulo de
Existencia Mnima: se debe definir el nivel mnimo de existencias que deben
permanecer en la bodega para el artculo desplegado. Esto con el fin de
asegurar que siempre habr una determinada cantidad del artculo en la bodega.
Punto de Re-orden: se refiere al nivel de existencias en el que se hace un
nuevo pedido al proveedor. El punto de re-orden siempre ser mayor al nivel de
existencia mnima y debe considerar los consumos durante el perodo en el que
se reabastece el artculo.
Existencia Mxima: es el nivel mximo del artculo que puede estar
almacenado en la bodega, segn la capacidad de la misma.
Es de suponer entonces que, la sumatoria de la existencia mnima, el punto de
re-orden y la existencia mxima de cada bodega, ser igual a la informacin
establecida para las existencias totales del artculo, que se ubica en la carpeta
General. Sin embargo, el sistema no exige que esta situacin sea estrictamente
cierta.
El usuario podr definir cualquier cantidad, sin importar si las sumatorias
coinciden o no. No obstante, es recomendable que se haga de forma que el total
de las existencias en cada bodega coincida con los niveles definidos al artculo.
Existencias Congeladas: esta columna se encuentra marcada con un
"check" () si dentro de la bodega en cuestin, las existencias del artculo se
encuentran congeladas. Por existencias congeladas entindase aquellas
existencias del artculo en bodega, que son almacenadas para ser utilizadas
posteriormente o que fueron bloqueadas al ejecutar algn proceso de toma
fsica.
Bloquea Transacciones: esta columna se encuentra marcada con un
"check" () si dentro de la bodega en cuestin, las existencias del artculo en la
Artculos 134
bodega no pueden ser utilizadas para realizar transacciones de inventario con

ellas.
Esta columna es un indicador de bloqueo de transacciones del artculo para la
bodega. Si un artculo est congelado pero no tiene esta casilla marcada, el
artculo permite que se realicen transacciones pero todava sigue indicando que
se encuentra congelado.
Fecha Inicio de Congelamiento: esta columna muestra la fecha en la cual
se ejecut el proceso de congelamiento de existencias dentro de la bodega en
cuestin.
Fecha Final de Congelamiento: esta columna muestra la fecha en la cual
finaliza el perodo de congelamiento de existencias dentro de la bodega en
cuestin.
CMO SE DEFINEN LAS UNIDADES DE

DISTRIBUCIN?
El objetivo de esta funcin es llevar el control de las unidades de distribucin
que maneja cada artculo. Como mximo cada artculo puede tener hasta ocho
(8) presentaciones diferentes, o sea, puede tener solamente ocho unidades de
distribucin diferentes.
El procedimiento para definir unidades de distribucin es el que se muestra a
continuacin:
1. Dentro de la pantalla de Mantenimiento de Artculos presione el
cono
que corresponde a la funcin Unidades de Distribucin.
El sistema desplegar una pantalla en la cual se despliega una tabla de
unidades de distribucin.
2. En la parte superior de la tabla se despliega para referencia el cdigo y
descripcin del artculo as como la unidad de almacenamiento
asignada.
3. Dentro de la tabla se despliegan las siguientes columnas:
Unidades: es un F1 de la tabla de Unidades del mdulo de Administracin
del Sistema. No se permiten dos o ms unidades iguales en dos o ms filas
diferentes de la tabla.
Variable Logstica: la longitud mxima de esta columna es de 1 dgito y no
permite dos o ms unidades en dos o ms filas diferentes de la tabla.
Artculos 135
Factor de Conversin: el factor de conversin es el nmero por el cual se

tienen que multiplicar las unidades de almacn para obtener las unidades de
distribucin. Slo permite enteros positivos.
Cdigo de Barras: se despliega el cdigo de barras para la unidad de
almacenamiento. El sistema verifica los siguientes parmetros cuando se
ingresa el cdigo de barras:
o No se permiten dos o ms cdigos de barras iguales en dos o ms filas
diferentes de la tabla.
o Verifica la correcta formacin del cdigo de barras. Esto incluye la longitud,
la correcta utilizacin de la Variable Logstica (no puede repetirse y no tiene
que estar entre 1 y 8) y el cdigo de productor y producto debe ser el mismo
para todas las unidades de distribucin.
o En el caso de que se utilice Asistencia Automtica (indicador definido en
los parmetros globales del sistema), verifica la correcta formacin del cdigo
de barras tomando en cuenta las Reglas Locales (partes fijas del cdigo) y
el nmero de dgitos aportados por la clasificacin si es que aplica
4. Por restricciones del tipo de cdigo DUN 14 (la variable lgica para las
unidades va de 1 a 8), la tabla no puede contener ms de 8 filas.
5. Se pueden borrar registros en la tabla solamente si NO existen
transacciones de inventario asociadas al artculo y unidad de
distribucin correspondientes.
6. Una vez que se han ingresado los datos dentro de la tabla el usuario
debe salvar la informacin con el cono
que se presenta en la barra
de herramientas.
Artculos 136
Pantalla de Unidades de Distribucin
Artculos 137
CAPTULO 5
Lotes
NOTA INTRODUCTORIA
El mdulo de Control de Inventario acepta el manejo de lotes de artculos
en inventario con el fin de controlar las fechas de ingreso, permanencia y salida
de artculos para verificar la calidad del producto. Este concepto se puede
aplicar a cualquier tipo de producto, ya sea materia prima, producto en proceso,
producto terminado, suministros, etc.
Los artculos que se despliegan bajo esta opcin son nicamente aquellos que
fueron definidos como "Acepta Lotes", desde la carpeta de Lotes en la opcin
de Artculos. Las fechas correspondientes a la cuarentena y al vencimiento del
lote se obtienen a partir de la fecha de entrada del lote a la bodega y de los
perodos definidos en la misma carpeta de Lotes.
Un lote se despliega en esta tabla una vez que se haya definido para alguna
transaccin del inventario. Esta situacin ocurre aunque no se haya aplicado un
paquete al inventario o bien cuando se graba una transaccin por lnea .
El estado que desplegar el artculo que pertenece al lote ser "Disponible" si
el mismo artculo "No Obliga Cuarentena" o "Cuarentena" si se presenta la
situacin contraria.
Los lotes pueden presentar varios estados, completamente independientes al
estado desplegado por la cantidad donde se ubiquen las existencias de los
artculos.
Los estados de los lotes dependen directamente de los procesos de Aprobacin
y Vencimiento que se despliegan en esta misma opcin. Los estados de los
lotes son los siguientes:
Cuarentena: se despliega para todos los lotes de los artculos que se

aplican al inventario y que en el subtipo de transaccin se establece que el
artculo estar en cuarentena. Este estado se desplegar aunque se haya
Lotes 138
definido que el artculo "No Obliga Cuarentena", siempre y cuando se

defina el subtipo como "Cuarentena".
Aprobado: los lotes presentan este estado por tres posibles situaciones. La
primera ocurre cuando se aplica al inventario un ingreso de artculos que no
obligan cuarentena y que tienen definido un subtipo de transaccin
"Disponible".
El segundo caso ocurre cuando se ejecuta el proceso de Aprobacin!, para
aquellos lotes que han cumplido con el perodo de cuarentena, de manera
que los artculos puedan estar disponibles para cualquier transaccin.
Y finalmente, el tercer caso se presenta cuando se aplica al inventario una
transaccin de Aprobacin para la totalidad de los artculos del lote, en la
misma bodega y en la misma localizacin. Esta operacin se puede realizar
desde cualquiera de las dos opciones del men de Transacciones.
Ntese que en la ltima opcin, el usuario podra aprobar solamente una
parte del lote, en cuyo caso, ste seguira desplegando el estado de
Cuarentena.
Vencido: es similar al caso anterior. Los lotes pueden desplegar este estado
por dos diferentes razones. La primera situacin ocurre cuando se ejecuta el
proceso de Vencimiento!, a aquellos lotes que han igualado o sobrepasado
la fecha para esta condicin, de esta manera los artculos que pertenecen al
lote no pueden participar en las transacciones de inventario.
El segundo caso se presenta cuando se aplica al inventario una transaccin
de Vencimiento para la totalidad de los artculos del lote, en la misma
bodega y en la misma localizacin. Este proceso se puede realizar desde
cualquiera de las dos opciones del men de Transacciones.
En este caso ocurre una situacin similar que en el proceso de Aprobacin.
Si el usuario realiza una transaccin de vencimiento solamente a una parte
del lote, entonces ste desplegara el estado de Aprobado o
Cuarentena, segn sea el caso.
Trnsito: este estado se despliega para lotes que se han definido en

transacciones que an no se han aplicado al inventario. Esto es, cuando se
asigna un lote a un artculo en una transaccin que se ejecuta desde la
opcin Paquetes del men de Transacciones, dicha transaccin no se
aplica al inventario directamente. Entonces, el sistema guarda el lote en la
tabla correspondiente, pero despliega este estado. Esto implica que el lote
existe, pero que an no se han actualizado en el inventario las existencias
correspondientes del artculo.
Lotes 139
Reservado: este estado lo muestra para lotes hechos desde PC debido a la

funcionalidad de sugerencia de lotes, estos lotes solo se podrn utilizar en
rdenes de produccin mientras estn reservados.
Pantalla Principal de Lotes
FUNCIONES ESPECIALES DEL

SUBMEN
Dentro de esta opcin se presentan varios conos que ejecutan funciones
especiales del submen, tal es el caso de Seleccionar y Modo.
Lotes 140
SELECCIONAR
Esta opcin realiza la seleccin de las lneas de la tabla de datos que sern
utilizadas para realizar el proceso de aprobacin o vencimiento de los lotes. Se
encuentra bajo el submen de Registro, no se cuenta con ningn cono ligado a
ella.
El usuario puede seleccionar una lnea, al hacer un click sobre el margen
izquierdo de la misma, es decir, sin necesidad de activar la opcin
correspondiente.
Cuando se escoge una lnea para ser considerada en el proceso de aprobacin,
sta se desplegar de la siguiente manera:
Por otro lado, cuando se elige una lnea para que participe en el proceso de
vencimiento de lotes, sta se desplegar as:
Refirase a "Cmo Aprobar y / o Vencer Lotes?" en la pgina 149, donde se

explica la forma en la que se marcan las lneas.
Modo
Al seleccionar cualquiera de estas dos alternativas, el usuario decide cul

proceso se va a ejecutar, si aprobacin o vencimiento de lotes.
Los conos indican solamente el proceso a ejecutar, por s solos no pueden
realizarlo. Al seleccionar alguno de los dos, se activa la opcin correspondiente
en el men principal de la pantalla, ya sea Aprobacin! o Vencimiento!
Consulte "Cmo Aprobar y / o Vencer Lotes?" en la pgina 149, donde se
explica el procedimiento para aprobar y vencer lotes de artculos.
Lotes 141
APROBACIN! / VENCIMIENTO!
El sistema nicamente activa una de las dos opciones, cuando se presiona el
cono correspondiente,
para ejecutar el proceso de aprobacin de lotes o
para el proceso de vencimiento de lotes, o bien, al escoger la opcin respectiva
desde el men de Modo.
El proceso de aprobacin consiste en la contabilizacin como cantidad
disponible en el inventario de aquellos lotes marcados los cuales se encontraban
en estado de cuarentena.
Por otro lado, el proceso de vencimiento consiste en la eliminacin de los lotes
de artculos que se encuentren como disponibles en la bodega, o en perodo de
cuarentena. En el apartado "Cmo Aprobar y / o Vencer Lotes?" en la pgina
149, se explica el detalle de este procedimiento.
MANEJO DE LOTES
Ntese que bajo el men de Lotes! no se pueden ingresar lneas, es decir, no
existe la opcin de crear lotes. Los lotes se crean cuando se realiza una
transaccin de inventario, en cualquiera de las opciones del men de
Transacciones.
Los lotes se podrn eliminar siempre y cuando el lote no est asociado a un
embarque, que no est asociado a un reporte de produccin y que no se tengan
transacciones asociadas.
Importante !!! si se ingresan cdigos de Lotes con espacios en
blanco al principio o al final, podran haber problemas al momento
de utilizarlos dentro de ciertas funcionalidades del ERP.
MODIFICAR UN LOTE
Para modificar la informacin de un lote, proceda de la siguiente manera:
1. Estando en el men principal del mdulo presione el botn izquierdo
del ratn sobre la opcin Lotes!. Esto har que se despliegue la tabla
principal de la opcin.
2. Localice el lote que desea modificar y mrquelo con el highlight.
Lotes 142
3. Seleccione en el submen Registro la opcin Modificar y actvela o

utilice las teclas Ctrl+M, o bien active el cono , para ingresar a la
pantalla de Lotes.
4. Dentro de esta pantalla se despliegan tres carpetas que contienen la
informacin del lote consultado.
5. Localice el campo que desea modificar. Recuerde que al modificar un
lote no puede cambiar la informacin del nmero de lote, el cdigo del
artculo, la fecha de entrada, la cantidad ni el tipo de ingreso.
Solamente es posible modificar el proveedor, el lote del proveedor,
fecha de cuarentena, la fecha de vencimiento, el estado y las notas.
6. Proceda a grabar la informacin digitada presionando con el ratn el
cono
o bien con el cono , tambin lo puede hacer por medio de
las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del submen
Registro o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y, respectivamente.
Para acceder cada carpeta debe presionar la pestaa correspondiente o bien,
presionar las teclas Alt+ la letra subrayada en el nombre desplegado en la
pestaa de la carpeta.
Lotes 143
General
Carpeta General de Lotes

Lote: en esta casilla se despliega el cdigo de identificacin que se asign al
crear el lote cuando se realiz la transaccin de inventario.
Artculo: despliega el cdigo del artculo que fue asignado al lote desplegado.
Proveedor: se despliega el cdigo y descripcin del proveedor del lote, pero
este dato puede ser modificado por el usuario.
Lote Proveedor: en esta casilla el usuario puede definir el cdigo que el
proveedor ha asignado al lote que suministra. Este dato puede ser modificado.
Cantidad: el sistema despliega la cantidad de unidades del artculo que se
ingresaron al inventario en el lote en cuestin. Esta cantidad se defini
anteriormente al ingresar la transaccin correspondiente.
Lotes 144
Entrada: se despliega la fecha en la que el artculo ingresa al inventario. Es

necesario recalcar que esta fecha corresponde al momento en que se crea el
documento, no cuando ste se aplica.
Cuarentena: fecha en que el lote termina el perodo de cuarentena. Una vez
que se cumpla este lapso, el artculo estar disponible para cualquier
transaccin en el inventario.
Vencimiento: fecha en que el lote vence o caduca. Si los artculos no han sido
consumidos a ms tardar en esta fecha, ya no podrn ser utilizados para las
Estado: en este espacio se despliegan los posibles estados del lote. El usuario
puede cambiar el estado del lote desde esta opcin, sin embargo, los artculos
no cambiarn su estado en las existencias en inventario.
Cuando se cambia el estado desde esta opcin, el sistema despliega una
advertencia para verificar si se desea cambiar el estado del lote sin afectar las
existencias correspondientes. Esta advertencia se enva antes de continuar con
el proceso.
Para que el cambio del estado del lote se refleje en las existencias de los
artculos en el inventario, el proceso se debe ejecutar desde la tabla de datos de
esta opcin, por medio de los procesos de Aprobacin! ( ) y Vencimiento!
(
), o bien al ingresar una transaccin de inventario tipo Aprobacin o
Vencimiento.
Tipo Ingreso: el sistema despliega si el lote tiene definido un ingreso parcial
o total. Ingreso parcial significa que el lote puede asignarse varias veces a los
artculos que ingresan al inventario. Por otro lado, el ingreso total establece que
el lote nicamente puede ser asignado a un ingreso de un artculo especfico,
esto es, no puede ser utilizado nuevamente para ningn otro ingreso de artculos
al inventario.
Lotes 145
Especificaciones
Carpeta Especificaciones de Lotes
La informacin que se presenta dentro de esta tabla no puede ser modificada

por el usuario pues el sistema la presenta para consulta.
Dentro de esta carpeta se despliega una tabla de datos para consulta que
contiene las siguientes columnas:
Atributo: dentro de esta columna se despliegan los nombres de los atributos
que han sido asignados al artculo del lote.
Valor Real: dentro de esta columna se despliegan los valores reales asignados
al atributo en caso que este sea de tipo Cuantitativo.
Unidad: dentro de esta columna se despliegan las unidades de medida para
cada uno de los atributos asignados al artculo del lote.
Lotes 146
Valor Cualitativo: dentro de esta columna se despliegan los valores

cualitativos de los atributos del artculo que sean de tipo Cualitativo.
Ingresos
Carpeta Ingresos de Lotes
La informacin que se presenta dentro de esta tabla no puede ser modificada

por el usuario pues el sistema la presenta para consulta.
Dentro de esta carpeta se despliega una tabla de datos para consulta que
Ingreso: nmero consecutivo que identifica la transaccin de ingreso del
artculo al lote seleccionado.
Entrada: fecha en la cual se realiz la transaccin de ingreso del artculo
dentro del lote consultado.
Lotes 147
Cantidad: cantidad de unidades de almacenamiento que fueron ingresadas al

lote en la transaccin.
Pedimento
Carpeta Pedimento de Lotes
Dentro de esta carpeta se despliega una serie de datos asociados al lote en

relacin con el pedimento y contiene las siguientes casillas:
Pedimento: casilla asignada al cdigo del pedimento que cuenta con la tabla
de ayuda F1. Adems, si el pedimento indicado existe, el sistema despliega la
aduana y fecha que el pedimento tiene asignados.
Aduana: campo asignado al cdigo de la aduana a la que corresponde el
pedimento, y cuenta con tabla de ayuda F1. Si el pedimento tiene asociada una
aduana, entonces a la hora de elegir el pedimento, el sistema automticamente
Lotes 148
asignar a esta casilla la aduana correspondiente, sin embargo, exite la

posibilidad de cambiarla por otra.
Agente Aduanal: casilla designada para el cdigo del agente aduanal a la que
corresponde el pedimento. Por default, si el pedimento tiene asignado un agente
aduanal, este aparecer al definir el pedimento, pero puede ser modificado.
Fecha: casilla que muestra la fecha del pedimento, es modificable.
Notas
Dentro de esta carpeta se puede ingresar informacin adicional sobre el reporte
en particular, as como notas y otros textos que se requiera almacenar en la base
de datos.
CMO APROBAR Y / O VENCER LOTES?

Existen en el men Lotes! dos opciones relacionadas, stas son Modo y
Aprobacin! o bien Modo y Vencimiento!. La opcin que se despliega en la
pantalla depender de la seleccin realizada en el submen de Modo.
Si se selecciona la opcin Modo, se desplegar un submen con las opciones:
Aprobacin y Vencimiento. Al accionar el ratn sobre Aprobacin, se
observar que en la pantalla, al lado derecho de Modo aparecer la opcin
Aprobacin!, situacin similar ocurre cuando se presiona el cono .
Por el contrario, si selecciona la opcin Vencimiento, o se presiona el cono
, entonces se desplegar la opcin Vencimiento! al lado derecho de
Modo.
Para correr los procesos de Aprobacin o Vencimiento de lotes, proceda de
la siguiente manera:
1. Seleccione el proceso que se va a ejecutar. Esto se logra al marcar la
opcin Aprobacin o Vencimiento del men de Modo.
2. Otra forma de elegir el proceso es al presionar ya sea el cono
la aprobacin de lotes o bien,
para
para el vencimiento de los lotes.
3. Seleccione el o los lotes a los cuales quiere correr el proceso. Esto se

puede hacer marcando los registros con el "highlight".
4. Los lotes que desplieguen el estado de vencidos no podrn ser
seleccionados para ninguna de las dos opciones (Aprobacin,
Vencimiento).
Lotes 149
5. Los lotes en cuarentena y trnsito pueden ser seleccionados para ambos

procesos y los lotes que aparezcan aprobados no podrn ser
seleccionados para aprobacin, solamente para vencimiento.
6. Una vez seleccionado un lote, aparecer el cono sobre el cuadro gris al
lado izquierdo del nmero de lote.
Despliegue de la pantalla al seleccionar lneas
7. Ejecute el proceso correspondiente, activando la opcin de

Aprobacin! o Vencimiento!, que se despliega en el men
principal.
Nota: Para lotes reservados la nica manera de aprobarlos es con ingresos
a inventario desde Produccin y Costos, despus de hechos dichos
ingresos el lote podr ser utilizado regularmente como cualquier otro desde
este u otros mdulos.
PEDIMENTOS
En algunos pases es un requisito legal que todos los artculos que sean
facturados y hayan sido importados para su venta, muestren dentro de la factura
los siguientes datos:
1)Pedimento: cdigo asignado en el momento de la importacin.
2)Aduana: nombre o cdigo de la aduana que realiza la importacin.
3)Fecha del pedimento: un campo fecha que es llenado cuando se asigna el
pedimento.
Esta informacin debe ser incorporada desde el momento en que se acepta un
embarque por medio de CO y debe estar ligada a cada artculo aceptado en el
embarque. Estos datos se mantienen constantes para todos los artculos que son
recibidos dentro de un mismo embarque y deben quedar ligados a cada artculo
en CI porque al facturar, estos 3 datos deben ser incorporados en la factura.
Esta informacin funciona como las series o los lotes que estn unidos a cada
existencia de artculo para los que aplique pues solo se usa para los artculos
importados.
Lotes 150
Este apartado est relacionado con el ingreso de mercadera al inventario y el

consumo o venta de la misma posteriormente.
Sirve para identificar especficamente el momento de ingreso de mercadera
importada al pas, esta identificacin es mantenida durante todo el proceso que
sigue la mercadera hasta el momento de su consumo o venta.La funcionalidad
permite manejar el rastro del pedimento en Exactus, desde el momento del
ingreso de mercadera importada en el inventario, hasta su consumo o
facturacin final.
El control de existencias por pedimento ser efectuado por el sistema utilizando
el desglose de existencias por lote, de modo que el primer requisito de la
funcionalidad es que cada compaa que requiera el control de pedimentos debe
tener habilitado tambin el control de lotes. Adems, cada artculo que se
someta al control de pedimentos debe estar marcado tambin para uso de lotes,
aun cuando en la prctica no utilice realmente lotes.
Es as que cada vez que se ingresen artculos al inventario, al especificar el lote
del artculo, se debe especificar la informacin (cdigo, aduana y fecha) del
pedimento al que corresponden. Si en la prctica el artculo no usa lotes, el
sistema copia el cdigo de pedimento como cdigo de lote, de modo que el
usuario podr ejercer el control ya sea por los campos de pedimento o bien por
los campos de lote. Si el artculo s usa lotes en la prctica, entonces el usuario
tiene tambin la posibilidad de especificar el cdigo de lote del artculo y la
informacin de pedimento por separado. La nica restriccin que tiene el
sistema es que no admite la posibilidad de que un lote de un artculo que en
efecto usa lotes, sea ingresado al inventario en tractos asociados a distintos
pedimentos. Esto es, un lote puede estar asociado a un nico pedimento.
Como se usa la funcionalidad de manejo de lotes como base para el manejo de
la pedimentacin, el sistema evita solicitarle al usuario informacin acerca de
un lote cuando en realidad ste representa un pedimento y no un lote
propiamente dicho. Alguna de la informacin que se requiere durante el ingreso
de lotes no es necesaria cuando se trata de pedimentos, por ejemplo una fecha
de cuarentena o una fecha de vencimiento, de modo que el sistema sabe cundo
solicitar esta informacin y cundo no. As, aquel usuario que deba indicar que
un artculo usa lotes para poder manejar los pedimentos, puede marcar sus
artculos como que usan lotes pero que no son perecederos, para evitar que el
sistema le requiera informacin o procedimientos para el manejo de
cuarentenas o vencimientos.
Lotes 151
CAPTULO 6
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se detallan las operaciones que deben realizarse para mover
artculos del inventario, ya sea ingreso, salida o traslados de una bodega a otra
o dentro de la misma bodega.
Se presentas tres opciones: Transacciones en Paquete, Transacciones en Lnea
y Despachos. En el primer caso los documentos que contienen las transacciones
se agrupan en paquetes, de modo que su aplicacin al inventario se realizar en
conjunto, es decir, las transacciones pueden realizarse pero los cambios que
stas provocan sobre el inventario se reflejarn hasta el momento en que se
aplique el paquete, ya sea en su totalidad o solamente en los documentos
seleccionados.
En el segundo caso, solamente se puede manejar un documento a la vez, ste
puede contener un nmero indefinido de lneas o transacciones. Cada vez que
se realice una transaccin (compra, venta, traslado, consumo, devolucin,
miscelneo, etc.) este movimiento de artculos se refleja en las existencias en
inventario.
TRANSACCIONES POR PAQUETE

Como se mencion anteriormente, la organizacin de los paquetes de inventario
es la siguiente:
Transacciones 152
Transaccin 1
Documento
Transaccin 2
1
Transaccin 3
Transaccin 1
Documento
Transaccin 2
PAQUETE 1
2
Transaccin 3
Transaccin 1
Documento
Transaccin 2
3
Transaccin 3
Organizacin de los paquetes de inventario
El objetivo de esta opcin es realizar una sola aplicacin de las transacciones o

movimientos de los artculos del inventario. Sin embargo, no es necesario
aplicar la actualizacin de existencias a todos los documentos del paquete.
Se pueden seleccionar los documentos que sern considerados para la
modificacin de las existencias y solamente sobre ellos se ejecutar el proceso.
Una vez que los documentos han sido aplicados, stos son borrados del
paquete, es decir, si el proceso se ejecuta sobre la totalidad de los documentos,
el paquete quedar vaco.
Los paquetes pueden definirse segn su conveniencia: por usuario, por
departamento, por perodo, por cliente, etc. No existen restricciones en este
sentido.
Transacciones 153
Pantalla Principal de Transacciones por Paquete
FUNCIONES ESPECIALES DEL SUBMEN

Paquete
Dentro del submen de la ventana se despliegan las siguientes opciones:
Transacciones 154
Abrir / Shift + Ctrl + A

Despliega una pantalla con los paquetes existentes, donde el usuario puede
escoger el que considere necesario. Esto se hace al ubicar el "highlight" sobre
la lnea correspondiente y presionar la tecla Enter, o al hacer un doble click
con el botn izquierdo del ratn.
Crear / Shift + Ctrl + Ins

Crea un nuevo paquete en el que se pueden ingresar documentos que
involucren transacciones del inventario.
Los paquetes no tienen un consecutivo definido, lo establece el usuario segn
sus necesidades, su identificacin es un alfanumrico de 4 posiciones y la
descripcin acepta hasta 40 caracteres.
Refirase a "Agregar un Paquete" en la pgina 158.
Modificar / Shift + Ctrl + M

Permite modificar el nombre del paquete, pero no su cdigo.
Despliega una pantalla similar a la de creacin de registros con la diferencia de
que la casilla de cdigo no es modificable.
Eliminar / Shift + Ctrl + Del

Borra el paquete seleccionado. El sistema solicita que confirme la orden, por
medio de una pantalla.
Los paquetes que contienen documentos no pueden ser eliminados, el proceso
solamente puede ejecutarse cuando el paquete est vaco, es decir, cuando todos
los documentos han sido aplicados.
Aplicar
Este cono ejecuta el proceso de actualizacin de las existencias en el inventario
de los artculos considerados en aquellos documentos del paquete que se hayan
seleccionado para tal efecto.
Cuando se realiza la aplicacin de los documentos, el sistema actualiza las
existencias de TODOS los artculos o lneas que se consideran dentro de cada
documento.
Transacciones 155
Refirase a "Cmo se Aplican los Artculos al Inventario?" en la pgina 193,

donde se detalla el procedimiento a seguir para este proceso.
Regresar
Regresa a la pantalla principal del mdulo.
Documento
Dentro del submen de la ventana se despliegan las siguientes opciones:
Nuevo / Ctrl + N
Crea un nuevo documento dentro del paquete que se est accediendo.
Se despliega una pantalla donde deben detallarse todas las transacciones
involucradas o contenidas dentro de este documento. Refirase a "Agregar un
Documento" en la pgina 161.
Modificar / Ctrl + M
Despliega una pantalla similar a la de creacin, donde pueden modificarse
todos los datos contenidos en las carpetas, excepto el cdigo del documento y
el paquete en que se ha incluido. Consulte "Modificar un Documento" en la
pgina 192.
Eliminar / Ctrl + E
Elimina el documento que est marcado con el "highlight". El sistema solicita
que confirme la orden. Refirase a "Eliminar un Documento en la pgina 192.
Seleccionar
Selecciona los documentos, del paquete desplegado, que sern considerados en
el proceso de aplicacin ( ).
Transacciones 156
Los documentos del paquete o lneas de la tabla de datos, se pueden desmarcar

al ubicar el highlight sobre la lnea y presionar el cono o la opcin del
submen. Al seleccionar un documento, la lnea queda marcada como se
muestra a continuacin:
Si el documento no a podido ser aplicado anteriormente por presentar un error,

pero se selecciona para participar de nuevo en el proceso, entonces la lnea se
desplegar de la siguiente forma:
En la seccin "Cmo se Aplican los Artculos al Inventario?" que se ubica en

la pgina 193, se explica el procedimiento correspondiente en donde interviene
esta funcin.
Diagnstico
Despliega un mensaje que determina el error en alguna lnea (transaccin) del
documento, por lo cual ste no puede ser aplicado.
Solamente se activa en aquellas lneas (documentos) donde se haya ejecutado el
proceso de aplicacin y el sistema haya encontrado un error en alguna de sus
transacciones.
Cuando un documento presenta algn problema en una o ms transacciones, la
lnea correspondiente al documento se despliega de la siguiente manera:
Refirase a "Cmo se Aplican los Artculos al Inventario?" en la pgina 193,

donde adems se menciona el comportamiento del sistema para esta funcin.
Aprobar
Esta opcin le permite al usuario aprobar paquetes de inventario.
Esta opcin se habilita si en Parmetros del Modulo, esta marcado el check de
Usa Aprobacin de Paquetes. Este cono pasa un documento a estado
Transacciones 157
Aprobado. El proceso de aplicacin de paquetes al inventario tomar en

cuenta slo aquellos paquetes que hayan sido aprobados previamente.
Solamente sirve en aquellas lneas (documentos) donde no se haya ejecutado el
proceso de aprobacin, pues despliega un mensaje en donde se indica que el
proceso ya fue realizado.
Para saber cmo se realiza el proceso refirase a
Aprueban/Desaprueban documentos (lneas)? en la pgina 196
Cmo
se
Desaprobar
Esta opcin le permite al usuario desaprobar paquetes de inventario.
Esta opcin se habilita si en Parmetros del Modulo, esta marcado el check de
Usa Aprobacin de Paquetes. Este cono pasa un documento de estado
Aprobado a estado No Aprobado.
Solamente sirve en aquellas lneas (documentos) donde se haya ejecutado el
proceso de aprobacin, pues de lo contrario despliega un mensaje en donde se
indica que el proceso no ha sido realizado.
Para saber cmo se realiza el proceso refirase a
Aprueban/Desaprueban documentos (lneas)? en la pgina 196
Cmo
se
MANEJO DE PAQUETES
Agregar un Paquete
Para agregar un paquete, proceda de la siguiente forma:
1. Desde el men principal del mdulo elija la opcin de
Transacciones. Se desplegar un submen con dos alternativas,
escoja la primera, denominada Paquetes. Esto har que se despliegue
la pantalla de paquetes de inventario.
2. Localice en Paquete la opcin Crear... y actvela con el ratn o con
la tecla Enter. Si lo prefiere presione la tecla Shift, mantngala
presionada y al mismo tiempo presione la tecla Ctrl y la tecla Ins
(Shift+Ctrl+Ins). El sistema desplegar la pantalla de creacin de
Paquetes.
Transacciones 158
Pantalla de creacin de Paquete de Inventario
Los paquetes no tienen un consecutivo definido, el cdigo del paquete

lo establece el usuario segn sus necesidades. El cdigo es un
alfanumrico de cuatro posiciones y la descripcin de cuarenta
posiciones.
3. Agregue los datos correspondientes, para identificar el paquete.
Presione el botn Agregar para que el paquete sea aadido a la lista.
Modificar un Paquete
Al modificar un paquete nicamente se puede cambiar el nombre o descripcin,
mas no su cdigo.
Se procede de la siguiente forma:
2. Localice en Paquete la opcin Abrir... y actvela con el ratn o con la
tecla Enter. Si lo prefiere presione la tecla Shift, mantngala
presionada y al mismo tiempo presione la tecla Ctrl y la tecla A
(Shift+Ctrl+A).
Se desplegar una pantalla con el listado de los paquetes existentes en
la base de datos. Escoja el paquete que necesite modificar, para que se
despliegue en la pantalla principal.
Transacciones 159
3. Localice en Paquete la opcin Modificar... y actvela con el ratn o

con la tecla Enter. Si lo prefiere presione la tecla Shift, sujtela y al
mismo tiempo presione las teclas Ctrl y M (Shift+Ctrl+M).
Se desplegar una pantalla similar a la de creacin de paquetes, sin
embargo el espacio de cdigo no es modificable.
4. Ejecute los cambios que considere necesarios. Proceda a grabar la
informacin digitada, al presionar el botn Modificar.
Eliminar un Paquete
Antes de intentar eliminar un paquete, asegrese de que no tenga documentos,
es decir, que no existen lneas en la tabla de datos.
Para eliminar un paquete, proceda de la siguiente manera:
tecla Enter. Si lo prefiere presione la tecla Shift, mantngala
presionada y al mismo tiempo presione la tecla Ctrl y la tecla A
(Shift+Ctrl+A).
Se desplegar la pantalla con el listado de los paquetes existentes en la
base de datos.
Escoja el paquete que necesite eliminar, para que se despliegue en la
pantalla principal.
3. Localice en Paquete la opcin Eliminar y actvela con el ratn o con
la tecla Enter. Si lo prefiere presione la tecla Shift, sujtela y al
mismo tiempo presione las teclas Ctrl y Del (Shift+Ctrl+Del). El
sistema pedir que confirme la orden.
Transacciones 160
MANEJO DE DOCUMENTOS
Agregar un Documento
Para agregar un documento se debe tener activo el paquete donde se guardar
dicho documento, tal como se explic anteriormente.
Posteriormente, se procede de la siguiente manera:
1. Localice en Documento la opcin Nuevo y actvela con el botn
izquierdo del ratn o con la tecla Enter al ubicar el "highlight" sobre la
lnea del submen.
2. Si lo prefiere presione las teclas Ctrl+N o active el cono
agregar un nuevo registro a la tabla de datos.
para
3. Cuando se agrega un documento, el sistema despliega una pantalla con

un conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin de las
transacciones contenidas en el documento.
4. Una vez que los datos sean registrados en el sistema, el usuario debe
grabar el documento que ingres al paquete mediante el cono
.
5. En la parte superior de la pantalla se presentan las siguientes casillas:
Documento: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo y descripcin del
documento que se va a ingresar dentro del documento.
El cdigo del documento se define segn los siguientes parmetros:
el parmetro global sobre "uso de consecutivos" que se encuentra en la

seccin "Indicadores" en la pgina 19.
la tabla "Consecutivos" en la pgina 37 si el sistema utiliza el manejo

estndar de consecutivos.
A manera general, estos parmetros establecen que si el sistema utiliza el
manejo estndar de consecutivos, entonces el cdigo del nuevo documento ser
sugerido por el sistema y podr ser modificado siempre y cuando el usuario
tenga privilegios sobre el mismo consecutivo. En el caso de utilizar el manejo
estndar, el sistema no permitir ingresar un cdigo que no cumpla con la
mscara.
Otra caracterstica a considerar es que si se utiliza una clase particular de
manejo estndar de consecutivos, y sta slo acepta ciertos tipos predefinidos
Transacciones 161
de transacciones; entonces el sistema no permitir ingresar otro tipo de

transaccin que no corresponda a la del tipo de consecutivo seleccionado.
Paquete: dentro de esta casilla se despliega para consulta del usuario el
cdigo y descripcin del paquete al cual pertenece la transaccin (documento).
NIT: dentro de esta casilla el usuario debe especificar el nmero de
identificacin tributaria que est asociado al documento que se registra. Si el
usuario desconoce el cdigo del NIT puede utilizar la tecla F1.

Documentos Relacionados
Por medio de esta opcin se podrn visualizar los documentos relacionados
completos en caso de tenerlos.
Nmeros de Serie
Si el usuario presiona este cono el sistema desplegar una ventana titulada
nmeros de serie donde se debe especificar la siguiente informacin:
Serie inicial: el usuario especifica la serie inicial que ser ligada al artculo de
la transaccin.
Serie final: el usuario especifica la serie final que ser ligada al artculo de la
transaccin.
Total: el sistema realiza un conteo de cdigos especificados en el rango de
series y que va desde la serie inicial hasta la serie final. Se calcula el total de
series de cdigos que sern utilizados para la transaccin.
Si este total no corresponde con la cantidad de la transaccin el sistema enva
un mensaje de advertencia y no permite que la informacin sea guardada en la
base de datos hasta que los datos sean corregidos por el usuario.
A la hora de realizar una transaccin, el sistema maneja el detalle de los
nmeros de serie. Si se presentase un error, el sistema mostrar el rango de
nmeros de serie que present error. En caso de que el artculo use una plantilla
de series abierta, entonces si se puede ubicar con exactitud la serie con
Transacciones 162
problemas, de lo contrario se indicar un rango que contendr el nmero de

serie con error.
El sistema posee la funcionalidad de poder integrar dispositivos para hacer la
lectura mediante un lector de series.
En la pantalla de ingreso de series, se puede hacer la lectura de la serie con un
lector y automticamente se copia la serie leda en la columna de serie final, se
pone la cantidad en 1 y se pasa al siguiente registro. En caso de las series con
plantilla abierta, al leer el nmero de serie se ingresa el registro y se pasa a un
registro nuevo.
Pantalla para especificacin de rango de series de la transaccin.
Artculos Alternos
Se mostrar el cdigo del artculo alterno, la descripcin, la bodega y la
cantidad disponible. De esta manera se puede seleccionar un alterno sin tener
Transacciones 163
que ir al mantenimiento de artculos a consultar los alternos de un artculo y

luego a la consulta de artculos para ver si tiene existencia.
Al seleccionar un artculo alterno se reemplaza en el artculo que haba sido
seleccionado por el alterno.
Pantalla para especificacin artculos alternos.
Usar Tab
Esta opcin define la tecla con la que el cursor se mover de una casilla a otra
en la pantalla. Al presionar este botn se establece que el cursor se manejar
con la tecla TAB.
Transacciones 164
Usar Enter
Tiene una funcionalidad parecida a la anterior. Con esta opcin se define la
tecla con la que el cursor se mover de un campo a otro en la pantalla. Al elegir
el cono se determina que el cursor se manejar con la tecla ENTER.
Para acceder cada carpeta que se despliega en la pantalla, basta con accionar el
ratn sobre la pestaa correspondiente, tambin puede oprimir Alt + la tecla
que identifica la letra subrayada en el ttulo de la carpeta.
Cada vez que se salga y se regresa a la pantalla de Transacciones, el sistema
restaurar el modo de uso de "Enter".
Sin embargo, el primer paso en la creacin del documento de inventario ser
llenar la casilla de identificacin. Este espacio es un alfanumrico de 20
posiciones, no existe un consecutivo o un formato predefinido, el usuario
establece esta identificacin segn su conveniencia.
Es importante mencionar que dentro de un mismo paquete no pueden
existir documentos con la misma identificacin, sin embargo, dos
documentos pueden tener el mismo nombre si estn ubicados en
distintos paquetes de inventario.
Cabe aclarar que en la ventana de creacin - modificacin de Documentos, el
sistema despliega tambin la informacin relacionada con el paquete en el que
se genera el documento. Esta casilla no es modificable, as que si desea que el
documento se agregue en otro paquete, debe primero ingresar o abrir el paquete
en que requiere que se ubique el documento.
La opcin de Documento de Inventario presenta las siguientes carpetas:
Documento, Transaccin, Existencias y Lneas.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
informacin correspondiente a las transacciones que componen el documento.
Algunas veces esta informacin est relacionada con clasificaciones que fueron
establecidas desde otros mdulos o bien desde otras opciones del mismo
mdulo.
Si no se recuerdan los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada
dato especfico, nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla
Transacciones 165
correspondiente y presionar la tecla F1, o bien hacer un doble click con el

botn izquierdo del ratn.
El sistema desplegar la pantalla correspondiente a la tabla de datos que
contiene la informacin que debe anotarse en el campo especfico. Entonces se
podr escoger el registro requerido, marcando con el highlight la lnea
correspondiente y presionando posteriormente la tecla Enter, tambin puede
hacerse con un doble click.
En el caso de las consultas para artculos, el sistema presenta una asistencia
automtica en la consulta de cdigos de barras si fue definido de esta manera en
los parmetros del mdulo.
Documento
Carpeta Documento
Transacciones 166
La informacin contenida en esta carpeta consiste en aspectos generales del

documento, tales como: fecha, referencia, usuario y fecha de creacin.
Fecha: en este espacio se establece la fecha del documento que origina la
transaccin en el inventario, por ejemplo, una requisicin, un pedido, una
factura, una devolucin.
Seleccionado: al activar esta opcin se le ordena al sistema que seleccione el
documento para ser aplicado. En la tabla de datos, en la lnea correspondiente al
documento aparecer la marca .
Referencia: espacio donde el usuario puede escribir un comentario sobre el
objetivo de las transacciones que contiene el documento, o algn otro
comentario que se considere conveniente. Tiene capacidad para 180 caracteres
alfanumricos.
Presupuesto: si se utiliza la integracin con el mdulo de Control
Presupuestal, en este campo se sugiere el presupuesto escogido en la pestaa
presupuesto de parmetros del mdulo de Control de Inventarios, si no se
utiliza se mostrar deshabilitado. Aunque se sugiera el presupuesto, un usuario
con privilegios lo puede cambiar por otro presupuesto.
Apartado: Al estar activa la integracin con el mdulo de Control
Presupuestal y esta activa la aprobacin de documentos, al momento de
aprobar el documento y el mismo contenga al menos una transaccin de tipo
consumo y un presupuesto asignado, el sistema crea un asiento presupuestal de
apartado por la suma total esperada de los costos de las transacciones de tipo
consumo. Ese nmero de asiento es el que se coloca en este espacio, es decir es
el nmero de asiento del apartado presupuesta l.
Usuario: espacio no modificable donde el sistema despliega el nombre del
usuario que efecta las transacciones, segn la clave utilizada al ingresar al
mdulo.
Fecha Creacin: espacio no modificable donde el sistema despliega la fecha
en que fue creado el documento que se est accediendo.
Transacciones 167
Transaccin
Carpeta Transaccin
Esta carpeta contiene el detalle de la transaccin (lnea del documento), como:

artculo, tipo de transaccin, subtipo, sub-subtipo, bodega, localizacin, lote (en
caso de que el artculo acepte lotes), centro de costo, cantidad, costo y precio.
FUNCIONES ESPECIALES
Limpiar
Crea una nueva lnea dentro del mismo documento, la pantalla queda limpia
para que se ingresen los datos de una nueva transaccin.
Transacciones 168
Grabar
Salva las caractersticas de la transaccin que se ingresa y posiciona el cursor
sobre la casilla Tipo, para que el usuario pueda definir una nueva transaccin.
Con esta opcin se limpian la informacin de los campos que se utilizaron en la
transaccin anterior.
Grabar
Esta opcin permite hacer una grabacin rpida de la transaccin, al finalizar la
accin el cursor se posiciona sobre la casilla Artculo, de manera que el
usuario ingrese los datos de una nueva transaccin. Con esta opcin, se limpian
nicamente los datos de la parte inferior de la pantalla. Es decir, la informacin
del tipo de transaccin, centro de costo, bodega, bodega destino, localizacin y
localizacin destino se mantienen.
El objetivo de esta opcin, es grabar los datos cuando se efectan transacciones
del mismo tipo para artculos distintos.
Tipo: se refiere al tipo de transaccin que se ejecuta. Se debe escoger alguna de
las opciones que se despliegan en el listado. Segn el tipo de transaccin que se
elija, las casillas modificables varan, en otros casos algunas desaparecen de la
pantalla y otras nuevas y particulares son desplegadas.
Es importante mencionar que los tipos de transaccin no aceptan valores
negativos (menores que cero), para cualquier movimiento de los artculos.
En caso de que se requiera realizar una transaccin inversa, para tal efecto se
han creado tipos de transaccin que contemplan el movimiento opuesto del
artculo.
El desarrollo del tipo de asiento que generan las transacciones que registran un
movimiento contable en el sistema se presenta en la seccin "Descripcin de
los Movimientos Contables Generados por las Transacciones de Inventario" en
la pgina 197.
Los posibles tipos de transaccin son los siguientes:
Aprobacin
Esta opcin se despliega solamente si se ha elegido un artculo que acepte lotes.
Permite aprobar un lote especfico para su utilizacin. Este tipo de ajuste
aumenta la cantidad disponible en la bodega y disminuye la cantidad no
aprobada o en cuarentena.
Transacciones 169
La transaccin no genera ningn movimiento contable dentro del sistema. Las

casillas que pueden modificarse corresponden a: bodega, localizacin, lote y
cantidad. Las casillas de subtipo y sub-subtipo permanecen inactivas.
Aprobacin - Anul.
Esta transaccin anula alguna aprobacin que se haya hecho al artculo
anteriormente. De manera que, se disminuye la cantidad disponible y se
aumenta la cantidad en cuarentena.
La transaccin no genera ningn movimiento contable dentro del sistema. Las
casillas que se pueden modificar para anular una aprobacin son las mismas
que se despliegan para el proceso de aprobacin.
Compra
Se utiliza para registrar ingresos al inventario, originados por una compra.
Los ingresos por compra pueden ser registrados a la cantidad disponible o a la
cantidad en cuarentena, segn lo escogido por el usuario en el campo de
subtipo. Sin embargo, si en la opcin Artculos!, al agregar el artculo se le
indic que este debe pasar obligatoriamente por cuarentena, no se permitir el
ingreso a la cantidad disponible, sino solamente a la cantidad en cuarentena.
Adems de los subtipos mencionados, se cuenta con dos sub-subtipos, estos son
para registrar si la compra fue local o fue por importacin.
El ingreso de artculos en cuarentena aumentar la cantidad en cuarentena. El
que se aplique sobre el disponible, aumentar la cantidad disponible en la
bodega.
Al ser aplicada esta transaccin genera un movimiento contable dentro del
mdulo de Contabilidad General. Las casillas que se despliegan el realizar
este tipo de transaccin son: subtipo, sub-subtipo, bodega, localizacin, lote (en
caso de que el artculo acepte lotes), cantidad y costo.
Compra - Dev.
La transaccin de devolucin de compras, define la salida del artculo del
inventario, debido a una devolucin que se hace al proveedor.
Se despliegan las mismas casillas que la transaccin inversa, a excepcin que
los campos de costos permanecen desactivados.
Consumo
Este tipo de transaccin se utiliza para registrar salidas de bodega hacia
produccin o bien por desperdicio, re-trabajo o gasto.
Transacciones 170
Los subtipos correspondientes a este tipo de ajuste son: disponible, reservada,

