Les étapes de la mise en œuvre de la GPEC

Dans un paysage professionnel en constante évolution, les entreprises font face à des défis
complexes et à des mutations rapides. Pour prospérer dans cet environnement dynamique,
il est essentiel d'anticiper les besoins futurs en matière d'emplois et de compétences.
La Gestion prévisionnelle de l'Emploi et des Compétences (GPEC) apporte une vision
prospective des ressources humaines, en alignant les objectifs stratégiques de l'entreprise
avec la planification des effectifs et le développement des compétences.
La mise en place d'une GPEC solide permet aux entreprises de prévoir les compétences
nécessaires pour relever les défis futurs, d'identifier les écarts entre les compétences
actuelles et les compétences requises, et de mettre en œuvre des plans d'action ciblés pour
combler ces écarts. Elle favorise également la gestion proactive des talents, en permettant
de repérer et de développer les futurs leaders et experts au sein de l'organisation.
A- Pourquoi mettre en place une GPEC?
La GPEC est indispensable pour toutes les entreprises souhaitant prospérer et se développer
sur le long terme, notamment grâce à la vision d’anticipation qu’elle apporte.
1. Répondre aux besoins de l’entreprise
 Rester leader sur son marché en conservant une expertise métier liée à l’anticipation des
besoins en compétences.
 Réduction du turnover grâce à la fidélisation des collaborateurs et une meilleure analyse
des besoins en compétences lors des recrutements.
 Répondre aux obligations légales pour les entreprises de plus de 300 salariés.
2. Une meilleure organisation dans les services
 Fluidifier la transmission du savoir-faire auprès des nouveaux collaborateurs en
identifiant directement les compétences à acquérir.
 Mise en place de plans de recrutement ou de formation pour répondre aux manques
de compétences.
 Meilleur suivi des formations réalisées par les collaborateurs (obligation légale de
réaliser au moins une formation tous les deux ans).
 Construire un référentiel de compétences propre à l’entreprise.
3. Valoriser l’ensemble des collaborateurs
 Proposer des évolutions de carrière adaptées aux envies des collaborateurs.
 Suivre les montées en compétences année après année.
 Mettre en évidence les hauts potentiels de l’entreprise.
 Suivre les demandes de formation (de la suggestion à la réalisation).
 Motiver les collaborateurs en les accompagnant dans leurs projets professionnels.
Optimiser le processus de recrutement en fonction des besoins métiers identifiés.

B- Qui est concerné par la mise en place de la GPEC?

La mise en place d’un processus de GPEC va concerner chaque échelon de l’entreprise,
s’inscrivant ainsi dans une démarche globale.
La direction et le service RH va piloter la mise en place de la GPEC. Récupération des
données salariées, élaboration des fiches métiers, mise en place de la stratégie de
déploiement, etc.
Les managers auront comme mission de réaliser les entretiens professionnels et annuels
qui permettront de récolter les informations nécessaires à la mise en place de la GPEC.
Les collaborateurs vont devoir compléter leurs envies d’évolution professionnelle,
évaluer leurs compétences, exprimer leurs besoins en formation…
C- 6 étapes pour mettre en place la GPEC
1- Réaliser un état des lieux
Une bonne stratégie GPEC démarre toujours par un état des lieux général de votre
entreprise. Ce diagnostic va vous permettre de tout savoir, que ce soit vos forces et
faiblesses ou encore les compétences présentes/manquantes. Il peut englober divers
domaines tels que les métiers, les compétences, les profils des collaborateurs et les besoins
en matière de recrutement.
L'objectif étant de faire un état des lieux des besoins en termes d’emplois et compétences
pour orienter au mieux les décisions stratégiques qui doivent être prises de l’entreprise.
Cette étape est fondamentale pour la suite, car c’est celle qui permet de faire découler toutes
les autres actions.
Voici une liste des questions importantes que vous devez vous poser :
 Les compétences de vos collaborateurs correspondent-elles à celles attendues au
sein de votre entreprise ?
 Vos collaborateurs ont-ils besoin de formation ? Si oui, lesquelles ?
 Par quel organisme de formation passer ?
