ICAP “ARGDEBRA”

1. SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO

PRIMERA UNIDAD: GENERALIDADES DEL CONTROL

SIMULTÁNEO

Control simultáneo
Objetivo
Alcance
Origen y criterios
Características
Comunicación de situaciones fuera del objetivo
del servicio de control
Implicancias de su ejercicio

Capacidad 1:

Conoce el marco general del servicio de

control simultáneo, su definición, objetivo y
características principales, para lograr la
interiorización conceptual de este nuevo
servicio de control.
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CONTROL SIMULTÁNEO

Según las Normas Generales de Control Gubernamental, los servicios de

control se clasifican en función del momento de su ejercicio, en los
siguientes tipos:

i) Servicios de control previo, efectuado exclusivamente por la

Contraloría con anterioridad a la ejecución de un acto u operación
de una entidad.
ii) Servicio de control posterior, se realiza con el objeto de efectuar la
evaluación de los actos y resultados ejecutados por las entidades en
la gestión de los bienes, recursos y operaciones institucionales.
iii) Servicio de control simultáneo, se realiza a la(s) actividad(es) de un
proceso en curso de la gestión de una entidad.

Gráfico N° 1
Tipos de Servicios de Control
en función del momento de su ejercicio

DURANTE

ANTES DESPUÉS
Control
Control Simultáneo Control
Previo Posterior

Desarrollo de
Ejecución de Ejecución de
actividades de un
actos u actos y
proceso en curso.
operaciones resultados

Fuente: Normas Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolución de Contraloría

N° 273-2014-CG de 12 de mayo de 2014.
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OBJETIVO

El servicio de control simultáneo tiene por objetivo alertar

oportunamente al titular de la entidad, la existencia de hechos que
ponen en riesgo el resultado o logro de los objetivos de un proceso en
curso, a fin de promover la adopción de las medidas preventivas que
contribuyan a mitigar y, de ser el caso superar el riesgo identificado.

Su ejercicio no implica la conformidad de los actos de gestión de la

entidad, por lo tanto no limita el ejercicio del control posterior.

ALCANCE

Las disposiciones establecidas para el ejercicio del control simultáneo,

son de cumplimiento obligatorio para:

i) Las unidades orgánicas de línea de la Contraloría, responsables

de ejercer el control gubernamental en las entidades bajo su
ámbito de control.
ii) Los Órganos de Control Institucional (OCI) en las entidades en las
que ejercen el control gubernamental.
iii) Las entidades sujetas al ámbito del Sistema Nacional de Control.

ORIGEN Y CRITERIOS

La Contraloría o el Órgano de Control Institucional, ejercen el control

simultáneo de manera selectiva en la modalidad y oportunidad que
consideren, como resultado del planeamiento efectuado sobre la base
de los lineamientos impartidos por la Contraloría en su condición de Ente
Técnico rector del Sistema Nacional de Control; y de la aplicación de los
criterios de materialidad y relevancia que permitirá identificar los
procesos y actividades críticas de la entidad, es decir aquellos que
denotan mayor riesgo.

CARACTERÍSTICAS

El control simultáneo se caracteriza por ser:

i) Oportuno, toda vez que se realiza a la actividad o actividades de

un proceso en curso.
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ii) Expeditivo, porque sus resultados se exponen en un breve plazo a

través de la remisión de una comunicación o informe al Titular de
la entidad.
iii) Preventivo, porque revela hechos que pueden generar riesgos
que afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso materia
de control, promoviendo la adopción oportuna de medidas
preventivas.
iv) Orientado al ciudadano, porque a través del ejercicio del control
simultáneo se presta especial atención a los procesos que están
orientados a atender las necesidades de los ciudadanos.

COMUNICACIÓN DE SITUACIONES FUERA DEL OBJETIVO DEL SERVICIO DE

CONTROL

Es posible que durante el ejercicio del control simultáneo, el equipo

identifique situaciones que ya generaron un efecto o se encuentren
fuera del objetivo del servicio; en este caso, estas situaciones deben ser
puestas en conocimiento de la unidad orgánica competente del
planeamiento de los servicios de control de la Contraloría, a través del
aplicativo informático implementado para dicho fin.

IMPLICANCIAS DE SU EJERCICIO

Se debe tener presente que el ejercicio del servicio de control

simultáneo sobre una o más actividades de un proceso en curso:

i) No supone la conformidad de los actos de gestión de la entidad.

ii) No limita el ejercicio del control posterior.
iii) No conlleva a la injerencia de la Contraloría o los Órganos de
Control Institucional en los procesos de dirección y gerencia a
cargo de la administración de la entidad. En este contexto los
resultados del control simultáneo no deben contener
recomendaciones específicas para la mitigación o superación
de los riesgos advertidos, de forma que no se interfiera en las
decisiones de los gestores responsables de administrar los riesgos
identificados en los procesos a su cargo.
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SEGUNDA UNIDAD: MODALIDADES DEL CONTROL

SIMULTÁNEO

Acción simultánea
Orientación de oficio
Visita de control

Capacidad 2:

Describe las modalidades del control

simultáneo, detallando sus etapas y
características, para lograr que el
participante identifique y aplique cada
modalidad en forma adecuada.
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ACCIÓN SIMULTÁNEA

Definición

Es una modalidad del servicio de control simultáneo que sirve para

evaluar una o más actividades de un proceso en curso, durante la
gestión de la entidad, en cualquier momento en el que se desarrolla, y
que puede corresponder a un sistema administrativo1 o un sistema
funcional2, ; con el objeto de alertar oportunamente al Titular de la
entidad sujeta a control gubernamental sobre la existencia de hechos
que ponen en riesgo el resultado o el logro de los objetivos del proceso,
buscando promover la adopción de medidas preventivas que
contribuyan a mitigar o superar el riesgo identificado. (Numeral 5.3,
5.Disposiciones Generales. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio
del control simultáneo”).

En el ejercicio de la acción simultánea, se efectúa tanto la verificación

documental, es decir la revisión de los documentos vinculados a la
actividad o actividades objeto de evaluación, como la verificación
física de la actividad o actividades en el momento en que se
desarrollan, a fin de determinar si estas se están realizando conforme a
la normativa aplicable, las disposiciones internas y las estipulaciones
contractuales que se hayan establecido.

Sin perjuicio de lo anterior y, con la finalidad de tener un mayor

conocimiento y realizar un análisis integral de las actividades que se
evalúan, el equipo de trabajo puede realizar la revisión de actividades
previamente ejecutadas a las que son objeto de evaluación.

Como ejemplo de los procesos cuya actividades se pueden evaluar

mediante la aplicación este servicio de control, podemos citar la
transferencia de gestión, los procesos de selección, ejecución
contractual de bienes, servicios, obras, asociaciones público privadas,
provisión del servicio alimentario por gestión de productos en el caso del
Programa Social Qali Warma, entre otros; siempre y cuando, la
actividad materia de evaluación se encuentre en curso.

