Naskah Publikasi
Naskah Publikasi
Naskah Publikasi
Oleh :
ISNA BAYIN IGAYANTI
P100160073
MAGISTER MANAJEMEN
SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
2019
i
ii
iii
EVALUASI MUTU REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT PKU
MUHAMMADIYAH KARTASURA TAHUN 2017
Abstract
Health services to the patients who come for a treatment can not be handled only
one person. Therefore, it is needed a means of communication as a source of
patient’s information stored sistematically. Medical record is one of information
and comunication sources needed in the way of medical services and
administrative activities at the hospital. However, the management of medical
record has so far been constrained by the low quality of medical records. Several
studies revealed incompleteness of medical record documents, the doctor’s
writing which is hard to read and the management is impressed potluck. As well,
in PKU Muhammadiyah Kartasura hospital where the managment of medical
record is facing many obstacles such as lack of doctor awareness in filling medical
records and lack of attention of management to the development of the skills of
medical record clercks in the management of medical record. Research Method:
This research is a descriptive analitic research with a case study design. The
research subjects were doctors, medical record unit clerks, nurse, midwives, head
of development affairs and the director of the hospital. Data was retrieved by
means of observation, medical record document checks, FGD and in depth
interviews to research subjects. Research Result: The complacleteness of medical
records in PKU Muhammadiyah Kartasura Hospital is still lacking (24, 93%).
Data recorded is not accurate, retrieval of medical records is not on time, absence
of SOP of medical record charging, complexity format of medical records,
minimum of organizing in the unit of medical records, absence of storage
procedure, destruction and confidentiality in medical record unit and
ineffectiveness of coaching funtion and supervision from the management of PKU
Muhammadiyah Kartasura Hospital. Conclusion: The quality of medical records
in PKU Muhammadiyah Kartasura Hospital is still low and experiencing various
obstacles including the limitation of medical record charging time, unavailbility of
SOP used as a standar of medical records, complexity of medical record format,
minimum of organizing efforts, storage, destruction and confidentiality of medical
records, also there is no guidance efforts and suppervision from management.
Abstrak
Pelayanan kesehatan pada pasien yang datang berobat tidak dapat ditangani oleh
satu orang saja. Karenanya dibutuhkan sarana komunikasi sebagai sumber
informasi pasien yang disimpan secara sistematik. Rekam medik merupakan salah
satu sumber informasi sekaligus sarana komunikasi yang dibutuhkan dalam
pelayanan medik maupun kegiatan administratif di rumah sakit. Namun demikian,
1
Pengelolaan rekam medis sejauh ini masih terkendala rendahnya mutu rekam
medis. Beberapa studi mengungkapkan ketidaklengkapan dokumen rekam medis,
tulisan dokter yang sulit terbaca dan pengelolaan yang terkesan seadanya. Begitu
juga di PKU Muhammadiyah Kartasura dimana pengelolaan rekam medis
menghadapi banyak kendala antara lain rendahnya kesadaran dokter dalam
pengisian rekam medis serta kurangnya perhatian pihak manajemen terhadap
pengembangan keterampilan petugas rekam medis dalam pengelolaan rekam
medis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analitik dengan rancangan
studi kasus. Subyek penelitian adalah dokter, petugas unit rekam medis, perawat,
bidan, Kepala Bidang Pengembangan dan Direktur rumah sakit. Data diambil
dengan cara observasi, cek dokumen rekam medis, FGD dan wawancara
mendalam kepada subyek penelitian. mutu rekam medis terhadap standar
operating prosedure (SOP) Di RS PKU Muhammadiyah Kartasura belum
berjalan dengan baik serta mutu rekam medis terhadap sarana dan prasarana unit
rekam medis belum sesuai dengan arahan Depkes (2006). Kelengkapan rekam
medis di PKU Muhammadiyah Kartasura masih kurang (24,93%). Data yang
dicatat tidak akurat, pengembalian berkas rekam medis tidak tepat waktu, tidak
adanya SOP pengisian rekam medis, kompleksitas format rekam medis, belum
maksimalnya pengorganisasian di unit rekam medis, tidak adanya prosedur
penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan di unit rekam medis serta tidak
berjalannya fungsi pembinaan dan pengawasan dari pihak manajemen RS PKU
Muhammadiyah Kartasura. Mutu rekam medis di RS PKU Muhammadiyah
Kartasura masih rendah dan mengalami berbagai kendala diantaranya
keterbatasan waktu pengisian rekam medis, belum tersedianya SOP yang
dijadikan standar dalam pengisian rekam medis, kompleksitas format rekam
medis, belum maksimalnya upaya pengorganisasian, penyimpanan, pemusnahan
dan kerahasiaan rekam medis serta belum adanya upaya pembinaan dan
pengawasan dari pihak manajemen.
