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    EVIDENCIAS 2 ENSAYO.

    APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN


    DOCUMENTAL

    SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

    APRENDIZ
    YENI DAYANA RODRÍGUEZ USAMA

    OCTUBRE – 2024
    En Colombia contamos con una serie de normas que buscan regular el
    almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
    instituciones lo cual a facilitado para dichas empresas las instrucciones
    tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de
    las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que
    en nuestro país las empresas no cuentan con el personal debidamente
    capacitado para ejercer las funciones archivísticas , a pesar que la ley
    estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal
    calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva en dichas
    funciones.
    En Colombia contamos con una serie de normas que buscan regular el
    almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
    instituciones lo cual a facilitado para dichas empresas las instrucciones
    tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de
    las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que
    en nuestro país las empresas no cuentan con el personal debidamente
    capacitado para ejercer las funciones archivísticas , a pesar que la ley
    estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal
    calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva en dichas
    funciones.
    En Colombia contamos con una serie de normas que buscan regular el
    almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
    instituciones lo cual a facilitado para dichas empresas las instrucciones
    tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de
    las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que
    en nuestro país las empresas no cuentan con el personal debidamente
    capacitado para ejercer las funciones archivísticas , a pesar que la ley
    estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal
    calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva en dichas
    funciones.
    En Colombia contamos con una serie de normas que buscan regular el
    almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
    instituciones lo cual a facilitado para dichas empresas las instrucciones
    tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de
    las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que
    en nuestro país las empresas no cuentan con el personal debidamente
    capacitado para ejercer las funciones archivísticas , a pesar que la ley
    estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal
    calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva en dichas
    funciones.
    En Colombia contamos con una serie de normas que buscan regular el
    almacenamiento y organización de documentos en todas las empresas e
    instituciones lo cual a facilitado para dichas empresas las instrucciones
    tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de
    las distintas funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que
    en nuestro país las empresas no cuentan con el personal debidamente
    capacitado para ejercer las funciones archivísticas , a pesar que la ley
    estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal
    calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva en dichas
    funciones.
    Las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, que actualmente sirven
    para formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país.
    Promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos, para
    garantizar así una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del
    patrimonio documental, No solo es importante para las organizaciones
    gubernamentales, sino también para la administración de control y gestión, para
    los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en
    general.
    Las tablas de retención documental se definen como un listado de series, las
    cuales contiene los correspondientes tipos documentales, los cuales pueden ser
    recibidos o enviados por las unidades administrativas por entidades o
    instituciones. Se les debe asignar un tiempo a cada documento, estos irán
    pasando por archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.
    A medida que avanzan los años son cada vez más los cambios que se evidencian
    en relación a la gestión documental al proceso de archivo su sistematización la
    historia que emana el archivo o la gestión documental en Colombia se puede
    reflejar cambios importantes y significativos antes de la publicación y
    obligatoriedad de la elaboración de tablas de retención documental establecida en
    la ley 594 del 2000 los archivos se manejaban por asuntos organizacionales y
    generalmente se ordenaba en orden alfabético de igual forma las condiciones en
    que este se archivaba no permitía la durabilidad del mismo por tal razón se
    deterioraban documentos importantes al punto de perderse la mayor información.
    a pesar de tener las intenciones de obtener un archivo sistematizado y organizado
    este no permitía lograr tener una información eficiente e inmediata en el momento
    que se requería. Hoy en día se puede evidenciar un gran avance en la gestión
    documental ya que permite a través de sus tablas de retención documental
    manejar un sinfín de información de manera organizada y estandarizadas con
    series y sub series que permiten a una organización generar una trazabilidad en
    sus archivos generando una historia y una memoria intacta y bien manejada otro
    aspecto importante que se puede evidenciar para la organización archivística y
    que ha permitido la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención
    documental es el poder saber la disposición desde el inicio hasta el final del
    desarrollo de un documento ya que anteriormente se desconocía el ciclo vital de
    los documentos y archivos, a diferencia de la actualidad la cual permite conocer
    las fases por las que atraviesa un archivo y su valor primario o secundario dentro
    de la organización. Cabe agregar que la implementación de las tablas de retención
    documental y su manejo desde la gestión archivística permite a cada empresa u
    organización privada publica o persona natural y jurídica organizar de acuerdo a la
    normatividad vigente y aplicable y con base a sus necesidades y estructura
    orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera para dar
    cumplimiento, la empresa debe realizar un diagnóstico y bosquejo de cada una de
    sus áreas y dependencias en relación a sus funciones pudiendo de este modo
    conocer cada uno de los procesos y personas productoras de documentos para
    generar el desarrollo de las TRD
    Podemos concluir que la situación de los archivos que se manejan en Colombia en
    relación con la aplicación de tablas de retención documental han permitido
    sistematizar y estandarizar los archivos de las organizaciones que las tablas de
    retención documental facilitan el manejo de la información permitiendo racionalizar
    la producción de documentos y ayudando a que las organizaciones puedan
    prestar un servicio efectivo en el acceso y control de los documentos que la ley
    594 del 2000 es de carácter obligatorio para cada empresa institución u
    organización que cumplan funciones del servicio público y por ultimo resalto la
    importancia de la gestión documental en las empresas y el desarrollo adecuado de
    las tablas de retención documental y a que si bien con anterioridad hablamos de la
    ley 1712 del 2014 la cual establece la trasparencia y derecho de acceso a la
    información al tener este proceso archivístico tal y como lo establece la ley y de
    acuerdo a las indicaciones que como empresa se establece para el manejo de la
    información que este permitirá dar cumplimiento a los principios de trasparencia
    facilitación celeridad calidad de la información y por ultimo divulgación proactiva de
    la información.
    Por lo tanto la tabla de retención documental es un instrumento de depuración en
    el se evidencia y justifica la necesidad de prescindir de algunos documentos luego
    de haber trascurrido un tiempo por ello es importante anexar todas las
    informaciones en la TRD y debe ser una tarea de disciplina con el fin de que
    cuando se busque una información se encuentre de manera ágil y oportuna para
    que las decisiones que se tomen sean certeras y se evita eliminar documentos
    importantes para las organizaciones una buena tabla de retención documental
    relaciona todos los documentos de archivo de una empresa.

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