1
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]
2
Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la
participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 45°].
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Gráfico N° 2
Servicio de control simultáneo

ACTIVIDADES POR
ACTIVIDADES
EJECUTAR
EJECUTADAS
ACTIVIDADES EN
EJECUCIÓN PRODUCTO
FINAL

Pueden ser
materia de revisión
para un
conocimiento
integral de la
actividad materia
de control
Comunicación de Mitigar /
Adopción de
hechos que superar
medidas
ponen en riesgo riesgos
preventivas
los objetivos del
proceso

Características

El servicio de acción simultánea se caracteriza por los siguientes

aspectos:

i) Su ejercicio comprende tres etapas: planificación, ejecución y

elaboración de informe.
ii) Su desarrollo debe ser en un plazo no mayor de 20 días hábiles;
sin embargo, de manera excepcional y por la naturaleza de la
actividad o actividades materia de control, el responsable de la
unidad orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control
Institucional, según corresponda, que tiene a su cargo la
ejecución del servicio de control, puede autorizar un plazo
mayor, el cual debe determinarse durante la etapa de
planificación.
iii) Durante la etapa de ejecución, el responsable de la unidad
orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional
debe comunicar de manera inmediata al Titular de la entidad, los
hechos y riesgos que, por su naturaleza y trascendencia,
requieran la adopción inmediata de medidas preventivas por
parte del titular; sin perjuicio, de que sean desarrollados en el
informe de acción simultánea. Excepcionalmente, esta
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comunicación puede ser realizada por el jefe de equipo a cargo

de la acción simultánea, cuando se presenten situaciones que
limiten o impidan que el responsable de la unidad orgánica de la
Contraloría o del Órgano de Control Institucional realicen
oportunamente esta comunicación.
iv) La acción simultánea culmina con la emisión de un ‘Informe de
Acción Simultánea’.
v) El Órgano de Control Institucional de la entidad o el designado
por la Contraloría, es responsable de efectuar el seguimiento de
los riesgos comunicados.

(Literales a)Planificación, b) Ejecución y c) Elaboración del

informe – cuarto párrafo del numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Acción
simultánea. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del
control simultáneo”)

Cierre de la acción simultánea

El servicio de acción simultánea culmina con la emisión del “Informe de

acción simultánea”; este documento contiene los riesgos identificados
en la actividad o actividades del proceso en curso que ha sido objeto
de evaluación.

A través de este informe que es remitido al Titular de la entidad se

comunican los riesgos identificados, a fin que adopte las medidas
correspondientes que contribuyan a mitigarlos o superarlos asegurando
el cumplimiento de los objetivos del proceso y su producto final.

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

la estructura establecida por la Contraloría cuyo objetivo es estandarizar
el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control
facilitando su registro en el sistema informático, correspondiente.

Es preciso señalar que los hechos identificados que son descritos en el

informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:

i) Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

ii) La descripción clara y objetiva del hecho identificado;
iii) El criterio inobservado; y,
iv) El riesgo identificado.

(Literal c) Elaboración del informe, Numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Acción

simultánea. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control
simultáneo”)
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Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad

El Órgano de Control Institucional de la entidad que ejecutó la acción

simultánea o el Órgano de Control Institucional designado por la
Contraloría, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluación de
las acciones realizadas por la entidad, para superar o mitigar los riesgos
identificados que fueron comunicados en el informe de acción
simultánea.

(Numeral 7. Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control
simultáneo”)
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ORIENTACIÓN DE OFICIO

Definición

Es una modalidad del control simultáneo que ejercen las unidades

orgánicas del Contraloría o el Órgano de Control Institucional cuando
toma conocimiento de la presencia de situaciones que pueden
conllevar a la gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos
en el desarrollo de una o más actividades de un proceso en curso.

(Numeral 6.3 Orientación de Oficio, 6. Disposiciones Específicas.

Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

Para dicho fin, además de la información proporcionada por la entidad,

se puede recopilar y analizar información de diversas fuentes como
medios de comunicación, aplicativos informáticos web de acceso libre,
internet, entre otros, cuyo análisis se realiza estrictamente en gabinete.

La orientación de oficio se realiza mediante comunicación escrita, sea

oficio u otro documento y, es dirigido al Titular de la Entidad o a quien
haga sus veces en la entidad, haciendo de su conocimiento de manera
clara y concisa las situaciones identificadas y sus posibles riesgos.

Gráfico N° 3
Esquema del servicio de Orientación de oficio

Recopilación Análisis Comunicación

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Características

El servicio de orientación de oficio, se caracteriza por los siguientes

aspectos:

i) No tiene un plazo establecido para su ejecución; sin embargo al

igual que los otros servicios de control simultáneo, se caracteriza
por ser oportuno y expeditivo.
ii) La comunicación escrita que contiene las situaciones
identificadas y sus posibles riesgos, debe ser redactada de
manera clara y objetiva, respetando la estructura establecida
por la Contraloría, cuyo objetivo es estandarizar el desarrollo de
los productos resultantes de los servicios de control facilitando su
registro en el sistema informático, correspondiente. Por ello cada
situación identificada debe tener una sumilla, la descripción clara
y objetiva del hecho, el criterio inobservado y el riesgo
identificado.
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VISITA DE CONTROL

Definición

La visita de control es una modalidad del control simultáneo que está

orientada a presenciar y constatar actos o hechos en curso
relacionados a la entrega de bienes y servicios a los ciudadanos a
cargo de las entidades, en el ejercicio de sus competencias
funcionales; así como, constatar el estado y el mantenimiento de la
infraestructura pública.

(Numeral 6.4.1 Definición, 6.4 Visita de control. Directiva N° 006-2014-

CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

En el ejercicio de la visita de control, prima la verificación física de los

actos o hechos en el momento en que se desarrollan, a fin de
determinar si estos se realizan conforme a la normativa aplicable, las
disposiciones internas y las estipulaciones contractuales que se hayan
establecido.

Este servicio de control se puede efectuar por ejemplo, durante la

entrega de textos escolares en los centros educativos; durante la
entrega de donaciones, para atender las necesidades de ciudadanos
afectados por desastres naturales; durante la prestación de servicios en
los centros de salud; así como para constatar el estado y mantenimiento
de la infraestructura educativa, pistas, parques y jardines, entre otros.

Gráfico N° 4
Esquema del servicio de visita de control

C
Entrega de bienes I
U
D
Entrega de servicios A
D
A
N
Estado y
O
mantenimiento de
infraestructura S
pública
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El servicio de visita de control se caracteriza por los siguientes aspectos:

i) Su ejercicio comprende tres etapas: planificación, ejecución y

elaboración de informe.
ii) Su desarrollo debe ser en un plazo máximo de 7 días hábiles.
iii) En el ejercicio de la visita de control se aplican principalmente
técnicas de verificación física como la inspección, indagación y
observación, cuyos resultados son registrados en actas según el
modelo establecido en la Directiva.
iv) El servicio de visita de control culmina con la emisión de un
‘Informe de Visita de Control’.
v) El Órgano de Control Institucional de la entidad o el designado
por la Contraloría, es responsable de efectuar el seguimiento de
los riesgos comunicados.

