Seguimiento de La Auditoria

Seguimiento de la Auditoria
Como se mencionó en el capítulo cuatro, el seguimiento es una etapa del proceso de auditoría en
donde se verifica que se hayan aplicado las recomendaciones derivadas de la evaluación a la
empresa.
Es pertinente que el auditor no ejerza una presión excesiva para que esta etapa se agilice, ya que esto
podría provocar incomodidad o molestia, y finalmente es la organización la interesada en mejorar.
Por lo general, resulta más saludable que el seguimiento lo practique personal ajeno al que participó
en la auditoría, ya que esto permite que haya rotación del personal auditor y que quienes venían
haciendo la evaluación tengan oportunidad de iniciar una nueva, sin deslindarse por completo para
atender la solicitud de cualquier aclaración.
Asimismo, es recomendable que el auditor no se involucre en esta fase al grado de encargarse de las
operaciones como si fuese un empleado de línea y descuidar por ello su tarea de corroborar lo
realizado hasta ese momento en relación a lo expuesto en el informe.
También llega a presentarse el otro extremo, que es un comportamiento frío y rígido por parte del
auditor, quien se aboca solamente a verificar y observar las acciones de la organización y el grado en
que éstas solucionan las deficiencias previamente reportadas. El auditor debe permitirse brindar
apoyo administrativo, siempre y cuando no deje de cumplir con su misión.
Por su parte, el personal auditado deberá reportar lo que ha realizado en relación a lo indicado en el
informe o, en un momento dado, expresar alguna aclaración al respecto.
De la labor de seguimiento se preparará un informe o reporte de lo que se ha corroborado y se
informará a quien corresponda; esto en ocasiones forma parte de otra auditoría.
En el formato aludido se identifican los campos siguientes:
• Título.
• Empresa.
• Área.
• Departamento.
• Número.
• Recomendación.
• Medida correctiva implantada.
• Replanteamiento.
• Responsable.
• Fecha prevista de solución.
• Auditor encargado.
• Fecha.
Una situación anormal sería que al efectuar el seguimiento el auditor se encontrara con la novedad
de que no se ha atendido ninguna observación, situación que se consideraría como una actitud de
indiferencia a lo comentado en su momento en el informe, a no ser que exista una razón que lo
justifique.
Oportunidad en la actividad de seguimiento
La actividad de seguimiento requiere ser programada, aunque no existe un tiempo establecido para
su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleve a cabo en el corto o mediano plazo o que se
decida omitirlo, dependerá de la naturaleza del tema evaluado y la relevancia o gravedad de las
recomendaciones señaladas en el informe; lo que sí no es aconsejable es mantener esta actividad en
forma permanente, ya que se desviaría de su propósito original.
Realizar esta actividad en forma inmediata definitivamente facilita su desahogo en lo general, ya que
las partes tienen todavía presente lo que se trató en el proceso de evaluación. De hecho, hay
recomendaciones que son tan explícitas que su aplicación no representa ningún obstáculo y que se
espera que la organización las capitalice de manera inmediata.
Es conveniente no dejar pasar tiempo para constatar la actuación de la empresa, ni mucho menos
olvidarse de ello, ya que se interpretaría como falta de atención y profesionalismo del auditor.
Aparte de la participación del auditor, también resulta benéfico para la organización instrumentar un
mecanismo para verificar que las recomendaciones aceptadas se implementen y hacer que el
personal involucrado participe, independientemente del nivel jerárquico que ocupe.
Si el personal que participa en una adecuación administrativa está convencido de que es algo
favorable, operará con diligencia, sin burocratismos; pero si no lo cree así, se generarán
contratiempos a veces insuperables.
Modalidades en la instrumentación del seguimiento
El seguimiento se representa al menos en tres modalidades claramente definidas, las cuales se

describen en la tabla:
Actuación Seguimiento Nueva auditoría
de la empresa específico
Es el seguimiento directo En esta modalidad se Si al momento de hacer el
a lo planteado en el programa la visita específica del seguimiento se observa que
informe; es decir, que la auditor a efecto de corroborar no han sido atendidas las
organización implementa las el avance en la implementación recomendaciones o sólo se han
adecuaciones o mejoras sin de las recomendaciones, o implementado en forma parcial,
necesidad de ninguna otra bien, se realiza al finalizar la se programa una nueva auditoría
intervención. evaluación. (posiblemente exhaustiva) sobre el
En este caso lo apropiado De la visita efectuada se genera área o hecho auditado para emitir
es comunicarle al auditor información que se integra al una opinión actualizada.
que se ha procedido a las resultado de la auditoría para Naturalmente que en este caso la
enmiendas y que si lo desea culminar el tema tratado. organización presta atención en
puede acudir a verificarlo. esta indisciplina administrativa de
la no acción.
Cabe señalar que la alta gerencia es la más interesada en que se implementen las recomendaciones
para que se resuelvan vicios de funcionamiento que a la larga provoquen mayores daños a la
organización.
En ocasiones las recomendaciones se aceptan sólo para cubrir un requisito formal y el personal
auditado no las opera, situación que no es honesta y obstaculiza la finalidad de esta etapa.
También llega a suceder que el auditor complemente o cambie en determinado aspecto una
recomendación previamente presentada, esto con la finalidad de otorgar mayor fluidez a la
identificación de las medidas correctivas.
Una situación extrema que se presenta en ocasiones es cuando la decisión de no aplicar las
recomendaciones (aunque aparentemente ya las haya aceptado) es de la alta gerencia, lo cual revela
una actitud errónea del personal de la organización, que no ha comprendido el espíritu constructivo
de la actividad examinadora. Ante esta circunstancia lo que procede es solicitar una explicación al
respecto.
Resultados del seguimiento

