Resolución de La Superintendencia de Notariado y Registro

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MINISTERiO DE JUSTICIA Y
DEL DERECHO

RESOLUCION ,24 ABR 202^


For la cual se establecen lineamientos para la expedicion de Certificados de Tradicion y
Libertad, de la Certificacion de no Propiedad y Consulta de Indice de Propietarios con el
uso de tecnologlas de la informacion, y se derogan unas disposiciones.

EL SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO


En ejercicio de las facultades conferidas en el articulo 13 del Decreto 2723 de 2014, en
desarrollo de los articulos 36, 37, 41 y 62 de la Ley 1579 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el Director Administrative y Financiero expidio la Resolucion 09384 del 9 de agosto


de 2022, "Por la cual se establecen lineamientos para la expedicion de Certificados de
Tradicion y Libertad y, Certificaciones de no propiedad con el uso de tecnologlas de la
informacidn, a travds de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad, y se
fijan las condiciones de su operacion", en virtud de las facultades otorgadas por la
Resolucion 08922 del 29 de julio de 2022 “Por medio de la cual se delega una funcidn al
Director Administrativo y Financiero”.

Que la Resolucion 09384 del 9 de agosto de 2022, fue modificada parcialmente por la
Resolucion 10804 del 8 de septiembre de 2022.

Que en las resoluciones mencionadas, se establecieron los lineamientos para la


prestacion de los servicios relacionados con la expedicion de certificados de Tradicion y
Libertad y certificados de no propiedad a traves de agilizadores electronicos, plataformas
virtuales y cupos de autoconsumo.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro garantiza el acceso a los servicios


virtuales de expedicion de los Certificados de Tradicion y Libertad, Certificados de no
propiedad y Consulta de indice de propietarios a traves de su pagina web
https://www.supernotariado.gov.co/ en virtud de lo dispuesto en el articulo 36 de la Ley
1579 de 2012, el cual establece que los servicios electronicos dispuestos para los tramites
de registro son un derecho de los ciudadanos y se constituyen en un canal alterno a los
esquemas presenciales en operacion y deberan prestarse con fundamento en los
principios, politicas y reglamentaciones adoptadas por la Superintendencia de Notariado
y Registro.

Que la Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro, establecio en su articulo 41 la facultad a


la Superintendencia de Notariado y Registro la Diversificacion de Canales de Prestacion
de Servicios a traves de entidades estatales o judiciales y las notarias, asi:

ARTICULO 41. DIVERSIFICACldN DE CANALES DE PRESTACION DE


SERVICIOS. Las notaries, entidades estatales o judiciales legalmente facultadas

Codigo: Superintendencia de Notariado y Registro


MP - CNEA- PO - 02 - FR-07 Calle 26 No. 13-49 Int. 201
V.02 Fecha. 08 - 08 - 2022 PBX 57+ (1)3282121
Bogota D.C., - Colombia
http://www.supernotariado.QOv.co
correspondencia@supernotariado.gov.co
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24 m 2023
aquellas actuaciones o actos de registro susceptibles de ello. Estos sen/icios
deberan incorporar las condiciones de seguridad y trazabilidad de las operaciones
que permitan la plena confiabilidad de los sen/icios ofrecidos. 1

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, en cumplimiento de lo preceptuado en


Estatuto de Registro, considera procedente y oportuno dictar nuevos lineamientos para
la expedicion de los Certificados de Tradicion y Libertad, de la Certificacibn de no
propiedad y Consulta de Indice de Propietarios, de forma virtual y fisica, por parte de
ciudadanos y, notaries, enfocados en el fortalecimiento del mercado inmobiliario y la
accesibilidad de forma efectiva a dichos servicios.

En merito de lo expuesto
RESUELVE:

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

ARTICULO 1. SERVICIOS AUTORIZADOS. Los servicios autorizados para la prestacion


a traves del acceso otorgado por la SNR, son la expedicion de Certificado de Tradicion y
Libertad, de la Certificacion de no Propiedad y/o consulta de indice de propietarios.

ARTICULO 2. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolucion se tendran en


cuenta las siguientes definiciones:

Certificado de Tradicion y Libertad: Es un documento que refleja la situacion juridica


de los bienes inmuebles sometidos a registro, que reproduce tal informacion de manera
fiel y total, a traves de las inscripciones contenidas en el folio de matricula inmobiliaria de
cada bien inmueble.
Certificacion de no Propiedad: Es una constancia que se expide a los solicitantes,
V. donde se certifica que estos, no figuran como propietarios de inmuebles en las bases de
dates del sistema registral.
Consulta de indice de propietarios: Constancia que entrega la informacion
correspondiente a los folios de matricula a nivel nacional que se encuentren registrados
a nombre del titular del documento de identificacion consultado, nombres y apellidos o
razon social, CHIP o matricula catastral, ocualquierotrocriteriode busqueda que habilite
la SNR.
l
Acceso Autorizado: Para los efectos de la presente resolucion, se entendera como
acceso autorizado el otorgado a quienes requieran para el desarrollo optimo de su

1
Ley 1579 de 2012 “Por la cual se expide el estatuto de registro de instrumentos publicos y se dictan otras
disposiciones”

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MINISTERIO DE JUSTICIA Y
DEL DERECHO

24 ABR 2023
actividad comercial la expedicion de los certificados de tradicion y libertad de forma
masiva, de los Certificados de no propiedad, y/o consulta de indice de propietarios, por
realizar una actividad que se encuentre directamente relacionada con los sectores
inmobiliarios, de construccion, financieros, que sean verificables en el RUT, y las cajas
de compensacion.
CAPITULO II
DE LA PRESTACION DEL SERVICIO A TRAVES DE LA MODALIDAD DE
AUTOCONSUMO.

