Organización de eventos

Diana Rubio Calero

Índice

TEMA 1: Introducción a la organización de eventos 6

1. ¿Qué son los eventos? 7
1. 1 Definición de Evento 7
1.2 Características Generales del Evento 9
2. Contexto actual de los eventos 11
2.1 ¿Cuándo nacen los primeros eventos? 13
3. Los actores en los eventos 15
3.1 El Organizador de Eventos 16
3.2 Perfil del Organizador de Eventos Profesional 17
4. El equipo de trabajo en eventos 23
4.1 Coordinación General - Grupo organizador 23
4.2 Secretaría Técnica 24
4.3 Comisión administrativa 24
4.4 Comisión de comercialización y difusión 25
4.5. Comisión de operaciones 27
4.6 Comisión de Información y Relaciones Públicas 27
4.6.1 Subcomisión de protocolo 28
4.7 Comisión de Finanzas 29
4.8 Comisión de evaluación y análisis 29
4.9 Comisión de voluntariado 29
4.10 Comisión de seguridad 30
5. El público asistente 30
6. Clasificación de actos 32
6. 1 Los actos oficiales y no oficiales 45
TEMA 2 : Diseño y Organización de eventos 47
1. El proceso de la organización de eventos 48
1.1 Pre-evento. Análisis, Diseño y Planificación 48
1.1.1 Diseño de experiencias en los eventos 52

2
1.1.2 Factores que interactúan en el diseño del evento 53

1.1.3 Los objetivos en los eventos 53

1.1.4 Presupuestación en eventos 56

1.1.3 Gestión de colaboraciones y patrocinio 65
La coordinación con instituciones. 66
1.2 Evento: plan operativo e implementación 68
1.2.1 Implementación del evento 69

1.2.2.Inauguraciones y Clausuras 70

1.2.3 Supervisión y control del evento 71

1.3 Post- Evento 72

1.3.1 Control y evaluación del evento 72

1.3.2 La calidad en los eventos 75

2. Sostenibilidad y eventos 78
2.1 Responsabilidad Social 80
3. Tipos y esquemas generales de actos y eventos 82
3.1 Inauguraciones 82
3.2 Colocación de la primera piedra 83
3.3 Presentación de un producto 84
3.4 Presentación de una publicación 84
3.5 Visitas oficiales a una organización - exposición 85
3.6 Entrega de premios 86
3.7 Firmas de convenio - Acuerdos de colaboración 86
3.8 Homenajes 87
TEMA 3: Seguridad en eventos 88
1. Seguridad en eventos 89
3.1 Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios. 89
2. Medidas específicas para evitar accidentes 93
3. Seguridad de la sede del evento 99
3.1 El personal de seguridad 101

3
4. Seguridad de las personas 102
5. Plan de evacuación 104
6. Previsión de situaciones emergentes 107
Tema 4: Los servicios en eventos 109
1. Decoración y señaléctica 110
2. Limpieza y mantenimiento 112
3 Consignas o guardarropas 112
4 Personal y Azafatos 112
5 Regalos y merchandising 112
6 Documentación 113
7 Iluminación 113
8. Audiovisuales 114
9 Transporte 114
10. Gabinete de prensa y comunicación 115
11 Restauración 115
12. Nuevas tendencias en eventos 118
13. Tendencias de los eventos online tras COVID19 122
TEMA 5: Comunicación y eventos 125
1. Comunicación y eventos 126
1.1 La estrategia de comunicación 127
1.2 ¿Cómo comunicar un evento? El plan de comunicación 128
2. Herramientas de comunicación para eventos 130
3. Elementos técnicos necesarios para prensa en el evento 133
3.4 Tratar a los medios 134
4. Las redes sociales y los eventos 135
5. Tendencias de promoción de eventos 136
6. Confección de cronogramas 137
Bibliografía 139

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5
TEMA 1: Introducción a la
organización de eventos

6
 1. ¿Qué son los eventos?
Los eventos ayudan y aportan soluciones a diferentes ámbitos sociales de nuestra vida
cotidiana, están totalmente unidos a la sociedad y no se conciben los unos sin los otros. Por
otro lado, implican metas relacionadas con los ingresos económicos, el conocimiento, la
interacción, la socialización y la identidad comunitaria, por nombrar los más destacados.

Los eventos son inherentes a la condición humana ayudando y aportando soluciones a

diferentes ámbitos sociales de nuestra vida cotidiana. En términos económicos, en el caso
español, suponen del 5 al 7% del producto interior bruto, siendo incluso mayor en otros países.

Por otro lado, implican metas relacionadas con los ingresos económicos, el conocimiento, la
interacción, la socialización y la identidad comunitaria.

No debemos olvidar que los eventos están incluidos en las herramientas que tenemos a nuestra
disposición en el sector de la comunicación y el marketing, concretamente en las no
convencionales, siendo dentro de su categoría, la que más retorno de inversión ofrece con su
puesta en marcha.

Ejecutar un evento conlleva una serie de pautas a desarrollar, las cuales, deberán planificarse
con anterioridad. En la misma línea, se consideran herramientas estratégicas al conseguir con
su consecución la transmisión de mensajes, intercambio de información y consecución de
propósitos.

1. 1 Definición de Evento

El campo de aplicación de los eventos es actualmente tan amplio que hace, prácticamente
imposible encontrar una definición que incluya todas las variedades y formas de eventos.

Atendiendo al DRAE (Diccionario de la Real Academia Española), se define el evento desde la

acepción “hecho imprevisto que puede acaecer” hasta “suceso importante o programado, de
índole social, académica, artística o deportiva”. En lengua inglesa el vocablo remite a un
“suceso importante, significante, excitante o inusual” o a una “circunstancia organizada tal
como una función o competencia deportiva”.

Otras definiciones:

7
 “Un evento reconoce un momento único en el tiempo con ceremonia y ritual para satisfacer
unas necesidades concretas” (Goldblatt, 2005)

“Fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio,

culturales, personales u organizativos establecidos de forma separada a la actividad
normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un
grupo de personas”. (Shone, 2001)

“…un acontecimiento programado que bien puede ser de índole cultural, de ocio o
naturaleza profesional, sin discriminar necesariamente cual es el grado de importancia del
evento” (Nuere, 2010)

“Los eventos son ante todo, comunicación directa, cara a cara entre personas, en vivo y en
directo, la comunicación que va de emisor a receptor y de vuelta de receptor a emisor. Es
decir es un intercambio continuo de mensajes e información” (Torrents Fernandez, R. 2005)

Un evento no tiene porqué tener un carácter privado y familiar, sino que tiene que implicar
proyección social. Si analizamos el término “evento”, podemos tomar como referencia la
definición dada por la Convention Industry Council (CIC) (2005) que los define como actos
organizados que se componen normalmente de varias funciones interrelacionadas.

O’Toole y Macdowell en el libro “Festival & Special events management” (2010) opinan en
sintonía con el CIC, considerando los eventos “ actos o celebraciones que se planifican y crean
deliberadamente para celebrar una fecha señalada y conseguir metas y objetivos sociales,
económicos, culturales e institucionales”.

Los eventos son considerados sucesos extraordinarios, programados y planificados. Se

organizan en un determinado lugar en un momento único, dirigido a un público concreto. Por
lo tanto, todos los eventos podrían potencialmente comunicar algo. O lo que es lo mismo: todos
los eventos son una herramienta muy poderosa de comunicación de las empresas,
organizaciones e instituciones con su público.
Dar forma a la idea a través de los medios técnicos y materiales para conseguir transmitir los
objetivos y el mensaje.

8
1.2 Características Generales del Evento

1. Únicos. Son actividades no rutinarias y cada evento es diferente a los demás, aunque
pueda tratarse de un mismo tipo de evento. Aunque los eventos pueden tener unas
características reconocibles y parecidas que los pueden convertir en una categoría con
similitudes y coincidencias en sus objetivos y en el tipo de experiencia propuesta, dos
eventos nunca serán idénticos o iguales. Así, los eventos además de ser “únicos” son
“irrepetibles”, es decir, no pueden repetirse de la misma forma en ediciones posteriores
ya que deben ser diseñados justo a la medida.

2. Interacción comunicativa. Una de las características de los eventos son los altos
niveles de contacto personal e interacción que conllevan ya que el público es uno de los
factores con más importancia en los eventos. Un evento es un acontecimiento con una
audiencia. Al existir una audiencia, un mensaje o experiencia está siendo compartido,
transmitido y generado. Por lo tanto, todos los eventos podrían potencialmente
comunicar algo.

Una de las ventajas que tienen los eventos con respecto a otro tipo de comunicaciones
directas con el público objetivo, es que permiten al público interactuar directamente con
la entidad y viceversa, lo que genera como resultado una relación mucho más cercana
entre entidad- stakeholders.

Se puede distinguir tres tipos de contacto que se establece con el público: por una parte,
se establece un contacto directo con el público que participa en el evento, el público de
proveedor, sponsor y otros stakeholders que participan directa o indirectamente en su
implementación y por otra parte, un contacto indirecto con la opinión pública en general
a través de los medios de comunicación. Ello implica la necesidad de planificar
cuidadosamente los servicios e informaciones que han de ofrecerse al público

3. Escala temporal limitada. Los eventos son actos de comunicación temporalmente

finitos. Tienen una escala temporal fija, con unas fechas de inicio y finalización
delimitada y, a priori, no modificables. Esta limitación temporal afecta tanto al ámbito
organizativo, es decir durante las fases de planificación y organización del evento, como
a la celebración propiamente dicha del mismo.

La escala temporal fija otorga otra característica definitoria de los eventos: la intensidad
del trabajo que conllevan tanto en aspectos organizativos como operativos. Igualmente,
aunque los eventos se caracterizan por la brevedad o corta duración del evento

9
 propiamente dicho, el impacto de su celebración es de una mayor duración temporal y
de vital importancia para la entidad organizadora.

4. Planificación estratégica y operativa. El evento tiene que estar organizado y

planificado tomando en cuenta el tema o temas a tratar, el lugar en el que se realizará,
los servicios y productos tangibles con los que debe contar, todo esto encaminado a
alcanzar metas específicas a través de la experiencia de los participantes. Por su parte,
estas metas específicas tienen que estar integrados en una estrategia de comunicación
corporativa de tal manera que exista un mensaje común y así, además de una
planificación operativa, los eventos requieren una planificación estratégica.

Uno de los errores más habituales es vincular los objetivos del evento a cuestiones meramente
lúdicas o de marketing y, por tanto, al no ser incluidos dentro de una estrategia de
comunicación integral pierden efectividad para consolidar o mejorar la reputación e imagen de
la entidad. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja como son la imagen
corporativa y la vinculación con los públicos, la organización de eventos posee claras
connotaciones estratégicas.

Otros de los aspectos característicos de los eventos son:

• Van dirigidos a un público objetivo o “target”.

• Conllevan la consecución de unos objetivos determinados.
• Tienen una secuencia propia: se sabe como empiezan, la continuación y como acaban.
• Ayudan a crear imagen, reputación e identidad.
• Crea experiencias y emociones en sus asistentes, positivas o negativas.

10
2. Contexto actual de los eventos

Si miramos a nuestro alrededor, observamos que hay dos factores importantes a tener en cuenta
en la evolución internacional; las nuevas tecnologías y la difícil situación económica en la que
nos encontramos. Un contexto donde los costes se disparan y las oportunidades merman, donde
los eventos tienden a adaptarse y a conseguir un mayor beneficio empresarial con un descenso
considerable de los medios a su disposición, ayudados por nuevos elementos incorporados a
través de Internet, hacen que el mundo de los eventos esté cambiando, ya que son adaptables y
amoldables a las circunstancias. Los eventos cambian y se adaptan.
El mercado de los eventos es un negocio que crece al ritmo que se reconoce su impacto en la
sociedad, desde el punto de vista académico, como una herramienta para mejorar la empresa,
como una actividad lúdica o cultural, como un generador de riqueza, como fuente de desarrollo
urbanístico, como una manera de fomentar el turismo, etc.
El conocimiento del tamaño del sector de los eventos y su influencia económica, política o
social, permite evaluar su importancia para una determinada ciudad, región o país y, por tanto,
facilita la planificación de sus servicios e instalaciones. Asimismo, respalda que los implicados
(gobiernos, comunidades, gestores de eventos, etc.) realicen y promoción en los eventos y
puedan predecir sus necesidades de gestión.

La tendencia general apunta hacia un aumento de esta actividad, lo que se refleja en el rápido
desarrollo de la formación en este ámbito y en la creación de empresas organizadoras y de
proveedores de servicios.

A pesar de todo, medir el mercado de los eventos se antoja una tarea difícil de realizar, por su
naturaleza fragmentaria y la limitación de datos con los que se cuenta. Lo que significa que los
datos de los que se disponen son parciales y, normalmente, se reducen a estimaciones.

El mercado de los eventos, incluidos los festivales, conferencias, congresos, ferias, incentivos,
eventos deportivos, se desarrolla rápidamente y contribuye, asimismo, al crecimiento del
turismo de negocios y de entretenimiento. Además, la implicación de los gobiernos y de las
empresas hace que este mundo se haga aún más complejo. Por esta razón, los gestores de
eventos necesitan conocer los actores, los proveedores, los públicos y evaluar sus necesidades
y objetivos.

Los eventos, por tanto, han evolucionado. Ya no es posible realizarlos contando sólo con el
buen hacer de algunas personas o instituciones. Se requiere conocimiento y experiencia en

11
creatividad, financiación, planificación y liderazgo. Como resultado de estos requisitos, se
genera un mercado en el que la demanda es cada vez mayor y más exigente.

Está claro que las empresas quieren más por menos, los presupuestos se mantienen a raya,
aunque se observa un leve repunte que augura que llegan mejores tiempos. se prestará especial
atención al contenido del evento y a sus resultados.

El informe del MPI indica diversos cambios que sin lugar a dudas obligará a redefinir alguno
de los formatos del mercado de reuniones. Eventos más cortos, menos caros, más dinámicos y
ágiles.

Destinos cada vez más próximos y mucha interactividad, donde por supuesto las tecnologías
que faciliten todos estos objetivos serán esenciales para hablar de progreso e innovación.

Finalmente y como era previsible aumentará el uso de las redes sociales, con una mayor
implicación en el diseño y contenido del evento lo que requerirá espacios que garanticen una
buena conectividad. A su vez, el sector ha pasado de una etapa de normalización, donde la
mayor parte de los eventos seguían un mismo esquema, a otra de evolución, donde el gran
descubrimiento ha sido la aparición de las nuevas tecnologías y su adaptación a los eventos,
adquiriendo identidad propia y estableciendo nuevos modelos comunicativos que podemos
utilizar en la organización y gestión de eventos, haciéndolos aún más genuinos y adaptándose
en mayor medida a los factores que condicionan su celebración.

El sector de los eventos es uno de los más afectados por la aparición del COVID19, virus que
se transmite tras el contacto entre personas (uno de los factores principales para hablar de
eventos es el público), lo que ha provocado como consecuencia directa la reinvención en este
campo. En el momento de la cancelación del Mobile World Congress, nadie podía imaginar que
pocas semanas después, iba a ser el primero de toda una cadena, un punto de inflexión en los
eventos.

Si en la crisis económica de 2008 los eventos tuvieron que reinventarse a través de menos
presupuesto y mayor creatividad, en la crisis global actual, son los formatos de celebración los
que tienen el protagonismo, optando únicamente durante los confinamientos, por el formato
online o digital.

Las redes sociales conllevan un gran poder de influencia como herramientas de comunicación
masiva, convirtiéndose en este contexto en agentes comunicativos con identidad propia. En

12
ellas se opina de cuestiones de interés general, a nivel político, económico y social. Estas
denominadas nuevas herramientas a través de las cuales los usuarios interaccionan, abren un
camino de posibilidades a la celebración de eventos, elementos comunicativos que pasan a la
transformación digital total y que requieren de una serie de pautas de estudio sobre su
utilización, que nos lleve a concluir acerca de las tendencias observadas en los últimos meses
provocadas por la pandemia.

Podemos afirmar que son las nuevas tecnologías las que han conseguido unir comodidad y
accesibilidad en los eventos, lo que se traduce en una mayor apertura a que el público asistente
a los mismos sea heterogéneo, creando lo que en definitiva denominamos “eventos para
todos”.

2.1 ¿Cuándo nacen los primeros eventos?

Los eventos se convierten en un elemento que ayuda a la comunicación entre las personas
desde que estos son animales sociales, y necesitan de la sociabilización para su desarrollo
personal y profesional en la comunidad o civilización en la que conviven, con una misma
cultura y contexto.

Los entierros y rituales para mejorar los tiempos de cosecha entre otros, podemos afirmar que
son los primeros eventos que se recuerdan. Incluso en los grandes libros de la historia de las
religiones como puede ser la Biblia y el Corán vienen reflejados diferentes eventos que
marcaron un antes y un después en la historia del catolicismo y del islam, siempre siguiendo la
definición de este elemento que se dió al comienzo de este documento.

Las bodas, los aniversarios y otros muchos eventos que podemos calificar como sociales,
también forman parte de este sector, y del conocimiento del contexto y de cómo se llevan a
cabo para alcanzar los objetivos de su celebración.

Es cuando hablamos de eventos más organizados y que suponen la interacción entre diferentes
comunidades y civilizaciones, el momento en el que podemos afirmar que el origen de los
primeros eventos se remonta a Tyre, una ciudad fenicia del Mediterráneo que comenzó a
celebrar ferias anuales generadas por la ley de la oferta y de la demanda, además de por la
necesidad de conexión entre individuos que en definitiva creaban un buen ambiente social.

Posteriormente fueron los romanos quienes extendieron esta modalidad por toda Europa ya que
era el mejor medio de comunicación comercial. El propio Carlomagno definió las ferias como
el mejor medio de comunicación comercial.

13
Pero si existe un evento que se recuerda por el avance que supuso, se llevó a cabo en la era
moderna, dándose a raíz de la Revolución Industrial. Su propulsor fue el Príncipe Alberto, que
decidió organizar una feria donde Inglaterra mostrará al mundo su potencial comercial y así
conquistar nuevos mercados.

Se llamó Gran Exhibición de Trabajos Industriales de todas las Naciones, surgiendo así la
primera Expo Universal en 1851. Se trataba de un pabellón formado con 900.000 piezas de
cristal en que expusieron 19.937 empresas de las cuales 7.000 provenían de Estados Unidos.
Dos años más tarde, en 1853, los mismos expositores americanos entusiasmados por los
resultados obtenidos en la muestra de Londres, organizaron una segunda edición de la Expo
Universal en Nueva York, que sin embargo, no consiguió superar las expectativas puestas en
ella y se consideró un fracaso del cual aprender para el futuro.

En la tercera Exposición Universal, celebrada en París en 1867 participaron casi 21.000

expositores y con un elemento clave a su entrada, la Torre Eiffel, diseñada por Gustav Eiffel y
que se ha convertido en un símbolo de la ciudad, demostrando los beneficios que la
organización de eventos de este tipo también tiene para las ciudades que los albergan.

La Exposición más grande se celebró en Viena en 1873 con 26.000 expositores

aproximadamente y recibió más de 6.300.000 visitantes.

Hasta ahora las Expo Universales se han convertido en el exponente más importante a la hora
de organizar cualquier tipo de evento, siendo referentes para hablar de sector MICE.

Las ferias no son los únicos eventos que existen actualmente. Tras un periodo de normalización
de éstos, en el que todos los eventos se celebraban de una manera similar, los asistentes a los
mismos comenzaron a generar sentimientos negativos hacia los mismos, incluso una
importante bajada de volumen de asistentes, lo que supuso un momento de inflexión en el
sector, que aprendió a renovarse y a innovar en la organización de éstos y en las posibilidades
que ofrecían. El sector de los eventos, se ha ido adaptando a los nuevos tiempos, utilizando
nuevas herramientas y generando nuevas sensaciones y emociones en sus asistentes y
organizadores.

14
3. Los actores en los eventos
Para poder desarrollar este punto, debemos tener la visión de los actores desde diferentes
puntos de vista; como parte organizadora, como asistente o como protagonista del mismo.
Para los dos últimos, es hacia los que algunos puntos a desarrollar dentro del evento deberán ir
enfocados para poder hablar de universalidad, inclusión y accesibilidad.
Se debe tener en cuenta que para llevar a cabo un evento hay que pensar en los factores que se
interrelacionan entre sí con el fin por un lado de llevarlo a cabo y por otro conseguir impactar
al público al que va determinado.
Los actores en los eventos encontramos por un lado, el equipo organizador, ya que un evento es
imposible realizarlo de manera individual, siempre se necesitará el trabajo en equipo para
llevarlo a buen término.
Dentro del equipo organizador debemos distinguir entre proveedores, colaboradores,
patrocinadores, y el equipo organizador en si.

¿Qué es un patrocinio? En el ámbito de los eventos, es la colaboración entre empresas o

instituciones mediante ayuda económica o de otro tipo con fines publicitarios para la
celebración de un determinado acto.

Existen unos actores principales a la hora de llevar a cabo un evento con patrocinio:
• Empresa organizadora: son quienes van a realizar el evento y deben sopesar la
necesidad de acudir a patrocinadores y colaboradores. Estas empresas o agencias han de
demostrar sus habilidades en negociación, siendo el sentido común una de sus bazas
más importantes.
• Empresa o Institución patrocinadora: es aquella que contribuye potencialmente a la
realización del acto. Deben estar concienciados de la labor que realizan los eventos en
la sociedad y de si desean la asociación de su marca imagen a la celebración del mismo.
Su garantía de ayuda les reportará otros beneficios, como el de publicitarse en su
público objetivo.
• Empresa o Institución colaboradora: hay que distinguir entre un patrocinio y un
colaborador. Estos últimos son personas jurídicas o físicas que realizan un donativo para
ayudar en la celebración del evento de manera altruista aunque luego se haga constar su
ayuda si lo estima oportuno.

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3.1 El Organizador de Eventos

Un Organizador de Eventos Profesional:

•Interpreta las necesidades del cliente y orienta su capacidad profesional en función de ellas.
Posee una vocación de servicio.
•Prioriza los intereses y gustos del cliente antes que los propios.
•No inicia su tarea en base a supuestos ni interrogaciones.
Investiga el mercado de eventos en cuestión; busca datos concretos a partir de los cuales
proyectar.
•Genera propuestas que se ajusten a las particularidades de cada evento y cliente.
•Elabora un plan y un organigrama de trabajo con objetivos y plazos.
•Selecciona proveedores cuyos servicios se ajusten a objetivos prefijados.
•Asimismo, requiere cooperación y voluntad de adaptación por parte de aquéllos.
•Ensambla cada uno de los componentes del evento con los otros para lograr una totalidad
integrada.
•Persigue un objetivo y no se desvía del mismo.
•Coordina, lidera y motiva equipos de trabajo.
•Consulta al cliente sólo cuando es necesario.
•Es el responsable total del evento que gestó para el cliente.
Evalúa y modifica.

No podemos confundirlo con un mediador:

•Actúa como agente entre el “cliente” y los “proveedores de servicio para eventos”.
•Terceriza los servicios que no puede ofrecer a “proveedores” a los cuales termina
representando.
•Organiza el evento en base a las necesidades del cliente, pero confiriéndole al mismo la
elección de proveedores y la metodología a desarrollar.
•Contrata a los proveedores de acuerdo a lo sugerido por el cliente.
•Selecciona servicios preestablecidos que luego intentará encastrar con otros, y así armar el
rompecabezas (cuyas piezas no siempre se podrán encastrar).
•Hace trabajar al cliente más de lo que trabaja él mismo.
•Genera más problemas que soluciones para quien lo contrata.
•No puede exigir pedidos concretos a los proveedores porque no posee una idea propia. Debido
a ello, debe aceptar la propuesta de servicio tal como se le ofrece.

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•Se hace responsable por lo que eligió el cliente, así como también por el “proveedor”, al que
ha elegido de manera involuntaria (recordemos que el cliente no tiene necesariamente
los conocimientos profesionales para hacer una correcta elección; por ello es que contrata a un
Organizador).
•Al no ser gestor del evento, tiene menos compromiso sobre el mismo.
•Actúa como intermediario entre lo que demanda el cliente y lo que ofrece el proveedor, es un
agente de negocios. Este Organizador es totalmente sustituible, incluso innecesario.

3.2 Perfil del Organizador de Eventos Profesional

Un Organizador de Eventos Profesional debe reunir determinados requisitos, relacionados con

su capacidad de liderazgo y de comunicación, sus conocimientos, su creatividad, su
responsabilidad, su organización y su autodominio.
Algunos de esos requisitos son:

1- Experiencia y formación
•Estar capacitado en las técnicas básicas de “Organización de Eventos”.
•Tener conocimientos acerca del mercado.
•Informarse sobre la realidad del mercado en cuestión y sus avances.
•Nutrirse del aporte de otras disciplinas para ampliar sus conocimientos. Entre ellas:
comunicación, relaciones públicas, ceremonial y protocolo, organización.
•Tener experiencia o nociones de los servicios involucrados: catering, ambientación,
animación, recreación, etc.
•Contar con conocimientos básicos de informática e idiomas.

2- Conducción y coordinación
•Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
•Saber seleccionar a sus colaboradores por sus capacidades y
su voluntad de adaptación. Facultarlos para la toma de decisiones.
•Conducir la tarea individual y grupal de los integrantes del equipo hacia el objetivo fijado.
•Respetar y ser respetado por todos sus miembros.
•Escuchar y hacerse escuchar cuando sea necesario.
•Motivar al equipo para un mayor rendimiento.

3- Creatividad

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Ser creativo, innovar en cada momento. Liberarse de los “prejuicios” y comprender que el
único límite para la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo.
•Ser original, impulsar un sello propio.
•Ser autocrítico con las ideas.
•Tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.

4- Comunicación
•Ser un buen intérprete comunicativo de las necesidades del cliente, de los asistentes al evento
y del equipo de trabajo.
•Ser un buen orador de discursos, tanto propios como de terceros.
•Ser un comunicador eficaz de ideas e instrucciones.
•Poder leer entre líneas.
•Ser hábil para vincular personas.
•Ser capaz de crear ambientes de comunicación.
•Trabajar con y para la percepción sensorial. Al respecto, es importante tener presente que un
evento es un hecho vivencial.

5- Responsabilidad
•Ser exigente y selectivo en los servicios y el personal a utilizar en el evento.
•Ser capaz de representar al cliente en sus necesidades.
•Estar preparado para representar a su equipo en sus ideas y en su trabajo.
•Ser metódico, pragmático, detallista, flexible y organizado.
•Cumplir con los objetivos y plazos determinados en tiempo y forma.
•Estar presente en cada evento o nombrar un delegado responsable.
•Tener una respuesta para cada necesidad.
•Ser transparente y sincero en el accionar.
•Estar disponible ante cualquier eventualidad y ser “hallable”; no se debe ni desaparecer, ni
ocultarse.
•Atender los problemas que le competen directamente, sin derivar.

6- Organización
•Poder establecer objetivos primarios y secundarios, además de plazos para cumplirlos.
•Estar capacitado para realizar un organigrama de tareas.
•Ser capaz de evaluar responsables para cada área o tarea.
•Ser hábil para coordinar tiempos de ejecución de las actividades.
•Estar preparado para ordenar la tarea propia y la del equipo.

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•Poder mantener el orden a pesar del “caos reinante”.

7- Autodominio
•Ser capaz de mantener el control ante la adversidad.
•Ser inteligente para mantener el control emocional ante conflictos personales y profesionales.
•No personalizar los problemas laborales.
•Mantener un ánimo optimista.
•Apuntar siempre hacia el mismo objetivo, sin desviarse.
•Soportar situaciones de estrés.
•Adaptarse a niveles de exigencia física y psíquica, así como a trabajar contra reloj.

Estos requerimientos pueden parecer exagerados. Sin embargo, no debemos olvidar que la
profesión del Organizador de Eventos conlleva una gran responsabilidad, por lo que es esencial
incorporar de a poco esos conceptos y
ejercitarlos en la acción.

3.3 - Paradigmas entorno a los eventos y el protocolo

Desde sus orígenes hasta la sofisticación de las grandes ceremonias hoy día, los
acontecimientos especiales suponen el porcentaje más amplio de acciones de relaciones
públicas emprendidas en la historia.

1. Concepto y definiciones

Evento: eventualidad, o hecho imprevisto. Suceso importante y programado, de índole social,

académica, artística o deportiva que debe ser previamente organizado y que va dirigido a un
público concreto. Acontecimientos especiales son sucesos de cierta importancia y carácter
singular. En la vida de las organizaciones todos aquellos hechos corporativos que no forman
parte del desarrollo habitual de las mismas y que se llevan a cabo de un modo extraordinario.

A continuación se exponen una serie de definiciones sobre eventos dentro de la disciplina:

Carrasco Belinchón instrumentos a través de los cuales alcanzar los fines de las Relaciones
Públicas. Este autor realiza una clasificación de medios a utilizar para ello y se incluye por
primera vez al protocolo y al ceremonial.

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a.Medios informativos: comunicaciones orales y escritas. Prensa, publicaciones, radio, tv y
películas.
b.Medios no informativos: inauguraciones, ferias, visitas etc… los acontecimientos especiales
propiamente dichos.
c.Medios de opinión: iniciativas, reclamaciones, encuestas.
d.Protocolo y ceremonial.

Herbert M. Baus y Lesly son el coup maître (golpe maestro) de la publicidad, la propaganda y
las relaciones públicas. Un elemento de difusión publicitaria que incluye todos sus
instrumentos y técnicas, por entrañar un conjunto de detalles habilidosamente diseñados,
dramatizados y publicados.
Son actos de desarrollo de la noticia y sus ingredientes, el tiempo lugar, gente actividades,
tema o capacidad artística de destacar.
Existen tan solo en función de ser publicitados y difundidas y se crean para explicarle a la
gente una historia, de relaciones públicas e influir en la opinión pública.
Sirven como medios en sí mismos y como puntos focales para otros medios.