La etapa de seguimiento generará resultados, los cuales deben integrarse en el transcurso de la
misma o al final para informar acerca de qué es lo que funciona de acuerdo a lo señalado en las
recomendaciones.
Ante cualquier situación que se presente en esta etapa posevaluatoria, el auditor debe mantener una
actitud constructiva y proponer soluciones que ataquen el problema de raíz.
Vale la pena resaltar que muchas veces las anomalías reportadas requieren una solución urgente, por
lo que es necesario el apoyo incondicional de la alta gerencia y del personal interno relacionado
directamente con la actividad en cuestión.
Claridad de medidas correctivas

Si al verificar la aplicación de las recomendaciones, el auditor observa que se continúa procediendo
de manera errónea en cuestiones señaladas de manera específica al momento de la evaluación y el
auditado argumenta que no las ha implementado por ser confusas o poco relevantes, esto significa
que hubo un mal entendido o que faltó confianza para expresar cualquier duda en su momento. En
este caso el auditor debe aclarar plenamente esta situación con una actitud conciliatoria. Asimismo,
siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que sea
necesario, inclusive fuera del formalismo establecido, para que sea entendido correctamente.
Si una organización no ha actuado en relación a las recomendaciones, más vale implementarlas un
poco tarde que aplazar su aplicación indefinidamente, lo cual reflejaría la intención de no
considerarlas.
Cuando el clima organizacional es propicio, vale la pena exaltar de nuevo la relevancia de considerar
las recomendaciones, ya que deben aceptarse en forma compartida, interpretarse, implementarse y
quedar convencidos de su aportación.
En conclusión, la claridad de las observaciones y de las medidas correctivas que de ellas se
desprenden es esencial, por lo que se debe evitar toda distorsión en su exposición; de lo contrario, es
probable que en el seguimiento se presenten contrariedades.
Implantación final de las recomendaciones

Como ya se ha comentado, de los resultados obtenidos en la etapa de seguimiento se derivan nuevas
medidas que, tras comentarse y aprobarse, se deberán implementar sin ningún pretexto, ya que esto
representa la culminación de una actividad.
En realidad, muchas veces son los propios empleados de la empresa los que en un momento dado
deciden aceptar o rechazar las recomendaciones derivadas de la auditoría, lo cual repercute en la
implementación de las mismas. Igualmente, por lo general son también ellos quienes por iniciativa
propia mantienen informado al auditor.
Cuando existe una actitud proactiva en la empresa, es notoria la disposición a técnicas de control
como la auditoría administrativa, que coadyuvan a que la organización se desenvuelva con
eficiencia, eficacia, calidad y excelencia.
También resulta favorable que las organizaciones tanto públicas como privadas soliciten a sus
empleados en general y al personal técnico que aporten ideas, proyectos o estudios administrativos
enfocados a mejorar su funcionalidad; en estas prácticas de tipo individual o grupal se consiguen
aportaciones valiosas que representan alternativas de solución a los problemas operativos en la
empresa.
Disposición del personal a la nueva sistematización

La implementación de las recomendaciones comprende diferentes aspectos, entre ellos los relativos a
sistemas administrativos, estructuras organizacionales, funciones, operaciones, procesos,
procedimientos y prácticas de trabajo cuyo campo es ya sea general o particular. Asimismo, debe
considerarse una calendarización para este tipo de actividades, e inclusive designar un responsable
en cada caso. En la organización se decidirá si se requiere de personal externo para colaborar en esta
actividad específica, que es de trascendencia para el funcionamiento organizacional.
Con la idea de aprovechar la experiencia del personal de la organización en ocasiones se solicita su
intervención para pasar nuevamente por un tamiz las recomendaciones finales, independientemente
que ya hayan sido comentadas y aceptadas, por si fuera necesario replantear algunas de ellas. Las
acciones de la organización que precisan la colaboración del personal se presentan en la tabla.
La actitud positiva y de colaboración del personal de la organización representa un elemento
imprescindible para lograr la aplicación de las recomendaciones.
Espontánea Solicitada Concurso interno

El empleado o personal técnico El personal administrativo o El personal en general participa
se acerca por voluntad propia y técnico presenta una propuesta en respuesta a una convocatoria
plantea a sus superiores la idea para solucionar una situación interna, presentando en forma
que considera adecuada para específica que le ha expuesto la individual o de grupo su
mejorar un aspecto funcional. empresa y acerca de la cual se propuesta para ser evaluada.
ha requerido su colaboración.
Aplicación Replanteamiento Adecuación
Intervención de personal Intervención de directivos en la Participación del personal
debidamente supervisado para modificación o presentación de de diferentes niveles con
proceder a la implementación nuevas recomendaciones. la finalidad de adaptar
de las recomendaciones. la recomendación con
modalidades.
De acuerdo con lo anterior, siempre será favorable exhortar a la participación del personal en la
implementación de las recomendaciones, ya que cuando se involucran por convencimiento
desarrollan sus actividades con mayor diligencia.
Bibliografia:
Auditoria Administrativa 11va edición Sotomayor

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Oportunidad en la actividad de seguimiento

Modalidades en la instrumentación del seguimiento

El seguimiento se representa al menos en tres modalidades claramente definidas, las cuales se

Resultados del seguimiento

Claridad de medidas correctivas

Implantación final de las recomendaciones

Disposición del personal a la nueva sistematización

Espontánea Solicitada Concurso interno

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