Empresa:

AUDITORES ASTAF S.A.S

Ejercicio: Evaluacion control interno a SITUARE PUBLICIDAD Y DISEÑO S.A.S
Area: Contabilidad, Cartera y cuentas por pagar

Titulo: Evaluación del Control interno Financiero

PREGUNTA
Respuesta Calificación OBSERVACIONES
A AMBIENTE DE CONTROL
Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que regulan el marco de
1 Parcial 2 Se capacita constantemente al personal contable
información financiera aplicable a la entidad?

¿Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la Cuentan con un departamento de contabilidad totalmente estructurado y
2 Si 1
entidad? organizado.

¿La entidad tiene implementada una política de actualización permanente para los funcionarios inmersos en el proceso contable y la misma se lleva a
La empresa se encuentra en proceso de implementacion para las
4 cabo en forma continua? La entidad tiene definidas las necesidades del recurso humano y de capacitación de los mismos, en cuanto a los requerimientos No 3
politicas contables.
técnicos conforme con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable?
Siempre que sale un personal de la empresa tiene que dejan un manual
5 ¿Cuando se presentan cambios de representante legal o de contador en la entidad se producen informes y procesos de empalme? Si 1
de funciones incluido su desarrollo.
Cada 3 meses se realizan evaluaciones de desempeño a todo el
6 ¿La entidad cuenta con un plan de evaluación de desempeño de los funcionarios del área contable? Si 1
personal.
7 ¿La alta dirección facilita la comunicación y retroalimentación entre los diferentes niveles de la organización con el área de contabilidad? Parcial 2 No siempre la comunicación es asertiva con las demas areas.

8 ¿En la formulación del plan estratégico y de los planes de acción, tiene participación el área de contabilidad? Si 1 El area contable siempre esta presente en las decisiones de la empresa.
Cada soporte contable o documento para pago se revisa mucha antes y
9 ¿Hay una adecuada supervisión y monitoreo de las operaciones realizadas por personal de contabillidad, tesoreria y sistemas de información? Si 1
necesita una autorizacion para poder ser valido.
10 ¿La asignación y distribución de cargas responde a los requerimientos de los procesos contables? Parcial 2 En algunos casos ya que la carga es bastante.

¿La estructura organizacional actual del departamento de contabilidad permite orientar el trabajo para alcanzar los propósitos, objetivos y cualidades de la Esta formado y establecido sus cargas para que cada persona actue de
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información contable? forma correcta y pueda haber mayor beneficio

¿Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan
12 Parcial 2 Se manejan A-Z con su debida numeración para llevar un mejor control
la materia?
CALIFICACIÓN AMBIENTE DE CONTROL 2 PARCIALMENTE ADECUADO
B EVALUACIÓN DEL RIESGO
¿Los registros contables se han efectuado en estricto orden cronológico, en la vigencia correspondiente y guardando el consecutivo de los hechos Algunos concecutivos se encuentran cruzados y no concuerdan con
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transacciones y operaciones según corresponda? fechas

¿Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes Se trata de realizar ajustes unas 3 veces al mes para que pueda
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pertinentes? concordar con el cierre mensual

¿Se efectúan en forma periódica conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de almacén, presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas y/o Todos los viernes se realizan cruces con Tesoreria para conciliar
15 Si 1
procesos de la entidad? bancos

¿Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, economicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su Los documentos para los años anteriores no presentan todos los
16 Parcial 2
adecuada identificación? soportes

¿Se elaboran y revisan oportunamente arqueos de caja general, de caja menor y conciliaciones bancarias con el fin de determinar los valores objeto de Todos los viernes se realizan cruces con Tesoreria para conciliar
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clasificación, registro y control del efectivo? bancos y para la caja menor cada 15 días

¿Los saldos contenidos en los estados de situación financiera, estados de resultados y otros informes y reportes contables coinciden con los registrados Todos los informes generados a entidades de control se encuentran
18 Si 1
en los libros de contabilidad? identicos a la contabilidad
 ¿Las notas a los estados contables revelan en forma amplia, clara y comprensible la información de tipo cuantitativo y cualitativo de los saldos en ellos
Se trata de expresar lo mas claro posible pero en algunas notas no se
19 registrados? Existen procesos de verificación de consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados? las mismas cumplen con las Parcial 2
evidencia claridad
disposiciiones establecidas según el grupo de aplicacion de los marcos tecnicos normativos para la preparacion de informacion financuiera en Colombia?