(Numeral 6.4.2 Etapas, 6.4 Visita de Control. Directiva N° 006-2014-

CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

Cierre de la visita de control

El servicio de visita de control culmina con la emisión del “Informe de

visita de control”; este documento contiene los hechos y los riesgos
identificados en los actos o hechos presenciados.

Este informe se remite al Titular de la entidad se comunican los riesgos

identificados, a fin que adopte las medidas correspondientes que
contribuyan a mitigarlos o superarlos.

El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando

la estructura establecida por la Contraloría cuyo objetivo es estandarizar
el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control
facilitando su registro en el sistema informático, correspondiente.

Es preciso señalar que los hechos identificados que son descritos en el

informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma:

i) Una sumilla, que corresponde al hecho identificado;

ii) El hecho identificado, con una descripción clara y objetiva;
iii) El criterio inobservado; y,
iv) El riesgo identificado.
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Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad

El Órgano de Control Institucional de la entidad que ejecutó la visita de

control o el Órgano de Control Institucional designado por la
Contraloría, cuando la entidad en la que se interviene no cuenta con
dicho órgano, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluación
de las acciones realizadas por la entidad para superar o mitigar los
riesgos identificados que fueron comunicados en el informe de visita de
control.

(Numeral 7. Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la

entidad. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control
simultáneo”)
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TERCERA UNIDAD: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LAS

ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD

Procedimiento.
Estado de los riesgos comunicados.
Envío de información a la Contraloría.

Capacidad 3:

Describe las actividades que forman parte

del seguimiento y evaluación de las
acciones realizadas por la Entidad respecto
de los riesgos identificados, y que van desde
la comunicación que efectúa el Titular de la
Entidad al OCI que corresponda hasta el
envío de los resultados de la evaluación a la
Contraloría General de la República.

El seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad, se

efectúa a los riesgos comunicados al Titular de la Entidad en el marco de los
servicios de control simultáneo de ‘acción simultánea’ y ‘visita de control’.
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El OCI de la entidad que efectuó el servicio de control o el OCI designado por

la Contraloría para esta labor son los responsables del seguimiento y
evaluación de las acciones realizadas por la Entidad respecto de los riesgos
comunicados.

Procedimiento

Una vez que el informe resultante de la acción simultánea o de la visita de

control es comunicado al Titular de la entidad, este en un plazo no mayor de
10 días hábiles contados desde el día siguiente de su recepción, debe remitir
al Órgano de Control Institucional correspondiente, la siguiente información: las
medidas dispuestas con el propósito de mitigar o de ser el caso, superar los
riesgos comunicados; los funcionarios responsables de ejecutarlas; plazos para
su ejecución; así como, las acciones realizadas a la fecha de remisión de
dicha información.

La información remitida por el Titular de la entidad a los 10 días hábiles, debe

ser evaluada y registrada por el OCI respectivo en el aplicativo informático
correspondiente, en un plazo no mayor de 5 días hábiles contados desde la
fecha de recepción de ésta; en caso el Titular de la entidad no cumpla con
remitir dicha información, el OCI deja constancia de la situación mencionada
en el mencionado aplicativo.

El seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad,

respecto a los riesgos comunicados, según su naturaleza, se efectúa hasta la
mitigación o superación del riesgo comunicado o por el plazo máximo de un
año, contado a partir de la recepción del informe del servicio de control

Estado de los riesgos comunicados

El OCI determina el estado de cada riesgo comunicado, sobre la base de la

información presentada por la entidad y las verificaciones que considere
necesarias realizar. Estos estados son:

i) Mitigado
ii) Persiste
iii) Sin acciones adoptadas
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Envío de información a la Contraloría

El resultado del seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la

entidad, debe ser registrada por el Órgano de Control Institucional de la
entidad respectivo, y se remiten a la Contraloría, a través del aplicativo
informático, conforme se indica a continuación:

a. Los resultados del seguimiento y evaluación efectuada en el periodo de

enero – junio, se envían a más tardar el último día hábil del mes de julio.

b. Los resultados del seguimiento y evaluación efectuada en el periodo de

julio – diciembre, se envían a más tardar último día hábil del mes de
enero del siguiente año.
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CASO 1

“PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR QALI WARMA”

ACCIÓN SIMULTÁNEA EN EL “REPARTO DE LOS SERVICIOS ALIMENTARIOS CON EL

APOYO DE LOS CAE”

Desarrollaremos la aplicación de una acción simultánea al sistema

funcionales3 del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma,
creado mediante Decreto Supremo 008-2012-MIDIS del 31 de mayo de
2012, con la finalidad de brindar un servicio alimentario de calidad a niños y
niñas del nivel inicial (a partir de los 3 años de edad) y primario de las
instituciones educativas públicas en todo el territorio nacional.

La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación,

ejecución y elaboración del informe.

1. Planificación:

Para iniciar la planificación de la acción simultánea al Programa Nacional

de Alimentación Escolar Qali Warma, se obtiene la información4 básica del
programa: finalidad, objetivos, alcance y características; asimismo, para
comprender e identificar las actividades críticas a evaluar, se obtiene
información sobre su operatividad, es decir: sus productos, procesos y
actividades. De esta información se obtuvo lo siguiente:

- Qali Warma es un programa social de alimentación dirigido a niños y

niñas a partir de 3 años que asisten a instituciones educativas públicas
de nivel pre-escolar y primaria a nivel nacional.
- Se caracteriza por tener un sistema de compras descentralizadas, bajo
un modelo de cogestión, con representantes de la sociedad civil y la
comunidad escolar, para brindar un servicio alimentario de calidad,
adecuado a los hábitos de consumo locales.
- Su objetivo final es mejorar la ingesta de alimentos, facilitando las
condiciones para el aprendizaje de los niños y niñas del nivel inicial y
primaria de las II.EE. públicas.

3
Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la
participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 45°].
4
El evaluador también puede iniciar el requerimiento de información con anticipación a la etapa de planificación,
con el propósito de analizar el proceso o la actividad a la cual pretende ejercer acción simultánea.
 ICAP “ARGDEBRA”

- El modelo de cogestión de Qali Warma establece la constitución de

Comités de Compra (conformados por autoridades del gobierno local,
sector salud y padres de familia) para la gestión del proceso de compra
descentralizado, para cuyo fin se le transfieren recursos financieros.
- Se conforman los Comités de Alimentación Escolar (CAE), cuya función
central es la verificación del servicio alimentario en la II.EE.
- El servicio de Qali Warma tiene dos componentes: i) alimentario; y,
ii) educativo. El componente alimentario, que es materia del presente
caso, está directamente asociado con la provisión del servicio,
adecuado a los hábitos de consumo local, y con los contenidos
nutricionales según los grupos de edad. En esta línea, la dosificación de
la alimentación se da de manera diferenciada, según quintiles de
pobreza. Así, en los colegios ubicados en distritos de menores quintiles (I
y II), se otorgan 2 comidas (desayuno y almuerzo), mientras que en otros
distritos (quintiles III, IV y V), se otorga sólo una comida (desayuno).
- Qali Warma tiene dos modalidades de atención: i) entrega de raciones
preparadas; y, ii) entrega de canastas de productos. En la entrega de
raciones, que nos ocupa el caso, los proveedores se encargan de la
preparación diaria de los desayunos, y almuerzos en los casos que
corresponde, y los entregan en las instituciones educativas hasta treinta
minutos antes del horario establecido para el consumo.

