Departamento de Proyectos

Implementación de
Gestión de Proyectos
en la Organización
Estrategia y Gerencia de Portafolio

Miguel Angel Ospina Usaquén,

MBA, PMP, KM.
 El valor de la Gestión de Portafolio
en la Organización

1. Conceptos en gestión de portafolio

2. Beneficios de gestión del portafolio
3. Contexto organizacional de la gestión de portafolio
1. Conceptos en gestión de portafolio
 Conceptos en gestión de portafolio

• No siempre el éxito de los

proyectos es el éxito de la
organización.
alineados con Capricho
• Portafolio la Estrategia Decisión de quien
•No entrega tiene el poder
beneficios para definirlos

Proyectos
Tiempo
Presupuesto
Alcance
Calidad
 …

“El mayor desperdicio en los negocios es

hacer bien, las cosas incorrectas”

Henry Ford
 Conceptos en gestión de portafolio
Desconexión con la realidad de los recursos
disponibles

Volumen Capacidad
increíble que se
de Vs. tiene para
proyectos ejecutarlos

Mejor aprobar 5 proyectos y realizarlos exitosamente,

que aprobar 25 proyectos y no terminar ninguno
 Conceptos en gestión de portafolio

Programa 1 Proyecto 2 Programa n

Proyecto Proyecto Proyecto Subproyecto Subproyecto Proyecto Proyecto

2.1 2.n n.1 n.n
1.1 1.2 1.n

7
 Conceptos en gestión de portafolio

Programa 1 Proyecto 2 Programa n

Proyecto Proyecto Proyecto Subproyecto Subproyecto Proyecto Proyecto

2.1 2.n n.1 n.n
1.1 1.2 1.n

8
 Conceptos en gestión de portafolio

Programa 1 Proyecto 2 Programa n

Proyecto1 Proyecto1 Proyecto1 Subproyecto Subproyecto Proyecton Proyecto

2.1 2.n .1 n.n
1.1 1.2 1.n

9
Conceptos en gestión de portafolio

10
Conceptos en gestión de portafolio

¡Mucho Esfuerzo y
Pobres Resultados!

11
 Conceptos en
gestión de portafolio
Portafolio de Proyectos
• Es una colección de proyectos, programas y
operaciones , gestionadas como un grupo, para lograr
objetivos estratégicos particulares de la organización.

Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en
gestión de portafolio

Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en
gestión de portafolio
Portafolio de Proyectos
• Los componentes del portafolio deben ser
cuantificables, es decir que puedan ser categorizados,
medidos, ordenados y priorizados.
• Los portafolios no son temporales como los proyectos o
programas.
• No necesariamente los componentes tienen relación
entre sí.
• Una organización puede tener más de un portafolio.

Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en
gestión de portafolio
Portafolio de Proyectos
• Los componentes son identificados, evaluados,
seleccionados y autorizados para formar parte del
Portafolio.
• Si un portafolio no está alineado a la estrategia de
manera clara, debería cuestionerse por qué se está
ejecutando.

Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en
gestión de
Gestión de Portafolio portafolio
Pregunta: ¿La gestión de portafolios es la gestión de
muchos proyectos?

Rta: No ☺.
Consiste en seleccionar los mejores componentes, en
alinearlos a la estrategia, en gestionar para obtener los
mayores beneficios, en optimizar el uso de recursos.
Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en gestión
de portafolio
Gestión de Portafolio
• La gestión de portafolios es la gestión coordinada de
los componentes del portafolio para lograr los
objetivos específicos de la organización.
• Es una disciplina dentro del gobierno organizacional.
• No se involucra en la gestión de los componentes. La
meta de la gestión de portafolios es asegurarse que
la organización está "haciendo el trabajo correcto",
en lugar de que esté “haciendo correcto el trabajo”.

Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en gestión
de portafolio

Qué se implementa primero???

Veamos ejemplo: Madurez en Gestión

Organizacional de Gestión de Proyectos
 Conceptos en gestión
de portafolio
Actividades Clave de la Gestión de Portafolios
• Traducción de las estrategias organizacionales en
iniciativas o casos de negocios que se convierten en
los fundamentos de proyectos.
• Identificación de iniciativas y proyectos.
• Provisión, asignación y reasignación de recursos a
programas y proyectos.
• Mantenimiento del balance del portafolio.
• Soporte al ambiente organizacional de
administración de proyectos.
Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Conceptos en gestión de
portafolio
Actividades Clave de la Gestión de Portafolios
• Gestión de los cambios al plan estratégico y su
impacto en el portafolio
• Monitoreo del desempeño del portafolio
• Gestión de los beneficios