vencida o cuarentena, es decir que pueden consumirse artculos que se
encuentren en alguna de estas situaciones. Los subtipos vencida y cuarentena
podrn ser aplicados solo si el artculo seleccionado utiliza lotes.
Adems, permite clasificar el movimiento e indicar si es por desperdicio, re
trabajo, gasto o un consumo normal. Esto se hace seleccionando el necesario en
el campo de su subtipo.
El movimiento normal para este tipo de transaccin, es disminuir la cantidad
del artculo.
Al ser aplicada esta transaccin, si se utilizase integracin contable, genera un
movimiento contable dentro del mdulo de Contabilidad General.
As mismo con este tipo de transaccin se da la opcin de marcar (con el mouse
o desde el men Documento en la ventana de la pantalla) un check box para
indicar que los campos Centro de Costo o Cuenta Contable estn fijos, sin
embargo al momento de sugerir, si el centro de costo esta fijo y no la cuenta
contable; y la cuenta contable sugerida no est asociada al centro de costo, se
despliega el mensaje de error correspondiente y se debe corregir en la cuenta
contable; el mismo caso se aplicar si la cuenta esta fija y el centro de costo no
lo est; pero se ha de corregir en el centro de costo.
Estas opciones se eliminan del men si no se tiene integracin con Contabilidad
General, y si no se usan centros de costos, desaparece la opcin de Fijar
Centro de Costos.
Es importante decir que el mdulo de Control de Inventarios puede estar
configurado para tener integracin con el mdulo de Control Presupuestal. Si
esta configuracin se encuentra activa, es en las transacciones de tipo consumo
donde ser necesario colocar un par presupuestal al momento de realizar la
transaccin, este proceso verificar que el presupuesto exista y tenga disponible
en Control Presupuestal.
Las casillas editables corresponden a: tipo, subtipo, su subtipo, bodega,
localizacin, lote (dependiendo del artculo), y cantidad.
Consumo - Dev.
Este tipo de transaccin se utiliza para registrar ingresos a bodega provenientes
de produccin debido a cantidades sobrantes que no fueron utilizadas.
Adems es preciso especificar de qu subtipo y sub-subtipo es la transaccin de
devolucin de consumo. Estos son iguales que los desplegados en la
transaccin inversa. Otro aspecto a establecer se refiere con el centro de costo
de donde proviene la devolucin del artculo.
Transacciones 171
Costo
Permite modificar el costo fiscal o comparativo de un artculo siempre y
cuando se utilice como costo fiscal o comparativo el costo promedio o el costo
estndar. Este tipo de transaccin no tiene repercusiones sobre la cantidad del
artculo, solamente sobre el costo.
mdulo de Contabilidad General. Las casillas que se pueden modificar al
realizar este tipo de transaccin son: bodega, localizacin y costo. Note que la
casilla de sub-subtipo tambin est inactiva.
Ensamble
Este tipo de transaccin se utiliza para registrar ingresos por concepto de
ensamble interno de partes de artculos (similar a produccin). Se establece
cuando una parte de un artculo ha pasado por todo el proceso productivo e
ingresa a la bodega, para que pueda ser considerada en las cantidades que
posteriormente sern vendidas.
La parte del artculo puede ser registrada en el disponible o en cuarentena,
utilizando para ello el campo de subtipo, segn si utiliza lotes y obliga
cuarentena. Al ser aplicada esta transaccin genera un movimiento contable
dentro del mdulo de Contabilidad General.
En este tipo de transaccin, se activan las casillas de bodega, localizacin, lote,
cantidad y costo.
Fsico
El fin primordial de este tipo de transaccin es registrar la cantidad real del
artculo en bodega despus de haberse realizado un conteo fsico del mismo.
Existen tres subtipos para este tipo de transaccin, disponible, cuarentena o
vencida. Por lo tanto se pueden realizar ajustes fsicos para artculos que se
encuentren en cualquiera de estos estados.
mdulo de Contabilidad General. Las casillas que pueden ser modificadas
para definir las caractersticas de la transaccin son: bodega, localizacin, lote
(segn el artculo), cantidad y costo.
Miscelneo
Las transacciones miscelneas se utilizan para aumentar o disminuir cantidades
en la bodega ya sea por errores, regalos o muestras de producto (sub-subtipo).
Transacciones 172
Este puede efectuarse sobre artculos disponibles, reservados, vencidos y en

cuarentena (subtipo).
Este tipo de transaccin acepta cantidades negativas que implican disminucin
en el inventario. Los miscelneos representan ajustes fsicos por detalle.
Las opciones desplegadas en la casilla de sub-subtipo, son determinadas por el
usuario. Se establecen desde el men de Administracin, bajo la opcin de
Sub-subtipos de Miscelneo.
mdulo de Contabilidad General. Las casillas modificables, para este tipo de
transaccin son: bodega, localizacin, lote (dependiendo del artculo), cantidad
y costo.
Produccin
produccin interna. Se establece cuando un artculo ha pasado por todo el
proceso productivo e ingresa a la bodega para que pueda ser considerado en las
cantidades que posteriormente sern vendidas. El artculo puede ser registrado
en el disponible o en cuarentena, utilizando para ello el campo de subtipo,
segn si utiliza lotes y obliga cuarentena.
mdulo de Contabilidad General. En este tipo de transaccin, se activan las
casillas de bodega, localizacin, lote, cantidad y costo.
Produccin - Dev.
La devolucin a produccin se utiliza cuando se han reportado errores en el
artculo que se recibi de produccin para disponerlo para la venta.
Esta transaccin establece una salida del artculo de la bodega. Las casillas que
se pueden modificar son las mismas de la transaccin inversa, a excepcin del
costo.
Al registrar una transaccin de este tipo el sistema identificar si se esta
realizando un ajuste contrario y si es as, se agregue a la casilla Subtipo la
opcin de ajuste "Disponible" para dejar las mercancas como disponibles para
su uso.
Reservacin
Permite reservar artculos disponibles en la bodega, no es posible reservar
artculos que se encuentran en cuarentena. Este tipo de transaccin disminuye
la cantidad disponible en bodega y aumenta la cantidad reservada.
Transacciones 173
Las casillas modificables son: bodega, localizacin, lote y cantidad. Ntese que
las casillas de subtipo y sub-subtipo se desactivan.
Reservacin - Dev.
Este tipo de transaccin elimina las reservaciones que se hayan hecho sobre
cierto artculo, de modo que, se aumenta la cantidad disponible y se disminuye
la cantidad reservada. Los campos modificables de esta opcin son los mismos
que los de la transaccin de Reservacin.
Traslado en dos Fases (2F)
Este tipo de transaccin le permite al usuario hacer el traslado de mercadera
en dos fases, no traslada el o los artculos de la Bodega Origen a la Bodega
Destino de una sola vez, sino ms bien deja la mercadera en un estado de
Remitida.
Remitida: se refiere a la cantidad que fue solicitada por la bodega destino pero
que an dicha bodega no tiene esta cantidad fsicamente. Por eso decimos que
est en un estado remitido, porque ya el sistema la descont de la bodega origen
pero no la ha sumado a la bodega destino.
El traspaso en dos fases se iniciar con un documento de inventario en paquete
que tenga en sus lneas transacciones tipo Traslado o Remisin con bodega
destino especificada, seguir con la creacin de un documento tipo Traspaso
subtipo Remitido, al aplicar el documento con traslado o remisiones, y
finalizar con la aplicacin al inventario de los documentos de Traspaso.
Esta funcionalidad de traspasos en dos fases solo funcionar si el mdulo de
Control de Inventario usa consecutivos.
Con esta funcionalidad se podr realizar traspasos de mercadera entre bodegas
de una manera ms gil y eficiente con el sistema Exactus.
Estos traslados de mercadera por ejemplo se inician por solicitud de los
clientes en una tienda cuando no hay existencias del producto que desean
comprar. Cuando esto sucede, el encargado verifica en cul otra tienda hay
existencias, y piden que el artculo sea trasladado a ella para vendrselo al
cliente posteriormente.
-Esta funcionalidad generar dos documentos: uno de remisin (para la
mercadera que sale de la bodega origen) y otro de traspaso (para la mercadera
que entra en la bodega destino).
-Permite la generacin de documentos con transacciones de tipo remisin
asociadas a una bodega destino.
Transacciones 174
-Permite la generacin automtica de documentos de traspaso a partir de uno de

remisin.
-Soportar realizar traspasos a diferentes bodegas a partir de un solo documento
de remisin. Para el funcionamiento de esta se supone que ya esta instalada la
infraestructura para que las bodegas se conecten por medio de Terminal Service
al Servidor Central desde el cual se puede acceder las aplicaciones y la base de
datos.
Traspaso
Permite realizar traspasos de una bodega a otra o entre diferentes localizaciones
de una misma bodega. Existen cuatro subtipos para este tipo de transaccin:
disponible, reservada, cuarentena o vencida. Por lo tanto se pueden realizar
traspasos de artculos que se encuentren en cualquiera de estos estados. Note
que no se pueden definir sub-subtipos, la casilla no est activada.
Debe indicarse la bodega origen y la bodega destino, se disminuir la cantidad
(disponible, reservada, en cuarentena o vencida) de la bodega o localizacin
origen y se aumentar en la bodega o localizacin destino. Las casillas que se
despliegan, dado que otras desaparecen, son: bodega, localizacin, lote (si el
artculo acepta lotes), cantidad, bodega y localizacin destinos.
Vencimiento
Este tipo de ajuste disminuir la cantidad disponible, reservada o en cuarentena
(subtipos) y aumentar la cantidad vencida. Puede indicarse adems si la
transaccin se debe a producto vencido, daado o rechazado (sub-subtipo).
mdulo de Contabilidad General. Las casillas modificables son: bodega,
localizacin, lote y cantidad.
Vencimiento - Anul.
Con la transaccin de anulacin de vencimiento se revierte el proceso anterior.
El objetivo es revertir el estado de los artculos de un lote de vencido a
aprobado, en caso de que el proceso se hubiera ejecutado por equivocacin.
Venta
Este tipo de transaccin permite registrar una venta sobre un artculo disponible
o un artculo reservado (subtipo). Los ajustes de venta pueden ser por venta
local o por exportacin (sub-subtipo).
Transacciones 175
Las ventas de artculos disponibles, disminuirn la cantidad disponible en la

bodega y aumentarn la cantidad vendida del artculo. En el caso de venta de
artculos reservados el sistema verifica que la cantidad reservada sea mayor o
igual a la cantidad que desea venderse.
Las casillas modificables para realizar una venta son: subtipo, sub-subtipo,
bodega, localizacin, lote (si el artculo acepta lotes), cantidad y precio.
Venta - Devolucin
Este tipo de transaccin permite registrar una devolucin que algn cliente haya
hecho sobre algn artculo que se le haya vendido.
Cuando se registra la devolucin de un artculo vendido es preciso definir si el
ste estar disponible o reservado, por lo tanto, la devolucin significa el
ingreso de artculos al inventario. Adems el usuario debe establecer el costo de
dicha devolucin.
Al registrar una transaccin de este tipo el sistema identificar si se esta
realizando un ajuste contrario y si es as, se agregue a la casilla Subtipo la
opcin de ajuste "Disponible" para dejar las mercancas como disponibles para
su uso.
El proceso de generacin de asientos contables es realizado por medio de un
"hook" denominado CI_ASNT.APD que es utilizado por el sistema para
ejecutar el proceso.
El detalle de la definicin de las cuentas contables utilizadas para las
transacciones que generan algn movimiento contable se especifica en las
secciones:
Clasificaciones Adicionales en la pgina 53
Cuentas Contables en la pgina 53.
"Movimiento Contable" en la pgina 422.
En la carpeta "Contable" en la pgina 22 de los Parmetros del Mdulo.
Fase: esta casilla se despliega nicamente cuando las transacciones

correspondan a tipo consumo y devolucin de consumo. Establece el centro de
costo que hace el consumo o la devolucin, de manera que, cuando para la
realizacin del asiento contable debido a la transaccin, el sistema considera el
centro de costo que se haya definido.
Orden de cambio: si se indica una fase al momento de realizar el consumo
es obligado indicar una orden de cambio que se encuentre ligada a la fase
Transacciones 176
escogida, esta liga se hace desde el mdulo de Control de Proyectos, este es

un campo F1.
Centro Costo: esta casilla se despliega nicamente cuando las transacciones
Cuenta Contable: esta casilla se despliega nicamente cuando las
transacciones correspondan a tipo consumo y devolucin de consumo.
Por default se sugiere la cuenta correspondiente definida en el paquete de
cuentas asociado al artculo segn el sub-subtipo del consumo. De manera que,
cuando para la realizacin del asiento contable debido a la transaccin, el
sistema considera la cuenta contable que se haya definido.
Bodega: esta casilla despliega un listado con las bodegas que fueron
asignadas al artculo, cuando ste fue creado. Las transacciones de inventario
nicamente pueden realizarse en las bodegas asociadas con el artculo. Adems
para este campo se cuenta con la funcionalidad del F1, al elegir un artculo, el
F1 slo mostrar las bodegas que estn asociadas al mismo; si no se ha elegido
alguno, entonces se despliegan todas las bodegas.
Es importante hacer notar que el sistema presenta una caracterstica adicional
en el manejo de las bodegas asociadas a las transacciones de inventario. Esta se
refiere al hecho de que un usuario solamente podr ingresar movimientos de
inventario en aquellas bodegas en las cuales tenga privilegios.
Cuando un usuario que no tiene privilegios sobre una bodega, la selecciona
para realizar alguna transaccin, el sistema desplegar un mensaje de
advertencia informando dicha situacin y no permitir grabar la transaccin,
hasta que se modifique esta situacin.
La definicin de los privilegios del usuario para cada bodega se realiza desde la
tabla Bodegas en el mdulo de Administracin del Sistema.
Localizacin: despliega las localizaciones asignadas para ese artculo. Sin
embargo, en transacciones que involucren ingreso de artculos, se puede digitar
cualquier otra localizacin, la restriccin se basa en que en la base de datos,
debe estar definida la localizacin para la bodega.
Al dar F1 sobre este campo, se muestra una pantalla que muestra las
localizaciones y tiene dos checks: para ver slo localizaciones con movimientos
o solo localizaciones con existencias. De esta forma, con solo seleccionar el
check que desee, el usuario puede restringir el grupo de localizaciones a usar
para un artculo, lo que facilita la introduccin de datos.
Transacciones 177
Pantalla asignacin de Localizaciones
Este campo se presentar solo si en Parmetros del Mdulo se ha definido que

se llevar Control de Localizaciones.
Bodega Destino: este campo se habilita solamente si se va a realizar una
transaccin de tipo Traspaso. La informacin que se debe ingresar se refiere a
la nueva bodega donde se almacenar el artculo o el lote especfico. Al igual
que en el campo Bodega, para este campo se cuenta con la funcionalidad del
F1, cuando se elige un artculo el F1 le mostrar slo las bodegas que estn
asociadas al mismo; si no se ha elegido alguno, entonces se despliegan todas las
bodegas.
Para esta bodega se presenta el mismo comportamiento en cuanto a los
privilegios del usuario que realiza la transaccin. Esto es, solamente usuarios
con derecho sobre la bodega podrn hacer traspasos a la misma.
Localizacin Destino: esta casilla se habilita nicamente cuando se realizan
transacciones de tipo Traspaso. La informacin a ingresar se refiere a la nueva
localizacin donde se ubicar un determinado lote, ya sea en otra bodega o en
la misma bodega en la que ha sido almacenado.
Transacciones 178
Artculo: debe ingresarse el cdigo del artculo sobre el cual se realizar la

transaccin. El sistema desplegar el nombre correspondiente.
El campo F1 de artculo sirve tanto para cdigos de artculos (los tradicionales)
como para cdigos de barras de los artculos (se muestran tanto los cdigos de
barras de las unidades de detalle y almacn, as como los cdigos internos
definidos por el estndar DUN 14).. La prioridad con la cual se consultan estos
cdigos se define en parmetros del mdulo.
Adems, se incluye la posibilidad de hacer la consulta de los artculos mediante
la eleccin entre las clasificaciones definidas en los parmetros del mdulo, por
los tipos de artculos (Co-producto, Desecho, Fantasma, Kit, Laboral,
Mat.Empaque, Materia Prima, Otros, Proceso, Refaccin, Reproceso,
Semielaborado, Servicio, Subproducto, Suministro y Terminado) o por las
clases A, B, C o D, para mayor agilidad y rapidez a la hora de estar generando
las transacciones, las opciones elegidas estas se guardan para la generacin de
la prxima transaccin
Cabe aclara que cuando se trata de un artculo tipo Kit, el sistema primero
realiza la explosin del ensamble y luego verifica existencias para cada
componente con base en la definicin de la bodega. Adems, es necesario que
tanto el KIT como sus componentes deben estar definidos en una misma
bodega, de esta manera, el sistema verificar las existencias de los componentes
con base en la bodega definida para la venta del artculo KIT; por esto, si los
componentes del ensamble estn asociados a bodegas distintas del KIT, nunca
se van a localizar.
Recuerde que en el caso de las consultas para artculos, el sistema presenta una
asistencia automtica en la consulta de cdigos de barras si fue definido de
esta manera en los parmetros del mdulo.
Cantidad (unidad almacn): se refiere al nmero de artculos involucrados
en la transaccin. Esta cantidad se establece con base en la unidad de
almacenamiento que fue definida para el artculo.
Esta casilla recalcula la cantidad en unidad de almacn cada vez que cambie la
cantidad en unidad de distribucin. Una modificacin de esta casilla provoca
tambin que se recalculen los campos de cantidad en unidad de detalle y unidad
de distribucin.
Cant. Detalle: esta cantidad es calculada por el sistema una vez que se ha
ingresado el valor de la casilla anterior. El sistema calcula este valor en base al
factor de conversin entre las unidades de detalle y las unidades de
almacenamiento registradas en el mantenimiento de artculos. Cabe aclarar que
dicho campo no acepta valores negativos.
Transacciones 179
Esta casilla recalcula la cantidad en unidad de detalle cada vez que cambie la
cantidad en unidad de distribucin. Una modificacin de este campo provoca
tambin que se recalculen los campos de cantidad en unidad de almacn y
unidad de distribucin.
Ejemplo:
Unidad de almacenamiento
Unidad de detalle
1 caja
6 unidades
1,5 cajas
9 unidades
Cant. Distribucin: dentro de esta casilla se digita la cantidad de artculos en

unidad de distribucin. Por medio de esta casilla se pueden realizar operaciones
utilizando las unidades de distribucin definidas para cada artculo y se
presenta slo si en los parmetros globales est marcada la opcin "Usa Cdigo
de Barras" y si el artculo maneja unidades de distribucin.
Si se escoge una unidad de distribucin para el artculo y se digita la cantidad
de artculos en unidad de distribucin, se recalcula la cantidad en unidad de
almacn. Igualmente si se ha escogido una unidad de distribucin y se modifica
la cantidad en unidad de almacn, entonces se recalcula la cantidad en unidades
de distribucin. El mismo proceso se da cuando se modifica la cantidad en
unidad de detalle.
Und. Dist.: dentro de esta casilla se define la unidad de distribucin con la
cual se desea hacer la transaccin.
Subtipo: establece una clasificacin segn el tipo de transaccin que se haya
elegido. La importancia de esta clasificacin es que determina el estado del
inventario que ser afectado: disponible, cuarentena, reservado o vencido.
Sub-subtipo: el objetivo es solamente presentar informacin de la
clasificacin, un detalle ms especfico para registrar la transaccin de
inventario.
Lote(
): esta casilla se activa nicamente para artculos que aceptan lotes,
segn se haya definido en el mantenimiento de artculos.
En caso de transacciones que involucren salida de artculos, se despliega un
listado de los lotes existentes en la bodega seleccionada. El usuario debe
escoger el que considere necesario para realizar la transaccin.
Cuando la transaccin es de salida y es alguna de estos tipos: Consumo, fsico,
miscelneo o traspaso, se puede dar F1 sobre el campo de lotes, ah se
Transacciones 180
desplegar la tabla donde se puede filtrar mediante un check si se desean ver

los lotes vencidos o no.
Pantalla de seleccin de Lotes
Por otro lado, en aquellas transacciones que impliquen ingreso de artculos que
utilicen lotes, y en consecuencia ingreso de lotes, entonces se presentar un
botn el cual, al ser activado, desplegar una pantalla formada por dos carpetas
donde se definen los parmetros relacionados con la especificacin del lote.
Carpeta General

Artculo: cdigo y descripcin del artculo relacionado con el Lote del
documento.
Lote: cdigo o nmero que identifiquen al lote
Proveedor: cdigo y descripcin del proveedor, se puede consultar la tabla de
registros de proveedores con la tecla F1.
Lote proveedor: cdigo con el cual el proveedor identifica el lote, el sistema
sugiere el cdigo del lote pero el usuario puede modificar la informacin.
Transacciones 181
Fechas
Entrada: fecha en la cual el lote ingres a los inventarios, el sistema
despliega por omisin la fecha en la cual se crea el registro.
Cuarentena y Vencimiento: Si el artculo est definido como de
tipo perecedero, estas casillas aparecen habilitas y se utilizan para que el
usuario defina la fecha en la cual terminar la cuarentena (en el caso que
se defina una) y la fecha en la cual el lote vence su vida til. Adems,
estas fechas son sugeridas por el sistema, el cual las toma del
mantenimiento de artculos.
Indicadores
Permite ingresos parciales: esta casilla se marca si el lote
permite ingresos parciales al lote. En el caso de que se active la opcin
de ingresos parciales, se podr utilizar el mismo nmero de lote para
posteriores ingresos a bodega, en caso contrario no se podr reutilizar el
lote y sera necesario definir uno nuevo.
Perecedero: esta casilla aparece deshabilitada por el sistema, se usa
para indicar si el artculo es o no de tipo perecedero.
Pedimento
Pedimento: cdigo del pedimento asociado al lote que ingresa al
inventario, esta casilla se muestra habilitado si hay control de
pedimentos. Si el pedimento indicado existe, despliega la aduana y
fecha que el pedimento tiene asignados. Este campo cuenta con la ayuda
de F1, desplegando los pedimentos, asociados al lote.
Transacciones 182
Pantalla de seleccin de Pedimentos
Fecha: se muestra habilitado si hay control de pedimentos e indica la

fecha del pedimento, sin embargo se puede modificar. Si el cdigo del
lote est vaco para el momento de indicacin de la fecha del pedimento,
la fecha de entrada del lote se asigna igual a la fecha del pedimento si
sta no ha sido editada.
Aduana: cdigo de la aduana a la que corresponde el pedimento y su
descripcin al seleccionarse. Cuenta con la tabla de ayuda F1. Si el
pedimento tiene definida una aduana, entonces no es necesario definir la
misma.
Agente Aduanal: se muestra el cdigo del agente aduanal del
trmite del pedimento y su descripcin al seleccionarse. Tambin cuenta
con la tabla de ayuda F1. Y si el pedimento tiene definida un agente
aduanal, entonces no es necesario definirlo.
Transacciones 183
Carpeta General de Especificacin del Lote
Carpeta Atributos
Dentro de esta carpeta se despliega para consulta del usuario, una tabla que
contiene los atributos del artculo. Las columnas desplegadas son: Atributo,
Clase, Valor Real, Unidad y Valor Cualitativo.
La informacin desplegada no puede modificada excepto la columna Valor
Real para los atributos cuantitativos. Esta columna admite valores que se
encuentren dentro del rango especificado en el mantenimiento de artculos (el
rango est formado por un valor mnimo y un valor mximo).
Transacciones 184
Carpeta Atributos de Especificacin del Lote
Costo Unitario Local: se debe definir el valor en moneda local, de cada

unidad de almacenamiento involucrada en la transaccin. El valor definido en
este campo afectar ya sea el costo fiscal, el costo comparativo o ambos.
Por ejemplo, cuando se utiliza el costeo estndar, ya sea para fiscal o
comparativo, el sistema tomar los costos definidos en esa tabla. Por el
contrario, para los costeos Promedio, UEPS o PEPS el sistema calcular los
costos fiscal y comparativo con base en el valor definido en esta casilla.
Supngase que el artculo A utiliza el costeo PEPS como Fiscal y el costeo
Promedio como costo Comparativo. Entonces, para una determinada
transaccin estos costos tendrn valores iguales, puesto que el sistema los
calcula de esta misma fuente.
Transacciones 185
Costo Dlar: el sistema desplegar el costo correspondiente en dlares, segn

el tipo de cambio vigente para la fecha establecida al documento, en el mdulo
de Administracin del Sistema.
Precio Unitario Local: monto en el que ser vendida cada unidad de
almacenamiento del artculo el artculo en la moneda local de la compaa.
Precio Dlar: el sistema calcula el precio en dlares, segn el tipo de cambio
vigente para la fecha establecida al documento, en el mdulo de
Administracin del Sistema. Para mayor detalle de la conversin de
monedas consulte la seccin "Error! Reference source not found." en la
pgina Error! Bookmark not defined..
Existencias
Carpeta Existencias
Transacciones 186
Esta carpeta contiene informacin relacionada con el nivel de existencias en

bodega.
Los valores desplegados corresponden al resultado de los documentos
aplicados. En otras palabras, aquellas transacciones que se hayan realizado pero
cuyos documentos no hayan sido aplicados no pueden alterar los valores de
existencias, aunque se hayan digitado anteriormente.
Dentro de esta pantalla se despliega la siguiente informacin:
Artculo: cdigo del artculo sobre el cual se realizar la consulta de las
existencias. El sistema desplegar el nombre correspondiente. La bsqueda del
artculo puede hacerse tambin por descripcin, en ese caso el sistema
desplegar el cdigo respectivo.
Si no recuerda ni el cdigo ni el nombre del artculo, presione la tecla F1 o haga
un doble click con el botn izquierdo del ratn, sobre cualquiera de estas
casillas. El sistema desplegar la tabla de artculos, ordenada segn sea el caso,
por cdigo o por descripcin.
Bodega: despliega el listado de las bodegas donde se almacena el artculo.
Localizacin: despliega el listado de las localizaciones de las bodegas
definidas para el artculo.
Lote: esta opcin se activa cuando se consultan artculos que aceptan lotes.
Despliega el listado de los lotes definidos para el artculo.
Solo lotes con existencias: si se marca esta casilla solo aparecern en la
tabla de esta pantalla los lotes que tengan existencias.
Remitida: despliega el nmero de artculos remitidos en la unidad de venta o
almacenamiento.
Remitida detalle: despliega el nmero de artculos por unidad (detalle) que
se solicitaron.
Tabla de datos: despliega el detalle de las existencias en inventario en cada
bodega.
Si el producto acepta lotes, las columnas sern las siguientes:
General
Detalle
Bodega
Bodega
Localizacin
Disponible
Transacciones 187
Lote
Reservada
Disponible
Cuarentena
Reservada
Vencido
Cuarentena
Trnsito
Vencida
Produccin
Pedida
Si el producto no acepta lotes, entonces las columnas desplegadas sern:

General
Detalle
Bodega
Bodega
Localizacin
Disponible
Disponible
Reservada
Reservada
Trnsito
Produccin
Pedida
Ntese que al ingresar en esta carpeta se activa la opcin de Existencias del

men. El submen que se puede acceder es el siguiente:
MEN EXISTENCIAS
Despliegue resumido o detallado

Cambia el despliegue de existencias de bodegas a detalle por bodega y
viceversa. Es decir, despliega el estado de las existencias: disponible y
reservada, en forma detallada: disponible, reservada, trnsito, produccin y
pedida. Adems agrupa en una sola lnea (por bodega) el detalle que se hace
por localizacin.
Transacciones 188
Seleccin de columnas
Controla el despliegue de las columnas en pantalla, para las dos alternativas:
general y detalle. Su manejo se explica en la seccin Conociendo el Sistema,
en el manual de Administracin del Sistema.
Excel
Enva a Excel las lneas de la tabla de existencias del artculo.
Transacciones 189
Lneas
Carpeta Lneas
Esta carpeta contiene una tabla de datos donde se despliegan las transacciones
que componen el documento. Las celdas de la tabla de datos no son
modificables, si se requiere hacer alguna modificacin se debe presionar el
cono
, lo que producir que se despliegue la carpeta de Transaccin.
MEN LNEAS
Modificar
Permite modificar algn dato de la transaccin. Al activar esta opcin se
desplegar la pantalla de Transaccin, lugar en el que se pueden ingresar o
modificar los datos de la transaccin.
Transacciones 190
Eliminar
Elimina la lnea de la tabla de datos, es decir, borra la transaccin. Es sistema
solicita que confirme la orden.
Despliegue de Columnas
Controla las columnas que se despliegan en la pantalla. Refirase al manual de
Administracin del Sistema, para mayor detalle.
Excel
Enva a Excel las lneas del documento, transacciones.
Refrescar
Este cono permite solicitar un refrescamiento de las cantidades disponibles en
bodega para aquellos artculos que conforman la transaccin. Las lneas no
tienen suficiente existencias para satisfacer la transaccin se marcaran en color
rojo
Esto se debe a que por ser un sistema multiusuario, es posible que existan otras
estaciones de trabajo en las cuales se estn pidiendo artculos. Por lo tanto un
refrescamiento puede traer el ltimo reporte de existencias al momento, para
ejecutar alguna estimacin necesaria al definir la transaccin.
Se hace manual con la intencin de incrementar la eficiencia del sistema, pues
el procesamiento podra hacerse lento si el refrescamiento se hace
continuamente en forma automtica.
Ver Documento Relacionado a la Lnea

Este cono permite como su nombre lo dice ver los documentos relacionados
con la lnea.
Dentro de la tabla de datos se despliega el detalle de las transacciones del
documento. Las columnas desplegadas son: lnea del documento, artculo,
Transacciones 191
bodega, localizacin, cantidad, lote, tipo de transaccin, subtipo, sub-subtipo,

costo local, costo dlar ($), precio local, precio dlar ($), bodega destino y
localizacin destino.
Modificar un Documento
Para ingresar a cualquier documento se debe abrir primero el paquete del
inventario donde se localice el documento requerido.
Entonces, para modificar un documento se procede de la siguiente manera:
1. Localice en Documento la opcin Modificar y actvela con el botn
izquierdo del ratn o con la tecla Enter al ubicar el "highlight" sobre la
lnea del submen. Si lo prefiere presione las Ctrl+M o active el cono
para ingresar al documento.
Se desplegar una pantalla similar a la de creacin de documentos, sin
embargo el espacio de cdigo, nombre y paquete no son modificables.
2. Ejecute los cambios que considere necesarios. Proceda a grabar la
informacin digitada, al presionar el cono
o bien .
Eliminar un Documento
Para eliminar un documento, debe abrirse primero el paquete en el que se ubica
el documento. Consulte "Abrir / Shift + Ctrl + A" en la pgina 155, para ms
detalle. Se desplegar la pantalla principal del submen.
El proceso de eliminar documentos es el siguiente:
1. Posicione el "highlight" sobre la lnea de la tabla de datos (documento)
que se desea eliminar.
2. En el men de Documento, elija la opcin Eliminar, o bien presione
las teclas Ctrl+E. Si lo prefiere, active el cono
de la barra de
herramientas.
3. El sistema desplegar una pantalla para confirmar la orden de eliminar
las lneas. Presione el botn Eliminar si est seguro que desea borrar
el documento.
Transacciones 192
Cmo se Aplican los Artculos al Inventario?

Una vez realizadas todas las transacciones y grabados los documentos en el
paquete, entonces se puede proceder a aplicar los movimientos al inventario.
Recuerde que los procesos de aplicacin y creacin de documentos pueden
realizarse separadamente. Es decir, puede aplicar algunos documentos de un
paquete y despus crear otros. El sistema es completamente flexible, un paquete
puede tener un nmero indefinido de documentos, y cada documento a su vez,
puede presentar cualquier cantidad de transacciones.
Adems aunque haya aplicado todos los documentos del paquete, y ste quede
vaco, no se eliminar, a menos que el usuario disponga lo contrario, y se
podrn crear nuevos documentos.
Vale la pena considerar nuevamente la organizacin de los paquetes de
inventario. Un paquete est compuesto por uno o ms documentos, stos a su
vez contienen una o ms transacciones.
Ahora bien, es cierto que se pueden escoger los documentos de un paquete para
ser aplicados, sin embargo, no es permitido seleccionar las transacciones a
aplicar de un documento, ste tendr que aprobarse en su totalidad. Esto quiere
decir que al seleccionar un documento se aplicarn todas las transacciones
contenidas en l.
Si al aplicar documentos de inventario ocurre un error en la insercin del
encabezado de auditoria o alguna lnea de la transaccin de inventario que se
genera en ese momento, el sistema intentar grabar en el Documento de
Inventario un texto de error indicando el nmero de encabezado de transaccin
y la lnea respectiva que dieron error. En el caso que no se logre grabar el error
en el documento, se graba en la auditora de procesos una entrada en la que se
indica el cdigo del documento de inventario, la lnea del documento y la
informacin antes indicada.
Para aplicar un paquete, ya sea total o parcialmente, proceda de la siguiente
forma:
tecla Enter. Si lo prefiere presione las teclas Shift+Ctrl+A.
Transacciones 193
Se desplegar el listado de los paquetes existentes en la base de datos.

Escoja el paquete que necesite aplicar, para que se despliegue en la
pantalla principal.
3. Marque las lneas de la tabla de datos (documentos) que desea sean
incluidos en el proceso de aplicacin. Esto se hace al ubicar el
"highlight" sobre la lnea correspondiente y activar el cono
.
Tambin puede ingresar al submen de Documento y activar la
opcin Seleccionar. La lnea marcada se ver as:
4. Proceda a ejecutar el proceso de aplicacin. Desde el submen

Paquete, active la opcin Aplicar..., o bien presione el cono
. El
sistema desplegar una ventana dentro de la cual se despliegan las
siguientes casillas:
Contabilizar Transacciones: marque la opcin para reflejar en la
contabilidad los movimientos debido a las transacciones de inventario. Esta
casilla es la que determina si se realiza la integracin con la contabilidad
cuando se aplican los documentos del paquete.
Para poder generar el asiento de un documento aplicado por paquete en
inventario, el usuario debe contar con dicho privilegio, de lo contrario la opcin
aparecer deshabilitada, el mismo se maneja desde el mdulo de
Administracin del Sistema y trabaja como los dems privilegios.
Esto es, cuando las transacciones se realizan por paquete, la integracin con la
contabilidad no depende de los Ajustes definidos en Parmetros del
Mdulo.
Por otro lado, si el usuario no marca la casilla los movimientos contables
correspondientes se generarn cuando se ejecute el proceso denominado
Movimiento Contable que se ubica en el men de Administracin.
Ahora bien, la integracin contable en lnea se maneja segn la configuracin
para la Generacin de Asientos que se haya definido en los Parmetros del
Mdulo.
Se puede utilizar cualquier combinacin entre las siguientes opciones:
Visualizar: desde el mdulo puede verse la pantalla de generacin de

asiento, denominada Diario de la Contabilidad.
Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,

insercin de cuentas contables, etc.
Transacciones 194
Aplicar Automticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivar la

opcin, el asiento se graba en el diario de la contabilidad.
El sistema crear un asiento contable por cada documento que se aplique al

inventario. Esto es, no se realizan asientos por cada transaccin, un documento
puede contener un nmero indefinido de transacciones, pero el sistema realizar
un nico asiento contable que contempla todas las transacciones del
documento.
Imprimir los documentos aplicados: si esta casilla es marcada, establece
que conforme se aplica cada documento se generar el documento impreso. El
documento se imprimir de acuerdo al formato que se despliega en la misma
casilla. El detalle sobre el contenido del reporte se puede consultar en la
seccin "Cmo Imprimir el Documento de una Transaccin?" en la pgina
240.
Aplicar Seleccionados que Cumplen con el Filtro: esta casilla se debe
marcar en el caso que el usuario haya especificado algn parmetro de filtro de
registros para el proceso. Si se encuentra marcada aplicar slo aquellos
documentos que cumplan con el filtro especificado.
Confirmacin para aplicar los documentos seleccionados
5. Presione el botn de Aplicar si est seguro de hacer el movimiento de

las existencias en inventario. El sistema desplegar una pantalla que
mide el grado de avance del proceso.
6. Si en Parmetros del Mdulo se ha marcado la opcin de
Visualizar los asientos contables que se generen, entonces
Transacciones 195
seguidamente se desplegar la pantalla del Diario de la Contabilidad,

en la que se despliegan los asientos de todos los documentos del
paquete que fueron aplicados.
7. Si al ejecutar el proceso de aplicacin, el sistema encuentra un error en
las transacciones de algn documento, tales como existencias
insuficientes, lotes vencidos, material no disponible, entre otros;
entonces no se ejecuta la aplicacin del documento que presente el
error, pero s aplica aquellos documentos que no contienen errores.
En su lugar, el sistema coloca una marca en aquellas lneas que no
pudieron ser aplicadas, tal como se observa a continuacin:
8. Si desea saber en qu consiste el error, entonces se debe escoger la

opcin de Mensaje en el submen de Documento, o bien presionar
el cono . El sistema desplegar una pantalla donde se detallan los
errores encontrados en el documento marcado.
La pantalla del Diagnstico de la Aplicacin al Inventario
despliega los errores encontrados en las lneas del documento marcado
con el highlight nicamente.
9. Una vez que se hayan corregido los errores, se puede intentar
nuevamente realizar el proceso de aplicacin. Se debern seleccionar,
otra vez, los documentos que sern aplicados.
10. Si se selecciona para aplicacin un documento al cual se le haban
encontrado errores de manera que estaba marcado con , entonces la
lnea se desplegar marcado por el cono
de la siguiente forma:
Cmo se Aprueban/Desaprueban documentos

(lneas)?
Los procesos para la aprobacin/desaprobacin de un documento son muy
sencillos, y ambos manejan la misma mecnica.
1. Marque un documento con el smbolo , lo cual lo puede llevar a
cabo de dos formas, con hacer click en el principio de la fila (cabecera
Transacciones 196
de la fila) a la cual le desea modificar su estatus, o marcar la lnea con el

highlight y pulsar el botn , con lo que quedar marcada.
2. Seleccione la opcin Aprobar
o Desaprobar
segn lo que
desee hacer a lo cual el estatus de la lnea cambiar. (Recuerde revisar
primero el estatus del documento (lnea)).
Descripcin de los Movimientos Contables

Generados por las Transacciones de Inventario
Dentro de esta seccin se presenta una descripcin del tipo de movimiento
contable generado por las transacciones de inventario que al ser aplicadas,
registran un asiento contable en el mdulo de Contabilidad General del
sistema.
Es importante recalcar que aquellas transacciones que no se presentan dentro de
esta seccin no fueron consideradas porque no generan movimientos contables.
Compra
Al ser aplicada esta transaccin genera un movimiento contable con las
siguientes caractersticas:
Compra Local
Dbito
Cuenta de Inventario
XXXX
Cuenta Compra Local
XXXX
Importacin
Dbito
Cuenta Inventario
XXXX
Cuenta Compra Importacin
Crdito
Crdito
XXXX
Consumo
Transacciones 197
Consumo
Dbito
Cuenta de Consumo (corresponde con

el tipo: Normal, Re-re-trabajo, Gasto o
Desperdicio)
XXXX
Crdito
XXXX
Costo
Costo (si aumenta costo del artculo)
Dbito
Cuenta Variacin de costo
XXXX
Costo (si disminuye costo del artculo)
Dbito
Crdito
XXXX
Crdito
XXXX
XXXX
Ensamble
Ensamble
Dbito
Crdito
XXXX
Cuenta Materiales en Proceso
XXXX
Fsico
Fsico (si aumenta inventario e inventario > 0)
Cuenta Sobrante Inventario Fsico
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Transacciones 198
Fsico (si disminuye inventario e inventario < 0,

hay faltante)
Dbito
Crdito
XXXX
Cuenta Faltante Inventario Fsico
XXXX
Miscelneo
Miscelneo (si aumenta inventario e inventario > 0)
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Miscelneo (si disminuye inventario e inventario < 0,

hay faltante)
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Produccin
Produccin
Dbito
XXXX
Crdito
XXXX
Vencimiento
Transacciones 199
Vencimiento
Dbito
Crdito
XXXX
Cuenta Gasto por Vencimiento
XXXX
Venta
Venta Local
Dbito
Costo
de
Nacionales
XXXX
Ventas
Exportacin
XXXX
Dbito
Cuenta Inventario
Costo
de
Exportacin
Crdito
Crdito
XXXX
Ventas
XXXX
TRANSACCIONES EN LNEA
La organizacin de esta opcin es la siguiente:
Transaccin 1
Transaccin 2
Documento
Transaccin 3
Organizacin de Transacciones en lnea
Es importante aclarar que, al ingresar cada transaccin (lnea del documento)

stas simultneamente van aplicndose, y modificando las existencias del
inventario.
La actualizacin del inventario no se realiza por documento, sino por
transaccin.
Transacciones 200
Si se consultan las existencias en inventario, justo despus de realizar una

transaccin, se podr observar que ya se han incluido las modificaciones
necesarias en el inventario debido a la transaccin.
De igual forma, la integracin contable se puede realizar justo despus de
grabar cada transaccin, si el usuario lo define de esta manera en los
Parmetros del Mdulo, lo que har que se cree un asiento contable por cada
transaccin de inventario.
En general, el funcionamiento de esta opcin es similar a las transacciones por
paquete, la diferencia radica en los siguientes puntos:
los documentos son unidades independientes, no se agrupan dentro de

ningn paquete
cada transaccin se aplica al inventario justo despus de grabarse
no existen aplicaciones en grupo, ya sea por documento o por paquete
no se pueden hacer revisiones posteriores de las transacciones digitadas,

dado que stas se aplican justo despus de generarse
la integracin contable se hace por transaccin y no por documento

En la pantalla principal de la opcin el sistema despliega una ventana con un
conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin de las transacciones que
sern digitadas.
En la parte superior de la ventana se despliegan las casillas:
Documento: dentro de esta casilla se ingresa el cdigo y descripcin del
documento que se va a ingresar dentro del documento.
El cdigo del documento se define segn los siguientes parmetros:
el parmetro global sobre "uso de consecutivos" que se encuentra en la

seccin "Indicadores" en la pgina 19.
la tabla "Consecutivos" en la pgina 37 si el sistema utiliza el manejo

estndar de consecutivos.
A manera general, estos parmetros establecen que si el sistema utiliza el
manejo estndar de consecutivos, entonces el cdigo del nuevo documento ser
sugerido por el sistema y podr ser modificado siempre y cuando el usuario
tenga privilegios sobre el mismo consecutivo. En el caso de utilizar el manejo
estndar, el sistema no permitir ingresar un cdigo que no cumpla con la
mscara.
Otra caracterstica a considerar es que si se utiliza una clase particular de
manejo estndar de consecutivos, y sta slo acepta ciertos tipos predefinidos
Transacciones 201
de transacciones; entonces el sistema no permitir ingresar otro tipo de

transaccin que no corresponda a la del tipo de consecutivo seleccionado.
NIT: dentro de esta casilla el usuario debe especificar el nmero de
identificacin tributaria que est asociado al documento que se registra. Si el
usuario desconoce el cdigo del NIT puede utilizar la tecla F1.
Recuerde que para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la
pestaa correspondiente, tambin se puede oprimir la tecla que identifica la
letra subrayada en el ttulo de la carpeta.

Nuevo
Esta opcin borra los datos de la pantalla de transacciones, con el fin de dejar
todas las casillas libres para ingresar un nuevo movimiento.
Actualizar
Aplica la transaccin que se ha ingresado. Con esta opcin se ejecutan los
movimientos necesarios a las existencias en inventario, para actualizar sus
niveles.
Adems con esta opcin se limpian la informacin de los campos que se
utilizaron en la transaccin anterior.
Actualizar y Regresar
Aplica la transaccin que se ha ingresado y regresa al men principal del
mdulo.
Transacciones 202
Imprimir Automticamente
Si el cono para imprimir automticamente se encuentra marcado en la ventana
Transaccin de Inventario, el sistema generar el documento impreso de cada
transaccin que sea aplicada al inventario.
Dentro de este reporte se pueden obtener datos tales como fecha de aplicacin
del documento, referencia y usuario que lo crearon, asiento, lneas que forman
el documento as como datos sobre la localizacin, lote y bodega en el caso que
apliquen, etc.
Un mayor detalle de esta funcin se presenta en la seccin "Cmo Imprimir el
Documento de una Transaccin?" en la pgina 240.
Detallar Cadenas de Series

