DIPLOMADO DE

LOGISTICA
SESION N°2

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 INDICE
* Las compras, sus objetivos, alcances y limitaciones
* Organización de compras
* Principios de la adquisición y normas para definir la
política de compras
* Las negociaciones de compras

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La gestión de compras es
un departamento responsable de la buena
organización para realizar con éxito las actividades de
compras.
La gestión del departamento de compras asegura que
todos los bienes, servicios e inventario necesarios
para la operación del negocio se ordenen y se
encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier
empresa; asimismo, también es responsable de
controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles
de inventario y debe ser capaz de desarrollar una
buena negociación con proveedores.

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¿Cuál es el objetivo de las compras?
Aunque son varias las funciones del departamento de compras,
el objetivo primordial del mismo es asegurar que el
suministro de las materias primas, los productos que se
subcontraten, los repuestos, etcétera, tenga una continuidad
evitando así posibles roturas de stock, reducir el costo final de
los productos es también un objetivo a conseguir, además de
otros objetivos que pueden hacer que aumente el éxito del
departamento de compras en cualquier empresa.

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 Quince grandes errores en
la gestión de compras
1. Falta de políticas en las compras. Las políticas representan un
conjunto de normas que se deben cumplir en el proceso respecto a las
condiciones de costo, elección de proveedores, tiempos, modalidades
de financiamiento y de operación
2. No estandarizar proveedores. Desarrollar el perfil del proveedor nos
permite medir la capacidad en el manejo de información, respuesta,
disponibilidad de materiales y confiabilidad en los tiempos de entrega.
3. Solo los proveedores deben visitarnos. ¿Has recibido propuestas de
proveedores capaces de atender todo tipo de materiales? Es un error
constante focalizar el abastecimiento en proveedores como si fueran
nuestros asistentes en la tarea.

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4. No evaluar el desempeño de los proveedores. Es necesario llevar un
registro de evaluación cuantitativa por cada abastecimiento de los
proveedores considerando factores de tiempo de reposición, cantidades
atendidas, calidad, cumplimientos comerciales, entre otros.
5. No intercambiar información. Es una función determinante en la
planificación del abastecimiento
6. Limitar la negociación a los descuentos. Cuando los materiales no son
considerados críticos o no están expuestos a escasez, es preciso evaluar
el impacto sobre el incremento del volumen de compra por descuentos en
el costo unitario.

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7. El proceso de abastecimiento no termina en la orden de compra.
Muchos compradores responden a sus clientes que la orden de compra
ya ha sido generada y hay que esperar a que el proveedor la atienda.
8. Ignorar la rotación. Los materiales, como agentes del abastecimiento,
son el punto de partida para determinar la frecuencia y cantidades a
comprar.
9. Administrar todos los artículos por igual. Para categorizar los artículos
se pueden emplear herramientas primarias, como la clasificación de
Pareto y los índices de rotación.
10. Descartar artículos de baja rotación. Una decisión precipitada es
deshacerse del inventario de baja rotación. En ellos, podríamos encontrar
artículos estacionales, críticos o sensibles a la escasez.

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11. Errores en el catálogo. La creación de códigos debe ser una tarea
centralizada del área de compras.
12. Logística debe proyectar la demanda. El área de compras debe conjugar
esfuerzos con los clientes internos y externos para anticipar y atender la
demanda. 13. Trabajar sin alertas de inventario. Mediante los niveles de
inventario podemos minimizar los excedentes y quiebres.
14. ¿Nivel de servicio al 100%?. Es paradójico, pero tener la capacidad de
atender todo lo que requieren nuestros clientes no es lo más apropiado.
15. Gestión sin indicadores. Estas herramientas nos permitirán concentrar
nuestros esfuerzos en los 14 errores previamente identificados.

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Mejorar la negociación con proveedores
El departamento de compras será el encargado de que las relaciones con
los proveedores sean exitosas o no productivas. Hay que intentar escuchar
a los proveedores y saber llegar a un acuerdo que nos permita negociar el
mejor precio posible. Las buenas relaciones propiciarán que, por ejemplo,
se nos atienda antes a nosotros en caso de que los materiales que 
necesitemos escaseen y los necesiten varias empresas. En este punto es
imprescindible realizar una buena negociación con proveedores ya que esto
ayudará al mejor funcionamiento de la empresa en general., ya que se
conseguirá un departamento de compras más eficiente y eficaz.

