Unidad IV Control

UNIDAD IV CONTROL
Control
Es una función gerencial que asegura y constata que los planes y políticas
preestablecidas se cumplan tal como fueron fijadas
La Dirección Superior será la encargada de efectuar el control, pero la responsabilidad
debe recaer sobre todos los integrantes de la organización, por cuanto han prestado
acuerdo para alcanzar los objetivos propuestos.
Concepto: “Es el conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las

afirmaciones o la normalidad y/o regularidad de los actos que realizan otros individuos
o sistemas de procesamiento de información”
El control forma parte de la teoría de Administración:

“Administración: Manejo o gobierno de hechos, cosas, y dirección de individuos”, que
posee 4 fases o etapas, a saber:
a) Planificar: Determinar objetivos, establecer como alcanzarlos, delegar funciones
y responsabilidades.
b) Organizar: Crear departamentos operativos, de servicios o staff. Asigna
funciones
c) Dirigir: Establecer directrices, instrucciones, normas o procedimientos
d) Control: Es unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratégicos donde vigilar su cumplimiento o
rendimiento en forma esporádica. Concentrarse en los desvíos. Corregir
irregularidades.
Control Interno
Constituyen directrices emanadas de los dueños, propietarios o ejecutivos para dirigir y
controlar a sus subordinados, dentro de la pirámide de la organización.
“Ninguna persona debe poseer el control total o absoluto”
“La distribución de tareas debe ir acompañada por la responsabilidad, la cual nunca se
delega”
“Todo debe quedar escrito en el Manual de Organización que contendrá los
lineamientos generales de la empresa.
“Los individuos que conforman una organización deben ser custodios del patrimoni
físico del ente”
“Los directivos deben estar tranquilos que el patrimonio está correctamente protegido
por los niveles intermedios de la estructura humana de la empresa”
Protección del Patrimonio.

El sistema de Control Interno permite salvaguardar los bienes, contribuye a detectar
errores o fraudes, certidumbre de las transacciones.
Objetivos del Control Interno
El objetivo es proveer una razonable seguridad (ya que ésta no puede ser absoluta o
total) de que el patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones
no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y
adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
a) la preparación de estados contables de acuerdo a normas contables.
b) Reportes o informes de gestión de calidad aceptable.
 Obtener la tranquilidad que los niveles inferiores cumplen con las

directrices
 Determinar errores
 Crear mejoras
 Salvaguardar bienes
 Prevenir robos, fraudes, desfalcos (políticas de seguros)
Elementos:
1) Plan de la Organización: debe proveer una separación
apropiada de responsabilidades funcionales. El órgano de
dirección debe: establecer las políticas para el logro de los
fines, que éstas sean consistentes y se adopten para el
transcurso de la vida de la organización. Debe realizar la
división del trabajo, separar y atribuir funciones, asignar
autoridad y responsabilidad y debe coordinar los distintos
sectores.
2) Sistema de autorización y procedimiento: Una vez determinado
los objetivos a alcanzar, establecido un plan de organización y
delegado las funciones se debe contar con los medios de control
Estos son:
a) Manual de cuentas: Contiene una explicación en
referencia al uso de cada cuenta que contiene el plan de
cuentas.
b) Manual de Procedimientos y Sistemas: Describen o
detallan en forma secuencial como se realizan las
distintas operaciones, mediante las instrucciones
escritas, los formularios y los registros a utilizar para
lograr una homogeneidad en la manera de procesar
hechos, actuación de individuos, y lograr una
información comparable.
Las instrucciones deben ser escritas, claras y completas,
Concisas y concretas.
3) Prácticas sanas o cumplimiento de planes de acción: Las
prácticas sanas deben proporcionar los medios y asegurar la
correcta aplicación de las funciones de custodia y registro de
operaciones, lograda mediante de una correcta distribución de
funciones y responsabilidades.
4) Personal adecuado o dotación de personal: contar con personal
idóneo, debe haber un programa de selección, de entrenamiento
y capacitación, promoción, etc.
Los controles internos relativos al sistema de contabilidad deben lograr los siguientes
objetivos:
a) Que las operaciones se ejecuten de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
b) Que las operaciones se registren oportunamente y por importes correctos,
cuentas adecuadas y en el período correspondiente.
c) Que el acceso a los activos sólo se permita de acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Que los registros de control sobre los activos se comparen con los activos
existentes a intervalos razonables y que se tomen las acciones adecuadas de
corrección.
e) Que todos los errores se detecten y corrijan.
Controles del Sistema de Información Contable

Objetivos:
Que todas las operaciones se registren oportunamente por el importe correcto, en las
cuentas adecuadas y en el período contable en que se ejercita, de modo de permitir la
preparación de información contable adecuada y mantener control contable sobre los
activos:
Clasificación:
1) Los que se realizan cuando se procesa un comprobante o grupo de estos:
a) Antes del proceso (entrada)
b) Durante el proceso (del proceso)
c) después del proceso (Salida)
2) Los que se realizan a intervalos regulares para verificar la exactitud de los saldos
contables (periódicos)
Controles de entrada
Se realizan antes de la contabilización de un comprobante o grupo de ellos con el
propósito de determinar:
a) Que no falte ningún comprobante
b) Que cada uno de los comprobantes recibidos: no haya sido contabilizado antes,
que contengan datos válidos, que los datos sean válidos y sus cálculos correctos.
c) Controlar la secuencia numérica e investigar los “saltos”, para validar los que se
van a contabilizar.
Con respecto a los asientos registrados en el Libro Diario:

a) Asignar un N° por tipo de asiento: Ventas, Compras, etc.
b) Verificar a fin de cada mes que se hayan registrado todos los asientos
“normales”, investigando los faltantes.
Para evitar que un comprobante sea contabilizado más de una vez, estamparle un sello
indicativo de su registro contable.
Para verificar la validez de los datos:

a) examinar que el comprobante tenga la autorización que requieren las normas
vigentes
b) Comparar datos del comprobante con los que figuran en la documentación
relacionada.
Ej: Factura de compra compararla con la orden de compra, verificar cantidad
facturada con informes de recepción.
Controlar que las imputaciones se hayan hecho a cuentas existentes, examinar
conceptualmente la transacción.
Para verificar que la información esté completa:
1) Visualizar los comprobantes para determinar que no se omitan datos
sustanciales.
2) Controlar la existencia de totales de control del lote (cantidad de
comprobantes y total facturado) para realizar controles de salidas.
Para verificar los cálculos: reprocesar el comprobante.
Control del Proceso