¿Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan No cuentan con una politica como tal pero si se lleva con un proceso
20 No 3
hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? distinto
CALIFICACIÓN EVALUACIÓN DEL RIESGO 2 PARCIALMENTE ADECUADO
C ACTIVIDADES DE CONTROL
21 ¿La entidad ha definido e implementado políticas y procedimientos de control interno contable? No 3 Se encuentran en proceso de implementacion

22 ¿La entidad adelanta acciones que garanticen el control a la ejecución de planes, programas y procesos de las áreas de contabilidad? Parcial 2 Dichas acciones se generan
Este año se han manejado muchos metodos para controlar los
23 ¿La entidad ha diseñado un plan que involucre actividades de control preventivas a los procedimientos contables? Si 1
procdimientos en el area contable

24 ¿Están identificados los responsables de cada uno de los procesos de la preparación de información contable? Si 1 Cada proceso tiene un responsable encargado

En algunos casos no se cumples 100% los cronogramas pero siempre

25 ¿Se cumple con los cronogramas y actividades establecidos para cada uno de los procesos contables? Parcial 2
se trata de realizar
26 ¿Existen indicadores que permitan medir la efectividad de los controles aplicados en el área de contabilidad? No 3 No se evidencia este tipo de indicadores

27 ¿La entidad tiene mecanismos para garantizar la confiabilidad de la información financiera que genera? Si 1 El unico manejo que tienen son los soportes

28 ¿La entidad cuenta con dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros? Parcial 2 Cuentam con camaras de seguridad

29 Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados? Parcial 2 Se trata de actualizar constantemente

30 ¿Existen controles para la utilización de los programas de computador y/o archivos de datos incluyendo los relacionados con los cambios ? No 3 Se maneja de forma autonoma

¿Se requieren aprobaciones adecuadas de la gerencia antes de permitir el acceso de alguien a aplicaciones y bases de datos específicas de la
31 No 3 Cualquier personal puede acceder a la contabilidad
contabilidad?
CALIFICACIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL 2 PARCIALMENTE ADECUADO
D ACTIVIDADES DE MONITOREO
46 ¿La organización ha diseñado y ejecutado actividades para monitorear la efectividad del sistema de control interno contable?

¿La alta direccion es receptiva a las recomendaciones relacionadas con el proceso contable formuladas por los organismos o unidades que controlan las
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actividades de la entidad, a través de una de sus dependencias?
¿La entidad ha diseñado un sistema de evaluación que permita generar la cultura del autocontrol y el mejoramiento continuo de la gestión contable en la
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entidad?

49 ¿La entidad realiza monitoreo y ajustes al mapa de los riesgos que afectan el proceso contable?

50 ¿Los funcionarios que ejercen el siguimiento de los controles del proceso contable tienen la competencia y experiencia requerida?

51 ¿Existen indicadores para medir el impacto de la función de la oficina de control interno?

¿La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar la efectividad de las acciones de mejora suscritas en el plan de mejoramiento relacionados
52
con el proceso contable?

53 ¿La entidad tiene definidas acciones alternativas para atenuar las debilidades potenciales identificadas en el proceso contable?

¿Se realizan talleres con la participación de todos los funcionarios de la entidad que permitan retroalimentar a la alta dirección sobre las deficiencias de
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los controles contables aplicados?

55 ¿La oficina de control interno elabora un plan de acción para monitorear el área y los procesos contables?
 56 ¿La información generada por el sistema de seguimiento de los controles contables (monitoreo) es comunicada a la alta dirección?

57 ¿La alta dirección toma decisiones basada en los informes presentados por la oficina de control interno?
CALIFICACIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL #DIV/0! #DIV/0!
E INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
58 ¿La entidad tiene identificadas las necesidades de información externas e internas relacionadas con el proceso contable?

59 El proceso contable opera en un ambiente de sistema integrado de información y esta funciona adecuadamente?

60 ¿Están claramente definidos los canales de comunicación entre el área de contabilidad y las diferentes dependencias?

¿La entidad cuenta con canales de comunicación para la ciudadanía y los funcionarios para que presenten sus inquietudes relacionadas con la
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información contable?
Se efectúa mantenimiento, actualización y parametrización periódicos necesarios para un adecuado funcionamiento de los aplicativos utilizados para
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procesar la información contable?

63 Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a los organismos de inspección, vigilancia y control?

64 Se evidencia por medio de flujogramas u otro mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su efecto en el proceso contable?

65 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?

66 ¿La información contable cuenta con los análisis e interpretaciones que faciliten la comprensión por parte de los usuarios?

67 ¿Se tiene un sistema de indicadores para analizar e interpretar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad?

68 ¿Existen protocolos sobre responsabilidad y acceso de seguridad a la información contable?

69 ¿Se realizan Backup de seguridad de toda la información contable generada por la organización?

Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios
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externos?
Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de
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información del proceso contable?

72 ¿Existen mecanismos de verificación de la oportunidad y veracidad de la información contable reportada a las diferentes instancias gubernamentales?

CALIFICACIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN #DIV/0! #DIV/0!

CALIFICACIÓN TOTAL DE LOS COMPONENTES #DIV/0! #DIV/0!

Nota: Si el auditor considera necesario incluir más preguntas, por favor incluirlas en el componente a que corresponde

Conclusiones
Auditor:

Fecha:

Comentarios del Supervisor

Supervisor:

Fecha:

Fuente: elaborado a partir de (Contraloría General de la República, 2018)