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 Encargarse del aprovisionamiento de
materiales
Uno de los roles más importantes es encargarse de aprovisionar de
todos los materiales necesarios para poder cumplir con las tareas
marcadas. En este punto se contemplan tanto maquinarias como
materiales, es decir, todo lo que de una manera u otra interfiera en la
creación de los productos. Además de ello, se encargan de que el
almacén de dichos productos se realice de una manera lógica, que sea
fácilmente entendible y, por supuesto, que guarde una buena relación de
productos en stock. Este último punto es de vital importancia para estar
siempre abastecido y no propiciar una rotura de stock pero sin generar
un sobre coste asociado a los costes de almacenaje del stock.

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Integrar el departamento de compras al
resto de departamentos
La gestión de compras no debería ser una pieza aparte en las empresas,
sino que debería formar parte del puzzle empresarial. El departamento de
compras está estrechamente unido a estos otros departamentos:
•Producción.
•Ingeniería.
•Marketing.
•Finanzas.
•Recursos humanos.

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¿Qué es la política de compras de una
empresa?
Como definición de política de compras, se trata de una serie de
pautas en las que las compañías establecen las condiciones, los
plazos de pago y quiénes son los proveedores a la hora de adquirir los
productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la
empresa.
Es la guía para las decisiones administrativas. En ella se recogen los
criterios generales para orientar a la hora de la adquisición de los
materiales que necesita la empresa para su funcionamiento.
Para que la política corporativa de compras funcione es necesario
tener en cuenta el volumen y tamaño de la misma. Al momento de
comprar hay que establecer tres puntos:
• Determinar la inversión que se va a realizar
• Qué servicios o productos se van a adquirir
• A quiénes. Es decir a qué proveedores.

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El propósito de cualquier política de
compras de un negocio es:
•Establecer un compromiso de la empresa con sus proveedores en el
proceso de compra.
•Fomentar el cumplimento de unos criterios básicos por parte de los
proveedores.
•Difundir dicho compromiso entre empresa y proveedores.

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Ejemplos de políticas de compras
•Todas las adquisiciones de la compañía deberán realizarse a través del
departamento de compras.
•Está prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones.
•Las importaciones de maquinaria o equipo serán autorizadas por el
comité de compras.
•Se procurará siempre obtener las mejores condiciones en cuanto a la
calidad, precios, plazos de entrega, formas de pago, etc.
•Tener previsión del presupuesto necesario para llevar a cabo las
compras, así como no pasarse en el presupuesto anual que se haya
acordado.
Según el tipo de empresa, a veces en la definición de política de compras,
se establece que el equipamiento y materiales deben tener una
determinada homogeneidad. De manera que se facilite su utilización a los
trabajadores.

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LA TIPOLOGÍA  DE LAS COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:
•COMPRAS ESPECIALES.-Las compras especiales tienen lugar cuando hay
que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …) La
característica general de estas compras es que la inversión es grande y la
decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.
•COMPRAS ANTICIPADAS.- Estas compras se realizan antes de que surja la
necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es
una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de
mercancía.

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•COMPRAS ESTACIONALES.- Son compras que se hacen para
productos de temporada; su finalidad es atender la demanda
estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año
anterior.
•COMPRAS RUTINARIAS.- Son las compras que se hacen en
pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su
característica es atender las necesidades del “día a día” con una
inversión de bajo riesgo.

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•COMPRAS OPORTUNIDAD.- La compra oportunidad tiene lugar
cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”;
la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará
un beneficio extra.
•COMPRAS DE URGENCIA.- Estas compras no suelen ser de
gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades
urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma
rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos

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 Negociación con proveedores
en la gestión de compras
La gestión de compras de una empresa es fundamental para que el equilibrio
económico de la misma sea el adecuado. El responsable de las compras
debe llevar a cabo unas correctas estrategias de negociación con
proveedores para que el acuerdo al que se llegue sea el más rentable posible
para la empresa.

Los problemas más comunes con los que se puede encontrar la persona

encargada de la gestión de las compras son:
• Que no exista un determinado sistema de negociación.
• Que no se lleve a cabo una detenida selección de los proveedores.
• Que no se valoren a estos proveedores.
• Desconocimiento de los productos que se adquieren.
• No conocer las previsiones de ventas, y no tener control en la planificación de
la producción.