Noguero: los congresos son reunión de personas con afinidad basada en actividades
compartidas u que llevan a cabo con participación coloquial y una serie de actos que facilitan
la cohesión del grupo para promocionar los intereses mayoritarios de sus participantes.
Señala las características que lo definen:
•Es un planteamiento informativo-comunicativo bastante controlado y basado en la
comunicación interpersonal
•Su fundamente esta en ser una técnica que desarrolla una determinada política por parte de un
colectivo
Los acontecimientos especiales no son tan solo un producto-servicio a ofrecer desde el sector
terciario. Ni una forma de hacer relaciones públicas de las ciudades donde se celebran, ni un
sistema publicitario de menor coste que los tradicionales.

Bachini considera megaeventos a reuniones con más de 400 personas cuyo objetivo final es ser
recordadas y permitir promover nuevos y buenos contextos y son marcos excelentes de
negocios.

20
De la Torre, se trata de una necesidad moderna para insertar a las empresas dentro del contexto
y la comunidad y evitar que pasen inadvertidas otorgándoles un halo de fortaleza interna y
externa.

Piñuel asocia los eventos con la capacidad de garantizar la visibilidad colectiva de las
representaciones simbólicas de los personajes corporativos, símbolos, creencias y valores. Esta
puesta en escena vehicula la comunicación de interlocutores válidos ante su público, se
produce una interacción con los participantes.
La interacción en los acontecimientos especiales no es ficticia. Sus efectos son reales y las
organizaciones los utilizan para hacer públicos sus compromisos con sus públicos y la sociedad
que valida la ceremonia.
Es un riesgo para la imagen pública descuidar la puesta en escena de esta interacción. En la
representación ceremonializada de la propia institución, cada individuo sabe lo que debe y no
debe hacer en relaciona los otros.
La posición viene marcada por el orden de los individuos en el interior o exterior de una
institución, con otros papeles y posiciones, cuando ambas instituciones entran en contacto.

Marin Calahorro expone que nos desenvolvemos en un mundo en el que domina una
comunicación basada en la imagen que se transmite (mejor decir que se percibe) en los actos.
Los actos han de estar motivados por la propia dinámica de la entidad proyectando
externamente su identidad y generando a través de ella credibilidad y confianza. Dentro de la
comunicación de la organización, los actos son instrumentos de la proyección externa de la
misma y modelos de representación eficacia expresiva de la de la imagen organizacional.

Wilcox, Ault, Agee y Cameron sitúan los eventos como un beneficio corporativo. Aumentar la
proyección de la empresa o recaudar dinero para fines benéficos, una visión parcial, alejada de
nuestros planteamientos y más cercanos al marketing que a las relaciones públicas.

Grunig y Hunt , los acontecimientos especiales pueden utilizarse para establecer un diálogo
entre quienes eran vendedor y comprador. Pero también para permitir al sector crítico de la
organización tomar la palabra sustituyendo el modelo de información pública por el simétrico
bidireccional. Señalan la necesidad de elegir un objeto realista (por lo general la comunicación
y retención del mensaje) y la necesidad de tener en cuenta el grado de involucración de los
públicos en el evento.

21
Insisten en la importancia de la evaluación, un elemento reforzador de la comunicación con el
público objetivo.

Para Xifra: la creación y organización de acontecimientos o eventos es una técnica genuina de

las relaciones públicas, sin embargo, si la producción de acontecimientos culturales, políticos o
sociales para llamar la atención de los medios informativos es una función exclusiva de la
publicity, solo constituye una de las facetas primordiales de nuestra disciplina.

Torres Valdés dice que organizar eventos para promover la reunión de colectivos es una técnica
de apoyo activo a la dirección de relaciones públicas que facilita el logro de objetivos de
posicionamiento y proyección institucional de la organización frente a los públicos. Insiste en
que las actividades sociales de las organizaciones son respuesta básica a las necesidades de
relación entre la organización y sus públicos.
La organización de eventos ha de considerarse una técnica a aplicar después de evaluar si los
públicos resultan de utilidad para los fines de relación de la organización relacionándolos por
tanto con los mensajes propios u no con la notoriedad mediática.

Otero: los acontecimientos especiales están vinculados a la transmisión de la identidad de la

organización a sus públicos, a través de la comunicación verbal y no verbal.

Las relaciones públicas son las responsables de configurar este mensaje y hacerlo llegar con
fidelidad a través de discursos videos o publicaciones institucionales o de la retórica no verbal
de actos o eventos, se produce la interacción por la que diferentes sujetos utilizan a la vez el
tiempo, el espacio y las posturas y signos corporales como sistema de comunicación y emisión
de mensaje.
El valor primordial de los acontecimientos especiales es posibilitar el contacto directo de las
organizaciones con sus públicos, sin intermediarios y en un marco idóneo.

Constituyen una forma privilegiada de ejercer la responsabilidad social ofreciendo la

posibilidad de participar de actividades concretas que posiblemente no se llevarían a cabo sin
su apoyo.
Han de estar motivados por la propia dinámica de la organización, definiendo su identidad y
generando a través de ella credibilidad y confianza que se consolidan también en reputación
corporativa.

22
Desde una óptica publirrelacionista son acciones muy efectivas de relaciones públicas
corporativas destinadas a crear puntos de encuentro entre la organización y sus públicos en los
que poder confluir y compartir intereses comunes, al margen de que se produzca su difusión
informativa y paralelamente o no a ella.
En la historia de la humanidad se han sucedido centenares de miles de acontecimientos
especiales de toda índole, que cumplían importantes funciones sin difusión mediática que los
acompañara, y a nadie se le ha ocurrido plantear su no-existencia, como se repite hoy día
erróneamente cuando se insiste en lo que lo que no se publica en los medios de comunicación
de masas no existe.

4. El equipo de trabajo en eventos

El delegar tareas para ser más eficientes en la organización y gestión del evento necesita
contar con un equipo acorde al tipo de evento que estemos organizando, donde se creen
diferentes grupos de trabajo que estén en constante comunicación con el director, figura que
coordinará las tareas y hará de unión entre las diferentes secciones que trabajan en el evento.
Entre los diferentes grupos que podemos encontrar, y que estarán compuestos por más o menos
personal dependiendo del tipo de evento, son:

4.1 Coordinación General - Grupo organizador

La organización del grupo que dirigirá el evento es el primer paso, siendo indispensable
principalmente definir quién será la persona que lidere el equipo de trabajo. una persona
encargada de la coordinación general del evento, quien tendrá bajo su responsabilidad
coordinar todas las actividades relacionadas con el evento. El coordinador general es el
responsable directo de la ejecución y el buen manejo de los recursos financieros, humanos y
materiales.
El entusiasmo, responsabilidad y buenas relaciones personales, son la clave para que el grupo
organizador tenga el éxito deseado. En primera instancia se puede nombrar una comisión o
comité de trabajo.
Dicho comité está integrado por un presidente, un secretario, un financiero, y representantes de
las diversas comisiones de trabajo que se estimen deben formar el equipo de trabajo del evento.
La coordinación general tiene como función organizar todas las actividades que se
desarrollarán durante las tres etapas de los eventos, siendo responsable de velar por los tiempos
de ejecución y que se lleven a cabo tal y como se planificaron.

23
Junto con la general, existen tanto secretarías como comisiones y subcomisiones especializadas
en la realización de tareas detalladas. Podemos diferenciar los siguientes:

4.2 Secretaría Técnica

Está integrada por especialista en el tema del evento. Coordina los aspectos referidos a la
materia del evento y suele denominarse secretaría técnica. Entre las tareas que debe realizar
son:
• Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo.
• Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias.
• Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervención de los
ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
• Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
• Proporcionar información técnica a los participantes.
• Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión.
• Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y
mesas de trabajo.
• Organizar las mesas de trabajo.
• Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de
las mesas de trabajo.

4.3 Comisión administrativa

Se ocupa de los aspectos referidos a personal, organización, adquisiciones, contratación de

servicios gastronómicos, evaluación, aspectos jurídicos, etc.
• Determinar e implantar los procedimientos necesarios.
• Coordinar la obtención de los permisos y licencias.
• Coordinar la selección y contratación de la sede.
• Coordinar la selección y contratación del personal necesario.
• Coordinar el sistema de hospedaje.
• Coordinar el sistema de registros.

24
 • Coordinar la elaboración de directorios.
• Coordinar las adquisiciones y contrataciones.
• Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte.
• Coordinar la selección de salones o lugares donde se llevarán las actividades de
inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentación.
• Coordinar el sistema de alimentación.
• Coordinar la selección de menús.
• Coordinar la organización del cóctel de bienvenida.
• Coordinar la realización de la cena-baile de gala.
• Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.
• Coordinar la contratación de servicios de fotografía, filmación y grabación.
• Contratar los servicios de agencias de viajes.
• Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos.
• Coordinar la contratación de sistemas de financiación para participantes,
anunciantes y visitantes.
• Coordinar la selección y contratación del servicio de seguros.

4.4 Comisión de comercialización y difusión

Es muy importante promover y publicitar los eventos para lograr la mayor participación tanto
de la oferta como de la demanda. La promoción se debe planificar y ejecutar al momento de
haber sido aprobado el plan de trabajo y contar con los recursos financieros necesarios.
Tiene a su cargo la elaboración de las estrategias de marketing y comunicación general del
evento, la promoción y venta de patrocinios, stands, u otros servicios que se ofrezcan, además
se encarga de la convocatoria, montaje y desmontaje de los espacios destinados para la
exposición de los productos y/o servicios que presenta cada una de las empresas participantes.

Los miembros de esta comisión no deben perder de vista cuáles son los objetivos del evento y
hacia quiénes va dirigida, ya que al momento de designar los stands deben priorizar la

25
participación del sector al cual se está promoviendo. En el caso de estar hablando de una feria
o exposición comercial, debe definir el número de stands a colocar y diseñar la distribución de
los mismos, contando con un listado de las empresas que participarán en los stands y en base a
la información obtenida se hará la convocatoria. Este listado debe contar con: nombre de la
empresa, contacto, teléfono/fax, e-mail y página Web.
En esta línea, tiene como objetivo motivar e incentivar la participación de la mayor cantidad
de empresas vendedoras y compradoras, y la presencia del público en general. Para ello esta
comisión debe contemplar todos los medios publicitarios, tanto online como offline.
Para la comunicación online y llevar a cabo las tareas necesarias y tener como resultado un
evento óptimo, podemos contar con el asesoramiento de un experto. La figura del community
manager tiene como objetivo conseguir beneficios en la comunicación on-line. Esta figura se
encarga de gestionar los materiales y herramientas online vigilar la imagen corporativa en
Internet y contribuir a la difusión a través de las redes sociales, siempre siguiendo una
estrategia de comunicación.
El experto en esta materia ha de tener cualidades como la empatía, el compromiso, saber
escuchar y transmitir, además de tener formación y lo principal le debe gustar la web 2.0.
Otras tareas que realiza son:

• Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción, publicidad y

difusión del evento.
• Coordinar la integración de las fuerzas de ventas.
• Definir el costo de participación del evento.
• Elaborar la carpeta promocional.
• Definir los medios de comunicación a utilizar.
• Organizar y manejar las conferencias de prensa.
• Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios gráficos y
comerciales de TV.
• Programar las entrevistas para radio y televisión.
• Realizar el seguimiento de la difusión del evento.

26
4.5. Comisión de operaciones
Se encarga de la puesta en escena ejecutiva del evento. Debe garantizar que se tenga un
recorrido del evento por escrito a través de planimetrías, apoyar en la información de servicios
varios como alquileres de muebles necesarios para el montaje. Adicionalmente apoya la
distribución de espacio, el diseño y decoración o ambientación.

• Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para la eficiencia de la

operación.
• Coordinar la selección, operación de los medios de transporte.
• Coordinar la obtención y funcionamiento del equipo necesario.
• Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo.
• Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general.
• Supervisar, coordinar y definir la ubicación de módulos y señalización.
• Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de registro e información.
• Coordinar la rotulación y distribución de los documentos en general.
• Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carácter general, a las
coordinaciones del comité organizador, clientes y participantes.
• Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de
actividades.
• Diseñar, adquirir, instalar y controlar la escenografía necesaria para las diferentes
actividades.
• Distribuir materiales de promoción, organización e información antes, durante y
después del evento.
• Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo.
• Coordinar el montaje del servicio de guardería.
• Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico a los participantes.
• Coordinar la seguridad.

4.6 Comisión de Información y Relaciones Públicas

27
Se encarga de los aspectos referidos a invitaciones, elaboración de sistemas de comunicación,
atención a invitados, prensa….Entre las tareas que este comité desarrolla, encontramos las
siguientes:
• Coordinar la invitación a los diferentes participantes.
• Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades.
• Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos.
• Elaborar las glosas para los maestros de ceremonias.
• Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajos.
• Coordinar el servicio de asistentes.
• Capacitar al personal de información y edecanes.
• Coordinar la ubicación física de las promotoras durante las diferentes
actividades.
• Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación.
• Coordinar la intervención de los diferentes medios de comunicación.
• Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento.
• Supervisar los servicios que se proporcionan e la sala de prensa.
• Elaborar la memoria relativa a su trabajo del evento.

4.6.1 Subcomisión de protocolo

Esta comisión tiene bajo su responsabilidad la inauguración y clausura de los eventos, junto
con el trato a cargos institucionales, patrocinadores y personalidades VIPs que puedan asistir al
mismo.
Lo importante de estas actividades es presentar los objetivos y los logros esperados en la
realización del evento. Es importante contar con la presencia de las autoridades de relevancia
en el sector, los patrocinadores y empresarios participantes.
Además, esta comisión tiene a su cargo la logística de todas las actividades planificadas para el
evento, siempre deben de proveer a las otras comisiones: mobiliario, decoración y recepción de
invitados.

28
4.7 Comisión de Finanzas
Este comité tiene por finalidad la consecución y gestión de los recursos financieros que se
generen en el evento. El trato con patrocinadores y colaboradores, control de ingresos y gastos,
control y emisión de documentación administrativa referente a presupuestos, facturas y pagos,
recibos contables y el manejo de la cuenta bancaria son las mayores responsabilidades de este
comité.
• Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.
• Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas.
• Elaborar y controlar el flujo de dinero.
• Elaborar el presupuesto para montar e evento.
• Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.
• Controlar los recursos financieros.
• Solicitar apoyos financieros.
• Elaborar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un evento.
• Presentar el informe financiero.

Los recibos o facturas contables son muy importantes, ya que muchos donantes o
patrocinadores necesitan comprobantes al momento de derogar el financiamiento para poder
justificar sus aportes; y permiten a la comisión rendir cuentas al Comité Organizador y al
público en general. Es importante que se incorpore una auditoría económica al finalizar.

4.8 Comisión de evaluación y análisis

Este comité debe garantizar que se tenga la información adecuada que muestre los resultados
alcanzados durante y posterior al evento, para esto se deben desarrollar los instrumentos de
monitoreo y evaluación del proceso. Estando su mayor trabajo en la etapa del post evento, ya
que junto con los responsables de cada uno de los otros comités, debe crear los informes
finales y análisis de consecución de objetivos y resultados de la implementación del evento,
junto con los puntos a mejorar en el futuro.

4.9 Comisión de voluntariado

El voluntariado estará formado por estudiantes de carreras y masters afines a la disciplina, así
como por personas interesadas en participar en su ejecución, sin recibir remuneración por el
tiempo dedicado a la misma.

29
Esta comisión debe buscar recursos humanos (voluntarios) de acuerdo a los planes de trabajo
de cada comisión, y al número de personas que necesitarán para la realización de sus diferentes
actividades.
La comisión debe formar a los voluntarios sobre el evento en sí y darles indicaciones técnicas
para lo que estará realizando.
Es importante contar con un banco de información de todas las personas que participarán, y
delegar a un responsable por cada grupo de voluntarios para la ejecución de las actividades.

4.10 Comisión de seguridad

Tiene bajo su responsabilidad la cobertura total de la seguridad en el evento, la necesaria para
el cuidado de los productos y/o servicios, garantizar adicionalmente los servicios de salud e
higiene, contar con una caja de cambio, un botiquín básico y los servicios de logística.
Comité de honor: compuesto por personalidades que dan imagen al evento, y hacen la labor de
apadrinar o amadrinar la celebración de éste. Normalmente cuenta con personalidades
políticas, científicas, institucionales y académicas.

5. El público asistente
Del otro lado tendremos al público que asiste al evento, el actor al cual se quiere persuadir,
impactar.

Al pensar en el público es cuando debemos tener en cuenta sus necesidades en cuanto a que
éste nunca es homogéneo. Por ello, es esencial tener en cuenta una serie de parámetros que
debemos poner en práctica para la celebración de nuestro evento y enseñar a los organizadores
de eventos que los tipos de público que pueden asistir a nuestros eventos son diversos y que en
algunos casos, será necesario adaptar el protocolo y la organización del mismo si queremos
hacer del evento un momento memorable para sus asistentes, sea como público de manera
directa o indirecta o como invitado o conferenciante.

Mención especial merece uno de los aspectos esenciales para que podamos considerar nuestro
evento un éxito; el público asistente, definido como el conjunto de personas que participan de
unas mismas aficiones, concurren a un lugar determinado para asistir a un espectáculo o con
otro fin semejante.
Cada público tiene expectativas e intereses que han de ser comunes a todos sus miembros, para
tener consideración como tal y habrá tantos públicos como intereses y relaciones existan entre
éstos y el evento a celebrar.

30
Cuando hablamos de posibles públicos, no sólo hacemos referencia a los asistentes al mismo,
sino también a sus protagonistas, anfitriones, invitados y ponentes. Ellos también forman parte
de los públicos que debemos analizar y tener en cuenta.
Es por ello, que durante la etapa del diseño dentro del pre- evento, será de gran ayuda la
realización de un mapa de públicos, es decir, reflexionar y tener en cuenta la diversidad de
colectivos con los que debemos comunicarnos y que queremos atraer para que asistan a nuestro
evento, teniéndolos en cuenta tanto en la estrategia de comunicación a seguir como las
necesidades propias que cada uno pueda requerir para poder disfrutar e interaccionar en el
evento que estamos diseñando.
La celebración del evento deberá ir encaminado alrededor de su bienestar junto con el suscitar
emociones positivas e interacción entre los asistentes y con la propia organización o ponentes.
Si organizamos un evento con asistencia masiva por el mero hecho de que si acude un volumen
de gente abrumador los resultados económicos finales también lo serán, donde su ejecución
produce asfixia y en desigualdad con los medios técnicos apropiados, estaremos cometiendo un
error, porque esta forma de pensar conlleva asociada la incomodidad de sus asistentes, ocasiona
percepciones negativas e incluso puede dar lugar a alguna desgracia personal como las que ya
conocemos, aparte de las consecuencias derivadas del objetivo reputacional, que se verá
afectado negativamente.
Es preferible el confort de los asistentes a nuestro evento, igualando medios técnicos, espacios,
dimensiones y capacidad, ya que siendo meticulosos con estos aspectos, estaremos mimando a
quienes conforme termine el evento, serán nuestros mejores embajadores de futuro al haber
causado una memorabilidad positiva del mismo, aspecto que compartirán con sus círculos
familiares, de amigos y de trabajo fomentando el llamado boca oreja.
Será la consecución de estos elementos la ocasión perfecta para demostrar que un evento puede
estar adaptado y aclimatarse a cualquier persona, sean cuales sean sus condiciones físicas o
psíquicas o si necesitan de atenciones especiales para disfrutar del evento que organizamos.
Nuestra labor como organizadores pasará por adecuar los espacios, protocolos, ambientes e
instrumentos necesarios a nuestro presupuesto y herramientas de financiación para hacer de
nuestro evento un ejemplo de accesibilidad e inclusión, en definitiva un evento para todos al
que cualquier persona pueda asistir sin condiciones ni limitaciones.

31
6. Clasificación de actos

Aunque cada evento es único, si tienen características comunes que nos permiten realizar
diferentes tipologías sobre las cuales poder trabajar. Los siguientes tipos creados, no son
excluyente entre si, pudiendo un mismo evento estar situado en varias categorías, dependiendo
de su contexto, objetivos, organizador, etc…

Ya que por propia definición se planifican a medida de objetivos de comunicación diferentes y

todos son singulares. Además, los eventos realizados según las necesidades de comunicación o
protocolarias de cualquier entidad se van actualizando constantemente creándose nuevos
formatos de eventos por lo que, y debido a esta propia innovación y creatividad, intentar
realizar una clasificación de eventos de relaciones públicas es prácticamente imposible.

Una primera distinción sería entre eventos para públicos internos y eventos para públicos
externos. Otra segunda clasificación es en función de la periodicidad, donde se diferencian
entre eventos habituales y eventos excepcionales (los que se realizan a partir de una necesidad
de comunicación extraordinaria).

Por lo que respecta a tipos de eventos, proponemos una tipología que lejos de ser una lista
cerrada pretende ser una clasificación abierta a la actualización en función de los nuevos usos
que se le vaya dando a los eventos como herramientas de comunicación:

Lo que sí tenemos claro es que todos los eventos deben ser accesibles, tener en cuenta las
pautas necesarias que los hagan accesibles y para todo tipo de público.

Si tuviéramos que decir un número exacto de los tipos de eventos que existen, sería imposible,
ya que existen eventos como personas, cada uno es diferente a los demás, ya sea por el público
asistente, la fecha de celebración, el lugar o los organizadores entre otros. Dentro de este
amplio volumen de tipos de eventos, si se pueden establecer una serie de parámetros que nos
ayuden a clasificar nuestro evento y por tanto, nos ayude la experiencia e historia de las
celebraciones similares para el desarrollo del nuestro, siempre aportando ese valor añadido
propio necesario para conseguir el recuerdo en los asistentes.

Existen muchas maneras de clasificar los eventos como la naturaleza, la exclusividad del
mismo o la magnitud y alcance de un evento.

Según los campos de actividad

32
• Eventos de empresa y eventos corporativos. Hace referencia a los eventos que se
desarrollan con objetivos empresariales, tanto los relacionados con los empleados como
los relacionados con los clientes.

• Eventos con causa y de recaudación de fondos. Son los eventos benéficos,

promovidos por grupos solidarios con el propósito de conseguir ingresos, apoyo y/o
sensibilización.

• Eventos promocionales y de venta. Ferias y exposiciones de productos. Eventos

cuyo objetivo es reunir a compradores, personas interesadas y vendedores.

• Espectáculos y eventos de ocio. Son eventos que se diseñan explícitamente como

experiencia de disfrute y entretenimiento, con un marcado acento en la difusión artística
única, es decir, en la presentación de productos culturales a un público más o menos
amplio. Pueden ser gratuitos o se puede pagar la entrada.

• Eventos de marketing. Se trata de un acto especial que sirve a una persona, grupo o
compañía para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o fortalecer una
determinada marca, es decir, desde esta perspectiva el evento es considerado como un
acto mercadotécnico que se usa para ofrecer a los clientes o potenciales clientes la
oportunidad de un acercamiento más directo con la marca con el objetivo de fidelizarlos
frente a la competencia.

• Eventos institucionales o protocolarios. Se trata de aquellos eventos que se

caracterizan por la asistencia de autoridades, requieren una mayor solemnidad y exigen
la aplicación de las normas de protocolo. En estos tipos de evento se dispone,
habitualmente, de la atención de los medios de comunicación. Son característicos de
inauguraciones, aniversarios o visitas de autoridades. Los eventos protocolarios suelen
estar acompañados de un evento social posterior, donde se suele perder solemnidad.

• Eventos sociales. Se orientan hacia el ámbito privado (sólo por invitación) o familiar y
pretenden celebrar o conmemorar un acontecimiento religioso, de la comunidad,
empresarial o social.

• Eventos deportivos. Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo

deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.

• Eventos políticos: Aquellos no institucionales que se llevan a cabo por un partido

político como anfitrión, organizador del mismo

33
Según la perspectiva organizadora

Los eventos pueden ser organizados por una tipología variada de organizaciones tales como
organismos públicos o privados, empresas, asociaciones,...

• Eventos propios:

o Dentro de la entidad y sin asistencia de terceros: Serían aquellos actos propios de

la comunicación interna de una empresa o entidad.

o Dentro de la entidad y con asistencia de terceros: Son aquellos actos que se

llevan a cabo como parte de las actividades de la entidad pero en los que
participan terceros, por ejemplo las conferencias de prensa.

o Eventos propios organizados fuera de la empresa: se trata de eventos que pueden

contar solamente con el personal de la entidad o contar con la participación de
terceros, por ejemplo inauguraciones de nuevas sedes, aniversarios,
presentaciones,...

• Eventos de terceros:

Son los eventos organizados por otras entidades públicas o privadas que invitan a
representantes de la entidad. En estos casos puede haber una participación directa, por ejemplo
si se patrocina el evento o una participación indirecta si la asistencia al evento es solamente
como invitado.

Según el número de participantes

Atendiendo al número de participantes, la clasificación más generalizada es:

• Mini eventos (entre 35 y 50 participantes).

• Evento pequeño (entre 50 y 250 participantes).

• Evento mediano (entre 250 y 500).

• Gran evento (entre los 500 y hasta 2.000 participantes).

• Mega-eventos (más de 2.000 participantes).

Según el objetivo concreto al que respondan

34
Donde una posible clasificación atendiendo a dicho criterio sería:

• Eventos promocionales. Presentación de nuevos productos, proyecto o servicios,

inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemoraciones,
exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e
industrial,...

• Eventos informativos, como las ruedas de prensa, conferencias de prensa, visitas y

viajes de prensa,…

• Eventos de intercambio de experiencias: congresos, jornadas, encuentros o simposio

• Eventos formativos-didácticos: seminarios, conferencias, mesas redondas, foros/

coloquios y charlas.

• Eventos de refuerzo de relaciones sociales: cocteles y recepciones.

• Eventos de relaciones internas, como por ejemplo los reconocimientos, las reuniones
internas generales o específicas,…

• Eventos de relaciones externas, como por ejemplo las reuniones para negociación, las
jornadas de puertas abiertas, visitas organizadas,…

Haciendo referencia al formato

• Presencial: aquellos en los que físicamente nos dirigimos a participar en alguno, donde
el contacto literal es la base del mismo. Aspectos positivos: conocer de tú a tú,
personalmente, intercambio y networking, fotografías, experiencia vivida. Aspectos
negativos: Duración determinada.

• Eventos virtuales: aquellos celebrados de manera única y exclusiva en la red.

Positivos: Internacionalización, mayor información, comodidad, atemporales. Negativo:
Desconfianza del consumidor.

• Eventos híbridos o mixtos: Los más extendidos, mezclan lo virtual con lo personal.,
sufriendo un BOOM con la aparición del COVID 19. La utilización de las nuevas
tecnologías marca el camino de los eventos del siglo XXI donde el porcentaje de
eventos híbridos (online + presencial) es cada vez mayor, un formato utilizado cada vez
en más campos, cada vez más presente. Se utiliza para convenciones y eventos de
formación, consistente en realizar el evento simultáneamente en varias ciudades a través

35
 de satélite. Esta tendencia permite un ahorro importante en partidas de hospedaje,
transporte y dietas

Cuestiones actuales acerca de los eventos virtuales

Estamos viviendo una etapa de transición nunca vista anteriormente. Derivado de la crisis y de
la innovación que el sector de los eventos abandera, los grandes beneficiados del cruce de estas
dos constantes es la dependencia de plataformas online adaptadas, sin las cuales, no podríamos
hablar bajo ningún concepto, de eventos virtuales.

Estas herramientas, nos dan las claves para la consecución del aglutinamiento de usuarios
online, reunidos entorno a una temática específica, ejes indispensables de la definición de
eventos que hemos visto en el marco teórico anterior y que aun con tintes que nos pueden
recordar al tele-trabajo y las videoconferencias internacionales, demuestran otros usos dentro
de la educación, la cultura, lo social y la novedad. Si a quedarse en casa unimos el tiempo
libre, podremos afirmar que la organización de eventos digitales se han convertido en una de
las mayores tendencias que se pueden observar durante los tiempos de confinamiento marcados
por la pandemia.

Como características principales de estos formatos en este marco contextual, podemos afirmar
que se realizan menos eventos, si lo comparamos con los presenciales, suelen ser más
especializados, algo que no está reñido con la creatividad en sus contenidos, y a su vez, reúnen
a un mayor número de público, en un menor periodo de tiempo.

Gracias a las plataformas que dan soporte, la organización de eventos online permite llevar más
control de asistencia y participación, del público donde también entra en escena la
comunicación del evento; Se pierde la presencialidad literal, pero sigue tras la pantalla y así se
debe hacer sentir a los asistentes al evento, en la personalización de las comunicaciones.

Fortalezas y debilidades de los eventos online

El protagonismo inesperado y masivo de los eventos online, conlleva el análisis de sus

fortalezas y debilidades para poder concluir con las tendencias que este nuevo modelo de
celebración de eventos supone para todo el sector, infiriendo nuevas líneas de debate y de
innovación para el futuro.

36
Una de las debilidades en comparación con los eventos presenciales que los online pueden
demostrar, es la pérdida del efecto sorpresa presencial de los participantes al llegar al lugar de
celebración. El denominado efecto WOW es menos viable en comparación con los formatos
tradicionales, por tanto, la memorabilidad positiva también es variable. Por tanto, una línea de
investigación y reflexión sería la de ¿qué alternativas podemos barajar para causar el efecto
WOW en los actos virtuales? Y ¿qué formas de innovación necesitaremos para sorprender a los
asistentes cuando el mercado de eventos virtuales se masifique y necesitemos formas de
diferenciarnos de la competencia?