Identificación de productos, procesos y actividades:

Para realizar la acción simultánea bajo el enfoque por procesos, una vez
revisada y analizada la información obtenida, identificamos los productos,
procesos y actividades que serán evaluadas.

EL producto elegido es: “Brindar el servicio de gestión de raciones

preparadas” y los procesos que intervienen en su operatividad son:

1. Conformación de Comités de Alimentación Escolar (CAE).

2. Asistencia técnica a los CAE.
3. Provisión del servicio alimentario.
4. Supervisión y monitoreo.

De estos procesos, el seleccionado para la acción simultánea es la

“Provisión del servicio alimentario”, cuyas actividades son las siguientes:

1. Adjudicación de los servicios alimentarios;

2. Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE;
3. Comité de compra (CC) recepciona el expediente y solicita la
transferencia de recursos;
 ICAP “ARGDEBRA”

4. La unidad territorial valida el expediente y/o remite a la unidad de

transferencias; y,
5. La sede central transfiere los recursos y los CC realizan el pago.

Teniendo en cuenta que el principal problema que el programa pretende

afrontar es la inadecuada ingesta de alimentos en cantidad y calidad; y,
que los problemas reportados a través de medios de prensa, suceden en la
entrega de alimentos a los niños y niñas, se ha determinado que la acción
simultánea será realizada a la actividad de “Reparto de los servicios
alimentarios con apoyo de los CAE”, cuyas tareas comprenden: i) la
recepción; ii) la distribución; y, iii) el consumo de las raciones alimentarias
por los niños y niñas usuarios del programa.

Selección de la muestra

El equipo de acción simultánea ha considerado elegir una muestra para

efectuar el servicio de control, toda vez que el programa brinda el servicio
alimentario en instituciones educativas de nivel pre –escolar y primaria a
nivel nacional. Para ello obtuvo información de las zonas e instituciones
educativas donde se ha reportado mayores problemas. Con esta
información, define que son cinco las instituciones educativas de nivel
inicial (especificar zona, distrito, provincia, departamento) que estarán en
el alcance de la acción simultánea.

Objetivo:

Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que

el objetivo de la acción simultánea es determinar si el reparto de los
servicios alimentarios con el apoyo de los CAE, en las instituciones
educativas de nivel inicial (de las zonas determinadas), que comprende la
recepción, distribución y consumo, se realiza cumpliendo la normatividad
vigente para la cogestión de los CAE, y el contrato.

2. Ejecución

En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental

como la verificación física.

Verificación documental:

Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción

simultánea, entre ellos principalmente:

La programación de distribución de raciones en las II.EE. seleccionadas.

El padrón de beneficiarios de las II.EE. seleccionadas.
El contrato suscrito con el proveedor de las raciones alimenticias, a fin
de verificar los términos y condiciones en que serán distribuidos.
 ICAP “ARGDEBRA”

La Ficha Técnica que contiene el detalle de la composición de las

raciones alimenticias que serán entregadas a los niños y niñas del
programa. En el caso que presentamos, la ficha técnica señala que la
ración alimenticia está compuesta por 01 vaso bebible de harina de
trigo y 01 pan con queso.

Verificación física:

El equipo de acción simultánea inspecciona durante su ejecución, las

tareas de recepción, distribución y consumo de las raciones preparadas,
por los niños y niñas usuarios del programa.

Gráfico N° 01

Fases del reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE

1. Recepción 2. Distribución 3. Consumo

Proveedor – CAE CAE – Niños (as)

El integrante del equipo de acción simultánea, desarrolla sus

procedimientos, observando las acciones que despliegan el proveedor, los
miembros del CAE y personal del centro educativo, durante las cuales
advierte los siguientes hechos:

Recepción de raciones:

Se advierte que el proveedor entrega las raciones preparadas a profesores

que no son miembros del CAE; y que las raciones no cumplen con las
especificaciones de las fichas técnicas de alimentos y de producción de
receta diarias, como se muestra:

Alimentos que el proveedor entrega

Alimentos que se deben entregar a los
para distribuirlo a los niños(as)
niños(as) según Fichas Técnicas
usuarios
o 01 vaso bebible de harina de trigo o 01 vaso de bebible de harina de
con leche trigo sin leche
o 01 pan con queso o 01 pan
 ICAP “ARGDEBRA”

Pese a esta situación, los profesores recepcionan las raciones preparadas,

para su distribución a los niños y niñas de la II.EE.

Distribución de raciones a los niños y niñas usuarios del programa:

Durante el proceso de distribución de las raciones alimenticias a los niños y

niñas de la II.EE., se advierte que los miembros del CAE no adoptan medidas
para efectuar buenas prácticas de manipulación de los alimentos, pues no
cuentan con gorros, mandiles, guantes ni mascarillas, que eviten
contaminar los alimentos durante su entrega.

Consumo de raciones por los niños y niñas usuarios del programa:

Una vez que los alimentos son entregados a cada niño y niña de la II.EE., se
observa que el ambiente destinado al consumo de alimentos del programa
no son adecuados, no brinda las condiciones de higiene y salubridad, los
niños y niñas no han realizado acciones de aseo de manos de manera
previa a la recepción y consumo de las raciones alimenticias. Asimismo, se
aprecia que el CAE no motiva a los niños y niñas al consumo de toda la
ración que se les distribuye, observando que los alimentos quedan
esparcidos en los ambientes destinados para su consumo.

3. Elaboración del informe:

Los hechos y los riesgos advertidos, que podrían afectar el cumplimiento de

los objetivos del programa, se presentan en el Informe de Acción
Simultánea, en la estructura que se muestra a continuación:

Hecho 1: Proveedor entrega raciones alimenticias a profesores que no son

miembros del CAE; y estas raciones no cumplen con las especificaciones
de las fichas técnicas.

Criterio:

Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que

aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y
Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa
Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de
Desarrollo e Inclusión Social“.

Resolución de Dirección Ejecutiva N° 2031-2013-MDIS/PNAEQ, de 17 de

diciembre del 2013, modificada con Resolución de Dirección Ejecutiva
N° 1031-2014-MIDIS/PNAEQW, de 10 de abril del 2014, que aprueba el
“Manual de Compras del modelo de cogestión para la atención del
servicio alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali
warma”. VI. Ejecución contractual.
 ICAP “ARGDEBRA”

Riesgo: Podría efectuarse pagos al proveedor, pese a los incumplimientos

reiterados en el servicio de provisión de raciones alimenticias, según el
contrato.

