Importancia del

protocolo en el
desarrollo de
eventos sociales

Integrantes:
Sandy Mieres C.I 27.380.719
Libimar Rodríguez C.I 27.076.935
 Introducción
En la actualidad, los eventos han adquirido una relevancia de tal magnitud que
no se puede comparar con el de ninguna otra época. Es una industria que, con el
tiempo, ha crecido más y más, y se ha fortalecido.

De forma general, se entiende por protocolo aquellas pautas que debemos

seguir o tener en cuenta para un comportamiento apropiado. Ya que para crear
una buena imagen se debe seguir uno adecuado al tipo de evento.
Los protocolos para eventos se han ido expandiendo y mejorando con el paso
del tiempo ya que siempre necesitarán abarcar nuevos horizontes para poder
satisfacer las necesidades de su público en general.

Los protocolos en los eventos han pasado de ser meras formalidades a

convertirse en poderosas herramientas utilizadas por las grandes compañías
como técnicas de marketing para poder expandirse, logrando llegar a más
personas o llamar la atención de las personas más importantes de su área para
conseguir aliados de negocios.
 Importancia del protocolo en el desarrollo de eventos sociales
El protocolo es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por tradición
que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es una forma
de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones
y los actos. Su uso correcto da a conocer sin palabras la posición, el prestigio o el
respeto de una persona, empresa o institución.
De forma general, se entiende por protocolo aquellas pautas que debemos
seguir o tener en cuenta para un comportamiento apropiado. Ya que para crear
una buena imagen se debe seguir uno adecuado al tipo de evento. En la
actualidad existen distintos tipos de eventos en los que la imagen personal y
empresarial se ve afectada. Dependiendo del acto que vamos a presenciar,
seguiremos uno u otro. No es lo mismo asistir a un evento privado donde nuestra
imagen no se ve afectada que a uno público. Existen distintos protocolos: oficial,
social, empresarial, universitario, eclesiástico, diplomático, militar y deportivo. En
la organización de eventos normalmente hay un supervisor que lleva a cabo un
correcto protocolo. Su objetivo es guiar, orientar y supervisar el comportamiento
de los asistentes para que sea respetado. De esta manera, este profesional debe
cumplir con los siguientes requisitos:

 Formación y conocimiento sobre todos los aspectos de protocolo y

organización de eventos.
 Virtudes personales: sentido común, responsabilidad, empatía,
naturalidad, etc.
 Solventar situaciones inesperadas e incómodas que interfieran en un
correcto protocolo del evento.
 Capacidad de organización, de improvisación.

En la actualidad, los eventos han adquirido una relevancia de tal magnitud que
no se puede comparar con el de ninguna otra época. Es una industria que, con el
tiempo, ha crecido más y más, y se ha fortalecido.
Definitivamente estamos en la era de la organización global donde no hay
ubicaciones físicas imposibles, no hay límites tecnológicos, los eventos son
socialmente más responsables, solidarios y ecológicos buscando un equilibrio
entre cumplir los objetivos con la mejor rentabilidad, satisfaciendo así al cliente.
De todos los protocolos a los que nos podemos enfrentar, los más comunes
serían el social y empresarial. Sin embargo, también es importante conocer las
acciones protocolarias en la negociación. Puesto que, en ella, nuestra imagen
puede ser intimidada y afectada.
Protocolo social
En el social se sitúan las normas convencionales de la corrección y los buenos
modales, los saludos y presentaciones. La cortesía es la base de estas normas.
Desde pequeños siempre nos han enseñado todo aquello que es respetuoso y
cortés hacia los demás. Pues bien, aquí se pone en práctica todos esos
conocimientos que forman parte de un gran protocolo social. Por tanto, ¿dónde,
cuándo y por qué hay que respetarlo?