La caída de objetivos económicos, se mueve en la misma línea que el abaratamiento de los

costes de producción y logística que los eventos online pueden conllevar, si los comparamos
con los mixtos o presenciales. Costes a su vez asociados a las plataformas que soporten el
evento, conexión a internet, ordenador, móviles o tablets que soporten las aplicaciones de
videoconferencias.

La decoración pasa a un segundo plano. El montaje y la logística del evento pasn a ser “virtual
walls” con una preparación aun más rápida, pero con una necesaria mayor coordinación del
equipo de trabajo. De la misma manera, el diseño gráfico y el uso de programas de edición de
imagen, ha supuesto una de las competencias que más se han demandado con el incremento de
los eventos online. La creatividad acapara la innovación y dan resultados como la utilización
de hologramas, de filtros en redes sociales, de sistemas de comunicación online mediante
apps… Lo visual toma el papel protagonista, pero debe ir acompañado de la sincronización que
la producción online de un evento tiene asociado.

A nivel económico, la rentabilización de los eventos virtuales se vuelve bastante? compleja,

debido a la gran oferta surgida y la gratuidad de la mayor parte de las plataformas digitales
tanto para los organizadores como para los asistentes. Pero, aunque sean gratuitas para los
asistentes, no podemos olvidar que la versión gratuita no satisface las necesidades de los
organizadores. Para la organización de eventos virtuales muchas organizaciones han de recurrir
al pago de una versión superior de la aplicación, ya que la versión gratuita tiene muchas
limitaciones (como de tiempo o usuarios, por ejemplo) que no satisface las necesidades del
evento en cuestión. De igual manera, hay una percepción generalizada de que todo lo que está
en la red es gratis, un estigma que los organizadores de eventos deben analizar en búsqueda de
una solución beneficiosa para todas las partes.

37
La incertidumbre de la red es conocida por todos los que usamos internet. Si falla la conexión
de un ponente en ese momento, o hay una caída puntual de la misma, se necesita de la
resolución del event manager para que la reputación del organizador y del evento no se vea
dañada. No se permiten errores o incidencias que dependan directamente de la organización,
quien debe prever cualquier aspecto posible de fallo, incluso una caída en la red de internet que
soporta la plataforma de conexión. Igualmente, mientras que en un evento presencial alguna
incidencia puede ser disimulada, a nivel online no puede fallar bajo ningún concepto ya que
son errores o imprevistos con mucha mayor visibilidad, siendo los más comunes a nivel técnico
los anchos de banda de internet, y a nivel personal, una mala coordinación de la sesión o un
ponente poco preparado.

También es cierto que la empatía en los eventos virtuales ante los imprevistos es mayor,
respetando y comprendiendo los problemas de conexión que pueden surgir, ya que la conexión
masiva puede hacer que las líneas de internet se corten o se vean afectadas al dar un servicio
masivo en el mismo tiempo.

En cuanto al post-evento, la medición de resultados y análisis de consecución de objetivos, se

hace más sencilla con las herramientas tecnológicas, ya que todo gira dentro del mismo entorno
y la monitorización es más factible que en eventos meramente presenciales. La conversación
online generada alrededor del evento en la plataforma, la cuales dan opciones de grabación, de
chats, de contabilización de visitas, interacciones y métricas que nos ayuden en las funciones
de análisis, aceleran su implementación si todo el evento se da en el mismo universo, en este
caso, el online.

Según las necesidades de comunicación o protocolarias

Por lo que respecta a los eventos como herramienta de comunicación de relaciones públicas, es
muy difícil acometer una tipología de los mismos ya que por propia definición se planifican a
medida de objetivos de comunicación diferentes y todos son singulares. Además, los eventos
realizados según las necesidades de comunicación o protocolarias de cualquier entidad se van
actualizando constantemente creándose nuevos formatos de eventos por lo que, y debido a esta
propia innovación y creatividad, intentar realizar una clasificación de eventos de relaciones
públicas es prácticamente imposible.

Una primera distinción sería entre eventos para públicos internos y eventos para públicos
externos. Otra segunda clasificación es en función de la periodicidad, donde se diferencian

38
entre eventos habituales y eventos excepcionales (los que se realizan a partir de una necesidad
de comunicación extraordinaria).

Por lo que respecta a tipos de eventos, proponemos una tipología que lejos de ser una lista
cerrada pretende ser una clasificación abierta a la actualización en función de los nuevos usos
que se le vaya dando a los eventos como herramientas de comunicación:

Convenciones, reuniones o congresos. Son eventos que convocan a toda o a parte de los
públicos internos de una entidad, generalmente los recursos humanos directamente
relacionados con el área comercial, con el objetivo de informar sobre los objetivos conseguidos
y motivar para el cumplimiento de los nuevos objetivos marcados. A nivel estratégico, los
objetivos de las convenciones o reuniones del público interno es crear actitudes positivas y
mayores niveles de implicación.
En la actualidad se tiende a organizar este tipo de eventos de una manera menos técnica,
priorizando los mensajes comunicativos de índole más motivador.

Las diferencias entre convención o reunión se encuentran en la periodicidad con la que se

convocan (las convenciones se organizan una vez al año frente a las convenciones que suelen
ser más de una al año), en su duración (las reuniones suelen celebrarse en una sola jornada y
las convenciones entre 2-3 jornadas) y en el volumen de asistentes (los asistentes de las
convenciones suelen asistir con acompañantes). En estructura y organización son
prácticamente similares, exceptuando que en las convenciones se organizan actividades fuera
del programa de trabajo que, por lo general, no suelen formar parte de las reuniones.

Aunque el término convención se asimila a congreso, las convenciones se relacionan con

convocatorias cerradas a un colectivo o entidad mientras que los congresos son un tipo especial
que se pueden definir como reuniones abiertas, convocadas por asociaciones o instituciones
con el fin de hacer una puesta en común sobre los progresos, investigaciones o teorías de su
disciplina o materia. Se trata de reuniones de carácter científico, social, económico,
tecnológico o profesional, impulsada y organizada por asociaciones, instituciones u organismos
científicos o profesionales dirigidas a todo el colectivo relacionado con el tema que se debate.
Su celebración suele ser periódica, anual o bianual, con sede alternante y rotativa. La duración
media de un congreso oscila entre 2-4 días y el número de participantes varía según la
importancia, trascendencia y atractivo del mismo, pero en cualquier caso, suele ser un tipo de
reunión con un gran número de participantes. En los congresos, el elemento primordial es el

39
programa científico o el tema central, así como la importancia de los ponentes, siendo el
programa social y de acompañantes complementario.

Exhibiciones y ferias. Se trata de eventos conjuntos para diversas entidades o marcas con un
claro objetivo de competencia sectorial y para facilitar el intercambio de negocios que se
llevan a cabo en una sede y que se realizan en torno a un tema o propósito común. Su
celebración suele ser periódica y con sede fija.

Aunque en un primer momento se puede pensar que son eventos con un claro objetivo
comercial y promocional y donde las posibilidades de comunicación estratégica son limitadas,
las exhibiciones y ferias pueden ser utilizadas como herramientas de comunicación ya que
permiten generar relaciones posteriores con diversidad de stakeholders, conseguir difusión en
los medios de comunicación, realizar estudios para auditorias de comunicación, afianzar la
imagen corporativa,… Su organización difiere, en gran medida, de la organización de
congresos y convenciones, ya que abarca otros componentes como personal técnico de
montaje, diseño de stands, contratación de expositores, iluminación, sonido,…

Actualmente las posibilidades de interacción para stands provenientes de la utilización de las

nuevas tecnologías o estrategias creativas de participación como la gamificación permiten
diseñar este tipo de eventos de formas innovadoras. De cualquier forma se trata de eventos que
si quieren lograr un impacto comunicativo requieren un ato presupuesto así como una
cuidadosa planificación que tiene que partir de unos objetivos y público objetivos bien
definidos.. Las exposiciones por el contrario, persiguen principalmente fines culturales,
educativos, informativos o incluso propagandísticos por encima de los meramente comerciales.
Su celebración suele ser puntual y con frecuencia son itinerantes.

Lanzamientos de novedades. Son eventos en los que el objetivo específico es dar a conocer un
nuevo producto, servicio o línea a un público objetivo determinado pero que pueden buscar
otros objetivos estratégicos de comunicación como son generar notoriedad para conseguir
apariciones en los medios de comunicación o afianzar la imagen corporativa.

Se trata de eventos de muy diversa índole ya que pueden ser desde grandes eventos a eventos
pequeños, dirigidos de forma genérica a diversos tipos de públicos o dirigidos a un público
objetivo (en cuyo caso habrá que diferenciar diferentes eventos para diferentes públicos

40
objetivos, por ejemplo un evento para presentar la novedad a los medios de comunicación, al
público interno, a los consumidores potenciales,..)

Road shows o eventos itinerantes. Pertenecientes a tipologías de eventos relacionados con

objetivos comerciales, promocionales y de lanzamiento de novedades, son eventos que se
realizan en diferentes puntos geográficos de manera consecutiva, dirigidos al mismo tipo de
público. Su mayor ventaja es el abaratamiento de costes pero, el hecho de responder a eventos
itinerantes ayuda a crear interés a través de la expectación así como a conseguir cobertura
mediática.

Jornadas de puertas abiertas y visitas a instalaciones. Son eventos en los que la entidad abre
alguna de sus instalaciones a públicos distintos para que sean visitadas. Se pueden dirigir a
públicos muy diversos: familiares de los trabajadores, medios de comunicación, comunidad,
prescriptores,… y pueden responder a un acontecimiento especial o encontrarse dentro de las
estrategias comunicativas habituales (por ejemplo, los centros educativos realizan al inicio de
la época de matriculación jornadas de puertas abiertas).

Las visitas a instalaciones son habituales para aquellas entidades con procesos de producción
interesante, como las bodegas, las empresas de alimentación o bebida o las entidades con
relevancia en la comunidad donde, suelen reservarse días concretos para las visitas de grupos,
por ejemplo, grupos de escolares.

Mientras que las jornadas de puertas abiertas son eventos menos estructurados y con un
carácter ocasional, las visitas son eventos más estructurados, se dirigen a colectivos más
pequeños, previamente convocados en un día y hora concreto y son guiados a través de toda la
visita por un representante de la entidad.

Ruedas o conferencias de prensa. Este tipo de evento consiste en convocar a los

representantes de los medios de comunicación para ofrecerles una información suficientemente
importante como para ser noticiable. Una rueda de prensa solo debe organizarse cuando se está
en condiciones de ofrecer información relevante y consolidada. No debe diseñarse un evento de
estas características si la información que se ofrece puede ser enviada a través de, por ejemplo,
un comunicado o nota de prensa. La principal justificación para convocar una conferencia de
prensa es enseñar objetos tangibles o cuando la importancia del tema probablemente hará
formular preguntas a los periodistas presentes. Uno de los aspectos claves de este tipo de

41
evento es la convocatoria ya que, en general, los periodistas y medios de comunicación son un
público muy solicitado por lo que es necesario mantener contactos previos personalizados.

Eventos de repercusión mediática o evento de publicity. Aunque, a priori, todos los eventos
son noticiables, se denominan como eventos de publicity aquellos eventos cuyo principal
objetivo es generar cobertura mediática o difusión a través del rumor o el boca a boca. Esta
cobertura o se puede conseguir a través del uso de tácticas externas, como la participación de
celebridades (famosos o autoridades), la utilización de tácticas controvertidas o impactantes
(por ejemplo el humor o la sorpresa) o en base al propio mensaje que se difunde, por ejemplo
la participación en causas sociales y benéficas o logros en materia de innovación y desarrollo
de impacto social. Es decir, el evento puede ser noticiable por el evento en sí, por los asistentes
al evento o por la información que en el evento se transmite.

Eventos institucionales o protocolarios. Se trata de aquellos eventos que se caracterizan por la

asistencia de autoridades, requieren una mayor solemnidad y exigen la aplicación de las
normas de protocolo. En estos tipos de evento se dispone, habitualmente, de la atención de los
medios de comunicación. Son característicos de inauguraciones, aniversarios o visitas de
autoridades. Los eventos protocolarios suelen estar acompañados de un evento social posterior,
donde se suele perder solemnidad.

Eventos de motivación y eventos de incentivos. Evento no son exactamente iguales, son

conceptos muy similares. Los eventos de incentivo, por definición, son eventos que se ofrecen
como un premio en sí mismo. Son eventos dirigidos a los recursos internos de la entidad
(normalmente fuerzas de venta) que son utilizados habitualmente como una recompensa a unos
objetivos alcanzados. Deben combinar propuestas de comunicación corporativa que de forma al
evento en sí, ya que si no se estaría hablando de una gratificación o premio y no de un evento
de incentivo. Es decir, los eventos de incentivos han de ser a medida, personalizados, repletos
de detalles singulares y difíciles de realizar de forma individual, incluyendo actividades
originales y adecuadas a los participantes.

Actualmente este tipo de eventos están cambiando, tanto por ahorro de costes como por imagen
y, la presencia de viajes de incentivos exclusivamente es cada vez menor. Como consecuencia
se están consolidando un tipo de eventos, los llamados meetincentives o concentives, donde se
combinan eventos tipificados como reunión o eventos sociales con la participación en
actividades experienciales o de entretenimiento.

42
Una de las fórmulas más actuales son los Outdoor Training, que aparecen como variable o
complemento al tradicional viaje de incentivos y que pueden definirse como una herramienta
de formación que se basa en la metodología del Aprendizaje Experiencial, puesto que se
desarrolla mediante actividades donde el aprendizaje se produce a través del análisis de la
experiencia.
El outdoor training se desarrolla al aire libre y se compone de una secuencia lógica de
actividades de las que se extraen conclusiones con proyección directa e inmediata en el entorno
de la organización empresarial.

Se trata de programas diseñados especialmente para equipos reducidos de profesionales que

combinan actividades al aire libre con sesiones de reflexión para potenciar a través de la
práctica y la experiencia, la forma de actuar y pensar de los participantes, incidiendo en los
aspectos del grupo que sean necesarios reforzar: actitudes de liderazgo, toma de decisiones,
trabajo en equipo, superación personal, aumentar la motivación hacia los objetivos de conjunto
de la organización, poner en práctica la comunicación efectiva, impulsar una cultura de mejora
y aprendizaje, etc...

Los eventos de motivación son eventos que se dirigen al público interno y buscan compartir
experiencias con la entidad así como cohesionar los equipos. Es el carácter excepcional del
evento así como su carácter presencial el que permite la receptividad de los públicos asistentes
funcionando como apoyo a la motivación y donde el objetivo estratégico de comunicación es
reforzar la imagen e identidad corporativa. Los eventos de motivación tienen que estar
integrados con otras herramientas dentro de una estrategia de comunicación interna. Los
eventos de motivación se apoyan en los siguientes factores esenciales:

• Conocer los intereses y necesidades de la audiencia. Aunque cualquier evento parte del
conocimiento del público objetivo y de los objetivos que se quieren conseguir, si el
objetivo es la motivación es básico conocer los deseos objetivos y subjetivos de los
participantes.
• Creatividad. Si bien en los eventos el factor sorpresa es algo básico, en los eventos de
motivación es primordial para que el público se sienta especial y pueda motivarse en
el proyecto de la entidad.
• Altas dosis de interactividad y participación. Al contrario que en otros tipos de
eventos, los eventos de motivación requieren mayores niveles de participación y
comunicación interpersonal. Así, el evento motivacional tiene que ser muy
participativo y basarse en actividades. Igualmente, la diversión es un factor importante

43
 ya que además de facilitar el aprendizaje, potenciar la creatividad y generar recuerdos
con más facilidad, favorece las relaciones interpersonales que ayudan a la motivación.
• Seguimiento y comunicación post-evento. El objetivo de la motivación requiere
mantener la experiencia del evento en el recuerdo y, por tanto, acciones de
comunicación posterior al mismo como la entrega de conclusiones, la realización de
videos, reseñas y fotografías en herramientas de comunicación interna,… aumentan la
efectividad de los eventos de motivación.

Eventos de hospitalidad en un evento patrocinado. Se trata de una tipología de eventos

asociada a un patrocinio y en el cual, dentro de las condiciones del patrocinio de un
determinado evento (habitualmente cultural o deportivo) se incluye una zona en exclusiva para
la entidad que patrocina el evento en sí. Los eventos de hospitalidad tienen por objetivo
atender, de una manera diferenciada y personalizada a los invitados Ejemplos de este tipo de
evento son las carpas VIP o los palcos especiales. Lo más importante en la gestión de este tipo
de eventos es el trato personalizado y la elección del evento a patrocinar.

Eventos deportivos y eventos culturales. Son eventos que proponen experiencias deportivas o
culturales (conciertos, exposiciones, concursos artísticos,…) en los que la entidad que los
organiza, que puede ser o bien pública, o privada o mixta, los utiliza tanto para la construcción
de imagen corporativa como para la difusión. Frente al patrocinio o esponsorización de este
tipo de eventos, la tendencia actual es diseñar este tipo de eventos de forma personalizada y
adaptados a la organización y a sus necesidades de comunicación, produciéndose como eventos
propios. Entre los aspectos a tener en cuenta en los eventos culturales, encontramos:

-Calidad: No hace referencia a “algo bueno”, sino a aplicar un criterio de calidad a la

coherencia de la programación.
-Éxito: En este caso, el éxito puede venir definido por un evento tanto con los artistas
comerciales más consumidos como con artistas o agentes culturales desconocidos o de culto.
-Tiempo o periodo: Se trata de que el evento gire en torno a una línea temporal, como música
barroca, una temática de actualidad o el futuro de la lectura.
-Originalidad: La originalidad en un evento se puede lograr por un formato novedoso o una
temática original.
-Recursos económicos: Muchas veces son los que más determinan un evento, y de este criterio
se consideran dos dimensiones: el presupuesto y la rentabilidad.
-Sociedad y educación: Una gran parte de eventos culturales giran en torno a factores sociales
y educativos, debido a la importancia de estos en el desarrollo de una fuerte cultura.

44
-Transversalidad: Son eventos culturales donde se acogen diferentes manifestaciones artísticas
que, normalmente, tratan sobre el mismo tema de interés.

Eventos solidarios. Son eventos organizados para recaudar fondos para una causa social y
benéfica determinada. La causa social o benéfica debe coincidir con la conciencia solidaria del
público al que se dirige el evento para que se produzca una asociación positiva entre la entidad
que organiza el evento y el público, lo que favorece los intereses comunicativos de ésta en
cuanto a posicionamiento de imagen y reputación social. Se trata de eventos en alza, sobre todo
los eventos con causas solidarios o ecológicos.

Eventos de formación. Dirigidos a públicos internos o a públicos externos como pueden ser los
medios de comunicación o prescriptores, los eventos de formación desde el área de
comunicación o relaciones públicas se diseñan como eventos propios o de forma combinada en
otros tipos de eventos. La clave para organizar un buen evento de formación está en conocer a
los asistentes, sus expectativas y sus conocimientos actuales. Se trata de eventos que
responden a fórmulas organizativas muy concretas y dependientes de la duración, el número de
participantes y el tipo de formación (foro, simposio, seminarios, conferencias, talleres, mesas
redondas,…).

Por tanto, como se puede apreciar, no existe una sola clasificación de eventos que seguir,
dependerá de multitud de factores, y el formar parte de una de ellas, no es exclusivo, un
mismo evento podrá formar parte de otras categorías, no son excluyentes entre sí.

Lo que sí se debe tener claro, es que todos los eventos que se organicen, deberán de hacerse
bajo los parámetros de la accesibilidad y la inclusión de todas las personas y públicos con
posibilidad de formar parte del mismo.

6. 1 Los actos oficiales y no oficiales

Los actos públicos, según Carlos Fuente, son los que están abiertos a la participación de
personas ajenas a la organización que los convoca, mientras que los privados cuentan con una
afluencia más reducida y no tienen intención de llegar a la sociedad.

Teniendo en cuenta esta línea, se puede establecer que los actos públicos son aquellos que
tienen una trascendencia pública, cuentan con una representación variada de públicos de
diversas procedencias aunque no necesariamente deben ser multitudinarios ni contar con una

45
gran afluencia de invitados. Por ejemplo, la colocación de una primera piedra de una entidad
pública o privada ya que puede contar con público, en mayor o menor medida, y de diferentes
sectores de la sociedad y puede tener repercusión mediática.

En referencia a los actos privados son los que no tienen una trascendencia pública, se
desarrollan en la esfera íntima de las personas, pueden asistir un gran número de personas, pero
su organización es más informal y no está regida por normas más o menos rígidas como en el
caso de los actos públicos. Por ejemplo, la cena de Navidad de una empresa.

Dentro de los actos públicos se encuentran los oficiales y no oficiales, su diferencia estriba en
que los primeros, los oficiales, están organizados por instituciones públicas o sus
representantes, ya sea a nivel local, regional, autonómico o nacional, mientras que los no
oficiales están organizados por entidades privadas como empresas, asociaciones, iglesia, ONG
o partidos políticos.

En definitiva, los actos públicos oficiales son los costeados por todos, cuentan con presupuesto
oficial, al contrario que los no oficiales.

Los actos públicos oficiales, por lo tanto, son los convocados y organizados por instancias
estatales y administraciones públicas a los que pueden acudir empresas o entidades como co-
organizadoras, patrocinadores o invitados. Sus características son, según Otero Alvarado
(2009):

•Están orientados hacia la consecución de los objetivos generales de la comunidad y

basados en intereses generales.
•Se organizan con recursos económicos, humanos y materiales que son de todos los
ciudadanos, sufragados con los impuestos.
•Se rigen por la normativa legal en vigor, ya sea escrita y de carácter formal (real decreto,
decretos o reglamentos) o no escrita (consuetudinaria).
•En el caso de que asistan como invitados empresas u otras entidades siguen siendo
oficiales y por lo tanto se ordenan según las normas legales, y a los invitados atendiendo a
sus normas propias. También se puede realizar el correspondiente peinado entre las listas de
autoridades y personalidades.

Los actos públicos no oficiales tienen las siguientes características, apuntadas por María Teresa
Otero:

•Están orientados hacia la consecución de objetivos particulares del organismo convocante

y basados en intereses también particulares.

46
 •Se organizan con recursos económicos, humanos y materiales propios de la organización.
•Se rigen por la normativa propia de la entidad convocante, ya sea escrita y de carácter
formal (manuales de estilo, normas de precedencias o reglas ceremoniales) o no escrita
(consuetudinaria).
•En el caso de que asistan como invitados autoridades o instituciones del Estado siguen
siendo actos públicos no oficiales y se ordenan con sus propias reglas, aunque se acude a
las normativas legales de carácter oficial para ordenarlas.

TEMA 2 : Diseño y Organización

de eventos

47
1. El proceso de la organización de eventos

Figura 3. Proceso de organización de un evento. Fuente: politicayprotocolo.com

Podemos distinguir varias etapas en la organización de un evento:

1.1 Pre-evento. Análisis, Diseño y Planificación

Es en esta fase donde se llevarán a cabo todas las tareas necesarias para que el desarrollo del
evento sea correcto, los aspectos fundamentales que deberemos seguir para que el efecto de
nuestro evento sea el deseado.

48
Para comenzar a desarrollarlos, será preciso realizar un análisis situacional, que l implica la
idea de anticipación y se trata de un estudio previo a cualquier otra fase de planificación del
evento de tal manera que se parta de un conocimiento lo más objetivo posible (basado en
hechos y no en opiniones subjetivas). Así, en el análisis situacional será necesario determinar
la existencia de condicionantes que puedan afectar (positiva o negativamente) a la organización
del evento. Los factores externos más importantes que hay que analizar son:
• Factores político-legal, se trata de analizar las leyes o normativas reguladoras que
puedan afectar a la organización del evento por ejemplo: normativas municipales sobre
celebraciones, horarios, ruidos,...

• Factores económicos. Es fundamental analizar los factores económicos que afectan de

manera directa al evento como por ejemplo, el salario medio del personal, los precios de
las instalaciones, las comisiones de los intermediarios,...

• Factores socioculturales y demográficos. Resulta importante analizar las variables

socio- culturales del público objetivo como gustos, tendencias de comportamiento,
estilos de vida,... además de las variables sociales, culturales y ético-religiosas del
entorno del público objetivo. También es importante contar con información
demográfica del público objetivo: edad, sexo, nivel de estudio, ocupación,...

• Factores tecnológicos. Supone analizar y estar al día de las oportunidades que los
avances técnicos suponen para la organización de eventos.

• Factores físicos. Datos del entorno que pueden afectar a la organización del evento
como pueden ser condicionantes climatológicos o geográficos.

• Factores competitivos. Resulta necesario analizar qué otros eventos o acontecimientos

pueden realizarse en las mismas fechas y orientados al mismo público objetivo ya que
cualquier acontecimiento que coincida puede afectar a la asistencia. Por su parte,
también convendría analizar la ocurrencia de otros tipos de eventos que puedan ser
complementarios.

Con respecto a los condicionantes internos de la organización habría que analizar:

• Recursos Humanos. Delimitar cuantitativa y cualitativamente (destrezas y habilidades)

las personas necesarias para la realización del evento, las personas con la que cuenta la
organización, el coste de esas personas y las fórmulas de contrataciones posibles.

49
 • Recursos físicos. El análisis de los recursos físicos hacen referencia a espacios,
instalaciones, herramientas, recursos tecnológicos,... que son necesarios para el evento
así como aquellos que están disponibles por parte de la organización o bien, se trata de
recursos que hay que subcontratar.

• Recursos financieros. Analizar los recursos de financiación con los que cuenta
actualmente la organización así como las posibilidades de conseguir otros recursos
financieros: sponsor, concesiones,...

Una vez realizado el análisis situacional se pueden empezar a tomar decisiones concernientes
al tipo y forma del evento, duración, localización, elementos claves...

De cualquier forma, a medida que se vaya avanzando en el proceso de organización del evento,
esta conceptualización inicial se irá modificando ya que esta primera fase es considerada como
punto de partida.

A continuación, para continuar con el diseño del evento, se deberán tener en cuenta los
siguientes aspectos:
• Why ¿Por qué se realiza el evento? Se detallan las razones que justifican la importancia
y la viabilidad de la realización del evento
• Who ¿Quiénes son las partes implicadas en el evento? Se trata de definir todos los
actores del evento, tanto los directos o internos, como los promotores, equipos de
trabajo, público objetivo,... como los externos o indirectos: medios de comunicación,
políticos,...
• When ¿Cuándo debería ser realizado el evento? Para definir la fecha de realización del
evento se debe tener en cuenta el tiempo necesario para su planificación, las fechas
idóneos según las características socioculturales y demográficas del público objetivo y
las circunstancias temporales más idóneas según climatología u otros eventos. Así, para
seleccionar las fechas del evento se debe tener en cuenta:
o Si hay tiempo suficiente para llevar a cabo las tareas organizativas que se
precisan (se suele recomendar al menos 3 meses de anticipación por cada 100
asistentes)
o Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo
tipo de público.

50
 o Siempre es necesario asegurarse de que no existan conflictos con las fechas de
celebraciones religiosas, fiestas nacionales, regionales o locales.
o Si se trata de sucesivas ediciones seleccionar la fecha tomando como referencias
las ediciones anteriores
• Where ¿Dónde se debe realizar el evento? Para la elección del lugar se deben tener en
cuenta las necesidades organizativas del evento: conviene la sede para esta tipo de
evento?, la accesibilidad y los costes. Es habitual que exista coherencia entre la
identidad del evento y el lugar de realización aunque, y en parte por las posibilidades
técnicas, este es un criterio que cada vez se flexibiliza más, apareciendo como una nota
distintiva de muchos de los eventos la utilización creativa de los espacios. En la
contratación/cesión del espacio se debe tener en cuenta que la organización del evento
requiere disponer del lugar un tiempo antes y un tiempo posterior al evento en sí.

• What ¿Qué contiene el evento o en qué va a consistir? Definiría la tipología del evento
y una primera aproximación al diseño del mismo.

El establecimiento de los objetivos del evento es considerado la pieza clave de la organización

del evento ya que va a permitir fijar los límites y direcciones estratégicas así como sugerir las
necesidades del presupuesto. Todo evento, grande o pequeño, ya sea de una entidad o un
particular, tiene una razón de ser, un motivo, una causa o justificación que responde a la
denominación genérica de objetivos del evento y serán los que establecerán los lineamientos a
seguir.

Será a partir de las respuestas que demos a estas cuestiones cuando podremos comenzar a
desarrollar la estrategia por un lado y la planificación completa por otro. Si hablamos de
estrategia, esta engloba los siguientes aspectos; En qué va a consistir, quienes serán los
invitados y públicos, con que presupuesto contamos y qué objetivos pretendemos conseguir.
Haciendo hincapié en los objetivos a conseguir, estos podrán ser económicos, sociales y
reputacionales (siempre según el tipo de evento que llevemos a cabo, la balanza se inclinara a
conseguir objetivos de un tipo u otro).
Formará parte de la planificación hacer los contactos y elección de proveedores y espacios,
contar con la seguridad necesaria, crear estrategia comunicativa acorde y la difusión a realizar
y por último los procedimientos en cuestión de protocolo a llevar a cabo durante la celebración
del mismo.
Algo que sí recomendamos en la etapa del pre-evento es que se comience con un tiempo
prudencial, acorde y necesario al evento que vamos a realizar. Como mínimo siempre es bueno
contar con al menos 2 meses para organizar todo el trabajo que la posterior ejecución conlleva

51
y no dejar margen a los imprevistos que puedan sucederse (éstos siempre estarán presentes,
pero son inversamente proporcionales al tiempo y a la preparación del mismo).