Fuente:[The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
2. Beneficios de gestión del portafolio
Beneficios de gestión del
portafolio
• Los proyectos cambian frecuentemente de
estado (activo, detenido, cancelado, reactivado)
• No se cuenta con una visión integrada de los
proyectos entre los distintos departamentos.
• No se tiene registro del éxito o fracaso de los
componentes
• No se registran, ni monitorean los beneficios
• Hay competencia constante entre los
departamentos, por el uso de recursos.
• No se gestionan recursos de modo integrado
• Las personas están sobre asignadas y
cansadas de trabajar de forma desordenada
• Nuestros recursos, programas y proyectos, no
están alineados con los objetivos estratégicos.
Síntomas de que se necesita la Gestión del Portafolio
Beneficios de gestión del
portafolio
Conectar la
estrategia con la Enfocarse en lo Concretar los Maximizar las
ejecución de la más importante beneficios oportunidades
organización

Asignar los Suspender Reducir el caos y

recursos Eliminar la componentes a aumentar la
redundancia
óptimamente tiempo motivación

Considerar el
riesgo al Mejorar la agilidad Gobernar de modo Gestionar las
seleccionar y la colaboración más robusto interdependencias
componentes

Mejorar la Mejorar la Habilitar la

capacidad de Mejorar la calidad visibilidad del estandarización de
de ejecución
Innovar portafolio procesos

Beneficios Clave de Gestionar Portafolios

3. Contexto organizacional de la gestión de
portafolio
Contexto organizacional de
la gestión de portafolio
Apoyo y resultados de las
estrategias Corporativas
Portafolio, Programa, Proyecto

Metas
Estratégicas
Organizacionales

Portafolio de Proyectos

Programa A Programa B Programa C

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Proyecto 6Proyecto 7

Contexto organizacional de la gestión de
portafolio

Supuesto -> La organización tiene un plan estratégico

acompañado de una misión y visión así como metas y
objetivos estratégicos.

Tomado del PMBOK quinta Versión

Contexto organizacional de la
gestión de
Gestión de portafolio
Portafolio

Establecer un plan balanceado y

ejecutable que ayude a la organización a
lograr sus metas

Estrategia
Organizacional
 Contexto organizacional de la gestión de
portafolio
Construyendo un Portafolio de Proyectos

Fuente:The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 Contexto organizacional de la gestión de
portafolio

Contexto Organizacional de la Gestión de Portafolio

Fuente:The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por Project Management
Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013
 organizacional de la
gestión de
portafolio
Relaciones
de
procesos
de Gestión
de
Portafolios
inter-
empresari
ales
 Agenda
• Entregables claves en gestión de portafolio

2
 Entregables claves
procesos gestión de portafolio
Gestión Estratégica del Portafolio
• Plan estratégico del portafolio
• Portfolio chárter
• Roadmap del portafolio

Gestión del Gobierno del Portafolio

• Plan de gestión del portafolio
• Portafolio
Plan estratégico del portafolio -
Propósito

• Es el primer plan de alto nivel que se

elabora para empezar a DEFINIR el
portafolio y la GESTION DE PORTAFOLIO
Plan estratégico del portafolio -
Contenido
1. Visión para el portafolio
2. Asignación inicial de fondos
3. Identificación clara y consistente de los Beneficios
del portafolio.
4. Criterios para evaluar y priorizar componentes.
5. Asunciones, dependencias y riesgos clave.
6. Listado inicial de componentes del portafolio

Definición – Gestión Estratégica

del Portafolio
 Entregables claves
procesos gestión de portafolio
Gestión Estratégica del Portafolio
• Plan estratégico del portafolio
• Portfolio chárter
• Roadmap del portafolio

Gestión del Gobierno del Portafolio

• Plan de gestión del portafolio
• Portafolio
 Portfolio charter
- Propósito
• Autoriza un portafolio.
• Proporciona autoridad al gerente de
portafolio para aplicar los recursos a
los componentes dentro del portafolio.
• Esta alineado con el plan estratégico
del portafolio

Definición – Gestión Estratégica

del Portafolio
 charter
- Contenido
1. El alcance de alto nivel
2. La justificación
3. Criterios de éxito
4. Recursos y línea de tiempo de alto nivel
para los entregables del portafolio.
5. Identificación de Interesados