ARTICULO 3. AUTORIZACION PARA EL ACCESO EN LA MODALIDAD DE


AUTOCONSUMO. Las personas juridicas y/o naturales que requieran para el desarrollo
optimo de su actividad comercial la expedicion de los certificados de tradicion y libertad
de forma masiva, de los Certificados de no propiedad, y/o consulta de indice de
propietarios, por realizar una actividad que se encuentre directamente relacionada con los
sectores inmobiliarios, de construccion, financieros, que sean verificables en el RUT, y las
cajas de compensacion, podran solicitar a la Superintendencia de Notariado y Registro la
autorizacion para el acceso de autoconsumo, a traves del procedimiento dispuesto por la
Entidad, descrito en los anexos contenidos en la guia adjunta, la cual hace parte integral
del presente acto administrative.

Las personas juridicas y/o naturales que sean autorizadas para el acceso en la modalidad
de autoconsumo no podran comercializar, de ninguna manera, los servicios que
adquieran por este canal, so pena de la cancelacion definitiva e inmediata de la
autorizacion, previa comunicacion al autorizado de dicha circunstancia y agotamiento del
procedimiento establecido en la guia adjunta, la cual hace parte integral del presente acto
administrative.

ARTICULO 4. REQUISITOS PARA LA AUTORIZACION DEL ACCESO POR LA


MODALIDAD DE AUTOCONSUMO. Las personas juridicas y/o naturales interesadas en
obtener una autorizacion para el acceso en la modalidad de autoconsumo, para la
expedicion de los certificados de tradicion y libertad de forma masiva, de los certificados
de no propiedad y/o consulta de indice de propietarios, deberan acreditar los siguientes
requisites con la documentacion que a continuacion se relaciona:

Certificado de existencia y representacion legal vigente o certificado de registro


mercantil, cuando proceda, en el cual conste como actividad economica una
directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construccion,
financieros, y/o caja de compensacion.
Registro Unico Tributario en el cual conste como actividad economica, una
directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construccion,
financieros, y/o caja de compensacion.
Copia de la cedula de ciudadania del representante legal de la persona juridica o
natural, y/o de extranjeria.
Formato de solicitud de autorizacion para el acceso, descrito en el Anexo 1, del

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presente acto administrative.


2 4 ABR 2023
ARTICULO 5. RECAUDO DE LOS DINEROS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO
A TRAVES DE LA MODALIDAD DE AUTOCONSUMO DE LOS CERTIFICADOS DE
TRADICION Y LIBERTAD Y/O CERTIFICACION DE NO PROPIEDAD. Las personas
jundicas y/o naturales autorizadas per la Superintendencia de Notariado y Registro,
deberan pagar de forma anticipada el valor correspondiente al autoconsumo autorizado,
el cual se realizara a traves de los medios virtuales dispuestos por la plataforma de la
Entidad.

ARTICULO 6. TARIFA DE LOS CERTIFICADOS EXPEDIDOS BAJO LA MODALIDAD


DE AUTOCONSUMO. La tarifa para los certificados expedidos a traves de la modalidad
de autoconsumo, correspondera al valor establecido en el literal a del articulo 15 de la
Resolucion 00009 del 6 de enero de 2023, o la que la modifique o sustituya, que
puntualmente es de diecinueve mil doscientos pesos ($19,200).

CAPITULO III

AUTORIZACIONES PARA EL ACCESO EN LAS NOTARIAS DEL PAIS PARA LA


EXPEDICION DE LOS CERTIFICADOS DE TRADICION Y LIBERTAD DE FORMA
MASIVA, LOS CERTIFICADOS DE NO PROPIEDAD, Y/O CONSULTA DE INDICE DE
PROPIETARIOS .

ARTICULO 7. AUTORIZACION PARA EL ACCESO EN LAS NOTARfAS. En aplicacion


a lo dispuesto por el articulo 41 de la Ley 1579 de 2012, las notarias podran solicitar a la
Superintendencia de Notariado y Registro la autorizacion del acceso para la expedicion
de forma fisica de los certificados de tradicion v libertad de forma masiva, de los
certificados de no propiedad v/o consulta de indice de propietarios. solicitud que debera
realizarse a traves del diligenciamiento del Anexo 2, de la guia que se adjunta, la cual
hace parte integral del presente acto administrative.

Las notarias autorizadas para la expedicion de forma fisica de los certificados de tradicion
y libertad de forma masiva, de los certificados de no propiedad y/o consulta de indice de
propietarios de que trata la presente resolucion, deberan colocar en un lugar visible la
imagen de autorizacion de acceso, habilitada por esta Superintendencia, indicando los
valores para la prestacion de dichos servicios, de acuerdo con lo establecido en la guia
que se adjunta, la cual hace parte integral del presente acto administrativo.

ARTfCULO 8. REQUISITOS PARA LA AUTORIZACION DEL ACCESO EN LAS


NOTARIAS DEL PAIS PARA LA EXPEDICION DE LOS CERTIFICADOS DE
TRADICION Y LIBERTAD DE FORMA MASIVA, LOS CERTIFICADOS DE NO
PROPIEDAD, Y/O CONSULTA DE INDICE DE PROPIETARIOS.

• Copia de la cedula de ciudadania del notario.


• Formate de solicitud de autorizacion (Anexo 2)

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PARAGRAFO: Para la autorizacion de este acceso, el notario debe encontrarse al dia
con las obligaciones financieras derivadas del ejercicio de la funcion notarial con la
Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial de Notariado
Colombiano. Situacion que se validara por parte de esta Superintendencia de la forma
indicada en la gula que se adjunta al presente acto administrative.

Asi mismo, no podran estarsiendoejecutados en procesos administrativos dejurisdiccion


coactiva por esta Superintendencia.

ARTICULO 9. VALORES PARA LA VENTA PARA LA EXPEDICION DE LOS


CERTIFICADOS DE TRADICION Y LIBERTAD DE FORMA MASIVA, LOS
CERTIFICADOS DE NO PROPIEDAD, Y/O CONSULTA DE [NDICE DE
PROPIETARIOS.