Hecho 2: Distribución de raciones alimenticias sin efectuar buenas

prácticas de manipulación

Criterio:

Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba

la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones
para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de
Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión
Social", 6.6. De la distribución y el servido de los alimentos.

Riesgo: Afectaría el estándar nutricional diario y la salud de los niños y niñas

usuarios del programa.

Hecho 3: Consumo incompleto de raciones alimenticias y omisión de

higiene previa a su consumo.

Criterio:

Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba

la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones
para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de
Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión
Social", 6.7. De la vigilancia del consumo de los alimentos.

Riesgo: Afectaría la capacidad de atención de los niños y niñas en la

jornada educativa diaria.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad

El informe de acción simultánea al Programa Nacional de Alimentación

Escolar Qali Warma, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las
medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.
 ICAP “ARGDEBRA”

CASO 2

“PROCESO DE CONTRATACIÓN”

ACCIÓN SIMULTÁNEA EN LA “FASE DE SELECCIÓN DEL PROCESO PARA LA

ADQUISICIÓN DE COMPUTADORAS PARA EL PROGRAMA LOS FAROLES”

A continuación desarrollaremos un caso práctico de aplicación de la acción

simultánea al sistema administrativo5 de abastecimiento.

La finalidad del proceso de contratación es que la Entidad seleccione a la

persona natural o jurídica que presente la mejor propuesta para la satisfacción
de sus necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa
sobre contratación pública que busca maximizar el valor del dinero del
contribuyente en las contrataciones, de manera que éstas se efectúen en
forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad.

El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación

pública está compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii)
Selección; y, iii) Ejecución contractual.

El caso que presentamos para el ejercicio de la acción simultánea es una

Licitación Pública convocada por el Programa Los Faroles para la adquisición
de computadoras, cuya finalidad es cubrir la necesidad que tiene este
programa de contar con dichos equipos. Es decir, el producto final del
proceso es obtener las computadoras para implementar el Programa Los
Faroles.

La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación,

ejecución y elaboración del informe.

1. Planificación

La primera acción es identificar el proceso de selección que será objeto de

acción simultánea. En nuestro ejemplo, de la revisión previa al Plan Anual
de Contrataciones (PAC) aprobado de la entidad hemos elegido la
licitación pública para la adquisición de computadoras para el Programa
Los Faroles.

Para seleccionar este proceso de contratación, hemos considerado dos

aspectos6, la materialidad del proceso de selección, cuyo valor referencial

5
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]
6
El evaluador puede considerar además otros aspectos que sean relevantes.
 ICAP “ARGDEBRA”

asciende a S/.3,222,120.30, y el hecho de que en el ejercicio anterior la

entidad había convocado a este proceso sin éxito, pues luego de haber
sido declarado nulo, fue cancelado, sin concretar el objetivo.

Identificación de procesos y actividades:

Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por

procesos:

- El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.

- El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios)
- Los Sub procesos son los siguientes:
o Necesidad de contratar.
o Organización de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.
o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripción del contrato.
o Ejecución del contrato.
o Conformidad de la prestación.

El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Evaluación de

postores y otorgamiento de la buena pro”, cuyas actividades son las
siguientes:

- Presentación de propuestas.
- Admisibilidad de la propuesta técnica.
- Admisibilidad de la propuesta económica.
- Evaluación de propuestas.
- Determinación de puntajes.
- Otorgamiento de buena pro.
- Consentimiento de la buena pro.

Objetivo:

Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que

el objetivo de la acción simultánea es determinar si la selección y
otorgamiento de la buena pro se realiza cumpliendo las bases
administrativas y, la normativa de contratación pública.

2. Ejecución

En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental

como la verificación física.
 ICAP “ARGDEBRA”

Verificación documental:

Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción

simultánea, entre ellos principalmente:

- Los términos de referencia formulados por el área usuaria.

- Registro de participantes.
- Las consultas y observaciones formuladas por los postores, así como
la absolución de las mismas.
- La elevación de observaciones e implementación del
pronunciamiento, de haberse producido.
- Las bases integradas.

Verificación física:

El equipo de acción simultánea participa de manera presencial en las

actividades de presentación de propuestas, admisibilidad de la propuesta
técnica y económica, evaluación de propuestas, determinación de
puntajes, otorgamiento de la buena pro y consentimiento de la buena pro.

Grafico N° 01

Actividades del sub proceso: “Evaluación de postores y

otorgamiento de la buena pro”

Presentación de las Admisibilidad de la

propuestas propuesta técnica

Admisibilidad de la Evaluación de
propuesta económica propuestas

VERIFICACIÓN
FÍSICA

Determinación de
puntajes Otorgamiento de la
buena pro

Consentimiento de la
buena pro
 ICAP “ARGDEBRA”

El evaluador desarrollo sus procedimientos, observando las acciones que

despliegan el Comité Especial y los participantes/postores del proceso de
selección, actividades durante las cuales advirtió los siguientes hechos:

Durante la evaluación de propuestas:

- Las bases administrativas del proceso de selección establecen como

factor de evaluación de la propuesta técnica respecto a la experiencia
del postor, la acreditación del monto facturado por el postor durante los
últimos ocho (08) años referidos a los bienes objeto de la convocatoria,
hasta por un monto máximo acumulado equivalente a dos (2) veces el
valor referencial, sustentado con copias de los respectivos
comprobantes de pago cancelados acreditados con vouchers de
depósito, reporte de estados de cuenta, contratos u órdenes de
compra, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada.

- El Comité Especial evalúa la propuesta técnica del postor Zorritos S.A., y

pese a que no acredita con la documentación correspondiente el
monto facturado que declara por prestaciones similares en el período
determinado, esta es calificada favorablemente, asignándole el
puntaje previsto en las Bases Administrativas.

- Identificación de riesgos de daño inminente

Ante la situación descrita, el equipo de acción simultánea considera

que existen riesgos de daño inminente que deben ser comunicados
de manera inmediata al titular de la entidad, para que disponga las
medidas que considere pertinente, de manera oportuna, pues de
proseguir el proceso de selección, este podría ser declarado nulo,
incluso cuando haya sido adjudicado o suscrito el contrato,
generando que el área usuaria no reciba a tiempo los bienes
requeridos, se afecte el normal funcionamiento de la entidad, o se
adjudique el proceso de selección a un postor que no cumple con
las condiciones para la prestación.