Por medio de este cono el mdulo se desempea como un agente de servicio
que registra y retorna los nmeros de serie involucrados en cualquier
documento o transaccin del sistema Exactus relacionada con el inventario.
Estas cadenas son grupos de rangos y nmeros de serie particulares
involucrados en un mismo movimiento de inventario. Estn identificadas por
un cdigo.
Cuando un proceso requiere captar nmeros de serie de artculos y
almacenarlos, se indican los nmeros de serie involucrados para que el sistema
cree una nueva cadena de nmeros de serie identificada con un valor nico que
ser desplegado. El valor de identificacin es almacenado para el documento
para futura referencia.
Cuando se requiera acceder los nmeros de serie de artculos, simplemente el
usuario solicita al sistema la cadena de serie respectiva, utilizando el valor de
identificacin que el sistema le asign cuando fue registrada.
Transacciones 203
Nmeros de Serie
Si el usuario presiona este cono el sistema desplegar una ventana titulada
nmeros de serie donde se debe especificar la siguiente informacin:
la transaccin.
transaccin.
Total: el sistema realiza un conteo de cdigos especificados en el rango de
series y que va desde la serie inicial hasta la serie final. Se calcula el total de
series de cdigos que sern utilizados para la transaccin.
El sistema posee la funcionalidad de poder integrar dispositivos para hacer la
lectura mediante un lector de series.
En la pantalla de ingreso de series, se puede hacer la lectura de la serie con un
lector y automticamente se copia la serie leda en la columna de serie final, se
pone la cantidad en 1 y se pasa al siguiente registro. En caso de las series con
plantilla abierta, al leer el nmero de serie se ingresa el registro y se pasa a un
registro nuevo.
Transacciones 204
Pantalla para especificacin de rango de series de la transaccin.
Artculos Alternos
Se mostrar el cdigo del artculo alterno, la descripcin, la bodega y la
cantidad disponible. De esta manera se puede seleccionar un alterno sin tener
que ir al mantenimiento de artculos a consultar los alternos de un artculo y
luego a la consulta de artculos para ver si tiene existencia.
Al seleccionar un artculo alterno se reemplaza en el artculo que haba sido
seleccionado por el alterno.
Transacciones 205
Pantalla para especificacin artculos alternos.
Usar Tab
Esta opcin define la tecla con la que el cursor se mover de una casilla a otra
en la pantalla. Al presionar este botn se establece que el cursor se manejar
con la tecla TAB.
Usar Enter
Tiene una funcionalidad parecida a la anterior. Con esta opcin se define la
tecla con la que el cursor se mover de un campo a otro en la pantalla. Al elegir
el cono se determina que el cursor se manejar con la tecla ENTER.
Transacciones 206
MANEJO DE TRANSACCIONES
Agregar una Transaccin
Para crear una transaccin se procede de la siguiente manera:
escoja la segunda, denominada En lnea.
Esto har que se despliegue la pantalla de Transaccin de
Inventario, la cual muestra un conjunto de carpetas donde se ingresa
la informacin.
2. El primer paso ser llenar la casilla de identificacin del documento. El
cdigo del documento se define segn los siguientes parmetros:
segn el parmetro global que trata sobre "uso de consecutivos" que se

encuentra en la seccin "Indicadores" en la pgina 19.
segn la tabla "Consecutivos" en la pgina 37 si el sistema utiliza el

manejo estndar de consecutivos.
A manera general, estos parmetros establecen que si el sistema utiliza
el manejo estndar de consecutivos, entonces el cdigo del nuevo
documento ser sugerido por el sistema y podr ser modificado siempre
y cuando el usuario tenga privilegios sobre el mismo consecutivo. En el
caso de utilizar el manejo estndar, el sistema no permitir ingresar un
cdigo que no cumpla con la mscara.
Otra caracterstica a considerar es que si se utiliza una clase particular
de manejo estndar de consecutivos, y sta slo acepta ciertos tipos
predefinidos de transacciones; entonces el sistema no permitir ingresar
otro tipo de transaccin que no corresponda a la del tipo de consecutivo
seleccionado.
3. Si el usuario requiere que cada vez que se aplique una transaccin a

inventario se imprima el documento respectivo, debe presionar el cono
y dejarlo marcado.
4. Adems el usuario debe definir la forma en la cual el cursor se mover
dentro de la ventana por medio de los conos
o . A continuacin
se muestra la descripcin del contenido de las carpetas.
Transacciones 207
Nota
Importante
Si al crear transacciones en Lnea ocurre un error en la insercin del encabezado de

auditoria o alguna lnea de la transaccin de inventario que se genera en ese
momento, el sistema intentar grabar en la auditoria de procesos una entrada en la
que se indica nmero de encabezado de transaccin, la lnea respectiva y el texto de
error que arrojara el sistema indicando error.
Documento
Carpeta Documento
Transacciones 208
La informacin contenida en esta carpeta consiste en aspectos generales del

documento, tales como: fecha, referencia, usuario y fecha de creacin.
Fecha: en este espacio se establece la fecha del documento que origina la
transaccin en el inventario, por ejemplo, una requisicin, un pedido, una
factura, una devolucin.
Referencia: espacio donde el usuario puede escribir un comentario sobre el
objetivo de las transacciones que contiene el documento, o algn otro
comentario que se considere conveniente.
Presupuesto: si se utiliza la integracin con el mdulo de Control
Presupuestal, en este campo se sugiere el presupuesto escogido en la pestaa
presupuesto de parmetros del mdulo de Control de Inventarios, si no se
utiliza se mostrar deshabilitado. Aunque se sugiera el presupuesto, un usuario
con privilegios lo puede cambiar por otro presupuesto.
Apartado: Al estar activa la integracin con el mdulo de Control
Presupuestal y esta activa la aprobacin de documentos, al momento de
aprobar el documento y el mismo contenga al menos una transaccin de tipo
consumo y un presupuesto asignado, el sistema crea un asiento presupuestal de
apartado por la suma total esperada de los costos de las transacciones de tipo
consumo. Ese nmero de asiento es el que se coloca en este espacio, es decir es
el nmero de asiento del apartado presupuesta l.
Usuario: espacio no modificable donde el sistema despliega el nombre del
usuario que efecta las transacciones, segn la clave utilizada al ingresar al
mdulo.
Fecha Creacin: espacio no modificable donde el sistema despliega la fecha
en que fue creado el documento que se est accediendo.
Transacciones 209
Transaccin
Carpeta Transaccin
Esta carpeta contiene el detalle de la transaccin (lnea del documento), como:

artculo, tipo de transaccin, subtipo, sub-subtipo, bodega, localizacin, lote (en
caso de que el artculo acepte lotes), cantidad, costo y precio.
Ntese que al ingresar un dato en cualquiera de las casillas de la pantalla, de
manera que se sugiere el ingreso de una nueva transaccin, los conos
y
de la barra de herramientas se activan. Esto significa que desde ah se manejan
las funciones relacionadas con la aprobacin de transacciones.
La aplicacin de transacciones al inventario puede realizarse mediante el uso de
otro cono, cuya funcin se explica a continuacin:
Transacciones 210
GRABAR
Esta opcin permite hacer una grabacin rpida de la transaccin, al finalizar la
accin el cursor se posiciona sobre la casilla Artculo, de manera que el
usuario ingrese los datos de una nueva transaccin.
Con esta opcin, se limpian nicamente los datos de la parte inferior de la
pantalla. Es decir, la informacin del tipo de transaccin, centro de costo,
bodega, bodega destino, localizacin y localizacin destino se mantienen.
El objetivo de esta opcin, es grabar los datos cuando se efectan transacciones
del mismo tipo para artculos distintos.
Cada vez que se grabe una transaccin el sistema realizar el asiento contable
correspondiente y actualizar las existencias en inventario segn se haya
definido.
Si el usuario tiene marcado el cono
en la pantalla al aplicar la transaccin el
sistema generar el documento respectivo en forma impresa directamente.
Tipo: se refiere al tipo de transaccin que se ejecuta. Se debe escoger alguna de
las opciones que se despliegan en el listado.
Segn el tipo de transaccin que se elija, las casillas modificables varan, en
otros casos algunas desaparecen de la pantalla y otras nuevas y particulares son
desplegadas.
Es importante mencionar que los tipos de transaccin no aceptan valores
negativos (menores que cero), para cualquier movimiento de los artculos. En
caso de que se requiera realizar una transaccin inversa, para tal efecto se han
creado tipos de transaccin que contemplan el movimiento opuesto del artculo.
El desarrollo del tipo de asiento que generan las transacciones que registran un
movimiento contable en el sistema se presenta en la seccin "Descripcin de
los Movimientos Contables Generados por las Transacciones de Inventario" en
la pgina 197. Los posibles tipos de transaccin son los siguientes:
Aprobacin
Esta opcin se despliega solamente si se ha elegido un artculo que acepte lotes.
Permite aprobar un lote especfico para su utilizacin.
Este tipo de ajuste aumenta la cantidad disponible en la bodega y disminuye la
cantidad no aprobada o en cuarentena. La transaccin no genera ningn
movimiento contable dentro del sistema.
Transacciones 211
Las casillas que pueden modificarse corresponden a: bodega, localizacin, lote

y cantidad. Las casillas de subtipo y sub-subtipo permanecen inactivas.
Aprobacin - Anul.
Esta transaccin anula alguna aprobacin que se haya hecho al artculo
anteriormente. De manera que, se disminuye la cantidad disponible y se
aumenta la cantidad en cuarentena.
La transaccin no genera ningn movimiento contable dentro del sistema.
Las casillas que se pueden modificar para anular una aprobacin son las
mismas que se despliegan para el proceso de aprobacin.
Compra
Se utiliza para registrar ingresos al inventario, originados por una compra.
Los ingresos por compra pueden ser registrados a la cantidad disponible o a la
cantidad en cuarentena, segn lo escogido por el usuario en el campo de
subtipo. Sin embargo, si en la opcin Artculos!, al agregar el artculo se le
indic que este debe pasar obligatoriamente por cuarentena, no se permitir el
ingreso a la cantidad disponible, sino solamente a la cantidad en cuarentena.
Adems de los subtipos mencionados, se cuenta con dos sub-subtipos, estos son
para registrar si la compra fue local o fue por importacin.
El ingreso de artculos en cuarentena aumentar la cantidad en cuarentena. El
que se aplique sobre el disponible, aumentar la cantidad disponible en la
bodega.
Las casillas que se despliegan el realizar este tipo de transaccin son: subtipo,
sub-subtipo, bodega, localizacin, lote (en caso de que el artculo acepte lotes),
cantidad y costo.
Compra - Dev.
La transaccin de devolucin de compras, define la salida del artculo del
inventario, debido a una devolucin que se hace al proveedor.
Se despliegan las mismas casillas que la transaccin inversa, a excepcin que
los campos de costos permanecen desactivados.
Transacciones 212
Consumo
Este tipo de transaccin se utiliza para registrar salidas de bodega hacia
produccin o bien por desperdicio, re-re-trabajo o gasto.
Los subtipos correspondientes a este tipo de ajuste son: disponible, reservada,
vencida o cuarentena, es decir que pueden consumirse artculos que se
encuentren en alguna de estas situaciones. Los subtipos vencida y cuarentena
podrn ser aplicados solo si el artculo seleccionado utiliza lotes.
Adems, permite clasificar el movimiento e indicar si es por desperdicio, re-retrabajo, gasto o un consumo normal. Esto se hace seleccionando el necesario en
el campo de sub-subtipo.
El movimiento normal para este tipo de transaccin, es disminuir la cantidad
del artculo. Esta cantidad puede ser la cantidad disponible, la reservada, la
vencida o la que se encuentra en cuarentena, dependiendo del subtipo escogido
para la transaccin.
Es importante decir que el mdulo de Control de Inventarios puede estar
configurado para tener integracin con el mdulo de Control Presupuestal. Si
esta configuracin se encuentra activa, es en las transacciones de tipo consumo
donde ser necesario colocar un par presupuestal al momento de realizar la
transaccin, este proceso verificar que el presupuesto exista y tenga disponible
en Control Presupuestal.
Las casillas modificables corresponden a: tipo, subtipo, sub-subtipo, bodega,
localizacin, lote (dependiendo del artculo), y cantidad.
Consumo - Dev.
Este tipo de transaccin se utiliza para registrar ingresos a bodega provenientes
de produccin debido a cantidades sobrantes que no fueron utilizadas.
Adems es preciso especificar de que subtipo y sub-subtipo es la transaccin de
devolucin de consumo. Estos son iguales que los desplegados en la
transaccin inversa.
Otro aspecto a establecer se refiere con el centro de costo de donde proviene la
devolucin del artculo.
Transacciones 213
Costo
Permite modificar el costo fiscal o comparativo de un artculo siempre y
cuando se utilice como costo fiscal o comparativo el costo promedio o el costo
estndar.
Este tipo de transaccin no tiene repercusiones sobre la cantidad del artculo,
solamente sobre el costo.
Las casillas que se pueden modificar al realizar este tipo de transaccin son:
bodega, localizacin y costo. Note que la casilla de sub-subtipo tambin est
inactiva.
Al realizar un ajuste de costo es necesario chequear la seccin Consideracin
Importante al modificar costos en una transaccin del tipo Costoen la pgina
226.
Ensamble
ensamble interno de partes de artculos (similar a produccin). Se establece
cuando una parte de un artculo ha pasado por todo el proceso productivo e
ingresa a la bodega, para que pueda ser considerada en las cantidades que
posteriormente sern vendidas.
La parte del artculo puede ser registrada en el disponible o en cuarentena,
utilizando para ello el campo de subtipo, segn si utiliza lotes y obliga
cuarentena.
cantidad y costo.
Fsico
El fin primordial de este tipo de transaccin es registrar la cantidad real del
artculo en bodega despus de haberse realizado un conteo fsico del mismo.
Existen tres subtipos para este tipo de transaccin, disponible, cuarentena o
vencida. Por lo tanto se pueden realizar ajustes fsicos para artculos que se
encuentren en cualquiera de estos estados.
Transacciones 214
Las casillas que pueden ser modificadas para definir las caractersticas de la
transaccin son: bodega, localizacin, lote (segn el artculo), cantidad y costo.
Miscelneo
Las transacciones miscelneas se utilizan para aumentar o disminuir cantidades
en la bodega ya sea por errores, regalos o muestras de producto (sub-subtipo).
Este puede efectuarse sobre artculos disponibles, reservados, vencidos y en
cuarentena (subtipo).
Este tipo de transaccin acepta cantidades negativas que implican disminucin
en el inventario. Los miscelneos representan ajustes fsicos por detalle.
Las opciones desplegadas en la casilla de sub-subtipo, son determinadas por el
usuario. Se establecen desde el men de Administracin, bajo la opcin de
Sub-subtipos de Miscelneo.
Las casillas modificables, para este tipo de transaccin son: bodega,
localizacin, lote (dependiendo del artculo), cantidad y costo.
Produccin
produccin interna. Se establece cuando un artculo ha pasado por todo el
proceso productivo e ingresa a la bodega para que pueda ser considerado en las
cantidades que posteriormente sern vendidas.
El artculo puede ser registrado en el disponible o en cuarentena, utilizando
para ello el campo de subtipo, segn si utiliza lotes y obliga cuarentena.
cantidad y costo.
Produccin - Dev.
La devolucin a produccin se utiliza cuando se han reportado errores en el
artculo que se recibi de produccin para disponerlo para la venta.
Esta transaccin establece una salida del artculo de la bodega. Las casillas que
se pueden modificar son las mismas de la transaccin inversa, a excepcin del
costo.
Transacciones 215
Reservacin
Permite reservar artculos disponibles en la bodega, no es posible reservar
artculos que se encuentran en cuarentena. Este tipo de transaccin disminuye
la cantidad disponible en bodega y aumenta la cantidad reservada.
Las casillas modificables son: bodega, localizacin, lote y cantidad. Ntese que
las casillas de subtipo y sub-subtipo se desactivan.
Reservacin - Dev.
Este tipo de transaccin elimina las reservaciones que se hayan hecho sobre
cierto artculo, de modo que, se aumenta la cantidad disponible y se disminuye
la cantidad reservada.
Los campos modificables de esta opcin son los mismos que los de la
transaccin de Reservacin.
El sistema maneja una constante de seguridad en el modulo de
Administracin del Sistema (AS), la cual restringe el poder desreservar artculos desde Control de Inventarios (CI) reservados desde
otros mdulos del sistema. Dicha constante se encuentra bajo la opcin de
privilegios especiales en el rbol de seguridad de AS.
Traslado (2F)
Este tipo de transaccin le permite al usuario hacer el traslado de mercadera
en dos fases, no traslada el o los artculos de la Bodega Origen a la Bodega
Destino de una sola vez, si no ms bien deja la mercadera en un estado de
Remitida.
Remitida: se refiere a la cantidad que fue solicitada por la bodega destino pero
que an dicha bodega no tiene esta cantidad fsicamente. Por eso decimos que
est en un estado remitida, porque ya el sistema la descont de la bodega origen
pero no la ha sumado a la bodega destino.
El traspaso en dos fases se iniciar con un documento de inventario en paquete
que tenga en sus lneas transacciones tipo Traslado o Remisin con bodega
destino especificada, seguir con la creacin de un documento tipo Traspaso
subtipo Remitido, al aplicar el documento con traslado o remisiones, y
finalizar con la aplicacin al inventario de los documentos de Traspaso.
Esta funcionalidad de traspasos en dos fases solo funcionar si el mdulo de
Control de Inventario usa consecutivos.
Con esta funcionalidad se podr realizar traspasos de mercadera entre bodegas
de una manera ms gil y eficiente con el sistema Exactus.
Transacciones 216
Estos traslados de mercadera por ejemplo se inician por solicitud de los

clientes en una tienda cuando no hay existencias del producto que desean
comprar. Cuando esto sucede, el encargado verifica en cul otra tienda hay
existencias, y piden que el artculo sea trasladado a ella para vendrselo al
cliente posteriormente.
-Esta funcionalidad generar dos documentos: uno de remisin (para la
mercadera que sale de la bodega origen) y otro de traspaso (para la mercadera
que entra en la bodega destino).
-Permite la generacin de documentos con transacciones de tipo remisin
asociadas a una bodega destino.
-Permite la generacin automtica de documentos de traspaso a partir de uno de
remisin.
-Soportar realizar traspasos a diferentes bodegas a partir de un solo documento
de remisin. Para el funcionamiento de esta se supone que ya esta instalada la
infraestructura para que las bodegas se conecten por medio de Terminal Service
al Servidor Central desde el cual se puede acceder las aplicaciones y la base de
datos.
Cantidad Aceptada (unidad almacn y detalle): en esta casilla se debe
establecer la cantidad del total recibido, que el cliente acepta para cada artculo
en unidades de almacenamiento en la bodega y detalle. Por omisin el sistema
despliega valores iguales a los remitidos, sin embargo el usuario puede
modificar esta informacin. La factura que se genera a partir de la remisin se
har con base en la cantidad aceptada por el cliente.
Cantidad No Entregada (unidad almacn y detalle): en este campo se
definen las cantidades que no fueron recibidas por el cliente, es decir, artculos
que la compaa envi pero que no llegaron al cliente en unidades de
almacenamiento en la bodega y detalle. La cantidad que se defina en este
campo generar una transaccin en el mdulo de Control de Inventario para
ajustar las existencias en el inventario.
Traspaso
Permite realizar traspasos de una bodega a otra o entre diferentes localizaciones
de una misma bodega.
Existen cuatro subtipos para este tipo de transaccin: disponible, reservada,
cuarentena o vencida. Por lo tanto se pueden realizar traspasos de artculos que
se encuentren en cualquiera de estos estados. Note que no se pueden definir
sub-subtipos, la casilla no est activada.
Transacciones 217
Debe indicarse la bodega origen y la bodega destino, se disminuir la cantidad

(disponible, reservada, en cuarentena o vencida) de la bodega o localizacin
origen y se aumentar en la bodega o localizacin destino.
Las casillas que se despliegan, dado que otras desaparecen, son: bodega,
localizacin, lote (si el artculo acepta lotes), cantidad, bodega y localizacin
destinos.
Vencimiento
Este tipo de ajuste disminuir la cantidad disponible, reservada o en cuarentena
(subtipos) y aumentar la cantidad vencida.
Puede indicarse adems si la transaccin se debe a producto vencido, daado o
rechazado (sub-subtipo).
Las casillas modificables son: bodega, localizacin, lote y cantidad.
Vencimiento - Anul.
Con la transaccin de anulacin de vencimiento se revierte el proceso anterior.
El objetivo es revertir el estado de los artculos de un lote de vencido a
aprobado, en caso de que el proceso se hubiera ejecutado por equivocacin.
Venta
Este tipo de transaccin permite registrar una venta sobre un artculo disponible
o un artculo reservado (subtipo). Los ajustes de venta pueden ser por venta
local o por exportacin (sub-subtipo).
Las ventas de artculos disponibles, disminuirn la cantidad disponible en la
bodega y aumentarn la cantidad vendida del artculo. En el caso de venta de
artculos reservados el sistema verifica que la cantidad reservada sea mayor o
igual a la cantidad que desea venderse.
Las casillas modificables para realizar una venta son: subtipo, sub-subtipo,
bodega, localizacin, lote (si el artculo acepta lotes), cantidad y precio.
Venta - Devolucin
Este tipo de transaccin permite registrar una devolucin que algn cliente haya
hecho sobre algn artculo que se le haya vendido.
Transacciones 218
Cuando se registra la devolucin de un artculo vendido es preciso definir si el

ste estar disponible o reservado, por lo tanto, la devolucin significa el
ingreso de artculos al inventario. Adems el usuario debe establecer el costo de
dicha devolucin.
Fase: esta casilla se despliega nicamente cuando las transacciones
Orden de cambio: si se indica una fase al momento de realizar el consumo
es obligado indicar una orden de cambio que se encuentre ligada a la fase
escogida, esta liga se hace desde el mdulo de Control de Proyectos, este es
un campo F1.
Centro Costo: esta casilla se despliega nicamente cuando las transacciones
Cuenta Contable: esta casilla se despliega nicamente cuando las
transacciones correspondan a tipo consumo y devolucin de consumo.
Por default se sugiere la cuenta correspondiente definida en el paquete de
cuentas asociado al artculo segn el sub-subtipo del consumo. De manera que,
cuando para la realizacin del asiento contable debido a la transaccin, el
sistema considera la cuenta contable que se haya definido.
Bodega: esta casilla despliega un listado con las bodegas que fueron
asignadas al artculo, cuando ste fue creado. Las transacciones de inventario
nicamente pueden realizarse en las bodegas asociadas con el artculo.
Es importante hacer notar que el sistema presenta una caracterstica adicional
en el manejo de las bodegas asociadas a las transacciones de inventario. Esta se
refiere al hecho de que un usuario solamente podr ingresar movimientos de
inventario en aquellas bodegas en las cuales tenga privilegios.
Cuando un usuario que no tiene privilegios sobre una bodega, la selecciona
para realizar alguna transaccin, el sistema desplegar un mensaje de
advertencia informando dicha situacin y no permitir grabar la transaccin,
hasta que se modifique esta situacin.
La definicin de los privilegios del usuario para cada bodega se realiza desde la
tabla Bodegas en el mdulo de Administracin del Sistema.
Transacciones 219
Localizacin: despliega las localizaciones asignadas para ese artculo. Sin

embargo, en transacciones que involucren ingreso de artculos, se puede digitar
cualquier otra localizacin, la restriccin se basa en que en la base de datos,
debe estar definida la localizacin para la bodega.
Si no se indica en manejo de localizaciones y/o lotes para el consumo de
existencias, el sistema identificar el caso de existencias insuficientes, en cuyo
caso antes de la generacin de las lneas de los documentos de inventario se
desplegar un mensaje en el que se le indicar al usuario si desea continuar o no
grabando la lnea del documento. En caso de que lo que se est realizando sea
una reservacin de existencias por lnea de documento o sugiriendo las
localizaciones y/o lotes a consumir, el sistema enviar ms de un registro. Para
ambos casos el resultado ser el mismo, no se grabar la lnea de documento
que se desea ingresar.
Al dar F1 sobre este campo, se muestra una pantalla que muestra las
localizaciones y tiene dos checks: para ver slo localizaciones con movimientos
o solo localizaciones con existencias. De esta forma, con solo seleccionar el
check que desee, el usuario puede restringir el grupo de localizaciones a usar
para un artculo, lo que facilita la introduccin de datos.
Pantalla asignacin de Localizaciones
Transacciones 220

Bodega Destino: este campo se habilita solamente si se va a realizar una
transaccin de tipo Traspaso. La informacin que se debe ingresar se refiere a
la nueva bodega donde se almacenar el artculo o el lote especfico.
Para esta bodega se presenta el mismo comportamiento en cuanto a los
privilegios del usuario que realiza la transaccin. Esto es, solamente usuarios
con derecho sobre la bodega podrn hacer traspasos a la misma.
Localizacin Destino: esta casilla se habilita nicamente cuando se realizan
transacciones de tipo Traspaso. La informacin a ingresar se refiere a la nueva
localizacin donde se ubicar un determinado lote, ya sea en otra bodega o en
la misma bodega en la que ha sido almacenado.
Artculo: debe ingresarse el cdigo del artculo sobre el cual se realizar la
transaccin. El sistema desplegar el nombre correspondiente.
El campo F1 de artculo sirve tanto para cdigos de artculos (los tradicionales)
como para cdigos de barras de los artculos (se muestran tanto los cdigos de
barras de las unidades de detalle y almacn, as como los cdigos internos
definidos por el estndar DUN 14). La prioridad con la cual se consultan estos
cdigos se define en parmetros del mdulo.
Adems, para el F1 se incluye la posibilidad de hacer la consulta de los
artculos mediante la eleccin entre las clasificaciones definidas en los
parmetros del mdulo, por los tipos de artculos (Co-producto, Desecho,
Fantasma, Kit, Laboral, Mat.Empaque, Materia Prima, Otros, Proceso,
Refaccin, Reproceso, Semielaborado, Servicio, Subproducto, Suministro y
Terminado) o por las clases A, B, C o D.
Cantidad (unidad almacn): se refiere al nmero de artculos involucrados
en la transaccin. Esta cantidad se establece con base en la unidad de
almacenamiento que fue definida para el artculo.
Esta casilla recalcula la cantidad en unidad de almacn cada vez que cambie la
cantidad en unidad de distribucin. Una modificacin de esta casilla provoca
tambin que se recalculen los campos de cantidad en unidad de detalle y unidad
de distribucin.
Transacciones 221
Cant. Detalle: esta cantidad es calculada por el sistema una vez que se ha
ingresado el valor de la casilla anterior. El sistema calcula este valor en base al
factor de conversin entre las unidades de detalle y las unidades de
almacenamiento registradas en el mantenimiento de artculos.
Esta casilla recalcula la cantidad en unidad de detalle cada vez que cambie la
cantidad en unidad de distribucin. Una modificacin de este campo provoca
tambin que se recalculen los campos de cantidad en unidad de almacn y
unidad de distribucin.
Ejemplo:
Unidad de almacenamiento
Unidad de detalle
1 caja
6 unidades
1,5 cajas
9 unidades
Cant. Distribucin: dentro de esta casilla se digita la cantidad de artculos en

unidad de distribucin. Por medio de esta casilla se pueden realizar operaciones
utilizando las unidades de distribucin definidas para cada artculo y se
presenta slo si en los parmetros globales est marcada la opcin "Usa Cdigo
de Barras" y si el artculo maneja unidades de distribucin.
Si se escoge una unidad de distribucin para el artculo y se digita la cantidad
de artculos en unidad de distribucin, se recalcula la cantidad en unidad de
almacn. Igualmente si se ha escogido una unidad de distribucin y se modifica
la cantidad en unidad de almacn, entonces se recalcula la cantidad en unidades
de distribucin. El mismo proceso se da cuando se modifica la cantidad en
unidad de detalle.
Und. Dist.: dentro de esta casilla se define la unidad de distribucin con la
cual se desea hacer la transaccin.
inventario que ser afectado: disponible, cuarentena, reservado o vencido.
Sub-subtipo: el objetivo es solamente presentar informacin de la
clasificacin, un detalle ms especfico para registrar la transaccin de
inventario.
Lote: esta casilla se activa nicamente para artculos que aceptan lotes, segn
se haya definido en el mantenimiento de artculos.
En caso de transacciones que involucren salida de artculos, se despliega un
listado de los lotes existentes en la bodega seleccionada. El usuario debe
escoger el que considere necesario para realizar la transaccin.
Transacciones 222
Si no se indica en manejo de localizaciones y/o lotes para el consumo de

existencias, el sistema identificar el caso de existencias insuficientes, en cuyo
caso antes de la generacin de las lneas de los documentos de inventario se
desplegar un mensaje en el que se le indicar al usuario si desea continuar o no
grabando la lnea del documento. En caso de que lo que se est realizando sea
una reservacin de existencias por lnea de documento o sugiriendo las
localizaciones y/o lotes a consumir, el sistema enviar ms de un registro. Para
ambos casos el resultado ser el mismo, no se grabar la lnea de documento
que se desea ingresar.
Por otro lado, en aquellas transacciones que impliquen ingreso de artculos que
utilicen lotes, y en consecuencia ingreso de lotes, entonces se presentar un
botn el cual, al ser activado, desplegar una pantalla formada por dos carpetas
donde se definen los parmetros relacionados con la especificacin del lote.
Transacciones 223
Carpeta General
Carpeta General de Especificacin del Lote

Artculo: cdigo o nmero que identifica al artculo.
Lote: cdigo o nmero que identifiquen al lote.
Proveedor: cdigo y descripcin del proveedor, se puede consultar la tabla de
registros de proveedores con la tecla F1.
Lote proveedor: cdigo con el cual el proveedor identifica el lote, el sistema
sugiere el cdigo del lote pero el usuario puede modificar la informacin.
Entrada: fecha en la cual el lote ingres a los inventarios, el sistema despliega
por omisin la fecha en la cual se crea el registro.
Transacciones 224
Vencimiento y Cuarentena: estas casillas se utilizan para que el usuario

defina la fecha en la cual el lote vence su vida til y la fecha en la cual
terminar la cuarentena (en el caso que se defina una). Estas fechas son
sugeridas por el sistema el cual las toma del mantenimiento de artculos.
Permite ingresos parciales: esta casilla se marca si el lote permite ingresos
parciales al lote. En el caso de que se active la opcin de ingresos parciales, se
podr utilizar el mismo nmero de lote para posteriores ingresos a bodega, en
caso contrario no se podr reutilizar el lote y sera necesario definir uno nuevo.
Carpeta Atributos
Carpeta Atributos de Especificacin del Lote
Transacciones 225
Dentro de esta carpeta se despliega para consulta del usuario, una tabla que
contiene los atributos del artculo. Las columnas desplegadas son: Atributo,
Clase, Valor Real, Unidad y Valor Cualitativo.
La informacin desplegada no puede modificada excepto la columna Valor
Real para los atributos cuantitativos. Esta columna admite valores que se
encuentren dentro del rango especificado en el mantenimiento de artculos (el
rango est formado por un valor mnimo y un valor mximo).
Costo Unitario Local: se debe definir el valor en moneda local, de cada
unidad de almacenamiento involucrada en la transaccin. El valor definido en
este campo afectar ya sea el costo fiscal, el costo comparativo, o ambos.
Por ejemplo, cuando se utiliza el costeo estndar, ya sea para fiscal o
comparativo, el sistema tomar los costos definidos en esa tabla. Por el
contrario, para los costeos Promedio, UEPS o PEPS el sistema calcular los
costos fiscal y comparativo con base en el valor definido en esta casilla.
Supngase que el artculo A utiliza el costeo PEPS como Fiscal y el costeo
Promedio como costo Comparativo. Entonces, para una determinada
transaccin estos costos tendrn valores iguales, puesto que el sistema los
calcula de esta misma fuente.
El costeo PEPS; UEPS y Promedio para una transaccin especfica se
calculan con base en el Costo Unitario.
Costo Dlar: el sistema desplegar el costo correspondiente en dlares, segn
el tipo de cambio vigente para la fecha establecida al documento, en el mdulo
de Administracin del Sistema.
Consideracin Importante al modificar costos en una transaccin del
tipo Costo
La clasificacin del tipo de situaciones que pueden suscitarse a la hora de
modificar el costo de un artculo presentar dos filtros. El primero, el subtipo
de transaccin a realizarse y el segundo el sistema de costeo del inventario para
el artculo.
Los subtipos de transacciones pueden ser Fiscal y Comparativo, mientras que
para los sistemas de costeo que se manejan para el inventario se cuentan con el
costo Estndar, costo Promedio, costo UEPS o costo PEPS.
Si el Costo a modificar es Comparativo
Con este subtipo de transaccin se forman dos clasificaciones:
1. Si el costeo del inventario es Estndar.
2. Si el costeo del inventario es Promedio, UEPS o PEPS.
Transacciones 226
Hablaremos en primer lugar del costeo estndar, por ser el ms sencillo. En este
sentido, para los artculos que manejen un sistema de este tipo, el costo no
podr modificarse desde esta opcin, pues la misma requiere una serie de datos
adicionales al monto. Para realizar la modificacin se deber ir a la opcin
Administracin del men principal de Control de Inventario en la subopcin Costo Estndar (Actualizacin Individual o en Batch). Para
ms detalle consulte la seccin Costo Estndar en la pgina 365.
Ahora si el artculo a modificar se utiliza el sistema de inventario Promedio,
UEPS o PEPS, el costo se podr modificar desde est opcin del mdulo.
Vale hacer una salvedad en relacin con los costeos UEPS y PEPS, pues para
stos antes de realizar el ajuste, es necesario definir la capa de costo que se
desea ver afectada por dicho ajuste. Dicha accin se ejecuta pulsando el botn
Capa de Costos representado por el signo
, ubicado junto a la casilla
Costo Unitario Local, a lo cual se desplegar la siguiente pantalla:
Pantalla de Capas de Costos
En dicha pantalla se presentarn las capas de costos que el usuario ha defini en

algn momento para dicho artculo. Al seleccionar una de ellas, el sistema lo
devuelve a la pantalla donde se est completando la transaccin.
Una vez modificado el valor del costo y al grabar los datos con cualquier de las
opciones de grabado, se desplegar la pantalla Resumen de Ajuste de
Costo.En esta pantalla, cuando se ajusta el costo UEPS o PEPS del artculo, se
indica al final de los rubros 1, 2 y 3 la etiqueta "(capa)", para indicar que se
realiza sobre una capa de costos, de lo contrario no se presentara dicha texto.
Transacciones 227
Pantalla Resumen de Ajuste de Costo Comparativo (capa)
La opcin definida con un check box se definir si se desea o no, desde esta
pantalla, modificar el ltimo costo, la misma es Modificar ltimo Costo,
con la se permite en la tabla hacer cambios necesarios en el costo que recin se
ajust. Est opcin es permitida en esta subtipo de transaccin SI y slo si el
costo fiscal del artculo es Estndar.
Cabe mencionar que si lo anterior no sucede, dicha pantalla se usar a modo de
consulta, imposibilitndose la modificacin de los datos que se presentan en
ella. A continuacin se describirn los datos que se despliegan en la pantalla:
Monto Total del Ajuste (capa)
Se refiere al monto total del ajuste de costo que se va a realizar. Se calcula
como la diferencia entre el costo actual y el nuevo costo del artculo,
multiplicado por la cantidad a ajustar (puede ser la cantidad restante de una
capa de costos o la existencia total del artculo en inventario (disponible +
reservado + vencida + cuarentena + remitida)).
Costo Unitario Actual (capa)
Transacciones 228
Este rubro hace referencia al costo unitario actual del artculo (costo unitario
general o de la capa de costos que se modifica).
Costo Unitario Ajustado (capa)
Costo unitario dado por el usuario al ingresar los datos de la transaccin (costo
unitario general o de la capa de costos que se modifica).
Diferencia
Diferencia entre el costo unitario actual y el costo unitario ajustado.
ltimo Costo Actual
ltimo costo actual del artculo (costo unitario) previo a la aplicacin de la
transaccin.
ltimo Costo Ajustado
ltimo costo que permanecer luego de aplicar la transaccin. Si el check box
est marcado, entonces la misma se permite hacer cambios requeridos del dato
de la tabla.
Recuerde que esta opcin es habilitada slo si el costo fiscal del artculo es
Estndar.
Si el Costo no es Fiscal
Con este subtipo de transaccin sucede lo mismo que con el subtipo
Comparativo, pues tambin se forman dos clasificaciones:
1. Si el costeo del inventario es Estndar, o
2. Si el costeo del inventario es Promedio, UEPS o PEPS.
De igual manera, para los artculos que manejen un sistema de tipo Estndar, el
costo no podr modificarse desde esta opcin, pues la misma requiere una serie
de datos adicionales al monto. Para realizar la modificacin se deber ir a la
opcin Administracin del men principal de Control de Inventario en
la sub-opcin Costo Estndar (Actualizacin Individual o en Batch).
Para ms detalle consulte la seccin Costo Estndar en la pgina 365.
Ahora si el artculo a modificar se utiliza el sistema de inventario Promedio,
UEPS o PEPS, el costo se podr modificar desde est opcin del mdulo, pero
a diferencia del subtipo Comparativo, desde el subtipo Fiscal si se puede
realizar la modificacin del ltimo costo.
Si el artculo a modificar no utiliza el sistema de inventario de UEPS o PEPS,
una vez modificado el valor del costo y al grabar los datos con cualquier de las
opciones de grabado, se desplegar la pantalla Resumen de Ajuste de Costo.
Transacciones 229
Una vez ms, para los costeos UEPS y PEPS, es necesario definir la capa de
costo que se desea ver afectada por dicho ajuste. Dicha accin se ejecuta
pulsando el botn Capa de Costos representado por el signo
, ubicado
junto a la casilla Costo Unitario Local, a lo cual se desplegar la siguiente
pantalla:
Pantalla de Capas de Costos
En dicha pantalla se presentarn las capas de costos que el usuario ha defini en

algn momento para dicho artculo. Al seleccionar una de ellas, el sistema lo
devuelve a la pantalla donde se est completando la transaccin.
Una vez modificado el valor del costo y al grabar los datos con cualquier de las
opciones de grabado, se desplegar la pantalla Resumen de Ajuste de
Costo.En esta pantalla, cuando se ajusta el costo UEPS o PEPS del artculo, se
indica al final de los rubros 1, 2 y 3 la etiqueta "(capa)", para indicar que se
realiza sobre una capa de costos, de lo contrario no se presentara dicha texto.
Transacciones 230
Pantalla Resumen de Ajuste de Costo Fiscal
A continuacin se describirn los datos que se despliegan en la pantalla:

La opcin definida con un check box se definir si se desea o no, desde esta
pantalla, modificar el ltimo costo, la misma es Modificar ltimo Costo,
con la se permite en la tabla hacer cambios necesarios en el costo que recin se
ajust.
Monto Total del Ajuste
Se refiere al monto total del ajuste de costo que se va a realizar. Se calcula
como la diferencia entre el costo actual y el nuevo costo del artculo,
multiplicado por la cantidad a ajustar (puede ser la cantidad restante de una
capa de costos o la existencia total del artculo en inventario (disponible +
reservado + vencida + cuarentena + remitida)).
Costo Unitario Actual
Costo unitario actual del artculo (costo unitario general o de la capa de costos
que se modifica).
Transacciones 231
Costo Unitario Ajustado

Costo unitario dado por el usuario al ingresar los datos de la transaccin (costo
unitario general o de la capa de costos que se modifica).
Diferencia
Diferencia entre el costo unitario actual y el costo unitario ajustado.
ltimo Costo Actual
ltimo costo actual del artculo (costo unitario) previo a la aplicacin de la
transaccin.
ltimo Costo Ajustado
ltimo costo que permanecer luego de aplicar la transaccin. Si el check box
est marcado, entonces la misma se permite hacer cambios requeridos del dato
de la tabla.
Es necesario aclarar que al usuario se le permitir realizar la actualizacin del
ltimo costo si y slo si se posee el privilegio de "Modificar lt. costo", el cual
est presente en los Privilegios Especiales del mdulo de Control de
Inventarios del rbol de la seguridad de Exactus, adems de que deber
estar chequeada la casilla que habilita dicha opcin.
Adems se debe tomar en cuenta que esta funcionalidad slo aparecer en los
ajustes de costos que se realicen desde la funcionalidad de Transacciones en
Lnea; y permitir la modificacin del ltimo costo cuando se realice un ajuste
al Costo Fiscal, o cuando se ajuste el Costo Comparativo para un artculo cuyo
Costo Fiscal es Estndar.
******
Precio Unitario Local: monto en el que ser vendida cada unidad de
almacenamiento del artculo el artculo en la moneda local de la compaa.
Precio Dlar: el sistema calcula el precio en dlares, segn el tipo de cambio
vigente para la fecha establecida al documento, en el mdulo de
Administracin del Sistema. Para mayor detalle del clculo de
diferencias cambiarias consulte la seccin "Error! Reference source not
found." en la pgina Error! Bookmark not defined..
Transacciones 232
Existencias
Carpeta de Existencias
Esta carpeta contiene informacin relacionada con el nivel de existencias en

bodega. Los valores desplegados corresponden al resultado de los movimientos
aplicados hasta el momento de la consulta.
Ntese que al ingresar en esta carpeta se activa la opcin de Existencias del
men. El submen que se puede acceder es el siguiente:
Transacciones 233
MEN EXISTENCIAS
Despliegue resumido o detallado

Cambia el despliegue de existencias de bodegas a detalle por bodega y
viceversa. Es decir, despliega el estado de las existencias: disponible y
reservada, en forma detallada: disponible, reservada, trnsito, produccin y
pedida. Adems agrupa en una sola lnea (por bodega) el detalle que se hace
por localizacin.
Excel
Enva a Excel las lneas de la tabla de existencias del artculo.
Artculo: cdigo del artculo sobre el cual se realizar la consulta de las
existencias. El sistema desplegar el nombre correspondiente. La bsqueda del
artculo puede hacerse tambin por descripcin, en ese caso el sistema
desplegar el cdigo respectivo.
Si no recuerda ni el cdigo ni el nombre del artculo, presione la tecla F1 o haga
un doble click con el botn izquierdo del ratn, sobre cualquiera de estas
casillas. El sistema desplegar la tabla de artculos, ordenada segn sea el caso,
por cdigo o por descripcin.
Bodega: despliega el listado de las bodegas donde se almacena el artculo.
Localizacin: despliega el listado de las localizaciones de las bodegas
definidas para el artculo.
Lote: esta opcin se activa cuando se consultan artculos que aceptan lotes.
Despliega el listado de los lotes definidos para el artculo.
Solo lotes con existencias: si se marca esta casilla solo aparecern en la
tabla de esta pantalla los lotes que tengan existencias.
Remitida: despliega el nmero de artculos remitidos en la unidad de venta o
almacenamiento.
Remitida detalle: despliega el nmero de artculos por unidad (detalle ) que
se solicitaron.
Transacciones 234
Tabla de Datos: despliega el detalle de las existencias en inventario en cada

bodega. Cabe mencionar, que no es posible el ordenamiento de columnas, por
medio de las columnas calculadas que indican la existencia actual y el faltante
al refrescar las existencias. Si el producto acepta lotes, las columnas sern las
siguientes:
General
Detalle
Bodega
Bodega
Localizacin
Disponible
Lote
Reservada
Disponible
Cuarentena
Reservada
Vencido
Cuarentena
Trnsito
Vencida
Produccin
Pedida
Si el producto no acepta lotes, entonces las columnas desplegadas sern:

General
Detalle
Bodega
Bodega
Localizacin
Disponible
Disponible
Reservada
Reservada
Trnsito
Produccin
Pedida
Transacciones 235
Lneas
Carpeta de Lneas
Esta carpeta contiene una tabla de datos donde se despliegan las transacciones
que componen el documento y que se han aplicado conforme han sido
ingresadas.
Cuando se accede esta carpeta, la opcin Lneas del men principal se activa,
en la cual se pueden apreciar las siguientes funciones.
Transacciones 236
MEN LNEAS
Seleccionar columnas...
Controla las columnas que se despliegan en la pantalla. Refirase al manual de
Administracin del Sistema, para mayor detalle.
Excel
Enva a Excel las lneas del documento las cuales representan las transacciones
aplicadas al inventario.
Imprimir Documento
Este cono imprime el documento correspondiente a la lnea de transaccin que
haya sido marcada en la tabla.
apliquen.
El detalle del formato del documento impreso se presenta en la seccin "Cmo
Imprimir el Documento de una Transaccin?" en la pgina 240.
Documento
Si se marca un registro de la tabla y se presiona este cono el sistema desplegar
una ventana en la cual se presentan los datos especficos del documento
seleccionado por el usuario para consulta.
La consulta presenta datos tales como el origen del documento, cdigo del
asiento creado, usuario que aplic el documento y las lneas que lo forman. El
detalle de esta opcin se presenta en la seccin "Cmo se Consulta un
Documento de una Transaccin?" en la pgina 241.
**********
Transacciones 237
Tabla de datos: despliega el detalle de las transacciones del documento. Las

columnas desplegadas son: lnea del documento, artculo, bodega, localizacin,
cantidad, lote, tipo de transaccin, subtipo, sub-subtipo, costo, costo ($), precio,
precio ($), bodega destino y localizacin destino.
Una vez que se han realizado todas las modificaciones el usuario debe grabar la
ltima transaccin que ingres al documento mediante el cono .
En esta opcin no se pueden modificar o eliminar transacciones, dado que una
vez que hayan sido aplicadas se han afectado las existencias en inventario. En
este caso, se deberan realizar nuevas transacciones que anularan las
primeras.
Sin embargo, los procesos de modificacin y eliminacin como tales, NO
EXISTEN.
Cmo se Aprueban las Transacciones?

Este proceso fue mencionado en el apartado de Agregar una Transaccin en
la pgina 207, sin embargo se retomar con el fin de aclararlo.
Para realizar una transaccin y que sta provoque inmediatamente cambios en
las existencias en inventario, se procede de la siguiente manera:
escoja la segunda, denominada En lnea.
Esto har que se despliegue la pantalla de Transaccin de
Inventario.
2. Anote el nmero de documento. Ingrese a la carpeta de Transaccin
y llene los espacios correspondientes, segn el tipo de movimiento.
3. Proceda a grabar la transaccin. Si solamente se va a realizar una
transaccin en el documento presione el cono . Por el contrario, si
se van a ingresar varias transacciones en un mismo documento, se
utiliza el cono
o bien el cono
si se van a ingresar transacciones
del mismo tipo, a la misma bodega y localizacin.
Si se tiene integracin con la contabilidad y adems si en la carpeta Ajustes de
Parmetros del Mdulo, se ha seleccionado el tipo de transaccin
correspondiente al que se acaba de ingresar, entonces el sistema proceder a
generar el asiento contable correspondiente.
Transacciones 238
El sistema genera un asiento contable por cada transaccin que se ingrese a la

base de datos.
En caso contrario, es decir, si no se ha seleccionado el tipo de
transaccin de inventario correspondiente al que se acaba de ingresar,
el movimiento contable correspondiente se generar cuando se ejecute
el proceso denominado Movimiento Contable que se ubica en el men
de Administracin.
Ahora bien, la integracin contable en lnea se maneja segn la
configuracin para la Generacin de Asientos que se haya definido en
Se puede utilizar cualquier combinacin entre las siguientes opciones:
Visualizar: desde el mdulo puede verse la pantalla de generacin de

asientos, denominada Diario de la Contabilidad.
Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,

insercin de cuentas contables, etc.
Aplicar Automticamente: el asiento se graba en el mayor, al

desactivar la opcin, el asiento se graba en el diario de la contabilidad.
Ntese que el sistema crear un asiento contable por cada transaccin que se
aplique al inventario (que se grabe). Esto es, para un mismo documento se
pueden generar tantos asientos como transacciones se hayan grabado.
Si en Parmetros del Mdulo se ha marcado la opcin de Visualizar
los asientos contables que se generen, entonces seguidamente se
desplegar la pantalla del Diario de la Contabilidad, donde el usuario
podr ver el detalle del asiento contable.
4. Para ingresar un nuevo movimiento, debe limpiar la pantalla de
Transaccin, esto se hace al presionar el cono , o bien, si tiene
alguna informacin similar a la transaccin anterior, entonces
solamente se debe posicionar el cursor sobre el campo correspondiente.
5. En la carpeta de Lneas puede consultar todas las transacciones, ya
aplicadas, tanto al inventario como a la contabilidad, que se han hecho
en el documento que se est utilizando.
Recuerde que si el cono
se encuentra presionado el sistema cada vez que se
grabe una transaccin generar el documento respectivo automticamente.
6. Una vez que se terminan de ingresar las transacciones, proceda a salir
del documento con el cono .
Transacciones 239
Cmo Imprimir el Documento de una

Transaccin?
El sistema brinda al usuario la oportunidad de imprimir los datos relacionados
con una transaccin aplicada al inventario. El proceso de impresin se puede
ejecutar desde la tabla principal de la opcin o desde la ventana que muestra el
detalle de la consulta.
El procedimiento para imprimir el documento de una transaccin es el
siguiente:
1. Si se encuentra en la tabla principal de Transacciones en Lnea
si requiere que cada vez que se aplique una
transaccin se genere el documento respectivo.
2. Si se encuentra en la carpeta Lneas, debe marcar la lnea de la
transaccin que requiera y luego presionar el cono
de la barra de
herramientas de la tabla.
3. La informacin puede ser desplegada en pantalla antes de ser impresa.
El documento generado tiene el siguiente formato:
Documento de Inventario
Fecha: 4/5/98
Referencia: Ingreso de artculos del embarque AA00019
Usuario: MJA
Asiento: CO00000019
Lnea
1
Artculo
Descripcin
Auditora: 127
Fecha / Hora: 04/05/1998 1:46 PM
Origen: Compras
Tipo
Subtipo
MET-TORNILLO Tornillos
Bodega:
B-01
Compra
Localizacin: L-05
Disponible
Bodega:
B-03
Compra
Localizacin: L-01
Disponible
Forro Cuero
Compra
B-06
Localizacin: L-03
Disponible
FOR-CUERO
Bodega:
Subsubtipo Centro
Local
Cantidad:
15
Importacin
Cantidad:
26
Local
Cantidad:
30
Formato del Reporte de la Consulta de Documentos
Transacciones 240
Cmo se Consulta un Documento de una

Transaccin?
El procedimiento para consultar un documento de una transaccin de inventario
es el siguiente:
1. Dentro de la carpeta Lneas de Transaccin de Inventario
seleccione el documento a consultar con el highlight.
2. Presione el cono
para desplegar el detalle del documento o bien,
puede presionar un doble click sobre la fila que contenga el registro de
inters. El sistema desplegar la pantalla Consulta de Documentos
formada por dos carpetas: Documentos y Lneas dentro de las cuales el
usuario no puede realizar ninguna modificacin a los datos pues la
informacin es solo para consulta.
3. Dentro de la ventana desplegada se presenta la funcin Imprimir
Documentos que se encuentran representadas por el cono .
Imprimir Documento
Este cono tiene las mismas caractersticas de la funcin que se encuentra en la
ventana principal de la opcin Consulta de Documentos. Es utilizado cuando
el usuario requiere imprimir los datos del documento seleccionado dentro de la
tabla.
Asiento
Cuando el sistema utiliza integracin contable, por medio de este cono el
sistema despliega la ventana Diario de la Contabilidad donde el usuario
puede consultar el asiento generado por la aplicacin del documento a la
contabilidad de la empresa.
Transacciones 241
Recuerde que el cono no se activa si el registro seleccionado no ha sido

aplicado y por ende no tiene asociado un asiento contable.
Documentos
Origen: mdulo origen de la transaccin de inventario (p.e. Facturacin,
Control de Inventario, Administracin de Productos, etc.)
Asiento: cdigo del asiento creado al aplicar el documento y contabilizar la
transaccin.
Referencia: notas de referencia que hayan sido definidas para la transaccin
de inventarios que representa el documento, este campo maneja una capacidad
de 180 caracteres alfanumricos.
Auditora: nmero correlativo que es asignado para el documento para mayor
facilidad en el control de las transacciones efectuadas al inventario.
Usuario: usuario que aplic el documento.
Fecha Creacin: fecha y hora en la que se aplic el documento al inventario
de la empresa.
Lneas
En la tabla se muestran todas las transacciones que al a fecha se han aplicado a
ese documento.
Dentro de esta carpeta se presenta una tabla donde se presentan las siguientes
columnas: Auditora del nmero correlativo del documento para cada lnea,
Cdigo y Descripcin del artculo, Bodega, Localizacin y Lote (en caso de
utilizarse), Cantidad que representa la lnea dentro del documento, Unidades de
Distribucin, Tipo de transaccin de cada lnea, Subtipo, Sub-subtipo, Costos
Fiscales Local y Dlar, Totales Costos Fiscales Local y Dlar, Costos
Comparativos Local y Dlar, Totales Costos Comparativos Local y Dlar,
Precios Local y Dlar, Totales Precios Local y Dlar y Centro de Costo.
Adems, de estar instalado el mdulo de Produccin y Costos y si el
documento tiene como mdulo origen "PC" la tabla de Lneas cuenta con dos
columnas adicionales que despliegan la orden de produccin y la operacin.
Transacciones 242
Esta informacin es desplegada para cada lnea de la tabla y cada una de ellas
representa una transaccin diferente para el caso de aquellas transacciones
realizadas por paquete.
La informacin desplegada en la tabla puede ser filtrada por medio del cono
y el despliegue de columnas se puede modificar por medio del cono .
DESPACHOS
El objetivo de esta opcin es posibilitar el mantenimiento de los despachos a
partir de una factura, boleta o remisin seleccionada, en la pantalla de la opcin
se muestran todos los artculos pendientes de despachar, segn los privilegios
que tenga el usuario. La visualizacin de los artculos ser en las siguientes
modalidades:
Si se tiene el privilegio de mostrar todos los artculos del documento,
entonces es muestran todos los artculos del documento.
Si no se tiene el privilegio anterior entonces se muestran solo aquellos
artculos definidos en el documento para las bodegas a las cuales tiene
privilegios el usuario que realizar el despacho. Con esto se evita que
aparezcan todos los artculos definidos en una factura muy grande.
Si se tiene el privilegio de cambiar de bodega, el sistema le permitir
al usuario cambiar la bodega, en la cual se est realizando el despacho,
por una en la cual l tenga privilegios.
Cabe mencionar que se permite realizar despachos parciales, es decir,
despachar parcialmente un artculo de un documento, o despachar solo algunos
artculos de un mismo documento.
La opcin Despachos, adems de mostrarse y utilizarse en el mdulo de
Control de Inventarios se logra acceder desde el mdulo de
Facturacin en la opcin Documentos del Men Principal del mdulo.
Transacciones 243
Pantalla Principal de Despachos
En la parte superior de la ventana se despliegan las casillas Fecha Inicial y

Fecha Final, que funcionan para definir la fecha inicial y final del filtro que
establecer los documentos que se podrn visualizar de acuerdo a su fecha de
creacin.
En la pantalla principal de la opcin el sistema despliega una ventana con una
tabla donde se agrupa la informacin de los documentos que se pueden
proceder a despachar desde esta opcin (segn los privilegios con que cuente el
usuario).
En la tabla se muestran las siguientes columnas: Documento, Tipo de
Documento, Clase Documento, Fecha (del documento), Nombre, Cliente,
Cliente Origen, Cliente Corporacin, Pedido, Fecha de Pedido, Fecha, Ruta,
Zona, Pas, Fecha de Entrega, Total Mercadera, Total Factura, Total General,
Anticipo, Documento Original, Tipo de Documento Original, Nivel de Precio,
Moneda de Nivel de Precio, Condicin de Pago, Cobrador, Vendedor, Tipo de
Cambio, Flete, Seguro, Documentacin, Tipo de Descuento 1 y 2, Monto de
Transacciones 244
Descuento 1 y 2, Porcentaje de Descuento 1 y 2, Total Impuesto 1 y 2,