 En la calle a la hora de pasar. ¿Quién pasa primero? ¿Por dónde tengo que
caminar?
 En las escaleras cuando nos dispongamos a ir por ellas. ¿Por dónde subo?
¿Y por dónde bajo?
 En los espectáculos y eventos públicos, ya que establecemos
conversaciones con distintas persona de distintos cargos y edades. ¿Cómo
me comunico?
 En el restaurante porque existen unas normas protocolarias con respecto al
uso de los cubiertos, platos, etc. ¿Qué cubierto, copa, etc. utilizo?
 En el transporte porque debemos respetar a nuestro o nuestros
acompañantes. ¿Me siento o dejo que se sienten? ¿Dónde me siento y
dónde se sientan mis acompañantes?
Además de esto, debemos tener en cuenta que en un acontecimiento no
conocemos a todos los participantes. Por tanto, ¿qué sucede con los saludos y las
presentaciones? Debemos ser conscientes del lugar donde estamos y con quién
nos encontramos. De si es un evento intercultural o no. Puesto que debemos tener
en cuenta que cada cultura tiene un saludo coloquial y oficial. De este modo, para
llevar a cabo un correcto protocolo de saludos, debemos conocer las distintas
formas de saludar:

 Apretón de manos: cuándo, a quién y por qué.

 Besos en la mejilla: número de besos, cuándo, a quién y por qué.

En general, la mayoría de estas preguntas están presentes en nuestro día a

día.
Tipos de protocolo
Protocolo empresarial
En el empresarial está presente el social, pero es inevitable que difieran en
algunas conductas. Como, por ejemplo, qué vestimenta es la más apropiada o el
uso del teléfono móvil en la empresa. Por lo demás, debemos tener en cuenta las
preguntas que nos hacemos en el protocolo social. Con respecto a la vestimenta,
siempre se recomienda la elegancia. Por ello, cada entidad suele tener un código
del vestuario que debe ser respetado por cada empleado. Hay que tener en
cuenta el puesto trabajo, con quién, dónde y por qué nos reunimos para respetar
el vestuario. Una inapropiada forma de vestir afecta a la imagen personal y
empresarial. ¿Es apropiado el uso del teléfono móvil en la empresa y en las
comidas? El teléfono móvil se ha convertido en una herramienta empresarial, pero
se debe utilizar de forma adecuada. Si no se utiliza debidamente, puede afectar a
la imagen tanto personal como empresarial. Por ello, hay unas normas
protocolarias para su correcto uso en estas situaciones. Se recomienda que en las
reuniones y comidas empresariales no se utilice el móvil ya que crea una imagen
desinteresada.

Protocolo eclesiástico
Este protocolo Eclesiástico al igual que los mencionados anteriormente, tiene
precedencias, tratamientos y símbolos e indumentarias y se adapta a las
costumbres propias de cada región.

Protocolo deportivo
Es la forma en que se organiza un acto de manera que tiene los efectos
deseados de la institución que lo organiza. Promover el espíritu de competencia
en el deporte es saludable, pero significa cuidar los buenos modales. Los
deportes, como regla, tienen sus propias normas de etiqueta para los diferentes
tipos de deportes, ya sean competitivos o no, en el que las personas o los equipos
se enfrentan entre sí para ganar un juego o una carrera.