VALOR DE LA VENTA DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y


REGISTRO A LA NOTARIA PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO. Los
valores para la venta a las notarlas para la expedicion de los servicios de los
Certificados de Tradicion y Libertad y/o Certificaciones de no Propiedad, seran los
valores determinados en el Articulo 15 de la Resolucion de Tarifas 00009 del 6 de
enero de 2023, Literales a)2 y c)3, o la que la modifique o sustituya.

- VALOR DE LA VENTA DE LA NOTARIA A LA CIUDADANIA. Los valores para la


venta a los ciudadanos para la expedicion flsica de los Certificados de Tradicion y
Libertad, y/o Certificacion de no Propiedad, deberan ser los establecidos para
venta en las Oficinas de Registro de Instrumentos Publicos de acuerdo al Articulo
14 de la Resolucion de Tarifas 00009 del 6 de enero de 2023, Literales a)4 y f)5 o
la que la modifique o sustituya.

PARAGRAFO. Las notarlas que sean autorizadas para la prestacion fisica de estos
servicios, no podran cobrar valores mayores a los autorizados, ni tampoco cobrar al
usuario otras tarifas adicionales tales como las indicadas en los articulos 4 y 5 de la
Resolucion 387 del 23 de enero de'2023,'O la que lo modifique o sustituya, so pena de la
cancelacion definitiva de la autorizacion prevista en esta Resolucion, previa comunicacion
al autorizado de dicha circunstancia, agotamiento del procedimiento establecido en la guia
que se adjunta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinary a la que hubiere lugar.

2 Ibidem.
3(...)c) La consuita simple de la historia traditicia de bienes inmuebles realizada por medios electronicos,
tendran un valor de diez mil cien pesos ($10.100)
A(...) a) Los certificados de tradicidn que se expiden en las Oficinas de Registro de Instrumentos Publicos,
como tambidn en los agilizadores electronicos dispuestos en las ORIP, los solicitados en los Centros de
Atencion Distrital Especializados (CADE) y centros de servicios y atencidn a la ciudadanla a nivel nacional,
tendran el valor de veinte mil trescientos pesos ($20,300) cada uno);...(...)
5(...) f) Las certificaciones que requieran los particulares en donde conste la no propiedad de bienes
inmuebles, con destino a trimites de subsidios del gobierno, libreta militar u otros que lo requieran,
expedidas porcanales electronicos, tendran un valor de doce mil ochocientos pesos ($12,800); ...(...)

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Superintendencia de Notariado y Registro
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DEL DERECHO

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ARTICULO 10. El incumplimiento de los preceptos establecidos en el presente acto
administrative, dara lugara la adopcion de las medidas que correspondan de acuerdo con
la normatividad vigente.

ARTICULO 11. La Superintendencia de Notariado y Registro conserva la facultad en


cualquier momento de realizar modificaciones, ampliaciones, suspensiones o limitaciones
a la presente resolucion, con ocasion a las necesidades del servicio.

ARTICULO 12 TRANSITORIO: Las personas juridicas y/o naturales, autorizadas en


virtud de los lineamientos fijados en la Resolucion 09384 del 9 de agosto de 2022,
modificada parcialmente por la Resolucion 10804 del 8 de septiembre de 2022, deberan
acreditar el cumplimiento de los requisites establecidos en el presente acto administrative,
dentro de los 10 dias habiles siguientes a la publicacion del mismo, so pena de
cancelacion de la autorizacion otorgada, la cual sucedera una vez se agote el saldo
obrante en la plataforma de bancarizaci6n,,sin perjuicio la posibilidad que tienen de
presentarse nuevamente.

ARTfCULO 13. DEROGATORIAS. La presente resolucion deroga en su integridad las


resoluciones 10401 del 26 de septiembre de 2017, 11669 del 26 de Septiembre de 2018,
09384 del 9 de agosto de 2022, 10804 del 8 de septiembre de 2022 y todas aquellas que
le sean contrarias.

ARTICULO 14. PUBLICACION. La presente resolucion se publicara en el Diario Oficial y


en la pagina web de la Entidad.

ARTICULO 15. VIGENCIA. La presente resolucion rige a partir de la fecha de su


publicacion.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

4 ABR m
RDOSYELtB DRIGUEZ/RENGIFO
Suaerintendgn^ le Notariapo y Registro
Superintendenci -le IgojSSado y Registro

Proyect6: Maria Antonia Calder6n Gonzalez - Coordinador Grupo de Tesoreria SN


Karoline Moreno Agudelo- Contratista Direccidn Financiera SNR'jj (/
Gisselle Carolina Martinez Freiter - Profesional Especializado OAo.^-
Aprobd: William Pdrez Castaneda- Secretario General SNRM
Revise: Ramiro Alejandro Cardona Aguirre - Asesor de Despacho.
Olman Jos6 Olivella Mejia - Director Tecnico de Registro.^^
Mario Alexander Ortiz Salgado- Jefe Oficina de Tecnologias de la Informaci
Alvaro Gomez Trujillo - Director Administrative y Financiero.
Maria Jos§ Munoz Guzman - Jefe Oficina Asesora Juridica (Ej.CUCKTv-

C6digo: Superintendencia de Notariado y Registro


MP - CNEA - PO - 02 - FR-07 Calle 26 No. 13-49 Int. 201
V.02 Fecha. 08-08-2022 PBX 57+ (1) 3282121
Bogota D.C., - Colombia
httpy/www.supernotariado.qov.co
correspondencia@supemotariado.gov.co
GUÍA PARA LA EXPEDICION DE
CERTIFICADOS DE TRADICION Y LIBERTAD
CERTIFICACIÓN DE NO PROPIEDAD Y/O
CONSULTA DE ÍNDICE DE PROPIETARIOS
CON EL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN.