1.1.1 Diseño de experiencias en los eventos

Siguiendo a Wood (2006), vamos a distinguir tres fases en el diseño de la experiencia del
evento ( Masterman y Wood 2006: 218):

• Diseño de la convocatoria. En un primer momento, el público objetivo tiene que ser

invitado a tomar parte.

Habrá que diseñar la convocatoria del evento, de tal forma que se consiga atraer a los
asistentes. Hay que hacerles ver la posibilidad de vivir una experiencia interesante para
ellos y que solo se puede vivir una vez. Esta es la única manera de conseguir que los
asistentes acudan voluntariamente y atraídos por la experiencia propuesta.

Para ello se cuenta con los medios tradicionales: invitaciones personalizadas enviadas
por correo o e-mail; o, convocatoria en los medios de comunicación de masas. Pero,
también se pueden utilizar otros nuevos medios digitales, como Internet, redes sociales,
u otro tipo de webs. Así como por sms, vía multimedia, u otras herramientas digitales.

• Diseño de la Experiencia durante el Evento. Esta segunda fase consiste en el diseño

la experiencia en sí misma. Es el momento en que el público objetivo, que respondió a
la invitación, está emocionalmente enganchado con la marca.

Para diseñar la experiencia durante el evento, se cuenta con una serie de recursos, que
habrá que utilizar de forma creativa. Estos recursos, se analizaran mas adelante.

• Diseño de la Difusión de la Experiencia. En esta etapa se tratará de sacar el máximo

partido a la experiencia de los participantes, y no participantes. Se tratará de conseguir
una mayor amplitud del mensaje. Es probable que los participantes sean un grupo
relativamente pequeño y que el evento pueda suponer un presupuesto elevado. Por
tanto, se tratará de expandir al máximo la comunicación sobre la “experiencia”, a otros
grupos de interés.

Además, se pueden utilizar estas herramientas de comunicación, para que la experiencia

perdure en la mente de los participantes.

En esta etapa, cada vez más, se utilizan herramientas digitales. Es frecuente enviar a los
asistentes, a través de su e-mail imágenes o videos grabados durante el evento, o incluso

52
 diseñar un video-resumen de la experiencia del evento y difundirlo en Internet. Se
puede, también, generar campañas de marketing viral, a partir del envío de imágenes o
videos de la experiencia del evento.

1.1.2 Factores que interactúan en el diseño del evento

El diseño de eventos dependerá a su vez de 4 factores:
• Presupuesto: dependiendo del presupuesto con el que se cuente, se podrán realizar
mayores inversiones en tecnología, catering u otros aspectos que veamos necesarios
para nuestro evento.
• Público: no es lo mismo organizar un evento de temática cultural, que uno tecnológico,
al igual que uno dedicado a niños y otro a personas mayores. El evento deberá de
organizarse acorde al público al que se dirige, siempre teniendo en mente la
accesibilidad.
• Tiempo: referencia al tiempo habrá eventos que tengan una duración mayor que otros.
Por lo que existen muchas diferencias entre la celebración de un evento que dure
mediodía a otro de 15 días. Las condiciones meteorológicas también afectan a la
organización de un evento. El organizar al aire libre un evento en noviembre, tendrá un
mayor peligro de probabilidades de que llueva y tener que suspenderlo a si lo
celebramos en julio.
• Dimensión del mismo: tampoco estaremos hablando de las mismas condiciones si
hacemos referencia a un evento en el que se espera la asistencia de 40 personas con otro
en el que se espera una afluencia de público de 50.000.
Todos estos factores influyen decisivamente en el diseño y planificación y organización de un
evento.

1.1.3 Los objetivos en los eventos

En los eventos de comunicación y relaciones públicas, los objetivos cobran una importancia
claves ya que son necesarios para poder comunicar la “misión” (declaración de la finalidad de
la entidad que organiza/promueva el evento y que permite distinguirla y diferenciarla con
respecto a las de- más) a todos los miembros de la entidad y a los colaboradores externos.

En los objetivos se diferencian entre objetivos generales y objetivos específicos.

Los objetivos generales son aquellos que están por encima de los objetivos específicos del
evento en sí y que abarcan de forma amplia los intereses fundamentales de la entidad que
organiza el evento. Se corresponden con las finalidades genéricas del evento. Los objetivos

53
generales pueden ser de varios tipos: formativos-didácticos, promoción, intercambio de
experiencias, refuerzo de relaciones sociales, motivacionales,...

Los objetivos generales se concretan en objetivos específicos, señalando el camino que hay que
seguir para conseguirlos. Indican los objetivos concretos que se quieren conseguir con la
realización del evento para lo cual deben ser formulados de forma que resulten:

• Específicos, es decir, concretar las características de lo que se espera obtener. Por

ejemplo, que el evento genere un aumento de las visitas al municipio, que el evento
genere una experiencia positiva, que el evento genere cobertura mediática en medios
locales,...

• Medibles. Los objetivos deben ser formulados de tal modo que puedan ser
cuantificados. Por ejemplo, que el evento genere un aumento del 15% en las visitas o
que la experiencia del evento sea más positiva de 5 (escala de 0-7) para un 80% de los
participantes.

• Aceptados. Esta característica hace referencia a la necesidad de que se trata de

objetivos que sean compartidos y consensuados entre los responsables de su
consecución. Si los responsables no saben cuáles son los objetivos o no los comparte
puede ser que los esfuerzos se realicen en la dirección equivocada

• Factibles. Los objetivos deben estar dentro de las posibilidades de la organización,

teniendo en cuenta la capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnológicos,
etc.) con los que cuenta, así como la disponibilidad del tiempo necesario para
cumplirlos.

En esta primera fase de conceptualización del evento hay que tener también en cuenta los
objetivos de los asistentes al evento que pueden coincidir o no con los de la entidad
organizadora. Aunque son los objetivos o metas de la entidad organizadora los que condicionan
la planificación, los objetivos de los asistentes no pueden ser menospreciados debiendo ser
éstos tenidos en cuenta para lograr un evento satisfactorio.

Desde esta perspectiva, el análisis del público-objetivo de un evento es esencial para el diseño
del mismo. Hay que conocer cómo son, qué es lo que les gusta, qué información previa
disponen y cuáles son sus expectativas respecto al evento. A mayor conocimiento del público
mayor será la adaptación del evento al mismo y por tanto, se minimizarán las posibilidades de
un fracaso o reacciones imprevistas en el público.

54
Si el público es muy heterogéneo es una labor muy complicada y, en este caso, se debe
encontrar lo que se ha denominado en marketing como “máximo común denominador” es decir,
alguna característica que la gran mayoría del público comparta y que de alguna manera lo
homogenice. Se debe, por tanto, buscar los intereses comunes o las características generales
que nos indiquen las bases de un evento idóneo.

Por tanto, esta etapa abarca desde el germen de la idea a la creación de una propuesta detallada.
Los pasos a seguir dentro de esta primera etapa son los siguientes:
• Definir el objetivo, el tipo y el nombre del evento.

• Nombrar un comité organizador, compuesto por un coordinador general, una comisión

de trabajo, una comisión logística y una comisión encargada de la ejecución del evento.

• Seleccionar fecha y lugar de realización.

• Determinar el número y tipo de público asistente al evento.

• Elaborar un cronograma general de actividades.

• Elaborar un presupuesto.

• Determinar las fuentes de financiación (egresos/ingresos).

• Promoción del evento.

• Selección y captación del personal.

• Contratación de materiales, medios y equipos.

El pre-evento también debe tener en cuenta la estrategia de comunicación a seguir, tanto en

medios convencionales como son televisión, radio y prensa como no convencionales y online,
siempre sin dejar de mirar el presupuesto.
Es importante hacer hincapié en cómo las nuevas tecnologías también han hecho que los
eventos se adapten y evolucionen hasta llegar a la interacción directa con y entre el público
asistente, para ello, será indispensable crear de antemano, las estrategias pertinentes a seguir
durante el evento y fomentar el uso de las redes sociales a los asistentes, aspecto que será de
gran utilidad tras la finalización del mismo.
Por tanto, la etapa del pre-evento debe estar totalmente medida, controlada y no se puede dar
pie a la improvisación ni a que un pequeño error que surja por una falta de previsión, acabe
siendo el protagonista de nuestro esfuerzo y tiempo por poner en marcha un evento.

55
Una de las herramientas más útiles a la hora de llevar a cabo el pre-evento, es la planificación
de tareas a través de un cronograma de Gantt o la utilización de programas informáticos que
controlen la ejecución de tareas.

Gracias a las nuevas tecnologías, aparecen nuevas herramientas que nos ayudan a la hora de
organizar un evento y tener en cuenta hasta el último detalle. La creación de los llamados
software de gestión fomentan la interacción entre los diferentes grupos que se encargan de
gestionar el evento y colaboran en las tareas de supervisión de las tareas por parte del
coordinador principal.

La organización de eventos online sirve para gestionarlos de forma colaborativa y dirigirlo a

los asistentes. Completamente personalizable, su misión es resolver las necesidades de gestión
que su evento pueda plantear. Desde la web del evento hasta la gestión interna de
acreditaciones, reservas y gestión del contenido científico. Su carácter modular y su
flexibilidad nos permiten garantizar la perfecta adaptación a las necesidades específicas
requeridas por cada evento:

• Planificación online de eventos con toma de decisiones rápida y conjunta

• Completamente personalizable para tus eventos específicos.

• Involucra en un mismo lugar a todos los interesados.

• Vista general inmediata del presupuesto de tu evento.

• Cifras en tiempo real del número de registros, sin necesidad de introducir tediosos
datos.

• Todo se almacena en un único lugar, haciendo que sea muy fácil seguirlo tras el evento.

1.1.4 Presupuestación en eventos

La gestión del tiempo es un aspecto primordial en una buena organización de eventos que
deberá ir en consonancia con la utilización adecuada de los recursos a su disposición y la
correcta gestión del presupuesto.
Un presupuesto de eventos se divide en:

56
 -Ingresos: en el caso de tener patrocinadores, dinero generado por exposición comercial,
ventas de productos, petición de créditos bancarios o ser un evento con inscripciones, todo
el dinero entrante hace referencia a este término.

-Gastos: aquellos desembolsos económicos que la organización deba de hacer para la

realización de evento, ya sea para pagos a proveedores, personal u otros conceptos que el
evento conlleve. dependerán de las actividades que se realicen,

-Partidas presupuestarias: las principales son pero se dividirán en gasto de personal,

seguridad, promoción, producción e imprevistos. cada uno de los aspectos entre los cuales
se deberá dividir el presupuesto.

En el caso de los organizadores de eventos, la secretaría técnica es un servicio mínimo a suplir

por el cual deberá de pagar el cliente. A partir de él, se pueden incorporar cuantas prestaciones
consideren oportunas.

Viabilidad y rentabilidad de proyectos

Una vez diseñada la experiencia del evento, el organizador estará capacitado para realizar un
análisis de viabilidad del evento.
En él, se deben analizar qué costes hay que acometer para implementar la experiencia diseñada
y contrastarlos con los recursos disponibles.
Se necesita igualmente evaluar de qué forma se ejecutará el evento ya que es habitual la
necesidad de delegar/subcontratar a profesionales especializados. En el análisis de viabilidad
también es necesario evaluar las necesidades de tiempo.
Esta fase puede ser de decisión interna, es el caso de que el promotor/ejecutor del evento sea la
misma entidad y también de decisión externa, en el caso de que haya que presentar una oferta o
licitación.
La herramienta básica para analizar la viabilidad es el presupuesto, herramienta de
planificación, coordinación y control de funciones que presenta en términos cuantitativos las
actividades a ser realizadas.

Para realizar el análisis de viabilidad, hay que elaborar un presupuesto.

57
La elaboración del presupuesto es un momento clave, ya que la valoración de todos los
elementos que entran en juego en un evento, es bastante complicada.

En ocasiones la organización de presupuestos se convierten en un puzzle al incluir gran

cantidad de elementos.
Existen diferentes formas de poder organizar un presupuesto en eventos:

- Según actividades: conlleva la identificación de todas las tareas necesarias divididas por
temática y así registrar los costes derivados de su ejecución. Esta predican colabora en el
reparto del presupuesto, dando mayor prioridad a aquellas actividades mas importantes.

Según proveedor: consiste en organizar por partidas de coste según los proveedores, lo que
también ayuda a controlar a cada uno de ellos, los pagos que se deben hacer y las formas
estipuladas.

Mixto: la mezcla en el presupuesto de actividades y proveedores, donde se deben calcular los

costes de cada actividad o tarea y el resultado se atribuirá al proveedor que le corresponda.

No se deben olvidar en los presupuestos, la inclusión de una partía específica dedicada a

posibles imprevistos. en la misma línea, los presupuestos no son simples documentos que
combinan planificación, gestión, control, sino que están vivos y requiere ir actualizándolos con
los gastos, beneficios e ingresos.

Teniendo identificados los recursos que se necesitan, que proveedores vamos a elegir para las
tareas y la evaluación económica, el análisis de viabilidad conlleva la evaluación de la
posibilidad de éxito económico del evento sin modificaciones en su planteamiento o por el
contrario, si se necesitan correcciones de desviaciones monetarias.

Los costes del evento se calcularán tras la realización del presupuesto y la elección de
proveedores. Si tras este cálculo nos recursos con los que se cuentan no fuesen suficientes, se
puede optar por dos opciones de rectificación:

58
- Modificar el diseño del evento, adaptándolo al presupuesto disponible real. En este caso la
creatividad es un valor añadido a tener en cuenta, que debería ir en coherencia con cambios en
los objetivos a conseguir y la estrategia creada.

Buscar nuevas formas de ingresos: mediante colaboraciones, ampliando fondos a través de

productos financieros o poniendo a la venta espacios publicitarios, las opciones son múltiples.
Las colaboraciones o patrocinios suelen ser las actividades que mejor funcionan en el caso de
tener que recurrir a un incremento de ingresos.

En ocasiones, hay empresa que ven en el público objetivo del evento a su propio público, por
lo que se interesarán en participar en el evento de alguna manera para dar promoción a su
marca.
En referencia a empresas, también se pueden negociar intercambios de servicios, como por
ejemplo publicidad a cambio de viajes en avión, o del préstamo de coches de alquiler.

En última instancia, otra opción puede ser que el cliente decida incrementar los recursos
económicos para el evento debido a un nuevo planteamiento estratégico que le resulte atractivo
del mismo y que no supongan cambios drásticos en el diseño y planificación el proyecto del
evento total.

En resumen, el análisis de la viabilidad supone la identificación de los recursos que se

necesitan para llevarlo a cabo, la selección de los proveedores mas adecuados a nuestras
necesidades, la evaluación económica de cada partida y su resultado, incluirlo en el
presupuesto. Sin olvidar las posibles correcciones con colaboraciones que están a nuestra
disposición, unido a la creatividad de los responsable sede la organización del mismo.
(Torrents, 2005).

Presupuestos cerrados y presupuestos abiertos y sus características.

59
Los presupuestos cerrados son aquellos que son inamovibles en los que el cliente decidido
hacerse cargo de todo los gastos de la celebración para que los asistentes no tengan que hacer
ningún tipo de abono o tengan costes. Con presupuestos cerrados o no se aceptan
patrocinadores o colaboradores. Se estima una cantidad a gastar en la celebración del evento y
será con ella con la que deberemos trabajar y a la colada atarnos para lograr los objetivos.

Por otro lado un presupuesto abierto es aquel que es flexible variable y que se moverá
atendiendo al número de asistentes, número de cuotas, patrocinadores, esposos etcétera. Este
presupuesto se deberá aplicar a los que ofrezcan un pre o post evento siempre que no estemos
ante un viaje de incentivos. Portando un presupuesto abierto es aquel que contempla la posible
incorporación de otros métodos de financiación como puede ser patrocinios, exposiciones
comerciales e inscripciones.
Uno de los aspectos fundamentales y que debemos conocer de antemano, es el presupuesto que
tenemos para la celebración del mismo. Como hemos visto anteriormente, el objetivo
económico es uno de los más importantes y se puede conseguir equilibrando el presupuesto
inicial con las ayudas, subvenciones y patrocinios que nuestro evento pueda sostener e incluso
mediante el precio de la entrada al mismo.
Aspectos financieros
Aquellos eventos en los que el cliente no contempla que el público no pague ni cuota ni
inscripción no debe tener ningún tipo de problema financiero destacable.
En los eventos en los que sí hay prevista una asistencia de personas que pagan una cuota y por
tanto no se conoce el número total de público, el aspecto financiero más destacable es la
posible generación de deficiencias de liquidez desde que el inicio y la planificación del
proyecto hasta el cobro de la primera cuota, por lo que es conveniente el contar con un crédito
o un dinero anterior para compensar los costes de los que ya se han incurrido las etapas de
planificación y diseño.
La estructura financiera de un evento se puede mejorar mediante recursos ajenos, por ejemplo
los que pueden aportar patrocinadores y colaboradores. En este criterio se incluyen esas ayudas
que pueden realizar las diferentes administraciones para financiar alguno de los actos sociales
que se vayan a realizar durante el evento o parte de ellos.

Un punto a resaltar aquí es que la agencia organizadora como sociedad que es se beneficia de
sus cuentas con la Agencia Pública Tributaria a la hora de hacer sus impuestos, ya que podrá

60
desgravar los intereses que haya pagado en los créditos que ya tenido que solicitar con
entidades financieras aunque formen parte del presupuesto y por tanto de la factura final que
cobrar cliente.
Dentro de la planificación financiera esta la fiscalidad del IVA el cual, cada país tiene un tipo
impositivo diferente en función de sector de actividad, aunque existen excepciones especiales.
En el caso de España el régimen especial del IVA dependerá del tipo de servicio que
necesitemos para el evento podrá o similar entre un 10 y un 21%.
Las leyes que hacen referencia a estos aspectos son:
• 37/1992 de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Real Decreto 1624/1992 y 1619/2012.
• Ley 28/2014 de 27 de noviembre
• Real Decreto 1073/2014 del 19 de diciembre, en vigor desde enero de 2015.

Presupuestos y control presupuestario

El presupuesto es un documento donde aparece reflejado por anticipado el coste de la

realización de un evento.

Es una de las herramientas más importantes a la hora de llevar a cabo un evento, ya que nos
ayuda obtener una visión más clara, amplia y realista de los recursos materiales y financieros
con que contamos para organizar con éxito un evento.

Para elaborar el presupuesto de un evento tenemos que tener en cuenta una planificación
general, a unas necesidades específicas y unos objetivos pre-establecidos.
Una vez establecido las metas y objetivos principales del evento, se empieza a planificar el
presupuesto del mismo.
Para una buena planificación del presupuesto de un evento hay que tener en cuenta los costes
ingresos del mismo. Los costes representan el total de gastos que incurren en el evento y
tenemos dos tipos:

61
a. Costos fijos, son los gastos que debemos cubrir independientemente de la cantidad de
público asistente y son estos:
•Producción, pre-evento, gastos de personal y papelería.
•Difusión, impresión, publicidad y rueda de prensa.
•Diseño, impresión y envío de invitaciones.
•Localización.
•Área y servicio de estacionamiento.
•Equipo técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
•Transporte y alojamiento de invitados.
•Actos de apertura y cierre del evento.
•Traductores e intérpretes si fuera necesario.
•Sistema de inscripción y acreditación.
•Actividades sociales o extras del evento.
•Seguro de equipamiento y personal.
•Servicio de transporte, montaje y desmontaje.

b. Costo variable que depende de la cantidad de invitados o asistentes al evento, entre

ellos:
•Material de acreditación, credenciales, programas, regalos, etc.
•Servicio de catering.
•Personal temporal.
•Equipos informáticos y mobiliarios.
•Gastos bancarios.
•Personal de seguridad y limpieza.

Hay que dejar una partida del presupuesto para situaciones emergentes o imprevistos que
puedan surgir durante la organización del evento. Se recomienda dejar entre un 15% a un 20%
de los ingresos totales. Esto nos dará flexibilidad para llegar al final del evento pudiendo cubrir
cualquier contratiempo.

62
Es aconsejable que en la presentación del presupuesto a los organizadores aparezca en una sola
hoja todo el contenido, ubicando en el encabezamiento el nombre y año del evento, fecha y
hora, número de personas y a continuación empresa, cantidad, precio unitario y el precio total.
Todos los precios deben aparecer con su IVA correspondiente.
A la hora de llevar a cabo el control presupuestario los aspectos a tener en cuenta son:
•Cifrar al detalle los gastos que se estima se van a realizar.
•Fijar las tarifas descripción ofreciendo descuentos por inscripción temprana.
•Elaborar la lista de costos fijos y costes variables del evento.
•Calcular una partida para imprevistos.
•Revisar los gastos del proyecto de forma periódica.

Análisis de costes.

Para la realización de esta función se deben utilizar las partidas de los costes del evento.
La realización de un presupuesto con todos los costes del evento nos servirá para ir viendo el
buen grado del cumplimiento de cada partida y revisar si estamos incurriendo en alguna
desviación económica fuera de lo previsto. Este seguimiento a nivel económico es
indispensable para que el evento acabe bien desde el punto de vista económico.
El siguiente paso dentro del análisis de costes es distribuirlos en fijos y variables para calcular
el punto de equilibrio o umbral de rentabilidad.
Los costes fijos son aquellos que permanecen sin variación a lo largo de todo el evento.
Transporte o alquiler de sede serán un ejemplo de costes fijos.
Los variables son los que pueden conllevar algún tipo de variación durante la organización del
evento, como el catering, intérpretes…variarán dependiendo del número de asistentes que
tengamos.
Para el análisis de costes, podemos calcular los siguientes conceptos:

Concepto Fórmula Resultado

63
 Si el resultado que
obtenemos es un
Ingresos
Rentabilidad número positivo,
totales –
del evento podemos decir que ha
Costes totales
sido un evento
rentable.

Es el punto de
Ingresos equilibrio, donde el
Punto de totales – evento estará
equilibrio costes totales= equilibrado
0 económicamente, sin
pérdidas ni ganancias.

El numero resultante
será el mínimo de
Costes Fijos /
asistentes que
(1-(Costes
Asistentes necesitaremos en el
variables por
mínimos a evento para llegar al
persona/Precio
evento punto de equilibrio. A
por
partir de ese número,
inscripción))
los ingresos serán
ganancias.

Margen de beneficio

La política económica a seguir para poder conseguir un margen de beneficio en la agencia

puede variar entre los siguientes cuatro:
Dependiendo de diferentes aspectos como la competencia o la etapa empresarial de la empresa
organizadora, podemos decir que la estrategia de precios se decidirán cuatro grandes conceptos
del margen:
•Lograr retorno de la inversión alcanzando el mayor margen económico posible para el
organizador.
•Asegurar un beneficio con un margen empresarial pequeño.
•Asegurar los costes de explotación de la agencia cubriendo el costo del producto y los
cortes generales de la agencia.
•Cubrir costes de productos servicios.

64
 Se debe buscar la oportunidad de no cubrir con la facturación únicamente los costes del
producto ya que de cierta manera nos está costando tener organización del evento. Este tipo de
política de precio sólo se puede aplicar en casos concretos, o en alguna campaña de
lanzamiento pero nunca mantenerlo durante un tiempo prolongado.

1.1.3 Gestión de colaboraciones y patrocinio

Es en estos días, en los que la consecución de recursos económicos se prevén complicados, es

necesario buscar organizaciones que puedan estar interesadas en participar en el evento, ya que
recordemos, es una de las herramientas de comunicación mas efectivas y la visibilidad que
aporta al público al que va dirigido y los asistentes, y que tiene retorno de la inversión.
Hay que saber buscar aquellas organizaciones que, en coherencia con la temática y tipo de
evento, pueden estar interesadas en mostrarse en este escaparate para captar clientes.

¿Qué es un patrocinio? En el ámbito de los eventos, es la colaboración entre empresas o

instituciones mediante ayuda económica o de otro tipo con fines publicitarios para la
celebración de un determinado acto.

Es importante resaltar que las formas de patrocinio en eventos, también han sufrido algunos
cambios, adaptándose a los nuevos tiempos:
• Patrocinio económico: el conocido de toda la vida, donde se negocia una cantidad de
dinero a cambio de publicidad en el evento, en sus plataformas publicitarias.
• Patrocinio material: este es una de las formas más generalizadas actualmente, donde el
patrocinio se encuentra en colaborar entregando productos de la empresa para su
consumo en el evento, proporcionar los espacios donde se celebrará, prestando material
que sirva de ayuda en la consecución del evento. Todo a cambio de publicidad de su
empresa o institución
• Patrocinio humano: aquí lo importante es la colaboración de personas a la hora de
organizar y celebrar el evento. Azafatos, voluntarios, expertos técnicos etc…todos
aquellos especialistas que consideren pueden ayudar a cambio de publicidad o de un
certificado de participación
• Patrocinio mixto: Donde se pueden dar dos tipos de las anteriores por parte de una
empresa o institución.
Hay que tener en cuenta que a la hora de ponerse en marcha y organizar cualquier evento, hay
que ser coherentes con los patrocinios que se necesitan. Debe existir concordancia entre los

65
patrocinios y la temática y dirigirse a aquellas firmas que se encuentren situadas en el mismo
sector temático.

La forma más popular de ofrecer patrocinios es a través de la creación de un dossier donde se

expongan diferentes tipos de éstos, que contemple cada uno de ellos, junto con una
presentación del evento, y que beneficios tendría para la organización participar en el mismo.

Existen casos, en los que ese patrocinio en especie o colaboración, podemos pedirla
directamente a través de una reunión con la persona responsable de proyectos del mismo, al
cual nos acercaremos, preguntando por la posibilidad de poder colaborar en el evento con el
elemento que hayamos determinado previamente.
La semejanza entre patrocinador y colaborador es cada vez más acusada, siendo la cooperación
organizativa y la realización de pequeñas aportaciones, sea en especie o monetaria, las que
priman en la puesta en marcha de cualquier evento para cumplir el mismo objetivo; la
consecución exitosa del mismo.

La coordinación con instituciones.

El rol de las instituciones como colaboradores, organizadores o patrocinadores organizadoras
es importante, porque generalmente le dan la imagen al evento. Por ejemplo si son
instituciones que ya han realizado eventos exitosos en el pasado, los participantes asistirán por
la reputación e imagen consolidada.
Las instituciones, suelen ser unos patrocinadores especialmente sensibles, siempre y cuando
sea en especie, como la cesión de alguna espacio municipal, poder colocar publicidad del
evento en un medio determinado o lugar, ayuda con los medios de comunicación.

La experiencia que se tiene con este tipo de apoyo es que estas instituciones, mediante un
representante, forman parte de un comité organizador. Asimismo ofrecen su asesoría técnica y/
o apoyo financiero, como lo acuerden con la entidad organizadora principal, sin perder el
enfoque de que el patrocinio o colaboración que s realice, deberá tener un efecto positivo en el
desarrollo del mercado local.

Una opción importante que se recomienda es la especificación en el presupuesto general del

evento de la donación económica o en especia que cada institución, organización o empresa
realiza, junto con los requerimientos específicos de cada uno de ellos a los que se llegó en la
negociación (presencia de logos de cada organización participante, entrevistas, etcétera.).

66
La creación de varios paquetes de patrocinio, donde cada uno aglutine unas contraprestaciones
determinadas a cambio de una suma de dinero que se estime oportuna o a cambio de una
contraprestación en especie en el evento es la fórmula habitual de trabajar con patrocinios. Se
suelen utilizar nombres como oro, plata y bronce, a, b o c,…e incluso nombres que vayan
referidos al público objetivo del evento, lo que hace mayor exclusividad a quienes opten por
ellos.

La llamada responsabilidad social corporativa RSC también forma parte de los patrocinios, y
colaboración por parte de las organizaciones, ya que ayuda a aumentar la imagen de la misma,
la reputación y sintonía con la audiencia que acude al evento, una especie de empatía empresa/
asistentes.
A la hora de ofrecer patrocinio se deben optar por empresas de diferentes sectores, pero
también aplicando el sentido común, si conseguimos un patrocinio de un hotel, o una compañía
telefónica, su idea es diferenciarse de las demás, por lo que no se debe poner a la competencia
directa en el mismo espacio.

Dependiendo del evento, podrás aglutinar varias empresa de la competencia en un mismo

evento, pero también se puede firmar convenios de exclusividad, dando mayor diferenciación.

Algunos de los consejos que se dan para la consecución de patrocinio en los eventos son:
• Hacer checklist y presupuesto de nuestro evento.
• Investigar que empresas nos interesan, en coherencia con el evento y no pisarlas todas.
• Crear diferentes paquetes de patrocinio escalonado, nombre creativo, pasar de lo
tradicional.
• Hacer una presentación visual y seguimiento posterior, con tiempo suficiente.
• No ofrecerlos todos, solo el más adecuado para esa organización.
• Si conseguimos el patrocinio, realizar un contrato por ambas partes.
• Dar trato de atención en el evento, en definitiva podemos llevarlo a cabo gracias a ellos.
• Ayudar a las organizaciones a conseguir su objetivo con el patrocinio; suele ser RSC
como estrategia de comunicación, promocionarse o aumentar los contactos.
• Cuida y fidelizar para el futuro a los patrocinadores.
• Aporta el post briefing con los datos del evento.
• Ser profesionales.

67
1.2 Evento: plan operativo e implementación
Es la etapa más conocida y la que mayor percepción social tiene en la sociedad; hacemos
referencia al día de celebración de nuestro evento, el momento para el que nos hemos estado
preparando. Es en esta fase donde el protocolo y el ceremonial si lo hubiera, hará presencia.
Plan operativo

Se trata de una fase clave en la organización de eventos y consiste en identificar, al detalle,

todas las necesidades, para realizar un plan de acción de todos los aspectos de coordinación y
ejecución, desde los más importantes hasta los mínimos detalles. Es el paso previo a la
ejecución efectiva del evento.