Comisin de Vendedor y Cobrador, Anulada, Mdulo, Cargado CC y CG,
Moneda Factura, Estado Remisin, Investigacin, Despachado, Fecha
Despacho, Fecha Recibido y Cobrada.
FUNCIONES ESPECIALES
Visualizar Detalle
Esta opcin es de tipo consulta, pues no se puede modificar ninguno de los
registros, da acceso a los datos que dieron origen al documento
independientemente de si se trata de una Factura, una Boleta o una Remisin. A
continuacin se despliega la pantalla principal de la opcin:
Transacciones 245
Pantalla Consulta de Documento
Para hacer uso de la opcin de Visualizar Detalle se debe marcar con el

highlight la lnea del documento del cual se quiere hacer la consulta, y pulsar el
botn de
a lo que el sistema despliega la pantalla de "Consulta de Factura,
Boleta o Remisin", donde se presenta la siguiente informacin:
En el encabezado se muestra: el nmero de documento, la fecha del
documento, el cdigo del cliente y el cdigo del cliente Origen.
El resto de la informacin del documento se presenta en las carpetas
de :
Lneas.
General.
Monedas.
Transacciones 246
Cliente.
Direcciones.
Montos.
Pagos.
Garantas.
Auditora.
Remitida Almacn.
Remitida Detalle.
En la consulta de los documentos se tiene la opcin de realizar la reimpresin
de los documentos con el botn Re-imprimir Documentos, identificada
con el mismo cono de Reporte de Despachos
, con la que se logra
imprimir el documento que se selecciono para consultar el detalle del mismo.
El sistema por defecto enviar la impresin del documento a pantalla. La
informacin de la impresin se define en dos carpetas, las cuales se describirn
a continuacin.
Transacciones 247
Documento
Pantalla de Carpeta Documento en Re-impresin de Documentos
En esta carpeta se presentan los datos generales del documento, los cuales
podemos clasificar en dos categoras, casillas que se pueden modificar y las que
no se pueden modificar. En la primera categora tenemos las casillas de
Documento (Pedido, Factura, Remisin o Devolucin, segn sea el
caso), Pedido, Cliente, Cliente Origen, Cliente Corporativo y las
opciones de Reportes Adicionales (Fiadores, Garantas o Tablas de
Pagos).
En la categora de las casillas que se pueden modificar tenemos las siguientes:
Transacciones 248
Tipo de Cambio: casilla habilitada con el fin de actualizar el monto

correspondiente al tipo de cambio.
Formato de Impresin: casilla habilitada para poder cambiar la ruta del
archivo que servir de formato a la impresin.
Imprimir colilla de empaque: esta opcin se habilita para indicar si en la
impresin del documento se desea que tambin se incluya la colilla del
empaque.
Enviar a impresora: con esta opcin se puede definir si el usuario desea
enviar la impresin de los reportes adicionales directamente a la impresora.
Montos
Pantalla de Carpeta Montos en Re-impresin de Documentos
Transacciones 249
En la carpeta montos se presentan los datos numricos del documento, los

cuales no podemos modificar, por efectos de seguridad. Las casillas que
encontramos son las siguientes: Mercadera, Desc. Volumen, Descuento
1 y 2, Subtotal, Impuesto 1 y 2, Total Factura, Flete, Seguro,
Documentacin, Abono y Gran Total. Para ms informacin relacionada
con la definicin de estas casillas consulte el manual del mdulo
Facturacin.
Reporte de Despachos
Desde la pantalla principal de Despachos, esta opcin lo lleva a un proceso
de impresin con el que se obtiene al menos uno de dos reportes, el primero
presenta la informacin de los documentos agrupada por Despachos y el otro la
agrupa o consolida por Artculo. Para la ejecucin de la accin al menos uno de
los dos checks de la pantalla debe estar seleccionado. Esta opcin puede ser
trabajada tanto en formato de Report Builder y Crystal Reports. Cabe resaltar
que dicha opcin permite realizar la impresin de dichos reportes de despachos
antes de haber los aplicado.
Al pulsar el botn de la opcin , el sistema verifica que exista al menos una
de las lneas seleccionada de la tabla, desplegando la pantalla siguiente:
Pantalla Reporte de Despachos
En la misma se debe definir:

Transacciones 250
Reporte de Despachos: muestra un reporte de mltiples documentos que

fueron despachados, el mismo se generar de acuerdo a los despachos
seleccionados en la tabla, los cuales son ordenados por Nmero de Despacho.
Reporte de Despachos por Artculo: muestra un reporte de los
documentos que fueron despachados, los cuales son ordenados por el artculo
incluido en el documento.
Despachar Documento
Esta opcin despliega la pantalla de despachos. Cabe mencionar que slo se
puede seleccionar un documento a la vez para despacharlo. En la pantalla
"Generacin de Despacho" la informacin que se debe definir se encuentra
separada por un encabezado de pantalla y cuatro carpetas.
Funciones Especficas
Aplicar el despacho
Este botn sirve para que se proceda a disparar el proceso de las validaciones
del proceso de aplicacin de despachos.
La informacin del encabezado del encabezado corresponde a las siguientes
casillas:
Documento: en esta casilla es donde se definen el cdigo del consecutivo y,
por default, el nombre del despacho. El usuario decide cual de los consecutivos
existente quiere elegir para asignar. Para la definicin de dichos campos se
cuenta con la ayuda de los F1.
Fecha: esta casilla se usa para asignar la fecha al despacho, el sistema por
default asigna la fecha del da en que se est corriendo el proceso, pero la
misma es modificable.
Cliente: esta casilla esta designada para el cdigo y nombre del cliente para el
cual se est ejecutando el despacho de documento.
La informacin restante se encuentra dividida por carpetas, a continuacin el
detalle.
Transacciones 251
General
En esta carpeta se presenta la informacin del documento en forma de tabla, en
donde se resume la siguiente informacin:
Artculo: Columna del cdigo del o de los artculo(s) que conforman el
documento a despachar.
Descripcin: Columna de la descripcin del o de los artculo(s) que
conforman el documento a despachar.
Cantidad Facturada (Unidad Almacn): Columna que presenta la
cantidad, para cada artculo, que fue facturada para este documento en unidades
de almacn.
Cantidad Facturada (Unidad Detalle): Columna que presenta la cantidad,
para cada artculo, que fue facturada para este documento en unidades de
detalle.
Cantidad Despachada (Unidad Almacn): Columna que presenta la
cantidad, para cada artculo, que fue despachada para este documento en
unidades de almacn.
Cantidad Despachada (Unidad Detalle): Columna que presenta la
unidades de detalle.
Cantidad a despachar (Unidad Almacn): Columna que presenta la
cantidad, para cada artculo, que va a ser despachada en este documento en
unidades de almacn.
Adems de no aceptar nulos, ni negativos, esta cantidad no puede ser mayor a
la cantidad facturada menos la despachada. Por lo tanto, la cantidad a despachar
debe ser igual o menor a la cantidad facturada menos la cantidad despachada
Cantidad a despachar (Unidad Detalle): Columna que presenta la
cantidad, para cada artculo, que va a ser despachada en este documento en
Bodega: Columna diseada para asignar la bodega en la cual se encuentra el
artculo a despachar (si el usuario tiene el privilegio respectivo), se posibilita la
ayuda de los F1 de bodegas con las cuales el usuario tiene privilegios, cabe
aclarar que la misma no puede quedar en blanco.
Transacciones 252
Serie Cadena a despachar: Columna modificable para asignar la serie

cadena a despachar (si es que el artculo maneja series). Es vlido mencionar
que si el artculo maneja series no se puede dejar en blanco.
Lote: Columna diseada para asignar el cdigo del lote para el artculo a
despachar, cuenta con la ayuda de los F1 de los lotes. Esta columna es
modificable y no se puede dejar en blanco si el artculo usa lotes. Debe escoger
un lote que exista. Inicialmente se especifica el lote facturado, pero es posible
cambiarlo.
Localizacin: Columna modificable que cuenta con la ayuda de los F1 para la
definicin de las localizacin de la cual se despacha, si es que se usan
localizaciones. Adems de no aceptar nulos, pues se debe escoger una
localizacin que exista, inicialmente se especifica la localizacin facturada.
Pantalla de Carpeta General en Generacin de Despachos
Transacciones 253
FUNCIONES ESPECFICAS
Asignar nmeros de Serie

Este botn est habilitado slo cuando se usan nmeros de series, por lo que se
utiliza para tal efecto, definir las series del artculo. Al presionar el botn se
despliega la pantalla donde aparecen las series de posible asignacin para el
artculo.
La pantalla de "Asignacin de nmeros de serie para los artculos a despachar",
variar de acuerdo al tipo de plantilla de serie con que se est trabajando:
Si se trata de series abiertas se mostrar dos tablas, la primera est
formada por dos columnas, una con el cdigo de la plantilla y otra
con la descripcin de la plantilla. En la segunda, se muestra un
cuadro formado tambin por dos columnas, lo que la diferencia de la
primera es que se posibilita la creacin o eliminacin de nmeros de
serie asignados para el artculo.
Asignacin de Nmeros de Serie para Artculos a Despachar
Transacciones 254
Pero si se trata de serie alfabticas, numricas o alfanumricas se

muestran dos tablas de tres columnas cada una, una columna donde
se muestra la serie inicial, otra donde aparecen la serie final y la
ltima que muestra el total (cantidad de series incluidas en el rango).
Lo que diferencia una tabla de la otra, es que la primera tabla incluye
las series de lo Facturado, mientras que en la segunda se incluyen las
series de lo despachado, y que adems se pueden incluir nuevas
series para el proceso de asignacin de series.
Pantalla de Asignacin de Nmeros de Serie (Series Alfabticas)
Se cuenta con una funcin que intercambia dos nmeros de series,

Este proceso es totalmente transparente para el usuario por lo que no
tiene interfase grafica. En este proceso podra tener las siguientes
situaciones:
CASO I
Las dos series que se van a intercambiar estn reservadas por
documentos distintos.
Los documentos son D1 y D2. D1 tiene reservadas las series A1
y A2. D2 tiene reservadas las series A3 y A4. Se quiere
intercambiar la serie A2 por la A3.
Transacciones 255
Se tiene que realizar las siguientes transacciones:

1. Desreservar la serie A2 del documento D1
3. Reservar la serie A2 en el documento D2
4. Reservar la serie A3 en el documento D1
CASO II
Una serie se encuentra reservada (la del documento que se est
tratando de despachar) y la otra serie est disponible.
El documento D1 tiene reservadas las series A1 y A2. La serie
A3 se encuentra disponible en inventario. Se quiere
intercambiar la serie A2 por la A3.
Se tiene que realizar las siguientes transacciones:
2.
Reservar la serie A3 en el documento D1
Una vez asignados los nmeros de serie de acuerdo a las necesidades del
usuario se presiona el botn aceptar para concluir el proceso de asignacin.
Cambiar Bodega
La opcin se usa para hacer el cambio de la bodega de los artculos
seleccionados que no tengan existencias en dicha bodega.
Este botn permite evitar problemas a la hora de despachar los pedidos, pues en
caso de que no hayan existencias en la bodega seleccionada inicialmente, con
dicha opcin se cambia la bodega desde la cual se va a despachar, evitando
retrasos, al no tener que salirse de la opcin para modificar el documento.
Debe seleccionar las lneas a las cuales va a cambiar la bodega. El proceso es
sencillo; se debe seleccionar, con el highlight, la lnea del artculo para
cambiarlo de bodega.
Pantalla Cambio Bodega

Transacciones 256
Consultar Artculo
En la carpeta General se cuenta con la opcin de consultar los datos de los
artculos incluidos en el despacho, para cada uno de ellos se podr visualizar a
modo de consulta la siguiente informacin del artculo: datos Generales, las
Bodegas en donde estn las existencias, las Localizaciones de la
mercadera, los Precios, las Especificaciones, algunos Otros datos como
las clasificaciones y las Notas.
Otros
Esta carpeta concentra la informacin relacionada indirectamente al despacho
en forma obligatoria, podemos encontrar la siguiente informacin:
Transportista: Nombre del transportista, ya sea el de una persona o empresa.
Notas: espacio definido para anotar las observaciones del despacho.
Dir. Embarque: casilla diseada para la definicin de direcciones de
embarque, aunque puede quedar en blanco, por default, inicialmente se define
la que est en el documento factura, boleta o remisin.
Embarcar a: campo que por default, inicialmente se define con el nombre de
la persona que est en el documento factura, boleta o remisin. Esta es la
persona a la que se le va a embarcar la mercadera, es decir, la que la va a
recibir.
Observaciones: campo diseado para incluir los comentarios relacionadas al
transportista.
Transacciones 257
Pantalla Carpeta Otros
Componentes
Esta carpeta presenta la informacin en una tabla de los componentes de los
kits distribuidos por series, en caso de que se use el manejo de los mismos.
En la pantalla que se despliega al pulsar el botn de "Cambiar Bodega" se debe
rellenar la casilla Nueva Bodega con el cdigo de la bodega que va a ser
seleccionada. Para dicho propsito se cuenta con la ayuda de los F1.
Las columnas de la tabla son las siguientes:
Artculo: Columna que indica el cdigo del artculo-componente.
Descripcin: Columna donde se muestra la descripcin del artculocomponente.
Transacciones 258
Cantidad Facturada (Unidad Almacn): Columna que presenta la

cantidad, para cada artculo-componente, que fue facturada para este
documento en unidades de almacn.
Cantidad Facturada (Unidad Detalle): Columna que presenta la cantidad,
para cada artculo-componente, que fue facturada para este documento en
Cantidad Despachada (Unidad Almacn): Columna que presenta la
cantidad, para cada artculo-componente, que fue despachada para este
documento en unidades de almacn.
Cantidad Despachada (Unidad Detalle): Columna que presenta la
Cantidad a despachar (Unidad Almacn): Columna que no puede quedar
vaca, presenta la cantidad a despachar en unidades de almacn, dicha cantidad
no puede ser mayor (debe ser igual o menor) a la cantidad facturada menos la
despachada, tampoco puede ser negativa. Por default en la casilla se especifica
cantidad cero.
Cantidad a despachar (Unidad Detalle): Columna que no puede quedar
vaca, presenta la cantidad a despachar en unidades de detalle, dicha cantidad
no puede ser mayor (debe ser igual o menor) a la cantidad facturada menos la
despachada, tampoco puede ser negativa. Por default, al inicio, en la casilla se
especifica cantidad cero.
Bodega: Columna para asignar la bodega de la cual se despachar el artculocomponente, tiene la ayuda del F1 de bodegas con las cuales el usuario tiene
privilegios, adems no puede quedar vaca, debe elegirse una entre las que
existan.
Serie: Columna modificable para asignar una serie para despachar los
artculos-componentes que manejen series. Si maneja series, no puede quedar
vaca.
Lote: Columna para asignar el lote a despachar (si el artculo-componente usa
lotes), inicialmente se especifica el lote facturado, pero es modificable. Adems
de contar con la ayuda del F1 de lotes para dicha asignacin, no puede quedar
vaco.
Localizacin: Columna diseada para asignar la localizacin de la cual se
despacha, para lo que se cuenta con la ayuda del F1 de localizaciones. Aunque
inicialmente se especifica la localizacin facturada, es modificable pero no se
puede dejar vaca.
Transacciones 259
Pantalla Carpeta Componentes
Auditora
Creacin
Usuario: Campo que muestra el cdigo y nombre del usuario que crea
el despacho.
Fecha/Hora: Casilla que muestra la fecha y hora en la que se creo el
despacho.
Modificacin
Usuario: Campo designado al cdigo y nombre del usuario que realizo
la ltima modificacin al despacho.
Fecha/Hora: Campo que muestra el cdigo y nombre del usuario y
hora en la que se hizo la ltima modificacin al despacho.
Aplicacin
Transacciones 260
Usuario: Campo que muestra el cdigo y nombre del usuario que

aplic el despacho.
Fecha/Hora: Campo que indica la fecha y hora en la que se aplico el
despacho.
Anulacin
Usuario: Campo que muestra el cdigo y nombre del usuario que anula
el despacho.
Fecha/Hora: Campo que muestra el cdigo y nombre del usuario y
hora en la que se anula el despacho.
Asiento: Casilla diseada para la asignacin del consecutivo del asiento de
ajuste producto del despacho. Este asiento se define hasta que se genere el
asiento de ajuste.
Consultar Retenciones
Esta opcin despliega le permite realizar la consulta de las retenciones
asociadas al documento especfico. En la pantalla "Consulta de
Retenciones" la informacin que se presenta no es modificable pues como su
nombre lo indica, se trata de una consulta. La pantalla es la siguiente:
Transacciones 261
Pantalla de Consulta de Retenciones
En la pantalla de Consulta de Retenciones se presenta la informacin

bsica del documento y de la retencin asociada al mismo. La opcin presenta
la informacin del documento en casillas, como por ejemplo el cdigo del
Documento, Moneda, Cliente del mismo y el Tipo de documento
(Pedido, Factura, Remisin o Devolucin).
En la parte baja de la pantalla se presenta la informacin de la retencin
organizada en una tabla de columnas, observndose el cdigo (Retencin),
Descripcin, Monto y Referencia de la misma.
Transacciones 262
CAPTULO 7
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se revisarn los tipos de consulta que pueden obtenerse desde
el mdulo de Control de Inventario. Las opciones de este men consisten en
consultas especficas de todas las caractersticas de cada artculo, existencias de
los artculos por bodega y por localizacin y el listado de todas las
transacciones ingresadas a la base de datos.
Para hacer cada consulta el usuario cuenta con una serie de filtros donde puede
determinar la informacin que se desplegar en cada pantalla, y as restringir el
rango de los registros presentados, esto con el objeto de encontrar la
informacin requerida de una manera ms gil.
Es importante mencionar que, todas las casillas de las pantallas son "no
modificables", es decir, los datos son ingresados y/o modificados desde otras
opciones. Desde aqu solamente se puede hacer lectura de ellos. Esto se hace
con el fin de garantizar la seguridad del sistema y la veracidad de la
informacin desplegada.
Al activar la opcin de Consulta, desde el men principal del mdulo, se
desplegar un submen con las opciones de:
Artculos
Existencias
Bodegas
Localizaciones
Series
Pedimentos
Transacciones
Encabezado de Documentos
Consulta 263
Detalle de Documentos
ARTCULOS
En esta opcin, el usuario puede consultar todas las caractersticas que se
definieron al artculo cuando ste fue creado en la base de datos, as como el
listado de las transacciones de inventario que se le han aplicado.
Asimismo se despliegan las cantidades disponibles, vencidas, en cuarentena,
reservadas y remitidas que tiene el artculo en cada localizacin y en cada
bodega. Se pueden obtener totales tanto por bodega, localizacin como por tipo
de existencia.
La consulta de artculos muestra los cdigos de barras y los tipos de cdigos de
barras. Si el artculo maneja unidades de distribucin este tipo de cdigo no
podr ser visto desde esta consulta.
La consulta presenta informacin definida desde el mdulo de Facturacin,
la cual consiste en el despliegue de los precios unitarios del artculo para cada
nivel de precios, tambin se presenta la moneda en la que se define cada uno de
estos precios.
Presenta informacin registrada en el mdulo de Compras en lo referente al
detalle del inventario que se encuentre en trnsito para un artculo consultado.
Para poder acceder a la consulta de los artculos es necesario definir en el
encabezado de la pantalla el cdigo del artculo que quiere ser consultado, para
lo cual se diseo la casilla Artculo, la casilla cuenta con la ayuda del F1.
Para el F1 se incluye la posibilidad de hacer la consulta de los artculos
mediante la eleccin entre las clasificaciones definidas en los parmetros del
mdulo, por los tipos de artculos (Co-producto, Desecho, Fantasma, Kit,
Laboral, Mat.Empaque, Materia Prima, Otros, Proceso, Refaccin, Reproceso,
Semielaborado, Servicio, Subproducto, Suministro y Terminado) o por las
clases A, B, C o D.
Consulta 264
Trnsito
El cono se encuentra activo si el artculo consultado tiene existencias en
trnsito, lo cual significa que existen rdenes de compra aprobadas para dicho
artculo. Este cono despliega datos que han sido registrados previamente en el
mdulo de Compras.
En este caso si la orden tiene este estado y adems, ha sido confirmada,
entonces puede considerarse para la generacin de documentos de recibo de
materiales, debido a que se supone que a partir de ese momento el proveedor ha
enviado las materias primas o suministros solicitados y se han actualizado las
existencias de inventario en trnsito.
Por otra parte, mientras no se actualicen las existencias del inventario
disponible o en cuarentena por la recepcin de los artculos solicitados al
proveedor en cada lnea de la orden de compra, el estado de cada lnea seguir
En Trnsito y se seguir desplegando dentro de esta ventana.
El procedimiento para realizar la consulta de las existencias en trnsito se
presenta a continuacin:
1. Dentro de la carpeta Bodegas de Consulta de Artculos
seleccione la lnea del registro a consultar con el highlight.
2. Presione el cono
para desplegar el detalle del inventario en trnsito.
El sistema desplegar la pantalla Detalle de Inventario en
Trnsito formada por una tabla que presenta la informacin
desplegada en columnas.
3. En la parte superior de la pantalla se despliega los datos referentes a
Cdigo y descripcin de la Bodega, Proveedor, Moneda de la orden
de compra, Precio del artculo para dicha orden y la Fecha en la cual
fue registrada dentro del mdulo de Compras.
4. Dentro de la tabla se presentan las siguientes columnas:
Orden de compra: cdigo de la orden de compra aprobada en el mdulo de
Compras.
Consulta 265
Lnea: nmero de lnea que ocupa cada pedido dentro de la orden de compra.
Un pedido corresponde a la cantidad de materia prima o suministro especfico
solicitado al proveedor.
Unidad Medida: despliega la unidad de medida de compra para el artculo. La
orden mnima y el lote mltiplo se definen con base en este parmetro. El dato
correspondiente a la unidad de medida se defini al determinar las
caractersticas del artculo para las transacciones de compra.
Ordenado: se despliega la cantidad del artculo que se orden al proveedor, en
unidades de compra.
Embarcado: se despliega la cantidad del artculo que se encuentra embarcada
o est siendo transportada desde las instalaciones del proveedor hasta las
bodegas del comprador, como respuesta a la orden de compra que el comprador
envi al proveedor. Es decir, la cantidad ordenada que no ha sido recibida en
las bodegas de la empresa ni aplicada al inventario.
Recibido: se despliega la cantidad acumulada, en unidades de compra, del
artculo solicitado en la orden de compra que ha ingresado en la bodega. De
manera que, la informacin se actualiza hasta el momento en que se actualicen
las existencias en el inventario con base en la cantidad de artculos que hayan
sido aceptados, cuando se aplican en el inventario los documentos de embarque
del mdulo de Compras a los cuales ha sido cargada la lnea de la orden de
compra.
Rechazado: se despliega la cantidad acumulada del artculo solicitado, en
unidades de compra, que fue rechazada en el momento de ingresar los artculos
en la bodega. De modo que, la informacin se actualiza hasta el momento en
que se actualicen las existencias en el inventario con base en la cantidad de
artculos que hayan sido rechazados, cuando se aplican en el inventario los
documentos de embarque del mdulo de Compras a los cuales ha sido cargada
la lnea de la orden de compra.
Backorder: la informacin que se despliega en esta columna corresponde a la
cantidad de materia prima o suministro ordenada al proveedor que con los
embarques en proceso de transporte y aplicados en el inventario todava falta
por satisfacer.
Fecha: despliega la fecha de creacin de cada lnea especfica de la orden de
compra.
Fecha Ofrecida: fecha en la que el proveedor se compromete a entregar las
materias primas y suministros solicitados en la orden de compra. Fecha
Requerida: fecha lmite para que las materias y suministros solicitados al
proveedor en la orden de compra ingresen en la bodega.
Consulta 266
Prioridad: se refiere a la urgencia que tiene la orden de compra para ser

satisfecha: Alta, Media o Baja. El grado de prioridad lo asigna el comprador.
Proveedor: cdigo del proveedor asociado a la lnea de la orden de compra.
Nombre Proveedor: nombre del proveedor asociado a la orden de compra.
Comprador: cdigo del comprador registrado en la orden de compra.
Empleado: cdigo del empleado que registr la transaccin dentro del
mdulo de Compras.
Detalle de Inventario en Trnsito
Consulta 267
Documento
Si se marca un registro de la tabla y se presiona este cono el sistema desplegar
una ventana en la cual se presentan los datos especficos del documento
seleccionado por el usuario para consulta. El procedimiento para consultar un
documento de una transaccin de inventario es el siguiente:
1. Dentro de la carpeta Transacciones de Consulta de Artculos
seleccione el documento a consultar con el highlight.
2. Presione el cono
formada por dos carpetas: Documentos y Lneas dentro de las cuales el
usuario no puede realizar ninguna modificacin a los datos pues la
informacin es solo para consulta.
3. Dentro de la ventana desplegada se presentan las funciones Imprimir
Documentos y Asiento que se encuentran representadas por los
conos
y
respectivamente.
Imprimir Documento
tabla.
Asiento
ventana principal de la opcin Consulta de Documentos.
Cuando el sistema utiliza integracin contable, por medio del cono el sistema
despliega la ventana Diario de la Contabilidad donde el usuario puede
consultar el asiento generado por la aplicacin del documento a la contabilidad
Consulta 268
de la empresa. Recuerde que el cono no se activa si el registro seleccionado no

ha sido aplicado y por ende no tiene asociado un asiento contable.
Dentro de la ventana que se despliega con este cono se encuentra la siguiente
informacin:
DOCUMENTOS
Dentro de esta carpeta se presentan los siguientes datos:
transaccin.
de inventarios que representa el documento.
de la empresa.
LNEAS
ese documento.
utilizarse), Cantidad que representa la lnea dentro del documento, Tipo de
transaccin de cada lnea, Subtipo, Sub-subtipo, Costos Fiscales Local y Dlar,
Totales Costos Fiscales Local y Dlar, Costos Comparativos Local y Dlar,
Totales Costos Comparativos Local y Dlar, Precios Local y Dlar, Totales
Precios Local y Dlar y Centro de Costo.
Consulta 269
Nmeros de Serie
Si el usuario presiona este cono el sistema desplegar la ventana de nmeros
de serie donde se especifica la siguiente informacin:
Serie inicial: serie inicial que est ligada al artculo de la transaccin
consultada.
Serie final: serie final que est ligada al artculo de la transaccin consultada.
Total: despliega el total de cdigos de series que fueron utilizados para la
transaccin consultada.
Pantalla para especificacin de rango de series de la transaccin
Consulta 270
La consulta est organizada por carpetas, donde se ubica la informacin
correspondiente a cada tema especfico. A continuacin se explicar
detalladamente los datos presentados en cada una de estas carpetas.
Sin embargo, el primer paso para realizar la consulta es definir el cdigo o
nombre del artculo que se va a acceder. Si no recuerda los cdigos
correspondientes que fueron definidos para el artculo, basta con ubicar el
cursor sobre la casilla correspondiente y presionar la tecla F1, o hacer un doble
click con el botn izquierdo del ratn.
El sistema desplegar la tabla de datos que contiene la informacin que debe ir
en el campo escogido. Entonces se podr escoger el registro requerido,
marcando con el highlight la lnea correspondiente y presionando
posteriormente la tecla Enter, o de igual forma con un doble click.
Todas las pantallas que desplieguen el campo de cdigo de artculo brindan la
posibilidad de capturar tanto un cdigo de artculo como un cdigo de barras de
inventario o de venta.
Si existiera ms de un artculo con el mismo cdigo de barras de inventario o
de ventas, al presionar la tecla Tab, se desplegar una ventana en la cual se
muestran los cdigos asociados a ese artculo permitindole al usuario
seleccionar el que realmente busca.
De igual manera, la tecla F2 le permitir obtener informacin correspondiente
al cdigo de artculo de proveedor.
Generales
En esta carpeta se presenta informacin del artculo que fue definida en el
momento de crearlo en la base de datos desde la opcin de Artculos!,
Consulta 271
Carpeta Generales
La informacin desplegada es:

Existencias: en esta casilla se presentan los niveles de existencias del artculo
que, tericamente, deben encontrarse en el inventario, sin importar la(s)
bodega(s) en las que se haya almacenado. El sistema presenta tres niveles de
existencias principales:
Mnima: se refiere a la menor cantidad que puede existir en el inventario,

tambin se llama "stock de seguridad". Este stock sirve para compensar las
variaciones en la oferta y la demanda, de manera que siempre se puedan
satisfacer los requerimientos del artculo.
Re-orden: es el nivel del inventario en que debe hacerse un nuevo pedido.

El punto de re-orden considera el tiempo que tarda el proveedor en
reabastecer el artculo, de manera que nunca se consuma el stock de
seguridad.
Mxima: se refiere a la mayor cantidad de artculos que pueden mantenerse

en el inventario, para no tener prdida de dinero debido a cantidades de
inventario excesivas.
Consulta 272
Tipo: se presenta el tipo que fue definido al artculo, segn el listado

disponible, y que depende de la funcin que tendr el artculo dentro del
proceso productivo de la empresa. El significado de cada tipo se explica en la
opcin Artculos dentro de la carpeta General en la pgina 101.
Activo: si esta casilla esta marcada se establece que el artculo acepta
transacciones (compra, venta, traslado). Por otro lado, si la casilla se encuentra
desactivada el artculo no podr ser utilizado para ninguna transaccin, ya sea
desde Control de Inventario o desde cualquier otro mdulo.
Usa Lotes: este campo indica si el artculo utiliza lotes o no. Usar lotes se
refiere a llevar el control de la fecha de produccin, fecha de vencimiento,
fecha de cuarentena (si es necesaria) y no permitir el consumo del producto
hasta que se cumplan con la fechas, con el objetivo de garantizar la calidad del
artculo.
Imagen: en este espacio se despliega el bitmap que se asoci al artculo, y que
sirve de imagen grfica para identificar al mismo.
Cdigo Barras Almacn y Detalle: muestra el cdigo de barras del
artculo consultado.
Impuestos: tipo de impuesto que ser aplicado a cada artculo, cuando se
realicen facturaciones del mismo, segn los cdigos y porcentajes definidos en
la tabla de Cdigos de Impuesto del mdulo de Administracin del Sistema.
Estos impuestos son utilizados para elaborar los pedidos, remisiones, facturas y
devoluciones en el mdulo de Facturacin.
Cuentas: se presenta el paquete de cuentas contables para este artculo, las
que intervendrn en la generacin de los asientos contables generados debido a
las transacciones de inventario.
Las cuentas que se utilizarn dependern de cada transaccin que se lleve a
cabo, ya sea desde Control de Inventario como desde los otros mdulos con
que se tiene integracin.
Otros
Esta carpeta se divide en dos zonas principales. La primera despliega
informacin sobre las clasificaciones definidas al artculo, mientras que la
segunda regin muestra fechas importantes de movimiento del artculo del
inventario.
Consulta 273
Carpeta de Otros
El detalle se presenta a continuacin:

Clasificacin: se divide en seis tipos, con el fin de identificar a un artculo
dentro de un grupo o familia. Esta clasificacin se define del concepto general
(ms amplio) al concepto ms especfico. As un producto debe caracterizarse
segn una familia de ventas, una lnea, o un grupo, por ejemplo.
ltimo Ingreso: en este campo se despliega la Fecha Creacin en que se
realiz la ltima transaccin de ingreso del artculo al inventario. Se actualiza
cuando nicamente se aplican transacciones de tipo compra o produccin.
Es importante mencionar que la Fecha Creacin se despliega en la carpeta
Documento de cualquiera de las dos opciones de Transacciones. Esta fecha no
puede ser modificada por el usuario, el sistema despliega la fecha que se tiene
definida en el servidor el da en que se ingresa la transaccin a la base de datos.
ltima Salida: en esta casilla se presenta la Fecha Creacin en que se realiz
la ltima transaccin de salida del artculo del inventario. Se actualiza
solamente cuando se aplican transacciones de tipo venta y consumo.
ltimo Movimiento: se presenta la Fecha Creacin en que se realiz por
ltima vez cualquier tipo de transaccin de inventario.
Consulta 274
ltimo Inventario: se despliega la Fecha Creacin en que se realiz la

ltima transaccin tipo fsico al artculo.
Clase: Se puede ver marcado la clase del artculo, esta puede ser A, B, C D.
Notas
Pueden consultarse las notas que hayan sido digitadas desde la carpeta del
mismo nombre en la opcin de Artculos! y que sirven para aclarar aspectos
importantes del artculo.
Costos
Se presenta la informacin correspondiente a los costos fiscal, comparativo y
ltimo definidos al artculo.
Carpeta de Costos
Consulta 275
Adems, si el artculo utiliza el costeo PEPS o UEPS, ya sea como fiscal o

comparativo, el sistema desplegar una tabla de datos en la cual se presentar el
registro de las diferentes capas de costo segn las transacciones ingresadas al
inventario. En caso contrario, esta tabla desaparece.
Costo Fiscal: en esta seccin se despliega el nombre del costeo asignado
como costo fiscal del artculo. Adems en el campo se presenta el costo unitario
de todos los artculos en inventario, si se sacaran de la bodega en una nica
transaccin.
Esta situacin afecta de manera notoria dos posibles situaciones, que
corresponden a si el costo fiscal utiliza costeo PEPS o UEPS. En estos casos, el
sistema asumir como costo unitario el promedio de todos los artculos
existentes en inventario, puesto que desde la consulta, no se puede determinar
el costo al que se definirn las transacciones debido a que no se conoce la
cantidad del artculo que participar en sta, ni las capas de costo que se
afectarn.
Por ejemplo, supngase que se tienen 110 artculos, de los cuales 100 fueron
ingresados con un costo unitario de 500 y 10 artculos con un costo de 520. Sin
importar si se utiliza el costeo PEPS o UEPS, el costo que se despliega en la
casilla supone que los 110 artculos se venden de una sola vez, es decir, el costo
sera el promedio ponderado de estos 110 artculos, o sea, 501.82, puesto que se
asume que todos saldrn del inventario simultneamente.
El detalle las cantidades de artculos originales y restantes, as como los costos
unitarios para cada capa de costo se presenta en la tabla de datos de esta misma
carpeta.
Sin embargo, cuando se realice la transaccin de inventario, el sistema
respetar los costos definidos para cada capa de costo, segn las cantidades
requeridas y las cantidades an existentes en bodega.
Es importante notar que este costo se calcula con base en la cantidad restante
en inventario y el costo unitario definido para cada capa de costo.
Costo Comparativo: en esta seccin se despliega el nombre del costeo
asignado como costo comparativo del artculo. Adems en el campo se presenta
el costo unitario de todos los artculos en inventario, si se sacaran de la bodega
en una nica transaccin.
En este caso se presenta la misma situacin explicada anteriormente, si se
utilizan para el Costo Comparativo el costeo PEPS o UEPS.
Como es de suponer, para el costeo Promedio y Estndar la situacin parece
lgica. En el primer caso, el sistema recalcula el promedio ponderado cada vez
Consulta 276
que se realice una transaccin de ingreso de artculos, y este nuevo costo se

utilizar para cualquier salida de los artculos.
En el caso del costeo Estndar, los ingresos y salidas de artculos se definen
segn el costo vigente que se determine en la opcin de Costo Estndar del
men de Administracin.
ltimo: en este campo se despliega el costo registrado en la ltima transaccin
de ingreso de artculos al inventario. El valor de esta casilla no se ver afectado
por los costeos utilizados para los costos fiscal o comparativo.
Incluir Capas en Cero: si se activa esta opcin se establece que en la tabla
de datos se presentarn todas las capas de costo de los artculos, aunque la
cantidad restante est en cero. Esta opcin se despliega en la pantalla
nicamente si para el costo fiscal o comparativo se utilizan los costeos tipo
PEPS o UEPS.
Tabla de datos: la tabla de datos se despliega nicamente si para el costo
fiscal o comparativo se utilizan alguno de los costeos PEPS o UEPS.
En esta tabla se despliega el detalle de las existencias y costos de cada una de
las capas de costo ingresadas al inventario. Esto es, cada una de las lneas de la
tabla de datos corresponde a una capa de costo.
Cuando se realicen las transacciones de salida de artculos del inventario, el
sistema respetar las cantidades restantes y el costo unitario de cada capa de
costo. Es decir, el movimiento de artculos se llevar a cabo al costo exacto,
segn la capa a la que ste pertenezca.
Las transacciones se hacen respetando las capas de costo segn las cantidades
requeridas del artculo.
Las columnas que se despliegan en la tabla de datos corresponden a:
Cantidad Original: nmero de artculos que ingresaron al inventario en

cada transaccin especfica.
Cantidad Restante: nmero de artculos de la capa de costo que an

queda en el inventario, es decir, que no ha sido consumido.
Costo Unitario: costo al que fue registrado cada unidad del artculo,
cuando se hizo el ingreso al inventario.
Costo Unitario ($): costo en dlares al que fue registrado el artculo,

cuando se hizo el ingreso al inventario. Este costo se calcula al tipo de
cambio vigente el da en que se gener la transaccin de inventario.
Todas las transacciones que se realicen en el mdulo de Control de
Inventario, utilizan el tipo de cambio definido en el mdulo de
Consulta 277
Valor Restante: este campo corresponde al producto de la cantidad

restante por el costo unitario del artculo para la capa de costo. El
significado de esta casilla corresponde a la cantidad de dinero que se
tiene invertido en el inventario, en la moneda local.
Valor Restante ($): esta casilla se calcula igual que la anterior y

corresponde a la cantidad de dinero que se tiene invertido en el
inventario, en dlares.
Transacciones
En esta carpeta se presenta una tabla de datos donde se listan todas las
transacciones de inventario que se han registrado para el artculo.
La pantalla que se despliega al activar esta carpeta es la siguiente:
Carpeta de Transacciones
El usuario puede configurar el despliegue de filas (registros) y columnas de la

tabla por medio de las opciones Filtrar Registros (QBE) y Seleccionar
Consulta 278
Columnas las cuales se presentan bajo la opcin Despliegue. Esto tambin se

puede lograr por medio de los conos
y , respectivamente.
En la parte superior de la carpeta se presentan las casillas Fecha Inicial y
Fecha Final para realizar la consulta en un rango especfico
Los campos que se presentan en la tabla de datos son los siguientes:
Bodega: se despliega la bodega en que se realiz la transaccin de inventario,
ya sea de ingreso, salida, aprobacin, etc.
Localizacin: similar al caso anterior. Se presenta la ubicacin de la bodega
que se defini para la transaccin de inventario.
Lote: esta columna se despliega solamente si el artculo consultado utiliza
lotes. En este campo se presenta el cdigo de cada lote definido al artculo al
ingresar la transaccin de inventario. Un lote puede presentarse en distintas
lneas (varias transacciones de tipo ingreso) si se ha definido que ste acepta
ingresos parciales.
Tipo: se refiere al tipo de transaccin de inventario que se llev a cabo, ya sea
compra, aprobacin, fsico, venta, etc.
Adems, se pueden desplegar transacciones tipo Remisin, las cuales no se
ingresan desde este mdulo directamente, sino que se generan cuando se
remiten pedidos a un cliente desde el mdulo de Facturacin. Refirase al
manual correspondiente para el detalle del manejo de las remisiones.
Otro tipo de transaccin que puede desplegarse en esta columna, es el tipo
Ensamble, la cual se crea cuando en el mdulo de Facturacin se hace una
venta de un artculo tipo kit.
Este artculo se conforma de varios artculos terminados existentes en
inventario, pero para venderlos hay que reunirlos para formar el kit. Para llevar
a cabo este proceso se siguen los siguientes pasos:
1. el sistema genera una transaccin de consumo de artculos, donde se
toman los artculos necesarios para el kit
2. se genera una transaccin de Ensamble, en la que los artculos se
agrupan en las proporciones que se definen para el kit
3. se crea una transaccin de venta, que se realiza cuando se le factura el
pedido al cliente.
inventario que ha sido afectado: disponible, cuarentena, reservado o vencido.
Consulta 279
Sub-subtipo: el objetivo es solamente presentar informacin adicional de la

transaccin realizada, segn el tipo de la misma. Esta casilla define
caractersticas de por qu se hace la transaccin.
No todos los tipos de transaccin de inventario tienen definidos sub-subtipos,
solamente aquellos en los cuales se pueden presentar diferentes causas para la
misma transaccin.
Cantidad Almacn: se refiere al nmero de artculos involucrados en la
transaccin en unidades de almacn (unidad de conversin definida en el
mantenimiento de artculos).
Cantidad Detalle: se refiere al nmero de artculos involucrados en la
transaccin en unidades de detalle (unidad de conversin definida en el
mantenimiento de artculos).
Costo Fiscal Local: en este campo se despliega el costo con que fue
ingresada la transaccin a la base de datos. El costo fiscal corresponde al costo
que se utilizar para realizar todas las transacciones de inventario y con base en
el cual se calcula el valor de los artculos existentes en el inventario. El costo
fiscal del artculo depende del tipo de costeo que se utilice para la definicin
del mismo.
Si para el artculo, el costo fiscal se calcula con base el costeo UEPS, PEPS o
Promedio, entonces en esta casilla se presentar el valor del costo que se
defini al crear la transaccin.
Por el contrario, si el costo fiscal se calcula con base en el costeo Estndar,
entonces se desplegar el ltimo costo definido en la opcin Costo Estndar
del men de Administracin.
El valor desplegado, corresponde al costo total de todos los artculos
considerados en la transaccin. Recuerde que al ingresar la transaccin, se
defini el costo de cada unidad de almacenamiento, sin embargo, el sistema
har el clculo correspondiente y desplegar el costo total de todas las
unidades de almacenamiento.
En este campo se presenta el costo fiscal de todas las unidades de
almacenamiento involucradas en la transaccin.
Costo Fiscal Dlar: corresponde al costo fiscal del artculo, convertido a la
moneda de reporte, al tipo de cambio definido en el mdulo de
Costo Comparativo Local: este costo se utiliza para realizar comparaciones
del comportamiento del artculo, esto es, a pesar de que se define cuando se
ingresa una transaccin al inventario, no las afecta directamente. El costo
comparativo se utiliza nicamente para la generacin de reportes.
Consulta 280
El costo comparativo se calcula igual que el costo fiscal, es decir, depende del
tipo de costeo que se utilice para la definicin del mismo.
Si para el artculo, el costo comparativo se calcula con base el costeo UEPS,
PEPS o Promedio, entonces en esta casilla se presentar el valor del costo que
se defini al crear la transaccin.
Por el contrario, si el costo comparativo se calcula con base en el costeo
Estndar, entonces se desplegar el ltimo costo definido en la opcin Costo
Estndar del men de Administracin.
El valor desplegado, corresponde al costo total de todos los artculos
considerados en la transaccin. Recuerde que al ingresar la transaccin, se
defini el costo de cada unidad de almacenamiento, sin embargo, el sistema
har el clculo correspondiente y desplegar el costo total de todas las
unidades de almacenamiento.
En este campo se presenta el costo comparativo de todas las unidades de
almacenamiento involucradas en la transaccin.
Costo Comparativo Dlar: corresponde al costo comparativo del artculo,
convertido a la moneda de reporte, al tipo de cambio definido en el mdulo de
Precio Local: en esta casilla se presenta informacin solamente para aquellas
lneas o registros que correspondan a transacciones tipo venta o venta devolucin.
El valor del campo corresponde al precio en que fue definida toda la
transaccin, es decir, a pesar de que en la opcin de Transacciones, se
establece el precio en que ser vendida o recibida cada unidad de
almacenamiento, el sistema har el clculo correspondiente y en la Consulta
desplegar el precio total de todas la unidades de almacenamiento involucradas
en la transaccin.
Precio Dlar: se despliega el precio definido para la transaccin, en moneda
de reporte, al tipo de cambio del mdulo de Administracin del Sistema.
Centro Costo: esta casilla se despliega nicamente en lneas que
correspondan a transacciones tipo consumo y devolucin de consumo.
Establece el centro de costo que hace el consumo o la devolucin, de manera
que, cuando para la realizacin del asiento contable debido a la transaccin, el
sistema considera el centro de costo que se haya definido.
Usuario Aplicacin: el sistema despliega el nombre del usuario, segn la
conexin en que se efectu cada transaccin.
Consulta 281
Auditora Consecutivo: en este campo se despliega la mscara o patrn del

nmero consecutivo a la que est asociada el artculo (segn parmetros de
definicin del consecutivo de documentos).
Consecutivo: se despliega el nmero consecutivo asignado al documento.
Documento: descripcin del documento que contiene la transaccin.
Fecha / Hora Aplicacin: corresponde a la fecha en la que se aplican las
transacciones al inventario.
Si el ingreso de transacciones se hace por Paquete, entonces esta fecha / hora
corresponder a la del primer documento que se aplique, en caso aplicar varios
documentos simultneamente. Por otro lado, si las transacciones se ingresan En
Lnea la fecha se refiere a la fecha / hora en que se graba cada transaccin de
un mismo documento.
Origen: se presenta el mdulo desde el cual se realiza la transaccin de
inventario, esto significa, que no es obligatorio que las transacciones se
ingresen nicamente desde este mdulo. En Facturacin, Compras,
Produccin y Costos, Administracin de Productos y Administracin de
Mantenimiento se pueden efectuar procesos que provoquen movimientos en el
inventario.
Fecha: fecha definida al documento de inventario. Este valor no corresponde a
la Fecha Creacin, por lo tanto, pudo haber sido modificada por el usuario que
ingres la transaccin a la base de datos.
NIT: muestra el nmero de identificacin tributaria del artculo.
Referencia: en este campo se presenta el comentario, definido por el usuario,
sobre el objeto de las transacciones de un documento especfico.
En caso de que la referencia tenga un texto ms grande que el tamao del
campo, se puede dejar presionado el botn izquierdo del "ratn" sobre el
campo, para observar el contenido completo.
Asiento: el valor desplegado en la casilla corresponde al nmero del asiento
contable generado por la transaccin de inventario.
En este caso pueden presentarse dos posibles situaciones:
1. si la transaccin se hizo por Paquete, el sistema crea un nico asiento
contable para todas las transacciones de un mismo documento. Esto es,
todas las transacciones de un mismo documento tendrn el mismo
nmero de asiento contable.
2. si la transaccin se hizo En Lnea, el sistema crea un asiento contable
para cada transaccin del documento. Esto es, un mismo documento
Consulta 282
tendr tantos asientos como transacciones se hayan definido (si todas

los tipos de transaccin generan asientos en lnea).
Si el campo se presenta vaco, significa que an no se ha realizado la
integracin contable correspondiente al movimiento de inventario. Cuando se
ejecute el proceso, el sistema desplegar el consecutivo correspondiente.
El valor del campo depender de si todos los asientos se generan en el mismo
paquete contable, definido en Parmetros del Mdulo. Otro aspecto que influye
es si en el mdulo de Contabilidad General se ha establecido que el
consecutivo de los asientos se hace por paquete o se contabiliza globalmente.
Si el usuario marca con el highlight una lnea especfica y seguidamente hace
un doble click, el sistema desplegar una pantalla donde se presentan todos los
detalles de auditora de la transaccin presentados anteriormente.
Pantalla Resumen de Auditora de la Transaccin
Bodegas
En esta carpeta se presenta una tabla de datos donde se listan todas las bodegas
asociadas al artculo, en las cuales se almacena dicho artculo, adems se
despliega el detalle de las cantidades existentes en cada bodega y totales
generales.
Consulta 283
Carpeta de Bodegas

Bodega: se presenta el cdigo de las bodegas asociadas al artculo. Ntese que
nicamente se listan las bodegas que fueron definidas en la opcin de
Artculos!.
Existencia Mnima: se despliega el nivel mnimo de existencias que deben
permanecer en cada bodega. Esto con el fin de asegurar que siempre habr una
determinada cantidad del artculo en la bodega.
Punto Re-orden: se refiere al nivel de existencias en el que se hace un nuevo
pedido al proveedor. El punto de re-orden siempre ser mayor al nivel de
Consulta 284

se reabastece el artculo.
Remitida almacn: despliega el nmero de artculos remitidos en la unidad
de venta o almacenamiento.
Remitida detalle: despliega el nmero de artculos por unidad (detalle ) que
se solicitaron.
Existencia Mxima: es el nivel mximo del artculo que puede estar
fsica.
ellas. Si un artculo est congelado pero no tiene esta casilla marcada, el
cuestin.
cuestin.
La tabla presenta las siguientes cantidades en unidades de Almacn y
unidades de Detalle:
Disponible: en este campo se despliega la cantidad de artculos

disponibles para consumos y venta en cada una de las bodegas.
Reservada: se presenta la cantidad que ha sido reservada por algn

cliente, ya sea desde Facturacin o desde este mismo mdulo. Estos
artculos no pueden considerarse para consumos o ventas a otros clientes.
Remitida: se refiere a la cantidad que ha sido remitida a un cliente

especfico, desde el mdulo de Facturacin. La cantidad remitida se
refiere a artculos que se han enviado al cliente pero que an no se ha
Consulta 285
realizado la facturacin de los mismos. Dicha facturacin se realizar hasta

que el cliente confirme el envo.
Cuarentena: esta columna se despliega nicamente si el artculo

consultado utiliza lotes. Se refiere a la cantidad de artculos en inventario,
que todava no pueden consumirse o venderse, puesto que no han cumplido
el perodo de cuarentena que requieren para estar disponibles.
Vencida: igual que en el caso anterior, esta columna se despliega

solamente si el artculo consultado utiliza lotes. Se refiere a la cantidad de
artculos en inventario, que sobrepas su vida til, es decir, que caducaron
y no pueden ser consumidos ni vendidos, puesto que podran presentar
incumplimientos con los estndares de calidad de la compaa.
Total: se presenta la cantidad total del artculo para cada bodega. Este total se
calcula dependiendo de la configuracin establecida en Parmetros del Mdulo
en la seccin Existencias en Totales. Segn la cual, para el clculo del total
pueden considerarse o no los artculos que estn en:
Cuarentena
Disponible
Remitida
Reservada
Vencida
Finalmente, en la parte inferior de la tabla de datos, se presentan los totales para
cada tipo de existencia, que tiene el artculo en todas las bodegas. Esto ayudar
cuando las existencias en una nica bodega no satisfacen los requerimientos, de
manera que se tenga que tomar en cuenta los artculos almacenados en varias
bodegas.
Localizaciones
En esta carpeta se presenta una tabla de datos donde se listan todas las
localizaciones de las bodegas asociadas al artculo, en las cuales exista alguna
existencia del mismo, adems se despliega el detalle de las cantidades
existentes por lote en cada localizacin y totales generales.
Consulta 286
Carpeta de Localizaciones
Es importante que el usuario note que si el artculo utiliza lotes, se presentar el

desglose de existencias para cada uno de stos. Es decir, la consulta desplegar
las cantidades existentes de cada lote de un artculo para cada localizacin y
cada bodega asociada al mismo.
En la consulta de Artculos por Localizacin, al utilizar la funcin de Filtrar se
dispone de un filtro por bodegas, por localizaciones, por lote y por rango de
cantidad disponible. Adicionalmente, un check box que permite filtrar slo por
aquellos lotes que tienen existencias, ya sea en disponible, reservada, vencida,
cuarentena o remitida. Este check permitir descartar los lotes que estn en
cero, sin necesidad de poner un rango de cantidad disponible.
Consulta 287
Bodega: se presenta el cdigo de las bodegas asociadas al artculo. Ntese que

nicamente se listan las bodegas que fueron definidas en la opcin de
Artculos!.
Localizacin: se presenta el cdigo de la localizacin de la bodega en la cual
hayan existencias del artculo.
Si el artculo utiliza lotes, se presentar una lnea por cada lote, de manera que
la localizacin puede repetirse en la tabla de datos tantas veces como lotes del
artculo existan para cada una de ellas.
Lote: esta columna se despliega solamente si el artculo consultado utiliza
lotes. En este campo se presenta el cdigo de cada lote definido al artculo.
Si varios lotes se almacenan en una misma localizacin, la tabla de datos
presentar una fila para cada lote, de manera que la localizacin - bodega
podra repetirse en varias filas de la tabla.
Estado: se despliega el estado vigente para el lote. En esta consulta los
artculos tienen que estar fsicamente en la bodega, esto es, los artculos de un
lote con estado Trnsito no son considerados, por lo tanto no aparecen en la
tabla de datos. Los estados de los lotes corresponden a:
Cuarentena: se despliega para todos los lotes de los artculos que se

aplican al inventario y que tengan que cumplir un estado de cuarentena, no
estn disponibles para hacer ningn tipo de transaccin.
Aprobado: los artculos del lote estn disponibles para cualquier

transaccin de inventario, el artculo ya cumpli con la cuarentena o bien,
entr al inventario directamente como disponible.
Vencido: los artculos del lote no pueden utilizarse en las transacciones,

debido a que ya caducaron o sobrepasaron su fecha lmite de vida til.
La tabla presenta las siguientes cantidades en unidades de Almacn y

unidades de Detalle:

disponibles para consumos y venta en cada lote o bien, en cada
localizacin.