ASOCIADA AL PROCESO DE RECAUDO

SUPERINTENDENCIA
DE NOTARIADO Y REGISTRO

Código: MP - GNFA - PO - 02 - GI - 01 Versión: 02 Fecha: 24 de Abril de 2023

Código de Formato: S IG - S GC - PO - 01 - GI - 05 - FR - 04 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 31 – 01 - 2022


EQUIPO DIRECTIVO:
ALVARO DE FÁTIMA GÓMEZ TRUJILLO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
MARIO ALEXANDER ORTIZ
JEFE OFICINA TECNOLOGIA DE LA
INFORMACIÓN
OLMAN JOSÉ OLIVELLA MEJÍA
DIRECCION TECNICA DE REGISTRO

República de Colombia

Ministerio de Justicia y del Derecho

Superintendencia de Notariado y Registro

Código de Formato: S IG - S GC - PO - 01 - GI - 05 - FR - 04 Versión: 01 Fecha de Elaboración: 31 – 01 - 2022


TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................4
2. MARCO LEGAL.........................................................................................................................4
3. OBJETIVO DE LA GUIA ..........................................................................................................6
4. DESCRIPCION DE LA GUIA ..................................................................................................6
4.1. PRESTACION DEL SERVICIO A TRAVÉS DE LA MODALIDAD DE
AUTOCONSUMO PARA PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS. ..........................7
4.1.1. AUTORIZACION PARA PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS ......................7
4.1.2.. RECAUDO DE LOS DINEROS A TRAVES DE LA MODALIDAD DE
AUTOCONSUMO ................................................................................................................... 12
4.1.3. REVISIÓN Y CONTROL DEL ACCESO A TRAVÉS DE LA MODALIDAD DE
AUTOCONSUMO................................................................................................................... 14
4.2. DE LA PRESTACION DEL SERVICIO POR LAS NOTARÍAS AUTORIZADAS...... 15
4.2.1. DE LAS AUTORIZACIONES PARA NOTARIAS ....................................................... 15
4.2.2. VALORES PARA LA VENTA. ....................................................................................... 21
4.2.3. REVISIÓN Y CONTROL DEL ACCESO AUTORIZADO......................................... 23
5. GLOSARIO.............................................................................................................................. 25
6. BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................... 26
7. ANEXOS.................................................................................................................................. 26

Código de Formato: S IG - S GC - PO - 01 - GI - 05 - FR - 04 Versión: 02 Fecha de Elaboración: 10 – 08 - 2022


1. INTRODUCCIÓN

La Superintendencia de Notariado y Registro, presenta la versión No. 2.0 de la “GUÍA


DE BANCARIZACIÓN - PROCESO DE RECAUDO”, cambia la denominación a “GUÍA
PARA LA EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE TRADICION Y LIBERTAD
CERTIFICACIÓN DE NO PROPIEDAD Y/O CONSULTA DE ÍNDICE DE
PROPIETARIOS CON EL USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN;
ASOCIADA AL PROCESO DE RECAUDO” e imparte nuevas directrices con el objetivo
de contextualizar al autorizado, sobre la funcionalidad de la herramienta virtual para la
expedición de certificados de tradición y libertad, certificación de no propiedad y/o
consulta de índice de propietarios, para las personas naturales y/o jurídicas y, Notarias
del país; de acuerdo con la Resolución “Por la cual se establecen lineamientos para la
expedición de Certificados de Tradición y Libertad, Certificación de no propiedad y
Consulta de Índice de Propietarios con el uso de tecnologías de la información, y se
derogan otras disposiciones”.

2. MARCO LEGAL

Los artículos 36, 37 y 41 de la Ley 1579 de 2012 “Por la cual se expide el Estatuto
de Registro de Instrumentos Públicos y se dictan otras disposiciones”.

“Artículo 36. Accesibilidad a servicios virtuales de registro. Los servicios


electrónicos dispuestos para los trámites de registro son un derecho de los
ciudadanos y se constituyen en un canal alterno a los esquemas presenciales en
operación y deberán prestarse con fundamento en los principios, políticas y
reglamentaciones adoptadas por la Superintendencia de Notariado y Registro.
Las entidades involucradas tendrán la obligación de establecer mecanismos
virtuales de información, asistencia, asesoría, radicación de expedientes y
seguimiento al trámite que complementen los servicios presenciales. En todo
caso, estos servicios serán de uso discrecional por el ciudadano, pudiendo en
cualquier momento retomar el proceso presencial si este le resulta conveniente.

Artículo 37. Facilitación de las relaciones del ciudadano con el registro


inmueble. El servicio público registral deberá prestarse dentro de criterios de
máxima simplificación, diversificación de canales de atención y principios de

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celeridad en la gestión pública, pero sin poner en peligro los bienes y derechos
que protege el Estado. En este propósito, la Superintendencia de Notariado y
Registro deberá prever y poner en operación mecanismos de relacionamiento
eficaces, soportados en las políticas de servicio al ciudadano y de Gobierno en
Línea.

ARTÍCULO 41. DIVERSIFICACIÓN DE CANALES DE PRESTACIÓN DE


SERVICIOS. Las notarías, entidades estatales o judiciales legalmente facultadas
podrán actuar como canales de recepción, tramitación y facilitación de medios
electrónicos para la realización de los trámites virtuales asociados al registro, en
aquellas actuaciones o actos de registro susceptibles de ello. Estos servicios
deberán incorporar las condiciones de seguridad y trazabilidad de las
operaciones que permitan la plena confiabilidad de los servicios ofrecidos”.

El artículo 9 del Decreto Ley 2106 de 2019:

“Artículo 9. Servicios Ciudadanos Digitales. Para lograr mayor nivel de


eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los
ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios
electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de
Servicios Ciudadanos Digitales.

El Gobierno Nacional prestará gratuitamente los Servicios Ciudadanos Digitales


base y se implementarán por parte de las autoridades de conformidad con los
estándares que establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones”.