Protocolo universitario
Es el conjunto de normas, prácticas y tradiciones aplicables a las
celebraciones de tales eventos académicos, así como los tratamientos y honores
otorgados a quienes participan en ellos. También muestra aspectos relacionados
con el simbolismo de la propia universidad en la que tienen lugar estos actos. Es
el producto de la historia de la universidad, así como de las normativas que la
regulan. Abarca aspectos tales como las tomas de posesión, graduaciones,
festividades, vestimenta, tratamientos, honores y distinciones, entre otros.
 Protocolo estructural
Procedimiento responsable de establecer los mecanismos necesarios para la
creación adecuada de un acto a ser celebrado, de los cuales aún no se han
creado formalidades o protocolo de ningún tipo. Este tipo de protocolo, podríamos
concluir, es el aspecto más "importante" del protocolo, porque es una cuestión de
"crear" la disposición de los elementos necesarios para garantizar que el evento
se lleve a cabo como se esperaba y de la manera más correcta posible.
Importancia del protocolo
Cada evento depende de una buena planificación que tenga en cuenta cada
detalle y ponga a disposición los recursos y equipos para responder de inmediato
a los requisitos de los participantes y los propios organizadores.
Uno de los principales aspectos del desempeño organizacional es el protocolo,
que proporciona las condiciones necesarias para que las actividades se realicen
de manera ordenada, segura y coordinada, dando el lugar a los visitantes, al
anfitrión y asegurando que el propósito del evento se consiga.
El uso del protocolo adecuado puede significar una gran ventaja social para
alcanzar las metas de cualquier organización o simplemente para hacer más
amena la celebración de un evento importante por parte del anfitrión.
¿Qué función tiene un jefe de protocolo?
El jefe de protocolo es responsable del desarrollo y coordinación de
actividades. Es quien asigna esos deberes a los auxiliares, gerentes, socios y
superiores, pero es consciente de cómo se llevará a cabo el evento; él es quien
planifica, se asegura de que funcionará y que todo saldrá según lo programado.
Sus responsabilidades específicas deben determinarse por la naturaleza de
cada acto, para determinar: honores, espacio, seguridad, símbolos, etc. Si
tuviéramos que enumerar sus funciones principales (entre las muchas que tiene
que desarrollar) en diez puntos, sería como se muestra a continuación:

 Desarrollar las órdenes, precedentes y procedimientos de protocolo de la

institución.

 Participar en la preparación, disposición, gestión y seguimiento de todos los

actos y ceremonias protocolares, tanto dentro como fuera de la institución.
  Supervisar la aplicación adecuada de las normas y reglamentos
relacionados con precedentes y símbolos en todos los niveles.

 Coordinar actividades para cada una de las áreas involucradas en la

actividad de protocolo de la institución: auxiliares de protocolo, azafatos,
protección, etc.

 Asesorar al personal en general sobre preguntas en temas de ceremonial y

de protocolo.

 Programación y preparación del programa protocolar.

 Asesoramiento y ayuda en la coordinación de actividades.

 Cooperar con el campo de prensa y coordinar los recursos de todas las

actividades de protocolo realizadas (fotos, videos, discursos, entre otros).

 Mantener actualizado el archivo de protocolo de las autoridades de todos

los demás organismos relevantes, así como los registros históricos,
reglamentos y documentación sobre prácticas ceremoniales y otros asuntos
relacionados con las operaciones de protocolo.

 Garantizar el pleno cumplimiento de las órdenes dadas para la organización

de un evento o ceremonia.

Funciones del protocolo en un evento

Estos son dos de los roles más importantes del departamento, como se puede
ver en una estrecha relación con la dirección general, con esto la importancia del
departamento en las empresas es evidente

 Asesorar la dirección general según sea necesario.

  Coordinar y supervisar todas las actividades organizativas que se
realicen.

 Organice y actualice las listas de invitados, catalogándolas por su valor

para la empresa y enviar las invitaciones.

 Enviar información a la dirección general de los resultados de los

diferentes eventos.

 Realizar y actualizar un cronograma de eventos.

 Mantener una lista de los costos pagados por la realización de cada

evento.

