Facturación POS

Facturación P.O.S – ¿Cómo debe hacerse?
El sistema P.O.S es un documento equivalente que puede implementar cualquier

contribuyente que tenga puntos de y que haga ventas masivas o al detal, y que es
válido incluso en tiempos de la factura electrónica.
Qué es la facturación P.O.S.
facturacion-pos
El sistema P.O.S es un sistema de facturación por puntos de venta (Point Of Sale), en

donde se coloca un sistema de facturación en cada punto de venta o caja conectado
a un sistema central de control.
El sistema está compuesto por un hardware o computador, y un software que realiza

el proceso de facturación junto con el manejo del inventario.
Aunque se conoce como sistema de facturación el documento que genera no cumple

con las características de la factura, sino que es un documento equivalente a la
factura, en tanto faltan datos esenciales para que se constituya en factura como es la
identificación del cliente (nombre y Nit).
Documento equivalente a la factura
Requisitos de la facturación P.O.S.
Los documentos equivalentes generados por el sistema P.O.S deben cumplir con los
requisitos que señala el artículo el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020, que
son:
 Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.

 De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto
Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de
Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
 La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al
Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según
corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
 De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto
Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en
las condiciones que se señalan en la presente resolución.
 De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto
Tributario, fecha y hora de expedición.
 Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la
identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos
que permitan la identificación y relación de los mismos.
 De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto
Tributario, valor total de la operación.
 Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas - IVA y
autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran
contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple
de tributación - SIMPLE, según corresponda.
 Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT-, del
fabricante del software y el nombre del software.
Para poder facturar utilizando el sistema POS es necesario solicitar la respectiva

resolución de autorización ante la Dian mediante el formato 1302, que se hace en
línea desde la cuenta que el contribuyente tenga en la plataforma MUISCA.
Esta autorización es específica para el sistema P.O.S, de manera que si no se tiene el

contribuyente no podrá utilizarlo, y si lo utiliza, los documentos generados no tienen
valor fiscal como documento equivalente, lo que implica una posible sanción por
facturación.
¿Quiénes están obligados a facturar?
Características del sistema POS.
Una cosa son los requisitos que debe cumplir el documento equivalente generado por
el sistema P.O.S y otra muy distintas las características técnicas que debe tener el
sistema o software para que sea aceptado por la Dian.
Estas características la encontramos en el artículo 36 de la resolución 000042 del

2020:
 Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y

ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de
tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de
departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
 Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual
corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al
consumo asociadas a cada bien o servicio.
 La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la
de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido
quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de
venta o en la terminal de venta, según el caso.
 El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de
barras u otro tipo de identificación interna.
 Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el «comprobante
informe diario», por cada máquina registradora, computador o cualquier
dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS. El comprobante
deberá contener la siguiente información:
 Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
 Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que
emitieron el documento equivalente o la factura;
 Fecha y hora del comprobante;
 Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por
cada dispositivo electrónico;
 Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada
departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y
gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada
tarifa de Impuesto sobre las Ventas -IVA y/o impuesto nacional al consumo. En
caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
 Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de
transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados
por cada una de ellas;
 Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el
valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
o Efectivo
o Cheques.
o Tarjetas débito,
o Ventas a crédito.
o Bonos.
o Vales
o Otros, y
 Valor total de lo registrado.
 Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el
documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada
establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus
actividades económicas.
 El «comprobante informe diario» deberá elaborarse en forma electrónica o física
debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento
de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
 La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del
obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
El sistema P.O.S que se adquiera debe garantizar el cumplimiento de estas

características para evitar incumplir con la correcta generación de los documentos
equivalentes.
Contribuyentes que pueden utilizar la facturación P.O.S.
Cualquier contribuyente que tenga la necesidad de utilizar el sistema P.O.S puede

hacerlo, en las condiciones señaladas por el artículo 10 de la resolución 000042 del
2020:
«Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta. Los

sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura
electrónica de venta, podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo
dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en
Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, no obstante, cuando se trate de
venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los contemplados en el artículo
13 de esta resolución, deberán expedir factura electrónica de venta.»
Para ello se recuerda que es preciso solicitar la resolución de autorización para

facturar por sistema P.O.S.
Se advierte que ni el decreto 1625 ni la resolución 0000242 del 2020 consideran

sistema como el PLU; solamente se considera el sistema P.O.S, de modo que los
tiquetes de máquinas registradoras de tienda no son admitidos por la Dian.
Sistema P.O.S y facturación electrónica.
Quien esté obligado a facturar electrónicamente, que lo es todo contribuyente

obligado facturar, puede utilizar el sistema P.O.S considerando lo que señala la
resolución 000042 de 2020 en su artículo 13:
«El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los
sujetos obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la
expedición de la factura de venta, caso en el cual se debe expedir factura electrónica
de venta.»
Es decir que, si un cliente exige la factura, se le debe expedir una electrónica, no

pudiendo ser una de papel o por computador.
Facturación electrónica — Obligados y requisitos
Soporte de costos y gastos con tiquetes P.O.S.
El parágrafo 4 del artículo 616-1 del estatuto tributario señala que los documentos
equivalentes generados con sistemas P.O.S no son válidos como soporte fiscal:
«Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema

POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas,
ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el
adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar,
factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a
solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.»
Pero el inciso tercero del artículo 85 de la resolución 000042 del 2020 señala:
«Sin perjuicio de lo indicado en el inciso anterior, el documento equivalente

generado por máquinas registradoras con sistema POS, será válido como soporte de
impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y de costos y deducciones
en el impuesto sobre la renta y complementarios, hasta el 1 de noviembre de 2020.»
Para esa fecha, quien pretenda declarar como costo, gasto o impuesto descontable
un pago soportado con un documento equivalente P.O.S, debe solicitar la respectiva
factura electrónica.

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Facturación P.O.S – ¿Cómo debe hacerse?

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