Al artículo 4 del Decreto 2723 de 2014 “Por el cual se modifica la estructura de la


Superintendencia de Notariado y Registro”

“Artículo 4 Objetivo. La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como


objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos
que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, la
organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas
de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe
pública, la seguridad jurídica y administración del servicio público registral
inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los
principios de eficiencia, eficacia y efectividad”.

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Resolución:

Por la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de


Tradición y Libertad, Certificación de no propiedad y Consulta de Índice de
Propietarios con el uso de tecnologías de la información, y se derogan otras
disposiciones.

3. OBJETIVO DE LA GUÍA

A través de esta guía se busca contextualizar al autorizado, sobre la funcionalidad de la


herramienta virtual para la expedición de certificados de tradición y libertad, certificación
de no propiedad y/o consulta de índice de propietarios, para las personas naturales y/o
jurídicas y, Notarias del país y dar a conocer la operatividad general de la plataforma de
bancarización, para los accesos a personas naturales y/o jurídicas y, Notarias, para que
mediante el registro o autenticación accedan a la expedición en línea de los Certificados
de tradición y libertad de forma masiva, certificaciones de no propiedad y consultas
índice de Propietario.

Esta guía busca que los usuarios puedan conocer los requisitos legales y funcionales
para tener el acceso a la plataforma de Bancarización.
4. DESCRIPCION DE LA GUÍA

Este documento está conformado por los lineamientos que la Superintendencia de


Notariado y Registro definió para que el usuario autorizado conozca la generalidad del
funcionamiento de la plataforma de bancarización para la Expedición de Certificados de
tradición y libertad, Certificaciones de No Propiedad y Consultas índice de Propietario,
de personas naturales o jurídicas y Notarias del país.

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.4.1. PRESTACION DEL SERVICIO A TRAVÉS DE LA MODALIDAD DE
AUTOCONSUMO PARA PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS.

.4.1.1. AUTORIZACION PARA PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS.

Las personas jurídicas y/o naturales que requieran para el desarrollo óptimo de su
actividad comercial, la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma
masiva, los Certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios, por
realizar una actividad que se encuentre directamente relacionada con los sectores
inmobiliarios, de construcción, financieros, que sean verificables en el RUT, y las cajas
de compensación, podrán solicitar a la Superintendencia de Notariado y Registro la
autorización para el acceso de autoconsumo a través del formato descrito en el Anexo
1, y realizar el procedimiento dispuesto en la plataforma de bancarización, que se
describe a continuación:

 Creación usuario Bancarización.

A través de la página de la Entidad el usuario Ingresa directamente a:


www.supernotariado.gov.co, debe elegir la opción servicio en línea - Certificado de
Tradición y esta lo lleva a la plataforma de Bancarización donde se realiza la expedición
de los servicios de la Entidad de forma virtual, como Certificados de Tradición,
Certificación de no Propiedad y Consultas índice de Propietario.

Una vez el usuario es direccionado a la plataforma de bancarización,


https://certificados.supernotariado.gov.co/certificado, para acceder al servicio deberá
autenticarse, la plataforma cuenta con perfiles de acuerdo a la necesidad de cada
usuario y/o accesos otorgados por la Superintendencia de Notariado y Registro.

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 Solicitud de acceso de Autoconsumo

Una vez registrados en la plataforma podrán solicitar el acceso, cumpliendo con los
requisitos establecidos en la Resolución “Por la cual se establecen lineamientos para la
expedición de Certificados de Tradición y Libertad, Certificación de no propiedad y

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Consulta de Índice de Propietarios con el uso de tecnologías de la información, y se
derogan otras disposiciones”, los cuales se transcriben a continuación:

 Certificado de existencia y representación legal vigente o, certificado de registro


mercantil, cuando proceda, en el cual conste como actividad económica una
directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construcción,
financieros, y/o caja de compensación.
 Registro Único Tributario en el cual conste como actividad económica, una
directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construcción,
financieros, y/o caja de compensación.
 Cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica o natural, y/o
de extranjería.
 Formato de solicitud de autorización para el acceso, descrito en el Anexo 1.

Para realizar la solicitud del acceso, el usuario deberá ingresar a la Cuenta de usuario y
diligenciar los campos requeridos adjuntando los documentos ya mencionados, así:

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 Validación de la solicitud.

Una vez cargada la solicitud por cada interesado, las mismas serán analizadas por la
SNR.

Las solicitudes se verán enlistadas en el usuario de bancarización del funcionario


responsable de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, a
través de la pantalla de administración, para ser aprobadas o rechazadas de forma
mensual dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes.

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El cumplimiento de los requisitos serán validados, verificados y aprobados por la
Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, validación que
puede dar como resultado las siguientes situaciones:

 Si presenta la documentación completa y la misma no cumple con los


requisitos establecidos en la Resolución “Por la cual se establecen
lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad,
Certificación de no propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el
uso de tecnologías de la información, y se derogan otras disposiciones”
se rechazará de plano la solicitud en la plataforma de Bancarización y se
informará al solicitante dentro de los primeros 10 días hábiles del mes
siguiente a la radicación de la solicitud.

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 En caso de encontrarse la documentación incompleta, se le notificará al
solicitante dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente a la
radicación de la solicitud a través de correo electrónico; ante este
supuesto la solicitud se encontrará en estado pendiente y se otorgarán 5
días hábiles al solicitante para subsanar.

 Si pasados los 5 días hábiles a partir de la fecha de notificación, y no se


completa la solicitud, la misma se entenderá desistida y se rechazará la
solicitud en la plataforma de Bancarización, sin perjuicio de que pueda
presentarse nuevamente.

 Si el solicitante cumple con los requisitos establecidos, se informará al


autorizado a través del respectivo acto administrativo de aprobación, el
cual se notificará al correo electrónico a través del cual se presentó la
solicitud.