El plan operativo se configura así como el documento de referencia donde se incluye toda la
información necesaria para la producción del evento. Para llevar a cabo el plan operativo es
necesario identificar las necesidades (a partir del proyecto del evento y del presupuesto,
identificando el tiempo y los recursos), armonizar las tareas (definir cuándo ejecutar cada tarea,
qué tareas se pueden simultanear y cuáles se encuentran condicionadas por otras) y asignar
responsabilidades.

Los contenidos fundamentales para un plan operativo de un evento son:

• Plan General de Acciones, donde se incluyen todas las actividades del evento
detalladas al máximo y con un orden secuencial.

• Presupuesto completo. Se incluyen tanto los costes detallados de cada partida

presupuestaria como los proveedores que hayan sido necesarios contratar especificando
trabajo concreto, plazos de entrega y precio convenido.

• Calendario de Producción o Cronograma. Relación secuenciada cronológica en la

que figuren todas las tareas a realizar, su duración y los responsables de cada tarea.

Generalmente se trabaja con dos responsables de producción, el productor técnico y el

productor logístico.

El productor técnico tiene como función conseguir la infraestructura técnica del evento: los
equipos para iluminación, los equipos para amplificación, equipos de proyección, escenarios,
stands,... así como coordinar y supervisar al personal técnico responsable de la infraestructura
del evento.

El productor logístico tiene como función la de conseguir y controlar los servicios de atención
y bienestar de los asistentes y participantes en el evento. Ejemplo de estos servicios son los

68
traslados y alojamientos de artistas o conferenciantes, catering, transportes, alojamientos,
personal para acomodación, seguridad, información,... Asimismo, el productor logístico tiene
por función la de establecer las relaciones necesarias con las entidades comprometidas para la
consecución de permisos y se encargará específicamente de obtener la resolución de permisos
según el marco jurídico existente.

Cabe destacar que esta estructura de producción es la más usual, aunque puede variar por
factores de recursos o si se trata de un mega evento, donde se diversifican en comités
(organizador y ejecutivo) y en áreas de producción (área técnica, área administrativa, área de
información, comunicación e imagen, área de protocolo, área de alojamiento, restauración y
transporte y área de infraestructura).

• Directorio. Lista de contactos de todas las personas implicadas en el evento.

• Descripción del lugar. Se incluyen planos de distribución e información adicional

sobre accesos, seguridad, materiales disponibles,...

• Lista de invitados. En la medida de lo posible y según eventos, se debe especificar

datos de invitados, horas de llegada y salida, requerimientos especiales de algunos
invitados como discapacidad, alimentación especial, trato VIP,...

• Información adicional, según el tipo de evento por ejemplo, distribución de invitados

en comida, lista de menús, órdenes de trabajo,...

1.2.1 Implementación del evento

Se trata de la fase de “puesta en marcha” y en ella, se aplica el plan operativo en base a la
ejecución de las diferentes tareas secuenciales planificadas. A medida que estas tareas se van
ejecutando se irán corrigiendo las incidencias surgidas aunque, si el plan operativo se ha
realizado correctamente tan solo se tratara de ajustes.

En la implementación del evento y, teniendo como guía el plan operativo, cada responsable
debe ejecutar sus tareas, cumplir los calendarios y el presupuesto asignado y, si el plan se
modifica deberá ser comunicado al resto el equipo. Si todas las fases anteriores del proceso
están bien realizadas, la fase de implementación sólo supone la coordinación y control de las
tareas previamente planificadas.

Cabe decir que su gestión de manera óptima dependerá totalmente de los pasos que se hayan
dado meticulosamente en la etapa anterior. Será en lo que dure nuestro evento, donde
deberemos mostrar nuestras aptitudes comunicativas y la asimilación de la importancia de los

69
detalles con nuestro público asistente. La amabilidad, el respeto, la educación y la previsión
serán los valores visibles de un trabajo bien hecho.
Durante el evento, podremos descubrir si hemos fallado en algún aspecto, qué podemos
mejorar para futuras ediciones u otros eventos, empatizar con las emociones y sensaciones que
el público asistente tiene, en definitiva, ponernos a disposición del público y de las
necesidades que durante el evento, éstos puedan tener.
Será indispensable crear y guardar material audiovisual in situ del mismo a través de videos,
entrevistas, fotografías y la interacción del público a través de las redes sociales, al igual que si
nuestro evento lo requiere, las apariciones en medios tradicionales.
En esta etapa se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre-evento.
Los pasos a seguir son:
• Recepción de los participantes, traslado y alojamiento.

• Registro de los participantes.

• Realización de los actos de inauguración.

• Cóctel de Bienvenida.

• Implantación del Programa General de Actividades.

• Clausura del Evento.

• Realización Evento Social de Despedida.

Para el evento, es necesario establecer una escalera o programa, en el que se reflejen todos los
puntos que se van a desarrollar durante el mismo, con las horas exactas de comienzo y final y
las personas responsables de cada una de ellas.

1.2.2.Inauguraciones y Clausuras
La inauguración es considerada en todos los eventos como un gran acontecimiento y para ello
se planifica junto a actividades especiales ya que tienen como objetivo causar impacto en el
público asistente. Asisten las entidades patrocinadoras, las autoridades, el sector de referencia
para el evento,... y por tanto se considera como una actividad comunicacional con un margen
de error mínimo y por ello es muy importante el cuidado de los detalles.

En las inauguraciones y en especial durante todo el tiempo del evento es importante identificar
a los asistentes especiales e invitarlos de manera diferencial. Para ello, hay que considerar la
realización de una carta formal de invitación para todas las autoridades involucradas y un brief

70
(información, memoria, informe) para los medios invitados, que se debe adjuntar a la
invitación.

La clausura, considerada igualmente un evento en sí misma suele contar también con personal
relevante, los patrocinadores, las autoridades,... Habitualmente las clausuras, al igual que las
inauguraciones suelen contar con dos partes claramente diferenciadas: el acto en sí que cierra o
inaugura el evento y una cena o copa de gala. Al igual que la inauguración, se consideran actos
solemnes y por lo general exigen aplicar medidas protocolarias específicas al tipo de evento y
personalidades asistentes.

1.2.3 Supervisión y control del evento

La supervisión es la revisión del trabajo que se realiza en el evento, sobre las actividades
establecidas y su plazo, para controlar que se cumple lo planificado. una tarea realizada por
responsables del comité organizador, y el jefe de cada uno de los comités, con el fin de
verificar que las actividades se hablen eficazmente y de manera rentable para todo el proceso.
• Fechas de cumplimiento.
• Gestión de personal, relación con proveedores.
• Atención al cliente, estabilidad presupuestaria.
• Control de calidad de todos los procesos que se llevan a cabo desde que se diseña el
evento hasta que se analiza.
Dentro de las comisiones de trabajo existe un equipo que estará encargado de la supervisión del
control de que el desarrollo del evento se realice correctamente. El responsable deberá
mantenerse relajado Y controlar los movimientos del equipo que trabaja en éste, trasmitir
tranquilidad y seguridad y procurar para adelantarse a esos pequeños momentos críticos que
prevea pueden tener lugar Durante la celebración del mismo.
El supervisor debe de diseñar que contra partidas deberá poner en funcionamiento o que decir
decisiones tomar en cada caso en el caso de que exista algún tipo de improviso. La experiencia
acumulada por la persona encargada de esto para un papel indispensable en la realización de
esta tarea sobre todo debido a los posibles imprevistos que puedan surgir.
El supervisor no puedo dejar a lazar ningún tipo de tarea: presentaciones de ponentes, la
recepción, la preparación de las salas, decoración, aguas etc. Todo debe estar revisado Y haber
instruido al personal de apoyo.

71
Si la organización ha realizado una planificación en profundidad no deben de surgir
inconvenientes a última hora, pero en el caso de que algún imprevisto aparezca, siempre se
aconseja utilizar un porcentaje del presupuesto a intentar paliar estos esas circunstancias.

1.3 Post- Evento

Esta última etapa es en muchas ocasiones obviada en los eventos, cuando en realidad es la más
importante, ya que es la que te ayudará a saber si se han cumplido los objetivos del evento.

En esta última etapa de un evento se hace una recopilación de todas las acciones realizadas que
ayuda a la evaluación del mismo.

Impactos en medios online, pago a proveedores, estadísticas de asistencia, etc…

Centrándonos en la última fase, el post evento, debemos fijarnos en la importancia tanto de

llevarlo como de saber cómo realizarlo, ya que será en este momento, cuando podremos
conocer de primera mano la repercusión de nuestro evento tanto en medios (si fuera un evento
abierto a los mismos) como en los propios asistentes y también en redes sociales, herramienta
que se ha convertido en la reina de la medición del retorno de inversión en muchas ocasiones
en nuestro sector.

Recordar que todos los resultados que obtengamos del mismo, deberemos incluirlo en un
informe final que nos sirva para poder comparar en el caso de que sea un evento que se repite
en el tiempo, o para demostrar nuestra efectividad y los buenos o malos resultados de la
celebración del mismo.

1.3.1 Control y evaluación del evento

El objetivo de esta etapa es determinar si el evento se ha desarrollado de acuerdo a lo
proyectado y si se han alcanzado los objetivos propuestos.

Se diferencia una función de control y una función de evaluación.

Función de control. Durante todas las fases de producción e implementación y durante la

celebración del evento en sí, es conveniente el uso de listas de control para confirmar que las
actividades planificadas se están llevando a cabo. Las listas de control deben incluir todas las
actividades divididas según las distintas comisiones de trabajo.

Además de las listas de control por comisiones se realiza un control presupuestario que
permite conocer los desajustes o desviaciones sobre lo previsto y la toma oportuna de medidas
o acciones correctoras. Para garantizar el control y seguimiento presupuestario es necesario:

72
 • Comparar lo realmente ocurrido con lo planificado mediante el cálculo de la desviación
real producida, es decir, mediante la liquidación del presupuesto.

• Analizar las desviaciones, es decir, no sólo calcular la desviación, sino intentar

identificar las causas de la misma, así como las posibles implicaciones o consecuencias
de estas desviaciones en la marcha del proceso (Es importante tener presente que los
motivos de estas desviaciones pueden obedecer a aspectos no previstos, que escapan al
control de los responsables de la gestión del mismo).

• Tomar decisiones respecto a las posibles medidas correctoras que permitan mejorar la
gestión económico-financiera y en definitiva, adecuar el evento a lo planificado.

Función de evaluación. La evaluación sirve para analizar el resultado final del evento y su
adecuación a los objetivos previstos. Los indicadores que, con carácter general son tenidos en
cuenta para la evaluación de un evento son: asistencia, cobertura mediática y satisfacción.

La satisfacción de los participantes a un evento suele medirse a través de un cuestionario,

formulado durante el evento o mediante encuesta vía internet o telefónica inmediatamente
después.

• Tabulación de las encuestas de evaluación. Control de calidad.

• Informe final de cada comité, indicando resultados, objetivos alcanzados, metas

logradas y opinión general.

• Informe Administrativo:relación de ingresos y gastos

Se considera que para conseguir realizarlo de manera eficiente, debemos distinguir en varias
partes en el post evento, dependiendo de las características de los mismos:

• Repercusión mediática: Conoceremos los datos totales de este tipo, si hemos hecho un
seguimiento previo, durante y después del evento de los medios, comenzando en el
momento en el que comienza a publicitarse por diferentes vías, junto con una eficiente
relación con los mismos y una detallada observación que nos aporte el llamado clipping
completo al 100%. Recordar que justo cuando termina el evento no podemos dejar de
seguir los medios con la noticia del mismo, debemos continuar un tiempo prudencial
después de su celebración.
• Repercusión online: Al igual que en la mediática, debemos realizar la medición desde
que el propio evento se publicita y pasado un tiempo desde su finalización. Existen
muchos mecanismos gratuitos y de pago que nos aportarán datos, mediciones y

73
 conclusiones junto con números de impacto, impresiones, gráficas, personas más
interactivas y un largo etcétera que enriquecerá nuestro informe post evento.
• Repercusión en los asistentes: Es indispensable conocer la opinión de quienes
asistieron a nuestro evento, ya que serán los nos ayuden a conocer nuestros posibles
fallos y aciertos. Debemos hacerlo mediante preguntas directas durante el evento para
saber qué percepción está causando in situ, a través de sus comentarios en redes sociales
mediante palabras clave o hashtag y con cuestionarios posteriores a la celebración, lo
que se llama la opinión en frío.
• Repercusión económica: Será el momento de saldar cuentas pendientes con los
proveedores que nos queden y ver el beneficio aportado por el mismo.

Por último, es esencial que los propios organizadores hagan autocrítica del evento, compartan
sus percepciones, los aspectos que consideran a mejorar o eliminar y posibles ideas de futuro.

Como podéis comprobar, esta fase del post evento es determinante para cualquier profesional,
no dejéis que el cansancio os la arrebate y demostrar vuestra valía con los informes de
resultados que de él se derivan.

Las fases del Post-evento son:

• Recopilación y archivo de la información pertinente el evento (conclusiones; memorias;

información administrativa y académica).

• Opinión y evaluación del evento.

• Agradecimientos a patrocinadores, ponentes y otros colaboradores.

• Cumplimiento de los compromisos adquiridos. Repercusión mediática y on-line del

evento.

• Facturación.

• Pago a proveedores y personal contratado.

• Realización de informe final y conclusiones; ¿Que es mejorable para futuros eventos?

74
1.3.2 La calidad en los eventos

Hablar de calidad es hablar en términos de buen producto o servicio.

Esta palabra está anclada en los llamados procesos, tiene aplicación en los eventos, a la hora
de corroborar si se han conseguido los objetivos y memorabilidad con su implementación.

Determinar las mejores propiedades de un proyecto siempre fieles a la realidad de lo

acontecido, para convertirlo en único y así conseguir diferenciarse de la competencia son
aspectos que se consiguen a través de la gestión de la calidad y su análisis, el cual, también es
esencial al hablar de eventos.

La calidad en eventos, viene regida en la misma planificación, donde para llevar a cabo un
proyecto, se debe tener en cuenta una serie de procesos a seguir que nos llevarán al éxito. Debe
incluir los procesos y actividades que realiza el equipo organizador , determinando las
responsabilidades, los tiempos, los objetivos y las políticas para que con su implementación,
satisfaga las necesidades por las cuales fue puesto en marcha. Podeos consultar la norma UNE-
EN ISO 9000:2005 que es la que nos da algunas claves de este elemento como la creación de
planes de calidad.

Pero hablar de eventos, también es hablar de cambios, de imprevistos y de alteraciones en la

ejecución de este plan por múltiples motivos. Incluso el contexto social, económico y político
del lugar en el que se celebren, repercute en su ejecución.

Puede considerarse que la evaluación del evento y la calidad son lo mismo para eventos, pero
contempla aspectos similares y alguna diferenciación al respecto:

Será en la etapa denominada post evento donde se tengan en cuenta los resultados finales de
ambas etapas. Un momento determinante para poder hablar de desenlace del evento.

La evaluación de un evento supone la creación de balances económicos, informes de

responsables, impacto mediático online y offline y resultados de mecanismos de evaluación por
parte de los públicos. Todo esto, se englobará en un informe final total, en el que también se
deberán contemplar los resultados obtenidos del análisis de la calidad del evento.

75
No existe un evento que cumpla al 100% sus objetivos, siempre contemplarán variaciones, las
cuales, cuando menos oscilantes sean, mas cerca de la consecución del evento exitoso
hablaremos. Para medir la calidad de un evento, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

- Control de las tareas que conllevan todo el proceso de organización y ejecución. El trabajo
en equipo deberá tener personas responsables de toma de decisiones, de informar al comité
de dirección de lo que sucede y tener potestad para poder corregir aquellas desviaciones
surgidas cuanto antes y continuar con el plan estipulado de trabajo. Para ello, las hojas de
control y reuniones periódicas, son los mecanismos mas eficientes para controlar la calidad.
- Conocer la opinión de todas las partes interesadas del evento, es decir, de los públicos con
los que se relacionan, no sólo los asistentes, también proveedores, patrocinadores y del
equipo organizador.
- Comprobar y comparar tras la evaluación, si se han alcanzado o no los objetivos previstos en
la fase de la planificación. Los cuales, cabe recordar que deben ser realistas, específicos y
con limitaciones en tiempo y recursos.
- Analizar las incidencias surgidas y cómo se ha hecho frente a éstas para no incurrir en
alteraciones que influyeran en todo el proceso.

En definitiva, la calidad es necesaria para mejorar tanto en los procesos, la ejecución así como
en la coherencia del mensaje y elementos con los públicos a persuadir con la implementación
del evento, siempre siguiendo el hilo conductor propuesto y el alcance lo mas cercano posible
de los objetivos preestablecidos.

76
Figura 4. Etapas del Evento. Fuente: Política y Protocolo.

77
2. Sostenibilidad y eventos
A nivel general, medidas para la mejora de la sostenibilidad de los eventos son:
o Conocer la legislación o los protocolos existentes en torno a nuestra tipología
de eventos y el medio ambiente.
o Disminuir el impacto ambiental negativo: reducir, reutilizar y reciclar los

78
 residuos, reutilizar materiales de otros eventos anteriores, utilizar elementos
móviles, evitar contaminación acústica,.. Así por ejemplo, cuando no se
pueda optar por medios digitales para difundir la información todo el
material entregado, folletos, documentación, merchandising, así como los
carteles del evento, serán preferiblemente de materiales reciclables o
reutilizables. O por ejemplo, las latas de aluminio son el envase menos
aceptable desde el punto de vista ecológico y por tanto, se puede incluir en
los contratos con las sedes del evento o con los servicios de restauración la
renuncia a las bebidas enlatadas.
o Aumentar el impacto ambiental positivo. Por ejemplo, contratar servicios y/o
personal de la zona donde se desarrolla el evento, uso racional de la energía
eléctrica en las instalaciones que se utilicen para el evento, no climatizar
instalaciones donde se lleven a cabo eventos por encima o por debajo de los
23ºC, utilizar luces de bajo consumo.
o Otros indicadores ejemplos de buenas prácticas en la organización de eventos
sostenibles son primar sedes o espacios con accesibilidad y, para la
contratación de personal de apoyo en la organización del evento valorar
empresas que empleen a colectivos con riesgos de exclusión social, centros
especiales de empleo etc.
.

Para realizar un diagnóstico de los pasos a seguir, según las fases o etapas de un evento
(antes o pre, durante y después o pos - post), se hace necesario contar con las competencias
adecuadas para insertar la dimensión ambiental y propiciar el desarrollo sustentable en el
turismo de reuniones.
De estas consideraciones se desprende que la organización de eventos implica gestionar la
multiplicidad de indicadores y en forma transversal atravesar la dimensión ambiental, así
como el análisis de los procesos que inciden sobre la sustentabilidad, considerando la
diversidad de actores, agentes o públicos y sus intereses.

79
Cuadros 1 y 2: Agentes implicados en la realización de los eventos festivos. Fuente:
Universidad Autónoma de Barcelona (2014). Traducción propia (Gittlein, 2014).

2.1 Responsabilidad Social

Según la Organización Internacional del Trabajo OIT (2006):

80
 La responsabilidad social de la empresa (RSE) es el reflejo de la manera en que las
empresas toman en consideración las repercusiones que tienen sus actividades sobre la
sociedad, y en la que afirman los principios y valores por los que se rigen, tanto en sus
propios métodos y procesos internos como en su relación con los demás actores.
Santana (2015) expresa que un Evento Responsable vincula los objetivos empresariales con los
de las entidades beneficiarias participantes; ello logra reforzar el compromiso, al generar lazos
de unión entre ambas realidades. Asimismo menciona las principales características de los
mismos:
Motivación, fidelización, mejora del clima de la organización, mejora y mayor visibilidad de
la imagen corporativa, generación de vínculos emocionales entre todos los participantes,
desarrollo de capacidades de los empleados, orgullo de pertenencia, difusión mediática, más
competitividad y desarrollo de valores corporativos.
La Responsabilidad Social de los eventos (RSDLE) es el compromiso social y ambiental con la
sociedad en el que deben estar implicadas de una u otra forma todas las partes involucradas en
la organización. Puede aplicarse a un área específica o al evento en su totalidad, que sería lo
óptimo. Es necesaria su presencia en la gestión, en las decisiones, en las prácticas, actividades
y acciones que se llevan a cabo en las reuniones, sean estas de mayor o menor envergadura. La
RSDLE Está compuesta por la:
Responsabilidad Social (RS) que es el respeto hacia la comunidad, inserción social y
accesibilidad en los eventos; la Responsabilidad Social Ambiental (RSA), que trata de las
buenas prácticas y el cuidado del ambiente en relación al evento; la Responsabilidad Ambiental
(RA), se encarga de la aplicación de las normas, leyes y otras normativas asociadas al ambiente
para las reuniones; la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) o Corporativa (RSC), que
define las normas y procedimientos internos para el desarrollo sustentable, que todo
organizador, comité organizador, organización, organismo, institución o empresa, debe
implementar en los eventos que realizan. Esto último no solo para externalizar las prácticas,
acciones o comunicar las mismas, sino para el cuidado y la atención que supone su
aplicación; la Responsabilidad Social Universitaria (RSU) que incluye programas y campañas
solidarias, el voluntariado y políticas específicas de sostenibilidad.
El voluntariado es un factor de análisis complejo en los eventos. Por un lado el componente
económico que considera su reclutamiento para eventos lucrativos; por otro los voluntarios que
realizan tareas para eventos a beneficio, solidarios o gratuitos y/o los que participan en
Organismos No Gubernamentales (ONGs) que no tienen fines de lucro. El voluntariado de
eventos tiende a convertirse en un «voluntariado de listado» o de «base de datos», lo cual nos
remite a una fuerte despersonalización. Los potenciales voluntarios son absolutamente
intercambiables, y su valor se restringe a su «simple» capacidad de trabajo. Una vez

81
incorporado al listado o la base de datos (lo cual expresa una intención, pero en ningún caso un
compromiso firme del potencial voluntario), los organizadores se pondrán en contacto con el
voluntario, que dispone de un margen amplio de libertad para decidir sumarse o no al evento.
Así pues, el evento necesita y reclama la articulación de un «ejército de reserva voluntario».

3. Tipos y esquemas generales de actos y eventos

3.1 Inauguraciones

Si se va a realizar un acto al aire libre, o en un espacio de grandes dimensiones,

deberemos tener en cuenta las siguientes pautas:

La utilización de maquetas y croquis ayudarán al reconocimiento táctil de las zonas y

servirán de apoyo para conocer el lugar.

Los terrenos en los que vayamos a desarrollar los actos que a continuación se detallan,
pueden arreglarse mediante materiales como tablones o añadiendo una capa de tierra
seca, o moqueta (siempre que esté colocada sin burbujas).

Si se ha previsto realizar un recorrido en una inauguración por ejemplo, se debe pensar

en la posibilidad de contar con vehículos especiales para ello.

La organización protocolaria del acto de inauguración sigue en la mayoría de los casos un

esquema muy similar. Los pasos suelen ser los siguientes:

82
 • Recepción de invitados generales.
• Recepción de las autoridades.
• Recepción de la autoridad que preside o el invitado de honor.
• Saludo a la corporación o grupo anfitrión.
• En algunos casos, corte de cinta (aunque cada vez con menos frecuencia).
• Descubrimiento de placa conmemorativa y/o corte de cinta.
• Recorrido por las nuevas instalaciones o el nuevo servicio.
• Acto institucional con discursos por parte del anfitrión y autoridad que preside y,
en algunos casos, de otros representantes de instituciones colaboradoras.
• Firma en el libro de honor, si procede.

• Aperitivo, vino de honor, cóctel, según los casos y la hora.

• Almuerzo o cena (esto último cada vez con menos frecuencia).
• Despedida de las autoridades y de los invitados, con entrega de algún obsequio
de recuerdo.

En el caso de que en cualquier acto se encuentre dentro del cronograma la firma de

alguna documento o convenio donde uno de los protagonistas sea una persona con
discapacidad motriz o visual, se utilizarán tarjetas guías de firma (pueden ser hojas tipo
post-it), o con ayuda del personal auxiliar o azafato, situar la mano del firmante en el lugar
donde deberá quedar reflejada la rúbrica, al igual de que si se trata de varios documentos,
deberá estar atento para ir ayudando a pasar de página y guiar sobre el lugar correcto
donde deben quedar reflejadas.

3.2 Colocación de la primera piedra

En esencia, el acto de colocación de la primera piedra consiste en lo siguiente:

• Recepción a invitados.
• Recepción a autoridades.

83
 • Recepción a la autoridad que presidirá o al invitado de honor.
• Explicaciones a cargo de algún técnico responsable, con las ayudas de paneles,
maquetas, audiovisuales u otros soportes, de las características de la instalación
que se va a construir.
• Acto institucional con discursos por parte del anfitrión y autoridades invitadas.
• Colocación de la primera piedra.
• Aperitivo o cóctel.
• Despedida.

3.3 Presentación de un producto

En este tipo de eventos, el esquema del núcleo central del acto suele ser el siguiente:
• Presentación técnica del hecho que se muestra a cargo del técnico
correspondiente (caso de una entidad privada) o del político y/o técnico
responsable (caso de las instituciones públicas). Esta presentación puede ser
realizada por varias personas de forma consecutiva (uno puede explicar la
investigación, otro el proceso de fabricación, otro su comercialización o
distribución, y así sucesivamente). Sus intervenciones ir acompañadas de
montajes audiovisuales, si se considera oportuno.
• Discursos por parte del anfitrión y autoridades o personalidades a quienes se
les ha pedido dicha intervención.
• Vino de honor o comida.

3.4 Presentación de una publicación

84
El orden del acto, para la presentación de una revista, podría ser el siguiente:

• Intervención del director de la publicación.

• Palabras de un invitado de honor que haga la glosa de la nueva revista.
• Palabras del presidente del grupo editorial.
• Palabras de la autoridad que preside.

En el caso de un libro, el orden sería el siguiente:

• Palabras del editor.

• Intervención del prologuista o glosador de la obra.
• Intervención del autor o autores.
• Discurso de la autoridad o invitado de honor.

3.5 Visitas oficiales a una organización - exposición

El acto se estructura en:

• Recibimiento.
• Momento de bienvenida durante el cual pueden explicarse los aspectos funcionales de
la institución - exposición
• Visita a las instalaciones y, en su caso, saludo a la máxima autoridad
• Si es de un grupo en representación de una entidad pública o privada, encabezado por
algún miembro caracterizado de ésta, puede ofrecérsele el libro de firma para que
quede constancia de su presencia.
• Se puede ofrecer un refresco o un vino de honor, dependiendo de las características
de los visitantes y al final del mismo un recuerdo.

85
• Despedida con las mismas formalidades que a la llegada.

3.6 Entrega de premios

Con independencia de ello, podemos establecer este guión como prototipo de todos:

• Presentación general del acto.

• Glosa sobre el premiado.
• Lectura del texto oficial o acta de concesión del premio.
• Entrega del galardón.
• Palabras del premiado.
• Discurso del representante de la institución promotora.
• Discurso de la autoridad que preside (si es el caso).

3.7 Firmas de convenio - Acuerdos de colaboración

La estructura del acto responde en casi todos los casos a un esquema clásico:
• Llegada de las partes y ubicación de las mismas.
• Lectura completa del texto del acuerdo (si no es excesivamente largo) o de un
resumen del mismo con los aspectos más sobresalientes.
• Proceso de firma.
• Intervenciones de los protagonistas valorando el alcance del acuerdo (si son
muchos se selecciona a alguno de ellos).
• Posible comparecencia ante los medios de comunicación.
• Vino de honor.
• Despedida.

86
3.8 Homenajes

En términos generales, un acto de homenaje responde a una estructura común de acto:

- Recibimiento a los invitados.
- Recibimiento especial a la persona o personas o seres animados homenajeados (si no
es un ser vivo se buscarán fórmulas alternativas en el momento oficial de su concurrencia
en público).
- Acto institucional con guión más o menos como el que sigue:
• Posible proyección audiovisual que recoja los motivos del homenaje.
• Glosa por parte de los promotores o persona que éstos designan.
• Palabras del homenajeado (si son personales o grupales), o del representante
colectivo o institucional, o del propietario o responsable del ser animado no
humano si lo hubiera, o del propietario del bien material)
• Entrega de alguna distinción, regalo o similar.
• Palabras de las autoridades o representantes relevantes presentes en el mismo.
• Cierre del acto por el anfitrión o promotor principal o autoridad que preside.
- Posible descubrimiento de una placa conmemorativa o recordatoria o una escultura o un
retrato de pintura (según las circunstancias).
- Vino de honor.
- Posible comida.
- Despedida.

87
TEMA 3: Seguridad en eventos

88
1. Seguridad en eventos
La seguridad debe suponer uno de los mayores porcentajes del presupuesto del evento, aparte
de ser uno de los objetos más importantes Y que su fallo puede suponer la pérdida de vidas
tanto de asistentes como del equipo que trabaja en él. La seguridad comienza desde la
planificación del evento con la elección del destino la sede y los hoteles en los que navegar los
asistentes. Deberemos valorar si con las medidas respectivas de las sedes la seguridad del
evento será suficiente o deberemos contratar a más personal encargado de esta tarea.
Las precauciones más comunes que se deben tomar con respecto a la seguridad son las
siguientes:
• La transmisión de informaciones y comunicaciones.
• Solicitud de apoyos oficiales definiendo las necesidades que nuestro evento puedo tener
anticipadamente.
• Establecer baremos de seguridad según niveles y perímetros.
• Establecer la ocupación máxima en el mismo momento que puede tener nuestro evento.
• Creación de rutas de flujos de público y señalización correcta.
• Facilitar toda la información precisa a la estructura de seguridad, creada en cuanto rutas,
horarios, personas, sistemas de acreditación, herramientas de control de recursos humanos
económicos etcétera.
• La posible compra de materiales de seguridad de calidad.
• Posibles visitas de prospección y de seguridad en el caso de que vayan asistir autoridades y
personalidades públicas.
• Previsión económica dentro del presupuesto para hacer frente a todas las medidas de
seguridad necesarias.