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La clave de una buena negociación con los
proveedores
Una cosa es comprar las materias necesarias para que el proceso de producción se lleve a
cabo, y otra muy distinta es la negociación con los proveedores para que se realice esta
compra.
Para negociar con el proveedor, el responsable de la gestión de compras debe organizarse y
anticiparse a éste. 
Debe saber qué le tiene que pedir, de qué manera se lo tiene que pedir y lo más importante
conocer a quién se lo está pidiendo.
En una negociación las dos partes dominan el terreno, pero lo importante es saber cómo
disponerlo.
Es fundamental que el responsable de compras vea al proveedor como un aliado y no como un
enemigo.
Hay que tener en cuenta que de ellos depende el aprovisionamiento de la empresa para que
funcione, desde el más simple lápiz, hasta la más necesaria maquinaria para elaborar el
producto.

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Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de trazar las estrategias de negociación
con los proveedores es tener claro lo que la organización necesita verdaderamente, ya que
puede haber momentos en los que se ofrezca a la empresa algo que podría ayudar, pero
que no es imprescindible para funcionar.
Así pues hay que tener claras las necesidades y las prioridades de compra.
Un mismo proveedor te puede ofrecer distintos productos y servicios, pero es importante
que se le instruya en lo que se desea actualmente.
Aun así, aunque se tenga claro que lo que se quiere comprar es un producto determinado,
no hay que dejar de lado las posibles ofertas, y es necesario que se analicen por si en un
futuro surgen nuevas necesidades.
Además para ser un buen responsable de compras y servir como orientador al proveedor y
organizarse uno mismo, se debe realizar un prototipo para la entrega de cotización que le
guiará al proveedor en lo que la empresa quiere y servirá para que se dé cuenta de la
importancia de su trabajo con la organización.

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La negociación funciona como una batalla de
estrategias en la que hay que estar preparado para
todo

Uno de los grandes conceptos a manejar en la negociación de compras con

proveedores reside en la confianza que les brindemos a éstos, con el fin de
ganarnos su respeto y crear un escenario de negociación flexible y positivo.
A continuación vamos a enumerar tres preguntas “incómodas” que los proveedores
suelen realizar a los responsables procurement y necesitan de una respuesta firme.

1.- ¿Va a negociar o va aceptar la oferta más baja?

2.- ¿Eres el responsable de la toma de decisiones?

3.-¿Tenemos trato si corrijo este aspecto de la propuesta?

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DETERMINA LAS NECESIDADES QUE DEBE CUBRIR EL
PRODUCTO
Un comprador no solamente adquiere productos, también actividades y servicios.
En los nuevos suministros de  productos existentes en nuestro stock se puede decir que la
necesidad de la empresa queda determinada a términos comerciales como la cantidad, los
plazos, stocks, servicio postventa, etc.
Si el producto es nuevo para tu empresa u organización deberás tener en cuenta elementos
clave como pliegos de condiciones, condiciones de compra, definición precisa del producto.
De esta forma evitaremos productos con calidad inferior o superior a la requerida.

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TEN PRESENTE LA ETAPA DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO
Todo producto se concibe, se gesta, nace, se desarrolla, adquiere la madurez, entre
en declive y desaparece. Cuando negocies ten presente que en las primeras etapas
la demanda es superior a la oferta  y esto implica precios elevados.  Identifica en
que etapa se encuentra el producto y el precio que le corresponde.
MARCA LOS OBJETIVOS DE LA NEGOCIACIÓN
Puedes establecer tu objetivo determinando elementos como precio, calidad,
fiabilidad, transporte, plazos, cumplimiento de plazos, condiciones de pago y
financiación, servicio técnico, servicio postventa y garantía. Si no estableces unos
objetivos la negociación no tiene sentido, estos deben ser realistas.

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ALGUNOS PARÁMETROS CONSIDERADOS POR RESPONSABLES
DE COMPRAS
Hay un estudio realizado en Estados Unidos sobre los parámetros recordados por 273
responsables de compras.  Entre las respuestas recogidas y en función de su importancia
encontramos las siguientes:

Importancia extrema: La calidad.

Gran importancia: Demora en la entrega, resultados anteriores del proveedor,
garantías vinculadas al producto, capacidad de producción, precio, competencia técnica o
posición financiera.

Importancia media: Adaptabilidad de los procedimientos, sistemas de comunicación,

reputación, interés manifestado por el proveedor en el producto que fabrica, competencia
de gestión, Control operativo, servicios postventa propuesto o actitud del vendedor.

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