.4.1.2. RECAUDO DE LOS DINEROS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO


A TRAVÉS DE LA MODALIDAD DE AUTOCONSUMO

Las personas jurídicas y/o naturales que sean autorizadas por la Superintendencia de
Notariado y Registro, deberán pagar de forma anticipada el valor correspondiente al
autorizado mediante recargas, el cual se realizará a través de los medios virtuales
dispuestos por la plataforma de Bancarización de la Entidad mediante la opción cuenta
prepago, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Resolución “ Por la cual
se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad,
Certificación de no propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el uso de
tecnologías de la información, y se derogan otras disposiciones”.

Una vez se habilite el acceso, el autorizado realizará la recarga en la plataforma de


bancarización de la siguiente manera:

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Nota: La funcionalidad de autoconsumo masivo solo está disponible para los
certificados de tradición y libertad, para lo cual se deberá utilizar un archivo plano en
Excel para gestionar las solicitudes masivas, que pueden ser de máximo 1000
certificados diarios que se generaran en un lapso no superior a 24 horas, desde el
cargue del archivo.
.4.1.3. REVISIÓN Y CONTROL DEL ACCESO A TRAVÉS DE LA MODALIDAD
DE AUTOCONSUMO.

La revisión, control del recaudo y acceso de autoconsumo estará a cargo del Grupo de
tesorería de la Superintendencia de Notariado y Registro. De necesitar algún trámite
con dicha área, el autorizado llevara a cabo el procedimiento que se describe a
continuación, no sin antes tener en cuenta lo siguiente:

Las personas jurídicas y/o naturales que sean autorizadas para el acceso en la
modalidad de Autoconsumo no podrán comercializar, de ninguna manera, los servicios
que adquieran por este canal, so pena de la cancelación definitiva e inmediata de la
autorización, previa comunicación al autorizado de dicha circunstancia.

Una vez advertida por la Entidad la situación relacionada en líneas anteriores, esto es,
la inobservancia a la prohibición de comercializar o darle una indebida utilización al
acceso otorgado, se remitirá comunicación escrita al solicitante informándole la
circunstancia encontrada por la Entidad, con el fin de que este se pronuncie si lo estima
pertinente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envió de la comunicación.

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Pasados los tres (3) días hábiles a los que se refiere el párrafo anterior, la Entidad
revisará lo informado por el autorizado, para que de esta manera se determine si
procede la cancelación inmediata del acceso otorgado, caso en el cual se deshabilitará
la autorización en la plataforma de Bancarización, supuesto que también sucederá si no
se pronuncia dentro del término establecido. De darse la cancelación del acceso por
estos incumplimientos no podrá habilitarse nuevamente para la expedición de los
certificados a dicho autorizado.

A su turno y posterior a la cancelación del acceso, el usuario podrá solicitar la


devolución del dinero no utilizado, correspondiente al pago anticipado realizado, de
acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 13525 de 2016, que reglamentó el
“Procedimiento para la devolución de dineros por no procedencia del registro o no
expedición de certificados, pagos en exceso y/o pago de lo no debido por concepto de
la función registral (…)” o la que se encuentre vigente.

Por otro lado, la Entidad también podrá resolver de forma positiva la comunicación
enviada por el autorizado, respecto del presunto incumplimiento, caso en el cual se
informará al usuario y se continuará con la habitación otorgada.

.4.2. DE LA PRESTACION DEL SERVICIO POR LAS NOTARÍAS AUTORIZADAS.

.4.2.1. DE LAS AUTORIZACIONES PARA LAS NOTARÍAS.

En aplicación a lo dispuesto por el artículo 41 de la ley 1579 de 2012, las notarías


podrán solicitar a la Superintendencia de Notariado y Registro la autorización del
acceso para la expedición de forma física de los certificados de tradición y libertad de
forma masiva, los certificados de no propiedad y/o consulta de índice de propietarios,
solicitud que deberá realizarse a través del formato descrito en el Anexo 2 y realizar el
procedimiento dispuesto en la plataforma de bancarización, que se describe a
continuación:

 Creación usuario Bancarización

A través de la página de la Entidad el notario Ingresa directamente a:


www.supernotariado.gov.co, debe elegir la opción servicio en línea - Certificado de

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Tradición y esta lo lleva a la plataforma de Bancarización donde se realiza la expedición
de los servicios de la Entidad de forma virtual, como Certificados de Tradición,
Certificación de no Propiedad y Consultas índice de Propietario.

Una vez el notario es direccionado a la plataforma de bancarización,


https://certificados.supernotariado.gov.co/certificado, para acceder al servicio deberá
autenticarse, la plataforma cuenta con perfiles de acuerdo a la necesidad de cada
usuario y/o accesos otorgados por la Superintendencia de Notariado y Registro.

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 Solicitud de acceso.

Una vez registrados en la plataforma podrán solicitar el acceso, cumpliendo con los
requisitos establecidos en la Resolución “Por la cual se establecen lineamientos
para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad, Certificación de no
propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el uso de tecnologías de la
información, y se derogan otras disposiciones”, los cuales se transcriben a
continuación:

 Cédula de ciudadanía del notario.

 Formato de solicitud de autorización. (Anexo 2).

Nota: Los notarios que deseen solicitar autorización para el acceso deberán
encontrarse al día con las obligaciones a su cargo y a favor de la Superintendencia de
Notariado y Registro, respecto de los aportes, recaudos y aportes especiales de que
trata el Decreto 3432 de 2011. Situación que se validará por parte de esta
Superintendencia, de la forma indicada en la presente guía.

Así mismo, no podrán estar siendo ejecutados en procesos administrativos de


jurisdicción coactiva por esta Superintendencia, sin perjuicio de cual sea el concepto.

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La aprobación del acceso para Notarias está a cargo de la Secretaria General previa
certificación de la Dirección de Administración Notarial con el fin de verificar su estado
de notario, paz y salvo del Grupo de Recaudos, Aportes y Subsidios Notariales (si
aplica) y certificación expedida por la OAJ Grupo de Jurisdicción Coactiva.