3.1 Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios.

Uno de los pilares del éxito de un evento radica en la seguridad, tanto de los asistentes como de
los ponentes y el equipo que trabaja en él. Por ello, la contratación de servicios de seguridad

89
privada debe encontrarse entre las prioridades del presupuesto del evento. La empresa Civittas,
es un ejemplo de profesionalidad en esta área, ya que perita las necesidades, las presupuesta y
es proveedor de las mismas.
Los espacios de celebración cuentan con seguridad, que velará por el correcto uso del lugar,
pero para todo lo demás, dependerá del comité organizador el contratar a la seguridad que se
estime oportuna para el correcto desenvolvimiento del evento.
Al hablar de seguridad, no solo hay que hacer referencia a la sensación de confianza de que
personal especializado tenga la responsabilidad de velar por nosotros, este apartado también
incluye servicios sanitarios, protección civil y otros servicios relacionados con la integridad y
la salud de los asistentes a los eventos.

La salud y la seguridad es un aspecto importante de la gestión de masas. Los asistentes esperan

tener una experiencia segura y positiva. Es imperativo que se eliminen los riesgos y que
cualquier problema potencial se solucione de inmediato.

El buen funcionamiento es esencial para un evento exitoso y una experiencia positiva para los
asistentes. Uno de los grandes problemas que se relacionan con la seguridad en eventos es el
hacinamiento, que puede ser muy destructivo y potencialmente un gran riesgo para la salud y la
seguridad si esto ocurre cerca de salidas de incendios, etc.
Una buena administración de multitudes limitará cualquier posible sobrepoblación o
situaciones de hacinamiento excesivo. no existe administración de multitudes, puede parecer
poco profesional para los asistentes.

El buen flujo de tráfico de la multitud es muy importante en la gestión de multitudes. En

algunos eventos, los sistemas de una vía se pueden implementar debido a la gran cantidad de
participantes. Incluso con una buena firma, a veces los asistentes pueden ir por el camino
equivocado o tratar de tomar un atajo. Esto puede tener grandes implicaciones para la salud y
la seguridad, por lo que es importante que se cumplan todos los protocolos. Del mismo modo,
también es importante que la multitud continúe en movimiento y que no se forme un cuello de
botella.
Las instrucciones y señalética tienen un papel indispensable en la seguridad, deben ser claras y
adaptadas para todos los asistentes. Si no hay una señal clara de dónde están los baños, por
ejemplo, esto puede causar confusión y hacinamiento.
En cuestión de accesibilidad y vinculado con la seguridad, se deben tener en cuenta los
denominados itinerarios horizontales, que hacen referencia a todos los recorridos que
comunican las diferentes estancias de las sedes y que se encuentran en el mismo nivel o altura,

90
es decir, para los que no es necesario utilizar escaleras, ascensores, rampas etc. A continuación
se identifican dichos itinerarios:

Los aspectos esenciales a tener en cuenta en la accesibilidad de los itinerarios horizontales son:
anchura y altura libres de paso en puertas y pasillos, ausencia de escalones o peldaños aislados,
desniveles salvados por rampas de suave pendiente (preferentemente fijas) o por elevadores
verticales.

Si nuestro evento contempla acciones en exterior, deberemos hablar con el responsable en el

consistorio municipal de la localidad de la seguridad y transportes, con el que planificar rutas,
conocer permisos y que servicios de seguridad y protección civil pueden proporcionarnos, con
Policía Nacional y Local, Bomberos y equipos sanitarios, hay que recordar que en eventos
multitudinarios como conciertos o festivales, es necesario contar con una serie de ambulancias
con médico disponibles en todo momento para cualquier emergencia o urgencia que pudiera
ocurrir.

La seguridad va a incidir en los principales focos de atención del recinto: controles de accesos,
perímetros, escenarios y zonas privadas.
También se deben tener en cuenta los siguientes espacios o zonas de seguridad:
• Zona acotada para personas con discapacidad.
• Zona de emergencia y primera intervención.
• Pasillo de desalojo de heridos.
• Zona habilitada y restricta para que los medios humanos participantes (medios
privados, seguridad pública, protección civil) cubran el evento, y estén comunicados
entre sí.

Asegurarse de que todas las infraestructuras que se utilicen para el montaje cumplen de forma
estricta con la normativa vigente y han pasado todas las exigencias técnicas y de seguridad
necesarias.
Aunque a los asistentes se les proporcione un folleto informativo con un plano de todo el
espacio y la distribución, junto con el personal auxiliar y azafatos, no se debe olvidar la
señalética, que es un complemento a la seguridad y la correcta comunicación en el evento.

En este apartado analizaremos las medidas a adoptar para evitar accidentes del personal
debido al uso incorrecto de instalaciones y manipulación de equipos, herramientas y objetos, en
cocinas, depósitos, salones y oficinas.

91
Espacios en los que normalmente operan los profesionales afectados a un evento.
Asimismo es aplicable a la gente que ingresa como asistente a un evento determinado.

Para comenzar se hace necesario realizar lo que se denomina “Gestión del Riesgo” y que
contempla:

•Establecer una planificación de la prevención en seguridad.

•Identificar los riesgos.
•Eliminar todos los riesgos posibles.
•Evaluar los riesgos inevitables y mitigarlos.
•Adaptar el trabajo a la persona.
•Tener en cuenta la evolución de la técnica.
Incorporar protección colectiva antes que individual.
•Dar formación, información y entrenamiento suficiente a los trabajadores.

Los procedimientos que regulen las operaciones deben contemplar la forma de actuar en
“operación normal” y en caso de “emergencia”. Ambos deben tener las siguientes
características:

•Objetivos que persigue.

•Acciones explícitas en un listado de control o check list.
•Indicaciones para el correcto uso de equipos, máquinas y materiales (en textos, gráficos o
dibujos)
•Llamar la atención en lo que se debe hacer con pictogramas.

Los procedimientos organizativos sirven para verificar que los recursos humanos cumplan con
las funciones asignadas.
La normativa y documentación técnica, basada en leyes, códigos y estándares técnicos, debe
mantenerse actualizada por cada sector involucrado.

Aplicaremos, a continuación, la metodología de análisis de riesgos. Para eso es necesario

recopilar la siguiente información:

•Análisis histórico de accidentes de la empresa.

•Identificación de peligros.
•Determinación de los efectos.

92
Estimación de consecuencias.
•Recomendaciones.

También se puede incluir para un análisis mas completo:

•Determinación de las causas.

•Estimación de las probabilidades.
•Estimación del riesgo cualitativa o cuantitativamente.
•Evaluación comparativa de los resultados de donde se deducen las recomendaciones
pertinentes.

Luego se deben establecer los riesgos específicos y aplicar las medidas preventivas y
correctivas correspondientes.

Las medidas preventivas que generalmente se adoptan son las siguientes:

•Modificación del diseño físico o infraestructura del espacio de trabajo a las necesidades
concretas.
•Cambio o inclusión de sistemas de detección, control o seguridad de equipos y/o máquinas
utilizadas.
•Revisión del procedimiento de operación.
•Cambio en las condiciones de operación.
•Cambio de los equipos o herramientas de la operación.
•Aumento de frecuencia de inspecciones / calibración y mantenimiento de los equipos y/o sus
componentes críticos.
(Mantenimiento preventivo)
•Mayor y mejor información y capacitación
•Mayor comunicación y coordinación de las acciones y entre los operadores de esas tareas.

2. Medidas específicas para evitar accidentes

Para evitar caídas y golpes por: pisos resbaladizos, desniveles, iluminación deficiente y
obstrucciones.

Posibles damnificados: personal de cocina, servicio, recepcionistas, artistas, entre otros.

93
•Desengrasar de inmediato todo derrame de aceites o grasas.
Mantener en buen estado los pisos, reparando fallas, tapando aberturas, corrigiendo
desniveles.
•Evitar la acumulación de suciedad en los pisos.
•Corregir los desniveles abruptos mediante un ligero plano inclinado o bien destacar el cambio
de nivel con buena iluminación y/o cambio de color.
•Utilizar pisos con superficies antideslizantes. Puede recurrirse a productos aplicables a pisos
existentes, para ganar adherencia.
•Evitar cierto tipo de encerados que los hace más resbaladizos.
•Reforzar la iluminación donde sea necesario.
•Evitar iluminación frontal que provoque deslumbramiento.
•Analizar la calidad lumínica de ciertas lámparas; la luz fría o muy fría tiene efectos
indeseados. Es siempre preferible la luz “cálida”, que mejor se asemeja a la luz solar.
•Instruir al personal en mantener el orden, no obstruir pasos, ni dejar objetos en el piso sin la
debida advertencia.
•Reforzar estas instrucciones con carteles de prevención. Incluir en las normas internas para el
personal la prohibición de correr (excepto en casos especiales como emergencias);de excesos
alcohólicos; de levantar y transportar cargas en la forma adecuada y sin superar las cargas
máximas normales y haciéndose ayudar por otro cuando ello ocurra.
•En cuanto al calzado, deberá preferiblemente tener suela anti- deslizante.
•En esquinas ciegas donde puede haber un encuentro súbito puede recurrirse a un espejo
curvo.
•En lo posible demarcar las áreas de trabajo y tránsito.

Para evitar caídas y golpes de distinto nivel, por fallas en escaleras:

Posibles damnificados: servicio, técnicos iluminadores, escenógrafos, ambientadores,

sonidistas, entre otros.

•Básicamente disponer en el local o para el local de escaleras sanas, de altura adecuada para los
posibles usos a darle, con topes antideslizantes en las patas.
Instruir al personal en las normas que deberán seguir para su uso: inclinación; no sobrepasar el
antepenúltimo escalón; no ascender o descender con una o ambas manos ocupadas; no sacar el
cuerpo por fuera de la escalera; limpiar o secar bien los peldaños antes del uso, así como el
estado del piso.

94
•En tareas delicadas sobre escaleras de mano, es recomendable que un segundo operario se
encuentre al pié para afirmarla y asistir a quien está arriba.

Para evitar accidentes por mal uso de herramientas y utensilios:

Posibles damnificados: personal de cocina, técnicos, escenógrafos, ambientadores, entre

otros.

•Hacer uso de la herramienta o utensilio más adecuado al caso y en buen estado de

conservación.
•Utilizar dicha herramienta o utensilio de la manera correcta.
•Proteger las partes del cuerpo que pueden lesionarse con el uso de esas herramientas. Hay
elementos de protección personal para cada circunstancia. Guantes, calzado antideslizante,
arnés de seguridad, anteojos protectores, delantales térmicos.
•Eliminar en cuanto se pueda las latas vacías al igual que los envases de vidrio rotos.
•Utilizar siempre equipos del tipo doble aislación (buscar el símbolo del doble cuadrado; si no
lo tiene no es del todo segura.)
•Periódicamente verificar el estado de los cables en maquinaria eléctrica.
•Revisar los lugares, por donde atraviesa el cable, que sean de trabajo o tránsito. Evitar
tendidos por el suelo, por lugares muy calientes (cerca de mecheros, etc.) Si no hubiese
otra forma, deberá protegerse el cable al atravesar esos sitios especiales.
•Utilizar máquinas manuales con las manos secas.
•Los tableros deberán cumplir las reglamentaciones, pero mínimamente deberán estar al
amparo de humedad o salpicaduras, poseer tapa con puesta a tierra, toma corrientes de tipo y
en cantidad suficiente para las necesidades del local y contar con las protecciones normales
obligatorias de corte termomagnético y por corriente diferencial de fuga.
•Toda reparación eléctrica deberá ser realizada por un electricista o personal debidamente
entrenado y hacerlo preferentemente sin tensión.
•Desconectar el/los artefactos del tomacorrientes tirando de la ficha nunca del cable.
•Evitar el uso de triples o las llamadas “zapatillas” para conectar más de un equipo.

Para evitar lesiones ocasionadas por exposición a objetos o gases a alta temperatura:

Posibles damnificados: personal de cocina

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•La superficie de apoyo de los recipientes con líquidos calientes debe ser firme. Caso contrario,
el recipiente estará en una posición inestable. Atender especialmente en tareas donde se trabaja
con algún elemento en el interior del líquido (ejemplo: agitación manual, batidoras eléctricas,
etc.).
•Llenar los recipientes hasta un máximo de 80% de su altura, con toda su carga. Con la
temperatura y la ebullición la superficie del líquido podrá llegar hasta el borde.
•Girar los recipientes de modo que los mangos o manijas no sobresalgan hacia adelante o hacia
otros fuegos.
•Las cañerías de servicios, como agua caliente o vapor, deben estar al amparo de ser golpeadas
o rotas por los movimientos del personal y sus elementos de trabajo. Evitar toda cercanía
entre fuegos y material inflamable.
•Téngase en cuenta que los vapores de muchos líquidos usuales en cocinas se inflaman con
facilidad, como por ejemplo ciertas bebidas alcohólicas de mediana o alta graduación. Como
sus envases son de vidrio, su caída y consecuente rotura libera una cantidad importante de
líquido que rápidamente se extiende y puede inflamarse.

En estos casos debe existir una precisa instrucción escrita colocada en lugar visible con
instrucciones de apagar todos los fuegos abiertos hasta secar el derrame.
•Mantener limpio de grasas y aceites el entorno de quemadores.

Para evitar lesiones en el aparato óseo muscular por levantar, trasladar o

girar elementos pesados:

Posibles damnificados: asistentes técnicos, personal de montaje escenográfico.

•No realizar esfuerzos con movimiento de rotación o torsión de la columna.

•Para levantar pesos la posición deberá ser siempre la que carga el peso sobre las rodillas
flexionadas y no sobre la espalda, que debe permanecer recta.
•El centro de gravedad de la carga debe en lo posible caer dentro de la pisada de ambos pies; lo
que se logra adelantando uno de ellos.
•El traslado manual de cargas se hará siempre con los brazos extendidos, no flexionados y con
la carga cerca del cuerpo, que deberá mantenerse bien recto.

Para evitar incendios:

Posibles damnificados: tanto trabajadores como asistentes.

96
•Utilizar solamente líquidos inflamables en casos de necesidad (Ejemplo: solventes, alcoholes,
etc.). En tal caso hacerlo sin fuegos cerca y ventilar bien luego de la tarea.
•En limpieza y otras aplicaciones reemplazarlos por productos seguros que hoy están
disponibles en el mercado.
•No almacenarlos en zonas de trabajo. Llevar para la tarea solamente la cantidad necesaria. El
resto debe estar en el depósito.
•No utilizar envases de vidrio para contener inflamables o cualquier otro líquido peligroso:
ácidos, irritantes, etc. Si al comprarlos vinieran en envases de vidrio, deberán trasvasarse a
recipientes seguros.
•Los productos inflamables no deberán guardarse en los depósitos junto con otros productos, se
deberán disponer lugares aislados y también para aquellos envases o recipientes con gases a
presión (garrafas de bebidas, etc.)
•En los depósitos, donde hay acumulación incontrolada de materiales combustibles e
inflamables y asimismo son sectores donde normalmente hay escasa presencia de personal, se
dan las condiciones que justifican instalar allí un sistema de detección de humo o gases.
•Limitar la práctica de fumar a lugares específicos. Prohibir hacerlo en cualquier otro sitio e
instalar carteles de advertencia.
•Disponer de extintores cuya capacidad y su cantidad estén de acuerdo a la carga de fuego
existente en los locales e identificar claramente su posición.
•Periódicamente revisar el estado de carga de los extintores.
•Mantener limpios los conductos de extracción, mantenimiento preventivo.
•Especialmente en la decoración usar materiales no combustibles o de combustión lenta. Hay
tratamientos relativamente
sencillos para mejorar su resistencia al fuego.
•Mantener al personal en adecuadas condiciones de capacitación en la prevención y lucha
contra el fuego.

Para evitar accidentes por uso de Pirotecnia:

Posibles damnificados: tanto trabajadores como asistentes.

•Comprar solamente pirotecnia y fuegos artificiales en comercios de venta autorizados. Los

productos autorizados por la ley contienen pólvora negra o mezclas píricas de poca sensibilidad
cuya característica es la deflagración y no la detonación. Por el contrario los productos
clandestinos contienen pólvora blanca, cuyos principales componentes son clorato de potasio y

97
aluminio en polvo. Esta mezcla es altamente peligrosa por el riesgo de iniciación espontánea y
su sensibilidad al choque, roce y cargas eléctricas.
•Todos los artificios deben llevar un número de registro y un número de inscripción del
fabricante. Los fabricantes nacionales se encuentran registrados con la letra “F” seguida de un
número de tres dígitos. Los importados se encuentran identificados con la letra “I” seguida de
un número de tres dígitos.
•Todos los artificios pirotécnicos tienen un código de registro.

Para evitar enfermedades por exposición a contaminación biológica (hongos, bacterias,

microorganismos, parásitos):

Posibles damnificados: tanto trabajadores, con mayor exposición el personal de cocina y

limpieza, como asistentes.

•Realizar un análisis fisicoquímico y bacteriológico periódico del agua que se consume en el

local. Efectuar lavado y desinfección de tanques y cisternas.
•El personal debe conocer cuáles son los momentos posibles en que se puede cortar la cadena
de frío, así como también cuándo operar con rapidez para evitar el corte.
•Capacitar al personal detalladamente sobre las posibilidades existentes para que se produzca
una contaminación cruzada y, enfatizarles la importancia que para ello tiene la higiene personal
en todo momento.

•Mantener en cámaras, freezers y heladeras un orden mínimo que permita la mayor rapidez en
el manipuleo de sustancias que están en la cadena de frío y que deben ingresar a esos equipos o
pasar de unos a otros.
•Verificar las temperaturas de frió y calor para mantenerlas dentro de los valores correctos para
los diferentes usos.
•Los depósitos deben responder a las necesidades de temperatura y humedad y ser capaces de
almacenar las cantidades de productos que necesita el local, sin perder sus características de
rendimiento, dadas por el fabricante.
•Destinar recipientes para residuos en las cantidades y lugares que sean necesarios. Los
recipientes serán cerrados y preferentemente sus tapas debieran levantarse mediante un pedal.
Tampoco deberán estar tan cerca de puestos de trabajo donde se procesan alimentos frescos que
hagan sospechar
una posible contaminación cruzada.

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Existen muchas precauciones más que deben tomarse:

•Para evitar lesiones por exposición a productos químicos (elementos usados en limpieza y
lavandería)
•Ante riesgos por la presencia de contaminantes energéticos y físicos como el ruido, las cargas
térmicas o bajas temperaturas.
•Para evitar riesgos de naturaleza psicosocial como el estrés, los trastornos emocionales y
algunos problemas psicosociales como el “burn out”.

3. Seguridad de la sede del evento

El espacio donde se desarrolla el evento debe protegerse de la intrusión de personas ajenas al

interés del convocante, dado que al ser involuntaria, es posible que genere perjuicios.

Para proteger la sede existen medios técnicos pasivos y activos, así como personal
especializado.

Los medios técnicos pasivos están enfocados a disuadir, detener o al menos, retardar o
canalizar la progresión de la amenaza. El incremento del tiempo que estos elementos imponen
a la acción agresora para alcanzar su objetivo resulta, en la mayoría de las ocasiones,
imprescindible para que se
produzca en tiempo adecuado la alarma-reacción.

El conjunto de medios pasivos constituye lo que se denomina seguridad física, que está
constituida por:
•Elementos de carácter estático y permanente, que pueden conformar el cerramiento de la sede
a proteger y suponen el primer obstáculo que se presenta para la penetración de intrusos
formando lo que denominamos la protección perimetral (vallas, cercados, setos, etc.).
•Otros elementos también estáticos, que impiden el acceso al propio edificio principal o núcleo
de seguridad, formando lo que denominaremos protección periférica (puertas, rejas, cristales,
etc.).
•Recintos o habitáculos cerrados para la protección de algún bien (cajas fuertes, cámaras
acorazadas, lookers, etc.).

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Los medios técnicos activos o seguridad electrónica tienen por función alertar local o
remotamente de un intento de violación o sabotaje de las medidas de seguridad física
establecidas.

El conjunto de medios activos constituye lo que se denomina seguridad electrónica. Pueden

utilizarse de forma oculta o visible.

Sus funciones principales son:

•Detección de intrusos en el interior y en el exterior.

•Control de accesos y tráfico de personas, paquetes, correspondencia y vehículos.
•Vigilancia óptica por fotografía o circuito cerrado de televisión.
•Intercomunicación por megafonía.
•Protección de las comunicaciones.

Un sistema electrónico de seguridad está formado por un conjunto de elementos

electromecánicos y/o electrónicos relacionados entre sí por una adecuada instalación, que, a
través de la información que nos proporcionan, contribuyen al incremento del nivel de
seguridad de un determinado entorno.
De una manera esquemática, un sistema electrónico de seguridad consta de los siguientes
elementos:

•Red.
•Fuente de alimentación.
•Equipo de seguridad.
•Detectores.
•Señalizadores o avisadores.

¿Qué es lo mínimo que debe tener una sede para eventos?

•Personal de vigilancia las 24 hs. o durante el tiempo del evento

•Cámaras de vigilancia y registros en video.
•Comunicación directa con las fuerzas de seguridad oficiales
próximas al Establecimiento.
•Cumplir con la reglamentación de sistemas de seguridad.
•Escaleras y puertas de emergencias.

100
•Puertas antipánico.
•Matafuegos.
•Letreros luminosos de orientación.
•Planos electromecánicos.
•Planos de escape.
•Tratamiento antignífugo de elementos de madera y tela.
•Puesta a tierra en todas las instalaciones.
•Aparatos de cortes generales de la provisión de electricidad y gas.
Generadores eléctricos propios que cubran todas las instalaciones.

3.1 El personal de seguridad

Es fundamental hacer una investigación previa del personal afectado a la seguridad del evento.
Contemplar:

•Habilitación de la agencia de seguridad, otorgada por el organismo competente.

•Fecha de alta de la empresa y regularidad en los aportes estatales.
•Habilitación municipal.
•Exigir pólizas de seguro colectivo de accidentes, seguro de vida colectivo, seguro de
responsabilidad civil incidental de todo riesgo.
•Permiso de portación de armas otorgado por el organismo competente.
•Servicio de atención médica y psicológica para su personal.
•Autorización para uso de equipos de radiotransmisión y uso de frecuencias.
•Certificados de capacitación del personal.
•Si el personal usara vehículos para transportar personas: licencia de conducir, seguros de
automotores, título de propiedad el vehículo.
•Deberá exigirse declaración jurada de que todo el personal de Vigilancia y Seguridad tendrá el
equipamiento necesario para el buen desempeño de su tarea, con especial énfasis en el uni-
forme, credenciales y emblemas y que la trasgresión a esto implicara el despido inmediato del
vigilador o supervisor, con cargo a la empresa de seguridad contratada y sin ningún perjuicio
económico o resarcimiento por no permitir el ingreso del personal al predio vigilado, por
cualquier motivo.
•Deberá manifestar idoneidad para el desempeño de las tareas a contratar, que será avalado
mediante los antecedentes personales de los directores técnicos y operativos de la empresa de
Vigilancia.

101
exigirá constancia de afiliación a alguna Cámara o Asociación de Seguridad, donde pueda
recabarse información de ellos.
•El modelo de contrato entre la empresa contratante y la empresa de seguridad, debe ser
redactado por la empresa contratante, pudiendo las empresas de seguridad adjuntar el
modelo propio para su estudio.
•Se solicitaran al menos dos presupuestos, que deberán estar integrados por los siguientes
ítems:
•Informe del estudio de seguridad realizado al lugar;
•Propuesta de soluciones a los problemas encontrados;
•Proyecto de Plan de contingencias, Plan de trabajo, Plan de evacuación y emergencias para ese
objetivo;
•Propuesta económica: costo por hora, cantidad de vigiladores adicionales, etc.

Por supuesto que el contrato con cada agencia se debe elaborar en conjunto, prestando la
debida atención a cada cláusula establecida en el mismo.

4. Seguridad de las personas

Un evento es una reunión de personas, que comparten un mismo espacio y tiempo. En este
encuentro se desarrollan innumerables actividades. Muchas de ellas pueden derivar en
accidentes.

Por lo tanto, para asegurar a las personas que asisten y trabajan en un evento conviene:

•Contratar un seguro de Responsabilidad Civil, para lo cual es necesario suministrar a la

empresa aseguradora datos de: actividad a desarrollar, lugar y sede, duración del evento y
número estimado de participantes.
•Seguros de cancelación de todo tipo de imprevistos.
•Seguros de viajes (en caso de eventos con alojamiento y traslado de personas), que cubren a
los asistentes al evento desde que salen de su hogar, hasta que regresan al mismo, incluida la
permanencia en el lugar del evento.
•Seguros para suspensión de eventos por inclemencias meteorológicas.
•Seguros por suspensión por inasistencia de artistas.
•Seguros por suspensión por luto oficial.

Asimismo es necesario:

102
•Implementar un Plan de Emergencias.
•Protección personal para casos de Personalidades famosas o diplomáticas.
•Producir material informativo de asistencia al visitante sobre cómo actuar en casos de
emergencia, teléfonos y direcciones útiles.
•Elaborar una ficha de datos de participantes con datos sobre su cobertura médica, seguros,
direcciones y teléfonos útiles, para ser usados en casos de emergencia.

Sistema de emergencias

Para elaborar un buen Plan de Emergencias que se ajuste a la realidad del evento es necesario:
Evaluar la sede del evento, entradas, salidas, condiciones de infraestructura y equipamiento
necesarios.
•Hacer un análisis de los posibles asistentes en cuanto a: edad, discapacidades, enfermedades.
Así como cantidad estimada de los mismos durante el evento y horarios críticos (de mayor
asistencia de gente)
•Analizar necesidad de cantidad y tipo de equipos de primeros auxilios y ubicación de los
mismos en la sede, señalización e información para su uso.
•Evaluar cantidad de unidades de ambulancias y ubicación de las mismas.
•Tener al alcance números telefónicos de organismos públicos y privados de emergencias como
de clínicas y hospitales.
•Elaborar instructivos para casos de emergencia para distribuir entre los asistentes al evento.
•Definir cantidad de personal de asistencia de emergencias y médica, funciones y ubicación en
la sede del evento.

¿Qué ofrecen las empresas de emergencia para eventos?

•Ambulancias de alta complejidad con choferes y enfermeros.

•Unidades de terapia intensiva móviles.
•Unidades de rescate y de traslado.
•Consultas médicas generales y especiales.
•Equipo de profesionales especialistas en clínica médica y tera-
pia intensiva.
•Atención médica durante todas las horas de desarrollo del
evento.
•Ambulancias aéreas o vuelos sanitarios.

103
•Planes de emergencia.
•Servicio de área protegida.
•Instalación de consultorios in situ, por hora, día, semana o
mes.

5. Plan de evacuación

Evacuar es la acción de desalojar la sede, en la que se ha declarado una situación de alarma,

pudiendo tratarse de incendio, escape de gas, derrame de
sustancias toxicas, incidencia con explosivos o cualquier otro tipo de emer-
gencia que pueda poner en riesgo la vida o la salud de las personas dentro de
la misma.

Las evacuaciones pueden ser:

Parciales: en el caso de que no se produzca la comprobación veraz de la alarma, y que se

hayan evaluado y controlado los daños posibles.
Totales: en el caso que se haya comprobado la veracidad de la alarma y que la evaluación de
daños sea elevada.
Sencillas: cuando hay facilidad en las operaciones, la superficie amenazada es pequeña o con
grandes accesos, la injerencia humana es mínima y no existen problemas con el tiempo de
exposición.
Complejas: cuando existe una gran masa humana, las estructuras habitables son complicadas,
el factor tiempo es vital y limitado.
Por causas naturales: catástrofes como huracanes, inundaciones, maremotos, incendios por
tormentas eléctricas, etc.
Por causas inducidas: atentados con explosivos, atentados incendiarios, falsas alarmas con
fines variados.

Toda evacuación deberá buscar mantener:

Orden.
Rapidez.
Disciplina.

Medidas útiles en cualquier caso de evacuación:

104
•Mantener la calma y evitar el pánico.
•Identificar la zona afectada, avisar al director de evacuación, quien activara el plan de
evacuación
•Tener señalizadas rutas de salida y medios de evacuación, debiendo permanecer libres de
obstáculos.
•Accionar las alarmas (sirena, silbato, campana, timbre, etc.)
•Contar con un croquis de todas las plantas de la sede.
•Exponer en un lugar visible los números de emergencia: Bomberos, Policía, Defensa Civil,
Servicio de Emergencias, etc.
•Los responsables con roles asignados deberán figurar con nombre y apellido, horario de
funciones. Deberá asignarse un suplente para cada tarea.
•Establecer un sitio para dirigir la evacuación.
•Establecer un punto de reunión en la vía pública.
•El responsable debe tener la lista de los presentes para chequear el egreso de todos ellos.
•Se deberá canalizar al personal por las rutas previamente seleccionadas.
•Se evitará el empleo de medios mecánicos dependientes de energías auxiliares (ascensores,
escaleras mecánicas, etc.).
•Se iniciará en las áreas próximas a la zona de riesgo.
•Durante la evacuación deberá mantenerse constante comunicación con los responsables de las
distintas áreas afectadas.
•No reingresar al edificio, por ningún motivo.