- Acciones adoptadas por el Titular de la entidad

Habiendo tomado conocimiento de la comunicación que efectuó el

equipo de acción simultánea, el Titular de la entidad, mediante acto
resolutivo declara la nulidad del acto de evaluación de propuestas,
disponiendo se retrotraiga el proceso hasta esta etapa a fin de
volver a calificar las propuestas de los postores y asignar los puntajes
que correspondan en cumplimiento de las Bases Administrativas.
 ICAP “ARGDEBRA”

3. Elaboración del informe:

Aun cuando las situaciones advertidas han sido comunicadas al Titular

de la entidad, quien adoptó las medidas correctivas oportunamente,
estos hechos deben ser redactados en el informe, respetando la
estructura establecida en la Directiva de Control Simultaneo.

Hecho 1: Comité Especial califica propuesta de postor asignándole

puntaje que no le corresponde

Criterio:

• Bases administrativas del proceso de selección, Capítulo II – Proceso

de Selección, numeral 2.5 – Documentos de presentación
obligatoria.

• Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por

Decreto Supremo N° 184-2008-EF, artículos 70° y 71°.

Riesgo:

• De continuar el proceso sin advertir el hecho podría declararse su

nulidad, lo que afectaría al área usuaria que no podría contar con
los equipos de cómputo oportunamente, y por tanto el normal
funcionamiento de la entidad.

• Podría adjudicarse la buena pro a un postor que no cumple con las

condiciones exigidas para la prestación, poniendo en riesgo la
adquisición de computadoras en favor de la entidad y los recursos
públicos.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad

El informe de acción simultánea en la “Fase de selección del proceso para la

adquisición de computadoras para el Programa Los Faroles”, es remitido al
Titular de la entidad.

Se incluye en el informe una conclusión precisando que el riesgo identificado y

comunicado al Titular de la entidad fue superado.
 ICAP “ARGDEBRA”

CASO 3

ACCIÓN SIMULTÁNEA A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL DEL

SERVICIO DE CONFECCIÓN DE UNIFORMES PARA LA MUNICIPALIDAD DEL ESTE

En este tercer ejemplo desarrollaremos la aplicación de una acción

simultánea a un sistema administrativo7, el sistema de abastecimiento, en la
etapa de ejecución contractual.

Como resultado del proceso de selección en las fases de actos

preparatorios y selección, la Entidad eligió a la persona jurídica que
presentó la mejor propuesta, siguiendo el procedimiento establecido en la
normativa sobre contratación pública, encontrándose ahora en la fase de
ejecución contractual para la prestación del servicio de confección de
uniformes para la Municipalidad del Este.

El desarrollo de la acción simultánea en la fase de ejecución contractual,

se realiza en tres 3 etapas: planificación, ejecución y elaboración del
informe.

1. Planificación:

Para iniciar la planificación de la acción simultánea a la ejecución

contractual, revisamos la información del Plan Anual de Contrataciones
(PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de conocer los
procesos de selección con otorgamiento de buena pro, a partir de los
cuales se identifique los contratos suscritos, y determinar la contratación
a la cual realizaremos la acción simultánea en la fase de ejecución
contractual.

En el presente caso, el equipo de acción simultánea consideró cuatro

aspectos para determinar el proceso que será objeto del servicio de
control, siendo estos: el objeto de contratación, toda vez que es la
primera vez que la entidad proporcionará uniformes al personal, la
materialidad del contrato suscrito que asciende a S/.447 715, el valor de
la propuesta económica del postor ganador que fue inferior en más del
10% del valor referencial, y haber tomado conocimiento que el postor

7
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]
 ICAP “ARGDEBRA”

ganador de la buena pro incumplió contratos suscritos con otras

entidades.

Identificación de procesos y actividades:

Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por

procesos:

- El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento.

- El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios)
- Los Sub procesos son los siguientes:
o Necesidad de contratar.
o Organización de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.
o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro.
o Suscripción del contrato.
o Ejecución del contrato.
o Conformidad de la prestación.

El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Ejecución del

contrato”, en la cual el equipo de acción simultánea verificará el
cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato en los plazos y
condiciones previstos, en la etapa de la elaboración del plan de trabajo,
diseño del vestuario y ficha técnica.

Gráfico N° 01
Actividades de la ejecución contractual

De la revisión al contrato y las bases administrativas del proceso de

selección, se obtuvo la siguiente información:
 ICAP “ARGDEBRA”

Cuadro N° 01
Información del contrato para la confección de uniformes

CLÁUSULA DESCRIPCIÓN

El contratista “Inocente Gavilán SAC” se obliga con

la Municipalidad del Este a brindar el servicio de
confección de uniformes, conforme a los
Objeto del Contrato
documentos que forman parte del contrato (bases
del proceso de selección, propuesta técnica y
económica).

450 uniformes para damas y 450 sastres para

Producto a entregar caballeros.

Monto contractual S/.447 715

Garantía por el monto
diferencial de la S/.29 600
propuesta
No mayor de 30 días calendarios, contados a partir
Plazo
de la aprobación del diseño.

Objetivo

Sobre la base de la revisión y análisis de la información obtenida, el

equipo de acción simultánea define que el objetivo es determinar si el
servicio de confección de uniformes, en la etapa de elaboración y
aprobación del plan de trabajo, diseño del vestuario y ficha técnica, se
ejecuta de acuerdo a las condiciones contractuales establecidas.

2. Ejecución

En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación

documental como la verificación física.

Verificación documental:

Se revisa los documentos que establecen los términos de la ejecución

contractual, entre ellos principalmente:

El contrato.
Las bases del proceso de selección que incluyen los términos de
referencia.
La propuesta técnica del postor ganador.
Las garantías.
El Registro Nacional de Proveedores.
 ICAP “ARGDEBRA”

Durante la etapa de ejecución, el equipo de acción simultánea, para

un conocimiento integral de la actividad a evaluar, revisar los
documentos presentados por el proveedor para la firma del contrato,
según las bases, que corresponden al sub proceso anterior, el de
suscripción del contrato.

De la revisión documental, el equipo de acción simultánea advirtió que

el postor ganador presentó un “Certificado de Garantía” sin número,
suscrito por la empresa “Casimires SRL”, mediante el cual acreditaba la
calidad de los materiales a favor del contratista “Inocente Gavilán”.

Con el propósito de confirmar la veracidad del documento se solicitó

información a la empresa Casimires SRL, la misma que el 19 de mayo
informa al equipo de acción simultánea no haber emitido el
mencionado “Certificado de Garantía” a favor del contratista, y que se
reserva el derecho de formular la denuncia correspondiente.

Verificación física:

Durante este proceso, el equipo de acción simultánea advierte las

siguientes situaciones:

- Mediante carta Nº 093-2013-IG recibida el 11 de abril, el contratista

informa al departamento de logística, que su proveedor no tienen
en stock la tela ofrecida, solicitando que a la brevedad posible la
entidad elija otra tela debido a que el stock varía diariamente,
ofreciendo otra tela en reemplazo.

- El 15 de abril, y con 8 días de retraso, el contratista presenta el plan

de trabajo, que es observado por la entidad debido a que no se
ajusta a lo requerido.