Kata Kunci : Mutu rekam medis, pengelolaan rekam medis, kelengkapan rekam
medis
2
1. PENDAHULUAN
mutu terpadu adalah tersedianya data pelayanan dan kegiatan rumah sakit
berobat tidak dapat ditangani oleh satu orang saja, maka dari itu dibutuhkan
3
kesehatan lain yang saat ini maupun yang akan dilakukan. Sehingga data medis
satu rekaman tertulis sebagai bukti tentang proses pelayanan yang diberikan
kepada pasien. Rekam medis memuat data klinis pasien selama proses
diagnosis dan pengobatan. Oleh sebab itu seluruh kegiatan pelayanan medis
harus memiliki rekam medis yang lengkap dan akurat untuk setiap pasien
sehingga dokter atau dokter gigi dan petugas kesehatan yang memberikan
pelayanan wajib mengisi rekam medis dengan benar, lengkap dan tepat waktu
keputusan dalam hal pelayanan kesehatan, selain itu para lulusan dokter
4
Hasil pendataan yang dilakukan MKDKI sepanjang kurun 2006 hingga
dokter bedah 76 kasus, dokter obgyn (spesialis kandungan) 56 kasus dan dokter
297 kasus, disusul kemudian tenaga kesehatan 11 kasus dan institusi 9 kasus.
maka dokumen rekam medis pasien yang lengkap, akurat dan detail merupakan
bukti penting yang dapat membantu rumah sakit atau dokter melihat kembali
dapat diterima dalam kondisi yang ada pada saat itu (Firdaus, 2010).
5
kesehatan masyarakat. Mutu pelayanan kesehatan harus didukung oleh
kualitas sarana fisik, jenis tenaga yang tersedia, obat, alat kesehatan dan sarana
masyarakat.Untuk saat ini Rumah Sakit PKU Kartasura adalah rumah sakit tipe
D.
meningkat dari tahun ke tahun, hal ini dapat dilihat dari data jumlah kunjungan
rawat jalan tahun 2015-2017. Pada tahun 2015 jumlah kunjungan sebanyak
1421, kemudian pada tahun 2016 meningkat menjadi 1616 Kunjungan dan
Dari data studi pendahuluan peneliti pengisian rekam medis oleh dokter di
RS PKU Kartasura bulan Maret 2018 diperoleh informasi bahwa 100 lembar
rekam medis, yang terisi hanya 43,77% hal ini menunjukkan kurangnya
medis yang tidak memenuhi syarat, belum adanya prosedur yang jelas
mengenai batas waktu dan tata cara pemusnahan rekam medis pasien,
khususnya dibagian rekam medis serta belum adanya kebijakan internal rumah
6
sakit yang mengatur sistem tata kerja dalam pengelolaan rekam medis untuk
data merupakan salah satu masalah karena sering terjadi salah penafsiran pada
tulisan dokter yang kurang jelas, penulisan diagnosis yang tidak sesuai standar
dokter.
namun perhatian untuk pembenahan yang lebih baik baru dimulai sejak
dan peran rekam medis dalam pelayanan kesehatan, IDI juga menirbitkan
fatwa tentang rekam medis dalam SK nomor 315/PB/RM. Fatwa ini tidak saja
untuk dokter yang bekerja dirumah sakit, tetapi juga untuk dokter praktek
7
No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis.Kemudian peraturan
baik buruknya pelayanan yang diberikan tercermin dari catatan yang ditulis
atau data yang tercantum dalam rekam medis sehingga perlu adanya evaluasi
Kartasura.
Muhammadiyah Kartasura?
Adanya tujuan dalam penelitian ini merupakan hal yang sangat penting
karena dengan tujuan yang tepat menjadikan tolok ukur keberhasilan dalam
rekam medis yang dilakukan oleh dokter di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
8
mekanisme pengawasan dan pembinaan rekam medis di Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Kartasura.