Consulta 288
realizado la facturacin de los mismos. Dicha facturacin se realizar hasta

que el cliente confirme el envo.
Remitida: despliega el nmero de artculos remitidos en la unidad de

venta o almacenamiento.
Remitida detalle: despliega el nmero de artculos por unidad (detalle )

que se solicitaron.
Cuarentena: esta columna se despliega nicamente si el artculo

consultado utiliza lotes. Se refiere a la cantidad de artculos en inventario,
que todava no pueden consumirse o venderse, puesto que no han cumplido
el perodo de cuarentena que requieren para estar disponibles.
Vencida: igual que en el caso anterior, esta columna se despliega

solamente si el artculo consultado utiliza lotes. Se refiere a la cantidad de
artculos en inventario, que sobrepas su vida til, es decir, que caducaron
y no pueden ser consumidos ni vendidos, puesto que podran presentar
incumplimientos con los estndares de calidad de la compaa.
Total: se presenta la cantidad total del artculo para cada bodega. Este total se
calcula dependiendo de la configuracin establecida en Parmetros del Mdulo
en la seccin Existencias en Totales. Segn la cual, para el clculo del total
pueden considerarse o no los artculos que estn en:
Cuarentena
Disponible
Remitida
Reservada
Vencida
Finalmente, en la parte inferior de la tabla de datos, se presentan los totales para

cada tipo de existencia, que tiene el artculo en todas las localizaciones y
bodegas. Esto ayudar cuando las existencias en una nica localizacin no
satisfacen los requerimientos, de manera que se tenga que tomar en cuenta los
artculos almacenados en lugares de una o ms bodegas.
Precios
En esta carpeta se presenta el listado de los diferentes precios unitarios del
artculo, con los cuales ste ser vendido al cliente.
Consulta 289
Carpeta de Precios
La informacin desplegada en esta pantalla se define desde el mdulo de

Facturacin, pero afecta las transacciones de inventario de tipo venta, venta devolucin, remisin y remisin - anulacin, si stas se realizan desde dicho
mdulo.
Recuerde que para un mismo artculo, se pueden definir varios niveles de
precios, y utilizar cualquiera de stos segn las caractersticas del cliente a
quien se le ofrece el artculo.
Las columnas que se presentan en la tabla de datos son las siguientes:
Nivel: en este campo se despliega el cdigo de identificacin definido al nivel
de precios.
Moneda: moneda en la que se trabaja el nivel de precios, las dos opciones
disponibles son local y dlar, dependiendo de si el sistema est definido para el
uso de doble moneda o no. Los precios unitarios del artculo se calculan con
base en la moneda definida al nivel de precios.
La moneda en la que est definido el nivel de precios, es la misma en la que se
establece el precio unitario del artculo, para dicho nivel. Cuando se generan
transacciones en Facturacin a un cliente que tiene moneda distinta a la
Consulta 290
moneda del nivel de precios, el sistema automticamente convierte el precio del

artculo para el nivel especfico y lo despliega en la moneda del cliente, al tipo
de cambio definido y vigente en ese mdulo.
Precio Unitario: en este campo se despliega el precio unitario (es decir, el
precio de cada unidad de almacenamiento) al que es vendido el artculo, segn
cada nivel de precios. Para ms detalle sobre el comportamiento de los precios
de los artculos y los niveles de precios correspondientes, consulte el manual
del usuario del mdulo de Facturacin.
Las dems columnas que hacen referencia a los precios calculados no pueden
ser ordenadas por la misma razn, debido a que son calculadas.
Especificaciones
En esta carpeta se presenta el listado de las diferentes especificaciones dadas al
artculo. Las mismas incluyen caracterizaciones del artculo, tanto de tipo
cuantitativo como cualitativo.
Carpeta de Especificaciones
Consulta 291
Los datos que se ingresan en esta pantalla son los mismos ingresados en la
carpeta Especificaciones del mantenimiento de artculos, e incluyen Atributo
(Cuantitativos y Cualitativos), Clase, Valor Mximo, Valor Normal,
Valor Mnimo, Valor Cualitativo, Unidad y Notas.
La informacin desplegada en esta pantalla se define desde el mdulo de
Facturacin, pero afecta las transacciones de inventario de tipo venta, venta
- devolucin, remisin y remisin - anulacin, si stas se realizan desde dicho
mdulo. Para ms informacin del detalle de dicha informacin, consulte en
esta gua la seccin Artculos en la pgina 96.
EXISTENCIAS
Existen tres tipos de consultas sobre existencias de los artculos en el
inventario:
Bodega
Localizacin
Series
Pedimentos
La primera consulta presenta todas las existencias de cada artculo en las
diferentes bodegas de la compaa.
La segunda consulta contiene el detalle de todos los lotes de los artculos en
cada localizacin de todas las bodegas existentes en la compaa. Por esta
razn, esta consulta es un poco ms extensa y permite al usuario conocer los
lotes de cada artculo, el estado y si se puede o no, utilizarlos para las
La segunda consulta se despliega solamente en caso de que se haya definido
que el sistema utiliza lotes y localizaciones o al menos, alguna de estas
alternativas. El control de lotes se define desde la opcin Compaas del
mdulo de Administracin del Sistema, mientras que el control de
localizaciones se establece desde Parmetros del Mdulo de Control de
Inventario.
La tercera consulta muestra la informacin desplegada para rangos de nmeros
de series segn los parmetros de bodega, lote y localizacin especficas.
Muestra las existencias disponibles, reservadas, en cuarentena, remitidas y
vencidas segn los requerimientos del usuario que define los parmetros de
filtro de la informacin desplegada.
Consulta 292
Por lo tanto se pueden presentar los siguientes comportamientos:

1. si el sistema no utiliza control de lotes ni control de localizaciones, la
consulta no existir
2. si el sistema nicamente lleva control de lotes, entonces la consulta se
llamar Existencias por Lote. En la pantalla no aparecer la columna
Localizacin.
3. si solamente se utiliza el control de localizaciones, la consulta ser
Existencias por Localizacin. En la tabla de datos no se presentarn
las columnas Lote, Estado, Cuarentena ni Vencida.
4. finalmente, si se utilizan ambas caractersticas el nombre de la consulta
ser Existencias por Localizacin y se desplegar toda la informacin
que se explica ms adelante.
En el desarrollo de este manual se ha considerado que el cliente tiene instaladas
ambas opciones: lotes y localizaciones.
En ambas alternativas el usuario puede configurar el despliegue de filas
(registros) y columnas de la tabla por medio de las opciones Filtrar Registros
(QBE) y Seleccionar Columnas las cuales se presentan bajo la opcin
Despliegue. Esto tambin se puede lograr por medio de los conos
y ,
respectivamente.
BODEGAS
Esta consulta presenta una tabla de datos en la cual se despliegan las existencias
por bodega, de todos los artculos definidos en la base de datos.
La informacin de la tabla es general, dado que no muestra el detalle de los
lotes de los artculos que existen en la bodega, esto se debe a que el objetivo de
la consulta es permitir de manera rpida y concisa que el usuario conozca las
cantidades existentes de cada artculo y permitirle tomar decisiones
rpidamente.
La pantalla principal de la consulta de existencias por bodega es la siguiente:
Consulta 293
Consulta de existencias por bodega
La tabla de datos presenta las siguientes columnas:

Bodega: se presenta el cdigo de las bodegas asociadas a cada artculo.
Ntese que para cada artculo solamente se desplegarn las bodegas que le
fueron definidas desde la opcin correspondiente y en las cuales cada uno de
ellos puede presentar existencias.
Artculo: despliega el cdigo de identificacin del artculo.
Descripcin del Artculo: nombre del artculo, con el cual fue ingresado a
la base de datos.
Existencia Mnima: se despliega el nivel mnimo de existencias que deben
permanecer en cada bodega. Esto con el fin de asegurar que siempre habr una
determinada cantidad del artculo en la bodega.
Punto Re-orden: se refiere al nivel de existencias en el que se hace un nuevo
pedido al proveedor. El punto de re-orden siempre ser mayor al nivel de
se reabastece cada artculo.
Existencia Mxima: es el nivel mximo de cada artculo que puede estar
Consulta 294

fsica.
ellas. Si un artculo est congelado pero no tiene esta casilla marcada, el
cuestin.
cuestin.
Las siguientes cantidades se despliegan en unidades de detalle y unidades de
almacn cuyas unidades de conversin se definieron en el mantenimiento de
artculos:



realizado la facturacin de los mismos, sin embargo, los artculos ya han
salido de la bodega. Dicha facturacin se realizar hasta que el cliente
confirme el envo.
Cuarentena: esta columna presentar datos diferentes de cero, solamente

para aquellos artculos que utilicen lotes. Se refiere a la cantidad de
artculos en inventario, que todava no pueden consumirse o venderse,
puesto que no han cumplido el perodo de cuarentena que requieren para
estar disponibles.
Consulta 295
Vencida: igual que en el caso anterior, esta columna presenta datos

diferentes de cero slo para artculos que utilicen lotes. Se refiere a la
cantidad de artculos en inventario, que sobrepasaron su vida til, es decir,
que caducaron y no pueden ser consumidos ni vendidos, puesto que podran
presentar incumplimientos con los estndares de calidad de la compaa.
Cdigos de Barras Almacn y Detalle: muestra los cdigos de barras de

los artculos que se despliegan en la columna.
Tipos Cdigos de Barras: muestra los tipos de cdigos de barras de los
artculos que se despliegan en la columna. Si el artculo maneja unidades de
distribucin este tipo de cdigo no puede ser visto desde esta consulta.

La pantalla principal de la Consulta de Existencias por Bodega, presenta un
cono especial el cual permite observar el detalle para el artculo que se seale
con el highlight.
Detalle
Si el usuario marca una lnea de la tabla de datos con el highlight y presiona el
cono , el sistema desplegar una pantalla con el detalle de cantidades, lotes
y localizaciones, para el artculo y la bodega seleccionados, esto lo puede
realizar haciendo doble click sobre la lnea de la tabla que quiera consultar. La
informacin presentada corresponde al desglose por localizacin de las
existencias en la bodega consultada.
Los campos que se presentan en la pantalla corresponden a:
Artculo: cdigo y nombre del artculo al que se le consulta el detalle de
localizaciones y existencias.
Bodega: cdigo y descripcin de la bodega a la que se le consulta el detalle.
Tabla de Datos: la informacin de las cantidades del artculo por tipo de
existencia y localizacin de la bodega se presenta en una tabla de datos, la cual
Localizacin: ubicacin de la bodega en la cual el artculo presenta
alguna existencia.
Consulta 296
Lote: esta columna se despliega solamente si el artculo consultado

utiliza lotes. En ella se presentan los cdigos de los lotes del artculo
que se almacenan en la bodega consultada.
Estado: igual que la columna anterior, se despliega nicamente si el
artculo usa lotes. Se refiere al estado que presenta el lote a la fecha en
que el usuario realiza la consulta. Dependiendo de la informacin
desplegada en esta columna, las cantidades del artculo (para este lote y
esta localizacin) se desplegarn en alguna de las columnas
Cuarentena, Disponible o Vencida, segn corresponda.
Disponible: cantidad del artculo que puede utilizarse cualquier
transaccin de inventario que involucre una salida o consumo de ste.
artculos no pueden considerarse para consumos o ventas a otros
clientes.
Cuarentena: se presenta si el artculo utiliza lotes. Esta cantidad se
refiere a los artculos que an no han completado el perodo de
cuarentena requerido.
Vencida: se despliega para artculos que usan lotes. Se relaciona con
los artculos que han sobrepasado su vida til, es decir que ya han
vencido o caducado y que no pueden considerarse para ninguna
transaccin de inventario.
Remitida: esta cantidad corresponde a los artculos que se han enviado
a un cliente (es decir, han salido del inventario) para satisfacer algn
pedido especfico, pero que an no han sido facturados.
Total: en esta columna se despliega el total de artculos, de cada lote o
en cada localizacin (dependiendo del caso), que se encuentran en el
inventario. El sistema no suma todos los lotes existentes con el mismo
cdigo, sino que adems filtra para el artculo en cuestin. Este total se
calcula con base en la configuracin definida para tal fin, en
Adicionalmente, en la parte inferior de la tabla de datos se presentan totales por
columna, es decir, las cantidades totales por cada tipo de existencia que se
encuentran en la bodega. El usuario puede observar que estos valores
corresponden a los mismos que se despliegan en la pantalla principal de la
consulta.
Consulta 297
Consulta del Detalle por Artculo
Nmeros de Serie
Si se escoge un registro dentro de la tabla de Consulta de Existencias y se
presiona el cono de
el sistema desplegar una pantalla titulada Consulta de
Series por Artculo donde el sistema encuentra la siguiente informacin:
Artculo: cdigo y descripcin del artculo consultado.
Bodega: cdigo y descripcin de la bodega en la cual se encuentra en el
artculo.
Localizacin: cdigo y descripcin de la localizacin dentro de la bodega del
artculo consultado. El usuario puede cambiar el cdigo desplegada para
consultar otras localizaciones dentro de la bodega.
Lote: cdigo y descripcin del lote dentro de la bodega del artculo consultado.
El usuario puede cambiar el cdigo desplegado para consultar otros lotes dentro
de la bodega.
Consulta 298
Tipo Existencia: el usuario escoge el tipo de existencia del artculo que se

requiere consultar: disponible, reservada, remitida, en cuarentena o vencida.
Adems la pantalla tiene una tabla en la cual se despliegan las siguientes
columnas: tipo de existencia, cdigo del artculo, lote, bodega, localizacin,
rango de series en las que se encuentra el artculo consultado y el total que
representa ese rango.
La informacin que se despliega en la tabla depender de los parmetros
definidos en la ventana en cuanto a tipo de existencia, lote y localizacin.
Esta opcin no se encontrar activa si en los parmetros globales del
mdulo est sin marcar el uso de nmeros de series!!!
Consulta de Series por Artculo
LOCALIZACIONES
Esta consulta es similar a la Consulta de Existencias por Bodega, solamente
que en este caso se despliega en la misma tabla de datos el detalle de las
localizaciones y lotes de cada artculo existentes en cada bodega.
Consulta 299
En consecuencia, la consulta ser ms extensa, dado que el usuario podr

analizar en una sola pantalla todo el detalle de las cantidades del artculo,
existentes en cada lote, en cada localizacin y en cada bodega de la compaa.
La consulta de existencias por localizaciones muestra los cdigos de barras y
los tipos de cdigos de barras. Si el artculo maneja unidades de distribucin
este tipo de cdigo no podr ser visto desde esta consulta.
La pantalla principal de esta opcin es la siguiente:
Consulta de Existencias por Localizacin
La tabla de datos presenta las siguientes columnas:

Bodega: se presenta el cdigo de las bodegas asociadas a cada artculo.
Ntese que para cada artculo solamente se desplegarn las bodegas que le
fueron definidas desde la opcin correspondiente y en las cuales cada uno de
ellos puede presentar existencias.
Localizacin: en este caso se despliega el cdigo de las localizaciones en las
que el artculo presenta algn tipo de existencia. La localizacin se refiere a
ubicaciones definidas y delimitadas dentro de una misma bodega.
Consulta 300
Artculo: despliega el cdigo de identificacin del artculo.

Descripcin del Artculo: nombre del artculo, con el cual fue ingresado a
la base de datos.
Lote: en esta columna se presentan los cdigos de los lotes de cada artculo
que se almacena en las diferentes localizaciones de las bodegas. Para los
artculos no usan lotes, la casilla deber estar vaca.
Estado: se refiere al estado que presenta el lote a la fecha en que el usuario
realiza la consulta. Dependiendo de la informacin desplegada en esta columna,
las cantidades del artculo (para cada lote y localizacin) se desplegarn en
alguna de las columnas Cuarentena, Disponible o Vencida, segn corresponda.
Los artculos que no utilizan lotes desplegarn este campo en blanco, sus
existencias jams aparecern bajo las columnas Cuarentena o Vencida.
Las siguientes cantidades se despliegan en unidades de detalle y unidades de
almacn cuyas unidades de conversin se definieron en el mantenimiento de
artculos:



realizado la facturacin de los mismos, sin embargo, los artculos ya han
salido de la bodega. Dicha facturacin se realizar hasta que el cliente
confirme el envo.
Cuarentena: esta columna presentar datos diferentes de cero, solamente

para aquellos artculos que utilicen lotes. Se refiere a la cantidad de
artculos en inventario, que todava no pueden consumirse o venderse,
puesto que no han cumplido el perodo de cuarentena que requieren para
estar disponibles.
Vencida: igual que en el caso anterior, esta columna presenta datos

diferentes de cero slo para artculos que utilicen lotes. Se refiere a la
cantidad de artculos en inventario, que sobrepasaron su vida til, es decir,
que caducaron y no pueden ser consumidos ni vendidos, puesto que podran
presentar incumplimientos con los estndares de calidad de la compaa.
Consulta 301

En la consulta de Existencias por Localizacin, la funcin de Filtrar se dispone
de un filtro por bodegas, por localizaciones, por lote y por rango de cantidad
disponible. Adicionalmente, un check box que permite filtrar slo por aquellos
lotes que tienen existencias, ya sea en disponible, reservada, vencida,
cuarentena o remitida. Este check permitir descartar los lotes que estn en
cero, sin necesidad de poner un rango de cantidad disponible.
SERIES
Esta opcin despliega la ventana denominada Consulta de Series por
Artculo que presenta la informacin correspondiente a las caractersticas del
artculo desde una perspectiva de los nmeros de serie ligados al mismo.
La consulta de existencias por series muestra los cdigos de barras y los tipos
de cdigos de barras. Si el artculo maneja unidades de distribucin este tipo de
cdigo no podr ser visto desde esta consulta.
Esta ventana puede ser desplegada tambin desde la tabla de Consulta de
Existencias, por medio del cono .
A continuacin se despliega la pantalla desplegada por la opcin:
Consulta 302
La ventana muestra la siguiente informacin:

Artculo: cdigo y descripcin del artculo consultado. El puede utilizar la
tecla F1 para desplegar la tabla de consulta Artculos y seleccionar el registro
de inters.
artculo que se requiere consultar.
Consulta 303

de la bodega.
Serie: cdigo de la serie correspondiente al artculo consultado. Si no se
define, el sistema no filtrar la bsqueda por medio de nmeros de serie.
CONSULTA DE PEDIMENTOS
Esta opcin despliega la ventana denominada Consulta de Pedimentos que
presenta la informacin correspondiente a los artculos ligados a algn
pedimento, para saber acerca de Pedimentos ver seccin Pedimentos en la
pgina 150.
La consulta de las existencias de artculos en el inventario por pedimento, tiene
como objetivo facilitar el rastreo de existencias por pedimento cuando existan
artculos que usan lotes cuyos cdigos de lote no necesariamente son iguales a
los cdigos de pedimento, pues en este caso es ms difcil rastrear las
existencias del pedimento mediante los reportes o consultas estndar del
mdulo.
La consulta despliega nicamente las existencias de los artculos en lotes que s
tengan asociados pedimentos, los lotes que no tengan pedimentos asociados no
son desplegados en esta consulta.
Consulta 304
La consulta provee un despliegue detallado de las existencias, desglosada por

bodega, localizacin y lote, adems da el acceso a los nmeros de serie de los
artculos en caso de que los maneje. Dicha consulta posee un filtro que el
usuario puede usar para delimitar la informacin para un pedimento particular,
un aduana, un artculo, entre otros criterios.
El acceso a la consulta de existencias de pedimentos se define mediante un
privilegio de usuario en el rbol de seguridad en el mdulo de AS, mediante el
cual se puede controlar su acceso.
Esta opcin permanece inhabilitada si en los parmetros globales del
mdulo est sin marcar el control de Pedimentos!!!
A continuacin se despliega la pantalla desplegada por la opcin:
Consulta de Pedimentos

Pedimento: valor alfanumrico, que indica el cdigo del pedimento, no existe
la posibilidad de modificarlo.
Aduana: valor alfanumrico, no modificable, que indica el cdigo de la
aduana a la que corresponde el pedimento.
Consulta 305
Agente Aduanal: valor alfanumrico, no modificable, que indica el cdigo

del agente aduanal al que corresponde el pedimento.
Fecha Pedimento: valor numrico, que indica la fecha del pedimento.
Artculo: valor alfanumrico, que indica el cdigo del artculo.
Descripcin: valor alfanumrico, que indica la descripcin del artculo.
Bodega: valor alfanumrico, que indica el cdigo de la Bodega donde estn
las existencias del artculo, cabe destacar que en esta opcin no se pueden
realizar modificaciones.
Localizacin: valor alfanumrico, que indica el cdigo de la localizacin de
las existencias del artculo, es necesario resaltar que desde esta opcin no se
puede modificar.
Lote: valor alfanumrico, que indica el nmero del cdigo del lote, desde esta
opcin no se puede modificar.
Disponible: Valor numrico que indica la cantidad, del artculo, que est
disponible en unidades de almacn (con el nmero de decimales configurado en
los parmetros de CI para existencias). No es posible editarlo.
Reservada: Valor numrico que indica la cantidad, en unidades de almacn,
del artculo que se encuentra reservada (con el nmero de decimales
configurado en los parmetros de CI para existencias). No es modificable.
Cuarentena: Valor numrico que indica la cantidad que se encuentra en
estado de cuarentena en unidades de almacn (con el nmero de decimales
configurado en los parmetros de CI para existencias). No es modificable.
Vencida: Valor numrico que indica la cantidad del artculo que se encuentra
en estado de vencida en unidades de almacn (incluye el nmero de decimales
configurado en los parmetros de CI para existencias). Vale resaltar que el
mismo no es modificable.
Remitida: Valor numrico que indica la cantidad remitida en unidades de
almacn (con el nmero de decimales configurado en los parmetros de CI para
existencias). Como los anteriores, tampoco es modificable.
Consulta 306
Nmeros de Serie
Esta opcin es vlida si el artculo usa nmeros de serie, sino el sistema
desplegar un mensaje indicando que el artculo no usa nmeros de serie y no
abrir la consulta.
Al escoger un registro dentro de la tabla de Consulta de Pedimentos y se
presiona el cono de
el sistema desplegar una pantalla titulada Consulta de
Series por Artculo donde el sistema encuentra la siguiente informacin:
Artculo: cdigo y descripcin del artculo consultado.
artculo.
de la bodega.
Consulta 307

Artculo: cdigo y descripcin del artculo consultado. El puede utilizar la
tecla F1 para desplegar la tabla de consulta Artculos y seleccionar el registro
de inters.
artculo que se requiere consultar.
de la bodega.
Consulta 308

TRANSACCIONES
El submen presenta dos opciones:
Encabezado Documentos
Detalle Documentos
El primero consulta los documentos que hayan sido creados para cada una de
las transacciones de inventario que la empresa haya realizado. Incluye tanto los
documentos creados en transacciones en lnea como transacciones en paquete.
La opcin despliega informacin sobre el encabezado del documento si este ha
sido aplicado al inventario. Tambin es posible generar el documento impreso o
alternativamente, invocar por medio de la consulta especfica del documento o
alguna de sus transacciones el asiento contable respectivo.
El segundo consulta los movimientos de inventario realizados para todos los
artculos en todas las bodegas, localizaciones y lotes existentes. Las dos ltimas
opciones se despliegan dependiendo de si el sistema se ha configurado para el
control de lotes y localizaciones.
En aquellos casos en que la transaccin no presente caractersticas para alguna
columna especfica, el campo se desplegar en blanco. Por ejemplo, los
artculos que no utilizan lotes tendrn el campo correspondiente a la columna
Lote, vaco, es decir, no desplegar ningn dato puesto que no existe
informacin relacionada con la columna.
Consulta 309
ENCABEZADO DOCUMENTOS
Esta opcin despliega una pantalla formada por una tabla dentro de la cual se
pueden consultar los datos relacionados con los documentos que hayan sido
creados en cada una de las transacciones que hayan sido aplicadas al inventario.
La informacin que es desplegada por la pantalla principal puede ser filtrada
por medio del cono
de manera que se facilite para el usuario la bsqueda
dentro de tabla del documento requerido, entre las que resaltaremos la opcin
"Excluir encabezados anulados", que eliminar de la pantalla todos aquellos
encabezados cuya aplicacin (dato en la columna Documento) tenga el texto
**ANULADO**.
La tabla principal de la opcin se muestra a continuacin:
Pantalla Principal de Encabezado del Documento
Consulta 310
Documento
Si se marca un registro de la tabla y se presiona el cono
el sistema
desplegar una ventana en la cual se presentan los datos especficos del
documento seleccionado por el usuario para consulta.
La consulta presenta datos tales como el origen del documento, cdigo del
asiento creado, usuario que aplic el documento y las lneas que lo forman. El
detalle de esta opcin se presenta en la seccin "Manejo de la Consulta de
Documentos".
Imprimir Documento
El cono
es utilizado cuando el usuario requiera generar el reporte con los
datos del documento seleccionado dentro de la tabla.
apliquen. El detalle de la impresin de los documentos se muestra en la seccin
"Cmo Imprimir la Consulta de un Documento?" en la pgina 314.
Asiento
Cuando el sistema utiliza integracin contable, por medio del cono
el
sistema despliega la ventana Diario de la Contabilidad donde el usuario puede
de la empresa.
Este cono no se activar para el documento si no existe un asiento ligado al
registro seleccionado.
Consulta 311
Manejo de la Consulta de Documentos

El procedimiento para consultar un documento de una transaccin de inventario
es el siguiente:
1. Dentro del submen Consulta escoja la opcin Transaccin
Encabezado de Documentos. El sistema desplegar una tabla con
la informacin de los documentos que han sido aplicados al inventario
para un rango de fechas definido.
2. El usuario debe definir el rango de fechas que requiere consultar dentro
de las casillas Fecha Inicial y Fecha Final y presionar el cono
para que se actualicen los datos desplegados en la tabla.
3. Dentro de la tabla se despliegan las columnas: Auditora, Documento,
Origen, Referencia, Asiento, Usuario Aplicacin, Fecha y Hora de
Aplicacin del documento. Seleccione el documento a consultar con el
highlight.
4. Presione el cono
formada por dos carpetas: Documentos y Lneas dentro de las
cuales el usuario no puede realizar ninguna modificacin a los datos
pues la informacin es solo para consulta.
conos
y
respectivamente.
Imprimir Documento
tabla.
Consulta 312
Asiento
ventana principal de la opcin Consulta de Documentos.
Cuando el sistema utiliza integracin contable, por medio del cono el sistema
despliega la ventana Diario de la Contabilidad donde el usuario puede
de la empresa.
Recuerde que el cono no se activa si el registro seleccionado no tiene asociado
un asiento contable.
Documentos
transaccin.
de la empresa.
Lneas
ese documento.
Consulta 313

En esta carpeta la informacin desplegada en la tabla puede ser filtrada por
medio del cono
y el despliegue de columnas se puede modificar por medio
del cono .
Cmo Imprimir la Consulta de un Documento?

con un documento aplicado por una transaccin realizada al inventario. El
proceso de impresin se puede ejecutar desde la tabla principal de la opcin o
desde la ventana que muestra el detalle del documento.
El procedimiento para imprimir un documento es el siguiente:
1. Si se encuentra en la tabla principal de la consulta, seleccione el
documento requerido con el highlight y presiones el cono .
2. Si se encuentra en el detalle de la consulta solo debe presionar el cono
de la barra de herramientas.
3. La informacin puede ser desplegada en pantalla antes de ser impresa y
el documento generado tiene el siguiente formato:
Consulta 314
Fecha: 4/5/98
Usuario: MJA
Asiento: CO00000019
Lnea
1
Artculo
Descripcin
Auditora: 127
Fecha / Hora: 04/05/1998 1:46 PM
Origen: Compras
Tipo
Subtipo
Bodega:
B-01
Compra
Localizacin: L-05
Disponible
Bodega:
B-03
Compra
Localizacin: L-01
Disponible
Forro Cuero
Compra
B-06
Localizacin: L-03
Disponible
FOR-CUERO
Bodega:
Subsubtipo Centro
Local
Cantidad:
15
Importacin
Cantidad:
26
Local
Cantidad:
30
Formato del Reporte de la Consulta de Documentos
DETALLE DOCUMENTOS
Esta opcin despliega una pantalla formada por una tabla dentro de la cual se
pueden consultar los datos relacionados con las transacciones aplicadas al
inventario.
Columnas las cuales se presentan bajo la opcin Despliegue. Esto
tambin se puede lograr por medio de los conos
A continuacin se presenta la pantalla principal de la opcin:
Consulta 315
Consulta de Transacciones
Documento
Si se marca un registro de la tabla y se presiona el cono
el sistema
desplegar una ventana en la cual se presentan los datos especficos de la
transaccin seleccionada por el usuario para consulta.
La consulta presenta datos tales como el origen de la transaccin, fecha en la
cual fue aplicada, artculo ligado, centro de costo, etc. El detalle de esta opcin
se presenta en la seccin "Manejo de la Consulta de Transacciones".
Consulta 316
Series
Si el usuario escoge un registro dentro de la tabla desplegada por el sistema y
presiona este cono, se desplegar una ventana titulada nmeros de serie donde
se debe especificar la siguiente informacin:
la transaccin.
transaccin.
Total: el sistema realiza un conteo que va desde la serie inicial hasta la serie
final y calcula el total de series que sern utilizadas que deben corresponder al
total de artculos que fueron definidos para la transaccin.
Pantalla para especificacin de rango de series de la transaccin
Consulta 317
Manejo de la Consulta de Transacciones

El procedimiento para consultar una transaccin de inventario es el siguiente:
1. Dentro del submen Consulta escoja la opcin Transaccin
Detalle Documentos. El sistema desplegar una tabla con la
informacin de las transacciones que han sido aplicadas al inventario
para un rango de fechas definido.
2. El usuario debe definir el rango de fechas que requiere consultar dentro
de las casillas Fecha Inicial y Fecha Final y presionar el cono
para que se actualicen los datos desplegados en la tabla.
3. Dentro de la tabla se despliegan las columnas: Fecha, Cdigo y
Descripcin del artculo, Unidad Distribucin, Localizacin, Bodega,
Lote, Cantidad, Centro de Costo, Tipo, Subtipo y Sub-subtipo de
transaccin, Costos Fiscales Local y Dlar, Precios Local y Dlar,
Documento, Referencia, Auditora, Usuario y Fecha/Hora de
aplicacin. Seleccione el documento a consultar con el highlight.
4. Presione el cono
para desplegar el detalle de la transaccin o bien,
formada por dos carpetas: Documentos y Lneas dentro de las
cuales el usuario no puede realizar ninguna modificacin a los datos
pues la informacin es solo para consulta.
La pantalla desplegada es la misma que la que se visualiza desde
la opcin de Encabezado de Documentos!!!
conos
y
respectivamente.
Imprimir Documento
Consulta 318
el usuario requiere generar el reporte con los datos de la transaccin

seleccionada dentro de la tabla.
apliquen.
El detalle de la impresin de este reporte se presenta en la seccin "Cmo
Imprimir la Consulta de una Transaccin?" en la pgina 320.
Asiento
ventana principal de la opcin Consulta de Documentos. Recuerde que la
funcin no se activa si el registro seleccionado no tiene asociado un asiento
contable.
Cuando el sistema utiliza integracin contable, la funcin despliega la ventana
Diario de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el asiento
generado por la aplicacin de la transaccin de inventario.
Documentos
transaccin.
Consulta 319

de la empresa.
Lneas
ese documento.
Cmo Imprimir la Consulta de una

Transaccin?
con una transaccin aplicada al inventario. El proceso de impresin se puede
ejecutar desde la tabla principal de la opcin o desde la ventana que muestra el
detalle de la consulta.
El procedimiento para imprimir el documento de una transaccin es el
siguiente:
1. Si se encuentra en la tabla principal de la consulta, seleccione la
transaccin requerida con el highlight y presiones el cono .
Consulta 320
2. Si se encuentra en el detalle de la consulta solo debe presionar el cono

de la barra de herramientas.
3. La informacin puede ser desplegada en pantalla antes de ser impresa.
El documento generado tiene el siguiente formato:
Fecha: 4/5/98
Usuario: MJA
Asiento: CO00000019
Lnea
1
Artculo
Descripcin
Auditora: 127
Fecha / Hora: 04/05/1998 1:46 PM
Origen: Compras
Tipo
Subtipo
Bodega:
B-01
Compra
Localizacin: L-05
Disponible
Bodega:
B-03
Compra
Localizacin: L-01
Disponible
Forro Cuero
Compra
B-06
Localizacin: L-03
Disponible
FOR-CUERO
Bodega:
Subsubtipo Centro
Local
Cantidad:
15
Importacin
Cantidad:
26
Local
Cantidad:
30
Formato de Documentos de Inventario
Consulta 321
CAPTULO 8
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se presentan los diferentes reportes que se pueden obtener en
este mdulo. Estos son:
Existencias en Inventario
Valoracin del Inventario
Rotacin de Inventario
Actividad de Ventas
Reporte de Costos
Comparativo de Costos
Sugerencias de Re-orden
Anlisis ABC / XYZ
Conteo Cclico
Mercadera sin Movimiento
Verificacin de Existencias
Transacciones por Artculo
Nmeros de Serie
Atributos por Artculo
En todas las opciones se presenta la alternativa de definir filtros, para restringir

la informacin y caractersticas desplegadas en el reporte. Adems, en algunos
casos, es posible establecer el orden en que la informacin es distribuida, o
bien, si se prefiere una variacin especial en algn reporte.
Reportes 322
Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar, sin embargo, existe
informacin general, que es comn a todos los reportes, sta est contenida en
las carpetas de Artculos, Otros y Clasificacin.
Por esta razn, slo se presentar la explicacin de todas las carpetas para el
primer reporte de la lista; para los reportes restantes nicamente se har
referencia a aquellos aspectos propios del reporte y a la descripcin de la
carpeta General, donde se define la informacin especfica para cada uno de
ellos.
Para cualquier consulta con respecto a la informacin comn para filtrar
reportes, puede referirse al detalle presentado en la seccin Descripcin de
Carpetas Artculos, Otros y Clasificacin.
CONTENIDO DE CARPETAS ARTCULOS,

OTROS Y CLASIFICACIN
Carpeta Artculos
En la carpeta de Artculos se filtra la informacin con respecto a los artculos
que aparecern en el reporte.
La informacin a desplegar en el reporte se puede filtrar segn:
rango de cdigos y descripciones de artculos, para esta labor se cuenta con

la ayuda del F1 el cual variar de acuerdo a lo definido en los parmetros
respecto a si la prioridad de bsqueda se realizar por cdigo de artculo o
por cdigo de barras.
tipo de artculo
estado de los artculos
artculos que utilizan o no lotes
artculos que se utilizan o no en manufactura
Reportes 323
cdigos de barras y tipo de cdigo de barras de las unidades de almacn y

unidades de detalle
Carpeta Otros
Se utiliza para complementar el filtro de la informacin que aparecer en el
reporte.
En las casillas de esta carpeta se ingresa:
rango de cuentas de inventario a incluir
rango de proveedores
rangos de fechas de ltimo ingreso, ltimo movimiento y ltima salida
Carpeta Clasificacin
Se utiliza para filtrar los artculos que aparecern en el reporte por medio de su
clasificacin, definida en el men de Administracin. Se deben ingresar los
rangos deseados en las seis clasificaciones de artculos que permite el sistema, e
indicar la clase de artculo que se desea incluir en el reporte (A, B, C, D).
Si los rangos en las carpetas se dejan en blanco, el sistema incluir todos los
artculos existentes en la base de datos, independientemente del tipo, bodega,
clasificacin, proveedor y cuenta de inventario.
EXISTENCIAS DE INVENTARIO
El reporte de existencias de inventario muestra el estado de los artculos en un
determinado instante de tiempo, simula una fotografa de las existencias o
cantidades de los artculos, en un instante especfico. El reporte incluir los
artculos que tengan existencias en Cuarentena, Disponible, Remitida y
Reservada.
La opcin permite filtrar la informacin desplegada en el reporte segn varios
parmetros, que estn contenidos en carpetas, stas se denominan Generales,
Artculos, Otros y Clasificacin.
Reportes 324
FILTRO DEL REPORTE

La informacin de las carpetas de filtro comunes para todos los reportes puede
ser consultada en la seccin "Contenido de Carpetas Artculos, Otros y
Clasificacin" en la pgina 323.
Carpeta Generales
Se utiliza como filtro para definir la informacin especfica que aparecer en el
reporte. Adems, se puede establecer el formato de la informacin dentro de la
misma. Las casillas desplegadas son:
Bodegas: las bodegas corresponden a las instalaciones fsicas donde se
almacenan las materias primas, los productos terminados y los suministros
relacionados con su empresa. Debe especificarse el rango de bodegas, que se
desea incluir en el reporte.
Fecha Base: se marca una de las dos opciones del campo: Auditoria o
Documento. La primera opcin indica tomar como referencia la fecha
registrada en la auditoria para el clculo de las existencias y la segunda indica
tomar de referencia la fecha del documento para la misma operacin.
Slo artculos con existencias: al activar esta casilla en el reporte
aparecern nicamente aquellos artculos cuyas existencias en unidades de
almacenamiento sean mayores que cero.
Detallar existencias por bodega: al seleccionar esta casilla en el reporte
aparecern las existencias por artculo clasificadas segn la bodega en la cual se
almacenan los artculos.
Slo bodegas con existencias: al marcar esta casilla en el reporte
aparecern nicamente aquellas bodegas que tienen existencias de los artculos
seleccionados.
Ordenar por: el usuario debe escoger en un Combo Box el parmetro de
ordenamiento para la informacin desplegada en el reporte. Las existencias de
los artculos se pueden ordenar por cdigo de artculo, descripcin del artculo
o alguna de las tres clasificaciones definidas al mismo.
Fecha: en este campo se ingresa la fecha hasta la cual sern tomadas en cuenta
las transacciones sobre el inventario aprobadas, para generar el reporte de
Existencias en inventario.
Reportes 325
FORMATO DEL REPORTE

Dentro del reporte se obtiene la siguiente informacin:
Tipo al que corresponde el artculo.
Unidad de medida para el almacenamiento, la unidad de detalle del

artculo, as como el factor de conversin (estos dos ltimos campos, se
deben incluir en el formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Cantidades registradas como existencias mnima y mxima del artculo en

bodega.
Cdigos de barras (unidades de almacn y unidades de detalle) si el

parmetro "Usa Cdigos de Barras" est activo.
Cantidad determinada como punto de re-orden.
Cantidades definidas para: disponible, reservada, en cuarentena, vencida y

remitida.
Como se puede observar despliega informacin ingresada en la definicin de
los artculos y en las transacciones aplicadas al inventario.
El usuario puede generar un reporte que presente los totales para cada artculo
consultado o el detalle desglosado en cada una de las bodegas relacionadas con
dichos artculos.
VALORACIN DE INVENTARIO
El reporte de Valoracin de Artculos en Inventario presenta el detalle del costo
de los artculos.
Este reporte es til para el usuario si requiere consultar las cantidades
disponibles de uno o varios artculos, as como si existen cantidades reservadas,
en cuarentena, vencidas o remitidas, siendo posible desglosar esta informacin
por bodega.
Adems el reporte presenta los datos de existencias mximas, mnimas y punto
de re-orden registrados para que el usuario pueda realizar una comparacin de
esta informacin con los totales calculados por el reporte de las existencias.
La opcin permite filtrar la informacin desplegada en el reporte segn varios
parmetros, que estn contenidos en carpetas, stas se denominan Generales,
Opciones, Artculos, Otros y Clasificacin.
Reportes 326
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Fecha Base: se marca una de las dos opciones del campo: Auditora o
registrada en la auditora para el clculo de las existencias y la segunda indica
seleccionados.
Esta casilla se activa si se marca "Detallar existencias por bodega", de lo
contrario permanecer inactiva.
Valorar usando existencia mnima: si se marca esta opcin el sistema
calcula el costo de los artculos en bodega nicamente con base en la cantidad
mnima.
En caso contrario, es decir, si no se selecciona la opcin, se calcula el costo en
bodega con base en la cantidad real existente en la misma.
La cantidad en bodega se calcula segn la configuracin definida para tal fin
en Parmetros del Mdulo. El sistema despliega en el reporte la frmula
utilizada para dicho clculo.
Reportes 327
Disminuir existencias por despachar: esta opcin le da la posibilidad de

generar un reporte excluyendo las existencias que todava tengamos en nuestra
bodega fsicamente pero que ya no estn disponibles para nuestro uso y lo
nico que falta es despacharlas. Expuesto de otra manera se permitir elegir si
se restan o no los despachos pendientes de aplicar al inventario a una fecha
dada.En caso de habilitar esta opcin se le habilitar tambin la opcin de
Incluir artculos sin existencia la cul se explica a continuacin. Esta opcin

solo aparecer si en el mdulo de Facturacin se marca que Usa despachos de
mercadera.
Incluir artculos sin existencia por despachos: esta opcin le permitir
filtrar por los registros con Existencias en cero, ya sea por que las cantidades
pendientes de despachar hacen que la existencia sea cero o por que la
existencia del inventario sea realmente cero segn la reconstruccin.
Si No se tiene instalado el Mdulo de Facturacin o no se tiene habilitada la
opcin de Despachos, el sistema esconde los checkboxes que configuran las
opciones de despachos para el reporte, a continuacin este caso de uso
contina
Slo Totales: en este caso el reporte despliega solamente el valor total de los
artculos en bodega, para el rango de bodegas definido anteriormente.
Fecha: se debe definir la fecha a la que se quieren consultar las existencias en
inventario, es decir la posicin del inventario para un da especfico.
Reportes 328
Carpeta Generales de Reporte de Valoracin de Inventario
Opciones
Dentro de esta carpeta se definen los siguientes parmetros:
Mostrar resumen por cuentas: si se marca el reporte incluir la
informacin agrupada segn las cuentas de inventario que sean definidas.
Cantidad en Bodega: se debe marcar la cantidad en bodega y las cantidades
de cada artculo incluidas en la valoracin, las cuales pueden ser Cuarentena,
Disponible, Remitida, Reservada y Vencida.
Costo: se debe definir con base en cul costo se construir el reporte, a saber:
fiscal, comparativo o ltimo. Los valores desplegados variarn puesto que los
costos fiscal y comparativo utilizan diferentes tipos de costeo.
Moneda: el sistema permite que el usuario escoja la moneda en la que se
desplegarn los valores del reporte.
Reportes 329
Resumen
Esta carpeta se activa solamente si el usuario marc en la carpeta Opciones el
parmetro "Mostrar resumen por cuentas" y es desplegada por el sistema
una vez que se ha impreso el reporte, de lo contrario permanece inactiva
dentro de la ventana.
Muestra los resultados resumidos de los datos procesados en el reporte de
valoracin dentro de una tabla de consulta formada por las siguientes columnas:
Cuenta: cuentas contables que fueron consideradas dentro del reporte.
Centro Costo: centro de costo ligados a cada una de las cuentas contables
listadas dentro de la tabla.
Monto: monto total calculado para cada uno de los pares cuenta contable
centro de costo considerados dentro del reporte de valoracin
FORMATO DEL REPORTE

Las columnas de este reporte contienen los siguientes datos:
Costo promedio del artculo

Cantidad en bodega
Costo en bodega que corresponde al producto del costo promedio por la

cantidad en bodega.
Presenta el desglose de los artculos seleccionados, considera aspectos tales
como tipo de artculo, clasificaciones, unidad de medida (de almacenamiento),
costo unitario del artculo, nivel de existencia mnima y el costo total en bodega
de cada artculo.
ROTACIN DE INVENTARIOS
Este reporte presenta datos sobre el movimiento que han tenido los artculos en
inventario. La informacin que es desplegada en el reporte presenta clculos de
la rotacin de los artculos para inventarios iniciales, finales, promedio y
promedio por perodos.
Los datos sobre el movimiento de los artculos dentro del inventario son tiles
para la empresa debido a que el mantenimiento de dicho inventario representa
Reportes 330
costos para la compaa por lo que es necesario tener control principalmente

sobre aquellos artculos que no presentan movimiento.
La rotacin del inventario apoya el clculo de factores tales como gastos por
vencimiento de artculos, costos indirectos por espacio ocupado dentro de las
bodegas, pago de impuestos, etc. Tambin apoyan la planificacin de la
produccin y de las ventas entre otros elementos de importancia estratgica
para la empresa.
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Dentro de esta carpeta se definen los siguientes parmetros:
Movimientos: el usuario escoge el tipo de movimientos a considerar dentro
del reporte (Consumo, Venta o ambos). Segn este parmetro el sistema
calcula los indicadores de rotacin del inventario.
Inventario Referencia: dentro de esta campo el usuario define el inventario
referencia que se tomar para el clculo de los rubros relacionados con la
rotacin de los inventarios. Existen cuatro opciones que pueden ser
consideradas:
Inicial
Final
Promedio (Inicial, Final)
Promedio por Perodos de ___ das
Perodo: dentro de estas casillas se define el rango de perodos que se

considera para calcular el movimiento de las existencias dentro del inventario
para los artculos incluidos dentro del reporte.
Reportes 331
Ao de: el usuario define la cantidad de das en base a las cules se calcular

la rotacin anualizada de los artculos considerados en el reporte.
Opciones
Dentro de esta carpeta se definen los siguientes parmetros del reporte:
Bodegas: rango de bodegas o considerar en el clculo de los ndices de
rotacin de artculos dentro de los inventarios de la empresa.
ordenamiento para la informacin desplegada en el reporte. Los artculos
incluidos en el reporte se pueden ordenar por cdigo de artculo, descripcin
del artculo o alguna de las tres clasificaciones definidas al mismo.
Slo artculos con movimientos: esta casilla debe ser marcada si el
usuario requiere incluir solo los artculos que han presentando movimientos de
inventarios en el perodo especificado.
Desglosar Unidades Distribucin: si se marca esta casilla, el reporte es
capaz de mostrar la rotacin de los artculos tomando en cuenta la unidad de
distribucin.
Cantidad en Bodega: se debe marcar la cantidad en bodega y las cantidades
de cada artculo incluidas en el reporte las cuales pueden ser Cuarentena,
Disponible, Remitida, Reservada y Vencida.
FORMATO DEL REPORTE

El reporte desplegado presenta la siguiente informacin para cada artculo
considerado dentro del reporte:
Existencias (inicial, final o promedios segn el parmetro definido en el

filtro de la carpeta Generales).
Unidades (consumo, ventas o ambas segn filtro)

Reportes 332
Rotacin de cada artculo para el perodo.
Rotacin Anualizada en base al parmetro "Ao de" de la carpeta

opciones).
Costos (inicial, final o promedios segn el parmetro definido en el filtro
de la carpeta Generales).
Costos de consumo, ventas o ambas segn filtro.
Rotacin de costos
Rotacin anualizada.
ACTIVIDAD DE VENTAS
Este reporte es importante para monitorear las ventas de la empresa. Presenta
informacin sobre:
la cantidad vendida de cada artculo
el costo de ventas por artculo que corresponde al producto del Costo
Unitario por la Cantidad Vendida del artculo
el valor de las ventas por artculo el cual se obtiene al multiplicar el precio
unitario por la cantidad vendida del artculo
el margen de utilidad sobre las ventas por artculo (monto y porcentaje)
Para la generacin del reporte, el sistema toma los datos directamente de la
tabla de transacciones de inventario.
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Las caractersticas particulares para el filtro del reporte de Actividad de
Ventas se especifican en la carpeta de Generales dentro de las siguientes
casillas:
Bodegas: el usuario debe ingresar el rango de bodegas que se desea incluir en
el reporte.
Reportes 333
Fechas: el rango de fechas que se definan en estos campos, delimitar las

transacciones consideradas para la creacin del reporte. Es decir, este campo
desplegar las cantidades, por artculo, que fueron vendidas en el perodo, con
su respectivo valor.
Aplicacin: en este campo se permite establecer algn patrn para la
seleccin de documentos de inventario que se considerarn para construir el
reporte. Recuerde que la aplicacin es el nombre o cdigo del documento que
genera el movimiento de inventario.
El patrn puede definirse utilizando los caracteres ? para un solo caracter o
bien, * para una fila indefinida de caracteres. Por ejemplo, para el siguiente
listado de aplicaciones
525 536
24
5680 5696
Si el patrn se define como 5??, el sistema considerar todos los registros que
despus del valor 5, desplieguen estrictamente dos caracteres, sin importar el
valor de stos. Es decir, los registros que se considerarn son: 525 y 536
Por otro, si el patrn se define como 5*, el sistema tomar en cuenta los
registros que despus del valor 5, desplieguen cualquier cantidad de
caracteres, sin importar el valor de stos. Esto es, los registros que se contarn
son: 525, 536, 5680 y 5696.
ordenamiento para la informacin desplegada en el reporte. Los artculos se
pueden ordenar por cdigo, descripcin o alguna de las tres clasificaciones
definidas al mismo.
Slo artculos con ventas: al marcar esta opcin se establece que en el
reporte se consideren nicamente artculos que presenten al menos una
transaccin tipo venta en el perodo establecido anteriormente.
Reportes 334
Slo Totales: cuando se marca la casilla, el sistema solamente desplegar los

montos totales de costo ventas, valor de ventas y margen de ventas de los
artculos que se consideren en el filtro (no se presentar ningn artculo).
FORMATO DEL REPORTE

Dentro de este reporte se despliega informacin tal como:
Cdigo y descripcin del artculo.
Tipo
Unidad de medida de almacenamiento, la unidad de detalle del artculo, as

como el factor de conversin (estos dos ltimos campos, se deben incluir
en el formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Cantidad vendida para el rango de fechas consultado.

