PROF.

JUAN RUSNAK
 El software Microsoft Office Project, es muy útil para la gestión de
proyectos, aplicando procedimientos descritos.

Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar,

obtener vistas previas e imprimir la información de uso más frecuente
necesaria para administrar los proyectos,

Realizar un seguimiento de los recursos, mantener los costos y comunicar

el progreso a los miembros del equipo
 Manejo de proyectos

Administración de
Análisis Financiero Recurso y exportar
plantillas a Excel

Funciones
complementarias
Herramientas de Seguimiento de
análisis (Diagramas) tareas

Ajuste de
programación de
inicio y finalización
de proyecto
CREACIÓN DE UN PROYECTO
Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene
ciertos datos y personalizaciones previamente configuradas.

La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la

información global de empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y
campos que se utilizan en todos los proyectos de la organización.

El proyecto puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros

elementos diferentes.
PASO A PASO PARA CREAR UN PROYECTO:
a) Haga Click en Archivo – Nuevo proyecto en blanco
b) En la pestaña de Proyecto, haga Click en información del proyecto
c) Para programar un proyecto
desde la fecha de comienzo,
escriba o seleccione la fecha
en la que desea que comience
el proyecto en el cuadro Fecha
de comienzo.

d) Para programar un proyecto

desde la fecha de fin, haga
click en Fecha de fin de
proyecto en el cuadro
Programar a partir de y, a
continuación, escriba o
seleccione la fecha en la que
desea que finalice el proyecto
en el cuadro Fecha de fin.
ASIGNAR EL CALENDARIO LABORAL
DEL PROYECTO
 En la pestaña proyecto selección el botón cambiar tiempo de trabajo.
Se abrirá la siguiente
ventana.
Lo que permitirá opciones
como: Ventana Cambiar
Calendario Laboral, desde
donde se puede definir
los días hábiles, festivos,
excepciones y jornadas de
trabajo para el
proyecto o para cada uno de
los recursos
PASO A PASO PARA ASIGNAR UN
CALENDARIOBASE PARA EL
PROYECTO
En la pestaña Proyecto haga click en Información del proyecto.

En cuadro Calendario elija un calendario de la lista.

Haga click en Aceptar.

REALIZAR AJUSTES A LA
CONFIGURACIÓN
Microsoft Office Project Professional 2013 es una
aplicación personalizable, y que permite definir un
conjunto de parámetros para que los proyectos, sus
tareas, sus recursos y demás elementos inicien con las
configuraciones específicas determinadas por su
organización y que pueden ser definidas como políticas.
 Existe otro conjunto
de cambios que se
pueden aplicar para
cambiar el
comportamiento del
proyecto y sus
elementos
(Actividades,
Recursos, Calendario
Laboral, entre otros).
Es muy importante modificar en la opción de “programación” las opciones de
calendario para que coincidan con el calendario laboral que se tiene asignado
al proyecto.

En caso de que exista más de un calendario empresarial, los rangos deben

ser los extremos de todos los calendarios los que se deben ingresar como
datos.

Cabe recalcar esta opción, debido a que en caso de no hacerlo los cálculos
de trabajo y duración del proyecto se pueden distorsionar y no coincidir con lo
que se requiere como cronograma de actividades incurriendo en problemas
de programación.
GUARDAR UN PROYECTO
 En la versión 2013, existen varias posibilidades de guardar el proyecto.
Se puede guardar de modo local del equipo en el que se encuentre
trabajando, pero da la posibilidad de guardar en otros medios de
almacenamiento como:
 - Sincronizar con Sharepoint: que da la posibilidad de guardar el
proyecto en un sitio web creado en Sharepoint.
 Skydrive: medio de
almacenamiento
virtual (cloud) donde
se puede guardar el
proyecto y tener
acceso al mismo
desde cualquier sitio
donde se tenga
acceso a internet.
Requiere que se
tenga una cuenta
válida con acceso a
SkyDrive.
 Otras ubicaciones web: permite sincronizar con otros sitios web que no
se hayan generado en Sharepoint.
 - Equipo: permite guardar de modo local o en unidades de red que se
tengan compartidas.
 - Agregar un sitio: permite agregar sitios de Office 365 u otros sitios
compartidos de SkyDrive.
DEFINICIÓN DE TAREAS
INTRODUCCIÓN