Protocolo como una herramienta esencial en las relaciones humanas

El protocolo es una herramienta estratégica de comunicación utilizada a través
de los tiempos para proyectar la mejor imagen de las personas e instituciones que
constituyen el poder establecido en forma de Estado; es un pilar muy importante
de un buen plan de comunicación institucional; es un instrumento que facilita la
representación visual del poder y su finalidad principal es la de conseguir una
percepción positiva por parte de los públicos. la comunicación protocolaria,
presente siempre en el proceso de planificación, organización y gestión de los
actos públicos oficiales, constituye un elemento fundamental al servicio de las
relaciones públicas institucionales.
Partimos además de la idea de que el Protocolo es una disciplina que, a
nuestro juicio, se enmarca en el ámbito académico de la comunicación, de las
relaciones públicas y del marketing político. En el ámbito profesional, el
departamento de protocolo forma parte de la triada que, junto a los de
comunicación y de seguridad, garantiza la perfecta coordinación y en gran medida
el éxito en la ejecución de todo evento público. Un fallo en el protocolo, una toma
de decisión desafortunada a la hora de definir nuestro acto, un gesto imprudente,
una vestimenta poco correcta, un comentario fuera de lugar; son muchos los
detalles que los profesionales del protocolo deben cuidar en extremo para
conseguir que un acto se realice con orden, rigor y solemnidad para que su
ejecución resulte exitosa.
El protocolo moderno es algo más que saber colocar unas banderas o la mera
ordenación espacio-temporal de un acto público, como tradicionalmente podía ser
considerado, y por ello lo definimos como un instrumento estratégico, generador
de un proceso comunicativo. Supera por tanto las referencias esenciales
aristotélicas de espacio y tiempo. Entendemos además que nos encontramos ante
una herramienta estratégica para comunicar “personalidades ”, con lo que
estaríamos hablando de imagen, como uno de los elementos indispensables de
estudio del marketing político, y por lo tanto entraríamos en el ámbito de la
persuasión. Más adelante argumentaremos todas estas afirmaciones

Algunos ejemplos de distintos protocolos

 Protocolo previo a la organización de un evento.

La primera norma básica a la hora de organizar un evento es el motivo, el acto

debe tener un sentido para celebrarse. Si no existe una razón para ello, no habrá
coherencia y será una pérdida de tiempo y de recursos. En el caso de que exista
una razón de peso para desarrollar el acto, entonces entrará en escena el
protocolo. En esta fase previa al evento hay que prestar especial detalle a las
siguientes acciones:

 Lugar y horario: El emplazamiento marcará en gran medida el protocolo a

seguir. Los eventos en exteriores suelen tener un aire más informal que
permite ciertas concesiones; mientra que en eventos que se desarrollan en
salas y salones, centros de congresos u otros lugares similares el protocolo
cobra especial relevancia. En cuanto al horario, es importantísima la
puntualidad, tanto en el inicio y término de la ceremonia como en el
seguimiento del programa establecido.

 Invitados: Es muy importante conocer el público que va a asistir al acto, ya

que esto marcará el tipo de invitación que se debe formular. En eventos
íntimos en el que la afluencia de gente es inferior a 20 personas las
invitaciones se pueden realizar por vía telefónica una semana antes del
acto. En los eventos en los que se exceda dicha cantidad se deberá enviar
invitaciones impresas con varias semana de adelanto.

 Programa: Antes de la celebración del evento se debe diseñar un programa

de actos en el que figuren todas las personas que van a tomar la palabra y
el tiempo de intervención de cada una. Es importante seguir al detalle este
timing para que se cumplan los tiempos. También es conveniente que la
 duración de las intervenciones sea igual para todos los ponentes, así se
evitan conflictos. Por último, es aconsejable que las intervenciones no
excedan la hora de duración porque sino se perderá la atención del público.

 Infraestructura: Previamente a la celebración del evento se tiene que hacer

un inventario de todos los elementos que se necesitan para llevarlo a cabo.
No tener planificadas estas cuestiones sería un problema el día del evento y
se considera un falta de respeto de cara a los asistentes. Sistemas de audio
y video, atriles y tarimas, folletos y demás material informativo,
presentaciones y discursos… Todo deberá estar listo días antes del acto.

 Protocolo durante el acto.