Medidas en caso de incendios

•Conocer las vías de escape.

•Cortar todos los suministros de gas y electricidad.
•Humedecer todos los objetos circundantes al foco ígneo para evitar que se propague.
•Caminar agachado por pasillos y habitaciones con la boca y la nariz protegidas con un pañuelo
o trapo mojado.
•Evitar las corrientes de aire, cerrando puertas y ventanas.
•Antes de abrir una puerta, tocarla con la palma de la mano, si está caliente no abrirla.
•Si las prendas de otra persona o las propias se incendian, lo mejor es rodar por el suelo.
•Usar las escaleras, nunca los ascensores ni ventanas como vías de escape.
•Salir de manera ordenada y prestando atención a las señalizaciones indicadas.
•Utilizar el matafuego de la siguiente manera: Colóquese a una distancia de tres (3) metros, en
la dirección del viento y apunte la boquilla del extintor hacia la base de la llama; apriete el

105
gatillo mientras mantiene el matafuego en posición vertical; mueva la boquilla de lado a lado
lentamente, atacando por la base del fuego antes de avanzar.

Incidencias con explosivos (Amenaza de bomba, hallazgo objeto sospechoso o artefacto

real, etc.):

•Ante una amenaza de bomba y una vez localizado el objeto de la misma o comprobada la
veracidad, deberá procederse a una evacuación, para ello será preciso:
•No provocar una alarma generalizada.
•Seleccionar itinerarios que mantengan alejadas a las personas del lugar de mayor riesgo.
•Solicitar colaboración de personal conocedor del lugar.
•Contemplar el correcto funcionamiento de las salidas de emergencia y equipos similares.
•Procurar mantener un alto grado de disciplina y orden.
•Señalizar la zona de riesgo, si fuese necesario y procurar que antes de evacuar, el personal
haga notar la presencia de algún objeto extraño (cuando no se haya localizado la amenaza).
•Iniciar la evacuación en la zona de riesgo del objeto sospechoso.
•En caso de no poder evacuar, seleccionar los lugares más idóneos para una máxima protección
del personal afectado.
•Determinar la ubicación de “zonas limpias” que garanticen la evacuación.
•Además se deberán procurar las medidas de protección que disminuyan o aminoren efectos en
la zona de riesgo:
•Dejar abiertas puertas y ventanas.
•Tratar de asegurar los elementos móviles que puedan ser proyectados.
•Cruzar los cristales con cinta aislante para evitar su proyección.
•Cerrar o anular los circuitos de gas para evitar ampliación de daños.
•Controlar los elementos eléctricos que puedan contribuir a aumentar los daños del incidente.

Para finalizar este apartado de seguridad considerar que en eventos especiales o

manifestaciones, los riesgos se multiplican por concentración humana, debiéndose considerar
las siguientes recomendaciones:

•Señalizar las salidas.

•Las vías de salida estarán libres de obstáculos.
•Determinar un sistema de alarma.
•Las puertas deberán tener el ancho reglamentario de acuerdo
a la cantidad de espectadores y /o visitantes.

106
•Los vidrios deben ser contra impacto humano.
•Las escaleras deben tener barandas adecuadas y pasamanos.
•Antideslizante en escaleras.
•Croquis de todas las plantas del edificio ubicados en los pasillos.

6. Previsión de situaciones emergentes

La aparición de imprevistos o situaciones emergentes, es un aspecto que se puede controlar de

manera indirecta: si la planificación realizada contiene una previsión de los posibles escenarios
en los cuales se crea situaciones emergentes en previstos es decir se ha realizado
exhaustivamente esta situaciones serán poco probables, cosa que sucederá el contrario en el
caso de no haber sido exhaustivos mi haber previsto los diferentes motivos y contextos en los
cuales pueden darse estas situaciones.
Lo más aconsejable es crear un documento donde para cada circunstancia que pudiera surgir en
forma imprevista, podamos clasificarla y tener 1 plan de contingencia creado previamente para
su erradicación.
El haber contratado un seguro de responsabilidad civil junto con los planes de seguridad son
elementos indispensables para hablar de un evento exitoso. El responsable oh jefe de proyecto
actuará engorden de importancia, reservando personas materiales Y procurando que las
decisiones que se tomen afecte los menos posibles al desarrollo del evento. Otra cuestión
importante en el caso de la aparición de situaciones emergentes, es a ver reservado una partida
del presupuesto a terminar con este tipo de situaciones. Normalmente entre un 10 y un 20%,
dependiendo del evento.

Cuadro 3: Seguros en eventos

107
 Tipo de seguro Cobertura

Seguro global Costes totales de anular del evento.

Repsnsabilidad legal Responsabilidad de empleados, pública y de

por protección producto. Por pérdidas u omisiones que causes
profesional perdidas.

Cancelación o Causas mayores como huelgas, climatología,

abandono incendios, que fuercen la cancelación del evento.
Cancelaciones que se produzcan con motivo de
Reducción de
la reducción forzada de asistentes o retrasos en
asistencia forzada
transportes.
No presentación de
Reposición cuota de inscripción
oradores
En el caso de que suceda algún imprevisto con el
público, caída, rotura , enfermedad, la cobertura
Responsabilidad civil completa de la situación y de la persona injuriada.
Al igual que en el caso de haber supuesto daños
en la sede de evento.
Accidentes, seguros Gastos médicos, emergencias, muerte o
de viaje reptratriación
Robo en sede del evento y en el banco de las
Robo
cuentas del mismo.
Fuente: elaboración propia.

La seguridad debe suponer uno de los mayores porcentajes del presupuesto del evento, aparte
de ser uno de los objetos más importantes Y que su fallo puede suponer la pérdida de vidas
tanto de asistentes como del equipo que trabaja en él. La seguridad comienza desde la
planificación del evento con la elección del destino la sede y los hoteles en los que navegar los
asistentes. Deberemos valorar si con las medidas respectivas de las sedes la seguridad del
evento será suficiente o deberemos contratar a más personal encargado de esta tarea.

108
Tema 4: Los servicios en eventos

109
1. Decoración y señaléctica
Conocer donde se encuentran las salidas de emergencia y los servicios de seguridad y
sanitarios son aspectos prioritarios en los eventos, al igual que será necesario indicar donde se
encuentran los baños, cuales son los mostradores de información, distinguir entre las diferentes
zonas polivalentes en el caso de que las haya y espacios de coffee break y caterings.

Los materiales mas utilizados son reflectantes o cartón pluma que indiquen la situación de los
espacios. Dependiendo del presupuesto y el tipo de evento, también pueden ser lumínicos, con
led o pantallas de plasma, pero sin perder la visión de universalidad y accesibilidad.

La señalización oportuna de los espacios también es un factor indispensable a tener en cuenta

en el presupuesto y organización del evento. Mapa del recinto, personal que se encargue de
informar sobre baños públicos, puertas, transportes, asientos y programa del evento, incluso
que puedan acompañar a quienes lo necesiten a su sitio. La utilización de contrastes
cromáticos, que potencien los colores y colaboren la tarea de conseguir un evento accesible e
inclusivo en este aspecto. La señalización también debe estar compuesta por avisos sonoros y
táctiles y contar con personal especializado que ayude en estos cometidos.

La decoración es un elemento a tener en cuenta a la hora de vestir un evento y aportar una

imagen diferente a la escenografía, siendo el elemento decorativo más habitual, las flores. La
utilización de las flores, deberán destacar más por su vistosidad que por su olor, ya que podría
incluso conseguir el efecto contrario y que algún espectador en el evento se mareara. A su vez,
se colocarán siempre en lugares que no entorpezcan el paso, que no cierren ni obstruyan las
vías de entrada y salida al evento. Existen tendencias actuales basadas en la utilización de
materiales reciclables, luces y nuevas tecnologías que hagan más sorprendente los eventos.

110
La señalización oportuna de los espacios también es un factor indispensable a tener en cuenta
en el presupuesto y organización del evento. Mapa del recinto, personal que se encargue de
informar sobre baños públicos, puertas, transportes, asientos y programa del evento, incluso
que puedan acompañar a quienes lo necesiten a su sitio. La utilización de contrastes
cromáticos, que potencien los colores y colaboren la tarea de conseguir un evento accesible e
inclusivo en este aspecto. La señalización también debe estar compuesta por avisos sonoros y
táctiles y contar con personal especializado que ayude en estos cometidos. La difusión del
evento deberá contener información detallada sobre las condiciones de su accesibilidad.

Figura 2: Señalización según discapacidad

La decoración es un elemento a tener en cuenta a la hora de vestir un evento y aportar una

imagen diferente a la escenografía, siendo el elemento decorativo más habitual, las flores. la
utilización de las flores, deberán destacar más por su vistosidad que por su olor, ya que podría
incluso conseguir el efecto contrario y que algún espectador en el evento se mareara. A su vez,
se colocarán siempre en lugares que no entorpezcan el paso, que no cierren ni obstruyan las
vías de entrada y salida al evento. Existen tendencias actuales basadas en la utilización de
materiales reciclables, luces y nuevas tecnologías que hagan más sorprendente los eventos.

111
2. Limpieza y mantenimiento

Contar con una empresa de limpieza del lugar de celebración o si el espacio se hace cargo
de ello dentro de los servicios que presta. El tener puntos limpios con papeleras, y unos
baños acondicionados para todos, colaborará en la tarea de memorabilidad positiva de
nuestro evento.

3 Consignas o guardarropas
En eventos que se realizan en invierno y se debe llevar ropa de abrigo o en los últimos
días del congreso donde muchos de los asistentes parten a sus ciudades de origen, es
necesario habilitar una sala de consignas y/o guardarropía, donde se recomienda que sea
personal del evento el encargado de gestionarlo, aportando un servicio añadido mas a la
experiencia de los asistentes a nuestro evento.

4 Personal y Azafatos
La organización de eventos es un trabajo que necesita ser realizado en equipo, donde el apoyo
entre todos y la profesionalidad de cada uno en el área que se haya determinado ayudará a crear
imagen y reputación del evento con sus asistentes. A la hora de hablar de diversidad y
normalización, todos los trabajadores durante el evento, deberán de haber realizado un taller
con información acerca del evento, que tipo de público asistirá y trato a éste, con pautas de
actuación hacia personas con diferentes discapacidades, con el fin de dar el mejor servicio
posible. Se darán las pautas de actuación oportunas en el tema referente al protocolo social y
etiqueta.

5 Regalos y merchandising
En el caso de que en nuestro evento se entreguen artículos de merchandising, deberá estar
debidamente corporativizado, y haber pensado en regalo que todos los asistentes, desde el
punto de vista de la universalidad y la inclusión pueda ser útil. Si se van a dar regalo a
ponentes o personas protagonistas del evento, asistentes VIP, también primar en la elección de

112
estos artículos conmemorativos del evento o útiles para el día a día de las personas a quienes se
les va a otorgar, dependiendo de la naturaleza del evento, la temática y la persona, algunos de
los regalos, junto con las placas conmemorativas, suelen ser boligrafos, una obra decorativa,
una agenda de piel o algunaotro articulo característico del municipio de celebración. También
deberán ir acordes al evento en cuanto al presupuesto del mismo.

6 Documentación
La información sobre el evento se debe poder encontrar en diferentes formatos para que
personas que acudan puedan acceder a ella, dando cabida a la inclusión, siempre que entre el
público asistente o participantes en el evento existan usuarios que vayan hacer uso de ello.

Si se va a entregar documentación sobre el evento, procuraremos que ésta se encuentre por

escrito, o proporcionaremos el medio necesario para que por ejemplo, una persona ciega, pueda
acceder a conocer qué información incluye la documentación, como utilizar braille o alguna
aplicación móvil que lea en voz alta. Este asunto se profundizará en el módulo dos, todo sobre
materiales escritos y protocolo.

La entrega de acreditaciones e identificaciones deberá estar clara, normalmente dividida por

colores, distinguiendo los colectivos según asientos, lugar, ponentes, patrocinadores o
invitados VIP entre otros.

7 Iluminación

Uno de los elementos que más pueden influenciar nuestro evento y hacerlo accesible es la
utilización de la iluminación correcta en cada lugar y momento, lo que facilitará la movilidad
por el espacio de celebración y la creación de focos de atención durante la implementación del
propio evento.

Evitaremos los deslumbramientos tanto directos como derivados de un reflejo que puedan
entorpecer la visión y grandes contrastes luminosos en las entradas a las salas y las salidas al
exterior.

113
Es preferible una luz homogénea, donde no haya demasiados contrastes, y que sea agradable
tanto para tomar notas como para poder disfrutar del evento en sí mismo, optando siempre, a
poder ser, por la luz natural.

8. Audiovisuales

Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales, estos son:

• Accesos a Internet.

• Micrófonos.

• Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.

• Pantallas.

• Tomas de corriente.

A día de hoy y gracias a las nuevas tecnologías, la accesibilidad en los eventos es más fácil de
conseguir con las aplicaciones móviles, la utilización de sistemas de sonido y video adecuados
y las pantallas donde se proyectan tanto imagen como subtítulos.

9 Transporte

Al planificar los servicios de transporte necesarios en un evento hay que tener en cuenta la
envergadura del mismo y el número de asistentes. Los servicios a contratar son los siguientes:

• Viajes.

• Caravanas.

• Incidencias.

• Servicios de transporte (alquiler de coches, autocares, furgonetas o

camiones).

• Parking

114
10. Gabinete de prensa y comunicación
La intervención de los medios de comunicación en los actos es un factor fundamental en el
éxito de estos. Se encargan de recoger información y lanzarla al exterior. Prensa tiene la misión
de establecer el dispositivo para que los medios de comunicación conozcas nuestros mensajes y
puedan transmitirlos a la sociedad.

Realmente hoy en día es muy difícil captar la atención de los medios de comunicación; aún
sabiendo que son uno de los pilares básicos para que funcione un evento es su propia difusión.

La presencia de medios de comunicación en un evento tanto de una marca como el de una

empresa no es que sea positivo, sino que es esencial ya que la presencia en los medios de
comunicación es la mejor manera de llegar al público objetivo de una manera mucho más
agradable y, a la vez, menos agresiva que con la publicidad o las acciones de marketing.

Dentro de las acciones de comunicación se debe conseguir que tanto medios de comunicación,
bloggers y demás público influyente (si nuestro evento lo requiere y así lo hemos previsto al
diseñar la estrategia) asistan a nuestro evento, siendo necesaria por tanto una buena agenda de
contactos tanto de medios generalistas como especializados.

Por otro lado, un punto importante y que a veces se nos pasa por alto es llamar la atención de
los periodistas ya que estos reciben a diario muchas notas de prensa e invitaciones que pasan
desapercibidas.
Debemos ser creativos con nuestro mail al igual que coherentes con la imagen del evento,
poniendo la información clara y detallada del evento (día, hora, lugar).

Una vez enviada, debemos hacer un seguimiento. Llamar personalmente al periodista, realizar
una video-llamada o enviar un e-mail para intentar confirmar su presencia.

11 Restauración
Se trata de un elemento de gran importancia en el diseño general del evento. En el servicio de
catering es fundamental tener en cuenta, además de la calidad, la presentación y decoración, el
servicio y la atención, y el tipo y la cantidad de comida suministrada.

En el caso de los servicios de restauración, el abanico de posibilidades es aún mas amplio,

115
pudiendo optar por diferentes restaurantes o caterings dependiendo del tipo de comida a ofrecer
en el evento. Cada comida conlleva vinculado un tiempo y objetivo, por lo que dependiendo de
estos será mejor optar por una u otra opción.

Es conveniente conocer con anterioridad las características de los comensales que van asistir,
al igual que el número, con el fin de ir preparando tanto la comida como el espacio en el que se
van a estar.

La hora de comienzo del evento es imprescindible para preparar la oferta gastronómica. Es

necesario tener en cuenta los tiempos, los posibles discursos y otros aspectos que influyan
directamente en el desarrollo de la comida entre plato y plato. Existen diferentes formatos para
el servicio de comida y catering en eventos:

Coffee Break: . aquel donde se sirven cafés, infusiones, zumos de frutas y aguas minerales,
acompañados o no de bollería y/o sándwiches. Es la más común para los descansos en los
eventos que tenga lugar entre las 9 y las 12 de la mañana y las 5 de las 7 de la tarde. Este
coffee break es común encontrarlo en casi todos los eventos que se suceden durante una
jornada, en los empresariales y en aquellos que fomenten la conversación entre los asistentes.
Se trata de un servicio donde el cliente permanece de pie y donde se dispone una barra con
mesas de apoyo a la que acercarse y solicitar lo que va a tomar. La duración aproximada del
servicio: 30 minutos y se lleva a cabo de pie.

Desayuno: servir un desayuno completo (café, infusiones, zumos, tostadas, huevos,

mantequilla, mermelada, etc) a los asistentes al evento cuando éste se celebre por la mañana.
Esta opción es preferible en eventos solemnes, reuniones institucionales, donde cada uno tenga
su lugar y pueda ir degustando la comida mientras escucha a un ponente o se mantiene una
reunión. La duración aproximada es de 1 hora y se sirve sentado.

Tentempié: proporcionar a los asistentes al evento un snack antes de la hora de la comida o la

cena para ir preparándose antes de la comida o la cena. Frutos secos, algún sandwich, pastas
con bebidas refrescantes y aguas son las opciones mas comunes dentro de este tipo de servicio.
Suele ser de pie y su duración aproximada es de 30 minutos.

Vino de honor: esta opción supone la degustación de un vino en el caso de España, donde se
acompañe de una serie de canapés, siendo más abundante la bebida que la comida. Una
alternativa típica en eventos institucionales y empresariales. Es una comida que se sirve de pie

116
y su duración variará entre los 40 minutos y la hora y media.

Cóctel o ágape: es la opción más dinámica, que también se sirve de pie. Se va sirviendo en
bandeja canapés y otros aperitivos por el salón en el que se celebra, al igual que la bebida, la
cual se encontrará en un espacio reservado en la que se irán sirviendo a los asistentes desde una
barra. El cóctel es más común por la noche, tras la celebración del evento y como acto social
dentro, con una duración entre 1 y 3 horas, si también se degustan postres. Tambien incluye la
opción de toma de licores o copas.

Buffet: en esta opción la comida se sirve en una zona determinada habilitada con bandejas
calientes y los asistentes pueden distribuirse por el salón de pie o tener un sitio reservado una
mesa para poder comer. La modalidad de esta oferta ha diversificado y ampliado el concepto y
significado que en sí mismo, ya que se utiliza para degustar platos típicos o en eventos con un
gran volumen de asistentes.
Tiene la ventaja que necesita menos personal y que puede ofrecer una variada gama de
productos.
Su duración es aproximadamente 1 hora.

Banquetes: resultan fácil de planificar en cuanto a cantidades. Suelen ser formales y requerir
bastante tiempo y recursos del presupuesto: dependiendo de si se celebran a medio día o en
horario de tarde noche, este tipo de servicio es más formal, donde se suelen presentar un
aperitivo previo, un primer plato, segundo y postre, obligando a la asistente a tomar asiento
para su ingesta. Es el formato as utilizado para comidas y cenas de gala.

Menús de trabajo: se entiende por servicio de menús de trabajo aquel donde se sirven comidas
frías y/o calientes (según el menú elegido) acompañadas de bebidas, y donde el cliente recibe
el servicio sentado. La duración aproximada del servicio será entre 1 hora y 30 minutos y 2
horas, (dependiendo de las características del menú).

Si hablamos de presupuesto, el precio por persona va a depender del tipo de comida por el que
optemos. Siempre es recomendable tener ciertos proveedores de estos servicios a los que pedir
presupuesto y así poder elegir la opción calidad - precio que nos parezca mas razonable y mas
ajustada a los objetivos del evento.

Escoger copas, utilizar tenedores y cucharas, poner a disposición del público pajitas y escoger
cuidadosamente el espacio en el que se va a servir el catering del evento son detalles que no

117
debemos obviar.

A la hora de servir un cofre break, un vino de honor, o una comida, deberemos atender a las
necesidades que los asistentes al evento puedan tener.

Tampoco debemos olvidarnos de la posible asistencia al evento de personas con dietas

especiales, por lo que intentaremos contratar menús diversos, donde la comida que se sirva sea
apta para celíacos, diabéticos, personas con alergias, intolerantes, o con dietas especiales por su
religión como los musulmanes o judíos.

Si hablamos del mobiliario a utilizar, se deberán incluir mesas bajas, que inviten a la
comodidad de poder dejar los platos y vasos, y también sillas, para las personas que acuden
puedan hacer uso de ellas y descansar o comer sentados.

Por tanto, al planificar las necesidades del servicio de catering, se debe de tener en cuenta su
tipo, el momento y lugar donde servirlas, que se aconsejen en el programa y que no se pierda
mucho tiempo.

12. Nuevas tendencias en eventos

Eventos Online
Aquellos celebrados de manera única y exclusiva en la red. Normalmente hacen uso de esta
tipología congresos y ferias internacionales, seminarios y presentaciones de productos y libros.
Si miramos sus puntos positivos, encontramos que da cabida a la internacionalización del
evento, donde podrán participar personas de todo el mundo, expone una mayor información a
los asistentes, y su a temporalidad hace que se pueda disfrutar de ellos cuando deseemos, la
que serán eventos estáticos en la red. Puntos negativos, el poco conocimiento que existe aún de
ésta modalidad, lo que crea desconfianza del consumidor.
Aunque exista esta modalidad, los eventos híbridos, la mezcla entre lo presencial y lo virtual
son los que a día de hoy tienen mayor cabida, ya que consiguen a través de su organización
llegar al mismo público de un evento presencial y al de un evento online o virtual.

Streaming

118
Según Mastermagazine es una tecnología utilizada para permitir la visualización y la audición
de un archivo mientras se está descargando, a través de la construcción de un buffer por parte
del cliente, una vez que este se ha conectado al servidor, el buffer del cliente se va llenando de
la información descargada y se va reproduciendo en el ordenador. El sistema se encuentra
sincronizado, tal que, una vez terminada la reproducción del contenido del archivo, finaliza la
descarga. No necesita almacenamiento previo para su visualización sino que el contenido
puede ser visto directamente.
Esta herramienta es la que da sentido a los eventos híbridos, ya que puedes disfrutar de un
evento presencial de manera online, desde un ordenador o teléfono móvil en cualquier parte del
mundo gracias a una conexión a Internet.
La videoconferencia también se utiliza con la misma finalidad pero tiene como inconveniente
la lentitud de descarga si son muchos los usuarios que hacen uso de la misma, lo que se traduce
en lentitud y destiempos de voz e imagen, incluso llegar al colapso.

Contenidos Multimedia
Una imagen vale más que mil palabras, y con internet este refrán se acentúa. Las fotografías
han sido un elemento integrador y que conlleva a la memorabilidad del evento desde el
principio de los tiempos. También han evolucionado y han pasado a formar parte de la nueva
manera de informarnos a través de Internet. Los contenidos multimedia hacen referencia a la
introducción de fotografías, vídeos o audios para explicar o informar sobre algún asunto. La
aparición de Youtube junto con las infografías, hacen que estos elementos informativos sean
más habituales y se recurra más a su utilización, ya que de un solo golpe de vista, consigues la
información que buscas. En cuanto a la aplicación de éstos en los eventos, actualmente todos o
una mayoría tenemos un móvil 3G y podemos crear y obtener documentos gráficos de los
eventos a los que asistamos.

Podemos realizar vídeos, fotografías, y otros materiales multimedia para promocionar nuestro
evento a priori y realizar un “book” a posteriori, entre otras muchas utilidades.
La tendencia actual de lo audiovisual parece que está dejando de lado las pantallas para
abrazarse a los proyectores, que permiten mayores tamaños por menor precio.
Está demostrado que los usuarios de Internet emplean mayor tiempo en el consumo y creación
de este tipo de contenidos que en lecturas de escritos noticiosos.

Tecnología interactiva
Anteriormente se ha hecho referencia a la interacción como clave de esta revolución virtual, y

119
la tecnología a aplicar, también avanza en la misma dirección.
Un código QR es una matriz en dos dimensiones formada por una serie de cuadrados negros
sobre fondo blanco.

Esta matriz es leída por un lector específico (Lector de QR) en nuestro dispositivo móvil y de
forma inmediata nos lleva a una aplicación en Internet ya sea un ma
pa de localización, un correo electrónico, una página web o un perfil en una red social.
Los códigos QR fueron creados por la compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota,
en 1994 por Euge Damm y Joaco Rete. El término “QR” viene de “Quick Response” debido a
la respuesta inmediata que nos ofrecen a través de su lectura.
Están compuestos por tres cuadrados en las esquinas que permiten detectar al lector la posición
del código QR y una serie de cuadrados dispersos que codifican el alineamiento y la
sincronización.

Esta aplicación no tiene sentido en los eventos, si no tenemos una web de referencia sobre el
mismo. Entre las utilidades; condensar información, crear un sorteo a partir de quienes entren
en tu web mediante el código, ofrecer contenidos exclusivos o descuentos.
Para su creación existen multitud de páginas web que lo hacen de manera automática.

Hay que saber dónde colocarlos y que estrategia seguir en su utilización: ejemplo de carteles
de carretera. Su utilización requiere unos segundos, deben de colocarse en lugares que den pie
a ello.

Votaciones interactivas
Características de procesos electorales pero que también tienen su aplicación en los eventos,
sobre todos los dedicados al fundraising, subastas y benéficos. Es un modo electrónico de
emitir y contabilizar votos en tiempo real. Permite interactuar dinamizando sus eventos y
motivando a todos sus participantes. Normalmente se consigue mediante unos mandos
inalámbricos que emiten los votos hacia un equipo receptor y éste recopila, contabiliza y
permite proyectar los resultados al ordenador principal para su análisis. Aparte existen otros
mecanismos gracias a la red WIFI de un lugar que también nos pueden ayudar a crear este tipo
de votaciones mediante los dispositivos móviles.

Gamificación
La parte lúdica de los eventos, se puede llevar a cabo a través de la gamificación, a la que
podemos definirla como la aplicación de técnicas de juego con el fin de hacer que los usuarios

120
se diviertan mientras interactúan entre ellos mismos, con los organizadores y con la empresa
que lleva a cabo el evento, creando fidelidad con ellos. Cada vez más empresas e instituciones,
están aplicando de manera exitosa la gamificación para atraer audiencias divirtiendo a sus
clientes e introduciendo mecánicas de juego en el diseño de sus productos o servicios para
minimizar los tiempos de adopción y aumentar la participación. Usando esta estrategia,
podemos obtener un mejor recuerdo y experiencia del usuario, ya que con el juego y el placer
que se puede crear mejorar la memorización de la marca.

Las diferentes mecánicas de juego:

1.-Puntos 2.- Niveles 3.- Badges 4.- Liderar una clasificación 5.- Desafíos 6.-Recompensas
Ejemplo: https://www.youtube.com/watch?v=I3cZyETMcIw

PunchTab por ejemplo, una plataforma de gamificación que te ayudará a crear fácilmente para
tu blog, web o página en Facebook un entorno de juego para tus usuarios donde a cambio de
poder ganar puntos canjeables por descuentos o premios, te ayuden a compartir y socializar tu
contenido, ya que por ejemplo irán sumando puntos por entrar en tu web, blog o página de
Facebook todos los días, compartir contenido en Facebook o Twitter o comentar tus
publicaciones.

Mapping
Arte de proyectar imágenes sobre objetos para hacer que cobren vida. Tiene sus antecedentes
en el graffiti y el cine para coches de mediados de siglo XIX. Consiste en hacer una proyección
de imágenes sobre fachadas de edificios, interiores con esquinas, puertas y ventanas u
cualquier situación artificial que les interese. Para estos proyectos, hay que usar técnicas
nuevas, ya que hay que adaptar el contenido de la proyección a la superfície donde se proyecta,
aprovechando las formas que tiene, porque la imagen final será la combinación de la
proyección y de la superfície base, ya que siempre tienen color o elementos que no pueden
reemplazarse por la imagen que emite un proyector.
La primera empresa que utilizó esta técnica en sus eventos y espectáculos fué Disney
http://www.youtube.com/watch?v=nfjJrrJmIDI
http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=zdX4JYsLYtc#!
Ya no se utiliza solamente en exteriores, ahora también se utiliza a una escala algo más
pequeña , e incluso sobre personas.

Gafas interactivas

121
Solución propuesta por los investigadores de la Universidad Carlos III de Madrid (UC3M) que
ayuda a las personas que tienen una discapacidad visual moderada a detectar la forma de los
objetos y la distancia a la que están. Concretamente está pensado para las personas que tienen
pérdidas en su campo visual y no lo pueden percibir tal como es. Incluye también a los que a
veces no pueden distinguir los objetos por un problema de contraste. Estas gafas aportan a las
personas con discapacidad visual información sonora (mediante tonos y frecuencias) de su
entorno cercano y las barreras que dificultan su integración total con el mismo, como escaleras
y escalones, puertas y obstáculos y objetos de todo tipo, con la innovación de que además
incorporan un botón de emergencia que pueden utilizar fácilmente en caso de desorientación o
peligro. También la realidad virtual puede ser de gran ayuda a las personas con discapacidad o
dependencia, ya que incrementan habilidades cognitivas y forman de una manera mucho más
motivadora que con la educación tradicional. Así lo han demostrado diversas experiencias que
combinan la diversión y el aprendizaje.