Una tarea debe representar una

cantidad de trabajo significativa
Un proyecto normal se compone
con una fecha de entrega definida
de una serie de tareas
pero, a la vez, debe ser lo
relacionadas, que son los
suficientemente corta para
paquetes de trabajo que
permitir el seguimiento regular de
constituyen la programación.
su progreso y la identificación
temprana de los problemas.
Algunas recomendaciones en la creación
de tareas, son:
a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se
desee. Deben desglosarse de forma más detallada en las áreas que
presenten mayor riesgo.
b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén
claramente definidos.
c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total
del proyecto.
Las tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más
fácilmente.
d) Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación.
CLASES DE TAREAS
 Microsoft Office Project Professional tiene varias clases de tareas:
a) Tareas de Resumen: las tareas de resumen tienen como funcionalidad que
agrupa tareas, hitos u otras tareas de resumen. Son conocidas también como
paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o sub-fases. Este tipo de
tareas tiene como características principales:
 a. Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre el
 comienzo más temprano y el fin más tardío de las actividades que contiene.
 b. Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las tareas
 que contiene.
 c. Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene más
el costo propio directo que pueda tener la tarea de resumen.

 Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban

en sustantivo para una fácil identificación en la estructuración del cronograma
de actividades.
b) Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que
pueden realizarse en un proyecto, y que no hacen parte de la ruta
crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite
retrasarse sin que se retrase el proyecto.
Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se
convierte en tarea crítica. Además con las tareas llamadas a realizar y
ejecutar el proyecto.

Reciben el nombre de último nivel debido a que después de ellas no

se desprende ninguna actividad adicional.
 Por buenas prácticas se
recomienda que las tareas
de último nivel se escriban
Deben tener al menos un
en verbo en infinitivo para
recurso tipo trabajo
una fácil identificación en la
asignado para que la
estructuración del
misma pueda tener un
cronograma de actividades
responsable que deba
y porque con esta
responder por la misma.
estructura se denota la
acción que se debe realizar
en la actividad.
c) Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas
que deben ser completadas según la programación para que el
proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también
se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas
se conoce como Ruta Crítica. Si es importante que el proyecto
termine según la programación, ponga atención a las tareas de la
ruta crítica y a los recursos asignados a ellas.
Estos elementos determinan si el proyecto terminará a tiempo.
Tiene las mismas características de las tareas de último nivel
normales.
d) Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un
proyecto, tal como un entregable o un punto de decisión y que se utiliza
para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero
se muestra automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar el
inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.

Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado

participio para una fácil identificación en la estructuración del cronograma
de actividades.
CREACIÓN DE TAREAS: PASO A PASO
 En la pestaña de vistas, haga click en Diagrama de Gantt.
 En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
 Presione la tecla ENTRAR.
 En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por
ejemplo 30m), horas (h), días (d) o semanas (s). Escriba los
incrementos menores, como medio día, con el formato 0,5 días.

Microsoft Office Project Professional utiliza las duraciones para calcular

la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.
NOTA: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha
en los campos Comienzo y/o Fin. Microsoft Office Project Professional
calculará las fechas de comienzo y fin en función de las relaciones
entre tareas que haya especificado.

Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas,

supuestos o indicaciones acerca del origen de la tarea. Seleccione la
tarea (haciendo click sobre cualquier campo) y luego en la pestaña
Proyecto haga click en Notas de las tareas. Escriba la información en el
cuadro Notas.
 PASO A PASO PARA MOSTRAR Y
OCULTAR TAREAS
 a) En la pestaña Vista, haga click
en Diagrama de Gantt
 b) En el campo Nombre de tarea,
seleccione la tarea de resumen
que contenga las subtareas que
desee mostrar u ocultar.
 c) Haga click en Mostrar
subtareas para mostrar las
subtareas o en Ocultar subtareas
para ocultar las subtareas.
 d) Para mostrar todas las
subtareas, haga click en Mostrar
y, a continuación, haga click en
Todas la subtareas (Como
aparece en la imagen siguiente)
DURACIÓN DE LAS TAREAS

La Duración es el período Normalmente es la cantidad Recuerde que trabajo no

total de tiempo que es de tiempo de trabajo desde equivale a duración de la
necesario para completar el comienzo hasta el fin de tarea. En Microsoft Office
una tarea. Es el espacio de una tarea, definido en el Project Professional se
tiempo que se da para calendario del proyecto y de pueden asignar tres tipos de
poder realizar una actividad. recursos. duraciones para las tareas
a) Duraciones hábiles o normales: Es la cantidad de tiempo de trabajo
desde el comienzo hasta el fin de una tarea, según esté definido en el
calendario del proyecto y en el calendario de recursos. Por ejemplo: 2 días, 1
semana.

b) Duración transcurrida: Es la cantidad de tiempo que necesitará una tarea

para ser completada, tomando como base un día de 24 horas y una semana
de 7 días, incluyendo días festivos o feriados y otros días no laborables. Por
ejemplo: 2 díast, 1 semanat.

c) Duración estimada: Es una duración para la cual no se tiene suficiente

información para marcar una duración tentativa, no un valor final. Cuando la
duración está marcada como estimada mediante un símbolo de interrogación,
quiere decir que aún queda información pendiente, normalmente por parte de
los recursos responsables de la tarea. Por ejemplo: 2 días?, 1 semana?.
Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de
unidad de tiempo, como aparece
en el siguiente cuadro:
PASO A PASO PARA ASIGNAR
DURACIONES A UNA TAREA
 a) Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo, el
Diagrama de Gantt)
 b) Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duración.
 c) En el campo escriba la duración y luego la unidad de tiempo, tal
como aparece en el cuadro anterior. Si no escribe una unidad de
tiempo Microsoft Office Project Professional asumirá la unidad de
tiempo por defecto (días). La unidad de tiempo también puede
cambiarla.
 d) Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor.
VÍNCULOS ENTRE TAREAS Y ANÁLISIS DE LA RUTA CRÍTICA
Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el
momento adecuado, se debe vincular las tareas con las que le siguen
(sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban tener.

Después Microsoft Office Project Professional programa las tareas

estableciendo las fechas de comienzo y fin, escalonando las barras de
Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las líneas de vínculo
entre las tareas dependientes.
TIPOS DE VÍNCULOS
Existen cuatro tipos de vínculos entre tareas en Microsoft Office Project
Professional:
• Fin a comienzo,
• Comienzo a comienzo,
• Fin a fin y
• Comienzo a fin.

Los vínculos no condicionan la ejecución de las actividades

Nos ayudan a establecer un orden lógico de programación

Establecen ruta crítica lógica

a) Fin a Comienzo: El final de la
predecesora (tarea A) determina el
comienzo de la sucesora (B). Este
es el tipo de vínculo que se crea
por defecto.
b) Comienzo a Comienzo: El
comienzo de la predecesora (A)
determina el comienzo de la
sucesora (B)
c) Fin a Fin: El final de la
predecesora (A) determina el final
de la sucesora (B)
d) Comienzo a Fin: El comienzo de la
predecesora (A) determina el final
de la sucesora (B). Este tipo de
precedencia es poco utilizado.
PREDECESORAS Y SUCESORAS
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se
denomina tarea predecesora.

Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se
denomina tarea sucesora.

Por ejemplo: no puede comenzar la construcción de una vivienda hasta tanto el

terreno esté preparado.

Una vez decidido el orden de las tareas, puede proceder a vincular las tareas
relacionadas.