 Votre pyramide des âges est-elle équilibrée ?
 Vos salariés se sentent-ils bien dans leurs postes au vu de leurs compétences
professionnelles ?
 Y a-t-il une démarche de « mobilité interne » au sein de votre entreprise ?
 Quel est le pourcentage de turnover au sein de votre entreprise ?
 Comment sont gérés les départs dans votre entreprise, et comment mettez-vous en
place la transmission des connaissances en conséquence ?
Évidemment, de nombreux autres sujets peuvent être abordés.
2- Cibler des changements
Une fois que l'analyse de votre entreprise est terminée, il est temps de définir les
changements que vous souhaitez instaurer. Grâce à votre analyse, vous pouvez désormais
fixer des objectifs à atteindre selon les différents problèmes que vous rencontrez.
Les emplois
C’est l'un des points les plus stratégiques de votre entreprise. Dans ce volet, vous pouvez
inclure la création de nouveaux postes au sein de votre structure, car vous manquez de
compétences, par exemple. D’autres sujets comme le remplacement d’un collaborateur ou
la restructuration de certains postes peuvent rentrer dans cette partie.
Les activités
Établir sa stratégie GPEC va vous permettre de faire le point sur les domaines d’activités
qui vont vous rapporter le plus, ou à l’inverse celles qui sont obsolètes. Des questions
peuvent donc en découler : quels domaines d’activité vous rapportent le plus ? Sont-ils
efficaces ? Faut-il les modifier ? Lesquels sont en croissance / faut-il les faire disparaître ?
L’organisation
L’un des derniers points sur lequel la GPEC peut intervenir, c’est tout ce qui va concerner
l’organisation en elle-même. Par exemple, il est pertinent de réfléchir à une potentielle
restructuration, à un changement de management ou encore à la création d’un tout nouveau
service.
Pour bien identifier vos besoins, il est nécessaire de repérer les différences de compétences
entre vos collaborateurs et les exigences du poste. Pour ce faire, il est utile d’utiliser un «
référentiel métiers et compétences », il vous permettra d’évaluer vos collaborateurs par
rapport aux différents attendus.
3- Réaliser un plan d’action RH
Le plan d’action que vous allez établir va vous permettre d’atteindre les différents objectifs
que vous vous êtes fixés lors de votre état des lieux et de votre ciblage des problèmes
présents au sein de votre entreprise.
Si vous rencontrez des problématiques liées à une perte de compétence au sein de votre
structure, il va être primordial de mettre en place un plan de formation pour les
collaborateurs. La réalisation de cette démarche de formation des salariés va leur permettre
d’évoluer et d’enrichir les différentes compétences qu’ils possèdent. La création d’un plan
de formation va permettre aux RH de l'entreprise d'identifier les compétences pour chaque
métier.
L'une des actions qui découlent directement de la stratégie GPEC, c’est la mise en place
d’un suivi de l’âge des collaborateurs, mais également du turnover au sein de la structure.
C’est un point important pour avoir une entreprise « équilibrée » et qui sera la plus
performante possible. Ces différents outils vont permettre aux RH de votre entreprise de
connaître les besoins en recrutement pour les prochains mois/années pour ne pas se
retrouver dépourvu le jour où des départs auront lieu.
4- Déployer la GPEC
Lorsque vous aurez établi votre plan d’action, vous serez en mesure de déployer votre
GPEC. Le point crucial de cette étape est la communication ! Chaque acteur doit-être
informé des missions qu’il doit réaliser :
Les managers sont chargés de repérer et d'évaluer les compétences, de gérer les parcours
professionnels, de superviser les recrutements, de répondre aux besoins et d'intégrer les
aspirations individuelles. Ils doivent incarner l'exemple de cette démarche et assurer une
communication adéquate à ce sujet.
Les employés, de leur côté, doivent s'engager dans un processus d'amélioration de leurs
compétences, avec la possibilité de suivre des formations dont ils sont les principaux
acteurs.