Para realizar la solicitud del acceso, se deberá ingresar a Cuenta de usuario y


diligenciar los campos requeridos adjuntando los documentos mencionados, así:

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 Validación de la solicitud.

Una vez cargada la solicitud por el notario, las mismas serán analizadas por la SNR.

Las solicitudes se verán enlistadas en el usuario de bancarización del funcionario


responsable de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, a
través de la pantalla de administración, para ser aprobadas o rechazadas de forma
mensual dentro de los primeros 20 días hábiles de cada mes.

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Código de Formato: S IG - S GC - PO - 01 - GI - 05 - FR - 04 Versión: 01 Fecha de Elaboraci ón: 31 – 01 - 2022


El cumplimiento de los requisitos serán validados, verificados y aprobados por la
Secretaria General de la Superintendencia de Notariado y Registro, validación
que puede dar como resultado las siguientes situaciones:

 Si presenta la documentación completa y la misma no cumple con los


requisitos establecidos en la Resolución “Por la cual se establecen
lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad,
Certificación de no propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el
uso de tecnologías de la información, y se derogan otras disposiciones”

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se rechazará de plano la solicitud en la plataforma de Bancarización y se
informará al solicitante dentro de los primeros 10 días hábiles del mes
siguiente a la radicación de la solicitud.

 En caso de encontrarse la documentación incompleta, se le notificará al


solicitante dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente a la
radicación de la solicitud a través de correo electrónico; ante este
supuesto la solicitud se encontrará en estado pendiente y se otorgarán 5
días hábiles al solicitante para subsanar.

 Si pasados los 5 días hábiles a partir de la fecha de notificación, y no se


completa la solicitud, la misma se entenderá desistida y se rechazará la
solicitud en la plataforma de Bancarización, sin perjuicio de que pueda
presentarse nuevamente.

 Si el solicitante cumple con los requisitos establecidos, se informará al


autorizado a través del respectivo acto administrativo de aprobación, el
cual se notificará al correo electrónico a través del cual se presentó la
solicitud previas certificaciones solicitadas al Grupo de Jurisdicción
Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Recaudos y
Susidios Notariales de la Dirección Administrativa y Financiera y la
Dirección de Administración Notarial.

.4.2.2. VALORES PARA LA VENTA.

Las Notarías que sean autorizadas por la Superintendencia de Notariado y


Registro, deberán pagar de forma anticipada el valor correspondiente al
autorizado mediante recargas, el cual se realizará a través de los medios
virtuales dispuestos por la plataforma de Bancarización de la Entidad mediante la
opción cuenta prepago, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la
Resolución “Por la cual se establecen lineamientos para la expedición de
Certificados de Tradición y Libertad, Certificación de no propiedad y Consulta de
Índice de Propietarios con el uso de tecnologías de la información, y se derogan
otras disposiciones”.

Una vez se habilite el acceso, el autorizado realizará la recarga en la plataforma


de bancarización de la siguiente manera:

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correspondencia@supernotariado.gov.co

Código de Formato: S IG - S GC - PO - 01 - GI - 05 - FR - 04 Versión: 01 Fecha de Elaboraci ón: 31 – 01 - 2022


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Código de Formato: S IG - S GC - PO - 01 - GI - 05 - FR - 04 Versión: 01 Fecha de Elaboraci ón: 31 – 01 - 2022


Nota: La funcionalidad de masivo solo está disponible para los certificados de
tradición y libertad, para lo cual se deberá utilizar un archivo plano en Excel para
gestionar las solicitudes masivas, que pueden ser de máximo 1000 certificados
diarios que se generaran en un lapso no superior a 24 horas, desde el cargue del
archivo.

.4.2.3. REVISIÓN Y CONTROL DEL ACCESO AUTORIZADO.

La revisión, control del recaudo y acceso estará a cargo del Grupo de tesorería
de la Superintendencia de Notariado y Registro. De necesitar algún trámite con
dicha área, el autorizado llevara a cabo el procedimiento que se describe a
continuación, no sin antes tener en cuenta lo siguiente:

Las notarías que sean autorizadas para el acceso, no podrán comercializar, de


ninguna manera, los servicios que adquieran por este canal, so pena de la
cancelación definitiva e inmediata de la autorización, previa comunicación al
autorizado de dicha circunstancia y agotamiento del procedimiento establecido
en las siguientes líneas, aunado a las medidas disciplinarias que se tomen por
esta Superintendencia.

Una vez advertida por la Entidad la situación relacionada en líneas anteriores,


esto es, la inobservancia a la prohibición de comercializar o darle una indebida
utilización al acceso otorgado, se remitirá comunicación escrita al solicitante
informándole la circunstancia encontrada por la Entidad, con el fin de que este se

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pronuncie si lo estima pertinente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al
envió de la comunicación.

Pasados los tres (3) días hábiles a los que se refiere el párrafo anterior, la
Entidad revisará lo informado por el autorizado, para que de esta manera se
determine si procede la cancelación inmediata del acceso otorgado, caso en el
cual se deshabilitará la autorización en la plataforma de Bancarización, supuesto
que también sucederá si no se pronuncia dentro del término establecido. De
darse la cancelación del acceso por estos incumplimientos no podrá habilitarse
nuevamente para la expedición de los certificados a dicho autorizado.

De lo anterior, se informará a la Superintendencia Delegada para el Notariado,


con el fin que se tomen las medidas disciplinarias a las que hubiere lugar, en el
marco de sus competencias.

A su turno y posterior a la cancelación del acceso, el usuario podrá solicitar la


devolución del dinero no utilizado, correspondiente al pago anticipado realizado,
de acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 13525 de 2016, que
reglamentó el “Procedimiento para la devolución de dineros por no procedencia
del registro o no expedición de certificados, pagos en exceso y/o pago de lo no
debido por concepto de la función registral (…)” o la que se encuentre vigente.