Por ejemplo, algunas tareas necesitarán comenzar o finalizar antes que otras.
Otras tareas dependerán del comienzo o fin de una tarea precedente.
PASO A PASO PARA VINCULAR DOS O
MÁS TAREAS
 Forma 1:
a) En la pestaña de tareas, haga click en Diagrama de Gantt.
b) En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee
vincular.
c) Haga click en el botón Vincular tareas .
 Forma 2:
a) En la Barra de vistas (o en el menú Ver), haga click en Diagrama de Gantt.
b) En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el
Mouse en forma de cuadrante
c) Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular
(es importante que primero arrastre el Mouse hacia abajo).
Aparece una ventana amarilla indicando el nombre de las tareas vinculadas
PASO A PASO PARA CAMBIAR EL TIPO
DE VÍNCULO ENTRE TAREAS
a) En la pestaña de vistas, haga click en Diagrama de Gantt

b) Haga doble click sobre la tarea a la que desea cambiar el

vínculo. Aparece la ventana Información de la Tarea.

c) En la ficha Predecesoras, cambie el tipo de precedencias.

También puede agregar más predecesoras a la tarea
seleccionada.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CREACIÓN DE RECURSOS
 LOCALES: Para crear recursos
en modo Local (equipo), se debe
abrir la vista hoja de recursos

En la hoja de recursos se empieza a diligenciar la

información que solicita esta vista, se escribe el
nombre del recurso, se establece el tipo, se
configuran las tablas de costos, el calendario, etc.
Ejemplo:
TIPOS DE RECURSOS:
RECURSO
TRABAJO

RECURSO RECURSO
COSTO MATERIAL
RECURSO TRABAJO:

Cuando defina un recurso trabajo,

Son las personas y equipos que
piense en función del tiempo,
realizan las tareas en el tiempo
indicando cuanto tiempo (o unidades
esperado (o con las horas de trabajo
máximas) necesita en un momento
esperado).
dado, ese recurso, en su proyecto.

Por ejemplo, tiempo completo (100%), medio tiempo

(50%) o tiempo múltiple para grupo de recursos trabajo,
tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300%).
 Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea, especifique las
unidades para el período de tiempo (para la semana, el día o el tiempo
que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que complete la
tarea (no siempre es el 100%, ya que puede ser que en el mismo
período de tiempo lo necesite para completar varias tareas).
 A esto se le llama Unidad de asignación, que corresponde al
porcentaje de tiempo que el recurso estará asignado a la tarea.
 Por ejemplo, el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la
tarea Pintar paredes primer piso en un 20% y a la tarea Pintar marcos
primer piso un 50%, el tiempo restante, 30% se le asigna a la tarea
Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100% para ese período
de tiempo.
RECURSO MATERIAL

Son los suministros, existencias

Ejemplo de recursos material
(stock), materiales u otros
incluye el cemento, las varillas
elementos consumibles usados
de acero, la tubería (canaletas),
para completar las tareas en el
la madera y el vidrio.
proyecto.
 Cuando defina recursos material, debe especificar una etiqueta de
material o unidad de medición que se escribe en el campo
Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos. Ejemplo de
rótulos son: metros cúbicos, resma, galones, toneladas, bolsas,
paquetes, litros, entre otros.
 Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la
cantidad de recurso que dicha asignación consume de ese
recurso. Puede establecer si desea, que el material usado esté
basado en el tiempo (Consumo de material variable) o no
(Consumo de material fijo).
RECURSO COSTO

Los recursos de costo le permiten Para cada tarea, puede asignar varios
supervisar con más precisión los costos arbitrarios (no basados en
aspectos financieros y sincronizar el ningún tiempo de trabajo) y usar
proyecto con los datos de los sistemas campos personalizados para especificar
de contabilidad. un tipo de costo o código financiero.

 Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad

de trabajo en una tarea o de la duración de una tarea
 CUADRO COMPARATIVO
RECURSO TRABAJO RECURSO MATERIAL RECURSO COSTO

Son víveres y otros elementos

Son recurso humanos o de Son recursos que tienen un costo
consumibles que se utilizan para
equipamiento que realizan trabajo final, aquellos que no dependen
llevar a cabo una tarea, nos
para completar una tarea. Se de la cantidad de trabajo de una
permite indicar los materiales que
mide en tasa estándar por hora. tarea o de la duración de la tarea
vamos a utilizar en el proyecto,

EJEMPLO: Mano de obra, alquiler

EJEMPLO: computadora,
de máquinas, trabajador, Auditor, EJEMPLO: pasaje de avión,
insumos, herramientas, lámparas,
Ingeniero, Albañil, Carpintero, alimentación, hospedaje, etc.
cemento, bloque, papelería, etc.
cocinero, etc.
TIPOS DE TAREAS
La configuración del tipo de tarea también influye en cómo se
programen las tareas y su comportamiento con respecto a la
asignación de recursos.
Existen tres tipos de tareas: Unidades fijas, Duración fija y
Trabajo fijo. Con estos tipos se controla cualquier variación
de la ecuación estándar
Trabajo = Duración * Unidad
 a) Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que
los recursos asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el
trabajo de una tarea.
Utiliza la fórmula Unidades = Trabajo / Duración
 b) Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo
que no resulta afectado por los cambios realizados en el trabajo ni por las
unidades asignadas (es decir, los recursos)
Utiliza la fórmula Duración = Trabajo / Unidades
 c) Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un
valor fijo que no resulta afectado por los cambios realizados en la
duración de la tarea ni por el número de unidades (o recursos) asignadas.
Utiliza la fórmula Trabajo = Duración * Unidades
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Una asignación es la asociación de una tarea específica con el recurso concreto que es
responsable de finalizar la tarea. Varios recursos pueden estar asignados a una tarea. Se
pueden asignar tanto recursos de trabajo como recursos material a las tareas.

A diferencia de los recursos de trabajo, la asignación de recursos material a una tarea no

afecta a la programación de tareas. Cada tarea de un proyecto debe tener todos los
recursos necesarios para llevarla a cabo.

Una tarea podría requerir uno o varios recursos para ser completada; es importante
recordar que un recurso no es solo una persona, sino cualquier espacio o elemento o
insumos (materiales) que se requiera para completar el proyecto
Opción 1:
Click derecho
sobre la Tarea –
Asignar
Recursos
 Cuando asigna un recurso, establece las unidades para especificar su asignación en
una tarea.
 Si no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10%, 50%, etc)
Microsoft Office Project Professional asigna el 100% del recurso a la tarea.
PASO A PASO PARA ASIGNAR RECURSOS LAS TAREAS
DESDE LA VENTA ASIGNAR RECURSO
 a) En la Barra de vistas (o en el menú Ver), haga click en Diagrama de Gantt.
 b) En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que va a asignar un
recurso y luego haga click en Asignar recursos . Aparece la ventana Asignar
recursos.
 c) En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea.
i. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior a
100% en el campo Unidades. (Por ejemplo, 50% para indicar que trabaja medio
tiempo)
ii. Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para
seleccionar recursos no adyacentes o presione la tecla MAYÚS (SHIFT) para
seleccionar recursos adyacentes.
iii. Para asignar más de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje
superior a 100 en el campo Unidades, por ejemplo 200 por ciento (200%), para
especificar dos unidades de recurso.
 Haga click en Asignar
COSTOS DE LOS RECURSOS
El costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto.
Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se
llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos (trabajadores
y equipos).

En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el acercamiento

que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los costos
presupuestados o previstos.