Figura 3: Gafas Interactivas creadas para personas con discapacidad (UC3M)

Figura 4: Gafas de Realidad Virtual en FITUR 2017

13. Tendencias de los eventos online tras COVID19

122
 • Volatilidad de los asistentes: La volatilización de los asistentes emerge debido a la
gratuidad y la oferta que pueden encontrar en el medio online. En los presenciales, existen
otras variables que hacen que la fidelización de los participantes sea más fuerte, pero en el
caso online, ésta determinación llega con la celebración de varios eventos bien ejecutados
por parte del mismo organizador, lo que hace que esa volatilización se vuelva aún más
efímera al crear una rutina de eventos online para el público objetivo. En el mismo sentido,
la atención en los eventos virtuales influye directamente en la volatilidad del asistente. Es
muy fácil desconectar y entrar en las redes sociales durante un evento online. Por ello, si no
se consigue un evento con ritmo, que sea capaz de mantener una curva de atención óptima de
los usuarios, la volatilidad se hará tangible en nuestros eventos.

• Comunicación personal como valor añadido: La volatilización o no de los asistentes, está

vinculada con la comunicación del evento, aspecto convertido en factor clave, donde se
demuestra que hay que implementarla en un doble sentido: por un lado, general para toda la
promoción que se realice del evento en canales online, RRSS y por otro, la comunicación
particular personalizada, a través de los mailings y de email individualizados para cada
asistente. Aunque sabemos que en el mundo online todo es diferente al presencial, si damos
demostraciones de que detrás de las pantallas no hay robots, sino personas cuidando cada
detalle, da mas fiabilidad y confianza al usuario y a su vez, apoya positivamente la
generación de reputación en positivo de los organizadores del evento.

• El recorte de los tiempos: Nada tienen que ver los tiempos en los eventos presenciales y
en los online. Con este nuevo formato, el tiempo se vuelve aun más estricto, la puntualidad
es un valor a tener en cuenta tanto por la organización como por los asistentes y a su vez más
corto, en cuanto a la duración de los eventos online, que deben cumplir con el tiempo
establecido con anterioridad para su extensión. Este nuevo cálculo de los tiempos, hace que
se trabaje con mayor estrés, mayor detalle y mayor compenetración por parte del equipo que
lo ejecuta. Será necesario también un ritmo que capte la atención del público asistente en
sintonía con la capacidad de evitar la volatilización de la que hablábamos anteriormente.

• Crecimiento sin precedentes de la RSC: Los eventos actuales a través de la red, casan a la
perfección con la responsabilidad social corporativa de las empresas como variable en la
realización de estos eventos online o digitales. De la misma manera estas acciones
contribuyen en la mejora de los intangibles ante la sociedad de los organizadores.

Según Navarro García (2011) la denominada RSC supone:

123
- Generar confianza en el tejido empresarial.
- Evitar, prevenir y solucionar conflictos jurídicos.
- Mejorar la solidez de las empresas a través de la buena reputación.
- Posicionar a las empresas en innovación y competitividad.
- Desarrollar proyectos empresariales a largo plazo.
- Adoptar sistemas de gestión del riesgo en entornos económicos sociales y tecnológicos en
cambio.

Por tanto, volviendo a los eventos online, se puede afirmar que requieren una menor inversión,
pero consigue una mayor consecución de objetivos reputacionales y empresariales basados en
la sostenibilidad.

• La participación activa efusiva: Si un objetivo primordial en los eventos presenciales es

la consecución de la asistencia e interacción, en los eventos online se eleva de manera
exponencial, ya que se basan objetivamente en este valor. La interacción en estos es mayor,
ya que la comunicación se hace multidireccional y todos hablan con todos, siendo la
retroalimentación aun más directa y donde la posibilidad de incluir variables de
gamificación, más alta. Esa interacción puede ser a través de chats, de la participación directa
a través de hastags en redes sociales compartiendo la fotografía de estar asistiendo al evento,
o formar parte de listas colaborativas musicales, entre otras. La dinamización de la
participación activa de los asistentes a actos virtuales, es total. Esta tendencia demuestra la
importancia de la retroalimentación que estos eventos online generan y que a su vez
necesitan de un público para poder existir en cualquier formato, lo que cambia es la manera
de interaccionar de este. Es en esa retroalimentación constante la que dan vida a estos
eventos y los que dejan entrever su esencia.

• La sobredimensión necesaria de la implementación de la netiqueta dentro de la norma en

relaciones sociales online. Mar Castro en su web expone que “El desarrollo y la evolución de
las tecnologías han intensificado las relaciones en entornos digitales gracias a las
características que la definen: inmediatez, brevedad y sencillez. Modificando las formas de
relacionarse y comunicarse, y generando nuevas dinámicas sociales.” lo que da lugar a que
aparezcan nuevas aplicaciones del protocolo. La netiqueta, definida según la UNED como
“normas de urbanidad de los internautas, esto son, las normas que hay que cuidar para tener
un comportamiento educado en la Red.”

124
 Con los eventos online, la información llega directamente a los usuarios, sin
intermediarios. Al estar en contacto directo, es necesario tener en cuenta que los
internautas con los que intercambiamos palabras, videos y emojis virtualmente pueden
reaccionar tanto en positivo como en negativo, pero la relación será mas duradera
cuanto mejor sea el clima generado, siendo aquí donde la netiqueta entra en juego.

Estos eventos se producen bajo elementos menos formales en comparación con los
presenciales, pero acuñan otras maneras de actuar y comportarse que son necesarias cumplir
para generar un correcto ambiente de desarrollo del evento: nada de faltas de ortografía,
respeto a los asistentes y a los ponentes en el orden de intervenciones, las salidas de tono se
controlan y conseguir un ritmo sincrónico acertado.

TEMA 5: Comunicación y eventos

125
1. Comunicación y eventos

Los procesos de comunicación se basan en el intercambio de información, la transmisión de un

determinado mensaje de un emisor a un receptor. interlocutor a un receptor, donde el canal, el
ruido también forman parte del mismo., al igual que el contexto en el que se realice. todo se
encuentra en sintonía a la hora de comunicar,
Esa comunicación bidireccional, entre dos partes, ha pasado ser multidireccional debido a las
nuevas tecnologías, aumentando por tanto el ruido y los canales a través de los cuales
transmitir.
Los eventos son un elemento de la comunicación que a su vez, necesita de una estrategia y de
esta disciplina para poder atraer público, medir los impactos y conseguir finalmente los
objetivos previstos. Dependiendo del evento al que nos enfrentemos, la comunicación deberá ir
siempre en consonancia, sin olvidar que es fundamental para la correcta ejecución del mismo.

•La importancia que los medios de comunicación han adquirido en la sociedad es más que
notoria, incluso llegando a crear la denominada “sociedad de la información”.

•Las instituciones y empresas no son ya entidades aisladas sino que están sujetas a las
influencias y mensajes del público.

•Todo evento tiene que tener una difusión, sino es como si no existiera.

•Para ello se debe buscar la proyección exterior de antemano para que el acto que vamos a
celebrar pueda transmitir el mensaje que la organización pretende.

•Para que el acto tenga una buena repercusión mediática y los medios sean nuestro
intermediario con la sociedad, elaboraremos un plan de comunicación siguiendo siempre
los objetivos del evento.

No debemos olvidar antes de continuar, la importancia de poder hablar de una comunicación

accesible también en los eventos, a través del canal adecuado para que se encuentre al alcance

126
de cualquier persona, independientemente de su discapacidad o necesidad y que deberá ser
tenido en
cuenta a lo largo del todo el proceso del diseño de esta rama del evento, comenzando por la
estrategia de comunicación.

Elementos de la comunicación

-Emisor: El que emite el mensaje: un sujeto individual o un grupo de personas, pero también
un mecanismo que nos avisa de que algo falla o incluso un elemento de naturaleza que nos
alerta de que el tiempo va a cambiar.
-Receptor: El que recibe el mensaje y lo interpreta.
-Mensaje: es la información que se quiere transmitir.
-Canal: El medio a través del cual se transmite la información y el mensaje. Cartas, redes
sociales o el aire serían ejemplos de canales en el proceso de comunicación.
-Código: Conjunto de signos y reglas, que formando un lenguaje ayuda a codificar el mensaje.
-Contexto: Conjunto de circunstancias que existe en el momento de comenzar el proceso
comunicativo. Es importante a la hora de que el receptor interprete el mensaje de manera
correcta. Aspectos como el lugar, hora, he estado anímico, e incluso educación y cultura
forman parte de este elemento de la comunicación.

1.1 La estrategia de comunicación

Las ideas sueltas sin un orden no llevan a buen resultado. Será la estrategia la herramienta que
las aglutine, donde las clasificará y a través de la cual reflejen las acciones a realizar para
conseguir el resultado positivo de, en este caso, el evento.

Una estrategia es el instrumento de trabajo donde se establecen, objetivos, tareas y medios

mediante los cuales hilar una serie de tácticas que tengan como finalidad conseguir los
objetivos. Mediante las estrategias de comunicación, basadas en la investigación de mercado y
el diagnóstico de la situación, podemos elegir el momento idóneo para llevar a cabo la
organización del evento. A continuación se debe centrar en el estudio del público objetivo y la
fijación de un presupuesto que se debe respetar.

127
Hoy en día son esenciales las herramientas 2.0 y la publicidad viral suscitada por usuarios web
con mayor poder de alcance que la prensa escrita tradicional y, contra todo pronóstico, con
mayor valor al considerarse potencialmente objetiva.

Nuestro objetivo es conseguir promocionar el evento, que se hable de él. Para ello, aparte
de recurrir a los medios tradicionales y digitales, se puede recurrir a elementos como el
patrocinio del evento. Este patrocinio proporciona un valor añadido. Si conseguimos
repercusión del mismo habremos logrado nuestro objetivo y, por tanto, la rentabilización del
mismo. Buscaremos siempre empresas e instituciones que sirvan de patrocinio cuya filosofía
esté en sintonía con la accesibilidad y con el enfoque de nuestro evento y que puedan
ayudarnos a promocionar el mismo por las vías de comunicación que ellos conocen.

Una vez definidos los objetivos y llevado a cabo el evento, debemos analizar los resultados y
evaluar los pasos realizados de cara a aprender de los errores.

1.2 ¿Cómo comunicar un evento? El plan de comunicación

Hay casos en los que un evento muy bueno se promociona tan mal que no logra la consecución
de sus objetivos previamente marcados, y en otros casos, ocurre a la inversa, un evento
realmente malo se promociona tan extraordinariamente bien que logra la repercusión buscada y
más, tanto que acaba pareciendo hasta bueno.

Para que esto no ocurra, deberemos realizar un Plan de Comunicación para poder tener claros
cuáles son los pasos a seguir, para ayudarnos a resolver las siguientes preguntas clave:

• ¿Qué queremos comunicar (finalidad última del evento y, por tanto, naturaleza del
mismo)?
• ¿Cómo queremos comunicarlo (establecer el plan de acción y pasos a seguir)?
• ¿Por qué queremos llevar a cabo este acto (origen y fundamentos)?
• ¿Para qué queremos realizarlo (fijación de objetivos que queremos alcanzar)?
• ¿Cuándo y dónde se llevará a cabo (localización del evento y timing que nos derivará
posteriormente al checklist)?
• ¿A quién va dirigido el evento (público objetivo, prensa…)?

128
 • ¿Quiénes lo van a llevar a cabo (establecimiento de equipo, normas y responsabilidades
de cada miembro)?

A la hora de realizarnos estas preguntas, no podemos perder la perspectiva de la accesibilidad a

hora de elegir canales de comunicación, hablar de los públicos y de cómo queremos llevarlo a
cabo.

Los aspectos que debemos tener en cuenta e incluir en la elaboración de este documento son:

1. Antecedentes: Consiste en una auditoría informativa para investigar ante qué empresa o
proyecto estamos, ya que recopila la historia, actividad, servicio o producto, filosofía, planes
de actuación previstos, análisis DAFO de puntos fuertes y débiles, acciones o campañas de
comunicación previas, etc.
2. Definir los objetivos: Establecer qué se quiere conseguir con la comunicación. Hay que
recordar que los objetivos deben cumplir las características SMART (específico, medible,
alcanzable, relevante y limitado en el tiempo)
3. Concretar los públicos a quienes se van a dirigir las acciones. Estos deben ser todos aquellos
que pueden hacer que los objetivos se cumplan: clientes, target potencial, empleados,
administraciones públicas, medios de comunicación, etc.
4. Decidir la estrategia a llevar a cabo: Básicamente es una idea que resume la comunicación
que se quiere hacer. Esta estrategia nos indicará el tipo de acciones a planificar.
5. Crear y desarrollar los mensajes que se quiere transmitir.
6. Acciones: Proponer las diferentes acciones que se cree que pueden hacer que consigamos los
objetivos. Cada acción tiene que ir debidamente detallada y ampliada con su descripción, los
recursos necesarios humanos y materiales, etc.
7. Timing: Hacer un calendario y una planificación que indique cuánto tiempo durará cada
acción y cuándo se desarrollará.
8. Presupuesto: Establecer los costes de cada acción y elaborar el importe total que supondrá
el desarrollo del plan y en consecuencia hacer comunicación.
9. Medición: Todo lo que hagas en comunicación es para obtener unos resultados, por eso
tienes que definir desde el principio cuáles serán las métricas que te permitirán saber si has
alcanzado tus objetivos.
10. Factores de corrección: Apuntar los puntos donde el plan podría fallar (la lluvia en un
evento al aire libre, por ejemplo) y proponer soluciones de forma anticipada para estar
prevenidos.

129
11. Listado de elementos relacionados con la accesibilidad para hablar de una
comunicación del evento para todos: Canales a utilizar, formatos de los escritos, adaptación
de los calendarios, posibles entrevistas a personal relacionado con la accesibilidad, posibilidad
de innovar con alguna aspecto relacionado con la comunicación y la accesibilidad, por nombrar
algunos.

2. Herramientas de comunicación para eventos

Las herramientas de comunicación principales a tener en cuenta en los eventos para comunicar
el mensaje hacia el exterior son tres; la convocatoria/rueda de prensa, la nota de prensa y el
dossier informativo. Por último, haremos mención más adelante al clipping como elemento a
tener en cuenta en la medición de objetivos e impactos de nuestro evento.

Ruedas de prensa

La rueda de prensa es una acto en el que parte del equipo organizador o un portavoz del mismo
informa a los medios de comunicación sobre el evento o aspectos que dependen directamente
de el.

Se suele realizar en el espacio del mismo evento, en una sala de hotel o en espacio público
habilitado para este motivo y se debe enviar una convocatoria a los medios que queremos
asistan que es el documento que se utiliza para convocar a los medios a un determinado evento
de carácter informativo, se suele usar para la presentación de los eventos. Si se quiere invitar al
medio a la asistencia y cobertura del evento también se deberá de añadir una invitación creada
para este sector.

La elección de la fecha para la realización de la presentación del evento también debemos

estudiarla e intentar que no coincida con ningún otro evento que pueda hacer que los medios no
asistan a la presentación.

El esquema básico de la información que debe contener la convocatoria de prensa responderá

las siguientes cuestiones:
- Por qué - Cuál es el objetivo propósito informativo
- Cuando - Fecha en la que se celebra el evento
- Donde - Localización prevista
- Quién - Qué personas estarán presentes

130
- En qué va a consistir el acto al cual están convocados la prensa, es decir si se realizará un
desayuno informativo, si únicamente va ser de carácter informativo, etcétera.

No se puede olvidar el formato de la convocatoria ya que debe respetar siempre la identidad

corporativa de la organización que convoca así como incluir los datos de contacto que indiquen
el periodista la persona con la que tratará dentro de la institución empresa para la confirmación
de su asistencia aclaración de dudas etc.
La convocatoria de prensa puede ir acompañada de un dossier informativo donde se detalle qué
aspectos te levantes del evento que pueda favorecer una mejor comprensión del valor noticia
del evento Y puede llegar a ser imprescindibles para la preparación y el estudio previo del
evento por parte del periodista.

A continuación en los siguientes enlaces encontrarán errores que no se pueden cometer en las
relaciones con los medios :

http://www.descubrecomunicacion.com/10-errores-que-arruinaran-tu-rueda-de-prensa/ y
algunas cuestiones a tener en cuenta para ruedas de prensa:
http://www.marketingdirecto.com/punto-de-vista/la-columna/los-mejores-secretos-para-
organizar-ruedas-de-prensa-maria-jose-gonzalez/

Nota de prensa

Se trata de un vehículo ideal para hacer llegar la información a los periodistas para que puedan
publicarla y que sus respectivos medios se hagan eco de la noticia.

La nota de prensa es un elemento de comunicación informativo, por ello, debemos tener en

cuenta la importancia de enviar este tipo de comunicaciones sólo cuando sea necesario y
cuando tengamos información que valga la pena publicar.

La redacción de la nota de prensa debe realizarse siempre desde un punto de vista periodístico,
con el objetivo de facilitar la labor de los medios. Muchas veces, debido a la importante e
intensa carga de trabajo de los periodistas, no pueden dedicar tanto tiempo como nos gustaría a

131
la redacción y adaptación, por lo que se limitan a copiar y pegar parte del contenido con el
objetivo de difundirlo siempre que el texto sea lo suficientemente claro y adecuado.

El desarrollo de las nuevas tecnologías y la implantación de expansión de Internet general ha

provocado que la red se convierta en el nuevo soporte para la aparición de nuevos medios de
comunicación.

La facilidad técnica con la que se pueden actualizar las informaciones en soporte digital
provoca que sea los primeros en informar sobre acontecimientos relevantes y que sirva como
plataforma para enviar mensajes urgentes o prioritarios.

Al contrario de la inmediatez estos medios tienen un problema con la contrastación de fuentes

ya que por intentar ir más rápido y ser los primeros comete grasos errores a la hora de
informar. El soporte digital hace que pueda caber en ellos todo tipo de datos videos y audios
que así complementa la información por lo que suelen ser los medios actuales más completos.

Dossier informativo de prensa

Este documento tiene como público al periodista, por lo que el tono y el mensaje se centrará en
lo informativo. Debe responder a las típicas preguntas de qué, quién, cuándo, cómo, dónde y
por qué.
El contenido del dossier de prensa obedece al fin que vaya a tener. No se puede pensar en
incluir lo mismo en un documento que trate sobre una empresa, un partido político, un nuevo
producto, a otro que lo haga sobre un evento.

Un dossier de prensa no sólo tiene que estar bien escrito (eso se da por supuesto), sino que
también debe organizar sus contenidos para facilitar su lectura. Esto se puede resolver
incorporando un índice y enumerando las hojas, sobre todo cuando se trate de documentos algo
extensos.

Un dossier de prensa por ejemplo, para la presentación y seguimiento de un festival de cine

puede contener:
●Presentación del festival
●Historia del festival

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 ●Sede(s) del festival
●Programa general (con fechas y horas de pases de las películas)
●Sinopsis, ficha técnica y artística de cada película (aconsejable insertar imágenes de los
filmes)
●Ficha técnica y artística del festival
●Información relevante sobre algún aspecto novedoso introducido este año, algún director
con repercusión internacional, etc…
●Críticas de las películas
●Entrevistas a artistas que asisten al festival
●Reportajes sobre el festival o las películas
●Cobertura de medios de ediciones anteriores del festival
●Anécdotas del festival
●Precio de localidades y puntos de venta
●Política de acreditaciones
●Asistencia en el festival para los medios (audio para radio; espacio para cámaras de TV,
etc.)
● Datos de contacto
3. Elementos técnicos necesarios para prensa en el evento

-Espacio: lugar habilitado, zona de trabajo o sala de prensa. Debe ser amplio, de fácil acceso y
adaptado.
-Conexión a internet , cableado, enchufes, potencia eléctrica suficiente, inhibidores de
frecuencia.
-Zonas en la entrada del evento donde poder poner un set de grabación y hacer entrevistas en
directo para televisión y radio.
-Posibilidad de crear un centro de prensa en los espacios donde se llevará a cabo evento.
-Catering, ropero, almacén…
-Zona de photocall
-Iluminación. Es un factor vital (sobre todo para periodistas gráficos). Se debe evitar la
formación de sombras que impida la correcta visibilidad, Cuidar los colores de los focos,
por lo que se recomienda un ensayo técnico previo al evento, y así tener tiempo de reacción
en el caso de que debamos realizar cambios.
-Si hay traducción, el operativo de recogida de los cascos en la puerta.
-Sonido: debemos buscar la mejor calidad posible, para ello, optaremos por una mesa de
sonido para quien necesite tomar audio directamente de ella (en el caso de intervenciones

133
 con micrófono) en vez de los micrófonos en la mesa q en muchas ocasiones dificultan otras
labores.

Escenografía y comunicación

Es un elemento fundamental. No se debe establecer una escenografía cargada, sino que debe
permitir la visibilidad y movilidad de los medios.
Hay que tener cuidado con los fondos de luz natural, ya que no permiten una buena captación
para medios gráficos, al igual que tampoco se aconsejan fondos muy oscuros o muy claros,
siendo los más mediáticos el azul y el gris.

En cuanto al espacio, dos metros entre presidencia y escenario es lo recomendable, que se

aumentará si en la presidencia del evento (congresos, simposios, etc…) se encuentra una
persona con discapacidad reducida.
Por último, siempre es aconsejable realizar una composición estética de fondos, lemas y logos
corporativos.

Photocall

Punto de foto cuya función es retratar a los invitados mientras atienden a los medios con la
identidad del organizador, y logos de patrocinadores y colaboradores.
Suele ser zona acotada, instalación de tarimas y alfombra, con un mini recorrido de posado de
personajes denominados VIP y celebrities.

3.4 Tratar a los medios

-No mentir nunca, perderemos la credibilidad si lo descubren.

-Alejarse de fobias personales, todo estamos haciendo nuestro trabajo y no son temas
personales.
-Estamos para ayudar, establecer puentes de conexión. nunca elevar murallas que impidan el
acceso.
-No discriminar a ninguna medio
-Mantener contacto fluido con ellos
-Respeto hacia todos los profesionales
-Actitud positiva

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-Regalos de prensa

Así para una comunicación eficaz debemos explotar los actos de carácter mediático
(previamente definidos, puesto que no todo evento suscita este tipo de interés) y, de este modo,
rentabilizar el evento.

4. Las redes sociales y los eventos

Al igual que se realiza una planificación de medios convencionales, también ha de hacerse una
planificación de medios sociales. Nuestro evento no tiene porqué estar en todos los medios
sociales existentes, solo estará en aquellos en los que esté su público objetivo, debemos
conocer qué redes sociales utiliza y qué es lo que buscan cuando acceden a ellas. Debemos
interactuar con el cliente, participar, no estar por estar, porque esa no es la función de las redes
sociales, y esa no es la estrategia que se debe de seguir en este medio.
Si decidimos estar en Facebook, deberemos crear una página, no un perfil. Además de porque
Facebook así lo demanda por no tratarse de un perfil personal, de esta manera podremos crear
aplicaciones o widgets que insertaremos en nuestra página periódicamente para ofrecerle a
nuestro público sorteos de entradas, camisetas, DVDs, realizar encuestas.

En Twitter podremos crear tanto nuestro propio perfil, o un hashtag con el nombre de nuestro
evento, siempre dependerá de sus características y su duración. Es importante que en ambas
redes nuestra foto sea la de nuestro cartel o logo, para que a la hora de seguir a otros eventos
aparezca nuestra foto. Es muy importante fomentar las relaciones sociales en las redes con
otras instituciones,
eventos… así como con blogueros de tu sector, ya que en algún momento dado pueden hacer
las veces de prescriptores.

No solo depende de nuestro público objetivo el estar en una red social u otra, también depende
de las características propias de nuestro evento. Por ejemplo, si se trata de un Festival de Cine
deberemos tener un perfil en Vimeo, y enlazar nuestros videos a nuestras diferentes
plataformas digitales (web y redes), al igual que en Youtube y en Flickr, donde podremos
colocar fotogramas de las películas que se proyecten. Flickr es también una red idónea si se
trata de un evento más artístico. Si es un evento de moda será más recomendable estar en
Pinterest y si es de fotografía será interesante tener un perfil también en Instagram.

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Cuelga contenidos novedosos, dinámicos y que generen viralidad. Habla de tu evento así como
de tu sector. Mantén una periodicidad en tus publicaciones, pero no siempre la misma para que
no parezca que interactúas mediante plataformas tipo Hootsuite, y así parezca que siempre hay
alguien disponible para cualquier consulta.

Y no te olvides de monitorear todo lo que se habla de tu evento en redes sociales para conocer
la respuesta y repercusión de tus acciones de comunicación. Del mismo modo que realizarás un
press clipping para saber si tus acciones de comunicación están siendo recogidas en los medios
convencionales, también habrás de hacerlo con las redes sociales, blogs y páginas webs, para
poder evaluarlas, mejorarlas o corregirlas si es el caso.

5. Tendencias de promoción de eventos

La evolución de las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales en la comunicación

corporativa están influyendo en la forma como se planifican, ejecutan y evalúan los eventos.
Iluminación led, video mapping, códigos QR, apps, tarjetas de visita electrónicas, nuevas
tecnologías al servicio de la evaluación del ROI (return on investment)... son solo algunas de
las novedades que en los últimos años han ayudado a los profesionales del sector a organizar
actos más impactantes de forma más ágil y eficaz. Se vislumbra que la organización de los
eventos en el futuro pasará por contemplar, entre otros, los siguientes aspectos:

Co-creación. La decisión sobre el formato del evento, su programa, etc. ya no recaerá

exclusivamente en el organizador, sino que cada vez resultará más importante la participación
activa de los asistentes en el proceso de planificación. Gracias a las redes sociales y a otros
mecanismos que permiten conocer la opinión del público que asistirá a un evento, se podrán
modular formatos que se adaptarán mejor a sus expectativas.

Integración. Los eventos sólo tienen sentido cuando no se convierten en una finalidad en sí
mismos, sino cuando forman parte del plan de comunicación corporativo. Y en este plan se
integran acciones de publicidad, de relaciones públicas y de marketing directo. Un buen uso de
la comunicación integrada permitirá que los actos adquieran más notoriedad y perdurabilidad
en el tiempo.

Tematización. Los eventos deben transmitir un mensaje y ser un reflejo de los valores y la
personalidad de la entidad que los organiza. En un acto, la puesta en escena y su impacto visual

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adquieren una importancia clave, ya que son los elementos que causan la primera impresión.
Pero establecer un eje temático pasa por cuidar todos los detalles, desde la elección del
espacio, los colores de la escenografía, las texturas de la decoración, la música y el catering,
hasta la aromatización.

Promoción del componente lúdico. La aplicación del concepto gamification a los eventos
tiene como objetivo acabar con la pasividad del público y conseguir su participación a través
del juego. Las presentaciones de más de media hora en PowerPoint pueden provocar que la
audiencia acabe perdiendo interés. Es por ello que empiezan a incorporarse talleres prácticos,
actividades do it yourself, concursos y juegos de rol, para aumentar la atención y la motivación
de los asistentes.

Sostenibilidad. Muchos eventos requieren arquitectura efímera. Pensemos en los stands de las
ferias o la decoración de escenarios, por ejemplo. Cada vez son más las empresas que apuestan
por actuar con responsabilidad y dejar la menor huella medioambiental posible, incorporando
en su interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminante.

6. Confección de cronogramas

El factor tiempo es determinante a la hora de organizar un evento. Hay momentos en los que
esté escasea y juega en nuestra contra simplemente porque el cliente nos ha hecho un encargo
muy poco margen muy cerca del inicio previsto de la fecha del evento.
Lo más común es la organización de un evento con un mínimo de tres meses de antelación. Se
estamos hablando de un evento internacional un evento que suponga un plan desplazamiento Y
volumen tanto de trabajo como de personas necesitará un mayor tiempo para su desarrollo y
ejecución, al igual que mayor desembolso de dinero.
Los cronogramas, son documentos donde vienen reflejados todas las tareas con los tiempos de
ejecución previstos.

En cada una de las fases del evento, se creará una lista con todas las actividades que se van a
realizar por orden sucesivo estableciendo su duración, inicio y finalización previstos junto con
la dependencia de la realización de otras tareas para poder desarrollar estas.
Será necesario destacar aquellos puntos críticos que pueden poner en riesgo el desarrollo
dentro de todo del proyecto Y por tanto mantener un control exhaustivo de su realización.

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Al conjunto de tareas se asignará un responsable al cual se notará tanto de medios técnicos,
humanos y económicos necesarios para su realización. Esta persona se encargará de realizar las
tareas de intermediación y seguimiento que haya sido asignadas por el comité organizador o
directamente por el jefe del proyecto.
Se aconseja en estos documentos el uso de siglas y códigos que indiquen a quién corresponde
la responsabilidad, si la tarea se ha realizado, e incluso si han tenido algún tipo de incidencias.
La utilización de colores también es una opción viable.
Si hablamos de la etapa de después del evento, sería necesario asegurarse de la recogida de
todos los materiales sobrantes habiéndose entregado en las direcciones correctas. En el mismo
sentido, la retirada de toda la señalética de la sede y los mobiliarios que se hayan utilizado.
La aparición de objetos perdidos también es una tarea que corresponde al post evento dónde
responsable deberá asegurarse de que se localizaba propietario y que han recibido de forma
adecuada es objeto.

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Bibliografía

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management. (5 ed.) Willey. UK.

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glossary.aspx leído el día 18 de julio de 2017.

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• Campos de Quevedo, Gloria (2008): Producción de eventos. Ediciones Protocolo; Oviedo.

• López Nieto, Francisco (5a ed. 2006): Manual de protocolo, Ariel, Madrid.

• Marín Calahorro, Francisco (1997): Fundamentos del Protocolo en la Comunicación

Institucional, Síntesis, Madrid.

• Marín Calahorro, Francisco (2000): Protocolo y comunicación. Los medios en los actos
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• Siskind, B. (2007) Marketing de eventos: estrategias clave para ferias comerciales,

presentaciones, conferencias y otros eventos. (2007) Barcelona.

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