Costo de Ventas segn la informacin registrada en la base de datos.
Valor de Ventas: es el valor de la columna Costo de Ventas ms el valor

de la columna Margen de Ventas
Margen de ventas (Monto): se calcula segn la frmula que se muestra ms
adelante.
El margen de ventas es calculado segn las frmulas que se presentan a

continuacin:
Margen Ventas por monto =
Valor de las ventas - Costo de ventas
Margen Ventas (%) =
((Valor de las ventas - Costo de las ventas) /Valor en Ventas)*100
REPORTE DE COSTOS
Este reporte detalla la actividad de costos, por transaccin, para cada artculo.
El detalle de los costos incluye informacin sobre los ingresos, el consumo para
produccin, otros costos involucrados y las ventas de la empresa.
Reportes 335
Tambin son desplegadas las cantidades de cada uno de los rubros anteriores de
manera que se obtenga por medio de este reporte tanto la cantidad de ingresos,
consumos, ventas y otros como el costo de los mismos.
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Las caractersticas particulares del reporte de Costos se especifican en la
carpeta de Generales. La casillas desplegadas son:
el reporte.
desplegar las cantidades y costos, por artculo, que presentaron transacciones
de tipo ingreso a inventario, consumo, ventas y otros.
525
536
24
5680
5696
Reportes 336
son: 525, 536, 5680 y 5696.
definidas al mismo.
Slo artculos con actividad: al marcar esta opcin se establece que en el
transaccin donde se considere el costo del artculo en el perodo establecido
anteriormente.
Incluir acumulados anuales: al marcar esta opcin el sistema desplegar
una lnea por cada artculo, donde se presente el acumulado del ao, en
cantidad y costo, de las transacciones que requieran la definicin de este
parmetro.
Slo Totales: cuando se marca la casilla, el sistema solamente desplegar el
total del perodo en cantidades y costos, para transacciones de ingreso,
consumo, venta y otros (no se presentar ningn artculo).
FORMATO DEL REPORTE

El reporte de Costos o Actividad de Costos presentan la cantidad y el
costo de los ingresos, los consumos y otras transacciones as como la
cantidad, el costo y el acumulado de las ventas.
Adems se presentan datos tales como:
Cdigo y descripcin de los artculos consultados
parmetro "Usa Cdigos de Barras" est activo
los totales del perodo por transaccin (ingreso, consumo y ventas)
intervalo de tiempo comprendido para (1) el rango de fechas y los totales
acumulados por transaccin y (2) el intervalo de tiempo desde el inicio del
ao (Fiscal o Corporativo) y la fecha final del rango
Reportes 337
Los totales acumulados se obtienen al sumar los acumulados anuales por

transaccin para cada artculo.
COMPARATIVO DE COSTOS
Este reporte compara los costos fiscales y costos comparativos de cada artculo
e indica la diferencia existente entre ambos, tanto en monto como en
porcentaje.
Adems de la informacin general del rango de artculos consultados, presenta
la unidad de almacenamiento de cada uno y el tipo de artculo.
Los costos fiscal y comparativo son desplegados en columnas dentro del
reporte y se presenta un clculo de la diferencia entre ambos
FILTRO DEL REPORTE

Generales
En esta carpeta se define la informacin particular que presenta este reporte:
Slo artculos con costo cero: cuando se elige esta opcin, el sistema
nicamente despliega los artculos que tengan el costo fiscal y el costo
comparativo en cero, es decir, que no se les haya definido ningn costo, ya sea
por medio de una transaccin o por medio de la opcin de Costo Estndar.
Porcentaje Lmite: en este campo se debe definir el lmite inferior de la
diferencia entre el costo fiscal y el comparativo. Es decir, segn el valor
definido en esta casilla, el reporte solamente desplegar los artculos cuya
diferencia entre costos sea mayor o igual al porcentaje definido.
definidas al mismo.
Reportes 338
FORMATO DEL REPORTE

Dentro de este reporte se presenta informacin tal como:
Tipo a que pertenece cada artculo
Unidad de medida de almacenamiento, la unidad de detalle del artculo, as

como el factor de conversin (estos dos ltimos campos, se deben incluir
en el formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).

Costo fiscal de los artculos
Costo comparativo
Diferencia entre los costos fiscal y comparativo, en monto y
porcentualmente.
La diferencia entre los costos fiscal y comparativo se calcula de la siguiente

manera:
Diferencia monto =
Costo Fiscal - Costo Comparativo
Diferencia (%) =
1 - (Costo Fiscal/Costo Comparativo)
SUGERENCIAS DE RE-ORDEN
Este reporte sugiere las cantidades a comprar de cada artculo, tomando en
cuenta su punto de re-orden o los movimientos en un periodo dado. Adems,
presenta informacin adicional para la toma de decisiones, que incluye
caractersticas del proveedor tales como, tamao de los lotes, orden mnima,
plazo de reabastecimiento y fecha de ingreso del ltimo pedido.
Mediante la comparacin entre la informacin del proveedor con las existencias
en bodega, el punto de re-orden o los movimientos en un periodo dado, el costo
unitario del artculo, sugiere la cantidad a pedir por artculo y despliega el costo
total de los requerimientos, es decir, el costo de pedir las cantidades sugeridas
de todos los artculos incluidos en el reporte.
Reportes 339
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Las caractersticas particulares del reporte de Sugerencias de Re-orden se
especifican dentro de esta carpeta.
Usar al sugerir: Se escoge el mtodo por el cual el sistema generar las
Sugerencias de Re-orden, ya sea los puntos de re-orden o los movimientos en
un periodo dado.
Al seleccionar Usar Puntos de Re-orden, se deshabilitan los siguientes
campos: En la carpeta General los checks de contemplar solo artculos con
transacciones y Desplegar artculos con cantidad sugerida en cero. En Opciones
las secciones de Parmetros y de Movimientos. Se habilitan los dems campos.
Al seleccionar Usar Movimientos del Artculo, se deshabilitan los siguientes
campos: check de solo artculos con existencias, Detallar existencias por
bodega, Solo Totales, y habilita los dems campos.
Slo Totales: cuando se marca la casilla, el sistema solamente desplegar la
cantidad total de requerimientos de los artculos (no presenta el total por
artculo).
Solo artculos con Transacciones: indica que solamente se incluyan
artculos que tienen transacciones en el perodo especificado
Ver artculos con cantidad sugerida cero: indica que se quieren ver
artculos que tienen cantidad sugerida en cero
Reportes 340
Opciones
Las opciones de Costo y Moneda se ocultan si se dan las siguientes situaciones:
- Group box de Moneda: se oculta del todo si en los parmetros de
Administracin del Sistema (AS), no usa ni Doble Moneda ni Inventario
Dlar. Tambin se oculta si el usuario no tiene privilegios para ver costos
- Group box de Costos: se oculta del todo si el usuario no tiene privilegios para
ver costos.
Tipo de Periodo: tipo de periodo que puede utilizarse en el proceso, a saber:
semanal, quincenal o mensual.
Tiempo de Reaprovisionamiento: tiempo de reaprovisionamiento de los
artculos
Frecuencia de Pedidos: frecuencia con que se generan los pedidos
Inventario de Seguridad: inventario de seguridad que se mantiene en
inventario
Nmero de Periodos: nmero de periodos a tomar en cuenta en el proceso
Fecha de Transacciones: fecha de inicio de las transacciones a tomar en
cuenta en el proceso, cuando se utiliza los movimientos del artculo.
Movimientos: el usuario escoge el tipo de movimientos a considerar dentro
del reporte (Consumo, Venta o ambos). Segn este parmetro el sistema
calcula las Sugerencias de Re-orden cuando el mtodo utilizado se basa en los
movimientos de los artculos.
Fecha Base: se marca una de las dos opciones del campo: Auditoria o
registrada en la auditoria para el clculo de las existencias y la segunda indica
Reportes 341
FORMATO DEL REPORTE

Dentro de este reporte se presenta la siguiente informacin:
Cdigo y descripcin de los artculos consultados.
Unidad de medida de almacenamiento de cada uno, la unidad de detalle del

artculo, as como el factor de conversin (estos dos ltimos campos, se
deben incluir en el formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Cdigo del artculo para el proveedor.

Tamao de los lotes sugeridos por el sistema para realizar el re-orden de
artculos.
Orden mnima sugerida.
Plazo de reabastecimiento sugerido.
ltima fecha de ingreso de los artculos en bodega.

Cantidad registrada por el sistema dentro de la bodega para cada artculo.
Punto de re-orden sugerido por el sistema.
Costo unitario de los artculos.
Cantidad sugerida por el sistema.

Algunos datos que son desplegados dentro de este reporte corresponden a los
registrados dentro del mantenimiento de artculos como parte de la informacin
que el sistema almacena.
ANLISIS ABC/XYZ
Este reporte presenta dos opciones, que deben desplegarse independientemente:
El anlisis ABC que determina la importancia de los artculos con base en

el costo total por artculo. Es decir, le informa cules artculos contribuyen
en mayor proporcin al costo total de los artculos vendidos, consumidos, o
ambos, durante un intervalo de tiempo establecido.
El anlisis ABC/XYZ constituye una herramienta para la toma de

decisiones que muestra cules artculos contribuyen ms a las ventas, segn
la cantidad vendida, y el porcentaje de utilidad unitaria acumulado o el
porcentaje acumulado del monto de la utilidad.
Reportes 342
Por medio de estos reportes se pueden construir los denominados Diagramas de

Pareto los cules proporcionan una herramienta para clasificar los problemas de
calidad en los pocos vitales y muchos triviales. Esto apoya la identificacin de
causas de defectos, contribucin en ventas, etc; pues en muchos casos la
mayora de los defectos y de su costo se deben a un nmero relativamente
pequeo de causas.
Si requiere consultar como se construye un diagrama de Pareto con los datos
recolectados por los reportes que el sistema genera, puede consultar la seccin
"Cmo Elaborar Diagramas de Pareto?" en la pgina 348.
De manera general se tiene que los datos recolectados en el reporte se traducen
de la siguiente manera:
Las materias primas o artculos terminados que constituyen ese porcentaje
relativamente alto en costos pero pequeo en nmero de unidades, representan
el grupo A. Deben mantenerse excelentes registros de las A dado que
ahorros por bajo inventario de las mismas justifican un control cuidadoso.
Aproximadamente un 20% del nmero total de las piezas podran representar
un 80% de los costos.
Las piezas B constituyen el grupo del medio. Aproximadamente un 25% del
nmero total de las piezas pueden representar un 20% de los costos. Estas
piezas o materias primas tambin requieren un control cuidadoso aunque no tan
minucioso como las tipo A.
Las piezas C son las pequeas o que representan un precio insignificante por
unidad. Este tipo de artculos no conviene fiscalizarlo muy a fondo por el alto
del control en comparacin con el bajo costo del artculo.
Deben tenerse en mente algunas precauciones cuando se utiliza el anlisis
ABC, puede ser que dentro de los artculos clase C se encuentren: artculos
de alto valor y poco consumo, perecederos, o que ocupen mucho espacio. En
tales situaciones, obviamente, no se recomiendan altas existencias.
FILTRO DE LOS REPORTES

Ambos reportes comparten el mismo filtro, la diferencia se crea cuando en ste
se marca la opcin ABC o ABC/XYZ.
Reportes 343
Para efectos prcticos para el usuario, cada reporte se explicar separadamente.

A continuacin se presentar el detalle de los campos que deben ingresarse en
la carpeta General, que son comunes para ambos reportes y posteriormente se
har la divisin, donde se mostrar la informacin que se despliega en la
carpeta Categora segn cada caso y por ltimo se presentar un ejemplo de
cada uno de los reportes que se pueden obtener de esta opcin.
Generales
Las caractersticas particulares del Reporte Anlisis ABC y ABC/XYZ se
especifican dentro de esta carpeta:
Anlisis: en este campo se escoge el tipo de reporte que se desea obtener.
Ntese que al seleccionar ABC/XYZ los campos Slo artculos con actividad y
Transacciones se deshabilitan.
Transacciones: en este campo se definen las transacciones de inventario que
se considerarn en la construccin del reporte. Para el reporte ABC el usuario
puede escoger las transacciones tipo consumo, venta o ambas.
Por otro lado, el reporte ABC/XYZ solamente se construir con transacciones
tipo venta.
525 536
24
5680 5696
son: 525, 536, 5680 y 5696.
Reportes 344

transaccin tipo venta o consumo en el perodo establecido anteriormente.
Ntese que para el reporte ABC/XYZ obligatoriamente tienen que considerarse
slo los artculos con actividad dentro del perodo.
desplegar las cantidades, costos, precios y utilidades, por artculo, que
presentaron transacciones de tipo venta (ABC/XYZ) o venta y consumo (ABC)
durante el perodo.
Anlisis ABC
Cuando en la carpeta Generales se marca la opcin de Anlisis ABC, en la
carpeta Categora solamente se desplegar el siguiente campo, el cual podr ser
definido por el usuario:
Lmite de Categora ABC: se refiere al porcentaje acumulado de costo
incluido dentro de cada clase.
Anlisis ABC/XYZ
Cuando en la carpeta Generales se marca la opcin de Anlisis ABC/XYZ, en la
carpeta Categora se deber definir la siguiente informacin:
incluido dentro de cada clase.
Reportes 345
Lmite de Categora XYZ: porcentaje acumulado de utilidad unitaria o

porcentaje acumulado del monto de la utilidad, despus de ordenar los
artculos, de mayor a menor, segn su contribucin a la cantidad total vendida.
Precios y Costos: en este campo se puede decidir si se construye el reporte
tomando en cuento los precios y costos histricos o actuales. En caso de
escoger la segunda alternativa, se deber definir el nivel de precios que se
utilizar para el clculo de stos.
Nivel de Precios: se activa solamente si se utilizarn precios actuales para la
construccin del reporte. El nivel de precios corresponde a una categora de
precio, que se define con base en criterios tales como consumo, prioridad del
cliente, etc.
El nivel de precios que se podr utilizar depender de la moneda definida en la
carpeta Generales.
Clasificacin de Productos: este campo permite clasificar los productos
con base en utilidad unitaria o monto de utilidad.
FORMATO DEL REPORTE DE ANLISIS ABC

El reporte que se obtiene con el anlisis ABC presenta para cada artculo:
Cdigo y descripcin.

Cantidad.
Costo unitario.
Costo total.
Costo acumulado para todas las transacciones de venta, consumo o ambas

aplicadas al inventario en el perodo en estudio.
Adicionalmente se presenta el porcentaje que el costo de cada artculo
representa con base en el costo acumulado total. Con base en estos porcentajes
el sistema califica al artculo como A, B o C segn su comportamiento durante
el perodo.
Reportes 346
FORMATO DEL REPORTE DE ANLISIS

ABC/XYZ
El reporte que se obtiene con el Anlisis ABC/XYZ presenta la siguiente
informacin:
Datos generales para cada artculo: cdigo y descripcin.
Unidad de medida de almacenamiento, la unidad de detalle del artculo,

as como el factor de conversin (estos dos ltimos campos, se deben
incluir en el formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Cantidad vendida.

Precio de venta.
Costo unitario.
Utilidad unitaria (que se calcula con la diferencia entre el precio de

venta y el costo unitario).
Porcentaje que corresponde a dicha utilidad.
Porcentaje que el costo de cada artculo representa con base en el costo

acumulado total.
Con base en estos porcentajes el sistema califica al artculo como A, B o C

segn su comportamiento durante el perodo.
Por otro lado, se despliega el porcentaje que la utilidad unitaria de cada artculo
con respecto a la sumatoria de las utilidades unitarias de todos los artculos.
Segn los porcentajes definidos en el filtro para los lmites XYZ, el sistema
clasificar los artculos en la categora correspondiente.
De esta manera, los artculos clase X sern los que reporten menos utilidades
unitarias, es decir, aportan poco a la utilidad total reportada y los artculos Z
sern los que reporten mayores utilidades unitarias, a pesar de que sus ventas
sean ms bajas.
Finalmente, se hace un anlisis de las utilidades totales de los artculos (es
decir, utilidad unitaria por cantidad vendida) y se presenta el porcentaje de
contribucin de cada artculo para el total reportado.
Reportes 347
CMO ELABORAR DIAGRAMAS DE PARETO?

En base a la informacin que se recolecta en los reportes ABC y ABC/XYZ se
pueden construir los diagramas de Pareto que, como se mencion
anteriormente, brindan la oportunidad de clasificar los artculos e identificar las
causas de defectos o prdidas econmicas de inventario.
Los pasos para elaborar un Diagrama de Pareto son los siguientes:
1. Decidir que problemas se van a investigar.
2. Generar el reporte de anlisis ABC o ABC/XYZ segn los
requerimientos de informacin del usuario. Recuerde que el reporte
ABC muestra la informacin en trminos de costo en inventarios y el
reporte ABC/XYZ muestra los datos en trminos de ventas realizadas.
3. Traspase los datos del reporte generado en Control de Inventario a la
hoja electrnica.
4. Elabore en una hoja electrnica, que puede ser MS Excel, la tabla de
conteo y calcule los totales (algunos son desplegados dentro del reporte
referencia).
5. Organice la informacin en una tabla de datos para el diagrama de
Pareto con la lista de tems, los totales individuales, los totales
acumulados, la composicin porcentual y los porcentajes acumulados.
Ejemplo:
Artculo
Costo
Total
Acumulado
Composicin
Porcentual
Porcentaje
Acumulado
ART-01
465
465
4.04%
4.04%
ART-02
5257
5722
45.64%
49.67%
ART-03
2345
8067
20.36%
70.03%
ART-04
3452
11519
29.97%
100%
TOTAL
11519
100.00%
6. Ordene los tems por orden de cantidad y construya un diagrama de

barras.
Reportes 348
Costos en
inventario
Diagrama de Pareto
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
ART-02 ART-04 ART-03 ART-01
Artculos
7. Construya una curva acumulada (curva de Pareto). Para esto marque
los valores acumulados (total acumulado y porcentaje acumulado) en la
parte superior, al lado derecho de los intervalos de cada tem y conecte
los puntos con una lnea continua.
8. Escriba en el diagrama cualquier informacin necesaria:
1). informacin sobre el diagrama: ttulo, cifras significativas, unidades,
etc.
2). informacin sobre los datos: perodo de tiempo, tema y lugar de la
investigacin, nmero total de datos, etc.
CONTEO CCLICO
Este reporte informa al usuario el nmero de das de atraso, con respecto a la
fecha de corte que sea definida para consulta, en la aplicacin del conteo fsico.
Adems, para cada artculo seleccionado incluye la fecha del ltimo inventario,
la frecuencia en das del conteo fsico, y la fecha del prximo inventario.
El reporte requiere de la definicin de una serie de parmetros que filtren la
informacin desplegada, por lo que el usuario deber primero definir dichos
parmetros para obtener los datos especficos que requiere.
Reportes 349
FILTRO DEL REPORTE

La informacin sobre las pantallas de las carpetas Artculos, Otros y
Clasificacin puede ser consultada en la seccin "Contenido de Carpetas
Artculos, Otros y Clasificacin" en la pgina 323.
Generales
Para definir la informacin del reporte, debe digitar en la carpeta de Generales:
la fecha para la cual desea imprimirse el reporte
parmetro de ordenamiento que puede ser: cdigo, descripcin, tipos de
clasificacin,
FORMATO DEL REPORTE

Dentro de este reporte se puede obtener la siguiente informacin:
Cdigo y descripcin de los artculos listados.

Clasificacin a la que pertenecen.
Fecha de ltimo conteo de inventario que se realiz.

Cantidad de das de frecuencia de conteo de inventario definida para
cada artculo.
Fecha de prximo conteo que se realizar.
Das de atraso del conteo calculada segn la fecha de ltimo inventario,

los das de frecuencia definidos y la fecha del prximo inventario.
MERCADERA SIN MOVIMIENTO

Este reporte informa el nmero de das sin movimiento por artculo, es decir,
durante los cuales no se ha aplicado al menos una transaccin (ingreso,
consumo, venta u otras), dentro del intervalo de tiempo establecido por el
nmero de das especificados por el usuario anterior a la fecha de impresin del
reporte.
Reportes 350
Se despliega informacin tal como tipo de artculo; clasificaciones; unidad de

medida (de almacenamiento); fecha del ltimo ingreso; ltimo costo; costo
unitario; la cantidad y el costo del artculo en bodega; y la cantidad y el costo
del artculo en trnsito.
Adems, incluye el costo total de los artculos sin movimiento en bodega y el
costo total de los artculos sin movimiento en trnsito.
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Las caractersticas particulares del reporte de Mercadera sin Movimiento se
especifican en la carpeta de Generales.
seleccionados.
Slo Totales: en este caso el reporte despliega solamente el costo total de los
artculos sin movimiento y el costo en trnsito total, para el rango de bodegas
definido anteriormente.
Reportes 351

Nmero de das: se debe especificar el nmero de das que los artculos no
presentan movimiento. Es decir, el reporte considerar nicamente aquellos
artculos que no presenten transacciones de inventario en la fecha
correspondiente al da que se defina en la casilla, contabilizada a partir de la
fecha actual, o en cualquiera fecha posterior a sta.
FORMATO DEL REPORTE

Dentro de este reporte se despliegan los siguientes datos:
Cdigo y descripcin de los artculos listados.
Unidad de medida de cada uno, la unidad de detalle del artculo, as

como el factor de conversin (estos dos ltimos campos, se deben
incluir en el formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Fecha de la ltima salida de inventarios de cada artculo.
Cantidad de das en que cada artculo ha estado sin movimiento en

bodega.
Fecha registrada por el sistema del ltimo ingreso de cada artculo en
bodegas.
ltimo costo registrado para el artculo en transacciones en inventario.

Costo unitario almacenado por el sistema.
Cantidad disponible en bodega.
Costo para la empresa de almacenar los artculos en bodega.
Cantidad de artculos en trnsito (transacciones en trnsito).

Costo para la empresa de la cantidad en trnsito.
Si el usuario marca el parmetro para detallar las cantidades y costos en

bodegas, el sistema despliega para cada artculo, un listado de las
bodegas en las cuales se encuentra almacenado cada artculo especfico
Reportes 352
y los rubros desglosados de la cantidad en bodega, el costo en bodega,

la cantidad en trnsito y el costo de la cantidad en trnsito.
VERIFICACIN DE EXISTENCIAS
Este reporte permite al usuario obtener informacin sobre los niveles de
existencias en bodegas de los artculos inventariados.
Al generarse este reporte el sistema realiza una revisin de los artculos con:
existencias bajo el mnimo.
existencias bajo el punto de re-orden.

existencias por encima de la existencia mxima.
Los datos para recopilar esta informacin son tomados del registro que se
realiza en el mantenimiento de artculos, pues para cada artculo se almacen la
informacin que luego el sistema utilizar para generar este reporte.
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Las caractersticas particulares del reporte de Verificacin de Existencias se
el reporte.
Detalle de bodegas: si se selecciona, el sistema desplegar el detalle de las
cantidades del artculo en cada bodega de la compaa.
Slo artculos en bodegas: al marcar esta opcin se establece que
solamente se desplegarn artculos que al menos contengan una unidad en
cualquier bodega.
Reportes 353
Existencias: se debe especificar el tipo de existencia que el usuario desea

incluir en el reporte: disponible, reservada, cuarentena o cualquier combinacin
entre stas.
Condicin a verificar: en este campo se establece el tipo de reporte a
obtener:
artculos que estn bajo la existencia mnima
artculos que estn bajo el punto de re-orden
artculos que estn bajo la existencia mxima
De esta eleccin depender la informacin desplegada en el reporte.
FORMATO DEL REPORTE

Este reporte presenta
simultneamente:
tres
opciones,
que
no
pueden
desplegarse
La primera informa las existencias actuales por artculo y su diferencia con

respecto a la existencia mnima permitida.
La segunda presenta las existencias actuales por artculo y su diferencia con

el punto de re-orden establecido.
La tercera informa las existencias actuales por artculo y su diferencia

respecto a la existencia mxima permitida.
Los niveles para existencia mnima, punto de re-orden y existencia mxima se
definieron al crear el artculo, segn las caractersticas de los proveedores y
especificaciones del mismo.
El reporte complementa la informacin con las columnas, tipo de artculo y
clasificaciones al mostrar los siguientes datos:
Clasificaciones

Existencia actual
Existencia de referencia (mnima, mxima o de re-orden)
Diferencia entre la existencia actual y la de referencia.
Reportes 354
TRANSACCIONES POR ARTCULOS

El reporte que se genera dentro de esta opcin detalla las transacciones de cada
artculo ocurridas dentro del perodo de tiempo que sea especificado,
incluyendo con cada una de dichas transacciones la variacin en el costo, la
existencia del artculo al momento de realizarse el movimiento de inventarios,
el nmero de documento que origin la transaccin y su respectivo nmero de
asiento.
La opcin cuenta con una ventana de filtro que posibilita la generacin del
reporte para un conjunto de artculos determinado, un rango de bodegas
especfico y un perodo de tiempo particular, entre otros.
Por otra parte la informacin que es desplegada se puede agrupar por artculo,
indicando para cada uno de ellos su existencia y costo actual. Adems se
selecciona el tipo de cantidades que se tomarn en cuenta para realizar el
reporte: disponible, reservada, en cuarentena, remitida y vencida. La opcin de
cantidades remitidas slo es elegible cuando el mdulo de Facturacin se
encuentra instalado y las opciones de cuarentena y vencida solamente cuando el
sistema utiliza lotes.
Adicionalmente, el formato de impresin (r_traart.qrp) cuenta con la
posibilidad de agregrsele los siguientes campos al reporte: aplicacin del
documento de inventario, as como nmero de auditoria y consecutivo de la
transaccin, la descripcin del ajuste configurable y un campo que permita
distinguir entre las transacciones equivalentes y las transacciones inversas.
Por ejemplo, para distinguir entre una compra y una devolucin de compra.
FILTRO DEL REPORTE

General
Dentro de esta carpeta se especifican los siguientes parmetros:
Bodegas: el usuario indica un rango para el filtraje de las bodegas a lasque
pertenecen los artculos que se incluirn en el reporte y el clculo de existencias
y las transacciones que se desplegarn.
Reportes 355
Perodo: rango de fechas (Desde y Hasta) que le indicar al reporte cules

transacciones debe desplegar, las cules sern aquellas que tengan fecha de
auditora o documento (dependiendo de la configuracin) dentro del perodo
sealado. Los costos de las transacciones, en las fechas dadas, sern asignados
indiferentemente de la falta o existencia de mercancas.
Opciones
Dentro de esta ventana se definen los siguientes parmetros:
Fecha Base: esta casilla permite indicar si el reporte se guiar por le fecha de
auditora o la fecha de documento de las transacciones de los artculos. Este
parmetro determina la fecha a desplegar en el reporte, el orden de las
transacciones y las transacciones que se encuentren dentro del perodo de
tiempo especificado.
Moneda: moneda de los costos que se desplegarn en el reporte, que pueden
ser los costos en moneda local o los costos en moneda dlar.
Cantidades en bodega: permite seleccionar las cantidades utilizadas para
elaborar el reporte. Las cantidades que se pueden tomar en cuenta son las
siguientes: disponible, reservada, en cuarentena, remitida y vencida. Las
cantidades en cuarentena y vencida slo aparecern si el sistema utiliza lotes y
la cantidad remitida slo cuando el mdulo de Facturacin se encuentra
presente en la instalacin del sistema. Las cantidades seleccionadas para el
reporte solamente afectarn el clculo de las existencias de los artculos, no as
el clculo de los costos de los mismos.
Costo: este parmetro es un indicador del costo a desplegar en la moneda
seleccionada, que puede ser el costo fiscal o el costo comparativo.
Ordenar artculos por: ordenamiento de los artculos desplegados que
indica el criterio que emplear el reporte para ordenar los artculos incluidos,
que puede ser el cdigo o la descripcin del artculo.
Slo artculos con transacciones en el perodo: este parmetro es un
indicador que seala si el reporte debe incluir todos los artculos que cumplen
con el filtro a pesar de no tener transacciones en el perodo y sealar al menos
la existencia y costo del artculo en el perodo, o bien descartarlos y desplegar
nicamente aquellos que tengan al menos una transaccin durante el intervalo
de tiempo especificado.
En todo caso, para la elaboracin del reporte solamente se tomarn en cuenta
los artculos cuyo tipo permite tener existencias en inventario, esto significa
que los artculos con tipo Proceso, Laboral, Servicio, Fantasma, Kit,
Reportes 356
Reproceso y Otros no se incluirn en el reporte puesto que no tienen

existencias en inventario.
Tipo de Transacciones: este parmetro permite filtrar el reporte por tipo de
transaccin. Aunque internamente se procesan todas las transacciones,
visualmente solo se muestran las de los tipos seleccionados.
FORMATO DEL REPORTE

Dentro de este reporte se obtiene la siguiente informacin:

Unidad de medida, la unidad de detalle del artculo, as como el factor
de conversin (estos dos ltimos campos, se deben incluir en el
formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Tipo de artculo
Si existe un rango de bodegas especificado, el reporte despliega para

cada artculo, la existencia total a la fecha inicial del perodo para las
bodegas dentro del rango y filtra las transacciones desplegadas para
slo aquellas que involucren alguna bodega dentro del rango indicado.
De esta manera el usuario puede generar el reporte para dar
seguimiento a las transacciones que han afectado la existencia de una o
varias bodegas particulares.
Costo a la fecha inicial del perodo especificado.

Para cada artculo se desplegarn las transacciones ocurridas durante el perodo
especificado, ordenadas por fecha ascendente.
Otra informacin que se despliega es:
Fecha de la transaccin (de auditora o documento segn se haya

indicado).
Bodega de la transaccin.
Tipo de transaccin (descripcin).
Cantidad de la transaccin.
Costo total de la transaccin.
Saldo en la existencia total del artculo para las bodegas contempladas

despus de aplicada la transaccin.
Reportes 357
Nuevo costo resultante para el artculo despus de aplicada la

transaccin.
NMEROS DE SERIE
El reporte que se genera dentro de esta opcin detalla las existencias de los
nmeros de serie de los artculos.
La opcin cuenta con una ventana de filtro que posibilita la generacin del
reporte para una conjunto de artculos determinado, un rango de bodegas
especfico y un perodo de tiempo particular, entre otros.
Por otra parte la informacin que es desplegada se puede agrupar por cdigo,
descripcin o categora, indicando para cada uno de ellos las cantidades
disponibles, remitidas y reservadas.
Es importante considerar que este reporte estar disponible si en la carpeta
Indicadores de la opcin de Parmetros del Mdulo se marc el check Usa
Nmeros de Serie.
FILTRO DEL REPORTE

Generales
Dentro de esta carpeta se especifican los siguientes parmetros:
Bodegas: el usuario indica un rango para el filtraje de las bodegas a lasque
pertenecen los artculos que se incluirn en el reporte.
Tipo existencias: tipo que le indicar al reporte cules existencias debe
desplegar, permitiendo la seleccin entre disponible, remitida y reservada.
Ordenar por: ordenamiento de los artculos desplegados que indica el criterio
que emplear el reporte para ordenar los artculos incluidos, que puede ser el
cdigo o la descripcin o la clasificacin del artculo.
Detalle existencias por bodega: check que le indicar al reporte si deber
o no desplegar un detalle de las existencias por bodega.
Reportes 358
FORMATO DEL REPORTE

Cdigo y descripcin de los artculos en las bodegas consultadas.
Tipo de artculo.
Clasificaciones del artculo.
Unidad del artculo, la unidad de detalle del artculo, as como el factor

de conversin (estos dos ltimos campos, se deben incluir en el
formato de impresin, ya que no aparecen por defecto).
Existencia actual.
ATRIBUTOS POR ARTCULO

Este reporte permite al usuario desplegar los atributos definidos para un artculo
en particular o para un rango de artculos
Cabe aclarar que dicho reporte estar disponible en el men de reportes en la
pantalla principal de Control de Inventario, siempre y cuando el sistema
usa lotes y habilite por consecuencia la opcin Lotes!. Caso contrario, la
opcin no ser posible verla, pues se deshabilitar.
FILTRO DEL REPORTE

La informacin sobre las pantallas de las carpetas Generales, Artculos,
Otros y Clasificacin puede ser consultada en la seccin "Contenido de
Carpetas Artculos, Otros y Clasificacin" en la pgina 323.
Generales
Las caractersticas particulares del reporte de Atributos por Artculos se
Atributos: el usuario debe ingresar el rango de atributos que se desea incluir
en el reporte.
Tipo de Atributo: permite seleccionar los atributos cualitativos y/o
cuantitativos.
Reportes 359
Chequear Ingreso: permite seleccionar los atributos que se chequean al

ingreso del inventario. Se puede seleccionar entre las opciones de Si o No, o
ambas.
Heredar en Lotes: permite seleccionar los atributos que se heredan en los
lotes. Se puede seleccionar entre las opciones de Si o No, o ambas.
FORMATO DEL REPORTE

Atributo
Tipo de Atributo
Valor Mximo, Normal y Mnimo, adems de la unidad de medida para

los atributos cuantitativos.
Valor Cualitativo para los atributos cuantitativos.
Chequea Ingreso
Hereda en Lote
LIBRO DE INVENTARIO
Dentro de este se muestra los movimientos de inventario en unidades
valorizadas segn el rango de fechas. Incluye el inventario inicial, las entradas
por compras, las devoluciones de compra, los traslados y ajustes positivos; y las
salidas por ventas, devoluciones de ventas y ajustes negativos.
Los filtros se pueden establecer mediante dos tabs, segn la parametrizacin de
dichos filtros obtendremos un reporte personalizado a nuestro gusto,
desplegando solamente los datos que nos interesen.
GENERAL
En este tab encontramos secciones tales como fechas, fecha base, bodegas,
costos, moneda, as como el agrupamiento que se desea se haga para el reporte;
mediante la aplicacin de filtros en estos campos se puede elegir los datos que
deseamos se desplieguen en el reporte.
Reportes 360
CLASIFICACIN
Al igual que en el tab General de esta pantalla filtro, se puede filtrar por
clasificacin de los artculos y tambin se podr filtrar por rango de cdigo de
artculos.
Para los dos casos se debe filtrar en un orden ascendente.
CLCULO DE VALORES DEL REPORTE

Inventario inicial Unidades: Inventario final al da anterior al que inicia el
reporte actual, es decir es la suma del resultado de restarle a la Existencia
Actual de los Datos del Artculo la Diferencia Existencia Inicial de Datos de
Transacciones.
Inventario Inicial Costo: Suma del resultado de multiplicar el Inventario
Inicial por el Costo Unitario Inicial de los Datos del Artculo.
Entradas
Compras unidades: Suma todas las transacciones de tipo compra que
impliquen un ingreso a la bodega.
Compras Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda local o dlar
(segn los parmetros), para todos los ajustes de naturaleza "Entrada" ('E'), que
sean de tipo Compra.
Devoluciones de compras unidades: Suma todas las transacciones de tipo
compra que impliquen una salida de la bodega.
Devoluciones Compra Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda
local o dlar (segn los parmetros), para todos los ajustes de naturaleza
"Salida" ('S'), que sean de tipo Compra.
Traspasos positivos unidades: Suma todas las transacciones de tipo traspaso
que impliquen un ingreso a la bodega.
Traspasos Positivos Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda
"Entrada" ('E'), que sean de tipo Traspaso.
Reportes 361
Ajustes positivos unidades: Suma el valor absoluto de la cantidad, para todos

los ajustes de naturaleza "Entrada" ('E'), que NO sean de tipo Reservacin,
Remisin, Aprobacin, Vencimiento, Compra, Traspaso y Venta.
Ajustes Positivos Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda local
o dlar (segn los parmetros), para todos los ajustes de naturaleza "Entrada"
('E'), que NO sean de tipo Reservacin, Remisin, Aprobacin, Vencimiento,
Compra, Traspaso y Venta.
Salidas
Ventas unidades: Suma todas las transacciones de tipo venta que impliquen
una salida de la bodega.
Ventas Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda local o dlar
(segn los parmetros), para todos los ajustes de naturaleza "Salida" ('S'), que
sean de tipo Venta.
Devoluciones de ventas unidades: Suma todas las transacciones de tipo venta
que impliquen un ingreso a la bodega.
Devoluciones de Venta Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda
"Entrada" ('E'), que sean de tipo Venta.
Traspasos negativos unidades: Suma todas las transacciones de tipo traspaso
que impliquen una salida de la bodega.
Traspasos Negativos Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda
"Salida" ('S'), que sean de tipo Traspaso.
Ajustes negativos unidades: Suma el valor absoluto de la cantidad, para todos
los ajustes de naturaleza "Salida" ('S'), que NO sean de tipo Reservacin,
Remisin, Aprobacin, Vencimiento, Compra, Traspaso y Venta.
Ajustes Negativos Costo: Suma el costo fiscal o comparativo en moneda local
o dlar (segn los parmetros), para todos los ajustes de naturaleza "Salida"
('S'), que NO sean de tipo Reservacin, Remisin, Aprobacin, Vencimiento,
Compra, Traspaso y Venta.
Reportes 362
Totales
Inventario final unidades: Suma al inventario Inicial, las compras, los
traslados de entrada, los ajustes positivos y las devoluciones de ventas y le resta
las devoluciones de compra, las ventas, los traslados de salida y los ajustes
negativos. Suma los montos de ajuste de costo que disminuyan el inventario.
Inventario Final Costo: Suma del resultado de multiplicar el Inventario Final
por el Costo Unitario Final de los Datos del Artculo.
Totales generales por bodega: Suma el monto de cada una de las columnas
desde inventario inicial al final para la bodega.
Total general: Suma los valores de las columnas para todas las bodegas
impresas en el reporte.
Reportes 363
CAPTULO 9
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este captulo, se definen las opciones de los procesos de importancia
que se realizan dentro del mdulo. Los procesos del Costo Estndar, no se
accedan desde la opcin Procesos, como s sucede con los dems, pues estos
se encuentran dentro del men de Administracin.
Las opciones que conforman la seccin son las siguientes:
Costo Estndar
Actualizacin Individual
Actualizacin en Batch
Inventario Fsico
Introduccin de Boletas
Verificacin de Boletas
Exportar Datos para Toma Fsica
Importar Datos para Toma Fsica
Descongelar Artculos.
Movimiento Contable
Purga de Datos Histricos
Clasificacin ABC de Artculos
Clculo de Puntos de Re-orden
Procesos 364
COSTO ESTNDAR
Este proceso es utilizado en forma exclusiva para aquellos artculos que se
manejan con costeo estndar en cualquiera de los dos tipos de costos utilizados,
ya sea costo fiscal o costo comparativo. Los procesos del Costo Estndar, no
se accedan desde la opcin Procesos, como s sucede con los dems, pues
estos se encuentran dentro del men de Administracin.
El fin primordial es digitar la nueva composicin del costo con el objeto de que
el sistema calcule el costo total y despus de esto, realizar las transacciones de
inventario con base en el nuevo costo.
Es importante que el usuario considere, que cuando se han creado artculos que
utilicen este tipo de costeo, primero se debern definir los montos
correspondientes (en esta opcin) y posteriormente podrn ingresarse las
El costo estndar se defini como aquel que el usuario establece segn sus
consideraciones. No utiliza ninguna frmula que calcule el costo, en un
perodo dado.
Existen dos formas de actualizar los costos estndar a un artculo:
Actualizacin Individual: donde se puede modificar el costo estndar de un

artculo a la vez.
Actualizacin en Batch: los cambios se hacen para cada artculo

separadamente, pero la aplicacin se hace en un solo proceso en el que
participan los artculos seleccionados.
ACTUALIZACIN INDIVIDUAL
El proceso consiste en definir, para cada artculo, los componentes del costo
total del artculo y hacerlo vlido inmediatamente. Es decir, el sistema actualiza
los cambios de costo que se hagan al artculo, justo despus de que se realiza el
ajuste.
Procesos 365
Pantalla de Desglose del Costo Estndar
Manejo de Actualizacin Individual

Para actualizar costos en forma individual, se debe seguir el procedimiento que
se muestra a continuacin:
1. En el men principal del mdulo en la opcin de Administracin, se
escoge la aplicacin Costo Estndar, y en esta opcin se escoge
Actualizacin Individual. Esto har que se despliegue una pantalla
de datos denominada Desglose del Costo Estndar.
2. Dentro de la pantalla, el usuario debe ingresar la siguiente informacin:
Procesos 366
Aplicacin: en el primer espacio el sistema despliega el consecutivo asociado

al artculo al cual se actualizar el costo estndar y en el segundo espacio el
sistema despliega el siguiente valor disponible para asociar dicho artculo a una
transaccin de inventario. Si el usuario presiona la tecla F1 el sistema despliega
una tabla de consulta Consecutivos para Documentos de Inventario con las
transacciones que tienen asociado el centro de costo al que pertenece el
artculo.
Artculo: el usuario debe definir el cdigo del artculo al que se le ingresar el
desglose de los costos.
Para esta labor se cuenta con la ayuda del F1 el cual variar de acuerdo a lo
definido en los parmetros respecto a si la prioridad de bsqueda se realizar
por cdigo de artculo o por cdigo de barras.
Fecha: en esta casilla se muestra, por default, la fecha del da actual, pero se
permite cambiar la misma por una fecha cualquiera.
Un. Almacn: en esta casilla se despliega la unidad de
Costos: en este campo se despliegan una serie de casillas, en las cuales se
desglosa el costo de un artculo. Existen dos columnas para cada casilla: Local
y Dlar, de manera que el costo es calculado para los dos tipos de moneda, en
caso de que el sistema est configurado de esa manera, si no ha sido editado
alguno de los campos, el sistema sugerir el costo en la moneda contraria. A
continuacin se muestran los campos que deben ser digitados por el usuario:
Material de Corporacin: costo del material componente del artculo que

se produce en la empresa.
Material de Terceros: costo del material componente del artculo que

proviene del exterior o de terceros.
Total de Mano de Obra: costo de la mano de obra involucrada en la

produccin del artculo.
Total de Indirectos: costo de operaciones indirectas asociadas con la

Total: costo total del artculo, se calcula sumando los costos anteriores.
Procesos 367
En la parte inferior de la pantalla, se despliega una tabla de datos en la cual se

despliegan todos los costos que se hayan definido al artculo, permite al usuario
conocer el comportamiento histrico de ste. Adems presenta el usuario, fecha
y hora en que se realiz el cambio en el costo estndar del artculo.
3. Una vez que se han realizado las modificaciones, el usuario debe salvar
los datos utilizando la opcin Actualizar o bien el cono .
ACTUALIZACIN EN BATCH
Es el proceso en el cual se digitan los nuevos costos de varios o todos los
artculos y al finalizar el ingreso se ejecuta la actualizacin de los datos que
fueron modificados.
Pantalla principal de Actualizacin en Batch
Procesos 368
Funciones Especiales de Submen
Actualizar
Realiza el reajuste de costos de todos aquellos artculos que fueron
modificados. Para mayor detalle consultar Cmo Actualizar los Costos
Estndar en Batch? en la pgina 372.
Reportes
Con esta opcin se pueden generar una serie de reportes especiales referentes a
los artculos y costos que se definirn en este proceso y que ayudarn a la
ejecucin del mismo. Existen tres tipos de reporte que pueden ser obtenidos
desde esta opcin:
Hoja de Trabajo
Revisin de Costos
Artculos No Costeados
Para mayor detalle, consultar Cmo Generar Reportes en la Actualizacin en
Batch? en la pgina 373.
Manejo de Actualizacin en Batch

Para actualizar costos estndar en batch, primero es necesario digitar los costos
individualmente para cada artculo y luego realizar el proceso de actualizacin
para todos los artculos cuyo costo ha variado. Para esto, se debe seguir el
procedimiento que se muestra a continuacin:
1. En el men principal del mdulo de Control de Inventario, en la
opcin de Administracin, se debe escoger la aplicacin Costo
Estndar, y en esta opcin se escoge Actualizacin en Batch.
Procesos 369
Esto har que se despliegue una pantalla de datos denominada

Actualizacin del Costo Estndar en Batch.
2. En la tabla, el usuario debe seleccionar uno por uno, los registros que
sern modificados, para esta operacin, se debe situar el highlight en la
fila que contenga cada registro y presionar un click.
3. Una vez marcado el artculo, el usuario debe escoger la opcin
Modificar que se despliega en el men de Registro. Esta operacin
tambin se puede realizar presionando las teclas Ctrl+M o el cono .
Esto har que se despliegue una pantalla de datos denominada
Desglose del Costo Estndar.
4. En esta pantalla, el usuario debe ingresar la siguiente informacin:
Artculo: el usuario debe definir el cdigo del artculo al que se le ingresar el
desglose de los costos. Para esta labor se cuenta con la ayuda del F1 el cual
variar de acuerdo a lo definido en los parmetros respecto a si la prioridad de
bsqueda se realizar por cdigo de artculo o por cdigo de barras.
Costos: en este campo se despliegan una serie de casillas, en las cuales se
desglosa el costo de un artculo. Existen dos columnas para cada casilla: Local
y Dlar, de manera que el costo es calculado para los dos tipos de moneda, en
caso de que el sistema est configurado de esa manera. A continuacin se
muestran los campos que deben ser digitados por el usuario:
Material de Corporacin: costo del material componente del artculo que

se produce en la empresa.
Material de Terceros: costo del material componente del artculo que

proviene del exterior o de terceros.
Total de Mano de Obra: costo de la mano de obra involucrada en la

Total de Indirectos: costo de operaciones indirectas asociadas con la

Total: costo total del artculo, se calcula sumando los costos anteriores.
En la parte inferior de la pantalla, se despliega una tabla de datos en la cual se
despliegan todos los costos que se hayan definido al artculo, permite al usuario
Procesos 370
conocer el comportamiento histrico de ste. Adems presenta el usuario, fecha

y hora en que se realiz el cambio en el costo estndar del artculo.
5. Una vez que se han realizado las modificaciones, el usuario debe salvar
los datos utilizando la opcin Actualizar o bien el cono
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por el sistema con esta

opcin:
Pantalla de Desglose de Costo Estndar
6. Una vez que se han realizado las variaciones en los costos estndar de
los artculos, el usuario debe actualizar la informacin, dicho proceso
se explica a continuacin.
Procesos 371
Cmo Actualizar los Costos Estndar en Batch?