La estimación de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los

recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.
PASO A PASO PARA AGREGAR COSTOS
A LOS RECURSOS
 a) En el menú Ver haga click en Hoja de recursos
 b) Elija un recurso de la lista. Si no ha creado un recurso en el campo
Nombre de recurso escriba un nombre de recurso.
 c) En el menú Proyecto haga click en Información del recurso
 d) En la ficha Costos, en los campos Tasa estándar y Tasa de horas
extra, escriba las tasas del recurso señalado, de acuerdo a la fecha
efectiva de la aplicación de dichos costos.
 e) También puede escribir un costo constante para el recurso en el
campo Costo/Uso.
 Paso 2:
doble Click
sobre el
recurso

Paso 1: Click
derecho
sobre la
Tarea

Paso 3: Click
sobre la
ventana
Costo
PASO A PASO PARA LA DISPONIBILIDAD
DE LOS RECURSOS
En el menú Ver haga click en Diagrama de Gantt.

En el menú Herramientas haga click en Asignar recursos

Señale uno o varios recursos, y haga click en Gráficos. En la lista desplegable Seleccione un
gráfico, puede revisar la disponibilidad restante, el trabajo y las horas asignadas de uno o
varios recursos
REDISTRIBUIR RECURSOS

Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente.

La resolución personal de sobreasignaciones puede ser útil cuando la

redistribución de Microsoft Office Project Professional no produce los
ajustes de programación o asignación previstos o cuando desea
controlar más exactamente la forma de corregir las sobreasignaciones.
PASO A PASO PARA RESOLVER LA
SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS
La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las
sobreasignaciones. De acuerdo a la naturaleza de la tarea y del recurso
elija la opción que más se acomode a su caso.
 a) Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados
dispongan de más tiempo para otras tareas.
 b) Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribución.
 c) Dividir una tarea
 d) Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso
 e) Asignar más recursos a tareas para redistribuir el trabajo.
 f) Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado.
 g) Quitar un recurso sobreasignado de una asignación.
 h) Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso. (vista
Uso de recursos)
AJUSTE DEL PLAN DEL PROYECTO
INTRODUCCIÓN
ANÁLSIS DE LA RUTA CRÍTICA

Después de organizar las precedencias de las tareas, debe revisar la ruta crítica.
La ruta crítica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto
hasta la fecha de fin del proyecto; estas tareas no tienen holgura.

Si alguna de estas tareas no se cumple en la fecha o en la duración esperada

retrasará el proyecto. El líder del proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los
insumos necesarios para su ejecución.

Para revisar la ruta crítica debe tener en cuenta los siguientes elementos:
 Holguras (Margen de demora total): Período de tiempo que se
puede retrasar una tarea antes de que afecte las fechas de otras
tareas o a la fecha de fin del proyecto. En Microsoft Office Project
Professional las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura
de la tarea con respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de
la tarea con respecto a las Sucesoras).
 Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha más temprano
en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del
proyecto.
 Fechas Tardías (Límite de comienzo y Límite de Fin) contiene la
fecha límite o más tardía en la que una tarea puede comenzar o
finalizar sin retrasar el fin del proyecto.
PASO A PASO PARA PREPARAR LA
VISTA PARA REVISAR LA RUTA CRÍTICA
 a) Estando en el Diagrama de Gantt, en el Menú Ver, haga click en
Programación del Submenú Tabla
 b) Cambie el formato de las tareas críticas: En el menú Formato elija
Estilos de texto
 c) En Cambiar elija Tareas críticas y luego elija un color en Color: (por
ejemplo, Rojo)
 d) Haga click en Aceptar
 e) Agregue dos columnas: Predecesoras y Sucesoras. Éstas le servirán
para revisar las dependencias entre las tareas.
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
(COSTO FIJO DE TAREAS)
Microsoft Office Project Professional le ayuda a estimar estos
costos, a través de la creación del presupuesto del proyecto, que
consiste en el costo estimado de un proyecto, que se establece en
Microsoft Office Project Professional con el Plan Previsto (que
incluye los datos iníciales que ha ingresado, tales como duraciones,
costos, trabajo), en el campo Costo Previsto.

El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el

momento que se guarda en el plan previsto. Permite realizar un
seguimiento de los costos y compararlos con los costos reales para
controlar el rendimiento de dichos costos durante toda la vida del
proyecto.
COSTO FIJOS (TAREAS)
Los costos fijos son costos definidos para una tarea que
permanecen constantes, independientemente de la
duración de la tarea, del trabajo realizado por un recurso,
o del número de unidades de recurso asignadas.