2. METODE PENELITIAN
studi kasus. Subyek dalam penelitian ini adalah dokter yang berjumlah 8,
perawat 5 orang dan bidan 2 orang, petugas rekam medis 3 orang, kepala
yang digunakan untuk studi dokumen pada penelitian adalah rekam medis
rawat inap yang diambil 1 tahun terakhir ( September 2107 – Juli 2018) yaitu
stratifed random sampling yang dihitung secara proporsi untuk masing masing
dokter.
pelayanan IGD dan rawat inap dimulai dari proses registrasi dan
nompr rekam medis yang harus dibawa oleh pasien pada saat kunjungan
9
kembali ke rumah sakit. Sedangkan pasien lama hanya mendaftar dan
rawat inap atau tidak. Jika tidak maka berkas rekam medis langsung
pendaftaran tersendiri untuk rawat inap dimana berkas rekam medis rawat
inap akan disiapkan untuk proses pelayanan di ruang rawat inap dan
pasien sudah sembuh, ataupun sudah diijikan pulang oleh dokter yang
merawat.
diatas kertas.
upaya pelayanan karena adanya dokumen rekam medis yang hilang, waktu
adanya data yang tidak diisi dengan lengkap, tidak seragamnya data
10
diagnosis pada lembaran rekam medis karena belum digunakannya
mengunakannya dalam satu waktu dan kadang sulit untuk membaca dan
kualitas buruk dan dari hasil interview diketahui bahwa tulisan tangan
dan alasan utama terjadinya masalah ini karena beban kerja dokter dan
perawat tinggi .
rawat jalan, rawat inap dan IGD sudah menjadi satu ruang.
11
penyimpanan berkas rekam medis, mengurangi jumlah biaya yang
digunakan baik dari segi peralatan dan ruangan, tata kerja dan peraturan
menangani unit rawat jalan , gawat darurat dan rawat inap, filing DRM
harus buka 24 jam dan tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam
KIB.
dicatat sekaligus pada saat selesai visite. Hal ini sangat riskan untuk terjadi
pasien rawat inap yang cukup banyak, apalagi jika pencatatan diteruskan
dalam pencatatan sehingga data yang dicatat tidak akurat (Wildan dan
Hidayat, 2009).
12
Dalam Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 menyatakan
bahwa dokumen rekam medis harus dibuat segera dan dilengkapi setelah
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
diketahui bahwa dari 6 dokter yang melakukan visite, hanya 2 dokter yang
tanda tangan, 1 dokter menuliskan tanggal dan tanda tangan tanpa nama
medis harus dibubuhi nama dan tanda tangan petugas pelayanan kesehatan.
pencatatan tersebut.
13
tersebut. Berdasarkan data pada rekam medis maka dapat dinilai apakah
di rumah sakit maka setiap rumah sakit wajib membuat rekam medis
namun sampai saat ini kelengkapan rekam medis yang rendah merupakan
hal yang banyak ditemui di setiap rumah sakit tak terkecuali di Rumah
Dari hasil observasi dokumen rekam medis rawat inap yang diisi
rekam medis
14
Dari 8 dokter yang diamati berkas rekam medisnya, dokter yang
diberikan oleh staf medis lain di rumah sakit dalam melengkapi rekam
kesehatan.
15
Sandric dan Hufman seperti dikutip oleh Boekitwetan (1996),
menyatakan bahwa mutu rekam medis yang baik salah satunya apabila
pasien rawat inap, karena kualitasnya dapat diukur dengan data yang
medis dimana terdapat beberapa data yang dianggap tidak perlu ada
memang ada di setiap lembar rekam medis yang menjadi satu kesatuan
yang oleh petugas biasanya diisi hanya pada lembaran depan saja di
penulisan sudah bisa diketahui rekam medis tersebut milik pasien yang
mana.
16
Rekam medis yang terdiri dari beberapa lembar tersebut
ada. Hal ini sejalan dengan Suwardjo (2002), yang menyatakan bahwa
rumah sakit.
acuan kerja dokter dalam pengisian rekam medis belum pernah ada,
17
Pengisian rekam medis memerlukan SOP (Standar Operating
rekam medis.