Para actualizar los costos estndar en batch, el usuario debe seguir el
procedimiento que se muestra a continuacin:
1. En el men principal del mdulo de Control de Inventario, en la
opcin de Administracin, se debe escoger la aplicacin Costo
Estndar, y en esta opcin se escoge Actualizacin en Batch. Esto har
que se despliegue una pantalla de datos denominada Actualizacin del
Costo Estndar en Batch.
2. Cuando se modifica el costo estndar de un artculo, el sistema
despliega una marca en el margen izquierdo de la lnea correspondiente
en la tabla de datos.
3. Una vez que han sido marcados los registros que sern actualizados, se
o bien, utilizar la opcin Actualizar! que
se encuentra en el submen de la opcin.
4. Al presionar este cono, el sistema desplegar una pantalla titulada
Consecutivo para Actualizacin del Costo Estndar dentro de
la cual el usuario debe seleccionar el tipo de consecutivo requerido para
la actualizacin del costo estndar del artculo.
5. Dentro de esta pantalla el usuario define los parmetros para la casilla
Aplicacin dentro de la cual el primer espacio es el tipo de
consecutivo y en el segundo espacio es el siguiente valor disponible
para asociar dicho artculo a una transaccin de inventario. Si el
usuario puede presionar la tecla F1 dentro del primer espacio para
desplegar una tabla de consulta de consecutivos.
Pantalla de Definicin del Consecutivo para Actualizacin del Costo Estndar
Procesos 372
6. Una vez definida la informacin el sistema ejecutar el proceso de

actualizacin y luego desplegar un aviso en el cual informa que la
operacin se realiz satisfactoriamente.
Advertencia!!!
El proceso de actualizacin es irreversible.
Cmo Generar Reportes en la Actualizacin en

Batch?
Para generar un reporte, se debe seguir el procedimiento que se muestra a
continuacin:
1. Seleccione la opcin Reportes que se presenta en el men principal
de la pantalla de Actualizacin del Costo Estndar en Batch.
Se desplegar un listado con tres opciones, que corresponden a los
reportes que se pueden obtener:
Hoja de Trabajo
Revisin de Costos
Artculos no Costeados
Filtro de los Reportes

Para la definicin de la informacin que se presenta en cada reporte, el sistema
despliega una pantalla donde el usuario puede configurar los datos que sern
considerados.
Dicha pantalla se denomina Reporte de Variacin del Costo Estndar, la
cual se divide en una serie de carpetas donde se distribuyen los campos que
debern ser llenados por el usuario con la informacin requerida.
Esta pantalla es comn a los dems reporte que genera el sistema. A
continuacin se presenta la descripcin de cada una de las carpetas que
conforman el filtro de los reportes.
Generales
Dentro de esta carpeta el usuario debe definir la siguiente informacin:
Procesos 373
Cdigo de Artculos: el usuario debe definir el rango de artculos que se

tomar en cuenta para generar el reporte.
Descripcin de Artculos: mediante estos campos el usuario tambin puede
seleccionar los artculos que se desplegarn en el reporte.
Tipo: se despliega el listado de los tipos de artculos existentes, el usuario debe
marcar con una equis aquellos tipos de artculos que desee generar en el
reporte. Al lado izquierdo de la columna con los tipos, se presentan dos conos:
Ninguno ( ) y Todos ( ), que facilitan al usuario la seleccin de los tipos.
Estado: se debe marcar con un check si el reporte incluir los artculos en
estado activo e inactivo.
Moneda: el usuario debe especificar si el reporte de costos tendr el desglose
en moneda local o en moneda dlar.
Otros
Dentro de esta carpeta, se debe definir la siguiente informacin:
Cuentas: en este campo, se debe digitar el cdigo del intervalo de cuentas
contables que ser considerado dentro del reporte.
Proveedores Principales: se debe establecer el rango de proveedores de los
artculos que se tomarn en cuenta para la elaboracin del reporte.
Fechas: en esta seccin se delimitan los artculos del reporte segn un patrn
de fechas de movimientos en el inventario.
ltimo Ingreso: rango de fechas que determina que los artculos del reporte
sern aquellos que hayan registrado una transaccin de ingreso en el
perodo establecido.
ltimo Movimiento: rango de fechas que establece que los artculos

considerados en el reporte sern solamente aquellos que hayan registrado
algn movimiento, de cualquier tipo, durante el perodo definido.
ltima Salida: rango de fechas donde tuvo que haberse presentado una
transaccin tipo salida de inventario para un artculo especfico, para que
ste pueda ser considerado en la elaboracin del reporte.
Lotes: se debe especificar con un check si sern considerados los artculos que
utilizan y que no utilizan lotes.
Procesos 374
Clasificacin
Dentro de esta carpeta, el usuario debe especificar la siguiente informacin:
Clasificacin: en esta seccin se deben definir los rangos de cada
clasificacin que se considerarn para la elaboracin del reporte, esto es,
solamente los artculos que apliquen a los tres rangos podrn desplegarse en el
reporte especfico.
Clase: se debe especificar la clase A, B o C de los artculos que se
considerarn dentro del reporte.
Formato de los Reportes

Cada reporte se explica detalladamente a continuacin:
1. Hoja de Trabajo
Este reporte despliega el listado de los artculos que se definieron con costo
estndar.
Se presenta el cdigo y descripcin del artculo, el tipo (materia prima,
terminado, reproceso, etc.), el origen (corporacin o terceros) y el costo
estndar actual.
Junto con esta informacin se despliegan una serie de columnas en blanco,
donde se pueden anotar los valores de los costos relacionados con materiales de
la corporacin y de terceros, mano de obra e indirectos. Esto con el objeto de
establecer el nuevo rubro, antes de ser ingresado al sistema.
El reporte que se obtiene tiene el siguiente formato:
Hoja de Trabajo - Variacin del Costo Estndar
Moneda Local
Artculo
Descripcin
Tipo
Origen
Costo
Estndar
AA
Acelerador clase A
terminado
corporacin
1,587.00
AA-A
Componente A de AA
mat. prima
terceros
2,654.00
AA-B
Componente B de AA
terminado
corporacin
2,486.00
AA-B-B Componente subB
terminado
corporacin
1,245.00
AA-C
Componente C de A
mat. prima
terceros
9,722.00
CEK
Cepillo electrnico
refaccin
corporacin
365.00
REP
Artculo reproceso
reproceso
corporacin
1,101.00
Materiales Materiales Mano de Costos

Corporacin Terceros
Obra
Indirectos
Nuevo
Total
Total de artculos listados: 7
Reporte de Hoja de Trabajo
Procesos 375
2. Revisin de Costos
Dentro del reporte se despliega la lista de todos los artculos definidos con
costo estndar.
En este reporte se hace un desglose del costo nuevo en: costo de materiales de
la corporacin y de terceros, mano de obra e indirectos y el costo nuevo total.
Se comparan el costo total actual y el costo nuevo, esto se hace por monto y por
porcentaje.
Al final del reporte se presenta una leyenda donde se establece que aquellos
artculos con "*" en la columna de porcentaje, no fueron considerados en el
costeo. A continuacin se presenta un ejemplo del reporte obtenido:
Revisin de Actualizacin de Costos Estndar
Moneda Local
Artculo
Descripcin
Tipo
Origen
Materiales Materiales Mano de

Costos
Corporacin Terceros
Obra
Indirectos
Costo
Total
Costo
Actual
Diferencia
Monto
%
AA
Acelerador clase A
terminado
corporacin
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1,587.00
-1,587.00
AA-A
Componente A de AA
mat. prima
terceros
0.00
2,700.00
0.00
56.00
2,756.00
2,654.00
102.00
-3.84
AA-B
Componente B de AA
-6.48
terminado
corporacin
587.00
658.00
148.00
1,254.00
2,647.00
2,486.00
161.00
terminado
corporacin
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1,245.00
-1,245.00
AA-C
Componente C de A
mat. prima
terceros
8,521.00
0.00
0.00
364.00
8,885.00
9,722.00
-837.00
CEK
Cepillo electrnico
refaccin
corporacin
360.00
0.00
4.00
0.00
364.00
365.00
-1.00
0.27
REP
Artculo reproceso
reproceso
corporacin
789.00
0.00
124.00
36.00
949.00
1,101.00
-152.00
13.81
*
8.61

Los artculos marcados con "*" no fueron costeados
Reporte de Revisin de Costos
3. Artculos no Costeados
El reporte despliega el listado de los artculos que no presentan modificacin en
el costo. Se presenta el cdigo y descripcin de los artculos, el tipo, el origen y
el desglose de los valores del costo estndar actual, esto es los montos
correspondientes al costo de materiales de la corporacin, materiales de
terceros, mano de obra y costos indirectos de fabricacin. El reporte es igual al
Procesos 376
Revisin de Actualizacin de Costos Estndar

Moneda Local
Origen
Materiales
Corporacin
Acelerador clase A
terminado corporacin
587.00
250.00
500.00
250.00
1,587.00
terminado corporacin
200.00
45.00
750.00
250.00
1,245.00
Artculo
AA
Descripcin
Tipo
Materiales
Terceros
Mano de
Obra
Costos
Indirectos
Costo
Total
Reporte de Artculos no costeados
INVENTARIO FSICO
Esta opcin se requiere cuando se hacen conteos fsicos de los artculos
existentes en inventario, con el fin de verificar si las cantidades registradas
corresponden a las cantidades reales existentes en las bodegas. En caso de que
no concuerden, entonces permite actualizar los registros de las existencias de
manera que stos definan lo que en realidad se encuentra en la bodega.
El inventario fsico no debe hacerse obligatoriamente para todos los artculos,
el usuario podra inventariar solamente los artculos necesarios. Sin embargo, el
sistema requiere que dicho inventario se divida por bodegas.
El proceso de inventario fsico se realiza en dos etapas individuales pero
mutuamente dependientes:
Verificacin de Boletas
Por esta razn, ambas opciones se presentan conjuntamente, ya que el usuario
debe ingresar a las dos para poder modificar los registros de las existencias en
el inventario.
Tambin bajo esta seccin se encuentran otros tres procesos:
Exportar Datos para Toma Fsica
Importar Datos de Toma Fsica
Descongelar Artculos
El primer proceso emite una salida en forma de archivo ASCII el cual puede ser
utilizado como formulario para la captura de datos.
El segundo proceso, por medio de un archivo creado por el usuario, toma los
datos suministrados y los importa a la base de datos.
Procesos 377
Estos procesos mejoran los mecanismos del mdulo para realizar la toma fsica
de las existencias ya que permiten la incorporacin de mecanismos alternativos
o complementarios externos al sistema y aportados por el usuario.
El tercer proceso realiza un descongelamiento extraordinario de la existencias
en inventario que se hayan congelado anteriormente, para una fecha y hora de
corte especficas.
MANEJO DE BOLETAS DE INVENTARIO FSICO

En esta seccin se explicar el procedimiento completo de ingreso de boletas y
actualizacin de las existencias en inventario. Adems se presentarn los
reportes de inventario fsico que se pueden obtener en cualquiera de las dos
opciones.
Ambas pantallas son iguales de manera que las funciones del men tambin
sern las mismas, a continuacin se explican las funciones especiales existentes
para el inventario fsico.
Procesos 378
Pantalla de Introduccin de Boletas
Actualizacin
Actualiza los niveles de las existencias en inventario segn la informacin
obtenida del conteo fsico de los artculos. Para mayor detalle, refirase a la
seccin Actualizacin de Existencias en Inventario en la pgina 388.
Modificar Fechas!
Por medio de esta funcin que se encuentra en el submen de la ventana, el
usuario ejecuta la actualizacin de las fechas de las boletas de inventario que
Procesos 379
hayan sido seleccionadas. Esta actualizacin se realiza con una fecha que se
encuentre dentro de los perodos de trabajo que fueron establecidos en el
mdulo de Administracin del Sistema.
Para actualizar la fecha de una o ms boletas deben seleccionarse los registros
con el highlight dentro de la tabla principal y luego presionar la funcin
Modificar Fechas!.
Nmeros de Serie
Este botn le permitir definir las cadenas de nmeros de serie asociadas para
cada cantidad definida de artculos.
Es vlido aclarar que no se permitir aplicar el Inventario Fsico a menos que se
hayan definido correctamente la cantidad de series con respecto a la cantidad
definida en las boletas. As, cuando se ingresa una boleta para un artculo que
utiliza series y a esta no se le han definido las series a las cantidades, o bien, si
la cantidad de series definidas no equivale a las necesarias para completar las
indicadas en la boleta, el sistema marcar con una X roja la fila que
corresponde a la boleta con dicho problema, lo que provoca que no se pueda
realizar el proceso de aplicacin del inventario fsico.
Dentro de la pantalla se despliegan las siguientes casillas:
Perodo de trabajo: presenta la fecha inicial y final del rango de perodos de
trabajo del sistema. Esta informacin es de consulta en Control de Inventario,
para realizar alguna modificacin de la misma, es necesario ingresar a
Administracin del Sistema y cambiar estas fechas.
Perodo con advertencia: presenta la fecha inicial y final del rango de
perodos con advertencia que fueron especificados en el sistema. De igual
manera que el perodo de trabajo, esta informacin slo puede ser modificada
en el mdulo de Administracin del Sistema.
Fecha: dentro de esta casilla se ingresa la nueva fecha a la cual se actualizarn
las boletas seleccionadas. Esta fecha debe encontrarse entre el perodo de
trabajo del sistema. Cuando el usuario ingresa una fecha, sta se deje como
fecha por omisin para las siguientes boletas que se ingresen.
Una vez definida la nueva fecha, el usuario debe presionar el botn Propagar
para que el dato sea actualizado.
Procesos 380
Pantalla para Actualizar Fechas de Boletas para Introduccin y Verificacin
Reportes
Con esta opcin se pueden generar una serie de reportes especiales referentes a
los artculos y boletas que se utilizan y generan en esta opcin y con base en las
cuales se realiza la actualizacin de las existencias.
Existen cinco tipos de reporte que pueden ser obtenidos desde esta opcin:
Hoja de Trabajo
Boletas
Revisin de Inventario
Artculos no Inventariados
Procesos 381
Boletas en despliegue
Para mayor detalle, consulte Creacin de Reportes en los Procesos de

Introduccin y Verificacin de Boletas en la pgina 397.
En esta opcin se realiza el ingreso a la base de datos de las cantidades
existentes en la bodega, obtenidas por el conteo fsico de los artculos
almacenados all. Al generar boletas, se agregar al sistema una boleta por cada
lnea en el archivo de entrada de manera que se indicar la cantidad proveniente
de la lnea (segn sea Disponible/Reservada; Cuarentena o Vencida) y las
dems en cero (0). Cuando un artculo tiene boletas creadas el sistema no
aplicar el inventario fsico por el total de existencia del mismo. El sistema
soporta el ingreso de un mximo de hasta 32000 boletas para una misma
bodega.
Pantalla de Introduccin de Boletas
Procesos 382
Para introducir una boleta, el usuario debe seguir el procedimiento que se

1. En el men principal del mdulo, en la opcin de Administracin, se
debe escoger la aplicacin Inventario Fsico, y en esta opcin se
escoge Introduccin de Boletas. Esto har que se despliegue una
pantalla de datos formada por una tabla modificable.
2. Digite el cdigo de la Bodega, en la cual necesita ingresar los datos
obtenidos del inventario fsico.
3. Ingrese la informacin correspondiente a cada artculo sobre el cual se
realiz el inventario fsico. Para esto, debe presionar el cono
o
escoger la opcin Nuevo que se encuentran en el submen de la
pantalla. El sistema posicionar el cursor sobre la primera lnea vaca
de la tabla de datos. La informacin a definir corresponde a:
Boleta: en este campo, se despliega un nmero consecutivo de boleta, el cual
es definido automticamente por el sistema.
Artculo: se debe definir el cdigo del artculo que ha sido inventariado.
Descripcin: una vez que se define el cdigo del artculo, el sistema
desplegar la descripcin correspondiente.
Unidad de Medida: el sistema despliega la unidad de medida de
almacenamiento especificada para el artculo, cuando ste fue creado.
Localizacin: se debe especificar el cdigo de la localizacin dentro de la
bodega seleccionada, donde se ubica el artculo que fue contabilizado.
Lote: en este campo se debe establecer el lote especfico del artculo que ha
sido inventariado. Si el artculo no utiliza lotes, el sistema automticamente
definir el lote ND.
Las siguientes cantidades se despliegan como columnas tanto para la unidad de
detalle como para la unidad de almacenamiento:
Procesos 383
Disponible / Reservada: cantidad de artculos del lote que se

encuentran en estado disponible y reservado.
Cuarentena: este campo es modificable slo si el artculo utiliza lotes. Se

refiere a la cantidad de artculos del lote que se encuentran en estado de
cuarentena, a la fecha en que se realiza el inventario fsico.
Vencida: el campo es modificable solamente si el artculo utiliza lotes.

Determina cantidad de artculos del lote que se encuentran en estado
vencido, a la fecha en que se realiza el inventario fsico.
Validada: define el estado de la boleta. Cuando la boleta recin se ingresa en

el sistema no est validada. Se debe redigitar la boleta en la opcin Validacin
de Boletas, para que cambie su estado. Una vez que las boletas han sido
validadas pueden actualizarse las existencias del artculo.
Fecha: se presenta la fecha en la que se ingres la boleta a la base de datos.
Usuario: el sistema despliega el nombre del usuario que ingresa la boleta,
segn la conexin establecida al iniciar la sesin con el mdulo.
4. Salve los cambios con
o con
, de modo que regrese al men
principal. Hasta el momento los niveles de existencias no han sido
modificados, se deben verificar las boletas.
Cada boleta se ingresa una vez y no se permiten modificaciones
(Introduccin de Boletas).
En este punto concluye el ingreso de boletas a la base de datos, el siguiente
paso corresponde a la verificacin de dichas boletas, el cual se realiza desde la
opcin correspondiente.
Filtro de opciones
Boleta: Debe definir el rango de nmero de boleta inicial y final.
Usuario: Debe definir el rango de cdigos para el usuario.
Artculo: Debe definir el rango de cdigos para el artculo.
Lote: Debe definir el rango de cdigos para lotes a incluir.
Localizacin: Debe definir el rango de cdigos para las localizaciones.
Procesos 384
Pantalla de Filtro de Boletas
El ingreso de la validacin se hace con el fin de evitar el ingreso de errores en

las cantidades de los artculos.
En el caso de la validacin de boletas, el sistema verifica que la boleta que se
est validando haya sido digitada anteriormente y que la cantidad corresponda a
la digitada en primera instancia, si la informacin es igual en ambos ingresos el
sistema permite que se grabe el registro y la boleta queda validada, de lo
contrario se reporta la discrepancia. El proceso de Validacin de boletas
nicamente validar la boleta con el consecutivo menor, que cumpla con las
caractersticas de la lnea cargada y que en las dems cantidades se encuentre
un cero.
El procedimiento para verificar las boletas, es el que se describe a continuacin:
escoge Verificacin de Boletas. Esto har que se despliegue una
pantalla de datos denominada Verificacin de Boletas de
Procesos 385
Inventario Fsico, la cual es similar a la que se despliega en la

opcin de introduccin de boletas.
Pantalla de Verificacin de Boletas
2. Digite el cdigo de la Bodega, en la cual necesita ingresar los datos

para la verificacin de la boletas de inventario fsico.
3. Ingrese la informacin correspondiente a cada artculo sobre el cual se
realiz el inventario fsico. Para esto, debe presionar el cono
o
escoger la opcin Nuevo que se encuentran en el submen de la
pantalla. El sistema desplegar una pantalla donde el usuario deber
definir la siguiente informacin:
Bodega: se muestra el cdigo y descripcin de la bodega seleccionada.
Boleta: en este campo, se debe definir el consecutivo de la boleta que se va a
validar.
Artculo: se debe definir el cdigo del artculo que ha sido inventariado y al
cual se le va a realizar la validacin.
Procesos 386
Descripcin: una vez que se define el cdigo del artculo, el sistema
desplegar la descripcin correspondiente.
Localizacin: se debe especificar el cdigo de la localizacin dentro de la
bodega seleccionada, donde se ubica el artculo que fue contabilizado.
Lote: en este campo se debe establecer el lote especfico del artculo que ha
sido inventariado. Si el artculo no utiliza lotes, el sistema automticamente lo
desactiva.
Las siguientes cantidades se despliegan tanto para la unidad de detalle como
para la unidad de almacenamiento:
Disponible / Reservada: cantidad de artculos del lote que se

encuentran en estado disponible y reservado.
Cuarentena: este campo es modificable slo si el artculo utiliza lotes. Se

refiere a la cantidad de artculos del lote que se encuentran en estado de
cuarentena, a la fecha en que se realiza el inventario fsico.
Vencida: el campo es modificable solamente si el artculo utiliza lotes.

Determina cantidad de artculos del lote que se encuentran en estado
vencido, a la fecha en que se realiza el inventario fsico.
3. Presione el cono Validar para que el sistema salve la
informacin de la boleta. La informacin que se digit se
presentar en la tabla de datos. En este punto concluye el
proceso de verificacin de boletas. El ltimo paso
corresponde a la actualizacin de las existencias en
inventario.
Procesos 387
Pantalla para Validacin de Boletas
Actualizacin de Existencias en Inventario

Esta opcin puede activarse desde cualquiera de las dos tablas de datos, ya sea
desde Introduccin de Boletas de Inventario Fsico o bien desde
Verificacin de Boletas de Inventario Fsico.
La actualizacin de existencias puede hacerse desde cualquiera de las dos
opciones.
Antes de explicar los pasos del proceso, es vlido mencionar que si se deseen
actualizar las existencias mediante 2 ms boletas por ejemplo, pero slo se
aplica una de ellas el sistema enva un mensaje de advertencia de que quedan
boletas para el mismo artculo que no se estn tomando en cuenta, es decir que
estn quedando fuera del filtro, y dejar la decisin al usuario si continua o no
con el proceso.
El procedimiento para actualizar las existencias, se describe a continuacin:
escoge o la opcin de Introduccin de Boletas o la opcin de
Verificacin de Boletas.
Procesos 388
2. Seleccione la opcin Actualizacin!, o bien presione el cono . El

sistema desplegar una pantalla con carpetas que juntas agrupan la
informacin para la seleccin de los artculos a participar en el proceso.
3. Una vez que se han especificado los parmetros, el usuario debe
presionar el botn Actualizar que se encuentra en la parte inferior de
la pantalla. El sistema empieza la ejecucin del proceso, mientras tanto
muestra una pantalla donde se mide el grado de avance del mismo.
4. Finalmente, se despliega un mensaje donde se informa la cantidad de
artculos que fueron modificados debido a un cambio en su nivel de
existencias.
Generales
Dentro de esta carpeta, el usuario debe escoger el modo de actualizacin:
Slo artculos inventariados: la actualizacin de existencias se har con
base nicamente para los artculos a los que se haya creado una boleta.
No inventariados suponiendo existencias en cero: la actualizacin de
existencias se hace para todos los artculos del inventario, sin importar que no
se hayan creado boletas, a los cuales se les considera que la existencia es cero.
Existencias actuales del inventario: si se marca esta casilla se toma en
cuenta la cantidad de existencias que existan en el momento que se realiz el
congelamiento, si no est marcada el sistema toma la cantidad de existencias en
el momento de aplicar la boleta.
Registros de congelamiento posteriores a: si se marca esta casilla
slo se aplican las boletas de los artculos que tienen registro de congelamiento.
Al presionar la tecla F1 en la casilla se despliega la lista de congelamientos
pendientes de aplicar. Las boletas escogidas definen una fecha de
congelamiento de corte, en adelante el sistema tomar en cuenta esas boletas
(slo las congeladas, las que estn en estado normal no son escogidas si se
marca esta opcin).
Es vlido que si se indica una fecha de congelamiento cuando se marca la
opcin de "Registros de congelamiento posteriores a:..." se deshabilite esa
opcin si es que no existe algn registro de congelamiento que cumpla con el
lmite de fecha establecido y se coloca por defecto la opcin de "Existencias
Actuales de Inventario".
Procesos 389
Descongelar los artculos que se encuentren congelados: esta

casilla indica si se descongelan los artculos para la bodega a la que se estn
aplicando las actualizaciones en caso de que alguno de stos est congelado. Si
se selecciona esta opcin, se descongelan todos aquellos artculos que se
encuentren congelados y a los cuales se les est actualizando las existencias, de
lo contrario los artculos quedan tal y como estaban.
si esta casilla es marcada se descongelan aquellos artculos seleccionados que
se encuentren congelados.
Omitir existencia reservadas, para Disponible/Reservado: de esta
forma si el usuario selecciona esta opcin el sistema debe aplicar la

totalidad de lo indicado en la boleta como cantidad disponible sin
modificar la cantidad reservada del artculo.
Por ejemplo, si tengo para un artculo 10 unidades en disponible y 10
unidades en reservado, y se realiza una boleta por 25 unidades, el
sistema debe aplicar las 25 unidades a la cantidad disponible del artculo
y dejar las 10 unidades reservadas. Con este mismo ejemplo si no se
selecciona la opcin y se aplica la boleta las existencias quedaran de la
siguiente manera: 15 unidades en disponible y 10 unidades en reservado.
Ahora bien, si el artculo para el cual se ingres la boleta de inventario
utiliza nmeros de serie, siguiendo con el mismo ejemplo, al momento
de aplicar la boleta al inventario el sistema debe aplicar las 25 unds al
disponible aunque no se tenga seleccionado el nuevo parmetro y no
considerar las cantidades en reservado. Sin embargo se agrega una
validacin para cuando no se utiliza control de entradas en las series,
esto para que, si el sistema no usa control de entradas el sistema tomar
en cuenta ambas cantidades (disponible y reservado), si se utiliza este
parmetro solamente se consideran las cantidades como disponibles.
Procesos 390
Carpeta Generales de Actualizacin de Inventario Fsico
Boletas
En esta carpeta se seleccionan las boletas de artculos que sern actualizados.
Se presentan varios parmetros para este caso:
Boleta: rango de boletas que sern actualizadas por el proceso.
Estado Boleta: el usuario especifica si quiere incluir las boletas validadas y
las no validadas.
Usuario: rango de usuarios que ingresaron boletas de inventario.
Procesos 391

seleccin de ajustes de inventario que se considerarn para la actualizacin de
existencias.
525 536
24
5680 5696
son: 525, 536, 5680 y 5696.
Lote: se debe especificar el intervalo de lotes de artculos que se incluirn en la
actualizacin. Esto en caso de que en la carpeta siguiente se establezca que se
considerarn artculos que utilizan lotes.
Localizacin: se debe especificar el intervalo de localizaciones de los
artculos que se incluirn dentro de la actualizacin.
Procesos 392
Carpeta Boletas de Actualizacin de Inventario Fsico
Artculos
tomar en cuenta para la actualizacin de existencias.
seleccionar los artculos cuya existencia se modificar.
marcar con una equis aquellos tipos de artculos que desee que participen en el
proceso. Al lado izquierdo de la columna con los tipos, se presentan dos conos:
Ninguno ( ) y Todos ( ), que facilitan al usuario la seleccin de los tipos.
Procesos 393

Lotes: el usuario debe especificar de manera general si el proceso considerar
artculos que utilizan o no lotes.
Carpeta Artculos de Actualizacin de Inventario Fsico
Otros
contables de los artculos que sern tomados para la actualizacin de
existencias.
artculos que se tomarn en cuenta en el proceso.
Procesos 394
Fechas: en esta seccin se delimitan los artculos segn un patrn de fechas

de movimientos en el inventario.
ltimo Ingreso: rango de fechas que determina que los artculos del
proceso sern aquellos que hayan registrado una transaccin de ingreso en
el perodo establecido.

considerados en la actualizacin sern solamente aquellos que hayan
registrado algn movimiento, de cualquier tipo, durante el perodo definido.
ste pueda ser considerado en la actualizacin de existencias en inventario.
Carpeta Otros de Actualizacin de Inventario Fsico
Procesos 395
Clasificacin
clasificacin que se considerarn para el proceso, esto es, solamente los
artculos que apliquen a los tres rangos podrn modificar sus existencias.
considerarn en el proceso.
Si los rangos en las carpetas son dejados en blanco, se incluirn en el proceso
todos los artculos independientemente del tipo, bodega, clasificacin,
proveedor y cuenta de inventario.
Carpeta Clasificacin de Actualizacin de Inventario Fsico
Procesos 396
Creacin de Reportes en los Procesos de

Introduccin y Verificacin de Boletas
El procedimiento para generar reportes, es el que se describe a continuacin:
1. Defina la bodega en la que se realiza el proceso de Inventario Fsico.
2. Seleccione la opcin Reportes que se presenta en el men principal
de cualquiera de las opciones Introduccin o Verificacin de
Boletas.
Se desplegar un listado con cinco opciones, que corresponden a los
reportes que se pueden obtener:
Hoja de Trabajo
Boletas
Revisin de Inventario
Boletas en Despliegue
3. Para la definicin de la informacin que se presenta en cada reporte, el

sistema despliega una pantalla donde el usuario puede configurar los
datos que sern considerados.
La carpeta General presenta parmetros a ser definidos, especficos para la
creacin y generacin del reporte. Las carpetas Artculos, Otros y
Clasificacin son las mismas que se utilizan en la generacin de los reportes
del sistema.
Procesos 397
Generales
Ejemplo de la Carpeta Boletas
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente informacin:

Bodega: el sistema despliega la bodega en la cual se realiza el inventario
fsico. Esta casilla se despliega para todos los reportes.
Localizaciones: se especifica un filtro por un rango de localizaciones, de
manera se puede restringir las localizaciones que se tomarn en cuenta para la
toma fsica. Solo se restringir las localizaciones que se toman en cuenta, en
caso de no seleccionarse un rango de localizaciones el sistema tomar todas las
que estn asociadas con la bodega escogida.
Ordenar por: en este campo es preciso establecer el parmetro de
ordenamiento de la informacin siendo posibles las opciones Cdigo o
Descripcin. En cualquiera de los casos el primer criterio de ordenamiento ser
la bodega. Esta casilla se despliega para todos los reportes.
Procesos 398
Nmero de boleta inicial: se ingresa el consecutivo inicial para la

numeracin de boletas. Esta casilla solo se despliega para el reporte de Boletas.
Slo Artculos con existencias: incluye dentro del reporte slo los
artculos que tiene existencias en inventarios. Esta casilla se despliega para
todos los reportes.
Slo Artculos con diferencias: si se marca la casilla el sistema incluye
dentro del reporte slo los artculos que tiene diferencias entre las existencias y
el inventario. Esta casilla se despliega para el reporte de Revisin de
Inventarios.
Slo Totales: si se marca esta opcin en el reporte se presenta slo el costo
total de los artculos faltantes y el costo total de los artculos sobrantes, no se
presenta ningn detalle. Esta casilla se despliega para los reportes de Revisin
de Inventarios y Artculos no Inventariados.
Moneda: se debe definir la moneda en la que se desplegarn los datos del
reporte: local o dlar. Esta casilla se despliega para los reportes de Revisin de
Inventarios y Artculos no Inventariados.
Costo: se debe escoger el costo sobre el cual se calcular el costo unitario del
artculo y el costo de la diferencia por faltantes o sobrantes con respecto a la
cantidad registrada. Esta casilla se despliega para los reportes de Revisin de
Inventarios y Artculos no Inventariados.
Asumir existencias en cero para artculos sin boleta: esta casilla solo
se activa para el reporte de Revisin de Inventario. Al marcar esta casilla el
sistema asumir que los artculos considerados dentro del reporte, los cuales no
tienen boleta registrada, tienen sus existencias en cero. Esto significa que para
todos los artculos, dentro de la bodega seleccionada, a los cules no se registr
boleta, el sistema tomar que sus existencias son igual a cero y calcular la
diferencia de costos.
Si la casilla no est marcada, el sistema despliega los artculos en el reporte,
pero no los toma en cuenta para sacar la diferencia total final.
Congelar artculos: si se marca esta casilla el sistema activa las casillas que
se encuentran en la parte inferior de la seccin. Si se marca esta casilla, al
imprimir cualquiera de los dos documentos se indica al sistema que se va
proceder al conteo en la bodega y que debe congelar los artculos mientras se
ingresan los resultados. Esta casilla se despliega para los reportes de Boletas y
Hojas de Trabajo.
Este congelamiento consiste en tomar una fotografa de las existencias y costos
actuales de los artculos que estn siendo parte de la toma fsica, con el objeto
de que, al aplicar las boletas, se pueda tomar como base las existencias en el
Procesos 399
momento en que se congelaron, y no las del momento de aplicar las boletas, ya

que lgicamente, pueden hacer variado desde entonces.
El proceso de congelamiento tambin toma en cuanta las series. En el proceso
de aplicacin de las boletas, se realiza la comparacin contra las series que
fueron congeladas.
Fecha y hora lmite para congelamiento: actualiza la fecha en la cual se
realiza el bloqueo de las existencias del artculo seleccionado. Esta casilla se
despliega para los reportes de Boletas y Hojas de Trabajo.
Incluir artculos que ya estn congelados: si est marcado crea un
nuevo registro de congelamiento para el artculo que ya se encuentre
congelado. Esta casilla se despliega para los reportes de Boletas y Hojas de
Trabajo.
Base para el Reporte: bajo esta seccin se encuentran dos opciones a ser
marcadas o desmarcadas. Esta casilla se despliega para los reportes de Revisin
de Inventarios y Artculos no Inventariados.
Existencias actuales del inventario: si se marca esta casilla el sistema

toma como base las existencias actuales de inventario.
Registros de congelamiento posterior: si se marca esta casilla el sistema

toma como base para construir el reporte los registros de congelamiento
posteriores a la fecha dada dentro de la casilla.
Artculos
Procesos 400

Ninguno (
tipos.
) y Todos (
), que facilitan al usuario la seleccin de los

Lotes: el usuario debe especificar si el reporte considerar artculos que usan
lotes, que no usan lotes o ambos.
Manufactura: el usuario debe especificar si el reporte considerar artculos
que son utilizados por los mdulos de manufactura (Administracin de
Productos y Produccin y Costos por ejemplo) o los que no son utilizados en
manufactura.
Otros
perodo establecido.

Clasificacin
Procesos 401

solamente los artculos que apliquen a los tres rangos podrn desplegarse en el
reporte especfico.
proveedor, cuenta de inventario, etc.
Formatos de los Reportes

Cada reporte se explica detalladamente a continuacin:
Hoja de Trabajo
Este reporte imprime un listado de todos los artculos asignados a la bodega
seleccionada, la unidad de medida de almacenamiento, la localizacin dentro de
la bodega y el nmero de lotes.
Adems se presentan espacios para anotar la cantidad disponible y reservada,
cantidad en cuarentena, cantidad vencida y comentarios. Estos campos debern
ser llenados con las existencias en el momento de realizar el inventario fsico.
Al seleccionar este reporte, se desplegar una pantalla con las carpetas de
Generales, Artculo, Otros y Clasificacin. En cada carpeta se puede filtrar la
informacin que se desea incluir en el reporte.
Hoja de Trabajo para el Inventario Fsico
Bodega: CEXT Consumo Extranjero (Zona Franca)
Artculo
Descripcin
Unidad
Medida Localizacin Lote
AA
Acelerador clase A
Bulto
VT
1243
AA-A
Componente A de AA
Bulto
VN
1253
AA-A
Componente A de AA
Bulto
VT
1252
AA-B
Componente B de AA
Paquete
VT
Caja
VN
AA-C
Componente C de A
Paquete
VN
CEK
Cepillo electrnico
Caja
VT
REP
Artculo reproceso
Bulto
VN
Cantidad
Cantidad
Disp.Reserv. Cuarentena
Cantidad
Vencida
Comentarios
2132
Reporte de Hoja de Trabajo
Procesos 402
Boletas
En esta opcin se imprimen etiquetas que se pueden adjuntar en los estantes
correspondientes en la bodega, con el fin de evitar errores por codificacin de
artculos. La idea principal es pegar una etiqueta en cada estante de cada
artculo para facilitar su identificacin.
El sistema imprime una boleta por artculo y por localizacin, es decir, si un
artculo se encuentra en varias posiciones de la bodega, se imprimir una boleta
por cada localizacin.
Las boletas contienen informacin como: nmero de boleta, nombre y cdigo
del artculo, bodega, localizacin y lote. Se presentan espacios en blanco para
que se anoten los valores de las cantidades disponible, reservada, cuarentena y
vencida, todas stas en la unidad de medida de almacenamiento.
Artculo:
Acelerador clase A
Bodega: CEXT
AA
Boleta: 1
Localiz: VT
Lote: 1243
Artculo:
Acelerador clase A
Bodega: CEXT
AA
Boleta: 1
Localiz: VT
Lote: 1243
Artculo:
Acelerador clase A
Bodega: CEXT
AA
Boleta: 1
Localiz: VT
Lote: 1243
Disp. y Reserv.:
BULTO
Disp. y Reserv.:
BULTO
Disp. y Reserv.:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Vencida:
BULTO
Vencida:
BULTO
Vencida:
BULTO
Artculo:
Componente A de AA
Bodega: CEXT
AA-A
Boleta: 2
Localiz: VN
Lote: 1253
Artculo:
Componente A de AA
Bodega: CEXT
AA-A
Boleta: 2
Localiz: VN
Lote: 1253
Artculo:
Componente A de AA
Bodega: CEXT
AA-A
Boleta: 2
Localiz: VN
Lote: 1253
Disp. y Reserv.:
BULTO
Disp. y Reserv.:
BULTO
Disp. y Reserv.:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Vencida:
BULTO
Vencida:
BULTO
Vencida:
BULTO
Artculo:
Componente A de AA
Bodega: CEXT
AA-A
Boleta: 3
Localiz: VT
Lote: 1252
Artculo:
Componente A de AA
Bodega: CEXT
AA-A
Boleta: 3
Localiz: VT
Lote: 1252
Artculo:
Componente A de AA
Bodega: CEXT
AA-A
Boleta: 3
Localiz: VT
Lote: 1252
Disp. y Reserv.:
BULTO
Disp. y Reserv.:
BULTO
Disp. y Reserv.:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Cuarentena:
BULTO
Vencida:
BULTO
Vencida:
BULTO
Vencida:
BULTO
Reporte de Boletas
Revisin de Inventario Fsico

Este reporte imprime, para los artculos de la bodega seleccionada, el costo
unitario de cada unidad de almacenamiento, la localizacin y las existencias
disponibles en la bodega antes del inventario fsico, as como las existencias
digitadas en las boletas (solamente en aquellos artculos en que se haya
realizado el conteo). El sistema calcula la diferencia entre las existencias y el
costo involucrado.
Procesos 403
El fin primordial es comparar la informacin y verificar las diferencias

encontradas con el objeto de realizar un segundo conteo en caso de que sea
necesario.
Es recomendable que se realice el segundo conteo en los casos en que la
diferencia entre lo que existe actualmente en la bodega y la cantidad digitada
sea muy grande. El reporte que se despliega es como el siguiente:
Revisin del Inventario Fsico
Bodega: B-02 ....
Utilizando el costo fiscal. Moneda Local
Atculo
001
002
003
004
005
Costo
Descripcin Unitario Localizacin
Caja tipo 1
150.00 BAJA
Tapa sup
253.00 ALTA
Tapa inf
38.50 ALTA
Caja tipo 2
163.00 BAJA
Caja tipo 3
100.00 BAJA
Existencia
Existencia Existencia Cant. Fsica
Lote Disp./Reserva. En Cuarentena Vencida Disp./Reserv.
LOTE-01
1007.00
100.00
0.00
50
LOTE-02
800.00
50.00
0.00
50
LOTE-03
386.00
50.00
0.00
25
LOTE-04
1551.00
100.00
0.00
150
LOTE-05
100.00
0.00
0.00
0
Costo total de los sobrantes:

Costo total de los faltantes:
Costo total de las diferencias:
Total de artculos listados:
Cant.Fsica
En
0
0
0
0
0
Cant.Fsica
Costo de la
Vencida Diferencia Diferencia
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0.00
0.00
0.00
5
Reporte de Revisin del Inventario Fsico
Este reporte despliega el listado de los artculos que no han sido considerados
en el inventario fsico. Se presenta el cdigo y nombre del artculo, costo
unitario, localizacin, lote, y las cantidades, que se considera estn en el
inventario, de las existencias disponibles, reservada, en cuarentena y vencida.
Adems el sistema calcula el costo total por artculo, esto es, la suma de los
costos de todas las existencias.
Artculos no inventariados
Bodega: CEXT Consumo Extranjero (Zona Franca)
Utilizando el costo fiscal. Moneda Local
Artculo
Descripcin
Costo
Unitario Localizacin
Lote
Existencia
Existencia
Existencia
Disp./Reserv. En Cuarentena Vencida
Costo
Total
AA-B
Componente B de AA
1,321.00
VT
144.00
0.00
0.00
190,224.00
AA-B-B
Componente subB
1,592.30
VN
654.00
0.00
0.00
1,041,364.20
AA-C
Componente C de A
1,482.00
VN
14.00
32.00
1.00
69,654.00
CEK
Cepillo electrnico
956.00
VT
255.00
0.00
0.00
243,780.00
REP
Artculo reproceso
123.00
VN
55.00
0.00
0.00
6,765.00
2132
Costo total de los faltantes:
-1,551,787.20
Total de artculos listados:
Reporte de Artculos no inventariados
Procesos 404
Boletas en Despliegue
Este reporte despliega las lneas que se presentan en la tabla de datos, tambin
se puede activar por medio del cono
. Presenta todas las boletas que ha
sido digitadas (en caso de introduccin de boletas) y las que se hayan vuelto a
digitar (en caso de verificacin de boletas).
Las columnas desplegadas son las misma que aparecen en pantalla, recuerde
que se pueden modificar o seleccionar sus necesidades por medio del cono
EXPORTAR DATOS PARA TOMA FSICA

Por medio de esta opcin el usuario puede emitir una salida en forma de
archivo ASCII, el cual puede ser utilizado como un formulario de captura de
datos para la toma fsica de los artculos de una o varias bodegas.
Adems el mdulo permite la incorporacin de filtros adicionales para
seleccionar y ordenar en forma especfica los artculos que sern objeto de la
toma fsica.
Esta opcin realiza la generacin del archivo con los datos estrictamente
relacionados con los artculos omitindose cualquier dato adicional as como
cualquier elemento de tipo esttico. Esto con el objetivo de que esta salida se
pueda constituir en un archivo de tipo texto que pudiese posteriormente ser
cargado desde una aplicacin externa para la realizacin de la toma fsica.
Manejo de la Exportacin de Datos

El procedimiento a seguir para el manejo del proceso de exportacin de datos
es el siguiente:
1. Dentro del submen Administracin escoja la opcin Inventario
Fsico - Exportar Datos para Toma Fsica.
2. Dentro de la pantalla desplegada se deben ingresar los parmetros del
proceso dentro de las carpetas que forman la ventana.
Procesos 405
Generales
Dentro de esta carpeta se ingresan los siguientes parmetros:
Bodega: el sistema despliega la bodega en la cual se realiza el inventario
fsico.
Ordenar por: en este campo es preciso establecer el parmetro de
ordenamiento de la informacin siendo posibles las opciones Cdigo o
Descripcin. En cualquiera de los casos el primer criterio de ordenamiento ser
la bodega.
Archivo ASCII: dentro de esta casilla el usuario define la ruta del archivo
dentro del cual se quedarn los datos exportados. . Se puede utilizar la tecla F1
para seleccionar desplazarse entre los directorios, unidades y archivos; si el
nombre del archivo corresponde a uno existente la aplicacin preguntar al
usuario si desea sobre escribir en l; de contestar que no, se solicitar
nuevamente el nombre del archivo.
Localizaciones: dentro de esta casilla el usuario marca si se consideran
dentro del proceso aquellos Artculos que han contado con existencias.
Congelar artculos: si se marca esta casilla el sistema permitir que al correr
el proceso de exportacin de datos para la toma fsica.
Congelar artculos: si se marca esta casilla el sistema activa las casillas que
se encuentran en la parte inferior de la seccin. Si se marca esta casilla, al
correr el proceso de exportacin de datos para la toma fsica. se indica al
sistema que se va proceder inmediatamente al conteo en la bodega y que debe
congelar los artculos mientras se ingresan los resultados.
Este congelamiento consiste en tomar una fotografa de las existencias y costos
actuales de los artculos que estn siendo parte de la toma fsica, con el objeto
de que, al aplicar las boletas, se pueda tomar como base las existencias en el
momento en que se congelaron, y no las del momento de aplicar las boletas, ya
que lgicamente, pueden hacer variado desde entonces.
El proceso de congelamiento tambin toma en cuanta las series. En el proceso
de aplicacin de las boletas, se realiza la comparacin contra las series que
fueron congeladas.
Fecha y hora final del bloqueo: esta casilla define la fecha y hora hasta la
que estar congelado el artculo una vez que se ejecute el proceso de
exportacin de datos.
Procesos 406
Incluir artculos que ya estn congelados: si est marcado crea un

nuevo registro de congelamiento para el artculo que ya se encuentre congelado
al correr el proceso.
Carpeta General de Exportar Datos para Toma Fsica
Artculos
Procesos 407

Ninguno (
) y Todos (
), que facilitan al usuario la seleccin de los tipos.

Lotes: el usuario debe especificar si el reporte considerar artculos que usan
lotes, que no usan lotes o ambos.
Manufactura: el usuario debe especificar si el reporte considerar artculos
que son utilizados por los mdulos de manufactura (Administracin de
Productos y Produccin y Costos por ejemplo) o los que no son utilizados en
manufactura.
Procesos 408
Carpeta Artculos de Exportar Datos para Toma Fsica
Otros
perodo establecido.
Procesos 409

Carpeta Otros de Exportar Datos para Toma Fsica
Clasificacin
Procesos 410
solamente los artculos que apliquen a los seis rangos podrn desplegarse en el
reporte especfico.
Clase: se debe especificar la clase A, B, C o D de los artculos que se
3. Ingrese los parmetros dentro de las carpetas de la pantalla principal.
4. Una vez que se han definido los parmetros a considerar para el
proceso de exportacin de datos en las carpetas respectivas el usuario
debe presionar el botn Exportar para que el sistema ejecute la
opcin. Una vez que el sistema ha terminado, enviar un mensaje
indicando que el proceso fue ejecutado exitosamente.
Carpeta Clasificacin de Exportar Datos para Toma Fsica
Procesos 411
Formato del Archivo Exportado

El archivo para exportar constituye un archivo de datos plano, esto quiere decir
que no contiene ningn tipo de datos de control tales como nombres de los
campos, tipos, etc. Adems, el orden respectivo de las columnas se mantiene
constante as como su tamao.
Para separar el valor de cada columna se utiliza un caracter de tabulacin y para
separar cada registro de cada artculo se utiliza un caracter de fin de lnea.
Con este formato el archivo puede ser ledo fcilmente desde otras aplicaciones
(Excel por ejemplo) o puede ser utilizado como archivo de datos de otros
programas y perifricos tales como hand held computers y lectoras de
cdigos de barras.
As por ejemplo, los pasos en Excel (versin MS Office en Espaol) para abrir
el archivo y utilizarlo seran los siguientes:
1. Abra el archivo, para lo cual hay que especificar el nombre y su tipo.
Se debe especificar que es un archivo de texto (extensin TXT).
2. Al escoger Abrir aparece una ventana que confirmar si se trata de un
archivo delimitado por tabs a lo cual se responde afirmativamente
dando siguiente.
Pantalla Excel Paso 1
Procesos 412
3. Si se tiene columnas con datos numricos Excel tratar de darles este

formato, mientras que para el sistema de inventario todas excepto las
cantidades son consideradas texto.
4. Para corroborar que todas las columnas se tratan de datos tipo texto se
debe seleccionar en la pantalla "Asistente para importar texto"
cada columna y marcar que se trata de texto.
Pantalla Excel "Asistente para importar texto"
5. Los datos a incorporar en el archivo por cada artculo y bodega que se

incluya en el filtro seleccionado por el usuario son las siguientes:
Bodega (4 posiciones).
Cdigo del artculo (20 posiciones).
Cdigo de barras del inventario (20 posiciones).
Descripcin del artculo (50 posiciones).
Localizacin (8 posiciones) 1.
Lote (15 posiciones) 2
Tipo de Cantidad (22 posiciones) 2
Cantidad (15 posiciones)
Unidad de Medida del artculo en el almacn (6 posiciones).
Procesos 413
En caso que la compaa no maneje localizaciones esta columna no existir.