El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar

cuando una tarea requiere más tiempo, pero un costo fijo
nunca aumenta.
Paso a paso agregar costos fijos a las tareas
1. En el menú Ver haga click en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga click en Costo.

3. Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo.

4. En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.

En cada actividad que lleve
algún tipo de costo, en la casilla
Costo Fijo se le asignará el
monto correspondiente.
CREACIÓN DE LÍNEAS DE BASE
Una línea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original. Este
conjunto consta de las estimaciones originales de tareas, recursos, asignaciones y
costos que se especifican en el plan del proyecto.
Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y
compararla con la línea de base.

La comparación de la información del plan previsto (o línea de base) con la

programación actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles
discrepancias, así como planear de forma más precisa proyectos futuros.
Cuando se agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos, se puede
actualizar un plan previsto.
 Puede guardar hasta 11 líneas de
base en un solo plan de proyecto. Las
líneas de base se denominan Línea
de base (la primera que guarde no
tiene número), Línea de base 1, Línea
de Base 2 hasta Línea de base 10.
 La línea de base incluye información relacionada con los
siguientes puntos:
a) Tareas: Fechas de comienzo y de fin, duración, trabajo, costo, divisiones, trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribución del valor por unidad de tiempo.
Por ejemplo, si un recurso trabaja 40 horas a la semana, puede ver su trabajo por cada día, en la
vista Uso de Recursos. Los valores de la cuadrícula amarilla de esta vista también son registrados)

b) Recursos: Trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal.

c) Asignaciones: Fechas de comienzo y de fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de
fase temporal.
PASO A PASO PARA CREAR LA LÍNEA
DE BASE
 a) En el menú Proyecto, elija Establecer
Línea Base, haga Click en Establecer
línea de base
 b) Active Guardar línea de base
 c) En Para elija Proyecto completo o
Tareas seleccionadas
 d) Haga Click en Aceptar
PASO A PASO PARA BORRAR LA LÍNEA DE BASE
a) En el menú Proyecto, elija Establecer Línea Base, haga click en
Establecer línea de base

b) Active Borrar plan previsto

c) En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas

d) Haga Click en Aceptar

CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA
LÍNEA DE BASE
Lo ideal es crearla después de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto.
Dado que la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que
se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las mejores
estimaciones de duración de las tareas, de las fechas de comienzo y fin, de
los costos y de otras variables del proyecto que desee controlar.

Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programación (es decir,
especificar tareas, crear dependencias, asignar recursos y probablemente
también costos, y comprobar y ajustar la programación) y antes de realizar un
seguimiento de la programación, quizás desee guardar un plan previsto.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

El progreso de un proyecto debe ser seguido

periódicamente y a través de todo el lapso de tiempo que
éste demande.

La periodicidad de este seguimiento lo determina la

complejidad del proyecto, la importancia de la inversión,
la experiencia que se tenga, entre otros criterios.
 MÉTODOS DE SEGUIMIENTO
La manera más eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los
recursos de un proyecto es equilibrar su carga de trabajo y
realizar el seguimiento del progreso de las tareas.

Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de

estado por correo electrónico, a través de una intranet o
mediante Internet, o bien reuniendo información de los
recursos en persona y especificando los datos reales
manualmente.