El día del evento es cuando se mide el éxito o fracaso de éste, por lo tanto todo
debe salir a la perfección. Para asegurar este cometido hay que cuidar al máximo
estos detalles:

 Papel del anfitrión: El anfitrión del acto, es decir, la persona responsable

del evento será el centro de atención durante la ceremonia. Como norma
protocolaria básica debe ser el anfitrión quien dé la bienvenida a los
asistentes al comienzo del acto y quien los despida a la finalización.

 Las comidas: En el caso de que el acto incluya una comida o cena en el

programa, éstas se deben regir por las reglas básicas de protocolo en
cuanto a banquetes. La distribución de las mesas se puede hacer de dos
formas, el método inglés en el que el anfitrión estará sentado en la
cabecera de la mesa o el método francés en el que se sienta en el centro
de la misma. El resto de invitados se distribuirán en función de su rango o
cargo.

 Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados

entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante este
tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y se les
entregará el material necesario para seguir el desarrollo del evento
(acreditación, dossiers informativos, etc).

 Protocolo según el público objetivo

Los invitados o asistentes al evento son tu gran objetivo, por lo que es
importante adecuar a ellos el protocolo, así como los elementos del mismo
según sus necesidades. Hablamos del lugar de celebración, la duración del
evento, el entorno, el catering, etc.
 Protocolo para la recepción de invitados
Un buen organizador de eventos debe pautar la llegada de los invitados
generales y de los más importantes (en caso de que los haya por el tipo de
evento que organices). Asimismo, es necesario decidir quién, entre los
anfitriones y organizadores del evento, recibirá a cada tipo de invitado.
 Protocolo para el discurso
Lo habitual en el protocolo y organización de un evento es que los discursos
vayan de menor rango a mayor. Esto es, en primer lugar, tomará la palabra el
representante de menor rango y en último lugar quien preside el acto. En
primera instancia, se dará la bienvenida y harán los agradecimientos
pertinentes a los invitados. Posteriormente, irán sucediéndose las
intervenciones del resto de los ponentes (según su rango), y finalmente, la de
quien preside el evento.

 Protocolo de vestuario
La diferencia principal perceptible entre acontecimientos formales e
informales es el código de vestuario.
En cuanto al vestuario formal, los hombres suelen llevar traje oscuro y las
mujeres traje corto o de chaqueta. Si es por la noche, pueden llevar un vestido
de cóctel, esto es, hasta la rodilla y con tacón medio.
Por otro lado, el vestuario informal amplía considerablemente las
posibilidades de combinaciones. Así, por ejemplo, es correcto asistir al evento
con un pantalón de vestir y camisa, jersey o incluso combinar con un polo y
pantalones vaqueros. Para ellas, las blusas, trajes de chaqueta, faldas,
pantalones… En función del estilo y la moda que esté en los escaparates esa
temporada.

 Protocolo al término del evento.

Con la conclusión del acto no se termina todo, pues existen una serie de
normas básicas de conducta para la fase que se conoce como post-evento:
  Realizar un acta pública con las conclusiones del evento que se debe
hacer llegar a todos los participantes.
 Recepción de los invitados: Los invitados deben estar convocados
entorno a media hora y una hora antes del comienzo del acto. Durante
este tiempo se les dará la bienvenida, se les conducirá hasta su sitio y
se les entregará el material necesario para seguir el desarrollo del
evento (acreditación, dossiers informativos, etc).
 Enviar una nota de agradecimiento a los asistentes por su participación
en la que se les invite a participar en próximos eventos.
 Plasmar en un dossier de valoración los resultados de la organización
del evento para ver si se han conseguido los objetivos establecidos
previamente

 Día y hora
Los eventos más formales se suelen celebrar a horas diferentes a los
informales, léase, cenas de ejecutivos, conferencias y exposiciones, se suelen
celebrar en días laborables, mientras que algunos eventos informales se llevan
a cabo en fines de semana.
Es primordial que 24 o 48 horas antes te asegures de que todo está
perfectamente coordinado. Es fundamental para que el protocolo y
organización de un evento no fracase.