Hal ini terlihat dari bagan / struktur organisasi rekam medis yang ada.
medis untuk jajaran manajemen atau pimpinan guna mendapatkan data dan
informasi yang tepat, akurat dan up to date sebagai dasar perencanaan dan
18
pengambilan keputusan yang tepat demi pengembangan dan keuntungan
rumah sakit.
tahun dengan tujuan agar semua petugas rekam medis menguasai semua
pekerjaan sehingga tidak menyulitkan bila salah seorang pegawai yang diberi
kurangnya tangung jawab dan rasa memiliki dari petugas rekam medis
medis adalah terbatasnya sarana yang dimiliki seperti komputer dan juga rak
untuk melakukan peolahan data dan pelaporan namun sejauh ini perhatian
merupakan salah satu faktor yang bisa menjadi motivasi dalam meningkatkan
19
Cholifah (2008), menyatakan bahwa pelayanan rekam medis
medis harus dilengkapi dengan pimpinan, staf dan fasilitas yang cukup untuk
sesuai dengan organisasi dan tata kerja sarana kesehatan. Sedangakan dalam
telah jadi satu antara dokumen rawat jalan rawat inap dan gawat darurat.
digit system dimana dua angka terakhir dijadikan patokan untuk tiap berkas
rekam medis pasien namun penempatan file rekam medis sendiri masi belum
20
acuan untuk menentukan diagnosis dan terapi sehingga mempengaruhi
rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan, setelah batas waktu 5 tahun rekam medis dapat
harus disimpan untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
ringkasan tersebut.
rumah sakit, kemudian direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang
pemusnahan rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan rekam medis untuk
disahkan oleh direktur rumah sakit, selanjutnya berita acara dikirim kepada
Medik.
21
rekam medis sampai saat ini masih lemah, hal ini bisa dilihat dari mudahnya
akses dari pihak luar terhadap informasi dalam dokumen rekam medis tanpa
adanya aturan aturan tertulis yang mengatur tata cara peminjaman rekam
medis.
magang maupun studi banding ke rumah sakit yang manajemen rekam medis
faktor yang menjadi kendala dalam proses pembinaan sehingga saat ini lebih
akan kentingnya kelengkapan rekam medis. Hal ini sejlan dengan hasil
22
Selain pembinaan, upaya pengawasan juga merupakan hal yang
23
sakit masing-masing; (c) Dalam melakukan pembinaan dan
4. PENUTUP
4.1 Kesimpulan
kebijakan tertulis yang dijadikan acuan kerja dalam pengelolaan rekam medis
rekam medis yang tidak teratur menyebabkan lamanya akses terhadap berkas
24
dilaksanakan di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Kartasura dikarenakan
belum adanya prosedur atau SOP yang dijadikan acuan untuk kegiatan
terhadap informasi dalam rekam medis. Kedelapan: Tidak pernah ada upaya
4.2 Saran
1. Perlu adanya SOP pengisian rekam medis dan perencanaan format rekam
medis sesuai kebutuhan rumah sakit dan tenaga pengisi rekam medis tanpa
kinerja dokter dan petugas lainnya dalam pengisian rekam medis sehingga
3. Perlu adanya dukungan fasilitas, kejelasan tugas dan SOP sebagai acuan
25
meningkatkan mutu rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Kartasura.
medis dalam upaya meningkatkan mutu rekam medis di Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Kartasura.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar. Laporan Uji Coba Retrospektif Standar Pelayanan Medis IDI. Pengurus
Besar IDI . Jakarta; 1993.
26
Corporate Compliance Policies and Procedures. Legal Medical Record Standarts.
Policy Dates. 2008;No 9420 Avaliable at: www.ucoa.edu/uce:home/coordre /uolic
/le;al-medical-record-oolic.
Depkes RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. In:
Jakarta: Depkes RI; 1997
Firdaus U. S. Rekam Medis Dalam Sorotan Hukum Dan Etika. Edisi Kedua.
Surakarta: LPP UNS Dan UNS Press; 2010.
Hanif'ah J dan Amir A, Erika Kedokleran & Hukun Kesehatan Edisi Keempat,
Jakarta: EGC; 2008.
27
Konsil Kedokteran Indonesia. Manual Rekam Medis. In: Jakarta: Konsil
Kedokteran Indonesia; 2008.
Pourasgar, F., Malekafzali, H .,Kazemi, A.,Ellenius, J & Fors U., (2008) What
They Fill Today, May not usefull Tommorow: Lesson Learned from Studiying
medical Record at the Women Hospitan in Tabriz, Iran BMC Public Health 8:13
Retnowati, A Tinjauan Yuridis Terhadap Rekam Medis. Justitia El Fax. 2008; 26.
28
Wijono, D. Manajemen Mutu Pelqyanan Kesehatan: Teori, Strategi dan Aplikasi,
Vol. 1 dan 2. Surabaya; Airlangga Unity press; 2000.
Yin K.R. Studi Kasus, Desain dan Metode. Jakarta: Raja Grafindo Persada; 2009.
29