Dependiendo del nivel de detalle que necesite para

administrar, puede actualizar toda la programación en fechas
específicas, a medida que se completen o progresen las
tareas.
 SEGUIMIENTO MANUAL
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas:

Porcentaje Horas de trabajo

completado del real por período
tiempo. de tiempo

Horas de trabajo
real de toda la
tarea.
•a) Porcentaje completado del tiempo. Es el método de
seguimiento menos preciso pero más rápido. Los recursos o el
líder escriben el porcentaje completado, entre 0 (no se ha
realizado ningún trabajo en la tarea) y 100 (se ha completado
toda la tarea).
•b) Horas de trabajo real de toda la tarea. Un método de
seguimiento algo más preciso y que requiere algo más de
tiempo. En la tabla Seguimiento de la vista de Gantt de
seguimiento, escriba los valores de Trabajo real de la tarea. Es
aconsejable también usar los campos Duración real, Duración
restante, para indicar que aún falta por trabajar e indicar más
tiempo pendiente.
 c) Horas de trabajo real por período de tiempo El
método de seguimiento más preciso pero que requiere
más tiempo. Escriba las horas trabajadas en cada tarea
durante cada período de tiempo. En la vista Uso de Tareas
o Uso de recursos, cambie la escala temporal a la unidad
que desee manejar (por ejemplo cámbiela a Días, o
Semanas, para escribir el trabajo realizado por días o por
semanas de cada recurso sobre una tarea).
PASO A PASO PARA INGRESAR INFORMACIÓN REAL DE
LAS TAREAS EN LA TABLA SEGUIMIENTO

 a) En el menú Ver haga click en Diagrama de Gantt.

 b) En el menú Ver Elija Tabla: y después haga click en
Seguimiento.
 c) Seleccione la tarea que desee actualizar.
 d) Escriba los valores reales en los campos Comienzo
real y Fin real, % completado, Duración Real,
Duración Restante, Costo real y Trabajo real.
PASO A PASO PARA INGRESAR INFORMACIÓN REAL DE
LAS TAREAS EN LA VENTANA ACTUALIZAR TAREAS

 a) Estando en el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea

que desee actualizar.
 b) En el menú Herramientas eija Seguimiento y
después haga click en Actualizar tareas
 c) Escriba los valores reales de % completado,
Duración Real, Duración Restante y en Estado Real
el Comienzo y Fin
 d) Haga click en Aceptar
AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN (REPROGRAMACIÓN)

Microsoft Office Project Professional incluye una

herramienta para reprogramar las tareas que, después de
actualizar el proyecto, no han sido realizadas o se han
retrasado.

Dichas tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior

a la fecha actual (en algunos casos debe reajustarse las
duraciones y recursos de esas tareas), para que el
proyecto muestre los nuevos cambios en la programación.
HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS
CREACIÓN DE INFORMES BÁSICOS PERSONALIZADOS

Un informe de tarea presenta información sobre las tareas de un proyecto. Incluyen

información sobre las fechas de comienzo, el trabajo completado y las duraciones
esperadas.
Un informe de recurso presenta información impresa sobre los recursos de un
proyecto que, por lo general, incluye información sobre costos y sobre la asignación de
los recursos.
Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los días laborables, las
horas de trabajo y los períodos no laborables de cada calendario utilizado en el
proyecto.
Un informe general muestra información sobre las tareas y recursos de un
determinado período de tiempo. Por ejemplo, puede mostrar una lista de tareas con
sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior.
PASO A PASO PARA CREAR UN INFORME
 a) En el menú Proyecto, haga click en Informes.
 b) Haga click en Personalizado y, a continuación, en
Seleccionar.
 c) Para crear un informe de tareas o de recursos, haga click en
Nuevo en el cuadro de diálogo Informes Personalizados, elija
Tarea o Recurso y, a continuación, haga click en Aceptar.
i. Para crear un informe de calendario mensual, haga click en
Nuevo, en Calendario mensual y, después, en Aceptar.
ii. Para crear un informe general personalizado, haga click
en Nuevo, luego en General y, a continuación, en Aceptar.
 d) Dependiendo del tipo de informe que haya elegido, haga
las modificaciones del caso.
i. Los informes de tareas y recursos tienen tres pestañas:
Definición, Detalle, Ordenar.
ii. Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el
color y las opciones a mostrar.
iii. Los informes Generales tienen las mismas pestañas de
los informes de recursos y tareas. La diferencia es que
permite elegir el período de tiempo que desee mostrar para
tareas o recursos.