Cuando la compaa s maneja localizaciones, para los artculos que estn en
varias localizaciones se incorporarn tantas lneas como en localizaciones se
encuentre el artculo, en cada lnea se repetirn todos los datos excepto que se
anotar una localizacin.
2
En caso que la compaa no maneje lotes esta columna no existir. Cuando la

compaa s maneja lotes, para los artculos que no manejen lotes solo
aparecern las 15 posiciones con espacios en blanco y para los artculos que s
los manejen se incorporarn tantas lneas como lotes se tengan registrados (en
la correspondiente bodega y localizacin), en cada lnea se repetirn todos los
datos excepto que se anotar un lote diferente.
B-01 10-10-000001
100020383848 Material para concentrado
ALTA 02-10-1998/01
Disp/Reserv:
KG
B-01 10-10-000001
100020383848 Material para concentrado
ALTA 31-10-1998/06
Cuarentena:
KG
B-01 30-01-000002
300030000300 Material de empaque
ALTA
Disp/Reserv:
UNIDAD
B-01 35-01-003004
933654544455 Agente complementario
BAJA 10-10-1997/01
Vencida:
LITRO
Ejemplo de archivo con formato de exportacin
6. A partir del archivo generado en el punto 5 y con base en mecanismos

propios, el usuario procede ahora a realizar la toma fsica del inventario
obteniendo como resultado del proceso el valor correspondiente a la
cantidad de artculos en el inventario (conjuntamente disponibles y
reservados) y en caso que el artculo maneje lotes, la cantidad que se
encuentra en cuarentena y tambin la cantidad de artculos que se
encuentran vencidos (de no manejar lotes estas filas no aparecern por
lo que solo existe espacio para la cantidad disponible / reservada).
7. Una vez obtenido este resultado, el objetivo es que el usuario
complemente el archivo originalmente exportado con las tres columnas
de cantidades para ser pasado al mdulo de inventario, el cual mediante
un proceso de importacin particular terminar por establecerlos como
las boletas del inventario fsico.
8. De una manera resumida se tiene el siguiente procedimiento:
1
El
2 mdulo de Control de
3 Inventario genera4 el archivo con formato
para exportar.
El usuario toma ese archivo y con base en los artculos incluidos

hace la toma fsica.
El usuario genera un archivo con el resultado de la toma fsica

segn formato.
El mdulo de Control de Inventario lee el archivo con la toma

fsica y genera las boletas correspondientes.
Procesos 414
IMPORTAR DATOS DE TOMA FSICA

Este proceso se relaciona directamente con el proceso de Exportar Datos
para Toma Fsica debido a que es ste el que genera el archivo que, una vez
modificado, ser cargado por el proceso de Importar Datos para la captura de
la informacin.
Manejo de la Importacin de Datos

El procedimiento a seguir para el manejo del proceso de exportacin de datos
es el siguiente:
1. Dentro del submen Administracin escoja la opcin Inventario
Fsico - Importar Datos para Toma Fsica.
2. El proceso para importar el archivo generado por la toma fsica, se
inicia con una ventana donde el usuario debe ingresar la siguiente
informacin:
Archivo de entrada: nombre del archivo a utilizar para realizar la
importacin de datos.
Archivo de salida: nombre de un archivo donde se depositarn los mensajes
de error que el mdulo detecte durante el proceso.
Para especificar ambos archivos el usuario puede utilizar ayuda al presionar la
tecla F1, la cual presenta una ventana para desplazarse entre los directorios,
unidades y archivos.
Utilizar entrada para: el usuario debe definir si la importacin de datos ser
utilizada por el sistema para:
Generar Boletas
Validar Boletas
Recuerde que el proceso de importacin es una herramienta que facilita al
usuario la introduccin o verificacin de las boletas de inventario.
Descongelar artculos que se encuentren congelados: si se marca
esta casilla el sistema desbloquea las existencias de los artculos seleccionados
que se encuentren congeladas.
Debido a que al exportar datos se congelan las existencias de los artculos
seleccionados con el filtro, para las bodegas indicadas, y stas se mantienen
congeladas mientras el proceso de conteo se efecta, entonces el sistema una
Procesos 415
vez que se ejecuta el proceso de importacin del archivo ASCII, rehabilita las
existencias congeladas para realizar el conteo de existencias y actualizar los
datos que el sistema almacena.
Pantalla Principal de Importar Archivos de Toma Fsica
El formato del archivo que ser ledo debe considerar que los datos a ser
importados por el sistema deben tener un formato semejante al archivo que
inicialmente el mdulo exporta. Esto es, que las columnas estn separadas por
tabuladores y que entre registro y registro se utiliza el caracter de fin de lnea.
Convenientemente, este formato es el que se logra al tener los datos en una hoja
Excel donde cada fila contiene los valores de un artculo y se ordena Guardar
como... especificndose que el tipo de formato con el que se debe guardar es
Texto (delimitado por tabulaciones), sin caracteres de control como ttulos de
columnas, tipos o tamaos, etc.
3. En cuanto a las columnas que debe contener cada fila, el programa que
importa los datos asume que su contenido ser el siguiente:
1.) La primera columna la constituye la bodega.
2.) La segunda columna corresponde al cdigo del artculo que se
maneja en el mdulo de Control de Inventario.

Procesos 416
3.) En caso que la compaa maneje localizaciones, la quinta
columna ser la localizacin del artculo, si no se manejan

localizaciones la tercera quinta ser ocupada por otro valor.
4.) Si la compaa maneja lotes:
4.1) La siguiente columna corresponder al lote del artculo. en
caso que el artculo no maneje lotes se debe dejar un

caracter separados a fin de que Excel respete el orden de las
columnas se sugiere el guin.
4.2) Las siguientes dos columnas debern ser el tipo de cantidad
que se est registrando (Disponible/Reservada:,
Cuarentena:, Vencida:) y la cantidad correspondiente
(nmeros que pueden tener o no decimales y corresponden
respectivamente a la cantidad de artculos en el inventario
para el tipo de cantidad anotado). En cuanto a la cantidad de
decimales que Control de Inventario importar estar
determinado por la cantidad de decimales que se le haya
especificado al mdulo. En caso que existan ms decimales
simplemente no los tomar en cuenta.
5.) Si la compaa no maneja lotes:
5.1) Solo se debe especificar una columna con la cantidad (no es
necesario especificar el tipo de cantidad de que se trata).

6.) La siguiente columna, despus de la cantidad se trata de las
unidades de medida.
7.) A la derecha de la lnea se omitir cualquier otra columna que el
usuario pueda tener, as si el usuario lo desea puede tener

columnas adicionales con otra informacin, el mdulo que
importa los datos no tomar en cuenta las columnas extra por lo
que no afectarn en absoluto el resultado.
En general, es suficiente con tomar el archivo exportado, insertar las columnas
necesarias para anotar los montos, registrar los valores correspondientes y
guardar con el formato adecuado.
El archivo de entrada puede ser utilizado para generar las boletas tantas veces
como se desee si ya una boleta se ha generado se actualizarn las cantidades de
ser necesario a partir del archivo de entrada. Tambin puede ser utilizado para
validar cualesquiera de las boletas existentes. Una boleta que se encuentra
validada no ser afectada por el proceso de importacin y cual intento de
afectarla generar un registro con el mensaje correspondiente en el archivo de
salida.
Procesos 417
El proceso de importacin realiza las siguientes validaciones para cada lnea del
archivo a importar:
Genera automticamente, de ser necesario, un nmero de boleta nico.
Si el proceso es de generacin de boletas:
Verifica que el cdigo del artculo exista en la base de datos.

2. Lotes
1.
2.1. Si la compaa y el artculo utilizan lotes se verifica que la lnea
importada tenga un lote, y que ste corresponda a un lote asociado al

artculo.
2.2. Si la compaa tiene lotes y el artculo no, se verifica que el espacio del
lote tenga el caracter separador guin.

2.3. Si la compaa utiliza lotes se verifica que existan las columnas tipo
cantidad y cantidad, tomndose con la cantidad de decimales

especificada para que Control de Inventario trabaje, truncando el resto de
los decimales si estos existen.
2.4. Si la compaa no usa lotes se verifica que la columna cantidad sea
numrica.
3.
Localizaciones
3.1. Si la compaa utiliza localizaciones, se verifica que esta exista.

4.
Se verifica que la bodega anotada en el registro exista.
Se verifica que el artculo est registrado en la bodega a la cual se le anota

el registro.
6. Si actualmente existe una boleta con el mismo artculo, bodega,
localizacin y lote (cuando estos ltimos procedan) y la boleta no est
validada se actualizarn las cantidades que tenga la boleta con las
cantidades que especifique la lnea importada. En caso que est validada
se generar un mensaje de error.
5.
7.
Si no existe una boleta con el artculo, bodega y el lote, se crear una

nueva boleta.
8. Si el proceso es de validacin de boletas

8.1 Se buscar la boleta correspondiente con todos los campos iguales y se
cambiar a estado validada.

8.2 En caso que las columnas necesarias no sean iguales se generar un
mensaje de error con el valor que no corresponde en ambos registros.
Procesos 418
En caso que alguna de estas condiciones no se cumpla se generar un

mensaje de error y se continua con el siguiente registro, hasta finalizar
el archivo de entrada.
Mensajes de Error
Cada vez que suceda un error en la consistencia de los datos, el mdulo adjunta
esta informacin a los dems errores especificando para cada caso:
el nmero de lnea del archivo a importar de que se trata
descripcin que explique la causa del error

El sistema inserta esta informacin en las columnas posteriores del registro del
archivo de entrada y lo guarda en el archivo de salida.
35-01-032 B-02
BAJA
0 Lnea 5
Artculo no existe
Fila ejemplo de Mensaje de Error
Los mensajes de error que determine el proceso se incluirn en el Archivo de

Salida especificado por el usuario siendo posible visualizarlos posteriormente.
Una vez corregidos los errores podra volverse a aplicar el archivo de salida (o
el entrada segn donde se han corregido los cambios), teniendo en cuenta que si
han hecho modificaciones posteriores en Control de Inventario. El proceso
restablecer los valores segn los establezca el archivo de carga.
DESCONGELAR EXISTENCIAS
Esta opcin provee el medio para descongelar registros en forma extraordinaria
para que nuevamente queden habilitados a participar de transacciones.
Este proceso es til para la empresa ya que el congelamiento y
descongelamiento de los artculos es opcional en las ventanas de cada uno de
los procesos con esta caracterstica, lo que puede ocasionar que en algn
momento algn artculo quede congelado, para alguna bodega particular, a
pesar de que no requiera de este modo.
En este caso, el sistema provee el medio para descongelar registros en forma
extraordinaria para que nuevamente queden habilitados a participar de
transacciones.
A continuacin se presenta la ventana principal de la funcin:
Procesos 419
Pantalla para Descongelar Artculos
El procedimiento para ejecutar el proceso de descongelamiento extraordinario

de artculos es el siguiente:
1. Ingrese al men de Administracin, luego al submen Inventario
Fsico y all escoja la opcin Descongelar Artculos. El sistema
desplegar la ventana principal de la funcin denominada
Descongelamiento Extraordinario de Artculos.
2. Dentro de esta pantalla se presenta, en la parte superior una casilla
denominada Fecha y Hora de Corte donde el usuario define estos
datos especificando cual ser la fecha lmite a considerar en el proceso.
De esta fecha y hora hacia atrs el sistema descongelar los artculos
que hayan sido congelados previamente en algn proceso de toma
fsica.
3. Dentro de la tabla de la pantalla se presentan las siguientes columnas:
Cdigo y descripcin del artculo
Bodega
Procesos 420
Existencias congeladas: marca que indica que las existencias de ese

artculo dentro de la bodega especfica se encuentran congeladas.
Fecha de inicio de congelamiento: indica la fecha en la cual el sistema

congel las existencias del artculo al ejecutar algn proceso de toma
fsica.
Bloquea transacciones: esta casilla indica que las existencias del

artculo que se encuentran congeladas no pueden participar en ningn
tipo de transaccin de inventarios. Si un artculo est congelado pero
no tiene esta casilla marcada, el artculo permite que se realicen
transacciones pero todava sigue indicando que se encuentra congelado.
Fecha final del congelamiento

4. En la barra de herramientas se presenta una funcin especial para
Descongelar
Por medio de este cono el usuario puede ejecutar el proceso de
descongelamiento extraordinario de artculos. Este cono realiza la misma
operacin que la opcin Descongelar! que se encuentra en el submen.
Al presionar el cono se desplegar una pantalla donde se ejecuta el proceso
hasta la fecha de corte definida por el usuario.
5. Para ejecutar el proceso el usuario debe presionar el cono
o
presionar la opcin Descongelar! del men de la ventana. Al realizar
esta operacin el sistema desplegar una pantalla de confirmacin del
proceso.
Pantalla de Confirmacin del Proceso de Descongelamiento
Procesos 421
6. Una vez que se ha ejecutado el proceso, se eliminarn de la tabla los

registros de los artculos que fueron descongelados.
MOVIMIENTO CONTABLE
En esta opcin se genera el asiento contable para aquellos movimientos de
inventario que, a la fecha especificada, no se hayan reflejado en la contabilidad.
Importante: Es importante mencionar que el proceso de generacin de
asientos contables es realizado por medio de un "hook" denominado
CI_ASNT.APD que es utilizado por el sistema para ejecutar el proceso.
Para esta opcin, se solicita un rango de fechas, un rango de documentos a
incluir dentro del proceso que filtren las transacciones a considerar y los
mdulos que generan movimientos en la existencias en inventario.
Se genera un solo asiento contable para todas las transacciones de inventario
cuyo movimiento o impacto no se haya reflejado en la contabilidad.
Para las transacciones de inventario que se ingresan directamente desde el
mdulo de Control de Inventario, la integracin con la contabilidad se
presenta de tres formas distintas, segn la opcin en la que se realice el
movimiento:
Transacciones en lnea: el sistema generar un asiento por cada

transaccin que se grabe. Este comportamiento se presenta solamente para
aquellos tipos de transaccin que en la carpeta Ajustes de Parmetros
del Mdulo se hayan marcado.
En caso contrario, es decir, para tipos de transacciones que no hayan sido

elegidos, el sistema grabar el movimiento, pero la integracin con la
contabilidad se tendr que hacer desde esta opcin.
Transacciones en paquete: el sistema generar los asientos solamente si en

la pantalla de aplicacin de documentos se selecciona la opcin
Contabilizar Transacciones, en este caso se crear un asiento contable
por cada documento del paquete.
Si se presenta la situacin opuesta, es decir, que no se contabilicen las

transacciones cuando stas son aplicadas al inventario, entonces el sistema
actualizar las existencias pero la integracin con la contabilidad se tendr que
realizar desde esta opcin.
Movimiento contable: el sistema generar un asiento para todas las

transacciones a las cules no se haya generado anteriormente el
movimiento contable respectivo. Dicho asiento estar formada por tantas
Procesos 422
lneas como transacciones pendientes de movimiento contable hayan

almacenadas dentro de la base de datos.
El proceso recorre cada transaccin de inventario que se encuentre antes o que
cumpla con el rango de fechas o documentos especificado y que no se haya
contabilizado, de esta manera va generando el asiento contable general, el cual
se graba en el paquete contable definido en Parmetros del Mdulo.
La contabilizacin por tipo de transaccin se hace de la siguiente forma:
Transacciones tipo Costo

a. Si aumenta el costo del artculo
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
b. Si el costo del artculo disminuye

Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Transacciones tipo Consumo

Normal
Dbito
Cta. Consumo
XXXX
Cta. Inventario
XXXX
Re-re-trabajo
Cta. Consumo
trabajo
Dbito
por
re-re-
Gasto
Cta. Consumo por gasto
XXXX
Dbito
Cta. Consumo por desperdicio
Crdito
XXXX
Cta. Inventario
Desperdicio
Crdito
XXXX
Cta. Inventario
Cta. Inventario
Crdito
XXXX
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
La cuenta de consumo ser la que corresponda con el tipo de consumo que se

est procesando (normal, gasto, re-re-trabajo).
Procesos 423
Estas cuentas se definen de manera general para cualquier artculo del

inventario desde la carpeta Cuentas de Parmetros del Mdulo.
Transacciones tipo Compra

Local
Dbito
XXXX
Cuenta Compra Local
Crdito
XXXX
Importacin
Dbito
Cuenta Inventario
XXXX
Cuenta Compra Importacin
Crdito
XXXX
Transacciones tipo Ensamble

Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Transacciones tipo Fsico

a. Si el inventario aumenta e inventario > 0
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
b. Si el inventario disminuye e inventario< 0, hay faltante

Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Transacciones tipo Miscelneo

a. Si el inventario aumenta
Procesos 424
(inventario > 0)
Dbito
XXXX
Crdito
XXXX
b. Si el inventario disminuye
(inventario < 0, hay faltante)
Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Transacciones tipo Produccin

Dbito
Crdito
XXXX
XXXX
Transacciones tipo Venta

Local
Cta. Venta local
Dbito
Crdito
XXXX
Cta. Inventario
Exportacin
Cta. Vta. Exportac.
XXXX
Dbito
Crdito
XXXX
Cta. Inventario
XXXX
Transacciones tipo Vencimiento

Dbito
Cuenta Gasto por Vencimiento
Crdito
XXXX
XXXX
A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:
Procesos 425
Pantalla de Movimiento Contable
PURGA DE DATOS HISTRICOS

Con esta opcin se eliminan transacciones que tengan fecha anterior a las
especificadas por el usuario.
En esta opcin se solicitan tres fechas, una relacionada con la purga de
transacciones de inventario, otra con la purga de desglose de costo estndar y la
ltima para purga de costos UEPS/PEPS.
Se cuenta con la opcin de escoger para cuales tipos de artculos se eliminarn
datos, de manera que el usuario pueda filtrar para cuales tipos de artculos
desea purgar datos y para cuales no. Inicialmente estarn seleccionados todos
los tipos de artculos.
Este filtro aplica ya sea para transacciones, costo estndar, ueps/peps o solo
transacciones contabilizadas.
Este proceso es til para eliminar de la base de datos informacin obsoleta, por
ejemplo, se puede eliminar informacin de costos para aquellas capas cuyo
niveles de existencias estn en cero, o bien, registros de transacciones cuyo
valor histrico no afecta ms la toma de decisiones.
Procesos 426
Tambin es posible eliminar slo aquellas datos histricos de transacciones que

ya hayan sido contabilizadas dentro del sistema.
Purgar cadenas de nmeros de serie no utilizadas indica que en el proceso de
purga, se va a eliminar las cadenas de nmeros de serie que no se usan desde
ningn mdulo, a saber: CI, CO y FA
Al introducir nmeros de serie para ser utilizados en una transaccin se puede
dar el caso de que se crea la cadena de nmeros de serie, pero que al final se
cancele el proceso por lo que esa cadena no fue utilizada desde ninguna
transaccin. Conforme pase el tiempo, es de esperar que hayan muchas cadenas
que no se utilizan, por lo que quedan en el sistema haciendo basura.
Cada vez que se realiza una purga de datos histricos, ya sea de transacciones,
capas de costo, costos estndar o cadenas de nmeros de serie, se crear un
registro de auditoria de procesos. Las auditorias de procesos se pueden ver
desde el mdulo de Administracin del Sistema (AS), en la opcin de purga de
auditorias.
Advertencia!!!
Este proceso es lento e irreversible pues los datos son totalmente eliminados
de la base de datos.
Ventana de la Purga de Datos.

Procesos 427
CLASIFICACIN ABC DE ARTCULOS

Este proceso realiza la clasificacin ABC de los artculos, es decir, determina la
importancia de los artculos con base en el costo total y en su contribucin
(frecuencia) en las transacciones registradas. En otras palabras, el proceso
establece cules artculos contribuyen en mayor proporcin al costo total de los
artculos vendidos, consumidos, o ambos, durante un intervalo de tiempo
establecido.
Una vez definida la clasificacin para cada artculo, se actualizan los registros
de los mismos, de manera que el proceso modifica la clasificacin ABC
definida al artculo en la carpeta Clasificacin con base en los resultados de
este proceso.
Esta es la diferencia fundamental entre el reporte ABC y este proceso, ambas
opciones hacen lo mismo: construir y determinar con base en las transacciones
registradas, las clasificaciones de los artculos, pero el proceso actualiza los
registros de los artculos que presentan una variacin en su contribucin,
mientras que el reporte no realiza ninguna modificacin en la informacin
almacenada en la base de datos.
Las materias primas o artculos terminados que constituyen ese porcentaje
relativamente alto en costos pero pequeo en nmero de unidades, representan
el grupo A. Deben mantenerse excelentes registros de las A dado que
ahorros por bajo inventario de las mismas justifican un control cuidadoso.
Aproximadamente un 20% del nmero total de las piezas podran representar
un 80% de los costos.
Las piezas B constituyen el grupo del medio. Aproximadamente un 25% del
nmero total de las piezas pueden representar un 20% de los costos. Estas
piezas o materias primas tambin requieren un control cuidadoso aunque no tan
minucioso como las tipo A.
Las piezas C son las insignificantes, las muchas triviales. Conviene mantener
una existencia relativamente alta de estas materias primas o artculos
terminados. Este tipo de artculos no conviene fiscalizarlo muy a fondo por el
alto del control en comparacin con el bajo costo del artculo.
Deben tenerse en mente algunas precauciones cuando se utiliza el anlisis
ABC, puede ser que dentro de los artculos clase C se encuentren: artculos
de alto valor y poco consumo, perecederos, o que ocupen mucho espacio. En
tales situaciones, obviamente, no se recomiendan altas existencias.
Procesos 428
El usuario puede determinar los artculos a los cuales se les har el anlisis
ABC, por medio de un filtro que presenta varias opciones de escogencia de
registros.
El sistema despliega una pantalla donde el usuario puede definir los registros a
actualizar, sta se presenta en carpetas cuya informacin se presenta a
continuacin.
Generales
Esta carpeta permite restringir los registros a considerar por medio de los
siguiente parmetros:
desea incluir en el proceso.
transacciones consideradas para la ejecucin del proceso. Es decir, este campo
considerar las cantidades, costos, precios y utilidades, por artculo, que
presentaron transacciones de tipo venta, consumo o ambas durante el perodo.
seleccin de documentos de inventario que se considerarn en el proceso.
Recuerde que la aplicacin es el nombre o cdigo del documento que genera el
movimiento de inventario.
525 536
24
5680 5696
Procesos 429
son: 525, 536, 5680 y 5696.
proceso se consideren nicamente artculos que presenten al menos una
transaccin tipo venta, consumo o ambos en el perodo establecido
anteriormente.
Transacciones: en este campo se definen las transacciones de inventario que
se considerarn en el proceso de clasificacin.
Costo: se debe definir el costo con base el cual se considerarn las
transacciones de inventario, a saber: fiscal, comparativo o ltimo. Los valores
desplegados variarn puesto que los costos fiscal y comparativo utilizan
diferentes tipos de costeo.
definirn los valores.
Pantalla Generales de Clasificacin ABC de Artculos
Procesos 430
Categora
En este caso debe establecerse el porcentaje para la definicin de la
clasificacin del artculo, as como el filtro de registros por conteo cclico.
incluido dentro de cada clase. Los artculos que definan porcentajes mayores o
iguales al definido en cada campo se clasificarn en la categora
correspondiente.
Frecuencia de Conteo Cclico: esta opcin permite escoger los artculos a
actualizar la clasificacin por medio del conteo cclico definido para cada caso.
Esto es, se tomarn en cuenta los artculos definidos como A que tengan una
frecuencia de conteo del nmero de das definido en la casilla, de igual forma
para los otros tres casos.
Pantalla Categora de Clasificacin ABC de Artculos
Procesos 431
Artculos
En la carpeta de Artculos se filtra la informacin con respecto a los artculos
que se incluirn en el proceso.
Artculos: se debe indicar el rango de artculos a incluir en el proceso,
mediante el cdigo del artculo inicial y el cdigo del artculo final.
Automticamente se desplegar la descripcin del artculo.
Descripcin: el sistema tambin permite que la seleccin se haga por el
nombre de los artculos.
Cdigo de Barras: se debe indicar el rango de cdigos de barras a incluir en
el proceso, mediante el cdigo de barras inicial y el cdigo de barras final,
adems de marcar el tipo de cdigo de barras que se incluir en el proceso. Esto
aplica tanto para Unidad de Detalle como para Unidad de Almacn.
Tipo: se debe marcar el tipo de artculo que se incluir en el proceso.
Estado: el usuario debe marcar con un check si el sistema incluir los
artculos activos, inactivos, o ambos, cuando ejecute el proceso.
Lotes: permite elegir si el proceso tomar en cuenta artculos que utilicen o no
lotes.
Manufactura: permite elegir si el proceso tomar en cuenta los artculos que
se utilizan en manufactura o no.
Procesos 432
Pantalla Artculos de Clasificacin ABC de Artculos
Otros
Se utiliza para complementar el filtro de la informacin que ser incluida para
Cuentas: en las casillas de esta carpeta se ingresan el rango de cuentas de
inventario a incluir en el proceso. De esta manera la clasificacin se har
solamente a artculos que utilicen los paquetes de cuentas de inventario
definidos en estos campos.
Proveedores Principales: permite establecer el rango de proveedores que
sern tomados en cuenta para la seleccin de artculos a participar en el
proceso.
Procesos 433
Fechas: se utiliza para ingresar los rangos de fechas del ltimo ingreso, el
ltimo movimiento y la ltima salida, registradas a los artculos. Los artculos
que presenten estos movimientos dentro del rango de fechas definido, sern los
que se consideren para la actualizacin de la clasificacin ABC.
Pantalla Otros de Clasificacin ABC de Artculos
Clasificacin
Se utiliza para filtrar los artculos que se considerarn en el proceso por medio
de su clasificacin, definida en el men de Administracin. Se deben
ingresar los rangos deseados en las seis clasificaciones de artculos que permite
el sistema.
proveedor y cuenta de inventario.
Procesos 434
Cuando el usuario presiona el botn Clasificar que se ubica en la parte

inferior de la pantalla, el sistema empieza la ejecucin del proceso. A su vez,
muestra una pantalla donde se mide el grado de avance del mismo.
Finalmente, se despliega un mensaje donde se informa la cantidad de artculos
que fueron modificados debido a un cambio en su clasificacin ABC.
Pantalla Clasificacin de Clasificacin ABC de Artculos
CLCULO DE PUNTOS DE RE-ORDEN

El proceso de clculo de puntos de re-orden se realizar slo para los artculos
que calcen segn las pautas que el usuario defina en los filtros aplicados. Los
resultados del clculo, tambin variarn de acuerdo al tipo de transacciones con
que se decida trabajar, dgase fechas, cuentas, cdigos, lotes, entre otras.
Adems, para el clculo el sistema tomar en cuenta solamente los artculos con
movimientos o transacciones (segn sean definidas) que estn posteriores a la
fecha de corte.
Procesos 435
El proceso de clculo de puntos de re-orden utiliza la frmula de forma

estndar:
{(Cantidad de la Transaccin / Das
Reabastecimiento} + Existencia Mnima
Donde:
del Periodo) * Plazo
de
Cantidad de la transaccin: la suma de los movimientos realizados de

consumo y/o venta del artculo hasta la fecha establecida en el filtro.
Das del periodo: nmero de das transcurridos entre la fecha de corte y la
fecha en que se corre el proceso.
Plazo de Reabastecimiento: Configurado en el artculo en el tab de proveedor.
Existencia Mnima: Es la configurada en el artculo o en la relacin del
artculo y la bodega.
Hay que recordar que si el plazo de reabastecimiento y la existencia mnima es
cero, el clculo siempre ser de cero para el punto de re-orden, si slo el plazo
de reabastecimiento es cero, el punto de re-orden siempre ser la existencia
mnima.
El proceso de clculo se realiza en un Hook, al cual se le indica la informacin
necesaria para el clculo, de ah que se procesen todos los artculos o todas las
relaciones artculo-bodega seleccionadas y dado que para encontrar la
Cantidad de la Transaccin se realiza una seleccin de las transacciones en
el inventario de venta y/o consumo del periodo, el proceso se puede volver muy
pesado.
Como se utiliza un hook para el clculo se vuelve difcil utilizar el mismo
procedimiento de optimizacin usado en los reportes de inventarios. Por lo que
llevara ms anlisis realizar una posible optimizacin.
La pantalla del proceso presenta la informacin que debe definir en carpetas,
las cuales se describen a continuacin.
Procesos 436
Generales
Carpeta Generales en Clculo de Puntos de Re-orden
En esta carpeta se deben definir los aspectos relacionados con:

Bodegas: se establece un rango de bodegas a ser incluidas en el proceso.
Movimientos: estas casillas tipo check box se usan para indicar si en el
proceso del clculo se incluir en el total de ventas los movimientos por
concepto de ventas y/o consumo. Cabe resaltar que es posible marcar las dos
opciones al mismo tiempo y tambin que es obligatorio marcar al menos una de
las dos opciones.
Procesos 437
Fecha Base: en esta casilla se debe definir la fecha que servir de base para la
valoracin de los inventarios. Se puede elegir entra la opcin de Fecha de
Documento o Fecha de Auditora.
Fecha de Corte: indica la fecha de corte para la realizacin del proceso, se
debe definir con el formato dd/mm/aaaa.
Calcular Punto de Re-orden por Bodega: esta opcin da la posibilidad de
que el clculo del punto de re-orden se realice desglosado para cada bodega que
est asociada al artculo.
Artculos
Carpeta Artculos en Clculo de Puntos de Re-orden
En la carpeta Artculos se definen las caractersticas relacionadas directamente

con los mismos, las cuales son:
Procesos 438
Cdigo de Artculos: casillas para definir el rango de los cdigos de los

artculos a incluir.
Descripcin de Artculos: casillas para definir el rango de las descripciones
de los artculos a incluir en el proceso.
Cdigo Barras Unidad de Detalle: si el sistema tiene definido el uso de
cdigos de barras, estas casillas se habilitan, de lo contrario no lo estn. En las
mismas se define el rango de los cdigos de barras para la unidad de detalle a
incluir, y otra casilla el o los Tipo(s) de cdigo.
Cdigo Barras Unidad de Almacn: si el sistema tiene definido el uso de
cdigos de barras, estas casillas se habilitan, de lo contrario no lo estn. En las
mismas se define el rango de los cdigos de barras para la unidad de almacn a
incluir, y otra casilla el o los Tipo(s) de cdigo.
Tipo: casilla tipo check box para seleccionar los tipos de activos que se
incluirn en el clculo.
Estado: casilla para seleccionar el tipo de artculos segn si se encuentra
activo o inactivo.
Lotes: casilla para definir si se incluir los artculos que usan o no lotes.
Manufactura: casilla para definir si se incluir los artculos que son usados o
no en manufactura.
Procesos 439
Otros
Carpeta Otros en Clculo de Puntos de Re-orden
Cuentas: casillas definidas para asignar el rango de los cdigos del grupo de
cuentas contables de los artculos que van a ser sujetos del clculo.
Proveedores Principales: casillas diseadas con el fin de definir el rango
de los cdigos de los proveedores de los artculos a incluir en el proceso.
Fechas:
ltimo ingreso: rango de fechas para delimitar los artculos se
incluirn en el clculo, segn la fecha del ltimo ingreso.
ltimo movimiento: rango de fechas para delimitar los artculos que
van a ser incluidos en el clculo, segn la fecha de su ltimo
movimiento.
ltima salida: rango de fechas para delimitar los artculos que van a
ser incluidos en el clculo, segn la fecha de su ltima salida.
Procesos 440
Clasificacin
Carpeta Clasificacin en Clculo de Puntos de Re-orden
Clasificacin: casillas para definir el rango de cdigos de clasificaciones que

se incluirn en el proceso del clculo de los puntos de re-orden. Recuerde que
las clasificaciones varan de usuario a usuario, se definan en el los parmetros
del mdulo.
Clase: casillas tipo check box para indicar las clases que sern incluidas en el
proceso. cabe mencionar que en esta opcin el usuario debe elegir al menos una
de las clases, pudiendo elegir desde solo una de las clases hasta las cuatro
clases existentes.
Una vez definidos los filtros de inters en las carpetas descritas se pulsa el
botn
correspondientes.
para llevar a cabo el clculo y as obtener los resultados
Procesos 441
APNDICE C
Parmetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se presentan los parmetros que existen en el EXACTUS.INI
para la versin 5.00 del mdulo de Control de Inventarios
especficamente.
Cualquier informacin adicional de otros parmetros para la versin, consulte
el Manual de Configuracin.
LOTES=SI/NO
Indica si en el mdulo de Control de Inventario y en todos aquellos que
hagan consulta de las existencias en inventario, las transacciones de los
artculos especificarn el lote al que pertenecen, para llevar control de la vida
til de los mismos.
Si el parmetro indica SI, entonces las transacciones de los artculos de
inventario debern especificar el lote al que pertenecen, segn se defina si el
artculo utiliza lotes o no. Con esta caracterstica, se llevar control de los
artculos que estarn en cuarentena, disponibles o vencidos.
INVENTARIODOLAR=NO
Este parmetro indica si el sistema permite manejar los costos relacionados con
el inventario en dos monedas.
Si el parmetro est marcado SI el sistema permite manejar costos relacionados
con el inventario en dos monedas.
Si el parmetro est marcado en NO el sistema no permite manejar costos
relacionados con el inventario en dos monedas.
Parmetros en Archivos *.ini 442
CONTABILIZARTRANSACCIONES=SI/NO
Indica si el sistema crear un asiento por cada documento (conjunto de
transacciones) del paquete que se aplique al inventario, durante el proceso de
Aplicacin de Documentos por medio del control de la activacin de la
opcin "Contabilizar Transacciones" dentro del submen Paquetes
Transacciones.
El parmetro permite definir si la casilla "Contabilizar Transacciones"
aparecer marcada siempre para realizar la contabilizacin en lnea, o
desmarcada siempre, para realizar la contabilizacin en batch, segn los
documentos marcados por el usuario que define la transaccin de inventario. El
proceso de Aplicacin de Documentos aplica las transacciones de inventario
necesarias a partir de los documentos seleccionados del paquete. Adems,
elimina los documentos que pudieron ser aplicados en su totalidad.
Si el parmetro indica SI ,en la ventana del proceso de Aplicacin de
Documentos, la opcin Contabilizar Transacciones aparecer activada. Esto
har que se cree un asiento por cada documento (conjunto de transacciones) del
paquete que se aplique al inventario y la contabilizacin se realizar en lnea.
Si el parmetro indica NO, en la ventana del proceso de Aplicacin de
Documentos, la opcin Contabilizar Transacciones aparecer desactivada. Por
lo tanto la contabilizacin de todos los documentos de un paquete se realizar
en batch (solo se contabilizarn los documentos que sean marcados en la
casilla).
BODEGAS DE CONSIGNACIN=BC1,BC2
Este parmetro permite definir los cdigos de las bodegas que sern usadas
como bodegas de consignacin. Puede definirse ms de una bodega, las cuales
deben ir separadas por comas, cabe aclarar que stas deben existir en
Exactus. El parmetro debe incluirse en el Exactus.ini en la seccin de
Opciones_CI y adems debe estar incluida en todas las mquinas en donde se
encuentre instalado Exactus Impulso.
La definicin de los posibles valores es la que se muestra a continuacin:
[OPCIONES_CI]
Bodegas de Consignacin=BC1,BC2
Para la utilizacin de dicho parmetro deben tomarse en cuenta los siguientes
puntos relevantes:
Esta modificacin contempla solamente la generacin de transacciones

en las bodegas de consignacin desde el mdulo de Control de
Inventario. Cualquier otro mdulo que genere transacciones no podr
utilizar las bodegas de consignacin.
Al aplicar transacciones desde Control de Inventario en las

bodegas de consignacin solamente se modificarn las tablas de la base
de datos relacionadas con existencias, los costos no se deben modificar.
Este cambio tiene otra implicacin importante: para los artculos que
utilizan mtodo de costeo UEPS PEPS, pues para stos no se crear
capa de costos al hacer ingresos a la bodega de consignacin, es decir,
para un artculo que cuente con existencias en las bodegas "normales" y
en la bodega de consignacin, la sumatoria de las existencias en todas
las bodegas no ser igual a la sumatoria de las cantidades restantes en
las capas de costo.
El punto anterior tambin nos lleva a otra restriccin, pues no se

permitirn hacer transacciones de traspaso que involucren una bodega
de consignacin y una bodega "normal" o viceversa. Aparte de esta
restriccin, en las bodegas de consignacin ser posible realizar
cualquier otro tipo de transaccin de inventario.
Los reportes del mdulo no sern modificados. Queda a la entera

responsabilidad del usuario excluir las bodegas de consignacin de los
filtros de bodegas en los reportes del mdulo, ya que los resultados no
sern vlidos, especialmente en los reportes en los que se incluyen
cantidades y costos.
En la pantalla de ingreso de transacciones, tanto en lnea como en

paquete, al seleccionar una bodega de consignacin automticamente se
deshabilitan los campos de costos y de precios.
Los movimientos realizados sobre las bodegas de consignacin no

generarn asientos contables, pues al no afectar los costos, la
contabilidad no tendr papel en dichos movimientos. Por la misma
razn, al crear la transaccin, las columnas de costos y de precios
quedan con cero para las transacciones que se hacen en cualquier
bodega definida como bodega de consignacin.
Un punto importante que se debe tener presente al activar esta

funcionalidad es que las bodegas de consignacin deben tener
existencias en cero ANTES de activar la funcionalidad. Por lo tanto, es
responsabilidad del usuario poner existencias en cero de las bodegas de
consignacin antes de poner la opcin en el Exactus.ini. De no seguirse
este punto entonces se crearn inconsistencias en los datos de

existencias y costos.
APNDICE D
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del mdulo de Control de Inventario. Los derechos para
los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde la
opcin Seguridad! del men principal del mdulo de Administracin del
Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compaa para quienes
se establecen, simultneamente, los mismos derechos sobre cada una de las
opciones de los mdulos del sistema. Por ejemplo, los Encargados de la Bodega
podran tener derecho a Modificar, Aprobar, o definir el Vencimiento de lotes,
desde el mdulo de Control de Inventario.
Un usuario es un empleado de la compaa para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los mdulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe de Bodegas podra ser el nico
con privilegios a Agregar, Modificar, Eliminar y Aplicar paquetes de
inventario, que se presenta cuando las transacciones se ingresan por Paquete.
DEFINICIN DE PRIVILEGIOS
El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del mdulo de
Control de Inventario, de un grupo de usuarios o de un usuario en
particular, se presenta a continuacin:
1. Desde el men principal del mdulo de Administracin del
Sistema presione el botn izquierdo del ratn sobre la opcin de
Seguridad!. Se desplegar la pantalla para Definicin de Usuarios
y Grupos.
Control de Seguridad 446
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios, marque,

presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla Grupos.
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,
marque, presionando el botn izquierdo del ratn, la casilla Usuarios.
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el cono . Se desplegar la pantalla de Definicin
de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del cdigo y el nombre
asociado con el grupo de usuarios o el usuario en particular.
4. Seleccione, mediante un Combo Box, la compaa en la cual el grupo
de usuarios o el usuario en particular tendr derechos o privilegios
sobre las opciones de los mdulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definicin de Privilegios,
se despliega un rbol que contiene los mdulos del sistema instalados
para la compaa seleccionada. Marque con el highlight el mdulo de
Control de Inventario.
6. Para expandir el rbol en una rama o nivel haga doble click sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del men
principal del mdulo de Control de Inventario, haga doble click sobre
la rama de correspondiente.
7. Expanda cada una de las opciones del men principal. Por ejemplo, si
hace doble click sobre la rama Transacciones se desplegarn dos
ramas: Paquetes y En Lnea.
A su vez, la rama de Paquetes se puede expandir en cinco ramas:
Agregar, Modificar, Eliminar, Aplicar y Documentos de Inventario.
Esta ltima a su vez se puede expandir en las siguientes opciones:
Agregar, Modificar, Eliminar y Lneas. Se pueden expandir tantos
niveles como opciones existan para rama o nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opcin

especfica o un grupo de opciones que se encuentran
dentro de la rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opcin, de manera
individual, marque con el highlight la rama y presione el cono
o
la opcin Permitir del men de Privilegios. Por ejemplo, si para un
grupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar solamente
el derecho de Aplicar Paquetes de Inventario se debe marcar con el
highlight la rama Aplicar de la opcin Paquetes del men de

Transacciones y presionar el cono .
Asignacin de Privilegios a una funcin especfica
Para asignar los derechos sobre una opcin o varias opciones de nivel
superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o
nivel superior, simultneamente, active el cono
o la opcin
Replicar del men de Privilegios, marque con el highlight la rama o
nivel superior y presione el cono . Por ejemplo, si para un grupo de
usuarios o un usuario en particular se desea asignar todos los derechos
o privilegios relacionados con las transacciones por paquetes se debe
activar el cono
, marcar con el highlight la rama o nivel superior
Paquetes de la opcin Transacciones del men principal del
mdulo de Inventarios y presionar el cono . Por lo tanto, el grupo
de usuarios o el usuario en particular tendr derecho a Agregar,
Modificar, Eliminar, Aplicar, y a todo el manejo de los

Documentos de Inventario ( Agregar, Modificar, Eliminar y
Lneas).
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios o
un usuario en particular, presionando con el botn izquierdo del ratn
sobre el cono
o la opcin Grabar del men de Privilegios.
10. Existen privilegios especiales tal como el acceso a "Transacciones por
usuario" que permiten que los usuario de Control de Inventario
tengan acceso o no a cambiar la caractersticas sobre la funcionalidad
restringida en cuanto al uso de transacciones. Dichos privilegios deben
ser definidos primero en Administracin del Sistema y luego en el
mdulo por lo que la empresa asegura doble seguridad en el manejo de
los datos que almacena la base de datos.
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios

al cual pertenece el empleado no se definen privilegios o
derechos sobre una o varias opciones del mdulo,
entonces cuando el usuario ingrese al mdulo dichas
opciones aparecern deshabilitadas.
Glosario
Artculos Alternos
Artculos que pueden sustituir a otros, presentan caractersticas similares.
Cdigo de Barras
Norma utilizada para identificar los artculos por medio de espacios y barras de
diversos grosores. Tambin se utiliza una secuencia de dgitos para la
identificacin del artculo.
Conteo Cclico
Consiste en hacer inventarios con una muestra de elementos especficos en
intervalos regulares, de modo que los registros sean verificados peridica y
parcialmente.
Costeo Estndar
El costo estndar se refiere al costo que define arbitrariamente el usuario del
sistema. Este costo deber actualizarse peridicamente y de manera manual.
Costeo PEPS
Mtodo que supone para los propsitos de costeo que las unidades adquiridas
de ltimo se encuentran todava en inventario. Los costos iniciales se
consideran como los costos de las mercaderas vendidas. En otras palabras,
supone que los artculos que ingresan al inventario de primero son los que salen
de primero del inventario.
Costeo Promedio
Este mtodo supone que todos los artculos disponibles para la venta durante un
perodo estn mejor representados por un promedio ponderado.
Glosario 450
Costeo UEPS
Mtodo que supone que las unidades adquiridas primero son las que se
mantienen en inventario. As, los costos de inventario, ms recientes o ltimos,
se consideran los costos de las mercaderas vendidas. La intencin es
correlacionar los costos ms recientes con las ventas.
Cuarentena
Perodo de tiempo en que el artculo debe permanecer en la bodega sin poder
ser utilizado para participar en alguna transaccin de inventario. La cuarentena
se utiliza para aquellos artculos que requieren adquirir alguna caracterstica
despus de finalizada su produccin, y que sin sta no pueden definirse como
disponibles en el inventario. Generalmente se aplica sobre artculos de tipo
perecederos, sin embargo puede generalizarse a cualquier artculo, si as se
requiere.
Highlight
Normalmente cuando se escoge una lnea de una tabla de datos con un click,
sta se marca en video inverso, de manera que el registro queda marcado para
ejecutar una accin especfica sobre l.
Inventario Fsico
Conteo real y fsico de todos los artculos existentes en bodega.
Kit
Artculo compuesto por varios artculos terminados del inventario, es un
paquete de artculos que se agrupan dentro de uno solo.
Localizacin
Ubicacin dentro de la bodega, que permite localizar ms fcilmente dnde se
almacena cada artculo. Las localizaciones pueden ser reas, estantes, niveles,
etc.
Glosario 451
Lote
Corresponde a una tanda particular de fabricacin, la cual se identifica por
medio de un nmero, para controlar el momento en que fue producido, el
perodo de cuarentena del artculo, la vida til y la fecha de expiracin del
mismo.
Recproco
Dos artculos son alternos mutuamente, se pueden sustituir entre ambos, en las
dos direcciones.
Remisin
Documento que se genera y enva a un cliente, en el cual se hace constar las
cantidades y precios de los artculos enviados. El objetivo es comprobar las
cantidades que se embarcaron, a partir de las cuales el cliente podr aceptar o
rechazar, haciendo los ajustes pertinentes en el inventario, segn sea el caso.
Stock de Seguridad
Cantidad mnima que debe existir en el inventario, para asegurarse que no se
produzcan faltantes en el momento requerido.
Unidades de Medida
Patrn en el que se miden los artculos del inventario, segn el fin que se
necesite considerar: almacenamiento, detalle o venta.
Vencimiento
Estado que presentan los artculos que utilizan lotes cuando su vida til ya ha
expirado, es decir, cuando se ha sobrepasado la fecha definida como
vencimiento.
Glosario 452

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MANUAL DEL USUARIO

Acerca de esta Gua

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1

Introduccin a Control de Inventario

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 4

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa

Nota Introductoria ................................................................................................................... 13

Informacin General para las Transacciones de Control de Inventario 34

Nota Introductoria ................................................................................................................... 34

Nota Introductoria ................................................................................................................... 96

Nota Introductoria ................................................................................................................. 152

Nota Introductoria ................................................................................................................. 263

Nota Introductoria ................................................................................................................. 322

ndice General iii

Formato del Reporte ............................................................................................... 337

Nota Introductoria ................................................................................................................. 364

Descongelar Existencias ......................................................................................... 419

Parmetros en Archivos *.ini

Nota Introductoria ................................................................................................................. 442

Nota Introductoria ................................................................................................................. 446

Texto que se desea recalcar

Mdulos u opciones de Exactus

Presenta condiciones importantes sobre el

Muestra situaciones de cuidado en el

Brinda consejos al usuario que le facilitarn

Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarn

Cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto

Por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que

Manual de Administracin del Sistema

Manual de Configuracin del Exactus.ini

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo

Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables

Manual de Administracin del Sistema

Manual de Cargadores dinmicos

Las caractersticas generales de Control de Inventario.

El manejo general del sistema

La ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

Los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Control de

Interfaz grfica y amigable en Microsoft Windows.

Compatibilidad con Microsoft Excel para traslado de datos.

Manejo de diferentes tipos de costeo por artculos (UEPS, PEPS,

Control capas de costo en las transacciones de inventario segn el tipo

Manejo de lotes de produccin con trazabilidad.

Inventarios en moneda local y dlares.

Soporte de imagen para cada artculo.

Definicin de artculos alternos.

Definicin y mantenimiento de alias para los artculos.

Mltiples tipos de transacciones de inventario.

Ajustes en el inventario simultneamente o en batch debido a las

Seguridad en el acceso de usuarios para cada opcin del mdulo.

Control en la creacin de transacciones segn los privilegios de cada

Consulta detallada de cada artculo.

Consulta de niveles de existencias en inventario y transacciones

Variedad de reportes para diversas funciones.

Actualizacin del costo estndar de los artculos.

Posibilidad de realizar inventarios fsicos para verificar y corregir