- El 05 de mayo, la entidad considera necesario constatar si la nueva

tela ofrecida, cuenta con los componentes solicitados en los
términos de referencia, y procede a contratar a una empresa
especialista que realice el análisis correspondiente.

- El 12 de mayo recibe el informe de resultados del análisis solicitado,

que indica que la tela ofrecida por el contratista no cuenta con el
10% de lana requerido en las bases.
 ICAP “ARGDEBRA”

Gráfico N° 02
Acciones en la verificación física

3. Elaboración del informe:

Culminada la etapa de ejecución, conforme lo dispone la Directiva de

Control Simultáneo, el equipo de acción simultánea elabora el informe
del servicio de control, de acuerdo a la estructura establecida, en el
cual se describen los hechos advertidos, conforme se muestra a
continuación:

Hecho 1: Deficiencias en la ejecución contractual ponen en riesgo

cumplimiento del objetivo del contrato

- El proveedor informa a la entidad que no cuenta con el stock de la

tela ofrecida en su propuesta técnica, y se constató que la tela de
reemplazo ofrecida por el proveedor no tiene en su composición, el
10% de lana, requerido en las bases. Asimismo, presentó su Plan de
Trabajo y Diseño con un retraso de 8 días, sin cumplir con los
requerimientos establecidos, por lo que no fue aprobado.

- Finalmente, se evidenció que el «Certificado de Garantía»

presentado por el contratista para la suscripción del contrato, no fue
emitida por la empresa «Casimires SRL».
 ICAP “ARGDEBRA”

Criterio:

Contrato.

Bases administrativas del proceso de selección, Capítulo III – Plazos

para la ejecución del servicio.

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por

Decreto Supremo N° 184-2008-EF, artículos 40°, 62°, 143 y 240°.

Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado,

artículos 4°, 51° y 56°.

Riesgo: Podría afectarse el cumplimiento de los objetivos de la

contratación; así como, la transparencia, y probidad en la operación.

Conclusión

Durante la ejecución de la acción simultánea, se han advertido 3

hechos que ponen en riesgo el logro de los objetivos de la ejecución
contractual de confección de uniformes, los cuales han sido detallados
en el numeral VI del presente informe.

El informe emitido por el equipo de acción simultánea, es remitido al titular de

la entidad para la adopción de las medidas que salvaguarden el
cumplimiento de los objetivos de la ejecución contractual y los intereses de la
entidad.
 ICAP “ARGDEBRA”

CASO 4
“MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA”
VISITA DE CONTROL AL MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE PARQUE
RECREACIONAL LOS GIRASOLES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL
CABILDO

Desarrollaremos un caso práctico de aplicación de visita de control al estado y

mantenimiento de la infraestructura de un parque recreacional bajo la
administración de un gobierno local.

Los gobiernos locales tienen competencias y funciones específicas

compartidas con el gobierno nacional y regional, entre otras materias, en
deportes y recreación, por lo tanto deben promover y fomentar el deporte y la
recreación de la niñez y del vecindario en general, mediante la construcción y
en consecuencia el mantenimiento de campos deportivos y recreacionales.

En tal sentido, el caso que presentamos para el ejercicio de la visita de control

está orientado a verificar el estado y mantenimiento de la infraestructura
pública de un parque recreacional. La finalidad es determinar si la
municipalidad viene cumpliendo con las acciones destinadas a mantener en
óptimas condiciones de operatividad los servicios de recreación que brinda al
ciudadano, especialmente a los niños y niñas usuarios.

La visita de control comprende 3 etapas: planificación, ejecución y

elaboración del informe; las cuales describimos en el presente caso.

1. Planificación

La primera acción que realiza el equipo de visita de control es identificar el

parque recreacional en el que realizará la verificación del estado y
mantenimiento de la infraestructura, para ello se ha tomado en cuenta la
existencia de denuncias en medios de comunicación y quejas de los
usuarios por las condiciones de la infraestructura, así como la capacidad y
cantidad de usuarios a los que se presta el servicio.

Asimismo, durante esta etapa revisamos los documentos e información

vinculada a la actividad materia de visita de control, entre ellos:
 ICAP “ARGDEBRA”

- El PIA y el PIM de la entidad, a fin de conocer la asignación de

presupuesto para el mantenimiento de infraestructura.

- El Reglamento de Organización y Funciones de la Entidad, para

identificar la unidad orgánica responsable de la administración y
mantenimiento de los parques recreaciones.

- Solicitar la relación del personal asignado a prestar servicios en el

parque recreacional objeto de visita de control.

Identificación de actividades:

El equipo de visita de control define las actividades que se serán realizadas

durante el proceso de visita de control:

- Superficie del suelo de las instalaciones.

- Estructura y disposición de las instalaciones.
- Estado de las instalaciones y disponibilidad de los juguetes.
- Ubicación de las normas de seguridad específicas para uso de los
juegos infantiles.
- Supervisión del uso apropiado de las instalaciones del parque
recreacional.
- Estado de conservación de los pavimentos de las losas deportivas.
-

Gráfico N° 01
Actividades identificadas para la verificación física

Ubicación de Supervisión del Estado de

Estado de las las normas de
Estructura y uso apropiado conservación
Superficie del instalaciones y seguridad
disposición de de las de los
suelo de las disponibilidad específicas instalaciones pavimentos de
las de los para uso de los
instalaciones. del parque las losas
instalaciones. juguetes. juegos recreacional. deportivas.
infantiles.
 ICAP “ARGDEBRA”

Objetivo:

Determinar si la entidad cumple con efectuar la inspección y

mantenimiento de las superficies, estructura y los juegos recreativos a fin de
cautelar la seguridad en la prestación de los servicios a los usuarios.

4. Ejecución

En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental

como la verificación física.

Verificación física:

El equipo de visita de control se constituye en el parque recreacional para

iniciar las actividades correspondientes a la verificación física, durante la
cual aplican las técnicas de inspección, indagación y observación,
teniendo como criterio las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de
Municipalidades (Ley N° 27972), artículo 82°, Educación, Cultura, Deportes y
Recreación.

Gráfico N° 02
Ejecución de la visita de control

VERIFICACIÓN

CONSTATACIÓN
 ICAP “ARGDEBRA”

Durante la verificación física, el equipo de visita de control en presencia de

los funcionarios responsables, y en cumplimiento de lo dispuesto por la
Directiva, levanta las actas en las que se deja constancia de los hechos
advertidos, que contienen la siguiente información:

- Lugar, fecha y hora de visita.

- Identificación de los profesionales de la Contraloría o del OCI a
cargo y de los funcionarios que representan a la entidad,
detallando nombre y apellidos, DNI y cargo que ocupa.
- Descripción de los hechos identificados.
- Firma de cada uno de los presentes.