Por otro lado, la Entidad, también podrá resolver de forma positiva la


comunicación enviada por el autorizado, respecto del presunto incumplimiento,
caso en el cual se informará al notario y se continuará con la habitación
otorgada.

Finalmente, la Superintendencia de Notariado y Registro conserva la facultad de


realizar modificaciones, ampliaciones, suspensiones o limitaciones a la presente
guía, en cualquier momento, con ocasión a las necesidades del servicio.
Cualquier requerimiento o duda, que se tenga en relación con el presente asunto
solicitar a través del buzón de correo solicitud.cuposctl@supernotariado.gov.co

5. GLOSARIO:

Certificado de Tradición y Libertad: Es un documento que refleja la situación jurídica


de los bienes inmuebles sometidos a registro, que reproduce tal información de manera
fiel y total, a través de las inscripciones contenidas en el folio de matrícula inmobiliaria
de cada bien inmueble.

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Certificación de no Propiedad: Es una constancia que se expide a los solicitantes,
donde se certifica que estos, no figuran como propietarios de inmuebles en las bases
de datos del sistema registral.

Consulta de índice de propietarios: Constancia que entrega la información


correspondiente a los folios de matrícula a nivel nacional que se encuentren registrados
a nombre del titular del documento de identificación consultado, nombres y apellidos o
razón social, CHIP o matrícula catastral, o cualquier otro criterio de búsqueda que
habilite la SNR.

Acceso Autorizado: Para los efectos de la presente resolución, se entenderá como


acceso autorizado el otorgado a quienes requieran para el desarrollo óptimo de su
actividad comercial la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma
masiva, de los Certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios, por
realizar una actividad que se encuentre directamente relacionada con los sectores
inmobiliarios, de construcción, financieros, que sean verificables en el RUT, y las cajas
de compensación.

Capa de Bancarización: Es la plataforma dispuesta por la SNR para la expedición de


servicios virtuales, tales como certificados de tradición y libertad de forma masiva, de
los Certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios.

6. BIBLIOGRAFIA.

- Ley 1579 de 2012 “Por la cual se expide el estatuto de registro de instrumentos


públicos y se dictan otras disposiciones.”

- Ley 960 de 1970 “Por el cual se expide el estatuto del Notariado”.

- Ley 1952 de 2019 “Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se
derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011,
relacionadas con el derecho disciplinario.”, modificada por la Ley 2094 de 2021.

- Resolución de Tarifas Notariales y Registrales, expedidas por la Superintendencia de


Notariado y Registro.

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7. ANEXOS

ANEXO NO. 1

FORMATO DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA AUTOCUNSUMO


PERSONAS NATURALES Y/O JURIDICAS

Fecha de diligenciamiento __/__/__ Ciudad: ______________

NIT__ Cédula__ Cédula de Extranjería__ No. _________________

Razón Social/Nombre:

Representante Legal, Tipo de documento y No de identificación:

Dirección:
Ciudad:
Celular:
Correo Electrónico Autorizado para notificaciones:
Descripción de la actividad económica:

Señores Superintendencia de Notariado y Registro, de manera atenta presento a


ustedes la solicitud de acceso para el autoconsumo de los servicios de Certificados de
Tradición y Libertad, Certificación de no Propiedad y Consulta Índice de Propietarios.

Para estos efectos, adjunto los documentos y requisitos exigidos en la Resolución “Por
la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y
Libertad, de la Certificación de no Propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el
uso de tecnologías de la información, y se derogan unas disposiciones.”.

Cordialmente,

Firma: _______________________________

Nombre: ______________ _________________

Identificación_______________ ________________

Superintendencia de Notariado y Registro


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ANEXO NO. 2

FORMATO DE SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA

EL ACCESO EN LAS NOTARÍAS DEL PAÍS

Fecha de diligenciamiento __/__/__ Ciudad: ______________

NIT__ Cédula__ No._________________

Razón Social/Nombre (Notaria Numero y lugar):

Representante Legal, Tipo de documento y No de identificación (Notario):

Dirección:
Ciudad:
Celular:
Correo Electrónico autorizado para notificación:

Señores Superintendencia de Notariado y Registro, de manera atenta presento a


ustedes la solicitud de acceso para las notarías de los servicios de Certificados de
Tradición y Libertad, Certificación de no Propiedad y Consulta Índice de Propietarios.

Para estos efectos, adjunto los documentos y requisitos exigidos en la Resoluci ón “Por
la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y
Libertad, de la Certificación de no Propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el
uso de tecnologías de la información, y se derogan unas disposiciones.”.

Cordialmente,

Firma: _______________________________

Nombre: ______________ _________________

Identificación_______________ ________________

Superintendencia de Notariado y Registro


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VERSIÓN DE CAMBIOS

Código: Versión: Fecha: Motivo de la actualización:

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

REVISIÓN Vo.Bo Oficina Asesora de Planeación


ELABORÓ APROBÓ
METODOLOGICA

Paola León
Correa. Juan Carlos
Torres Rodríguez
Karoline Moreno Álvaro Gómez
Agudelo Trujillo. Director
Administrativo y Jefe Oficina Asesora
Financiero Gloria Esperanza de Planeación
María Antonia
Acevedo Montañez
Calderón William Pérez
Mario Ortiz
Castañeda.
Salgado
Dirección
Administrativa y Secretario General Coordinación del
Financiera Jefe de la Oficina Mónica Yaneth Grupo de Arquitectura
de Tecnologías de Galvis García Organizacional y
la información. Mejoramiento Continuo
o quien haga sus
Dirección Secretaría General veces
Administrativa y
Financiera

Fecha: 24 de Abril Fecha: 24 de Abril


Fecha: 24 de Abril de 2023 Fecha Aprobación: 24 de Abril de 2023
de 2023 de 2023

Superintendencia de Notariado y Registro


Calle 26 No. 13 - 49 Int. 201
PBX 57 + (1) 3282121 Página 28 de 28
Bogotá D.C., - Colombia
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