Son frecuentes en sistemas computarizados y cortan la realización de controles de
entrada o de salida:
La no suspensión produce el rechazo del comprobante y la emisión de informes por los
problemas detectados.
Un buen programa podría prever que durante el ingreso se verifique:
1) Que ciertos datos figuren en el archivo del sistema, por ej. Las cuentas en el plan
de cuentas, el cliente o el proveedor al maestro respectivo.
2) Que las fechas a registrar existan ej: el 31 de junio
3) Que se rechacen datos alfabéticos si el campo es numérico
4) Que los datos a ingresar estén comprendidos dentro de ciertos parámetros (ej N°
negativo)
5) Que los dígitos de control sean consistentes con su método de cálculo
6) Que los cálculos previos sean correctos. El sistema podría relacionar precio
unitario, cantidades facturadas, precio total con éste último y cotejar con el ingreso
si hay diferencias.
7) Que exista coherencia entre los datos ingresados a ciertos campos (por ej, que la
fecha de baja de un bien de uso no sea anterior al alta)
8) Que la suma algebraica de los débitos y créditos en cada asiento del Diario sea
igual a cero
Controles de Salida
1) Coincidencia entre los totales resultantes del procesamiento (importe y cantidad
de comprobantes) y los respectivos totales de control.
2) Coincidencia entre los débitos y Créditos, contabilizados en el Mayor General
3) Controles Manuales sobre saldos:
a) separar las fichas de mayor o submayor cuyos saldos se actualizan.

b) Sumar los saldos anteriores a la actualización
c) Sumar los nuevos saldos de las mismas fichas
d) Verificar que: saldos anteriores + movimientos = saldos actualizados
e) En el Mayor General verificar que el total de débitos sea igual al total de
créditos.
TÉCNICAS DE CONTROL
1-Control cruzado
Se confronta información que emiten distintos sectores del ente referidas a un mismo
tema. Por ej: verificación de datos de la factura de un proveedor con los del remito, el
informe de recepción y la orden de compra.
2- Control por oposición de intereses

Se separan las fases de cada operación entre varios participantes, de modo que al
cumplirse cada etapa cesa la responsabilidad de quién entrega y la retoma el que recibe.
Funciones que deben ser separadas:
 generar compromisos para el ente
 aceptar o entregar bienes
 ingresos de datos al sistema contable para procesarlos
3- Control por repetición

Cuando una misma información es procesada por dos sectores distintos del ente, se
deben analizar las diferencias entre ambos informes y detectar sus causas. Ej: venta de
mercaderías a clientes: se registra en “Contabilidad Central” y en las “Cuentas
Corrientes de los Clientes” por lo tanto la sumatoria de las cuentas individuales de
clientes debe coincidir con el total de clientes de la contabilidad central.
4-Control por excepción

Basado en la existencia de parámetros predeterminados que no exige corrección a la
información que caiga dentro de esos estándares.
La investigación y corrección se inicia cuando los resultados superan los parámetros.
Ej: Resultado de un arqueo, Hs extras del período, Sueldos promedios.
AUDITORÍA INTERNA
La Auditoria interna de la empresa evalúa la posición de la misma para determinar

dónde se encuentra, hacia dónde se dirige con los programas actuales, cuáles deben ser
sus objetivos y si se necesita modificar los planes para lograrlos.
En la mayor parte de las empresas, los objetivos y las políticas se vuelven obsoletos. Si
la empresa no cambia el curso que sigue para adaptarse a los cambiantes ambientes
sociales, técnicos y políticos, pierde mercados, personal y otros requisitos necesarios
para su existencia. La Auditoría Interna de la empresa está diseñada para obligar a los
administradores a hacer frente a esta situación.
Se puede realizar anualmente o cada 3 ó 5 años.
3 Pasos:
1er Paso: Estudia el panorama de la industria de la empresa: ¿Cuáles son las tendencias?
¿Dónde están los mercados? ¿Cómo influir en la demanda?
2do Paso: Evaluar la posición de la empresa (actual y a futuro), ¿Cómo influye la
competencia? ¿Cuál es el panorama?
3 er Paso Reexaminar sus objetivos básicos y políticas importantes para decidir dónde
desea encontrarse en 3, 5 o 10 años . “La Auditoría Interna” de la empresa tiene la
ventaja particular de obligarlos a evaluar el desempeño general en términos no sólo de
metas actuales sino también de las futuras”

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Objetivos del Control Interno

 Obtener la tranquilidad que los niveles inferiores cumplen con las

Controles del Sistema de Información Contable

Con respecto a los asientos registrados en el Libro Diario:

Para verificar la validez de los datos:

Para verificar los cálculos: reprocesar el comprobante.

Control del Proceso

a) separar las fichas de mayor o submayor cuyos saldos se actualizan.

2- Control por oposición de intereses

3- Control por repetición

4-Control por excepción

La Auditoria interna de la empresa evalúa la posición de la misma para determinar

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