A continuación describimos los hechos advertidos por el equipo de visita de

control:

- Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la

señalización para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad

Se advierte que las instalaciones de los parques infantiles no cuentan

con las señalizaciones para el uso de los juegos infantiles en función
a los diferentes grupos de edad, por ejemplo juegos para niños de 2
a 5 años (edad preescolar) y niños de 5 a 12 años (edad escolar), lo
que en el momento del juego podría generar accidentes.

- Las instalaciones y juegos mecánicos están oxidados y las vallas que

rodean el parque infantil no están en buenas condiciones

Los juegos infantiles con estructuras de madera presentan grietas y

astillas, mientras que las instalaciones y juguetes metálicos están
oxidados.

Asimismo, se ha observado que las vallas que rodean el parque

infantil no está en buenas condiciones para impedir que los niños
salgan corriendo a áreas circundantes donde haya tráfico,
situaciones que podrían afectar la salud, seguridad e integridad
física de los niños y niñas usuarios del parque recreacional.
 ICAP “ARGDEBRA”

- La ausencia de personal para labores de supervisión podría generar

que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones

Se ha observado que el parque infantil no cuenta con personal que

supervise el cumplimiento de las medidas de seguridad durante el
uso de los juegos infantiles y las instalaciones con la finalidad de
evitar su deterioro en un corto plazo.

5. Elaboración del informe:

Los hechos advertidos en la etapa de ejecución, se presentan en el

informe de visita de control, conforme se muestra a continuación:

Hecho 1: Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la

señalización para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad.

Criterio:

- Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°,

Educación, Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.
- Reglamento de Organización y Funciones.
- Documentos normativos internos.

Riesgo: Podría generar accidentes, afectando la integridad física de los

niños

Hecho 2: Las instalaciones y juegos mecánicos están oxidados y las

vallas que rodean el parque infantil no están en buenas condiciones

Criterio:

- Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°,

Educación, Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.
- Reglamento de Organización y Funciones.
- Documentos normativos internos.

Riesgo: Podrían afectar la salud de los niños y poner en riesgo su

integridad física
 ICAP “ARGDEBRA”

Hecho 3: La ausencia de personal para labores de supervisión podría

generar que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones

Criterio:

- Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°,

Educación, Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.
- Reglamento de Organización y Funciones.
- Documentos normativos internos.

Riesgo: Genera el riesgo de deterioro de las instalaciones en un corto

plazo.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad

El informe de visita de control al Parque Recreacional Girasoles de la

Provincial del Cabildo, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte
las medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.
 ICAP “ARGDEBRA”

CASO 5

ORIENTACIÓN DE OFICIO EN PROCESO DE SELECCIÓN DE LA ENTIDAD LOS

ROBLES

En este quinto y último caso, desarrollaremos la aplicación de una

orientación de oficio a un sistema administrativo8, el sistema de
abastecimiento, en la etapa de proceso de selección.

Como se ha mencionado anteriormente, la finalidad de un proceso de

contratación es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurídica
que presente la mejor propuesta para la satisfacción de sus necesidades,
siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación
pública que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las
contrataciones, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y
bajo las mejores condiciones de precio y calidad.

El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación

pública está compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii)
Selección; y, iii) Ejecución contractual.

En el caso que presentamos, el Órgano de Control Institucional (OCI) de la

entidad Los Robles, ha observado que tiene un alto índice de procesos de
selección declarados nulos y desiertos, por errores continuos y diversos;
situación que viene afectando el abastecimiento de bienes y servicios
requeridos por la entidad, por lo que ha considerado realizar el seguimiento
a sus procesos de selección.

Para iniciar el servicio de orientación de oficio, el evaluador realiza las

siguientes acciones:

1. Identifica procesos y actividades a evaluar:

Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por

procesos:

- Macro proceso: Sistema Nacional de Abastecimiento.

- Proceso: Proceso técnico de obtención (bienes y servicios)
- Sub procesos:
o Necesidad de contratar.
o Organización de las contrataciones.
o Bases y convocatoria.

8
Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, Artículo 46°]
 ICAP “ARGDEBRA”

o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro.

o Suscripción del contrato.
o Ejecución del contrato.
o Conformidad de la prestación.

Asimismo, revisa la información sobre el Plan Anual de Contrataciones

(PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de determinar
los procesos de selección de mediana relevancia y materialidad, que
no ameritan efectuar una acción simultánea.

Como resultado se elige entre otros procesos de selección, una

Licitación Pública, estableciendo como objetivo de la orientación de
oficio, determinar si las bases administrativas del proceso de selección
elegido, han sido formuladas de acuerdo a la Ley de Contrataciones
del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N° 1017 y su Reglamento.

2. Recopilación y análisis de la información:

Entre los procesos de selección elegidos, se encuentra la primera

convocatoria de una Licitación Pública para la adquisición de material
biomédico. Durante el proceso de convocatoria y publicación de
bases, el evaluador obtiene las bases administrativas publicadas en el
portal institucional del Organismo Supervisor de la Contrataciones del
Estado (OSCE).

Como resultado de la revisión y análisis efectuado a las bases

administrativas, el evaluador se percata de la existencia de
incongruencias y falta de precisión en los factores de evaluación
relacionados al plazo de entrega de los productos, que podrían afectar
el logro del objetivo del proceso, los mismos que se muestran a
continuación:

BASES ADMINISTRATIVAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA

FACTORES DE EVALUACIÓN

- Plazo de entrega: desde la recepción de la orden de

compra

De 01 a 02 días...…………… 15.00 puntos

De 03 a 04 días…….…….…. 25.00 puntos
 ICAP “ARGDEBRA”

3. Comunicación

En aplicación de la Directiva de control simultáneo, el evaluador

elabora el documento de orientación de oficio, de acuerdo a la
estructura establecida, que se muestra a continuación:

Hecho 1: Deficiencias en las bases administrativas ponen en riesgo

cumplimiento el objetivo del proceso de selección

De la revisión de las bases administrativas aprobadas y publicadas, se

advierte lo siguiente:

Incongruencia en los puntajes asignados en los plazos de entrega

de los bienes, toda vez que se considera la asignación de un
puntaje mayor al postor que demora más tiempo en entregar los
bienes requeridos e inversamente un puntaje menor al que
cumplirá en un plazo menor.

No se precisa si los plazos de entrega son en días hábiles o

calendarios.

Criterio:

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado

con D.S. N° 184-2008-EF

“Artículo 43.- Método de evaluación de la propuesta […] los factores de

evaluación técnicos a ser utilizados, los que deberán ser objetivos y
congruentes con el objeto de la convocatoria, debiendo sujetarse s
criterios de razonabilidad y proporcionalidad. […] ”

“Artículo 151.- Cómputo de los plazos […] El plazo de ejecución

contractual se computa en días calendario desde el día siguiente de la
suscripción del contrato o desde el día siguiente de cumplirse las
condiciones establecidas en las Bases. […]”

Riesgo: De continuar el proceso de selección, existe la posibilidad de

que sea declarado nulo, situación que afectaría el cumplimiento del
objetivo de la Licitación Pública, y en consecuencia la prestación del
servicio médico.