Definición – Gestión Estratégica

del Portafolio
 Portfolio
charter

Portfolio charter

Definición – Gestión Estratégica

del Portafolio
 Entregables claves
procesos gestión de portafolio
Gestión Estratégica del Portafolio
• Plan estratégico del portafolio
• Portfolio chárter
• Roadmap del portafolio

Gestión del Gobierno del Portafolio

• Plan de gestión del portafolio
• Portafolio
 Roadmap
- Propósito

Proporciona la información cronológica para la

ejecución del portafolio
 Roadmap
- Contenido

• Lista de componentes
• Hitos y entregables claves
• Dependencias

Definición – Gestión Estratégica

del Portafolio

Desarrollado por estudiantes de maestría cohorte 2 Desarrollo y

Gerencia Integral de Proyectos – Ángela Vargas – Fredy Carreño
 Roadmap
- Contenido
Sep-09 Ene-10 Feb-10 Mar-10 Abr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Ago-10 Sep-10 Oct-10

1. Sistema enrolamiento básico + Ajustes solicitados (Rentado)

2. Migración de registros a AZIMUT

y generación del Reporte al MPS ... ...

3. Fase I: Sistema propio de Enrolamiento ...

Fecha Estimada

4. Fase II: Módulo de Autenticación

Biométrica
...

Salida en producción

Sistema en etapa de desarrollo

Sistema en producción

Roadmap Innovación – aporte Daniel Jiménez – Maestría de Desarrollo y

Gerencia Integral de Proyectos
 Entregables claves
procesos gestión de portafolio
Gestión Estratégica del Portafolio
• Plan estratégico del portafolio
• Portfolio chárter
• Roadmap del portafolio

Gestión del Gobierno del Portafolio

• Plan de gestión del portafolio
• Portafolio
Plan de Gestión del Portafolio
Contenido
1. Gobernabilidad
2. Manejo de cambios (estratégicos y de
componente)
3. Plan financiero
4. Método Balanceo y optimización
5. Métricas y tablero
6. Plan Comunicaciones
7. Plan de gestión de riesgos
8. Modelo priorización (detalle)
9. Dependencias
 Entregables claves
procesos gestión de portafolio
Gestión Estratégica del Portafolio
• Plan estratégico del portafolio
• Portfolio chárter
• Roadmap del portafolio

Gestión del Gobierno del Portafolio

• Plan de gestión del portafolio
• Portafolio
 Portafolio
- Propósito

El portafolio es la colección de
componentes (proyectos, programas, y/o
otros trabajos)

Definición – Gestión de
Gobierno del Portafolio
 Portafolio
- Propósito

El portafolio y sus componentes

son cuantificables; es decir ellos
pueden ser medidos, alineados, y
priorizados.

Definición – Gestión de
Gobierno del Portafolio
 Portafolio
- Contenido
Lista de componentes con atributos
(incluyendo pero no limitado a costos,
tiempo, recursos, etc.) y estructura de
portafolio.
 Categorización de componentes
Gestión del Portafolio de Proyectos
Aumento de
ganancias
Soporte a la Crecimiento
operación de
inversiones

Reducción
Área
de costos o
geográfica
ahorros

Objetivos Categorías Reducción

estratégicos del riesgo

Líneas de Cumplimient
negocio o regulatorio

Aumento en
Impacto la porción
social del mercado
Mejora de
Procesos
 Atributos de Portafolio

Categoría del
Proyectos
Priorid componente Objetivos
Relación ad Estratégicos
interdepend
encias con Patrocinado
otros r del
component portafolio
es del
portafolio
Insourcing Patrocinado
vs r del
outsourcing component
e

Atributos
Fechas de Líder del
beneficios component
esperados e

Magnitud
Estado del
de
component
beneficios
e
esperados
Costo total
esperado
Duración Recursos del
necesarios component
Tecnologí (humanos, e
a financieros
o
 Entregables claves
procesos gestión de portafolio
Gestión Estratégica del Portafolio
• Plan estratégico del portafolio
• Portfolio chárter
• Roadmap del portafolio

Gestión del Gobierno del Portafolio

• Plan de gestión del portafolio
• Portafolio
 Bibliografía

Texto principal:
The Standard for PORTFOLIO MANAGEMENT – Third Edition. Publicado por
Project Management Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania , USA, 2013.

Otras referencias:
Guia de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)-
Quinta Versión. Publicado por Project Management Institute, Inc. Newton Square,
Pennsylvania, USA, 2013.
Organizational Project Management Maturity Model – OPM3® - Third Edition.
Publicado por Project Management Institute, Inc. Newtown Square, Pennsylvania
, USA, 2013.
Dharma Consulting
PMNETWORK