Les professionnels des ressources humaines apportent un soutien crucial dans la
diffusion des informations liées à la mise en œuvre de la Gestion prévisionnelle des
Emplois et des Compétences (GPEC). Ils contribuent à la définition des besoins, à
l'élaboration et à la surveillance du plan d'action.
5- Récupération et analyse des données
Cette étape consiste à collecter des informations pertinentes sur les compétences et les
profils des collaborateurs au sein de votre organisation. Les données peuvent inclure des
informations sur l'expérience, les formations, les certifications, ainsi que les aspirations
professionnelles de vos employés. Une fois ces données recueillies, elles doivent être
analysées en profondeur pour identifier les écarts entre les compétences actuelles et celles
nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
Cette analyse vous permettra de prendre des décisions éclairées en matière de recrutement,
de formation, de développement de carrière et de mobilité interne. Elle constitue l’étape
finale d’un processus de GPEC, en permettant de mettre en valeur les points forts et les
points faibles.
6- Automatiser les actions pour les années à venir
Une étape bonus qui va vous permettre d’optimiser votre stratégie GPEC, c’est le fait
d’automatiser la plupart de vos actions. Les différentes automatisations vont vous faire
gagner du temps sur la gestion et le traitement des différentes étapes de votre stratégie. Par
exemple, pour visualiser l’ensemble des compétences présentes au sein de votre entreprise,
vous pouvez avoir accès via un outil de GPEC à une interface où vous pourrez visualiser
tout cela. Pour toutes les questions liées à la formation, vous pouvez intégrer des questions
dans vos trames si vous possédez un outil de gestion des entretiens. La digitalisation
globale de votre processus de GPEC va vous permettre d’automatiser la plupart des actions
majeures.
D- Les outils indispensables pour une bonne GPEC
Pour mettre en place une stratégie GPEC, certains outils sont indispensables et sont
prérequis!
La pyramide des âges
La pyramide des âges est un outil essentiel pour la gestion des effectifs, la planification de
la main-d'œuvre et la prise de décisions stratégiques. Les professionnels des RH utilisent
cette représentation démographique pour mieux comprendre la composition de leur
personnel et anticiper les besoins futurs de l'entreprise.
La cartographie des compétences
C’est un référentiel global des savoirs, savoir-faire et savoir-être de l’ensemble des
collaborateurs au sein de l’entreprise à un instant T. Elle permet de connaître la répartition
des compétences dans les différents pôles de l’entreprise. Cet élément est majeur, car elle
permet d’avoir une vision globale des compétences perdues ou manquantes au sein de
l’entreprise. Elle va notamment être utile dans la mise en place d’une stratégie de mobilité
interne.
La gestion du turn-over
Cet outil permet d’analyser le nombre de départs et d’arrivées au sein de la structure. Le
but est de mieux anticiper le turn-over dans l’entreprise, mais surtout de connaître les
raisons qui l’ont provoqué. Le suivi du turnover permet de minimiser les effets négatifs
associés aux départs d'employés et d'optimiser la stabilité des salariés.
La fiche emploi-métier
La fiche emploi-métier est un document essentiel dans le domaine des ressources humaines
qui vise à définir de manière détaillée les responsabilités, les tâches, les compétences, les
qualifications et les exigences liées à un poste spécifique au sein d'une organisation. Le but
principal de la fiche emploi-métier est de fournir une description claire et complète de ce
que le poste implique, afin de faciliter la gestion du personnel, le recrutement ou encore
l’évaluation des performances.
Utiliser un logiciel pour suivre l’ensemble de ses données GPEC
Suivre sa stratégie GPEC peut être complexe, et l'utilisation d'un logiciel peut vous offrir
de nombreux avantages comme la collecte d'informations ou l'analyse automatique des
résultats de l'ensemble de vos campagnes d'entretiens. Le fait de pouvoir digitaliser ses
campagnes ainsi que toutes les actions d'analyses va vous faire gagner un temps très
précieux en suivi ainsi qu'en traitement.
Les logiciels GPEC offrent des outils d'analyse puissants, permettant de générer des
rapports et des tableaux de bord pour évaluer l'état actuel des compétences au sein de
l'entreprise, identifier les lacunes, et anticiper les besoins futurs.